Chuyên đề Hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình công ty cổ phần than Hà Lầm TKV

hoạch sửa chữa lớn hàng năm được tổng công ty phê duyệt. - Các bộ phận có TSCĐ bị hỏng cần sửa chửa phải: + Viết đề xuất trình giám đốc duyệt. + Phòng quản lý cơ giới vật tư kiểm tra, phòng kinh tế kế hoạch xác định giá soạn thảo và trình ký hợp đồng sửa chữa TSCĐ theo quy định: bộ phận quản lý TSCĐ tiến hành mang đi sửa chữa. + Khi sửa chữa xong lập đầy đủ thủ tục hồ sơ sửa chữa TSCĐ hoàn thành gồm: Biên bản nghiệm thu kỹ thuật và có chữ ký xác nhận của bên nhận sửa chữa. Hợp đồng kinh tế và biên bản thanh lý HĐKT. + Chuyển kế toán trưởng ký. + Trình giám đốc duyệt. Chương 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM – TKV 2.1. Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 2.1.1. Thủ tục, chứng từ Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ ở công ty đều phải dựa vào các chứng từ tăng (giảm), khấu hao TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan như: - Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 - TSCĐ) - Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02 - TSCĐ) - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành (Mẫu số 04-TSCĐ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ) - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Lênh điều động máy móc thiết bị (mẫu của TCT) - Các tài liệu kỹ thuật liên quan. * Trình tự lập thủ tục: Quá trình mua bán được tiến hành như sau: Trước tiên công ty lập dự án, kế hoạch sản xuất kinh doanh kế toán chi tiết TSCĐ ở Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV được thực hiện trên các sổ, thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ chi tiết theo dõi tăng giảm TSCĐ và bảng theo dõi nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ theo nguồn hình thành. TSCĐ của Công ty tăng lên chủ yếu là do mua sắm mới vật tư tăng do công trình mua sắm phương tiện, thiết bị hình thành đưa vào sử dụng. Lên danh mục trang thiết bị thuộc TSCĐ cần cho dự án đầu tư sản xuất, khai thác. Sau đó lập tờ trình lên chủ tịch hội đồng quản trị phê duyệt. Sau khi xem xét đánh giá về tất cả các chỉ tiêu của công ty, mục đích hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch và phương án mua sắm tổ chức quản lý và kế hoạch hoàn trả vốn đầu tư. Bộ phận mua hàng sẽ lên bảng báo giá gửi lên giám đốc công ty. Nếu được chấp nhận thì việc ký kết hợp đồng mua bán mới được tiến hành. Công ty phải lập hội đồng để xác định đúng nguyên giá của TSCĐ. Khi có TSCĐ tăng thì công ty phải lập “biên bản giao nhận TSCĐ” cùng với người giao TSCĐ (Mẫu 01- TSCĐ - hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp). Bên giao nhận gồm có: giám đốc công ty, phòng kế toán, phòng vật tư thiết bị, nhân viên kỹ thuật (do phòng kỹ thuật phân công), tổ bảo vệ. Sau đó bên giao nhận TSCĐ lập một hồ sơ riêng về TSCĐ hồ sơ gồm có: - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khá có liên quan. Bộ hồ sơ gồm 2 bản: 1 bản do phòng kế toán gửi để ghi sổ theo dõi. 1 bản được phòng vật tư, thiết bị giữ để quản lý. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có một số TSCĐ đã bị cũ đi, hư hỏng hoặc bị lỗi thời do tiến bộ khoa học kỹ thuật, không phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh những TSCĐ mà công ty không cần dùng cho nên công ty phải tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán các tài sản đó. Việc tiến hành nhượng bán, thanh lý TSCĐ chỉ được tiến hành sau khi được quyết định thanh lý nhượng bán cuả Giám đốc Công ty. Người nào đặt giá cao nhất trong số những người tham gia đấu giá thì TSCĐ sẽ thuộc về người đó. Ban thanh lý gồm có: + Giám đốc công ty. + Phòng kế toán + Phòng vật tư thiết bị. + Nhân viên kỹ thuật. + Tổ bảo vệ. Trường hợp nhượng bán thì phải có biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng mua bán, phải lập hội đồng xác định giá, thông báo công khai... Sau đó cùng nhau tiến hành đánh giá TSCĐ theo hiện trạng. - Giá trị còn lại của TSCĐ - Giá trị thu hồi. - Chi phí thanh lý (nhượng bán),... Trình tự ghi sổ chi tiết tại Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV *Thẻ TSCĐ: căn cứ để lập thẻ TSCĐ là các chứng từ. - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Bảng tính khấu hao TSCĐ - Các tài liệu kỹ thuật có liên quan. * Chứng từ của kế toán chi tiết TSCĐ hữu hình. - Hóa đơn GTGT - Thẻ TSCĐ - Sổ TSCĐ - Bảng tổng hợp tăng (giảm) TSCĐ hữu hình. * Chứng từ tăng, giảm TSCĐ: - Quyết định liên quan đến sự tăng, giảm TSCĐ phụ thuộc vào chủ sở hữu TSCĐ. - Chứng từ TSCĐ, bao gồm các chứng từ: + Biên bản giao, nhận TSCĐ (Mẫu số 01- TSCĐ) + Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03 -TSCĐ). + Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 04 - TSCĐ) + Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05-TSCĐ) + Thẻ TSCĐ * Chứng từ về khấu hao TSCĐ: - Thẻ TSCĐ - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 2.1.2. Quy trình ghi sổ Hiện tại công ty thực hiện theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/03/2006. Với đặc điểm là công ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên để thuận tiện cho công tác ghi chép sổ sách một cách chính xác, hiệu quả nên công ty đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh ở chứng từ gốc, tổng hợp lập chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tiến hành tách rời việc ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết. Chứng từ kế toán Sổ và thẻ chi tiết TSCĐ HH Sổ quỹ TSCĐ HH Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp tăng, giảm TSCĐ HH Sổ cái TK 211 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 2-1 Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ trong công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV 2.1.3. Hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại bộ phận sử dụng TSCĐ hữu hình của công ty có nhiều biến động, qua đó bộ phận sử dụng thường xuyên hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình. Tuỳ theo nhu cầu của từng