Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội

Bán hàng 12 Bảng thanh toán tiền hàng đại lý, ký gửi 01- BH x IV. Tiền tệ 13 Phiếu thu 01- TT x 14 Phiếu chi 02- TT x 15 Giấy đề nghị tạm ứng 03- TT x 16 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04- TT x 17 Giấy đề nghị thanh toán 05- TT x 18 Biên lai thu tiền 06- TT x V. Tài sản cố định 19 Biên bản giao nhận TSCĐ 01- TSCĐ 20 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06- TSCĐ B. Chứng từ ban hành theo các văn bản luật khác 01 Hoá đơn Giá trị gia tăng 01GTKT- 3LL x 02 Hoá đơn bán hàng thông thường 02GTTT- 3LL x 03 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04HDL- 3LL x 1.4.2.3. Tình hình vận dụng chế độ tài khoản kế toán tại công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của công ty, hệ thống tài khoản của công ty bao gồm hầu hết các tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các tài khoản sửa đổi, bổ sung theo các thông tư hướng dẫn. Nhưng do điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty không sử dụng một số tài khoản khoản như TK 113, TK 121, TK 129, TK 139, TK 151, TK 159, TK 221, TK 228, TK 229, TK 344, TK 611. 1.4.2.4. Tình hình vận dụng chế độ sổ sách kế toán tại công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty, công tác kế toán giữ vai trò quan trọng thực hiện chức năng kế toán của mình, phản ánh giám đốc quá trình hình thành và vận động của tài sản. Công tác kế toán của công ty đã thực hiện đầy đủ các giai đoạn của qui trình hạch toán từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập hệ thống báo cáo kế toán. Công ty có trang bị máy vi tính nhưng công việc kế toán không hoàn thành trên máy mà đó chỉ là phần trợ giúp, công ty đang từng bước hoàn thành công tác kế toán máy. Hiện nay, Công ty dệt kim Đông Xuân đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký - chứng từ. Đặc điểm của hình thức kế toán nhật ký chứng từ là các hoạt động kinh tế tài chính đã được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các sổ nhật ký chứng từ. Cuối tháng tổng hợp số liệu ở sổ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản. Công ty tổ chức hệ thống sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo một vế của tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng (tổ chức nhật ký chứng từ theo bên Có và tổ chức phân tích chi tiết theo bên Nợ của các tài khoản đối ứng). Trình tự ghi sổ kế toán của công ty được thể hiện theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Như vậy, ta có thể thấy Công ty Dệt kim Đông Xuân là một doanh nghiệp có quy mô lớn, có đủ nhân viên kế toán có trình độ nên có thể áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Ưu điểm của hình thức này chính là nó giúp tạo lên một hệ thống sổ có tính kiểm soát chặt chẽ. 1.4.2.5. Tình hình vận dụng chế độ báo cáo kế toán tại công ty Công ty áp dụng đúng và đầy đủ các loại báo cáo kế toán do Bộ Tài chính quy định. Công ty thực hiện kê khai và nộp báo cáo thế hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Công ty lên các lại báo cáo kế toán theo từng tháng, từng quý, từng năm theo đúng quy mẫu và quy định của Bộ Tài chính. Hàng tháng Công ty kê khai nộp báo cáo thuế GTGT, báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn GTGT trong tháng. Cuối mỗi quý, ngoài báo cáo thuế GTGT và báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn GTGT Công ty còn kê khai nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính. Cuối niên độ kế toán Công ty kê khai nộp các báo cáo tài chính của năm theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính như Bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính, bảng lưu chuyển tiền tệ. Trên đây là những nét tổng quan, sơ lược về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dệt kim Đông Xuân Hà Nội. Qua đó, giúp chúng ta biết được sơ lược về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, máy tổ chức quản lý của công ty … cũng như về kế toán tại Phòng Tài chính kế toán của Công ty dệt kim Đông Xuân. Và để hiểu rõ hơn về kế toán tại Phòng Tài chính kế toán của Công ty, chúng ta sẽ đi nghiên cứu về phần hành kế toán nguyên vật liệu tại Công ty dệt kim Đông Xuân.Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty dệt kim Đông Xuân Hà Nội 2.1. Đặc điểm, phân loại và nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu tại công ty dệt kim Đông Xuân Hà Nội 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty dệt kim Đông Xuân Hà Nội Để tiến hành sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản, đó là: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu có các đặc điểm: Sau mỗi chu kỳ sản xuất, nguyên vật liệu được tiêu dùng toàn bộ hình thái vật chất ban đầu của nó không tồn tài. Nói khác đi, nguyên vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị biến dạng đi trong quá trình sản xuất và cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy là yếu tố đầu vào của Công ty cũng bao gồm nhiều chủng loại, số lượng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau . Nguyên vật liệu của Công ty được chia thành nhiều loại như nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phế liệu … Nguyên vật liệu chính của Công ty là bông, vải, chỉ … Nguyên vật liệu phụ của Công ty là kim, hóa chất … Doanh nghiệp nhập kho chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài và vật liệu sản xuất mua trong nước. Nguyên vật liệu mua ngoài chủ yếu là vải và một số phụ liệu. Nguyên vật liệu mua trong nước chủ yếu là kim chỉ và một số vật tư phụ tùng khác Từ đặc điểm nêu trên đòi hỏi ở công tác quản lý bảo quản về mặt chất lượng, chủng loại, hoạch định kế hoạch cung tiêu hợp lý. 2.1.2. Phân loại Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các thứ nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy để thống nhất công tác quản lý nguyên vật liệu giữa các bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu cần phải phân loại nguyên vật liệu. Công ty dựa vào công dụng và tình hình sử dụng của vật liệu để phân thành các loại sau : - Vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm, đó là bông, sợi, chỉ… - Vật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ chỉ có vai trò phụ trợ trong quá trình sản xuất kinh doanh được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc để phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý, đó là thuốc tẩy, thuốc nhuộm, hồ … - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất như cọc sợi, dây săng, dây thừng sợi… - Nhiên liệu: là thứ để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng bao gồm các loại ở thể rắn, lỏng, khí dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, than... Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ để tách thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn - Phế liệu: là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất để sử dụng hoặc bán ra ngoài như vải phế phẩm, đầu sợi, chun… Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Để thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu kế toán nhập sổ “Danh điểm vật tư” sổ này được lưu trữ trên máy tính. Trong “Danh điểm vật tư” các loại nguyên vật liệu của Công ty được bắt đầu bằng mã số 2. Sau đây là một số “Danh điểm vật tư của Công ty: Tập đoàn dệt may Việt Nam Công ty TNHH một thành viên Dệt kim Đông Xuân + Ma_vt Part_no Ten_vt Dvt Vt_ton_kho Gia_ton Tk_vt 0.00 0083 Máy photocopy Cái 1.00 2.00 1528 0.00 0116C Chun cổ màu xanh Kg 1.00 2.00 1528 0.00 1100175 Sợi Ne 50/1 COVI4 TNam Kg 1.00 1.00 15211 0.00 1200051 Chi may 40/2(chỉ nhập lại) cuộn 1.00 1.00 15211 0.00 1400040 Vải gia công giặt cho Thygesen Kg 1.00 1.00 1552 0.00 14007TN Mẫu vải cotton Cái 1.00 1.00 1521TN 0.00 200053TN Suốt chỉ cái 1.00 1.00 1522TN 0.00 2009M1 Vải cuộn 209 màu loại 1 Kg 1.00 2.00 1552 0.00 21000373 Zoăng phớt xilanh khí nén cái 1.00 1.00 15221 0.00 210015N Quần đùi bó nữ cái 1.00 1.00 1522TN 0.00 22000122 Ruột gà hơi inox phi 300 Y27 m 1.00 1.00 15221 0.00 22000123 Họng trải vải inox phi 114 cái 1.00 1.00 15221 0.00 22000124 Thùng đựng vải inox cái 1.00 1.00 15221 0.00 22000125 Hàn,tiện trục phi 45 cái 1.00 1.00 15221 0.00 22000126 Mài,phớt bóng bạc bơm cái 1.00 1.00 15221 0.00 2201042TN ERIOPON Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2201043TN Naoerystal Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2201044TN MIT Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2201045TN Carona KCN-N Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2201110TN Carona KCN - WR2 Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2201143TN Carona KCN-WR Kg 1.00 1.00 1522TN 0.00 2224Đ1 Vải chun V4 đen loại 1 kg 1.00 2.00 1552 0.00 2225Đ1 Vải chun V5 đen loại 1 kg 1.00 2.00 1552 … … … … … … … 2.1.3. Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu 2.1.3.1. Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho trong kỳ. Vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho của công ty chủ yếu được mua từ bên ngoài do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm. Đối với những loại vật liệu, công cụ, dụng cụ được người cung cấp ngay tại kho của công ty thì giá ghi trên hoá đơn là giá nhập kho. Còn trong trường hợp phải mua hàng ở xa hoặc ở nước ngoài (đối với một số mặt hàng mà trong nước không sản xuất đủ hoặc chưa sản xuất được như: bông, sợi cao cấp khác...) thì giá nhập kho được tính như sau: Giá thực tế vật liệu, công cụ, dụng cụ mua ngoài nhập kho = Giá hoá đơn của nhà cung cấp + Chi phí liên quan (hao hụt trong định mức, chi phí vận chuyển, bốc dỡ...) Đối với những loại vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho do công ty tự sản xuất được thì: Giá trị nhập kho thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ = Giá trị thực tế của vật liệu xuất kho cho chế biến + Chi phí chế biến Còn đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho sẽ bằng: Giá thực tế phế liệu thu hồi = Giá bán phế liệu ghi trên hoá đơn bán hàng Ví dụ: Trong phiếu nhập kho số 274A ngày 13/03/2008, Công ty nhập kho 24 Kg chỉ Đông San -5000m của Công ty TNHH Đông San với đơn giá là 89580, chi phí vận chuyển, bốc dỡ bằng 0 nên giá trị nguyên vật liệu nhập kho là: 24 x 89580 = 2 149 925. 2.1.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Phương pháp tính giá vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho được công ty áp dụng là phương pháp tính giá đơn vị bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Do công ty áp dụng kế toán máy cho nên việc sử dụng phương pháp này là hoàn toàn chính xác. = Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2008, vật tư “Chỉ Đông San -5000m” của công ty có số liệu như sau: Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng 299.062 26.790.031 24.000 2.149.925 270.400 Với số liệu trên ta có: Giá xuất kho của đơn vị vật liệu = = 89,58019 Tổng giá trị hàng xuất kho = 89,58 x 270.400 = 24.222.484 2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội 2.2.1. Thủ tục, chứng từ Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Do đó, tổ chức chứng từ kế toán là công việc rất quan trọng trong công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu. Ở công ty Dệt kim Đông Xuân thủ tục nhập kho, xuất kho được thực hiện như sau: * Thủ tục nhập kho Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu khi về đến kho Công ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Phòng nghiệp vụ là bộ phận đảm nhận cung ứng vật tư, có trách nhiệm thu mua và xác định mức dự trữ vật tư. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ nguyên vật liệu, phòng nghiệp vụ cử cán bộ tiếp liệu liên hệ hoặc đến thẳng nơi cung cấp nguyên vật liệu để thu mua theo đúng yêu cầu về chủng loại, số lượng và chất lượng. Tại kho, thủ kho cùng cán bộ tiếp liệu tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng về số nguyên vật liệu mua về. Nếu hàng mua về đúng quy cách, chất lượng theo hợp đồng mua hàng thì phòng nghiệp vụ làm thủ tục nhập kho. Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, phòng nghiệp vụ mời VinaControl lập biên bản kiểm nghiệm hàng và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. Sau đây là mẫu “Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho” của Công ty dệt kim Đông Xuân: Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho Căn cứ nhu cầu SXKD của Công ty, hôm nay ngày 9/12/2008, chúng tôi gồm: 1) Ông (bà): Vũ Huy Khuê Chức vụ: KCS 2) Ông (bà): Chức vụ: 3) Ông (bà): Chức vụ: Để kiểm tra chất lượng, số lượng vật tư nhập kho TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Theo CT TT kiểm nghiệm Đúng quy cách, PC Không đúng quy cách, PC A B C 1 2 3 4 1 Sợi 46/2 PE Kg 3000 3000 3000 0 2 Sợi 34/2 PE Kg 2016 2016 2016 0 Phần kiến nghị: Qua kiểm tra 2 loại sợi trên đó đảm bảo chất lượng. Đề nghị Công ty cho nhập kho. TGĐ P.Kỹ thuật Ban kiểm nghiệm Bên nhập hàng Đối với phiếu nhập kho thì mỗi phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và phải có đầy đủ chữ ký của người giao nhận hàng, trong đó: - Một liên lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc của phòng nghiệp vụ - Một liên lưu tại phòng tài chính kế toán làm chứng từ thanh toán - Một liên thủ kho giữ để vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu định khoản và vào số liệu theo dõi ở phòng tài chính kế toán Sau đây là mẫu phiếu nhập kho của Công ty dệt kim Đông Xuân: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA) Ngày 13 tháng 3 năm 2008 Số: 274A Người giao hàng: Đơn vị: CTDS – Công ty TNHH Đông San Địa chỉ: 3 ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng Hà Nội Số hóa đơn: 82245 Seri: 2 Ngày: 02/03/2008 Nội dung: Nhập phế liệu Tài khoản có: 331111 – Phải trả ngắn hạn người bán: HĐ SXKD (VND) Stt Mã kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K5 1200019 Chỉ Đông San – 5000m 15221 Kg 24.00 89 580 2 149 925 Tổng cộng tiền hàng: 2 149 925 Chi phí: 0 Thuế giá trị gia tăng: 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 2 149 925 Bằng chữ: Hai triệu một trăm bốn mươi chín nghìn, chín trăm hai mươi lăm đồng chẵn Nhập ngày 13 tháng 3 năm 2008 NGƯỜI GIAO HÀNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA) Ngày 17 tháng 3 năm 2008 Số: 520 Người giao hàng: Đơn vị: NVANDUNG – Nguyễn Văn Dũng Địa chỉ: Phòng nghiệp vụ Số hóa đơn: 82245 Seri: 2 Ngày: 02/03/2008 Nội dung: Nhập phế liệu Tài khoản có: 331111 – Phải trả ngắn hạn người bán: HĐ SXKD (VND) Stt Mã kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K5 28000007 Chun 1cm 15221 Mét 2000.00 500 1 000 000 2 K5 28000028 Chun 4+5cm 15221 Mét 700.00 1 600 1 120 000 3 K5 28000047 Tăm bắn 15221 Mét 200 000.00 6 1 200 000 4 K5 28000010 Chun 2cm 15221 Mét 1 800.00 800 1 440 000 Tổng cộng tiền hàng: 4 760 000 Chi phí: 0 Thuế giá trị gia tăng: 476 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 5 236 000 Bằng chữ: Năm triệu, hai trăm ba mươi sáu nghìn đồng chẵn Nhập ngày 17 tháng 3 năm 2008 NGƯỜI GIAO HÀNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO Nguyên vật liệu khi mua về nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp hợp lý, khoa học, đảm bảo yêu cầu của từng loại nguyên vật liệu để tiện theo dõi và tiện cho Công ty khi xuất kho. * Thủ tục xuất kho: Khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu tại xí nghiệp, bộ phận sẽ làm “Phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư” gửi phòng nghiệp vụ, xét thấy yêu cầu hợp lý, phù hợp với kế hoạch sản xuất và định mức nguyên vật liệu, phòng nghiệp vụ lập “Phiếu xuất kho” (có thể là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) cho đơn vị sử dụng. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên, trong đó: - Một liên lưu vào chứng từ gốc ở phòng nghiệp vụ - Một liên giao cho người lĩnh vật tư để xuống kho lĩnh vật tư - Một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó luân chuyển cho kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Ở kho, thủ kho chỉ xuất nguyên vật liệu khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của Phiếu xuất kho rồi ghi số lượng thực nhập vào phiếu. Sau đây là mẫu “Phiếu xuất kho” của Công ty dệt kim Đông Xuân: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 28 tháng 3 năm 2008 Số: 72270 Người nhận hàng: Đơn vị: M2 – Xí nghiệp May 2 Địa chỉ: 250 Minh Khai Nội dung: Xuất phế liệu Stt Mã kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Nợ TK Có Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K5 1200022 Chỉ SP 343-5000 m Việt hương 6211M1 15211 Kg 257.31 60 542.8798 15 578 652 2 K5 1200016 Chỉ ALC-1000m 6211M1 15211 m 60 000.00 10.6630 639 780 3 K5 1200019 Chỉ Đông san-5000m 6211M1 15211 Kg 15.04 89 580.1920 1 347 286 Tổng cộng: 17 565 718 Bằng chữ: Mười bảy triệu, năm trăm sáu mươi lăm nghìn, bảy trăm mười tám đồng chẵn Xuất ngày 28 tháng 3 năm 2008 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN SỬ DỤNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO Hàng tháng, sau khi đã hoàn tất phần cập nhật Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu in thẻ kho và đối chiếu về mặt số lượng đối với từng kho. Bên cạnh đó, trong quá trình cập nhật chứng từ,kế toán nguyên vật liệu kiểm tra lại mã vật tư do thủ kho điền có phù hợp với từng đối tượng sử dụng không. Sau đây là mẫu “Thẻ kho” của Công ty dệt kim Đông Xuân: TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN THẺ KHO Kho: K5 – Kho phụ liệu may Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX SL nhập SL xuất Tồn kho Ngày Số Vật tư: 28000007 – Chun 1cm, Đvt: Mét, TK 15221 Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ 2000.000 Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 2000.000 17/03 PN 520 Nguyễn Văn Dũng Nhập pliệu 3311 2000.000 