Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú

vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập sau đó giao Thẻ kho cho Thủ kho giữ và ghi chép. Hàng ngày, khi Thủ kho nhận được các chứng từ nhập- xuất vật liệu, thủ kho sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ thì mới thực hiện nghiệp vụ nhập- xuất, sau đó mới vào Thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng thực tế vật liệu nhập- xuất. Chứng từ nhập- xuất được Thủ kho phân loại theo định kỳ. Cuối tháng, Thủ kho kiểm tra số tồn kho thực tế và số tồn kho ghi trên Thẻ kho. Cụ thể: Đối với vật liệu mua ngoài, trong tháng 08 năm 2004, ngày 16/08/2004 công ty có mua của công ty TNHH Thương Mại Hà Việt hai vật liệu là Lõi C 3.2 và Lõi C 2.3 với số lượng lần lượt là 3.023 kg và 6.050 kg, đơn giá lần lượt là 9.000 đ/ kg, 9.181 đ/ kg, có hóa đơn giá trị gia tăng, chưa thanh toán với người bán. Dưới đây là mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng của công ty: Biểu số 02: Hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn (GTGT) Liên 2 ( Giao khách hàng) Mẫu số: 01. GTKT-3LL AP/01/B Ngày 16 tháng 08 năm 2004 Số : 09 Đơn vị bán hàng: CTY TNHH TM Hà Việt Địa chỉ:30B Nguyễn Công Trứ- Hai Bà Trưng- Hà Nội.. Điện thoại:.. MS : Họ tên người mua hàng: Thái Đơn vị: Công Ty Cơ Điện Trần Phú Địa chỉ: Ngõ 83 Đường Trường Chinh- Thanh Xuân- Hà Nội. Số TK:... Hình thức thanh toán: Trả Chậm. MS : ... STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV SL Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Lõi C 2.3 kg 6.050 9.181 55.549.951 2 Lõi C 3.2 kg 3.023 9.000 27.207.000 Cộng tiền hàng: 82.756.951 Thuế suất: 10% Thuế GTGT: 8.275.695,1 Tổng cộng tiền thanh toán 91.032.646,1 Bằng chữ: Chín mốt triệu, không trăm ba hai nghìn, sáu trăm bốn sáu phẩy một đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Phòng kinh doanh tổng hợp sau khi nhận được hóa đơn giá trị gia tăng về việc mua hai vật liệu trên, giao cho bộ phận KCS kiểm tra, lập biên bản kiểm nghiệm. Khi Biên bản kiểm nghiệm có kết luận về việc mua vật liệu trên đủ điều kiện nhập kho, Phòng kinh doanh tổng hợp tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho này được lập thành 3 liên: một liên giao cho Thủ kho, Thủ kho sẽ ký nhận và nhận hàng vào phiếu nhập kho. Sau đó căn cứ vào phiếu nhập kho , thủ kho tiến hành ghi vào cột số lượng vật liệu nhập kho trên Thẻ kho. Biểu số 03: Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa Công ty Cơ điện Trần Phú Biên Bản kiểm nghiệm Vật tư, sản phẩm hàng hóa Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Việt Dũng - Trởng ban Ông: Trương Quốc Thái - ủy viên Ông: Nguyễn Văn Tú - ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: Tên nhãn hiệu vật tư Đvt Số lượng theo CT Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng QCPC Không đúng QCPC Loi C 2.3 Kg 6.050 6.050 0 Loi C 3.2 Kg 3.023 3.023 0 ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho Đại diện ban kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Nguyễn Văn Tú Trần Tuấn Thái Nguyễn Việt Dũng Khi Biên bản kiểm nghiệm có kết luận về việc mua vật liệu trên đủ điều kiện nhập kho, Phòng kinh doanh tổng hợp tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho này được lập thành 3 liên: một liên giao cho Thủ kho, Thủ kho sẽ ký nhận và nhận hàng vào phiếu nhập kho. Sau đó, căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành ghi vào cột số lượng vật liệu nhập kho trên Thẻ kho Biểu số 04: Phiếu nhập kho Công Ty Cơ điện Trần Phú Ngõ 83 Đường Trường Chinh- Thanh Xuân- Hà Nội Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT, QĐ:1141TCQĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của BTC Ngày 16 tháng 8 năm 2004 Số Ctừ: 674T Liên: 1 Người giao dịch : BNCTY016 Đơn vị : Công ty TNHH thương mại Hà Việt Địa chỉ : 30B Nguyễn Công Trứ- Hai Bà Trưng- Hà Nội Diễn giải : Mua LOIC006 và LOIC009 Nhập vào kho : Kho Thái Dạng nhập : Phải trả cho ngời bán- 331 Tên vật tư TK Vật tư Mã VT ĐVT SL Đơn giá Thành Tiền Lõi C 2.3 1521 LOIC006 Kg 6.050 9.181 55.549.951 Lõi C 3.2 1521 LOIC009 Kg 3.023 9.000 27.207.000 Tổng cộng tiền hàng 82.756.951 Tổng cộng 82.756.951 Bằngtiền: Tám hai triệu bảy trăm năm sáu nghìn chín trăm năm mốt đồng chẵn. Nhập, ngày 16 tháng 08 năm 2004 Thủ Trưởng Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) (Ký, họ tên) - Ngày 6/8/2004, phân xuởng Nhôm có nhu cầu sử dụng Lõi C 3.2 đùng cho sản xuất nhôm. Phân xưởng đã viết giấy yêu cầu với số lượng cần dùng là 9.286 kg. Biểu số 05: Phiếu yêu cầu TP Cơ Điện Trần Phú Phiếu yêu cầu Cung cấp/ mua hàng Số:.. Bộ phận yêu cầu Phân xưởng Nhôm Ngày yêu cầu: 6/8/2004 Hàng mua trong nước:x Hàng mua ngoài nước TT Tên hàng Quy cách Số lượng Đề nghị Ngày cần nhận Mua lẻ Y/ c Tồn kho Cần mua Mua Không 1 Lõi C 3.2 9.286 9.286 ý kiến giám đốc: Dùng cho sản xuất nhôm Người yêu cầu Thủ kho Giám đốc Ngày6 tháng 8 năm 2004 Ngày 6 tháng 8 năm 2004 Đề xuất nơi cung cấp: Tên nhà thầu phụ Loại hàng cung cấp Kết quả Chọn Không chọn Ghi chú: 1- Nhà thầu phụ được lấy từ danh sách nhà thầu được duyệt 2- Phiếu đánh giá chi tiết nhà thầu cung cấp hàng hóa: Biểu mẫu có mã số:TP-FI-06-001-04. Người đề xuất Phê duyệt Họ tên: Phạm Tùng Cát Họ Tên: Lê Xuân Tân Chức danh: QĐPX Nhôm Chức danh: Phó Phòng KDTH Ngày 6 tháng 8 năm 2004 Ngày 6 tháng 8 năm 2004 Sau khi nhận được phiếu yêu cầu cấp vật tư của phân xưởng Nhôm, Phòng kinh doanh tổng hợp, xem xét, ký xác nhận trên giấy xin cấp vật liệu đồng thời tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên trong đó:1 liên gửi cho phòng kế toán để kiểm tra lại mục đích, nội dung xuất dùng và kiểm tra lượng tồn kho của chúng, sau đó kế toán trưởng xác nhận và chuyển xuống kho. Biểu số 06: Phiếu xuất kho Công Ty Cơ điện Trần Phú Ngõ 83 Đường Trường Chinh- Thanh Xuân- Hà Nội PhiếU Xuất kho Mẫu số 02-VT. Theo QĐ1141-TCQĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 6 tháng 8 năm 2004 Số CT: 116TN Liên: 1 Người giao dịch : Đơn vị : 000004 Địa chỉ : Diễn giải : Xuất kho cho phân xưởng nhôm Nhập tại kho : Kho Thái Dạng xuất : Tên vật tư TK Vật tư Mã VT ĐVT SL Đơn giá Thành Tiền Lõi C 3.2 1521 LOIC009 Kg 9.286 