bộ phận sử dụng mà có những TSCĐ hữu hình cụ thể để hạch toán. Sổ sách sử dụng bao gồm: Thẻ TSCĐ (Mẫu số 23-DN), Sổ TSCĐ (Mẫu 21-DN ), sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng (Mẫu 22-DN). Biểu 2-1: CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM - TKV Số 875/CT - QLTB - VT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc --------------------------------------- Hạ Long, ngày 20 tháng 10 năm 2009 QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁN ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM - TKV V/v thanh lý TSCĐ - Căn cứ vào quyết định số số 288 QĐTC ngày 01-07-2005 của Công ty Cổ phần Than Hà Lầm – TKV thuộc Tổng Công ty Than Khoáng sản Việt Nam. - Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty - Theo đề nghị của ông trưởng phòng QLTB - VT QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nhượng bán TSCĐ (có biên bản kèm theo) Thanh lý phương tiện vận tải trên cho ông Nguyễn Hồng Đạt. Địa chỉ: Hoàng Mai – Hà Nội Tài khoản số: 710A - 40879 tại Ngân hàng No & PTNT Hà Nội Điều 2: Các phòng kế toán tài chính, quản lý thiết bị có trách nhiệm thực hiện quyết định này Nơi gửi: - Phòng kế toán tài chính - Phòng quản lý thiết bị - Lưu tại văn phòng Giám đốc công ty Mai Văn Hoạt Ví dụ: Tháng 8/2009 bộ phận vận chuyển than có mua thêm xe ôtô để phục vụ việc vận tải. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập chi tiết như sau: Biểu 2-2: *) Biên bản giao nhận TSCĐ TẬP ĐOÀN CN – THAN KS VIỆT NAM CÔNG TY CP THAN HÀ LẦM - TKV ------ o0o ------ Mẫu số: 01 –TSCĐ (Ban hành QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 15 tháng 08 năm 2009 Căn cứ vào quyết định số 17HV/020508 ngày 05 tháng 08 năm 2009 của Giám đốc công ty về việc bàn giao TSCĐ: Ban giao nhận TSCĐ gồm: Ông/Bà: Phạm Bình Minh. chức vụ: Giám đốc Đại diện bên giao Ông/Bà:.Nguyễn Tuấn Minh chức vụ: Trưởng phòng Đại diện bên nhận Địa điểm giao nhận TSCĐ: Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: STT Tên, ký hiệu, quy cách (cấp hạng TSCĐ) Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất (XD) Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng Công suất (diện tích thiết kế) Tính nguyên giá TSCĐ Giá mua (ZSX) Chi phí vận chuyển Chi phí chạy thử … Nguyên giá TSCĐ Tài liệu kỹ thuật kèm theo A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 E 1 Xe ôtô Huyndai Việt Nam 2009 693.000.000 CỘNG 693.000.000 Giám đốc bên nhận (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng bên nhận (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên) Trong quá trình sử dụng tài sản sẽ dẫn đến một số TSCĐ HH bị cũ, hao mòn không phù hợp với hình thức kinh doanh của công ty. Nếu sử dụng chỉ gây lãng phí vốn nên bộ phận sử dụng cần phải thanh lý hoặc nhượng bán để thu hồi vốn cho công ty. Sau đây là tờ trình thanh lý phương tiện vận tải của tổ trưởng đội xe lập: Biểu 2-3: Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hạ Long, ngày 31 tháng 06 năm 2009 TỜ TRÌNH XIN THANH LÝ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV Tên tôi là: Nguyễn Trọng Dũng Chức vụ: Tổ trưởng đội xe bộ phận vận chuyển. Hiện nay, bộ phận vận chuyển hành khách đang có 1 phương tiện vận tải cũ nát và hoạt động không có hiệu quả (có kèm theo biên bản xác nhận hiện trạng xe). Tôi viết tờ trình này xin giám đốc xem xét và cho thanh lý phương tiện vận tải sau: STT Loại xe Biển xe Năm sử dụng Bộ phận sử dụng 1 Huyndai 35 tấn 14L-1438 10 Vận chuyển vật tư, hàng hóa Kính đề nghị giám đốc công ty giải quyết, cho phép thanh lý phương tiện vận tải trên. Tổ trưởng đội xe ( Ký tên ) Để sử dụng tốt các TSCĐ hữu hình của công ty cũng như của từng bộ phận sử dụng thì việc quản lý và hạch toán chi tiết tại bộ phận sử dụng là hết sức quan trọng. Hầu hết các TSCĐ hữu hình tại bộ phận sử dụng đều được hạch toán chi tiết và ghi rõ rang từng tài sản dựa trên các chứng từ gốc hay các chứng từ có liên quan. 2.1.4. Hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại bộ phận kế toán Tổ chức hạch toán TSCĐ hữu hình giữ một vị trí quan trọng trong công tác kế toán. Nó cung cấp tài liệu đảm bảo chính xác cho bộ phận quản lý doanh nghiệp để tiến hành phân tích, đánh giá thực hiện tăng, giảm TSCĐ hữu hình ở công ty. Qua đó tăng cường biện pháp kiểm tra, quản lý TSCĐ hữu hình một cách đảm bảo an toàn, nâng cao hiệu quả sử dụng. Do vậy, việc quản lý và hạch toán luôn dựa trên một hệ thống đầy đủ các chứng từ gốc chứng minh cho tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm: Hoá đơn GTGT, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản quyết toán…Căn cứ vào chứng từ gốc và các tài liệu khác mà bộ phận kế toán tiến hành lập sổ và theo dõi trên thẻ chi tiết TSCĐ hữu hình, sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ hữu hình. Biểu 2-4: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 08 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKT-3LL NX/2009B 00936… Đơn vị bán hàng: Công ty oto Daewoo Việt Nam Địa chỉ: Km 12 QL1A - Tứ Hiệp – Thanh Trì – Hà Nội Số tài khoản: 710A – 00002 Điện thoại MS: 0 1 0 0 1 0 0 7 3 3 / / / / Họ và tên người mua hàng: Phạm Bình Minh Tên đơn vị: Công ty cổ phần than Hà Lầm – TKV. Địa chỉ: Phường Hà Lầm – TP. Quảng Ninh – Tỉnh Quảng Ninh. Số tài khoản:…………………………………………………………………… Hình thức thanh toán: CK MS: 5 7 0 0 1 0 1 6 3 7 / / / / STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Xe ôtô Huyndai chiếc 01 630.000.000 630.000.000 Cộng tiền hàng 630.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 63.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 693.