Chuyên đề Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH thương mại và sản xuất Tân Sơn Hà

dụng hình thức thu lãi tiền nợ trên số nợ quá hạn để có thể khuyến khích khách hàng thanh toán sớm. Phương pháp giá vốn hàng bán Công ty sử tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán” Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của lao vụ, dịch vụ, hàng hoá xuất bán trong kỳ. Do công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau: Bên nợ: Trị giá vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo từng hoá đơn. Bên có: Kết chuyển giá vốn của thành phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ vào bên nợ TK 911 Tài khoản này không có số dư cuối kỳ +Hàng hoá nhập kho được tính theo giá thực tế Giá thực tế hàng hoá thu mua trong nước = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí sơ chế, hoàn thiện + Chi phí thu mua hàng hoá Giá thực tế Giá mua hàng thuế Chi phí thu Chi phí gia hàng hoá = hoá nhập + nhập + Mua hàng + công, hoàn nhập khẩu khẩu(CIF) khẩu nhập khẩu thiện + Hàng hoá xuất kho được tính theo giá bình quân cả tháng Trị giá thực tế Số lượng Giá đơn vị hàng hoá = hàng hoá * bình quân sau xuất kho xuất kho mỗi lần nhập Giá đơn vị Trị giá tồn đầu tháng + Giá trị hàng nhập trong tháng bình quân sau = mỗi lần nhập Lượng hàng tồn đầu tháng+Lượng hàng nhập trong tháng Công ty sử dụng phương pháp này để tính giá hàng hoá xuất kho có ưu điểm là tính toán được một cách chính xác giá trị hàng hoá xuất kho và phản ánh được một cách kịp thời tình hình biến động hàng hoá trong kỳ. Nhưng phương pháp này nếu được thực hiện bằng thủ công sẽ gây khó khăn cho kế toán công ty trong việc tính toán (phải tính toán nhiều lần) và rất tốn công sức. Tuy nhiên, do công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên việc tính toán giá hàng hoá xuất kho được máy tự động thực hiện nên công việc của kế toán trở nên đơn giản và đã khắc phục được nhược điểm. Phương pháp xác định kết quả kinh doanh Để hạch toán kết quả kinh doanh, kế toán sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Nội dung : Kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và trị giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp Kết cấu Bên nợ: Trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ Chi phí quản lý doanh nghiệp Số lãi trước thuế và hoạt động kinh doanh trong kỳ Bên có: Doanh thu thuần về số hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Phương pháp xác định lợi nhuận của công ty Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Trong đó: Giá vốn hàng bán bao gồm: Giá mua hàng hoá thực tế và chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ. Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Hàng bán bị trả lại Lợi nhuận = Lợi nhuận - Chi phí - Chi phí quản lý thuần Gộp bán hàng doanh nghiệp 2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà. 2.1. Hạch toán ban đầu. * Hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại công ty. Khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hay đơn đặt hàng đã được giám đốc, phó giám đốc kinh doanh duyệt, căn cứ trên lệnh xuất kho kế toán lập hoá đơn GTGT, hóa đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua, nó là chứng từ đi đường và để ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên ( đặt giấy than viết một lần): Liên 1: Lưu tại quyển gốc Liên 2&3: Giao cho bộ phận thủ kho để kiểm tra hàng xuất. Sau khi kiểm tra xong hàng xuất 2 liên này được cán bộ phụ trách giao hàng đưa cho khách hàng ký nhận kèm với biên bản giao hàng Khách hàng giữ một bản Nộp cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán Trên mỗi hoá đơn bán hàng có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng ở kho, khi nhận được hoá đơn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho theo số lượng hàng bán. Thẻ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá, thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối quý thủ kho sẽ tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. * Hạch toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá tại công ty. Đối với hình thức này, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng nhân viên bán hàng không lập hoá đơn bán hàng mà chỉ ghi loại hàng, số lượng, giá vốn, giá bán và tính thành tiền vào Bảng kê bán lẻ hàng hoá. * Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà áp dụng các phương thức thanh toán linh hoạt, chính sách giá cả hợp lý, hàng hoá lại không có hình thức tiêu thụ xuất khẩu nên chỉ có khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm trừ doanh thu của công ty. Khi bán hàng cho khách hàng nếu kém phẩm chất, không đúng quy cách, chủng loại hàng hoá,...như đã ghi trong hợp đồng thì công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay tất cả số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm. Trị giá của hàng bán bị trả lại được tính đúng trị giá ghi trên hoá đơn và kế toán sử dụng tài khoản 5212 “Hàng bán bị trả lại” để theo dõi. Khi phát sinh nghiệp vụ này, người bán sẽ lập phiếu nhập kho cho số hàng bán bị trả lại. 2.2. Thực tế kế toán bán buôn hàng hoá tại công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà. * Thực tế tại công ty Ngày 9/2/2007 Công ty bán cho cửa hàng 20- Đê La Thành chiếc quạt cây FS.FB-50-220v. Sau khi hai bên thoả thuận và đã đồng ý các điều khoản cụ thể như sau: - Số lượng, đơn giá, tổng giá trị như trong hoá đơn GTGT . - Thuế suất GTGT 10 % - Thời hạn thanh toán: Vào ngày 20/3/2007 Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, kế toán vật tư, hàng hoá lập hoá đơn GTGT(Biểu 1), căn cứ vào hợp đồng này, kế toán vật tư hàng hoá viết phiếu xuất kho(Biểu 2) cho số hàng này và vào thẻ kho(Biểu 3). Sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT cùng với phiếu xuất kho cho số hàng vừa xuất cho phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán vào sổ nhật ký chung(Biểu 4), sổ chi tiết sản phẩm hàng hoá (Biểu 5). Tại thời điểm đó, kế toán không phản ánh ngay giá vốn hàng bán vào Nhật ký chung, vì kế toán tính giá vốn theo phương pháp