Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội

số 4.7 phiếu xuất vật tư thuê ngoài gia công chế biến. Số 15 Ngày 29/12/2000. Đơn vị chế biến : Công ty Thuận Phát Theo hợp đồng số : Ngày : Nhập tại kho : VLC Danhđiểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3 = 1´ 2 4 1 Bông cho sợi chải kỹ Kg 100 Cộng thành tiền : Thủ trưởng đơn vị Thủ kho Người nhận Phụ trách cung tiêu ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên ) b. Hạch toán chi tiết vật liệu Việc hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành như sau : Tại kho : Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ ( 10 ngày ), thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ ( phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xếp theo từng nhóm vật tư ) về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn của từng kho và số tồn trên thẻ kho. Song ở công ty việc này không diễn ra thường xuyên bởi vì vật liệu của công ty có rất nhiều chủng loại, việc kiểm tra tốn rất nhiều thời gian và công sức. Công ty chỉ tiến hành tổng kiểm kê vào cuối năm. ( Mẫu thẻ kho được trình bày ở trang bên ) Biểu số 4.8 thẻ kho Tờ số 15 Kho : Bông xơ Vật tư : Bông Nga cấp 1 - Đơn vị tính : kg Từ ngày 1/12/2000 đến ngày 31/12/2000 Chứng từ Diễn giải Số lượng nhập Số lượng xuất Tồn kho SH NT Tồn đầu tháng 12/2000 379474,6 109 20/12 Công ty TM Dệt May VN TPHCM 190000 569474,6 121 27/12 Công ty TM Dệt May VN TPHCM 4171 573645,6 28735 28/12 Nhà máy sợi Vinh 5036,2 568609,4 28737 29/12 Nhà máy sợi Vinh 4215 564394,4 ….. Cộng phát sinh 12/2000 194171 129913,2 Tồn tháng 12/2000 443732,4 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu ( Ký tên ) ( Ký tên ) Tại phòng kế toán : Kế toán vật liệu ở công ty sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính được đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rời. Định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập theo từng kho, căn cứ vào đó để kế toán lập các bảng kê nhập kho vật liệu, và bảng tổng hợp nhập vật liệu. Biểu số 4.10 bảng kê nhập kho bông xơ Tháng 12/2000 Chứng từ Diễn giải TK Số lượng Đơn giá Thành tiền SH NT Nợ Có 87 1/12 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 5864,4 19482,3 114252000 88 8/12 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 4033,7 19482,3 78585754 94 11/12 Bông Mỹ 1521 1521V 6008 18830 113130640 98 12/12 Bông Việt Nam cấp 1 1521 331H 201580 20000 4031600000 99 13/12 Bông Trung Quốc cấp 1 1521 1521V 5857,5 19482,3 114117572 ……. Cộng 1053288,2 19147493513 Biểu số 4.11 tổng hợp nhập bông xơ Tháng 12/2000 Vật tư ĐVT Cộng phát sinh 1521V 154 331H Bông F1 Kg 176949376 176949376 Bông rơi chải kỹ Kg 331398000 331398000 Bông TQ cấp 1 Kg 2909321083 2909321083 Bông VN cấp 1 Kg 6227234000 6227234000 …… Cộng 19147493513 3563045959 519427376 15065020178 Còn đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận được kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra và định khoản. Sau khi thu thập các chứng từ xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và cuối kỳ máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Vào cuối tháng, máy sẽ in ra " Bảng chi tiết xuất vật tư " cho từng tài khoản và " Bảng tổng hợp xuất vật liệu " cho từng kho. Biểu số 4.12 bảng kê xuất kho bông xơ Tháng 12/2000 Hoá đơn Tên vật tư TK Số lượng Đơn giá Thành tiền SH NT Nợ Có 28732 12/12 Bông Việt Nam cấp 1 1521V 1521 201580 20341,53 4100445617 18438 19/12 Bông rơi chải kỹ 1312H 1521 4028 9000 36252000 28734 27/12 Bông Việt Nam cấp 1 1521V 1521 104554 20341,53 2126788328 18443 30/12 Xơ Sunkyon 621H1 1521 310800 12571,66 3907271928 Bông Tây Phi cấp 1 621H1 1521 45979 19883,72 914233562 ……. Cộng 1210280,4 19735783536 Biểu số 4.13 tổng hợp xuất vật tư Tháng 12/2000 Vật tư ĐVT Cộng phát sinh 1312H 1521V 621H1 Bông F1 Kg 148280736 77465472 70815264 Bông rơi chải kỹ Kg 317673000 183987000 133686000 Bông Tây Phi cấp 1 Kg 1658590562 1658590562 Bông TQ cấp 1 1954617560 1954617560 BôngVN cấp 1 Kg 6227233945 6227233945 …… Cộng 19735783536 261452472 6608792888 12865538176 Đối với vật liệu nhận gia công xuất khẩu, ở công ty không thực hiện kế toán giá trị của vật liệu do khách hàng gửi đến mà chỉ hạch toán đến phần chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất. Do đó, trên sổ kế toán chi tiết vật liệu và phiếu nhập vật tư, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng của vật liệu. Việc công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng. Số liệu trên " Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu " với số liệu trên " Bảng kê chi tiết các chứng từ xuất vật liệu " và " Bảng kê chi tiết các chứng từ nhập vật liệu " được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. 5. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng giảm vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. a. Tài khoản sử dụng : Hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau : - Tài khoản 152 : Nguyên vật liệu.TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị, bao gồm : TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu TK 1524 : Phụ tùng sửa chữa thay thế TK 1526 : Phụ tùng khác TK 1527 : Phế liệu Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như : 111, 112, 133, 331… b. Phương pháp hạch toán : * Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu : Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu sử dụng tại doanh nghiệp bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại nên được thu mua từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau. Do vậy, phần hành kế toán thanh toán với người bán chỉ mang tính độc lập tương đối với phần hành kế toán vật liệu, và yêu cầu đặt ra cho kế toán là phải phản ánh đúng đắn, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng như tình hình thanh toán với người bán. Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đưa dữ liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên " Sổ chi tiết số 2 " và các nhật ký chứng từ liên quan khác như NKCT số 1, số 2, số 4, số 10. Mỗi phiếu được theo dõi một dòng trên " Sổ chi tiết số 2 " với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp, số tiền phải thanh toán. Phương thức thanh toán của công ty là có thể trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trước, bù trừ, trả chậm theo hợp đồng hay bằng tiền tạm ứng. Nhưng dù theo phương thức nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên " Sổ chi tiết số 2 ". Nguyên tắc mở sổ chi tiết số 2: Sổ này được mở hàng tháng. Đối với người bán có quan hệ thường xuyên với công ty thì được mở riêng một sổ, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung của công ty. - Cơ sở số liệu : Từ phiếu nhập kho, hoá đơn và các chứng từ thanh toán. - Phương pháp ghi : Căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hóa đơn , kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu chứng từ. Cột nội dung : Ghi số dư đầu tháng của từng nhà cung cấp được lấy từ " Sổ chi tiết số 2 " của tháng trước. Và ghi các nghiệp vụ nhập vật tư (Tên vật tư, số lượng nhập, đơn giá ), các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Cột tài khoản đối ứng : Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn mua vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của vật liệu đó và căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi phần thuế ( TK 133 ). Thanh toán với người bán theo hình thức nào, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt ( TK 111 ), bằng tiền gửi ngân hàng ( TK 112 ), bằng vay ngắn hạn ( TK 311 ), và đối với người bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù trừ ( TK 131 )… Cột phát sinh : +Số phát sinh Có : Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho về số vật liệu theo hoá đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán các nội dung : hoá đơn, phiếu nhập và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản : Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 + Số phát sinh Nợ : Căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, tuỳ theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng người bán cho từng chuyến hàng ghi vào các cột phù hợp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi : Nợ TK 331 Có TK 111 Nếu thanh toán bằng phương thức hàng đổi hàng kế toán ghi : Nợ TK 331 Có TK 131 Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi : Nợ TK 331 Có TK311 Cột số dư : Kế toán phản ánh khoản công ty còn nợ người bán hoặc các khoản công ty trả trước cho người bán nhưng trong tháng hàng chưa về hoặc số tiền công ty trả thừa cho người bán vào cột số dư. ( Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán được trích ở trang sau ) ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ngoài số trang mở cho người bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu. Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì, số lượng là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu. Khoản tạm ứng này được ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản : Nợ TK 331 Có TK 111 Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán. thực chất đây không phải là tiền ứng trước cho người bán nhưng lại được theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 như một khoản trả trước cho người bán. Điều này chưa phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Và khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết như sau : Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Biểu số 4.16 sổ chi tiết thanh toán với người bán Tháng 12/2000 - Chị Phạm Hồng Liên Chứng từ Nội dung Tài khoản đối ứng Phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 61124315 111 2/12 Tạm ứng mua bao tải dứa. 111 345000 125 15/12 Thoi suốt 1524 133 140000 14000 130 29/12 Dầu công nghiệp 1523 133 520000 52000 Cộng 345000 726000 Cộng TK 1524 140000 Cộng TK 1523 520000 Cộng TK 133 66000 Số dư cuối tháng 61505315 Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với người bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331/ Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK 331/ Có TK liên quan. NKCT số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty. Nguyên tắc mở NKCT số 5 : - Cơ sở số liệu : Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước, sổ chi tiết số 2. - Phương pháp ghi : + Cột số dư đầu tháng : Lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước. Số dư nợ : Phản ánh số tiền công ty đã trả trước cho người bán nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho trong tháng. Số dư có : Phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán. +Số phát sinh : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK ( 1521,1521…) lấy số liệu cộng của từng loại vật liệu của người bán ghi vào các tài khoản tương ứng. Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK ( 111,112…) lấy số liệu cộng ở các TK tuỳ theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào tài khoản tương ứng. + Số dư cuối tháng : Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tíinh số dư cuối tháng của từng người bán. ( Mẫu nhật ký chứng từ số 5 được trích ở trang sau ) Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các tài khoản liên quan, và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 để ghi sổ cái TK 152 ( Nợ TK 152, Có TK 331). *Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu : Quản lý vật tư không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật tư mà còn phải quản lý việc xuất dùng vật tư. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí về vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi được vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá. Trình tự ghi sổ hạch toán tổng hợp xuất vật liệu : Hàng ngày, từ chứng từ xuất kho, kế toán đưa dữ liệu vào máy. Giá vật liệu ghi trên phiếu này là giá hạch toán. Cuối tháng, máy tự tổng hợp số liệu, cho biết số vật tư xuất dùng của từng kho, từng tài khoản cả về số lượng và giá trị theo giá hạch toán. Sau đó, trên cơ sở bảng kê số 3 " Bảng tính giá thực tế vật liệu " sẽ xác định được giá trị thực tế của vật liệu xuất kho như sau : Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán vật liệu xuất kho ´ Hệ số chênh lệch Kế toán lập bảng kê số 3 căn cứ vào các bảng tổng hợp nhập vật liệu để vào cột hạch toán, và căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển, bốc dỡ…để váo cột thực tế. Mẫu bảng kê số 3 được trích ở trang bên ( trong đó vật liệu chính bông được thể hiện qua TK 1521 ) Biểu số 4.18 bảng kê tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ - tháng 12/2000 TK TK 1521 TK 1522 TT HT TT HT 1.Số đầu kỳ 1548941455 1385368013 2472801998 2424987936 2.Số phát sinh nợ 19563286107 19147493513 971804697 964991771 1111 H 1617050 1121 H1 51350635 109273613 1121 H5 2182942 11394460 1521 V 3767837361 3767837361 331 H 165322763 165322763 33064553 33064553 …… 3.Dư đầu+PS nợ 21112227562 20532861526 3444606695 3389979707 4.Hệ số chênh lệch 1,028217 1,1061143 5.Xuất dùng trong tháng 20292668140 19735783536 3175673128 3125310930 6.Tồn kho cuối kỳ 819559422 797077990 268933567 264668777 Trên cơ sở " Bảng tổng hợp xuất vật liệu " của từng kho và " Bảng tính giá thực tế vật liệu ", cuối tháng kế toán tổng hợp và đưa ra " Bảng phân bổ vật liệu ". Bảng này có tác dụng cung cấp thông tin trong công tác tính giá thành sản phẩm. Các bộ phận lĩnh dùng vật liệu ở công ty : Vật liệu xuất cho sản xuất ở các nhà máy : Chi phí vật liệu trực tiếp Hà Đông : 621D Chi phí vật liệu trực tiếp Hà Nội : 621H Chi phí vật liệu trực tiếp Vinh : 621V Vật liệu xuất cho quản lý nhà máy : Chi phí vật liệu Vinh : 627 V2 Chi phí vật liệu Vinh : 627 V2 Chi phí vật liệu Vinh : 627 V2 Vật liệu xuất cho các kho, cửa hàng : 641 Vật liệu xuất cho quản lý toàn công ty : 642 Vật liệu cho vay, hao hụt ngoài định mức… Biểu số 4.19 bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ Tháng 12/2000 TK Có TK Nợ TK 1521 TK 1522 TT TT HT TT TK 1388 H 20168946 18738946 TK1521 V 3675585925 3675585925 TK 621 D 318029804 305176301 TK 621 H1 10619544098 9802999313 203363957 190863256 TK 627 D2 15986513 15057600 TK 627 H12 318921738 314456456 TK 627 H321 16322294 16093763 TK627 H33 2397806102 2316573821 ….. Cộng 20292668140 19735783536 3175673128 3125310930 Biểu số 4.20 sổ cái tk 1521 Số dư đầu năm :15864325632 Ghi nợ TK 152/ Có các TK Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 111 1617050 TK 152 3767837361 TK 331 165322763 ….. ….. PS Nợ 19563286107 PS Có 20292668140 Dư Nợ cuối tháng 1548941455 819559422 phần III Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. Sau hơn hai mươi năm xây dựng và trưởng thành, công ty Dệt - May Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái được những thành tựu to lớn, trở thành một trong những doanh nghiệp thành công nhất của ngành Dệt - May Việt Nam. Nhìn chung, công ty Dệt - May Hà Nội có một bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, chính xác và phối hợp nhịp nhàng. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán nói chung cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Thực hiện được điều đó sẽ góp phần vào việc sử dụng vật liệu hiệu quả hơn nữa và góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường. Sau một thời gian thực tập tại phòng kế toán - tài chính của công ty Dệt - May Hà Nội, được tiếp xúc với cán bộ, nhân viên kế toán cũng như các phần hành mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán tại công ty có những điểm nổi bật sau đây : 1. Ưu điểm : - Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài Chính ban hành. Hệ thống tài khoản của công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Việc sắp xếp, phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. - Về việc vận dụng hình thức sổ kế toán : Để quản lý và hạch toán các phần hành kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất hiện nay cũng như ở công ty Dệt - May Hà Nội. - Về công tác quản lý : Là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của công ty Dệt - May Hà Nội đã đứng vững được trên thị trường hàng chục năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong kinh tế thị trường, nhưng công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bước đi mới cho mình. Hiện nay, công ty đã áp dụng nhiều chính sách để nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. Cụ thể, công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. + Đối với công tác thu mua vật liệu, công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. + Đối với công tác tổ chức kho vật tư :Các kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu. + Đối với khâu sử dụng vật liệu : Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó, vật liệu được xuất dùng đúng mục đích sản xuất, và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh được tình trạng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. - Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho, và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật tư ở các kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Bên cạnh đó, số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác. - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán, với một đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp, nhạy bén với những đổi mới của thị trường, họ được giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với năng lực của mình. Các nhân viên phòng kế toán tài chính luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách thường xuyên đầy đủ và chính xác, giúp cho ban lãnh đạo công ty đánh giá được kết quả sản xuất kinh doanh của công ty mình. - Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế . Giá xuất là giá bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này phản ánh chính xác số vật liệu xuất dùng trong tháng. Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tính toán, công ty đang tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoá toàn phần công tác kế toán tại công ty. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán vật liệu tại công ty, có thể thấy rằng công tác kế toán vật liệu được tiến hành khá nền nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho, tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng. 2. Nhược điểm : Bên cạnh những cố gắng và những thành tựu đã đạt được thì hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội vẫn còn những hạn chế nhất định cần được hoàn thiện hơn nữa. Đó là : - Về phân loại vật liệu : Việc phân loại vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kinh tế của vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm vật liệu tại công ty. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay để áp dụng phần hành hạch toán vật liệu vào máy vi tính thì xây dựng hệ thống sổ " Danh điểm vật tư" thống nhất, áp dụng trong toàn công ty là cần thiết để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý vật liệu. - Về việc lập sổ chi tiết vật liệu : Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Còn chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2. Giá thực tế vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy, công ty nên theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu. - Về tính giá vật liệu : Thực tế tại công ty vật liệu chính bông xơ nhập, xuất được đánh giá theo giá hạch toán. Giá hạch toán mà công ty sử dụng là giá ghi trên hoá đơn. Giá hạch toán bông xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ không hoàn toàn cố định. Cứ cuối tháng, kế toán điều chỉnh từ giá hạch toán thành giá thực tế thông qua hệ số gía, như vậy rất mất thời gian, gây ảnh hưởng đến tình hình hạch toán vật liệu cũng như hạch toán nói chung. - Về phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu : ở công ty, kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Việc ghi chép theo phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. - Về việc áp dụng tin học trong hạch toán : Công ty đã trang bị cho phòng kế toán tài chính một số máy vi tính nhưng việc cài đặt chương trình vi tính trên máy chưa hoàn hảo, phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Bên cạnh đó, phòng kế toán chỉ được sự giúp đỡ của một kỹ máy tính, làm mọi công việc liên quan tới máy vi tính, do đó công việc rất vất vả. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. Với tư cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu tại công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung. 1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty. Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót, và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết công ty nên mở " Sổ danh điểm vật liệu ". Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và giá hạch toán. Muốn mở được sổ này, trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán. Sổ danh điểm vật tư còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Bởi vì như đã nói ở trên, hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty áp dụng phương pháp thẻ song song và việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán sẽ không theo dõi được giá trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết được. Như vậy, việc mở sổ danh điểm vật tư sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính. Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau : Biểu số 1.1 sổ danh điểm vật liệu Kho Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Bông 1521 Vật liệu chính Kg 1521 A Nhóm bông Kg 1521 A01 Bông Việt Nam Kg 1521 A02 Bông Nga Kg ….. ….. 1521 B Nhóm xơ Kg 1521 B01 Xơ Nanlon Kg 1521 B02 Xơ Sunkyong Kg ….. ….. 1522 Vật liệu phụ 1522 A01 NAOH 1522 A02 H2SO4 ….. ….. Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế hoạch cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty. 2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu. Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt khác, do đặc điểm vật liệu ở công ty có rất nhiều chủng loại, với tần suất nhập - xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu của kế toán viên không đảm bảo được công việc ghi chép, hạch toán hàng ngày. Do đó, kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp một phần công việc này. Do đặc điểm vật liệu của công ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít…cho nên theo em công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp. Trong điều kiện hiện nay, công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư trong việc hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán vật liệu. Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phương pháp này có thể khắc phục được hạn chế của phương pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện theo các bước sau : Bước 1 : Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào sổ số dư. Bước 2 : Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu. Bước 3 : Kế toán mở sổ số dư sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu, được ghi một dòng sổ tổng hợp dư về số lượng và giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở các sổ số dư nhân với giá hạch toán. 3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu. Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán căn cứ vào số lượng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho. Như vậy, cuối tháng kế toán mới xác định được giá trị vật liệu xuất kho. Công ty áp dụng phương pháp này mặc dù đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng. Do đặc điểm sản xuất của công ty là trong tháng số lần nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên. Hơn nữa, giá trị thực tế của vật liệu mua vào luôn biến động. Như đã nói ở phần thực tế, lượng vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty chủ yếu là mua từ bên ngoài và từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá cả ở mỗi nguồn mua cũng sẽ khác nhau, và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có thể có sự khác biệt bởi nền kinh tế thị trường hàng hoá rất phong phú và đa dạng. Theo em, với chủng loại và số lượng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp các thông tin kế toán quản trị về chi phí giá thành được kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép vào cuối tháng, thì công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phương pháp này, giá hạch toán có thể là giá do công ty đặt ra hoặc lấy giá bình quân đơn vị từ kỳ trước. Dùng giá hạch toán, kế toán sẽ thường xuyên theo dõi được giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng. Giá trị vật liệu xuất kho = Lượng vật liệu xuất kho ´ Giá hạch toán Cuối tháng, trên cơ sở số liệu ở các sổ sách như : Sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập vật liệu, kế toán xác định hệ số giá của vật liệu và tính số chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của công ty. Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Sau khi đã tính ra được chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho, kế toán ghi bút toán điều chỉnh trị giá vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế theo số chênh lệch được tính. Đối với vật liệu tồn kho cuối tháng, kế toán sẽ tính theo cách sau : Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu nhập trong kỳ _ Giá trị vật liệu xuất trong kỳ = + 4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu : Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Chi phí thu mua vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các nhật ký chứng từ số 1, số 2. Giá thực tế vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Như vậy, công ty có thể theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu như sau : Biểu số 1.