Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán về nguyên vật liệu tại Nhà máy in BTTM- Cơ quan BQP

bộ mỏy quản lý của Nhà mỏy in Giỏm đốc Phũng KH nghiệp vụ cung tiờu – giao dịch tiếp thị Phú giỏm đốc sản xuất kinh doanh Phú giỏm đốc cụng tỏc Đảng, cụng tỏc chớnh trị Phũng kế toỏn thống kờ Phõn xưởng hoàn thiện sản phẩm sau in Phõn xưởng mỏy in Ban tổ chức hành chớnh Phũng kỹ thuật kiểm nghiệm 2.1.4.Tổ chức cụng tỏc kế toỏn của Nhà mỏy in Phũng kế toỏn thực hiện toàn bộ cụng tỏc hạch toỏn của Nhà mỏy. Đứng đầu là kế toỏn trưởng, toàn bộ nhõn viờn phũng kế toỏn đặt dưới sự chỉ đạo của kế toỏn trưởng. Với hỡnh thức tổ chức phõn cấp quản lý tập trung từ trờn xuống dưới cỏc phõn xưởng. Bộ mỏy kế toỏn gồm tỏm cỏn bộ cú chức năng hạch toỏn toàn bộ quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của Nhà mỏy. Về cơ cấu tổ chức bộ mỏy cụ thể như sau : - Kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ cỏc thụng tin kế toỏn, phụ trỏch Chung toàn bộ cỏc khõu cụng việc. - Kế toỏn tài sản cố định, tập hợp chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành, theo dừi tỡnh hỡnh tăng giảm tài sản cố định, khấu hao tài sản cố định, đồng thời cuối kỳ tớnh toỏn tập hợp chi phớ và giỏ thành sản phẩm. - Kế toỏn thanh toỏn: Theo dừi chi tiết thanh toỏn với Ngõn hàng, thanh toỏn với người mua, người bỏn, tỡnh hỡnh thanh toỏn lương, bảo hiểm của cụng nhõn viờn trong Nhà mỏy, tỡnh hỡnh thu – chi – tồn quỹ tiền mặt. - Kế toỏn tổng hợp: Thực hiện cụng tỏc kế toỏn tổng hợp cỏc bộ phận. Ghi sổ cỏi cỏc tài khoản từ chứng từ ghi sổ. Từ đú lập bảng cõn đối số phỏt sinh, bảng cõn đối kế toỏn và lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn khỏc vào cuối kỳ hạch tan. - Kế toỏn tiờu thụ : Theo dừi tỡnh hỡnh tiờu thụ sản phẩm, hàng húa tại kho. - Thủ quỹ : Theo dõi tiền gửi KB, NH, quỹ tiền mặt, theo dừi thu – chi tiền mặt, căn cứ vào cỏc chứng từ gốc hợp lệ, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toỏn thanh toỏn tiền mặt. Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn của Nhà mỏy. Kế toỏn trưởng Kế toỏn tài sản cố định tập hợp chi phớ và tớnh giỏ thành Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn tiờu thụ sản phẩm, hàng húa Thủ quỹ Kế toỏn tổng hợp Nhõn viờn thống kờ phõn xưởng 2.1.4.1. Hệ thống sổ kế toỏn. Hỡnh thức sổ kế toỏn hiện nay đang ỏp dụng tại Nhà mỏy là hỡnh thức Chứng từ sổ ghi. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức này như sau : -Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ cú kốm theo một hoặc nhiều chứng từ gốc và chuyển cho kế toỏn trưởng kiểm tra, sau đú chuyển cho kế toỏn tổng hợp. - Kế toỏn tổng hợp căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đú số liệu được chuyển vào sổ cỏi. - Với những tài khoản cần mở sổ và thẻ kế toỏn chi tiết, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan. - Cuối thỏng, cộng sổ cỏi tớnh ra số dư, số phỏt sinh trong thỏng của chứng từ tài khoản, lấy kết quả lập bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đối chiếu, kiểm tra, đảm bảo sự khớp đỳng thỡ căn cứ vào bảng cõn đối số phỏt sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cõn đối kế toỏn và cỏc bỏo cỏo kế toỏn khỏc. Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh Bỏo cỏo tài chớnh Ghớ chỳ : Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra 2.1.4.2. Sổ sỏch hạch toỏn nguyờn vật liệu tại Nhà mỏy. - Bảng kờ chi tiết nhập nguyờn vật liệu, tạm ứng nguyờn vật liệu và hoàn tạm ứng trờn cơ sở cỏc húa đơn, phiếu nhập kho (tạm ứng) và hoàn tạm ứng nguyờn vật liệu, kế toỏn tiến hành vào bảng kờ chi tiết nguyờn vật liệu, tạm ứng và hoàn ứng nguyờn vật liệu. - Chứng từ ghi sổ : Căn cứ vào cỏc phiếu nhập, phiếu xuất kho, cỏc chứng từ chi tiền thanh toỏn nguyờn vật liệu, kế toỏn, lập chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : Mục đớch để dễ dàng đối chiếu với số phỏt sinh ở bảng cõn đối. - Sổ cỏi : Được lập trờn cơ sở cỏc chứng từ ghi sổ để theo dừi khỏi quỏt tỡnh hỡnh nhập - xuất – tồn nguyờn vật liệu về mặt giỏ trị. - Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn : Căn cứ vào cỏc húa đơn, phiếu nhập kho, cỏc chứng từ chi tiết để thanh toỏn cỏc khoản chi phớ do kế toỏn tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng chuyển. - Bảng cõn đối tài khoản do kế toỏn trưởng tập hợp. 2.1.4.3. Tình hình thực hiện tổ chức công tác tài chính: * Cụng tỏc phõn cấp quản lý. Việc phõn cấp quản lý tài chớnh trong doanh nghiệp được thực hiện tập trung, thống nhất từ trờn xuống dưới. Giỏm đốc Nhà mỏy là người chịu trỏch nhiệm toàn bộ về con người và tài chớnh của Nhà mỏy. Phũng kế toỏn cú trỏch nhiệm quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, hàng húa với giỏ trị cũn phũng hành chớnh quản trị cú trỏch nhiệm bảo vệ tài sản, vật tư về hỡnh thỏi vật chất. Việc mua sắm tài sản trong Nhà mỏy đều phải được ký duyệt thụng qua ban giỏm đốc. * Cụng tỏc kế hoach húa tài chớnh. Việc lập kế hoạch tài chớnh cho năm kế tiếp do phũng kế toỏn thống kờ kết hợp với cỏc phũng kế hoạch cựng tham gia gúp ý kiến. Cơ sở để lập kế hoạch là căn cứ số liệu thực tế của năm trước và kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm sau để xõy dựng kế hoạch tài chớnh cho năm sau. Nhà mỏy sẽ căn cứ vào kế hoạch tài chớnh đó được lập để thực hiện, lấy đú làm mục tiờu phấn đấu trong năm của Nhà mỏy. Cỏc kế hoạch tài chớnh được xõy dựng hàng năm là : + Kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch mua sắm và sửa chữa lớn TSCĐ. + Kế hoạch huy động vốn và sử dụng vốn. + Kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiờu thụ sản phẩm. + Kế hoạch phõn phối lợi nhuận. * Tỡnh hỡnh vốn, nguồn vốn và cỏc khoản nộp ngõn sỏch Nhà Nước của Nhà mỏy. * Tỡnh hỡnh vốn và nguồn vốn. Chỉ tiờu Năm 2003 Năm 2004 So sỏnh Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng Số tiền Tỷ trọng I. Nguồn vốn 1. Nguồn vốn chủ sỏ hữu 2. Nguồn vốn huy động 29.289.453.800 13.205.286.400 10.084.167.400 45,08% 54,92% 36.260.060.000 17.525.152.000 18.734.908.000 66,73% 33,27% 4.319.866.400 2.650.741.400 21,65% -21,65% II. Tài sản 1. Tài sản lưu động 2. Tài sản cố định 16.286.833.300 13.020.620.500 55,54% 44,46% 22.242.586.000 14.017.474.000 61,34% 38,66% 5.973.753.000 996.854.000 5,8% -5,8% III. Huy động vốn 1. Vay ngắn hạn 