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm chín mươi ba triệu đồng chẵn ./. Ngưòi mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Công ty mua 01 xe ôtô về chưa đưa vào sử dụng ngay mà phải đưa xe đi đăng ký, chạy thử. Khi hoàn thành bàn giao, kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan để hoàn thành ghi sổ. Trước khi đưa vào sổ kế toán phải tập hợp lại chứng từ cho các khoản chi phí đầu tư: thuế trước bạ, giấy đăng ký khám xe… Biểu 2-5: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc Hạ Long, ngày 11 tháng 11 năm 2009 BIÊN BẢN QUYẾT TOÁN XE ÔTÔ HUYNDAI Căn cứ vào chứng từ liên quan chi cho các khoản chi phí sau: Giá mua xe: 693.000.000 đồng Thuế trước bạ: 34.650.000 đồng Đăng ký: 3.000.000 đồng Dầu mỡ chạy thử: 2.610.000 đồng Tổng: 733.260.000 đồng (Bằng chữ: Bảy trăm ba mươi ba triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng). Kế toán trưởng ( Ký tên ) Giám đốc ( Ký tên ) Bộ phận sử dụng ( Ký tên ) Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán lập thẻ TSCĐ: Biểu 2-6: TẬP ĐOÀN CN – THAN KS VIỆT NAM CÔNG TY CP THAN HÀ LẦM - TKV ------ o0o ------ Mẫu số: S23 – DN (Ban hành QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số:.17 Ngày 11 tháng 11 năm 2009 lập thẻ........ Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số 05 ngày 15 tháng 08 năm 2009 Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Ôtô tải Huyndai. Số hiệu:.... Nước sản xuất: Việt Nam. Năm sản xuất:................................... Bộ phận quản lý, sử dụng: ..................... Năm đưa vào sử dụng: 2009 Công suất (diện tích thiết kế): 35 tấn Đình chỉ TSCĐ ngày... tháng .... năm.... Lý do đình chỉ:................................................................................................................... Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 T3 Mua ôtô tải Huyndai mới 630.000.000 2009 73.317.492 73.317.492 Cộng 630.000.000 Lý do giảm:........................................................................................................................... Ngày 11 tháng 11 năm 2009 Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Trong qúa trình sử dụng TSCĐ hữu hình sẽ dẫn đến một số tài sản cũ, hao mòn, lạc hậu. Bộ phận sử dụng gửi lên ban lãnh đạo “Tờ trình thanh lý phương tiện vận tải”. Sau khi xét duyệt được sự đồng ý của ban lãnh đạo, kế toán lập biên bản thanh lý như sau: Biểu 2-7: *) Biên bản thanh lý TSCĐ: TẬP ĐOÀN CN – THAN KS VIỆT NAM CÔNG TY CP THAN HÀ LẦM - TKV ------ o0o ------ Mẫu số: 02-TSCĐ (Ban hành QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ Ngày 27 tháng 11 năm 2009 Số: 04 Nợ:….... Có:…… Căn cứ vào quyết định số.532 ngày 20 tháng 11 năm 2009 của Giám đốc công ty về việc thanh lý TSCĐ: Ban thanh lý TSCĐ gồm: Ông/Bà:Phạm Bình Minh chức vụ:Giám đốc công ty Đại diện: Trưởng ban Ông/Bà: Nguyễn Anh Tuấn.chức vụ: Kế toán trưởng.Đại diện: Uỷ viên Ông/Bà:Nguyễn Trọng Dũng chức vụ:Tổ trưởng đội xe Đại diện: Uỷ viên Tiến hành thanh lý TSCĐ: - Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: XE ÔTÔ HUYNDAI - Số hiệu TSCĐ:…………………………………………………………………….. - Nước sản xuất (xây dựng):……..………………………………………………… - Năm đưa vào sử dụng:……………………… Số thẻ TSCĐ:…………………… - Nguyên giá TSCĐ: 630.000.000 Đồng - Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 568.750.000 đồng. - Giá trị còn lại của TSCĐ:……………………………………………………….. III. Kết luận của Ban thanh lý TSCĐ: Ban thanh lý quyết định thanh lý phương tiện vận tải trên . Ngày 27 tháng 11 năm 2009 Trưởng ban thanh lý (Ký, họ tên) Kết quả thanh lý TSCĐ Chi phí thanh lý TSCĐ…………..(viết bằng chữ)……………………………. Giá trị thu hồi: 12.705.000 đồng (viết bằng chữ Mười hai triệu bảy trăm linh năm nghìn đồng chẵn. Đã ghi giảm sổ TSCĐ ngày…. tháng …. năm 2009 Ngày 27 tháng 11 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Căn cứ biên bản thanh lý TSCĐ, kế toán lập hoá đơn GTGT: Biểu 2-7: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 5 tháng 12 năm 2009 Mẫu số: 01 GTKT-3LL NX/2009B 0097037 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV Địa chỉ: Thành Phố Hạ Long - Tỉnh Quảng Ninh Số tài khoản: 1482201000287 mở tại chi nhánh NH No & PTNT TP.Hạ Long. Điện thoại MS: 5 7 0 0 1 0 1 6 3 7 / / / / Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Hồng Đạt Tên đơn vị: Địa chỉ: Hoàng Mai – Hà Nội. Số tài khoản:…………………………………………………………………… Hình thức thanh toán: CK MS: 0 1 0 0 1 8 9 7 1 4 / / / / STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Xe ôtô 14L-1438 chiếc 01 11.550.000 11.550.000 Cộng tiền hàng 11.550.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.155.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.705.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu bảy trăm linh năm nghìn đồng chẵn ./. Ngưòi mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Kế toán căn cứ các chứng từ liên quan đến TSCĐ hữu hình để lập sổ kế toán chi tiết TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp. Mỗi TS đưa vào sử dụng đều phải ghi vào cuốn sổ này. Số thứ tự của Tài sản được ghi theo thứ tự thời gian, hàng tháng khi có nghiệp vụ TSCĐ hữu hình phát sinh, kế toán ghi vào sổ chi tiết TSCĐ hữu hình. Biểu 2-9: Đơn vị: Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Năm: 2009 Loại Tài sản: TSCĐ hữu hình Đơn vị tính: Triệu đồng Ghi tăng TSCĐ Ghi giảm TSCĐ C từ Tên TSCĐ Đvị tính Số lượng Đgiá Số tiền C từ Lý do Số lượng Số tiền SH NT SH NT 05 15/8 Xe ôtô tải Huyndai chiếc 01 693 693 04 27/11 Thanh lý xe ôtô huyndai 01 12,705 Cuối kỳ căn cứ vào thẻ TSCĐ hữu hình, sổ chi tiết và các chứng từ liên quan đến việc tăng giảm TSCĐ hữu hình. Song song với công tác hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình công ty tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ hữu hình. Đây là khâu quan trọng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. Mục đích hạch toán tổng hợp nhằm cung cấp thông tin tổng hợp về nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn TSCĐ hữu hình. 2.2. Kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV Để hạch toán tổng hợp TSCĐ hữu hình, Công ty sử dụng tài khoản theo chế độ quy định hiện hành và sử dụng một số tài khoản liên quan. Công ty hạch toán TSCĐ hữu hình trên hệ thống sổ sách được tổ chức theo đúng chế độ quy định. Hiện nay công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006; niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. 