Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển HUD1

kª kho NVL ®Ó x¸c ®Þnh l­îng tån kho cña tõng danh ®iÓm, tõ ®ã ®èi chiÕu víi sè liÖu trªn sæ s¸ch kÕ to¸n vµ x¸c ®Þnh sè thõa, thiÕu. * Tr­êng hîp khi kiÓm kª ph¸t hiÖn NVL thiÕu: C¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm kª vµ biªn b¶n xö lý (nÕu cã) ghi: Nî TK 138 (381) Gi¸ trÞ NVL thiÕu ch­a râ nguyªn nh©n chê xö lý. Nî TK 111,112,138, (1388) Gi¸ trÞ NVL thiÕu b¾t båi th­êng. Nî TK 642: Gi¸ trÞ NVL thiÕu trong ®Þnh møc. Cã TK 152: Gi¸ trÞ thùc tÕ cña NVL thiÕu. * Tr­êng hîp khi kiÓm kª ph¸t hiÖn NVL thõa so víi sæ s¸ch, doanh nghiÖp ph¶i x¸c ®Þnh sè NVL thõa lµ cña m×nh ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n. - NÕu NVL thõa x¸c ®Þnh lµ cña doanh nghiÖp kÕ to¸n ghi: Nî TK 152: Gi¸ trÞ thùc tÕ NVL thõa. Cã TK 711: gi¸ trÞ NVL thõa. - NÕu NVL thõa x¸c ®Þnh sÏ tr¶ cho ng­êi b¸n th× kÕ to¸n ghi vµo bªn Nî TK 002: NÕu doanh nghiÖp quyÕt ®Þnh mua l¹i sè NVL thõa ®ã th× cÇn th«ng bao cho bªn b¸n, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n lËp bæ sung nhËn tõ ng­êi b¸n, kÕ to¸n ghi Nî TK 152 Cã TK 338 1.4.2.4. H¹ch to¸n dù phßng gi¶m gi¸ vÒ NVL tån kho §èi víi hµng tån kho nãi chung vµ ®èi víi NVL nãi riªng lu«n cã sù biÕn ®éng gi÷a gi¸ gèc vµ gi¸ trÞ tr­êng. Do ®ã, ®Ó h¹n chÕ bít nh÷ng thiÖt h¹i khi x¶y ra rñi ro trong s¶n xuÊt kinh doanh do c¸c t¸c nh©n kh¸ch quan, c¸c doanh nghiÖp cÇn thiÕt ph¶i lËp dù phßng gi¶m gi¸ NVL trong c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho (vÒ NVL) lµ kho¶n dù tÝnh tr­íc ®Ó ®­a vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh phÇn gi¸ trÞ bÞ gi¶m xuèng thÊp h¬n gi¸ trÞ ®· ghi sæ kÕ to¸n. Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc lËp vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n, trªn c¬ së kiÓm kª hµng tån kho vµ ®èi chiÕu gi¸ gèc víi Ýa thÞ tr­êng cña tõng lo¹i, tõng thø hµng tån kho. Møc dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho cÇn trÝch lËp = Sè l­îng hµng tån kho bÞ gi¶m gi¸ x Gi¸ ®¬n vÞ hµng tån kho trªn sæ - Gi¸ ®¬n vÞ hµng tån kho trªn thÞ tr­êng TK sö dông TK 159: Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho KÕt cÊu tµi kho¶n Bªn Nî: Hoµn nhËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho Bªn Cã: TrÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. D­ Cã: Gi¸ trÞ dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®· thÝch lËp hiÖn cã ë cuèi kú. * Ph­¬ng ph¸p h¹c ho¸n Cuèi niªn ®é kÕ to¸n (n¨m N) c¨n cø vµo møc dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®· tÝnh, kÕ to¸n ghi sæ. Nî TK 642: Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Cã TK 159: Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Cuèi n¨m (N+1) kÕ to¸n tÝnh to¸n møc dù phßng cÇn trÝch lËp cho niªn ®é kÕ to¸n tiÕp theo. + NÕu sè dù phßng cÇn trÝch lËp cuèi n¨m (N +1) lín h¬n sèi dù phßng ®· trÝch ë cuèi n¨m N, kÕ to¸n ghi. Nî TK 642 PhÇn chªnh lÖch thiÕu Cã TK 159 + NÕu sè dù phßng cÇn trÝch lËp cuèi n¨m (N+1) nhá h¬n sè dù phßng ®· trÝch ë cuèi n¨m N, kÕ to¸n ghi Nî TK 159 PhÇn chªnh lÖch thõa. Cã TK 515 1.5. C¸c h×nh thøc sæ kÕ to¸n sö dông trong h¹ch to¸n kÕ to¸n NVL. ChÕ ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp x©y l¾p, ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1864/1998/ Q§ - BTC ngµy 16/12/1998 quy ®Þnh c¸c h×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông thèng nhÊt ®èi víi c¸c doanh nghiÖp x©y l¾p, bao gåm H×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt ký – Sæ c¸i H×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt ký chung. H×nh thøc sæ kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ H×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ Tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm quy tr×nh c«ng nghÖ, ®Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh còng nh­ yªu cÇu qu¶n lý cña tõng doanh nghiÖp, tr×nh ®é cña nh©n viªn kÕ to¸n vµ trang bÞ kü thuËt, ®Æc biÖt lµ m¸y vi tÝnh ®Ó cã thÓ lùa chän h×nh thøc sæ kÕ to¸n phï hîp. PhÇn II Thùc tr¹ng h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu vµ t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD 1 2.1. Kh¸i niÖm chung vÒ C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD 1 2.1.1. LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty. C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD 1 (tr­íc lµ C«ng ty x©y l¾p vµ ph¸t triÓn nhµ sè 1) trùc thuéc Tæng C«ng ty §Çu t­ ph¸t triÓn nhµ vµ ®« thÞ – Bé x©y dùng, ®­îc chuyÓn ®æi cæ phÇn ho¸ tõ doanh nghiÖp Nhµ n­íc h¹ng I theo quyÕt ®Þnh sè 1636/Q§ - BXD ngµy 3/12/2003 cña Bé x©y dùng. TiÒn th©n, C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD 1 lµ xÝ nghiÖp x©y dùng sè 1,. ®¬n vÞ h¹ch to¸n phô thuéc C«ng ty ®Çu t­ ph¸t triÓn nhµ vµ ®« thÞ nay lµ Tæng C«ng ty ®Çu t­ ph¸t triÓn nhµ sè 1 (HUD 1) theo quyÕt ®Þnh sè 822/2000/ Q§ - BXD ngµy 19/6/2000 cña Bé tr­ëng Bé x©y dùng, HUD 1 cã t­ c¸ch ph¸p nh©n ®Çy ®ñ vµ trë thµnh thµnh viªn h¹ch to¸n ®éc lËp cña Tæng C«ng ty ®Çu t­ ph¸t triÓn nhµ vµ ®« thÞ. T¹i thêi ®iÓm thµnh lËp, C«ng ty cã 12 ®¬n vÞ trùc thuéc gåm 9 ®éi x©y dùng, 1 ®éi qu¶n lý thiÕt bÞ vµ thi c«ng c¬ giíi 1 x­ëng méc vµ trang trÝ néi thÊt, 1 chi nh¸nh t¹i B¾c K¹n. HiÖn nay, HUD 1 chñ yÕu kinh doanh ho¹t ®éng trong lÜnh vùc ®Çu t­, thi c«ng x©y l¾p vµ ph¸t triÓn nhµ trªn ph¹m vi c¶ n­íc. NhiÖm vô chñ yÕu cña C«ng ty lµ ®Çu t­, thÇu thi c«ng x©y l¾p c¸c lo¹i c«ng tr×nh d©n dông. C«ng nghiÖp, giao th«ng thuû lîi, b­u chÝnh viÔn th«ng, ®­êng d©y vµ tr¹m biÕn thÕ ®iÖn, c«ng tr×nh kü thuËt h¹ tÇng trong c¸c khu ®« thÞ, khu c«ng nghiÖp. Thi c«ng l¾p ®Æt c¸c thiÕt bÞ kü thuËt c«ng trinh vµ trang trÝ néi,ngo¹i thÊt c¸c c«ng tr×nh x©y dùng, kinh doanh nhµ, s¶n xuÊt vµ kinh doanh vËt t­, thiÕt bÞ vËt liÖu x©y dùng. C¸c c«ng tr×nh do HUD 1 thi c«ng phÇn lín thuéc dù ¸n cña Tæng C«ng ty hoÆc do Tæng C«ng ty ®Êu thÇu vµ giao nhiÖm vô, víi sù cè g¾ng cña toµnbé c«ng nh©n viªn, C«ng ty lu«n hoµn thµnh tèt c¸c nhiÖm vô do Tæng C«ng ty giao, tõng b­íc kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ cña m×nh trªn thÞ tr­êng x©y dùng Hµ Néi còng nh­ c¸c tØnh thµnh phè phÝa B¾c. C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD 1 ®­îc biÕt ®Õn víi c¸c c«ng tr×nh t¹i khu kh¸ch s¹n T©y Hå, trung t©m du lÞch vµ nhµ ë B1 phè Kim §ång, Khu ®« thÞ míi §Þnh C«ng, B¾c Linh §µm, dù ¸n Mü §×nh …§Þa bµn thi c«ng cña C«ng ty kh«ng chØ bã hÑp ë Hµ Néi mµ ®· v­¬n ra c¸c tØnh thµnh phè phÝa B¾c nh­ B¾c K¹n, Hµ Nam, Thanh Ho¸…còng nh­ c¸c tØnh phÝa Nam nh­ dù ¸n Ch©n Tr¹ch - §ång Nai HUD 1 lu«n phÊn ®Çu më réng thÞ tr­êng, gia t¨ng l­îng vµ gi¸ trÞ c«ng tr×nh do C«ng ty tù khai bªn c¹nh viÖc hoµn thµnh tèt c¸c c«ng tr×nh ®­îc Tæng C«ng ty giao. Víi t­ c¸ch lµ mét doanh nghiÖp h¹ch to¸n ®éc lËp víi sè vèn ban ®Çu lµ 11 tû,C«ng ty b­íc ®Çu ®· cã nh÷ng thuËn lîi nh­ ®­îc sù quan t©m chØ ®¹o th­êng xuyªn cña ban l·nh ®¹o Tæng C«ng ty trong mäi lÜnh vùc, kÞp thêi ®¸p øng vãn cho C«ng ty, uy tÝn cña th­¬ng hiÖu HUD ngµy cµng ph¸t triÓn Bªn c¹nh nh÷ng thuËn lîi, C«ng ty ®· gÆp mét sè khã kh¨n nh­ lµ mét ®¬n vÞ míi thµnh lËp nªn lùc l­îng qu¶n lý mét sè c¸n bé cßn trÎ cßn thiÕu kinh nghiÖm. C¸c c«ng tr×nh sö dông vèn ng©n s¸ch, c¸c nguån vèn kh¸c ngoµi c¸c dù ¸n cña Tæng C«ng ty, viÖc cÊp thi c«ng ch­a kÞp thêi, thanh quýªt to¸n cßn kÐo dµi. 2.1.2. §Æc ®iÓm c«ng nghÖ s¶n xuÊt tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh. C«ng ty cæ phÇn ®Çu ­ vµ x©y dùng