Báo cáo Thực tập tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại DHG

6.355.716 Tæng sè tiÒn (b»ng ch÷): Mét tr¨m chÝn m­¬i s¸u triÖu ba tr¨m l¨m m­¬i l¨m ngh×n b¶y tr¨m m­êi s¸u ®ång ch½n./. Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) BCH c«ng tr×nh (Ký, hä tªn) Ng­êi giao (Ký, hä tªn) Thñ kho (Ký, hä tªn) Ng­êi nhËn (Ký, hä tªn) 2.2.2.2. Chứng từ kế toán giảm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty giảm là do xuất kho phục vụ thi công và và quản lý. Và chứng từ cần lập là phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho nhằm mục đích đảm bảo tính chặt chẽ về số lượng nguyên liệu, vật liệu xuất kho cho các bộ phận, công trường sử dụng làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Chính vì vậy khi có công trình cần vật tư phục vụ thi công phải căn cứ vào yêu cầu lĩnh vật tư được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó lập phiếu yêu cầu sử dụng vật tư gửi đến bộ phận quản lý nguyên vật liệu.  Bảng 2.7. Mẫu phiếu yêu cầu sử dụng vật tư: CÔNG TY CỔ PHẦN DHG CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI NHÁNH XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …………………….. Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2009 PHIẾU YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ Kính gửi: ÔNG GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH XÂY DỰNG CÔNG NGHIỆP Công trình:…Sài Gòn Pearl Villas………………………..…….. Hạng mục:…Phần thô….………………………………………... BCH công trình đề nghị Ông duyệt cấp cho một số vật tư sau: STT Tên vật tư,quy cách, chất lượng Mục đích sử dụng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Thép 1 ly Phục vụ thi công Kg 10 2 Xi măng Hokim Phục vụ thi công Kg 2500 3 Gạch lỗ SG 8×8×18 Phục vụ thi công Viên 3000 Rất mong ông quan tâm giải quyết! Ghi chú: - Phải ghi rõ thông số kỹ thuật chủ yếu của các loại vật tư yêu cầu, tiến độ yêu cầu. - Phải ghi rõ mục đích vật tư được đưa vào sử dụng để làm gì. GIÁM ĐỐC BCH CÔNG TRÌNH CÁN BỘ KÝ THUẬT NGƯỜI YÊU CẦU Căn cứ vào đó, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (02 liên) và người lập phiếu ký phụ trách bộ phận, thủ trưởng đơn vị xong, giao cho người nhận vật tư đến kho nhận. Giao vật tư xong, thủ kho ghi ngày xuất cùng người nhận ký vào phiếu xuất, 01 liên lưu tại nơi lập phiếu, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư và giao cho kế toán vật tư kiểm tra đối chiếu và chuyển cho kế toán nhật kí chung làm căn cứ ghi sổ kế toán. Bảng 2.8. Mẫu phiếu xuất kho nguyên vật liệu CÔNG TY CỔ PHẦN ĐTXD&TM DHG Dự án Saigon Pearl – MST: 0102150565 PHIẾU XUẤT 24/12/2009 Nợ: 62117 Số: PXK SGV 3469 Có: 152 Họ và tên người nhận hàng: Phạm Xuân Khương Địa chỉ: Tổ nhân công Lý do xuất kho: Xuất kho cho ông Phạm Xuân Khương tổ nhân công Vũ Trọng Kha phục vụ thi công trực tiếp Xuất tại kho: Kho CT Saigon Pearl Villas Mã số KH: … Tên KH: … STT Tên sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 331126502 Viên 3.000 873 2.619.000 Cộng 3.000 2.619.000 Tổng giá trị: 2.619.000 Cộng thành tiền: Hai triệu, sáu trăm mười chín ngàn đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Người nhận Số lượng thực xuất trong ngày do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần. Ban chỉ huy công trường căn cứ vào tiến độ thi công và định mức sử dụng vật tư cho từng đối tượng công việc để xác định hạn mức được duyệt trong ngày cho từng bộ phận sử dụng. Phiếu xuất kho được lập 02 liên, người lập phiếu xuất kho phải ghi số phiếu xuất, ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên và địa chỉ người nhận vật tư, sản phẩm, hàng hóa, lý do xuất kho ( Ghi rõ sử dụng vật tư cho hạng mục công trình nào), tên kho xuất, người phụ trách, thủ trưởng đơn vị ký. Sau đó chuyển cả 02 liên cho người lĩnh vật tư mang 02 liên phiếu xuất vật tư đến kho lĩnh vật tư. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang 02 liên đến kho, người nhận giữ 01 liên, giao cho thủ kho 01 liên, thủ kho ghi số lượng thực xuất, người nhận vật tư ký vào 02 liên. Lần lĩnh tiếp theo, người nhận mang phiếu đến kho lĩnh không phải qua ký duyệt. Cuối ngày, dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu cả 02 phiếu, cộng số thực xuất trong ngày để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu (ghi rõ họ tên). Thủ kho vào thẻ giữ lại 01 liên, 01 liên điền đầy đủ mã vật tư và giao cho kế toán vật tư 01 liên kiểm tra ký thẻ xong giao cho kế toán nhật kí chung ghi sổ. Trường hợp chưa hết ngày mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết (do thi công vượt tiến độ hoặc có phát sinh khối lượng công việc vượt định mức sử dụng vật tư), bộ phận sử dụng muốn lĩnh thêm phải lập phiếu yêu cầu xuất mới. Căn cứ vào hạn mức sử dụng vật tư có xác nhận của ban chỉ huy công trường, kế toán kho lập phiếu xuất kho trình thủ trưởng làm căn cứ xuất kho. Đối với xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Căn cứ vào kế hoạch di chuyển kho hoặc lệnh điều chuyển vật tư, dụng cụ của giám đốc, bộ phận vật tư lập phiếu xuất di chuyển nội bộ gồm 02 liên. Người chuyển vật liệu mang 02 liên này đến thủ kho xuất hàng và ghi thẻ kho sau đó trả lại cho người nhập 01 liên để chuyển kho nhập, thủ kho nhập và ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho, 02 liên phiếu xuất kho di chuyển nội bộ của thủ kho xuất và nhập đến nộp cho kế toán nguyên vật liệu để kiểm tra và hạch toán tăng cho kho nhập và giảm cho kho xuất, đồng thời kiến nghị xử lí chênh lệch (nếu có). Thời hạn nộp trả phiếu này không quá 03 ngày. 2.2.3. KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu là công việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán, nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu, cả về số lượng, chủng loại, chất lượng và giá trị. Công ty cổ phần ĐTXD&TM DHG thực hiện kế toán chi tiết nguyên, vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Theo đó phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu của công ty được trình bày như sau: - Ở kho: Thủ kho là người thực hiện và phản ánh số lượng nguyên, vật liệu nhập, xuất, tồn trên thẻ kho. - Ở phòng Kế toán: Nhân viên kế toán Nguyên, vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho, kế toán theo dõi, ghi chép cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng Sử dụng phương pháp này hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Vì bản kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, thực tế việc áp dụng phương pháp thẻ song song tại Công ty Cổ phần ĐTXD&TM DHG: Ở kho: Hàng tháng, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho sau khi đã đối chiếu với số lượng hàng thực nhập, thực xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho của từng thứ nguyên, vật liệu. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất kho cho kế toán vật liệu (kế toán công trình). Và thẻ kho sẽ được kế toán nguyên, vật liệu giao cho thủ kho lập hàng ngày, sau đó kiểm tra lại và trình kế toán trưởng ký. Thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bảng 2.9. Mẫu thẻ kho của loại vật liệu: Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18: Trích sổ thẻ kho năm 2009 Công ty cổ phần ĐTXD&TM DHG THẺ KHO Dự án: Sài Gòn Pearl-MST: 0102150565 15211013 – Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18, đơn vị tính: viên Kho: Kho CT Sài Gòn Pearl Villas Tháng 12, năm 2009 Ngày lập thẻ: 01/01/2009 Số Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Kí nhận Mang sang 3000 PNKSGV682 01/12/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 6000 9000 PXKSGV3294 01/12/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 6000 3000 PNKSGV691 04/12/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 6000 9000 PNKSGV694 05/12/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 6000 15000 PXKSGV3318 05/12/09 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 6000 9000 PNKSGV699 06/12/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 6000 15000 PXKSGV3330 06/12/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 6000 9000 PXKSGV3352 08/12/09 Xuất vật tư cho bà Nguyễn Thúy Nga tổ nhân công(hiếu) 6000 3000 PNKSGV707 11/12/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 12000 15000 PXKSGV3371 11/12/09 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 9000 6000 PXKSGV3376 12/12/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 3000 3000 PNKSGV710 13/12/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 12000 15000 PXKSGV3382 13/12/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ Kha) 9000 6000 ……. ……. ……….. ……. ……… …… PXKSGV3458 22/12/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 3000 15000 PXKSGV3459 22/12/09 Xuất vật tư cho ông Nguyễn Hữu Tú tổ nhân công 6000 9000 PNKSGV747 24/12/09 Nhập vật tư của Công ty TNHH TM Tuấn Quốc 6000 15000 PXKSGV3469 24/12/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 3000 12000 PXKSGV3475 24/12/09 Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương (tổ NC Kha) 6000 6000 PXKSGV3477 24/12/09 Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ nhân công 3000 3000 Tổng Cộng 90000 90000 3000 + Ở phòng kế toán: Hàng ngày khi nhận được chứng từ của thủ kho giao (phiếu nhập kho, xuất kho), kế toán nguyên, vật liệu kiểm tra lại và sắp xếp từng loại chứng từ, phiếu xuất riêng, phiếu nhập riêng cho từng loại vật liệu đã phân loại. - Kế toán theo dõi từng loại vật liệu, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất để lập “Sổ chi tiết nhập-xuất-tồn nguyên, vật liệu”, ghi theo trình tự thời gian. Về cơ bản, sổ thẻ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu của công ty có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng, kế toán nguyên, vật liệu tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, còn để có số liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp cũng cần phải tổng hợp số liệu với kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên, vật liệu theo từng nhóm, chủng loại vật liệu. Mẫu Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ được lập cho loại vật liệu là gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 trong tháng 12, năm 2009. - Sau đó, kế toán chi tiết nguyên vật liệu mở “Bảng lũy kế nhập – xuất – tồn vật liệu”. Bảng này phản ánh giá trị vật liệu nhập, xuất kho theo giá thực tế, sổ được mở cho cả năm, mỗi nhóm được theo dõi trên một trang nhất định. Cuối tháng kế toán nguyên, vật liệu cộng sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho, nếu khớp thì kế toán sẽ kí xác nhận vào thẻ kho; nếu chưa khớp thì kế toán và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra lại và thực hiện các bước điều chỉnh chênh lệch. Dưới đây là mẫu sổ chi tiết vật liệu và bảng lũy kế vật liệu nhập – xuất – tồn được kế toán thực hiện ghi sổ trong tháng 12 năm 2009. Bảng 2.10. Sổ chi tiết nguyên vật liệu Trích sổ chi tiết vật liệu tháng 12 năm 2009 Công ty cổ phần DHG SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM HÀNG HÓA Dự án: Sài Gòn Pearl-MST: 0102150565 15211013 – Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18, đơn vị tính: viên Kho: Kho CT Sài Gòn Pearl Villas Tháng 12, năm 2009 tồn ĐK: 3000 2.619.000 Ngày ghi sổ Số hiệu Chứng từ, ngày Diễn giải TK Đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú lượng Tiền lượng Tiền lượng Tiền 01/12/09 PNKSGV682 01/12/09 Bùi Văn Hòa- CT-Nhập kho phục vụ thi công 33112 500 6000 3000000 9000 5619000 01/12/09 PXKSGV3294 01/12/09 Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương 62117 500 6000 3000000 3000 2619000 04/12/09 PNKSGV691 04/12/09 Vũ Huỳnh Linh- Nhập kho vật tư phục vụ thi công 33112 500 6000 3000000 9000 5619000 05/12/09 PNKSGV694 05/12/09 Vũ Huỳnh Linh- Nhập kho vật tư phục vụ thi công 33112 500 6000 3000000 15000 8619000 05/12/09 PXKSGV3318 05/12/09 Xuất kho vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu 62117 500 6000 3000000 9000 5619000 22/12/09 PXKSGV3458 22/12/09 Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương 62117 873 3000 2619000 15000 13095000 22/12/09 PXKSGV3459 22/12/09 Xuất kho vật tư cho ông Nguyễn Hữu Tú tổ NC 6232, 621 873 6000 5238000 9000 7857000 24/12/09 PNKSGV747 24/12/09 Hồ Ngọc Tú- Nhập kho vật tư phục vụ thi công 33112 873 6000 5238000 15000 13095000 24/12/09 PXKSGV3469 24/12/09 Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương 6232, 621 873 3000 2619000 12000 10476000 24/12/09 PXKSGV3475 24/12/09 Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương 62117 873 6000 5238000 6000 5238000 24/12/09 PXKSGV3477 24/12/09 Xuất kho vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu tổ NC 62117 873 3000 2619000 3000 2619000 Tổng Cộng 90000 69618000 90000 69618000 3000 2619000 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 