bình quân từng tháng. Cuối tháng, sau khi tính giá bình quân xuất kho, kế toán phản ánh vào Nhật ký chung, đồng thời mở sổ chi tiết giá vốn hàng bán(Biểu 6) . Cuối quý, kế toán mở Bảng tổng hợp sản phẩm hàng hoá(Biểu 7), Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán(Biểu 8), Bảng tổng hợp doanh thu(Biểu 9), dựa trên các sổ chi tiết tương ứng, và mở sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp(Biểu 10), sổ chi tiết tài khoản thuế đầu vào được khấu trừ (Biểu 11) Từ Nhật ký chung, kế toán mở các sổ cái liên quan: Sổ cái TK 156(Biểu 12), Sổ cái TK 632(Biểu 13), sổ cái TK 511(Biểu 13). Do Cửa hàng 20- Đê La Thành chưa thanh toán cho Công ty ngay, nên ngoài các sổ chi tiết trên, kế toán mở sổ chi tiết phải thu khách hàng( Biểu 14) theo dõi riêng cho từng khách hàng. Kế toán xác định giá vốn và doanh thu như sau: a) Nợ TK 632: 3000000 CóTK 1561: 3000000 b) Nợ TK 1311: 3499980 Có TK 511: 3181800 Có TK 3331: 318180 . Lập hoá đơn bán hàng (Biểu số 1) Công ty TM & SX Tân Sơn Hà Mẫu số 01/GTKT-3LL 277- Kim Ngưu- Hai Bà Trưng - Hà Nội Số ĐKKD:010200684 Hoá Đơn GTGT Liên 2 ngày 9 tháng 2 năm 2007 Quyển số: Số: 073684 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà Địa chỉ: : 277 Kim Ngưu – Hai Bà Trưng – Hà Nội Số tài khoản : 0431101005271 Họ, tên người mua: Cửa hàng 20- Đê La Thành Địa chỉ giao hàng : Cửa hàng 20- Đê La Thành Hình thức thanh toán : TT Loại Hàng ĐVT S.Lượng Đơn giá Thành tiền 1 Quạt cây FS.FB-50-220v chiếc 02 1590900 3181800 Cộng tiền hàng: 3181800 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 318180 Tổng số tiền thanh toán : 3499980 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu bốn trăm chín mươi chín nghìn chín trăm tám mươi Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Đã ký Căn cứ hoá đơn này kế toán vật tư hàng hoá viết phiếu xuất kho theo mẫu (Biểu số 2) Công ty TM&SX Tân Sơn Hà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Viêt 277 Kim Ngưu-Hai Bà Trưng-Hà Nội Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu Xuất Kho Số: 25 Ngày 9 Tháng2 Năm 2007 Căn cứ theo hoá đơn số: 073684 Xuất cho: Nguyễn Văn Huynh Đơn vị cần Xuất: Cửa hàng 20- Đê La Thành Đề nghị xuất một số mặt hàng sau: Quạt cây FS.FB-50-220v Stt Loại Hàng S lượng ĐG bán Giá thực tế Ghi chú 01 Quạt cây FS.FB-50-220v 02 Tổng Tiền chi hoa hồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán Thủ kho Người nhận (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Sau khi có hoá đơn bán và phiếu xuất kho nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm 2 chứng từ này làm thủ tục xuất kho. Thủ kho khi nhận được hoá đơn và phiếu xuất sẽ căn cứ vào đó để ghi vào thẻ kho. (Biểu số 3) Thẻ kho Ngày lập thẻ 1/1 /2007 Tờ số:11 Tên nhãn hiệu: Quạt cây FS.FB-50-220v Đơn vị tính : chiếc NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Số phiếu nhập Số phiếu xuất Tồn đầu năm 0 5/2 11 5/2 Nhập của công ty TMKT Thành Công 02 02 9/2 25 9/2 Xuất cho cửa hàng 20- Đê La Thành 02 0 28/3 26 28/3 Cửa hàng 86 Ngô Thì Nhậm 10 10 28/3 39 28/3 Cửa hàng 10- Hai Bà Trưng 01 09 Sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Kế toán lên sổ nhật ký chung. (Biểu số 4) Công ty TM&SX Tân Sơn Hà Sổ nhật ký chung Quý I/Năm 2007 NT Chứng từ Đã sốtt SHTK Số phát sinh ghi Diễn giải ghi dòng đối sổ SH NT sổ ứng Nợ Có cái Số trang trước c/sang 1147000000 1147000000 9/2 25 9/2 Bán quạt cây FS.FB 1311 3499980 -50-220v 511 3181800 318180 ..... 19/2 37 19/2 Rút tiền gửi NH về 111 12000000 12000000 quỹ tiền mặt 1121 ..... 28/2 45 28/2 Xuất bán máy bơm 1314 6820000 cho C.hàng 7-Nguyễn Công Trứ 511 6200000 3331 620000 ..... 30/2 K/C GVHB quạt cây 632 4354545 FS.FB-50-220v 1561 4354545 30/2 K/C GVHB máy bơm 632 4800000 1565 4800000 ..... Cộng Đơn vị tính : đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu NT SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền X N Số dư đầu kỳ 0 0 11 5/2 CTTMKT Thành Công 331 1500000 02 3000000 02 3000000 25 9/2 Cửa hàng 20-Đê La Thành 131 1500000 02 3000000 Cộngtháng2 0 0 26 28/3 Cửa hàng 86-Ngô Thì Nhậm 331 1354545 10 13545450 39 28/3 Cửa hàng 10-HBTrưng 131 01 1354545 Cộngtháng3 9 12190905 (Biểu số 5) Sổ chi tiết hàng hoá Quý I: năm 2007 Tên sản phẩm: Quạt cây FS.FB-50-220v (Biểu số 6) Sổ chi tiết tài khoản TK 511 “ Doanh thu bán hàng ” NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 30/2 25 9/2 Cửa hàng 20-Đê La Thành 1311 3181800 30/2 39 28/3 Cửa hàng 10-Hai Bà Trưng 1314 2545454 Cộng 5727254 Tên sản phẩm : Quạt cây FS.FB-50-220v (Biểu số 7) Sổ chi tiết tài khoản TK:632 “ Giá vốn hàng bán” Tên sản phẩm: Quạt cây FS.FB-50-220v NT Chứng từ TK Số phát sinh Số dư ghi Diễn giải đối Nợ Có Nợ Có sổ SH NT ứng 30/2 25 9/2 Cửa hàng 20-Đê La Thành 1561 3000000 30/3 39 28/3 Cửa hàng 10-Hai Bà Trưng 1561 1354545 Cộng 4354545 Ngày 30 tháng 3 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký (Biểu số8) Bảng tổng hợp sản phẩm hàng hoá Tên sản phẩm: Quạt cây FS.FB-50-220v NT Chứng từ TK Doanh thu các khoản giảm trừ ghi Diễn giải đối khoản sổ SH NT ứng SL Đơn giá T.tiền Thuế giảm 9/2 073684 9/2 C.hàng 20-Đê La 02 1590900 3181800 Thành 28/3073695 28/3 C.hàng 10-HBT 01 2545454 2545454 Đơn vị tính: đồng (Biểu số 9) bảng tổng hợp giá vốn hàng bán Quý I/2007 Tài khoản 632 Đơn vị tính: đồng STT Tên sản phẩm hàng hoá TK đối ứng Số tiền 1 Quạt cây FS.FB-50-220v 15601 4354545 2 Quạt quì FE-45x-220v 15602 2000000 ... ..... 9 Máy bơm FN-18A 15609 4800000 ... .... 19 Máy nén FL24-1/2HP-220v 15619 16500000 ... ... Cộng 435870000 (Biểu số 10) bảng tổng hợp doanh thu Quý I/2007 Tài khoản: 511 Đơn vị tính: đồng STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền 1 Quạt cây FS.FB-50-220v 131 572254 2 Quạt quì FE-45x-220v 111 2800500 ... ... 9 Máy bơm FN-18A 131 6200000 ... ... 19 Máy nén FL24-1/2HP-220v 112 22150000 Cộng 524506000 (Biểu số 11) sổ cái tài khoản Tài khoản: 156 “ Hàng hoá” Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ Diễn giải Số trang NKC TK đối ứng Số tiền Nợ Có Số dư đầu kỳ 552600000 29/2 Quạt cây FS.FB-60-220v 5 632 3000000 29/2 Máy bơm FN-25 5 632 4800000 ... 