Báo cáo Thực tập kế toán tại công ty giầy Thăng Long

ng cấp) - Giấy đề nghị tạm ứng. - Đề nghị thanh toán. - Phiếu nhập kho, lệnh nhập vật tư - Bảng tổng hợp tiền lương. - Phiếu chi. Đối với nghiệp vụ thu tiền, kiế toán sử dụng các chứng từ: - Hoá đơn bán hàng (liên 3) - Phiếu thanh toán tạm ứng. - Phiếu thu Quy trình luân chuyển chứng từ đối với nghiệp vụ chi tiền. Người được thanh toán Giám đốc, kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Nghiệp vụ chi tiền Giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn bán hàng hoặc giấy thanh toán tạm ứng, phiếu nhập kho, lệnh nhập vật tư,... Duyệt Phiếu chi (1) (2) (3) Lưu Kế toán trưởng Thủ trưởng Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Ký phiếu chi Ghi sổ Chi tiền (4) (5) (6) Ví dụ: Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của anh Vũ Minh Dũng ngày 27/3/2002, đã được trưởng phòng kế hoạch vật tư, kế toán trưởng ký duyệt, căn cứ vào hoá đơn bán hàng số 033138 của đại lý vải bò Hanosimex lệnh nhập vật tư ngày 02/03/2002 và phiếu nhập kho ngày 26/03/2002. Kế toán tiền mặt lập phiếu chi (số 0134, quyển số 2 theo mẫu 02 VT) thành 3 liên, liên 1 lưu, liên 2 thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ, liên 3 giao cho người nhận tiền. Công ty Giầy Thăng Long Số 411 - Nguyễn Tam Trinh Mẫu số 02 - VT Phiếu chi Ngày 27/02/2002 Quyển số 2 Số 0134 Nợ: 152 Có: 111 (1111) Họ tên người nhận tiền: Vũ Minh Dũng Địa chỉ : Phòng kế hoạch vật tư Lý do chi : Thanh toán tiền hàng cho hoá đơn số 033138 Số tiền : 9.945.000 (Chín triệu, chín trăm bốn mươi lăm nghìn). Kèm theo : Hoá đơn số 033138 Lệnh nhập vật tư ngày 2/3/2002 Phiếu nhập kho số 416 ngày 26/3/2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Đã nhận đủ số tiền: 9.945.000đ Thủ quỹ Ngày 27/02/2002 Người nhận tiền Người được thanh toán mang phiếu chi tới thủ quỹ lĩnh tiền, ký thủ quỹ kỹ, ghi số tiền và chuyển phiếu chi cùng chứng từ liên quan cho kế toán tiền mặt định khoản ghi sổ. Định kỳ kế toán tiền mặt trình phiếu chỉ cho kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt và lưu phiếu chi. Với nghiệp vụ thu tiền: Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kế toán tiền mặt Nghiệp vụ thu tiền Hoá đơn bán hàng Phiếu thanh toán Tạm ứng, .... (1) (2) (3) Bảo quản lưu trữ Kế toán trưởng Duyệt phiếu thu Thủ quỹ (4) Thu tiền Phiếu thu Ghi sổ (4) Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn sổ 2661 của Công ty dệt 8/3, căn cứ vào đề nghị tạm ứng số 1721 ngày 10/3/2002 anh Lê Văn Hoàng lập giấy thanh toán tiền tạm ứng (mẫu 04 - TT) và chuyển cho kế toán tiền mặt lập phiếu thu thu lại số tiền tạm ứng thừa. Giấy thanh toán tiền tạm ứng phải có sự ký duyệt của kế toán trưởng, người nộp lại tiền tạm ứng và kế toán tiền mặt. Phiếu thu lập theo mẫu 01 - TT. Công ty Giầy Thăng Long Số 411 - Nguyễn Tam Trinh Mẫu số 01 - TT Phiếu thu Ngày 21/00/2002 Quyển số 1 Số 0174 Nợ: 111 Có: 141 Họ tên người nộp tiền: Lê Văn Hoàng Địa chỉ: Lý do nộp: tiền tạm ứng thừa. Số tiền: 2.750.000 (Hai triệu, bẩy trăm năm mươi nghìn). Kèm theo: Giấy đề nghị tạm ứng số 1721. Hoá đơn số 22661. Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Đã nhận đủ số tiền: 2.750.000 Ngày 21/03/2002 Thủ quỹ Phiếu thu được lập 3 liên sẽ được chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền ghi vào phiếu chi, ký xác nhận và chuyển lại 1 liên cho kế toán tiền mặt. 1 liên lưu tại quyển và 1 liên giao cho người nộp tiền. Kế toán tiền mặt định khoản, ghi sổ. Định kỳ trình kế toán trưởng ký duyệt và bảo quản, lưu trữ các chứng từ này. 2.1.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán tiền mặt tại quỹ. Các tài khoản được sử dụng trong hạch toán tiền mặt. TK 111 "Tiền mặt" được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2. TK 1111 "Tiền Việt Nam": phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ, thừa thiếu VNĐ tại quỹ tiền mặt bao gồm cả ngân phiếu. TK 1112 "Ngoại tệ" : phản ánh tình hình thu chi thừa, thiếu điều chỉnh tỷ giá, tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi theo VNĐ. TK 1113: "Vàng bạc, đá quý" phản ánh giá trị vàng, bạc, đá quỹ nhập, xuất, thừa, phiếu tồn quỹ tiền mặt. Nội dung và kết cấu của TK 111 như sau: Bên nợ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, đá quý nhập quỹ. - Số tiền thừa khi kiểm kê quỹ. - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh tỷ giá. Bên có: - Các khoản xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc đá quỹ. - Số tiền thiếu khi kiểm kê. - Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh tỷ giá. Dư nợ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, ngân phiếu, vàng bạc, đá quỹ tồn quỹ. TK 112 TK 111 TK 131, 133, 138, 141 TK 152, 153, 156 TK 331, 311, 341 TK 411, 511, 711, 721 TK 334, 338 TK 331, 333, 311, 341 413 Rút TGNH về quỹ TM Thu khách hàng, thuế VAT  được hoàn lại, thu tạm ứng và thu khác bằng TM Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Vay ngắn hạn, dài hạn thu hồi tiền hàng trả thừa Vốn nhận cấp phát thu tiền bán hàng, tiền thu được từ hoạt động tài chính bất thường Xuất TM mua vật tư, tài sảng hàng hoá, dịch vụ Xuất TM trả lương, thưởng các khoản khác cho công nhân Xuất TM trả nợ người bán, nộp thiếu, nợ vay Chênh lệch tỉ giá ngoại tệ bất thường 413 Chênh lệch tỷ giá TK 241, 627, 641, 642, 151, 152, 153, 156, 211 2.1.2.3. Hạch toán chi tiết và tổng hợp tiền mặt. Để hạch toán chi tiết tiền mặt kế toán sử dụng sổ quỹ tiền mặt ở Công ty giầy Thăng Long, kế toán theo dõi ngoại tệ và VNĐ trên cùng 1 sổ. Căn cứ để ghi sổ chi tiết chính là các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Hàng ngày kế toán tập hợp các phiếu thu, phiếu chi để lên sổ quỹ. Cuối tháng kế toán tính số tiền tồn quỹ, tính toán chênh lệch tỷ giá và đối chiếu bảng kê số 1, nhật ký chứng từ số 1. Để hạch toán tổng hợp tiền mặt kế toán sử dụng bảng kê số 1, nhật ký chứng từ số 1, kế toán tổng hợp lên sổ cái và các báo cáo tìa chính cần thiết. Đầu tháng, kế toán xác định số dư đầu tháng trên Bảng kê số 1 dựa vào số dư cuối tháng trước. Định kỳ 5 ngày, kế toán tập hợp các phiếu thu và lên Bảng kê số 1 phản ánh phát sinh bên Nợ của TK 111 đối ứng có với các TK liên quan và dựa vào phát sinh Có trên nhật ký chứng từ tính số dư TK 111. Cuối mỗi tháng , kế toán tiền mặt khoá bảng kê số 1, khoá sổ quỹ tiền