Báo cáo Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc

937.642.008 17.008.882.992 Đánh giá TSCĐ Nguyên giá: Nguyên giá TSCĐ của công ty được xác định là giá thực tế của TSCĐ khi đưa vào sử dụng tại công ty tuỳ thuộc vào nguồn hình thành TSCĐ mà kế toán xác định nguyên giá tài sản. TSCĐ của công ty hình thành chủ yếu do mua sắm. Nguyên giá TSCĐ được xác định như sau: NG = Giá mua + Thuế, phí, lệ phí + Phí tổn trước khi sử dụng - Thuế được hoàn lại – CKTM, GGHM – Giá trị sản phẩm thu được khi chạy thử Ngoài ra, có một số ít tài sản là do công ty tự chế. Nguyên giá được xác định như sau: - Đối với TS công ty tự chế : NG = Giá quyết toán + Chi phí mới - Đối với TS thuê thầu bên ngoài: NG = Giá hoá đơn + Chi phí mới Hao mòn TSCĐ: Công ty sử dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng. Đối với mỗi một TS khi đưa vào sử dụng, Phòng Kế hoạch- vật tư lập hồ sơ, trong đó ghi rõ thời gian sử dụng ước tính của TS, dựa vào tài liệu này kế toán tiến hành trích khấu hao theo công thức sau: Mkh năm = Nguyên giá TSCĐ : Số năm sử dụng dự kiến Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ ở Công ty được thực hiện theo nguyên tắc tròn ngày. Giá trị còn lại: Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá – Hao mòn lũy kế 2.3.3.2. Nội dung kế toán TSCĐ KẾ TOÁN TĂNG GIẢM TSCĐ Tổ chức chứng từ: Chứng từ tăng TSCĐ: - Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01- TSCĐ) do mua ngoài, xây dựng cơ bản bàn giao. - Các chứng từ khác liên quan đến tăng TSCĐ: giấy đề nghị mua TSCĐ, hóa đơn mua hàng,… Chứng từ giảm TSCĐ: - Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 02-TSCĐ): đây là chứng từ phản ánh nghiệp vụ giảm TSCĐ thông qua thanh lý, nhượng bán. - Các chứng từ khác liên quan đến giảm TSCĐ: Giấy đề nghị thanh lý, nhượng bán TSCĐ… Sơ đồ 11: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ Đơn vị có nhu cầu: Giấy đề nghị mua TSCĐ Giám đốc, P.KHVT: Ký duyệt P.KHVT: Mua TSCĐ, lập hồ sơ gửi phòng kế toán Kế toán TSCĐ: Ghi sổ, kẹp chứng từ Sơ đồ 12: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ Đơn vị có nhu cầu: Giấy đề nghị thanh lý TSCĐ Giám đốc, P.KHVT: Thành lập HĐ đánh giá TSCĐ Quyết định thanh lý nhượng bán Kế toán TSCĐ: Ghi sổ, kẹp chứng từ P.KHVT: Thanh lý nhượng bán P.KHVT:Lập hồ sơ thanh lý nhượng bán Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tình hình tăng, giảm TSCĐ, Công ty sử dụng 2 tài khoản chủ yếu là TK 211 “TSCĐ hữu hình” và TK 213 “TSCĐ vô hình”. Kết cấu của 2 TK này như sau: Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ tăng trong kỳ. Bên Có: Nguyên giá TSCĐ giảm trong kỳ. Số dư bên Nợ: Nguyên giá TSCĐ hiện có của Công ty. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: - TK 111 “Tiền mặt” - TK 331 “Phải trả nhà cung cấp” - TK 1381 “TSCĐ thiếu chờ xử lý” - … Hạch toán tăng, giảm TSCĐ: Hạch toán tăng TSCĐ: TSCĐ của Công ty tăng chủ yếu là do mua sắm bên ngoài, ngoài ra còn một số TS đươc hình thành do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu hoặc do Công ty tự chế. Khi công ty trực tiếp mua TSCĐ, trường hợp mua máy móc thiết bị thưòng trả chậm, nếu mua thiêt bị quản lý thường thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc TGNH: Nợ TK 211,213 Nợ TK 133 Có TK 331, 111, 112 Trường hợp tự chế hoặc xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao: Nợ TK 211,213 Có TK 241 Hạch toán giảm TSCĐ: Các nghiệp vụ chủ yếu làm giảm TSCĐ ở công ty là do thanh lý, nhượng bán các TSCĐ dã khấu hao hết và không còn giá trị sử dụng. Ngoài ra, khi tiến hành kiểm kê TSCĐ xảy ra trường hợp mất mát TSCĐ. Khi thanh lý nhượng bán TSCĐ, kế toán ghi giảm nguyên giá TSCĐ: Nợ TK 214 Nợ TK 811 Có TK 211,213 Khi kiểm kê phát hiện thiếu, kế toán ghi : Nợ TK 1381 Nợ TK 214 Có TK 211 Sơ đồ 13: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ: ( Quý IV / 2008) TK 211 Dđk: 16.925.263.100 TK 111 TK 214 47.830.000 71.398.343 TK 331 TK811 1.042.857.171 100.455.500 TK 241 102.428.572 SPS: 1.193.128.743 SPS: 171.853.843 Dck: 17.946.525.000 Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ Chứng từ TSCĐ Nhập dữ liệu vào maý Nhật ký chung Sổ chi tiết TSCĐ Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ tổng hợp TSCĐ Sổ cái TK 211, 213 Sổ cái các TK liên quan Bảng 04: SỔ CÁI Quý IV năm 2008 Tên TK: TK 211 “TSCĐ hữu hình” (Đơn vị: VNĐ) NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK chung TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có Số dư đầu quý 16.925.263.100 08/10 HĐ23 08/10 Mua máy in Lazer HP 14 18 111 47.830.000 17/11 HĐ31 17/11 Mua máy mài tròn BII 21 13 331 1.042.857.171 12/12 BB121 12/12 Tiếp nhận nhà xưởng A2 hoàn thành bàn giao 25 17 241 102.428.572 25/12 BB128 25/12 Thanh lý oto Misubishi 26 04 214 811 71.398.343 100.455.500 Cộng số phát sinh quý 1.193.128.743 171.853.843 Số dư cuối quý 17.946.525.000 KẾ TOÁN HAO MÒN TSCĐ: Tổ chức chứng từ: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, Phòng Kế hoạch- vật tư gửi lên Phòng Tài chính- kế toán hồ sơ liên quan đến TSCĐ đó, kế toán TSCĐ dựa vào đó để tiến hành trích hay thôi không trích khấu hao, hàng tháng tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao có chữ ký của kế toán trưởng và giám đốc dùng làm căn cứ ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình lập và luân chuyển Bảng tính và phân bổ khấu hao như sau: Sơ đồ 15: Quy trình luân chuyển chứng từ KHTSCĐ: KT TSCĐ : Ghi sổ, kẹp chứng từ Giám đốc, KT trưởng : Ký duyệt KT TSCĐ: Lập bảng tính và phân bổ KH TSCĐ Bảng 05: BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng 12 năm 2008 (Đơn vị: VNĐ) STT Chỉ tiêu Thời gian sử dụng (năm) Toàn doanh nghiệp TK 627-chi phí SXC-pxSC CN TK 642- chi phí quản lý DN Nguyên giá Số khấu hao 1 Số KH trích tháng trước 18.015.521.672 6.332.595 4.653.155 1.679.440 2 Số KH TSCĐ tăng trong tháng 102.428.572 550.691 550.691 0 -Tiếp nhận nhà xưởng A2 10 102.428.572 550.691 550.691 0 3 Số KH TSCĐ giảm trong tháng 171.853.843 404.226 0 404.226 -Thanh lý oto Misubishi 8 171.853.843 404.226 0 404.226 4 Số KH trích tháng này 6.479.060 5.203.846 1.275.214 Tài khoản sử dụng: Để hạch toán hao mòn TSCĐ, Công ty sử dụng TK 214 “Hao mòn TSCĐ”. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: giá trị hao mòn TSCĐ giảm trong kỳ. Bên Có: giá trị hao mòn TSCĐ tăng trong kỳ. Số dư bên Có: giá trị hao mòn TSCĐ hiện có. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số TK liên quan như: TK 627 “Chi phí sản xuất chung”, TK 642 “Chi phí QLDN”. Hạch toán khấu hao TSCĐ; Dựa vào bảng tổng hợp TSCĐ toàn công ty và các chứng từ khác liên quan kế toán TSCĐ tiến hành trích khấu hao tính vào chi phí của quý đó. Việc phân bổ khấu hao ở công ty chủ yếu là cho chi phí quản lý và chi phí sản xuất chung: Khi trích khấu hao kế toán ghi: Nợ TK 642 Nợ TK 627 Có TK 214 Khi thanh lý nhưọng bán TSCĐ : Nợ TK 214 Nợ TK 811 Có TK 211 Sơ đồ 16: Sơ đồ hạch toán tổng hợp hao mòn TSCĐ Quý IV/2008 TK 214 Dđk: 989.298.635 TK 211 TK 627 71.398.343 15.045.263 TK642 4.696.453 SPS: 71.398.343 SPS: 19.741.716 Dck: 937.642.008 Quy trình ghi sổ: Hao mòn TSCĐ được theo dõi theo tháng, đến cuối mỗi quý kế toán tiến hành tổng hợp, nhập dữ liệu vào máy và lên sổ TK 214. Trình tự ghi sổ như sau: Sơ đồ 17: Trình tự ghi sổ kế toán hao mòn TSCĐ: Bảng tính & phân bổ KH TSCĐ Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 214 Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 211 Sổ cái các TK liên quan Bảng 06: SỔ CÁI Quý IV năm 2008 Tên TK: TK 211 “TSCĐ hữu hình” (Đơn vị: VNĐ) NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải NK chung TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có Số dư đầu quý 989.298.635 31/12 BB128 25/12 Thanh lý oto Misubishi 26 05 211 71.398.343 31/12 Phân bổ KH cho px SX 30 13 627 15.045.263 31/12 Phân bổ KH bộ phận QL 30 14 642 4.696.453 Số PS quý 71.398.343 19.741.716 Số dư cuối quý 937.642.008 KẾ TOÁN SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Kế toán TSCĐ chỉ hạch toán sửa chữa TSCĐ thuộc quyền sở hữu và sử dụng của Công ty. Sửa chữa TSCĐ tại Công ty thường chỉ có 2 loại: - Sửa chữa nhỏ thường xuyên: Đối với loại sửa chữa này thi chi phí được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong kỳ khi xảy ra nghiệp vụ sửa chữa nhỏ TSCĐ kế toán các phân xưởng sẽ tập hợp chi phí sửa chữa và gửi chứng từ về phòng kế toán công ty. Kế toán TSCĐ dựa vào các chứng từ (Hoá đơn GTGT…) để hạch toán vào chi phí trong kỳ: Nợ TK 642 Nợ TK 627 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 141, 136, 331… Sửa chữa lớn mang tính nâng cấp: Đối với loại sửa chũa này thì chi phí sửa chữa đựoc tập hợp trên TK 241. Khi sửa chữa hoàn thành bàn giao được ghi tăng nguyên giá. Khi có quyết đinh sửa chữa được giám đốc ký duyệt, Phòng Kế hoạch- vật tư sẽ lên kế hoạch giao cho các phân xưởng tiến hành sửa chữa, sau đó tập hợp chứng từ (hoá đơn GTGT, Biên bản bàn giao TSCĐ sau sửa chữa…) gửi về phòng kế toán, kế toán TSCĐ tiến hành phân loại, hạch toán và ghi sổ. Bút toán như sau: a) Tập hợp chi phí sửa chữa: Nợ TK 241(3) Nợ TK 133 Có TK 112, 136, 141, 331… b) Sửa chữa hoàn thành bàn giao: Nợ TK 211 Có TK 241 Dựa trên việc tính toán nguyên giá mới của TSCĐ sau sửa chữa, Phòng Kế hoạch- vật tư xác định thời gian sử dụng mới của TSCĐ này (nhưng thông thường nó bằng thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ trước sửa chữa). Dựa vào đó kế toán tiến hành trích khấu hao theo nguyên giá mới và thời gian sử dụng mới. 2.3.4. Kế toán nguyên vật liệu 2.3.4.1. Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là yếu tố không thể thiếu và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD của Công ty. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán, Công ty đã xây dựng hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho NVL. NVL trong Công ty được chia thành các loại sau: - Nguyên liệu và vật liệu chính - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phụ tùng thay thế - Vật liệu XDCB - Vật liệu khác Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL nhập, xuất, tồn kho, phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SXKD. Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo trị giá hàng tồn kho thực tế. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. 2.3.4.2. Nội dung kế toán nguyên vật liệu Tổ chức chứng từ: Chứng từ nhập nguyên vật liệu: - Phiếu nhập kho: Do cán bộ phòng quản lý vật tư lập thành 3 liên, trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao người nhập, liên 3 dùng luân chuyển và ghi sổ kế toán. - Bảng kê phiếu nhập: Cuối tháng, kế toán NVL tổng hợp các phiếu nhập kho trong tháng theo thứ tự thời gian để tiện theo dõi và đối chiếu. - Biên bản giao nhận vật tư: Do Phòng Kế hoạch- vật tư lập khi bàn giao vật tư cho đơn vị sử dụng. Chứng từ xuất nguyên vật liệu: - Phiếu xuất kho: Do cán bộ phòng vật tư lập thành 3 liên đặt giấy than viết một lần, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao người nhận, liên 3 dùng luân chuyển và ghi sổ kế toán - Bảng kê phiếu xuất: Dựa trên các phiếu xuất kho phát sinh trong tháng, kế toán vật tư lập bảng kê phiếu xuất có trong tháng theo thứ tự thời gian để tiện theo dõi, đối chiếu - Biên bản thanh lý vật tư: Do cán bộ phòng quản lý vật tư lập trong trường hợp thanh lý nhưọng bán NVL ( thừa, phế liệu thu hồi) Sơ đồ 18: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho: P.Kế hoạch- VT: mua hàng, lập phiếu nhập Đề nghị nhập hàng Cán bộ P.Kế hoạch- VT, Giám đốc: ký Thủ kho: Nhập kho Kế toán NVL: Ghi sổ, kẹp chứng từ Sơ đồ 19: Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho: Đề nghị xuất hàng Giám đốc,P.KH-VT: ký duyệt P.KH-Vật tư: Lập phiếu xuất Giám đốc,KT trưởng: Ký phiếu Thủ kho: Xuất kho KT NVL: Ghi sổ, bảo quản Hạch toán chi tiết NVL: Hiện nay, Công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Sơ đồ 20: Trình tự kế toán chi tiết NVL tại công ty: Bảng tổng hợp N-X -T _T Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiêt vật tư Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Chú thích: Ghi chép, vào sổ Đối chiếu Hạch toán tổng hợp NVL: Tài khoản sử dụng: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Kết cấu: Bên Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho hoặc thừa khi kiểm kê. Bên Có: Giá thực tế NVL xuất kho hoặc thiếu khi kiểm kê. Số dư bên Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các TK liên quan như: TK 331, TK 621, TK 627… Hạch toán NVL: Hạch toán tăng NVL: Các nghiệp vụ tăng NVL ở Công ty như sau: Mua ngoài NVL nhập kho: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Phát hiện thừa khi kiểm kê: Nợ TK 152 Có TK 338, 711 Hạch toán giảm NVL: Các nghiệp vụ giảm NVL ở Công ty như sau: Xuất kho NVL dung cho các hoạt động của Công ty: Nợ TK 621, 627, 642 Có TK 152 Phát hiện thiếu khi kiểm kê: Nợ TK 1381 Có TK 152 2.3.4.3. Quy trình ghi sổ Chứng từ vật tư Sơ đồ 21: Trình tự ghi sổ kế toán NVL: Nhập dữ liệu vào máy Sổ cái các TK liên quan Sổ cái TK 152 Sổ nhật ký