28/3 C.hàng 10-HBTrưng 7 331 12545450 28/3 C.hàng 7-Nguyễn Công Trứ 7 111 2400000 ... Cộng 396505450 435878000 Vào sổ cái tài khoản 511 (Biểu số 12) sổ cái tài khoản 511 Đơn vị tính: đồng NT Chứng từ Đã ghi STT T K Số phát sinh ghi Diễn Giải sổ cái dòng đối sổ ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ 9/2 25 9/2 Quạt cây FS.FB-50-220v 1311 3181800 cho C.hàng 20-ĐLT .... 28/2 35 28/2 Bán máy bơm FN-25 cho 131 6200000 C.hàng 7-NgCông Trứ .... 31/3 K/C doanh thu XĐKQ 911 524506000 Cộng 524506000524506000 (Biểu số 13) sổ cái tài khoản Tài khoản:632 “ Giá vốn hàng bán” Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 29/2 Quạt cây FS.FB-60-220v 15601 3000000 29/2 Máy bơm FN-25 15609 4800000 ... 31/3 Quạt cây FS.FB-60-220v 15601 1354545 ... 31/3 Kết chuyển GVHB 911 435870000 Cộng 435870000 435870000 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký (Biểu số 14) sổ chi tiết phải thu khách hàng Tài khoản:1311 C.hàng 20- Đê La Thành Quý I/2007 Đơn vị tính:đồng NT Tk thời hạn Số tiền ghi sổ Số Diễn giải đối thanh hiệu ứng toán Nợ Có Số dư đầu kỳ 150860500 9/2 073684 Quạt cây FS.FB-60-220v 511 20/3/04 3181800 3311 318180 ... 20/3 42 Trả tiền cho C ty bằng 111 3499980 tiền mặt ... cộng phát sinh 40865500 60840000 Dư cuối kỳ 130886000 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký (Biểu số 15) Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Quý I/ năm 2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 073684 9/2 C.hàng 20-ĐLThành Phải thu của C.hàng 20-ĐLT 1311 318180 ... ... 073690 28/2 C.hàng 7-Ng Công Trứ Phải thu của C.hàng 7-NCTrứ 1313 620000 ... ... 073695 28/3 C.hàng 10-HBTrưng Phải thu của C.hàng 10-HBT 1314 254545,4 ... Số phát sinh trong kỳ 3550000 2.3. Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá Đối với hình thức này, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng nhân viên bán hàng không lập hoá đơn bán hàng mà chỉ ghi loại hàng, số lượng, giá vốn, giá bán và tính tiền vào “ Bảng kê bán lẻ hàng hoá” Căn cứ vào lượng bán lẻ trong ngày 08/03/2007 kế toán lập bảng kê bán lẻ hàng hoá như sau. (Biểu số 16) Công ty TM&SX Tân Sơn Hà 277- Kim Ngưu-Hai Bà Trưng-Hà Nội bảng kê bán lẻ hàng hoá Tờ số:56 Stt Tên người bán Loại hàng Slượng Giá vốn Giá bán Thành tiền 1 Đàm Cường Quạt tròn FA3 -30-220v 01 3600000 4200000 4200000 2 Ngô Đức Quạt tròn FA8 -50-220v 01 1350000015000000 15000000 Từ bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ cuối ngày kế toán vào sổ nhật ký chung đồng thời nhập số liệu vào máy để máy tính tự động lên các sổ cái tài khoản 511, 632,...Sau đó đưa ra thông tin về số thuế GTGT đầu ra phải nộp, doanh thu và giá vốn. Từ phiếu xuất kho , kế toán phản ánh vào các sổ chi tiết hàng hoá và sổ chi tiết bán hàng (quy trình giống như bán buôn hàng hoá). 2.2.5. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. *Thực tế phát sinh ở công ty. Công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà áp dụng các phương thức thanh toán linh hoạt, chính sách giá cả hợp lý, hàng hoá lại không có hình thức tiêu thụ xuất khẩu nên chỉ có khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm trừ doanh thu của công ty. Khi bán hàng cho khách hàng nếu hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, chủng loại hàng hoá,...như đã ghi trong hợp đồng thì công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay tất cả số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm. Trị giá của hàng bán bị trả lại được tính đúng trị giá ghi trên hoá đơn và kế toán sử dụng TK5212 “Hàng bán bị trả lại” để theo dõi. Khi phát sinh nghiệp vụ này, người bán hàng sẽ lập biên bản trả lại hàng bán. Sau đó kế toán vật tư hàng hoá sẽ lập phiếu nhập kho cho số hàng bán bị trả lại. Ngày 20/3/2007 C.hàng 55-Quang Trung trả lại 1 chiếc máy bơm FN-18A đã mua do không đảm bảo chất lượng, người bán hàng lập biên bản trả lại hàng bán. (Biểu số 17) Công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà Biên bản trả lại hàng bán - Thời điểm trả lại : 15 giờ ngày 20 tháng 3 năm 2007 - Ban chịu trách nhiệm gồm: Ông, bà: Vũ Hoàng Huynh Trưởng ban Ông, bà: Tạ Việt Hùng Uỷ viên - Đã nhận lại số hàng bị trả lại dưới đây: Đơn vị tính: đồng STT Loại hàng Mã số ĐVT Đơn giá Hàng bán trả lại Số lượng Thành tiền 1 Máy bơm FN-18A 531010 Chiếc 2200000 01 2200000 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký Giám đốc trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, thấy vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu nên đồng ý nhập lại kho. Căn cứ vào biên bản trả lại hàng này kế toán vật tư, hàng hoá lập phiếu nhập kho. (Biểu số 18) Công ty TM&SX Tân Sơn Hà phiếu nhập kho Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Số Nợ: Có: Họ tên người trả hàng: Cửa hàng 55- Quang Trung Theo: Hoá đơn GTGT số 037687 ngày 18/2/2007 S Đơn Số lợng T Loại Hàng Mã số vị Theo Thực Đơn giá Thành tiền T tính C.từ nhập 1 Máy bơm FN-18A chiếc 01 01 2200000 2200000 Cộng 2200000 Lý do nhập: Do hàng bán kém chất lượng bị trả lại Trưởng phòng kỹ thuật Người giao Thủ kho Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Sau đó chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho (mẫu như biểu số 3), chuyển phiếu nhập kho lên phòng kế toán để ghi vào sổ chi tiết tài khoản 5212(Biểu số 19) và sổ chi tiết hàng hoá. (Biểu số 19) sổ chi tiết tài khoản Tài khoản :5212 “ Hàng bán bị trả lại” NT Chứng từ TK Số phát sinh Số d ghi Diễn giải đối sổ SH NT ứng Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu tháng 2. Số phát sinh Hàng bán bị trả lại 5212 2200000 111 2200000 Ngày 20 tháng 3 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng 2.2.6 Kế toán xác định kết quả kinh doanh. 