Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình

thiÖn Phã gi¸m ®èc kinh doanh Lµ ng­êi nhËn chØ ®¹o trùc tiÕp tõ Gi¸m ®èc vµ xö lý nh÷ng vÊn ®Ò trong lÜnh vùc ®­îc ph©n c«ng, chÞu tr¸nh nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ lÜnh vùc kinh doanh. Phã Gi¸m ®èc kinh doanh cßn cã nhiÖm vô h­íng dÉn thi hµnh c¸c quyÕt ®Þnh cña Gi¸m ®èc vµ nhËn ph¶n håi nh÷ng th«ng tin tõ c¸c phßng ban nghiÖp vô tr×nh lªn Gi¸m ®èc ®Ó bµn ph­¬ng h­íng gi¶i quyÕt. Phßng kinh doanh Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n Phã gi¸m ®èc kü thuËt Lµ ng­êi nhËn chØ ®¹o trùc tiÕp cña Gi¸m ®èc vµ xö lý c¸c vÊn ®Ò trong lÜnh vùc ®­îc ph©n c«ng. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ lÜnh vùc kü thuËt vµ tiÕn ®é s¶n xuÊt. Ngoµi ra, Phã Gi¸m ®èc kü thuËt cßn cã nhiÖm vô h­íng dÉn thi hµnh quyÕt ®Þnh cña Gi¸m ®èc vµ nhËn ph¶n håi c¸c th«ng tin tõ c¸c phßng ban nghiÖp vô tr×nh lªn Gi¸m ®èc ®Ó bµn ph­¬ng h­íng gi¶i quyÕt. Phßng kü thuËt Phßng KCS Bé m¸y gióp viÖc Nhµ m¸y: C¸c phßng nghiÖp vô thùc hiÖn chøc n¨ng tham m­u gióp viÖc Gi¸m ®èc trong ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña Nhµ m¸y, gåm Phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n Phßng kinh doanh Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng kü thuËt Phßng KCS Phßng kÕ ho¹ch ®iÒu ®é §Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh vµ quy tr×nh s¶n xuÊt cña Nhµ m¸y §Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh §Æc ®iÓm s¶n xuÊt - S¶n phÈm chÝnh: Nhµ m¸y tiÕn hµnh ®ãng míi c¸c lo¹i xe chÊt l­îng cao míi 100% nh­ Isuzu, Hino…víi kiÓu d¸ng vµ tiÖn ghi hiÖn ®¹i mµ gi¸ thµnh t­¬ng ®­¬ng 2/3 xe nhËp khÈu cïng lo¹i. S¶n phÈm cña Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh ngµy cµng ®­îc tÝn nhiÖm trªn thÞ tr­êng. Néi dung c«ng viÖc Lµ ®¬n vÞ s¶n xuÊt « t« nªn cã h×nh thøc c«ng nghÖ chung nh­ sau: tõ nguyªn vËt liÖu chñ yÕu lµ ghÕ, kÝnh, kim khÝ, c¸c lo¹i ®Ìn, th«bg qua c¸c b­íc gia c«ng s¬n, sÊy, nÐn khÝ, l¾p r¸p c¸c b¸n thµnh phÈm, s¬n b¶o vÖ trang trÝ bÒ mÆt ngoµi t¹o thµnh phÈm. ChØ tiªu s¶n xuÊt kinh doanh ChØ tiªu §VT N¨m 2002 N¨m 2003 N¨m 2004 1. Doanh thu Tr. ®ång 7.076 27.000 41.700 2. Lao ®éng Ng­êi 71 90 180 3. Thu nhËp b×nh qu©n VN§ 823.00 1.100.00 1.300.000 4. Nép ng©n s¸ch Tr. ®ång 571 1.200 2.400 5. L·i Tr. ®ång 180 210 350 NhËn xÐt chung vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh: Nh×n chung t×nh h×nh ho¹t ®éng kÕ to¸n cña nhµ m¸y trong mÊy n¨m gÇn ®©y cã xu h­íng t¨ng lªn vÒ mäi lÜnh vùc nh­ doanh thu, lao ®éng, thu nhËp b×nh qu©n ®Çu ng­êi… tÊt c¶ nh÷ng vùc ho¹t ®éng nµy t¨ng lªn th× dÉn ®Õn c¸c kho¶n ph¶I nép cho Ng©n s¸ch Nhµ n­íc còng ph¶i t¨ng vµ kho¶n l·i còng t¨ng lªn ®¸ng kÓ. Trong 3 n¨m gÇn ®©y (2002 – 2004) c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cã ®æi míi vÒ ph­¬ng thøc kinh doanh tèt nªn mäi ho¹t ®éng t¨ng lªn nhÊt lµ n¨m 2004 doanh thu t¨ng lªn 20,7 tû ®ång so víi cïng kú n¨m 2003. Vµ sè lao ®éng còng t¨ng lªn tõ 71 ng­êi n¨m 2002 lªn ®Õn 90 ng­êi n¨m 2003 vµ t¨ng lªn 180 ng­êi n¨m 2004. Thu nhËp b×nh qu©n theo ®Çu ng­êi tõ 823.000/ng­êi/th¸ng n¨m 2002 t¨ng lªn 1.100.000/ng­êi/th¸ng n¨m 2003 vµ n¨m 2004 thu nhËp cña ng­êi lao ®éng t¨ng lªn lµ 1.300.000/ng­êi/th¸ng. Nh­ vËy, c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh cã xu h­íng t¨ng lªn râ rÖt vÒ mäi lÜnh vùc. Nã cho ta thÊy mét ®iÒu c«ng t¸c qu¶n lý Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh lµ hÕt søc chÆt chÏ ®em l¹i lîi Ých cho Nhµ m¸y. H¬n thÕ n÷a ®· mang l¹i cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong Nhµ m¸y æn ®Þnh vÒ viÖc lµm vµ cuéc sèng. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n vµ c«ng t¸c kÕ to¸n cña Nhµ m¸y Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n NhiÖm vô chøc n¨ng cña bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kÕ to¸n cña Nhµ m¸y cña Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc tËp trung, cã liªn quan trùc tiÕp tíi bé m¸y qu¶n lý. NhiÖm vô, chøc n¨ng bé m¸y kÕ to¸n lµ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thùc hiÖn viÖc ghi chÐp, ph©n lo¹i, tæng hîp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo nh÷ng néi dung kinh tÕ. Do vËy, c¬ cÊu bé m¸y kÕ to¸n cÇn gän, nhÑ hîp lý, ho¹t ®éng cã hiÖu qña ®ã lµ ®iÒu kiÖn quan träng ®Ó cung cÊp th«ng tin mét c¸ch kÞp thêi ph¸t huy vµ n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cña c¸n bé kÕ to¸n. S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n C«ng t¸c qu¶n lý kÕ to¸n cña Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh lµ rÊt chÆt chÏ vµ hîp lý. Sù ph©n c«ng cong viÖc bé m¸y kÕ to¸n phï hîp víi chÕ ®é hiÖn hµnh. Mçi nh©n viªn kÕ to¸n ®­îc ph©n c«ng mçi c«ng viÖc kh¸c nhau vµ còng rÊt khoa häc, c«ng t¸c kÕ to¸n cña Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh kh«ng bÞ chång chÐo mµ nã ®­îc ph©n c«ng mét c¸ch khoa häc vµ ®­îc ®iÒu chØnh mét c¸ch hÕt søc hîp lý. Sau ®©y lµ s¬ ®å qu¶n lý bé m¸y kÕ to¸n cña Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh. KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n vËt t­ KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt gi¸ thµnh KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh KÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh KÕ to¸n thanh to¸n KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn NhiÖm vô cña c¸c kÕ to¸n trong Nhµ m¸y KÕ to¸n tr­ëng Phô tr¸ch c¸c bé phËn d­íi quyÒn, theo dâi t×nh h×nh tµi chÝnh cña Nhµ m¸y, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vµ c¬ quan cÊp trªn vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ c¸c chØ tiªu tµi chÝnh cña Nhµ m¸y. KÕ to¸n vËt t­ Cã nhiÖm vô theo dâi chi tiÕt vµ tæng hîp t×nh h×nh nhËp – xuÊt kho tõng lo¹i vËt t­ bao gåm vËt liÖu chÝnh, vËt liÖu phô, c«ng cô lao ®éng nhá diÔn ra hµng ngµy. KÕ to¸n vËt t­ theo dâi chi tiÕt trªn tµi kh KÕ to¸n tiÒn l­¬ng vµ tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt gi¸ thµnh Cã nhiÖm vô tÝnh l­¬ng, b¶o hiÓm cho c«ng nh©n vµ c¸n bé Nhµ m¸y. Ngo¶i ra, KÕ to¸n tiÒn l­¬ng cßn cã nhiÖm vô tËp hîp s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh vµ ®­îc theo dâi ë c¸c tµi kho¶n: TK 334, TK 338, TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642. KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh Cã nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh t¨ng gi¶m cña tµi s¶n cè ®Þnh, trÝch kh©u hao tµi s¶n cè ®Þnh, qu¶n lý vèn ®Çu t­ tµi s¶n vµ dù ®o¸n c¸c c«ng tr×nh, ®Æc biÖt mçi khi cÇn x©y dùng nhµ kho, nha x­ëng. Ngoµi ta kÕ to¸n tõ tµi s¶n cè ®Þnh cã nhiÖm vô theo dâi c¸c nghiÖp vô vµ qu¶n lý c¸c quü cña Nhµ m¸y. Theo dâi trªn c¸c tµi kho¶n 221, TK 214, TK 411, TK441, TK009. KÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qña kinh doanh Theo dâi t×nh h×nh nhËp – xuÊt – tån thµnh phÈm ®ång thêi theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi mua ®Ó x¸c ®Þnh doanh