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu Tài khoản : 1522 Số thẻ : 15 Số tờ : … Tên vật tư : NaOH đặc Số danh điểm : 1522 AO1 Đơn vị tính : Kg Kho : Hoá chất Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ x x Nhập (xuất) trong kỳ 331 x x Chi phí thu mua 331 x x Cộng phát sinh x x x x Tồn cuối kỳ x x 5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu. Thực tế tại công ty không mở TK 141 " Tạm ứng ", mà việc tạm ứng cho cán bộ phòng kế hoạch cung ứng để mua vật liệu lại diễn ra thường xuyên, do vậy rất cần thiết phải mở TK 141. Việc mở TK 141 không những tuân theo đúng quy định của thủ tục tạm ứng mà còn giúp cho việc theo dõi tạm ứng một cách thuận lợi. Do vật liệu chiếm khoảng 80% trong tổng giá thành sản phẩm nên số tiền tạm ứng cho mua vật liệu trong kỳ là rất lớn, mà kế toán lại theo dõi và thanh toán tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Như vậy, cán bộ cung ứng của công ty khi nhận tạm ứng có vai trò như một người bán và như thế thì tạm ứng và thanh toán tạm ứng không được theo dõi về thời hạn thanh toán, hạch toán. Việc hạch toán như vậy dẫn đến việc thanh toán các khoản tạm ứng kéo dài ngày gây ra tình trạng chiếm dụng vốn và sẽ làm thất thoát vốn của công ty. Để khắc phục điều này, hạch toán khoản tạm ứng thu mua vật liệu có thể làm như sau : Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, tức là khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đơn xin tạm ứng kế toán thanh toán viết phiếu chi, khi đó kế toán ghi sổ theo dõi thanh toán tạm ứng theo định khoản : Nợ TK 141 ( Chi tiết từng người tạm ứng ) Có TK 111 Khi vật liệu về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) Nợ TK 133 Có TK 141( Chi tiết từng người tạm ứng ) Nếu số tiền tạm ứng thừa, người tạm ứng sẽ nộp lại cho kế toán và kế toán ghi vào sổ theo dõi thanh toán tạm ứng: Nộp bằng tiền : Nợ TK 111 Có TK 141 Nếu trừ vào lương : Nợ TK 334 ( Chi tiết ) Có TK 141 Nếu số tiền chi mua vật liệu lớn hơn số tạm ứng thì kế toán lập phiếu chi thanh toán cho người tạm ứng : Nợ TK 141 Có TK 111 Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng TK 141. Sổ này được mở cho cả năm, mỗi đối tượng tạm ứng thường xuyên được theo dõi trên một vài trang sổ. Phương pháp lập sổ chi tiết TK 141 : - Chứng từ : Ghi số hiệu, ngày tháng, phiếu chi, số séc… - Cột diễn giải : Ghi nội dung chi tạm ứng, thời hạn thanh toán tạm ứng. - Cột số dư : Số dư Nợ TK 141 phản ánh số chi chưa hết của các lần tạm ứng. - Cột ghi Nợ TK 141 : Phản ánh các khoản tạm ứng cho người đi mua vật liệu. - Cột ghi Có TK 141 : Phản ánh giá trị vật tư hàng hoá mua về. Số liệu tổng cộng mỗi tháng trên sổ chi tiết TK 141 dùng để vào NKCT số 10. Biểu số 1.3 sổ chi tiết tk 141 Đối tượng : Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu kỳ 2.Số phát sinh trong kỳ …. Cộng số phát sinh 3.Số dư cuối kỳ Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 6. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo quy luật của nền kinh tế thị trường, hàng hoá nói chung và vật liệu nói riêng được mua bán với sự đa dạng và phong phú tuỳ theo nhu cầu sử dụng. Giá cả của chúng cũng thường xuyên không ổn định. Có thể tháng này giá vật liệu cao hơn tháng trước và ngược lại, do đó đã ảnh hưởng đến việc xác định chính xác giá thực tế vật liệu mua vào, lại càng khó trong việc hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Em nghĩ việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là thực sự có ý nghĩa đối với công ty Dệt - May Hà Nội, nhất là khi giá cả không ổn định, tỷ gia hối đoái thất thường mà chủng loại vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng sản xuất. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp công ty bình ổn giá trị vật liệu cũng như hàng hoá trong kho, tránh được cú sốc của giá cả thị trường. Bên cạnh đó, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhiều khi còn đóng vai trò là những bằng chứng quan trọng của công tác kiểm toán và kiểm tra kế toán toàn công ty. Dự phòng giảm giá còn có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán, nên doanh nghiệp tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh. Một điểm lợi nữa, đó là lập dự phòng giảm được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp đẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập theo các điều kiện : Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước, và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Trước khi lập dự phòng, công ty phải lập hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của vật liệu tồn kho. Căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế, công ty xác định mức dự phòng theo công thức sau : Lượng vật liệu tồn kho giảm giá tại 31/12 năm báo cáo Giá thực tế trên thị trường tại 31/12 _ Giá hạch toán trên sổ kế toán ´ = Mức dự phòng giảm giá vật liệu cho năm kế hoạch Giá thực tế vật liệu trên thị trường bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho của công ty. Bảng kê này chính là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của công ty. Giả sử cuối năm 2000, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng, kế toán ghi : Nợ TK 642 ( 6426 ) Có TK 159 Cuối niên độ sau ( 2001 ) doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã trích ở cuối niên độ trước ( 2000 ) : Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời, căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá thực tế ghi sổ để xác định mức trích dự phòng cho niên độ sau ( 2002 ) : Nợ TK 642 ( 6426 ) Có TK 159 Như vậy, em nghĩ rằng công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng, vì làm như vậy vừa tuân thủ nguyên tắc " thận trọng " trong kế toán lại vừa góp phần bình ổn hơn nữa trong sản xuất kinh doanh. 