2.11. Bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn (Trích bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn tháng 12 năm2009) Công ty cổ phần ĐTXD&TM DHG Dự án: Sài Gòn Pearl-MST: 0102150565 Kho: Kho CT Sài Gòn Pearl Villas Bảng kê lũy kế nhập-xuất-tồn Tháng 12/2009 TT Diễn giải Đvị tính Mã số Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn cuối kì Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Nguyên liệu, vật liệu 152 949853573 1321611527 898112482 1373352582 Xi măng kg 15201 118993750 110902175 8500 8091575 1 Xi măng Hokim 15201001 125000 118993750 116500 110902175 8091575 Sắt thép kg 15202 797006931 225718856 262935920 1756 759789867 2 Thép VISD kg 15.202.008 1756 17430909 1050 17430909 3 Thép 1 ly kg 152020032 408 5692796 1000 133000 358 5057878 4176 15967918 … … … … .. . …. …… ……. … …… ……. Gạch 15211 3000 2619000 83286000 7048000 6000 4899000 45 Gạch lỗ SG Viên 15211013 3000 2619000 90000 69618000 90000 69618000 3000 2619000 46 Gạch đinh SG Viên 15211016 18000 13668000 12000 8430000 3000 2280000 Công cụ, dụng cụ 1531 50278610 146503181 14835696 100 50093295 Bảo hộ lao động 153101 10350977 1131000 1405500 94 10076477 128 Quần áo bảo hộ Bộ 153101001 110 5060000 10 460000 4 4600000 … …… …. …….. …… ….. ……. ……. ……. ….. …. …. 136 Quần áo thợ điện Bộ 153101057 15 1110000 9 666000 444000 Công cụ, dụng cụ khác 153102 1845111 11674381 9773122 4 3746370 Tổng cộng 1000132147 1336261908 912948178 1423445877 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kếtoántrưởng 2.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN, VẬT LIỆU 2.3.1. TÀI KHOẢN SỬ DỤNG Tại công ty Cổ phần ĐTXD&TM DHG, để kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu, công ty áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên. Theo đó, các TK sử dụng bao gồm: TK 152 – Nguyên, vật liệu Tài khoản 152 được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm, tồn kho các loại nguyên liệu, vật liệu của công ty tại kho theo giá thực tế (giá gốc). Do kết cấu nguyên vật liệu của công ty tương đối nhiều và phong phú nên tài khoản 152 được mở thành những tài khoản chi tiết theo từng nhóm vật tư. Ví dụ: Công ty đã mở các tài khoản chi tiết : TK 15201 – Nguyên liệu, vật liệu chính (xi măng…) TK 15202 – Nguyên liệu, vật liệu chính (Sắt, thép…) TK 1521 – Nguyên liêu, vật liệu chính (gạch, đá,…) TK 1522 – Nguyên, vật liệu phụ (sơn, dầu boong…) TK 1523 – Nhiên liệu (xăng, dầu, mazut, …) TK 1524 – Phụ tùng thay thế TK 1525 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản khác. ………… Ngoài tài khoản 152 là tài khoản chính được sử dụng để theo dõi và hạch toán nguyên liệu, vật liệu thì trong kế toán nguyên vật liệu, công ty còn sử dụng những tài khoản liên quan là: TK 151 – Hàng mua đang đi đường TK 111, 112, 331, 338, 141,… Là các tài khoản thanh toán. 2.3.2. KẾ TOÁN TỔNG HỢP TĂNG NGUYÊN, VẬT LIỆU Nguyên, vật liệu của Công ty chủ yếu là được mua ngoài, vật tư cung ứng từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau và chủ yếu là trên thị trường tự do. Nếu vật liệu được cung ứng là nguồn ổn định thì khi công ty có nhu cầu về vật liệu, nhân viên cung ứng sẽ tìm nhà cung cấp và đem về 03 bản báo giá của 03 nhà cung cấp khác nhau về loại vật liệu đố để hội đồng duyệt giá xem xét duyệt mua. Sau khi duyệt được nhà cung cấp, nhân viên cung ứng sẽ xin tạm ứng số tiền để mua khối vật tư đó. Tại Công ty, kế toán tổng hợp nhập vật liệu được thực hiện trên Nhật kí chung. Và mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán sẽ ghi vào sổ Nhật kí chung một lần. Căn cứ để ghi nhật kí chung là hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu. Từ nhật kí chung kế toán sẽ tổng hợp vào các sổ cái của các Tài Khoản có liên quan (TK 152, TK331, TK1331, TK111, TK141,…). Cuối tháng, trên cơ sở cộng số phát sinh, số dư của từng tài khoản, kế toán tổng hợp lấy số liệu để đưa vào các bảng (Bảng cân đối tài khoản, bảng tổng hợp số phát sinh). Những bảng này phản ánh số dư đầu kì, phát sinh nợ, phát sinh có và số dư cuối kì của các tài khoản. Cùng với việc phản ánh, theo dõi giá trị của vật liệu thu mua, nhập kho trong kì, kế toán còn phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán theo từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, từng chứng từ thanh toán và kế toán cần sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ chi tiết theo dõi hạch toán với người bán được mở cả năm để theo dõi chính xác tình hình thanh toán với người bán. Đối với người bán có mối quan hệ thường xuyên thì được theo dõi trên vài trang sổ (hoặc một sổ riêng). Hàng ngày khi nhập các chứng từ nhập vật liệu từ phòng vật tư chuyển sang kế toán tiến hành ghi vào sổ theo dõi thanh toán với người bán. Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo gía không thuế GTGT, Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ . Cuối kì, kế toán xác định số thuế GTGT được khấu trừ và số phải nộp trong kì. Số thuế GTGT được khấu trừ trong kì ghi: Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Để xác định được số thuế GTGT cuối kì phải nộp, hàng tháng kế toán phỉa lập tờ khai thuế GTGT. Lập bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra. Theo nguồn số liệu phòng kế toán chi nhánh xây dựng công nghiệp, Công trình xây dựng Sài Gòn Villas trong tháng 12/2009 có tình hình nhập Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 như sau: Để hiểu rõ hơn về trình tự kế toán tăng nguyên, vật liệu của công ty, ta xét quá trình nhập kho của vật liệu Gạch lỗ Sài Gòn 8×8×18 trong tháng 12 năm 2009: + Theo PNKSGV682 ngày 1/12/1009: Nhập vật tư phục vụ thi công của công ty TNHH Tuấn Quốc do Bùi Văn Ngọc phụ trách: số lượng 6000 viên, đơn giá 500 đồng/viên. + PNKSGV691 ngày 4/12/2009: Huỳnh Vũ Linh, nhập kho vật tư của công ty TNHH TM Tuấn Quốc: số lượng 6000 viên, đơn giá 500/viên. + PNKSGV694 ngày 5/12/2009: Huỳnh Vũ Linh, nhập kho vật tư của công ty TNHH TM Tuấn Quốc: số lượng 6000 viên, đơn giá 500/viên. + PNK SGV747 ngày 24/12/2009: Hồ Ngọc Tú – Công ty TNHH TM Tuấn Quốc, nhập kho vật tư phục vụ thi công: số lượng 6000, đơn giá 873 đồng/viên. Từng chứng từ kế toán tăng nguyên, vật liệu trên sẽ lần lượt được nhập chứng từ kế toán vào máy tính (việc nhập chứng từ kế toán theo trình tự thời gian) như sau: Bảng 2.12. Nhập chứng từ kế toán nhập kho vật liệu. Công ty Cổ phần XD&TM DHG Nhập chứng