Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà

2.11). Báo cáo này được lập cho tất cả các NVL trong mỗi kho, mỗi loại là một dòng trên báo cáo. Báo cáo dùng để làm cơ sở cho kế toán có căn cứ kiểm tra, so sánh, đối chiếu số lượng nhập – xuất – tồn của mỗi loại vật tư. Xem xét NVL nào cần phải mua, NVL nào vừa đủ, NVL nào dư thừa để có kế hoạch thu mua và sản xuất đạt hiệu quả. Đồng thời, thủ kho tập hợp các chứng từ nhập, xuất NVL chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ thực hiện công tác kế toán máy. Biểu số 2.11: BÁO CÁO CÂN ĐỐI KHO VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội BÁO CÁO CÂN ĐỐI KHO VẬT TƯ Tháng 5 năm 2009 Kho: BICH STT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ … 18 Bột mỳ kg 2.560 11.810 10.615 3.755 19 Chất chống ẩm kg 17 124 109 32 20 Sữa bột béo kg 3.240 75.320 69.783 8.777 21 Muối kg 4,5 21 24,2 1,3 … Tại xí nghiệp: Dựa vào bảng định mức vật tư và kế hoạch sản xuất trong tháng, các nhân viên thống kê tại xí nghiệp xác định lượng NVL cần dùng rồi lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Phiếu này sẽ đưa lên phòng vật tư xét duyệt, sau đó gửi lại cho xí nghiệp phiếu lĩnh đã được xét duyệt và chuyển xuống kho. Khi nhận NVL xuất kho, các xí nghiệp ghi số lượng thực nhận vào sổ lĩnh vật tư (Biểu số 2.5). Sổ lĩnh vật tư được mở cho từng xí nghiệp, từng loại vật tư mà xí nghiệp nhận được trong tháng theo trình tự thời gian. Cuối tháng, tính ra tổng cộng số lượng vật tư lĩnh và cùng thủ kho các định số lượng vật tư chưa sử dụng hết. Trong xí nghiệp, để đảm bảo công tác quản lý NVL chặt chẽ, sử dụng NVL một cách tiết kiệm và có hiệu quả, nhân viên thống kê theo dõi số lượng của từng loại NVL tiêu hao cho sản phẩm. Cuối tháng, căn cứ vào mức tiêu hao NVL theo định mức đã được xây dựng trên bảng định mức và số lượng NVL thực tế đã tiêu hao trong sản xuất từng loại sản phẩm, nhân viên thống kê lập “Báo cáo vật tư” (Biểu số 2.6). Báo cáo này cho biết số lượng vật tư thực tế đã sử dụng và được dùng để kiểm tra tình hình sử dụng vật tư: Tiết kiệm hay vượt quá, xác định nguyên nhân, từ đó có những điều chỉnh phù hợp. Đến cuối tháng, “Báo cáo vật tư” cũng được chuyển lên phòng tài vụ của Công ty để đối chiếu, kiểm tra. Tại phòng kế toán tài chính: Khi chưa có nối mạng giữa phòng vật tư và phòng kế toán, khi nhận được các chứng từ nhập – xuất vật tư do thủ kho gửi lên, kế toán vật tư phân loại theo từng kho, sắp xếp theo trình tự thời gian và nhập dữ liệu, các thông tin về nhập – xuất vào máy tính theo đúng quy định. Từ màn hình giao diện của phần hành kế toán hàng tồn kho, kế toán vật tư chọn danh mục “phiếu nhập kho” hoặc “phiếu xuất kho”, màn hình xuất hiện mẫu chứng từ cần nhập. Hiện nay, máy tính của phòng vật tư và phòng kế toán đã có sự kết nối với nhau nên giảm bớt phần công việc của kế toán vật tư. Các bước thực hiện phần hành kế toán NVL như sau: Bước 1: Kiểm tra danh mục vật tư mới xem đã cập nhập thông tin và mã hóa vật tư mới chưa. Nếu có những vật tư mới mà chưa nhập mã vào máy tính thì tiến hành nhập theo “danh mục vật tư” Bước 2: Nhận dữ liệu từ phòng vật tư. Tại phòng vật tư đã tiến hành nhập các phiếu nhập kho và xuất kho vào máy. Do có sự kết nối giữa các máy tính, kế toán không cần nhập lại dữ liệu của các phiếu nhập, xuất nữa mà lấy dữ liệu từ phòng vật tư. Kế toán vật tư có nhiệm vụ kiểm tra thông tin các phiếu đã được nhập đúng chưa. Ví dụ đối với phiếu nhập kho, kế toán làm như sau: Chọn “phiếu nhập kho” Nhập số hiệu: P15 BICH Hiện lên kho BICH, kiểm tra kho BICH nhập đúng số liệu chưa Nhấn “chọn” Nhấn “chấp nhận” Nhấn “hủy bỏ” để kiểm tra phiếu mới. Đến cuối tháng, máy tính tính toán dựa trên công thức được xây dựng sẵn, tính ra đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ, từ đó tính ra giá trị NVL xuất trong tháng. Đối với các chứng từ nhập kho NVL, kế toán mở “ Sổ chi tiết vật tư” (Biểu số 2.12) theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của NVL nhập, xuất, tồn kho. Sổ này được mở cho từng kho, từng NVL, theo từng tháng, nhằm theo dõi từng nghiệp vụ nhập, xuất kho. Mặt khác để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kế toán của tất cả các loại NVL, kế toán còn lập “Bảng tổng hợp chi tiết nhập – xuất – tồn” (Biểu số 2.13). Bảng này được lập theo từng kho hoặc tất cả các kho. Biểu số 2.12:SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 5 năm 2009 Tài khoản: Vật tư – số hiệu: 152 Tên vật liệu: Bột mỳ _ đơn vị tính: kg – kho: BICH Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ ĐG (1000 đ) Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) Số dư đầu kỳ 16 2.560 40.960 11B BICH 10/5 Nhập kho bột mỳ 331 15,5 5.460 84.630 8.020 125.590 13P BICH 16/5 Xuất kho cho sản xuất 621 15,81 3.270 51.698,7 4.750 75.097,5 15S BICH 20/5 Nhập kho bột mỳ 331 16 6.350 101.600 11.100 176.697,5 31R BICH 31/5 Xuất kho cho sản xuất 621 15,81 7.345 116.124,45 3.755 59.366,55 Tổng cộng 11.810 186.230 10.615 167.823,15 3.755 59.366,55 Biểu số 2.13: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT TƯ Từ ngày 01/5/2009 đến ngày 31/5 năm 2009 Kho: Tất cả các kho Mã Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhập lại TK Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) SL TT (1000đ) … BICH 45 Sữa bột béo kg 3.240 23.652 75.320 568.666 - - 69.783 526.142,2 8.777 66.175,9 46THAT Bơ nhạt kg 12,5 192,5 156 2.449,2 - - 162 2.539,8 6,5 101,9 … ANH 17 Phẩm nho kg 16 744 47 2.199,6 - - 52,3 2.443,7 10,7 499,9 THU24 bulong cái 212 318 116 174 - - 311 466,5 17 25,5 … 15 BICH Bột mỳ kg 2.560 40.960 11.810 186.230 - - 10.615 167.823,15 3.755 59.366,55 13 KT Hộp 450* 270*300 cái 450 540.000 1.200 1.440 155 186 1.354 1.624,8 141 169,2 … Cộng - - 20.689.450 - 26.543.481,6 - 21.452 - 23.961.935,3 - 23.292.448,3 Cuối tháng, khi các xí nghiệp gửi “Báo cáo vật tư” lên phòng kế toán, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu: Định mức của từng loại NVL để sản xuất sản phẩm mà phòng kế toán nhận được từ phòng vật tư phải khớp với các định mức trên “Báo cáo vật tư”, cũng như so sánh tổng số lượng của từng loại NVL xuất kho cho sản xuất giữa “Phiếu xuất kho” và tổng số lượng NVL tiêu hao thực tế trên “Báo cáo vật tư” phải khớp với nhau. Kế