Chuyên đề Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tuệ Linh

thành lập vào ngày 8 tháng 5 năm 2002 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102005223 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp với người đại diện là ông: Nguyễn Duy Như làm Giám đốc. Tên giao dịch: TUệ liNH COMPANY LIMITED. Trụ sở chính : Số 4, Lô 4, khu 1765 km2, tổ 28 phường Trung Hòa - Cầu Giấy – Hà Nội. Số điện thoại: 04. 21 21 316; Fax: 04. 55 68 005. Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng 2) Quá trình phát triển: Với ngành nghề kinh doanh chính là sản xuất ra các loại Dược phẩm phục vụ cho nhu cầu chăm sóc sức khỏe của nhân dân. Công ty TNHH Tuệ Linh luôn cố gắng tăng số lượng và chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Sản phẩm chính của công ty như: Trà giảo cổ lam, gacroten, xatral, Alyzatop, alisoft, garlioll, calypsol …….. Để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị cùng ngành và các sản phẩm nhập ngoại ngày càng nhiều, công ty đã luôn quan tâm đẩy mạnh phát triển sản xuất. Đặc biệt là chú trọng hàng đầu đến chất lượng sản phẩm để nâng cao uy tín sản phẩm của công ty trên thị trường. Tuy là công ty mới thành lập nhưng trong những năm qua sản phẩm của công ty đã chiếm được lòng tin của người tiêu dùng. Với quy trình công nghệ khép kín, sản xuất trong môi trường vô trùng, các kỹ thuật xử lý nước tinh khiết cho dược phẩm, các công đoạn sản xuất nhanh, rút ngắn thời gian tiếp xúc với các tác nhân làm giảm chất lượng sản phẩm như: sấy tần sôi, sấy phun sương. Bên cạnh đó công ty có các kỹ thuật kiểm tra chất lượng lý,hóa,sinh chuẩn xác, đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và nhiệm vụ sản xuất từ khâu đầu kiểm tra nguyên vật liệu đến kiểm tra trong quá trình gsản xuất và thành phẩm. Với số lượng 105 công nhân viên, trong đó 82% là công nhân trực tiếp tham gia sản xuất với 90% cán bộ quản lý của công ty có trình độ đại học trở nên. Song song với việc đổi mới và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ, công ty còn đặc biệt chú ý đến việc đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ khoa học kỹ thuật và quản lý, không ngừng nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân sản xuất. Những năm qua công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong sản xuất kinh doanh. Cụ thể được thông qua bảng sau : Bảng số 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tuệ Linh Đơn vị:nghìn đồng STT Năm Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch [+] [%] 1 Tổng doanh thu 6.212.515 8.728.536 2.516.021 40,45 2 Lãi gộp 1.476.112 1.968.466 492.354 33,35 3 Chi phí kinh doanh 603.853 927.480 323.627 53,59 4 Lãi thuần 875.438 1.002.153 126.715 14,47 5 Nộp ngân sách nhà nước 261.405 287.439 26.034 9,96 6 Lãi dòng 614.033 714.714 100.681 16,40 7 Thu nhập bình quân 825 1.075 250 30,30 Qua bảng số liệu trên ta thấy : Doanh thu: Năm 2007 tăng thêm 2.516.021đ tương ứng là 40,45 % so với năm 2006. Do công ty đã tăng cường sản xuất những sản phẩm chủ đạo của công ty, lợi nhận đem lại cũng khá cao. Lợi nhuận: Năm 2007 tăng thêm 100.681.000đ tương ứng là 16,40 % so với năm 2006. Điều này chứng tỏ sự phát triển mạnh mẽ của công ty trong năm vừa qua. Chi phí kinh doanh: Năm 2007 tăng 323.627.000đ tương ứng là 53,59 % so với năm 2006. Nhưng nhìn vào số liệu trên bảng ta thấy độ tăng của chi phí thấp hơn so với độ tăng của doanh thu. Điều này cho thấycông ty đã có sự tiết giảm chi phí trong sản xuất kinh doanh. Thu nhập bình quân: Doanh thu tăng đã cải biến thêm thu nhập cho công nhân viên. Cụ thể là năm 2007 tăng 250.000đ tương ứng là 30,30% so với năm 2006. Đây là một sự cố gắng rất lớn của tập thể cán bộ công nhân viên của công ty Bảng 2 : Tình hình biến động về vốn của công ty TNHH Tuệ Linh Đơn vị: nghìn đồng Chỉ tiêu 2006 2007 Vốn kinh doanh 4.468.131 5.490.615 Vốn cố định 2.008.963 2.008.963 Vốn lưu động 2.459.168 3.481.652 Qua bảng số liệu trên ta thấy nhu cầu về vốn của công ty tăng,năm 2007 tăng 1.022.484.000 đ tương ứng là 22,88% so với năm 2006. Điều này chứng tỏ quy mô và năng lực sản xuất của công ty ngày càng được mở rộng. II. Đặc điểm tổ chức quản lý ở công ty TNHH Tuệ Linh. Là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, với nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh mặt hàng dược phẩm. Bộ máy quản lý của công ty đuợc tổ chức theo mô hình trực tuyến. Chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban được phân định rõ ràng vá có sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban trong quá trình hoạt động kinh doanh. Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của công ty TNHH Tuệ Linh. Phòng kiểm nghiệm Phòng kế toán nhân sự Phòng lao động tiền lương Các phân xưởng sản xuất Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc sản xuất Giám đốc Phòng kinh doanh Trongđó: Giám đốc : Là người lãnh đạo cao nhất thuộc ban giám đốc công ty, cũng là người phụ trách chung các hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty – trực tiếp chỉ đạo các phòng ban. Là người đại diện hợp pháp cho công ty trong quan hệ giao dịch kinh doanh. Phó giám đốc sản xuất : Quản lý về công việc sản xuất và quản lý sản xuất ở các phân xưởng, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban co liên quan. Phó giám đốc kinh doanh : Điều hành giao dịch buôn bán,phụ trách các quan hệ kinh tế của công ty, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban liên quan từ đó lập kế hoạch kinh doanh. Phòng nhân sự lao động tiền lương: Chịu trách nhiệm điều hành tổ chức quản lý tình hình nhân sự, sắp xếp nhân sự, điều động, tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch. Tổ chức xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, thực hiện đầy đủ chính sách chế độ với người lao động. Phòng nhân sự lao động tiền lương: Chịu trách nhiệm điều hành tổ chức quản lý tình hình nhân sự, sắp xếp nhân sự, điều động, tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch. Tổ chức xây dựng kế hoạch lao động tiền lương, thực hiện đầy đủ chính sách chế độ đối với người lao động. Phòng kế toán: Có nhiệm vụ đôn đốc ,hướng dẫn và thu thập đầy đủ kịp thời tất cả các chứng từ. Cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh ở công ty. Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ đảm bảo vật tư cho sản xuất,dẩm bảo kế hoạch cho sản xuất tiêu thụ và quảng cáo sản phẩm cho công ty. Các phân xưởng sản xuất Phân xưởng 1: Sản xuất ra các sản phẩm: Trà giảo cổ lam, PHYTHIZOL, LYPECOGA, ALISOFT, GYNOSTEMMA,… Phân xưởng 2: Sản xuất các sản phẩm: BABYGAZ, CALMOL, CALYPSOL, POLYGYNAX, DIFFERIN, XATRAL…. ở mỗi bộ phận của phân xưởng được chia ra bởi nhiều tổ khác nhau như: tổ pha chế, tổ kiểm nghiệm, tổ đóng gói, tổ trình bầy,… Phòng kiểm nghiệm: có nhiệm vụ kiểm tra hàm lương nguyên liệu khi đưa vào pha chế và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đi tiêu thụ. PHầN ii THựC Tế CÔNG TáC Kế TOáN VậT LIệU TạI CÔNG TY TNHH TUệ LINH I. Tình hình quản lý vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh: 1) Đặc điểm vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh Do yêu cầu sản xuất sản phẩm của công ty rất đa dạng cho nên nguyên liệu đầu vào cũng rất đa dạng và nhiều chủng loại khác nhau vật liệu chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bao bì. Thuốc là loại sản phẩm đặc biệt, nó liên quan trực tiếp đến sức khoẻ tính mạng con người nên chất lượng thuốc của công ty TNHH Tuệ Linh đặc biệt quan tâm. Từ công tác kiểm duyệt vật liệu đầu vào được thực hiện khá chặt chẽ, sát sao đảm bảo vật liệu đạt các tiêu chuẩn nhất định. Công tác quản lý, bảo quản trong kho cũng rất được chú trọng, không để tình trạng hư hỏng kém phẩm chất làm ảnh hưởng đến sản phẩm thuốc sản xuất ra. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp luôn phải quan tâm đến việc quản lý chi phí vì mỗi một chi phí không hợp lý đều làm giảm lợi nhuận của công ty. Trong khi chi phí nguyên vật liệu ở công ty chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Do vậy nó ảnh hưởng mạnh tới việc quản lý chi phí – yếu tố quan trọng để doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường. Vì thế công ty TNHH Tuệ Linh luôn quan tâm chú ý sử dụng vật liệu tiết kiệm, hiệu quả. 2) Phân loại vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh. Với nhiệm vụ bào chế thuốc tân dược và dược phẩm chức năng, công ty TNHH Tuệ Linh sản xuất một lượng sản phẩm vừa đủ để phục vụ phòng, chống và chữa bệnh cho nhân dân. Mỗi vật liệu có phương thức bảo quản, độ biến động và yêu cầu quản lý khác nhau. Do đó để thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý vật liệu, công ty phân vật liệu ra thành nhiều nhóm khác nhau. a) Vật liệu chính: Là những vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nguyên vật liệu tạo nên giá thành sản phẩm. Vật liệu chính trong công ty được sắp xếp theo nhiều nhóm, mỗi nhóm được kí hiệu tư A đến X. Việc phân loại dựa trên những loại vật liệu có đặc tính giống nhau, ngoài ra còn có thuốc hoá nghiệm, tá dược đông dược….. Nhóm A gồm: Codezin bazơ, ô đầu củ …. Nhóm B gồm: Dexmethazolphotphat,Aminohyoitxit… Nhóm C gồm:Cloroxit, canxi clorua… Nhóm D gồm: Dexatromethophan, dầu chuối ….. Nhóm X gồm: Xylometazolin….. Việc phân loại vật liệu chính thành các nhóm như trên giúp cho việc quản lý và bảo quản vật liệu hiệu quả. b) Vật liệu phụ: Không tạo nên thực thể sản phẩm, nhưng nó góp phần làm tăng chất lượng sản phẩm, phụ trợ sản xuất kết hợp với vật liệu chính hoàn thiện và nâng cao tính năng của sản phẩm, phục vụ công tác sản xuất, công tác quản lý nâng cao tính năng của sản phẩm, phục vụ công tác sản xuất, công tác quản lý như: bông băng, màng mỏng, nhãn mác, quần áo bảo hộ lao động, thuốc tẩy ….. c) Nhiên liệu: gồm các loại vật liệu cung cấp nhiệt năng cho quá trình sản xuất như: than, ga, mỡ, xăng… d) Phụ tùng thay thế: gồm các chi tiết, cụm chi tiết hoặc bộ phận dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như vòng bi, bánh răng…. e) Vật liệu xây dựng: gồm các loại vật liệu và thiết bị công ty mua để đầu tư xây dựng cơ bản như xi măng, gạch f) Bao bì: phục vụ cho việc đóng gói sản phẩm như : hộp giấy, vỉ, túi nilon…. 3) Phương pháp tính giá vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh Phương pháp tính giá vật liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác kế toán ở mỗi doanh nghiệp. Vì nó ảnh hưởng đến chi phí, giá thành sản phẩm và lợi nhuận ở mỗi doanh nghiệp, đối với công ty TNHH Tuệ Linh thì vật liệu được tính theo giá thực tế. Cụ thể như sau: a) Đối với vật liệu nhập kho Đối với mua trong nước: Đây là nguồn nguyên liệu chiếm tỷ trọng cao trong tổng số nguyên liệu nhập kho. Khi bộ phận cung ứng đi tìm ra nguồn hàng để mua và vận chuyển vật liệu về nhập kho, kế toán ghi gía trị vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn người bán + Chi phí thu mua Ví dụ: Theo hoá đơn số 022687 ngày 19/10/2007 mua codein bazơ của công ty TNHH Tuệ Linh. Thực nhập: 25 kg Đơn giá: 135.463đ Thành tiền: 3.386.575đ Vậy giá thực tế codein bazơ nhập kho là 3.386.575đ Trong đó chi phí thu mua bao gồm : chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuê kho bãi …. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất đi gia công + Chi phí gia công chế biến + Chi phí vận chuyển Ví dụ: Công ty TNHH Tuệ Linh thuê công ty TNHH bao bì Tấn Thành gia công giấy A1 135 inlinco theo hợp đồng số 17930 ngày 3/10/2007. Theo phiếu xuất kho số 15 ngày 5/10/2007, xuất 3kg giấy A1, thành tiền 3.426.400đ. Chi phí thuê gia công ngoài (bao gồm cả chi phí vận chuyển) theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công số 28 ngày 26/10/2007 của công ty TNHH Bao bì Tấn Thành là: 670.980 đ Giá thực tế giấy = 3.426.400 + 670.980 = 4.097.380 đ A1 135 inlinco Đối với vật liệu tự chế nhập kho như tinh bột nếp, tinh dầu gấc…. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất chế biến + Chi phí chế biến b) Đối với vật liệu xuất kho Công ty TNHH Tuệ Linh tính gía theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho + Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ của vật liệu Trong đó: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ của vật liệu = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Bảng 3: Trong kho vật liệu tháng 10 năm 2007 đối với loại Dexamethazol Chứng từ Diễn giải Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền SH NT Tồn đầu tháng 10/2007 10 845.000 Số 241 21/10 Nhập kho 40 85.000 3.400.000 Số 146 21/10 Xuất cho phòng kiểm nghiệm 0,15 Số 147 24/10 Xuất cho phân xưởng 1 40 Tồn cuối tháng 10 Đơn giá Dexamethozol xuất trong tháng 10/2007 là 845.000 + 3.400.000 = 84.900 10 + 4 Giá thực tế của vật liệu xuất kho ngày 21/10 theo phiếu xuất kho số 04 là: 0,15 x 84.900 =12.735 đ Giá thực tế của vật liệu xuất kho ngày 24/10 theo phiếu xuất kho số 06 là: 40 x 84.900 = 3.396.000 đ 2) Phương pháp hạch toán vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh Công ty TNHH Tuệ Linh là đơn vị sản xuất với quy mô vừa và nhỏ để thuận tiện cho việc quản lý, kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, theo dõi phản ánh tình hình một cách liên tục về giá trị lẫn số lượng nhập – xuất – tồn của từng loại vật liệu trên các tài khoản phản ánh giá trị vật liệu có ở đầu kỳ, nhập trong kỳ và tồn cuối kỳ. Phương pháp này theo dõi chính xác cả về số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất trong kho được phân bổ cụ thể, thuận tiện cho việc tính giá phương pháp hạch toán thuế theo phương pháp khấu trừ. Để hạch toán tình hình biến động vật liệu ở công ty kế toán sử dụng tài khoản chủ yếu sau: Tk 152 “nguyên liệu, vật liệu” Do vật liệu ở công ty rất đa dạng nên tk 152 được chi tiết như sau: Tk 1521: Vật liệu chính Tk 1522: Vật liệu phụ Tk 1523: Nhiên liệu Tk 1524: Phụ tùng thay thế Tk 1525: Vật liệu xây dựng Tk 1527: Bao bì II.Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh Hiện nay công ty TNHH Tuệ Linh đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ” đây là hình thức kế toán hoàn thiện nhất được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo các mặt kế toán này được tiến hành song song và việc sử dụng kiểm tra của số liệu được thường xuyên liên tục. Từ đó tạo điều kiện thúc đẩy công tác hạch toán được tiến hành kịp thời phục vụ cho nhu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác. Trình tự hạch toán cụ thể như sau: 1. Thủ tục nhập kho Để đảm bảo yêu cầu về chất lượng sản phẩm, mọi vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh trước khi nhập kho đều phải tiến hành các thủ tục kiểm nghiệm theo quy định. Khi nhận được hoá đơn do người bán gửi tới hoặc nhân viên tiếp liệu đem về, phòng thị trường tiến hành kiểm tra, đối chiếu hợp đồng kế hoạch thu mua để quyết định nhận hàng hay không. Sau khi đã có quyết định nhân hàng, phòng kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra vật liệu trước khi nhập kho. Việc kiểm tra được thực hiện thông qua ban kiểm nghiệm gồm : Một đai diện phòng thị trường sản xuất, một trình dược viên, thủ kho. Ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra về mặt số lượng, chất lương, quy cách vật liệu sau đó ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư được chấp nhân nhập kho, căn cứ vào hoá đơn, phòng thị trường lập phiếu nhập kho làm hai bản và giao cho thủ kho làm căn cứ để nhập vật liệu. Hoá đơn mua hàng được chuyển cho kế toán thanh toán, để làm thủ tục thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho tiến hành nhập vật liệu, ghi số lượng thực nhập và cùng người giao hàng ký tên. Nếu khi nhập kho, thủ kho phát hiện có sai sót không đúng số lượng, quy cách phẩm chất ghi trên hoá đơn, chứng từ, thủ kho phải báo ngay cho phòng thị trường để lập biên bản giải quyết. Sau khi nhập kho xong, 1 phiếu nhập kho được giao cho kế toán thanh toán, 1 phiếu sau khi thủ kho ghi thẻ kho sẽ được chuyển cho kế toán vật liệu để ghi sổ. Ví dụ : Mua dầu gấc của công ty TNHH dược phẩm Nam Hà theo hoá đơn số 033793 như sau: Khi hóa đơn và hàng về, ban kiểm nghiệm vật liệu tiến hành kiểm nghiệm vật liệu trước khi nhập kho. Kết quả kiểm nghiệm được ghi trên biên bản kiểm nghiệm vật tư: Bảng số 4 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05-VT Số: 211 QĐ1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 2 tháng 10 năm 2007 - Căn cứ vào hoá đơn số 033793 ngày 2 tháng 10 năm2002 của công ty TNHH Tuệ Linh : - Ban kiểm nghiệm gồm: 1.Ông Nguyễn Khắc Trung Kế hoạch cung ứng – Trưởng ban. 2.Ông Trần Văn Sơn KCS – Uỷ viên. 3.Bà Nguyễn Thị Hoà Thủ kho – Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, vật tư Đơn vị tính Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lương thực tế kiểm nghiệm Số lượng đúng qui cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D 1 2 3 4 1 Dầu gấc kg Cân 200 200 200 0 Nhận xét của ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm và hoá đơn, phiếu nhập kho được làm 2 bản, 1 bản chuyển cho thủ kho, 1 bản chuyển cho khế toán thanh toán. Bảng số 5 Công ty TNHH Tuệ Linh Phiếu nhập kho Ngày 2 tháng 10 năm 2007 Số :232 Nợ: 1521, 133 Có: 111 Tên người nhập kho: Công ty TNHH Tuệ Linh Hóa đơn: 0337 Nhập vào kho: 1521 Ngày 2/10/2007 STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn gía Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực xuất 1 Dầu gấc kg 200 200 15.000 3.000.000 Cộng: Một khoản Thành tiền ( viết bằng chữ ) : Ba triệu đồng chẵn. Nguời nhập (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Trường hợp vật liệu nhập do thuê gia công chế biến, căn cứ vào hợp đồng thuê gia công đã ký kết, theo thời hạn thoả thuận, đơn vị gia công hoàn thành công việc gia công, vật liệu được đưa về nhập kho công ty theo phiếu nhập vật tư thuê gia công. Bảng số 6 Công ty TNHH Tuệ Linh Phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công Ngày 26 tháng 10 năm 2007. Đơn vị gia công : Công ty TNHH Bao bì Tấn Thành Số: 86 Hợp đồng số : 17925 ngày 3/10/2007 Nợ: 1527,133 Theo phiếu xuất vật tư thuê ngoài gia công số 12 ngày 5/10/2007 Có: 154 Nhập tại kho : 1527 Danh diểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá nhập thực tế Hoá đơn và phiếu nhập kho Theo phiếu xuất giao hàng Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyển Giá vật tư dùng để chế biến Cộng Giấy A1 in Linco Kg 32 38,1 670.980 3.426.400 4.097.380 VAT 10% 67.098 Cộng 32 38,1 738.078 3.426.400 4.164.478 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Bẩy trăm ba mươi tám nghìn,bảy tám đồng. Kế toán trưởng Thủ kho Người giao Phụ trách cung tiền 2. Thủ tục xuất kho Vật liệu của xí nghiệp gồm rất nhiều loại khác nhau. Ngoài việc phục vụ cho sản xuất, vật liệu của xí nghiệp còn được dùng cho quản lý phân xưởng, quản lý xí nghiệp và bán ra ngoài. Để sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch kinh doanh căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vật tư để lập phiếu vật tư theo hạn mức được lập thành hai bản, 1 bản chuyển cho thủ kho, 1 bản chuyển cho đơn vị sử dụng giữ. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, bộ phận lĩnh đem phiếu lĩnh này xuống kho để nhận vật liệu. Thủ kho căn cứ vào phiếu lĩnh thực hiện xuất kho vật tư và ghi số thực xuất, ký tên vào cả hai phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Sau đó thủ kho ghi sổ vật liệu xuất kho vào thẻ kho. Chẳng hạn, trong tháng 10/2007 phân xưởng 1 đã lĩnh dầu gấc từ kho vật liệu chính ghi trong phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức như sau: Bảng số 7 Công ty TNHH Tuệ Linh Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Tháng 10 năm 2007 Tên đơn vị lĩnh: Phân xưởng 2 Lĩnh tại kho: 1521 Số 72 Nợ: 154 Có: 1521 Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Hạn mức được lĩnh trong tháng Lý do sử dụng tại đâu Số lượng tháng trước chuyển sang Số lượng thực phát trong tháng Giá đơn vị Thành tiền Hạn mức còn lại Ngày 2/10 Ngày 6/10 Ngày 10/10 Ngày 13/10 Cộng Dầu gấc Kg 100 25 25 25 25 100 14.931 1.493.100 Người lĩnh Cộng thành tiền : Một triệu bốn trăm chín mươi ba triệu một trăm đồng chẵn Phụ trách cung tiền Phụ trách kế toán Thủ kho Giá đơn vị của vật tư được xác định theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng hoặc khi hết hạn mức, thủ kho thu lại phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức đơn vị lĩnh, tính ra tổng số vật liệu đã xuất và hạn mức cuối kỳ. Thủ kho trả một bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng vật liệu, 1 bản chuyển cho kế toán lấy số liệu để ghi sổ. Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức lập cho các nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất sản phẩm. Các loại vật liệu khác( vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu xây dựng, bao bì …) và vật liệu chính không dùng trực tiếp cho sản xuất, bộ phận nào có nhu cầu sử dụng thì lập phiếu xuất kho làm 2 bản. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho thực hiện vật tư và ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho. Người nhận vật tư và thủ kho cùng ký vào 2 bản, 1 bản thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để ghi sổ, 1 bản do người lĩnh vật tư giữ. Bảng số 8 Công ty TNHH Tuệ Linh Phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 10 năm 2007 Số 136 Nợ: 621 Có: 1521 Họ và tên người nhận : Phân xưởng 1 Địa chỉ : Lý do xuất kho: xuất cho sản xuất STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn gía Thành tiền Yêu cầu Thực Xuất 1 Muối hạt kg 253 253 246.964 Cộng: 01 khoản 246.694 Xuất tại kho :1521 Viết bằng chữ : Hai trăm bốn mươi sáu nghìn sáu trăm chín mươi tư đồng Phụ trách đơn vị Phụ trách cung tiền Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho Hay phân xưởng 1 nhận Parafin phục vụ công tác quản lý theo phiếu xuất kho sau: Bảng số 9 Phân xưởng 1 Phiếu xuất kho Ngày 22 tháng 10 năm 2007 Số 137 Nợ: 621 Có: 1521 Họ tên người nhận : Nguyễn Thị Bình Địa chỉ: Lý do xuất kho :Xuất cho sản xuất Xuất tại kho :1521 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Parafin Kg 50 50 592.350 Cộng: 01 khoản 50 50 592.350 Viết bằng chữ : Năm trăm chín mươi hai nghìn , ba trăm năm mươi đồng Phụ trách đơn vị Phụ trách cung tiền Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho * Trường hợp vật liệu bán ra ngoài, phòng thị trường căn cứ vào hợp đồng hoặc thoả thuận với khách hàng, lập hoá đơn bán hàng ba liên. Liên 1: Lưu ở phòng thị trường Liên 2: Giao cho khách hàng để đến nhận vật liệu Liên 3: Thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật liệu Bảng số 10 Hoá đơn (gtgt) Liên 3: ( dùng để thanh toán) Ngày 8 tháng 10 năm 2007 No: 0557 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Tuệ Linh Địa chỉ : tổ 28 Trung Hoà - Cầu Giấy – HN Số tài khoản: 7104-00315 Điện thoại : 04. 21 21 916 MST: 0102005223 1 Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Minh Đức Đơn vị : Địa chỉ : số tài khoản : Hình thức thanh toán : Nợ 30 ngày MST: 0100367393 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Streptomycinsufat kg 10 310.000 3.100.000 Thuế suất GTGT : 5% Cộng tiền hàng : 3.100.000 Tiền thuế GTGT: 155.000 Tổng cộng thanh toán: 3.255.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu hai trăm năm năm nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng thực hiện xuất kho , sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để ghi sổ. * Trường hợp vật liệu thuê gia công chế biến, phòng thị trường căn cứ vào tình hình sản xuất, xác định nhu cầu vật liệu cần thuê gia công ( chủ yếu là bao bì, màng nhôm, ống thuỷ tinh, lọ nhựa …..), lập hợp đồng thuê gia công. Căn cứ vào hợp đồng, thủ kho thực hiện các thủ tục xuất kho vật liệu. Ví dụ: Phiếu xuất kho giấy nhôm để ra công cho công ty TNHH bao bì Tấn Thành: Bảng số 11 Công ty TNHH Tuệ Linh Phiếu xuất kho Ngày 5 tháng 10 năm 2007 Số 138 Nợ: 154 Có: 1521 Họ tên người nhận hàng: Công ty TNHH BB Tấn Thành Lý do xuất kho: gia công Xuất tại kho: 1521 TT Tên, nhãn hiệu,quy cách vật tư MS ĐVT Số lượng Đơn gía Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Giấy A1 in Linco135 Cộng : 01 khoản 0152 kg 32 32 3.426.400 3.426.400 Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba triệu bốn trăm hai mươi sáu nghìn bốn trăm đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiền Người nhận Thủ kho 3. Kế toán chi tiết vật liệu Đối với công ty TNHH Tuệ Linh, số lượng nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu lớn nên hạch toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp khá phức tạp. Hiện nay, công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song trong công tác kế toán vật liệu. Phương pháp này đơn giản thuận tiện, dễ làm tạo điều kiện giảm nhẹ cho công việc. Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuât – tồn của vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra, tính hợp lý của chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ và tiến hành ghi chép vào cột số lượng xuất sau đó tính ra số tồn. Định kỳ một lần sau khi đã ghi chép thẻ kho đầy đủ, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất phát sinh hàng ngày trong kỳ để kế toán xuống nhận. Bảng số 12 Công ty TNHH Tuệ Linh Thẻ kho Mẫu số :12 – DN Ngày lập thẻ : 21/10/2007 Tờ số : 103 Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ tài chính Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Dexmethazol Đơn vị tính : kg Mã số : 1521 Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 21/10/2007 21/10/2007 24/10/2007 SSố241 Số 146 Số 147 21 21 24 Tồn đầu tháng 10/2007 Nhập kho Xuất cho phòng kiểm nghiệm Xuất cho phân xưởng 1 Tồn cuối tháng 10/2007 40 0,15 40 10 10 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Tại phòng kế toán: Tình hình nhập -xuất- tồn kho của vật tư được theo dõi trên sổ chi tiết vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Định kỳ sau 20 ngày hàng tháng kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập vật liệu. Kế toán đôi chiếu số liệu ở các chứng từ nhập xuất với số liệu ghi tên thẻ kho về số lượng đồng thời kiểm tra được việc tính toán số dư cuối ngày trên thẻ kho, nếu thấy khớp đúng kế toán ký xác nhận vao các chứng từ và vào thẻ kho. Sau khi nhận được các chứng từ ở kho về, kế toán phân loại chứng từ. Đối với phiếu nhập kho, kế toán phân loại theo từng danh điểm vật tư. Đối với phiếu xuất kho, kế toán căn cứ vào bộ phận sử dụng. Kế toán tiến hành kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ, tính chỉ tiêu thành tiền trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho dựa trên đơn giá và số lượng. Với vật liệu xuất kho đơn giá được tính theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Với vật liệu nhập, đơn giá được ghi trên hóa đơn. Sau khi hoàn thiện chứng từ, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi sổ chi tiết vật tư. Số liệu trên sổ chi tiết vật tư được tính theo công thức sau: Số lượng, giá trị Số lượng, giá trị Số lượng, giá trị Số lượng, giá trị vật liệu tồn = vật liệu tồn + vật liệu nhập + vật liệu xuất cuối tháng đầu tháng trong tháng trong tháng Sơ đồ số 2: Kế toán chi tiết vật liệu Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn vật liệu (3) (1) (1) (2) Ghi chú: Đối chiếu, kiểm tra Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 4.Kế toán tổng hợp vật liệu Sơ đồ 3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu TK 111, 112, 141, 331 TK 152 TK 621, 627, 641, 642 Giá mua và chi phí mua nguyên vật liệu nhập kho giá trị nguyên vật liệu xuất kho sử dụng TK 133 Thuế GTGT đầu vào TK 154 Nhập kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK 154 xuất kho do tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến TK 157 Xuất bán gửi bán TK 1381, 632 Nguyên vật liệu thiếu khi kiểm kê Chênh lệch giảm do đánh giá lại TK 412 TK 111, 112, 331 Chiết khấu TM, giám giá hàng mua, trả lại NVL Trị giá nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại TK 133 TK 3381, 711 4.1 Kế toán tổng hợp vật liệu tăng a.Nhập kho vật liệu từ nguồn thu bên ngoài - Khi nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài,sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục nhập kho. Kế toán căn cứ vào các hóa đơn,phiếu nhập và các chứng từ khác liên quan (nếu có) kế toán ghi: Nợ TK 152(chi tiết vật liệu) :Gá trị thực tế vật liệu Nợ TK 133:Thuế VAT được kháu trừ Có TK liên quan (111,112,113.331) :ghi theo tổng giá thanh toán Sổ chi tiết TK 331 được mở cho từng tháng theo dõi đối với từng người bán. Sổ này được mở theo từng tháng, mỗi nhà cung cấp được theo dõi trên một dòng sổ. Sổ chi tiết TK 331 gồm 2 phần: Phần 1: Theo dõi số phát sinh có của TK 331 Phần 2: Theo dõi số phát sinh nợ của TK 331 Căn cứ vào các phiếu nhập vật liệu và các chứng từ khác có liên quan đến việc thu mua vật liệu, kế toán sẽ phản ánh vào sổ kế toán về ngày, tháng, năm nhập, số liệu và ngày tháng chứng từ, diễn giải, TK đối ứng và phần phát sinh có. Khi thanh toán với nhà cung cấp thì căn cứ vào phiếu chi kế toán sẽ ghi vào phần phát sinh nợ TK 331. Sổ chi tiết thanh toán với người bán theo bảng số 16. Dựa vào sổ chi tiết TK 331 và các chứng từ thanh toán, kế toán lập Nhật ký chứng từ số 5. Sổ này được dùng để theo dõi việc thanh toán với nhà cung cấp. Cuối mỗi tháng sau khi đã cộng tổng phát sinh của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết TK 331, kế toán vào NKCT số 5 đồng thời xác định tổng số phát sinh bên có TK 331 đối ứng nợ TK liên quan vào sổ cái TK 152. Bảng số14 Công ty TNHH Tuệ Linh Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111 Tháng 10 năm 2007 STT NT Ghi có TK 112,ghi nợ TK 1521 1522 1523 1527 331 Cộng có TK 111 1 2 3 4 5 2/10 9/10 1210 26/10 29/10 3.150.000 4.950.000 658.630 90.000 40.000 100.605 4.164.478 10.000.000 3.150.000 4.990.000 748.630 4.164.478 10.100.605 Cộng 8.758.630 90.000 140.605 4.164.478 10.000.000 23.153.713 Ngày 29 tháng 10 năm 2007 Người ghi sổ (ký,họ tên) Kế toán trưởng (ký,họ tên) Giám đốc (ký,họ tên) Bảng số 15 Công ty TNHH Tuệ Linh Nhật ký chứng từ số 2 Ghi có TK 112 Tháng 10 năm 2007 STT NT Ghi có TK 112,ghi nợ TK 1521 1522 1523 1527 331 Cộng có TK 111 1 2 3 4 24/10 26/10 28/10 29/10 3.400.000 802.355 368.060 300.200 206.008 42.697.000 3.400.000 1.008.363 668.260 42.697.000 Cộng 4.202.355 368.060 300.200 206.008 42.697.000 47.773.623 Ngày 29 tháng 10 năm 2007 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Bảng số 16: Công ty TNHH Tuệ Linh sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 10 năm 2007 TK 331 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Ngày tháng trả Số Ngày Nợ Có Nợ Có A B C D E F 1 2 3 4 G Số dư đầu tháng 20.732.060 2/10 6/10 24/10 HĐ0337 HĐ0337 HĐ0337 2/10 6/10 24/10 Công ty TNHH dược phẩm Nam Hà Công ty hoá chất HCL công nghệ ..... Công ty TNHH Hoà Hưng ..... 1521 1521 1521 3.150.000 3.400.000 ...... 3.150.000 4.500.000 ...... 3.400.000 ..... 2/10 24/10 Cộng 70.927.336 62.692.750 12.497.474 Ngày 29 tháng 10 năm 2007 Người ghi sổ (ký,họ tên) Kế toán trưởng (ký,họ tên) Giám đốc (ký,họ tên) Bảng số 17 Công ty TNHH Tuệ Linh Nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK 331: phải trả cho người bán Tháng 10 năm 2007 STT Tên đơn vị Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ TK Theo dõi thanh toán (Nợ 331) Số dư cuối tháng Nợ Có 152 Công có TK 331 111 112 Cộng nợ TK 331 Nợ Có HT TT 1 2 3 Công ty hoá chất HCL công nghệ Công ty TNHH dược phẩm Nam Hà Công ty TNHH Hòa Hưng ...... 6.000.000 0 732.060 ...... 4.500.000 3.150.000 3.400.000 ...... 