từ kế toán 3311208-Công ty TNHH TU 12/20077 ¡ Tổng hợp ¤ Nhập vật tư ¡ Xuất vật tư 09/12/2009 04/12/2009 Tháng CT CTghi sổ Kênh phân phối: Ngày CT Ngày ghi sổ Kho CT Saigon Pearl Villas PNKSGV682 Số hiệu Kho hàng Bùi Văn Ngọc– Cty THHH Tuấn Quốc-Nhập vật tư phục vụ thi công Diễn giải Bộ phận Người nhập: Linh STT TK Diễn giải Mã số Số lượng Đơn giá PS Nợ PS Có 1 152 Gạch lỗ SG 8×8×18 15202032 6000 500 3.000.000 2 331 Công ty TNHH Tuấn Quốc 3311208 3.000.000 Các PNK tiếp theo sẽ được nhập vào máy vi tính tương tự như PNK SGV682 ở trên. Sau khi nhập chứng từ kế toán thì các nghiệp vụ được chuyển vào Sổ nhật kí chung (Việc định khoản được thực hiện trên sổ Nhật kí chung) như sau: Bảng 2.13. Mẫu sổ nhật ký chung (Trích sổ nhật kí chung – Công ty DHG quý 4, 2009) Công ty Cổ phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh - HN Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 SỔ NHẬT KÍ CHUNG Tháng 12,Năm 2009 Ngày dd Chứng từ Diễn giải TK nợ TK có Số PS Số Ngày, tháng … … … … … … … 1/12/2009 PNKSGV682 1/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152 3311 3.000.000  … …  …  …  …  …  …  4/12/2009 PNKSGV691 4/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152 3311 3.000.000 5/12/2009 PNKSGV694 5/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152 3311 3.000.000  24/12/2009  PNKSGV747 24/12/2009   Nhập kho vật tư phục vụ thi công  152 3311   5.238000  …. ….   ….  ….  ….  ….  ….. NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG Sau đó từ sổ Nhật kí chung, số liệu được lọc để chuyển sang sổ cái tài khoản 152 và sổ cái tài khoản 331.  Bảng 2.14. Sổ cái Tài khoản 152 (Trích sổ cái tài khoản 152.) Công ty Cổ Phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lâm - Đông Anh - HN Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 152(15202032)- Gạch lỗ SG 8×8×18 Tháng 12, Năm 2009 Ngày dd Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày, tháng … … … … … … … 1/12/2009 PNKSGV682 1/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 3311 3000000 0  … …  …  …  …  …  …  4/12/2009 PNKSGV691 4/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 3311 3.000.000 0 5/12/2009 PNKSGV694 5/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 3311 3.000.000 0  24/12/2009  PNKSGV747 24/12/2009   Nhập kho vật tư phục vụ thi công 3311  5.238000 0 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG Bảng 2.15: Sổ Cái tài khoản 3311 (Trích sổ cái tài khoản 3311 – Công ty TNHH TM Tuấn Quốc) Công ty Cổ Phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh - HN Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 331(3311208)- Công ty TNHH Tuấn Quốc Tháng 12, Năm 2009 Ngày dd Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày, tháng … … … … … … … 1/12/2009 PNKSGV682 1/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152 0 3.000.000  … …  …  …  …  …  …  4/12/2009 PNKSGV691 4/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152 0 3.000.000 5/12/2009 PNKSGV694 5/12/2009 Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152 0  3.000.000  24/12/2009  PNKSGV747 24/12/2009   Nhập kho vật tư phục vụ thi công 152  0 5.238.000 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG - Ngoài trường hợp tăng do mua ngoài thì ở công ty vật liệu còn tăng do di chuyển nội bộ. Sau khi có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì kế toán cũng nhập chứng từ kế toán vào máy vi tính như sau: Bảng 2.16. Nhập chứng từ kế toán xuất kho vận chuyển nội bộ Lưu chuyển nội bộ 12/2009 Tháng Diễn giải: Ngày Số hiệu: An Khánh Kho xuất Số hiệu Vật tư Số lượng Thành tiền Kho nhập TK ghi Nợ Số hiệu Diễn giải Đơn giá 152 15201001 Xi măng hokim 962 2500 2.379.875 Saigon Pearl villas 152 Sau khi nhập chứng từ kế toán thì việc định khoản cũng được thực hiện trên Sổ nhật kí chung và số liệu được chuyển về sổ cái TK 152 như trường hợp nhập ngoài nguyên, vật liệu. - Vật tư của công ty cũng tăng do kiểm kê thừa. Sau mỗi đợt kiểm kê số lượng nguyên vật liệu vào ngày 1/7 và 31/12 hàng năm, nếu giá trị nguyên vật liệu thực tế kiểm kê lớn hơn giá trị ghi sổ thì kế toán hạch toán vào giá vốn (nếu thừa trong định mức) hoặc vào khoản phải trả khác. Ở công ty, trường hợp vật liệu thừa (nhất là vật liệu thừa ngoài định mức) xảy ra không nhiều. 3.3.3. KẾ TOÁN TỔNG HỢP GIẢM NGUYÊN, VẬT LIỆU Tại Công ty DHG, việc kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu được thực hiện như sau: Hàng tháng, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu lập bảng kê chứng từ vật liệu, kế toán mở sổ chi tiết nguyên, vật liệu theo từng công trình. Giá trị vật liệu xuất dùng được tính bằng giá trị thực tế, tùy theo mục đích sử dụng, kế toán phản ánh giá trị thực tế xuất dùng của vật liệu vào bên có của TK 152; đối ứng là bên nợ của các tài khoản phản ánh chi phí. - Nếu là xuất vật tư trực tiếp phục vụ thi công, ghi: Nợ TK 621: tăng chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp Có TK 152(chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ thi công - Nếu là xuất nhiên liệu cho máy thi công: Nợ TK 623: tăng chi phí sử dụng máy thi công Có TK 152 (chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ thi công - Nếu xuất vật liệu phục vụ nhu cầu quản lí ở các đội thi công: Nợ TK 627: tăng chi phí sản xuất chung Có TK 152 (chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng - Nếu xuất vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lí của công ty: Nợ TK 642: tăng chi phí quản lí doanh nghiệp Có TK 152 (chi tiết từng loại): giá trị vật liệu xuất dùng Quá trình hạch kế toán tổng hợp giảm nguyên, vật liệu được thể hiện ở ví dụ sau. Theo số liệu về tình hình nhập xuất nguyên vật liệu trong tháng 12/2009, tình hình xuất kho vật liệu được thể hiện như sau: (Đơn vị tính: đồng) - PXK SGV3294 ngày 1/12/2009: Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương tổ nhân công Nguyễn Trọng Kha: 3.000.000. - PXK SGV3318 ngày 5/12/2009: Xuất kho vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu, tổ nhân công phục vụ Công trình: 3.000.000. - PXK SGV3458 ngày 22/12/2009: Xuất kho vật tư cho tổ nhân công thuộc tổ Nguyễn Trọng Kha: 2.619.610. - PXK SGV3459 ngày 22/12/2009: Xuất kho vật tư cho tổ Nguyễn Hữu Tú, tổ máy thi công phục vụ công trình: 5.238.000 - PXK SGV3469 ngày 24/12/2009: Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương, tổ công nhân Nguyễn