2000.000 Tồn cuối kỳ Vật tư: 28000010 – Chun 2cm, Đvt: Mét, TK 15221 Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ 1.800.000 Xuất trong kỳ 1.800.000 17/03 PN 520 Nguyễn Văn Dũng Nhập pliệu 3311 1.800.000 1.800.000 26/03 PX 72068 XN may 1 Xuất nốt mã còn lại của px 72068 ngày 26/01/08 6211 1.800.000 Vật tư: 1200019 – Chỉ Đông San – 5000m, Đvt: Kg, Tk: 15211 Tồn đầu kỳ 478.822 Nhập trong kỳ 69.700 Xuất trong kỳ 162.032 Tồn cuối kỳ 386.490 07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 7.708 471.114 07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 6.888 464.226 07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 12.628 451.598 07/03 PX 92292 Xuất chi 1521 7.544 444.054 27/03 PN 278 Cty TNHH Kim Long Nhập phế liệu 3311 69.700 513.754 28/03 PX 72267 XN may 3 Xuất phế liệu 6211 510.966 … … … … … … … … Tại công ty Dệt kim Đông Xuân, mỗi năm tiến hành kiểm kê theo định kỳ 2 lần vào 0h ngày 01/01 và 0h ngày 01/07. Thành phần kiểm kê bao gồm: P. Nghiệp vụ, P. Tài chính kế toán và thủ kho. Mỗi phòng ban cử ra một người đại diện cùng nhau đứng ra kiểm đếm những vật tư còn tồn thực tế trong kho, sau đó đối chiếu với số liệu tồn trong sổ sách. Ở công ty dệt kim Đông Xuân không xảy ra trường hợp thiếu do mất mát, chỉ xảy ra trường hợp thực tế thiếu so với sổ sách do hao hụt trong định mức cho phép (ví dụ: xăng dầu) và trường hợp thực tế thừa so với sổ sách do khí hậu, thời tiết (ví dụ: Sợi). Như vậy, tại Công ty dệt kim Đông Xuân hạch toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ sau: - Hóa đơn GTGT do bên bán lập (mua nguyên vật liệu của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) - Hóa đơn bán hàng (mua vật liệu của cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT) - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Kế hoạch phân bổ chi phí theo dự toán - Các chứng từ thanh toán như phiếu chi, giấy báo nợ … 2.2.2. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội Giống như hạch toán chi tiết hàng hóa, hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu, cũng đòi hỏi phải theo dõi, phản ánh được cả về mặt hiện vật và giá trị của từng loại nguyên vật liệu ở từng kho, từng nơi bảo quản. Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán có thể dùng một trong ban phương pháp hạch toán chi tiết là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ số dư và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Việc lựa chọn phương pháp nào để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu hoàn toàn phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp cả về quy mô nghiệp vụ, phương tiện hạch toán, trình độ quản lý và trình độ cán bộ, nhân viên kế toán. Công ty dệt kim Đông Xuân đã sử dụng phương pháp thẻ song song, quy trình luân chuyển chứng từ như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng * Tại kho: Mỗi kho, thủ kho mở thẻ kho, thẻ kho được mở cho cả năm (năm tài chính), cho từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ xuất, nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, ghi số lượng, cuối mỗi ngày cộng số tồn trên thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho xong, cuối ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập, xuất gửi cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. * Tại phòng kế toán : Định kỳ kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ xuất, nhập, kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ kiểm tra lại các chứng từ, định khoản cho từng chứng từ, rồi nhập số liệu vào máy vi tính. Máy sẽ tự động tính giá cho các phiếu xuất theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ cho từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ. Trên cơ cở kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho dự trữ và sản xuất, tìm kiếm thị trường sao cho phù hợp nhất. Khi hàng về, đối với các loại vật tư cần thiết phải được kiểm nghiệm thì Công ty sẽ lập Ban kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm được ghi vào: “Biên bản kiểm nghiệm”. Trên cơ sở hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan (nếu có) bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu này lập làm 3 liên, có thể lập cho một thứ hoặc nhiều thứ Nguyên vật liệu cùng loại cùng một lần giao nhận và cùng một kho . Đối với vật liệu tự chế nhập kho, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa khi kiểm kê, phế liệu thu hồi thì chứng từ nhập kho của Công ty là “Phiếu nhập kho” do bộ phận có vật liệu nhập kho lập.  Hóa đơn(gtgt) Mẫu số 01 Liên 2 (giao khách hàng) BQ/00-B Ngày 6 tháng 12 năm 2008 No : 051763 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Đông San Địa chỉ: 3 ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng Hà Nội Số TK: Điện thoại:………………………………………………… Họ tên người mua hàng: Công ty dệt kim Đông Xuân Đơn vị:…………….. Địa chỉ: 524 Minh Khai – Hà Nội. Hình thức thanh toán: trả chậm TT Hàng hàng hóa dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Chỉ Đông san -5000m Kg 24 89.580 2.149.925 Cộng tiền hàng 2.149.925 Thuế GTGT: 0% (gtgt) 0 Tổng cộng tiền thanh toán 2.149.925 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu một trăm bốn mươi chín nghìn, chín trăm hai mươi lăm đồng chẵn Ngày 13 tháng 3 năm 2008 Người bán Người mua Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO (NHẬP MUA) Ngày 13 tháng 3 năm 2008 Số: 274A Người giao hàng: Đơn vị: CTDS – Công ty TNHH Đông San Địa chỉ: 3 ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng Hà Nội Số hóa đơn: 82245 Seri: 2 Ngày: 02/03/2008 Nội dung: Nhập phế liệu Tài khoản có: 331111 – Phải trả ngắn hạn người bán: HĐ SXKD (VND) Stt Mã kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K5 1200019 Chỉ Đông San – 5000m 15221 Kg 24.00 89 580 2 149 925 Tổng cộng tiền hàng: 2 149 925 Chi phí: 0 Thuế giá trị gia tăng: 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 2 149 925 Bằng chữ: Hai triệu một trăm bốn mươi chín nghìn, chín trăm hai mươi lăm đồng chẵn Nhập ngày 13 tháng 3 năm 2008 NGƯỜI GIAO HÀNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN Số 524 – Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 28 tháng 3 năm 2008 Số: 72270 Người nhận hàng: Đơn vị: M2 – Xí nghiệp May 2 Địa chỉ: 250 Minh Khai Nội dung: Xuất phế liệu Stt Mã kho Mã vật tư Tên vật tư Tk Nợ TK Có Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K5 1200022 Chỉ SP 343-5000 m Việt hương 6211M1 15211 Kg 257.31 60 542.8798 15 578 652 2 K5 1200016 Chỉ ALC-1000m 6211M1 15211 m 60 000.00 10.6630 639 780 3 K5 1200019 Chỉ Đông san-5000m 6211M1 15211 Kg 15.04 89 580.1920 1 347 286 Tổng cộng: 17 565 718 Bằng chữ: Mười bảy triệu, năm trăm sáu mươi lăm nghìn, bảy trăm mười tám đồng chẵn Xuất ngày 28 tháng 3 năm 2008 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN SỬ DỤNG NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO Từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, máy tính sẽ tự động vào thẻ kho. Thẻ kho được mở chi tiết cho từng kho, từng danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ trong kho.Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn cho từng danh điểm vật tư TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN THẺ KHO Kho: K5 – Kho phụ liệu may Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX SL nhập SL xuất Tồn kho Ngày Số Vật tư: 28000007 – Chun 1cm, Đvt: Mét, TK 15221 Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ 2000.000 Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 2000.000 17/03 PN 520 Nguyễn Văn Dũng Nhập pliệu 3311 2000.000 2000.000 Tồn cuối kỳ Vật tư: 28000010 – Chun 2cm, Đvt: Mét, TK 15221 Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ 1.800.000 Xuất trong kỳ 1.800.000 17/03 PN 520 Nguyễn Văn Dũng Nhập pliệu 3311 1.800.000 1.800.000 26/03 PX 72068 XN may 1 Xuất nốt mã còn lại của px 72068 ngày 26/01/08 6211 1.800.000 Vật tư: 1200019 – Chỉ Đông San – 5000m, Đvt: Kg, Tk: 15211 Tồn đầu kỳ 478.822 Nhập trong kỳ 69.700 Xuất trong kỳ 162.032 Tồn cuối kỳ 386.490 07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 7.708 471.114 07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 6.888 464.226 07/03 PX 72291 XN may 2 Xuất phế liệu 6211 12.628 451.598 07/03 PX 92292 Xuất chi 1521 7.544 444.054 27/03 PN 278 Cty TNHH Kim Long Nhập phế liệu 3311 69.700 513.754 28/03 PX 72267 XN may 3 Xuất phế liệu 6211 510.966 … … … … … … … … TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN TỔNG HỢP HÀNG NHẬP MUA Từ ngày: 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt Số lượng Giá trị 1 1200009A Chỉ màu tiger-5000m Kg 31.600 2.499.600 2 1200016 Chỉ ALC-1000m M 6.000.000.000 6.400.000 3 28000007 Chun 1cm Mét 2.000.000 1.000.000 4 28000010 Chun 2cm Mét 1.800.000 1.440.000 5 28000028 Chun 4+5cm Mét 700.000 1.120.000 6 1200019 Chỉ Đông San -5000m Kg 24.000 2.149.925 … Tổng cộng: 105.240.925 Ngày 31 tháng 03 năm 2008 NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN TỔNG HỢP HÀNG XUẤT KHO Từ ngày: 01/032008 đến ngày 31/03/2008 Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt Số lượng Giá trị 1 1200009A Chỉ màu tiger-5000m Kg 1.264 106.298 2 1200016 Chỉ ALC-1000m M 234.000.000 2.495.142 3 1200019 Chỉ Đông San-5000m Kg 270.400 24.222.484 4 1200022 Chỉ SP 343-5000m Việt Hương Kg 1.032.872 62.533.045 … Tổng cộng: 526.506.97 161.359.923 Ngày 31 tháng 3 năm 2008 NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM CONG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Kho 5 – Kho phụ liệu may Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 1 1200009A Chỉ tiger màu-5000m Kg 268.130 22.706.662 31.600 2.499.600 1.264 106.298 298.466 25.099.964 2 28000007 Chun 1cm Mét 2.000.000 1.000.000 2.000.000 1.000.000 3 28000010 Chun 2cm Mét 1.800.000 1.440.000 1.800.000 1.440.000 4 12000019 Chỉ Đông san-5000m Kg 299.062 26.790.031 24.000 2.149.925 270.400 24.222.484 52.662 4.717.472 5 28000028 Chun 4+5cm Mét 94.300 144.655 700.000 1.120.000 794.300 1.264.655 … … … … … … … … … … … … Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn kho Nguyên vật liệu mở cho từng kho, chi tiết cho từng danh điểm, từng loại vật liệu, mỗi danh điểm được theo dõi trên một dòng của bảng. Nó theo dõi cả về số lượng và giá trị của từng loại Nguyên vật liệu Nhập -Xuất - Tồn kho trong tháng. Số liệu tổng hợp trên "Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn kho Nguyên vật liệu " được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội 2.3.1. Tài khoản sử dụng TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” TK 152 Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên liệu, vật liệu tại kho của Công ty. Tùy theo chủng loại và quy mô sử dụng, TK 152 có thể mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu như: Tk 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 15211: Sợi Ne 50/1 COVI4 T Nam + TK 15211: Chỉ may 40/2( Chỉ nhập lại) + TK 1521TN: Mẫu vải cotton …. K 1522: Nguyên vật liệu phụ + TK 1522TN: Suốt chỉ + TK 15221: Zoăng phớt xilanh khí nén + TK 1522TN: Quần đùi bò nữ + Tk 15221: Ruột gà hơi inox phi 300 Y27 + TK 15221: Họng trái vải inox phi 114 + TK 15221: Thùng đựng vải Inox + TK 15221: Hàn, tiện, trục phi 45 + Tk 15221: Mài, phớt bóng bạc bơm + TK 1522TN: ERIOPON …… TK 1528: Vật liệu khác như chun cổ màu xanh và máy photocopy Bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Số dư Nợ: Phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. - Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan như TK 151,TK 111, TK 112, TK 141, TK 133, TK 331 … 2.3.2. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội Nguyên vật liệu tại công ty được kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu trên cơ sở kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên dùng cho các tài khoản kế toán tồn kho nói chung và các tài khoản vật liệu nói riêng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật hàng hoá. Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán được xác định bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải truỳ tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. 2.3.2.1. Kế toán nhập kho nguyên vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nẵm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho, kế toán vật tư tiến hành đối chiếu, kiểm tra, định khoản rồi đưa dự liệu vào máy. Sau khi nhập dữ liệu vào máy kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên "Sổ chi tiết số 2" và các nhật ký chứng từ liên quan khác như NKCT số 1, số 2, số 4, số 10 Khi nhập nguyên vật liệu phiếu nhập kho được viết thành ba liên : 1 liên giao cho thủ kho ghi trên thẻ kho sau đó chuyển lên cho Phòng kế toán , 1 liên lưu tại bộ phận thống kê , 1 liên và hóa đơn do người nhập kho giữ sau đó chuyển cho kế toán thanh toán . Hàng ngày , kế toán vật tư dựa vào các chứng từ Nhập kho , tiến hành kiểm tra , định khoản rồi đưa dữ liệu vào máy tính. Ví dụ: Ở phiếu nhập kho số 520 ngày 17/03/2008 kế toán định khoản Nợ TK 15221: 4.760.000 Nợ TK 13311: 476.000 Có TK 3311-NVANDUNG: 5.236.000 Ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ngoài số trang mở cho người bán còn mở cho từng cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu. Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì số lượng là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch sẽ xem xét và phê duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng ký duyệt rồi mới viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu. Khoản tạm ứng này được ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111 Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán, thực chất đây không phải là tiền ứng trước cho người bán nhưng lại được theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 như một khoản trả trước cho người bán. Điều này chưa phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Và khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho, kế toán ghi vào sổ chi tiết như sau: Nợ TK152 Nợ TK 133 Có TK 331 Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết thanh toán với người bán, theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết TK 331 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK 331/Nợ TK liên quan và phần phát sinh Nợ TK 331/Có TK liên quan. NKCT số 5 là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM Mẫu S05-DN CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 05 Ghi có tài khoản: 331 – Phải trả người bán Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Stt Tên khách Dư Nợ đầu Dư Có đầu N13311 N15211 Công Nợ C15211 Công Nợ Dư Nợ Cuối Dư Có Cuối 1 Cty dệt may Hoàng Anh 0 52,324,800 3,360,000 33,600,000 36,960,000 0 89284800 2 Cty TNHH Đông San 0 32,175,000 2,149,925 2,149,925 2149925 2149925 0 32175000 … … … … … … … … … … CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN Mẫu S05-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 Số đầu năm Nợ Có 16.874.622.479 TK đối ứng Tháng 03 111 24.155.495 1121CT 2.545.713 1121DT 4.601.601 1412 6.526.066 331111 5.424.129.228 331112 1.699.939.068 33332 2.088.000 6271DK21 3.404.182 6271M21 29.915.725 6271NH21 31.277.146 6411 85.909 Cộng PS Nợ 7.228.668.133 Cộng PS Có 6.715.968.489 Dư nợ cuối tháng 20.709.871.381 Dư có cuối tháng Kế toán ghi sổ Ngày 31 tháng 3 năm 2008 (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3.2.2. Kế toán xuất kho nguyên vật liệu Quản lý vật tư không chỉ quản lý tình hình thu mua bảo quản và dự trữ vật tư mà còn phải quản lý việc xuất dùng vật tư. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyên giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí về vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi được vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá. Tại công ty Dệt kim Đông Xuân tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Hàng ngày, kế toán thu nhận các chứng từ xuất kho, sau đó đối chiếu, kiểm tra và định khoản. Ví dụ: Tại phiếu xuất kho số ngày 28/03/2008 kế toán định khoản: Nợ TK 6211M1 : 17.565.718 Có TK 15211 : 17.565.718 Sau đây là bảng kê số 3 – Tính giá thành vật liệu và công cụ, dụng cụ TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DỆT KIM ĐÔNG XUÂN BẢNG KÊ SỐ 3 – TÍNH GIÁ THÀNH VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Stt Chỉ tiêu 152PNH N15211 N1521TN N15221 N1522TN N1523 N15241 N1524TN 1 I.Số dư đầu tháng 20.197.171.737 9.016.124.089 3.738.880.740 1.787.814.691 4.253.376.497 407.026.816 705.512.993 241.989.128 2 II.Số phát sinh trong kỳ 7.228.668.113 4.218.362.334 388.828.492 168.258.145 1.193.545.094 840.985.246 190.082.541 124.006.444 3 Lấy từ NKCT số 1(Ghi Có TK 111) 24.155.495 4 Lấy từ NKCT số 2(Ghi Có TK 1121CT) 2.545.713 5 Lấy từ NKCT số 2(Ghi Có TK 1121DT) 4.601.601 6 Lấy từ NKCT số 10(Ghi Có TK 1412) 6.526.066 7 Lấy từ NKCT số 5(Ghi Có TK 331111) 5.424.129.228 4.218.362.334 168.258.145 6.440.962 840.985.246 190.082.541 8 Lấy từ NKCT số 5(Ghi Có TK 331112) 1.699.939.068 388.828.492 1.187.104.132 124.006.444 9 Lấy từ NKCT số 10(Ghi Có TK 33332) 2.088.000 10 Lấy từ NKCT số 7(Ghi Có TK 6271M21) 3.404.182 11 Lấy từ NKCT số 7(Ghi Có 29.915.725 12 Lấy từ NKCT số 7(Ghi Có 31.277.146 13 Lấy từ NKCT số 8(Ghi Có TK 6411) 31.277.146 14 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh 27.425.839.870 13.234.486.423 4.172.709.232 1.956.072.836 5.446.921.591 1.248.012.062 895.595.534 365.995.572 15 IV. Xuất dùng trong tháng 6.715.968.489 3.120.484.507 1.054.972.298 267.793.263 1.583.188.768 505.938.721 19.262.833 59.595.637 16 V. Số dư cuối tháng 20.709.871.381 10.114.001.916 3.117.736.934 1.688.279.573 3.863.732.823 742.073.341 876.332.701 306.399.935 Lập, ngày 31 tháng 03 năm 2008 KẾ TOÁN GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 