2.2.6.1 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Ngày 20 tháng 3 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Đã ký Đã ký 2.4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh * Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí +Chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như tiếp khách, đào tạo nhân viên. +Tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban. +Giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực +Chi phí thuế, phí, lệ phí + Các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi +Chi phí dịch vụ mua ngoài , thuê ngoài như tiền điện, nước , điện thoại +Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho công tác quản lý như nhà cửa Chi tiết thành các tài khoản. TK 6421 “Đồ dùng văn phòng “ TK 6422 “Ăn trưa “ TK 6423 “Chi khác “ TK 6424 “Mua ngoài “ TK 6425 “Chi phí bán hàng “ TK 6426 “Phí ,lệ phí “ TK 6427 “Tiếp khách “ TK 6428 “Lương nhân viên” TK 6429 “Thuê nhà “ Căn cứ vào các chứng từ gốc như: Phiếu chi, bảng thanh toán tiền , biên lai nộp thuế ... Kế toán ghi vào nhật ký chung , máy tự động vào sổ chi tiết TK 642, sổ cái TK 642. Cuối tháng máy tự động vào bảng cân đối TK rồi đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết . Ngày 1 /03/2007 Chị Giang thanh toán tiền sửa quạt cây, căn cứ vào phiếu chi kế toán định khoản Nợ TK 6421 :200000 Nợ TK 131 : 20000 Có TK111:220000 Kế toán ghi sổ nhật ký chung (mẫu số 04), sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sau đó vào sổ cái TK642 và sổ tổng hợp chi tiết TK 642 (Biểu số 20) bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản:642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” NT ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số dư đầu tháng Tiền lương phải trả nhân viên bán hàng 3342 5000000 Trả tiền điện nước 111 2000000 Chi phí sửa chữa đồ dùng văn phòng 111 200000 ... Chi phí tiếp khách 111 1000000 Lãi vay vốn cho kinh doanh 112 1500000 ... Cộng 15420000 Ngày 1 tháng 03 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký (Biểu số 21) sổ cái Tài khoản : 642 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng Tiền lương phải trả NVBH 334 5000000 Trả tiền điện nước 111 1000000 Chi phí sửa chữa đồ dùng văn phòng 111 200000 ... Chi phí bán hàng 112 2000000 ... Kết chuyển chi phí QLDN 911 15420000 Cộng 15420000 15420000 *Hạch toán kết quả bán hàng . Việc xác định kết quả bán hàng thường được thực hiện vào cuối quý và kế toán sử dụng TK 911 để xác định kết quả bán hàng. cụ thể kết quả tiêu thụ hàng hoá quý I/2007. Kế toán phản ánh việc hạch toán kết quả bán hàng trong quý vào các sổ sách có liên quan: Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 511, 632, 911(mẫu số 18)  (Biểu số21) sổ cái tài khoản Tài khoản:911 “ Xác định kết quả kinh doanh” NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải STT dòng TK đối ứng Đã ghi sổ cái Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 Số dư đầu kỳ 2 Phát sinh trong kỳ Kết chuyển doanh thu thuần 511 524506000 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 435870000 Kết chuyển chi phí QLDN 642 15420000 Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại 511 2200000 Kết chuyển lãi 421 71016000 71016000 ... Cộng 535000000 535000000 Ngày 30 tháng 3 năm2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký (Biểu số 18) bảng cân đối số phát sinh Quý I/2007 TK Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 111 7109385 0 448650207 450211500 5548092 0 112 15217853 0 12575500 10217000 17576353 0 ... ... ... 156 10940845213 0 811721462 795705000 956861675 0 ... ... ... 511 524506000 524506000 632 435870000 435870000 642 15420000 15420000 911 535000000 535000000 Cộng 2259169248 2259169248 5947638610 5947638610 1853854218 1853854218 Kế toán định khoản: - Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK: 511 2200000 Có TK: 5212 2200000 - Kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 Nợ TK: 511 524506000 Có TK :911 524506000 -Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK : 911 435870000 Có TK :632 435870000 - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK: 911 15420000 Có TK : 642 15420000 - Kết chuyển lãi Nợ TK : 911 73216000 Có TK :421 73216000 Chương 3: một số nhận xét & đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty tnhh thương mại & sx tân sơn hà I.đánh giá chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty tnhh thương mại & sx tân sơn hà 1. Những Thành Tựu Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt để đạt được những thành tích đáng khích lệ như ngày hôm nay là do sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên của công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà. Với các mặt hàng kinh doanh về lĩnh vực Tài chính-Ngân hàng, có thể coi là những mặt hàng quan trọng trong lĩnh vực lưu thông tiền tệ hay không thể thiếu trong các Ngân hàng như máy đếm tiền, máy soi tiền giả. công ty đã thường xuyên mở rộng thị trường cả về chiều sâu lẫn chiều rộng, nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của khách hàng để nâng cao nghiệp vụ bán hàng, đưa ra các chính sách giá cả và phương thức thanh toán hợp lý. Chính vì vậy công ty đã tạo được chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường, tạo công ăn việc làm cho nhiều người lao động và góp phần không nhỏ vào ngân sách nhà nước về các khoản phí, lệ phí. Cùng với sự phát triển của công ty, bộ máy kế toán của công ty đã được tổ chức tương đối chặt chẽ với những nhân viên trẻ, có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình trong công việc, năng động, sáng tạo. Do sự bố trí hợp lý, phù hợp với trình độ khả năng của mỗi người, đó là sự phân công nhiệm vụ về từng khâu cho các kế toán thuộc các phần hành khác nhau, không trùng lặp để hạn chế những gian lận, sai sót. Do vậy, phòng kế toán của công ty luôn đảm bảo giải quyết được khối lượng công việc phát sinh rất nhiều hàng ngày trong công ty và tổng hợp cả các số liệu từ chi nhánh phụ thuộc, đồng thời quản lý và theo dõi công nợ đối với từng đợn vị và khách hàng một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ dẫn đến việc quyết toán kết quả kinh doanh, các khoản phải chi, phải nộp chính xác, kịp thời. Đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo công ty. Đặc biệt, bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã thực hiện tốt trách nhiệm của mình bằng cách: Phản ánh, ghi chép đầy đủ, kịp thời tình