toán vật tư lập “Sổ chi phí NVL”, sổ này được mở theo từng loại sản phẩm của từng xí nghiệp nhằm theo dõi một sản phẩm sử dụng những loại NVL nào: Số lượng và giá trị (Biểu số 2.14). Sổ gồm 5 cột: - Mã vật tư: nhập mã vật tư để sản xuất sản phẩm vào. - Tên vật tư: sẽ tự động hiện ra khi nhập mã vật tư. - Số lượng: được tính theo công thức: Tổng SL NVL thực tế xuất dùng cho XN Tổng SL thực tế sx ra của XN Định mức NVL xuất dùng cho SPA Số lượng NVL (i) xuất dùng cho sx SPA = x x SL SPA sản xuất trong kỳ Trong đó: A: tên loại sản phẩm công ty sản xuất trong kỳ i: tên loại NVL dùng để sản xuất sản phẩm A Trong phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn công thức nên kế toán vật tư chỉ cần nhập dữ liệu: Số lượng từng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, số lượng NVL thực tế xuất dùng (căn cứ vào phiếu xuất kho) máy sẽ tự tính ra giá trị NVL xuất dùng cho từng sản phẩm. - Đơn giá: Giá bình quân của từng loại NVL do máy tự động tính sau đó nhập vào. - Thành tiền: Tích số của cột số lượng và đơn giá. Biểu số 2.14: CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU XÍ NGHIỆP BÁNH Sản phẩm: Bánh bông lan Tháng 5 năm 2009 Số lượng: 13.250 kg Mã Tên vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền … 36 THU Đường kính 560 13.500 7.560.000 15 BICH Bột mỳ 3.540 15.810 55.967.400 BICH 45 Sữa bột béo 1.544 7.540 11.641.760 THU 17 Muối 120 1.200 144.000 BICH 159 Lecithin 157 46.550 7.308.350 24 BICH Khí ga 457 22.513,6 10.288.715,2 KT 25 Băng dính to 25 8.500 212.500 12 KT Túi đựng 2.875 1.055,6 3.034.850 ... Cộng - - 127.057.658,3 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Công ty sử dụng phương pháp hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty sử dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Do đó, giá trị NVL mua ngoài không bao gồm thuế GTGT đầu vào. 2.2.1. Tài khoản sử dụng: TK 152: nguyên liệu, vật liệu. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm giá trị NVL của Công ty theo giá thực tế. Công ty sử dụng phần mềm kế toán VC2001, đã mã hóa tên tất cả các loại NVL như: 46 BICH, 124 THAT,…Chính vì vậy, TK 152 của Công ty không chi tiết theo tiểu khoản mà khi phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bất cứ loại NVL nào thì kế toán chỉ cần nhập số hiệu TK 152 và lựa chọn chính xác mã loại vật tư đó trong mục “ mã vật tư”. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: TK 111, TK 112, TK 331, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642,… 2.2.2. Sổ sách sử dụng: Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Nhật ký chứng từ. Nên các loại sổ tổng hợp được sử dụng để hạch toán tổng hợp NVL gồm: Nhật ký chứng từ số 1: ghi Có TK 111 - Tiền mặt. Nhật ký chứng từ số 2: ghi Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng. Nhật ký chứng từ số 4: ghi Có các TK 311 (vay ngắn hạn), TK 341 (vay dài hạn),… Nhật ký chứng từ số 5: ghi Có TK 331 – Phải trả cho người bán. Nhật ký chứng từ số 6: ghi Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường. Nhật ký chứng từ số 7 “Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp”, “chi phí sản xuất kinh doanh tính theo yếu tố”. Nhật ký chứng từ số 8: ghi Có các TK: 155, 156, 157, … Nhật ký chứng từ số 10: ghi Có các TK: 138, 141, 333, 338,… Bảng kê số 4 “Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng”. Bảng kê số 5 “Tập hợp chi phí đầu tư XDCB, chi phí bán hàng, chi phí QLDN”. Bảng kê số 6 “Tập hợp chi phí trả trước, chi phí phải trả, dự phòng phải trả”. Sổ cái TK 152. Ta có quy trình ghi sổ kế toán vật tư như sau: Sổ cái TK 152 NK - CT số 5 NK- CT số 1,2,4,7,10 Chứng từ gốc về vật tư bảng phân bổ vật tư Bảng kê số 4, 5, 6 NK - CT số 7 Sổ chi tiết TK 331 Báo cáo kế toán Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.2. Quy trình ghi sổ kế toán vật tư 2.2.3. Kế toán tăng nguyên vật liệu. Tăng do mua ngoài: Khi thu mua vật liệu, có thể xảy ra các trường hợp như: Hàng và hóa đơn cùng về, hàng về nhưng hóa đơn chưa về, hàng thừa, thiếu, kém phẩm chất,.. do vậy phải chia ra các trường hợp cụ thể: Trường hợp mua ngoài, hàng và hóa đơn cùng về. Trong trường hợp này NVL mua ngoài có thể được thanh toán ngay cho người bán hoặc chưa thanh toán cho người bán. Trong trường hợp thanh toán ngay cho người bán lại có 2 hình thức thanh toán : - Thanh toán bằng tiền mặt: Căn cứ vào các phiếu chi. - Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng. Tùy theo từng phương thức thanh toán, kế toán vốn bằng tiền sẽ vào sổ chi tiết TK tiền. Định kỳ 10 ngày, kế toán tiến hành tổng cộng rồi chuyển vào NKCT số 1, NKCT số 2. Khi đó giá trị NVL mua ngoài sẽ được ghi vào cột : - Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152 trong NKCT số 1(Biểu số 2.15): Thanh toán bằng tiền mặt. - Ghi Có TK 112, ghi Nợ TK 152 trong NKCT số 2 (Biểu số 2.16): Thanh toán bằng TGNH. Cuối tháng, tính số tổng cộng phát sinh Có TK 111, TK112 đối ứng với Nợ TK 152 để chuyển vào sổ cái TK 152. Biểu số 2.15: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có TK 111 – Tiền mặt Tháng 5 năm 2009 Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK Tổng Có 152 133 … 01/5/2009 – 10/5/2009 25.437.500 2.543.750 11/5/2009 – 20/5/2009 57.946.750 5.794.675 21/5/2009 – 31/5/2009 75.321.100 7.532.110 Cộng 158.705.350 15.870.535 Biểu số 2.16: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 5 năm 2009 Ngày Ghi Có TK 112, ghi Nợ TK Tổng Có 152 133 … 01/5/2009 – 10/5/2009 112.533.670 11.253.367 11/5/2009 – 20/5/2009 241.506.757 24.150.675,7 21/5/2009 – 31/5/2009 167.429.630 16.742.963 Cộng 521.470.057 52.147.005,7 Khi mua NVL thanh toán bằng tiền tạm ứng. Kế toán vật tư phản ánh giá trị NVL nhập kho trên NKCT 10 (Biểu số 2.25) vào cột “Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 141”. Đến cuối tháng, kế toán cũng tính tổng cộng số phát sinh của cột này để ghi vào sổ cái TK 152. Khi mua NVL là hàng nhập khẩu. Trong trường hợp này, giá thực tế của NVL không bao gồm thuế GTGT nhưng có bao gồm thuế nhập khẩu. Trong NKCT số 10 (Biểu số 2.25), kế toán vật tư sẽ ghi vào cột “Ghi Nợ TK 152, Có TK 3333”. Và đến cuối tháng cũng cộng tổng Nợ TK 152 để ghi vào sổ cái TK 152. Trong trường hợp NVL mua ngoài chưa thanh toán cho người bán. Hình