mặt, xác định tổng phát sinh nợ TK 111 đối ứng Có các TK liên quan. Để lên NKCT số 1 định kỳ 5 ngày, kế toán phải căn cứ vào phiếu chi, các chứng từ gốc. Cuối tháng, kế toán khoá NKCT số 1, xác định phát sinh bên Có TL 111 đối ứng Nợ các TK liên quan. NKCT số 1 và Bảng kê số 1 được nộp cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu với sổ chi tiết (sổ quỹ tiền mặt), đối chiếu với các Bảng kê, NKCT liên quan nhằm xem xét tính hợp lý, trung thực và lên sổ cái TK 111. Trình tự hạch tiền mặt có thể được mô tải bằng mô hình sau: Chứng từ gốc tiền mặt Bảng kê số 1 NKCT số 1 Sổ chi tiết TK 111 Sổ cái TK 111 Báo cáo tài chính 2.1.3 Hạch toán tiền gửi ngân hàng ( TGNH) 2.1.3.1 Các chứng từ sử dụng Hạch toán TGNH công ty sử dụng các chứng từ sau: Các chứng từ gốc thanh toán: Hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán, hoá đơn tiền điện, tiền điện thoại, Fax... Các chứng từ ngân hàng: Uỷ nhiệm chi Uỷ nhiệm thu ( chỉ dùng để thanh toán tiền điện thoại) Thư tín dụng ( L/C) Giấy báo nợ, giấy báo có của Ngân hàng Séc Chứng từ trong các nghiệp vụ ngân hàng luân chuyển như sau: Nghiệp vụ ngân hàng Người giao dịch hoặc ngân hàng Đơn đặt hàng, lệnh rút tiền. hoá đơn, phiếu nhập kho các chứng từ thanh toán khác Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng 1 Ký duyệt 2 Mở L/C uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu 3 Giám đốc Kế toán trưởng Ngân hàng Giám đốc Kế toán trưởng Duyệt Giấy báo ngân hàng Ghi sổ 4 5 6 Lưu Với các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền Việt Nam, công ty thường sử dụng séc, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu chỉ được sử dụng khi thanh toán với bưu điện. Tài khoản Nợ Tài khoản có Số tiền bằng số Uỷ nhiệm chi, séc trước khi chuyển tới ngân hàng hay người sử dụng để thanh toán đều do kế toán ngân hàng lập sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký. Uỷ nhiệm chi lập thành 4 liên, 1 liên lưu, 1 liên chuyển cho ngân hàng mà mình uỷ nhiệm thanh toán, 1 liên gửi cho Ngân hàng nhận tiền thanh toán và 1 liên gửi cho khách hàng. Các chứng từ này chỉ được lập dựa trên cơ sở các chứng từ gốc có đầy đủ được Giám đốc kế toán trưởng ký duyệt đầy đủ. Uỷ nhiệm chi Số: 0136 Chuyển khoản - chuyển tiền, thư, điện Lập ngày 16/3/2002 Tên đơn vị trả tiền: Công ty Giầy Thăng Long Phần do ngân hàng ghi Số tài khoản: Tại ngân hàng: Ngân hàng ngoại thương Việt Nam - Hà Nội Tên đơn vị nhận tiền: Công ty dệt 8/3 Số tài khoản: Tại ngân hàng: Ngân hàng nông nghiệp Việt Nam - Hà Nội Số tiền: Một trăm ba mươi triệu Nội dung thanh toán: Trả tiền hàng theo hoá đơn Số 02778 ngày 15/3/2002 Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ghi sổ ngày Ngân hàng B Ghi sổ ngày Kế toán Giám đốc Kế toán Kế toán trưởng Kế toán Kế toán trưởng ở công ty Giầy Thăng Long, uỷ nhiệm thu thường rất ít được sử dụng, chỉ khi thanh toán với Bưu điện Công ty mới nhận được uỷ nhiệm thu của Bưu điện kèm với các hoá đơn điện thoại. Trong trường hợp này do có sự ký kết tay ba giữa Công ty Giầy Thăng Long, Bưu điện thành phố Hà Nội và Ngân hàng Công thương khu vực II Hai Bà Trưng nên khi bưu điện gửi hoá đơn điện thoại tới ngân hàng, ngân hàng sẽ tự động thanh toán cho bưu điện và gửi bản uỷ nhiệm thu cùng với các chứng từ gốc về cho công ty. Khi nhận được giấy báo của ngân hàng kế toán ngân hàng ghi sổ và định kỳ gửi cho kế toán trưởng. Uỷ nhiệm thu Bưu điện Hà Nội Ngày 31 tháng 3 năm 2002 Khách hàng: Công ty giầy Thăng Long Số tài khoản: 890M - 00020 Ngân hàng: Công thương khu vực 2 - Hai Bà Trưng - thành phố Hà Nội. Đơn vị bán hàng: Trung tâm dịch vụ khách hàng Bưu điện Hà Nội. Số tài khoản: 701 I - 01129 Ngân hàng: Sở giao dịch I - Ngân hàng công thương thành phố Hà Nội. Hợp đồng số: 93BD ngày 1/1/1993. Số lượng từng loại chứng từ kèm theo: 03/2002 Số tiền chuyển bằng chữ: Mười một triệu, một trăm tám tư nghìn sáu trăm bốn tám đồng. Bằng số: 11.184.648 Số ngày chậm trả: Tiền phạt: Tổng số tiền chuyển: 11.184.648 Đơn vị bán (Đóng dấu) Ngân hàng bên mua đã thanh toán Ngày 12/4/2002 Kế toán trưởng (Ký tên, đóng dấu) Với các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ, khi nhận được đơn đặt hàng hoặc đặt mua nguyên vật liệu, bạn hàng sẽ gửi L/C tới ngân hàng giao dịch của mình hoặc công ty sẽ mở L/C chuyển tới ngân hàng giao dịch của khách hàng. Và sau khi hàng hoá được giao, tiền hàng sẽ được trả thông qua ngân hàng. Đây là hình thức thanh toán với bạn hàng rất nhanh chóng và tiện lợi, ít sai sót. 2.1.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán TGNH. Khi hạch toán TGNH, kế toán ngân hàng sử dụng TK 112 "Tiền gửi ngân hàng". Nội dung và kết cấu tài khoản được phản ánh như sau: Bên nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng. Bên có: Các khoản rút ra từ ngân hàng. Dư nợ: Số tiền hiện đang gửi tại ngân hàng. TK112: được chi tiết thành các tiểu khoản. TK 1121: Tiền Việt Nam đang gửi tại ngân hàng. TK 1122: Ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã quy đổi ra tiền Việt Nam. TK 1123: Giá trị vàng bạc kim khí quý, đá quý đang gửi tại ngân hàng. Ngoài ra TK 112 còn được chi tiết cho từng ngân hàng giao dịch. 2.1.3.3. Hạch toán chi tiết và tổng hợp TGNH. Công ty giầy Thăng Long có 3 ngân hàng giao dịch chính. Ngân hàng công thương khu vực II - Hai Bà Trưng - Hà Nội (A). Ngân hàng cổ phần công thương Việt Nam (B). Ngân hàng ngoại thương Việt Nam (C). Do đó khi mở các sổ chi tiết kế toán TGNH mở các sổ chi tiết cho TK 112. Sổ chi tiết TK 1121 (A), TK 1122 (A). Sổ chi tiết TK 1121 (B), TK 1122 (B) Sổ chi tiết TK 1121 (C) TK 1122 (C). Điều này nhằm tránh nhầm lẫn, sai sót khi hạch toán TGNH. Khi hạch toán VNĐ, kế toán TGNH hạch toán trên các sổ chi tiết tương tự như với hạch toán tiền mặt. Khi hạch toán ngoại tệ, đầu mỗi tháng, kế toán chuyển số dư cuối tháng trước sang đầu tháng này nguyên giá ngoại tệ và giá trị VNĐ. Trong tháng định kỳ 5 ngày kế toán ghi sổ 1 lần dựa vào các chứng từ phát sinh và tỷ giá ngoại tệ mỗi ngày. Cuối tháng, kế toán tính số dư ngoại tệ, VNĐ và tính toán chênh lệch tỷ giá. ở đây, kế toán sử dụng tỷ giá thực tế và chỉ điều chỉnh chênh lệch 1 lần vào cuối tháng. Định kỳ 5 ngày, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng và các chứng từ gốc liên quan kế toán lên NKCT số 2. Căn cứ vào giấy báo có và các chứng từ gốc, kế toán TGNH lên bảng kê số 2. Cuối mỗi tháng, khoá NKCT 2, Bảng kê số 2. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Tài khoản 1122A Đối tượng: Ngân hàng công thương KVII Loại ngoại tệ: USD 1987, 15 USD - 122.041652 USD Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Tỷ giá Phát sinh nợ Phát sinh có Tồn SH NT Ngoại tệ VNĐ Ngoại tệ VNĐ Ngoại tệ VNĐ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2/3 Mua ngoại tệ 1121 15180 1100 16.698.000 Thanh toán LC 642 15180 5,8 88400 3331 15180 0,58 8840 7/3 Bán ngoại tệ 1121 15395 750 11.546.000 Thu tiền bán hàng 511 15395 5000 66.975.000 Trả tiền hàng 152 15395 3500 52.882.500 12/3 .............. .... 31/3 Cộng phát sinh Chênh lệch 413 Xác định tổng phát sinh bên nợ của TK 112 đối ứng có TK liên quan trên BK2, xác định tổng quát phát sinh bên có của TK 112 đối ứng nợ TK liên quan trên NKCT 2 và xác định soó dư cuối tháng của TK 112 trên từng ngân hàng cũng như tổng số dư TK Tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào BK2 và NKCT 2 kế toán tổng hợp lập lên sổ cái TK 112. Trình tự hạch toán TGNH theo hình thức NKCT được mô tả như sau: Giấy báo ngân hàng và các chứng từ gốc NKCT2 Sổ chi tiết TK 112 BK2 Sổ cái TK 112 Báo cáo tài chính Hạch toán TGNH có thể được tóm tắt theo sơ đồ sau: TK 111 TK 112 TK 111 TK 131, 511, 711, 721 TK 411, 441 TK 413 Gửi tiền mặt vào NH Thu nợ, thu tiền bán hàng Chênh lệch tăng do bán ngoại tệ, thu bất thường Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Chênh lệch tăng tỷ giá Rút TGNH về quỹ tiền mặt Mua sắm vật tư, dịch vụ bằng Tiền gửi ngân hàng Mua sắm TSCĐ Đầu tư XDCB 413 Chênh lệch tỷ giá Chênh lệch giảm tỷ giá Trả nợ NN trả nợ vay, nợ nhà cung cấp, lỗ do bán ngoại tệ 133, 331, 311, 315, 811, 341 241 TK 211, 213 TK 152, 153, 641, 642, 627 2.2. Hạch toán tài sản cố định (TSCĐ). 2.2.1. Đặc điểm TSCĐ tại Công ty giầy Thăng Long Là một đơn vị chuyên sản xuất giầy lớn, TSCĐ của công ty cũng tương đối lớn. Giá trị TSCĐ trên tổng nguồn vốn luôn lớn hơn 40%. Trong đó, hầu hết các tài sản đều là TSCĐ hữu hình. Nó bao gồm: - Nhà xưởng, nhà văn phòng - Các máy móc thiết bị dùng trong việc sản xuất. - Các thiết bị vận tải truyền dẫn. - Các thiết bị, dụng cụ quản lý. - Các TSCĐ khác. Các tài sản này được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn vay, một phần từ vốn tự có của doanh nghiệp và một phần do nhà nước cấp. Khi hạch toán TSCĐ, kế toán TSCĐ đã tuân theo đúng các nguyên tắc: - Đánh giá theo đúng nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. - Chỉ tiêu nguyên giá không bao gồm thuế GTGT đầu vào. - TSCĐ ghi sổ chi tiết theo nguồn hình thành và số năm sử dụng. 2.2.2 Các chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển chứng từ: Các chứng từ được sử dụng trong việc hạch toán bao gồm: - Các chứng từ liên quan tới việc tăng giảm TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Thẻ TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Hoá đơn bán hàng. Trong việc quản lý TSCĐ, kế toán phải theo dõi chặt chẽ, đầy đủ mọi biến động tặng, giảm, khấu hao.Vì là những tài sản có giá trị lớn nên với các nghiệp vụ tăng giảm tài sản thường phải qua các thủ tục nghiêm ngặt. Quá trình luân chuyển chứng từ phản ánh rõ điều này. Nghiệp vụ ngân hàng Giám đốc Quyết định tăng giảm TSCĐ Hội đồng giao nhận Kế toán TSCĐ 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 2 Lập hoặc huỷ thẻ TSCĐ 3 Lưu Khi có sự tăng giảm TSCĐ phải có quyết định tăng giảm TSCĐ do cơ quan cấp trên, giám đốc công ty duyệt. Khi hoạt động mua hoặc bán TSCĐ diễn ra công ty lập 1 ban giao nhận TSCĐ gồm 1 người. Đại diện bên giao, một người đại diện bên nhận, một người đại diện cho tổng công ty để xác nhận TSCĐ về nguyên giá, loại TSCĐ số năm sử dụng... Biên bảy này phải có chữ ký của bên giao, bên nhận, kế toán trưởng, giám đốc. Sau khi giao nhận hoặc TSCĐ kế toán TSCĐ huỷ thẻ TSCĐ hoặc lập thẻ TSCĐ cho tài sản mới. Biên bản cho việc mua TSCĐ là biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01 - TSCĐ). Biên bản cho việc thanh lý TSCĐ là "Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu số 03 - TSCĐ). Thẻ TSCĐ được lập theo mẫu 02 - TSCĐ. Thẻ này lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản. Kế toán tại công ty chỉ vận dụng TK 211 để theo dõi TSCĐ hữu hình. Giá trị TSCĐ vô hình không được theo dõi và TSCĐ thuê tài chính không có. TK 211 "Tài sản cố định hữu hình" được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp theo nguyên giá. TK 211 có kết cấu như sau: Bên nợ: Phản ánh nguyên giá TSCĐ hữu hình. tăng do được cấp, mua sắm, XDCB hoàn thành bàn giao, điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ. Bên có: Nguyên giá TSCĐ đó điều chuyển cho đơn vị khác nhượng bán, thanh lý. Nguyên giá giảm do đánh giá lại hoặc tháo dỡ bớt một số bộ phận. Dư nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có tại đơn vị. TK 211 chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: TK 2112: Nhà cửa, vật kiến trúc. TK 2113: Máy móc thiết bị. TK 2114: Phương tiện vận tải truyền dẫn. TK 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 2118: TSCĐ hữu hình khác. TK 214 "Hao mòn TSCĐ" phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng do trích khấu hao và những khoản tăng giảm hao mòn khác của các loại TSCĐ của doanh nghiệp như TSCĐ hữu hình, TSCĐ thuê tài chính và TSCĐ vô hình. Bên nợ: Giá trị TSCĐ giảm do các lý do giảm TSCĐ. Bên có: Giá trị TSCĐ tăng do trích khấu hao TSCĐ, do đánh giá lại TSCĐ. Dư có: Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có tại đơn vị. ở Công ty giầy Thăng Long, TK 214 chỉ theo dõi ở TK cấp 2: 2141. "Hao mòn TSCĐ hữu hình". Hạch toán TSCĐ có thể được tóm tắt theo mô hình sau: TK 111, 112, 331, 341 TK 211 TK 214 TK 641, 642, 627 TK 411 TK 153, 214, 1421 TK 412 Mua TSCĐ TK 1332 TSCĐ được cấp, được tặng thưởng TSCĐ tăng do chuyển từ công cụ dụng cụ Giảm giá trị hao mòn trong các trường hợp Khấu hao TSCĐ ở các bộ phận TK 821 Giá trị còn lại của TSCĐ thanh lý, nhượng bán Đánh giá tăng TSCĐ TK 1381 Giá trị còn lại của TSCĐ bị thiếu, mất chưa rõ nguyên nhân TK 412 Đánh giá giảm TSCĐ TK 641, 642, 627, 153, 1421 Các trường hợp khác làm giảm TSCĐ 2.2.4. Hạch toán chi tiết và tổng hợp TSCĐ và hao mòn TSCĐ Để hạch toán chi tiết TSCĐ và hao mòn TSCĐ, kế