thu tiªu thô vÒ s¶n ph¶m xuÊt b¸n. KÕ to¸n tiªu thô s¶n phÈm theo dâi trªn c¸c TK 131, TK 138, TK 331, TK 511 vµ TK 531. KÕ to¸n thanh to¸n Cã nhiÖm vô theo dâi t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n ,th«ng qua quan hÖ mua b¸n gi÷a Nhµ m¸y víi nhµ cung cÊp hoÆc sè tiÒn nhµ cung cÊp ®Æt tr­íc. §«ng thêi kÕ to¸n thanh to¸n cßn theo dâi c¸c kho¶n t¹m øng c¸n bé c«ng nh©n viªn trong Nhµ m¸y do mua hµng ph¶i t¹m øng. KÕ to¸n theo dâi trªn c¸c TK 331, TK 141, TK 339. TK 338, TK 331, TK 341, TK… KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn Cã nhiÖm vô nhËp c¸c phiÕu thu, phiÕu chi phÝ s¶n xuÊt trªn c¬ së më sè theo dâi t×nh h×nh c¸c kho¶n thu chi b»ng tiÒn mÆt phat sinh hµng ngµy t¹i Nhµ m¸y. §ßng thêi theo dâi t×nh h×nh chi tr¶ th«ng qua tµi kho¶n tiÒn göi Ng©n hµng. Hµng ngµy khi nhËn giÊy bã nî cña Ng©n hµng , kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña nã sau ®ã ghi nhËt ký chøng tõ, khi nhËn ®­îc giÊy b¸o cã ghi vµo b¶ng kª sè 2. Thñ quü Qu¶n lý vµ gi¸m s¸t tiÒn mÆt t¹i Nhµ m¸y hµng ngµy. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trong Nhµ m¸y HiÖn nay, Nhµ m¸y ®ang ¸p dông kÕ to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn, t×nh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông: ViÖt Nam §ång, viÕt t¾t (VN§) Niªn ®é kÕ to¸n t¹i Nhµ m¸y ®­îc tÝnh theo quý, theo n¨m, cuèi mçi niªn ®é kÕ to¸n, Gi¸m ®èc doanh nghiÖp vµ kÕ to¸n tr­ëng tæ chøc kiÓm tra c«ng t¸c kÕ to¸n. KiÓm tra viÖc ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n, tæ chøc c«ng t¸c chØ ®¹o c«ng t¸c kÕ to¸n trong doanh nghiÖp ®ång thêi ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a c¸c chøng tõ kÕ to¸n. HiÖn nay, c«ng ty ®ang trang bÞ hÖ thèng m¸y tÝnh cho c«ng t¸c kÕ to¸n gióp cho viÖc ghi chÐp, tÝnh to¸n vµ xö lý th«ng tin kÞp thêi, nhanh chãng chÝnh x¸c n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c kÕ to¸n. Nhµ ®· tæ chøc thùc hiÖn ®­îc mét sè néi dung sau: + Mua s¾m, trang bÞ phÇn cøng, phÇn mÒn + Tæ chøc ®µo t¹o ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n sö dông thµnh th¹o m¸y tÝnh + Tæ chøc nhËp d÷ liÖu + Xö dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n tæng hîp vµ chi tiÕt vÒ viÖc tæng hîp sè liÖu vµ in trªn m¸y. H×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông t¹i Nhµ m¸y H×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông t¹i Nhµ m¸y lµ h×nh thøc nhËt ký chøng tõ. C¸c lo¹i sæ kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ B¶ng kª Sæ c¸i Sæ hoÆc thÎ chi tiÕt Tr×nh tù ghi chÐp Cã thÓ kh¸i qu¸t theo s¬ ®å ThÎ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bæ B¶ng kª NhËt ký chøng tõ Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra Thùc tr¹ng tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y §Æc ®iÓm t×nh h×nh sö dông, b¶o qu¶n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt cña Nhµ m¸y lµ s¶n xuÊt ®Ó b¸n theo ®¬n ®Æt hµng nªn chñng lo¹i rÊt phong phó mµ mçi ®¬n ®Æt hµng yªu cÇu ®ßi hái kh¸c nhau vÒ quy c¸ch mÉu m· s¶n phÈm. HiÖn nay, c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu cho Nhµ m¸y ®Òu cã s½n trªn thÞ tr­êng, gi¸ c¶ Ýt biÕn ®éng. Do ®ã Nhµ m¸y kh«ng cÇn ph¶i dù nhiÒu nguyªn vËt liÖu ë kho mµ khi cã nhu cÇu s¶n xuÊt th× bé m¸y cung øng vËt t­ cã thÓ mua vÒ lµ cã. Nguyªn vËt liÖu cña Nhµ m¸y th­êng ®­îc nhËp kho theo h×nh thøc . Nguyªn vËt liÖu do Nhµ m¸y mua ngoµi PhÕ liÖu thu håi Nguån cung cÊp nguyªn vËt liÖu mua ngoµi cña Nhµ m¸y chñ yÕu lµ c¸c c¬ së vËt t­ cïng ngµnh vµ vµ mua vËt t­ tõ c¸ nh©n, ®¬n vÞ b¸n lÎ Mçi lo¹i NVL ®Òu cã ®Æc tÝnh lý hãa riªng hoÆc chÞu ¶nh h­ëng cña khÝ hËu m«I tr­êng bªn ngoµi nªn ®ßi hái ph¶i b¶o qu¶n vµ dù tr÷ mét c¸ch phï hîp. Do ®Æc ®iÓm chñ yÕu lµ c¸c kim lo¹i nh­ nh«m, s¾t, thÐp… rÊt dÔ bÞ ¨n mßn vµ « xi hãa nªn nªn ph¶I b¶o qu¶n trong ®iÒu kiÖn phï hîp ®Ó chèng ¨n mßn vµ « xi hãa. Ngoµi ra nhiªn liÖu cña Nhµ m¸y lµ x¨ng, dÇu lµ chÊt dÔ ch¸y nªn ph¶I ®Ó n¬i an toµn, cÊm löa. HiÖn nay viÖc b¶o qu¶n dù tr÷ NVL ë kho cña Nhµ m¸y s¾p xÕp theo tõng kho riªng biÖt. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y Ph©n lo¹i HiÖn nay, Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh chuyªn ®ãng míi xe « t« chë kh¸ch chÊt l­îng cao, l¾p r¸p xe « t« buýt vµ gia c«ng c¬ khÝ phôc vô c¸c c«ng ®o¹n trong Nhµ m¸y nªn rÊt cÇn nhiÒu NVL nªn viÖc ph©n lo¹i NVL lµ rÊt cÇn thiÕt. §Ó cÊu thµnh nªn chiÕc xe th× cÇn rÊt nhiÒu NVL kh¸c nhau bao gåm c¸c nguyªn vËt liÖu chÝnh vµ nguyªn vËt liÖu phô. Nguyªn vËt liÖu chÝnh Kim khÝ: trong Kim khÝ bao gåm: S¾t, thÐp, nh«m, s¬n… GhÕ KÝnh C¸c lo¹i ®Ìn: ®Ìn chiªó s¸ng, pha, cèt. C¸c lo¹i do¨ng kÝnh §Öm TrÇn … Nguyªn vËt liÖu phô Gç §inh èc VÝt X¨ng DÇu Trong c«ng t¸c ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu trong Nhµ m¸y th× kh«ng nãi tíi c«ng cô, dông cô bëi v× c«ng cô, dông cô trong Nhµ m¸y rÊt quan träng v× nã nh÷ng t­ liÖu lao ®éng ®Ó cÊu thµnh nªn mét chiÕc xe. §ã lµ nh÷ng m¸y mãc thiÕt bÞ bao gåm: M¸y dËp M¸y c¾t M¸y sÊy M¸y tiÖn M¸y khoan M¸y hµn CO2 M¸y hµn ®iÖn M¸y nÐn khÝ … Nh­ng trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n Nhµ m¸y ®Òu h¹ch to¸n hÕt c«ng cô, dông cô vµo TK 152 v× c¸c m¸y mãc trªn cã thêi gian sö dông l©u dµi… §¸nh gi¸ nguyªn vËt liÖu Nhµ m¸y sö dông gi¸ thùc tÕ ®Ó ®¸nh gi¸ Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô nhËp kho · Gi¸ nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô mua ngoµi nhËp kho Gi¸ trÞ thùc tÕ cña NVL vµ CCDC mua ngoµi chØ bao gåm gi¸ trÞ trªn hãa ®¬n, Nhµ m¸y cã xe vËn t¶i chuyªn trë nh÷ng xe nµy chñ yÓ trë s¶n phÈm cña Nhµ m¸y cho kh¸ch hµng nªn vËt liÖu cña Nhµ m¸y mua, chi phÝ vËn chuyÓn cã thÓ do bªn b¸n cho ra vµ chi phÝ nµy lu«n ®­îc céng vµo gi¸ mua hoÆc chi phÝ vËn chuyÓn do Nhµ m¸y mua ngoµi vµ kÕ to¸n h¹ch to¸n vµo chi phÝ s¶n xuÊt chung. C¨n cø vµo hãa ®¬n b¸n hµng doanh nghiÖp x©y l¾p ®¬n vÞ b¸n hµng cho Nhµ m¸y kÕ to¸n lËp ®Þnh kho¶n vµ ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ nh­ sau: Nî TK 152 1.603.350 Cã TK 331 1.603.250 BiÓu 01 Hãa §¬n B¸n Hµng MÉu sè 01 GTKT Liªn 2: Giao Kh¸ch Hµng AM/2004B Ngµy 04 th¸ng 05 n¨m 2004 0016522 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty tæng hîp Hµ Néi §Þa chØ: Thanh liÖt - Thanh Tr× - Hµ Néi §iªn tho¹i: Hä tªn ng­êi mua hµng: Anh H¶i Tªn ®¬n vÞ: Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh §Þa chØ: Thanh Xu©n - Hµ Néi H×nh thøc thanh to¸n: Thanh to¸n sau §VT: VN§ STT Tªn hµng hãa, dÞch vô §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2 1 S¬n n©u 01 Pv. P1 Kg 200 7.600 1.520.000 c­íc vËn chuyÓn 7.000 Céng thµnh tiÒn 1.527.000 ThuÕ suÊt GTGT 5% tiÒn thuÕ GTGT 76.350 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 1.603.350 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Mét triÖu s¸u tr¨m linh ba ngµn ba tr¨m n¨m m­¬i ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng Ng­êi b¸n