HUD 1 ra ®êi trong ®iÒu kiÖn dù ¸n ph¸t triÓn ®« thÞ Hµ Néi ®ang ®­îc triÓn khai nªn cho ®Õn nay phÇn lín c¸c c«ng tr×nh do HUD 1 thi c«ng bao gåm c¸c c«ng tr×nh do C«ng ty tù khai th¸c vµ c¸c c«ng tr×nh do Tæng C«ng ty giao nhiÖm vô. Nh×n chung, tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh cña HUD 1 ®­îc thùc hiÖn theo c¸c c«ng viÖc sau: -Tæ chøc tham gia ®Êu thÇu hoÆc nhËn thÇu trùc tiÕp tõ Tæng C«ng ty. - Ký hîp ®ång giao nhËn thÇu. - Tæ chøc thi c«ng c«ng tr×nh - Bµn giao c«ng tr×nh. Hå s¬ ®Êu thÇu, hîp ®ång giao nhËn thÇu chØ ®­îc lËp cho c¸c c«ng tr×nh do C«ng ty tù khai th¸c. Víi c¸c c«ng tr×nh do Tæng C«ng ty giao nhiÖm vô, C«ng ty sÏ tiÕp nhËn giÊy giao nhiÖn vô vµ c¸c hå s¬ liªn quan ®Õn viÖc thi c«ng c«ng tr×nh tõ Tæng C«ng ty. Ssu khi lËp hîp ®ång giao nhËn thÇu hoÆc nhËn giÊy giao nhiÖm vô tõ Tæng C«ng ty, c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty tiÕn hµnh thi c«ng c¸c c«ng tr×nh theo sù ph©n c«ng cña C«ng ty . C«ng ty sö dông kÕt hîp lao ®éng thñ c«ng vµ m¸y mãc trong thi c«ng x©y l¾p. Quy tr×nh c«ng nghÖ x©y l¾p mét khu nhµ ë cao tÇng bao gåm c¸c giai ®o¹n, chuÈnbÞ mÆt b»ng, thi c«ng phÇn mãng, thi c«ng phÇn th« vµ hoµn thiÖn theo s¬ ®å 1. Hoµn thiÖn Thi c«ng phÇn th« Thi c«ng phÇn mãng ChuÈn bÞ mÆt b»ng Thi c«ng cäc Ðp Thi c«ng ®·i cäc gi»ng buéc bÓ n­íc ngÇm Thi c«ng bª t«ng cét thÐp X©y g¹ch Chèng thÊm sµn vÖ sinh xe n« vµ m¸i L¾p ®Æth Ö thèng ®­êng èng cÊp tho¸t n­íc Tr¸t L¨n s¬n èng t­êng L¸t nÒn L¾p thiÕt bÞ ®iÖn n­íc VÖ sinh kÕt cÊu S¬ ®å 1: Quy tr×nh x©y l¾p nhµ cao tÇng Trong quy tr×nh nµy, x­ëng méc vµ trang trÝ néi thÊt s¶n xuÊt vµ l¾p ®Æt cöa, trong thiÕt bÞ vµo c«ng tr×nh. §éi qu¶n lý thiÕt bÞ vµ thi c«ng c¬ giíi thùc hiÖn c«ng viÖc l¾p ®Æt hÖ thèng cÊp tho¸t n­íc trong qu¸ tr×nh thi c«ng phÇn th« vµ l¾p ®Æt thiÕt bÞ ®iÖn n­íc trong phÇn hoµn thiÖn theo c¸c b­íc nh­ s¬ ®å 2. ChuÈn bÞ vµ gia c«ng chi tiÕt, thiÕt bÞ Thö vµ thu nghiÖp L¾p ®Æt S¬ ®å 2: C¸c b­íc l¾p ®Æt hÖ thèng ®iÖn n­íc. C¸c ®éi x©y dùng chÞu tr¸ch nhiÖm thi c«ng c¸c phÇn cßn l¹i cña c«ng tr×nh tõ chuÈn bÞ mÆt b»ng thi c«ng cho ®Õn hoµn thiÖn c«ng tr×nh. Sau khi chuÈn bÞ mÆt b»ng, ®éi tiÕn hµnh thi c«ng phÇn mãng bao gåm hai giai ®o¹n thi c«ng äc Ðp vµ thi c«ng ®µi cäc, gi»ng mãng, bÓ n­íc ngÇm. Trong thi c«ng cäc Ðp, ®éi ph¶i thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kiÓm tra cäc, chuÈn bÞ gi¸ ®ì cäc vµ ®Þnh h­íng, neo vµ ®èi träng, Ðp cäc, cuèi cïng lµ söa ch÷a vµ kÐo dµi ®Çu cäc. Thi c«ng ®µi cäc, gi»ng mãng, bÓ n­íc ngÇm gåm c¸c giai ®o¹n, ®æ bÓ t«ng lãt, lµm v¸n khu«n, thùc hiÖn c«ng t¸c cèt thÐp, c«ng t¸c bª t«ng, c«ng t¸c d­ìng hé bª t«ng vµ c«ng t¸c th¸o dì v¸n khu«n. TiÕp theo lµ thi c«ng phÇn th« bao gåm thi c«ng bª t«ng cèt thÐp (thi c«ng bª t«ng cèt thÐp vµ thi c«ng dÇm sµn) x©y g¹ch, chèng thÊm sµn vÖ sinh, sÏ n« vµ m¸i. Cuèi cïng lµ c«ng t¸c hoµn thiÖn c«ng tr×nh theo c¸c c«ng viÖc. tr¸t, l¨n s¬n, èp t­êng, l¸t nÒn, vÖ sinh kÕt cÊu c«ng tr×nh. 2.1.3. §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty. Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ®­îc tæ chøc theo kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng (s¬ ®å 03) §øng ®Çu C«ng ty lµ ban Gi¸m ®èc gåm: Gi¸m ®èc C«ng ty vµ c¸c phã Gi¸m ®èc. Gi¸m ®èc lµ ng­êi cã quyªn ®iÒu hµnh c¸o nhÊt trong c«ng ty ®¹i diÖn ph¸p nh©n cho C«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Tæng C«ng ty vµ ph¸p luËt vÒ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña C«ng ty. Gióp viÖc cho Gi¸m ®èc C«ng ty cã ba Phã gi¸m ®èc bao gåm mét Phã Gi¸m ®èc thi c«ng phô tr¸ch kü thuËt, mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh, mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch ISSO. C¸c phã gi¸m ®èc cã nhiÖm vô gióp gi¸m ®èc ®iÒu hµnh C«ng ty theo sù ph©n c«ng vµ uû quyÒn cña Gi¸m ®èc, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc C«ng ty vµ ph¸p luËt vÒ nhiÖm vô ®­îc ph©n c«ng, uû quyÒn. C¸c phßng ban chuyªn m«n nghiÖp vô cña C«ng ty bao gåm: Phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n, phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch, phßng kü thuËt thi c«ng vµ phßng tæ chøc hµnh chÝnh ®­îc chuyªn m«n ho¸ theo c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ, tham m­a gióp viÖc cho Gi¸m ®èc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c«ng viÖc cña C«ng ty trong viÖc chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh theo dâi, h­íng dÉn c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc vµ c¸c nh©n viªn cÊp d­íi thùc hiÖn ®óng ®¾n, kÞp thêi c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý . Bé m¸y qu¶n lý ®iÒu hµnh cña HUD 1 Gi¸m ®èc Phã Gi¸m ®èc Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng tæ chøc kÕ to¸n Phßng kü thuËt thi c«ng Phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch Phßng qu¶n lý dù ¸n §éi x©y dùng sè 101 §éi x©y dùng sè 102 §éi x©y dùng sè 103 §éi x©y dùng sè 104 §éi x©y dùng sè 105 §éi x©y dùng sè 106 §éi x©y dùng sè 107 §éi x©y dùng sè 108 §éi x©y dùng sè 109 Chi nh¸nh t¹i B¾c K¹n §éi QL thiÕt bÞ thi c«ng c¬ giíi X­ëng méc vµ trang trÝ néi thÊt S¬ ®å 3 Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cã chøc n¨ng tham m­u, gióp viÖc cho gi¸m ®èc C«ng ty vÒ c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n, ®¶m b¶o ph¶n ¸nh kÞp thêi , chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cua C«ng ty, tæ chøc, h­íng dÉn vµ chØ ®¹o ho¹t ®éng tµi chÝnh kÕ to¸n cña C«ng ty. Phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch htam m­u gióp viÖc cho Gi¸m ®èc trong c¸c lÜnh vùc kinh tÕ hîp ®ång, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, thiÕt bÞ xe, m¸y thi c«ng, cung øng vËt t­, tæ chøc qu¶n lý hÖ thèng kho tµng cña C«ng ty. Phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch cã hai bé phËn lµ kÕ ho¹ch vµ hîp ®ång, vµ kinh tÕ vËt t­ vµ thiÕt bÞ. Phßng kü thuËt thi c«ng cã chøc n¨ng tham m­u gióp viÖc gi¸m ®èc trong c«ng t¸c qu¶n lý x©y l¾p, gi¸m s¸t chÊt l­îng c«ng tr×nh, qu¶n lý kü thuËt, tiÕn ®é, biÖn ph¸p thi c«ng vµ an toµn lao ®éng. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh tham m­u gióp Gi¸m ®èc trong lÜnh vùc qu¶n nh©n sù, s½p xÕp c¶i tiÕn tæ chøc qu¶n lý , båi d­ìng ®µo t¹o c¸n bé, thùc hiÖn c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch Nhµ n­íc ®èi víi ng­êi lao ®éng, thùc hiÖn chøc n¨ng lao ®éng tiÒn l­¬ng vµ qu¶n lý hµnh chÝnh v¨n phßng cña C«ng ty. C¸c ®¬n vi trùc thuéc C«ng ty bao gåm c¸c ®éi x©y dùng 101,102,103,104,102,106,107,108,109, ®éi qu¶n lý thiÕt bÞ vµ thi c«ng c¬ giíi, x­ëng méc vµ trang trÝ néi thÊt, chi nh¸nh t¹i B¾c K¹n. C¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cã nhiÖm vô thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh do C«ng ty giao, chÞu sù qu¶n lý cña C«ng ty vÒ mäi mÆt. Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn chøc n¨ng cña m×nh, c¸c ®¬n bvÞ trùc thuéc C«ng ty chÞu sù gi¸m s¸t cña c¸c phßng, ban chuyªn m«n cã liªn quan. Víi c¬ cÊu tæ chøc kh¸ gän nhÑ theo kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng, C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HU D 1 cã thÓ ph¸t huy n¨ng lùc chuyªn m«n cña c¸c phßng , ban chuyªn m«n nghiÖp vô trng khi vÉn ®¶m b¶o quyÒn chØ huy cña hÖ thèng trùc tuyÕn. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cña HUD 1 ®· ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu. Thùc hiÖn ®Çy ®ñ, toµn diÖn chøc n¨ng qu¶n lý doanh nghiÖp, thùc hiÖn nghiªm tóc chÕ ®é mét thñ tr­ëng phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt vµ lo¹i h×nh kinh doanh trong lÜnh vùc x©y l¾p cña C«ng ty. 2.1.4. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD 1 ®­îc x©y dùng theo m« h×nh kÕ to¸n tËp trung dùa trªn mçi quan hÖ trùc tuyÕn. Theo m« h×nh nµy, HUD 1 chØ më mét bé sæ kÕ to¸n, tæ chøc mét bé m¸y kÕ to¸n thùc hiÖn tÊt c¶ c¶ giai ®o¹n h¹ch to¸n ë c¸c thµnh phÇn kÕ to¸n. Phßng kÕ to¸n C«ng ty thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n tõ thu thËp, ghi sæ ®Õn xö lý th«ng tin kÕ to¸n. C¸c ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty thùc hiÖn h¹ch to¸n ban ®Çu theo chÕ ®é b¶o sæ. Mèi quan hÖ gi÷a kÕ to¸n tr­ëng vµ c¸c kÕ to¸n viªn kh¸c trong bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty lµ mèi quan hÖ trùc tuyÕn. Theo ®ã, kÕ to¸n tr­ëng trùc tiÕp ®iÒu hµnh c¸c nh©n viªn kÕ to¸n phÇn hµnh th«ng qua kh©u trung gian nhËn lÖnh. M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n nµy phï hîp víi HUD 1 hiÖn nay víi tÝnh chÊt lµ mét ®¬n vÞ thèng nhÊt ®éc lËp, cã t­ c¸ch ph¸p nh©n ®Çy ®ñ, kh«ng cã sù ph©n t¸n quyÒn lùc trong qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh còng nh­ ho¹t ®éng tµi chÝnh Víi sè l­îng 18 nh©n viªn kÕ to¸n, bé m¸y kÕ to¸n cña HUD 1 bao gåm kÕ to¸n tr­ëng, kÕ to¸n tæng hîp, c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh vµ kÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. C¸c nh©n viªn kÕ to¸n trong bé m¸y kÕ to¸n cña HUD 1 ®­îc quy ®Þnh râ chøc n¨ng, quyÒn h¹n, nhiÖm vô vµ cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh. _ KÕ to¸n tr­ëng lµ ng­êi gióp viÖc cho gi¸m ®èc C«ng ty trong viÖc chØ ®¹o, tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n cña C«ng ty, do Tæng Gi¸m ®èc, tæng C«ng ty quyÕt ®Þnh ®iÒu ®éng, bæ nhiÖm miÔn nhiÖm, khen th­ëng, kû luËt theo ®Ò nghÞ cña Gi¸m ®èc C«ng ty. Ngoµi viÖc chÞu sù l·nh ®¹o vÒ mÆt hµnh chÝnh cña Gi¸m ®èc C«ng ty, kÕ to¸n tr­ëng cßn chÞu sù chØ ®¹o vÒ mÆt nghiÖp vô cña kÕ to¸n tr­ëng Tæng C«ng ty. _ KÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty: Bao gåm kÕ to¸n c¸c ®éi, x­ëng t¹i Hµ Néi vµ bé phËn kÕ to¸n. C¸c ®¬n vÞ trùc thuéc C«ng ty thùc hiªn h¹ch to¸n ban ®Çu theo chÕ ®é b¸o sæ. Hµng th¸ng, kÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cã nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh gåm kÕ ho¹ch chi phÝ cè ®Þnh, vèn thi c«ng ®Ò nghÞ phßng tµi chÝnh kÕ to¸n t¹m øng vèn theo khèi l­îng c«ng viÖc ®­îc giao. Ngoµi ra kÕ to¸n ®éi ph¶i tËp hîp c¸c hîp ®ång mua b¸n vËt t­ cña ®éi, chøng tõ chi phÝ ®Ó lËp c¸c b¶ng kª b¶ng tËp hîp chi phÝ chuyÓn võª phßng kÕ to¸n ®Ó h¹ch to¸n. §Ó theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña vèn thi c«ng, kÕ to¸n c¸c ®éi, x­ëng më sæ theo h×nh thøc NhËt ký – Sæ c¸i. - KÕ to¸n phÇn hµnh: Bao gåm kÕ to¸n TSC§, CCDC, kÕ to¸n lao ®éng tiÒn l­¬ng, kÕ to¸n doanh thu thuÕ, kÕ to¸n thanh to¸n tiÒn göi Ng©n hµng, kÕ to¸n chi phÝ vµ c¸c phÇn hµnh cßn l¹i do kÕ to¸n tæng hîp kiªm nhiÖm. KÕ to¸n phÇn hµnh cã tr¸ch nhiÖm tiÕp nhËn, kiÓm tra chøng tõ do kÕ to¸n c¸c ®éi, ®èi chiÕu kiÓm tra víi c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh cã liªn quan, kÕ to¸n tæng hîp vµ kª kÕ to¸n c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. Ngoµi ra, kÕ to¸n phÇn hµnh cßn lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n vÒ phÇn hµnh ®­îc giao Thñ quü: Cã nhiÖm vô qu¶n lý quü tiÒn mÆt cña C«ng ty thñ quü hoÆc xuÊt quü tiÒn mÆt theo phiÕu thu, phiÕu chi do kÕ to¸n thanh to¸n lËp sau khi ®­îc kÕ to¸n tr­ëng phª duyÖt. Cuèi mçi quü, thu quü them gi¸ c«ng t¸c kiÓm kª quü vµ lËp b¸o c¸o kiÓm k­ª quü. _ KÕ to¸n tæng hîp: Cã nhiÖm vô cËp nhËt sæ NhËt ký chung sæ c¸i c¸c tµi kho¶n