2.2.1. Kế toán tổng hợp tăng tài sản cố định của Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV Nghiệp vụ mua 01 xe ôtô tải Huyndai 35 tấn sẵn sàng được đưa vào sử dụng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc (biên bản giao nhận TSCĐ), doanh nghiệp lập thẻ TSCĐ và ghi chép vào sổ chi tiết TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng. Bút toán 1: Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số 05 ngày 15/08/2009 và hoá đơn mua TSCĐ số 02B, kế toán phản ánh tăng TSCĐ theo giá mua: Nợ TK 211: 630.000.000 đ Nợ TK 133: 63.000.000 đ Có TK 341: 554.400.000 đ Có TK 112: 138.600.000 đ Bút toán 2: Căn cứ hoá đơn chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, kế toán tập hợp chi phí mua sắm lắp đặt thực tế phát sinh: Nợ TK 211: 508.349.418 đ Nợ TK 133: 510.000 đ Có TK 111: 508.859.418 đ Bút toán 3: Kết chuyển nguồn đầu tư cho TSCĐ hữu hình: Nợ TK 414: 1.894.859.418 đ Có TK 411: 1.894.859.418 đ Tính hình tăng giảm TSCĐ tại công ty năm 2009 như sau: Biểu 2-10: Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV TÌNH HÌNH TĂNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng STT MÃ TS TÊN TÀI SẢN NGUYÊN GIÁ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TĂNG A HH TSCĐ HH 693.000.000 I PTVT TSCĐ HH - phương tiện vận tải 693.000.000 1 PTVT XE HUYNDAI TẢI 35 TẤN 693.000.000 TỔNG CỘNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TĂNG 693.000.000 Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Căn cứ vào các biên bản giao nhận và hoá đơn GTGT về việc mua sắm hoặc các trường hợp tăng TSCĐ, kế toán tổng hợp tình hình tăng TSCĐ hữu hình tháng 11 năm 2009: Biểu 2-11: Bảng tổng hợp tăng TSCĐ hữu hình tháng 11 năm 2009 Chứng từ Tên TSCĐHH Đơn vị tính Số lượng TSCĐ HH tăng SH NT Nguyên giá Nguồn hình thành Bộ phận sử dụng 19 05/11/09 Xe ôtô 24 chỗ 14L -0357 chiếc 01 212.279.700 Tự có Vận chuyển 20 11/11/09 Xe ôtô tải Huyndai chiếc 01 693.000.000 Vay + tự có Vận chuyển 21 15/11/09 Máy tính xách tay HP chiếc 5 35.700.000 Tự có Quản lý Người lập biểu ( Ký tên ) Kế toán trưởng ( Ký tên ) Giám đốc ( Ký tên ) Trình tự ghi sổ một trường hợp tăng TSCĐ HH của công ty trong tháng 11 theo hình thức chứng từ ghi sổ như sau: Căn cứ vào chứng từ gốc về TSCĐ HH phát sinh, kế toán vào chứng từ ghi sổ theo mẫu: Biểu 2-12: Chứng từ ghi sổ Số: 28 Tháng 11 năm 2009 Trích yếu Tài khoản Số tiền (đồng) Nợ Có 1. Mua 01 xe ôtô tải Huyndai 211 341 112 693.000.000 2. Mua 05 máy tính xách tay HP 211 111 35.700.000 3. Mua xe ôtô 14L-0357 211 112 212.279.700 Kèm theo 03 chứng từ gốc. Sau khi phản ánh vào chứng từ ghi sổ về tăng TSCĐ hữu hình, sau đó kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ TSCĐ hữu hình. Biểu 2-13: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 11 năm 2009 Chứng từ Diễn giải Số tiền (đồng ) Ghi chú SH NT 19 05/11/09 Xe ôtô 24 chỗ 14L-0357 212.279.700 20 11/11/09 Xe ôtô tải Huyndai 693.000.000 21 15/11/09 Máy tính xách tay HP 35.700.000 Cộng 940.979.700 Kế toán trưởng (Ký tên) Xác nhận cơ quan thuế (Ký, đóng dấu) Thủ trưởng (Ký tên, đóng dấu) Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các chứng từ ghi sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ, ghi sổ với các sổ chi tiết TSCĐ hữu hình, sổ bảng tổng hợp TSCĐ hữu hình và lấy số liệu tổng cộng của chứng từ ghi sổ vào sổ cái. 2.2.2. Kế toán tổng hợp giảm tài sản cố định của Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV Hạch toán giảm TSCĐ hữu hình do công ty tiến hành nhượng bán, thanh lý khi thấy những TS này không đem lại lợi nhuận cho công ty. Trên cơ sở căn cứ vào Biên bản thanh lý sô, hoá đơn GTGT, phiếu báo có của ngân hàng và toàn bộ các chứng từ có liên quan tới việc thanh lý TSCĐ hữu hình. Kế toán định khoản: Bút toán 01: Căn cứ biên bản thanh lý TSCĐ số 04 ngày 27/11/2009, và các hoá đơn phản ánh chi phí thanh lý kế toán ghi giảm TSCĐ: Nợ TK 214: 586.750.000 đ Nợ TK 811: 81.250.000 đ Có TK 211: 678.000.000 đ Bút toán 2: Căn cứ giấy báo có của ngân hàng, kế toán phản ánh số thu về sau thanh lý. Kế toán ghi: Nợ TK 112: 12.705.000 đ Có TK 711: 11.550.000 đ Có TK 333: 1.155.000 đ Biểu 2-14: Bảng tổng hợp giảm TSCĐ HH Tháng 11 năm 2009 Chứng từ Tên TSCĐ hữu hình ĐVT Số lượng TSCĐ hữu hình giảm SH NT Nguyên giá (đồng) Nguồn hình thành Bộ phận sử dụng 08/11/09 Máy photo copy chiếc 02 22.295.662 Tự có Văn phòng 12/11/09 Xe ôtô 14L-1187 chiếc 01 112.149.000 Tự có Văn phòng 25/11/09 Xe ôtô tải Huyndai chiếc 01 630.000.000 Vay Vận chuyển Biểu 2-15: Chứng từ ghi sổ Số: 26 Tháng 11 năm 2009 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Giảm TSCĐ hữu hình do thanh lý, nhượng bán 1. Thanh lý xe ôtô tải Huyndai đã sử dụng 214 811 211 568.750.000 81.250.000 678.0000.000 - Khoản thu hồi từ thanh lý 112 711 333 12.705.000 11.550.000 1.155.000 2. Nhượng bán xe ôtô W50 14L-1187 214 811 211 46.649.000 65.500.000 112.149.000 - Chi phí nhượng bán 811 111 200.000 - Khoản thu hồi từ nhượng bán 111 711 333 72.050.000 65.500.000 6.550.000 3. Thanh lý máy photo copy 214 811 211 21.816.799 478.863 22.295.662 - Chi phí thanh lý 811 111 275.000 Có chứng từ gốc kèm theo. Từ số liệu của chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ: Biểu 2-16: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 11 năm 2009 Chứng từ Diễn giải Số tiền (đồng ) Ghi chú SH NT 8/11/09 Máy photo copy 0 12/11/09 Xe ôtô 14L-1187 72.050.000 25/11/09 Xe ôtô tải Huyndai 12.705.000 Cộng Cộng 84.755.000 Kế toán trưởng (Ký tên) Xác nhận cơ quan thuế (Ký, đóng dấu) Thủ trưởng (Ký tên , đóng dấu) Biểu 2-17: Sổ cái Tài khoản 211 Tháng 11 năm 2009 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu Tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 29.285.000.000 G1 Mua xe ôtô Tải 35 tấn 341 112 693.000.000 G2 Xe ôtô 24 chỗ 14L-0357 112 212.279.700 G3 Máy tính xách tay HP 111 35.700.000 H1 Thanh lý máy photo copy 214 811 21.816.799 478.863 H2 Nhượng bán ôtô 14L -1187 214 811 46.649.000 65.500.000 H3 Thanh lý xe ôtô tải Huyndai 14L-1438 214 811 568.750.000 