hµng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) Gi¸ thùc tÕ vËt liÖuxuÊt kho Do quy m« s¶n xuÊt lín nªn hµng th¸ng gi¸ trÞ NVL vµ CCDC xuÊt kho t¹i Nhµ m¸y lµ rÊt lín, do vËy ®Ó theo dâi chÝnh x¸c, cô thÓ tõng lo¹i vËt t­ kÕ to¸n h¹ch to¸n gi¸ trÞ vËt t­ xuÊt kho theo ph­¬ng ph¸p “b×nh qu©n gia quyÒn”, tÝnh ®¬n gi¸ b×nh qu©n cho c¶ kú dù tr÷. §¬n gi¸ b×nh qu©n Sè l­îng vËt t­ xuÊt kho Gi¸ thùc tÕ vËt t­ xuÊt kho = x §¬n gi¸ b×nh qu©n Gi¸ thùc tÕ tån ®Çu kú + Gi¸ thùc tÕ nhËp trong kú SL vËt t­ tån ®Çu kú + SL vËt t­ nhËp trong kú = KÕ to¸n vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y Quy tr×nh vµ néi dung h¹ch to¸n ban ®Çu T×nh h×nh nhËp xuÊt NVL vµ CCDC ë Nhµ m¸y diÔn ra th­êng xuyªn víi khèi l­îng lín, gi¸ trÞ cao nªn viÖc qu¶n lý sao cho tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng thÊt thoat, háng hãc, sö dông l·ng phÝ ®­îc l·nh ®¹o Nhµ m¸y rÊt quan t©m. Do vËy, thñ tôc nhËp xuÊt kho NVL vµ CCDC ®­îc tiÕn hµnh ®Çy ®ñ vµ chÆt chÏ. Thñ tôc nhËp nguyªn vËt liÖu Nguån cung cÊp NVL cho s¶n xuÊt chñ yÕu tõ ngoµi. KÕ to¸n sö dông “phiÕu nhËp kho” ®Ó theo dâi t×nh h×nh. PhiÕu nhËp kho c¨n cø vµo thÎ kho, thanh to¸n tiÒn hµng, x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm cña nh÷ng ng­êi cã liªn quan vµ ghi sæ kÕ to¸n. Thñ tôc nhËp nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô do mua ngoµi Phßng kÕ to¸n c©n ®èi nhu cÇu vËt t­ cho s¶n xuÊt, ®èi chiÕu víi kho, nÕu cã nhu cÇu cÇn mua lo¹i vËt t­ nµo ®ã. Phßng kÕ h¹ch giao cho c¸n bé vËt t­ ®i mua. C¸n bé vËt t­ giö b¶ng b¸o gi¸ giao cho c¸n bé vËt t­ ®i mua. C¸n bé vËt t­ ph¶i giö b¶ng b¸o gi¸ vËt t­ cho Gi¸m ®èc duyÖt ®ång ý mua lo¹i vËt t­ ®ã. ë Nhµ m¸y kh«ng cã biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ do ®ã kh«ng sö dông “BiÓn B¶n kiÓm kª vËt t­” vµ vËt t­ mua vÒ chØ qua ng­êi mua kiÓm tra tr­íc khi mua vµ thñ kho kiÓm tra tr­íc khi nhËp kho. Khi c¸n bé mua vËt t­ vÒ cho Nhµ m¸y th× x¶y ra 2 tr­êng hîp sau: - Tr­êng hîp hµng vµ hãa ®¬n cïng vÒ Khi vËt t­ vÒ nhËp kho, bé phËn vËt t­ ë phßng kÕ h¹ch vËt t­ b¸o cho thñ kho vµ kÕ to¸n thùc hiÖn nhËp. KÕ to¸n c¨n cø vµo sè l­îng thùc nhËp ®Ó ghi vµo phiÕu nhËp kho vµ c¨n cø vµo gi¸ hãa ®¬n cña kh¸ch hµng bµn giao ®Ó ghi vµo cét gi¸ ®¬n vÞ, nhËp víi sè l­îng thùc nhËp ®Ó ghi vµo cét thµnh tiÒn trªn phiÕu nhËp. §ång thêi kÕ to¸n xem xÐt sè thùc nhËp vµ sè trªn hãa ®¬n nÕu cã chªnh lÖch, kÕ to¸n yªu cÇu ng­êi giao vËt t­ x¸c ®Þnh thùc tÕ trªn hãa ®¬n ®Ó theo dâi sè thùc tÕ thanh to¸n. Thñ kho gi÷ l¹i mét liªn ®Ó giao cho kÕ to¸n thanh to¸n cïng víi hãa ®¬n ®Ó theo dâi thanh to¸n, 1 liªn cßn l¹i giao cho kÕ to¸n vËt t­ ®Ó vµo sæ chi tiÕt vËt t­ . VÝ dô sau khi nhËn ®­îc hãa ®¬n cña c«ng ty S¬n Tæng Hîp Hµ Néi víi sè liÖu ®· chuyÓn ®Õn nhËp kho, kÕ to¸n cña Nhµ m¸y viÕt phiÕu nhËp kho BiÓu sè 02 §VT: VN§ Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh MÉu sè: 01 - VT Q§ sè 1141TC/C§KT Ngµy 1/11/1995 cña BTC PhiÕu nhËp kho Sè 02 Ngµy 03 th¸ng 05 n¨m 2004 Hä tªn ng­êi giao hµng: Anh H¶i Theo H§ sè 00689 ngµy 02 th¸ng 05 n¨m 2004 cña C«ng ty S¬n Hµ néi Nî TK 152, 1331 Cã TK 331 NhËp Kho: VËt t­ TT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt, vËt t­ (sÈn phÈm, hµng hãa) M· Sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thu nhËp A B C D 1 2 3 4 1 S¬n n©u 01 PvP1 Kg 200 7.600 1.520.000 Céng 1.520.000 Tæng tiÒn viªt b»ng ch÷: Mét triÖu n¨m tr¨m hai m­¬i ngh×n ®ång ch½n. NhËp kho ngµy 03 th¸ng5 n¨m 2004 Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) (ký, hä tªn) - Tr­êng hîp hµng vÒ tr­íc hãa ®¬n Khi vËt t­ vÒ nhËp kho, bé phËn vËt t­ b¸o cho thñ kho vµ kÕ to¸n vËt t­ thùc hiÖn nhËp. KÕ to¸n c¨n cø vµo sè liÖu thùc tÕ ®Ó ghi vµo phiÕu nhËp thñ kho gi÷ l¹i mét liªn cßn 2 liªn giao cho kÕ to¸n vËt t­. KÕ to¸n vËt t­ giao cho kÕ to¸n thanh to¸n 1 liªn ®Ó theo dâi cßn mét liªn ®Ó vµo sæ chi phÝ s¶n xuÊt tiÕt mÉu phiÕu nhËp. §èi víi phÕ liÖu thu håi Sau mçi chu kú s¶n xuÊt, mét sè c«ng nh©n ®­îc cö tõ ph©n x­ëng thµnh phÈm thu gom l¹i c¸c phÕ liÖu thu håi kh«ng qua mét h×nh thøc kiÓm tra hay ­íc tÝnh vÒ sè l­îng hoÆc gi¸ trÞ nµo. Nh­ vËt Nhµ m¸y kh«ng cã giÊy tê sæ s¸ch nµo ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp kho phÕ liÖu thu håi. Thñ tôc xuÊt nguyªn vËt liÖu - NVl cña Nhµ m¸y chñ yÕu ®Ó phôc vô cho s¶n xuÊt. Ngoµi ra cßn ®­îc xuÊt b¸n néi bé hoÆc b¸n ra ngoµi. Tïy theo môc ®Ých vµ ph­¬ng ph¸p sö dông, kÕ to¸n vËt t­ ¸p dông c¸c lo¹i chøng tõ kho phï hîp. - VËt t­ xuÊt kho ®­îc theo dâi trªn c¸c lo¹i chøng tõ “phiÕu xuÊt kho”, “phiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc” - C¨n cø vµo hîp ®ång mµ kh¸ch hµng ®· ®Æt, phßng kinh doanh tÝnh to¸n sè l­îng vËt t­ cÇn thiÕt ®Ó s¶n xuÊt c¸c hîp ®ång ®ã ®Ó giao kÕ h¹ch cho bé phËn s¶n xuÊt thùc hiÖn. C¸c c¸n bé s¶n xuÊt nhËn kÕ h¹ch ®­îc giao hîp ®ång, qu¶n ®èc ph©n x­ëng lµm phiÕu yªu cÇu cÊp vËt t­ cho s¶n xuÊt vµ chuyÓn lªn phßng kinh doanh v©t t­. Phßng kinh doanh vËt t­ x¸c ®Þnh sè ph¶i cÊp sè ph¶i cÊp cho bé phËn s¶n xuÊt trªn phiÕu yªu cÇu cÊp vËt t­ cho s¶n xuÊt. Trªn së ®Þnh møc xuÊt dïng do phßng kinh doanh lËp, c¸c ph©n x­ëng xin cÊp th«ng qua “phiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc”. PhiÕu do phßng kinh doanh duyÖt cho tõng thø vËt liÖu, cho tõng ph©n x­ëng. Nã ®­îc dïng ®Ó lÜnh vËt t­ nhiÒu lÇn trong th¸ng vµ ®­îc lËp thµnh 2 liªn: + 1 liªn giao cho ®¬n vÞ xin lÜnh + 1 liªn giao cho thñ kho ghi sè l­îng thùc xuÊt vµo thÎ kho vµ ghi sè l­îng xuÊt vµo cét sè l­îng (thùc lÜnh). Cuèi th¸ng hoÆc hÕt h¹n møc ghi trªn phiÕu, thñ kho thu l¹i phiÕu cña ®¬n vÞ lÜnh, ®èi chiÕu víi thÎ kho, chuyÓn mét b¶n cho phßng kÕ to¸n, 1 b¶n cho phßng kinh doanh. Trong tr­êng hîp ch­a hÕt th¸ng mµ phiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc ®· hÕt tai Nhµ m¸y ®­îc ghi thªm vµo d­íi phiÕu ®ã ®Ó lÜnh thªm chø kh«ng cÇn lËp phiÕu kh¸c. H¹n møc ®­îc duyÖt trong th¸ng lµ sè l­îng vËt t­ ®­îc duyÖt trªn c¬ së khèi l­îng s¶n phÈm s¶n xuÊt trong th¸ng theo kÕ h¹ch vaf theo ®Þnh møc tiªu hao vËt t­ cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm. SL s¶n phÈm s¶n xuÊt theo kÕ ho¹ch §Þnh møc sö dông vËt t­ cho mét ®¬n vÞ SP H¹n Møc ®­îc duyÖt = x PhiÕu xuÊt kho lµm c¨n cø ®Ó ghi thÎ kho. Sè l­îng thùc xuÊt trong th¸ng do thÎ kho ghi c¨n cø vµo h¹n møc ®­îc duyÖt theo yªu cÇu sö dông tõng lÇn vµ sè l­îng thùc tõng lÇn. BiÓu sè 03 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh PhiÕu yªu cÇu cÊp vËt t­ cho s¶n xuÊt Ngµy 01 th¸ng 05 n¨m 2004 Bé phËn sö dông: Anh H¶i §¬n vÞ: X­ëng c¬ khÝ Lý do xuÊt: S¶n xuÊt s¶n phÈm TT Tªn vËt t­ §VT M· sè Sè l­îng thùc nhËp Ghi chó 1 S¬n ghi 01 Pv. P1 Kg S004 2.500 Ngµy 02 th¸ng 05 n¨m 2004 Phßng kinh doanh phô tr¸ch bé phËn sö dông Thñ kho BiÓu 04 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh PhiÕu lÜnh vËt t­ theo h¹n møc Sè: Th¸ng 05 n¨m 2004 Tªn ®¬n vÞ: X­ëng c¬ khÝ LÜnh t¹i kho: VËt t­ Nî TK Cã TK Ngµyth¸ng Tªn nh·n