Chuyên đề Công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH TM Hà Dung

ẻ là hàng hoá bán đã ra khỏi lĩnh vự lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Như vậy,giá trị và giá tri sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiêc hoặc với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Phương thức bán lẻ thường được thể hiện dưới các hình thức sau: * Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng, đồng thời chịu trách nhiệm quản lý tiền bán hàng trong ngày. Nhân viên bán hàng trực tiếp thực hiện việc thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. Trong hình thức bán lẻ này, hoàn thành trực diện với người mua và thường không cần lập chứng từ cho nghiệp vụ bán lẻ. Hình thức này khá phổ bến vì nó tiết kiệm được thời gian mua hàng của khách hàng, đồng thời tiết kiệm được lao động tại quầy hàng. * Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Theo hình thức này, nghiệp vụ thu tiền ở người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau. Mỗi quầy hàng hoặc liên quầy hàng bố trí một số nhân viên thu tiền chuyên làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê giao cho khách hàng để họ đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Do có sự tách rời giữa mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ tránh được những sai sót, mất mát về hàng hoá và tiền, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân bổ trách nhiệm đến từng cá nhân cụ thể. Tuy nhiên nó gây phiền cho khách hàng về thời gian thủ tục nên chủ yếu hình thức này chỉ được áp dụng trong việc bán những mặt hàng có giá trị cao. * Hình thức bán hàng tự phục vụ: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng chỉ có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quây hàng do mình phụ trách, còn khách mua hàng tự chọn hàng hoá cần mua mang ra quầy thu ngân để thanh toán. * Hình thức bán hàng trả góp: Theo hình thức này, người mua hàng khi mua hàng phải trả trước một thời gian nhất định. Ngoài doanh thu bán hàng theo giá bán lẻ bình thường còn phải trả thêm phần lãi của khách do trả chậm. Về mặt hạch toán khi giao hàng cho người mua thì hàng hoá trả gáp được coi là tiêu thụ và bên bán ghi nhận doanh thu. * Hình thức bán hàng tự động: Đối với một số mặt hàng có thể sử dung máy để thực hiện nghiệp vụ bán hàng. Khách hàng mua hàng theo phương thức này thường dùng tiền bằng kim loại, khi mua hàng bỏ tiền vào máy và máy tự động chuyển hàng ra cho khách. 1.1.3- Nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại Tổ chức kế toán bán hàng cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời khối lượng hàng hoá bán ra, số lượng đã giao cho các cửa hàng tiêu thụ, xác định đầy đủ doanh thu bán hàng. Phải tổ chức tốt kế toán chi tiết hàng hoá ở khâu bán đảm bảo phản ánh hàng hoá cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. - Phản ánh, kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận bán hàng. Kế toán phải ghi chép đầy đủ kịp thời kết hợp với việc kiểm tra thường xuyên các chỉ tiêu đó . - Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra, phân bổ chính xác chi phí thu mua hàng hoá, nhằm xác định kết quả bán hàng. - Cung cấp những thông tin kịp thời về tình hình bán hàng phục vụ cho việc lãnh đạo, điều hành hoạt động kinh doanh. Cụ thể phải báo cáo thường xuyên, kịp thời tình hình bán hàng, tình hình thanh toán với khách hàng theo từng loại hàng, từng hợp đồng kinh tế. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. 1.2- Tổ chức công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.2.1- Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng * Chứng từ kế toán Đối với hoạt động bán hàng, hạch toán ban đầu phản ánh sinh động lại các hoạt động kinh doanh, thông qua hoạt động bán hàng của doang nghiệp qua thông tin về số lượng, giá trị của hàng bán, hình thức thanh toán, hình thức bán hàng, là căn cứ để xác định doanh thu bán hàng và kết quả bán hàng, là cơ sở để xác định trách nhiệm của từng cá nhân liên quan đến hoạt động này, ngăn ngừa các hoạt động xâm phạm tài sản và vi phạm chính sách, chế độ, đồng thời cung cấp số liệu ban đầu để ghi sổ kế toán. Mỗi loại chứng từ kế toán phán ánh hoạt động kinh tế riêng, do đó có yêu cầu ghi sổ kế toán và yêu cầu quản lý khác nhau nên trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ cũng khác nhau. Sau đây là một số hoá đơn chứng từ sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng: - Hoá đơn GTGT là chứng từ của bên bán xác nhận số lượng, chất lượng, đơn gia và số tiền bán sản phẩm hàng hoá cho bên mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để người bán ghi nhận doanh thu và xác định thuế GTGT đầu ra, Hoá đơn này được lập thành 3 liên: Liên 1 để lưu sổ gốc; Liên 2 giao cho khách hàng; Liên 3 giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho, vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để hạch toán. - Hoá đơn bán hàng là căn cứ để xác định doanh thu nhưng trên hoá đơn bán hàng không phản ánh thuế GTGT và hoá đơn này cũng được lập thành 3 liên như hoá đơn GTGT. - Phiếu xuất kho dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hoá xuất kho. Phiếu này được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu gốc; Liên 2 giao cho khách hàng; Liên 3 thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán. - Phiếu chi là chứng từ ghi nhận các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh. - Phiếu thu là chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng mà khách hàng thanh toán (bằng tiền mặt). Phiếu thu được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu; Liên 2 giao cho người nộp tiền; Liên 3 làm căn cứ ghi sổ kế toán. Ngoài các chứng từ trên thì tuỳ vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có thể sử dụng thêm các chứng từ như: Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ; Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng; Bảng thanh toán hàng đại lý; Các chứng từ chi phí; Hoá đơn vận chuyển; * Tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản kế toán là danh mục hệ thống hoá các tài khoản mà kế toán sử dụng trong nghiệp vụ bán hàng. Từ các chứng từ ban đầu vận dụng tài khoản sẽ giúp phân loại