toán TSCĐ sử dụng: Sổ chi tiết TSCĐ mở cho những tài sản cùng loại trong toàn doanh nghiệp Sổ chi tiết TSCĐ mở theo đơn vị sử dụng Bảng phân bổ khấu hao. Căn cứ để lên sổ chi tiết là các thẻ TSCĐ, các biên bản chứng từ cần thiết đã nêu như trên. Việc lên bảng phân bổ khấu hao TSCĐ ở Công ty diễn ra rất phức tạp do đặc điểm sản xuất không ổn định giữa các tháng trong năm nên việc phân bổ khấu hao cho từng tháng là không thể giống nhau. Công ty thực hiện trích khấu hao theo qui định của Bộ tài chính - Cục quản lý doanh nghiệp. Hiện nay, Công ty đã đăng ký trích khấu hao cơ bản hàng năm với Cục quản lý doanh nghiệp tổng mức khấu hao là 5.629.000.000 đồng bộ cho bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất. Khấu hao trích cho bộ phận quản lý theo dõi trên TK 6424 là: 300.684.000 đ trích cho bộ phận sản xuất theo dõi trên TK 6274 là 5.328.316.000 đ. Trong đó, mức khấu hao TSCĐ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp áp dụng theo hình thức khấu hao đều: Khấu hao trích cho 1 tháng cho bộ phận QLDN = Mức khấu hao 1 năm = 300.684.000 12 tháng 12 Trong khi đó, việc phân bổ khấu hao cho bộ phận sản xuất chung khá phức tạp. Mỗi tháng tuỳ theo mức độ hoạt động của sản xuất tháng nào sản xuất nhiều sẽ có mức khấu hao nhiều và ngược lại tháng nào sản xuất ít thì khấu hao ít. Như vậy mức khấu hao trong mỗi tháng là khác nhau, phù hợp với tình hình thực tế của Công ty tại thời điểm đó miễn sao mức khấu hao trích cho khu vực sản xuất cả năm là 5.328.316.000 đồng. Công ty cho rằng, mức độ sản xuất được thể hiện tương đối chính xác qua chỉ tiêu doanh thu. Do đó, mức khấu hao từng tháng được phân bổ theo tiêu thức doanh thu trong tháng. Theo kế hoạch được duyệt thì doanh thu kế hoạch năm 2002 của Công ty là: 115.000.000.000 đồng Vậy hệ số phân bổ là: 5.328.316.000 = 0,0463 115.000.000.000 Trên thực tế, doanh thu thực tế và doanh thu ước tính trong năm thường khác nhau, nếu khấu hao phân bổ theo tiêu thức thực tế sẽ xảy ra tình trạng tổng mức khấu hao trong 12 tháng sẽ lớn hơn hoặc nhỏ hơn mức khấu hao đăng ký do đó khấu hao tháng 12 sẽ bằng tổng mức khấu hao đăng ký trừ đi tổng số đã khấu hao trong 11 tháng trước. Ta có bảng tính và phân bổ khấu hao năm 2002 như sau: Tháng Mức KH cho từng bộ phận Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ........ Tháng 12 - TK 627 421.504.000 491.780.000 465.538.166 - TK 642 25.057.000 25.057.000 25.057.000 25.057.000 Tổng 446.561.000 576.837.000 490.595.166 Số khấu hao trong mỗi tháng lại được tính và phân bổ cho từng đơn đặt hàng và cho từng lệch sản xuất căn cứ theo số lượng của từng đơn, từng lệnh. Để hạch toán tổng hợp TSCĐ kế toán sử dụng các chứng từ sau: Bảng kê 4, 5 NKCT số 1, 2, 3, 4, 5 , 10 NKCT số 9 Sổ cái TK 211 Khi có các nghiệp vụ tăng, giảm khấu hao TSCĐ, kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ gốc để lên các NKCT. Khi mua TSCĐ bằng tiền mặt lên NKCT số 1 đối ứng Nợ TK 211 Mua TSCĐ bằng TGNH lên NKCT số 2 đối ứng Nợ TK 211 Mua TSCĐ chưa trả tiền người bán lên NKCT số 5. Mua TSCĐ bằng tiền vay lên NKCT số 4. Tăng TSCĐdo đầu tư xây dựng cơ bản lên NKCT số 7. Tăng TSCĐ do đánh giá lại, thừa khi kiểm kê, nhận vốn góp lên NKCT số 10 đối ứng có TK 412, 3381, 411 và Nợ TK 211. Khi trích khấu hao TSCĐ lên bảng kê số 4, 5 định kỳ lên NKCT số 7. Khi giảm TSCĐ lên NKCT số 9 phần ghi Có TK 211 đối ứng Nợ TK 214. Các bước hạch toán tổng hợp TSCĐ có thể được khái quát theo mô hình sau: Chứng từ tăng, giảm khấu hao TSCĐ NKCT số 1, 2, 4,5, 10 NKCT số 9 Bảng kê số 4, 5 NKCT số 7 Thẻ TSCĐ (lập/huỷ) Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TSCĐ (TK211, TK 214) Báo cáo tài chính Đối với việc tăng giảm TSCĐ, khi phá sinh nghiệp vụ, căn cứ vào các chứng từ kế toán lên các NKCT liên quan. Đối với nghiệp vụ khấu hao TSCĐ căn cứ vào mức khấu hao phân bổ cho từng đơn đặt hàng kế toán lên Bảng kê số 4, 5. Cuối năm cuối quý căn cứ vào các NKCT và các bảng kê kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TSCĐ, sổ cái TK 214 và dựa vào sổ cái để lên Báo cáo tài chính của quý hoặc của năm đó. 2.3. Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. 2.3.1 Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và chuyển hết toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Tại Công ty Giầy Thăng Long, nguyên vật liệu gồm nhiều loại được dự trữ tại 3 kho: Kho Công ty, kho tại Hải Dương và kho tại Thái Bình. Nguyên vật liệu chính gồm: Các loại vải bạt, các loại da, cao su làm đế, hoá chất. Nguyên vật liệu phụ: Chỉ, dây giầy, ôdê, xốp, hoá chất, thùng giấy, bìa, Phế liệu: Vải vụn 2.3.2 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ tính cho vật liệu chính chi tiết theo từng loại: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Tổng số vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Đơn giá NVL Tuy nhiên với các nguyên liệu là cao su, hoá chất cấp cho xí nghiệp đế ca su ( XNII) thì kế toán không theo dõi chi tiết cao su và hoá chất xuất dùng cho từng đơn hàng. Trong 1 tháng kế toán tính tổng vật tư tiêu dùng cho xí nghiệp II cộng số tồn tháng trước trừ đi số tồn cuối tháng để tính ra tổng lượng tiêu dùng trong 1 tháng. Từ đó tính ra giá trị 1kg cao su cán luyện trong 1 tháng. Trị giá 1 kg cao su cán luyện nhân với lượng tiêu hao nguyên vật liệu của đế giầy của từng đơn hàng sẽ làm giá trị cao su, hoá chất tiêu dùng cho đơn hàng đó. Như vậy xét về thực chất đây chính là việc phân bổ giá trị nguyên vật liệu là cao su, hoá chất trong tháng cho từng đơn hàng theo định mức nguyên vật liệu. 2.3.3 Đặc điểm công cụ dụng cụ. Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không để tiêu chuẩn để xếp vào TSCĐ, hạch toán và quản lý công cụ, dụng cụ tương đối giống nguyên vật liệu. Tại Công ty công cụ, dụng cụ được chia thành 2 loại: Công dụng dụng cụ sử dụng thường xuyên cho hoạt động sản xuất kinh doanh như: Dao chặt, khuôn đế, phom giầy. Bao bì luân chuyển Ngoài ra, nguyên vật liệu phụ cũng được theo dõi trên TK 153 như công cụ, dụng cụ. Các công cụ, dụng cụ thường xuyên thường có giá trị lớn, phải được phân bổ nhiều lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Phom nhôm thường được phân bổ trong 3 kỳ: Dao chặt phân bổ trong 2 kỳ. Khuôn giầy được phân bổ trong 5 kỳ. 2.3.4 Chứng từ sản xuất và quá trình luân chuyển chứng từ 2.3.4.1 Hạch toán nghiệp vụ nhập kho Trong nghiệp vụ nhập kho vật tư, công cụ dụng cụ, kế toán sử dụng các chứng từ. Hoá đơn bán hàng (do nhà cung cấp chuyển đến ) Phiếu nhập kho (do cán bộ phòng vật tư lập theo mẫu 01 -VT của Bộ tài chính ) Lệnh nhập vật tư Cán bộ phòng Giámđốc Người giao Bản kiểm kế hoạch vật tư hàng nhận Nghiệp vụ (1) (2) (3) (4) nhập vật tư Lệnh nhập vật tư Duyệt Hoá đơn Biên bản Lệnh sản xuất bán hàng kiểm nhận Cán bộ phòng Thủ kho Kế toán Kế hoạch vật tư vật tư (5) (6) (7) Lưu Phiếu nhập kho Nhập kho Ghi sổ Ví dụ: Theo yêu cầu sản xuất, cán bộ phòng kế hoạch vật tư lập lễnh số 13/26 - TL đồng thời lập lệnh nhập vật tư phục vụ cho lệnh sản xuất này. Công ty Giầy Thăng Long Lệnh nhập vật tư Đơn hàng FT STT Mẫu Loạivải Trắng (m) Khaki (m) Blue (m) Mavy (m) Jean (m) 1 Bạt 3 200 200 200 2 Vải bò 400 3 Bạt 3419 200 200 200 200 Hà Nội, ngày 5/3/2002 Giám đốc duyệt Trưởng phòng kế hoạch vật tư Lệnh nhập vật tư sau khi được trưởng phòng kế hoạch vật tư, giám đốc ký duyệt được đưa cho người đi mua hàng và có thể là căn cứ để đặt hàng. Khi hàng về người giao hàng trình hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp liên 2 và đề nghị cho nhập hàng. Trước khi nhập hàng Công ty cử ra một Ban kiểm nghiệm nhằm kiểm tra hàng trước khi nhập kho. Ban kiểm nghiệm gồm 1 cán bộ phòng kỹ thuật, một cán bộ phòng kế hoạch vật vật, đại diện khác. Ban kiểm nghiệm kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm theo mẫu 05 - VT trong đó ghi rõ họ tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, phương thức kiểm nghiệm, đơn vị tính, số lượng theo hoá đơn, số lượng đúng qui cách và số lượng không đúng qui cách. Biên bản này phải có chữ ký của Trưởng ban kiểm nghiệm, đại diện kỹ thuật, thủ kho. Căn cứ hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm, cán bộ phòng kế hoạch vật tư viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho Ngày 7 tháng 3 năm 2002 Số 416 Mẫu số 01 - VT Nợ: Có: Họ tên người giao hàng: Vũ Minh Dũng Theo hoá đơn số 033138 ngày 2/3/2002 của Đại lý vải bò Hnoisimex Nhập tại kho Công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải bò Mét 390 390 25.500 9.945.000 Cộng tiền hàng: 9.945.000 Thuế suất GTGT: 0% Tiền thuế: 0 Tổng cộng thanh toán: 9.945.000 Số tiền bằng chữ: Ngày nhập 7 tháng 3 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Phiếu này lập thành 2 liên, 1 liên chuyển tới thủ kho, 1 liên lưu tại quyển. Thủ kho cho nhập hàng, ghi số thực nhập lên phiếu nhập kho, cùng với người giao hàng ký phiếu nhập kho. Căn cứ vào đó, thủ kho ghi thẻ kho và định kỳ chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ. 2.3.4.2 Hạch toán nghiệp vụ xuất kho Để hạch toán nghiệp vụ xuất kho, các chứng từ sử dụng gồm: Lệnh sản xuất Lệnh cấp phát vật tư Phiếu xuất kho Qui trình luân chuyển chứng từ Cán bộ phòng Giám đốc Cán bộ phòng Kế hoạch vật tư kế hoạch vật tư Nghiệp vụ xuất kho Lệnh sản xuất Duyệt Phiếu xuất kho Lệnh cấp phát vật tư Thủ kho Kế toán vật tư Lưu Xuất kho Ghi sổ Ví dụ: Khi nhận được đơn đặt hàng FT, Giám đốc sẽ xem xét và quyết định chấp nhận thực hiện đơn đặt hàng trên. Căn cứ vào đơn hàng này, sau khi tính toán và xác định định mức vật tư cho từng loại giầy phòng kế hoạch sẽ lập các lệnh sản xuất và lệnh cấp phát vật tư. Lệnh sản xuất Số 1/14 TL Đơn vị nhận lệnh: Xí nghiệp may Kiểu giầy: 203436 Đơn hàng: FT Số lượng: 3.000 đôi Ngày giao lệnh: 5/3/3003 Ngày hoàn thành:l 20/3/2002 Ni cỡ Màu .... 36 37 39 39 40 41 Tổng White 70 140 210 210 140 70 840 Khate 60 120 180 180 120 60 720 Jean 65 130 195 195 130 65 780 Blue 55 110 165 165 110 55 660 Lệnh cấp phát vật tư STT Tên vật tư Đơnvị tính Định mức cấp phát Tổng Chênh lệch `Ghi chú Chuẩn bị sản xuất Phân xưởng may Phân xương giầy T3 T4 1 Bạt 3 trắng M 101 107,3 2 Khaki " 87 3 Blue " 80 108 4 Vải bò Jeans " 94 5 Vài bò mành " 392 406,8 6 Bạt 34/9 trắng " 193 200 7 Khaki " 166 256,5 8 Blue " 146 157,5 9 Navy " 172 10 Xốp ba li Tấm 87 90 11 Bìa p2 Tấm 87 12 Phin trắng M 590 13 Khaki " 590 14 Navy " 500 15 Blue " 480 16 Tem may cổ Chiếc 6000 17 Ôde nhôm Bộ 48000 18 Dây giầy Đôi 3000 1050 19 Đế giữa FE16 Đôi 3000 20 Thùng Carton Chiếc 250 21 Băng dính Cuộn 16 Giám đốc Trưởng phòng kế hoạch vật tư Lệnh sản xuất, lệnh cấp phát vật tư phải được giám đốc duyệt và được trưởng phòng kế hoạch vật tư thông qua. Khi đí cán bộ phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào lệnh sản xuất, lệnh cấp phát vật tư, phiếu xuất kho cho xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho Ngày 7 tháng 3 năm 2002 Số 347 Mẫu số 02 - VT Nợ: Có: Họ tên người nhận hàng: Bộ phận chuẩn bị Lý do xuất: Xuất cho lệnh 1/14 - TL Xuất tại kho Công ty STT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bạt ba trắng Mét 101 107,3 2 Blue " 80 108 3 Vải bò mành " 362 406,8 4 Bạt 3419 trắng " 193 200 5 Khaki " 166 256,5 6 Blue " 146 157,2 Cộng Xuất ngày 7 tháng 3 năm 2002 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Phiếu xuất kho sẽ được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại quyển, 1 liên thu kho giữ để ghi vào thẻ kho, 1 liên giao cho người nhận. Sau khi giao hàng, vật tư, thu kho ghi sổ thực xuất lên phiếu xuất kho, ghi vào thẻ kho và định kỳ chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ chi tiết, lên các bảng kê và lưu kho. 2.3.5 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản Trong việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, kế toán sử dụng các tài khoản 152, 153. Tài khoản 152 "nguyên vật liệu " phản ánh nguyên vật liệu nhập, xuất và tồn trong kỳ. TK 152 nội dung và kết cấu như sau: Bên Nợ: - Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho. - Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: - Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho. - Giá trị nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán - Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê Dư Nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho. Tại Công ty, TK 152 không được chi tiết thành các TK cấp 2 để theo dõi vật liệu chính, vật liệu phụ mà TK 152 chỉ sử dụng để theo dõi vật liệu chính, vật liệu phụ lại được theo dõi trên TK 153. TK 153 " Công cụ dụng cụ" có nội dung và kết cấu như sau: Bên Nợ: - Giá trị thực tế công cụ dụng cụ vật liệu phụ nhập kho - Giá trị công cụ dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: - Giá trị thực tế công cụ dụng cụ, vật liệu phụ xuất kho - Giá trị CCDC, NVLP được giảm giá hoặc trả lịa người bán - Giá trị thực tế CCDC, VLP thiếu hụt khi kiểm kê. Dự Nợ: Giá trị thực tế CCDC, NVLP tồn kho Ta có mô hình hạch toán NVL, CCDC như sau: TK 152, 153 TK 151 NVL, CCDC đi đường về nhập kho TK 621 Xuất NVL, cho SX trực tiếp TK 111, 112, 331, 3111, 341 Mua NVL, CCDC TK 1331 Thuế VAT TK 3381 NVL, CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê TK 621 Xuất NVL, CCDC cho SX chung TK 642 Xuất NVL, CCDC cho quản lý doanh nghiệp TK 1381 NVL, CCDC phát hiện Thiếu khi kiểm kê 2.3.6 Tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp NVL, CCDC 2.3.6.1 Hạch toán chi tiết Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, CCDC kế toán sử dụng - Thẻ kho: mở cho từng loại vật liệu, CCDC - Sổ chi tiết TK 152 mở chi tiết cho từng loại vật liệu chính - Sổ chi tiết TK 153 mở cho từng loại CCDC, và các vật liệu phụ - Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC. Tại Công ty, kế toán dùng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ, thẻ chi tiết TK 152 Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Trong tháng kế toán tập hợp phiếu nhập, phiếu xuất, vào sổ chi tiết TK 152 cho các vật liệu tương ứng. Cuối tháng kế toán tính giá đơn vị bình quân và tính giá thực tế vật liệu xuất kho trên sổ chi tiết ( kế toán vật tư không mở bảng tính giá nguyên vật liệu) Sau đó kế toán ghi đơn giá, giá trị lên các phiếu xuất kho và định khoản. Từ những chứng từ gốc: Lệnh sản xuất, lệnh cấp phát vật tư, kế toán lên bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC cho từng lệnh sản xuất, từng đơn đặt hàng. 2.3.6.2 Hạch toán tổng hợp trong quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 5, Sổ cái TK 152, 153, báo cáo tài chính, Bảng kê số 4, 5, 6 Trong tháng, khi nghiệp vụ nhập vật tư, CCDC xảy ra kế toán lên các NKCT liên quan phần Nợ TK 152, TK 153 có các TK tương ứng. Với nghiệp vụ xuất vật tư, kế toán lên các bảng kê 4, 5, 6 căn cứ Bảng phân bổ Nguyên vật liệu, CCDC. Công ty Giầy Thăng Long Bảng phân bổ nguyên vật liệu - công cụ, dụng cụ Tháng 3/2002 TT Lệnh sản xuất Tên khách hàng Số lượng TK 152 TK 153 I TK 621 8.421.824.146 413.336.360 1 1/14 - TL FT 14.000 297.355.480 159.049.500 2 1/25 - TB FOOTTECH 5.000 137.356.240 18.331.200 3 1/16 - CL IETITDE 5.000 480.272.820 104.617.280 II TK 627 70.189.800 79.802.692 III TK 1424 - 60.789.400 IV TK 642 13.567.900 - Tổng cộng 8.505.581.846 553.928.452 Ngày 10 tháng 4 năm 2002 Kế toán trưởng Người lập biểu Cuối tháng kế toán tập hợp số liệu trên các NKCT, bảng kê để lên sổ cái TK 152, TK 153. Ta có thể khái quát trình tự hạch toán theo mô hình sau: Chứng từ gốc NKCT 1, 2, 6 Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5 Sổ chi tiết TK 152, TK 153 Bảng phân bổ Bảng kê 4, 5, 6 Sổ cái TK 152, TK153 Báo cáo tài chính 2.4. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2.4.1 Chứng từ sử dụng và quá trình luân chuyển Công ty giầy Thăng Long có số lao động được chia thành 2 bộ phận: - Lao động sản xuất và nhân viên quản lý. Trong đó lương của lao động sản xuất trực tiếp trực tiếp được tính theo sản phẩm còn lương của bộ phận quản lý phụ thuộc và kết quả kinh doanh và thời gian làm việc. Để theo dõi thời gian lao động của từng người ở từng bộ phận, từng tổ, đội sản xuất trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ của từng người, các bộ phận sử dụng bảng chấm công ( Mẫu số 01 - LĐTL). Để xác định kết quả lao động các bộ phận sử dụng phiếu giao nhận sản phẩm kèm theo lệnh sản xuất ( Mẫu số 06 - LĐTL ) Các chứng từ hạch toán cơ cấu lao động: Là các quyết định liên quan đến việc thay đổi cơ cấu lao động như quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, bãi miễn, sai thải, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, quyết định hưu trí, mất sức. Các chứng từ tiền lương, thu nhập phải trả và các khoản thanh toán gồm: Bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội. Bảng phân phối thu nhập theo lao động. Các chứng từ chi tiền thanh toán. Qui trình luân chuyển các chứng từ này được thể hiện theo mô hình sau: Nơi sử dụng Bộ phận quản lý lao động tiền lương Bộ phận kế hoạch Thời gian Kết quả lao động Xây dựng cơ cấu lao động, đơn giá định mức Lập chứng từ tiền lương, BHXH, thanh toán khác Bảng chấm công Quyết định thay đổi cơ cấu lao động Ghi sổ kế toán lương, BHXH Khi có sự thay đổi trong cơ cấu lao động ( có sự tuyển dụng, bãi miễn nhân viên ) tất cả đều phải có sự phê duyệt, quyết định của giám đốc. Căn cứ vào những quyết định này, phòng tổ chức điều chỉnh lại danh sách lao động và thông báo cho bộ phận kế hoạch, tiền lương điều chỉnh các chứng từ liên quan tới tiền lương. Trong từng tháng, quản đốc ở từng phân xưởng lập bảng chấm công cho từng lệnh sản xuất. Căn cứ vào các bảng chấm công, lệnh sản xuất hàng tháng các nhân viên thông kê trong phân xưởng lập bảng kê chi tiết tính lương dựa trên đơn giá định mức do phòng kế hoạch tính toán. Bảng kê này phải được quản đốc phân xưởng duyệt và nộp cho Giám đốc duyệt. Công ty giầy Thăng Long Xí nghiệp I Phân xưởng may Bảng kê chi tiết tính lương Tháng 3 Lệnh sản xuất Tên giầy Đơn hàng Công việc Sản lượng Đơn giá Thành tiền 1/14-TL Super next FT May 14.000 1.030 14.420.000 1/25-TB Vêma Foottech May 5.000 978 4.935.000 1/16-CL Alembon Jetitcle May 5.000 1.093 5.465.000 ....... Ngày 01 tháng 4 năm 2002 Giám đốc XN Thống kê XN Quản đốc phân xưởng Thống kê phân xưởng Căn cứ lệnh sản xuất, phiếu giao nhận sản phẩm bảng kê chi tiết tính lương, kế toán lên sổ chi tiết tiền lương và phân bổ tiền lương cho các bộ phận. 2.4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Để hạch toán tiền lương, kế toán tiền lương sử dụng tài khoản 334 "Phải trả công nhân viên" TK 334 kết cấu như sau: Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động. - Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động. Bên Có: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thực tế phải trả người lao động. Dư có: các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả người lao động. TK 334 được chi tiết thành 2 tiểu khoản. TK 3341 Phản ánh các khoản thu nhập có tính chất lương mà doanh nghiệp phải trả người lao động. TK 3348 Phản