Trọng Kha: 2.619.610. - PXK SGV3475 ngày 24/12/2009: Xuất vật tư cho ông Phạm Xuân Khương, tổ công nhân Nguyễn Trọng Kha: 5.238.000 - PXK SGV3477 ngày 24/12/2009: Xuất vật tư cho ông Chu Xuân Hiếu, tổ nhân công phục vụ thi công: 2.619.610. Khi nhận được các chứng từ trên thì từng chứng từ sẽ được kế toán nhập chứng từ kế toán trên máy như sau: Bảng 2.17. Nhập chứng từ kế toán xuất kho vật liệu. Công ty Cổ phần XD&TM DHG Nhập chứng từ kế toán XK Villas-tổ thi công N 12/2009 ¡ Tổng hợp ¡ Nhập vật tư ¤ Xuất vật tư 25/12/2009 24/12/2009 Tháng CT CTghi sổ Kênh phân phối: Ngày CT Ngày ghi sổ Kho CT Saigon Pearl Villas PXKSGV3475 Số hiệu Kho hàng Xuất kho vật tư cho ông Phạm Xuân Khương phục vụ thi công CT SG Pear Diễn giải Bộ phận Người xuất: Thảo STT TK Diễn giải Mã số Số lượng Đơn giá PS Nợ PS Có 1 152 Gạch lỗ SG 8×8×18 15202032 6000 873 5.238.000 2 331 CT Saigon Pearl Villas 6217 5.238.000 Trình tự hạch toán giảm nguyên, vật liệu được thực hiện tương tự như hạch toán tăng nguyên, vật liệu. ( Trích sổ Nhật kí chung – Công ty DHG) Công ty Cổ Phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh - HN Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 SỔ NHẬT KÍ CHUNG Ngày dd Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số PS Số Ngày, tháng … … … … … … … 1/12/2009 PXKSGV3294 1/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ Nguyễn Trọng Kha 62117 152 3000000 5/12/2009 PXKSGV3318 5/12/2009 Xuất kho vật tư phục vụ thi công 6271 152 3000000 22/12/2009 PXKSGV3458 22/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ nhân công 2 62117 152 2619000 22/12/2009 PXKSGV3459 22/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ Nguyễn Hữu Tú 62117 152 5238000 24/12/2009 PXKSGV3469 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Nguyễn Trọng Kha 6217 152 2619000 24/12/2009 PXKSGV3475 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Nguyễn Trọng Kha 6217 152 5238000 24/12/2009 PXKSGV3477 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Chu Xuân Hiếu 6277 152 2619000  … …  …  …  ….  …  …  NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG  Từ sổ nhật kí chung, tập hợp số liệu để lập sổ cái tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu. (Trích sổ cái tài khoản 152) Công ty Cổ Phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh - HN Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 152(15202032)- Gạch lỗ SG 8×8×18 Năm 2009 Ngày dd Chứng từ Diễn giải TK Đư PS Nợ PS Có Số Ngày, tháng … … … … … … … 1/12/2009 PXKSGV3294 1/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ Nguyễn Trọng Kha 62117 0 3000000  ….  …. …  ….  …  …  …  4/12/2009 PXKSGV3318 4/12/2009 Xuất kho vật tư phục vụ thi công 6271 0 3000000  … …  …  …  …  …  …  22/12/2009 PXKSGV3458 22/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ nhân công 2 62117 0 2619000 22/12/2009 PXKSGV3459 22/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ Nguyễn Hữu Tú 6217 0 5238000  … …  …  …  …  …  …  24/12/2009 PXKSGV3469 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Nguyễn Trọng Kha 6217 0 2619000 24/12/2009 PXKSGV3475 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Nguyễn Trọng Kha 6217 0 5238000 24/12/2009 PXKSGV3477 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công Chu Xuân Hiếu 6277 0 2619000 Tổng  … 24333000 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG  Kế toán nguyên, vật liệu thiếu trong kiểm kê: Định kì, ngày 01 tháng 07 và 31 tháng 12, Công ty tiến hành kiểm kê thực tế số lượng nguyên, vật liệu tại các kho của các công trình để xác định lượng tồn kho đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán như sổ chi tiết nguyên, vật liệu hay sổ cái tài khoản 152. Mọi trường hợp thiếu hụt nguyên, vật liệu trong kho khi kiểm kê thì ban kiểm kê đều phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lí của hội đồng kiểm kê, kế toán hạch toán số vật liệu thiếu như sau: Nếu giá trị vật liệu hao hụt chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lí thì căn cứ vào vào giá trị thiếu hụt ghi: Nợ TK 1381: Chờ xử lí Có TK 152: giá thực tế nguyên, vật liệu thiếu. Khi có quyết định của hôi đồng kiểm kê ghi: Nợ TK 111: giá trị thiếu được đền bằng tiền mặt Nợ TK 1388: Phải thu khác Nợ TK 334: Phải trả người lao động nếu bắt cá nhân đền Có TK 1381: ghi giảm giá trị thiếu chờ xử lí. Tại công ty, thường mỗi kì kiểm kê số lượng vật liệu trong kho thường thấp hơn so với số liệu trên sổ kế toán do vật liệu để trong kho chưa được quản lí chặt chẽ và do điều kiện thời tiết, khí hậu tác động làm hao hụt nguyên, vật liệu. Tuy nhiên, số hao hụt thường trong định mức nên kế toán hạch toán giá trị hao hụt vào giá vốn công trình và khi có biên bản kiểm kê, kế toán cũng căn cứ vào đó nhập chứng từ kế toán và ghi vào sổ nhật kí chung trong kì. PHẦN 3. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XÉT VÀ ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG & THƯƠNG MẠI DHG 3.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CPĐTXD&TM DHG 3.1.1. NHỮNG ƯU ĐIỂM Đà ĐẠT ĐƯỢC CỦA CÔNG TY Công ty DHG đã xây dựng được một mô hình hạch toán khoa học, hợp lí, phù hợp với nền kinh tế thị trường, chủ động trong hoạt động SXKD, có uy tín trên thị trường trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, đảm bảo vững vàng và phát triển trong điều kiện cạnh tranh khắc nghiệt ngày nay. Có thể thấy rất rõ những ưu điểm đó qua các mặt sau: Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, phương pháp hạch toán tại công ty. Công ty có tổ chức bộ máy kế toán rất gọn nhẹ và khoa học. Tạo được mối liên hệ giữa các bộ phận với nhau một cách thuận tiện và dễ dàng. Hình thức sổ sử dụng ở công ty hiện nay là hình thức sổ nhật kí chung. Đây là hình thức ghi sổ đơn giản, thuận tiện, có phần mềm kế toán hỗ trợ. Hiện nay, công ty DHG đã xây dựng được hệ thống sổ sách kế toán, cách thức ghi chép khoa học, hợp lí, phù hợp với yêu cầu, mục đích của chế độ kế toán mới, tổ chức công tác kế toán quản trị, kế toán tài chính rõ ràng,… Giảm bớt được khối lượng công việc ghi sổ cho kế toán, đáp ứng đầy đủ các thông tin hữu dụng đối với yêu cầu quản lí của công ty và của các đối tượng khác có liên quan. Thứ hai: Về hệ thống kế toán máy: Công ty đã và đang áp dụng vi tính hóa trong công tác kế toán, sử dụng máy vi tính trong hạch toán kế toán của công ty. Việc đó đã nâng cao năng