các chứng từ để ghi vào tài khoản liên quan, tài khoản sẽ phản ánh một cách liên tục, thường xuyên về tình hình và sự biến động của từng đối lượng liên quan đến nghiệp vụ bán như: Doanh thu; phải thu của khách hàng; giá vốn; Sau đây là kế cấu một số tài khoản mà kế toán bán hàng sử dụng: * Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Kế cấu tài khoản: TK 511,512 - Các khoản giảm trừ doanh thu: + Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán + Doanh thu bán hàng bị trả lại - Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của một số hàng hoá dịch vụ tiêu thụ trong kỳ - Thuế GTGT phải nộp của kỳ hạch toán đối với hàng hoá dịch vụ bán ra trong kỳ (cơ sở nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) - Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ Tài khoản này cuối kỳ không còn số dư * Tài khoản 521: Chiết khấu thương mại Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua hàng của doanh nghiệp với số lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết về mua bán hàng. Kết cấu tài khoản: TK 521 - Chiết khấu thương mại theo từng lần phát sinh trong kỳ: - Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần. * Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại Tài khoản này để sử dụng phản ánh doanh thu của một số hàng hoá được xác định là tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế Kết cấu tài khoản: TK 531 Tập hợp doanh thu của số hàng bán bị trả lại - Cuối kỳ kết chuyển giá trị hàng bán trả lại phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần * Tài khoản 532: Giảm giá hàng bán Tài khoản sử dụng để phản ánh khoản người bán giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc do thời hạn ghi trên hợp đồng. Kết cấu tài khoản: TK 532 Các khoản giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán * Tài khoản 157: Hàng gửi bán Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị hàng hoá gửi cho người mua, gửi cho các cơ sở đại lý chưa được chấp nhận thanh toán. Kết cấu tài khoản: TK 157 Trị giá thực tế của hàng hoá đã gửi bán hoặc giao cho bên nhận đại lý, ký gửi tăng trong kỳ - Trị giá thực tế của hàng hoá gửi bán đã xác định tiêu thụ trong kỳ - Trị giá thực tế của hàng hoá bị trả lại, hàng hoá bị thiếu tổn trong quá trình chuyển bán SDCK: Phản ánh trị giá hàng hoá gửi bán chưa được xác định tiêu thụ đến cuối kỳ * Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Tài khoản này được sử dụng phản ánh trị giá thực tế của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ trong kỳ. Kết cấu tài khoản: TK 632 - Phản ánh giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ - Giá trị tài sản tổn thất, thiếu hụt đã xử lý - Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Phí thu mua phận bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ - Trị giá vốn của số hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại - Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh Ngoài ra kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng một số tài khoản sau: 111,112,138, 641,333 * Tài khoản 641: Chi phí bán hàng Tài khoản này dùng đẻ phản ánh các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kì TK 641 - Tập hợp các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng * Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK này dùng để phản ánh các khoản chi phí QLDN phát sinh trong kì TK 642 - Tập hợp các khoản chi phí quản lý phát sinh trong kỳ Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp * TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK này dùng để xác định kết quả hoạt TK 911 - Kết chuyển giá vốn hàng bán - Kết chuyển chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí QLDN - Kết chuyển chi phí khác - Kết chuyển doanh thu bán hàng - kết chuyển doanh thu khác 1.2.2- Trình tự công tác kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại * Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Có thể khái quát trình tự kế toán bán hàng theo từng phương thức bán qua các sơ đồ tài khoản như sau: TK: 111, 112, 131 TK: 156, 157 TK: 333 TK: 632 TK: 531 TK: 521 TK: 532 TK: 156 nhập kho TK: 157 đang gủi TK: 911 TK: 511 TK: 333 TK:111,112 TK: 641 TK: 133 Sơ đồ 01: Kế toán xuất kho hàng để bán theo phương thức trực tiếp TK 511,512 DT bán hàng Tổng giá thanh toán DT nội bộ Thuế GTGT TK 632 Giá vốn hàng đã toán TK 33311 TK 156 TK 511,512 Sơ đồ 2: Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng tại đơn vị nhận đại lý TK 111 ,112 ,131 TK 003 Khi nhận hàng đại lý để bán khi qyết toán hàng đại lý đã bán TK 331 TK 331 DT hoa hồng TK 3331 Thuế GTGT Trả tiền bán hàng chủ đại lý bán đại lý Nợ phải trả cho TK632 TK511 TK157 TK333 TK156 TK133 TK111;112 TK6417 K/c Giá vốn Gửi hàng bán DT bán hàng Mua hàng gửi Hoa hồng trả thẳng đại lý cho đại lý Thuế GTGT phải nộp đại lý Sơ đồ 3: Trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng tại đơn vị giao đại lý  Sơ đồ 04:kế toán bán hàng theo phương thức trả góp TK 632 TK 5113 TK 5111,5112 phải nộp TK131 TK 156 TK 3387 Thuế GTGT TK 3331 trả lần đầu ST người mua nợ Giá vốn hàng bán Trả chậm, trả góp KC vào DT theo đầu kỳ lãi trả chậm Số tiền người mua DT bán hàng TK 515 thanh toán TK 111,112 Người mua * Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT. Thì hạch toán nghiệp vụ bán hàng cũng giống như doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng doanh thu bán hàng được ghi theo giá thanh toán với khách hàng, sau đó cuối kỳ xác định số chênh lệch giữa bán với giá mua của hàng bán từ đó tính thuế GTGT phải nộp ở khâu bán. 1.2.