4.500.000 3.150.000 3.400.000 ...... 3.150.000 ...... ...... 3.150.000 ...... 10.500.000 0 732.060 ........ Cộng 20.732.060 62.692.750 23.153.713 47.773.623 70.927.336 12.497.474 - ở công ty TNHH Tuệ Linh, kế toán chỉ làm thủ tục thanh toán khi nào có hàng về nhập kho cùng với hóa đơn của người bán gửi đến. Vì vậy không có trường hợp há đơn về mà mà hàng chưa về và ngược lại. Do vậy kế toán không sử dụng TK 151. b. Nhập kho vật liệu do thuê ngoài chế biến. Khi có vật liệu nhập kho do thuê ngoài chế biến căn cứ vào hóa đơn của đơn vị nhận gia công gửi đến về số vật liệu công ty đã thuê ngoài gia công. Trong đó bao gồm cả ci phí chế biến và chi phí vận chuyển với giá thực tế của vật liệu khi xuất kho đưa gia công. Kế toán ghi: Nợ TK 1527: giá thực tế Có Tk 154: giá thực tế Nghiệp vụ này cũng được theo dõi trên các sổ kế toán giống như trường hợp vật liệu mua ngoài ở trên,chi phí chế biến phải trả cho đơn vị gia công cũng được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán và Nhật ký chứng từ số 5. Vì vật liệu thuê ngoài gia công bao giờ cũng có sự hao hụt nhất định. Phản ánh sự hao hụt này kế toán sử dụng phiếu xuất hao. Số hao hụt do hoạt động gia công chế biến được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối tháng được phản ánh vào bảng kê số 5- tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Bảng số 18 Phiếu xuất hao foil nhôm Ngày 28 tháng 10 năm 2007 Tên đơn vị gia công: Công ty TNHH bao bì Tấn Thành Địa chỉ: Ngày tháng Mặt khổ Khổ nhôm Số hóa đơn Số lượng foil nhôm Số lượng thành phẩm thực tế Tỷ lệ hao hụt 28/10 In Linco 135 912 32 31.8 ~1% =34.246 Thủ kho Tiếp liệu Phòng vật tư Giám đốc công ty Bảng số 19 Bảng kê số 5 Tập hợp chi phí bán hàng,chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 10/2007 STT TK Có TK Nợ 1521 1522 1523 1524 1525 1527 .... 1 TK 641 2 TK 642 9.116.298 23.137.910 634.037 2.245.250 141.750 4.164.478 TK 621 9.116.298 23.137.910 634.037 2.245.250 141.750 4.164.478 Hao hụt VL 34.246 3 Cộng C. Vật liệu tự chế biến Vật liệu tự chế biến ở công ty do các bộ phận sản xuát phụ và cung cấp. Các sản phẩm phụ này cung cấp sản phẩm lao vụ phục vụ cho các phân xưởng sản xuất chính. Căn cứ vào báo cáo tình hình sản xuất của bộ phận sản xuất phụ, kế toán giá thành lao vụ sản xuất kinh doanh phụ tính ra gí trị thực tế của số vật liệu nhập kho này trên bảng tính giá thành và bảng phân bổ số 4. Định khoản: Nợ TK 152:Giá thực tế Có TK 154:Giá thực tế 4.2 Kế toán vật liệu giảm a.Vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh chính Kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư hạn mức (sau khi đã tổng hợp và phân loại ), tính tổng số tiền ghi trên những phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, lấy số liệu cộng đó ghi vào bảng phân bổ số 2, dòng ghi nợ tk 154 (chi tiết cho từng phân xưởng), cột ghi có tk 152 (chi tiết cho từng vật liệu). Vật liệu xuát kho dùng cụ cho sản xuất kinh doanh chính, nếu vật liệu dùng không hết, các phân xưởng không đem số thừa đó nhập kho mà để lại sử dụng tiếp cho tháng sau. Căn cứ vào số lượng tồn kho để lại phân xưởng khi lập bảng phân bổ vật tư cho đối tượng sử dụng, kế toán tính được giá thành tực tế vật liệu xuát dùng trong tháng. Sau khi đã tổng hợp tất cả các chứng từ xuất vật liệu, kế tón sẽ tổng hợp tổng số vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận là bao nhiêu và định khoản như sau: Nợ TK 621:Số xuất dùng Có TK 1521:Số xuất dùng Nợ TK 154.1:Phân xưởng 1 Nợ TK 154.2:Phân xưởng 2 Có TK 621 Sau đó kế toán vật liệu sẽ đối chiếu với kế toán giá thành để kiểm tra sự chính xác của số vật liệu đã xuất dùng cho từng phân xưởng. Bảng số 20 Bảng tổng hợp tồn kho vật liệu tháng 9 năm 2007 Phân xưởng 1521 1522 1527 Cộng Phân xưởng 1 4.181.585 2.477.360 12.682.000 19.340.945 Phân xưởng 2 7.793.000 4.745.170 14.229.078 26.767.248 Cộng 11.974.585 7.222.530 6.9111.078 46.108.193 Bảng số 21 Bảng tổng hợp tồn kho vật liệu tháng 10 năm 2007 Phân xưởng 1521 1522 1527 Cộng Phân xưởng 1 4.001.740 1.992.360 5.164.478 11.158.578 Phân xưởng 2 6.203.890 3.970.170 7.936.522 18.110.582 Cộng 10.205.630 5.962.530 13.101.000 29.269.160 Trong trường hợp vật liệu cuối tháng trước chuyển sang tháng này nhỏ hơn số vật liệu tồn kho cuối tháng này chuyển sang tiếp theo sau thì số chênh lệch sẽ được ghi vào bảng phân bổ số 2 ở cột ghi giá trị thực tế và hạch toán ghi trong dấu ngoặc đơn ( ) để ghi giảm chi phí. Ngược lại nếu số vật liệu cuối tháng trước chuyển sang tháng này lớn hơn số vật liệu tồn kho tháng này chuyển sang tháng sau thì số chênh lệch được cộng vào TK 152 phân bổ cho sản xuất kinh doanh chính để tăng chi phí. Theo bảng vật liệu tháng 9 chuyển sang tháng 10 lớn hơn vật liệu cuối tháng 10 chuyển sang tháng 11. Số chênh lệch được ghi dòng nợ tk 154,cột có tk 152 trên bảng phân bổ nguyên vật liệu tháng 10 năm 2007. Chênh lệch trên tài khoản 1521 là: 11.974.585 - 10.205.630 = 1.768.955 đ Chênh lệch trên tài khoản 1522 là: 7.222.530 - 5.962.530 = 1.260.000 đ Chênh lệch trên tài khoản 1527 là: 26.911.078 - 13.101.000 = 13.810.000 đ b. Xuất vật liệu dùng cho quản lý phân xưởng, quản lý công ty và công tác bán hàng. Kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu xuất,tiến hành phân loại,tính toán mỗi lần xuất ghi vào các phiếu xuất kho. Số liệu này là căn cứ để ghi vào bảng phân bổ theo bút toán: Vật liệu dùng cho công tác quản lý: Nợ TK 642 Có TK 152 Vật liệu dùng cho cong tác quản lý phân xưởng: Nợ TK 627 Có TK 152 Với vật liệu dùng cho bao gói sản phẩm,phục vụ công tác bán hàng kế toán cũng căn cứ vào phiếu nhập kho theo bút toán: Nợ TK 641 Có TK 152 VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 18 ngày 08/10/2007 xuất Diclofena Sodium cho phòng kiểm nghiệm. Số lượng: 50 g Thành tiền: 5.436 đ Bút toán: Nợ TK 642 ; 5.436 Có TK 1521 : 5.436 c.Vật liệu xuất đem đi nhượng bán Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế toán tính toán ghi số tiền vào bảng phân bổ số 2,bút toán: Nợ TK 632 Có TK 152 (1521,1522) VD: Bán Sterptomycin Sulfat cho công ty Minh Đức theo hóa đơn 5574 ngày 08/10/2007. Số lượng:10 kg, đơn giá :310.000 đ,thành tiền:3.100.000 đ Bút toán : Nợ TK 632: 3.100.000 Có TK 1521: 3.100.000 Cuối tháng kế toán tiến hành tính giá thực tế vật liệu theo