81.250.000 Số phát sinh 7.177.979.700 784.444.662 Số dư cuối kỳ 29.441.535.038 2.2.3. Kế toán tổng hợp khấu hao tài sản cố định hữu hình của Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV Trong quá trình sử dụng TSCĐ hữu hình bị hao mòn dần về giá trị, do vậy kế toán phải làm công tác trích khấu hao. Khấu hao TSCĐ hữu hình là quá trình chuyển dần giá trị của TSCĐ hữu hình một cách có kế hoạch vào giá thành. Khấu hao TSCĐ hữu hình là biện pháp kinh tế nhằm bù đắp khôi phục lại từng phần hoặc toàn bộ giá trị TSCĐ hữu hình. Tính khấu hao TSCĐ hữu hình của công ty căn cứ theo quyết định số 206/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 phương pháp xác định số tiền khấu hao hàng năm và khấu hao hàng tháng. Tại công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Tất cả các TSCĐ hữu hình hiện có của công ty tham gia vào quá trình kinh doanh đều tính khấu hao và phân bổ vào giá thành. Ví dụ: Xe ôtô tải Huyndai 35 tấn mua từ ngày 15/8/2009, sau quá trình đăng ký, chạy thử công ty đưa vào sử dụng từ ngày 01/12/2009. Thời hạn sử dụng của 10 xe là 6 năm Theo phương pháp khấu hao đường thẳng: Số khấu hao hàng năm của 01 xe = 733.260.000/6 =122.210.000đ Mức khấu hao 1 tháng của 01 xe = 122.210.000/12 =10.184.166,67đ Chi tiết trích khấu hao TSCĐ hữu hình tại công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV năm 2009: Biểu 2-18: Chi tiết TSCĐ HH trích khấu hao năm 2009 Đơn vị: đồng STT Tên tài sản trích khấu hao Nguyên giá Mức tính khấu hao Giá trị còn lại I Nhà cửa, vật kiến trúc 794.070 342.000 452.700 II Máy móc thiết bị 73.400 60.800 02.600 1 Cầu năng 55.050 45.600 9.450 2 Máy nén khí PUMA 54.376 20.550 33.826 III Phương tiện vận tải 43.500.800 16.440 26.628.800 1 Xe ôtô 5 chỗ 7.068.880 2.671.500 4.397.380 2 Xe ôtô 24 chỗ 2.718.800 1.027.500 1.691.30 3 Xe ôtô tải Huyndai 1.087.520 411.000 676.520 4 Xe tải 3 tấn 631.530 402.200 229.330 IV Dụng cụ quản lý 75.783.600 48.264 27.519 1 Máy photo copy 157.882 100.550 57.332 2 Trạm thông tin 107.740 68.374 39.026 3 Cột ăng ten 145.252 92.506 49.746 4 Máy tính xách tay 176.830 112.616 67.214 5 Máy vi tính văn phòng 794.070 342.000 452.700 6 Máy điều hoà nhiệt độ 73.400 60.800 02.600 Người lập biểu ( Ký tên ) Kế toán trưởng ( Ký tên ) Giám đốc ( Ký tên ) Cuối tháng căn cứ vào phần trích khấu hao TSCĐ HH và kết chuyển vào chi phí để tính giá thành. Khi tính khấu hao phương tiện vận tải phục vụ cho hoạt động kinh doanh, hàng tháng kế toán định khoản: Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 2114 Ví dụ: Nghiệp vụ trích khấu hao TSCĐ hữu hình tháng 11/2009 ở công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV trích khấu hao phương tiện vận tải, kế toán ghi: Nợ TK 6274: 1.612.500.000 đ Có TK 214: 1.612.500.000 đ Trích khấu hao TSCĐ hữu hình dùng cho bộ phận văn phòng: căn cứ vào bảng chi tiết khấu hao TSCĐ (bảng 2-3) kế toán ghi: Nợ TK 642: 293.606.000 đ Có TK 214: 293.606.000 đ 2.2.4. Kế toán tổng hợp sửa chữa tài sản cố định hữu hình của Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV TSCĐ là tư liệu lao động phục vụ lâu dài cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Do đó, để duy trì tính năng kỹ thuật và khả năng hoạt động liên tục của tài sản. Công ty luôn quan tâm đến việc sửa chữa bảo dưỡng TSCĐ hữu hình. Bản thân mỗi TSCĐ hữu hình đều lập định mức sửa chữa thường xuyên (bảo dưỡng) và sửa chữa lớn (đại tu). Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV tính chi phí sửa chữa ôtô vào chi phí vận tải là một khoản chi phí trực tiếp trong hoạt động kinh doanh vận tải ôtô và cũng là một khoản mức giá thành của vận tải ôtô giữa các tháng. Căn cứ vào định mức chi phí sửa chữa phương tiện ôtô tính cho 1 km xe lăn bánh và số km thực tế hoạt động trong tháng để tính số phải trích trong tháng. Quá trình sửa chữa phương tiện vận tải ôtô máy móc thiết bị, kế toán sử dụng tài khoản 6277, 2413, 335 để hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ hữu hình. Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan: 152, 111, 112… Trong quá trình sửa chữa TSCĐ hữu hình sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề. Để TSCĐ hữu hình đó được sửa chữa cho tốt và mang tính hợp pháp đối với các chế độ kế toán mới, kế toán phải căn cứ vào các chứng từ sau: - Biên bản xác định tình trạng kỹ thuật máy - Biên bản kiểm tra sửa chữa - Phương án dự toán sửa chữa - Hợp đồng kinh tế - Bản quyết toán sửa chữa xe *Hạch toán sửa chữa nhỏ TSCĐ (sửa chữa thường xuyên) Sửa chữa thường xuyên TSCĐ là công việc thay thế những chi tiết, bộ phận riêng lẻ của TSCĐ bị hư hỏng hao mòn nhằm duy trì hoạt động thường ngày của chúng trong khoảng thời gian giữa 2 kỳ sửa chữa lớn. Phạm vi sửa chữa hẹp, thời gian ngắn và chi phí sửa chữa không nhiều. * Hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ Sửa chữa lớn TSCĐ là công việc thay thế hàng loạt những chi tiết, bộ phận chủ yếu của TSCĐ nhằm khôi phục lại TSCĐ theo trạng thái tiêu chuẩn của thiết kế ban đầu; mặt khác thông qua sửa chữa lớn, người ta còn có thể tiến hành cải tạo nâng cấp TSCĐ cao hơn so với trạng thái tiêu chuẩn thiết kế ban đầu. Phạm vi sửa chữa rộng, thời gian sửa chữa dài và chi phí sửa chữa nhiều, doanh nghiệp cần phải lập dự toán trước khi sửa chữa và quyết toán sau khi kết thúc sửa chữa. Trong năm 2009, công ty thuê ngoài tiến hành sửa chữa nâng cấp trụ sở làm việc, bảo trì và bảo dưỡng phương tiện vận tải và máy móc văn phòng, thiết bị đồ dùng…Bảng tổng hợp quyết toán tổng chi phí là 101.850.000 đồng. Căn cứ vào các chứng từ gốc (bao gồm hoá đơn GTGT về chi phí nâng cấp, bảo trì; biên bản quyết toán việc nâng cấp sửa chữa, bảo dưỡng; phiếu chi tiền mặt…), kế toán ghi sổ: Nợ TK 2413: 101.850.000 đ Nợ TK 133: 10.185.000 đ Có TK 111: 112.035.000 đ Đồng thời, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình hoàn thành: Nợ TK 335: 112.035.000 đ Có TK 2413: 112.035.000 đ Chương 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM – TKV 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV và phương hướng hoàn thiện 3.1.1. Ưu điểm Mặc dù mới đi vào hoạt động được hơn 4 năm từ khi cổ phần hóa, nhưng TSCĐ của công ty luôn có mức tăng cao theo từng năm làm cho nguồn vốn kinh doanh ngày càng lớn, quy mô kinh doah của công ty được mở rộng. Việc đầu mua sắm TSCĐ tập trung vào phương tiện vận tải phục vụ trực tiếp cho việc vận tải hành khách được đánh giá đây là sự đầu tư đúng hướng vì lĩnh vực kinh doanh của công ty là vận tải hành khách kết hợp với du lịch, do đó đòi hỏi phương tiện vận tải phải hiện đại, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty. Công tác duy trì bảo dưỡng phương tiện vận tải, máy móc thiết bị luôn đảm bảo kịp thời khi có hư hỏng đều đựơc sửa chữa trong thời gian ngắn nhất có thể đáp ứng hoạt động kinh doanh. Hệ thống sổ sách, biểu mẫu áp dụng theo đúng chế độ của bộ tài chính ban hành. Tổ chức công tác kế toán TSCĐ tại công ty là phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty. Việc theo dõi tình hình tăng, giảm, khấu hao và kiểm kê TSCĐ thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo việc phản ánh đúng nguyên giá TSCĐ hiện có cũng như mức trích khấu hao phù hợp với quy định hiện hành của bộ tài chính. Bộ phận kế toán luôn cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác số liệu cho ban lãnh đạo công ty, để đề ra những phương hướng và biện pháp kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. 3.1.2. Nhược điểm TSCĐ hữu hình của công ty chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản. Phần lớn số vốn mà công ty có được đều dùng để đầu tư vào đổi mới, mua sắm trang thiết bị, phương tiện vận tải. Với số lượng TSCĐ tương đối lớn nhưng do không có phần mền kế toán hỗ trợ nên công ty tiến hành theo dõi và tính toán giá trị còn lại, mức khấu hao, nguyên giá hoàn toàn theo phương pháp thủ công vì vậy rất bất tiện trong công tác quản lý tài sản cố định một cách chính xác và khó khăn khi công ty muốn nâng cấp cải tạo thanh lý một TSCĐ hữu hình nào đó. Tại bộ phận sử dụng chưa tổ chức ghi sổ chi tiết TSCĐ hữu hình nên gây khó khăn trong việc quản lý TSCĐ tại bộ phận sử dụng. Việc thanh lý TSCĐ diễn ra chậm chạp bởi hệ thống thủ tục còn rườm rà, mất khá nhiều thời gian ảnh hưởng tới việc hạch toán TSCĐ của công ty. Ngoài những tồn tại trên, theo quy định của Bộ tài chính về thời gian sử dụng của TSCĐ hữu hình cụ thể là phương tiện vận tải đường bộ thời gian tối thiểu là 6 năm, thời gian tối đa là 10 năm. Vì thực tế nhu cầu đòi hỏi chất lượng xe, chất lượng phục vụ khách ngày càng cao nên buộc công ty luôn phải thay đổi phương tiện vận tải cho phù hợp. Do đó, có những phương tiện vận tải chưa đủ thời gian khấu hao nhưng công ty vẫn phải thanh lý, làm như vậy là trái với quy định. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện * Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán và quản lý TSCĐ Trong thời kỳ hiện đại, công tác kế toán luôn được chú trọng ở tất cả các doanh nghiệp vì tầm quan trọng của nó. Chức năng kế toán là ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kinh doanh của một doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán còn cung cấp thông tin cho rất nhiều đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp. Đối với các nhà quản lý, các thông tin này giúp cho họ có những cơ sở để đưa ra những quyết định kinh tế phù hợp với các nhà đầu tư, các thông tin này là cơ sở để đưa ra các quyết định đầu tư. Việc hạch toán và quản lý TSCĐ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Than Hà Lầm – TKV. Trong điều kiện có thêm nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường như hiện nay, kế toán là công cụ hữu hiệu để công ty có thể phân tích được tình hình tài sản của mình từ đó có hướng đầu tư và phương pháp quản lý thích hợp để tạo nên sức mạnh nội lực. Việc hạch toán và quản lý TSCĐ hiện nay tại Công ty cần được hoàn thiện để đáp ứng những nhu cầu trên. 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV 3.2.1. Về công tác quản lý tài sản cố định hữu hình Nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại công ty, Công ty cần phải tiếp tục thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Bộ tài chính về quy chế quản lý tài chính, kế toán; về quản lý sử dụng TSCĐ hữu hình trong doanh nghiệp. Công tác lập kế hoạch khấu hao cần phải được tính toán chính xác và chặt chẽ hơn tránh việc thu hồi không đủ lượng vốn ban đầu đầu tư. Thường xuyên tiến hành công tác đánh giá lại TSCĐ hữu hình trên một cách chính xác. Hiện nay, khoa học công nghệ ngày càng tiến bộ làm cho hao mòn vô hình của các TSCĐ hữu hình tăng lên, giá cả thường xuyên thay đổi. Điều này làm cho việc phản ánh giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình trên sổ sách kế toán bị sai lệch đi so với giá trị thực tế. Việc thường xuyên đánh giá lại TSCĐ hữu hình sẽ giúp cho việc tính khấu hao chính xác, đảm bảo thu hồi vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐHH hoặc có những biện pháp xử lý kịp thời nững TSCĐ hữu hình bị mất giá nghiêm trọng, chống thất thoát vốn. Để thực hiện giải pháp này, công bộ phận kế toán cần: - Ghi chép chính xác tình hình TSCĐ hữu hình, tạo điều kiện cho việc đánh giá năng lực sản xuất thực tế của TSCĐ hữu hình hiện có từ đó có những quyết định đầu tư đổi mới TSCĐ hữu hình một cách kịp thời, đúng đắn. - Hiện tại, hàng tháng kế toán không lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, mà dựa vào Bảng đăng ký TSCĐ sử dụng vào sản xuất kinh doanh để tiến hành định khoản trích khấu hao. Nếu trong kỳ có nghiệp vụ thanh lý TSCĐ nhưng kế toán vẫn tiến hành trích khấu hao đối với TSCĐ này. Điều này là vi phạm nguyên tắc trích khấu hao. Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán TSCĐ hữu hình thì công ty phải tiến hành lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng để theo dõi chính xác chi phí khấu hao TSCĐ trong công ty. Số lượng TSCĐ trong công ty lớn chủ yếu là các xe ôtô theo quy định phải được đánh số TSCĐ để quản lý. Nhưng do điều kiện của công ty hiện nay rất khó thực hiện được nên cần phân loại theo đối tượng sử dụng để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả các TSCĐ đó. Tích cực kiến nghị và hiện đại hoá công tác kế toán tại công ty bằng cách phát triển phần mền kế toán máy để hỗ trợ cho kế toán viên trong việc thống kê và tính toán các số liệu kế toán một cách chính xác nhất. Việc tăng cường công tác quản lý sử dụng, bảo dưỡng, đổi mới TSCĐ là một yếu tố quan trọng giúp đảm bảo quá trình kinh doanh của công ty được liên tục, năng suất lao động sẽ được nâng cao kéo theo giá thành sản phẩm giảm và như vậy tạo lợi thế về chi phí cho sản phẩm của Công ty có thể cạnh tranh trên thị trường. Mặc dù phương tiện vận tải, máy móc thiết bị của công ty đã được đổi mới nhưng cho đến nay vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đổi mới toàn bộ công nghệ. Vì vậy, để phương tiện vận tải , máy móc thiết bị mới đầu tư mang lại hiệu quả thì công ty phải mua sắm đồng bộ. Để hạn chế việc mất mát, hư hỏng TSCĐ hữu hình trước thời gian dự tính phải phân cấp quản lý chặt chẽ đến từng bộ phận sử dụng, nâng cao tinh thần trách nhiệm vật chất trong quản lý chấp hành nội quy, trong đó quy chế sử dụng TSCĐ là nội dung quan trọng nhất. Công ty cần quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân trong bảo quản, bảo dưỡng, bảo đảm an toàn cho TSCĐ để chúng luôn được duy trì hoạt động với công suất cao. Ngoài ra, công ty nên sử dụng triệt để các đòn bẩy kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả khai thác công suất sử dụng máy móc thiết bị, phương tiện vận tải. Với quy chế thưởng phạt rõ rang, nghiêm minh, công ty cần nâng cao và khuyến khích ý thức, tinh thần trách nhiệm của công nhân viên trong việc giữ gìn tài sản nói chung và TSCĐ nói tiêng, đảm bảo an toàn cho các TSCĐ trong công ty v à giảm chi phí quản lý TSCĐ. Sử dụng tốt các đòn bẩy kinh tế có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động, tận dụng công suất máy móc thiết bị, nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ trong công ty. 3.2.2. Về phương pháp tính giá, phương pháp kế toán Đối với các loại xe vận tải chuyên chở phục vụ cho các công trình, công ty nên thực hiện tính khấu hao theo một tỷ lệ quy định của Nhà nước. Khấu hao các máy thi công được phân bổ cho các công trình theo tiêu thức giờ ca làm việc theo công thức sau: Chi phí khấu hao máy thi công phân bổ cho công trình A = Tổng chi phí khấu hao máy thi công X Số giờ máy thi công của công trình A 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Về tài sản cố định, các chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ liên quan đến TSCĐ cần được sử lý kịp thời, đầy đủ và khoa học. Công ty luôn luôn đổi mới, tìm biện pháp xây dựng qui trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học và trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại hơn cho việc lập chứng từ. Phương hướng của Công ty trong thời gian tới sẽ là đơn giản hoá nội dung chứng từ; giảm bớt số lượng chứng từ theo hướng sử dụng chứng từ liên hợp, chứng từ nhiều lần; tăng cường kiểm tra việc tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu; làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong từng khâu luân chuyển. 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết Để quản lý tài sản cố định tại các bộ phận khác nhau nên mở thêm Sổ chi tiết tài sản cố định theo đơn vị sử dụng. Tại doanh nghiệp phải có sổ theo dõi TSCĐ mà chỉ cần theo dõi về nguyên giá, thời gian sử dụng, tên công trình phục vụ, người quản lý tài sản cố định. * Về kế toán chi tiết TSCĐ Cách đánh số thẻ TSCĐ: Nhìn chung yêu cầu lớn nhất của việc đánh số này phải khoa học, giúp cho việc quản lý, hạch toán trên sổ sách được dễ dàng. Nhất là hiện nay trong toàn công ty đang trong quá trình được nâng cấp áp dụng mạng máy tính hệ thống chương trình kế toán, kế toán phải mã hoá danh mục TSCĐ để việc đánh số TSCĐ thống nhất trong toàn công ty. Đầu tiên: kế toán quy ước lấy các chữ cái đặt cho từng nhóm TSCĐ. Cụ thể: Biểu 3-1: QUY ƯỚC TÀI SẢN CỐ ĐỊNH STT Nhóm TSCĐ Ký hiệu 1 Nhà cửa, vật kiến trúc A 2 Máy móc thiết bị B 3 Phương tiện vận tải C 4 Dụng cụ quản lý D 5 Quyền sử dụng đất E 6 Phần mền máy tính F Ví dụ: Trường hợp công ty mua 01 xe ôtô tải Huyndai ngày 15/08/2009. TSCĐ này thuộc nhóm phương tiện vận tải, bắt đầu đưa vào sử dụng từ tháng 12. Vậy kế toán đánh số xe này từ 01 Nhóm TSCĐ Năm đưa vào sử dụng Tháng đưa vào sử dụng Số thứ tự Mã số (Số thẻ TSCĐ) C 09 12 01 C081201 … … … … … … Từ thẻ và sổ kế toán chi tiết công ty nên lập bảng chi tiết TSCĐ nhằm kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái, dễ dàng phát hiện sai sót và chữa sổ theo quy định tài chính hiện hành. Cơ sở lập bảng chi tiết TSCĐ là sổ chi tiết các TK, chứng từ ghi sổ. * Về kế toán chi tiết khấu hao TSCĐ hữu hình Bảng tính và phân bổ khấu hao phải được lập theo quy định hiện hành thể hiện được số khấu hao đã trích tháng trước, số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng và số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng, số khấu hao TSCĐ phải trích tháng này. Có như vậy người xem mới hiểu rõ được nội dụng của bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ đồng thời nó đúng với vị trí quy định của Bộ tài chính ban hành. Để phản ánh đúng chi phí khấu hao bỏ ra trong quá trình sử dụng, có nghĩa phản ánh đúng tỷ lệ giữa chi phí khấu hao bỏ ra với lợi ích thu về từ việc sử dụng TSCĐ, kế toán nên lựa chọn phương pháp khấu hao cho phù hợp với từng loại TSCĐ. Ví dụ: Với nhà cửa, vật kiến trúc hao mòn hữu hình cũng như hao mòn vô hình chậm, kế toán có thể áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Với các loại TSCĐ là máy móc thiết bị, phương tiện vận tải có hao mòn hữu hình nhanh và dụng cụ quản lý ( nhất là các loại máy tính điện tử, các thiết bị tin học điện tử ), có hao mòn vô hình nhanh thì kế toán nên áp dụng phương pháp khấu hao nhanh để có thể thu hồi vốn sớm. Mẫu sổ chi tiết tài sản cố định sử dụng tại Phòng