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định và được thể hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. Việc xác định chính xác kịp thời chi tiết kết quả kinh doanh có vai trò quan trọng, giúp lãnh đạo doanh nghiệp biết được thực trạng kinh doanh cảu doanh nghiệp mình, từ đó đưa ra các biện pháp phương hướng kịp thời để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển trên thương trường. Nhận biết tầm quan trọng của việc xác định kết quả như vậy, đòi hỏi kế toán xác định kết quả như vậy, đòi hỏi kế toán xácđịnh kết quả phải thực hiện những nhiệm vụ sau: - Ghi chép chính xác chi phí phát sinh trong kỳ phân bổ đùng đắn cho các đối tượng chịu chi phí - Cung cấp thông tin chính xác kịp thời, chi tiết về kết quả hoạt động kinh doanh, giúp lãnh đạo quản lý điều hành, xây dựng chiến lược kinh doanh, giúp cơ quan thuế kiểm tra tình hình nộp thuế thu nhập doanh nghiệp. - Thông qua việc ghi chép kế toán kết quả hoạt động kinh doanh kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Kế toán sử dụng : TK911, TK421 Sơ đồ kế toán xác định kết quả bán hàng TK 641 TK142 TK511 TK 421 CK kết chuyển CK kết chuyển Ck phân bổ DT thuần giá vốn hàng bán chi phí bán hàng chi phí chờ kết chuyển Lỗ Lãi TK 911 TK 632 1.Các hình thức ghi sổ kế toán trong doanh nghiệp thương mại Hiện nay theo chế độ kế toán của Nhà nước có 4 phương thức sổ kế toán sau: - Hình thức sổ kế toán nhật ký chung - Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái - Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ - Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Để phản ánh nhiệm vụ bán hàng, kế toán tuỳ thuộc vào hình thức kế toán đơn vị áp dụng mà sử dụng các sổ kế toán như sau: * Nếu áp dụng hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức tách rời hạch toán theo thời gian và theo hệ thống, tách rời hạch toán tổng hợp và tách rời hạch toán chi tiết. Theo hình thức này, việc ghi chép tương đồi đơn giản có thể vận dụng cho các doanh nghiệp lớn. * Nếu áp dụng nhật ký chứng từ. Hình thức này kết hợp với việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên một loại sổ và phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và chi tiết trên một loại sổ. Đây là hình thức vận dụng phù hợp cho doanh nghiệp lớn, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán nhưng không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán. + Sổ nhật ký chứng từ số 8 dùng để tập hợp số phát sinh bên Có của các tài khoản 511, 531, 532, 521, 632, 131. Sổ này được ghi chép vào cuối tháng căn cứ vào các bảng kê số 1, 2, 8,. + Các bảng kê: Bảng kê số: 1, 2, 10, 11. * Nếu áp dụng hình thức nhật ký sổ cái Hình thức này kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo quan hệ đối đối ứng tài khoản, tách rời hạch toán tổng hợp và chi tiết trên hai hệ thống sổ khác nhau, chỉ sử dụng một quyển sổ kế toán tổng hợp là nhật ký‎‎‎ sổ cái. Việc ghi sổ đơn giản, không trùng lặp nhưng chỉ thích hợp trong các doanh nghiệp nhỏ, sử dụng ít tài khoản và ít nghiệp vụ phát sinh * Nếu áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian + Sổ cái tài khoản: 511, 632 + Sổ chi tiết bán hàng: Sổ này được mở cho từng sản phẩm, hàng hoá đã bán cho khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp nhận nợ + Sổ chi tiết thanh toán với người mua Chương 2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH TM Hà Dung I- Tổng quan về công ty TNHH TM Hà Dung 1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH TM Hà Dung là một doang nghiệp hoạt động theo điều lệ công ty trách nhiệm hữu hạn, thành lập theo quyết định số 0102007862. Ngày 03 tháng 03 năm 2003 Do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội, có trụ sở chính tại số 62 Đường Trường Chinh - P. Phương Mai - Q. Đống Đa - Thành phố Hà Nội Tuy mới được thành lập được 05 năm bộ máy tổ chức quản lý của công ty còn rất non trẻ nhưng công ty đã từng bước khẳng định được vị trí , vai trò của mình , ngày càng mở rộng thị trường kinh doanh. Khi mới thành lập hoạt động kinh doang của công ty chủ yếu phục vụ ở Hà Nội và các tỉnh lân cận nhưng từ năm 2004 Công ty đã mở rộng thị trường kinh doanh đến các tỉnh miền Trung và Miền Nam. Ngày đầu thành lập vốn điều lệ của công ty 2.000.000.000đ , tài sản cố định của công ty chưa có gì nhiều ngoài 01 bộ máy tínhvà một số thiết bị văn phòng nhưng cho tới thời điểm tháng 04 năm 2008 vốn của công ty đã lên đến 11.000.000.000 đ, 04 xe ô tô tải 5 tấn và 01 xe cẩu để hoạt động liên tục 1.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty Chúng ta đang thực hiện sản xuất kinh doanh kinh tế thị trường theo định hướng XHCN là tự sản xuất kinh doanh có sự quản lý của Nhà nước. Chức năng chính công ty TNHH TM Hà Dung: Công ty TNHH TM Hà Dung là một đơn vị kinh doanh có chức năng bán buôn bán lẻ ngành hàng vật tư ngành nước phục vụ nhu cầu của thị trường, Ngoài ra công ty còn làm đại lý cho một số công ty sản xuất khác như Công ty ống thép Hoà Phát, Công ty nhựa thiếu niên Tiền Phong Với những chức năng cơ bản trên nhiệm vụ của công ty trong quá trình kinh doanh là: - Triển khai các đơn đặt hàng để giao cho khách hàng - Thực hiện các pháp lệnh về kế toán thống kê, quản lý tài sản tài chính,... - Đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ bán hàng. Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ nói trên và tổ chức quản lý hạch toán theo chế độ chính sách của nhà nước đòi hỏi công ty phải có một cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế và hạch toán phù hợp nhất đáp ứng được yêu cầu của thị trường và đòi hỏi khác trong kinh doanh. 1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Là đơn vị hạch toán độc lập kinh doanh, quy mô, trình độ quản lý và chức năng quản lý của Công Ty. Công ty đã xây dựng mô hình quản lý trực tiếp, ở mỗi cấp có một người quyết định cao nhất để giải quyết công việc, phục vụ cho nhu cầu kinh doanh và các lĩnh vực chính trị, xã hội. Công ty TNHH TM Hà Dung gồm ban giám đốc và các phòng ban , các cửa hàng trực thuộc. Hiện nay bộ máy quản lí kinh doanh của công ty như sau : -Trong Công ty Giám đốc là người có quyết định cao nhất và các phòng ban phải chịu trách nhiệm thi hành các quyết định của Giám đốc và báo cáo thực tế diễn ra ở mỗi nơi thuộc quyền quản lý của mình. -Phòng kinh doanh :là người tham mưu cho giám đốc về việc kinh doanh nghiên cứu nhu cầu thị trường mà khả năng công ty kinh doanh đạt được hiệu quả từ đó mở rộng thêm thi trường . - Phòng kế toán: có nhiệm vụ phản ánh liên tục có hệ thống quá trình thực hiện chế độ hoạch toán kinh doanh của công ty. - Phòng hành chính: có trách nhiệm đảm bảo lưu trữ giấy tờ văn bản ,trực tiếp nhận hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng - Các cửa hàng trực thuộc : có nhiệm vụ trưng bày hàng hoá ,báo giá của hàng hoá theo hàng ngày và kí nhận hợp đồng