thức này được áp dụng phổ biến tại Công ty CP BK Hải Hà. Đây là phương thức thanh toán trả chậm vì nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là những nhà cung cấp truyền thống, đã có sự tin cậy vào uy tín của Công ty. Kế toán mở “Sổ chi tiết thanh toán với người bán” (Biểu số 2.17). Sổ này được dùng để theo dõi việc thanh toán với người bán theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán. Cuối tháng, từ sổ chi tiết, kế toán lập “Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với các nhà cung cấp” (Biểu số 2.18) để theo dõi tình hình công nợ của từng nhà cung cấp và cũng được dùng để đối chiếu, kiểm tra. Từ sổ chi tiết công nợ và bảng tổng hợp chi tiết công nợ, máy tính tự tổng hợp số liệu và chuyển vào NKCT số 5 “Ghi Có TK 331 – phải trả người bán” (Biểu số 2.19). Số tổng cộng ở cột “Ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152” trên NKCT số 5 sẽ được chuyển vào sổ cái TK 152. Biểu số 2.17: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: TK 331 – CTCP thực phẩm Minh Dương Tháng 5/ 2009. ĐVT: VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 65.746.215 06/5 HĐ 789322 06/5 Mua NL sữa bột béo NK 152 34.875.000 VAT 10% 13316 3.487.500 20/5 HĐ 789324 20/5 Mua đường gluco NK 152 103.500.000 VAT 10% 13316 10.350.000 Mua bột mỳ NK 152 101.600.000 VAT 10% 13316 10.160.000 Mua sữa bột béo NK 152 55.950.000 VAT 10% 13316 5.595.000 29/5 GBN 098/5 29/5 Thanh toán tiền hàng 112 212.750.000 Cộng số phát sinh 212.750.000 325.517.500 Số dư cuối kỳ 178.513.715 Biểu số 2.18: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI CÁC NHÀ CUNG CẤP Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI CÁC NHÀ CUNG CẤP Tài khoản: 331 – Phải trả cho người bán Tháng 5 năm 2009 STT Tên nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … 4 Công ty CP xây lắp hóa chất 1.745.600 57.954.500 95.654.720 35.954.620 5 Công ty CP bao bì nhựa Tân Tiến 13.067.800 35.200.310 21.043.200 1.089.310 … 15 Công ty liên doanh dầu thực vật Cái Lân Neptune 54.789.210 314.560.000 312.876.320 53.105.530 16 Công ty CP thực phẩm Minh Dương 65.746.215 212.750.000 325.517.500 178.513.715 17 Công ty CP sữa Việt Nam Vinamilk 575.784.100 875.656.320 546.214.200 246.341.980 … Tổng cộng 11.326.710 3.468.794.540 15.749.576.810 20.324.515.600 117.653.270 2.966.370.100 Biểu số 2.19: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi Có TK331: Phải trả người bán S T T Tên nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Ghi Có TK 331, ghi Nợ TK Ghi Nợ TK 331, ghi Có TK Số dư cuối kỳ Nợ Có 152 … Tổng Có 111 … Tổng Nợ Nợ Có … 4 Công ty CP xây lắp hóa chất 1.745.600 70.476.200 95.654.720 33.540.900 57.954.500 35.954.620 5 Công ty CP bao bì nhựa Tân Tiến 13.067.800 18.130.190 21.043.200 30.980.100 35.200.310 1.089.310 … 15 Công ty liên doanh dầu thực vật Cái Lân Neptune 54.789.210 217.988.340 312.876.320 112.700.320 314.560.000 53.105.530 16 Công ty CP thực phẩm Minh Dương 65.746.215 295.925.000 325.517.500 98.767.510 212.750.000 178.513.715 17 Công ty CP sữa Việt Nam Vinamilk 575.784.100 445.376.800 546.214.200 512.436.710 875.656.320 246.341.980 … Tổng cộng 11.326.710 3.468.794.540 16.572.353.400 20.324.515.600 6.642.730.210 15.749.576.810 117.653.270 2.966.370.100 NVL mua ngoài và hóa đơn không về cùng lúc. Nếu NVL về trước, hóa đơn về sau, kế toán vật tư không ghi sổ nghiệp vụ kinh tế này mà đợi khi có hóa đơn về mới ghi bút toán tăng NVL. Khi hóa đơn về kế toán vật tư ghi vào cột “Ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152” trên NKCT số 5 và phản ánh nghiệp vụ nhập NVL như trường hợp hàng mua và hóa đơn cùng về. Nếu hóa đơn về trước, cuối tháng NVL chưa về, kế toán vật tư không phản ánh nghiệp vụ này, không ghi trên TK 151 “Hàng mua đang đi đường” mà chỉ khi NVL về, kế toán mới phản ánh nghiệp vụ tăng NVL. Mua ngoài NVL, hàng thừa so với hóa đơn. Trong trường hợp khi mua NVL, sau khi kiểm nhận hàng, phát hiện hàng thừa so với hóa đơn. Công ty lập biên bản báo cho bên bán biết, thủ kho nhập kho cả số hàng thừa và giá trị của lô NVL thừa này được kế toán vật tư ghi vào dòng “Ghi Nợ TK 152”, cột “Ghi Có TK 338” trong NKCT số 7(Biểu số 2.24). Khi trả lại số NVL thừa này cho người bán, kế toán vật tư ghi ngược lại, ghi vào dòng “Ghi Nợ TK 338”, cột “Ghi Có TK 152” trong NKCT số 7. Mua ngoài NVL thiếu so với hóa đơn Trong trường hợp này, kế toán vật tư chỉ phản ánh số vật liệu theo trị giá hàng thực nhập, còn số hàng thiếu thì treo trên TK 1381 “Phải thu khác” để tùy từng nguyên nhân xử lý, ghi giảm số tiền phải trả người bán, quy trách nhiệm bồi thường hoặc ghi tăng giá vốn. Tăng do công ty tự gia công, sản xuất. Đối với NVL phụ như hộp, nhãn, bao gói,…Công ty xuất NVL cho xí nghiệp phụ trợ để sản xuất: Ghi Nợ TK 621, Có TK 152. Sau đó tập hợp giá trị sản xuất trên TK 154. Khi nhập lại kho, căn cứ vào bảng kê tập hợp chi phí và giá thành sản phẩm phụ cùng phiếu nhập kho, kế toán vật tư tổng hợp giá trị NVL nhập kho vào NKCT số 7 (Biểu số 2.24) dòng “Ghi Nợ TK 152” và cột “Ghi Có TK154”. Số liệu trên NKCT này được sử dụng để ghi vào sổ cái TK 152 vào cuối tháng. Nhập kho NVL phát hiện thừa khi kiểm kê Cuối năm, Công ty tiến hành kiểm kê hàng tồn kho. Trong trường hợp phát hiện NVL thừa, kế toán vật tư sẽ ghi giá trị NVL đó trong NKCT số 7 vào dòng “Ghi Nợ TK 152”, cột “Ghi Có TK 338”. Trường hợp vay mượn vật tư. Khi Công ty đi vay vật tư, kế toán ghi giá trị NVL đi vay là giá bình quân NVL tháng trước vào dòng “ghi Nợ TK 152”, cột “ ghi Có TK 338” trên NKCT số 7. Khi trả lại NVL đã vay: kế toán ghi giá NVL là giá thực tế khi vay vào cột “ ghi Có TK 152”, dòng “ghi Nợ TK 338”. 2.2.4. Kế toán giảm NVL. Xuất NVL cho sản xuất, cho bán hàng và QLDN. Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu, kê toán vật tư lập bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (Biểu số 2.20). Bảng này được dùng để phản ánh tổng giá trị NVL xuất dùng trong tháng theo giá thực tế và phân bổ giá trị NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng. Bảng còn được dùng làm căn cứ ghi vào bên Có TK 152 trong bảng kê 4 (Biểu số 2.21), bảng kê 5 (Biểu số 2.22) và vào bên Có các TK 142, TK 242 trong bảng kê 6 (Biểu số 2.23). Số liệu tổng cộng cuối tháng trên các bảng kê này sẽ được chuyển vào NKCT số 7 (Biểu số 2.24). Biểu số 2.20: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 5/2009 TT Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK 152 … Giá HT Giá thực tế I TK 621: Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp 13.504.685.712 1 XN bánh 213.641.250 2 XN kẹo cứng 980.586.213 … II TK 627: Chi phí sản xuất chung 872.316.923 1 XN bánh 136.760.100 2 XN kẹo cứng 158.235.562 … III TK 641: Chi phí bán hàng  552.514.100 IV TK 642: Chi phí QLDN 32.782.200 V TK 241: XDCB dở dang 116.456.120 VI TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn 98.526.100 VII TK 242: Chi phí trả trước dài hạn 113.210.700 Tổng cộng 15.290.491.855 Biểu số 2.21: BẢNG KÊ SỐ 4 Đơn vị: Công ty CPBK HẢI HÀ Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng-Hà Nội BẢNG KÊ SỐ 4 Ghi Có TK 152, 155, 154,… Tháng 5/2009 STT Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ TK 152 … Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng CP thực tế phát sinh trong tháng NKCT số 1 … 1 TK 154 – CPKD dở dang XN bánh XN kẹo cứng … 2 TK 621: CPNVL trực tiếp 13.504.685.712 XN bánh 213.641.250 XN kẹo cứng 980.586.213 … 3 TK 622: CPNC trực tiếp 4 TK 627: CPSX chung 872.316.923 XN bánh 136.760.100 XN kẹo cứng 158.235.562 ... Cộng 14.377.002.635 Biểu số 2.22: BẢNG KÊ SỐ 5 Đơn vị: Công ty CPBK HẢI HÀ Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng-Hà Nội BẢNG KÊ SỐ 5 Ghi Nợ TK 641, TK 642 Tháng 5/2009 STT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 … NKCT số 1 … Cộng CP thực tế PS trong tháng 1 TK 241: XDCB dở dang 116.456.120 2 TK 641: Chi phí BH 552.514.100 3 TK 642: Chi phí QLDN 32.782.200 Cộng 701.752.420 Biểu số 2.23: BẢNG KÊ SỐ 6 Đơn vị: Công ty CPBK HẢI HÀ Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng-Hà Nội BẢNG KÊ SỐ 6 Tháng 5/2009 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 142, Ghi Có các TK Ghi Nợ TK 242, Ghi Có các TK … Số dư cuối tháng Nợ Có 152 … Cộng Nợ 152 … Cộng Nợ Nợ Có … 4 Cung cấp thiết bị và vật tư phụ thay thế máy nén cho máy điều hòa TRANE 21.327.500 98.526.100 297.413.510 - - - - 318.741.010 … 11 Thiết kế, cung cấp vật tư và thi công lắp đặt phần cách nhiệt – chịu lửa lò ủ 252 m3, nhiệt độ làm việc 800 oC 57.493.150 - - - 113.210.700 517.310.950 - 574.804.100 … Cộng 117.341.600 98.526.100 738.451.350 113.210.700 932.457.250 877.932.100 Xuất NVL để bán. Đối với những NVL được xuất bán, kế toán vật tư ghi giá trị của NVL xuất bán vào dòng “ghi Nợ TK 811”, cột “ghi Có TK 152” trong NKCT số 7 (Biểu số 2.24) NVL giảm do phát hiện thiếu khi kiểm kê. Cuối năm, khi kiểm kê NVL phát hiện thiếu NVL Công ty xử lý như sau: - Trường hợp số lượng thiếu nằm trong định mức: kế toán vật tư ghi giá trị NVL thiếu vào dòng “ghi Nợ TK 632” cột “ghi Có TK 152” trong NKCT số 7. - Trường hợp số lượng thiếu nằm ngoài định mức, khi chưa xác định rõ nguyên nhân thiếu NVL, kế toán vật tư ghi giá trị “ghi Nợ TK 138” cột “ghi Có TK 152” trong NKCT số 7 . Sau khi xác định được nguyên nhân gây thất thoát, tùy thuộc vào nguyên nhân Công ty có quyết định xử lý: cá nhân bồi thường bằng tiền, hoặc chưa thu được cho vào khoản phải thu khác hoặc trừ vào lương, hoặc Công ty chịu, ghi tăng giá vốn,… Biểu số 2.24: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần 1: Tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh toàn doanh nghiệp Tháng 5 năm 2009 TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 TK 338 TK 154 … Các TK phản ánh ở các NKCT khác Tổng cộng chi phí NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 5 142 98.526.100 241 116.456120 242 113.210.700 621 13.504.685.712 627 872.316.923 641 552.514.100 642 32.782.200 811 659.898.423 ... Cộng A 15.950.390.278 TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 TK 338 TK 154 … Các TK phản ánh ở các NKCT khác Tổng cộng chi phí NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 5 111 112 152 153.468.203 26.514.460 158.705.350 521.470.057 16.572.353.400 17.432.511.470 338 116.674.916 ... Cộng B 116.674.916 Tổng cộng (A + B) 16.067.065.194 Biểu số 2.25: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi Có các TK 121, 138, 141, 338, 333, … Diễn giải Số dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 152, Có các TK Ghi Có TK…, ghi Nợ TK… Số dư cuối kỳ Nợ Có 138 141 3333 Cộng Nợ Nợ Có … Các khoản phải thu khác 16.203.460 - - 16.203.460 Thanh toán tiền tạm ứng - 8.750.000 - 8.750.000 Thuế nhập khẩu phải nộp - - 633.741.100 633.741.100 … Cộng 16.203.460 8.750.000 633.741.100 658.694.560 Biểu số 2.26: SỔ CÁI Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản 152: nguyên liệu, vật liệu Tháng 5 năm 2009 Số dư đầu năm Nợ Có 39.805.800.652 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này … Tháng 4 Tháng 5 … Tháng 12 Cộng TK 111( NKCT số 1) 158.705.350 TK 112 (NKCT số 2) 521.470.057 TK 138 (NKCT số 10) 16.203.460 TK 141 (NKCT số 10) 8.750.000 TK 154 (NKCT số 7) 26.514.460 TK 331 (NKCT số 5) 16.572.353.400 TK 3333 (NKCT số 10) 633.741.100 TK 338 (NKCT số 7) 153.468.203 Cộng số phát sinh Nợ 18.091.206.030 Cộng số phát sinh Có (NKCT số 7) 16.067.065.194 Số dư cuối tháng Nợ 1.572.498.710 3.596.639.546 Biểu số 2.27: BẢNG TỔNG HỢP PHÁT SINH TÀI KHOẢN Đơn vị: Công ty CPBK HẢI HÀ Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng-Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP PHÁT SINH TÀI KHOẢN TK 152: nguyên liệu, vật liệu Tháng 5 năm 2009 Đơn vị: đồng TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có TK 111: Tiền mặt 158.705.350 TK 112: TGNH 521.470.057 TK 138: Phải thu khác 16.203.460 TK 141: Tạm ứng 8.750.000 TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn 98.526.100 TK 154: chi phí sản xuất dở dang 26.514.460 TK 241: XDCB dở dang 116.456.120 TK 242: Chi phí trả trước dài hạn 113.210.700 TK 331: Phải trả người bán 16.572.353.400 TK 3333: Thuế phải nộp NN 633.741.100 TK 338: Phải trả, phải nộp khác 153.468.203 116.674.916 TK 621: Chí phí NVL trực tiếp 13.504.685.712 TK 627: Chí phí sản xuất chung 872.316.923 TK 641: Chi phí bán hàng 552.514.100 TK 642: Chi phí QLDN 32.782.200 TK 811: Chi phí khác 659.898.423 Tổng cộng 18.091.206.030 16.067.065.194 Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản phản ánh tổng quát tình hình tăng, giảm về nguyên vật liệu của công ty trong 1 tháng. Số liệu trên bảng này là căn cứ để kiểm tra việc ghi chép trên sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái TK 152) đồng thời đối chiếu, kiểm soát số liệu trên các báo cáo tài chính. Bảng được lập vào cuối tháng sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp; kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ có liên quan. Số liệu ghi vào bảng là dòng “Cộng số phát sinh Nợ (Có)” của từng tài khoản tương ứng trên sổ cái. CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương pháp hoàn thiện. Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, mặc dù gặp không ít những khó khăn và trở ngại trong quá trình hình thành và phát triển nhưng Công ty vẫn luôn khẳng định vị trí của mình và vai trò của mình trong nền kinh tế quốc dân bằng những thành tích trong nhiều năm qua mà Công ty đã đạt được. Có được những thành tích đó, phải nói đến phần lớn sự đóng góp rất quan trọng của bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng. Kế toán NVL là phần hành phức tạp nhất cũng là phần hành quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp sản xuất. Do đó, nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng là vô cùng cần thiết. Công việc này giúp Công ty đạt tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận đồng thời cũng khẳng định được vị thế của Công ty trên thương trường. Với mong muốn hoàn thiện thêm công tác kế toán NVL của Công ty, qua đề tài này em xin mạnh dạn trình bày những mặt tích cực và hạn chế trong công tác kế toán NVL để tìm ra đâu là nguyên nhân và từ đó đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện thêm phần hành kế toàn này tại Công ty. 3.1.1. Ưu điểm. Bộ máy tổ chức kế toán theo hình thức tập trung phù hợp với đặc điểm và nhu cầu quản lý của Công ty. Đội ngũ nhân viên kế toán còn trẻ nhưng có năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Với phương châm con người là nhân tố mang tính chất quyết định cho sự phát triển của Công ty, nên ngay từ đầu Công ty đã tuyển chọn và đào tạo cho mình một đội ngũ lao động nói chung và đội ngũ lao động kế toán nói riêng có phẩm chất, đạo đức tốt, nhiệt tình với công việc. Trong phòng kế toán, sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các phần hành, không có sự chồng chéo, luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phần hành khi cần thiết. Phòng luôn cung cấp đầy đủ, kịp thời, số liệu, thông tin cho đối tượng cần quan tâm nhất là bên quản lý như giám đốc, phó giám đốc,…để đưa ra các quyết định kinh doanh. Bộ máy làm việc khoa học, chuyên nghiệp, vận dụng và lập chứng từ phù hợp với chế độ kế toán, cập nhật những thay đổi về chế độ kế toán để nhanh chóng áp dụng. Công tác kế toán trong Công ty đã được vi tính hóa, mỗi kế toán được trang bị một máy tính hiện đại, đặc biệt, không chỉ các máy tính trong phòng kế toán được nối mạng với nhau mà các máy tính của phòng Kế hoạch – thị trường, phòng vật tư và phòng tài vụ cũng được nối mạng với nhau phục vụ cho việc cung cấp thông tin chính xác và hiệu quả. Phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng hiện nay là VC2001. Phần mềm được thiết kế phù hợp với hình thức ghi sổ và đặc điểm kế toán của Công ty bởi một công ty phần mềm. Chính vì vậy, phần mềm này đã hỗ trợ rất nhiều cho công tác kế toán của Công ty trong việc ghi chép, tính toán và lên sổ. Công tác kế toán vật tư trước đây do có rất nhiều loại NVL nên khối lượng công việc lớn. Nhưng từ khi áp dụng phần mềm kế toán này đã giảm thiểu công việc của kế toán vật tư. Các loại NVL được mã hóa và việc xử lý các chứng từ trên máy đã giúp kế toán vật tư không chỉ dễ dàng hơn trong công tác quản lý và hạch toán mà còn trở nên đơn giản hơn và chính xác hơn, nhất là việc tính giá trị NVL xuất kho. Việc quản lý vật tư được Công ty rất chú trọng, không những ở khâu sản xuất mà ở tất cả các khâu: thu mua, sử dụng, bảo quản và dự trữ. Vật tư của Công ty được bảo quản tại 5 kho: ANH, THAT, BICH, THU, ĐM - KT. Các kho đều đảm bảo đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật của 1 kho hàng và chịu sự quản lý trực tiếp của các thủ kho. Công ty xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL cho từng sản phẩm một cách tương đối chính xác. Và đây là căn cứ cho tất cả các hoạt động liên quan đến NVL. Phòng vật tư dựa vào định mức này để xây dựng nên kế hoạch thu mua, dự trữ và thực hiện công tác cung ứng vật tư cho sản xuất. Phòng KCS, cũng dựa vào định mức này để kiểm tra NVL về tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại trước khi đưa vào sản xuất. Nhờ đó, NVL sản xuất luôn đảm bảo chất lượng, giúp cho quá trính sản xuất được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch, chất lượng sản phẩm luôn được đảm bảo. Phòng vật tư cũng dựa vào bảng định mức này để so sánh tình hình phân bổ NVL cho từng sản phẩm theo định mức và theo số liệu thực tế, để từ đó tính ra số tiết kiệm hay lãng phí. Nếu việc sử dụng NVL là tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm thì Công ty sẽ tiến hành khen thưởng, ngược lại, nếu NVL bị sử dụng lãng phí, có mất mát, thất thoát, tùy theo nguyên nhân mà Công ty tiến hành kỷ luật, truy cứu trách nhiệm bồi thường. Kế toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên rất thích hợp và hiệu quả vì công tác kế toán của Công ty được thực hiện dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Do vậy, việc theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên sổ kế toán đối với một Công ty có quy mô lớn, chủng loại NVL nhiều, tần suất nhập, xuất NVL lớn không còn khó khăn nữa. Mặt khác, phương pháp kê khai thường xuyên còn mang lại hiệu quản cho quản lý trong việc phát hiện và xử lý những hư hỏng, tổn thất NVL, số lượng vật liệu thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời. Công ty đang sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền để tính giá NVL xuất kho. Theo phương pháp này, hàng ngày, kế toán chỉ theo dõi NVL xuất kho về mặt số lượng mà không theo dõi về mặt giá trị mà giá trị của nó sẽ được xác định vào cuối kỳ sau khi tổng hợp được NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Nếu Công ty làm kế toán kiểu thủ công thì sử dụng phương pháp tính giá này sẽ rất khó khăn đối với một Công ty lớn vì khi đó công việc tính toán sẽ dồn hết vào cuối kỳ. Tuy nhiên, với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán (kế toán máy) thì công việc tính giá lại rất đơn giản, đến cuối kỳ, với mỗi loại NVL, khi mà đã nhập hết các số liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán chi việc chọn mục “tính giá trung bình” thì ngay lập tức các giá trị các vật liệu đã được xuất kho sẽ được máy tính toán hết. Như vậy, với Công ty CP BK Hải Hà, việc sử dụng phương pháp tính giá này là hoàn toàn hợp lý. Tổ chức hạch toán ban đầu của Công ty được thiết kế tương đối tốt, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản lý. Chứng từ được lưu trữ theo đúng quy định hiện hành: luân chuyển chứng từ giữa phòng Kế hoạch – thị trường, phòng vật tư, phòng kế toán và kho được thực hiện khá nhịp nhàng. Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL giúp đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn NVL kịp thời và chính xác. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, diễn ra hàng ngày, chu kỳ sản xuất ngắn, sản xuất ra nhiều sản phẩm một lúc, cho nên việc sử dụng hình thức nhật ký chứng từ là phù hợp, đảm bảo phản ánh đầy đủ và chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với việc vận dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chứng từ, việc mở sổ kế toán và ghi chép, hạch toán về cơ bản đã được áp dụng chính xác theo chế độ kế toán hiện hành trên cơ sở phù hợp với những đặc điểm riêng của Công ty. 3.1.2. Nhược điểm. Tuy vậy, bên cạnh những ưu điểm trên, trong công tác kế toán NVL tại Công ty vẫn còn một số mặt tồn tại như sau: Thứ nhất, Công ty có một số nhà máy và chi nhánh ở xa, đây là một khó khăn cho công tác quản lý NVL vì khoảng cách địa lý sẽ không thuận lợi, việc sản xuất có thể bị gián đoạn khi thiếu một số NVL và phải chờ vận chuyển đến, làm cho việc kiểm kê, quản lý vật tư sẽ rất khó và tốn thời gian, hóa đơn, chứng từ chuyển về chậm. Điều này sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán vật tư và quản lý. Thứ hai, Công ty không sử dụng một vài loại NVL mà sử dụng rất nhiều loại (khoảng 1.500 loại), mỗi loại lại có đặc điểm và tính chất khác nhau. Do vậy, để quản lý và phục vụ cho công tác kế toán, Công ty đã mã hóa tất cả các loại NVL. Mỗi mã vật tư bao gồm 2 phần: tên kho và số đếm. Nhưng việc mã hóa này lại không thống nhất về hình thức như: có một số mã được mã hóa theo công thức: tên kho + số đếm như THAT 243, BICH 159,.... Bên cạnh đó cũng có một số mã lại được mã hóa theo công thức: số đếm + tên kho như 15 BICH, 57 THAT,…, giữa tên kho và số đếm khi được viết liền khi thì có dấu cách như THAT9, 7THU,…Phần mềm kế toán máy được thiết kế trước và chỉ thực hiện được khi có sự tác động của con người, đó là con người phải khai báo trước, quy ước trước, và phải nhập số liệu đúng như khai báo và quy ước thì máy mới hiểu và thực hiện đúng được. Nếu theo việc mã hóa như trên, thì việc kế toán vật tư sẽ gặp nhiều khó khăn khi tìm lọc mã vật tư, cho việc ghi chép và quản lý vật tư. Thứ ba, mặc dù, hệ thống kế toán đã được trang bị hệ thống máy tính khá đầy đủ nhưng phần mềm kế toán của Công ty vẫn chưa đáp ứng được hoàn toàn yêu cầu cập nhật số liệu và cung cấp thông tin. Vẫn còn một số phần phải tiến hành tính toán thủ công rồi mới nhập vào máy. Ví dụ như: việc tách thuế GTGT từ các hóa đơn mua hàng và bán hàng vẫn phải tiến hành thủ công. Thuế tách riêng trên máy bằng chương trình Excel, sau đó kế toán lại một lần nữa tách chi phí không có thuế để tính giá thành, công tác kế toán bị lặp lại nhiều lần. Thứ tư, phần lớn các phiếu xuất kho NVL được lập vào cuối tháng, còn hàng ngày thủ kho theo dõi chi tiết trên sổ xuất vật tư. Mặt khác, các chứng từ xuất rất nhiều nhưng phần lớn cuối tháng mới được gửi lên phòng kế toán, có độ trễ về thời gian. Như vậy công việc của kế toán luôn bị dồn vào cuối tháng, cuối quý. Điều này, không những ảnh hưởng đến phần hành kế toán NVL mà còn ảnh hưởng đến các phần hành kế toán khác như kế toán tiêu thụ và xác định kết quả. “Báo cáo vật tư” thường được gửi lên muộn, nên không được kế toán vật tư dùng để ghi sổ mà hạch toán chi tiết NVL cho từng sản phẩm theo định mức, như vậy, không phả ánh đúng được chi phí NVL thực tế xuất dùng. Báo cáo vật tư thường chỉ được dùng cho mục đích đối chiếu, so sánh giữa số lượng NVL xuất cho sản xuất trong “phiếu xuất kho” và số lượng NVL tiêu hao thực tế trên “báo cáo vật tư”. Thứ năm, để hạch toán NVL, Công ty chỉ sử dụng TK 152 để hạch toán chung, do vậy, ta chi biết được tổng NVL nhập, xuất, tồn chứ không biết được chi tiết đó là loại NVL nào, điều này sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán cũng như công tác quản lý. Mặt khác, đối với trường hợp mua ngoài NVL, hóa đơn đã về nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về, Công ty không phản ánh qua TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Việc không phản ánh này dẫn đến không phản ánh đúng tình hình biến động của tài sản, tình hình thanh toán với nhà cung cấp trong tháng. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện. Kế toán là công cụ quản lý tài chính của mọi quốc gia, mọi nền kinh tế và luôn tuân theo các quy định về quản lý tài chính của mỗi quốc gia, nền kinh tế đó. Đặc biệt là những quốc gia mà nền kinh tế luôn có sự điều tiết của Nhà nước như nước ta. Việc hoàn thiện kế toán trong các doanh nghiệp nói chung và hoàn thiện kế toán NVL nói riêng phải có sự phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp về cả quy mô và tích chất hoạt động, phù hợp với đặc thù của nền kinh tế. Bộ Tài chính ban hành các chuẩn mực, chế độ kế toán là cơ sở lý luận cho công tác kế toán. Hoàn thiện công tác kế toán NVL phải tuân theo những chuẩn mực, chế độ kế toán nói chung và chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho” nói riêng. Đặc biệt khi nước ta đã gia nhập vào nền thương mại thế giới, chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng phải tiến gần đến chuẩn mực kế toán quốc tế, kế toán NVL cũng dần tuân theo những chuẩn mực kế toán quốc tế. Mặt khác, kế toán cũng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, vào đặc điểm sản phẩm của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp thuộc những lĩnh vực sản xuất khác nhau mang những đặc thù riêng và yêu cầu quản lý riêng. Vì vậy, công tác kế toán phải dựa trên những đặc điểm đó, cùng với trình độ chuyên môn của kế toán viên và đạo đức nghề nghiệp. 