hình bán hàng, chi tiết về chủng loại, số lượng, đơn giá, doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu đã thực sự trở thành một công cụ đắc lực giúp cho ban giám đốc công ty ra được các quyết định kịp thời và chính xác. Để có được những thành tựu đó là nhờ có sự làm việc tích cực hợp lý của bộ máy kế toán của công ty trên các khía cạnh sau: - Về hệ thống chứng từ kế toán: Nhìn chung hệ thống chứng từ kế toán ban đầu của công ty đều đáp ứng được yêu cầu kế toán và pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ bắt buộc đều được sử dụng theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài Chính và đều có chữ ký của các bên liên quan, việc lập, ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán đầy đủ, chính xác, đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán. Ngoài ra công ty còn phân loại, hệ thống hoá các chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo thời gian phát sinh, cho từng mặt hàng cụ thể, và được đóng thành tập theo từng tháng của niên độ kế toán thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. - Về hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế xảy ra nói chung và trong quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng là khá đầy đủ, phản ánh được khá chính xác, có chi tiết cho từng tài khoản và hơn nữa là các tài khoản theo đúng hệ thống tài khoản hiện hành. Điều đó giúp việc kiểm tra, đối chiếu nhanh chóng hơn. - Về phương pháp kế toán: Phương pháp kế toán được sử dụng ở công ty là phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở công ty. Nó cho phép phản ánh một cách chính xác, kịp thời và sự thường xuyên vận động của hàng hoá. Phương pháp này giúp quản lý chặt chẽ hàng hoá và có biện pháp sử lý kịp thời khi có sự biến động trên thị trường, tạo thuận lợi cho công tác bán hàng và nâng cao hiệu quả bán hàng. - Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức đơn giản và phù hợp khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, với đặc điểm kinh doanh và loại hình hoạt động của công ty. Nhìn chung bộ sổ kế toán hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã đáp ứng được công tác hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. - Ngoài ra trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty luôn chủ động nắm bắt nhu cầu của khoa học tổ chức hợp lý quá trình tiêu thụ hàng hoá thuận lợi, coi trọng chất lượng phục vụ kể cả khâu bán buôn và bán lẻ để nâng cao uy tín của công ty trên thị trường. Đồng thời do chính sách giá cả hợp lý và phương thức thanh toán thuận lợi giúp cho quá trình kinh doanh đạt kết quả cao. - Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán nên công ty đã sử dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán hàng ngày, việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán là một sự tiến bộ giúp cho công tác kế toán được tiến hành một cách nhanh chóng chính xác và tiết kiệm được chi phí và số lao động kế toán. Hơn nữa, hình thức sổ mà công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung nên việc áp dụng kế toán máy là rất phù hợp do số lượng sổ sách không nhiều, tương ứng với quy mô của công ty. 2. Những tồn tại Mặc dù có nhiều cố gắng trong những năm qua trong công tác tổ chức bộ máy kế toán nói chung và trong công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng của công ty cũng không tránh khỏi những hạn chế yếu kém cần nghiên cứu và tiếp tục hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả của công tác kế toán. Thứ nhất: Về việc xác định kết quả bán hàng Công ty theo dõi sự biến động của giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng cho từng loại mặt hàng khác nhau nhưng công ty không theo dõi riêng các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng dẫn đến các nhà quản lý không tìm ra nguyên nhân của sự biến động đó và không đưa ra được những giải pháp thích hợp cho chiến lược kinh doanh của công ty. Thứ hai: Về tài khoản sủ dụng Công ty sử dụng tài khoản 642 với tên gọi “ chi phí quản lý doanh nghiệp” để theo dõi sự biến động của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp như vậy là chưa đúng với nội dung của tên gọi. Ngoài ra, công ty chưa mở tài khoản chi tiết để theo dõi chi phí bán hàng của từng mặt hàng. Điều này làm cho nhân viên kế toán trong công ty không xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng cũng như gây khó khăn cho công tác lãnh đạo của các nhà quản lý. Công ty cũng chưa sử dụng tài khoản 159 “ Dự phòng phải thu khó đòi” như vậy gây khó khăn cho nhân viên kế toán trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra liên quan đến tài khoản trên. Đồng thời những hàng hoá còn tồn kho sẽ không được xác định đúng với giá trị thực tế ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh. Thứ ba: Về phương pháp phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho số hàng bán ra và số hàng còn trong kho của công ty chưa tiêu thụ Toàn bộ chi phí này phát sinh, cuối kỳ được kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng. Với trường hợp chi phí này nhỏ, thì làm như vậy không ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh của công ty, nhưng trong tương lai, khi mà công ty ngày càng phát triển thì theo nguyên tắc phù hợp, công ty nên phân bổ lượng chi phí này cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại trong kho. Như vậy sẽ đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu, làm cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ được chính xác hơn. Thứ tư: Về hệ thống sổ sách kế toán Việc áp dụng hình thức nhật ký chung là rất phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, quy mô của công ty cũng như khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ quản lý và trang bị vật chất hiện có. Về cơ bản, công ty đã sử dụng hầu hết các sổ tổng hợp và sổ chi tiết trong việc thực hiện công tác kế toán nói chung và trong quá trình bán hàng, xác định kết quả bán hàng của công ty nói riêng. Tuy nhiên, công ty lại không sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt và khi hạch toán quá trình bán