7.Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu. Hiện nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân, ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hướng vào việc xây dựng hệ thống công trình kế toán phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của công ty. Tuy nhiên, cần thấy rõ thực tế trong công tác kế toán, về mặt tâm lý là sự cố gắng tránh những biến động hoá mang tính nguyên tắc ảnh hưởng đến hoạt động của công ty mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế, việc đưa máy tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để tránh gây xáo động lớn trong quá trình hạch toán. Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể xây dựng chương trình tự động hoá toàn bộ quá trình về xử lý, lưu giữ, bảo quản chứng từ, in ấn sổ sách. Với công ty Dệt - May Hà Nội, kế toán chi tiết vật liệu phần lớn được thực hiện trên máy vi tính, nhưng bảng kê số 3 và bảng phân bổ số 2 vẫn phải do kế toán tự khớp giá, do vậy đòi hỏi kế toán phải hết sức cẩn thận mới đảm bảo được độ chính xác cao. Phòng kế toán tài chính chỉ được sự giúp đỡ của một kỹ sư máy tính, làm mọi công việc liên quan đến máy vi tính, công việc rất vất vả. Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính, đó là phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng. Từ thực tế như vậy, em nghĩ công ty nên có kế hoạch đổi mới phần mềm máy tính và nâng cấp máy để tăng tốc độ xử lý thông tin, cho ra kết quả chính xác. Đồng thời công ty nên tuyển thêm nhân viên máy tính và đào tạo kế toán máy cho tất cả các nhân viên kế toán phần hành nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng của quản lý kế toán, và tạo đà cho sự phát triển của công ty sau này. 8.Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán. Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài. Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhìn chung, các sổ sách mà công ty sử dụng theo hình thức sổ này là phù hợp, nhưng riêng sổ chi tiết thanh toán với người bán em thấy là chưa hợp lý. Sổ chi tiết này dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quan hệ mua bán với từng người bán hoặc qua người đi mua. Thực tế mẫu sổ mà công ty đang sử dụng không phản ánh được các khoản sau : Khoản công ty còn phải trả và những khoản mà công ty ứng trước cho người bán, do đó gây khó khăn cho việc theo dõi những khoản công nợ và những khoản mà công ty còn phải thu, phải trả. Để đảm bảo cho việc cung cấp nguyên vật liệu được liên tục làm cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn là công việc quan trọng hàng đầu, do vậy việc tìm nguồn vật tư cung cấp thường xuyên cho sản xuất với chất lượng tốt sẽ là mối quan tâm của công ty. Bên cạnh đó, phải theo dõi tình hình thanh toán, phương thức thanh toán để có những biện pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối quan hệ mua bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán mở từ khi phát sinh quan hệ mua bán tới khi thanh toán xong tiền hàng. Số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người bán vừa làm cơ sở để ghi nhật ký chứng từ số 5 vừa để theo dõi có hệ thống thanh toán dứt điểm, trọn vẹn với người bán. Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục, có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản 331 theo mẫu sau : Kết cấu : Biểu 1.2 Cơ sở số liệu : Sổ chi tiết thanh toán với người bán của tháng trước, hoá đơn, phiếu nhập khi mua hàng và các chứng từ thanh toán. Phương pháp ghi : - Cột số dư đầu tháng : Lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng của sổ này tháng trước. Số dư nợ : Phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán của tháng trước. Số dư có : Phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán của tháng trước. - Số phát sinh : + Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK… Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi theo định khoản : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) : Nợ TK 133 ( 1331 ) : Phương pháp khấu trừ Có TK 331 : Nếu hoá đơn theo phương pháp VAT trực tiếp thì ghi : Nợ TK 152 ( Chi tiết ) : Có TK 331 : Số tiền hàng : Ghi vào cột TK 152 phần giá trị thực tế. Lấy số lượng hàng nhân với đơn giá hạch toán ghi phần giá hạch toán. Tiền thuế VAT ghi vào cột TK 133 + Phần ghi Nợ TK 331, ghi có các TK… Khi thanh toán cho người bán tuỳ theo phương thức hạch toán ghi vào các cột TK tương ứng. - Số dư cuối tháng : Số dư nợ : Phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán nhưng đến cuối tháng chưa lấy hàng. Số dư có : Phản ánh số tiền cuối tháng công ty còn nợ người bán. Từ số liệu dòng tổng cộng của sổ chi tiết thanh toán với người bán được lập theo mẫu mới ta đưa vào nhật ký chứng từ số 5 sẽ dễ dàng, theo từng tài khoản, số liệu rõ ràng, không bị sai sót nhầm lẫn. (Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán được trích ở trang sau ). Kết luận Sau một thời gian thực tập tại công ty Dệt - May Hà Nội, được làm quen với thực tế hạch toán vật liệu cùng với phần lý thuyết được nghiên cứu, em đã học hỏi được rất nhiều điều bổ ích để củng cố thêm những kiến thức về