tæng hîp, lËp b¸o c¸o qu¶n trÞ vµ b¸o c¸o tµi chÝnh theo quü, n¨m vµ khi ®­îc yªu cÇu. KÕ to¸n tæng hîp ph¶i cã tr¸ch nhiÖm liªn hÖ víi c¸c kÕ to¸n, xem xÐt, ®èi chiÕu sè liÖu tæng hîp tõ c¸c phÇn hµnh trªn c¸c sæ tæng hîp. Cuèi mçi quý kÕ to¸n tæng hîp nhËn b¸o c¸o kiÓm kª cña kÕ to¸n c¸c phÇn hµnh, c¸c b¸o c¸o kh¸c ®Ó lËp bao c¸o tµi chÝnh vµ c¸c b¸o c¸o qu¹n trÞ kh¸c. * §Æc ®iÓm hÖ thèng chøng tõ sö dông C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD 1 tr­íc lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc s¶n xuÊt, kinh doanh trong lÜnh vùc x©y dùng thùc hiÖn h¹ch to¸n kÕ to¸n chÕ ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp x©y l¾p ban hµnh theo quyÕt ®Þnh sè 1864/1998/Q§ - BTC ngµy 16/12/1998 cña Bé Tµi chÝnh. Nay ®­îc chuyÓn ®æi cæ phÇn ho¸ tõ doanh nghiÖp h¹ng 1 theo quyÕt ®Þnh sè 1636/Q§ BXD ngµy 3/12/2003 cña Bé X©y dùng. C«ng ty h¹ch to¸ne kÕ to¸n theo h×nh thøc sæ NhËt Ký chung. Kú kÕ to¸n ®­îc tÝnh theo quü. C«ng t¸c kÕ to¸n t¹i HUD 1 ®­îc thùc hiÖn víi sù trî gióp cña phÇn mÒn kÕ to¸n CADS. *§Æc ®iÓm hÖ thèng sæ kÕ to¸n. C¨n cø ®Ó nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh vµ cËp nhËt c¸c sæ kÕ to¸n lµ chøng tõ kÕ to¸n. Ngoµi chøng tõ kÕ to¸n b¾t buéc thùc hiÖn theo quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh, C«ng ty sö dông mét hÖ thèng chøng tõ h­íng dÉn ®­îc vËn dông linh ho¹t phï hîp víi ®Æc ®iÓm riªng cña C«ng ty. Chøng tõ kÕ to¸n ®­îc c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh l©p dùa trªn c¸c chøng tõ nguån cña c¸c phßng, ®¬n vÞ trùc thuéc vµ c¸c c¸ nh©n cã liªn quan. §èi víi c¸c nghiÖp vô kh«ng ph¸t sinh chøng tõ trùc tiÕp (nh­ c¸c nghiÖp vô kÕt chuyÓn cuèi kú.) Minh chøng cho sù ph¸t sinh cña c¸c nghiÖp vô nµy lµ phiÕu kÕ to¸n kh¸c. Chøng tõ kÕ to¸n ph¶i qua sù kiÓm so¸t cña kÕ to¸n tr­ëng. Sau qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn, chøng tõ kÕ to¸n sÏ ®­îc kÕ to¸n phÇn hµnh qu¶n lý, ®Õn cuèi n¨m tµi chÝnh ®­îc ®ãng l­u vµ l­u theo quy®Þnh cña chÕ ®é. Sæ chi tiÕt c¸c tµi kho¶n ®­îc më cho tõng tµi kho¶n chi tiÕt vµ chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng cã liªn quan. C«ng ty sö dông sæ chi tiÕt thiÕt kÕ theo kiÓu nhËt ký tËp hîp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo thø tù ngµy th¸ng cña chøng tõ, víi c¸c chøng tõ cã cïng thêi gian, c¸c nghiÖp vô ®­îc tËp hîp theo thø tù t¨ng dÇn cña sè chøng tõ. Sæ chi tiÕt cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n ®­îc lËp theo mét mÉu chung. Tuú theo khèi l­îng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµ ®Æc ®iÓm cña tõng phÇn hµnh kÕ to¸n mµ kÕ to¸n phÇn hµnh nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh hµng ngµy hoÆc theo ®Þnh kú. Trªn c¬ së d÷ liÖu cho kÕ to¸n phÇn hµnh nhËp vµo m¸y tÝnh, phÇn mÒm kÕ to¸n sÏ tù ®éng chuyÓn c¸c th«ng tin cÇn thiÕt vµo sæ nhËt ký chung, sæ c¸i vµ sæ chi tiÕt c¸c tµi kho¶n cã liªn quan. HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n cña doanh nghiÖp sÏ ®­îc in vµo cuèi mçi quý, sau khi ®­îc kÕ to¸n tr­ëng ký sÏ ®­îc l­u theo quy ®Þnh. HÖ thèng sæ kÕ to¸n cña C«ng ty ®ang ¸p dông bao gåm: C¸c sæ kÕ to¸n tæng hîp: Sæ nhËt kÝ chung Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n C¸c sæ chi tiÕt lµ: Sæ chi tiÕt tµi kho¶n c«ng nî Sæ chi tiÕt tõng tµi kho¶n Sæ quü tiÒn mÆt Sæ tiÒn göi ng©n hµng Sæ theo dâi thuÕ GTGT Sæ theo dâi doanh thu Chøng tõ kÕ to¸n Sæ quü Sæ nhËt kÝ ®Æc biÖt Sæ c¸i B¶ng C§TK B¸o c¸o Tµi chÝnh Sæ NKC Sæ chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra * §Æc ®iÓm hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n. C«ng ty sö dông hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n, NhËt ký chung, sæ chi tiÕt, sæ c¸i ®Ó h¹ch to¸n. C«ng