Chuyên đề Công tác chi trả lương và hạch toán tiền lương Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO

chuyên viên, kỹ sư, kỹ thuật viên, phụ trách các vấn đề về kỹ thuật sản xuất và lắp đặt tổng đài, cung cấp cho mạng lưới thông tin liên lạc trên toàn quốc. - Công nhân máy tính, công nhân khai thác tin nhắn, công nhân lái xe có nhiệm vụ thực hiện các dịch vụ phục vụ khách hàng. - Giao dịch viên có nhiệm vụ bán các thiết bị viễn thông chăm sóc khách hàng. - Nhân viên tiếp thị. - Nhân viên văn thư đánh máy. - Nhân viên kế toán, thủ quỹ, sơ cấp. - Nhân viên lao động tạp vụ. 2.1.2. Các hình thức trả lương hiện nay ở công ty Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO trực thuộc Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Quỹ tiền lương của Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO được xác định căn cứ vào các yếu tố: mức độ thực hiện doanh thu trong tháng, đơn giá tiền lương, có xét đến chất lượng phục vụ của các hệ thống thông tin mà công ty quản lý. Công thức xác định quỹ tiền lương của công ty CP Công nghệ Viễn thông VITECO: Quỹ lương thực hiện năm = Đơn giá tiền lương x Doanh thu thực hiện VD: Năm 2003, đơn giá tiền lương của công ty là: 340.000đ/1000đ doanh thu. Doanh thu thực hiện trong năm là 115 tỷ Ta tính quỹ lương tối đa trong năm của công ty sẽ là: 115 tỷ x 340.000/1.000 = 39,1 tỷ đồng quỹ lương tối đa trong năm của công ty sẽ là: 39,1 tỷ đồng. 2.1.3. Thực trạng phân phối tiền lương tại công ty trong 3 năm gần đây Để phân tích tình hình phân phối tiền lương tại công ty ta có thể xem xét các số liệu sau: Biểu 1: Quỹ lương kế hoạch trong các năm 2005, 2006 và 2007 Năm Doanh thu kế hoạch (tỷ đồng) Quỹ lương kế hoạch (tỷ đồng) Đơn giá tiền lương KH (/1000đ doanh thu) Mức lương TB kế hoạch (đồng) 2005 142 6,177 43,50 1.100.000 2006 165 6,435 39,00 1.200.000 2007 210 7,125 33,93 1.250.000 Biểu 2: Quỹ lương thực hiện trong các năm 2005, 2006 và 2007 Năm Doanh thu thực hiện (tỷ đồng) Quỹ lương thực hiện (tỷ đồng) Đơn giá tiền lương thực hiện (/1000đ doanh thu) Mức lương TB thực hiện (đồng) 2005 136,5 5,957 43,61 1.060.000 2006 186,3 6,508 34,93 1.220.000 2007 258 7.453 28.88 1.307.000 Biểu 3: Tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch trong các năm2005, 2006 và 2007 Năm Doanh thu thực hiện so với kế hoạch (%) Quỹ lương thực hiện so với kế hoạch (%) Đơn giá thực hiện so với kế hoạch (%) Mức lương TB thực hiện so với kế hoạch (%) 2005 96.2 96,44 100,25 96,36 2006 116,4 101,1 89,56 101,6 2007 122,8 104,6 85,1 104,56 Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO, quỹ lương thực hiện bao gồm 2 thành phần: phần lương chính sách và phần lương khoán. * Phần lương chính sách gồm: - Lương cấp bậc thực tế của CB-CNV - Các loại phụ cấp khác. * Phần lương khoán: Là quỹ lương thực hiện sau khi đã trừ phần lương chính sách. Phần lương khoán được trả cho các bộ phận theo các chỉ tiêu khoán. Phần lương khoán dựa vào các chỉ tiêu khoán sau: tổng hệ số chức danh của tổ, đội; mức độ hoàn thành kế hoạch; chất lượng công tác. Do đặc thù SXKD và hạch toán của Công ty Cổ phần công nghệ viễn thông VITECO, nhằm đảm bảo mức thu nhập tương đối ổn định cho công nhân viên, hàng tháng, kế toán lương căn cứ vào chất lượng công tác của các đơn vị phân bổ quỹ lương cho các đơn vị từ tổng quỹ lương tháng tạm tính của công ty. = x 2.2. NỘI DUNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG VITECO 2.2.1. Nội dung hạch toán tiền lương * Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng tài khoản 334 "Phải trả công nhân viên": Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc thu nhập của họ. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: - Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân viên. - Tiền lương, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên. - Kết chuyển tiền lương công nhân, viên chức chưa lĩnh. Bên Có: - Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên chức. Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức. Dư Có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả công nhân viên chức * Trình tự hạch toán: Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả để tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, "Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội" sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động. Thông thường, tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động được chia làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng còn kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ và thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ. * Phương pháp hạch toán: - Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (bao gồm tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực, chức vụ, đắt đỏ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng trong sản xuất…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 627 (6271 - Chi tiết phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng. Nợ TK 641 (6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ, dịch vụ. Nợ TK 642 (6421): Phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp. Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả. - Khi tính ra TL nghỉ phép thực tế phải trả CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 622 (hoặc TK 335) Nợ TK 641, 642, 627 Có TK 334 - Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương): Việc thanh toán thù lao(tiền công, tiền lương) cho người lao động được khái quát bằng sơ đồ đối ứng tài khoản chủ yếu sau: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ THANH TOÁN VỚI CÔNG NHÂN VIÊN TK 3383, 3384, 333, 183,141 TK 134 TK 622, 627, 641, 642 TK 111, 112 Khấu trừ các khoản vào TL của CNV Tiền lương phải trả CNV Chi trả TL, thưởng, BHXH, các khoản khác của CNV TK 335 TL nghỉ phép thực tế phải trả CNV Trích trước TL nghỉ phép của CNSX TK 3383 TK 4311, 4312 Tiền thưởng thi đua, trợ cấp khó khăn phải trả CNV TK 3388 BHXH phải trả CNV TL của người đi vắng chưa về Chi trả TL cho người đi vắng 2.2.2. Hạch toán tiền lương chính sách Vào ngày đầu tiên của tháng, các đơn vị trong Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO hoàn thành bảng chấm công của tháng trước, tập hợp các chứng từ hưởng lương BHXH và gửi tới bộ phận kế toán tiền lương để kiểm tra, đối chiếu. Trên cơ sở các chứng từ lao động tiền lương, kế toán sẽ tính toán lương chính sách cho các đơn vị theo các quy định và nguyên tắc như sau: - Căn cứ vào hệ số lương cấp bậc đã được duyệt tính Lương cấp bậc = * . Đối tượng đang trong thời gian thử việc hoặc tập sự được trả bằng 80% mức lương nghề hoặc công việc được thoả thuận trong hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động. - Tính các loại phụ cấp: + Phụ cấp chức vụ lãnh đạo: tính cho các chức vụ Giám đốc, Phó giám đốc công ty, Trưởng phó phòng ban chức năng. + Phụ cấp lưu động: tính theo mức 3 hệ số 0,2 của mức lương tối thiểu 340.000đ là 68.000đ/tháng. Nếu làm việc trên 4 giờ thì được tính cả ngày. Nếu làm việc từ 2 giờ đến 4 giờ được tính nửa ngày, dưới 2 giờ không được tính phụ cấp. Những ngày nghỉ việc như: nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ ốm đau, điều trị, điều dưỡng... đều không được hưởng phụ cấp lưu động. + Phụ cấp trách nhiệm: Cách tính trả phụ cấp: Mức phụ cấp 1 tháng = x + Phụ cấp làm đêm: tính theo công thức: Phụ cấp = x x 30% (hoặc 40%) Trong đó mức 30% áp dụng chung đối với những công việc không thường xuyên làm việc về ban đêm, mức 40% áp dụng đối với những công việc thường xuyên làm việc về theo ca (chế độ làm 3 ca). + Các chế độ phụ cấp khác như phụ cấp độc hại, phụ cấp thâm niên ngành thực hiện theo mức quy định của ngành bưu điện. Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO áp dụng chương trình tính lương trên máy vi tính. Kế toán lương cập nhật số liệu, những thay đổi về bậc lương, hệ số phụ cấp, những biến động về nhân sự của các đơn vị (nếu có)... và in ra Bảng tổng hợp thanh toán lương chính sách. Sau đây là cách hạch toán lương chính sách tại một bộ phận cụ thể trong Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO: Nhìn vào bảng thanh toán lương chính sách ta có thế thấy được cách tính lương chính sách cụ thể cho 1 cá nhân như sau: Ví dụ: Nguyễn Văn A: chức danh: Phó phòng Kế hoạch - Vật tư Lương cập bậc = 3,40 x 340.000/22 x 25 = 1.313.600đ Phụ cấp chức vụ lãnh đạo = 2 x 340.000 = 680.000đ Tổng lương chính sách = 1.313.600 + 680.000 = 1.993.6000đ C.ty CP Công nghệ Viễn thông VITECO Phòng Kế toán Tài chính SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 3341101 (TRÍCH) (LƯƠNG CẤP BẬC) Tháng 6/2007 Trang thứ: 1 Đơn vị tính: đồng Số chứng từ Ngày Nội dung TK đối ứng Mã số đối ứng Số tiền PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ: 2.159.357, 127 30.6 Huệ KHKD thanh toán lương c/b 1111 11.737.400 128 30.6 Thuỷ TKCN thanh toán lg c.bậc 1111 2.687.040 129 31.6 Tuấn O&M1 thanh toán lg. cbậc 1111 36.398.714 130 31.6 Mai VTC2 thanh toán lg. cbậc 1111 14.844.514 .............................. .............. 31.6 P.bổ lương quý II vào Z SX 6271111 49.520.800 31.6 P.bổ lương quý II vào Z SX 1542111 367.200.000 Phát sinh tháng: 152.104.349 416.720.800 Luỹ kế từ đầu năm: 922.854.401 911.997.375 Số dư cuối kỳ: 13.016.383 Ngày .....tháng....... năm ........ Người lập biểu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) 2.2.3. Hạch toán tiền lương khoán Quỹ lương khoán của Công ty cũng như các đơn vị được tính như sau: S Quỹ lương khoán của Cty = S Quỹ lương tháng - S Quỹ lương chính sách Căn cứ để phân bổ lương khoán cho các đơn vị gồm: nội quy lương khoán, S Hệ số lương khoán theo chức danh của CBCNV trong đơn vị, hệ số chất lượng (chất lượng loại I : hệ số 1,2. Chất lượng loại II: hệ số 1,1. Chất lượng loại III: hệ số 1,0). = x Căn cứ vào nội quy lương khoán, hệ số phân phối lương khoán theo chức danh, hệ số chất lượng, Công ty sẽ tính ra tiền lương khoán trong tháng. Ví dụ tại Trung tâm nghiên cứu sản xuất và bảo dưỡng thiết bị tin học 2 (VTC2) Sau khi các đơn vị thanh toán tiền lương khoán, kế toán công ty ghi sổ chi tiết tài khoản 3341103(lương khoán) như sau: C.ty CP Công nghệ Viễn thông VITECO Phòng Kế toán Tài chính SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 3341101 (TRÍCH) (LƯƠNG CẤP BẬC) Tháng 6/2007 Trang thứ: 1 Đơn vị tính: đồng Số chứng từ Ngày Nội dung TK đối ứng Mã số đối ứng Số tiền PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ: 42.689.111, 90 5/6 Thuỷ KTCN ứng lương T6 kỳ I 1111 2.400.000, 91 5/6 Mai VTC2 ứng lương T6 kỳ I 1111 8.100.000 92 5/6 Huệ KHKD ứng lương T6 kỳ I 1111 12.000.000, .............. 216 15/6 Tuấn O&M1 ứng lương T6 - kỳ II 1111 17.400.000, 217 15/6 Dũng CTTA lương T6 – II 1111 17.600.000 218 15/6 Thuỷ KTCN ứng lương T6 II 1111 1.600.000 ............... 327 30/6 Huệ KHKD lương khoán 6/07 1111 15.488.056, 328 30/6 Thuỷ KTCN lương khoán 6/07 1111 4.519.304, 329 31/6 Tuấn thanh toán lương khoán 1111 38.681.438, 330 31/6 Nhi thanh toán lương khoán 1111 137.224.552, ............................................ ................... 31/6 Pbổ lương quý II vào Z SX 6271113 159.998.920, 31/6 Pbổ lương quý II vào Z SX 1542113 992.622.680, Phát sinh tháng: 422.566.971 1.152.621.600 Luỹ kế từ đầu năm: 2.141.258.442 2.147.317.224 Số dư cuối kỳ: 36.630.329 Ngày ..... tháng ......năm .......... Người lập biểu (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 3341101 và 3341103, kế toán Công ty vào sổ cái tài khoản 334 để tính số phát sinh và số dư cuối kỳ: 2.2.4. Hạch toán BHXH phải trả cho người lao động và các khoản tiền thưởng, trợ cấp cho người lao động: Để thanh toán BHXH phải trả cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khẩu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán tiền lương và BHXH cho người lao động. Trường hợp người lao động bị ốm đau khi nghỉ thì được hưởng 70% lương chính sách. Để thanh toán các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khẩu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán tiền lương và BHXH cho người lao động. Tài khoản hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ là TK 338:”Phải trả và phải nộp khác: Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO, tiền thưởng cho công nhân viên được tính qua hệ số lương khoán. Nếu trong tháng nhân viên nào đạt thành tích tốt trong sản xuất kinh doanh sẽ được đơn vị đề nghị Hội đồng lương khoán Công ty thưởng hệ số. Có 2 mức thưởng là 0,05 và 0,1. Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A là kỹ sư máy tính, được hưởng hệ số lương khoán là 2,45. Do lao động tốt, anh A sẽ được đề nghị thưởng mức 0,1, tức anh sẽ hưởng hệ số 2,55. Ngoài tiền thưởng, trong một số trường hợp công nhân viên trong công ty còn được hưởng một khoản trợ cấp. Đó là trường hợp nữ CBCNV được ký hợp đồng lao động diện từ 1 đến 3 năm trở lên sinh con đúng kế hoạch thì ngoài tiền lương BHXH còn được trợ cấp một khoản tiền tương đương 40% hệ số chức danh đang hưởng bằng tiền lương khoán. Ví dụ: Chị B là công nhân máy tính có hệ số chức danh là 2,70. Giả sử tiền lương khoán là 918.000 đồng/ tháng áp dụng cho chức danh này. Như vậy tính ra số tiền trợ cấp trong 1 tháng nghỉ đẻ của chị B sẽ là: 918.000đ x 40% = 367,200đ. Nếu chị B nghỉ đẻ trong 4 tháng thì sẽ được trợ cấp 1 khoản là: 4 x 367,200 = 1468,800đ. Hàng quý kế toán công ty theo dõi các khoản tiền thưởng, tiền trợ cấp cho CBCNV trong công ty rồi tập hợp để ghi sổ. 2.3. HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Nội dung hạch toán: Để thanh toán các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trên bảng tính lương cần ghi rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự. Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán tiền lương và BHXH cho người lao động. Tài khoản hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ là TK 338: ”Phải trả và phải nộp khác": Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, doanh thu nhận trước của khách hàng …Kết cầu của TK này như sau: Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. - Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn. - Xử lý giá trị tài sản thừa. - Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ. Bên Có: - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định. - Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ. - Các khoản đã trả, đã nộp hay thu hộ. - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý. - Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp hoàn lại. Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán. Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý. Việc hạch toán các khoản trích theo lương được thể hiện bằng sơ đồ đối ứng tài khoán sau: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ TK 111, 112 TK 3382, 3384 TK 622,627,641,642 Khấu trừ các khoản vào TL của CNV Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính chi phí SXKD theo quy định Chi tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào TL của người lao động TK 334 TK 334 Chi trả BHXH cho người LĐ của CNV BHXH phải trả cho CNV BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên: Theo quy định, sau khi đóng BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại. 2.3.1. Trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ Công ty Cổ phần công nghệ viễn thông VITECO tiến hành trích lập các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng chế độ hiện hành của nhà nước và quy định của ngành bưu điện. Quỹ BHXH: hàng tháng trích 20% tổng quỹ lương cấp bậc của công nhân viên trong công ty, trong đó, công ty trích 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% trừ vào tiền lương của công nhân viên. Quỹ BHYT: trích 3% tổng quỹ lương cấp bậc của công nhân viên, trong đó, 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% trừ vào lương của công nhân viên. Để thuận tiện, Công ty trích một lần vào tháng đầu tiên của năm, căn cứ theo lương cấp bậc của tháng đó. Số tiền trích được nhân với 12 tháng. Quỹ kinh phí công đoàn: trích 2% tổng quỹ lương cấp bậc theo quy định của Nhà nước. Ngoài ra, theo thỏa ước lao động tập thể được Đại hội công nhân viên chức Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO thông qua, để có thêm kinh phí cho hoạt động công đoàn tại cơ sở, tất cả CBCNV thuộc Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO sẽ tự nguyện đóng góp công đoàn phí hàng tháng bằng 1% thu nhập. 2.3.2. Các tài khoản sử dụng để hạch toán các khoản trích theo lương S TT SỐ HIỆU TK TÊN TK GHI CHÚ 1 1542121 Chi phí bảo hiểm xã hội Hạch toán các khoản trích theo lương cho các đơn vị SX 2 1542122 Chi phí bảo hiểm y tế 3 1542123 Chi phí kinh phí công đoàn 7 3382 Kinh phí công đoàn 8 3383 Bảo hiểm xã hội 9 3384 Bảo hiểm y tế 10 6271121 Chi phí bảo hiểm xã hội Hạch toán các khoản trích theo lương bộ phận phòng ban 11 6271122 Chi phí bảo hiểm y tế 12 6271123 Chi phí kinh phí công đoàn 2.3.3. Hạch toán các khoản trích theo lương BẢNG PHÂN BỔ LƯƠNG VÀ BHXH QUÝ II CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG VITECO (TRÍCH PHẦN PHÂN BỔ BHXH, BHYT, KPCĐ) Stt Đối tượng sd (ghi nợ TK) Có TK 338 (3382 ¸ 3384) "Phải trả phải nộp khác" TK 3383 (BHXH) TK 3384 (BHYT) TK 3382 (KPCĐ) Cộng Có TK 338 1 TK 627 - CPSXC - TK 6271121 (BHXH) 7.428.120, 7.428.120, - TK 6271122 (BHYT) 990.416, 990.416, - TK 6271123 (KPCĐ) 990.416, 990.416, 2 TK 154 - CPSXKD DD - TK 1542121(BHXH) 55.080.000, 55.080.000, - TK 1542122 (BHYT) 7.344.000, 7.344.000, - TK 1542123 (KPCĐ) 7.344.000, 7.344.000, 3 - TK 3341103 (lg. khoán) 20.836.040 4.167.208, 16.152.000, 41.152.248, Cộng 83.344.160, 12.501.624, 24.486.416, 120.332.200, Ngày....... tháng .......năm 2007 Người lập bảng (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) C.ty CP Công nghệ Viễn thông VITECO Phòng Kế toán Tài chính SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 3383(TRÍCH) (BẢO HIỂM XÃ HỘI) Tháng 6/2007 Trang thứ: 1 Đơn vị tính: đồng Số chứng từ Ngày Nội dung TK đối ứng Mã số đối ứng Số tiền PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ: 42.002.151, 117 30.6 KHKD nộp BHXH 6/2007 3341103 586.872, 118 30.6 KTCN nộp BHXH 3341103 134.352, 119 31.6 O&M1 nộp BHXH 3341103 1.819.936, 120 31.6 CTTA108 nộp BHXH 3341103 2.379.804, 31.6 Trích BHXH O&M1 1542121 15.379.421, 31.6 Trích BHXH KTCN 6271121 1.179.168, ....................... ................... 