lý luận mà em đã được học ở trường. Đồng thời, đợt thực tập này cũng giúp em nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán vật liệu đối với việc quản lý vật liệu và quản lý của công ty, thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại để khắc phục nhằm góp phần nhỏ bé hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu ở công ty. Trong chừng mực phù hợp với khả năng và trình độ bản thân, chuyên đề tốt nghiệp đã khái quát được các vấn đề lý luận cơ bản về kế toán vật liệu. Đồng thời, trên cơ sở khái quát thực trạng kế toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội, chuyên đề đã đề xuất những định hướng cơ bản cũng như một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung. Do trình độ lý luận và thời gian thực tập còn hạn chế, luận văn mới chỉ đưa ra được ý kiến bước đầu, chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được các ý kiến đóng góp của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo và bạn đọc để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn về mặt lý luận cũng như thực tiễn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn TS. Nguyễn Văn Công cùng các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của công ty Dệt - May Hà Nội đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp của mình.  Tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - Nhà xuất bản tài chính - 2000 Chủ biên : TS. Nguyễn Văn Công. 2. Phân tích hoạt động kinh doanh - Nhà xuất bản giáo dục - 1997 Chủ biên : PGS. TS Phạm Thị Gái. 3. Lý thuyết hạch toán kế toán - Nhà xuất bản tài chính - 1997 Chủ biên : TS. Nguyễn Thị Đông. 4. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp sản xuất - Nhà xuất bản tài chính - 1998. Chủ biên : TS. Đặng Thị Loan. 5. Thông tư hướng dẫn thi hành luật thuế giá trị gia tăng của Bộ Tài Chính. 6. Tạp chí kế toán tài chính ( 1998, 1999, 2000 ) 7. Vụ chế độ kế toán : " Hệ thống kế toán doanh nghiệp ". Nhà xuất bản tài chính - 1995. 8. Tài liệu về quá trình hình thành và phát triển của công ty Dệt - May Hà Nội.  Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần I. Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu trong 3 các doanh nghiệp sản xuất. I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu. 3 1. Khái niệm và đặc điểm. 3 2. Phân loại vật liệu. 4 3. Tính giá vật liệu. 6 II. Hạch toán chi tiết vật liệu. 11 1. Phương pháp thẻ song song. 11 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 12 3. Phương pháp sổ số dư. 14 III. Hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng phương pháp 16 kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng. 16 2. Hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu đối với các doanh nghiệp 17 tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. 3. Hạch toán các nghiệp vụ giảm vật liệu đối với các doanh nghiệp 21 tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. 4. Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong các doanh nghiệp 23 tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp. IV. Đặc điểm hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng 23 phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho. 1. Khái niệm và tài khoản sử dụng. 23 2. Phương pháp hạch toán. 24 V. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại một số nước trên thế giới. 27 1. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Anh. 27 2. Đặc điểm hạch toán vật liệu tại Mỹ. 28 3. Điểm khác nhau giữa hệ thống kế toán Việt Nam với hệ thống 30 kế toán Anh, Mỹ trong hạch toán vật liệu. Phần II. Thực trạng hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. 31 I. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động 31 sản xuất kinh doanh tại công ty Dệt - May Hà Nội có ảnh hưởng đến hạch toán vật liệu. 1. Lịch sử hình thành phát triển. 31 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh 33 tại công ty Dệt - May Hà Nội. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại 36 công ty Dệt - May Hà Nội. 1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. 36 2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty Dệt - May Hà Nội. 39 3. Tình hình chung về vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. 41 4. Hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội. 46 5. Hạch toán tổng hợp tình hình biến động tăng giảm vật liệu tại 59 công ty Dệt - May Hà Nội. Phần III. Hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội 69 I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán vật liệu tại công ty 69 Dệt - May Hà Nội. 1. Ưu điểm. 69 2. Nhược điểm. 71 II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty 72 Dêt - May Hà Nội. 1. Xây dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất cho toàn công ty. 72 2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu. 74 3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu. 75 4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu. 76 5. Hoàn thiện khoản tạm ứng mua vật liệu. 77 6. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 78 7. Hoàn thiện việc ứng dụng tin học vào hạch toán vật liệu. 80 8. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán. 81 kết luận 84 danh mục tài liệu tham khảo 85