ty ¸p dông, ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn HÖ thèng tµi kho¶n cña C«ng ty gåm c¸c tµi kho¶n tæng hîp vµ tµi kho¶n chi tiÕt ®¸p øng ®­îc yªu cÇu h¹ch to¸n cña kÕ to¸n tµi chÝnh vµ kÕ to¸n qu¶n trÞ. HiÖn nay, C«ng ty sö dông c¸c tµi kho¶n cÊp 1, cÊp 2 sau: Tµi kho¶n tiÒn mÆt: TK111 gåm 1 TK cÊp 2 lµ TiÒn mÆt VN§: TK 1111 Tµi kho¶n tiÒn göi ng©n hµng: TK 112 gåm 1TK cÊp 2 lµ TiÒn göi Ng©n hµng VN§ TK 1121 Tµi kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng TK 131 Tµi kho¶n thuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ TK 133 gåm 1 TK cÊp 2 lµ ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ hµng ho¸, dÞch vô TK 1331 Tµi kho¶n ph¶i thu kh¸c TK 138 gåm 1 TK cÊp 2 lµ Ph¶i thu kh¸c TK 1388 Tµi kho¶n t¹m øng TK 141 gåm 3 Tk cÊp 2 lµ: T¹m øng mua vËt t­, hµng ho¸ TK 1412 T¹m øng thi c«ng TK 1413 T¹m øng kh¸c TK 1418 Tµi kho¶n chi phÝ tr¶ tr­íc: TK 142 gåm 3 TK cÊp 2 lµ Chi phÝ tr¶ tr­íc TK 1421 Chi phÝ chê kÕt chuyÓn TK 1422 Tµi kho¶n NVL TK 152 gåm 6 TK cÊp 2 lµ Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh TK 1521 VËt liÖu phô TK 1522 Nhiªn liÖu TK 1523 Phô tïng thay thÕ TK 1524 ThiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n TK 1526 VËt liÖu kh¸c TK 1528 Tµi kho¶n c«ng cô, dông cô TK 153 Tµi kho¶n chi phÝ SXKD dë dang TK 154 gåm c¸c TK cÊp 2 lµ chi tiÕt tõng m· c«ng tr×nh. Tµi kho¶n tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh TK 211 gåm 4 TK cÊp 2 lµ Nhµ cöa, vËt kiÕn tróc TK 1221 M¸y mãc, thiÕt bÞ TK 2113 Ph­¬ng tiÖn vËn t¶i, truyÒn dÉn TK 2114 ThiÕt bÞ, dông cô qu¶n lý TK 2115 Tµi kho¶n tµi s¶n cè ®Þnh v« h×nh TK 213 gåm 1 TK cÊp 2 lµ Chi phÝ vÒ lîi thÕ th­¬ng m¹i TK 2135 Tµi kho¶n hao mßn TSC§ TK 214 gåm 2 TK cÊp 2 lµ KhÊu hao TSC§ h÷u h×nh TK 2141 KhÊu hao TSC§ v« h×nh TK 2143 Tµi kho¶n ®Çu t­ dµi h¹n kh¸c TK 228 Tµi kho¶n vay ng¾n h¹n TK 311 gåm 1 TK cÊp 2 lµ Vay ng¾n h¹n Ng©n hµng TK 331 Tµi kho¶n ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n TK 331 Tµi kho¶n thuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép Nhµ n­íc TK 133 gåm 2 TK cÊp 2 ThuÕ GTGT ®Çu ra TK 3331 ThuÕ TNDN TK 3334 Tµi kho¶n ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn TK 334 Tµi kho¶n ph¶i tr¶ néi bé TK 336 gåm 2 TK cÊp 2 lµ: Ph¶i tr¶ nhËn øng khèi l­îng x©y l¾p TK 33662 Ph¶i tr¶ néi bé kh¸c TK 3368 Tµi kho¶n ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c TK 338 gåm 4 TK cÊp 2 lµ Kinh phÝ c«ng ®oµn TK 3382 B¶o hiÓm x· héi TK 3383 B¶o hiÓm y tÕ TK 3384 Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c TK 3388 Tµi kho¶n nguån vèn kinh doanh TK 411 gåm 2 TK cÊp 2 Nguån vèn kinh doanh l­u ®éng TK 4111 Nguån vèn kinh doanh cè ®Þnh TK 4112 Tµi kho¶n quü ®Çu t­ ph¸t triÓn TK 414 Tµi kho¶n quü dù phßng tµi chinÝh TK 415 Tµi kho¶n l·i ch­a ph©n phèi TK 521 cã 1 TK cÊp 2 lµ L·i n¨m nay 4212 Tµi kho¶n quü khen th­ëng, phóc lîi TK 431 gåm 2 TK cÊp 2 lµ Quü khen th­ëng TK 4311 Quü phóc lîi TK 4312 Tµi kho¶n doanh thu b¸n hµng TK 511 gåm 1 TK cÊp 2 lµ Doanh thu x©y dùng c¬ b¶n TK 5111 Tµi kho¶n doanh thu b¸n hµng néi bé TK 512 gåm 1 TK cÊp 2 lµ Doanh thu b¸n hµng ho¸ néi bé TK 5121 Tµi kho¶n doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh TK 515 Tµi kho¶n hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i TK 531 Gåm 1 tµi kho¶n cÊp 2 lµ Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i hµng ho¸ TK 5311 Tµi kho¶n chi phÝ NVL trùc tiÕp TK 6+21 gåm c¸c TK cÊp 2 chi tiÕt tõng m· c«ng tr×nh. Tµi kho¶n chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp TK 622 gåm c¸c TK cÊp 2 chi tiÕt tõng m· c«ng tr×nh. Tµi kho¶n chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp TK 622 gåm c¸c TK cÊp 2 chi tiÕt tõng m· c«ng tr×nh. Tµi kho¶n