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Như đã đề cập đến ở trên, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng 65% – 70% ), do đó, Công ty muốn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thương trường, tăng lợi nhuận thì phải tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm nhưng chất lượng sản phẩm vẫn được đảm bảo. Để làm được điều đó đòi hỏi phải có sự kết hợp đồng bộ của nhiều biện pháp trong đó một biện pháp cũng rất quan trọng là tổ chức tốt công tác kế toán NVL. Công tác kế toán NVL thực hiện tốt sẽ là cơ sở cho hoạt động đối chiếu, kiểm tra về số lượng cũng như chất lượng NVL mà quản lý tốt NVL, tránh việc sử dụng lãng phí, tránh thất thoát, mất mát, chât lượng đảm bảo, điều này đã có tác dụng to lớn trong việc tiết kiệm chi phí, đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra, đồng thời đó còn là cơ sở để xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tránh việc sản xuất tràn lan, không đúng yêu cầu, gây thiệt hại cho công ty. Kế toán NVL có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế toán, do vậy, nâng cao và hoàn thiện kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng là vô cùng cần thiết. Làm được như vậy sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường. 3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu. Để phục vụ cho nhu cầu quản lý một cách thuận lợi và công tác kế toán NVL bớt phức tạp, Công ty nên lập danh mục NVL thống nhất chung cho tất cả các bộ phận quản lý và nên hoàn thiện lại muc “Danh mục NVL” có thể được lập như biểu số 3.1. Đồng thời, Công ty cũng nên thống nhất về tên gọi, mã vật tư, quy cách, tài khoản sử dụng giữ phòng kế toán, phòng vật tư với các xí nghiệp. Mã vật tư bao gồm 2 phần là tên kho và số đếm, theo cách mã hóa như của Công ty cũng không sai, công việc kế toán vẫn được tiến hành trôi chảy. Tuy nhiên, những thông tin này không phải chỉ được sử dụng cho công tác kế toán mà còn được sử dụng cho những mục đích khác và cũng có nhiều đối tượng không trực tiếp tham gia cũng quan tâm đến. Do vậy, để giảm thiểu thời gian khi kiểm tra, đối chiếu, giảm tính phức tạp trong hạch toán và quản lý, Công ty nên xây dựng công thức lập mã vật tư thống nhất. Có nhiều cách lập, tuy nhiên theo cá nhân tôi thì Công ty có thể sử dụng công thức sau: Mã vật tư = tên kho + số đếm Trong đó: - Tên kho: là tên của kho chứa vật tư đó như THU, THAT, BICH,.. - Số đếm: do thủ kho quy định đánh số để quản lý trong kho đó. Biểu số 3.1: DANH MỤC VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội DANH MỤC VẬT TƯ Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Theo dõi tồn kho Cách tính giá tồn kho TK NVL Ghi chú BICH 001 Bột mỳ kg 1 1 1521B BICH 012 Đường loại 1 Kg 1 1 1521Đ … BICH 121 Phẩm tím kg 1 1 1522F BICH 211 Khí ga kg 1 1 1523G … THAT 302 Dầu mazút lít 1 1 1523D THU 019 Aftomat 1F6A Chiếc 1 1 1522A KT 011 Bulong Chiếc 1 1 1524B … Trong đó: Ở cột “theo dõi tồn kho”, 1 có nghĩa là có theo dõi tồn kho. Đây là số đã được kế toán viên quy ước sẵn trong máy trước khi bắt đầu làm kế toán. Còn ở cột “cách tính giá tồn kho”, 1 có nghĩa là: trung bình tháng. Điều này cũng được quy ước từ trước. Ngoài ra, Công ty cũng nên xây dựng những NVL có thể được dùng để thay thế cho một số NVL mà Công ty đang sử dụng, nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, đề phòng có sự bất chắc, giúp việc kinh doanh của Công ty luôn ở thế chủ động. Vì Công ty sử dụng khá nhiều NVL, hơn nữa NVL sử dụng nhiều nhất là đường kính (chiếm khoảng 25%). Như vậy, với sự thay đổi của giá đường sẽ gây ảnh hưởng lớn tới chi phí giá thành sản phẩm. Mặt khác, viện công nghệ thực phẩm đã nghiên cứu, sản xuất thành công ba loại đường: maltooligosacarit, b-glucan và xylito từ phụ phẩm nông nghiệp như tinh bột sắn, lõi ngô,bã mía,… Các loại đường này gọi là “đường chức năng”, có tác dụng chống táo bón, được hấp thụ từ từ vào máu nên giữ ổn định độ đường trong máu trong một thời gian dài và giá cả cũng không đắt hơn giá đường kính. Do vậy, Công ty cũng nên cân nhắc xem có thể sử dụng những loại đường này để giúp cho hoạt động sản xuất không bị gián đoạn, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành vừa nâng cao chất lượng sản phẩm. 3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán. Về tài khoản sử dụng, Công ty sử dụng TK 152 “nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản này được sử dụng để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của tất cả các loại NVL của Công ty và không chi tiết tiểu khoản. Khi một nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bất cứ NVL nào thì kế toán vật tư chỉ cần nhập số hiệu TK 152 và lựa chọn chính xác mã loại vật tư đó trong “ Đối tượng” là được. Nhưng bây giờ, theo bảng “Danh mục vật tư” ở trên thì TK 152 nên chi tiết thành các tiểu khoản theo căn cứ phân loại dựa vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của NVL, và được chia làm 4 tiểu khoản sau: TK 1521: nguyên vật liệu chính TK1522: vật liệu phụ TK 1523: nhiên liệu TK 1524: phụ tùng thay thế Trong mỗi tiểu khoản, kế toán có thể lại chi tiết thành các tiểu khoản khác, theo từng loại nguyên vật liệu trong mỗi nhóm. Tất cả những tài khoản này sẽ được khai báo hết ở mục “Danh mục tài khoản” nên khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dựa vào số hiệu trên chứng từ kế toán chỉ nhập đúng mã vật tư thì hàng loạt thông tin về NVL đó đều được hiện ra: tên NVL, số lượng tồn đầu kỳ,…Có thể cho rằng công việc kế toán sẽ vất vả hơn và rắc rối hơn. Nhưng không phải vậy, có thể chỉ vất vả lúc phân loại NVL và làm mã hóa cho NVL, và lúc khai báo vào máy tính. Nhưng về sau, kế toán NVL lại hoàn toàn đơn giản, giảm nhẹ được thời gian mà lại có tác dụng về mặt quản lý và theo dõi NVL có hệ thống, khoa học và họp lý hơn. 