2. Vay dài hạn 3. Cỏc khoản phải trả 5.490.758.250 2.450.230.000 8.143.179.550 34,13% 15,23% 50,64% 6.624.564.000 3.097.184.000 9.013.160.000 33,42% 16,53% 50,05% 4.113.806.000 646.954.000 869.981.000 0,71% 1,30% -0,51% Theo số liệu trờn ta thấy : + Về nguồn vốn : - Nguồn vốn chủ sở hữu năm 2004 tăng so với năm 2003 là 4.319.866.400đ và tỷ trọng tăng là 21,65%. Nguồn vốn này tăng lờn là do năm 2003 Nhà mỏy làm ăn cú lói và số lói này được bỏ vào làm vốn kinh doanh. - Nguồn vốn huy động năm 2004 tăng so với năm 2003 là 2.650.741.400đ nhưng tỷ trọng lại giảm 21,65%. + Về tài sản : - Tài sản lưu động bỡnh quõn năm 2004 tăng so với năm 2003 là 5.973.753.000đ và tỷ trọng tăng 5,8%. Mức tăng tài sản lưu động này là để giỳp cho doanh nghiệp chủ động hơn trong việc mua sắm kinh doanh. -Tài sản cố định tănh lờn là doanh nghiệp mua săm trang thiết bị đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh. + Tỡnh hỡnh huy động vốn : Vốn huy động của Nhà mỏy một phần là do Nhà mỏy vay ngắn hạn và vay dài hạn, một phần Nhà mỏy tập trung khả năng tớn dụng thanh toỏn của bạn hàng để huy động thờm vốn đưa vào sản xuất kinh doanh. * Cỏc khoản phải nộp ngõn sỏch Nhà Nước. Chỉ tiờu Năm Số cũn phải nộp kỳ trước Số phải nộp kỳ này Số đó nộp trong kỳ Số cũn phải nộp đến cuối kỳ 2003 245.336.780 3.369.671.360 3.414.529.000 200.479.140 2004 200.479.140 5.561.743.900 5.578.616.900 183.606.140 *Tỡnh hỡnh kiểm tra, kiểm soỏt tài chớnh : - Định kỳ, Nhà mỏy cú ban kiểm tra, kiểm soỏt nội bộ tiến hành kiểm tra theo quý. Ban kiểm tra, kiểm soỏt tiến hành kiểm tra sổ sỏch, tài sản, vật tư, hàng húa và đối chiếu thực tế với sổ sỏch kế toỏn. Sau đú kiểm tra, đối chiếu nếu phỏt hiện thấy sai sút hoặc thiếu sút thỡ tựy theo từng trường hợp cụ thể, căn cứ vào cỏc quy định để đưa ra cỏc biện phỏp xử lý phự hợp và kịp thời. - Hàng ngày, Nhà mỏy lập bỏo cỏo thuế gửi cho cơ quan thuế, thường xuyờn và định kỳ cơ quan thuế đến kiểm tra về việc thực hiện nghĩa vụ với ngõn sỏch Nhà Nước. Cuối năm, Nhà mỏy cú đoàn kiểm tra của cục thuế xuống để quyết toỏn thuế và nắm tỡnh hỡnh về sử dụng vốn ngõn sỏch. 2.2. Thực trạng công tác kế toỏn nguyờn vật liệu tại Nhà mỏy in. Nhà mỏy in BTTM – Cơ quan BQP sản xuất ra cỏc loại sản phẩm chủ yếu là về in. Nguyờn vật liệu để sản xuất ra nú là cỏc loại giấy, bỡa, kẽm và cỏc loại húa chất Cú quy định thời gian bảo đảm đến chất lượng. Vỡ vậy, để hạch toỏn cụng tỏc mua nguyờn vật liệu và nhập kho nguyờn vật liệu kế toỏn phải phõn loại chi tiết tựy vai trũ và tỏc dụng của nguyờn vật liệu. 2.2.1. Phân loại, đánh giá nguyờn vật liệu của Nhà mỏy in: 2.2.1.1. Phân loại Nhà mỏy cú rất nhiều loại nguyờn vật liệu khỏc nhau. Nhiệm vụ chớnh của Nhà mỏy là in ấn cỏc tài liệu, sỏch, bỏo,tạp chớ, thụng tin chuyờn ngành, chuyờn để phục vụ cụng tỏc giỏo dục chớnh trị, huấn luyện và quản lý bộ đội của cơ quan Bộ đối với cỏc đơn vị, đồng thời cũn in bao bỡ, nhón mỏc cho cỏc đơn vị bờn ngoài nờn nguyờn vật liệu của Nhà mỏy rất đa dạng về chủng loại, mẫu mó. Để in ấn được tài liệu cần nhiều loại nguyờn vật liệu khỏc nhau, cú kớch cỡ, kỹ thuật khỏc nhau từ bỡa cactụng, giấy Bói Bằng, cỏc loại mực Chẳng hạn như giấy Bói Bằng cú giấy Bói Bằng 79 x 109, giấy Bói Bằng 84 x 120 Mỗi loại vật liệu đều mang kớch cỡ và đặc trưng riờng. Tuy rất đa dạng, phong phỳ về chủng loại nhưng nguyờn vật liệu ở Nhà mỏy lại dễ bảo quản, khú hư hỏng và ớt bị hao hụt, giỳp cho việc dự trữ bảo quản nguyờn vật liệu ở Nhà mỏy dễ dàng hơn. Do nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phớ sản xuất nờn Nhà mỏy chủ trương quản lý nguyờn vật liệu chặt chẽ từ khõu thu mua tới xuất dựng cũng như trong quỏ trỡnh bảo quản và quản lý. Nguyờn vật liệu mua về phải đủ phiếu nhập kho kốm theo húa đơn kiờm phiếu xuất kho do đơn vị bỏn lập, khi xuất kho cũng phải cú phiếu xuất kho và sổ thực nhập, trị giỏ nguyờn vật liệu xuất kho, cỏc chứng từ được lập xong phải gửi tới nơi quy định. 2.2.1.2. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu ở Nhà mỏy in BTTM – Cơ quan BQP. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu là việc xỏc định giỏ trị của vật liệu để ghi chộp vào sổ kế toỏn một cỏch hợp lý nhất. a) Đỏnh giỏ vật liệu nhập kho Nguyờn vật liệu nhập kho được giao tận nơi (tại kho của Nhà mỏy), nghĩa là trong trường hợp này giỏ bỏn ghi trờn húa đơn là giỏ vật liệu nhập kho cộng với cỏc chi phớ khỏc như chi phớ vận chuyển, chi phớ bốc dỡ, mà theo thỏa thuận trong hợp đồng Nhà mỏy phải chịu. Chẳng hạn với phiếu nhập kho sau : NHÀ MÁY IN BTTM TC/ QĐ/ CĐKT CƠ QUAN BQP Ngày 2/ 11/ 1996 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Số : 18 Ngày 30 thỏng 9 năm 2005 Nợ :152 Cú :331 Họ, tờn người giao hàng : Đồng chớ Khiờm. Theo HĐ số 54326 ngày 30 thỏng 9 năm 2005 của cụng ty Ngọc Diệp Nhập tại kho : Đồng chớ Loan. STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất, vật tư (sản phẩm hàng húa) Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo C.Từ Thực nhập 1 2 Bản kẽm 16 trg 80 x 103 Bản kẽm 8 trg 50 x 67 (50T/H) (50T/H) Tấm Tấm 15 10 15 10 2.830.000 1.415.000 42.450.000 14.150.000 Cộng 56.600.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Năm mươi chớn triệu sỏu trăm ngàn đồng Nhập, ngày 30 thỏng 9 năm 2005 Thủ kho Người giao hàng Người viết phiếu Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) Do Nhà mỏy là một doanh nghiệp sản xuất nờn vật liệu rất phong phỳ về chủng loại, chất lượng. Khi đú kế toỏn hạch toỏn vật liệu nhập kho theo giỏ ghi trờn húa đơn của người bỏn cộng phớ thu mua (Cụng tỏc phớ, chi phớ vận chuyển ). Khi đơn vị ỏp dụng luật thỳe giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ thỡ giỏ trị vật liệu nhập kho giỏ chưa cú thuế giỏ trị gia tăng trờn húa đơn. Phần thuế giỏ trị gia tăng được hạch toỏn riờng vào tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”. Như vậy trong trường hợp này giỏ nhập của hai loại bản kẽm 16 trang 80 x 103 và bản kẽm 8 trang 56 x 67 là : 42.450.000 + 14.150.000 = 56.600.000đ Phần thuế GTGT (5%) = 2.830.000đ được hạch toỏn bờn nợ TK 133 tổng giỏ thanh toỏn là 59.430.000đ. Trong thực tế, với những vật liệu cú thể mua được trong nước như giấy Bói Bằng, bỡa cactụng thỡ giỏ thực tế vật liệu nhập kho được tớnh như sau : Giỏ thực tế vật liệu = Trị giỏ + Chi phớ vận chuyển