31.6 Thanh toán BHXH Nhắn tin 1111 701.298, 31.6 Thanh toán BHXH KHKD 1111 157.214, ................... ................... 31.6 Nộp cho BHXH thành phố 112 83.344.160, Phát sinh tháng: 91.123.221 83.344.160 Luỹ kế từ đầu năm: 151.561.009 147.632.782 Số dư cuối kỳ: 45.930.378 Ngày ........ tháng ....... năm 2007 Người lập biểu (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) C.ty CP Công nghệ Viễn thông VITECO Phòng Kế toán Tài chính SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 3384 (TRÍCH) (BẢO HIỂM Y TẾ) Tháng 6/2007 Trang thứ: 1 Đơn vị tính: đồng Số chứng từ Ngày Nội dung TK đối ứng Mã số đối ứng Số tiền PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ: 537.481, 117 30.6 KHKD nộp BHYT 6/2007 3341103 117.374, 118 30.6 KTCN nộp BHYT 6/2007 3341103 26.870, 119 31.6 O&M1 nộp BHYT 6/2007 3341103 363.987, 120 31.6 CTTA nộp BHYT 6/2007 3341103 475.960, 31.6 Trích BHYT O&M1 1542122 727.974, 31.6 Trích BHYT KTCN 6271122 53.741, ....................... ................. 31.6 Nộp cho BHYT thành phố 112 12.501.624 Phát sinh tháng: 12.501.624 12.533.301 Số dư cuối kỳ: 569.158 Ngày ...... tháng ...... năm 2007 Người lập biểu (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) C.ty CP Công nghệ Viễn thông VITECO Phòng Kế toán Tài chính SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 3382 (TRÍCH) (BẢO HIỂM Y TẾ) Tháng 6/2007 Trang thứ: 1 Đơn vị tính: đồng Số chứng từ Ngày Nội dung TK đối ứng Mã số đối ứng Số tiền PS Nợ PS Có Số dư đầu kỳ: 6.584.818, 117 30.6 KHKD nộp KPCĐ 6/2007 3341103 118 30.6 KTCN nộp BKPCĐ 6/2007 3341103 119 31.6 O&M1 nộp KPCĐ 6/2007 3341103 120 31.6 CTTA nộp KPCĐ 6/2007 3341103 31.6 Trích KPCĐ O&M1 1542123 727.974, 31.6 Trích KPCĐ KTCN 6271123 53.741, ....................... ............ 31.6 Chi tổ chức giải bóng đá cho CBCNV 1111 2.000.000, 31.6 Nộp KPCĐ cho Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO 336 5.367.652, Phát sinh tháng: 7.367.652 8946.087 Số dư cuối kỳ: Ngày ......... tháng ...... năm 2007 Người lập biểu (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) 2.4. HẠCH TOÁN LƯƠNG CHÍNH SÁCH VÀ LƯƠNG KHOÁN 2.4.1. Tính ra tiền lương phải trả CNV Bước 1: Trình duyệt quỹ lương tháng tạm tính: Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên gồm: Tiền lương, tiền công, phụ cấp khu vực, chức vụ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng trong sản xuất... và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ. Vào ngày đầu của tháng, căn cứ vào mức độ thực hiện kế hoạch doanh thu của tháng trước đó (số liệu lấy từ báo cáo tháng của Phòng Kế hoạch Kinh doanh) và chất lượng phục vụ của các hệ thống thông tin liên lạc, chất lượng hoạt động chăm sóc khách hàng (theo báo cáo của Phòng Tổ chức Hành chính), Kế toán thanh toán (kiêm kế toán lương) của Công ty trình Giám đốc Công ty và kế toán trưởng duyệt quỹ lương tháng sẽ trả cho CBCNV trong công ty. Quỹ lương được xác định cho các đơn vị như sau: = x Ví dụ: Ngày 1/6/2007 kế toán tiền lương của Công ty trình Giám đốc và Kế toán trưởng duyệt quỹ lương tháng 6/2007 để thanh toán cho công nhân viên. TỜ TRÌNH V/v: thanh toán lương tháng 6/2007 cho công nhân viên Kính trình: ÔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG VITECO - Căn cứ mức độ hoàn thành kế hoạch doanh thu tháng 5/2007 của Công ty là 15,29 tỷ đồng, đạt 102,5% so với kế hoạch doanh thu trung bình; - Trong tháng tình hình thông tin liên lạc của các dịch vụ được đảm bảo, không có sai sót; Kính trình Ông Giám đốc về quỹ lương thực hiện tháng 6/2007 như sau: Quỹ TL thực hiện = 150 CBCNV x 2.200.000đ/người = 330.000.000 đồng. (Ba tăm ba mươi triệu đồng) Trong đó: = 23 người x 2.200.000 đ = 50.600.000 đ = 127 người x 2.200.000 đ = 279.400.000 đ Trưởng phòng KHKD (Ký tên) Trưởng phòng KTCN (Ký tên) Trưởng phòng KTTC (Ký tên) GIÁM ĐỐC CÔNG TY DUYỆT: Bước 2: Ghi sổ Sau khi Giám đốc Công ty ký duyệt, kế toán lương sử dụng tờ trình trên như một chứng từ gốc và lập chứng từ ghi sổ, theo dõi tiền lương chính sách và lương khoán trả cho các đơn vị trong công ty theo định khoản: Nợ TK 627 : 50.600.000 Nợ TK 154: 279.400.000 Có TK 334: 330.000.000 Đơn vị: Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO Phòng Kế toán Tài chính BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ: Thanh toán lương Từ ngày 01 đến ngày 01/6/2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK Số Ngày 627 154 ... .............. 11 1/6 Tính ra lương T6 trả khối chức năng 50.600.000 50.600.000 Tính ra lương T6 trả bộ phận SX 279.400.000 279.400.000 .............. 2.4.2. Tạm ứng lương Bước 1: Trình đề nghị tạm ứng lương: Ngày 05 hàng tháng, kế toán lương trình Giám đốc duyệt tạm ứng cho công nhân viên. Căn cứ vào chứng từ "Đề nghị cho tạm ứng lương kỳ I" đã được Giám đốc ký, kế toán thanh toán viết phiếu chi tiền mặt, chuyển cho thủ quỹ xuất tiền. Kế toán lương của các đơn vị phòng ban và đơn vị sản xuất trực thuộc nhận tiền và phát đến từng CBCNV trong đơn vị. Ví dụ: Ngày 05/6/2007, kế toán lương trình Giám đốc Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO "Đề nghị cho tạm ứng lương kỳ I - tháng 6/2007". TỜ TRÌNH V/v: đề nghị tạm ứng lương tháng 6/2007 kỳ I STT TÊN ĐƠN VỊ SỐ CBCNV TIỀN ỨNG (Đ) GHI CHÚ 1 Ban lãnh đạo 05 1.500.000 2 Phòng Tổ chức Hành chính 12 3.600.000 3 Phòng Kế toán Tài chính 07 2.100.000 4 Phòng Kế hoạch Kinh doanh 06 1.800.000 5 Phòng Kỹ thuật công nghệ 08 2.400.000 6 Trung tâm VTC2 40 21.600.000 7 Trung tâm O&M1 35 26.400.000 8 Trung tâm CTTA 37 12.000.000 Cộng: 150 104.700.000 Bằng chữ: Một trăm linh bốn triệu bảy trăm ngàn đồng Người lập biểu (Ký tên) Trưởng phòng KT-TC (Ký tên) GIÁM ĐỐC CÔNG TY DUYỆT: Bước 2: Chi tiền mặt tạm ứng lương Sau khi ký duyệt, Giám đốc Công ty chuyển chứng từ lại cho Phòng Kế toán Tài chính của Công ty để kế toán thanh toán viết phiếu chi tiền mặt. Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO, chứng từ Phiếu chi tiền mặt được tổ chức in sẵn theo mẫu dùng trong nội bộ công ty. Sau đây là ví dụ Phiếu chi tiền mặt chi ứng lương kỳ I cho Phòng Kỹ thuật công nghệ. Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do -Hạnh phúc PHIẾU CHI TIỀN MẶT Số: 90 Họ và tên người nhận tiền: Trần Thị Thuỷ Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật công nghệ Số tiền: 2.400.000 Bằng chữ: Hai triệu bốn trăm ngàn đồng Lý do chi: ứng lương tháng 6/2007 kỳ I Kèm theo ........... chứng từ gốc. Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền 3341103 2.400.000, Cộng: 2.400.000, Ngày 15 tháng 6 năm 2007 Kế toán trưởng Giám đốc Người lập phiếu (ký tên) (ký tên) (ký tên) Đã nhận đủ số tiền: hai triệu bốn trăm ngàn đồng. Thuỷ quỹ (Ký tên) Người nhận (Ký tên) Ngày 15 hàng tháng, để thực hiện tạm ứng kỳ II cho công nhân viên, các bước công việc được lặp lại như đã trình bày. Bước 3: Ghi sổ: Chứng từ của hai kỳ tạm ứng (chi tiền mặt) được thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ. Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO sổ quỹ được ghi hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu chi tiền mặt phát sinh. Sau đây là ví dụ sổ quỹ ghi trong các ngày phát sinh nghiệp vụ tạm ứng tiền lương của Công ty. SỔ QUỸ (Trích) Ngày 05 tháng 6 năm 2007 Số dư cuối ngày hôm trước: 312.489.478 đ Chứng từ Diễn giải TK Số tiền Ghi chú Thu Chi Thu Chi ................................................... 90 Thuỷ KTCN ứng lương T6 kỳ I 3341103 2.400.000 91 Mai Trung tâm VTC2 ứng lương T6 kỳ I 3341103 14.400.000 92 Huệ KHKD ứng lương T6 kỳ I 3341103 12.000.000 ................................................ Cộng: xxxxxxxxx Số dư cuối ngày: 211.654.987 đ Kèm theo: Phiếu thu: từ số X đến số Y Phiếu chi : từ số A đến số B Kế toán (Ký tên) Thủ quỹ (Ký tên) SỔ QUỸ (Trích) Ngày 15 tháng 6 năm 2007 Số dư cuối ngày hôm trước: 147.258.369 đ Chứng từ Diễn giải TK Số tiền Ghi chú Thu Chi Thu Chi ................................................... 215 Thuỷ KTCN ứng lương T6 kỳ II 3341103 1.600.000 216 Tuấn O&M1 ứng lương T6-kỳ II 3341103 17.400.000 217 Dũng CTTA ứng lương T6 Kỳ II 3341103 17.600.000 ....................................................... Cộng: xxxxxxxxx Số dư cuối ngày: 12.321.852 đ Kèm theo: Phiếu thu: từ số X đến số Y Phiếu chi : từ số A đến số B Kế toán (Ký tên) Thủ quỹ (Ký tên) Tất cả các chứng từ thu tiền mặt trong ngày ghi lần lượt theo thứ tự, sau đó đến các chứng từ chi tiền mặt, cũng được ghi lần lượt theo số thứ tự phiếu chi. Cột "Tài khoản" ghi số hiệu của tài khoản đối ứng. Số tiền (quy mô nghiệp vụ kinh tế phát sinh) được ghi vào cột thích hợp (thu hoặc chi). Cuối trang sổ ghi tổng số tiền nghiệp vụ thu và chi tiền mặt. Số dư cuối ngày sẽ bằng số dư cuối ngày hôm trước cộng với số thu ngày đó trừ đi số chi trong ngày. Chứng từ chi tiền mặt tiếp tục được sử dụng để ghi sổ kế toán chi tiết (tài khoản 3341103 - Phải trả CNV - lương khoán) và lập bảng kê chứng từ ghi sổ để vào Sổ cái. Sau đây là trích mẫu chứng từ ghi sổ của công ty. Đơn vị: Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO Phòng Kế toán Tài chính BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 7 Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 05 đến ngày 05/6/2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK Số Ngày ... 3341 ... 90 5/6 Thuỷ KTCN ứng lương 2.400.000 2.400.000 91 5/6 Mai trung tâm VTC2 ứng lương 14.400.000 14.400.000 92 5/6 Huệ KHKD ứng lương 12.000.000 12.000.000 ..... Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngày.... tháng .... năm 2007 Người lập biểu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Đơn vị: Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO Phòng Kế toán Tài chính BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 15 Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 15 đến ngày 15/6/2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK Số Ngày ... 3341 ... 215 15/6 Thuỷ KTCN ứng lương kỳ II 1.600.000 1.600.000 216 15/6 Tuấn O&M1 ứng lương 21.600.000 21.600.000 217 15/6 Dũng CTTA ứng lương 26.400.000 26.400.000 ..... Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngày.... tháng .... năm 2007 Người lập biểu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Bước 4: Chi tiền mặt quyết toán lương Sau khi trình ký bảng các bảng tổng hợp thanh toán lương chính sách và lương khoán của tháng, kế toán lương tính toán số tiền lương các đơn vị còn được lĩnh trong đợt quyết toán, viết phiếu chi tiền mặt chuyển cho thủ quỹ xuất tiền. Số tiền còn được lĩnh của các đơn vị được xác định như sau: Tiền còn lĩnh = S lương chính sách + S lương khoán - Số đã tạm ứng 2 đợt Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do -Hạnh phúc PHIẾU CHI TIỀN MẶT Số: 127 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Huệ Địa chỉ: Phòng KHKD Số tiền: 28.091.288, Bằng chữ: Hai mươi tám triệu chín mốt ngàn hai trăm tám mươi tám đồng. Lý do chi: Thanh toán lương tháng 6/2007 Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền 3341103 15.488.056, 3341102 865.792, 3341101 11.737.440, Cộng: 28.091.288, Kèm theo ........... chứng từ gốc. Ngày 5 tháng 7 năm 2007 Kế toán trưởng Giám đốc Người lập phiếu (ký tên) (ký tên) (ký tên) Đã nhận đủ số tiền: Hai mươi tám triệu chín mốt ngàn hai trăm tám mươi tám đồng. Thuỷ quỹ (Ký tên) Người nhận (Ký tên) Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do -Hạnh phúc PHIẾU CHI TIỀN MẶT Số: 128 Họ và tên người nhận tiền: Trần Thị Thuỷ Địa chỉ: Phòng Kỹ thuật công nghệ Số tiền: 7.348.470 Bằng chữ: Bảy triệu ba trăm bốn mươi tám ngàn bốn trăm bảy mươi đồng. Lý do chi: Thanh toán lương tháng 6/2007 Tài khoản ghi nợ Tài khoản Số tiền 3341103 4.519.304, 3341102 142.126, 3341101 2.687.040, Cộng: 7.348.470, Kèm theo ........... chứng từ gốc. Ngày 15 tháng 6 năm 2007 Kế toán trưởng Giám đốc Người lập phiếu (ký tên) (ký tên) (ký tên) Đã nhận đủ số tiền: Bảy triệu ba trăm bốn mươi tám ngàn bốn trăm bảy mươi đồng. Thuỷ quỹ (Ký tên) Người nhận (Ký tên) Đơn vị: Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 105 Chứng từ : Chi tiền mặt Từ ngày 30 đến ngày 31/6/2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Tổng số tiền Ghi Nợ các TK Số Ngày ... 