hiÖu-quy c¸ch vËt t §¬n vÞtÝnh H¹n møc ®­îc lÜnhtrong th¸ng Sè lîng ph¸t sinhtrong th¸ng H¹n møc cßn l¹i Sè l­îng Gi¸ ®¬n vÞ Thµnh tiÒn 8.000 4.200 S¬n ghi 01 Pv. P1 1.000 S¬n ghi 01 Pv. P1 1.230 S¬n ghi 01 Pv. P1 1.238 S¬n ghi 01 Pv. P1 1.320 S¬n ghi 01 Pv. P1 1.450 S¬n ghi 01 Pv. P1 1.460 Céng 7.698 Ng­êi lÜnh: Anh H¶i Céng thµnh tiÒn (viÕt b»ng ch÷).................................... Phô tr¸ch cung tiªu Phô tr¸ch kÕ to¸n Thñ kho BiÓu Sè 05 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh MÉu sè: 02-VT Q§ sè 1141TC/C§KT PhiÕu XuÊt Kho Ngµy 1/11/1995 cña BTC Ngµy 03 th¸ng 05 n¨m 2004 Nî TK 621 Cã TK 152 Hä tªn ng­êi nhËn hµng: TrÇn V¨n Hïnh §Þa chØ: X­ëng c¬ khÝ Lý do xuÊt: XuÊt vËt t­ phôc vô s¶n xuÊt XuÊt t¹i kho: VËt t­ §VT: VN§ TT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch,phÈm chÊt, vËt t(s¶n phÈm, hµng hãa) M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 S¬n ghi 01 Pv. P1 S004 Kg 2.500 4.200 10.500.000 Céng 10.500.000 Tæng sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: M­êi triÖu n¨m tr¨m ngµn ®ång ch½n. XuÊt ngµy 02 th¸ng 05 n¨m 2004 BiÓu 06 PhiÕu cÊp vËt t­ Sè 05: KÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ cÊp vËt t­ Quy c¸ch §VT Sè l­îng thùc nhËp Trong ®ã cã h­ hao ghi chó S¬n ghi Pv.P1 Kg 2.500 Ngµy 01 th¸ng 05 n¨m 2004 * §èi víi vËt liÖu phô, nhiªn liÖu, phô tïng thay thÕ xuÊt kho cho tõng ph©n x­ëng ®Ó s¶n xuÊt cho nhiÒu ®¬n ®Æt hµng, phßng kÕ ho¹ch vËt t­ lËp phiÕu cÊp vËt t­ thµnh 2 liªn vµ tr×nh Gi¸m ®èc Nhµ m¸y ký duyÖt sau ®ã 1 liªn l­u l¹i phßng kÕ h¹ch vËt t­, mét liªn chuyÓn cho kÕ to¸n vËt t­ lµm phiÕu xuÊt kho vËt t­. KÕ to¸n giao c¶ 2 liªn ®ã cho ng­êi lÜnh vËt t­ cïng víi phiÕu yªu cÇu cÊp vËt t­ ®Õn thñ kho ®Ó nhËp vËt t­. Khi thùc hiÖn xuÊt ®óng sè l­îng thñ kho vµ ng­êi nhËn ký vµo phiÕu yªu cÇu cung cÊp vËt t­ vµ phiÕu xuÊt kho. Thñ kho sÏ l­u l¹i 1 liªn ®Ó vµo thÎ kho, 1 liªn giao cho kÕ to¸n vËt t­ ®Ó vµo sæ chi tiÕt. Thñ tôc xuÊt kho vËt liÖu ®Ó b¸n Khi cã kh¸ch hµng ®Õn mua vËt t­, phßng kinh doanh thÊy l­îng vËt t­ trong kho cßn lín vµ l­îng vËt t­ ®ã kh«ng cÇn dïng ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm th× chÊp nhËn b¸n. Phßng kinh doanh viÕt phiÕu cÊp vËt t­ thµnh 2 liªn (nh­ tr­êng hîp xuÊt vËt liÖu vµo s¶n xuÊt) vµ chuyÓn cho phßng kÕ to¸n 1 liªn. Trªn c¬ së ®ã kÕ to¸n vËt t­ xuÊt kho vÒ mÆt l­îng vµ nhËp hãa ®¬n, kÕ to¸n chuyÓn ë phiÕu xuÊt kho vµo hãa ®¬n cho kh¸ch hµng. Sau khi nhËn vËt t­ ®Çy ®ñ, ng­êi nhËn vµ thñ kho ký nhËn vµo hãa ®¬n vµ phiÕu xuÊt kho vËt t­. Thñ kho giao mét liªn cho kh¸ch hµng, mét liªn gi÷ l¹i ®Ó lµm thÎ kho, mét liªn xanh cña hãa ®¬n chuyÓn cho kÕ to¸n thanh to¸n ®Ó theo dâi thanh to¸n, mét liªn phiÕu xuÊt kho giao cho kÕ to¸n vËt t­ ®Ó vµo sæ chi tiÕt. BiÓu 07 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh Hãa ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho Sè: Ngµy 12 th¸ng 5 n¨m 2004 Hä tªn ng­êi nhËn: §ç Xu©n Quang §Þa chØ kh¸ch hµng: C«ng ty TNHH Sao Mai H×nh thøc thanh to¸n: Tr¶ chËm §VT: VN§ TT Tªn, nh·n hiÖu quy c¸ch, s¶n phÈm vËt t­ M· sè §VT Sè l­îng Gi¸ ®¬n vÞ Thµnh tiÒn A B C D 1 2 3 1 S¬n ghi 2 TP S003 Kg 250 4.200 1.050.000 2 S¬n tr¾ng 2 thµnh phÇn S005 Kg 256 5.800 1.484.800 506 2.534.800 Tæng sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): Hai triÖu n¨m tr¨m linh chÝn ngh×n ®ång ch½n. Ngµy 12 th¸ng 5 n¨m 2004 Ng­êi lËp phiÕu Ng­êi nhËn Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu KÕ to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt NVL ë Nhµ m¸y ®­îc tiÕn hµnh ®ång thêi t¹i bé phËn kÕ to¸n vµ bé phËn kho. ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt mµ Nhµ m¸y sö dông lµ ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song tøc lµ ë kho chØ theo dâi vÕ mÆt sè l­îng tõng thø vËt liÖu cßn kÕ to¸n theo dâi c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ tõng thø vËt t­. Tr×nh tù h¹ch to¸n chi tiÕt NVL ë Nhµ m¸y ®­îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: ThÎ kho PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho B¶ng tæng hîp nhËp- xuÊt- tån Sæ chi tiÕt vËt t­ ë kho: T¹i kho, thñ kho b¶o qu¶n toµn bé sè l­îng vµ chÊt l­îng nguyªn vËt liÖu, n¾m v÷ng chñng lo¹i cña tõng lo¹i NVL ®Ó s½n sµng cÊp ph¸t kÞp thêi cho c¸c ph©n x­ëng. Hµng ngµy ®Ó theo dâi sè l­îng vËt t­ thÎ kho më cho thø vËt t­ ®ã. Mçi lo¹i vËt liÖu ®­îc theo dâi trªn mçi thÎ kho, thÎ kho s¾p xÕp thÎ kho theo tõng lo¹i, tõng thø ®Ó tiÖn cho viÖc ghi chÐp vµo thÎ kho, kiÓm tra ®èi chiÕu vµo qu¶n lý. Mçi thÎ kho ®­îc më trªn mét tê hoÆc mét sè tê tïy thuéc vµo nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ghi chÐp trªn thÎ kho ®ã, hµng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ nhËp xuÊt kho, thñ kho vao thÎ kho vµ tÝnh ra sè tån ghi trªn thÎ kho. BiÓu sè 08 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh ThÎ Kho LËp thÎ ngµy 1 th¸ng 5 n¨m 2004 Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt t­: S¬n ghi 01 Pv. P1 §¬n vÞ tÝnh: Kg NgµynhËp xuÊt Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè l­îng Ghi chó Sè phiÕu Ngµyth¸ng NhËp XuÊt Tån NhËp XuÊt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 D­ ®Çu kú 1.500 01/1 05 NhËp kho vËt t 3.000 4.500 12/5 02 XuÊt phôc vô s¶n xuÊt 2.500 2.000 Céng 3.000 2.500 D­ cuèi kú 2.000 ë phßng kÕ to¸n: Hµng ngµy c¨n cø vµo phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt kho vËt t­ lµm c¨n cø ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt vËt t­, cuèi quý trªn c¬ së chi tiÕt vËt t­ lËp b¶ng tæng hîp nhËp – xuÊt – tån vËt t­ hµng hãa. Theo ®Þnh kú nh©n viªn kÕ to¸n vËt t­ xuèng kho nhËn chøng tõ vµ kiÓm tra ghi chÐp thÎ kho cña thñ kho, sau ®ã ký x¸c nhËn vµo thÎ kho. KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu T¹i Nhµ m¸y « to Hßa B×nh, h¹ch to¸n tæng hîp NVL lµ viÖc sö dông c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó ph¶n ¸nh, kiÓm tra gi¸m s¸t c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n cã néi dung kinh tÕ ë d¹ng tæng qu¸t. Tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông trong kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y KÕ to¸n nguyªn vËt t­ sö dông tµi kho¶n TK 152- “nguyªn liÖu vËt liÖu” KÕ to¸n vËt liÖu më c¸c tµi kho¶n cÊp 2 C¸c nghiÖp vô vËt t­ kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n. + TK 111: TiÒn mÆt + TK 112: TiÒn göi ng©n hnµg + TK 131: Ph¶i thu kh¸ch hµng + TK 331: Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n C¸c nghiÖp vô vËt t­ dïng vµo s¶n xuÊt kinh doanh sö dông c¸c tµi kho¶n: + TK 621: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp + TK 627: Chi phÝ s¶n xuÊt chung + TK 641: Chi phÝ b¸n hµng + TK 642: Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp + TK… Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÕuö dông ë Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh lµ ph­¬ng ph¸p KKTX. Hµng ngµy kÕ to¸n NVL c¨n cø