Nhập kho húa đơn bốc dỡ Do yờu cầu ngày càng cao của một số sản phẩm mà một số nguyờn vật liệu để đỏp ứng cho nú ngày càng lớn. * Đỏnh giỏ vật liệu xuất kho Ở Nhà mỏy in ỏp dụng phương phỏp bỡnh quõn gia quyền. Phương phỏp này tương đối hợp lý và khụng bị phụ thuộc số lần nhập xuất ớt hay nhiều. Trị giỏ thực tế nguyờn vật liệu tồn đầu thỏng Và nhập trong thỏng Giỏ bỡnh quõn 1 đơn vị = —————————————————— Nguyờn vật liệu Số lượng nguyờn vật liệu tồn đầu thỏng và Nhập trong thỏng Trong thực tế khối lượng nguyờn vật liệu của Nhà mỏy tồn kho ớt do xỏc định được mức dự trữ hợp lý, nguyờn vật liệu được nhập vàp liờn tục và cũng được sử dụng ngay trong sản xuất. Do đú căn cứ vào giỏ trị thực tế nguyờn vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toỏn xỏc định giỏ bỡnh quõn của một đơn vị nguyờn vật liệu. Căn cứ vào lượng nguyờn vật liệu xuất trong kỳ và giỏ đơn vị bỡnh quõn để xỏc định giỏ thực tế của nguyờn vật liệu xuất trong kỳ. 2.2.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu mà trong quá trình sản xuất kinh doanh, Nhà máy luôn quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ. Trong khâu thu mua: Nhà máy thường xuyên phải tiến hành mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho các khâu khác của Nhà máy. Bên cạnh đó, Nhà máy còn quản lý cả về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, thực hiện kế hoạch mua theo tiến độ. Đồng thời sử dụng hợp lý, tiết kiệm, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập... để tích luỹ cho Nhà máy. Trong khâu dự trữ: Nhà máy có kho hàng để dự trữ, luôn đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, không bị ngưng trệ, gián đoạn hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ qúa nhiều. 2.2.3. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in: 2.2.3.1. Tổ chức kế toỏn chi tiết vật liệu tại Nhà mỏy in. * Tài khoản kế toỏn sử dụng : Để hạch toỏn tỡnh hỡnh hiện cú và sự biến động của nguyờn vật liệu tại cụng ty, kế toỏn sử dụng cỏc tài khoản sau : + Tài khoản 152 Nguyờn liệu, vật liệu + Cỏc tài khoản phản ỏnh phương thức thanh toỏn với nhà cung cấp : Tài khoản 111; 112; 113; 141; 331 + Cỏc tài khoản phản ỏnh quỏ trỡnh xuất kho phục vụ cho cỏc mục đớch khỏc nhau như : Tài khoản 621; 627; 641; 642 Nội dung và kết cấu của tài khoản nờu trờn đó được trỡnh bày ở phần trờn A : “Những lý luận chung về kế toỏn nguyờn vật liệu tại doanh nghiệp”, ở phần này chỉ xin đề cập đến những tài khoản liờn quan đến kế toỏn nguyờn vật liệu. * Tổ chức kế toỏn chi tiết vật liệu tại Nhà mỏy in. Một trong những yờu cầu cơ bản đối với quản lý vật tư là đũi hỏi phải theo dừi, phản ỏnh chặt chộ tỡnh hỡnh nhập – xuất – tồn kho võt liệu theo từng thứ, từng loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giỏ trị. Kế toỏn ỏp dụng phương phỏp ghi thẻ song song để hạch toỏn chi tiết vật liệu. Phương phỏp này đũi hỏi sử dụng cỏc loại thẻ sau : Thẻ kho và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Tổ chức thực hiện được toàn bộ cỏc cụng tỏc kế toỏn vật liệu núi chung và kế toỏn chi tiết vật liệu núi riờng trước hết phải bằng hệ thống chứng từ kế toỏn để phản ỏnh tất cả cỏc nhiệm vụ liờn quan tới nhập xuất nguyờn vật liệu. Theo phương phỏp này, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toỏn như sau : + Tại kho : Thủ kho dựng thẻ kho ghi chộp tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn hàng ngày của từng chỉ tiờu số lượng, thẻ kho được mở cho từng kho, từng thứ vật liệu. Định kỳ, thủ kho gửi thẻ kho lờn phũng kế toỏn. + Tại phũng kế toỏn : Kế toỏn sử dụng sổ, (thẻ) kế toỏn chi tiết vật liệu để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập – xuất – tồn kho theo chỉ tiờu hiện vật và giỏ trị. Và thẻ kho được chuyển cho ban tài chớnh để đối chiếu, kiểm tra. Mẫu sổ như sau : Doanh nghiệp : Nhà mỏy in - BTTM THẺ KHO Mẫu số : 06/VT Tờn kho : ... (Ban hành theo QĐ số 1141 – TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 01 – 11 – 1995 của BTC) Ngày lập thẻ : 30 – 9 – 2005 Tờ số : 38. Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư, sản phẩm, hàng húa : Bản kẽm 16 trg 83 x 103 Mó số : ..(50T/H) Đơn vị tớnh : .H.. Ngày nhập, xuất Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xỏc nhận của kế toỏn Số phiếu Ngày thỏng NHẬP XUẤT TỒN Nhập Xuất 30 - 9 30 - 9 18 17 30 - 9 30 – 9 Số dư đầu kỳ Nhập kho Xuất kho 15 20 10 25 5 Cộng số phỏt sinh Số dư cuối kỳ 15 20 5 Cuối thỏng, kế toỏn căn cứ vào cỏc thẻ kho được thủ kho gửi lờn để lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu để theo dừi tỡnh hỡnh biến động về số lượng vật tư trong thỏng. Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu được lập mỗi thỏng một lần và được lập để theo dừi cho từng loại vật tư trong kho. Bảng tổng hợp này mục đớch để theo dừi tổng hợp được tất cả cỏc loại nguyờn vật liệu trong kho, xuất kho và nhập kho. Giỳp cho doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật tư theo dừi được chớnh xỏc hơn. Mẫu sổ như sau : * Kế toỏn chi tiết nhập vật liệu. ã Thủ tục nhập vật liệu. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức nguyờn vật liệu, phũng vật tư mở sổ nghiệp vụ, kế hoạch thu mua vật liệu sau đú được sự đồng ý của giỏm đốc hoặc phú giỏm đốc, phũng vật tư cử người đi mua hoặc đi ký hợp đồng mua bỏn. -Nhập kho do mua ngoài. Tại Nhà máy, nguyờn vật liệu chủ yếu là do mua ngoài với số lượng rất lớn. Nờn phải căn cứ vào bản kiểm nghiệm vật tư (nếu cú). Nếu hàng được vận chuyển đến thỡ căn cứ đú ghi húa đơn bỏn hàng (hay húa đơn giỏ trị gia tăng) sau:  Hoá đơn Mâu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ Trị gia tăng BK/ 2005-B. Liờn 2 : Giao khỏch hàng Ngày 30 thỏng 9 năm 2005 Đơn vị bỏn hàng : Cụng ty Ngọc Diệp Địa chỉ : Số tài khoản : Số điện thoại : Mó số thuế : Họ tờn người mua hàng : Anh Khiờm Tờn đơn vị : Nhà mỏy in – BTTM. Địa chỉ : Ngọc Hồi – Thanh Trỡ – Hà Nội. Số tài khoản : Hỡnh thức thanh toỏn : TM Mó số thuế : 01007848233. STT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. 2. 3. 4. 5. 