hàng công ty không sử dụng sổ nhật ký bán hàng. Điều này sẽ làm cho kế toán công ty gặp nhiều hạn chế trong công tác( Công việc phức tạp hơn, khối lượng công việc nhiều hơn, việc theo dõi số liệu sẽ khó hơn...) Thứ năm: về thanh toán công nợ Trong quá trình bán hàng, hình thức thanh toán của công ty là thanh toán chậm. Điều này đặt cho kế toán của công ty trách nhiệm nặng nề là phải theo dõi một cách chặt chẽ, tỷ mỷ đối với từng khách hàng. với những khách hàng vi phạm thời hạn thanh toán, tuỳ theo từng trường hợp mà công ty những biện pháp mềm dẻo, cứng rắn thích hợp. Tuy vậy, công ty chưa áp dụng biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán sớm sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán nên việc thu hồi nợ của công ty vẫn còn nhiều khó khăn. II. Nguyên tắc, yêu cầu và nội dung cần hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà. Trong nền kinh tế thị trường, để có thể đứng vững và kinh doanh có lãi doanh nghiệp thương mại sẽ phải ngày càng phát triển mạnh để mở rộng quan hệ buôn bán, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, góp phần thúc đẩy kinh doanh phát triển và thực hiện tốt chức năng của mình là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Để đạt được điều đó các nhà quản lý phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau trong đó có công tác kế toán. Kế toán có vai trò rất quan trọng đối với các nhà quản lý, nó giúp cho họ có thể phân tích được các hoạt động kinh tế, đưa ra các quyết định để đầu tư có hiệu quả đem lại lợi nhuận cao. Như vậy sự thành bại của doanh nghiệp một phần cũng dựa vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên hệ thống sổ kế toán để có thể đưa ra các thông tin một cách đầy đủ chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động tài sản của doanh nghiệp. Điều này càng cho thấy sự cần thiết phải hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán, trong đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp.Đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại. Kế toán bán hàng giúp cho các nhà quản lý phân tích được mặt hàng nào kinh doanh có hiệu quả đem lại nhiều lợi nhuận, mặt hàng nào không nên đầu tư tiếp và xu hướng phát triển tiếp theo của các mặt hàng. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn. Vốn hàng hoá của nó thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn kinh doanh và thường được theo dõi chặt chẽ. Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc tạo ra nhiều lợi nhuận được đưa lên hàng đầu và nó quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Do vậy hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoàn thiện kế toán bán hàng nói riêng là một vấn đề hết sức cần thiết trong giai đoạn hiện nay, hoàn thiện phải hoàn thiện cả nội dung lẫn phương pháp kế toán, muốn hoàn thiện được đòi hỏi phải có nhận xét đúng đắn trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm bảo phù hợp với chế độ, chính xác và đặc điểm kinh doanh của công ty, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết, tiết kiệm được chi phí và có hiệu quả. Để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thì hệ thống chứng từ ban đầu phải được hoàn thiện bằng cách tạo lập chứng từ và luân chuyển chứng từ sao cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, tiết kiệm được chi phí và thời gian. Thực hiện tốt khâu này sẽ nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác giúp cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình bán hàng tại doanh nghiệp. Ngoài việc tổ chức tốt khâu chứng từ ban đầu còn phải tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp nhằm sử dụng đúng tài khoản tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán. Hoàn thiện kế toán bán hàng không những mang lại hiệu quả đối với nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà nó còn giúp cho công tác kế toán bán hàng của công ty được nâng cao. Đối với việc quản lý của cấp trên, việc hoàn thiện này sẽ cung cấp những thông tin số liệu chính xác, phản ánh đúng tình hình kinh doanh của công ty và đồng thời giúp cho các nhà quản lý có thể quản lý hoạt động kinh doanh của công ty được tốt hơn. Nhằm đảm bảo tính khoa học hơn trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán. Về phía nhà nước, kế toán là công cụ quản lý tài chính rất quan trọng, do vậy tuân thủ đúng chế độ tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp cũng như cho việc quản lý của cấp trên. Tuy nhiên, do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp, do vậy việc vận dụng ở các đơn vị vẫn được phép vận dụng sáng tạo trong việc ghi sổ chi tiết để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty mình nhưng phải dựa trên cơ sở tôn trọng chế độ tài chính. -Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành với sự đóng góp rất nhiều của các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính kế toán nhưng chỉ dừng lại ở một bản thiết kế tổng hợp. Các doanh nghiệp khi vận dụng vẫn được sữa đổi trong phạm vi nhất định . -Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời ,chính xác ,phù hợp với yêu cầu quản lý. -Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học vì mục tiêu của mỗi doanh nghiệp là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao. III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà Trong thời gian thực tập ở công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà, em thấy công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty như vậy là khá hoàn thiện .Tuy nhiên trước đòi hỏi ngày càng cao của thị trường, việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là điều rất cần thiết . ý kiến 1: Xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng Như đã trình bày ở trên, công ty đã theo dõi sự biến động của giá vốn hàng bán, doanh thu cho từng loại mặt hàng khác nhau. Nhưng công ty chưa tiến hành phân bổ chhi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng cho từng loại mặt hàng khác nhau từ đó chưa xác định được kết quả bán hàng một cách chính xác của từng loại hàng .