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ. Báo cáo vật tư được dùng để theo dõi số lượng vật tư đã xuất dùng cho từng sản phẩm, trong đó cho biết cả định mức sử dụng và tỉ lệ hao hụt thực tế, báo cáo này được sử dụng làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư. Nhưng tại Công ty, sử dụng báo cáo này chi nhằm cho mục đích kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư vì “báo cáo vật tư” thường được gửi lên muộn. Do vậy, thay vì đến cuối tháng xí nghiệp mới báo cáo sử dụng vật tư như hiện nay, thì sau khi hoàn thành khối lượng sản xuất cho một loại sản phẩm trong tháng, nhân viên thống kê lập luôn “báo cáo vật tư” và gửi luôn cho phòng kế toán. Kế toán sẽ căn cứ vào đó tập hợp chi phí cho đối tượng sử dụng, đồng thời cũng là căn cứ để theo dõi tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư. 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết. Đối với mỗi loại sản phẩm, Công ty đã xây dựng một định mức NVL, từ đó giúp quản lý tốt và xác định mức tồn kho NVL hợp lý, giúp cho hoạt động sản xuất diễn ra liên tục. Tuy nhiên, trong việc hạch toán NVL, kế toán lại căn cứ vào định mức này để hạch toán chi tiết NVL xuất dùng cho sản xuất. Khoản chi phí NVL này chưa thực sự phản ánh chính xác chi phí NVL thực tế của từng sản phẩm. Vì trên thực tế, căn cứ vào “báo cáo vật tư” (Biểu số 2.6) mới có thể xác định được chi phí NVL thực tế của từng sản phẩm. Do vậy, theo tôi, nên thực hiện luân chuyển “Báo cáo vật tư” như được đề cập ở mục 3.2.3, là khi nào sản phẩm hoàn thành là lập luôn “báo cáo vật tư” và gửi luôn lên phòng kế toán. Như vậy, kế toán vừa có chứng từ và số liệu để ghi sổ kịp thời, vừa giảm bớt được công việc kế toán vào cuối kỳ, nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán. 3.2.5. Về số kế toán tổng hợp. Đối với trường hợp, mua ngoài NVL mà hóa đơn về rồi, còn đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì kế toán phải phản ánh giá trị NVL qua TK 151 “Hàng mua đang đi đường”, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Như vậy, khi nhận được hóa đơn, kế toán vật tư sẽ lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “hàng mua đang đi đường”. Đến cuối tháng mà hàng vẫn chưa về thì kế toán phản ánh vào Sổ chi tiết công nợ nghiệp vụ mua vật tư: Nợ TK 151, phần thuế GTGT cũng được phản ánh ghi Nợ TK 13316. Gía trị hàng và thuế ghi như trên hóa đơn. Đồng thời máy tính sẽ tự tính ra số tiền ghi ở cột Có TK 331. Số liệu ghi Nợ TK 151, ghi Có TK 331 sẽ được phản ánh vào NKCT số 5. Sang tháng sau, khi mà hàng đã về, phòng KCS kiểm tra chất lượng NVL, rồi mới cho nhập kho. Khi đó kế toán sẽ phải ghi bút toán: Nợ TK 152 và Có TK 151. Lúc này để phản ánh nghiệp vụ hàng mua đang đi đường về nhập kho, kế toán vật tư phải mở thêm NKCT số 6: Ghi Có TK 151, ghi Nợ TK 152 (Biểu số 3.2). Biểu số 3.2: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 6 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 6 Ghi Có tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường Tháng … năm… STT Diễn giải Số dư đầu tháng Hóa đơn Phiếu nhập Ghi Có TK 151, ghi Nợ các TK Số dư cuối tháng SH NT SH NT 152 … Cộng Có TK 151 Cộng 3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu. Với phần hành kế toán nguyên vật liệu, Công ty sử dụng hai loại báo cáo là: Báo cáo vật tư và báo cáo cân đối kho vật tư. Báo cáo vật tư được lập theo đúng yêu cầu mẫu quy định, tuy nhiên, báo cáo vẫn chưa được sử dụng triệt để và việc luân chuyển báo cáo còn chút không hợp lý. Nhưng với những kiến nghị ở trên đã khắc phục được những điểm hạn chế này, và báo cáo đã được sử dụng triệt để. 3.2.7. Điều kiện thực hiện giải pháp. Trong quá trình hạch toán công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng, phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp với đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ vảu hạch toán kế toán trên cơ sở luật kế toán, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Đồng thời công tác kế toán phải xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm về NVL của đơn vị đẻ có những phương án hợp lý và hiệu quả. Doanh nghiệp cần thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu, cập nhật thông tin các chế độ và chuẩn mực mới để áp dụng vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp mình và đưa ra những chính sách, biện pháp thích hợp để khắc phục những hạn chế còn tồn tại. KẾT LUẬN Kế toán NVL phần hành phức tạp nhất và cũng là phần hành quan trọng nhất của một doanh nghiệp sản xuất. Do đó, nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toàn nguyên vật liệu nói riêng là điều vô cùng cần thiết. Công tác kế toán NVL của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà được thực hiện khá hợp lý và hiệu quả, góp phần làm chất lượng sản phẩm không ngừng tăng lên. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm cần phát huy, Công ty cũng bộc lộ một số những hạn chế nhất định. Em hy vọng Công ty sẽ nhận thức và khắc phục những hạn chế đó nhằm giúp công tác kế toán NVL ngày càng hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập tại Công ty CP BK Hải Hà, em đã có thêm những kinh nghiệm thực tế rất bổ ích. Nhưng vì thời gian thực tập, nghiên cứu cũng như khả năng và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, chắc chắn chuyên đề này không tránh khỏi nhưng thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của cô giáo và các cô chú, anh chị phòng kế toán để bài chuyên đề này thực sự có ý nghĩa trên cả phương diện lý luận và thực tiễn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo THS. Phạm Thị Minh Hồng, và các cán bộ kế toán tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà đã hướng dẫn, tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2010 Sinh viên Nguyễn Thị Nhung DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định sô 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20/03.2006. - Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VSA 02) “Hàng tồn kho”, ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ – BTC, ngày 31 tháng 12 năm 2001. - PGS. TS. Đặng Thị Loan. 2006. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp: NXB Đại học kinh tế quốc dân. - Tập nhật ký chứng từ và một số trang sổ sách kế toán có liên quan đến đề tài: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà năm 2009. - Website: www.haihaco.com.vn