3341 ... 20 30/6 KTCN lương cấp bậc T6 2.687.040 2.687.040 21 30/6 KTCN phụ cấp T6/2007 142.126 142.126 22 30/6 KTCN lương khoán T6 4.519.304 4.519.304 ..... Tổng cộng: xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx Ngày.... tháng .... năm 2007 Người lập biểu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Bước 5: Ghi sổ Cũng như đối với nghiệp vụ chi tiền mặt tạm ứng lương, chứng từ thanh toán lương trước hết được thủ quỹ ghi Sổ quỹ. Sau đó được dùng để ghi sổ chi tiết tài khoản 3341101, 3341102, 3341103 và bảng kê chứng từ ghi sổ. Việc phân bổ tiền lương vào giá thành sản xuất tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO được tiến hành một quý một lần. Lương của Ban Lãnh đạo công ty và các phòng ban chức năng được phân bổ vào tài khoản 627 (6271101, 6271102, 6271103), lương của các đơn vị sản xuất được phân bổ vào tài khoản 154 (1542111, 1542112, 1542113). (Công ty không sử dụng tài khoản 622 "Chi phí nhân công trực tiếp" để theo dõi chi phí lương của bộ phận sản xuất mà đưa thẳng vào theo dõi trên tài khoản 154). BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH QUÝ II CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG VITECO (TRÍCH PHẦN PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG) Stt Có TK 334 " Phải trả CNV" Đối tượng sử dụng (ghi nợ TK) TK 3341101 (lương cấp bậc) TK 3341102 (phụ cấp) TK 3341103 (lương khoán) Cộng Có TK 334 1 TK 627 - CPSXC - TK 6271111 (cấp bậc) 49.520.800, 49.520.800, - TK 6271112 (phụ cấp) 4.058.400, 4.058.400, - TK 6271113 (khoán) 159.998.920 159.998.920 2 TK 154 - CPSXKD DD - TK 1542111(cấp bậc) 367.200.000 367.200.000 - TK 1542112 (phụ cấp) 41.799.200 41.799.200 - TK 1542113 (khoán) 992.622.680 992.622.680 Cộng: 416.720.800, 45.857.600, 1.152.621.600, 1.615.200.000, Ngày 31 tháng 6 năm 2007 Người lập biểu (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) 2.5. HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN THU NHẬP KHÁC CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến…). Ngoài ra, các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ trợ cấp cho người lao động có hoàn cảnh khó khăn, sinh đẻ, ốm đau. Khi tính ra tiền thưởng thi đua chi từ quỹ khen thưởng, trợ cấp khó khăn chi từ quỹ phúc lợi phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 4311 (thưởng thi đua) Nợ TK 4312 (trợ cấp khó khăn) Có TK 334 Khi thanh toán tiền thưởng và trợ cấp khó khăn cho công nhân viên kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 334 Có TK 111, 112 PHẦN IIIMỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG VITECO 3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 3.1.1. Ưu điểm - Mức lương mà người lao động thuộc Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO được hưởng như hiện nay có thể đủ để chi tiêu cho những nhu cầu bức thiết của cuộc sống và có một phần chút ít để tích luỹ. Mức lương ở mức khá so với mặt bằng kinh tế chung của xã hội. - Công việc tổ chức tính lương và thanh toán lương được tiến hành đúng theo quy định, đúng kỳ hạn và trả tới từng người lao động. - Mức chi phí tiền lương so với doanh thu cho thấy chi phí về tiền lương chiếm tỉ lệ rất nhỏ trong doanh thu. Tỉ lệ chi phí nhân công như trên rất có lợi cho sản xuất kinh doanh. (Ví dụ số liệu năm 2007: lương 6,508 tỷ đồng so với 166,5 tỷ đồng doanh thu, đạt 4%) - Chi trả lương theo cách trình bày trên đây có ưu điểm là dễ tính, dễ thực hiện. - Công ty đã sử dụng máy vi tính, áp dụng các chương trình kế toán, góp phần tăng tính chính xác và giảm bớt lao động kế toán. - Việc trích lập các quỹ tuân thủ đúng quy định của nhà nước và phần đóng góp của công nhân viên được thông qua Đại hội Công nhân viên chức. - Kế toán lương sử dụng các phần mềm thống kê và tính lương, đảm bảo số liệu chính xác và nhanh chóng. - Hệ thống chứng từ ban đầu được phân loại và bảo quản cẩn thận, sổ sách ghi đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu. 3.1.2. Nhược điểm Tiền lương chi trả cho cán bộ công nhân viên ở mức trung bình khá nhưng thời buổi cơ chế thị trường lạm phát nhiều đồng tiền bị mất giá. Chi tiêu trong gia định tăng lên tính mức lương trung bình như hiện nay hơi thấp. Tiền lương của bộ phận sản xuất không được đưa vào theo dõi trên TK622 "Chi phí nhân công trực tiếp". Tiền lương của bộ phận kinh doanh không được đưa vào theo dõi trên TK 6411 "Chi phí nghiệp vụ bảo hiểm" là không đúng theo thông lệ. Doanh thu mỗ năm một tăng nhưng mức lương trung bình thực hiện so với kế hoạch tăng ở mức thấp thể hiện rõ qua các số liệu ở biểu 1, biểu 2 và biểu 3. Do đó sự lạm phát, mất giá của đồng tiền và mức lương của người lao động bị giảm. Biểu 3 cho ta thấy đơn giá thực hiện so với kế hoạch trong 3 năm thì từ 2005 đến 2007 liên tục giảm mà doanh thu thực hiện thì tăng điều này đã không tạo động lực để cán bộ công nhân viên trong toàn công ty không tìm mọi cách để nâng cao doanh thu vượt kế hoạch ở mức cao. Việc phân bổ chi phí tiền lương vào giá thành được tiến hành 1 quý 1 lần. Làm cho những thông tin chi phí không được cập nhật kịp thời cho nhà quản lý. 3.2. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG VITECO 3.2.1. Tạo nguồn tiền lương Để việc chi trả lương cho người lao động và công tác hạch toán kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO ngày càng hoàn thiện hơn, đảm bảo quyền lợi cho người lao động có được mức tiền lương phù hợp với sức lao động của họ, đồng thời vẫn tính toán một tỷ lệ tiền lương hợp lý so với doanh thu, đảm bảo kinh doanh có lãi, tôi xin có một số kiến nghị sau: Cái khó nhất đối với các doanh nghiệp là vấn đề tạo nguồn tiền lương, tăng thu nhập cho người lao động mà doanh nghiệp vẫn không vi phạm các chế độ chính sách, vẫn bảo toàn vốn và phát triển doanh nghiệp. Như phần trên đã phân tích, quỹ tiền lương tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO được xác định dựa trên cơ sở tổng doanh thu và đơn giá tiền lương. QTL = Tổng doanh thu x đơn giá tiền lương. Trong công thức trên, đơn giá tiền lương là con số xác định nên quỹ tiền lương chỉ còn phụ thuộc chủ yếu vào tổng doanh thu. Đến lượt nó, tổng doanh thu lại phụ thuộc vào sản lượng sản phẩm tiêu thụ trên thị trường và yếu tố giá, trong đó yếu tố giá là do cung cầu trên thị trường quyết định. Yếu tố chủ động của Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO trong việc tạo nguồn quỹ lương là tăng số lượng lắp đặt các loại hình dịch vụ mà Công ty cung cấp. Hay nói cách khác là trên cơ sở tăng cường chất lượng thông tin của các loại hình dịch vụ, mở các chiến dịch tiếp thị đến từng nhà khách hàng, đổi mới phương thức cung cấp dịch vụ, thủ tục thanh toán. Để làm được những điều đó cần phải tăng tỷ trọng công nhân sản xuất chính, từ đó tăng chất lượng thiết bị lắp đặt tạo uy tín với khách hàng, và những dịch vụ này phải được đem tiêu thụ trên thị trường và được thị trường chấp nhận với xu hướng có lợi nhất cho Công ty. Vì vậy, Công ty phải thường xuyên nghiên cứu thị trường, xác định được quy mô, cơ cấu của thị trường đối với loại dịch vụ thiết bị mà công ty sẽ cung cấp, thường xuyên cải tiến cơ cấu sản phẩm, cải tiến mẫu mã thực hiện đa dạng hoá sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu của thị trường. Công ty cần đảm bảo chất lượng thiết bị, luôn luôn tìm các biện pháp để hạ giá thành các thiết bị đầu cuối. Thông qua đó tăng khả năng cạnh tranh của Công ty, mở rộng được thị trường tiêu thụ sản phẩm trên cơ sở biến thị trường tiềm năng thành thị trường mục tiêu của Công ty. Từ đó tăng doanh thu, tăng quỹ tiền lương của Công ty. Đây cũng là nhiệm vụ sống còn của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh. Để tăng khả năng tạo nguồn tiền lương, Công ty còn cần phải áp dụng biện pháp ứng dụng tiến bộ kỹ thuật mới thực hiện đầu tư theo chiều sâu, làm tăng năng suất lao động. Nhiệm vụ của doanh nghiệp là phải nhanh chóng nắm bắt và ứng dụng khoa học kỹ thuật hiện đại vào sản xuất kinh doanh, vì những sản phẩm có hàm lượng khoa học và công nghệ cao sẽ thắng thế trong các cuộc cạnh tranh. Công ty phải tạo được thế mạnh trên thị trường bằng những sản phẩm có năng lực làm thoả mãn người tiêu dùng cao hơn nhưng sản xuất với chi phí thấp hơn các sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh. Để đạt được mục đích đó thì việc ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp bao gồm : sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có, mua sắm trang thiết bị mới, đổi mới quá trình công nghệ sản xuất, đẩy mạnh phong trào phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, liên kết ứng dụng khoa học kỹ thuật trong nước và nước ngoài, tích cực đào tạo, sử dụng đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật, khoa học quản lý, công nhân lành nghề trên cơ sở đảm bảo bồi dưỡng vật , chất thảo đáng cho họ. Nâng cao trình độ quản lý trong đó chú trọng vai trò quản lý kỹ thuật, tăng cường đầu tư vốn, thực hiện các hợp đồng nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật giữa doanh nghiệp và các cơ quan nghiên cứu. Chỉ trên cơ sở đó doanh nghiệp có đủ điều kiện để thắng đối thủ cạnh tranh trên thị trường. 3.2.2. Xây dựng và thực hiện các hình thức trả lương hợp lý Một trong những quyết định về chính sách mà mọi doanh nghiệp đều phải xem xét là xác định phương thức trả lương cho công nhân viên của mình. Nhìn chung, các phương thức có thể nhóm lại thành các loại chính: Phương thức dựa vào đơn vị thời gian, phương thức dựa vào đơn vị sản lượng hay khối lượng hoàn thành và phương thức dựa vào một số hình thức chia thành quả (do tăng năng suất lao động). Dù là phương thức nào cũng phải nhất quán với chính sách tiền lương chung của Công ty và phù hợp với loại công việc phải làm. Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO, sau khi đã khoán doanh thu cho từng đơn vị sản xuất và nhằm mục đích khuyến khích các đơn vị hoàn thành vượt mức kế hoạch ở mức cao nhất, Công ty nên đề ra cách tính quỹ tiền thưởng khuyến khích theo kết quả thực hiện kế hoạch. Hệ số thưởng khuyến khích thực hiện vượt kế hoạch theo phương pháp luỹ tiến sẽ có tác dụng tốt nhất. Chẳng hạn vượt mức kế hoạch từ 1-5% doanh thu thì tỉ lệ quỹ tiền thưởng so với quỹ lương kế hoạch bằng tỉ lệ vượt mức kế hoạch doanh thu; vượt mức kế hoạch từ 5 - 10% doanh thu thì tỉ lệ quỹ tiền thưởng so với quỹ lương kế hoạch bằng 120 % tỉ lệ vượt mức kế hoạch doanh thu... Ngược lại, nếu không hoàn thành kế hoạch doanh thu thì quỹ lương thực hiện cũng sẽ phải nhỏ hơn quỹ lương kế hoạch. Ngoài ra, để phát huy nỗ lực phấn đấu đến từng cá nhân trong Công ty, hàng tháng Hội đồng lương khoán của Công ty nên họp bàn để xét thưởng hệ số lương khoán cho những người xuất sắc của từng bộ phận đề cử lên nhằm động viên kịp thời đối với người lao động giỏi. Ví dụ, một kỹ sư được hưởng hệ số lương khoán là 2,70. Nếu đạt thành tích tốt trong sản xuất kinh doanh Hội đồng có thể xét thưởng mức 0,1 và người kỹ sư đó được hưởng hệ số lương khoán là 2,80 trong tháng đó. Một vấn đề cũng cần xem xét là khoảng cách hệ số lương khoán người làm chính và người làm phụ, giữa kỹ sư và công nhân, giữa công việc đơn giản và công việc phức tạp cần phải xa hơn nữa. Có làm được như vậy mới đảm bảo được tính công bằng trong việc chi trả lương trong Công ty. Mặt khác nó là đòn bẩy kích thích người lao động không ngừng phấn đấu, học hỏi để nâng cao trình độ nghề nghiệp của mình. Công ty cần tổ chức các cuộc thi sát hạch, thi tay nghề để đánh giá đúng trình độ chuyên môn của từng cá nhân, từ đó mới có cơ sở để xác định hệ số lương khoán và kích thích người lao động hăng say học hỏi, nâng cao tay nghề để có chuyên môn vững vàng và đạt được mức hệ số lương càng cao. 3.2.3. Công tác ghi sổ kế toán cần chi tiết và kịp thời hơn nữa Như đã trình bày ở phần trên, việc ghi sổ kế toán theo dõi hạch toán lương tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO rất đơn giản. Để theo dõi tình hình chi phí tiền lương ở các bộ phận được sát thực hơn, Công ty nên mở riêng TK 622 để theo dõi tiền lương cho các bộ phận sản xuất trực tiếp, cụ thể là cho Trung tâm VTV2, Trung tâm O&M1, Trung tâm CTTA chứ không nên đưa thẳng vào tài khoản 154 như hiện nay. Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí về tiền lương, phụ cấp thường xuyên, tiền ăn ca phải trả trực tiếp công nhân sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện lao vụ dịch vụ và các khoản trích theo tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất. TK 622: "Chi phí nhân công trực tiếp" Bên nợ: Chi phí nhân công trực tiếp phát sinh trong kỳ Bên có: Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp trong kỳ Cuối kỳ: Không có số dư TK 334 TK 622 TK 154 Tiền lương phải trả CNTTSX sản phẩm, thực hiện dịch vụ cuối kỳ, kết chuyển chi phí NCTT sang TK 154 TK 3382, 3383, 3384 TK 632 Tính BHXH, BHYT, KPCĐ cho CNSX thực hiện dịch vụ Phần chi phí NCTT vượt trên mức bình thường TK 335 TL nghỉ phép phải trả cho CN Trích trước TL nghỉ phép của CNSX Sơ đồ kế toán chi phí nhân công trực tiếp Hàng tháng kế toán lương nên tiến hành phân bổ chi phí tiền lương vào giá thành chứ không nên để một quý mới phân bổ. 2.2.4. Tổ chức tốt công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO công tác phân tích tình hình sử dụng quỹ lương chưa được chú trọng đúng mức. Theo định kỳ Công ty có tiến hành lập báo cáo thu nhập nhưng báo cáo này chỉ đưa ra một số chỉ tiêu là số lao động, thu nhập bình quân của một người lao động. Các chỉ tiêu này chỉ phản ánh mặt nổi của vấn đề, còn tình hình sử dụng quỹ lương có hiệu quả không, tiền lương đã thực hiện tốt các chức năng là động lực, là mục tiêu phấn đấu của người lao động hay chưa thì không được quan tâm. Công tác phân tích kinh doanh của Công ty chỉ thiên về tình hình sử dụng vốn lưu động và vốn cố định mà chưa chú trọng đến chỉ tiêu lao động tiền lương. Công ty nên lập các báo cáo phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, đưa ra các chỉ tiêu, đánh giá hiệu quả và phân tích các nguyên nhân. Báo cáo này nên lập định kỳ theo quý. 2.2.5. Một số phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động tại Công ty CP công nghệ viễn thông VITECO Ngành Bưu chính viễn thông là ngành đứng trước một giai đoạn mới là giai đoạn hội nhập kinh tế và mở cửa với rất nhiều thuận lợi nhưng cũng không ít khó khăn. Tại Công ty CP công nghệ viễn thông VITECO phải chuẩn bị thật tốt mọi cơ sở kể cả trang thiết bị, mạng lưới, chính sách, con người để sẵn sàng vượt qua thách thức trong giai đoạn cạnh tranh sắp tới vấn để con người là vấn đề cốt lõi: để giữ vững được các nhân tài về quản lý kinh tế, kinh doanh làm việc cho ngành. Công ty sẽ tính lại hệ số lương khoán mới theo mức độ phức tạp của công việc. Theo đó khoảng cách lương khoán giữa kỹ sư và công nhân, giữa công việc phức tạp và công việc đơn giản có khoảng cách rõ ràng xứng đáng với năng lực của mình. Sắp xếp lao động hợp lý tạo điều kiện cho người lao động phát huy hết năng lực của mình cống hiến cho sự phát triển của ngành nhưng phải có sự đãi ngộ tương ứng với trình độ và khả năng của họ. Tạo điều kiện cho người lao động được học tập nâng cao kiến thức và năng lực chuyên môn. Có vậy thì công ty mới có đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, tuyển chọn được tài năng trẻ phục vụ cho sự phát triển ngày một cao của ngành. Hàng tháng nên có khuyến khích khen thưởng kịp thời đối với các lao động có sáng kiến có giá trị đối với ngành. KẾT LUẬN Ta có thể khẳng định rằng tiền lương, tiền công và thu nhập có chức năng là đòn bẩy kinh tế hay là động lực để phát triển kinh tế. Tuy vậy, chúng chỉ trở thành hiện thực khi ta có một chiến lược tiền lương, tiền công, thu nhập đúng. Trong điều kiện của một nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, tiền lương trước hết là giá cả sức lao động nên khi xác định tiền lương tối thiểu phải tính đúng, tính đủ các yếu tố tái sản xuất sức lao động phù hợp với từng giai đoạn phát triển kinh tế xã hội, các yếu tố cấu thành lương tối thiểu phải bao gồm tất cả những chi phí cho ăn, ở, mặc, đồ dùng sinh hoạt, chi phí cho văn hoá, giao tiếp xã hội... Tất cả các yếu tố trên đều phải tiền tệ hoá vào lương, nhưng nguồn tiền lương cao hay thấp phụ thuộc vào hiệu quả sản xuất kinh doanh và thoả thuận giữa doanh nghiệp với người lao động. Như vậy có thể có mức lương hợp lý cho người lao động, đòi hỏi việc phân phối tiền lương luôn luôn phải được nghiên cứu và đưa ra những hình thức thanh toán hợp lý phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp và xu thế hoàn cảnh của nền kinh tế đất nước. Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO, công tác chi trả lương và hạch toán tiền lương có thể nói là được thực hiện tương đối tốt. Tiền lương, xét ở một mức độ nhất định, đã phát huy tác dụng đòn bẩy kinh tế, góp phần đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, nếu được tổ chức khoa học hơn, ghi chép chi tiết hơn nữa thì sẽ có thêm những tác dụng tích cực hơn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITECO, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Tổ chức Hành chính và Thạc sỹ Nguyễn Hữu Đồng đã giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán 2. Giáo trình Kế toán tài chính 3. Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán 4. Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh 5. Tài liệu tham khảo tại Công ty Cổ phần Công nghệ Viễn thông VITEC