chung Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Sổ chi tiết TK liên quan Sổ chi tiết TK 152 2.3.5. Kế toán công cụ dụng cụ Trong Công ty chỉ có những CCDC sử dụng thường xuyên cho quá trình hoạt động của Công ty như hoạt động SXKD và hoạt động QLDN mà không bao gồm cả bao bì luân chuyển và đồ dùng cho thuê. CCDC được xếp vào loại hàng tồn kho nên được quản lý và hạch toán giống như đối với NVL cả về tổ chức chứng từ, phương pháp hạch toán và trình tự ghi sổ. Kế toán CCDC chỉ khác kế toán NVL ở những điểm sau: Tài khoản sử dụng: TK 153 “Công cụ dụng cụ”. Kết cấu của TK này cũng giống với kết cấu của TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Khi xuất dùng CCDC: - Theo phương pháp phân bổ một lần giống với xuất dùng NVL. - Trong trường hợp xuất dùng CCDC theo phương pháp phân bổ 50%, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 242: 50% giá thực tế của CCDC Nợ TK 627, 642: 50% giá thực tế của CCDC Có TK 153: giá thực tế của CCDC - Theo phương pháp phân bổ nhiều lần: Nợ TK 242 Có TK 153 2.3.6. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp 2.3.6.1. Đặc điểm kế toán thanh toán với nhà cung cấp Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của Công ty phát sinh trong quá trình cung ứng các yếu tố đầu vào cho quá trình SXKD như cung ứng vật tư, TSCĐ hoặc các dịch vụ khác khi sự vận động của yếu tố đầu vào và tiền tệ không cùng một thời điểm. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp phải chi tiết khoản phải thu, phải trả theo từng người bán và phải tổng hợp tình hình thanh toán với người bán theo tính chất nợ phải thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo kế toán. 2.3.6.2. Nội dung kế toán thanh toán với nhà cung cấp Tổ chức chứng từ: Các chứng từ được sử dụng trong kế toán thanh toán với nhà cung cấp của Công ty bao gồm: - Hợp đồng mua hàng, hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT do nhà cung cấp phát hành: đây chính là căn cứ để xác định công nợ, phương thức thanh toán với nhà cung cấp. - Chứng từ tiếp nhận hàng hóa dịch vụ. - Chứng từ thanh toán: phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của ngân hàng… Tài khoản sử dụng: Để hạch toán thanh toán với nhà cung cấp, Công ty sử dụng TK 331 “Phải trả người bán”. Kết cấu của TK như sau: Bên Nợ: Số nợ đã trả người bán đã trả Số nợ được giảm do người bán chấp nhận giảm giá, chiết khấu hoặc trả lại hàng mua Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng Bên Có: Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng Trị giá hàng nhận của người bán khi có tiền ứng trước Số dư bên Có: Số tiền phải trả người cung cấp Số dư bên Nợ: Số tiền phải thu nhà cung cấp TK 331 được chi tiết cho từng nhà cung cấp. Các TK liên quan: TK 111, TK 112, TK 211, TK 152… Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp: Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của Công ty chủ yếu phát sinh trong những trường hợp sau: Ứng trước tiền cho nhà cung cấp để mua hàng: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Mua vật tư, TSCĐ nhập kho hoặc không nhập kho sử dụng ngay ở các bộ phận: Nợ TK 152, 153, 211, 621, 627, 642, 241 Nợ TK 133 Có TK 331 Trả nợ cho nhà cung cấp: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Được chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại hoặc trả lại hàng đã mua trừ vào số tiền nợ: Nợ TK 331 Có TK 152, 153, 211 Có TK 133 Nhà cung cấp trả lại số tiền thừa: Nợ TK 111, 112 Có TK 331 2.3.6.3. Quy trình ghi sổ Chứng từ thanh toán Sơ đồ 22: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với nhà cung cấp: Nhập dữ liệu vào máy Sổ cái các TK liên quan Sổ cái TK 331 Sổ nhật ký chung Sổ T.hợp thanh toán với NCC Sổ chi tiết TK liên quan Sổ chi tiết TK 331 2.3.7. Kế toán thanh toán tiền lương 2.3.7.1. Đặc điểm kế toán thanh toán tiền lương Tại Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc, mọi vấn đề về lao động đều được quản lý bởi Phòng tổng hợp, tại đây các cán bộ chịu trách nhiệm về quản lý cán bộ, quản lý lao động, tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo, sắp xếp lao động một cách hợp lý. Hiện nay, có 631 CBCNV làm việc trong Công ty, trong đó gần 100 CBCNV làm công tác quản lý, hành chính và kinh doanh; trên 200 thợ lành nghề bậc cao và gần 100 kỹ sư, còn lại là lao động phổ thông. Hình thức tiền lương của Công ty là hình thức tiền lương theo thời gian kết hợp với hình thức tiền lương theo sản phẩm. Các quy định về trả lương trả thưởng của công ty hiện nay được áp dụng theo Quy chế trả lưong, trả thưởng ban hành theô quyết định số 32/ QĐ-HĐQT. Theo đó: quỹ lương trả trực tiếp cho người lao động chiếm ít nhất 78% tổng quỹ lương, quỹ khen thưởng từ quỹ lưong bằng 10% tổng quỹ lương, quỹ khuyến khích người có chuyên môn tay nghề là 2% quỹ lương, quỹ dự phòng cho năm sau tối đa không quá 10% quỹ lương. Kế toán thanh toán tiền lương có nhiệm vụ phối hợp với Phòng Tổng hợp trong việc xây dựng các quy chế về lao động – tiền lương; tính toán và phản ánh chính xác thời gian và kết quả lao động, tình hình chi trả lương và các khoản thu nhập khác trong Công ty. 2.3.7.2. Nội dung kế toán thanh toán tiền lương Tổ chức chứng từ: - Bảng chấm công : có phân loại A, B, C cho từng ngưòi, nhật ký của phân xưởng có xác nhận của ban quản lý phân xưởng hàng ngày. - Bảng nghiệm thu khối lưọng làm ra trong tháng: phản ánh sản lưọng hoàn thành của đơn vị đã được nghiệm thu, là cơ sở để tính ra số tiền lương của phân xưởng được hưởng. - Bảng chia lương: cho từng người trong đơn vị cộng thêm các phụ cấp. Bảng lương bao gồm tất cả các khoản người lao động được hưởng như: lương khoán của phân xưởng được chia hết cho từng người; lương phép năm; lương ngày nghỉ theo chế độ; các khoản phụ cấp, nghỉ chờ việc. - Bảng phân bổ tiền lương và trích các quỹ: Trên cơ sở tiền lương phải trả cho CBCNV từng đơn vị, kế toán thanh toán tiền lương tiến hành phân bổ tiền lương và trích lập các quỹ. Sơ đồ 23: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ tiền lương: Kế toán phân xưởng: Lập bảng chấm công P.T.hợp: Ra Biên bản nghiệm thu, tính quỹ lương Kế toán p.x: Lập Bảng chia lương Giám đốc; P.T.hợp: Ký duyệt Chi lương KT. Tiền lương: Lập bảng phân bổ tiền lương, ghi sổ, bảo quản Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 334 “Phải trả người lao động” để hạch toán thanh toán tiền lương. Kết cấu của TK này như sau: Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả hoặc ứng trước cho người lao động. - Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động. Bên Có: Các khoản tiền lương, thưởng, BHXH… phải trả người LĐ. Số dư bên Có: khoản tiền lương, thưởng còn phải trả người LĐ. Số dư bên Nợ: số tiền đã trả quá số phải trả người lao động. Các TK liên quan: TK 622, TK 627, TK 642… Hạch toán thanh toán với người lao động: Căn cứ vào chứng từ, kế toán phân loại tiền lương, lập bảng phân bổ tiền lương tiền thưởng vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 622, 6271, 642, 241, 335 Có TK 334 Các khoản trích theo lương trừ vào thu nhập của người lao động: Nợ TK334 Có TK 3382, 3383, 3384 Nếu khấu trừ tiền lương vào tạm ứng của người lao động: Nợ 334 Có TK 141 Khi thanh toán lương cho các đơn vị: Nợ TK 334 Có TK 111 2.3.7.3. Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 24: Quy trình ghi sổ kế toán thanh toán tiền lương: Bảng chia lương Bảng phân bổ tiền lưong và trích các quỹ Nhập dữ liệu vào máy Sổ cái các TK liên quan Sổ cái TK 334, 335 Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ chi tiết TK 334, 335 2.3.8. Kế toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn 2.3.8.1. Đặc điểm kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ Công ty trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành về các khoản trích theo lương của Bộ Tài chính. Mức trích cụ thể như sau: - Quỹ BHXH: được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương của Công ty. Công ty phải nộp 15% trên tổng quỹ lương và tính vào chi phí SXKD, 5% còn lại do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ vào thu nhập của họ). - Quỹ BHYT: Công ty thực hiện trích quỹ BHYT bằng 3% tổng quỹ lương, trong đó Công ty chịu 2% tính vào chi phí SXKD và người lao động chịu 1% trừ vào thu nhập. - Kinh phí công đoàn: được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động và doanh nghiệp phải chịu toàn bộ tính vào chi phí SXKD. 2.3.8.2. Nội dung kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ Tổ chức chứng từ: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Bảng phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ Các chứng từ khác: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH… Tài khoản sử dụng: TK 3382 “Kinh phí công đoàn”: - Bên Nợ: Chi tiêu KPCĐ tại Công ty hoặc nộp cho cấp trên. - Bên Có: Trích KPCĐ - Số dư bên Có: KPCĐ chưa nộp, chưa chi - Số dư bên Nợ: KPCĐ vượt chi TK 3383 “ Bảo hiểm xã hội”: - Bên Nợ: BHXH phải trả người LĐ hoặc nộp cho cơ quan quản lý quỹ - Bên Có: Trích BHXH - Số dư bên Có: BHXH chưa nộp - Số dư bên Nợ: BHXH chưa được cấp bù TK 3384 “Bảo hiểm y tế”: - Bên Nợ: Nộp BHYT - Bên Có: Trích BHYT - Số dư bên Có: BHYT chưa nộp Các TK liên quan: TK 622, TK 627, TK642, TK334… Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ: Khi trích lập các quỹ, kế toán ghi: Nợ TK 622, 6271, 6421 Có TK 3382, 3383, 3384 Phản ánh phần trợ cấp BHXH trả cho người lao động: Nợ TK 3383 Có TK 334 Phản ánh chi tiêu KPCĐ tai đơn vị: Nợ TK 3382 Có TK 111, 112 Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ: Nợ TK 3382, 3383, 3384 Có TK 111, 112 Trường hợp vượt chi BHXH được cấp bù: Nợ TK 111, 112 Có TK 3383 2.3.8.3. Quy trình ghi sổ: Sau khi trích lập các quỹ, kế toán nhập dữ liệu vào máy, phần mềm tự động ghi sổ kế toán, trình tự giống như đối với tiền lương và xuất ra sổ kế toán tương ứng. 2.3.9. Kế toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ Trong phần hành kế toán này chỉ đề cập đến sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ theo hợp đồng với khách hàng, còn sửa chữa TSCĐ thuộc quyền sở hữu và sử dụng của Công ty được xếp vào phần hành kế toán TSCĐ. 2.3.9.1. Đặc điểm kế toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ Dịch vụ sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ theo hợp đồng với khách hàng là hoạt động SXKD chính của Công ty. Việc hạch toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ trong Công ty cũng giống như việc hạch toán chi phí SXKD và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất thông thường. Chi phí sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ trong Công ty được phân loại như sau: -Chi phí NVL trực tiếp: bao gồm giá trị NVL được xuất dung trực tiếp cho việc sửa chữa TSCĐ. - Chi phí nhân công trực tiếp: là những khoản thù lao phải trả cho công nhân trực tiếp thực hiện dịch vụ và các khoản trích theo lương. - Chi phí sản xuất chung: là những chi phí cần thiết còn lại phát sinh trong phạm vi các phân xưởng để thực hiện dịch vụ ngoài chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. 2.3.9.2. Nội dung kế toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ Kế toán chi phí NVL trực tiếp: Tổ chức chứng từ: - Phiếu xuất kho - Bảng kê phiếu xuất - Bảng phân bổ vật tư Sau khi các chứng từ NVL được kế toán các phân xưởng gửi về Phòng Tài chính - kế toán của Công ty, kế toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ nhập dữ liệu vào máy, phần mềm kế toán tự động hạch toán vào TK chi phí NVL trực tiếp. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán chi phí NVL trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”. Kết cấu: Bên Nợ: Tập hợp chi phí NVL dùng trực tiếp cho thực hiện dịch vụ. Bên Có: - Giá trị NVL dùng không hết. - Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp TK 621 cuối kỳ không có số dư. Hạch toán chi phí NVL trực tiếp: Xuất kho NVL dùng trực tiếp cho việc thực hiện dịch vụ sửa chữa TSCĐ: Nợ TK 621 Có TK 152 Mua vật tư dùng ngay cho thực hiện dịch vụ: Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Giá trị vật tư dùng không hết nhập lại kho: Nợ TK 152 Có TK 621 Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tính giá thành: Nợ TK 154 Có TK 621 Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 25: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí NVL: Chứng từ xuất NVL Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 621 Sổ Tổng hợp chi tiết TK 621 Sổ chi tiết TK liên quan Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 621 Sổ cái các TK liên quan Kế toán chi phí nhân công trực tiếp: Tổ chức chứng từ: - Bảng thanh toán lương - Bảng phân bổ tiền lương và trích các quỹ Hàng tháng, kế toán các phân xưởng tập hợp chứng từ tiền lương trong tháng về Phòng Tài chính - kế toán của Công ty, sau khi kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và trích các quỹ, kế toán sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ nhập dữ liệu hạch toán vào TK chi phí nhân công trực tiếp. Tài khoản sử dụng: TK 622 “Chi phí nhân công trực tiếp”: Bên Nợ: Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thực hiện dịch vụ. Bên Có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp. TK 621 cuối kỳ không có số dư. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Tính ra số tiền phải trả cho công nhân trực tiếp thực hiện dịch vụ trong kỳ: Nợ TK 622 Có TK 334 Các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp thực hiện dịch vụ tính vào chi phí: Nợ TK 622 Có TK 3382, 3383, 3384 Cuối kỳ kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp: Nợ TK 154 Có TK 622 Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 26: Trình tự ghi sổ tổng hợp kế toán chi phí nhân công trực tiếp: Chứng từ tiền lương Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 622 Sổ tổng hợp chi tiết TK 622 Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 622 Sổ cái các TK liên quan Kế toán chi phí sản xuất chung: Tổ chức chứng từ: - Bảng chia lương - Bảng phân bổ tiền lương và trích các quỹ - Bảng phân bổ khấu hao - Phiếu chi - Giấy báo nợ - Hoá đơn mua dịch vụ - ….. Khi nhận được chứng từ liên quan tuỳ theo từng phần hành kế toán nhập dữ liệu sau đố tổng hợp trên TK Chi phí SXC. Tài khoản sử dụng: TK 627 “Chi phí sản xuất chung”: Bên Nợ: Tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung - Kết chuyển chi phí sản xuất chung TK 627 cuối kỳ không có số dư. Hạch toán chi phí sản xuất chung: Tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên phân xưởng: Nợ TK 627 Có TK 334, 338 Các chi phí dùng cho phân xưởng: Nợ TK 627 Có TK 152, 153, 214… Các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ phân xưởng: Nợ TK 627 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung: Nợ TK 111, 112, 152,… Có TK 627 Cuối kỳ kết chuyển chi phí sản xuất chung: Nợ TK 154 Có TK 267 Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 27: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí SXC: Chứng từ liên quan Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 627 Sổ tổng hợp chi tiết TK 627 Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 627 Sổ cái các TK liên quan Kế toán tổng hợp chi phí SXKD và xác định giá thành DV hoàn thành: Tài khoản sử dụng: TK 154 “Chi phí SXKD dở dang”: Bên Nợ: Tổng hợp các chi phí thực hiện dịch vụ trong kỳ Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí - Tổng giá thành thực tế của dịch vụ hoàn thành Số dư bên Nợ: chi phí thực tế của dịch vụ dở dang chưa hoàn thành Hạch toán tổng hợp chi phí SXKD: Sau khi phân bổ chi phí cho các đối tượng tính giá thành, kế toán kết chuyển chi phí cho từng đối tượng: Nợ TK 154: chi tiết cho từng đối tượng Có TK 621 Có TK 622 Có TK 627 Các khoản ghi giảm chi phí: Nợ TK 152, 1381, … Có TK 154 Quy trình ghi sổ: Sau khi tổng hợp, và kết chuyển chi phí cho từng đối tượng, kế toán nhập dữ liệu, phần mềm kế toán tự động lên sổ kế toán như sau: Sơ đồ 28: Trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp chi phí SXKD Kết chuyển chi phí cho từng dịch vụ Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 154 Sổ tổng hợp chi tiết TK 154 Sổ chi tiết TK liên quan Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 154 Sổ cái TK liên quan Tính giá thành dịch vụ hoàn thành: Cuối mỗi quý, Công ty tiến hành tính giá thành các dịch vụ sửa chữa hoàn thành trong kỳ và hạch toán vào chi phí giá vốn. Công ty sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán” để tập hợp chi phí giá vốn dịch vụ hoàn thành: Nợ TK 632 Có TK 154 2.3.10. Kế toán doanh thu 2.3.10.1. Đặc điểm kế toán doanh thu Trong Công ty, kế toán doanh thu thực hiện hạch toán doanh thu, xác định kết quả kinh doanh và lợi nhuận trong kỳ, đồng thời hạch toán phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ của Công ty. 2.3.10.2. Nội dung kế toán doanh thu Kế toán doanh thu: Tổ chức chứng từ: - Hồ sơ thanh quyết toán dịch vụ,: Do ban nghiệm thu lập, hồ sơ này khi được bên A (khách hàng) xác nhận nghiệm thu sẽ là cơ sở ghi nhận doanh thu. - Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành: Được lập khi đã hoàn thành dịch vụ sửa chữa theo hợp đồng và bàn giao TSCĐ cho bên A, Biên bản này phải có xác nhận của bên A. - Hoá đơn bán hàng và hóa đơn GTGT: Khi dịch vụ hoàn thành được bên A xác nhận nghiệm thu, kế toán xuất hoá đơn. Sơ đồ 29:Quy trình lập luân chuyển chứng từ doanh thu: Ban nghiệm thu dịch vụ hoàn thành Hồ sơ nghiệm thu Biên bản bàn giao TSCĐ với bên A Hoá đơn bán hàng và hóa đơn GTGT Kế toán ghi sổ, kẹp chứng từ. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán doanh thu, kế toán sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Bên Nợ: Kết chuyển doanh thu thuần vào TK xác định kết quả KD Bên Có: Doanh thu cung cấp dịch vụ trong kỳ TK 511 cuối kỳ không có số dư. Hạch toán doanh thu: Khi sửa chữa hoàn thành được bên A nghiệm thu, kế toán xuất hoá đơn, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK 112, 131 Có TK 511 Có TK 3331 Căn cứ giá thành thực dịch vụ hoàn thành bàn giao ghi: Nợ TK 632 Có TK 154 Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 30: Quy trình ghi sổ kế toán doanh thu Chứng từ tiêu thụ Nhập dữ liệu vào máy Sổ chi tiết TK 632, 511 Sổ tổng hợp chi tiết TK 632, 511 Sổ chi tiết các TK liên quan Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 632, 511 Sổ cái các TK liên quan Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản sử dụng: TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”: Bên Nợ: - Tập hợp giá vốn, chi phí QLDN, chi phí tài chính, chi phí khác. - Kết chuyển lãi. Bên Có: - Tập hợp doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính, thu nhập khác. - Kết chuyển lỗ. TK 911 cuối kỳ không có số dư. TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”: Bên Nợ: - Số lỗ về hoạt động của Công ty - Trích lập các quỹ - Chia lợi nhuận cho các bên tham gia góp vốn Bên Có: - Số lãi về hoạt động của Công ty - Xử lý các khoản lỗ Số dư bên Nợ: Số lỗ chưa xử lý Số dư bên Có: Số lợi nhuận chưa phân phối Hạch toán xác định lợi nhuận: Kết chuyển doanh thu thuần, doanh thu tài chính, thu nhập khác vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 511, 515, 711 Có TK 911 Kết chuyển giá vốn, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính, chi phí khác vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 Có TK 632, 642, 635, 811 Nếu lãi kết quả kinh doanh có lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 Nếu kết quả kinh doanh lỗ: Nợ TK 421 Có TK 911 Hạch toán phân phối lợi nhuận: Tài khoản sử dụng: Hạch toán phân phối lợi nhuận trong Công ty chỉ dùng các TK sau: - TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp - TK 431: Quỹ khen thưởng phúc lợi - TK 821: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - … Sau khi thực hiện nghĩa vụ nộp thuế TNDN với nhà nước, kế toán thực hiện phân phối lợi nhuận như sau: Chia lãi cho các thành viên góp vốn: Nợ TK 421 Có TK 112 Trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi: Nợ TK 421 Có TK 431 2.3.11. Kế toán thuế 2.3.11.1. Đặc điểm kế toán thuế Các yếu tố đầu vào và đầu ra của hoạt động SXKD trong Công ty chỉ chịu thuế GTGT, không bao gồm các đối tượng thuộc diện chịu thuế TTĐB và thuế Xuất khẩu, thuế Nhập khẩu. Kế toán thuế trong Công ty chỉ bao gồm kế toán thuế GTGT, thuế nhà đất, thuế TNDN và thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao. 2.3.11.2. Kế toán thuế GTGT Công ty thực hiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGT đầu vào: Tổ chức chứng từ: - Hóa đơn GTGT do bên bán phát hành. - Bảng kê khai thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào. - … Tài khoản sử dụng: TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: Bên Nợ:Ghi nhận số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Bên Có: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ - Số thuế GTGT đầu vào đã hoàn lại Số dư bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ hoặc được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn lại. Hạch toán thuế GTGT đầu vào: Mua vật tư, TSCĐ nhập kho hoặc dùng ngay cho các hoạt động: Nợ TK 152, 153, 211, 621, 627, 642 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Trả lại hàng cho người bán hoặc được hưởng chiết khấu thương mại, giảm giá: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152, 153, … Có TK 133 Thuế GTGT đầu ra: Tổ chức chứng từ: - Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT của hàng bán - Bảng kê khai thuế GTGT của hàng bán ra - … Tài khoản sử dụng: TK3331 “Thuế GTGT phải nộp”: Bên Nợ: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ - Số thuế GTGT đã nộp ngân sách Bên Có: Số thuế GTGT đầu ra phải nộp Số dư bên Có: Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ Số dư bên Nợ:Số thuế GTGT nộp thừa Hạch toán thuế GTGT đầu ra: Khi xác định doanh thu của hoạt động cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính hoặc hoạt động khác: Nợ TK 112, 131 Có TK 511, 515, 711 Có TK 3331 Quyết toán thuế GTGT: Số thuế GTGT được khấu trừ: Nợ TK 3331 Có TK 133 Khi nộp thuế GTGT vào Ngân sách: Nợ TK 3331 Có TK 112 2.3.11.3. Kế toán thuế nhà đất Tài khoản sử dụng: TK 3337 “Thuế nhà đất, tiền thuê đất” Hạch toán thuế nhà đất: Số thuế nhà đất phải nôp: Nợ TK 2131 Nợ TK 6425 Có TK 3337 Khi nộp thuế nhà đất: Nợ TK 3337 Có TK 112 2.3.11.4. Kế toán thuế TNDN Thuế thu nhập doanh nghiệp được xác định như sau: TN chịu thuế trong kỳ= Tổng thu nhập – Chi phí hợp lý, hợp lệ Thuế TNDN= Thu nhập chịu thuế * Thuế suất Tài khoản sử dụng: TK 3334 “Thuế TNDN”. Hạch toán thuế TNDN: Xác định số thuế TNDN tạm nộp hàng quý: Nợ TK 8211 Có TK 3334 Cuối năm, nếu số thuế phải nộp lớn hơn số tạm nộp thì Công ty phải nộp bổ sung (ghi như trên), nếu thuế phải nộp nhỏ hơn số tạm nộp thì số thừa được chuyển cho năm sau (ghi ngược lại). Khi nộp thuế cho Nhà nước: Nợ TK 3334 Có TK 112 2.3.11.5. Kế toán thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao Công ty là người thu hộ thuế cho Nhà nước đối với những CBCNV làm việc trong Công ty theo quy định. Tài khoản sử dụng: TK 3335 “Thuế thu nhập cá nhân”. Hạch toán: Phản ánh số thuế TNCN thu hộ Nhà nước: Nợ TK 334 Có TK 335 Chương 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ SỬA CHỮA NHIỆT ĐIỆN MIỀN BẮC 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tại Công ty 3.1.1. Những ưu điểm đạt được Là một công ty cổ phần chuyên kinh doanh trong lĩnh vực đặc thù là dịch vụ sửa chữa nhiệt điện, Công ty đã áp dụng, tuân thủ các chế độ, chuẩn mực kế toán do Nhà nước ban hành cho các doanh nghiệp nói chung một cách đầy đủ, đúng đắn và linh hoạt để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, phản ánh đầy đủ và trung thực nhất tình hình tài chính của Công ty. Cụ thể như sau: Về tổ chức công tác kế toán: Công ty đã tổ chức hệ thống kế toán theo hình thức tập trung, rất phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ chứng từ gốc ban đầu đều được thu thập tại các phòng ban và tập trung xử lý tại phòng Tài chính - kế toán của Công ty. Các phòng ban có bố trí cán bộ thống kê- kế toán phụ trách thu thập và báo cáo thanh quyết toán hàng tháng, quý vừa đảm bảo được hạch toán kinh tế nội bộ vừa kiểm soát được các công việc của cấp dưới. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán được bố trí một cách khoa học. Việc phân công đảm nhiệm các phần hành kế toán khá hợp lý. Công việc được phân công rõ ràng và chi tiết cho từng nhân viên kế toán. Mỗi nhân viên đảm nhận một phần hành riêng, tránh kiêm nhiệm để hạn chế sai sót, gian lận và tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Để phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty là quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối nhiều nên Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký chung nhưng có cải tiến và được thực hiện trên hệ thống máy vi tính nối mạng trong toàn Công ty. Công việc hạch toán được tiến hành tự động qua hệ thống máy tính, đảm bảo nhanh chóng, chính xác. Việc đối chiếu được thực hiện thông qua cơ sở nối mạng, Công ty ứng dụng chương trình kế toán FASTACCOUNTING 2006 trên máy vi tính cho phép Công ty thiết kế được một hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp và chi tiết khá đầy đủ và hợp lý. Các nhân viên trong Phòng Tài chính – kế toán đều làm việc trên máy vi tính để giảm khối lượng công việc, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Về hệ thống chứng từ: Hiện nay hệ thống chứng từ của công ty khá đầy đủ, bao gồm các mẫu bắt buộc và hướng dẫn, đảm bảo phản ánh và ghi chép được tất cả các nghiệp vụ tài chính phát sinh của công ty, làm căn cứ để vào sổ kế toán. Quy trình lập và luân chuyển và kiểm tra chứng từ được thiết kế khoa học đảm bảo tính có thật, trung thực, hợp lý và hợp pháp của các nghiệp vụ. Về hệ thống tài khoản sử dụng: Về cơ bản công ty sử dụng hầu hết các TK được quy định trong chế độ ban hành. Ngoài ra, mỗi TK còn được mở chi tiết cho từng đối tượng, và mỗi đối tượng lại được chi tiết trong từng trường hợp cụ thể giúp cho việc hạch toán được dễ dàng hơn và thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý. Về hệ thống sổ sách: Hệ thống sổ sách được thiết kế đúng chuẩn mực, chế độ kế toán và đầy đủ, đảm bảo tất cả các nghiệp vụ khi đã phát sinh đều được hạch toán đúng và ghi chép đúng vào các sổ chi tiết và tổng hợp. Về báo cáo tài chính: Công ty tuân thủ đúng các quy định của nhà nước về trách nhiệm lập BCTC, về quy trình lập BCTC, về hình thức BCTC, về các nội dung trên BCTC, và thời gian lập cũng như nộp BCTC. Công tác tính giá đảm bảo tính chính xác và nhất quán. Ngoài ra, các nhân viên Phòng Tài chính – kế toán của Công ty rất nhiệt tình trong công việc, có năng lực, trình độ chuyên môn và tác phong làm việc thận trọng phù hợp với yêu cầu công việc. 3.1.2. Những nhược điểm còn tồn tại Về cơ bản, công tác kế toán của Công ty được tổ chức khoa học, hợp lý, theo đúng quy định của Bộ Tài chính và khá phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác kế toán tại Công ty vẫn còn tồn tại một vài hạn chế như sau: Thứ nhất, về phần mềm kế toán áp dụng: Đây không phải là phần mềm thiết kế chuyên biệt cho Công ty. Do vậy các mẫu biểu được thiết kế theo đúng chuẩn chung, nên kế toán chỉ có thể theo dõi chi tiết theo những tiêu thức đã được mặc định và khó có thể theo dõi riêng theo yêu cầu của Công ty. Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Fastaccounting 2006 của công ty cổ phần phát triển phần mềm Fast. Nhưng hiện phần mềm này đã có phiên bản 2008 được nâng cấp và có nhiều tiện ích đối với người sử dụng hơn. Thứ hai, về tổ chức công tác kế toán: Hình thức kế toán tập trung mặc dù có những điểm phù hợp với doanh nghiệp tuy nhiên nó cũng bộc lộ một số nhược điểm sau: Phòng kế toán công ty hầu như chỉ quản lý về mặt giấy tờ, sổ sách do các phân xưởng báo cáo về. Điều này một mặt giúp giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên phòng kế toán nhưng nó cũng làm giảm tính kịp thời và chính xác của thông tin kế toán trong một số trường hợp. Ví dụ như: đối với NVL, khi nhập, xuất kho kế toán chỉ dựa vào chứng từ ở kho gửi về để hạch toán mà không hề có các cuộc giám sát, kiểm kê NVL tồn kho, đánh giá lại NVL… do đó việc phản ánh giá trị NVL sẽ không đúng đắn khi có gian lận, mất mát xảy ra. Bên cạnh đó, tiến độ công việc của phòng kế toán công ty cũng chịu sự ảnh hưởng không nhỏ từ hình thức kế toán này. Trong trường hợp kế toán các phân xưởng chậm nộp báo cáo theo hạn định sẽ kéo theo các báo cáo của công ty cũng bị chậm lại, ảnh hưởng không chỉ đến việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước mà còn làm suy giảm một chức năng quan trọng của kế toán là tham mưu cho cấp quản lý, khi các thông tin tài chính bị chậm cũng có nghĩa là mọi quyết định của nhà quản lý có thể là không chính xác hoặc chậm trễ làm lỡ mất các cơ hội kinh doanh, đây là điều tối kỵ đối với một doanh nhgiệp cổ phần hoá trong bối cảnh nền kinh tế thị trường. Thứ ba, về tính giá thành: Hiện công ty đánh giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cho cả kỳ. Trong điều kiện áp dụng kế toán máy thì hình thức này là phù hợp và tương đối đơn giản. Tuy nhiên phương pháp này chưa đáp ứng được yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán. Nhà quản lý chưa nắm được giá trị NVL xuất kho và tồn kho tại mọi thời điểm. Trong kỳ kế toán chỉ theo dõi NVL xuất kho về mặt số lượng. Chỉ đến cuối tháng, sau khi tiến hành chạy đơn giá xuất kho, lúc đó thông tin về giá trị NVL xuất kho và tồn kho mới được xác định, do đó chưa đáp ứng yêu cầu sử dụng và quản lý NVL. Công ty không có nguyên tăc nhất quán trong đánh giá giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang chưa hoàn thành mà tùy từng đối tượng lại có phương pháp đánh giá khác nhau theo kinh nghiệm của kế toán tại các phân xưởng. Việc đánh giá tuy linh động và có thể phù hợp đặc điểm của từng đối tượng nhưng lại không đảm bảo nguyên tắc nhất quán và gây khó khăn cho công tác hạch toán kế toán. Thứ tư, về tài khoản sử dụng: Các giao dịch thanh toán của Công ty với các đối tác chủ yếu là qua ngân hàng, nhưng Công ty lại không sử dụng TK 113 “Tiền đang chuyển” để hạch toán tiền đang chuyển mà thường lưu chứng từ để chờ nhận được giấy báo của ngân hàng thì mới ghi sổ kế toán. Đây là một khâu lỏng lẻo trong quản lý tiền của Công ty vì nó không phản ánh đúng bản chất của sự biến động về vốn bằng tiền. 3.2. Những nguyên nhân và một vài ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc. 3.2.1. Những nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác kế toán của Công ty Về nguyên nhân khách quan: Những hạn chế được đề cập trên đây trước hết xuất phát từ chính đặc thù của nghành nghề lĩnh vực kinh doanh của công ty. Bên cạnh ngành nghề kinh doanh chính là dịch vụ sửa chữa thiết bị cho các nhà máy điện, Công ty còn kinh doanh nhiều lĩnh vực khác như dịch vụ vận tải, xây lắp công trình nguồn lưới điện, tư vấn đầu tư dự án xây dựng nhà máy điện… Với ngành nghề kinh doanh phong phú, đa dạng như vậy cùng với việc các hoạt động của Công ty không diễn ra ở một địa bàn cố định nên rất khó khăn trong công tác tổ chức kế toán để vừa có thể bao quát được toàn bộ hoạt động của các phân xưởng, công trường vừa phản ánh kịp thời các thông tin tài chính. Đôi khi để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối cho các thông tin kế toán sẽ gây ra sự chậm trễ trong việc cung cấp thông tin, còn nếu muốn đảm bảo tính kịp thời của thông tin thì phòng kế toán phải chấp nhận một mức sai lệch nào đó trong thông tin đưa ra. Do vây, trong một chừng mực nào đó chỉ có thể đảm bảo được cả yêu cầu này ở mức tương đối. Hơn nữa, việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công việc kế toán giúp giảm bớt khối lượng công việc, đẩy nhanh tiến độ công việc và đảm bảo độ chính xác cao. Tuy nhiên, việc xảy ra các lỗi hệ thống là hoàn toàn có thể xảy ra và kế toán không thể can thiệp được ảnh hưởng đến tính liên tục, kịp thời của công tác kế toán. Về nguyên nhân chủ quan: Kế toán chưa nhận thức một cách đầy đủ nhất vai trò của thông tin kế toán trong bối cảnh nền kinh tế thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, đặc biệt là khi mà công ty vừa mới thành lập. Do vậy, có một số điểm trong công tác kế toán của công ty vẫn chưa đảm bảo được yêu cầu chính xác và kịp thời của thông tin kế toán như đã nêu ở phần nhược điểm trên. Thêm vào đó, sự quản lý của Phòng Tài chính - kế toán trong Công ty đối với các hoạt động của các kế toán phân xưởng, công trường về mặt chuyên môn nghiệp vụ chưa thật sự đem lại hiệu quả, cộng thêm năng lực chuyên môn của các nhân viên