Điều này làm giảm đi sự chính xác của những định hướng ,quyết định cho hoạt động kinh doanh của công ty bởi vì thiếu thông tin.Trong nền kinh tế đang có sự cạnh tranh quyết liệt giữa các ngành, cạnh tranh trong từng một ngành nên một công ty muốn có thể đứng vững được trong thị trường để kinh doanh có lãi thì công ty phải quan tâm, chú trọng đến tất cả các hoạt động từ chính sách giá cả, phương thức thanh toán, dịch vụ chăm sóc khách hàng và các hoạt động khác tạo điều kiện để công ty có thể mở rộng thị phần,củng cố niềm tin cho khách hàng của công ty đồng thời có thể thu được nhiều lợi nhuận .Muốn làm được như vậy, các nhà quản lý phải có được các thông tin chính xác, đầy đủ để có thể đánh giá được trong kỳ mặt hàng nào công ty có thể bán được nhiều, mặt hàng nào đưa lại lợi nhuận nhiều hơn, mặt hàng nào công ty nên tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động marketing để có thể bán được với khối lượng nhiều hơn, mặt hàng nào công ty bán với khối lượng vừa phải vì lợi nhuận kinh doanh đạt được không cao trong giai đoạn hiện tại và có thể làm ảnh hưởng đến việc bán các mặt hàng thu được lợi nhuận cao. Chính vì vậy, để tạo điều kiện cho các nhà quản lý có được các thông tin chính xác, đầy đủ theo em công ty nên tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng cho từng loại mặt hàng riêng để từ đó có thể xác định được các kết quả của từng mặt hàng. Công việc này được thực hiện như sau: Các chi phí bán hàng như : Chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, vận chuyển ...của từng mặt loại mặt hàng nào thì công ty nên theo dõi riêng. - Chí phí quản lý doanh nghiệp cũng nên phân bổ cho từng loại mặt hàng như chi phí bán hàng là: Doanh thu bán hàng cho từng loại mặt hàng Chí phí quản lý doanh nghiệp= * Tổng chi phí quản lý Tổng doanh thu bán hàng Ví dụ: Quý I/2007, theo tài liệu của kế toán -Doanh thu bán hàng loại Máy đếm tiền : 500000000đ -Tổng doanh thu bán hàng : 2000000000đ -Chi phí quản lý doanh nghiệp : 15000000đ Kế toán phân bổ như sau: 500000000 Chi phí quản lý doanh nghiệp= * 15000000 = 3750000đ 2000000000 Do theo dõi riêng nên nhà quản lý có thể biết CPQLDN là 3,75tr ý kiến 2: Hoàn thiện nội dung phản ánh trên tài khoản 642 Như đã trình bày ở phần tồn tại do công ty chưa theo dõi CPBH riêng cho từng loại hàng điều này gây khó khăn cho các nhà quản lý trong việc theo dõi sự biến động của từng loại chi phí, trong việc tìm ra nguyên nhân sự tăng giảm chi phí và công ty cũng không xác định được kết quả của từng mặt hàng. Chính vì vậy theo em công ty nên mở thêm tài khoản chi tiết cho tài khoản 642 6421: “ Chi phí bán hàng của Máy đếm tiền” 6422: “ Chi phí bán hàng của Máy khoan đóng chứng từ” 6423: “ Chi phí bán hàng của Máy huỷ tài liệu” 6424: “Chi phí bán hàng của máy soi tiền giả” 6425: “Chi phí bán hàng của két bạc, tủ hồ sơ” ý kiến 3: Hoàn thiện việc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp Hiện nay, công ty không phân bổ CFQLKD cho số hàng được bán trong kỳ và số hàng còn tồn kho. Để xác định đúng đắn kết quả bán hàng công ty nên phân bổ chi phí này. Chi phí QLKD Chi phí Chi phí Chi phí QLDN phân bổ cho = QLKD + QLDN phát sinh - tính cho hàng còn hàng bán ra đầu kỳ trong kỳ lại cuối kỳ Chi phí QLKD CFQLKD đầu kỳ +CFQLKD phát sinh phân bổ cho = * Trị giá hàng tồn hàng tồn Trị giá hàng xuất + Trị giá hàng tồn Ví dụ: Quý I/ 2007 kế toán tính ra - Tổng chi phí quản lý kinh doanh là: 867490618 đ - Trị giá hàng xuất bán trong kỳ là : 1634459990 đ - Trị giá hàng tồn kho cuối quý là: 797256189 đ Chi phí QLKD 867490618 tính cho hàng còn = * 797256189 lại cuối kỳ 1634459990 + 797256189 = 284413234đ Chi phí QLKD phân bổ cho = 867490618 – 284413234 = 583077384đ hàng bán ra ý kiến 4: Hoàn thiện hạch toán dự phòng phải thu khó đòi Hiện nay, công ty chưa sử dụng TK 1592“ Dự phòng phải thu khó đòi”, Điều này là không phù hợp với một doanh nghiệp thương mại nói chung và với một công ty mà hình thanh toán chậm như công ty thương mại và dịch vụ Nguyễn Huy nói riêng. Việc lập tài khoản này sẽ giúp công ty tạo nguồn bù đắp khi có rủi ro xảy ra do không thu hồi được nợ từ khách hàng. Theo quy định của bộ tài chính, để dự phòng những tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra, bảo đảm phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối năm, kế toán phải tính các khoản nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Nợ khó đòi là khoản nợ quá hạn 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn không thu được. Trường hợp tuy chưa quá 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét, giải thể , phá sản hoặc có dấu hiệu khác như bỏ trốn hoặc đang bị giam giữ, xét hỏi,...cũng được coi là nợ khó đòi. Mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và bảo đảm cho các doanh nghiệp không bị lỗ. - Phương pháp xác định mức dự phòng cần: Phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu( Phương pháp kinh nghiệm): Số dự phòng phải thu Tổng số doanh thu Tỷ lệ phải thu = * cần lập cho năm tới bán chịu khó đòi ước tính Phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ (dựa vào thời gian quá hạn thực tế): Số dự phòng cần phải lập Số nợ phải thu Tỷ lệ ước tính cho niên độ tới của = của khách hàng * không thu được ở khách hàng đáng ngờ i đáng ngờ i khách hàng đáng ngờ i Việc trích lập dự phòng được thực hiện vào cuối năm tài chính. kết cấu của TK 1592 như sau: Nợ 1592 Có Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó Số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã đã trích lập cuối năm trước trích lập vào chi phí QLKD Khoản nợ phải thu khó đòi xử lý xoá sổ được bù đắp bằng dự phòng phải thu khó đòi. Dư có :khoản dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ Trình tự hạch toán dự phòng phải thu khó đòi: (3b) (2) (1) 138,131 1592 (3a) 642 Cuối năm tài chính, kế toán lập thêm số dự phòng theo số chênh lệch nếu số dự phòng phải thu khó đòi phải lập năm nay tăng lên so với năm trước Hoàn nhập phần chênh lệch nếu số dự phòng phải thu khó đòi của những khách được xử lý xoá sổ. (3a) Số dự phòng đã trích lập dùng để bù đắp số dự phòng phải thu khó đòi những khách hàng được sử lý xoá sổ. (3b) Chênh lệch giữa số tồn và số dự phòng đã trích lập. ý kiến 5: Hoàn thiện hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay, công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà vẫn chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này có thể mang lại những rủi ro bất thường cho công ty khi có sự biến động đột ngột về giá cả hàng hoá trên thị trường hay do sơ xuất trong việc bảo quản hàng hoá. Chính vì vậy, theo em công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc(giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn. Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Dự phòng giảm giá được lập cho các hàng hoá để bán mà giá trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những hàng hoá này phải thuộc sở hữu của doanh nghiệp có chứng cứ hợp lý chứng minh giá hàng hóa tồn kho. Mức dự phòng cần lập Số lượng hàng tồn kho Mức giảm giá = * năm tới cho hàng tồn kho cuối niên độ của hàng tồn kho Công ty có thể lập bảng tính trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm giá theo mẫu. Bảng Tính Dự Phòng Giảm Giá Hàng Tồn Kho. Mặt Số Đơn Giá Số dự phòng Số dự Số phải Số được STT hàng lượng giá thị năm cũ còn phòng cần trích lập hoàn hàng trường lại lập cho thêm nhập tồn niên độ tới 1 2 3 4 5 6 7 8=7-6 9=6-7 Tổng Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Để hạch toán khoản dự phòng này, công ty sẽ phải sử dụng TK 1593 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” - TK1593 có kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập cuối năm trước giảm chi phí kinh doanh Bên có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập và chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chính Dư có:Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1593 632 (1) (2) Cuối năm tài chính, kế toán lập thêm số dự phòng theo số chênh lệch số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay tăng lên so với năm trước. Hoàn nhập phần chênh lệch giữa số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số đã lập năm trước. ý kiến 6: Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán Công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại nên số lượng các nghiệp vụ bán hàng xảy ra rất nhiều, hơn nữa hình thức thanh toán chủ yếu ở công ty là thanh toán chậm. Do vậy, để quản lý tiền vốn, theo dõi tình hình bán hàng và tình hình thanh toán của người mua được thuận lợi nhanh chóng, giảm bớt được số lượng ghi ở nhật ký chung ghi sổ cái và tiết kiệm được thời gian ghi sổ công ty nên sử dụng thêm sổ nhật ký bán hàng. Sổ Nhật Ký Bán Hàng Năm... Ngày Phải thu từ tháng Chứng từ người mua Ghi có TK doanh thu ghi sổ số Ngày Diễn giải (ghi sổ) Hàng Thành Dịch tháng hoá phẩm vụ Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký tên, đóng dấu) ý kiến 7: Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà áp dụng hình thức thanh toán chậm là chủ yếu, điều này cho thấy công ty thường xuyên bị chiếm dụng vốn. Để hạn chế bị khách hàng chiếm dụng vốn công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích người mua thanh toán tiền hàng trước hạn. Việc quy định khoản chiết khấu thanh toán đối với từng khoản nợ cụ thể sẽ có ảnh hưởng lớn tới tâm lý khách hàng, khuyến khích họ thanh toán nhanh hơn nhằm thu hồi vốn nhanh để quay vòng. Theo quy định của bộ tài chính, chiết khấu thanh toán là khoản tiền thưởng cho khách hàng tính trên tổng tiền hàng mà họ đã thanh toán trước thời hạn quy định. Thực chất, số tiền chiết khấu là chi phí cho việc công ty sớm thu hồi được vốn bị chiếm dụng do khách hàng thanh toán chậm để đưa trở lại hoạt động kinh doanh, hạn chế việc vay vốn của ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Theo quy định chiết khấu thanh toán được coi là chi phí hoạt động tài chính. -Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng kế toán ghi: Nợ TK: 635 Có TK: 111, 112, 131... -Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 Nợ TK: 911 Có TK: 635 Kết luận Cho đến nay, công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà mới đi vào hoạt động được 2 năm nhưng công ty đã tạo được một chỗ đứng khá vững chắc trên thị trường, tạo được niềm tin với các bạn hàng. Với một đội ngũ nhân viên tràn đầy sức trẻ, năng động, tự chủ, sáng tạo trong chiến lược kinh doanh nói chung và trong việc bán hàng hoá nói riêng vì thế uy tín và vị trí của công ty trên thị trường ngày càng cao, doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng rất nhanh. Qua thời gian nghiên cứu thực tế quá trình hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty, được sự giúp đỡ của các anh chị ở phòng kế toán, em đã nắm bắt được sơ lược tình hình thực tế của công tác bán hàng tại công ty. Có thể nói rằng việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng và công tác kế toán nói chung tại công ty là tương đối khoa học và hoàn thiện. Tuy vậy, cũng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Bằng những kiến thức lý thuyết đã được trang bị trong nhà trường và những hiểu biết qua thời gian quan sát, nghiên cứu tình hình làm việc thực tế cùng với một số tài liệu tham khảo em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thương mại & sx Tân Sơn Hà”. Bằng tinh thần nhiệt tình học hỏi và xây dựng nghiêm túc, em có đưa ra một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, vì trình độ hạn chế, thời gian nghiên cứu tìm hiểu thực tế không nhiều nên những đề xuất mà em đưa ra trên đây không phải là những phát hiện mới và chắc chắn còn nhiều hạn chế, thiếu sót. Em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp, bổ xung của các thầy, cô giáo và các bạn sinh viên để giúp em có thể hiểu một cách sâu sắc hơn nữa công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cũng như công tác hạch toán kế toán ở công ty phù hợp và có hiêụ quả hơn nữa đối với tình hình kinh doanh tại công ty. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Hồng Hạnh và cô giáo Nguyễn Thành Phương Anh – là người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm báo cáo.