với khách hàng. Kho vật tư Nam Thăng Long : bộ máy tổ chức hoạt động gồm có thủ kho , kế toán kho , nhân viên giao nhận hàng , công nhân bốc xếp , lái xe bảo vệ v. v... - Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu quản lý việc sản xuất kinh doanh của công ty, mỗi phòng ban có một nhiệm vụ và chức năng khác nhau . Mô hình bộ máy quản lý của công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Ban Giám Đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Cửa hàng số 1 Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 3 Phòng hành chính 1.3- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty + Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh, tính chất và quy mô hoạt động kinh doanh, Công ty TNHH TM Hà Dung đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Mọi công việc về hạch toán kế toán đều được tập trung giải quyết trên phòng tài chính kế toán công ty, các bộ phận trực thuộc công ty chỉ tiến hành thu thập ghi chép ban đầu, kiểm tra chứng từ gốc nơi phát sinh, định kỳ hàng tháng gửi về phòng kế toán của công ty để xử lý và tổng hợp. Đứng đầu là kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng kế toán) chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra công việc của nhân viên trong phòng kế toán. Các kế toán viên có trách nhiệm giúp kế toán trưởng thực hiện các công việc mà mỗi người đảm nhận. Phòng kế toán của công ty gồm năm người và sơ đồ tổ chức như sau: - Tổ chức bộ máy kế toán: Số lượng nhân viên kế toán gồm bốn người và trình độ chuyên môn, nhiệm vụ của mỗi nhân viên như sau: + Kế toán trưởng: Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của Công ty, kiểm tra đôn đốc tình hình thực hiện hạch toán của các kế toán viên , đồng thời là người trợ lý kinh tế tổng hợp cho Giám đốc và chịu mọi trách nhiệm trước Giám đốc và toàn Công ty về tình hình hoạt động của phòng kế toán tài chính, giám sát tình hình sử dụng tài chính theo đúng mục đích. Ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình hạch toán kế toán theo đúng chế độ của Nhà nước quy định . + Kế toán công nợ: Theo dõi toàn bộ các khoản công nợ: phải thu khách hàng, ứng trước cho người bán, tạm ứng, phải thu khác, công nợ nội bộ công ty, các khoản phải trả cho người bán, người mua ứng trước tiền... lập báo cáo chi tiết theo nhiệm vụ được phân công + Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ thanh toán, theo dõi và hạch toán các khoản thu chi tiền mặt hàng ngày, lập báo cáo chi tiết theo nhiệm vụ được phân công. + Kế toán tổng hợp: Ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản vào sổ nhật ký chung,kê khai thuế hàng tháng theo quy định , theo dõi doanh thu, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh của công ty . + Kế toán bán hàng: Phải tổ chức ghi chép phản ánh đầy đủ chi tiết,kịp thời và giám sát chặt chẽ tình hình tiêu thụ sản phẩm, tình hình thanh toán với người mua, ngân sách nhà nước và các khoản thuế tiêu thụ sản phẩm phải nộp.Kế toán bán còn phải lập báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm và báo cáo kết quả kinh doanh,phân phối lợi nhuận của công ty Sơ đồ bộ máy kế toán của công tyKế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán công nợ Kế toán thanh toán KT Tổng hợp ---- - ------- ---- Quan hệ tác nghiệp. Quan hệ chỉ đạo trực tiếp. * Hình thức kế toán áp dụng: Công ty TNHH TM Hà Dung áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kinh tế căn cứ vào chứng từ gốc để làm cơ sở ghi sổ tổng hợp. Việc ghi sổ tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo hệ thống trên sổ cái của các tài khoản. Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiếtTK131,156,331, Bảng cân đối số phát sinh Sổ cáiTK 131,331,156, Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc: HĐ GTGT;PX,PN, Sổ thẻ KT chi tiếtTK 131,156,331, Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Ghi chú: : * Hệ thống chứng từ mà Công ty sử dụng - Hoá đơn tài chính ( Hoá đơn GTGT): Viết cùng hoá đơn xuất kho, có giá trị thanh toán với khách hàng. Trên hoá đơn ghi rõ tên hàng, số lượng bán, giá bán chưa có thuế GTGT và tổng tiền thanh toán. - Phiếu xuất kho : Được lập khi xuất hàng cho khách tại kho hàng hoá - Nhập kho hàng hoá: Được lập khi mua hàng về nhập kho hoặc chuyển từ kho này sang kho khác - Thẻ kho: Được mở riêng cho từng loại hàng hoá - Phiếu thu: Được lập khi khách hàng thanh toán với thủ quỹ - Phiếu chi: Được lập khi thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp * Hệ thống tài khoản mà Công ty sử dụng Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo đúng quy định hiện hành của bộ tài chính QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 và 1864/1998/QĐ/BTC, tuân thủ các tài khoản cấp I và các tài khoản cấp II theo quy định. Loại I TSLĐ Loại 2 – TSCĐ Loại 3 – Nợ phải trả Loại 4 – Nguồn vốn CSH Loại 5 – Doanh thu Loại 6 – Chi phí sản xuất kinh doanh Loại 7 – Thu nhập khác Loại 8 – Chi phí khác Loại 9 – Xác định kết quả kinh doanh ( Hệ thống tài khoản công ty sử dụng trang 01 phụ lục ) *ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại công ty Xuất phát từ ý nghĩa của việc sử dụng máy tính vào công tác kế toán là giúp cho công tác lưu trữ , bảo quản dũ liệu một cách thuận tiện , tạo điều kiện năng cao hiệ quả công tác quản lý kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ,công ty đã sử dụng phần mền kế toán Fast cho công tác kế toán của mình . Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung trên máy vi tính . Tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh được phản ánh ở chứng từ gốc đều được kế toán cập nhật vào máy theo các mã số qui định . Sau đó tự đọng máy sẽ tập hợp , phân loại , hệ thống hoá số liệu và chuyển vào các sổ liên quan . Với hình thức này kế kế toán sủ dụng 2 loại sổ kế toán : + Sổ kế toán tổng hợp , sổ cái tài khoản . + Sổ kế toán chi tiết : bảng kê bán hàng , nhập hàng , sổ chi tiết công nợ với người bán , người mua , sổ chi tiết tiền mặt , tiền gửi ngân hàng , các sổ chi tiết vật tư , sổ chi tiết doanh thu , xác định kết quả . Chứng từ được sủ dụng trong phần hành kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng được mã háo bằng các ký tự là chữ số ,chữ cáI sao cho đảm bảo yêu cầu không trùng lặp và phù hợp với yêu cầu quản lý * Mã hóa sản phẩm hàng hóa : Hnàg hóa của công ty được mã hóa bằng các chữ cáI theo yêu cầu quản lý và đảm bảo dễ nhớ , không ring lặp . Tên vật tư Mã sản phẩm Cút sắt mạ kẽm D15 ống thép mạ kẽm D15 Vòi nhôm trung quốc 15 ống nhựa 200 class 1 tiền phong van cửa Nam triều Tiên 15 CS .015 Ok .015 VOITQ15 ON1200TP VCNTT15 *Mã hóa khách hàng Để thuận lợi cho việc quản lý , doanh nghiệp thực hiện mã hóa khách hàng , khách hàng của công ty được mã hóa bằng các chữ cáI đảm bảo dễ nhớ và Không trùng lặp. Mã khách hàng Tên khách hàng CTTTAN CHCMAI LAMĐC CT20 Cty tân Trường An Của hàng Chương Mai - Định Công Anh lâm Định Công Công trình anh Dũng X20 II- Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH TM Hà Dung 2.1- Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại công ty Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty phong phú về chủng loại, số lượng hàng hoá tiêu thụ nhiều với đối tượng khách hàng đa dạng, nhưng chủ yếu là bán lẻ cho người sử dụng trực tiếp, nên để đáp ứng nhu cầu đó mạng lưới cung cấp hàng hoá của công ty được thực hiện qua kênh tiêu thụ hàng trực tiếp: Đó là công ty trực tiếp bán hàng cho khách hàng có nhu cầu sử dụng lớn theo phương thức bán buôn tại kho hoặc bán buôn, bán lẻ tại cửa hàng của công ty. Với mục tiêu kinh doanh của công ty là nâng cao doanh số bán ra và giảm thiểu chi phí. Do đó trong công tác bán hàng công ty luôn chú ý đến các mặt sau: - Về khối lượng hàng hoá xuất kho giao cho khách hàng: Phòng kế hoạch thông qua phòng kế toán theo dõi được việc xuất chứng từ và cả khối lượng bán. Vì vậy, phòng kế hoạch luôn nắm chắc về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hoá, ký kết hợp đồng giúp cho quá trình kinh doanh của công ty diễn ra liên tục, giúp khách hàng có thể nhanh chóng nhận đúng, đủ và nhanh chóng hàng hoá cả về số lượng cũng như chất lượng - Về giá bán hàng hoá: Công ty sử dụng chính sách giá cả rất mềm dẻo và linh hoạt.Việc xác định giá bán của công ty được dựa trên giá cả của thị trường và giá cả của đối thủ cạnh tranh tức là giá cả bán hàng hoá phải dựa trên cơ sở trị giá hàng hoá mua vào, các chi phí có liên quan và một khoản lợi nhuận. -Về giá vốn hàng bán của công ty: Trị giá vốn của hàng xuất kho bán ra được tính theo phương pháp bình quân gia quyền, theo phương pháp này sau mỗi lần nhập hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT của bên bán nhập vào máy theo số lượng rồi máy sẽ tự động tính đơn giá bình quân theo công thức: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế của hàng tồn đầu tháng + Trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập trong tháng Số lượng hàng hoá tồn đầu tháng + Số lượng hàng nhập trong tháng Trị giá vốn của hàng xuất kho = Số lượng hàng xuất kho x Đơn giá bình quân Như vậy, trị giá vốn của hàng bán thay đổi mỗi khi công ty nhập hàng, nên giá vốn hàng xuất kho tương đối chính xác. Mặt khác, việc tính theo phương pháp bình quân theo từng lần nhập được tính toán thường xuyên do đó không gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung cuối tháng. 2.2 nội dung công tác kế toán hàng nhập kho Do họat động kinh doanh tại công ty liên tục nhập – xuất diễn ra hàng ngày vì vậy công ty luôn tiến hành kiểm tra qui cách chất lượng sản phẩm . Vì thế chỉ khi hàng được coi là đử tiêu chuẩn chất lượng ,thủ kho mới làm thủ tục nhập kho . Phiếu nhập kho được ghi làm hai liên ,một liên giao cho người bán ,một liên lưu làm chứng từ . Phương pháp tính giá : Giá ghi trên hóa đơn GTGT + chi phí thu mua VD :(Biểu 08 – phiếu nhập kho trang 9 phụ lục ) ngày 9 /02/2008 nhập phụ kiện kẽm của doanh nghiệp tư nhân Tiến Quân với tổng giá trị tiền hàng là 5.070.800 . Căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT kế toán ghi : Nợ TK 156 : 5.070.800 Nợ TK 1331: 253.540 Có TK 3311: 5.324.340 Khi thanh toán với người bán , kế toán ghi Nợ TK 331: 5.324.340 Có TK 1111: 5.324.340 2.3- Nội dung công tác kế toán bán hàng Trình tự ghi sổ: Khi xuất hàng bán cho khách hàng, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt,tiền gửi ngân hàng hoặc chấp nhận nợ thì kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, thẻ kho ,...kế toán vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng cho các mặt hàng đã tiêu thụ. Sổ này được mở chi tiết cho từng loại sản phẩm hàng hoá dịch vụ bán trong kỳ . Hàng ngày kế toán lập các chứng từ gốc ,nạp dữ liệu vào máy trên sổ chi tiết liên quan để theo dõi. Cuối tháng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ,sau đó để ghi vào sổ cái. Sổ cái sau khi được lập xong đối chiếu với sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ quỹ để lập bảng cân đối số phát sinh, kiểm tra việc đối chiếu ghi chép số liệu vào sổ sách kế toán theo số dư đầu kỳ, số phát sinh Nợ(Có), số dư cuối kỳ trong tài khoản. Vào cuối quý (Năm), căn cứ vào sổ cái từng tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ chứng từ đăng ký ghi sổ.Sau đây là một số mẫu sổ VD: Ngày 9 tháng 04 năm 2008 xuất kho ống thép mạ kẽm D 125 bán cho Công ty vinadaesung với số lượng là 500 mét , giá vốn hàng bán 300.000đồng/mét, giá bán 305.500 đồng/ mét chưa có thuế VAT( 10%). Khách hàng chưa thanh toán tiền mua hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT ( biểu 02 trang 03 phụ lục ) ,Kế toán ghi phiếu xuất kho (Biểu 06 trang 7 phụ lục )sau đó vào chứng từ ghi sổ( Biểu 03 trang 4 phụ lục ), cuối tháng vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu 04 trang 5 phụ lục ) và sổ cái (Biểu 05 trang6 phụ lục ) Kế toán định khoản như sau: BT1 ) Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: 150.000.000 Có TK 156: 150.000.000 BT2 ) Phản ánh doanh thu + ) Nợ TK131: 168.025.000 Có TK 511: 152.750.000 Có TK 333: 15.275.000 Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng kế toán định khoản như sau: +) Nợ TK 111: 168.025.000 Có TK1311: 168.025.000 2.