6. Bỡa CT Dõy thộp ghim Mực vàng TQ Mực đỏ cờ TQ Mực xanh AFEX Mực xanh TQ Tờ kg kg kg kg kg 180 50 15 15 10 15 7.272,7 15.000 45.000 48.000 117.000 45.000 1.309.086 750.000 675.000 720.000 1.170.000 675.000 Cộng tiền hàng 5.299.068 Thuế GTGT (10%) Tiền thuế GTGT 529.906,8 Tổng cộng thanh toỏn 5.828.974,8 Số tiền viết bằng chữ : Năm triệu tỏm trăm hai mươi tỏm ngàn chin trăm bảy mươi tư phẩy tỏm đồng Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, đúng dấu) Sau đú ghi húa đơn doanh nghiệp tiến hành kiểm nghiệm vật tư (nếu cú), bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho vật liệu, một liờn lưu tại phũng vật tư, một liờn giao cho thủ kho vào thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn vật tư ghi vào thẻ, sổ kế toỏn chi tiết (sổ nhập vật liệu ), một liờn giao cho người bỏn. Thụng qua mỗi loại vật liệu sẽ được lập một phiếu nhập kho, nhưng cũng cú thể lập một phiếu nhập kho cho nhiều loại vật liệu. Ở đõy, sau khi vật liệu được kiểm nghiệm, phũng vật tư lập phiếu nhập kho số 20. NHÀ MÁY IN BTTM PHIẾU NHẬP KHO TC/ QĐ/ CĐKT CƠ QUAN BQP Ngày 2/ 11/ 1996 của BTC Số : 20 Ngày 30 thỏng 9 năm 2005 Nợ :152 Cú :331 Họ, tờn người giao hàng : Đồng chớ Khiờm. Theo HĐ số 54327 ngày 30 thỏng 6 năm 2005 của cụng ty Ngọc Diệp Nhập tại kho : Đồng chớ Loan. STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất, vật tư (sản phẩm hàng húa) Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo C.Từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. 2. 3. 4. 5. 6. Bỡa Ctụng Dõy thộp ghim Mực vàng TQ Mực đỏ cờ TQ Mực xanh AFEX Mực xanh TQ Tờ Kg Kg Kg Kg Kg 180 50 15 15 10 15 180 50 15 15 10 15 7.272,7 15.000 45.000 48.000 117.000 45.000 1.309.086 750.000 675.000 720.000 1.170.000 675.000 Cộng : 5.299.086 Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Năm triệu hai trăm chớn mươi chớn nghỡn khụng trăm tỏm mươi sỏu đồng Nhập, ngày 30 thỏng 9 năm 2005 Thủ kho Người giao hàng Người viết phiếu Thủ trưởng đơn (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) Căn cứ vào số lượng nhập kho giỏ đơn vị để tớnh ra tổng số tiền thanh toỏn cho người bỏn (bao gồm cả chi phớ vận chuyển, bốc dỡ ), cỏc loại thuế (nếu cú). Tựy theo yờu cầu của người bỏn (hoặc đó thỏa thuận trong hợp đồng) mà thủ quỹ thanh toỏn theo hỡnh thức khỏc nhau và vào sổ chi tiết cỏc nhật ký tương ứng. Thủ tục nhập lại kho do cần đổi chủng loại hoặc do sử dụng khụng hết nhập lại kho. Thụng thường trong trường hợp này, trước hết là phải căn cứ vào biờn bản kiểm kờ vật tư hoặc phiếu bỏo cũn lại cuối kỳ do từng phõn xưởng lập ra và trỡnh lờn phũng vật tư, nếu được sự đồng ý của bộ phận cung ứng vật tư mới viết phiếu nhập kho. Nhưng ở Nhà mỏy in khụng sử dụng biờn bản kiểm kờ vật tư hay phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ mà chỉ căn cứ vào bỏo cỏo tỡnh hỡnh nhập xuất, tồn cuối kỳ và viết phiếu nhập kho cho những nguyờn vật liệu thừa hoặc khụng sử dụng đến. Phiếu nhập kho được viết thành liờn, một liờn lưu lại phũng vật tư, một liờn giao xuống kho. ã Kế toỏn chi tiết nhập vật liệu. + Tại kho : Căn cứ vào phiếu nhập kho hợp lệ do phũng vật tư chuyển xuống, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho được ghi theo từng loại nguyờn vật liệu cho cả quý, cuối thỏng tớnh ra sổ vật liệu tồn kho để tiện theo dừi và quản lý. Mỗi nguyờn vật liệu ghi vào một tờ thẻ hoặc một số tờ thẻ liờn tiếp. Chẳng hạn với phiếu nhập kho số 20, thủ tục ghi thẻ như sau : + Tại phũng kế toỏn : Khi nhận được phiếu nhập kho, kế toỏn vật liệu cũng tiến hành ghi thẻ kho, sau đú tiến hành ghi chộp, phản ỏnh vào cỏc sổ kế toỏn chi tiết. Sổ kế toỏn chi tiết vật liệu được mở cho một thỏng theo từng chứng từ số ngày cụ thể cho tất cả cỏc loại vật liệu nhập kho trong thỏng. Giỏ ghi vào sổ chi tiết vật liệu là đơn giỏ thực tế khụng bao gồm cả thuế giỏ trị gia tăng (nếu đơn vị ỏp dụng phương phỏp khấu trừ thuế GTGT). Thẻ kho thường được ghi cho một loại vật liệu và được ghi về mặt số lượng. Doanh nghiệp : Nhà mỏy in - BTTM THẺ KHO Mẫu số : 06/VT Tờn kho : Đ/c Loan... (Ban hành theo QĐ số 1141 – TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 01 – 11 – 1995 của BTC) Ngày lập thẻ : 30 – 9 – 2005 Tờ số : 39. Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư, sản phẩm, hàng húa : Mực vàng TQ.. Mó số : ... Đơn vị tớnh : Kg. Ngày nhập, xuất Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xỏc nhận của kế toỏn Số phiếu Ngày thỏng NHẬP XUẤT TỒN Nhập Xuất 27 - 9 30 – 9 20 16 27 – 9 30 – 9 Số dư đầu kỳ Xuất kho cho px in Nhập kho 15 3 5 2 17 Cộng số phỏt sinh Số dư cuối kỳ 15 3 17 Trờn cơ sỏ chi tiết nhập vật liệu, căn cứ vào chứng từ gốc và tỡnh hỡnh thức thanh toỏn ở sổ chi tiết nhập vật liệu kế toỏn tổng hợp lập bỏo cỏo tổng hợp nhập vật liệu. Bỏo cỏo này phản ỏnh cỏc nghiệp vụ liờn quan tới quỏ trỡnh nhập vật liệu. Nú được mở cho một thỏng cho tất cả cỏc kho cuối thỏng kế toỏn tổng hợp số liệu của từng tài khoản ghi cú để làm căn cứ lập bảng tớnh giỏ thực tế nguyờn vật liệu. * Kế toỏn chi tiết xuất vật liệu. ã Thủ tục xuất vật liệu. Tựy theo từng doanh nghiệp mà cú thủ tục xuất vật liệu khỏc nhau. Nhưng ở Nhà mỏy in xuất kho bắt đầu từ phiếu xuất kho và húa đơn giỏ trị gia tăng. Phiếu xuất kho lập cho riờng từng loại vật liệu hoặc lập theo ngày cho một loại nguyờn vật liệu. Về số lượng ban tài chớnh sẽ lập phiếu một lần theo định mức hoặc xuất kho nhiều đợt khỏc nhau. Mỗi đợt xuất lập một phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho số 18 lập cho một số nguyờn vật liệu được viết thành ba liờn : Liờn một gửi cho phũng vật tư. Liờn hai được thủ kho dựng để ghi thẻ kho và chuyển cho ban tài chớnh để ghi vào sổ lưu. Liờn ba được gửi cho phõn xưởng (bộ phận sản xuất, sử dụng nguyờn vật liệu) giữ và nú đều được giỏm đốc Nhà mỏy (hay thủ trưởng đơn vị) ký duyệt. NHÀ MÁY IN BTTM MẪU SỐ : C11 - H CƠ QUAN BQP (Ban hành theo QĐ số : 999 - TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 2/ 11/ 1996 của Bộ Tài Chớnh) PHIẾU XUẤT KHO Số : 18 Ngày 22 thỏng 9 năm 2005 Nợ :621 Cú :152 Họ, tờn người giao hàng : Đồng chớ Long .