ánh các khoản thu nhập không có tính chất lương Để phản ánh các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng TK 338 "Phải trả khác" trong đó nó được chi tiết thành 3 tiẻu khoản: - TK 3382 - Kinh phí công đoàn Bên Nợ: Nộp KPCĐ cho cấp trên hoặc chi tiêu ngay tại đơn vị. Bên Có: Trích KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh Dư Có: KPCĐ chưa nộp chưa chi - TK 3383: - BHXH - TK 3384 - BHYT Sơ đồ hạch toán tiền lương, thưởng và tình hình thanh toán BHXH TK 334 TK 111, TK 112 TK 622, TK 627, TK 641, TK 642 Tiền lương và những khoản thu nhập có tính chất lương TK 138, TK 141 Các khoản tiền phạt, tiền bồi thường, tạm ứng TK 335 TK 622 Tiền lương nghỉ phép thực tế trả cho người lao động Thanh toán cho người LĐ Trích trước tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch TK 3383, 3384, 3388 TK 3383 Thu hộ BHXH, BHYT Toà án Trợ cấp BHXH phải trả cho người lao động Sơ đồ hạch toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ytế, KPCĐ TK 3382, 3383, 3384 TK 111, 112 Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT Hoặc chi tiêu KPCĐ TK 622, 627,641, 642 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT vào chi phí TK 334 Trợ cấp BHXH cho người lao động TK 334 Trích KPCĐ, BHXH, BHYT vào thu nhập người lao động TK 111, 112 Nhận tiền cấp bù của quỹ BHXH 2.4.3 Hạch toán chi tiết và tổng hợp Để hạch toán chi tiết tiền lương và thanh toán lương, kế toán sử dụng Sổ chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng phân bổ tiền lương. Căn cứ để lên sổ là các bảng kê chi tiết tính lương ở từng phân xưởng và bảng kê tổng hợp tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất. Căn cứ để lên bảng phân bổ cũng chính là các bảng kê tổng hợp trên. Khi phân bổ lương cho bộ phận quản lý, kế toán lương phân bổ theo hệ số 0,25 lương công nhân trực tiếp. Hệ số này do công ty xác định dựa trên tính toán từ các kỳ trước và được đại hội công nhân viên chức thông qua. Lương tính vào chi phí sản xuất chung là lương của các quản đốc, lương của công nhân phân xưởng cơ điện. Lương của mỗi người bằng lương sản phẩm bình quân cuỉa toàn bộ 3 xí nghiệp. Tính ra tổng mức lương phân bổ cho TK 627 tháng 3 là: 24.451.353 Tổng lương và các khoản trích theo lương là: 28.582.549 Ta có bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương tháng 3 như sau: Bảng phân bổ số 1 Hạch toán tổng hợp tiền lương có thể được mô tả theo mô hình sau: Chứng từ gốc về lương và thanh toán NKCT 1, 2, 7, 10 Bảng phân bổ số 1 Sổ chi tiết Bảng kê số 4,5,6 Sổ cái TK 334, 338 Báo cáo tài chính Để hạch toán tổng hợp kế toán sử dụng các NKCT số 1, 2, 7, 10, Bảng kê số 1, 5, 6 đối ứng với TK 334, 338 Định kỳ kế toán tổng hợp lên sổ cái TK 334, 338 dựa vào các NKCT, bảng kê liên quan. 2.5.3 Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp Để hạch toán chi tiết kế toán sử dụng các Sổ chi tiết TK 622, TK 621, TK 627. Căn cứ lập sổ này là Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương các hoá đơn dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất chung. Để hạch toán tổng hợp kế toán sản xuất Bảng kê số 4, 5, 6 Thẻ tính giá thành cho từng đơn hàng. Từ chứng từ gốc và các bảng phân bổ kế toán lên bảng kê số 4, 5, 6. Từ bảng kê 4 kế toán lên thẻ tính giá thành cho từng đơn hàng. Từ các bảng kê số 4, thẻ tính giá thành kế toán tổng hợp lên Sổ cái TK 154, 621, 622, 627 vào cuối mỗi tháng. ở Công ty NKCT số 7 không lên định kỳ mỗi tháng mà chỉ lên vào giữa năm, cuối năm vì Công ty không tập hợp chi phí sản xuất cho từng tháng. Thẻ tính giá thành đơn hàng FT Lệnh 13 + 14/1 - TL Số lượng 17.320 đôi Tháng TK 621 Tk 622 TK 627 Tổng phát sinh Sản phẩm dở dang đầun kỳ Sản phẩm dở dang cuối kỳ 3 4560404.980 236.733.909 197.903.920 891.642.479 0 0 Cộng Giá thành đơn vị: 51.466 (đồng/1 đôi) Việc hạch toán chi phí và tính giá thành có thể được khái quát như sau: Chứng từ gốc về chi phí và các bảng phân bổ Bảng kê số 4 Bảng kê số 5 Bảng kê số 6 Thẻ tính giá thành Sổ cái TK 154, 621, 622, 627 Báo cáo tài chính 2.5. Hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành 2.5.1 Đặc điểm tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành Tại Công ty Giầy Thăng Long đối tượng hạch toán chi phí là mỗi đôi giầy trong mỗi đơn đặt hàng. Do đó phương pháp tập hợp chi phí là phương pháp tính chi phí cho từng đơn đặt hàng. Theo tình hình thực tế, mọi chi phí phát sinh được tập hợp riêng cho từng đơn đặt hàng nên Công ty không có kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. Cứ mỗi đơn hàng kế toán tập hợp chi phí sản xuất riêng, nếu đơn này có quá trình sản xuất kéo dài cũng không ảnh hưởng tới tính chính xác của việc tập hợp chi phí vì mỗi đơn hàng kế toán chi phí lập thẻ tinhs giá thành riêng. 2.5.2 Vận dụng hệ thống tài khoản Kế toán chi phí - giá thành sử dụng 3 tài khoản TK 621 : " Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" TK 622: " Chi phí nhân công trực tiếp" TK 627: " Chi phí sản xuất chung" TK 621 TK 152, 153, 111, 112, 331 ... TK 154 TK 155 Tập hợp giá trị NVL xuất dùng Tập hợp chi phí NVL trực tiếp TK 621 TK 334, 338, 335 Chi phí nhân công Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp Thành phẩm nhập kho TK 621 TK 152, 153, 334, 338, 111, 112, 331 ... Giá trị NVL, CCDC, dịch vụ cho sản xuất chung Tập hợp chi phí sản xuất chung TK 153 3. Một số nhận xét và kiến nghị về tổ chức hạch toán tại Công ty Giầy Thăng Long 3.1. Nhận xét chung về bộ máy kế toán Công ty Giầy Thăng Long là 1 doanh nghiệp nhà nước có qui mô lớn với hoạt động sản xuất chia thành nhiều công đoạn thêm vào đó hoạt động tiêu thụ chủ yếu gắn với thị trường ngoài nước nên việc hạch toán rất phức tạp đòi hỏi đội ngũ kế toán trung thực, có trình độ cao. Nhìn chung, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, hoạt động có nền nếp . Việc phân công lao động kế toán hợp lý, tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo các nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán. Việc hạch toán đúng chế độ và khoa học, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho yêu cầu quản lý cũng như quản trị của Công ty. Tuy nhiên việc hạch toán bằng kế toán thủ công làm cho công tác kế toán trở lên phức tạp, trùng lắp và chồng chéo. Công ty nên sử dụng kế toán máy để giảm nhẹ công tác kế toán đảm bảo độ chính xác của thông tin, dễ kiểm tra đối chiếu và cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. 