2.3.2.3. Kế toán kiểm kê nguyên vật liệu Kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty Dệt kim Đông Xuân nhằm xác định một cách chính xác về số lượng, chất lượng và giá trị từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ hiện có trong kho của công ty. Hơn nữa, công tác kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ cùng với mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, ứ đọng... vật liệu, công cụ, dụng cụ tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản và sử dụng vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toánn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ ở công ty. Công tác kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ được tiến hành một năm một lần vào thời điểm cuối năm trước khi lập báo cáo quyết toán, do ban kiểm kê tài sản của công ty tiến hành. Do chủng loại vật tư của công ty đa dạng, với số lượng lớn, nên quá trình kiểm kê thường kéo dài từ 1/11 đến 31/12 hàng năm.Việc kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ được tiến hành một cách toàn diện, không những kiểm tra về mặt số lượng mà còn kiểm tra về mặt chất lượng của từng loại vật liệu, cụng cụ, dụng cụ có trong kho. Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào " biên bản kiểm kê ". Biên bản này được lập cho từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng danh điểm và từng kho bảo quản. Trong đó ghi tên danh điểm vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lượng tồn kho thực tế, số lượng trên sổ sách, số lượng thừa, thiếu, số lượng kém phẩm chất, thành tiền của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ ... Cuối kỳ kiểm kê kế tóan nguyên vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính. Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách của vật liệu, công cụ, dụng cụ, tính ra số lượng thừa, thiếu, thành tiền của vật liệu, công cụ, dụng cụ thừa, thiếu và in ra "Biên bản kiểm kê " Số lượng thừa hoặc thiếu = Số lượng thực tế tại thời điểm kiểm kê - Số lượng tồn kho theo sổ sách tại thời điểm kiểm kê Thành tiền = Giá đơn vị (giá bình quân gia quyền) x Số lượng thừa hoặc thiếu Căn cứ vào kết quả kiểm kê trên "Biên bản kiểm kê ", hội đồng kiểm kê của công ty ra quyết định xử lý, tuỳ thuộc vào số lượng hao hụt,...kế toán vật liệu dựa vào quyết định trên để ghi sổ. Phần 3: Một số nhận xét, đánh giá và giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội 3.1. Nhận xét, đánh giá về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội 3.1.1. Những thành tựu đạt được Với chặng đường 50 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty Dệt kim Đông Xuân đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Trong lịch sử hình thành của mình, công ty đã đạt những thành tựu to lớn. Cùng với sự lớn mạnh và phát triển của công ty, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng cũng không ngừng trưởng thành về mọi mặt, đáp ứng kịp thời về yêu cầu quản lý và hạch toán của công ty. Qua nghiên cứu thực tế công tác kế toán tại Công ty Dệt kim Đông Xuân cho thấy công ty đã phát huy được nhiều mặt mạnh và thể hiện được những ưu điểm nổi bật sau: - Về bộ máy kế toán của công ty: Trong điều kiện cơ chế quản lý đổi mới, hệ thống kế toán của công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, công tác kế toán được chuyên môn hóa cao, đội ngũ kế toán công ty trẻ, năng động với lòng sau mê nghề nghiệp, nhanh chóng thích ứng với những thay đổi chế độ kế toán, về việc sử dụng tin học vào kế toán. Đây là một lợi thế mạnh nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại phòng kế toán cũng như đáp ứng tốt công tác quản lý kinh tế ở Công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội. - Về công tác chứng từ và hạch toán ban đầu: Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ, sổ chi tiết khá đầy đủ, phản ánh chính xác, đầy đủ mọi hoạt động kinh tế tại đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán tiếp theo. - Về bảng mã vật tư: Đơn vị đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư cho từng nhóm, từng vật tư theo trật tự nhất định. Việc sử dụng danh điểm vật tư đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý theo dõi cũng như kiểm tra vật tư về việc quản lý vật tư trên máy tính. Điều này đậc biệt có ý nghĩa bởi vì vật tư ở đơn vị rất đa dạng, phong phú về chủng loại, trong mỗi loại có nhiều nhóm khác nhau. - Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty: Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song là phương phap đơn giản, phát huy được tính ưu việt, có độ chính xác cao, theo dõi được cả về số lượng và giá trị, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu. Công ty đã sử dụng hệ thống sổ chứng từ, sổ chi tiết tương đối đầy đủ, ghi chép rõ ràng mọi hoạt động kinh tế phát sinh tại công ty. Đồng thời các thủ tục, chứng từ kế toán vật liệu được kế toán, thủ kho, cán bộ tiếp liệu và phòng nghiệp vụ thực hiện cận thận. Các chứng từ nhập, xuất vật liệu được ghi chép đầy đủ và quản lý chặt chẽ giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu được thong suốt và đạt hiệu quả. - Về phương pháp hạch toán tổng hợp Công ty đã lựa chọn phương pháp hạch toán hợp lý, đó là phương pháp kê khai thường xuyên.Với phương pháp này, nguyên vật liệu được quản lý chặt chẽ và đơn vị cũng nắm bắt được tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu một cách thường xuyên, kịp thời. 3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân Bên cạnh những ưu điểm về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu của Công ty Dệt kim Đông Xuân, còn có những tồn tại mà đơn vị cần phải cải tiến và hoàn thiện nhằm nâng cao công tác kế toán. + Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin kịp thời và giảm bớt khâu ghi chép trùng lắp, song hiện nay toàn bộ chứng từ ghi chép ban đầu đều được chuyển lên phòng Tài chính kế toán để tiến hành