Địa chỉ : Px sỏch. Lý do xuất kho : in tài liệu Cục QHuấn – T2. Cỏc Đvị.. Xuất tại kho : Đồng chớ Loan STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất, vật tư (sản phẩm hàng húa) Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo C.Từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Concher 120g/m2 79x109 Concher 120g/m2 79x109 Giấy bói bằng 79x109 QZ xanh 61x 85 Concher 150 g/m2 79x109 Bói bằng 58/84 79x109 Bói bằng 80g/m2 84x120 G/set 70g/m2 84x120 Concher 150 – 89x120 Bói bằng 100g/m2 79x109 G/set 70 g/m2 84x120 BBằng 58/84 79x109 BBằng 84x120 BBằng 84x120 519 537.63541 519 781 537 537.541 546 517 548521514 547 548 521-VT 529 549.550 Tờ - - - - - - - - - - - - - 1320 415 17050 114 415 11382 1273 1780 316 256 965 2430 5022 3150 1627,3 1627,3 571 545,5 2027,3 571 953 991 2027,3 960 991 571 669,1 669,1 2.148.036 675.329 9.735.550 62.187 841.329 6.499.122 1.213.169 1.763.980 640.627 245.760 956.315 1.387.530 3.360.220 2.107.665 Cộng : 31.636.819 Tổng số tiền (viết bằng chữ) : Ba mươi mốt triệu sỏu trăm ba sỏu ngàn tỏm trăm mười chớn đồng Xuất, ngày 22 thỏng 9 năm 2005 Thủ kho Người nhận hàng Người viết phiếu Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) Thụng thường khi xuất kho nguyờn vật liệu thường được ghi vào phiếu xuất kho. Ở Nhà mỏy xuất kho thường là xuất xuống phõn xưởng và xuất ra bờn ngoài. Kế toỏn làm thủ tục xuất kho sau đú chuyển chứng từ xuất hợp lệ cho thủ kho và thủ kho sẽ cấp vật liệu cho cỏc phõn xưởng cú nhu cầu. - Xuất bỏn nguyờn vật liệu : - Với một số loại nguyờn vật liệu khụng sử dụng hoặc kộm phẩm chất cụng ty cú thể bỏn ra ngoài. Nhưng người mua phải làm đơn mua trỡnh cho giỏm đốc hoặc phú giỏm đốc duyệt. Cỏn bộ cung tiờu viết húa đơn giỏ trị gia tăng. Nếu khỏch hàng thanh toỏn ngay bằng tiền thỡ kế toỏn vật tư viết phiếu thu, khỏch hàng mang phiếu thu đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền sau đú xuống kho nhận vật tư. Húa đơn giỏ trị gia tăng được viết thành ba liờn : + Một liờn (húa đơn đỏ) giao cho khỏch hàng + Một liờn tại ban tài chớnh. + Một liờn thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn. HOÁ ĐƠN Mẫu sổ: 01 GTKT-3LL GÍA TRỊ GIA TĂ NG (Ký hiệu : Số húa đơn) Liờn 2 : Giao khỏch hàng Ngày 22 thỏng 9 năm 2005 Đơn vị bỏn hàng : Nhà mỏy in BTTM Địa chỉ : km 13 – Ngũ Hiệp – Thanh Trỡ – Hà Nội. Số tài khoản : Số điện thoại : Mó số : Họ tờn người mua hàng : Đ/c Long Tờn đơn vị : Cục Quõn Huấn Địa chỉ :... Số tài khoản : . Hỡnh thức thanh toỏn : TM Mó số : STT Tờn hàng húa, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Concher 120g/m2 79x109 Concher 120g/m 79x109 Giấy BBằng 79x109 Concher 150g/m 79x109 QZ xanh 61x85 BBằng 58/84 79x109 BBằng 80g/m2 84x120 g/set 70g/m concher 150 – 79x109 g/set 70g/m2 84x120 BBằng 58/84 BBằng 84x120 BBằng 84x120 BBằng 84x120 Tờ - - - - - - - - - - - - - 1320 415 17050 415 114 11382 1273 1780 316 256 965 2430 5022 3150 1627,3 1627,3 571 545,5 2027,3 571 953 991 2027,3 960 991 571 669,1 669,1 2.148.036 675.329 9.735.550 62.187 841.329 6.499.122 1.213.169 1.763.980 640.627 245.760 956.315 1.387.530 3.360.220 2.107.665 Cộng tiền hàng 31.636.819 Thuế suất GTGT % Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toỏn 31.636.819 Số tiền viết bằng chữ : Ba mươi mốt triệu sỏu trăm ba mươi sỏu ngàn tỏm trăm mười chớn đồng Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, đúng dấu) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận húa đơn) * Kế toỏn chi tiết xuất vật liệu. Đõy là cụng việc hết sức phức tạp bởi số lượng vật liệu lớn, lại để ở nhiều kho, số lần xuất ra với số lượng khỏc nhau, cho nờn để thuận tiện và giảm bớt khối lượng ghi chộp trựng lặp, kế toỏn vật tư thực hiện hạch toỏn xuất vật liệu ở trờn mỏy vi tớnh. Cụ thể như sau : Tại kho cũng như phũng kế toỏn, khi nhận được phiếu xuất kho cụng việc trước hết là ghi vào cột số lượng xuất của thẻ kho. Kết hợp với số lượng nhập trong thỏng (quý) và tồn đầu kỳ tớnh ra số lượng vật liệu cuối thỏng (hoặc cuối quý). Sổ chi tiết xuất kho vật liệu được mở cho từng quý, ghi chộp theo từng chứng từ xuất kho cụ thể. Dựa vào số liệu ở sổ chi tiết xuất kho, kế toỏn tớnh giỏ nguyờn vật liệu xuất kho. Nhưng do cơ cấu hạch toỏn kế toỏn của Nhà mỏy nờn ở đõy khụng cú sổ chi tiết vật liệu mà chỉ tớnh giỏ như sau : Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ (về tiền) Đơn giỏ vật liệu = ———————————————————— Xuất trong thỏng Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ * Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu vào sổ thẻ. Ngoài việc ghi chi tiết nguyờn vật liệu và thẻ kho, kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu cũn vào chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. * Vào chứng từ ghi sổ : Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm và cú chứng từ gốc đớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toỏn. Mỗi chứng từ ghi sổ cú thể theo dừi Nợ hoặc (Cú) của một tài khoản của mỗi nghiệp vụ phỏt sinh tại một tờ sổ. Chẳng hạn như chứng từ ghi sổ sau đõy : NHÀ MÁY IN BTTM CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 473 BAN TÀI CHÍNH Ngày 30 thỏng 9 năm 2005 Xuất kho vật vật tư cho sản xuất T9/ 2005 Ngày Số chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Cú Số tiền 30 – 09 BK Xuất kho vật vật tư cho sản xuất T9/ 2005 621 152 436.780.803 Tổngcộng 436.780.803 Ấn định số tiền bằng chữ ( Bốn trăm ba mươi sỏu triệu bảy trăm tỏm mươi ngàn tỏm trăm linh ba đồng chẵn ). Ngày 30 thỏng 9 năm 2005 kế toán trưởng ĐẠI ÚY TẠ VĂN TRỌNG * Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Nội dung : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dựng để đăng ký cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cõn đối số phỏt sinh. - Kết cấu và phương phỏp ghi chộp Cột 1 : Ghi số liệu của chứng từ ghi sổ Cột 2 : Ghi ngày thỏng lập chứng từ ghi sổ Cột 3 : Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang phải cộng dồn số lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối thỏng, cuối năm, kế toỏn cộng tổng số tiền phỏt sinh trờn sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng cõn đối số phỏt sinh. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau : SỔ ĐĂNG Kí CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ TIỀN CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ TIỀN Số hiệu Ngày, thỏng Số hiệu Ngày, thỏng 1 2 3 1 2 3 473 30 – 9 436.780.803 * Sổ cỏi. * Nội dung : Sổ cỏi là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo tài khoản kế toỏn được quy định trong chế độ tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trờn sổ cỏi dựng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết dựng để lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh. Sổ cỏi của hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ được mở riờng cho từng tài khoản. Một tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tựy theo đối tượng ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhiều hay ớt của từng tài khoản. Sổ cỏi cú hai loại : Sổ cỏi ớt cột và sổ cỏi nhiều cột. + Sổ cỏi ớt cột : Thường được ỏp dụng cho những tài khoản ớt nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đơn giản :  Kết cấu : -Cột 1 : Ghi ngày, thỏng ghi sổ. -Cột 2, cột 3 : Ghi số hiệu, ngày thỏng của chứng từ ghi sổ. -Cột 4 : Ghi túm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. -Cột 5 : Ghi số liệu tài khoản đối ứng. -Cột 6, cột 7 : Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Cú của tài khoản này. + Sổ cỏi nhiều cột: Thường được ỏp dụng cho những tài khoản cú nhiều nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh phức tạp cần phải theo dừi chi tiết cú thể kết hợp mở riờng cho một trang sổ trờn sổ cỏi và được phõn tớch chi tiết theo tài khoản đối ứng : Kết cấu : - Cột 1 : Ghi ngày thỏng ghi sổ - Cột 2; 3; 13; 14 : Ghi số hiệu, ngày thỏng của chứng từ ghi sổ - Cột 4;15 : Ghi tổng số tiền phỏt sinh Cú, Nợ của tài khoản. - Cột 5 đến cột 9 : Ghi số tiền phỏt sinh bờn cú của tài khoản đối ứng bờn Nợ của tài khoản liờn quan. - Cột 10; 21 : Ghi số hiệu tài khoản đối ứng khỏc. - Cột 15 đến cột 20 : Ghi số tiền phỏt sinh bờn Nợ của tài khoản đối ứng Cú của từng tài khoản liờn quan. - Cột 12 : Ghi ngày thỏng ghi sổ. *Phương phỏp ghi sổ : Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cỏi ở cỏc cột cho phự hợp. + Cột ghi ngày thỏng ghi sổ + Cột ghi số hiệu và ngày, thỏng của chứng từ ghi sổ + Cột diễn giải nội dung cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. + Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Cú của tài khoản vào cột phự hợp. Cuối mỗi trang sổ phải cộng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau Cuối kỳ (thỏng, quý), cuối niờn độ kế toỏn phải khúa sổ, cộng tổng số phỏt sinh Nợ, tổng số phỏt sinh Cú, tớnh ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cõn đối số phỏt sinh và cỏc bỏo cỏo tài chớnh. Chẳng hạn với cỏch vào và số liệu của sổ cỏi sau: Bộ, Sở : BTTM – Cơ Quan BQP Đơn vị : Nhà mỏy in BTTM SỔ CÁI (Dựng cho hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ) Quyển số : .06. Năm : 2005 BỘ TÀI CHÍNH PHÁT HÀNH Trang. Tờn tài khoản : Nguyờn vật liệu Số hiệu: 152 Ngày thỏng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK đối ứng SỐ TIỀN Số hiệu Ngày thỏng Nợ Cú 21 – 9 29 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 413 451 472 472 472 467 472 472 472 473 21 – 9 29 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 30 – 9 Số dư đầu kỳ Đ/c Khiờm nhận UNC 38 trả tiền mua vật tư Đ/c Khiờm nhận UNC trả tiền mua vật tư Tiền mua vật tư cty Trắc địa BĐ chưa T2 tiền Tiền mua vật tư cty Ngọc Diệp chưa T2 tiền Tiền mua vật tư cty Ngọc Diệp chưa T2 tiền Đồng chớ Khiờm nhận tiền mua phụ liệu Tiền mua vật tư cụng ty Thành An chưa T2 Tiền mua vật tư cty Ngọc Diệp chưa T2 tiền Tiền mua vật tư cty Ngọc Diệp chưa T2 tiền Xuất kho vật tư choa sản xuất T6/ 2005 413.859.156 154.999.997 147.636.364 9.455.025 54.681.806 75.363.629 3.904.085 3.363.600 5.299.086 56.600.000 436.780.803 Cộng số p/s nợ Cộng p/s cú Số dư cuối thỏng 511.303.592 488.381.945 436.780.803 * Sổ thẻ kế toỏn chi tiết vật liệu Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết là sổ dựng để phản ỏnh chi tiết cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo từng đối tượng kế toỏn riờng biệt mà trờn sổ kế toỏn tổng hợp chưa phản ỏnh được. + Số liệu trờn sổ chi tiết cung cấp cỏc chỉ tiờu chi tiết về tỡnh hỡnh tài sản, vật tư, tiền vốn, tỡnh hỡnh hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, làm căn cứ để lập Bỏo cỏo Tài Chớnh. Trong hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ , cú thể mở cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết sau : Sổ tài sản cố định, sổ chi tiết vật tư, hàng húa, sản phẩm, thẻ kho, sổ chi tiết sản xuất Nhưng do Nhà mỏy là doanh nghiệp sản xuất mà đõy là theo dừi sổ chi tiết vật liệu nờn sử dụng sổ chi tiết vật liệu. + Kết cấu và phương phỏp ghi chộp : Mỗi đối tượng kế toỏn cú yờu cầu quản lý, phõn tớch khỏc nhau, do đú nội dung và kết cấu cỏc loại sổ và thẻ kế toỏn chi tiết được quy định mang tớnh hướng hướng dẫn. Tựy theo yờu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà cú thể lựa chọn cỏc mẫu sổ kế toỏn chi tiết cần thiết, phự hợp. Căn cứ để ghi sổ, thẻ kế toỏn chi tiết là chứng từ gốc sau khi để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào cỏc sổ kế toỏn tổng hợp. Cuối thỏng hoặc cuối quý phải lập cỏc bảng, cỏc sổ thẻ chi tiết để đối chiếu kiểm tra cỏc loại sổ. Chẳng hạn sổ chi tiết sau : Cụng tỏc hạch toỏn chi tiết về tổng hợp nguyờn vật liệu tại Nhà mỏy theo hỡnh thức Chứng từ ghi sổ, ỏp dụng với đặc điểm riờng về cụng tỏc hạch toỏn của Nhà mỏy. Qua tỡnh hỡnh thực tế của Nhà mỏy ta thấy nguyờn vật liệu cú vai trũ rất quan trọng trong cụng tỏc quản lý và hạch toỏn nguyờn vật liệu trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của Nhà mỏy. Việc ỏp dụng cỏc sổ sỏch vào thực tế, vào hạch toỏn của Nhà mỏy sẽ giỳp cho Nhà mỏy quản lý chặt chẽ được nguyờn vật liệu. Trong tương lai khụng xa, khi mà quy mụ sản xuất mở rộng, nghiệp vụ phỏt sinh nhiều, cần rất nhiều sổ sỏch quản lý, thỡ việc hạch toỏn nguyờn vật liệu với việc sử dụng mỏy vi tớnh mới dần đi vào thực tế và phỏt huy vai trũ của nú trong việc hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu. Chương 3 một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy in bộ tổng tham mưu - cơ quan bộ quốc phòng 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu tại nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng Cùng với sự đổi mới toàn diện nền kinh tế, hạch toán kế toán với tư cách là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lí kinh tế tài chính đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển. Hạch toán kế toán góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng quản lí tài chính quốc gia và quản trị doanh nghiệp. Qua nghiên cứu phần cơ sở lí luận chung về hạch toán vật liệu và áp dụng phần đó vào thực tế, kế toán vật liệu tại nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng, chúng ta