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là tổng số tiền thu được do việc bán hàng hóa mang lại . Công ty TNHH TM Hà Dung áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Để phản ánh doanh thu bán hàng , kế toán công ty sủ dụng TK 511- Doanh thu bán hàng . Ngày 15/04/2008, kế toán viết phiếu thu tiền hàng của khách mua lẻ ,số tiên 936.600. Khách thanh toán bằng tiền mặt . Kế toán định khoản như sau: +) Nợ TK 1311 : 936.600 Có TK 5111: 892.000 Có TK 33311 : 44.600 +) Nợ TK 1111 : 936.600 Có TK 1311 : 936.600 Cuối kỳ , kế toán kết chuyển doanh thu : Nợ TK 911: 936.600 Có TK 5111: 936.600 Quá trình tiêu thụ sẩn phẩm gắn liền với quá trình thu hồi số tiền mà khách hàng phải thanh toán về khối lượng sản phẩm mà công ty cung cấp . Việc theo dõi và đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hưởng đến quá trìhn thu hồi vốn để tiếp tục sản xuất kinh doanh của công ty , vì vậy công ty tổ chức kế tóan chi tiết cho từng đối tượng khách hàng còn nợ công ty trên sổ chi tiết với khách hàng 2.3.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu VD : Ngày 09/4/2008 ,công ty xuất bán hàng trị giá 152.750.000 cho công ty Vinadesung .Do mua với số lương lớn nên khách hàng được hưởng chiết khấu 1 % Kế toán định khoản như sau : BT 1) Căn cứ vào hóa đơn GTGT ( biểu 02 trang03 phụ lục ), kế toán ghi Nợ TK 1311 : 168.025.000 Có TK 5111 : 152.750.000 Có TK 33311 : 15.275.000 BT2 ) tiến hành chiết khấu cho khách hàng : Nợ TK 5211 : 1.680.250 Có TK 1311 : 1.680.250 Cuối kỳ kế toán kết chuyển chiết khấu thương mại BT1) Nợ TK 5111 : 1.680.250 Có TK5211 : 1.680.250 BT2) Nợ TK 911 : 1.680.250 Có TK 5111 : 1.680.250 2..3.3 Kế toán giá vốn hàng bán Tại công ty TNHH TM Hà Dung , hàng hóa xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này thi hàng hóa náo thu mua trước sẽ được xuất trước ,xuất hết số mua trước rồi đến số nhập sau Theo giá thực tế của từng số hàng xuất . Để thực hiện theo dõi , phản ánh tình hình nhập xuất kế toán sủ dụng tài khoản 156 VD : Ngày 20/6/2008 , công ty nhập kho một số vật tư hàng hóa số 2028 của doanh nghiệp tư nhân Tiến Quân với tổng trị giá là 5.324.340 Kế toán phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán Nợ TK 632: 5.324.340 Có TK 156 : 5.324.340 Cuối kì kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 : 5.324.340 Có TK 632 : 5.324.340 Chương 3 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Hà Dung 3.1- Đánh giá chung thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Qua thời gian thực tập, được theo dõi, tìm hiểu về công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Hà Dung tôi rút ra một số nhận xét như sau: 3.1.1- Ưu điểm Là một công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vưc ngành nước, và có cạnh tranh gay gắt nhưng công ty đã vươn lên vượt qua những trở ngại khó khăn để đứng vững trên thị trường. Để có một kết quả tốt như vậy là do hệ thống quản lý nói chung và bộ phận kế toán nói riêng của công ty đã không ngừng tìm tòi hoàn thiện và nâng cao để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng đa dạng của công tài chính. Hiện nay, hệ thống kế toán của công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, nắm chắc chức năng của từng bộ phận mình quản lý. Thực tế cho thấy,công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng đã đảm bảo được đúng yêu cầu thống nhất phạm vi tính toán chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan và cả nội dung của công tác kế toán,đồng thời số liệu kế tán được phản ánh một cách chính xác, trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý kinh doanh. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế được ghi trùng, lặp mà vẫn luôn đảm bảo nguồn số liệu ban đầu.Phòng kế toán công ty luon đảm bảo giải quyết được khối lựng công việc phát sinh trong công ty dẫn đến việc quyết toán kịp thời, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho công tác quản của lãnh đạo doanh nghiệp. Do đó việc tổ chức công tác ké toán tại công ty là phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty. 3.1.2- Nhược điểm * Thứ nhất: Về chứng từ sử dụng Để quản lý số lượng hàng nhập, xuất, tồn kho, công ty sử dụng mẫu thẻ kho có trị giá đã được ban hành từ lâu. Về nguyên tắc quản lý thẻ kho chỉ dùng để theo dõi sự biến động về mặt số lượng( Còn mặt giá trị được theo dõi trên sổ sách kế toán và chứng từ khác ) do đóviệc theo dõi cả số lượng trên thẻ kho là không cần thiết. *Thứ hai: Về tài khoản sử dụng Tài khoản 511 " Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ " không được phân chi tiết cho từng nhóm doanh thu theo tài khoản cấp hai của tài khoản 511mà phản ánh chung trong tài koản 511, không phản ánh chi tiết theo từng nhóm doanh thu. * Thứ ba: Về hạch toán chi phí mua hàng Tài khoản 156 " Hàng hoá " sử dụng trong văn phòng công ty được sử dụng để phản ánh trị giá mua là không đúng chế độ. Theo quy định, giá thành thực tế của hàng hoá mua nhập kho bao gồm: Trị giá mua hàng hoá + chi phí mua hàng + thuế nhập khẩu (nếu có) Chi phí mua hàng được tập hợp vào chi phí bán hàng nên tài khoản 156 chỉ phản ánh trị giá mua hàng hoá . * Thứ tư: Về hoạch toán doanh thu hàng bán bị trả lại - Các tài khoản điều chỉnh giảm doanh thu như: TK531. TK532 công ty không sử dụng - Đối với nghiệp vụ ghi lại nghiệp vụ hàng bán bị trả lại của công ty trong điều kiện áp dụng máy vi tinh sẽ không cho thấy được việc phát sinh hàng bị trả lại, không biết thực tế hàng bị trả lại ở công ty trong kỳ là bao nhiêu. Khi nhìn vào báo cáo kết quả kinh doanh dễ có sự lầm tưởng rằngthwcj tế ở công ty không phát sinh nghiệp vụ đó. Như vậy cách phản ánh trị giá hàng bị trả lại chưa đáp ứng được yêu cầu hạch toán là phản ánh trung thực tình hình tiêu thụ. 3.2- Những ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Qua tình hình thực tế ở công ty, ta thấy được những vấn đề còn tồn tại ở công ty đối chiếu với chế độ kế toán hiện hành và kiến thức đã học tôi có một vài ý kiến nhỏ để hoàn thiện công tác nghiệp vụ bán hàng ở công ty như sau: * ý kiến thứ nhất: Về chứng từ sử dụng Như đã nêu trong tồn tại của công ty, việc sử dụng thẻ kho có trị giá. Mục đích của việc lập thẻ kho là theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho dữ trữ vật tư, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Do đó, công ty nên sử dụng thẻ kho theo mẫu 60-VT chỉ dùng để ghi số lượng, và giảm bớt công việc ghi trùng lắp về mặt giá trị vì mặt giá trị đã được