cập nhật dữ liệu nên chiếm khá nhiều thời gian lao động cho việc cập nhật, kiểm tra, đối chiếu số liệu dẫn đến không kịp thời và không đáp ứng thường xuyên công việc. + Cách sắp xếp các mã vật tư còn chưa hợp lý, thiếu khoa học. Vật tư của công ty rất đa dạng nhưng kế toán chưa phân thành các nhóm vật tư cụ thể. Một số vật tư theo dõi sai trên các TK như máy photocopy lẽ ra được xem là công cụ dụng cụ phải được theo dõi trên TK 153 thì kế toán lại theo dõi trên TK 1528 + Các chứng từ nhập vật tư do nhân viên cung tiêu lập không đảm bảo nguyên tắc quản lý vật tư, kiểm tra giám sát giữa các bộ phận. + Về báo cáo hạch toán, phiếu nhập, xuất còn chậm trễ và nhiều sai sót. + Về việc sử dụng phụ tùng còn nhiều lãng phí, chưa theo dõi được tuổi thọ của các loại phụ tùng chủ yếu. + Vật tư không có nhu cầu sử dụng còn tồn đọng qua nhiều năm không được giải phóng kịp thời do đó đã chiếm nhiều diện tích kho, gây ứ đọng vốn. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty dệt kim Đông Xuân Hà Nội Cùng với sự nghiệp đổi mới nền kinh tế kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế đã không ngừng hoàn thiện và phát triển. Xuất phát từ yêu cầu đó việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng là vô cùng quan trọng. Công ty dệt kim Đông Xuân là công ty sản xuất trong lĩnh vực dệt may nên chi phí nguyên vật liệu chiếm rất nhiều trong chi phí giá thành. Chính vì vậy, nó ảnh hưởng rất lớn đến giá vốn hàng bán, ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Trên thực tế, công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty dệt kim Đông Xuân còn có một số hạn chế nên việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một vấn đề rất cấp thiết. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp công ty tiết kiệm được chi phí, hạ thấp được giá thành sản phẩm, góp phần làm tăng lợi nhuận. Bên cạnh đó, sự phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi kế toán phải tôn trọng các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán Quốc tế, cũng như phải phù hợp với điều kiện nước ta. Công tác kế toán nguyên vật liệu về cơ bản phù hợp với nền kinh tế thị trường, song vẫn còn phức tạp và thủ tục hơi nhiều. Chính vì vậy, phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu để phù hợp với chuẩn mực kế toán của nước ta và chuẩn mực kế toán Quốc tế. Như vậy phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt kim Đông Xuân là tìm ra phương pháp hạch toán, cách thức quản lý chặt chẽ, phù hợp với tình hình sản xuất và đặc điểm của công ty trên cơ sở tuân thủ những quy định chung của chế độ kế toán của Bộ Tài chính và những chuẩn mực mới ban hành. 3.3. Giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt kim Đông Xuân Hà Nội Trong thời gian tập sự, được tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt kim Đông Xuân tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu với mục đích hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. - Xây dựng lại bảng mã vật tư một cách khoa học, hợp lý. Cần sắp xếp các vật tư thành các nhóm lớn để dễ quản lý. - Cần theo dõi các vật tư trên các tài khoản đúng với bản chất kinh tế của vật tư. - Tình trạng sử dụng hóa chất còn nhiều lãng phí như hóa chất NAOH 98% thường xuyên có sự hao hụt lớn do ống dẫn, bể xút. Ví dụ trong tháng 2/2008 xí nghiệp XLHT nhận từ kho hóa chất là 2600 Kg, xí nghiệp sử dụng và quyết toán cho các hợp đồng trong tháng là 1453,7 Kg. Vậy lượng hóa chất hao hụt trong tháng là 1146,3 Kg. Đây chính là một trong những nguyên nhân làm chi phí tăng cao dẫn đến giá thành cao. Xí nghiệp cần phải tìm nguyên nhân và có biện pháp khắc phục, hạn chế đến mức tối đa việc lãng phí nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. - Tình trạng vật tư không sử dụng còn tồn đọng qua năm chiếm nhiều diện tích kho hàng, gây ứ đọng vốn, do vậy các phòng chức năng cần phải thường xuyên rà soát vật tư tồn kho không có nhu cầu sử dụng, đồng thời phải có ý kiến đề xuất với ban lãnh đạo thanh lý tiêu thụ vật tư tồn đọng nhằm giải phóng kho hàng, thu hồi vốn. KẾT LUẬN Một lần nữa ta khẳng định kế toán vật tư có tác dụng rất to lớn trong quản lý kinh tế. Thông qua công tác hạch toán vật tư giúp cho đơn vị sản xuất kinh doanh bảo quản tốt vật tư, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí làm thiệt hại tài sản của doanh nghiệp. Mặt khác, góp phần làm giảm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm, tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động. Từ đó tăng lợi nhuận, tiết kiệm vật tư và tích luỹ vốn cho doanh nghiệp. Qua tìm hiểu thực tế tại Công ty Dệt kim Đông xuân, em thấy công tác hạch toán vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý vật tư, công tác kế toán cũng như công tác quản lý nói chung của công ty. Hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo của công ty nắm được tình hình công việc để chỉ đạo sản xuất. Hạch toán quá trình này nó phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình thu mua, dự trữ, sử dụng vật liệu, công cụ, dụng cụ. Qua đó, ban lãnh đạo của công ty mới có được biện pháp hữu hiệu, đúng đắn nhằm ra các quyết định phù hơp, hiệu quả. Những kết quả nghiên cứu được trong thời gian thực tập, sẽ góp phần giúp em củng cố được những kiến thức trong nhà trường, và biết được cách thức vận dụng nó như thế nào.Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty Dệt kim Đông Xuân, nhưng do trình độ có hạn, thời gian thực tập ngắn, nên bài báo cáo khômg tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự góp ý, bổ sung của của các thầy cô giáo và các cô, các chú trong Công ty Dệt kim Đông Xuân để bài báo cáo thêm phong phú về lý luận và có tác dụng thực tiễn hơn. Xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của cô giáo Lê Kim Ngọc, cùng toàn thể các cô, các chú trong Công ty Dệt kim Đông Xuân để chuyên đề này hoàn thành đúng thời hạn.