kế toán, thống kê ở các đội có lúc có nơi còn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc dẫn đến những chậm trễ và sai sót không đáng có ảnh hưởng đến tiến độ công tác kế toán toàn công ty. 3.2.2. Một vài ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Thứ nhất, cần nâng cấp phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán công ty hiện sử dụng tuy có nhiều ưu điểm vượt trội nhưng chưa cho phép kế toán theo dõi những tiêu thức riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, việc này vẫn được các kế toán thực hiện thủ công ngoài phần mềm. Công ty nên nâng cấp phần mềm kế toán đang sử dụng sao cho đảm bảo được không chỉ những yêu cầu về mặt sổ sách của nhà nước mà còn đáp ứng nhu cầu theo dõi và quản lý riêng của Công ty. Thứ hai, bổ sung thêm TK 113 “Tiền đang chuyển” để phản ánh đúng bản chất của tình hình vốn bằng tiền trong điều kiện Công ty thường xuyên giao dịch qua ngân hàng và để giảm thiểu rủi ro từ phía ngân hàng như: thất lạc giấy báo của ngân hàng… Thứ ba, thay đổi phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho. Tuy việc tính giá xuất NVL theo phương pháp bình quân gia quyền rất đơn giản và nhanh gọn nhưng do những hạn chế nêu trên, trong điều kiện kế toán trên máy vi tính, Công ty nên tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập để đảm bảo chính xác, kịp thời. Sau mỗi lần nhập vật tư kế toán xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và đơn giá bình quân, căn cứ vào đơn giá bình quân và số lần xuất giữa hai lần nhập kế tiếp để tính đơn giá xuất theo công thức sau: Đơn giá BQ sau mỗi = Trị giá thực tế vật tư tồn kho sau mỗi lần nhập lần nhập Số lượng vật tư tồn kho sau mỗi lần nhập Với phương pháp này kế toán có thể theo dõi được giá trị vật tư xuất và tồn kho tại mọi thời điểm trong kỳ, đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán. Tuy phương pháp này có phức tạp hơn về mặt tính toán, nhưng việc sử dụng phần mềm kế toán hoàn toàn có thể khắc phục được nhược điểm này. Thứ tư, nâng cao chất lượng nguồn nhân lức kế toán: Để giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực xảy ra xuất phát từ chính đặc điểm của ngành nghề lĩnh vực kinh doanh mang tính cố hữu khó khắc phục, Công ty nên có sự quan tâm đúng mức đến công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ kế toán, đặc biệt là đối với công tác kế toán thống kê ở các phòng ban, phân xưởng, công trường. Nâng cao sự quản lý về mặt chuyên môn nghiệp vụ của Phòng Tài chính - kế toán của Công ty đối với kế toán phân xưởng, công trường. Nâng cao hiểu biết của kế toán về tầm quan trọng của thông tin kế toán đối với sự tồn tại và phát triển của Công ty. KẾT LUẬN Có thể nói rằng, hạch toán kế toán là một trong những công cụ vô cùng quan trọng để quản lý kinh tế. Ở các doanh nghiệp, kế toán được sử dụng như một công cụ có hiệu lực nhất để phản ánh khách quan và giám sát có hiệu quả trong quá trình SXKD của doanh nghiệp, giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh để từ đó đưa ra các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng đắn nhằm phát triển mọi hoạt động SXKD trong doanh nghiệp. Qua thời gian kiến tập tại Công ty CP dịch vụ sửa chữa nhiệt điện miền Bắc, em đã nhận thức được vai trò to lớn của công tác hạch toán kế toán đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp nói riêng và đối với toàn bộ nền kinh tế nói chung. Hiện nay nước ta đang trong quá trình chuyển đổi kinh tế mạnh mẽ sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Công tác quản lý kinh tế đang đứng trước yêu cầu về nội dung quản lý có tính chất mới mẻ và đa dạng. Là một công cụ thu thập xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế cho nhiều đối tượng khác nhau bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp nên công tác kế toán cũng trải qua những cải biến sâu sắc, phù hợp với thực trạng nền kinh tế. Hoàn thiện bộ máy kế toán là một đòi hỏi bức thiết, đặc biệt trong xu thế hội nhập ngày nay, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vô cùng đa dạng và phức tạp, đòi hỏi công tác kế toán phải có những biến đổi phù hợp, đảm bảo quản lý chặt chẽ và hiệu quả các quá trình kinh doanh, kịp thời cung cấp và phân tích các thông tin tài chính một cách đầy đủ, chính xác. MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 01: Sơ đồ quy trình kinh doanh 3 Sơ đồ 02: Sơ đồ tổ chức quản lý 3 Sơ đồ 03: Sơ đồ tổ chức nhân sự Phòng Tài chính- kế toán 3 Sơ đồ 04: Quy trình hạch toán trên máy vi tính 3 Sơ đồ 05: Quy trình luân chuyển phiếu thu 3 Sơ đồ 06: Quy trình luân chuyển phiếu chi 3 Sơ đồ 07: Trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt 3 Sơ đồ 08: Quy trình luân chuyển giấy báo Có 3 Sơ đồ 09: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm tiền gửi ngân hàng 3 Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán TGNH 3 Sơ đồ 11: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ 3 Sơ đồ 12: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ 3 Sơ đồ 13: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tăng, giảm TSCĐ 3 Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ 3 Sơ đồ 15: Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ 3 Sơ đồ 16: Sơ đồ minh hoạ hạch toán hao mòn TSCĐ 3 Sơ đồ 17: Trình tự ghi sổ kế toán hao mòn TSCĐ 3 Sơ đồ 18: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho 3 Sơ đồ 19: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho 3 Sơ đồ 20: Trình tự hạch toán chi tiết NVL 3 Sơ đồ 21: Trình tự ghi sổ kế toán NVL 3 Sơ đồ 22: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với nhà cung cấp 3 Sơ đồ 23: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ tiền lương 3 Sơ đồ 24: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán tiền lương 3 Sơ đồ 25: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí NVL trực tiếp 3 Sơ đồ 26: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí nhân công trực tiếp 4 Sơ đồ 27: Trình tự ghi sổ kế toán chi phí SXC 4 Sơ đồ 28:Trình tự ghi sổ kế toán tổng hợp chi phí SXKD 4 Sơ đồ 29: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ doanh thu 4 Sơ đồ 30: Trình tự ghi sổ kế toán doanh thu 4 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 01: Bảng cân đối kế toán năm 2008 4 Bảng 02: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh năm 2008 4 Bảng 03: Tình hình tổng hợp TSCĐ hữu hình quý 4/2008 4 Bảng 04: Sổ cái TK 211 quý 4/2008 4 Bảng05: Bảng tính và phân bổ khấu hao tháng 12 năm 2008 4 Bảng 06: Sổ cái TK 214 Quý 4/2008 4