theo dõi ở sổ kế toán vàcác chứng từ khác. Mẫu như sau: Mẫu thẻ kho: Đơn vị :Cty TNHH TM Hà Dung Mẫu số 06-VT Tên kho : Kho Nam Thăng Long Thẻ kho Ngày lập thẻ:09/04/2008 Tờ số:03 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Đơn vị tính: mét Mã số: Số thứ tự Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Cách ghi trên thẻ kho này cũng giống như cách ghi trên thẻ kho có trị giá của công ty, Chỉ khác là thẻ kho chỉ theo dõi số lượng mà không theo dõi giá trị. * ý kiến thứ hai: Về tài khoản sử dụng Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ " ở công ty, việc theo dõi theo từng mặt hàng trên tài khoản 511 là rất tốt. Tuy nhiên tài khoản 511 lại bao gồm nhiều nhóm không có sự phân tách cụ thể vào tài khoản chi tiết cấp hai của tài khoản 511 để dễ xác định. Tài khoản 511 của công ty nên mở chi tiết như sau: TK 5111 "Doanh thu bán hàng" TK 5113 "Doanh thu cung cấp dịch vụ" trong đó TK 51131 "Phí nhập khẩu uỷ thác" TK 51132 "Doanh thu vận chuyển tiếp nhận" Từ mỗi tài khoản cấp hai trên công ty sẽ theo dõi theo từng mã hàng: * ý kiến thứ ba: Về hạch toán chi phí mua hàng Thực tế công ty không hạch toán các khoản chi phí thu mua, chi phí liên quan đến hàng mua vào tài khoản 156 mà đưa vào tài khoản 641 " Chi phí bán hàng " như vậy là sai với chế độ kế toán hiện hành. Bản chất của chi phí mua hàng là gắn liền với trị giá hàng hoá mua vào, chi phí này được phân bổ tỷ lệ với lượng hàng bán ra, việc đưa chi phí mua hàng vào tài khoản 641đã không phản ánh đúng chi phí bán hàng trong kỳ. Hàng hoá mua vào trong kỳ không chỉ liên quan tới một kỳ hạch toán mà nó có thể tồn lại trong kỳ tiếp theo. Do đó, toàn bộ chi phí mua hàng trong kỳ không thể đưa hết vào chi phí của kỳ đó mà còn được phân bổ sang kỳ tiếp theo nếu hàng còn tồn. Mặt khác, hạch toán như vậy không phản ánh đúng giá vốn hàng bán, làm tăng chi phí bán hàng lên rất cao vì thực tế chi phí mua hàng phát sinh không phải là ít. Việc hạch toán khoản chi phí này tại công ty sẽ làm cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ thiếu chính xác, gây khó khăn trong việc phân tích, đánh giá công tác tiêu thụ hàng hoá giũa các kỳ hạch toán. Từ những hạn chế trên việc sử dụng TK 1562 " Chi phí mua hàng " để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá là cần thiết. Chí phí mua hàng nên được tập hợp chung ở TK 1562 trong suốt tháng và cuối tháng mới tiến hành phân bổ cho hàng còn lại và hàng xuất bán tỷ lệ thuận với trị giá mua của hàng luân chuyển theo công thức sau: Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong tháng = Phí phân bổ cho hàng tồn đầu tháng + Tổng chi phí mua hàng trong tháng + + Trị giá mua của hàng xuất kho trong tháng Trị giá mua lượng hàng tồn kho đầu tháng + Trị giá mua lượng hàng nhập kho trong tháng Cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cho hàng đã tiêu thụ trong tháng nhằm xác định kết quả bán hàng. * ý kiến thứ tư: Về hạch toán doanh thu hàng bán bị trả lại Kế toán công ty nên sử dụng tài khoản531 "Hàng bán bị trả lại" để phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại theo đúng quy định, đồng thời cũng để phản ánh trung thựchơn tình hình tiêu thụ hàng hoá trong công ty. Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán công ty phải ghi bút toán về doanh thu hàng bán bị trả lại, trị giá vốn hàng bị trả lại nhập kho, tiền hàng trả lại cho khách hàng và bút toán phản ánh số tiền trả lại cho khách hàng về thuế GTGTcủa số hàng bị trả lại. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, trước tiên kế toán công ty vẫn xem xét nghiệp vụ đó thuộc trường hợp hàng bị trả lại trong năm, kế toán công ty chưa lập báo cáo kế toán hàng bán bị trả lại ra qua năm sau, kế toán công ty đã lập báo cáo kế toán để từ đó có phương pháp hạch toán phù hợp. + Nếu hàng bị trả lại trong năm, kế toán chưa lập báo cáo thì cách ghi như sau: Tại thời điểm hàng bị trả lại Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331 : Thuế GTGT Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Đồng thời phản ánh trị giá vốn hàng nhập kho Nợ TK 156: Hàng trả lại nhập kho Có TK 632 : Giá vốn hàng trả lại Cuối tháng kết chuyển trị giá hàng bị trả lại Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 531: Hàng bán bị trả lại + Nếu hàng bán bị trả lại xảy ra trong năm sau Vào thời điểm cuối năm, kế toán phải khoá sổ để lập báo cáo quyết toán năm. Vì vậy, các chỉ tiêu kinh tế tài chính như doanh thu, lợi nhuận, thuế đã được quyết toán. Vậy khi hàng hoá bị trả lại xảy ra sẽ có hai cách giải quyết như sau: Cách1: Nếu doanh thu hàng bán bị trả lại giá trị không lớn so với quy mô kinh doanh của công ty thì doanh thu hàng bị trả lại không ảnh hưởng nhiều đến tổng doanh thu bán hàng trong năm nay, có thể hạch toán giống như trường hợp hàng bán bị trả lại trong năm. Cách 2: Nếu doanh thu hàng bán bị trả lại giá trị lớn so với quy mô kinh doanh của công ty, nếu hạch toán làm giảm doanh thu của niên độ sau sẽ làm sai lệch doanh thu bán hàng của công ty một cách đáng kể thì kế toán của công ty sẽ xem đó là hoạt động bất thường và phương pháp hạch toán như sau: Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại kế toán ghi giảm tiền phải thu của khách hàng Nợ TK 531: Hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331: Thuế GTGT của hàng bị trả lại Có TK 131: Phải thu của khách Đồng thời kế toán phản ánh giá trị hàng bán bị trả lại như sau: Nợ TK 711 : Thu nhập bất thường Có TK 156: Hàng bị trả lại * Một số ý kiến khác Việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ là điều kiện không thể thiếu mang tính pháp lý. Tại công ty, việc này được thực hiện thường xuyên hàng ngày nhưng vẫn có trường hợp hoá đơn luân chuyển đến khâu cuối cùng còn bị thiếu chữ ký của người nhận hàng hay thủ trưởng đơn vị. Do đó về mặt quản lý công tác hạch toán kế toán công ty cần có biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn và thường xuyên hơn đặc biệt trong khâu kiểm tra chứng từ ban đầu đảm bảo chứng từ phải có đầy đủ cơ sở pháp lý. Kết luận Trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, hoạt động bán hàng hoá là một hành vi kinh doanh nhằm thực hiện giá trị của hàng hoá đối với người bán, kết thúc quá trình tuần hoàn vốn kinh doanh và nhằm thực hiện giá trị sử dụng với khách hàng mua từ nhiều mục đích khác nhau. Thực hiện quá trình tiêu thụ hàng sẽ đồng nghĩa với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để đạt được điều đó đương nhiên môĩ doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hoá của mình. Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Hà Dung, em may mắn được tìm hiểu về công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp. Qua quá trình học tập và nghiên cứu lý luận, được tìm hiểu thực tế tổ chức kế toán bán hàng của công ty, tôi xin mạnh dạn nêu một số ý kiến nhằm hoàn thiện phần hành kế toán này theo tôi là có khả năng thực hiện được. Vì thời gian học tập và nghiên cứu có hạn, chưa có kinh nghiệm thực tiễn những ý kiến đề xuất trong bản chuyên đề này chưa hẳn hoàn toàn hợp lý. Rất mong thầy cô và các cán bộ kế toán công ty cùng các bạn góp ý kiến để bản chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Viện Đại Học mở và các cán bộ phòng kế toán công ty TNHH Hà Dung đã giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề này. Hà nội, ngày 20 tháng 06năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Hải Lý Phụ Lục Biểu số 01 Hệ thống tài khoản công ty sủ dụng số hiệu tài khoản tên tài khoản 1111 Tiền mặt Việt Nam 1121 Tiền VNĐ gửi ngân hàng SG thương Tín 1311 Phải thu của khách hàng 13311 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá 138 Phải thu khác 1422 Chi phí trả trước chờ kết chuyển 144 Thế chấp ký cược ký quĩ ngắn hạn 153 Công cụ dụng cụ 156 Hàng hoá 1561 Hàng hoá tồn kho 1562 Chi phí mua hàng 211 Tài sản cố định hữu hình 214 Hao mòn TSCĐ hữu hình 241 Xây dựng cơ bản dở dang 242 Chi phí trả trước dài hạn 3111 Vay ngắn hạn VNĐ 331 Phải trả người bán 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 334 Phải trả công nhân viên 338 Phải trả phải nộp khác 3383 Bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế 411 Nguồn vốn inh doanh 413 Chênh lệch tỷ giá 4211 Lãi năm trước 4212 Lãi năm nay 511 Doanh thu bán hàng 515 Doanh thu hoạt đọng tài chính 5311 Hàng bán bị trả lại 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 641 Chi phí nhân viên bán hàng 642 Chi phí QLDN 6421 Chi phí nhân viên QL 6422 Chi phí tiền lương 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hoa TSCĐ 6425 Chi phí thuế , phí lệ phí 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác 711 Thu nhập khác 8111 Chi phí khác 911 Xác định kết quả kinh doanh Biểu 02 Mẫu số 01 GTKT_3LL Hoá đơn (GTGT) CQ/2003B Liên 1:Lưu Ngày9 tháng 04 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hà Dung Địa chỉ: 62 Trường chinh - Hà nội Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công tyVinaDeasung Địa chỉ: Yên Viên – Gia Lâm – Hà nội Hình thức thanh toán: STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 ống thộp mạ kẽm D 125 mét 500 305.500 152.750.000 Cộng tiền hàng : 152.750.000 Thuế GTGT (10%) : 15.275.000 Tổng tiền thanh toán : 168.025.000 Số tiền viết bằng chữ : một trăm sáu mươi tám triệu không trăm hai mươi năm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rã họ tên) \ Biểu 03 Đơn vị: Công ty TNHH Hà Dung Số 02/2 Địa chỉ: 62 Trường chinh - Hà Nội Chứng từ ghi sổ Ngày 9 tháng 04 năm 2008 ĐVT: đồng CT Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có Bán ống thep cho vinadeasung 511 333 131 152.750.000 15.275.000 168.025.000 Cộng 168.025.000 168.025.000 ( Kèm theo 01 chứng từ gốc) Người lập Kế toán trưởng (Ký và họ tên) (Ký và họ tên) Biểu 04 sổ chi tiết doanh thu bán hàng Tháng 04/2008 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính Số lượng Ghi Nợ TK632, Có Tk156 Doanh thu+VAT/Ghi nợ các TK Thuế GTGT Công nợ TK 511 Ngày Số 156 Công nợ TK632 1111 1121 131 9/2 273C1 Bán ống thep cho công ty VinaDeasung mét 500 300.000 150.000.000 168.250.000 15.275.000 Cộng Biểu 05 Sổ cái TK 511- Doanh thu bán hàng Đơn vị:1000đ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 9/04/2008 273C1 9/04/2008 Bán ống thep cho công ty VinaDeasung 131 152.750.000 Cộng số phát sinh trong kỳ 152.750.000 Số dư cuối kỳ 152.750.000 Ngày 9 tháng 4 năm 2008 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 06 Đơn vị : CTY Thương mại Hà Dung Địa chỉ : 62 Trường Chinh Phiếu xuất kho Ngày 9 tháng04 năm 2008 Số: Họ tên người nhận hàng: vinadaesung Bộ phận(địa chỉ): Lý do xuất kho : bán ống thep Xuất tại kho : 62 trường chinh Ghi Nợ : TK 632 Có : TK156 ĐVT: Đồng Thứ Tên nhãn hiệu quy Đơn Số lượng Đơn Thành tự cách sản phẩm vị Yêu cầu Thực xuất giá Tiền A B C 1 2 3 4=2x3 1 ống lạnh nhiệt mét 500 500 305.500 175.250.000 Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu) Biểu 07 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Quí 1 Năm 2008 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.598.982.500 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 40.019.150 3. Doanh thu thuần 1.458.963.250 4. Giá vốn hàng bán 790.182.035 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng 668.781.225 6. Doanh thu hoạt động tài chính - 7. Chi phí tài chính - 8. Chi phí bán hàng 20.194.514 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 152.053.198 10. Lợi nhuận thuần 496.533.513 11. Thu nhập khác 12.104.912 12. Chi phí khác 10.059.313 13. lợi nhuận khác 2.045.599 14. Tổng lợi nhuận trước thuế GTGT 498.579.112 15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 139.602.151 16. Chi phí thuế thu nhập DN hoãn lại - 17. Lợi nhuận sau thuế 139.602.151 Biểu 08 Công ty TNHH TM Hà Dung 62 Trường Chinh – Hà Nội Phiếu Nhập Kho Số: 2028 Ngày 09 tháng 02 năm 2008 Nguời giao hàng : Tiến Quân Đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân tiến quân Địa chỉ : 171 Minh khai – HBT – Hà Nội Nội dung : nhập hàng Stt Mã kho Tên vật tư TK Nợ TK Có ĐVT Số lượng Giá Thành tiền 1 KTC CS. 015 - cút sắt D15 156 33111 Cái 150 14.200 2.130.000 2 KCT Tes.080- Tê sắt D80 156 3311 Cái 32 91.900 2.904.800 Tổng tiền hàng : 5.070.800 Thuế VAT 5%: 253.540 Tổng chiết khấu : 0 Tổng tiền thanh toán : 5.324.340 Bằng chữ : Năm triệu ba trăm hai mươI bốn ngàn ba trăm bốn mươi đồng . Người giao hàng Người nhân hàng Thủ kho (Ký , họ tên) ( ký , họ tên ) ( ký , họ ten)