Tổng cộng 9.286 Xuất, ngày 0 6 tháng 08 năm 2004 Thủ Trưởng Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 07: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Phiếu này được lập khi công ty bán sản phẩm trực tiếp. Dưới đây là mẫu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của công ty: Công ty Cơ Điện Trần Phú Ngõ 83- Đường Trường Chinh Thanh Xuân- Hà Nội Mẫu số: 03 VT-3LL Ban hành theo QĐ số 1141- TC/ QĐ/CĐKT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 05 tháng 03 năm 2004 Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng Căn cứ vào lệnh điều động số73ngày 05 tháng 03 năm 2004 Họ tên người vận chuyển:Hà Thành và việc xuất: . Phương tiện vận chuyển: Xuất tại kho: Kho Hải Nhập tại kho: stt Tên sản phẩm Mã số ĐVT SL Đơn giá Thành Tiền Thực nhập Thực hiện Cáp nhân bọc AV 35 m 18 cộng 18 xuất, ngày 05 tháng 03 năm 2004 Người lập Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) (Ký, họ tên) Cụ thể: Tại kho, căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 16/8/2004 số 674T và hóa đơn giá trị gia tăng. Cùng ngày, Thủ kho vào Thẻ kho của vât liệu là Lõi C 3.2 và Lõi C 2.3 theo chỉ tiêu số lượng vào cột nhập. Ngày 6/8/2004 căn cứ vào phiếu Xuất kho cho phân xưởng Nhôm, Thủ kho ghi vào Thẻ kho với nội dung xuất dùng và ghi theo chỉ tiêu số lượng vào cột xuất, tồn của Thẻ kho. Định kỳ, Thủ kho mang phiếu nhập kho, xuất kho, Thẻ kho lên phòng Kế toán để ghi sổ. Biểu số 08: Thẻ kho Đơn vị: Công ty Cơ Điện Trần Phú Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Tên kho: Kho Thái ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính Thẻ Kho Ngày lập Thẻ: 01 / 08/2004 Tờ số: 112 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Lõi C 3.2 Đơn vị tính: Kg Mã Số: LOIC009 N/ T Chứng từ DG Số lượng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận Nhập Xuất N/ T Tồn đầu 9.286 06/08 161TN 06/08 Xuất cho PX nhôm 9.286 0 13/08 615T 13/08 Mua vật liệu 5.116 5.116 .. 13/08 119TN 13/08 Xuất cho PX nhôm 5.116 0 15/08 622T 15/08 Mua vật liệu 1.008 1.008 16/08 674T 16/08 Mua vật liệu 3.023 4.031 ... .... ... .... .... .... .... .... Tổng cộng 20.205 29.491 Tồn cuối 0 Ngày31 tháng 08 năm 2004 Người lập biểu ( Ký, họ tên) Tại phòng kế toán: Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất để ghi vào sổ chi tiết theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị sau khi đã kiểm tra tính hợp lý và hoàn chỉnh chứng từ. Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn, sau đó tiến hành đối chiếu với Thẻ kho, với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và với số liệu thực tế kiểm kê. Cụ thể: Tại phòng kế toán, sau khi nhận được các chứng từ do Thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo thứ tự thời gian của phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Căn cứ vào đó mà kế toán ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu và sổ chi tiết cộng nợ để theo dõi tình hình công nợ với từng người bán. Mỗi chứng từ được phản ánh vào một dòng và được phản ánh theo thứ tự thời gian phát sinh hóa đơn với các thông tin đầy đủ trên hóa đơn về nhà cung cấp và số tiền phải thanh toán. Các chứng từ trên được ghi vào cuối tháng và được đối chiếu với Bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn Biểu số 09: Sổ chi tiết vật tư Công ty Cơ Điện Trần phú Sổ chi tiết vật tư Kho: KHO02- Kho Thái Vật tư: LOIC009- Lõi C 3.2, đvt: Kg, TK 1521 Từ ngày: 01/08/2004 đến ngày: 31/08/2004 Tồn đầu kỳ 9.286 83.574.009 ĐVT: VNĐ Chứng từ Khách hàng DG Mã NX ĐG Nhập Xuất Ngày số SL GT SL GT 06/08 PX 161TN PX Nhôm-000004 621211 9.000 9.286 83.574.000 13/08 PN 615T CTy TM Hà việt ... 3311 9.000 5.116 46.044.000 13/08 PX 119TN PX Nhôm-000004  . 621211 9.000 5.116 46.044.000 15/08 PN 622T CTy TM Hà việt 3311 9.000 1.008 9.072.000 16/08 PN 674T CTy TNHH TM Hà Việt 3311 9.000 3.023 27.027.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 20.205 18.1845.000 29.491 265.419.000 Tồn cuối kỳ 0 9 Ngày31... Tháng.08... Năm 2004 Người lập biểu (Ký,họ tên) Biểu số 10 Bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn ã Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty diễn ra thường xuyên liên tục nên yêu cầu phải có thông tin chính xác và cập nhật kịp thời với khả năng trình độ kế toán vững vàng. Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Với phương pháp hạch toán hàng tồn kho như vậy có thể theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm nguyên vật liệu một cách thường xuyên và tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định chính xác tình hình tồn kho của nguyên vật liệu. a. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu tại công ty Để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu, công ty đã sử dụng TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” và được chi tiết như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1525: Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên ngoài TK 1528: Vật liệu khác Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan như TK 331, 154, 3381, 1381 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu( Bảng biểu liên quan) Đối với vật liệu mua ngoài, công ty chủ yếu hạch toán qua tài khoản trung gian TK 331, sau đó khi tiến hành thanh toán thì mới sử dụng các tài khoản thanh toán như TK 111,112,311 Nợ TK 152- Trị giá vật liệu nhập kho Nợ TK 133- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có TK 331- Tổng tiền thanh toán Cụ thể: Khi công ty nhập kho hai vật liệu là: Lõi C 3.2 và Lõi C 2.3, kế toán căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập, định khoản: Nợ TK 152 82.756.951 Nợ TK 133 8.275.695,1 Có TK 331 91.032.646,1 Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Khi nhập kho vật liệu này thì kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan, định khoản: Nợ TK 152- Trị giá vật liệu nhập kho Có TK 154- Trị giá vật liệu nhập kho Cụ thể: Khi công ty thuê ngoài gia công, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, công ty sẽ lập kế hoạch xuất vật liệu để thuê ngoài gia công, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho cho thuê ngoài để nhập số liệu. Khi nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán theo dõi giá vốn thực tế vật liệu nhập kho trên Sổ theo dõi TK 154 định khoản: Nợ TK 152 45.863.914 Có TK 154 45.863.914 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu ( Bảng biểu liên quan) Tại công ty chủ yếu vật liệu xuất kho phục vụ cho chế tạo sản phẩm, quản lý, phục vụ cho quá trình sản xuất. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, tiến hành phân loại phiếu xuất kho theo từng loại vật liệu, từng nhóm và đối tượng sử dụng., kế toán định khoản: Nợ TK 621- Xuất cho sản xuất Có TK 152- Trị giá vật liệu xuất Cụ thể: Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 6/8/2004, xuất vật liệu cho phân xưởng Nhôm để trực tiếp sản xuất sản phẩm, cuối tháng, kế toán tính giá xuất kho của vật liệu xuất trong tháng của vật liệu là Lõi C 3.2 là 9.000đ/kg. Căn cứ vào giá xuất kho của vật liệu đã tính vào cuối tháng, kế toán định khoản: Nợ TK 621211- PX Nhôm 83.574.000 Có TK 1521- Lõi C 3.2 83.574.000 Căn cứ vào Bảng kê nhập- xuất- tồn, sau khi tính được giá thực tế xuất kho, kế toán lập Bảng phân bổ vật liệu, dụng cụ( Biểu số 11). Bảng phân bổ vật liệu là căn cứ để kế toán nguyên vật liệu vào Bảng kê số 3( Biểu số 12)và NKCT số 7 ( Biểu số 13) phục vụ cho viêc tính giá thành. Và Bảng kê 3 này đối chiếu với nhật ký chứng từ số 5, Bảng phân bổ số 2 và sổ chi tiết vật liệu, còn sổ chi tiết công nợ là căn cứ để lên Nhật ký chứng từ số 5 Biểu số 11 Bảng phân bổ vật liệu, dụng cụ Doanh nghiệp: Công ty Cơ Điện Trần Phú Bảng phân bổ vật liệu, dụng cụ Tháng 08 năm 2004 ĐVT: VNĐ STT Ghi Có các TK Đối tượng sử dụng TK 152 TK 153 1 TK 621- Chi Phí nguyên vật liệu 23.036.520.163 2 TK 627 Chi Phí sản xuất chung 477.503.006 26.436.350 3 TK 154- Hàng thuê ngoài gia công 11.800.000 4 TK 642- Chi phí quản lý 5.196.280 5 TK 632- Giá vốn hàng bán 11.603.391.780 6 TK 1388- Phải thu khác 791.934.500 7 TK 3388- Phải trả khác 151.615.000 8 TK 241- Chi Phí XDCB dở dang 89.174.009 41.537.000 Cộng xuất tháng 08 năm 2004 36.167.134.738 67.973.350 Biểu số 12 Bảng kê số 3: Bảng tính giá thực tế vật liệu, dụng cụ bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu, dụng cụ TK 152,153 Tháng 8 năm 2004 ĐVT: VNĐ stt Chỉ tiêu TK 152 TK 153 Nguyên vật liệu CCDC TT TT 1 I- Số dư đầu tháng 22.697.058.885 24.378.087 2 II- Số phát sinh trong tháng 38.428.989.440 64.025.495 3 Từ NKCT số 5( Ghi Có TK 331) 38.230.524.819 64.025.495 4 Từ NKCT số 7( Ghi Có TK 154) 25.992.362 5 Từ NKCT số 10( Ghi Có TK 1388) 15.000.000 6 Từ NKCT số 10( Ghi Có TK 3333) 157.472.259 7 III- Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng 61.126.048.325 88.403.582 8 IV-Xuất dùng trong tháng 36.167.134.738 67.973.350 9 V- Tồn kho cuối tháng 24.958.913.587 20.430.232 Biểu số 13 Nhật ký chứng từ số 7 Công ty Cơ Điện Trần Phú Nhật ký chứng từ số 7 Phần 1:tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn danh nghiệp Tháng 8 năm 2004 ĐVT: VNĐ TT Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK 152 ... Cộng PS 1 TK 154 11.800.000 ... 18.448.095 2 TK 621 23.036.520.163 ... 30.279.653.835 3 TK 627 477.503.006 ... 500.320.067 4 TK 642 5.196.280 ... 10.364.655  . Cộng A 23.531.019.449 ... 30.808.786.652 TK 632 11.603.391.780 ... 20.082.173.229 TK 1388 791.934.500 ... 791.934.500 TK 3388 151.615.000 ... 200.615.000 TK 241 89.174.009 ... 100.874.200 Cộng B 12.636.115.289 ... 21.175.596.929 Công A+B 36.167.134.738 ... 51.984.383.581 Ngày31 tháng08 năm 2004 Người Phụ trách (Ký, họ tên) d. Kế toán theo dõi thanh toán ( Bảng biểu liên quan) Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên công ty đã sử dụng TK 331 làm tài khoản trung gian thanh toán. Nguyên vật liệu khi mua về sẽ được hạch toán qua TK 331 và TK 152, sau đó khi thanh toán mới đưa sang các tài khoản thanh toán như TK 111,112Kế toán mở sổ chi công nợ để theo dõi. Hàng ngày, căn cứ trên các phiếu nhập, các chứng từ đã thanh toán với người bán kế toán ghi vào sổ chi tiết của từng người bán, cuối tháng, kế toán tổng hợp lên nhật ký chứng từ số 05. Sổ chi tiết cộng nợ ( Biểu số 14) Nhật ký chứng từ số 05( Biểu số 15) Biểu số 14 Sổ chi tiết công nợ Công ty Cơ Điện Trần Phú Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 331- Phải trả cho ngời bán Khách hàng : Công ty TNHH Thương Mại Hà Việt( BNCTY016) Từ ngày:01/08/2004 đến ngày: 31/08/2004 Số dư đầu kỳ: 682.030.259 ĐVT: VNĐ Chứng từ DG TKĐƯ PS Nợ PS Có Ngày Số 06/08 PN 539T Mua vật liệu 1521 88.005.484 06/08 VAT 2 13311 27.723.703 11/08 UNC 22BN Thanh toán tiền 11211 471.709.708 13/08 PN 615T Mua vật liệu 1521 55.429.948 15/08 PN 622T Mua vật liệu 1521 18.318.083 16/08 PN 674T Mua vật liệu 1521 82.756.951 16/08 VAT 2 13311 8.275.695,1 19/08 PN 634T  Mua vật liệu 1521 64.750.124 ..... ......... ....... ........ ....... ...... Tổng phát sinh Nợ: 1.157.395.708 Tổng phát sinh Có: 685.767.419 Số dư cuối kỳ : 210.401.970 Ngày 31 tháng 08 năm 2004 Người lập biểu ( Ký, họ tên) Biểu số 15: Nhật ký chứng từ số 5 Sau khi vào các sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ, kế toán tiến hành vào Sổ Cái TK 152( Biểu số 16) công ty đã mở tài khoản tổng hợp này cho cả năm. Sổ này được ghi một lần vào ngày cuối tháng, kiểm tra và đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ. Mỗi năm mở một Tài khoản trong đó có phản ánh phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối tháng: + Số phát sinh Nợ lấy từ nhật ký chứng từ số 5 + Số phát sinh Có lấy từ Nhật ký chứng từ số 7 Biểu số 16: Sổ cái TK 152- Nguyên vật liệu Công ty Cơ Điện Trần Phú Sổ Cái TK 152- Nguyên vật liệu Số dư đầu năm Nợ Có 22.697.058.885 ĐVT: VNĐ STT Ghi Có các TK, đối ứng với TK 152 ... Tháng 7 Tháng 8 1 Từ NKCT số 5( Ghi Có TK 331) 38.230.524.819 2 Từ NKCT số 7 ( Ghi Có TK 154) 25.992.362 3 Từ NKCT Số 10( Ghi Có TK 1388) 15.000.000 4 Từ NKCT Số 10( Ghi Có TK 3333) 157.472.259 Cộng số PS Nợ 38.428.989.440 Có 36.167.134.738 Số dư cuối kỳ Nợ 22.697.058.885 24.958.913.587 Có 2.6.4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty Kiểm kê nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu đối với doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp có chi phí nguyên vật liệu lớn như