suất lao động cho bộ phận Tài chính – kế toán, khối lượng lao động của các nhân viên kế toán được giảm nhẹ, đồng thời tạo được chuyên môn hóa lao động kế toán. Ngoài ra, việc áp dụng máy vi tính còn góp phần cung cấp một cách chính xác, đầy đủ các thông tin cho quản lí, nâng cao hiệu quả công tác kế toán của công ty. Thứ ba: Về phân loại và đánh giá nguyên, vật liệu Nguyên, vật liệu ở một công chuyên về xây dựng cơ bản thì cũng mang những đặc trưng cơ bản đó là các loại vật liệu phục vụ cho xây dựng, có khối lượng lớn; có tính chất lí hóa riêng biệt. Kế toán công ty đã xây dựng được sổ danh mục điểm nguyên, vật liệu một cách rất khoa học và hợp lí, giúp cho việc kiểm tra và hạch toán nguyên, vật liệu của công ty được dễ dàng và thuận tiện. Mỗi loại nguyên liệu, vật liệu đều được sắp xếp theo từng chủng loại và đặc trưng của từng loại vật liệu: Ví dụ: xi măng được xếp vào loại nguyên, vật liệu chính và mang số hiệu TK 152 (15201), mỗi loại xi măng mang nhãn hiệu riêng thì cũng có số hiệu riêng như xi măng Hoàng Mai có số hiệu 15201001,… Khi hạch toán và vào các sổ chi tiết, việc phân loại vật tư này đặc biệt giúp cho việc theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp được dễ dàng; không chỉ vậy nó còn giúp cho kế toán NVL biết được mức sử dụng của từng loại vật liệu và nhận biết được loại vật liệu nào đang được công ty sử dụng nhiều hơn chất lượng tốt hơn qua đó điều chỉnh việc sử dụng vật liệu sao cho có hiệu quả nhất để vừa nâng cao chất lượng công trình và hạ giá thành sản xuất. Thứ tư: Về phương pháp kế toán nguyên, vật liệu: Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu của Công ty là phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với đặc điểm SXKD và yêu cầu quản lí của một doanh nghiệp xây dựng cơ bản, giúp cho bộ máy điều hành thường xuyên nắm được tình hình biến động hàng tồn kho và ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời. 3.1.2. NHỮNG HẠN CHẾ TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY DHG Thứ nhất: Việc tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin kế toán một cách kịp thời. Do đặc trưng của công ty DHG là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và sản phẩm của công ty là những công trình có giá trị lớn, địa điểm xây dựng các công trình ở nhiều khu vực khác nhau, thậm chí rất xa trụ sở chính của Công ty như công trình Saigon Pearl ở Thành Phố Hồ Chí Minh, các công trình đấu thầu tại Hòa Bình,.... Trong khi đó, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tập trung, các chi nhánh xây dựng công trình hạch toán phụ thuộc, ở mỗi công trình đều có kế toán riêng và định kì gửi các chứng từ về phòng kế toán của Công ty để hạch toán tổng hợp. Do đó, việc thu thập thông tin chính xác và kịp thời là một việc không dễ dàng. Từ công trường thi công công trình ở xa chuyển chứng từ về công ty phải mất một thời gian khá lâu, hơn nữa, các công trình có quy mô và giá trị lớn nên các nghiệp vụ phát sinh nhiều, lượng chứng từ rất lớn nên thông tin kế toán rất dễ bị sai lệch (có thể do sơ suất hay do sự cố ý của cán bộ kế toán tại công trình), điều này khiến cho việc quản lí và kiểm tra thông tin kế toán một cách chính xác là việc làm rất khó, gây khó khăn cho kế toán quản trị và quản lí doanh nghiệp. Thứ hai: Không lập bảng phân bổ nguyên, vật liệu xuất kho Theo như chi nhánh xây dựng công nghiệp, khi xuất kho NVL thì giá trị xuất kho được hạch toán thẳng vào Sổ Nhật kí chung và không tiến hành lập bảng phân bổ NVL xuất dùng. Việc xuất kho được thực hiện như sau: Khi có biên bản yêu cầu xuất NVL thì tiến hành xuất kho từ các kho riêng của từng công trình và dựa vào phiếu xuất kho ghi luôn vào sổ Nhật kí chung. Kế toán NVL không lập bảng phân bổ giá trị NVL xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng. Do vậy, khi tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm (công trình) hoàn thành sẽ khó khăn và phức tạp hơn nhất là đối với các doanh nghiệp xây lắp có thêm chi phí sử dụng máy thi công. Có thể thấy rõ điều này ở ngay công trình Saigon Pearl Vilass, đây là công trình lớn mà công ty được giao thầu và hiện nay vẫn đang trong quá trình thi công, hoàn thiện. Khi xuất dùng NVL, dựa vào phiếu xuất kho kế toán ghi giảm giá trị NVL và ghi luôn vào Nhật kí chung. Thế nên, nếu muốn biết tổng chi phí NVL của từng bộ phận sử dụng cho công trình là rất khó, lúc đó phải lọc số liệu trên Sổ Nhật kí chung mà Công ty DHG là một công ty lớn, các nghiệp vụ phát sinh rất nhiều và phong phú nên việc lọc số liệu trên đó là rất phức tạp và có thể nhầm lẫn. Ví dụ: Trích sổ Nhật kí chung (chi nhánh xây dựng công nghiệp) tháng 12, năm 2009. Bảng 3.1. Sổ Nhật ký chung ( Trích sổ Nhật kí chung – Công ty DHG 2009) Công ty cổ phần ĐTXD&TM DHG Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh – Hà Nội Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 SỔ NHẬT KÍ CHUNG Ngày dd Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số PS Số Ngày, tháng … … … … … … … 22/12/2009 PXKSGV3458 24/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ nhân công 2 62117 15201 3689343 22/12/2009 PXKSGV3459 24/12/2009 Xuất kho vật tư phục vụ thi công (tổ 1) 62117 15201 7000452  24/12/2009  PNKSGV747  24/12/2009 Xuất vật tư cho Trần Ngọc (máy lu) 6232  1521 989753 24/12/2009 PXKSGV3469 24/12/2009 Xuất kho vật tư cho tổ quản lí công trường 6271 1522 670 066 24/12/2009 PXKSGV3475 24/12/2009 Xuất vật tư cho tổ nhân công 2 62117 15201 5689343 24/12/2009 PXKSGV3477 24/12/2009 Xuất vật tư cho Bùi Văn Thông (máy xúc) 6232 1521 1455300  … …  …  …  ….  …  …  Theo số liệu trên sổ nhật kí chung thì khi hoàn thành một hạng mục nào đó, kế toán phải tập hợp chi phí để tính giá thành công trình, chỉ trong ngày 24/12/2009 đã có rất nhiều lần xuất kho vật tư phục vụ thi công. Khi tập hợp chi phí, kế toán phải lọc số liệu trên sổ nhật kí chung và tính tổng số phát sinh của các tài khoản chi phí. Ví dụ: Khi tính tổng chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp, kế toán phải tính tổng số phát sinh trên tài khoản 621, theo số liệu trích trên sổ nhật kí chung trên thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là: 5.689.343+11.000.452+5.689.343+……. Từ khi bắt đầu thi công cho đến khi kết thúc một hạng mục công trình cần tính giá thành thì có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc xuất kho vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục, đến khi hoàn thành hạng mục thì số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí. Do đó, để tập hợp một cách chính xác và nhanh chóng thì rất khó khăn.  