3.2. ý kiến về hạch toán ngoại tệ là TGNH Hiện nay tại Công ty, các nghiệp vụ sử dụng ngoại tệ dưới dạng tiền gửi xảy ra ở nhiều nơi và với qui mô lớn. Kế toán ngân hàng đã hạch toán chi tiết theo từng loại, từng ngân hàng giao dịch. Và để cho công tác hạch toán kế toán bớt phức tạp kế toán chỉ điều chỉnh chênh lệch tỷ giá một lần vào cuối tháng. Việc làm này có ưu điểm làm giảm bớt sự rắc rối khi tính toán và điều chỉnh các chênh lệch tỷ giá trong kỳ nhưng cũng chính vì thế nó đã không phản ánh được các chênh lệch xảy ra trong từng nghiệp vụ trong khi tỷ giá ngoại tệ thay đổi liên tục. 3.3. ý kiến về việc phân bổ Khấu hao TSCĐ Tại Công ty mức khấu hao hàng năm được coi là cố định và được phân bổ theo doanh thu mỗi tháng. Tuy nhiên 1 năm của doanh nghiệp lại tăng hoặc giảm nhiều so với doanh thu kế hoạch, điều này làm cho tổng mức khấu hao tăng hoặc giảm theo. Muốn tránh sự chênh lệch này Công ty phải điều chỉnh chênh lệch khấu hao trong tháng 12 làm cho chi phí sản xuất chung trong tháng 12 thay đổi rất nhiều, không phản ánh đúng thực chất của khấu hao tháng 12. Mặt khác,chi phí khấu hao không được phân bổ cho từng đơn đặt hàng điều đó làm cho việc tập hợp chi phí cho từng đơn đặt hàng không được chính xác. Vì vậy kế toán nên lập bảng phân bổ khấu hao cho từng đơn đặt hàng. 3.4. ý kiến về hạch toán nguyên vật liệu Hiện nay việc quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tương đối chặt chẽ. Khi xuất kho luôn luôn phải có lệnh sản xuất, lệnh cấp phát vật tư do đó việc xuất vật liệu cho sản xuất thường không xảy ra hiện tượng thừa. Mặc dù Công ty xác định đối tượng hạch toán chi phí là từng đơn đặt hàng, nhưng việc hạch toán và phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần được theo dõi chi tiết trên các tiểu khoản 1521, 1522. Trong việc tính giá thực tế nguyên vật liệu kế toán nên lập bảng tính giá nhằm hạch toán chính xác và phục vụ yêu cầu quản lý hiệu quả hơn. Bảng tính giá Tên vật liệu Ngày tháng Nội dung Đơngiá đơn vị bình quân Nhập Xuất Tồn Cộng 3.5. ý kiến về việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm hoàn thành đã gộp phần khuyến khích tinh thần lao động, ý thức tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh. Tiền lương của công nhân được tính dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành, loại giầy, dựa vào độ đơn giản hay phức tạp của việc sản xuất. Việc tập hợp chi phí nhân công trực tiếp theo từng đơn đặt hàng là hoàn toàn thống nhất với việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tuy nhiên, Công ty nên vừa theo dõi theo từng đơn đặt hàng vừa theo dõi theo từng bộ phận sản xuất sẽ giúp cho việc quản lý nhân công trực tiếp đạt hiệu quả cao hơn. 3.6. ý kiến về việc xác định đối tượng tập hợp chi phí Trong quá trình sản xuất kế toán chỉ tập hợp chi phí cho từng đơn đặt hàng mà không theo dõi tổng chi phí trong từng tháng. kế toán theo dõi chi phí trên toàn Công ty mà không tập hợp chi phí tại từng phân xưởng. Tuy nhiên để giúp cho công tác quản lý đạt kết quả cao, Công ty nên tập hợp chi phí cho từng xí nghiệp, và theo dõi theo từng đơn đặt hàng trong từng tháng. Bên cạnh bảng kê số 4 kế toán nên tập hợp lên NKCT số 7 nhằm xác định tất cả các khoản chi phí trong 1 tháng. Việc làm này tạo ra sự đối chiếu giữa 2 phương pháp tập hợp chi phí đó là tập hợp theo thời gian và tập hợp theo đơn đặt hàng. 3.7. ý kiến về các khoản trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhẫn và trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ Chi phí trích trước hay chi phí phải trả là những khoản chi phí thực tế chưa phát sinh, nhưng được tính trước vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ cho các đối tượng chịu chi phí để đảm bảo chi phí phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh. Đây là những khoản chi phí trong kế hoạch của Công ty mà do tính chất của chi phí hay do yêu cầu quản lý nên chi phí này được tính vào chi phí kinh doanh cho các đối tượng chịu chi phí nhằm đảm bảo cho giá thành sản phẩm khỏi tăng lớn khi những khoản chi phí này phát sinh. Tại Công ty, chi phí này chưa được trích trước. Thuộc chi phí phải trả trong Công ty Giầy Thăng Long là tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất, chi phí sửa chữa TSCĐ trong kế hoạch, vay lãi chưa đến hạn trả... Trong đó nổi bật là chi phí sửa chữa TSCĐ theo kế hoạch và tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Để không làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất và giá thành sản phẩm, trong một thời kỳ bởi những chi phí liên quan tới các kỳ sau, Công ty nên: - Thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ. Việc làm này đảm bảo cho TSCĐ diễn ra liên tục, đặc biệt là việc trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ làm cho chi phí sản xuất không bị tăng đột biến khi có phát sinh sửa chữa. Theo kế hoạch Công ty thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ và phản ánh vào TK 335 " Chi phí phải trả ". Khi phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ, kế toán phản ánh vào bên Nợ TK 335, hàng tháng căn cứ vào kế hoạch phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí. Chi phí này sẽ được phản ánh ở Bảng kê số 6, làm căn cứ để ghi bảng kê số 4 và NKCT số 7. Kết luận Trong thời gian kiến tập tại Công ty Giầy Thăng Long em đã được tạo điều kiện nhằm bổ sung các kiến thức về thực tế và nắm vững hơn lý thuyết về kế toán - tài chính. Đợt thực tập này đã giúp chúng em thấy rõ những hoảng cách giữa vấn đề lý thuyết và thực tế qua đó xác định được vai trò của lý thuyết trong thực tế. Dưới góc nhìn hạn hẹp, bản báo cáo thực tập tổng hợp của em đã đưa ra những ghi nhận về việc tổ chức quản lý và đặc biệt là việc tổ chức hạch toán kế toán trong Công ty. Để có được bản báo cáo này, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của Chú Nguyễn Văn Hải - trưởng phòng tài vụ cùng toàn thể anh chị em trong phòng và sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Văn Lợi. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của thầy và của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán Công ty giầy Thăng Long để em hoàn thành tốt báo cáo thực tập của mình./. Nhận xét của cơ quan thực tập