Công ty Cơ Điện Trần Phú nay là Công Ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. Đây là công tác được tiến hành vào cuối năm nhằm xác định chính xác số lượng và giá trị của từng loại vật liệu hiện có trong từng kho của doanh nghiệp. Mặt khác, kiểm kê còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt mất mát vật liệu tại kho. Để theo dõi và giám sát quá trình kiểm kê, công ty đã thành lập ban kiểm kê. Trước khi tiến hành kiểm kê, ban kiểm kê phát lệnh khóa sổ sách, xác định số dư ở thời điểm kiểm kê, sau đó đối chiếu với với giá trị, số lượng trên sổ sách và giá trị thực tế tồn kho. Sau quá trình kiểm kê, ban kiểm kê phải trình bày đầy đủ kết quả kiểm kê vào báo cáo kiểm kê vật tư hàng hóa. Trên cơ sở các biên bản kiểm kê, ban kiểm kê của công ty phải tổ chức đánh giá lại nguyên vật liệu. Việc đánh giá lại được tiến hành dựa trên chất lượng của vật liệu( % phẩm chất còn lại) và dựa trên giá trị hàng tồn kho, so sánh giá trị này với giá thị trường để xem xét khả năng thanh lý. Đồng thời, ban kiểm kê đánh giá nguyên nhân thừa vật tư để có các biện pháp xử lý kịp thời. + Công tác hạch toán nghiệp vụ kiểm kê vật liệu dựa vào Bảng kiểm kê thấy thiếu một số vật liệu kế toán ghi : Nợ TK 1381 Có TK 1521 Cụ thể: Khi công ty tiến hành kiểm kê vật liệu là Lõi C 3.2 thì thấy có thiếu với số lượng là 121 kg, đơn giá của Lõi C 3.2 là 9.000 đ/kg Nợ TK 1381 1.089.000 Có TK 1521 1.089.000 + Trường hợp phát hiện thừa hầu như không xảy ra + Về đánh giá lại vật liệu dựa trên kết quả các biên bản kiểm kê Trường hợp đánh giá giảm, kế toán định khoản: Nợ TK 412- Trị giá vật liệu giảm Có TK 152- Trị giá vật liệu giảm Trường hợp đánh giá tăng, kế toán định khoản: Nợ TK 152- Trị giá vật liệu tăng Có TK 412- Trị giá vật liệu tăng Việc đánh giá nguyên vật liệu dựa trên chất lượng của nguyên vật liệu( % phẩm chất còn lại) và dựa trên giá trị hàng tồn kho, sau đó so sánh với giá thị trường. Đồng thời, tìm ra nguyên nhân dẫn đến tình trạng thừa, thiếu nguyên vật liệu để có biện pháp khắc phục kịp thời. Cụ thể: Khi công ty đổi tên tức là thay đổi hình thức sở hữu thì doanh nghiệp cũng tiến hành đánh giá lại vật liệu của công ty, phát hiện có một số vật liệu được đánh giá tăng, kế toán đã hạch toán như sau: Nợ TK 152 77.550.450 Có TK 412 77.550.450 Khi có quyết định xử lý công ty tiến hành xử lý: kết chuyển làm tăng nguồn vốn kinh doanh Nợ TK 412 77.550.450 Có TK 411 77.550.450 Ví dụ: Cuối năm 2003, Công ty tiến hành kiểm kê vật tư hàng tồn kho. Kết quả kiểm kê được trình bày trên Báo Cáo kiểm kê vật tư, hàng tồn kho( Biểu số 17). Dưới đây là mẫu biên bản kiểm kê của công ty: Biểu số 17: Báo cáo kiểm kê cuối năm Công ty Cơ Điện Trần Phú Báo Cáo Kiểm kê cuối năm 2003 Kho: KHO 02- Kho Thái ĐVT: VNĐ STT Mã VT Tên VT ĐVT Số lượng Giá trị 1 DONGTAM Đồng tấm Kg 51.376 285.149.040 2 LOIC003 Lõi C 18 Kg 4.232 37.606.276 3 LOIC009 Lõi C 3.2 Kg 4.200 36.209.150 4 LOIC006 Lõi C 2.3 Kg 1.000 9.150.854 5 LOIC0014 Lõi C 276 Kg 45.600 1.268.204.913 .... ........ ........ ...... ...... ....... 41 TSTN0014 Máy hàn xoay chiều cái 1 263.900 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty không tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho vật liệu của công ty, mặc dù danh mục vật tư của công ty khá phong phú về chủng loại và quy cách. Đây là một bất lợi của công ty khi có sự biến động về giá cả của nguyên vật liệu vì không phải lúc nào giá của vật liệu cũng ổn định, hơn nữa, vật liệu của công ty lại chủ yếu mua bên ngoài. Chương 3 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 3.1. Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. Kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng trong công cụ quản lý kinh tế, đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định quản lý kinh tế. Hệ thống kế toán doanh nghịêp của Việt Nam áp dụng thống nhất từ năm 1996 được nghiên cứu và xây dựng có chọn lọc các chuẩn mực chung nhất của kế toán quốc tế. Thực tiễn của quá trình đổi mới đặt ra yêu cầu phải nâng cao vai trò của kế toán. Nhận thức được vấn đề này, không ngừng hoàn thiện công tác kế toán là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Xu hướng hội nhập của nền kinh tế của khu vực và thế giới thì đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu ở Việt Nam ngày càng được hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế. Cũng như nhiều doanh nghiệp khác hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, với đặc điểm chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của sản phẩm. Đáp ứng được nhu cầu phát triển chung, ban lãnh đạo công ty và phòng tài vụ kế toán của công ty luôn đặt ra yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng góp phần năng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Như vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một yêu cầu cấp thiết mà thực tế đặt ra không chỉ ở công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú mà với tất cả các doanh nghiệp sản xuất. 3.2. Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Ưu điểm Trải qua 20 năm xây dựng và phát triển đến nay công ty đã từng bước lớn mạnh và đạt được những thành công nhất định, số lượng sản phẩm sản xuất ở công ty ngày càng nhiều và được thị trường chấp nhận. Và công tác hạch toán đóng một vai trò quan trọng, nó không ngừng cải thiện. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu, công ty đã tổ chức tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu trong công ty và đã đạt được những thành công nhất định và có một số ưư điểm sau: Về bộ máy kế toán của công ty: Hiện nay, trong điều kiện cơ chế quản lý đổi mới với 7 nhân viên kế toán ,hệ thống kế toán của công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, công tác kế toán được chuyên môn hóa cao. Với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, với tình hình phân cấp quản lý, khối lượng công việc nhiều. Bộ máy kế toán của công ty quản lý theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc được thực hiện ngay tại phòng kế toán, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung với công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ chính xác về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Về hệ thống chứng từ và công tác hạch toán kế toán: Hiện nay, công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính. Các chứng từ được kiểm tra, luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Về công tác hạch toán giá trị hàng tồn kho, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này hoàn toàn phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty. Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho vì điều này có ảnh hưởng to lớn tới giá trị vật liệu xuất kho như việc tiết kiệm các yếu tố đầu vào nhằm hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày càng hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Về hình thức sổ kế toán Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán là hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Hình thức này phù hợp với một công ty có quy mô lớn. Các sổ sách, bảng biểu công ty thực hiện tương đối đầy đủ, ghi chép cẩn thận, hệ thống rõ ràng, hạch toán chính xác theo quy định của Bộ Tài Chính và Nhà nước, các tài khoản vận dụng một cách phù hợp. Về công tác tổ chức hạch toán vật liệu Công tác kế toán nguyên vật liệu đã phần nào phản ánh được thực trạng của công ty, đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa bộ phận kế toán và kho nguyên vật liệu, đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ số liệu trên sổ kế toán với kho nguyên vật liệu đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu. Công ty xây dựng được hệ thống định mức vật liệu cho mỗi sản phẩm tương đối chính xác thông qua các phiếu yêu cầu giúp công ty có thể chủ động mức dự trữ và sử dụng hợp lý làm sao công tác quản lý nguyên vật liệu hiệu quả nhất. Hơn nữa, công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện có nề nếp, tuân thủ chế độ kế toán tạo điều kiện cho việc quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu và tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. Về hệ thống kho tàng Để nguyên vật liệu tồn kho được đảm bảo chặt chẽ cả về số lượng, tránh hư hại mất mát góp phần cung cấp kịp thời cho sản xuất, công ty đã xây dựng một hệ thống kho tàng khá tốt và phù hợp, nguyên vật liệu được tổ chức sắp xếp ở từng kho hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất nguyên vật liệu khi có yêu cầu xuất vật liệu đột xuất, đồng thời địa điểm của các kho tàng cũng được bố trí thuận lợi cho việc vận chuyển vật liệu đến nơi sử dụng. Dưới sự quản lý chặt chẽ của phòng vật tư, thủ kho, nhân viên bảo vệ hệ thống kho tàng của công ty được tổ chức tốt do đó giảm thiếu hụt, mất mát và hư hỏng. Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty đã áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này phù hợp với đơn vị có nguyên vật liệu phong phú với số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều giúp dễ kiểm tra đối chiếu và trong điều kiện mà doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy vào việc ghi sổ thì việc áp dụng phương pháp này là một lợi thế. Nhược điểm Bên cạnh, những ưu điểm trên công tác kế toán nguyên vật liệu không tránh khỏi những nhược điểm, một số vấn đề vẫn còn tồn tại tại công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty: Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nguyên vật liệu của công ty khá nhiều chủng loại chủ yếu là nhập khẩu và mua ngoài mà công ty lại chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm tránh sự thiệt hại cho công ty khi mà giá cả biến động hay sự chênh lệch về giá trị giữa đồng nội tệ và đồng ngoại tệ của vật liệu mua vào là vật liệu nhập khẩu hoặc là đối với vật liệu mua trong nước có sự biến động lớn về giá cả. Về bảng mã vật tư Danh mục vật liệu của công ty khá đa dạng về chủng loại, quy cách, số lượng. Công ty đã có hệ thống mã vật tư cho vật liệu. Trong công ty lại chưa có sổ danh điểm vật tư, công ty chưa áp dụng và cụ thể hóa thành hệ thống danh điểm vật tư cho từng loại, từng nhóm nguyên vật liệu theo một trật tự nhất định. Điều này, gây khó khăn cho việc ghi chép vào sổ kế toán, đối chiếu, kiểm tra giữa các chứng từ có liên quan vì vật liệu tại công ty đa dạng và phong phú về chủng loại và kiểu cách. Đối với việc tính đơn giá bình quân của vật liệu xuất kho Công ty đang sử dụng tính đơn giá bình quân của nguyên vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ( bình quân gia quyền cuối tháng) nhưng chỉ đến cuối tháng kế toán mới theo dõi được về mặt giá trị của vật liệu xuất kho mà trong từng lần xuất kho, kế toán không thấy được sự biến động của nguyên vật liệu về mặt giá cả. Công ty không sử dụng TK 002 để theo dõi tài sản mà công ty giữ hộ khi mua nguyên vật liệu mà người bán giao thừa cho công ty, trường hợp công ty nhận gia công giữ hộ cho bên ngoài và kiểm kê thấy nguyên vật liệu thừa so với sổ sách kế toán. 3.3. Một số đề xuất nhằm đẩy mạnh công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. ý kiến 1: Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vì nguyên vật liệu tại công ty có giá trị lớn thường là mua ngoài và nhập khẩu để tránh những rủi ro có thể xảy ra. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Dự phòng thực chất là làm tăng chi phí đồng nghĩa với việc làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo. Nó giúp cho doanh nghiệp có quỹ tiền tệ trước mắt để khắc phục những thiệt hại có thể xảy ra. Việc lập dự phòng để đề phòng vật tư giảm giá so với trên sổ kế toán. Theo điều 19 chuẩn mực 02- Hàng tồn kho( Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính, quy định: Số dự phòng được tính như sau: Mức dự phòng cần trích = Số lượng hàng hóa tồn kho x Mức chênh lệch giảm giá mỗi loại Kế toán sử dụng tài khoản TK 159, TK 632 để trích lập dự phòng Cuối niên độ kế toán ngày 31/12/N căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho và khả năng giảm giá của từng thứ vật tư để xác định mức trích lập dự phòng theo chế độ tài chính tính vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ sau ngày 31/12/N+1, tiếp tục tính toán mức cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo( Năm N+2), sau đó sẽ so sánh với số dự phòng đã lập cuối kỳ kế hoạch của năm trước Nếu số dự phòng phải lập năm nay > Số lập dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập bổ sung: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu số dự phòng phải lập năm nay < số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập. Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán Việc lập dự phòng được làm với từng thứ vật tư và đối với những vật tư có nhiều biến động về mặt giá cả. Cụ thể: Trong năm vật liệu là Lõi C 3.2 có nhiều biến động về mặt giá cả, như vậy thì trong năm sau công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật liệu này. Giả sử cuối năm 2004 số lượng hàng tồn kho của vật liệu là Lõi C 3.2 là 30.200, giá mua ghi trên sổ là 9.000 đ/kg, trong khi đó thì giá thị trường của vật liệu là Lõi C 3.2 vào những tháng cuối năm là 8.600 đ/kg. Như vậy là đã có sự mất giá của vật liệu, năm sau công ty cần tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật liệu là Lõi C 3.2 với mức trích lập được tính như sau: Mức dự phòng cần trích lập = Số lượng hàng tồn kho x Mức chênh lệch giảm giá của Lõi C 3.2 của Lõi C 3.2 Mức dự phòng cần trích lập của = 30.200 x ( 9.000- 8.600) = 12.080.000 đ Lõi C 3.2 Kế toán căn cứ vào mức dự phòng trích lập sẽ phản ánh như sau vào chi phí của năm 2005 Nợ TK 632 12.080.000 Có TK 159 12.080.000 Sang cuối năm 2005 tiến hành trích lập tiếp sau đó tiến hành so sánh với số dự phòng trích lập theo kế hoạch năm trước và có những xử lý hợp lý để xem năm sau có nên trích lập tiếp hay không hoặc là được hoàn lại số dự phòng đã trích lập năm trước. ý kiến 2: Chủng loại vật liệu của công ty khá đa dạng, công ty mới xây dựng bảng mã vật tư cho vật liệu trong công ty. Trong giai đoạn hiện nay các doanh nghịêp muốn cạnh tranh được trên thị trường hay đapa ứng được yêu cầu khắt khe của khách hàng thì các doanh nghiệp thường theo một tiêu chuẩn nào đó trong đó có tiêu chuẩn ISO 9002 về việc quản lý các yếu tố đầu vào. Các doanh nghiệp muốn đạt được yêu cầu này thì doanh nghiệp cần lập sổ danh điểm vật liệu để quản lý có hiệu quả hơn. Để việc quản lý vật liệu của công ty có hiệu quả hơn và công tác ghi chép sổ của kế toán thuận tiện hơn Công ty nên lập sổ danh điểm vật liệu dựa trên bảng mã vật tư mà công ty đã xây dựng. Mặt khác, việc sử dụng nguyên vật liệu còn tiện dụng cho việc sử dụng máy vi tính, dễ kiểm tra, phân loại. Để lập được Sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng là phải xây dựng được bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ bổ sung khi có những vật liệu mới cho thuận tiện và hợp lý. Công ty đã xây dựng bộ mã vật tư Công ty có thể lập Sổ danh điểm vật liệu như sau: Biểu số 18: Sổ danh điểm vật liệu Công ty Cơ Điện Trần Phú Sổ danh điểm vật liệu Loại vật liệu chính Ký hiệu Tên vật liệu ĐVT Nhóm Danh điểm 15211 15211-01 Lõi C 18 Kg 15211 15211-02 Lõi C 3.2 Kg 15211 15211-03 Lõi C 21 Kg 15212 15212-01 Nhôm thỏi Kg 15212 15212-02 Đồng tấm Kg .. . ý kiến 3: Với đặc điểm của nguyên vật liệu và đặc thù của công ty nên việc xác định chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm là hết sức quan trọng. Hơn nữa, đối với doanh nghịêp sản xuất sản phẩm dây và cáp như Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú thì tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí sản xuất là rất lớn. Do vậy, việc xác định trị giá vật liệu xuất kho là rất quan trọng, phải phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu xuất kho. Bên cạnh đó, phản ánh được sự biến động của giả cá của vật liệu đó trên thị trường trong từng giai đoạn. Hiện công ty đang sử dụng đơn giá bình quân gia quyền cuối tháng để tính giá trị vật liệu xuất kho nên chỉ đến cuối tháng công ty mới tính được trị giá vật liệu xuất kho mà không thấy được sự biến động của giá cả của vật liệu. Vì vậy, Công ty nên tính đơn giá xuất kho vật liệu theo phương pháp tính bình quân sau mỗi lần nhập vì tính đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ không tính được thường xuyên chỉ tính vào cuối tháng còn tính theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập đảm bảo chức năng kiểm tra giám sát được thường xuyên liên tục tình hình nhập- xuất vật tư về cả hiện vật lẫn giá trị, giúp phân tích đánh giá giá thành sản phẩm trong từng khoảng thời gian nhất định. Đơn giá bình quân theo từng lần nhập được tính như sau: Số lượng vật liệu xuất dùng Đơn giá bình quân của vật liệu xuất dùng = Trị giá thực tế vật liệu xuất kho x Trị giá thực tế vật liệu trước và sau từng lần nhập = Đơn giá bình quân của vật liệu xuất dùng Lượng thực tế vật liệu trước và sau từng lần nhập Cụ thể: Khi công ty xuất vật liệu là Lõi C 3.2 vào ngày 06/08/2004, công ty tiến hành tính đơn giá xuất kho của vật liệu này như sau: Ta có, trước ngày 06/08/2004 công ty có nhập một lượng vật liệu là Lõi C 3.2 với số lượng là 2.654 kg, đơn giá là 9.000 đ/ kg, tại đầu tháng 08, công ty có tồn một lượng Lõi C 3.2 là 9.286 kg, đơn giá là 9.000 đ/kg. Như vậy, ta có thể tính đơn giá xuất của Lõi C 3.2 ngày 06/08/2004 như sau: 9.286 x 9.000 + 2.654 x 9.000 Đơn giá xuất của = = 9.000 đ/kg Lõi C 3.2 9.286 + 2.654 Ta thấy giá xuất của Lõi C 3.2 đúng bằng giá mà công ty mua vào, công ty có thể so sánh đơn giá này với giá bán thực tế của vật liệu trên thị trường tại thời điểm xuất bán. Công ty có thể có biện pháp cũng như chiến lược cụ thể để đem lại lợi ích cho công ty sao cho có lợi nhất. Khi đó thì phiếu xuất kho của công ty sẽ có thêm phần đơn giá của vật liệu xuất dùng. Cụ thể phiếu xuất kho ngày 06/08/2004 sẽ được viết như sau: Biểu số 19: Phiếu xuất kho Công Ty Cơ điện Trần Phú Ngõ 83 Đường Trường Chinh- Thanh Xuân- Hà Nội PhiếU Xuất kho Mẫu số 02-VT. Theo QĐ1141-TCQĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 6 tháng 8 năm 2004 Số CT: 116TN Liên: 1 Người giao dịch : Đơn vị : 000004 Địa chỉ : Diễn giải : Xuất kho cho phân xưởng nhôm Nhập tại kho : Kho Thái Dạng xuất : Tên vật tư TK Vật tư Mã VT ĐVT SL Đơn giá Thành Tiền Lõi C 3.2 1521 LOIC009 Kg 9.286 9.000 83.574.000 Tổng cộng 9.286 9.000 83.574.000 Xuất, ngày 0 6 tháng 08 năm 2004 Thủ Trưởng Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên) (Ký, họ tên) ý kiến 4: Công ty nên mở TK 002 để theo dõi những vật liệu không thuộc sở hữu của mình như trường hợp công ty nhận gia công chế biến cho bên ngoài và trường hợp kiểm kê thấy thừa nguyên vật liệu khi mua so với sổ sách kế toán. Ví dụ như khi công ty nhận giữ hộ vật liệu, thấy thừa khi kiểm kê thì công ty hạch toán: Ghi đơn TK 002, khi xử lý thì Có TK 002. Cụ thể: Khi công ty nhận giữ hộ vật liệu của công ty XNK Châu á một lượng vật liệu với số lượng là 1.350 kg, trị giá của vật liệu này là 10.350.000 đ, công ty sẽ phải hạch toán qua TK 002 như sau: Nợ TK 002 10.350.000 Khi công ty XNK Châu á nhận lại số vật liệu này thì công ty sẽ hạch toán như sau: Có TK 002 10.350.000 ý kiến 5: Về vấn đề tổ chức thông tin kế toán Hiện nay, đứng trước nhu cầu cập nhật thông tin ngày càng cao, việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán được hầu hết các doanh nghiệp quan tâm và sử dụng. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu của công việc, phạm vi sản xuất kinh doanh và trình độ của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp mà sự vi tính hóa công tác kế toán được ứng dụng nhiều hay ít. Tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú, mặc dù một số phần hành đã được xử lý bằng vi tính, tuy nhiên kế toán vẫn còn làm thủ công là chủ yếu. Để nhanh chóng tiếp cận, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán, trước hết cần phải có sự quan tâm của Ban lãnh đạo Công ty, tạo điều kiện trang bị thêm máy tính cho phòng kế toán, đồng thời mở những khóa học đào tạo cung cấp những thông tin về máy tính, xử lý các thông tin kế toán bằng máy vi tính cho nhân viên kế toán. Việc ứng dụng phần mềm phải được tiến hành một cách khoa học, tránh gây xáo trộn trong quy trình hạch toán chung, phần mềm kế toán phải được nâng cấp, cải tiến để tăng tốc độ xử lý thông tin kế toán. Trên đây là một số ý kiến đóng góp mong quý công ty xem xét, góp ý, nhằm có được những biện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và hạch toán một cách thích hợp. Kết luận Trong giai đoạn hiện nay các doanh nghiệp phải luôn luôn cạnh tranh lẫn nhau để tồn tại và phát triển. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp phải tiết kiệm các chi phí đầu vào một cách hợp lý, từ đó hạ được giá thành tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất của toàn doanh nghiệp. Do vậy, tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ vật liệu ở trong doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, chủng loại. Từ đó, đề ra được những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí giúp hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp góp phần tạo được vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú, nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Với sự giúp đỡ tận tình của cán bộ kế toán của công ty cùng với sự giúp đỡ của thầy giáo Nguyên Minh Phương, em đã hoàn thành đề tài đã lựa chọn:” Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú”. Do thời gian không dài cùng với nhận thức còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo cùng các cán bộ kế toán trong phòng kế toán để luận văn hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty, các cán bộ kế toán trong phòng Tài vụ- kế toán và thầy giáo Nguyễn Minh Phương đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, tháng 08 năm 2005 Sinh viên thực hiện Đào Thị Hoa Danh mục từ viết tắt 1. BH : Bán hàng 2. BP : Bộ phận 3. CCDC : Công cụ dụng cụ 4. GTGT : Giá trị gia tăng 5. ĐVT : Đơn vị tính 6. GTSP : Giá thành sản phẩm 7. KKĐK : Kiểm kê định kỳ 8. KKTX : Kê khai thường xuyên 9. KT : Kế toán 10. NKCT : Nhật ký chứng từ 11. NVL : Nguyên vật liệu 12. PS : Phát sinh 13. PX : Phân xưởng 14. QCPC : Quy cách phẩm chất 15. QLDN : Quản lý doanh nghiệp 16. SL : Số lượng 17. TK : Tài khoản 18. TKĐƯ : Tài khoản đối ứng 19. TNHH : Trách nhiệm hữu hạn 20. TSCĐ : Tài sản cố định 21. VT : Vật tư 22. XNK : Xuất nhập khẩu Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán doanh nghiệp( Theo luật kế toán mới) TT Tác giả Học viên Tài Chính Nhà xuất bản tài chính năm - 2004 Giáo trình Kế toán tài chính Chủ biên: PGS. TS. Ngô Thế Chi PGS. TS. Nguyễn Đình Đỗ Nhà xuất bản tài chính năm - 2003 Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán Chủ biên: Nguyễn Thị Đông Nhà xuất bản tài chính năm - 2003 Sách Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam Nhà xuất bản Tài chính năm – 2003 Sách Hệ thống kế toán doanh nghiệp Hướng dẫn lập chứng từ kế toán- Hướng dẫn ghi sổ kế toán Nhà xuất bản Tài Chính năm- 2004 Quyết định 149/2001/QĐ- BTC- 31/12/2001 Quyết định về việc ban hành và công bố bốn (04) chuẩn mực kế toán Việt Nam Quyết định 89/2002/TT- BTC ngày 09/10/2002 Hướng dẫn Kế toán thực hiện bốn( 04) chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ- BTC, ngày 31/12/2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính 8. Các tài liệu khác. Nhận xét của đơn vị thực tập Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2005 Kế toán trưởng Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Điểm: Bằng số: Bằng chữ: Hà Nội, ngày tháng năm 2005 Nhận xét của giáo viên phản biện 1 Điểm: Bằng số: Bằng chữ: Hà Nội, ngày tháng năm 2005 Nhận xét của giáo viên phản biện 2 Điểm: Bằng số: Bằng chữ: Hà Nội, ngày tháng năm 2005 Danh mục các bảng biểu Biểu số 01: Một số chỉ tiêu công ty đạt được trong 3 năm gần đây 49 Biểu số 02: Hóa đơn giá trị gâ tăng 65 Biểu số 03: Biên bản kiểm nghiệm vật tư 66 Biểu số 04: Phiếu nhập kho 67 Biểu số 05: Phiếu yêu cầu 68 Biểu số 06: Phiếu xuất kho 69 Biểu số 07: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 70 Biểu số 08: Thẻ kho 71 Biểu số 09: Sổ chi tiết vật tư 72 Biểu số 10: Bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn 74 Biểu số 11: Bảng phân bổ vật liệu, dụng cụ 77 Biểu số 12: Bảng kê số 3 78 Biếu số 13: Nhật ký chứng từ số 7 79 Biểu số 14: Sổ chi tiết công nợ 80 Biểu sô 15: Nhật ký chứng từ số 5 81 Biểu số 16: Sổ cái TK 152- Nguyên vật liệu 82 Biểu số 17: Báo cáo kiểm kê vật tư 84 Biểu số 18: Sổ danh điểm vật liệu 91 Biểu số 19: Phiếu nhập kho 93 Danh mục các sơ đồ Sơ đồ 01: Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi thẻ song song 13 Sơ đồ 