Thứ ba: Quản lí vật tư chưa thật hiệu quả và triệt để Đa số các công trình của công ty đều là công trình quản lí tập trung nên việc quản lí cũng như sử dụng vật liệu chưa được tiết kiệm một cách triệt để. Điều này làm chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng cao. Mỗi một công trình đều có kho vật tư riêng, việc quản lí vật tư do thủ kho phụ trách. Việc xuất kho vật liệu được thực hiện giữa thủ kho và người yêu cầu xuất vật tư (thường là đội trưởng các đội thi công), kế toán và thủ trưởng đơn vị là người duyệt và xác nhận cho xuất kho vật liệu. Đối với một công ty như DHG có rất nhiều nghiệp vụ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày, tại công trường có kế toán theo dõi và tập hợp chi phí cho công trình đó, tuy vậy, chỉ kế toán và thủ trưởng thì không thể nào kiểm soát được tất cả hoạt động của các đội công nhân trực tiếp thi công công trình. Chính vì thế, tại công trường đôi khi xảy ra hiện tượng yêu cầu xuất vật tư lớn hơn số lượng cần thiết hay số vật tư không sử dụng hết nhưng không được nhập lại kho mà bị cá nhân bán ra ngoài. Điều này không chỉ gây lãng phí vật tư (nhất là trong thời điểm hiện nay khi giá nguyên, vật liệu, công cụ-dụng cụ tăng cao) mà còn làm cho giá thành công trình tăng lên, công ty bị giảm lợi nhuận. Việc quản lí vật tư không triệt để như vậy đã lảm ảnh hưởng đến việc kế toán nguyên, vật liệu. Kế toán sẽ tập hợp chi phí sai, số liệu kế toán không còn đáng tin cậy. Giả sử, một cá nhân nào đó vì lợi ích của bản thân đã khai tăng số lượng vật liệu cần xuất dùng hay cắt xén nguyên, vật liệu trong thi công sẽ làm cho số liệu kế toán khi hạch toán giảm vật liệu tăng lên, chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp tăng và làm tăng giá thành của công trình khi hoàn thành. Thứ tư: Xử lí phế liệu thu hồi còn lãng phí. Việc quản lí và thu hồi phế liệu sau thi công vẫn chưa được công ty quan tâm đúng mức. Do đặc thù của công ty là doanh nghiệp xây lắp những công trình dân dụng có giá trị lớn, do đó lượng phế liệu thu hồi cũng có giá trị khá lớn và có thể tái sử dụng. Tuy nhiên, công ty thường xử lí lượng phế liệu là bán ra ngoài thu tiền chứ không tiến hành nhập kho mặc dù trong đó có nhiều loại có thể tái sử dụng để phục vụ cho những hạng mục tiếp theo. Giá bán phế liệu thường thấp hơn rất nhiều so với giá mua vào, chính vì thế, đối với những loại phế liệu có thể tái sử dụng thì sẽ làm cho công ty lãng phí một lượng chi phí vật liệu khi phải nhập ngoài và vận chuyển vật liệu phục vụ cho hạng mục xây lắp tiếp sau. 3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL CỦA CÔNG TY CPĐTXD&TM DHG Trong những doanh nghiệp xây dựng cơ bản, chi phí về nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành công trình (sản phẩm). Việc tăng cường quản lí và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đây cũng chính là vấn đề được công ty quan tâm. Qua thời gian thực tập tại Công ty CP DHG, kết hợp với vận dụng lí thuyết và thực tiễn công tác kế toán NVL, em xin trình bày một số ý kiến cá nhân nhằm khắc phục những nhược điểm và góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên, vật liệu của công ty như sau: 3.2.1. Tổ chức luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận một cách khoa học và nhanh chóng. Đảm bảo yêu cầu về thông tin kế toán là một yêu cầu rất quan trọng. Chất lượng của kế toán cũng phụ thuộc nhiều vào độ chính xác và kịp thời của thông tin. Do công ty có sử dụng hệ thống kế toán máy nên đối với những công trình ở xa, việc chuyển chứng từ kế toán về ghi sổ lâu thì kế toán ở các công trình, khi nhận được chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh tại công trình (chủ yếu là nghiệp vụ về nhập, xuất kho vật liệu hay bán phế liệu). Nếu chưa kịp gửi chứng từ về phòng kế toán thì nên lập bảng tổng hợp chứng từ trên máy vi tính và gửi về phòng kế toán qua thư điện tử. Kế toán sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ mà kế toán tại các công trình gửi về để vào sổ hạch toán tổng hợp. Sau này, khi chứng từ gốc đã được gửi về phòng kế toán của công ty thì kế toán sẽ tiến hành đối chiếu với bảng tổng hợp chứng từ gửi về trước đó xem đã khớp đúng và đầy đủ chưa để biết cách điều chỉnh. 3.2.2. Lập bảng phân bổ nguyên, vật liệu: Việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn nếu kế toán lập Bảng phân bổ vật liệu. Theo đó, nguyên, vật liệu xuất cho nhu cầu gì thì sẽ được hạch toán vào bộ phận sử dụng tương ứng và ghi tăng chi phí của bộ phận đó. Đến khi cần tập hợp chi phí thì kế toán chỉ cần nhìn vào số liệu tổng của từng TK chi phí và ghi tăng giá trị nguyên, vật liệu xuất dùng một cách chính xác và khoa học. Số liệu ở bảng phân bổ nguyên, vật liệu được lấy từ sổ nhật kí chung. Bảng phân bổ nguyên vật liệu được lập trên phần mềm EXCEL và được liên kết với sổ nhật kí chung theo công thức: khi có nghiệp vụ nào phát sinh làm giảm nguyên vật liệu và tăng chi phí (TK ghi Nợ có đầu 6..; TK ghi Có là 152) thì số phát sinh sẽ được chuyển vào bảng phân bổ nguyên, vật liệu theo cột chi phí tương ứng. Trong tháng, khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc xuất dùng nguyên, vật liệu thì kế toán sẽ tiến hành nhập chứng từ kế toán và ghi sổ Nhật kí chung, từ sổ nhật kí chung, số liệu được chuyển sang Bảng phân bổ nguyên, vật liệu. Bảng 3.2. Bảng phân bổ Nguyên, vật liệu. Công ty Cổ Phần DHG Mẫu 07 - VT Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh – Hà Nội Theo QĐ 15/ 2006/ QĐ -BTC Mã số thuế: 0102150565 Bảng phân bổ nguyên, vật liệu Tháng 12/2009 TK Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK15201 TK 15202 TK152… HT TT HT TT HT TT 621 Chi phí NVL trực tiếp Công trình Saigon Pearl Công trình KĐT An Khánh 623 CP sử dụng máy thi công Công trình… Công trình… 627 CP sản xuất chung Công trình … Công trình… 632 Giá vốn hàng bán 642 CP quản lí doanh nghiệp Tổng cộng  Ví dụ: Theo số liệu trên sổ nhật kí chung đã nêu trong phần 3.1.2 sẽ được nhập vào bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau: Bảng 3.3. Minh hoạ bảng phân bổ nguyên vật liệu Công ty Cổ Phần DHG Mẫu 07 - VT Địa chỉ: Mai Lâm – Đông Anh – Hà Nội Theo QĐ 15/ 2006/ QĐ-BTC