từng loại vật liệu xuất kho cho từng đối tượng sử dụng. Giá thực tế căn cứ vào số lượng vật liệu xuất kho và hệ số chênh lệch,sau khi đã tính toán giá thực tế vật liệu xuất kho kế toán tiến hành hoàn chỉnh bảng phân bổ số 2. Số liệu trên bảng phân bổ số 2 cũng là căn cứ để ghi vào bảng kê số 5. Kế toán lấy số liệu trên bảng phân bổ số 2 và bảng tổng hợp tồn kho nguyên vật liệu để tập hợp chi phí sản xuất trên Nhật ký chứng từ số 7. Cuối tháng từ các bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2 các NKCT liên quan,kế toán ghi chép vào sổ cái TK 152. sổ này được mở theo năm ghi một lần vào cuối tháng. Số phát sinh Có được lấy từ dòng cộng trên bảng phân bổ số 2. Số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết thei từng tk đối ứng Có lấy từ các chứng từ có liên quan Bảng số 22 Công ty TNHH Tuệ Linh Sổ chi tiết vật liệu Tháng 10 năm 2007 Tài khoản 152 Đơn vị tính: kg Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số 232 Số 232 Số 232 Số 232 Số 232 2/10 2/10 8/10 9/10 9/10 Số dư đầu tháng Nhập dầu gấc Xuất cho PX2 Nhập thất diệp đởm Nhập polyGynax Xuất thất diệp đởm cho PX1 ..... 111 621-2 112 331 621-1 15.000 14.931 9.000 21.000 8.963 200 500 200 ..... 3.000.000 4.500.000 4.200.000 ..... 25 300 ..... 373.275 2.688.900 ..... 11.974.585 Cộng 62.692.750 64.461.705 10.205.630 Bảng số 23 bảng dự trù nguyên vật liệu tháng 10/2007 TT Tên sản phẩm \ĐVT Số lượng sản phẩm Tên nguyên vật liệu ĐVT Kế hoạch SL ĐG TT 1 Etracylin Lọ 2000 Bột sắn dược dụng Bột tal LatoJa Mgstearat Phẩm vàng Tetracylin Chai Bông Nhãn Nhiên liệu Cộng Kg KKg Kg Kg Kg Kg Cái Kg Tờ 0,408 0,4944 0,1616 0,1616 0.0404 0,808 2020 2 4080 5.300 4.100 13.100 28.500 249.500 780.000 450 35.000 50 1.450 2.162 2.027 2.027 4.606 10.080 1.151.200 1.818.000 70.000 20.400 1.464.500 103.408.132 … Bảng số 24: Trích sổ cái tài khoản 152 Công ty TNHH Tuệ Linh Bảng số: Trích sổ cái TK 152 Sổ cái TK 152 Tháng 10 năm 2007 Số dư đầu năm Nợ Có 72.008.675 Ghi Có các tk,đối ứng Nợ với các tk này Tháng 3 … Tháng 10 … A 1 2 3 TK 111 TK 112 TK 154 TK331 TK 338 17.852.563 16.853.254 36.846.490 4.461.994 ... 23.153.713 47.773.623 21.001.500 12.497.474 ... Cộng phát sinh Nợ 76.014.301 112.930.336 Tổng số phát sinh Ccó 55.923.560 168.638.792 Dư Nợ 83.213.948 … 142.234.940 … Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (ký,họ tên) (ký,họ tên) Phần 3 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh 1. Một số ý kiến về công tác kế toán vật liệu. Với 6 năm thành lập công ty TNHH Tuệ Linh tuy vẫn còn non trẻ nhưng công ty đã tìm được chỗ đứng cho riêng mình, chiếm được lòng tin cả người tiêu dùng trong nước. Qua thời gian thực tập ,có điều kiện đi sâu nghiên cứu tìm hiểu công tác kế toán vật liệu và phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh ,em thấy rằng bộ máy kế toán nói chung,phần hành kế toán vật liệu nói riêng đã đáp ứng được yêu cầu quản lý vật liệu trong công ty. 1.1 Những thế mạnh trong công tác kế toán vật liệu. Nhìn chung công tác kế toán vật liệu được tổ chức khá chặt chẽ phù hợp với yêu cầu quản lý và nhu cầu cung cấp thông tin trong công ty. - Công tác vật liệu đã được chú trọng quan tâm đúng mức thể hiện trong công tác xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu hàng tháng,hàng quý. Giữa các bộ phận có liên quan có sự phối hợp nhịp nhàng,đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cả về số lượng và chủng loại phục vụ cho hoạt động sản xuất được liên tục đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của thị trường. - Hệ thống kho hàng ở công ty được sắp xếp hợp lý, khoa học tạo nên thuận lợi cho việc nhập, xuất, kiểm kê, bảo quản vật liệu được đảm bảo chất lượng đầu vào. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo thế mạnh trong cạnh tranh trên thị trường. - Hình thức kế toán áp dụng ở công ty là hình thức Nhật ký chứng từ. Hệ thống sổ sách kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ khá hợp lý giữa các phòng ban. Đây là một yếu tố giúp cho công tác quản lý được chặt chẽ sát sao. - Về kế toán máy: Công ty đã đưa phàn mềm kế toán vào công tác hạch toán tại đơn vị. Với thời kỳ công nghệ thông tin việc đưa kế toán máy vào sử dụng đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán vật liệu nói riêng cũng như kế toán nói chung. Do đặc thù của ngành sản xuất ở công ty nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất. Khối lượng công việc hạch toán rất nặng. Cho nên với một trang thiết bị máy tính được ứng dụng phần mềm kế toán đã làm cho cồng tác kế toán vật liệu ở công ty thuận tiên, gọn nhẹ mà chính xác. Do vậy đảm bảo theo dõi tình hình nhập, xuât, tồn của vật liệu , có khả năng cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu ở công ty, góp phần tiết kiệm chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm. 1.2 Một số những hạn chế trong công tác kế toán ở công ty. Bên cạnh những mặt đạt được công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cũng còn một số hạn chế sau: - Việc lập danh điểm vật tư trng mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý vật liệu. Vì chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Hơn nữa vật liệu sử dụng ở công ty rất phong phú. Điều đó đòi hỏi công ty cần lập một danh điểm vật tư khoa học, dễ làm,dễ kiểm tra. Công ty chỉ mới thực hiện phân loại cho nguyên vật liệu chính. Việc phân loại mới cụ thể đến từng nhóm chứ chưa chi tiết đến từng thứ vật liệu cụ thể. Trong điều kiện khi mà thông tin được ứng dụng rộng rãi trong công tác kế toán thì một danh điểm vật tư thống nhất và hợp lý là điều kiện hết sức quan trọng. - Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu hiện tại ở công ty là phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, thuận tiện dễ làm có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng chính xác đáp ứng yêu cầu quản trị vật liệu ở công ty.tuy nhiên phương pháp này cũng bộc lộ những hạn chế nhất định. Nó thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư khối lượng nhiệp vụ nhập, xuất ít. 2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh. ý kiến 1: Xây dựng sổ danh điểm vật liệu hoàn chỉnh, sử dụng thống nhất toàn công ty. Để hạch toán vật liệu được chặc chẽ cồng ty nên xây dựng một danh điểm vật tư hợp lý, dể hiểu và khoa học. Với