02: Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 15 Sơ đồ 03: Kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư 17 Sơ đồ 04: Hạch toán tăng nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 21 Sơ đồ 05: Hạch toán giảm nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 23 Sơ đồ 06: Hạch toán tăng, giảm NVL theo phương pháp KKTX, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 25 Sơ đồ 07: Hạch toán tăng, giảm NVL theo phương pháp KKĐk, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 29 Sơ đồ 08: Hạch toán tăng, giảm NVL theo phương pháp KKĐK, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 30 Sơ đồ 09: Hạch toán kiểm nhận vật tư theo phương pháp KKTX 32 Sơ đồ 10: Hạch toán kiểm nhận vật tư theo phương pháp KKĐK 33 Sơ đô 11: Hạch toán các nghiệp vụ kiểm kê vật tư theo phương pháp KKTX 34 Sơ đồ 12: Hạch toán các nghịêp vụ kiểm kê vật tư theo phương pháp KKĐK 34 Sơ đồ 13: Hạch toán đánh giá lại vật tư theo phương pháp KKTX 35 Sơ đồ 14: Hạch toán đánh giá lại vật tư theo phương pháp KKĐK 35 Sơ đồ 15: Hạch toán xử lý kết quả kiểm nhận vật tư 36 Sơ đồ 16: Hạch toán xử lý đối với kiểm kê vật tư 37 Sơ đồ 17: Hạch toán xử lý đánh giá lại vật tư 38 Sơ đồ 18: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 41 Sơ đô 19: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 42 Sơ đồ 20: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái 43 Sơ đồ 21: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 44 Sơ đồ 22: Bộ máy tổ chức của công ty 51 Sơ đồ 23: Quy trình công nghệ của phân xưởng đồng đúc 53 Sơ đồ 24: Quy trình công nghệ của phân xưởng dây và cáp động lực 54 Sơ đồ 25: Quy trình công nghệ của phân xưởng đồng mềm 54 Sơ đồ 26: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty 56 Sơ đồ 27: Quy trình ghi sổ kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ của công ty 58 Sơ đồ 28: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với thủ tục nhập kho 62 Sơ đồ 29: Quy trình luân chuyển chứng từ đối với thủ tục xuất kho 63 Mục lục Lời nói đầu 1 Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất 3 1.1. Khái niệm, đặc điểm, vị trí và yêu cầu quản lý NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh 3 1.1.1. Khái niệm 3 1.1.2. Đặc điểm 3 1.1.3. Vị trí 3 1.1.4. Yêu cầu quản lý 4 1.2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán NVL tại doanh nghiệp 4 1.2.1. Vai trò của kế toán NVL 4 1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán NVL 4 1.3. Phân loại, đánh giá NVL 5 1.3.1. Phân loại NVL 5 1.3.2. Đánh giá NVL 7 1.3.2.1. Mục đích của việc đánh giá NVL 7 1.3.2.2. Các nguyên tắc đánh giá NVL 7 1.3.2.3. Các phương pháp đánh giá vật tư 8 1.4. Phương pháp kế toán NVL 11 1.4.1. Phương pháp kế toán chi tiết NVL 11 1.4.1.1. Khái niệm 12 1.4.1.2. Chứng từ kê toán sử dụng 12 1.4.1.3. Các phương pháp hạch toán chi tiết 12 1.4.2. Phương pháp kế toán tổng hợp NVL 18 1.4.2.1. Phương pháp kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 18 1.4.2.2. Phương pháp kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 26 1.5. Kiểm kê và đánh giá lại vật tư 31 1.5.1. Khái niệm 31 1.5.2. Kế toán các nghiệp vụ liên quan tới kiểm kê và đánh giá lại vật tư 31 1.5.2.1. Trường hợp kiểm nhận vật tư 31 1.5.2.2. Trường hợp kiểm kê vật tư 33 1.5.2.3. Trường hợp đánh giá lại vật tư 34 1.5.3. Phương pháp kế toán xử lý kết quả kiểm kê và đánh giá lại vật tư 36 1.5.3.1. Đối với trường hợp kiểm nhận vật tư 36 1.5.3.2. Đối với trường hợp kiểm kê vật tư 37 1.5.3.3. Đối với trường hợp đánh giá lại vật tư 38 1.6. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 38 1.6.1. Mục đích 38 1.6.2. Nguyên tắc 38 1.6.3. Phương pháp kế toán 39 1.7. Các hình thức sổ kế toán 40 1.7.1. Khái niệm 40 1.7.2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung 40 1.7.3. Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ 41 1.7.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ cái 42 1.7.5. Hình thức sổ kê toán Nhật ký chứng từ 43 1.7.6. Việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán NVL 45 Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 47 2.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 47 2.1.1. Lịch sử hình thành 47 2.1.2. Quá trình phát triển 47 2.1.3. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 49 2.2. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy quản lý của công ty 50 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ tổ chức hoạt động của công ty 50 2.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 50 2.2.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 51 2.2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban của công ty 51 2.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 53 2.3.1. Đặc điểm sản phẩm của công ty 53 2.3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất 53 2.4. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của công ty 55 2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 55 2.4.1.1. Nhiệm vụ, chức năng của bộ máy kế toán 55 2.4.1.2. Sơ đồ bộ máy kế toán 56 2.4.1.3. Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán trong công ty 56 2.4.2. Tổ chức công tác kế toán 57 2.5. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty 57 2.5.1. Các loại sổ kế toán 57 2.5.2. Trình tự ghi chép 58 2.6. Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 58 2.6.1. Đặc điểm và tình hình sử dụng, bảo quản NVL tại công ty 58 2.6.1.1. Đặc điểm của NVL 58 2.6.1.2. Yêu cầu quản lý NVL 59 2.6.2. Phân loại và đánh giá NVL tại công ty 59 2.6.2.1. Phân loại NVL 59 2.6.2.2. Đánh giá NVL 60 2.6.3. Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty 61 2.6.3.1. Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu 61 2.6.3.2. Phương pháp kế toán NVL 63 2.6.4. Công tác kiểm kê NVL tại công ty 82 2.6.5. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 84 Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 85 3.1. Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú 85 3.2. Đánh giá thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty 85 3.3. Một số đề xuất nhằm đẩy mạnh công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điên Trần Phú 90 Kết luận 95