càng thấy rõ được vai trò, vị trí của thông tin kế toán vật liệu trong việc đáp ứng yêu cầu của công tác quản lí kế toán và quản trị được của Nhà máy. Xuất phát từ yêu cầu trên, việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán vật liệu là vô cùng quan trọng. Hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sản xuất, hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận. Bên cạnh đó, sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi hạch toán kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng, một mặt phải thừa nhận các nguyên tắc kế toán, chuẩn mực quốc tế, đồng thời sớm hình thành một chuẩn mực kế toán theo thông lệ Việt Nam. Mục tiêu hội nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực bắt buộc chúng ta phải ngày càng hoàn thiện và xây dựng cho mình một mô hình hệ thống kế toán doanh nghiệp phù hợp , có khả năng hội hập vào hệ thống kế toán thế giới và khu vực. Đối với các doanh nghiệp trước yêu cầu quản lí mới, đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán để nâng cao hiệu quả kinh tế. Nhận biết được tầm quan trọng của việc hạch toán vật liệu trong quản trị doanh nghiệp, các nhà quản lí nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng đã cùng phòng nghiệp vụ nghiên cứu các phương pháp hạch toán, cách quản lí phù hợp với tình hình sản xuất của Nhà máy. Tuy nhiên, Nhà máy cũng đã gặp phải không ít khó khăn và tồn tại trong công tác quản lí và hạch toán vật liệu, cụ thể ở Nhà máy còn tồn tại một số ưu và nhược điểm sau: - Công tác quản lí vật liệu từ khâu thu mua đến dự trữ và sử dụng là tốt, bảo đảm tính kịp thời cho sản xuất và hiệu quả kinh tế, để tránh tình trạng gây ứ đọng vốn. - Thủ tục về nhập kho, xuất kho được thực hiện đầy đủ, các tài khoản và sổ sách được sử dụng theo đúng chế độ. - Tuy nhiên, việc dùng giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá vật liệu xuất kho, trong kì kế toán không ghi sổ cái ngiệp vụ xuất kho mà đến cuối kì mới tiến hành mới tiến hành ghi sổ. Như vậy, công việc bị dồn lại cuối tháng. 3.2. Đánh giáchung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng Yêu cầu quản lí đặt ra cho các nhà doanh nghiệp phải ngày càng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán. Hoàn thiện có ý nghĩa là việc thay đổi và bổ sung để công việc được tiến hành tốt hơn. Việc hoàn thiện hạch toán vật liệu cũng như hạch toán kế toán nói chung là việc hoàn thiện những công việc đã được quy định theo những nguyên tắc nhất định. Do vậy, việc hoàn thiện đó đòi hỏi cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Chuẩn mực kế toán quốc tế là cơ sở để nước ta xây dựng hệ thống chế độ kế toán. Tuy vậy, việc vận dụng chuẩn mực kế toán hoàn toàn không mang tính quy tắc ép buộc, chuẩn mực kế toán được áp dụng linh hoạt, phù hợp với từng điều kiện của mỗi quốc gia. Theo đó, chế độ kế toán Việt Nam là nguyên tắc kế toán áp dụng chung cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn có thể vận dụng yêu cầu thực tế sản xuất kinh doanh ở đơn vị mình để có thể rút ngắn hay thay đổi công tác kế toán cho phù hợp trên nguyên tắc chấp hành những quy định chung mà Nhà nước quy định. Như vậy, hoàn thiện hạch toán vật liệu ở nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng phải dựa trên các yêu cầu ban hành của Bộ luật tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, các tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng. Ngoài ra, hoàn thiện hạch toán vật liệu ở nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng nhằm mục đích nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả của công tác kế toán. Bởi vậy, các giải pháp đề ra cho việc hoàn thiện hạch toán ở nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng ngoài việc chấp hành đúng chế độ Nhà nước quy định còn phải đáp ứng được tính hiệu quả và hiệu năng. 3.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng Quá trình hạch toán vật liệu ở nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng nhìn chung là đúng chế độ, đáp ứng được thông tin cho yêu cầu quản lí. Tuy vậy, vẫn còn tồn tại một số điểm cần củng cố và sửa đổi. Sau đây là một số kiến nghị , rất mong muốn được góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán vật liệu ở nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng Thứ nhất: Hoàn thiện phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, việc tính giá thành vật liệu nhập, xuất trong tháng ở nhà máy theo nguyên tắc: giá vật liệu nhập trong tháng là giá thực tế nhập kho của lô hàng đó, bao gồm giá mua trên hoá đơn và chi phí thu mua trong quá trình thu mua về nhập kho. Giá của vật liệu xuất trong kì là giá bình quân gia quyền của cả kì hạch toán. Trong kì, kế toán không ghi chép giá trị của vật liệu xuất trong kì mà đến cuối mỗi kì, căn cứ vào đơn giá bình quân gia quyền của từng loại vật liệu kế toán mới tiến hành ghi chép giá trị vật liệu xuất dùng. Điều này dẫn đến các thông tin kế toán không kịp thời với yêu cầu quản lí doanh nghiệp. Các thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu chỉ có được vào thời điểm cuối tháng. Để cung cấp thông tin kịp thời thì nhà máy nên sử dụng giá hạch toán để ghi chép giá trị vật liệu xuất kho trong kì. Đến cuối mỗi kì, sau khi tính giá trị thực tế xuất kho vật liệu, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế. Công thức tính như sau: Giá thực tế của vật liệu xuất kho tính bằng: Giá thực tế của vật liệu xuất kho = Giá hạch toán của NVL xuất x Hệ số giá Như vậy, trong tháng các nghiệp vụ về xuất kho vật liệu kế toán phải ghi theo giá hạch toán. Để áp dụng loại giá này đối với vật liệu xuất kho, kế toán Nhà máy phải sử dụng bảng kê số 3 cho từng loại vật liệu . Thứ hai: Hoàn thiện phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phụ Một số loại vật liệu phụ nhà máy không theo dõi trên sổ chỉ tiết như xăng, dầu, axêtôn, thuốc hiện ảnh... khi mua về xuất thẳng ngay cho các tổ sản xuất và hạch toán vào chi phí sản xuất chung, điều này đơn giản cho công tác hạch toán. Tuy nhiên cũng có nhiều trường hợp làm sai lệch trong tính giá thành của từng đơn hàng, cụ thể: nếu chi phí đó đã hạch toán vào đơn hàng trước, những vật liệu phụ đó không sử dụng hết mà được chuyển sang dùng cho đơn hàng sau. Như vậy giá thành đơn hàng này tăng lên bất hợp