trªn c¸c phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt kho vµ c¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt cã liªn quan. Cuèi th¸ng kÕ to¸n c¨n cø vµo sè liÖu trªn sæ chi tiÕt tæng hîp c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt NVL vµo thanh to¸n víi ng­êi b¸n lµm c¬ së ®Ó ghi vµo sæ c¸i theo c¸c TK kÐ to¸n phï hîp. KÕ to¸n tæng hîp nhËp nguyªn vËt liÖu Nguyªn vËt liÖu ®­îc nhËp kho t¹i Nhµ m¸y ®­îc mua tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau. Cã lo¹i ®­îc cung cÊp tõ nhiÒu nguån æn ®Þnh vµ còng cã lo¹i mua ë ngoµi thÞ tr­êng tù do. §èi víi nguån cung øng lµ n¬i Nhµ m¸y quen sö dông, vËt liÖu tõ nguån nµy ®¶m b¶o chÊt l­îng thÝch hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña Nhµ m¸y nªn khi cã nhu cÇu Nhµ m¸y sÏ tiÕn hµnh ký hîp ®ång ®Ó mua nguyªn vËt liÖu. §èi víi cung øng trªn thÞ tr­êng tù do th× Nhµ m¸y ph¶i tiÕn hµnh kiÓm tra chÊt l­îng, quy c¸ch, ®Æc tÝnh lý hãa cña vËt liÖu. NÕu phï hîp víi yªu cÇu th× Nhµ m¸y míi lµm hîp ®ång mua b¸n, nÕu mua víi sè l­îng nhá th× kh«ng cÇn lµm hîp ®ång mua b¸n. Cuèi th¸ng kÕ to¸n cã nhiÖm vô tæng céng gi¸ trÞ thùc tÕ cña c¸c lo¹i vËt liÖu tõ c¸c phiÕu nhËp kho trªn sæ chi tiÕt tµi kho¶n ®Ó lËp b¶ng tæng hîp nhËp NVL ®Ó ghi vµo sæ c¸i. TrÝch b¶ng tæng hîp nhËp nguyªn vËt liÖu BiÓu sè 09 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh B¶ng tæng hîp nhËp nguyªn vËt liÖu Th¸ng 5 n¨m 2004 TT Chøng tõ DiÔn gi¶i TK Nî TK Cã Sè tiÒn SH NT 1 A 434 02/05 Mua vËt liÖu nhËp kho 152 331 10.250.000 2 L125 02/05 Mua vËt liÖu nhËp kho 152 331 11.450.281 3 L138 02/05 Mua vËt liÖu nhËp kho 152 331 1.891.587 … … … … … … Céng 4.121.000.150 Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Sè liÖu tæng hîp nhËp nguyªn vËt liÖu ®­îc biÓu hiÖn ë b¶ng hîp nhËp nguyªn vËt liÖu theo ®Þnh kho¶n. Nî TK 152 4.121.000.150 Cã TK 4.121.000.150 KÕ to¸n tæng hîp xuÊt, ph©n bæ vËt liÖu Qu¶n lý vËt liÖu kh«ng nh÷ng ®­îc tiÕn hµnh ë kh©u thu mua, dù tr÷ vµ b¶o qu¶n mµ cßn ë c¶ viÖc xuÊt dïng vËt liÖu. §©y lµ kh©u cuèi cïng vµ rÊt quan träng tr­íc khi vËt liÖu chuyÓn toµn bé gi¸ trÞ cña chóng vµo gi¸ thµnh s¶n phÈm. XuÊt ph¸t tõ nh÷ng ®Æc ®iÓm tæ chøc h¹ch tãan s¶n phÈm riªng vµ chñng lo¹i s¶n phÈm ®a d¹ng, phong phó cña Nhµ m¸y, kÕ tãan vËt t­ cßn ph¶i ph©n bæ gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng cho tõng ®èi t­îng sö dông. Trong th¸ng c¸c nghiÖp vô xuÊt dïng vÒ vËt liÖu kh«ng ®­îc ghi chÐp mµ cuèi th¸ng c¨n cø vµo chøng tõ nhËp xuÊt kho kÕ to¸n vËt t­ tiÕn hµnh tÝnh gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn cña tõng lo¹i vËt liÖu ®ã. Tõ ®ã x¸c ®Þnh ®­îc gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho. Khi h¹ch to¸n xuÊt kho nguyªn vËt liÖu, ng­êi b¸n c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho ®Ó x¸c ®Þnh: + §èi t­îng sö dông: XÝ nghiÖp nµo, ph©n x­ëng nµo…. + Nguyªn vËt liÖu xuÊt kho + Môc ®Ých sö dông: Phôc vô s¶n xuÊt Sau ®ã theo dâi môc ®Ých sö dông kÕ to¸n ph¶n ¸nh gi¸ trÞ thùc tÕ cña gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng vµo bªn cã TK 152 vµ ®èi t­îng bªn nî TK 621, TK 627, TK 641, TK 642, TK… KÕ to¸n tæng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu ®­îc tiÕn hµnh dùa vµo viÖc tæng céng gi¸ thùc tÕ cña nguyªn vËt liÖu tõ c¸c phiÕu nhËp kho trªn c¬ së sæ chi tiÕt ®Ó lËp b¶ng tæng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu. BiÓu sè 10 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh B¶ng Tæng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu Th¸ng 5 n¨m 2004 TT Chøng tõ DiÔn gi¶i TK Nî TK Cã Sè tiÒn SH NT 1 BT04 01/05 XuÊt phôc vô s¶n xuÊt 6217 152 391.308 2 BT28 01/05 XuÊt phôc vô s¶n xuÊt 6212 152 4.540.000 3 BT32 01/05 XuÊt phôc vô s¶n xuÊt 6217 152 240.639 … … … … … … Céng 2.250.883.000 Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n xuÊt vµ ph©n bæ NVL cho s¶n xuÊt vµ kinh doanh. Trªn c¬ së b¶ng ph©n bæ NVL vµ CCDC kÕ to¸n lËp ®Þnh kho¶n sau: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp Nî TK 621 2.764.000 Cã TK 152 2.764.000 Chi phÝ s¶n xuÊt chung Nî TK 627 53.835.000 Cã TK 152 53.835.000 Gi¸ vèn hµng b¸n Nî TK 632 18.420.000 Cã Tk 152 18.420.000 Chi phÝ b¸n hµng Nî TK 641 10.807.250 Cã TK 152 10.807.250 Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Nî TK 642 10.000.000 Cã Tk 152 10.000.000 B¶ng ph©n bæ ®­îc lµm c¨n cø ®Ó ghi vµo vµo bªn cã TK 152 theo ®èi t­îng trong “nhËt ký chøng tõ sè 7”. BiÓu sè 11 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh B¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô, dông cô Th¸ng 5 n¨m 2004 TT Ghi cã c¸c TK §èi t­îng sö dông TK 152 TK 153 HT TT HT TT TK 621: C¸c ®èi t­îng trùc tiÕp 0 2.764.000 0 0 1 VX- K 39 – 45 -> 49 1.540.000 2 VX- HZ K50 – 01 ->03 660.000 3 VX – K32 – 49 132.000 4 VX – I 06 300.000 5 VX – K32 - 48 132.000 TK 627 53.835.000 TK 632 18.420.000 TK 641 10.807.250 TK 642 10.000.000 KÕ to¸n lËp b¶ng KÕ to¸n tr­ëng BiÓu sè 12 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh NhËt ký chøng tõ sè 7 PhÇn I: TËp Hîp Chi PhÝ S¶n XuÊt Kinh doanh Toµn Doanh NghiÖp Ghi Cã TK 152 Th¸ng 5 n¨m 2004 TT TK ghi Cã TK ghi Nî TK 152 TK 153 TK … Tæng céng 1 2 3 4 5 6 1 TK 621 2.764.000 2 TK 627 53.835.000 3 TK 641 10.807.250 4 TK 642 10.000.000 Céng A 77.406.250 5 TK 632 18.420.000 Céng B 18.420.000 Céng A + B 95.826.250 §· ghi sæ c¸i ngµy 30 th¸ng 5 n¨m 2004 KÕ to¸n ghi sæ KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n theo dâi thanh to¸n KÕ to¸n theo dâi víi ng­êi b¸n Nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô, dông cô ë Nhµ m¸y mua vÒ th­êng ch­a ®­îc thanh to¸n ngay víi ng­êi b¸n v× vËy t¹i Nhµ m¸y kÕ tãan më sæ theo dâi víi ng­êi b¸n. Hµng ngµy, c¨n cø vµo phiÕu chi tr¶ cho ng­êi b¸n vÒ sè l­îng hµng ®· mua, c¸c phiÕu nhËp kho hµng mua vÒ ch­a thanh to¸n, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕ víi ng­êi b¸n. Toµn bé sè tiÒn ph¶I thanh to¸n ®­îc theo dâi trªn “sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n”. NVL ®­îc thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt hoÆc tiÒn göi ng©n hµng ®­îc theo dâi trªn nhËt ký chøng tõ 1 vµ 2. PhÇn cßn l¹i vÉn ë sæ thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Trong th¸ng 5 n¨m 2004 viÖc mua NVL vµ CCDC nhËp kho cña Nhµ m¸y ®Òu tr¶ theo h×nh thøc tr¶ chËm hoÆc thanh toan sau, tøc lµ trong th¸ng 5 Nhµ m¸y vÉn cßn nî kh¸ch hµng toµn bé sè tiÒn mua NVL vµ CCDC. Do ®ã, trong sæ nhËt ký chøng tõ sè 1 kh«ng cã sè liÖu tËp hîp cña TK 331 BiÓu sè 13 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n Tµi kho¶n 331 N¨m 2004 §èi t­îng: Tæng C«ng Ty S¬n Hµ Néi Ngµy Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ Sè ph¸t sinh Sè d­ Sè Ngµy Nî Cã 02/05 853 D­ ®Çu kú Ph¸t sinh trong kú Mua vËt t­ vÒ nhËp kho 152 133 1483500 148350 Céng D­ cuèi kú 1631850 163185 TrÝch sæ chøng tõ 1 vµ 2 BiÓu sè 14 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh NhËt ký chøng tõ sè 1 Cã TK 111 – TiÒn mÆt Th¸ng 5 n¨m 2004 §VT: VN§ TT Ngµy Ghi Cã TK 111 – Ghi Nî c¸c TK liªn quan Céng Cã TK 111 TK 331 TK 334 TK 641 TK 642 28/5 840.540 250.890 1.091.430 30/5 40.250.120 40.250.120 Céng 40.250.120 840.540 250.890 41.341.550 §· ghi sæ c¸i ngµy 30 th¸ng 5 n¨m 2004 KÕ to¸n ghi sæ KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n tr­ëng BiÓ sè 15 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh NhËt ký chøng tõ sè 2 Cã TK 112 – TiÒn göi ng©n hµng Th¸ng 5 n¨m 2004 §VT: VN§ TT Ngµy DiÔn gi¶i Ghi Cã TK 112 - Ghi Nî c¸c TK kh¸c Céng Cã TK 112 TK 311 TK 331 TK 333 28/5 10.000.000 36.896.000 46.896.000 Céng 10.000.000 36.896.000 46.896.000 §· ghi sæ c¸i ngµy 30 th¸ng 5 n¨m 2004 KÕ to¸n ghi sæ KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n tr­ëng Cuèi th¸ng kÕ to¸n thanh to¸n céng sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n theo tõng kh¸ch hµng ®Ó tÝnh sè d­. Sè d­ cuèi th¸ng thÓ hiÖn sè tiÒn Nhµ m¸y cßn nî nhµ cung cÊp vµ ®­îc chuyÓn sang th¸ng sau ®Ó thanh to¸n. §«ng thêi kÕ to¸n tæng céng gi¸ trÞ thùc tÕ cña c¸c lo¹i vËt liÖu tõ c¸c phiÕu nhËp kho trªn sæ chi tiÕt tµi kho¶n ®Ó lËp b¶ng tæng hîp nguyªn vËt liÖu ®Ó ghi vµo sæ c¸i tµi kho¶n t­¬ng øng. MÉu phiÕu chi ®­îc sö dông t¹i Nhµ m¸y theo mÉu sau: BiÓ sè 16 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh PhiÕu chi Ngµy th¸ng n¨m 2004 Sè phiÕu Nî TK 152 Cã TK 331 Hä tªn ng­êi nhËn tiÒn: ……………………………………. §Þa chØ : ……………………………………. Lý do chi : …………………………………….. Sè tiÒn : ……………………………………… B»ng ch÷ : ……………………………………… KÌm theo :….. ……..………………………….. Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n thanh to¸n Ngµy th¸ng n¨m 2004 Thñ quü Ng­êi nhËn tiÒn KÕ to¸n x¸c ®Þnh sè tiÒn thanh to¸n víi ng­êi b¸n. Sè tiÒn nµy thÓ hiÖn trong cét nî cña b¶ng tæng hîp thanh to¸n víi ng­êi b¸n. NÕu x¸c ®Þnh lµ ®· thanh to¸n kÕ to¸n lËp ®Þnh kho¶n: Nî TK 331 Cã TK 111, 112 §ång thêi ph¶n ¸nh vµo nhËt ký chøng tõ sè 1 (mÉu biÓu14) BiÓu sè 17 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh Sæ C¸i TK 621 – Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã Ghi Cã c¸c TK ®èi øng Th¸ng 1 …. Th¸ng 5 Tõ nhËt ký chøng tõ sè 7 (TK 152) 2.764.000 Sè ph¸t sinh Nî 2.764.000 Cã 2.764.000 Sè d­ cuèi kú N¬ Cã Ngµy 30 th¸ng 5 n¨m 2004 KÕ to¸n ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Ch­¬ng 3 Mét sè ý kiÕn ®Õ xuÊt ®Èy m¹nh c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh NhËn xÐt vÒ t×nh h×nh thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu,c«ng cô dông cô vµ t×nh h×nh qu¶n lý sö dông nguyªn vËt liÖu, c«ng cô, dông cô ë Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh ­u ®iÓm Tr¶i qua 51 n¨m x©y dùng tr­ëng thµnh vµ ph¸t triÓn cña Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh ngµy cµng phÊn ®Êu vµ tr­ëng thµnh vÒ mäi mÆt nh­ bé m¸y qu¶n lý, tæ chøc s¶n xuÊt ho¹t ®éng kinh doanh, vÒ chØ tiªu kinh tÕ tµi chÝnh, vÒ tr×nh ®é c¸n bé nh©n viªn.... s¶n phÈm cña Nhµ m¸y ®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch hµng vÒ quy c¸ch, mÉu m·, sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña Nhµ m¸y, c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô, dông cô nãi riªng kh«ng ngõng ®­îc cñng cè vµ hoµn thiÖn, ®¸p øng nhu cÇu ngµy cµng cao cña c«ng t¸c qu¶n lý trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ n­íc ta hiÖn nay. Sæ kÕ to¸n, tµi kho¶n kÕ to¸n, ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n ®­îc ®iÒu chØnh kÞp thêi do c¸c quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh. VÒ c¬ b¶n, Nhµ m¸y ®· tiÕn hµnh kinh tÕ ®Çy ®ñ mäi nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Ðn mäi chi phÝ vÒ nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô, dông cô vµ ph¶n ¸nh hÖ thèng sæ kÕ to¸n chi tiÕt vµ tæng hîp thÓ hiÖn mäi yªu cÇu qu¶n lý cao. Nh×n mét c¸ch tæng thÓ, c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh ®· ®¹t ®­îc mét sè kÕt qu¶ sau: Nhµ m¸y ®· cã hÖ thèng kho tµng t­¬ng ®èi tèt, vËt t­ ®· ®­îc xÕp gän gµnh phï hîp víi ®Æc ®iÓm tÝnh chÊt lý, ho¸ cña tõng lo¹i vËt t­, cho nªn viÖc qu¶n lý vËt t­ ë ®©y kh«ng ®­îc t«t ®¸p øng cho nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh vµ mçi kho ®Òu cã dÊu niªm phong cña kho tr¸nh hiÖn t­îng x©m ph¹m tµi s¶n bªn ngoµi. Kh©u thu mua vËt t­ ®¶m cho s¶n xuÊt vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, chñng lo¹i, quy c¸ch, mÉu m· cña Nhµ m¸y t­¬ng ®èi tèt. Nhµ m¸y ®· ph¶n ¸nh t«t viÖc xö lý vËt t­, ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ, kÞp thêi cho s¶n xuÊt tr¸nh t×nh tr¹ng l·ng phÝ hay thiÕu vËt t­. VËt t­ mua vµo ®­îc nhËp kho vµ ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ trªn c¸c sæ kÕ to¸n. Tr×nh tù nhËp, xuÊt vËt t­ ë Nhµ m¸y tiÕn hµnh hîp lý, hîp lÖ, chi tiÕt, rç rµng. ViÖc vµo sæ s¸ch theo dâi t×nh h×nh nhËp, xuÊt vËt t­ ®­îc tiÕn hµnh th­êng xuyªn, ®Çy ®ñ, sè liÖu gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n lu«n ®­îc ®èi chiÕu, so s¸nh nªn nh÷ng sai sãt ®Òu ®­îc phat hiÖn kÞp thêi. C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®­îc thù hiÖn trªn c¸c sæ tæng hîp liªn quan. Nhµ m¸y ®· lùa chän ph­¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ vËt t­ phï hîp ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. §ång thêi ®¸p øng nhu cÇu qu¶n lý vËt t­, ph¶n ¸nh chÝnh x¸c nguyªn gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng ®Ó x¸c ®Þnh ®­îc chi phÝ nguyªn vËt liÖu trong kÕ to¸n, tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. KÕ to¸n vËt t­ ®· vËn dông tµi kho¶n kÕ to¸n mét c¸ch phï hîp ®Ó theo dâi sù biÕn ®éng cña vËt t­, ®¶m b¶o lu©n chuyÓn chøng tõ khoa häc h¹n chÕ viÖc ghi chÐp trïng lËp nh­ng vÉn ®¶m b¶o néi dung h¹ch to¸n. Nhµ m¸y cã chÕ ®ä th­ëng ph¹t mét c¸ch hîp lý ®èi víi c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt nh»m khuyÕn khÝch sö dông vËt t­ mét c¸ch tiÕt kiÖm, cã hiÖu qu¶. Ngoµi ra bé m¸y qu¶n lý còng nh­ bé m¸y kÕ to¸n cña Nhµ m¸y ®­îc s¾p xÕp, bè trÝ mét c¸ch gän nhÑ vµ cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau tõ trªn xuèng d­íi còng nh­ c«ng t¸c qua l¹i gi÷a c¸c c¸ nh©n, bé ph©n cïng s¶n xuÊt víi nhau. §iÒu ®ã gióp cho l·nh ®¹o Nhµ m¸y thuËn tiÖn trong viÖc qu¶n lý, gi¸m s¸t ®ång thêi gi÷a c¸c bé phËn cã sù kiÓm ta ®«n ®èc lÉn nhau. Nh­îc ®iÓm Bªn c¹nh nh÷ng kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc c«ng t¸c kÕ to¸n vËt t­ ë Nhµ m¸y vÉn cßn tån t¹i mét sè h¹n chÕ cÇn ph¶i tiÕn hµnh vµ hoµn thiÖn h¬n ®Ó ®¸p øng nhu cÇu qu¶n lý trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, cô thÓ lµ: Thø nhÊt: ë Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh ch­a cã sæ danh ®iÓm vËt t­ trong khi ®ã vËt t­ ë Nhµ m¸y gåm rÊt nhiÒu lo¹i, nhiÒu thø, nhiÒu quy c¸ch kh¸c nhau khã cã thÓ nhí ®­îc hÕt. MÆc ë Nhµ m¸y ®· t¹o lËp ®­îc bé m· vËt t­ ®Ó phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý nh­ng viÖc