cách phân loại hiện nay,công ty vẫn dữ nguyên,song cần cụ thể,chi tiết từng thứ tự vật tư. Trong mỗi nhóm vật tư có thể căn cứ vào thứ tự chữ cái hoặc tính chất thường xuyên liên tục trong sử dụng của vật liệu để ký hiệu cho từng thứ vật liệu cụ thể. Ví dụ : Việc lập danh điểm có thể thực hiện bằng cách thêm ký hiệu chữ số để chỉ rõ từng thứ tự vật liệu. Chẳng hạn căn cứ vào thứ tự chữ cáI trong nhóm vật liệu A thì 1521A01 là Beladon. Sở dĩ dùng 2 chữ số (01) là vì mỗi nhóm vật liệu ở công ty thường có nhiều thứ vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có thể lập như sau: Bảng số 25 Sổ danh điểm vật liệu STT Danh điểm vật liệu Tên,nhãn hiệu quy cách vật liệu ĐVT Ghi chú 1 1521 Vật liệu chính 2 1521A Vật liệu chính nhóm A 3 1521A- 01 Beladon …… Kg 4 1521X Vật liệu chính nhóm X 1521X- 01 Xanh Metylen …… Kg 1521HN Thuốc hoá nghiệm …… 1521TD Tá dược …… 1521DD Đông dược …… 1522 Vật liệu phụ 1522- 01 Anazin …… kg 1523 Nhiên liệu …… 1524 Phụ tùng thay thế …… 1525 Vật liệu xây dựng …… 1527 Bao bì …… ý kiến 2: Thay đổi phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, chuyển từ phương pháp ghi thẻ song song sang phương pháp ghi thẻ số dư. Hiện nay công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song trong kế toán nguyên vật liệu. Bên cạnh những mặt ưu điểm thì phương pháp này có những hạn chế nhất định. Chính vì vậy công ty nên thay bằng phương pháp ghi sổ số dư để phù hợp với đặc điểm sản xuất và trình độ nhân viên kế toán. phương pháp này cho phép kế toán cung cấp số liệu nhanh chóng kịp thời vì công việc được dàn đều trong tháng. ýkiến 3: Xây dựng lại hệ thống đơn giá hạch toán. Như đã trình bày ở trên, công ty TNHH Tuệ Linh sử dụng giá trị hạch toán để ghi chép kế toán hàng ngày. Tuy nhiên giá hạch toán này thực chất là giá mua ghi trên hoá đơn,hợp đồng mua hàng. Giá này giá mua thực tế của vật liệu chưa bao gồm chi phí thu mua. Với nhiều danh điểm vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất hàng ngày lớn, giá cả vật tư luôn có sự biến động. Để thuận tiện cho công tác kế toán,công ty sử dụng giá hạch toán là hợp lý. Giá này được xây dựng ổn định trong tháng, sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ nhập, xuất hàng ngày. Cuối tháng kế toán phảI tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp thông qua hệ số giá H: H = Trị giá thực tế của hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế của hàng nhập trong tháng Trị giá hạch toán của hàng tồn đầu tháng + Trị giá hạch toán của hàng nhập trong tháng Trị giá thực tế hàng xuất trong tháng = Trị giá hạch toán x Hệ số giá của hàng xuất trong tháng ý kiến 4: Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho Nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí giá thành. Hơn nữa ở công ty việc thu mua nguyên vật liệu diễn ra hàn ngày. Do vậy nguyên vật liệu tồn kho không tránh khỏi. Vì vậy để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra các rủi ro do các nguyên nhân khách quan giảm giá vật tư hoặc thất thu các khoản nợ phải thu có thể phát sinh. Công ty cần thực hiện chính sách dự phòng giảm giá trị thu hồi vật tư trong kinh doanh. Kết luận Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH Tuệ Linh qua nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế ở công ty, em thực sự thấy được vai trò to lớn của hạch toán kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Kế toán thực sự là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. Hạch toán kế toán là một công việc khó khăn và phức tạp. Trong đố kế toán vật liệu là một nội dung quan trọng, nó cung cấp số liệu đáp ứng nhu cầu thông tin cho phân tích tình hình sản xuất, tập hợp chi phí, tính giá thành, định giá bán sản phẩm. Thực hiện quản lý tốt ở các khâu này sẽ góp phần ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí, sử dụng vật liệu tiết kiệm,giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng tch luỹ cho doanh nghiệp. Tuy nhiên làm được điều đó không phải là đơn giản. Qua thời gian tìm hiểu thực tiễn công tác kế toán vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh, kết hợp với những kiến thức đã được học ở nhà trường, em đã hiểu sâu sắc hơn về công tác kế toán nói chung,công tác hạch toán kế toán nói riêng. Những bài học tích luỹ được trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty TNHH Tuệ Linh đã giúp em củng cố và nắm vững kiến thức đã học. Với hy vọng góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu ở công ty, em đưa ra một số ý kiến mong được sự ủng hộ của các thầy cô và lãnh đạo công ty. Vì thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, mặc dù đã hết sức cố gắng, song không thể tránh khỏi những thiếu xót, em mong nhận được sự chỉ bảo,góp ý của các thầy cô và cán bộ phòng kế toán. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo công ty, các cán bộ phòng kế toán và cô giáo tiến sĩ Lê Thị Hồng Phương đã chỉ bảo để bài thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thành. Hà nội,ngày 29 tháng 6 năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hương Mục lục Lời nói đầu 2 Phần I: Tìm hiểu chung về công ty TNHH Tuệ Linh 3 1. Lịch sử hình thành 3 2. Quá trình phát triển 3 II: Đặc điểm cấu trúc tổ chức quản lý ở công ty TNHH Tuệ Linh 6 Phần II: Thực tế công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH Tuệ Linh 9 I. Tình hình quản lý vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh 9 1. Đặc điểm vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh 9 2. Phân loại vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh 9 3. Phơng pháp tính giá vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh 10 4. Phơng pháp hạch toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh 14 II. Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh 14 1. Thủ tục nhập kho 15 2. Thủ tục xuất kho 19 3. Kế toán chi tiết vật liệu 25 4. Kế toán tổng hợp vật liệu 29 4.1 Kế toán tổng hợp vật liệu tăng 30 4.2 Kế toán tổng hợp vật liệu giảm 37 Phần III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh 44 1. Một số ý kiến về công tác vật liệu 44 1.1 Những thế mạnh trong công tác vật liệu 44 1.2 Một số hạn chế trong công tác kế toán ở công ty TNHH Tuệ Linh 45 2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty TNHH Tuệ Linh 45 Kết luận