lý và giá thành đơn hàng sau sẽ thấp đi. Do vậy, nhà máy nên theo dõi tất cả các loại vật liệu phụ trên sổ chi tiết. Vật liệu phụ dùng đến đâu xuất đến đó, để tránh tình trạng sai lệch trong giá thành. Thứ ba: Vấn đề ghi sổ tổng hợp Hiện nay nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng mua nguyên vật liệu của Công ty Xuất nhập khẩu và Kỹ thuật bao bì theo hình thức trả tiền khi thu được tiền bán hàng, đó là chưa kể đến mua chịu các khoản khác. Tuy nhiên, nhà máy không mở sổ nhật ký đặc biệt để theo dõi riêng mà tất cả các nghiệp vụ đều được cập nhật vào sổ nhật ký chung. Theo em, nhà máy nên mở sổ nhật ký mua hàng trong trường hợp này. Nhật ký mua hàng Thứ tư: Nhà máy cần áp dụng công nghệ tiên tiến vào công tác kế toán. Đội ngũ nhân viên kế toán tại nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng hiện nay có 04 người(kẻ cả phụ trách kế toán). Do vậy, mỗi kế toán viên cùng một lúc phải kiêm nhiệm nhiều phần kế toán khác nhau, chính điều này làm cho kết quả công việc kế toán còn nhiều hạn chế. Các kế toán viên nhiều khi do có quá nhiều công việc nên đôi khi làm tắt. Từ thực trạng này, đòi hỏi nhà máy phát huy hơn nữa vai trò của mình trong việc cung cấp thông tin cho quản lí. Nhà máy nên nhanh chóng tiếp cận, ứng dụng máy vi tính vào việc hạch toán để việc thu nhận, xử lí thông tin kế toán cho quản lí một cách kịp thời chính xác. Với việc ghi chép thủ công như hiện nay nên việc lập chứng từ ghi chép sổ sách kế toán là các giai đoạn riêng biệt. Mỗi giai đoạn tiêu tốn thời gian và số liệu qua nhiều khâu làm giảm tính thời sự và tính chính xác. Khi áp dụng máy vi tính gần như chỉ có một giai đoạn duy nhất, làm giảm thời gian, tăng độ chính xác của thông tin được cung cấp. Để thực hiện được công việc hạch toán máy thì trước hết cần phải có sự quan tâm chỉ đạo của các nhà quản lí Nhà máy. Tăng cường đầu tư vốn cho việc mua sắm máy móc, lắp đặt chương trình phần mềm kế toán máy. Đối với nhân viên kế toán thì cần phải cố gắng tìm tòi, học hỏi thêm trong lĩnh vực tin học để có thể thực hiện được các công việc kế toán trên máy vi tính một cách dễ dàng và thuận lợi. Trên đây là một số kiến nghị về công tác hạch toán vật liệu tại nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng, đó là kết quả của quá trình nghiên cứu lí luận cơ bản kết hợp với thực tế tại nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng. Mong rằng những ý kiến đó phần nào giúp được nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng khắc phục những vấn đề còn tồn tại để hoàn thiện hơn công tác hạch toán vật liệu tại nhà máy in Bộ tổng tham mưu - Cơ quan bộ quốc phòng. Kết Luận Với những nội dung đã trình bày ở trên cho ta thấy tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong công tác quản lý kinh tế ở các doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu góp phần quan trọng trong công tác quản lý,cung cấp kịp thời đồng bộ những nguyên liệu hợp lý,tiết kiệm,ngăn ngừa các trường hợp mất mát,hư hỏng,lãng phí. Thực tế tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn tới công tác quản lý của Nhà máy là công cụ đắc lực giúp Ban lãnh đạo Nhà máy có những quyết định đúng đắn và kịp thời trong điều hành sản xuất. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chất lượng sản phẩm là đòi hỏi rất khắt khe,phức tạp. Nhà máy in tạo ra uy tin đối với các đơn vị trong toàn quân. Một trong những yếu tố góp phần tạo nên thành công đó là nhờ Nhà máy đã tổ chức tốt công tác hạch toán nguyên vật liệu. Chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm của Nhà máy chiếm tỷ trọng rất lớn. Công tác kế toán nguyên vật liệu không những góp phần quyết định đến chất lượng mà còn ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm,đến các chỉ tiêu như doanh thu và chi phí lợi nhuận... Trong nền kinh tế thị trường,để tồn tại,phát triển và giành thắng lợi trong cạnh tranh đòi hỏi doanh nghiệp luôn luôn phải quản lý tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc tinh đúng,tính đủ,giá thành sản phẩm,không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất một cách có hệ thống trên cơ sở vẫn đảm bảo chất lượng là mục tiêu chủ yếu có tính chất quyết định tăng tốc độ và quy mô phát triển sản xuất của Nhà máy,xác định đúng đắn được kết quả tài chính,tránh được hiện tượng lãi giả,lỗ thật. Chính vì vậy,tổ chức tốt công tác tài chính kế toán có ý nghĩa rất quan trọng và thiết thực đối với việc tăng cường và cải tiến công tác quản lý giá thành nói riêng và công cuộc đổi mới quản lý kinh tế,quản lý của doanh nghiệp. Đối với Nhà máy in BTTM-Cơ quan BQP đứng trước sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường luôn diễn ra hàng ngày đòi hỏi phải hạ giá thanh,chất lượng ấn phẩm ngày một cao,Nhà máy đã tìm ra các giải pháp quản lý kinh doanh và hạch toán tài chính một cách có hiệu quả. Sau thời gian thực tập ở Nhà máy in BTTM-Cơ quan BQP. Em đã được các Chú,các Cô trong phòng kế toán tạo điều kiện để em có thêm những kinh nghiệm bổ ích,thực tế để thấy được những quy định hiện hành các điều lệ chế độ quy định của kế toán tài chính không xa vời những lý thuyết đã học tại trường đã giúp cho Nhà máy làm ăn có hiệu quả. Vì vậy,em đã mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu phân bổ tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Qua việc nghiên cứu đề tài này,em đã thấy những mặt cần phát huy,những mặt cần khắc phục và qua đó đưa ra những ý kiến đóng góp vào việc hoàn thành tốt hơn về công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác nguyên vật liệu nói chung. Thời gian thực tập tại Nhà máy đã giúp em củng cố thêm kiến thức được học ở nhà trường,thấy được sự vận dụng khéo léo linh hoạt của Nhà máy và những hoàn cảnh cụ thể. Do thời gian thực tập có hạn nên bản Báo cáo Chuyên đề Tốt nghiệp có thể còn nhiều sai sót,em rất mong được các Thầy,Cô giáo góp ý thêm. Qua bản Báo cáo này em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Nhà máy,Phòng kế toán tài chính và các Cơ quan khác trong Nhà máy đã tạo điều kiện cung cấp những thông tin,số liệu cần thiết để em hoàn thành Báo cáo Chuyên đề Tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc -----oOo----- BẢN XÁC NHẬN QUÁ TRèNH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Ngày thỏng năm Đơn vị thực tập