x©y dùng ssá danh ®iÓm vËt t­ sÏ gióp cho kÕ to¸n theo dâi ®­îc tõng vËtt­ mét c¸ch dÔ dµng vµ chÆt chÏ h¬n. Thø hai: Do Nhµ m¸y s¶n xuÊt víi quy m« lín nªn l­îng vËtt­ nhËp kho t­¬ng ®èi lín song ë Nhµ m¸y kh«ng thµnh lËp ban kiÓm nghiÖm vËt t­ mµ chØ do ng­êi mua kiÓm tra tr­íc khi mua vµ thñ kho kiÓm tra tr­íc tkhi nhËp kho, do ®ã mua vËt t­ kh«ng ®­îc kiÓm tra tû mØ kh¸ch quan vÒ sè l­îng, chÊt l­îng còng nh­ vÒ chñng lo¹i. §iÒu nµy cã thÓ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng vËt t­ nhËp kho kh«ng ®¶m b¶o ®óng quy c¸ch phÈm chÊt. Thø ba: B¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu nªn tiÕn hµnh ghi chÐp tæng hîp riªng cho tõng lo¹i vËt liÖu chÝnh, phô, nhiªn liÖu, viÖc ghi chÐp cho tõng lo¹i sÏ thuËn lîi cho viÖc tæng hîp sè liÖu ®Ó ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp. Thø t­: §èi víi thñ tôc xuÊt kho vËt t­ dïng s¶n xuÊt trªn c¬ së viÕt phiÕu yªu cÇu cÊp vËt t­ cho bé phËn s¶n xuÊt göi lªn phßng kÕ ho¹ch vËt t­, phßng kÕ ho¹ch vËt t­ ®· x¸c ®Þnh sè cÊp cho bé phËn s¶n xuÊt ®ång thêi viÕt phiÕu cÊp vËt t­ lªn kho vµ phßng kÕ to¸n viÕt phiÕu xuÊt kho vËt t­. Nh­ vËy, ®· lµm thñ tôc xu©t kho cång kªnh, trïng lËp, khèi l­îng c«ng viÖc nhiÒu lªn. Thø n¨m: Sæ chi tiÕt tµi kho¶n cña Nhµ m¸y kh«ng ph¶n ¸nh ®­îc ®¬n gi¸, sè l­îng còng nh­ quy c¸ch cña lo¹i vËt t­ do ®ã viÖc qu¶n lý vËt t­ lµ hÕt søc khã kh¨n vµ mÊt nhiÒu thêi gian. Thø s¸u: VÒ viÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. T¹i Nhµ m¸y vËt t­ sö dông trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cã nhiÒu chñng lo¹i rÊt phong phó ®a d¹ng. Thªm vµo ®ã gi¸ c¶ thÞ tr­êng l¹i lu«n biÕn ®éng nh­ng hiÖn t¹i Nhµ m¸y kh«ng lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Thø b¶y: KÕ to¸n chi tiÕt vËt t­ t¹i Nhµ m¸y kh«ng sö dông “B¶ng luü kÕ nhËp- xuÊt- tån”. C¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho ®­îc ®èi chiÕu trùc tiÕp víi thÎ kho. §iÒu nµy g©y kho kh¨n lµm mÊt nhiÒu thêi gian cña c«ng t¸c kÕ to¸n. §ång thêi cßn lµm viÖc ghi chÐp gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n trïng lÆp. Thø t¸m: VÒ viÖc theo dâi h¹ch to¸n phÕ liÖu thu håi. t¹i Nhµ m¸y phÕ liÖu thu håi khong ®­îc lµm thñ tôc nhËp kho. Trong kho cã tÊt c¶ phÕ liÖu thu håi cña Nhµ m¸y nh­ s¾t, phoi gang.... ®Òu cã thÓ tËn dông ®­îc. PhÕ liÖu ë Nhµ m¸y thu håi ®­îc chØ ®Ó vµo kho, kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh trªn giÊy tê sæ s¸ch vÒ sè l­îng còng nh­ gi¸ trÞ. §iÒu ®ã cã thÓ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng hao hôt, mÊt m¸t phÕ liÖu lµm thÊt tho¸t nguån thu cña Nhµ m¸y. Thø chÝn: HiÖn nay tr×nh ®é khoa häc kü thËu ngµy cµng ph¸t triÓn viÖc ¸p dông c«ng nghÖ th«ng tin ngµy cµng nhiÒu song viÖc ¸p dông c«ng nghÖ th«ng tin ë Nhµ m¸y vÉn cßn nhiÒu h¹n chÕ. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô, dông cô Qua nghiªm cøu trªn c¶ ph­¬ng tiÖn lý thuyÕt vµ thùc tiÔn chóng ta cã thÓ thÊy râ vai trß quan träng cña vËt t­ vµ tæ chøc h¹c to¸n vËt t­ trong ho¹t ®éng qu¶n lý cña doanh nghiÖp. §Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn trong m«i tr­êng cµng c¹nh tranh ngµy cµng gay g¾t, c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt nãi chung vµ Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh nãi riªng th× mäi biÖn ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm ®Ó n©ng cao lîi nhuËn. Hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n vËtt­ lµ mét trong nh­ng yÕu tè ®¸p øng yªu cÇu ®ã. Víi xu h­íng héi nhËp cña nÒn kinh tÕ n­íc ta víi nÒn kinh tÕ khu vùc vµ nÒn kinh tÕ thÕ giíi th× ®ßi hái hÖ thèng kÕ to¸n trong ®ã kÕ to¸n vËt t­ ë ViÖt Nam ngµy cµng hoµn thiÖn, phï hîp víi chuÈn mùc quèc tÕ. Nh­ vËy, hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n vËt t­ lµ mét yªu cÇu cÊp b¸ch mµ thùc tÕ ®ang ®Æt ra kh«ng chØ ë Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh mµ víi tÊt c¶ víi nh­ng doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Nh÷ng ý kiÕn ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô ë Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh ý kiÕn thø nhÊt: LËp sæ danh ®iÓm vËt t­ “Sæ danh ®iÓm vËt t­” lµ tæng hîp toµn bé c¸c vËt t­ mµ Nhµ m¸y ®ang sö dông. trong sæ danh ®iÓm, vËt t­ ®­îc theo dâi tõng lo¹i, tõng nhãm, tõng thø mét c¸ch chÆt chÏ gióp cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt t­ ®­îc quy ®Þnh mét c¸ch riªng. S¾p xÕp mét c¸ch trËt tù, rÊt tiÖn khi t×m nh÷ng th«ng tin vÒ mét thø, mét nhãm, mét lo¹i vËt t­ nµo ®ã. §Ó lËp ®­îc sæ danh ®iÓm vËtt­, ®iÒu quan träng nhÊt lµ x©y dùng ®­îc bé m· vËt t­ chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kh«ng trïng lÆp, cã dù tr÷ ®Ó bæ xung nh÷ng vËt t­ míi thuËn tiÖn vµ hîp lý. Do vËt, Nhµ m¸y cã thÓ x©y dùng cô thÓ bé m· vËt t­ dùa vµo nh÷ng ®Æc ®iÓm sau. + Dùa vµo lo¹i vËt t­ + Dùa vµo nhãm vËt t­ trong mçi lo¹i + Dùa vµo quy c¸ch vËt t­ Tr­íc hÕt bé m· vËt t­ cña Nhµ m¸y ®­îc x©y dùng trªn c¬ së sè liÖu c¸c tµi kho¶n cÊp 2 ®èi víi nguyªn vËt liÖu. Trong mçi lo¹i nguyªn vËt liÖu l¹i ®­îc ph©n thµnh c¸c nhãm vµ lËp m· tõng nhãm. BiÓu 01 Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh Sæ Danh §iÓm VËt T­ (lo¹i vËt liÖu chÝnh) Ký hiÖu Tªn nh·n hiÖu quy c¸ch vËt liÖu §VT Nhãm Danh ®iÓm vËt liÖu 152-1 1521-1-01 S¬n chèng rØ 2 thµnh phÇn Kg 152-1 1521-1-02 S¬n Tem c« Kg .... ..... .... .... 152-2 1521-2-01 ChÊt ®ãng r¾n AC Kg ý kiÕn thø hai: LËp ban kiÓm nghiÖm vËt t­ vµ biªn b¶n kiÓm nghiÖm. Theo nguyªn t¾c vËt t­ ®­a vÒ tr­íc khi nhËp kho cÇn ph¶i kiÓm nghiÖm ®Ó x¸c ®Þnh sè l­îng, chÊt l­îng vµ quy c¸ch thùc tÕ cña vËt t­. Do ®ã Nhµ m¸y cÇn ph¶i lËp ban kiÖm nghiÖm vËt t­, bao gåm nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ vËt t­ trong Nhµ m¸y (phßng kÕ h¹ch vËt t­) trong ®ã ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh lµ thñ kho. C¬ së ®Ó kiÖm nhËn lµ hµng ho¸ cña ng­êi cung cÊp. Tr­êng hîp ch­a cã ho¸ ®¬n ph¶i ®¨ng ký vµo hîp ®ång mua b¸n ®· kiÓm nghiÖm. Trong qu¸ tr×nh kiÓm nghiÖm vËt t­ nhËp kho, nÕu ph¸t hiÖn vËt liÖu thõa, thiÕu hoÆc sai quy c¸ch phÈm chÊt, ®· ghi trong hîp ®ång ph¶i lËp biªn b¶n x¸c ®Þnh râ nguyªn nh©n ®Ó tiÖn xö lý: NÕu vËt t­ mua vÒ Nhµ m¸y ®· nhËp ®ñ sè l­îng, chÊt l­îng tèt, ®óng quy c¸ch th× Ban kiÓm nghiÖm vËt t­ ph¶i lËp biªn b¶n x¸c nhËn. ý kiÕn thø ba: Trong b¶ng tæng hîp nhËp- xuÊt- tån cÇn ph¶i chi tiÕt riªng cho tõng lo¹i vËt liÖu chÝnh, phô, nhiªn liÖu.... ý kiÕn thø t­: Hoµn thiÖn vÒ thñ tôc xuÊt kho vËt t­ cho s¶n xuÊt kinh doanh. §Ó thñ tôc xuÊt kho vËt t­ dïng cho s¶n xuÊt kh«ng cång kªnh trïng lÆp vµ gi¶m bít ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc th× nªn tæ chøc hîp lý chÆt chÏ tr¸nh bít nh­ng c«ng ®o¹n kh«ng cÇn thiÕt. ý kiÕn thø n¨m: Hoµn thiÖn sæ chi tiÕt vËt t­ cã thÓ thiÕt kÕ theo mÉu sau: BiÓu 02 Nhµ m¸y « t« Hßa B×nh Sæ chi tiÕt vËt t­ Tªn vËt t­: S¬n ghi 01 Pv.P1 §¬n vÞ: Kg Chøng tõ DiÔn gi¶i NhËp XuÊt Tån SH NT SL §G TT SL §G TT SL §G TT Tån ®Çu kú 1.500 4.700 Ph¸t sinh trong kú 01/05 NhËp kho vËt t 3.000 4.200 03/05 xuÊt phôc vô s¶n xuÊt 2.800 4.200 .... ...... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Céng ph¸t sinh 3.000 4.200 2.800 4.200 Cuèi kú ý kiÕn thø s¸u: LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho VËt t­ t¹i Nhµ m¸y cã gi¸ trÞ lín vµ gi¸ c¶ thÞ tr­êng th­êng xuyªn biÕn ®éng. V× vËy, ®Ó chñ ®éng trong c¸c tr­êng hîp rñi ro gi¶m gi¸ vËt t­ hµng ho¸ Nhµ m¸y nªn tiÕn hµnh lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. ViÖc lËp dù phßng ®­îc tiÕn hµnh vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n, tr­íc khi lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. Dù phßng thùc chÊt lµm t¨ng chi phÝ, ®ång nghÜa víi viÖc lµm gi¶m thu nhËp dßng cña niªn ®é b¸o c¸o. Nã gióp doanh nghiÖp cã mét quü tiÒn tÖ ®Ó kh¾c phôc tr­íc m¾t nh÷ng thiÖt h¹i x¶y ra trong kinh doanh. ViÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®Ó ®Ò phßng vËt t­ gi¶m víi gi¸ ghi trªn sæ. Sè dù phßng ®­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: Møc chªnh lÖch gi¶m gi¸ mçi lo¹i Møc dù phßng thùc tÕ cÇn thiÕt Sè l­îng hµng tån kho mçi lo¹i = X Nhµ m¸y cã thÓ lËp b¶ng kª dù phßng gi¶m gi¸ vËt t­ theo mÉu sau: BiÓu 03 Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh B¶ng Kª Dù Phßng Gi¶m Gi¸ VËt T­ Tªn vËt t­ M· vËt t­ §VT Sè l­îng §¬n gi¸ ghi sæ §¬n gi¸ thùc tÕ Møc chªnh lÖch Møc dù phßng A B 1 2 3 4 5 6 S¬n ®en 2 TP S004 Kg 2000 4.200 4000 200 800.000 ..... ..... ..... ..... ..... ..... ...... ..... Céng * KÕ to¸n hµng tån kho sö dông tµi kho¶n 159- Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. ý kiÕn thø b¶y: VÒ kÕ to¸n chi tiÕt vËt t­ §Ó ®¹t ®­îc hiÖu qña cao nhÊt trong c«ng t¸c kÕ to¸n vËt t­, kÕ to¸n cÇn sö dông “B¶ng luü kÕ nhËp- xuÊt- tån kho vËt t­”, “PhiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp- xuÊt”. Nhµ m¸y cã thÓ c¸c b¶ng trªn theo mÉu sau: BiÓu 04 Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh PhiÕu Giao NhËn Chøng Tõ PhiÕu NhËp VËt T­ Sæ danh ®iÓm vËt liÖu Sè hiÖu chøng tõ nhËp Ngµy DiÔn gi¶i §VT Sè l­îng Sè tiÒn A B 1 2 3 4 5 1521-1-01 S¬n ghi 2 TP Kg 2236 1521-1-01 S¬n ghi 2 TP Kg 4542 1521-1-01 S¬n ghi 2 TP Kg 6030 Céng BiÓu 05 Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh PhiÕu Giao NhËn Chøng Tõ PhiÕu XuÊt VËt T­ Sæ danh ®iÓm vËt t­ Sè hiÖu chøng tõ xuÊt Ngµy DiÔn gi¶i §VT Sè l­îng Sè tiÒn A B 1 2 5 6 1521-1-02 05/5 S¬n chèng rØ Kg 3748 1521-1-02 05/5 S¬n chèng rØ Kg 3870 1521-1-02 05/5 S¬n chèng rØ kg 6850 Céng 12574 BiÓu 06 Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh B¶ng Luü KÕ NhËp Kho VËt T­ Th¸ng 05 n¨m 2004 Sæ danh ®iÓm vËt t­ Tªn quy c¸ch vËt t­ Tån ®Çu th¸ng NhËp trong th¸ng Céng 1 -> 10 11 ->20 21 ->30 1521-1-01 S¬n ghi 2 TP 3850 1521-1-01 S¬n ghi 2 TP 2236 2236 1521-1-01 S¬n ghi 2 TP 4542 4542 1521-1-01 S¬n ghi 2 TP 6030 6030 Céng 2236 4542 6030 16664 BiÓu 07 Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh B¶ng Luü KÕ XuÊt Kho VËt T­ Th¸ng 05 n¨m 2004 Sæ danh ®iÓm vËt t­ Tªn quy c¸ch vËt t­ Tån ®Çu th¸ng XuÊt trong th¸ng Céng 1 ->10 11 ->20 21 ->30 1521-1-02 S¬n chèng rØ 4658 1521-1-02 S¬n chèng rØ 3748 3748 1521-1-02 S¬n chèng rØ 3870 3870 1521-1-02 S¬n chèng rØ 6850 6850 Céng 3748 3870 6850 12574 ý kiÕn thø t¸m: Hoµn thiÖn tæ chøc theo dâi h¹ch to¸n sè liÖu thu håi. T¹i Nhµ m¸y, phÕ liÖu nhËp kho kh«ng cã phiÕu nhËp kho, do ®ã Nhµ m¸y kh«ng nªn tiÕn hµnh c¸c thñ tôc nhËp kho phÕ liÖu. §Ó tr¸nh mÊt m¸t, thiÕu hôt phÕ liÖu thu håi tr­íc khi nhËp kho ph¶i ®­îc bé phËn cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc c©n, ­íc tÝnh gi¸ trÞ, kÕ to¸n vËt t­ phÕ liÖu nhËp kho vµ h¹ch to¸n thªm nghiÖp vô nhËp kho phÕ liÖu theo bót to¸n: Nî TK 152 Theo gi¸ ­íc tÝnh Cã TK 721 Khi xuÊt b¸n phÕ liÖu thu tiÒn gay, kÕ to¸n còng ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng b¸n vµ doanh thu b¸n hµng nh­ ®èi víi tr­êng hîp tiªu thô hµng ho¸. Ph¶n ¸nh gi¸ vèn cña phÕ liÖu xuÊt b¸n: Nî TK 632 Theo gi¸ ­íc tÝnh Cã TK 152 Ph¶n ¸nh doanh thu b¸n phÕ liÖu: Nî TK 111, 112 Gi¸ b¸n Cã TK 511 ý kiÕn thø chÝn: VÒ viÖc ¸p dông hÖ thèng m¸y vi tÝnh trong c«ng t¸c t¹i Nhµ m¸y hiÖn nay viÖc ¸p dông C«ng nghÖ th«ng tin vµo kÕ to¸n ®ang ngµy cµng ph¸t triÓn vµ phat huy ®­îc tÝnh tÝch cùc cña nã. Tuy viÖc ¸p dông hÖ thèng m¸y tÝnh trong c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i Nhµ m¸y cßn rÊt nhiÒu h¹n chÕ. §Ó ®¸p øng vµ phï hîp víi ®iÒu kiÖn ph¸t triÓn hiÖn nay Nhµ m¸y nªn båi d­ìng vµ n©ng cao tr×nh ®é cña c¸c nh©n viªn kÕ to¸n trong c«ng t¸c kÕ to¸n m¸y cña Nhµ m¸y nh»m ®¬n gi¶n c¸c c«ng viÖc kÕ to¸n trong Nhµ m¸y. KÕt luËn Mét lÇn n÷a ta kh¼ng ®Þnh, h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ c«ng cô quan träng trong t¸c qu¶n lý vËt t­ ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt nãi chung vµ Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh nãi riªng cã t¸c dông to lín trong qu¶n lý kinh tÕ. §Ó phat huy vai trß mét c¸ch cã hiÖu lùc cña m×nh, ®ßi hái viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i kh«ng ngõng ®æi míi sao cho phï hîp ®¸p øng nhu cÇu qu¶n lý, ®Æc biÖt lµ kÕ to¸n vËt t­ ph¶i lu«n ®­îc c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn ®Ó cã thÓ ph¶n ¸nh ®­îc chÝnh x¸c ®Çy ®ñ, kÞp thêi mét c¸ch toµn diÖn vÒ t×nh h×nh nhËp- xuÊt- tån vËt t­. Trong nh÷ng n¨m qua cïng víi sù ph¸t triÓn cña Nhµ m¸y c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt t­ nãi riªng ®· vµ ®ang kh«ng ngõng ®­îc hoµn thiÖn. Víi truyÒn thèng 51 n¨m x©y dùng vµ tr­ëng thµnh, Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh ®· kh¼ng ®Þnh ®­îc vÞ trÝ cña m×nh trªn thÞ tr­êng. §Ó ®¹t ®­îc kÕt qu¶ ®ã chóng ta ph¶i kÓ ®Õn phÇn ®ãng gãp kh«ng nhá cña kÕ to¸n VËt t­. Qua thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ cña Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh em thÊy c«ng viÖc h¹ch to¸n vËt t­ cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­. MÆc dï cã nhiÒu khã kh¨n kh¸ch quan song Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh lu«n cè g¾ng kh¾c phôc khã kh¨n ®Ó phôc vô t­¬ng ®èi kÞp thêi ®Çy ®ñ vËt t­ cho nhu vÇu s¶n xuÊt kinh doanh. Tuy nhiªn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n vËt t­ nãi riªng vÉn cßn mét sè h¹n chÕ nh­ b¶n chuyªn ®Ò ®· tr×nh bµy. V× thêi gian cã thùc tËp cã h¹n vµ kinh nghiÖm cßn h¹n chÕ nªn chuyªn ®Ò kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu xãt. kÝnh mong nhËn ®­îc sù ®ãng gãp ý kiÕn c¸c thÇy c« vµ cña c¸n bé kÕ to¸n Nhµ m¸y ®Ó chuyªn ®Ò ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin c¸m ¬n sù h­íng dÉn tËn t×nh cña c« gi¸o TrÇn ThÞ Dung vµ ban l·nh ®¹o Nhµ m¸y cïng c¸c c« chó c¸n bé nh©n viªn trong phßng kÕ to¸n tµi chÝnh cña Nhµ m¸y « t« Hoµ B×nh ®· gióp ®ì em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy . Sinh viªn TrÇn ThÞ Minh Ph­¬ng