kế toán tài chính công ty theo quy định được trình bày ở Biểu số 3.1 Biểu 3-2: SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH THEO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG Bộ phận sử dụng:………. Quý…/Năm 20... Ghi tăng tài sản cố định Ghi giảm tài sản cố định Chứng từ Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng TSCĐ) ĐVT Số lượng Đơn giá Số tiền SH Chứng từ Lý do giảm TSCĐ SH NT SH NT Cộng Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Trình tự ghi Sổ theo dõi TSCĐ, cán bộ các đơn vị phản ánh nguyên giá TSCĐ. Căn cứ vào các biên bản liên quan đến việc điều động TSCĐ kế toán phản ánh người sử dụng TSCĐ, thời gian sử dụng TSCĐ, tên công trình phục vụ (nếu có). Biểu số 3-3: SỔ THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Qúy…/Năm 20… Chứng từ Mã số TSCĐ Nguyên giá Người quản lý Từ ngày Đến ngày Giảm TSCĐ Ghi chú SH NT Chứng từ Lý do SH NT Cộng 3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp Việc lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các loại sổ kế toán tổng hợp ở công ty được thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán. Do vậy, Công ty nên bổ sung cho đầy đủ Mẫu sổ cái như sau: Biểu 3-4: TỔNG CÔNG TY THAN KHOÁNG SẢN VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM - TKV SỔ CÁI Tài khoản Quý…/Năm 20… Chứng từ Diễn giải Trang NK Số phát sinh Ký hiệu NT Nợ Có Số dư đầu kỳ ……… Cộng phát sinh Số dư cuối kỳ Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Bên giao khoán (Ký, họ tên) 3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến tài sản cố định hữu hình Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty không chỉ cho thấy tình hình tài chính của Công ty cho thấy mà còn phương hướng để Công ty phát triển trong tương lai. Để hệ thống báo cáo kế toán có hiệu quả hơn nữa, Công ty có thể tăng cường sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong cùng một bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Theo hình thức này, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức thống nhất, dễ phân công chuyên môn hoá công việc, tạo điều kiện tiết kiệm thời gian và chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng thông tin. Theo quan điểm này, để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán quá trị, doanh nghiệp chỉ cần tiến hành mở các sổ chi tiết, báo cáo phân tích trên cơ sở báo cáo kế toán. Việc kết hợp này có rất nhiều ưu điểm. Trước hết, hệ thống kế toán Việt Nam hiện nay được tổ chức theo mô hình kế toán động nên việc tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin có tính thường xuyên do đó tổ chức kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính sẽ thuận tiện hơn cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc tổ chức bộ máy kế toán. Thứ hai là trình độ của cán bộ kế toán trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay cũng chưa được đạo tạo theo chuyên ngành kế toán quản trị nên khi làm thêm công việc của kế toán quản trị cũng tốt hơn. Thứ ba, việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị cùng dựa trên một thông tin đầu vào sẽ thuận tiện hơn cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. Thứ tư, việc kết hợp đó sẽ rất thuận lợi cho việc quản lý, kiểm soát, đối chiếu của ban lãnh đạo Công ty, của Tổng công ty khi cần. 3.2.7. Điều kiện thực hiện giải pháp TSCĐ là một trong các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy, điều kiện thực hiện giải pháp đó là cần đưa ra đầy đủ các thủ tục, chứng từ liên quan đến kế toán tài sản cố định hữu hình. KẾT LUẬN Với vai trò là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ có ảnh hưởng to lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải biết cách sử dụng các nguồn lực tài chính một cách có hiệu quả nhất. Đó là yêu cầu rất lớn đặt ra không chỉ cho riêng Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV mà còn là yêu cầu với mọi đơn vị tổ chức kinh doanh. Bí quyết dẫn tới thành công của Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV hiện nay một phần chính là nhờ việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính của mình, trong đó có việc sử dụng hiệu quả TSCĐ. Chúng ta cùng hy vọng công ty sẽ ngày càng hoàn thiện về bộ máy quản lý, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác hạch toán kế toán đặc biệt là công tác tổ chức hạch toán TSCĐ để đạt được mục tiêu chung đã đề ra là xây dựng Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV “An toàn - Ổn định - Phát triển - Hiệu quả”. Thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV đã giúp cho em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế, đồng thời quá trình thực tập thực tế cũng giúp em học hỏi được nhiều điều bổ ích từ sự vận dụng linh hoạt chế độ kế toán cho phù hợp với đặc điểm riêng của từng đơn vị. Tuy đã có nhiều cố gắng, song với kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề tốt nghiệp này không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cán bộ kế toán để chuyên đề này thực sự được hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Ths. Bùi Thị Minh Hải cùng các cán bộ phòng Kế toán tài chính và ban lãnh đạo Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này. Hà Nội, ngày 02 tháng 5 năm 2010 Sinh viên Trần Thị Mý DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp – NXB Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân – 2006. Báo cáo tài chính chứng từ và sổ kế toán sơ đồ kế toán - Quyển 2 – NXB Thống kê. Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ khó đòi – Thông tư số 13/2006/TT- BTC ngày 27/2/2006. www. Webketoan.com “Chuẩn mực kế toán quốc tế”- NXB Tài chính www.tapchiketoan.com nhËn xÐt cña doanh nghiÖp ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… Hạ Long, ngày 02 tháng 05 năm 2010 NGƯỜI NHẬN XÉT nhËn xÐt cña Gi¶ng viªn h­íng dÉn ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2010 Giảng viên hướng dẫn nhËn xÐt cña Gi¸o viªn ph¶n biÖn ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2010 Giáo viên phản biện