Dự án Sài Gòn Pearl Villas Mã số thuế: 0102150565 Bảng phân bổ nguyên, vật liệu Tháng 12/2009 TK Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK Tổng Chi phí TK15201 TK 1521 TK1522 621 Chi phí NVL trực tiếp 14 379 138 14 379 138 Xuất kho VL cho tổ NC 2 Xuất kho VL cho tổ NC 1 Xuất kho VL cho tổ NC 2 3 689 343 7 000 452 3 689 343 623 CP sử dụng máy thi công 2 445 053 2 445 053 - Xuất VL cho Trần Ngọc - Xuất VL cho Bùi Văn Thông 989 753 1 455 300 627 CP sản xuất chung 670 066 670 066 - Xuất VL cho tổ QL 670 066 632 Giá vốn hàng bán 642 CP quản lí doanh nghiệp Tổng cộng 17 494 251 14 379 138 2 445 053 670 066 3.2.3. Lập ban kiểm nghiệm vật tư Nhằm khắc phục những khó khăn trong việc quản lí vật tư sao cho vật tư không bị thất thoát, giảm chất lượng, Ban lãnh đạo Công ty nên tổ chức những đội kiểm tra đến từng công trình, tổ chức các ban kiểm nghiệm vật tư về cả chất lượng và số lượng để nhanh chóng đưa số liệu về phòng kế toán hạch toán kịp thời và đầy đủ, chính xác. Hiện nay, Công ty đã thực hiện việc kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. Tuy nhiên, Ban kiểm nghiệm không phải là ban kiểm tra chuyên biệt mà chính là thủ kho cùng cán bộ thu mua và chỉ huy công trình tiến hành kiểm tra về quy cách, chất lượng số vật liệu nhập kho, như vậy, kết quả kiểm tra đôi khi có thể không chính xác nhất là với các loại vật liệu có chủng loại và kết cấu phức tạp. Việc theo dõi, kiểm tra số vật tư xuất và còn lại trong kho không được thực hiện thường xuyên mà mỗi năm chỉ thực hiện 2 lần vào đầu tháng 1 và đầu tháng 7, việc thất thoát nguyên, vật liệu là điều không tránh khỏi. Vì vậy, việc thiết lập Ban kiểm nghiệm vật tư là hết sức cần thiết, Ban kiểm nghiệm bao gồm các chuyên viên hiểu biết về sản phẩm, về yêu cầu vật tư, định mức vật tư hay việc thực hiện hợp đồng mua bán vật tư,… Căn cứ kiểm nghiệm là các hóa đơn, phiếu nhập kho, xuất kho hay phiếu yêu cầu xuất vật tư và nhu cầu thực tế tại công trường,… Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu có chênh lệch hoặc sai quy cách, phẩm chất thì phải lập biên bản ghi rõ thực trạng vật liệu hiện có để tiện xử lí về sau. Việc đi kiểm nghiệm vật tư phải được thực hiện thường xuyên, cẩn thận, có như vậy thì công tác quản lí vật tư mới được cải thiện và kế toán vật liệu cũng chính xác hơn. Ngoài ra, công ty cũng nên xem xét viêc cải thiện kho bãi để bảo quản nguyên, vật liệu tốt hơn. Các loại vật liệu, ngoài những loại có bao bì hay thùng, hộp bảo quản như xi măng, vôi, các loại nhiên liệu thì hầu hết được để bên ngoài như cát, sỏi, gạch, đá,… vật liệu sẽ bị bụi bẩn, thấm nước, dẫn đến hao hụt, giảm chất lượng. Do đó, việc cải thiện và nâng cấp kho bãi là rất cần thiết vì nguyên, vật liệu sẽ được bảo quản tốt và công ty sẽ tiết kiệm được chi phí do hao hụt về cả số lượng và chất lượng của vật liệu. Việc xây dựng định mức hao hụt nguyên, vật liệu cũng nên được xem xét vì trong điều kiện kho bãi bảo quản hiện nay của công ty thì việc hao hụt nguyên vật liệu là điều không thể tránh khỏi. Việc cải thiện tình hình kho bãi bảo quản không thể giúp công ty tránh được nguyên, vật liệu bị hao hụt giá trị mà chỉ khắc phục phục được phần nào nào (làm cho hao hụt giảm xuống) mà thôi. Cho nên, đối với vật liệu đang được bảo quản trong kho bãi (ngoài bê tông thương phẩm), công ty nên xây dựng định mức hao hụt nguyên, vật liệu. Việc xây dựng định mức này nên giao cho bộ phận kỹ thuật có hiểu biết về vật tư như tính chất, chủng loại, quy cách,… để tính toán mức hao hụt hợp lí và chính xác cho từng loại vật tư. Kế toán nguyên, vật liệu có nhiệm vụ hạch toán giá trị hao hụt như sau: Nợ TK 632 (giá vốn công trình): Có TK 152: giá trị vật liệu tiêu hao trong định mức. 3.2.4.Xử lí thu hồi phế liệu sau thi công một cách triệt để. Công ty cũng nên chú tâm hơn đến việc thu hồi và xử lí phế liệu sau thi công. Để có thể tận dụng được nguồn phế liệu này thì công ty nên giao việc thu hồi, phân loại và xử lí phế liệu cho một bộ phận riêng biệt quản lí, bộ phận này có thể theo dõi cả phần nguyên vật liệu xuất dùng không sử dụng hết, theo đó phế liệu sẽ được phân loại ra, nếu không còn giá trị sử dụng sẽ được bán thanh lí; nêu có thể tái sử dụng thì sẽ tiến hành nhập kho cùng với số vật liệu thừa sử dụng không hết để sử dụng cho thi công những phần tiếp theo, như vậy sẽ vừa tiết kiệm chi phí vật liệu vừa tiết kiệm chi phí vận chuyển. Và kế toán nguyên, vật liệu sẽ phải hạch toán thêm bút toán nhập kho vật liệu thừa và phế liệu như sau: Nợ TK 152 (phế liệu): giá trị vật liệu hay phế liệu nhập kho. Có TK 154 (Chi tiết công trình): ghi giảm chi phí tính giá thành công trình. KẾT LUẬN Qua quá trình học tập ở trường và thời gian tìm hiểu thực tế công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên, vật liệu nói riêng ở Công ty . Được sự chỉ đạo và giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn và các cán bộ kế toán trong công ty, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp về đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên, vật liệu tại Công ty cổ phần DHG”. Trên cơ sở lí luận và thực tế, qua quá trình làm chuyên đề em đã rút ra được nhiều bài học bổ ích và nhìn nhận vấn đề một cách trực quan và sâu sắc hơn, cụ thể: trong công tác kế toán nguyên, vật liệu, em đã thu nhận được những kiến thức: - Về lí luận: Em đã trau dồi được những kiến thức về cơ sở lí luận, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên, vật liệu trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xây lắp, đồng thời cũng khái quát được nội dung công tác hạch toán chi tiết và tổng hợp nguyên, vật liệu một cách khoa học và lôgic. - Về thực tế: Những trải nghiệm thực tế qua thời gian đã giúp em có được cái nhìn trực quan giữa lí thuyết và thực tế. Hiểu được phương thức quản lí nguyên, vật liệu và trình tự hạch toán kế toán nguyên, vật liệu tại công ty DHG Công tác quản lí và kế toán nguyên, vật liệu là công việc lớn và phức tạp. Do trình độ và kiến thức còn hạn chế cộng với thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề của em chỉ đề cập được một số mảng trong công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty . Em mong rằng, với những kiến thức đầu tiên này, em sẽ có thêm được tư duy và trình độ hiểu biết sâu sắc hơn để sau này hoang thành tốt mọi công việc được giao. Em xin trân thành cảm ơn! SV Nguyễn Tuấn Anh