chi phÝ sö dông m¸y thi c«ng TK 623 gåm 5 TK cÊp 2 lµ: Chi phÝ nh©n c«ng TK 6231 Chi phÝ NVL TK 6231 Chi phÝ c«ng cô s¶n xuÊt TK 6233 Chi phÝ khÊu hao TSC§ TK 6234 Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi TK 6237 Tµi kho¶n chi phÝ s¶n xuÊt chung TK 627 gåm 6 TK cÊp 2 lµ: Chi phÝ nh©n viªn ph©n x­ëng TK 6271 Chi phÝ NVL TK 6272 Chi phÝ dông cô s¶n xuÊt TK 6273 Chi phÝ khÊu hao TSC§ TK 6274 Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi TK 6277 Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c TK 6278 Tµi kho¶n gi¸ vèn hµng b¸n TK 632 gåm c¸c TK cÊp 2 chi tiÕt tõng m· c«ng tr×nh. Tµi kho¶n chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh TK 635 Tµi kho¶n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp TK 642 gåm 5 TK cÊp 2 lµ: Chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý TK 6421 Chi phÝ ®å dïng v¨n phßng TK 6424 Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi TK 6427 Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c TK 6428 Tµi kho¶n thu nhËp kh¸c TK 711 Tµi kho¶n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ TK 911 gåm 2 TK cÊp 2 lµ X¸c ®Þnh kÕt qu¶ ho¹t ®éng SXKD: TK 9111 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ ho¹t ®éng thu nhËp kh¸c TK 9112 §Æc ®iÓm tæ chøc hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n. HÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n cña C«ng ty theo quy ®Þnh cña Nhµ n­íc ban hµnh gåm c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n sau: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh PhÇn I: L·i, lç PhÇn II: T×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô víi Nhµ n­íc PhÇn III : ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ, ®­îc hoµn l¹i, ®­îc miÔn gi¶m * L­u chuyÓn tiÒn tÖ. * ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh Ngoµi c¸c b¸o c¸o theo quy ®Þnh, doanh nghiÖp cßn sö dông thªm. B¶ng tÝnh gi¸ thµnh chi tiÕt tõng h¹ng môc c«ng tr×nh Sæ gi¸ thµnh c«ng tr×nh B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh cÊp 1, 2, 3 Sè d­ cuèi cña tµi kho¶n c«ng nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ Sæ theo dâi TSC§ Sæ tæng hîp nhËp, xuÊt, tån vËt t­. ViÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nµy phï hîp víi HUD 1 hiÖn nay, víi tÝnh chÊt lµ mét ®¬n vÞ thèng nhÊt ®éc lËp, cã t­ c¸ch ph¸p nh©n ®Çy ®ñ, kh«ng cã sù ph©n t¸n quyÒn lùc trong qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh còng nh­ ho¹t ®éng tµi chÝnh. V× vËy, nã sÏ ®¸p øng ®­îc ®Çy ®ñ th«ng tin cho c«ng t¸c qu¶n lý cña doanh nghiÖp. 2.2. T×nh h×nh thùc tÕ vÒ kÕ to¸n NVL t¹i C«ng ty 2.2.1. §Æc ®iÓm NVL vµ tæ chøc qu¶n lý NVL 2.1.1.1. §Æc ®iÓm NVL. C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD1 lµ C«ng ty ho¹t ®éng trong lÜnh vùc x©y l¾p vµ ph¸t triÓn nhµ, nªn NVL ®­îc sö dông trong s¶n xuÊt cña C«ng ty cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng, chiÕm mét tû lÖ rÊt lín (kho¶ng tõ 70 – 80%) trong tæng chi phÝ x©y dùng c«ng tr×nh. Do ®ã, ®Ó xdf c¸c c«ng tr×nh lín C«ng ty ph¶i sö dông mét khèi l­îng lín vÒ vËt liÖu, phong phó vµ ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i, quy c¸ch cã nh÷ng NVL lµ s¶n phÈm cña ngµnh c«ng nghiÖp nh­ xi m¨ng, s¾t thÐp….cã nh÷ng lo¹i NVL lµ cña ngµnh khai th¸c ®­îc ®­a vµo sö dông ngay mµ kh«ng cÇn ph¶i qua chÕ biÕn nh­ c¸t ®¸, sái…..cã nh÷ng lo¹i NVL lµ s¶n phÈm cña ngµnh n«ng l©m ng­ nghiÖp nh­ gç, tre, nøa, ®Ó lµm giµn gi¸o, cèt pha. Kh«ng gièng nh­ c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, NVL dïng trong C«ng ty cã lo¹i ®­îc nhËp kho, cã lo¹i xuÊt th¼ng ®Õn ch©n c«ng tr×nh nh­: V«i, c¸t, ®¸ sái…víi khèi l­îng lín, chÞu nhiÒu ¶nh h­ëng cña m«i tr­êng,khÝ hËu, m­a n¾ng lµm hao mßn, h­ h¹i ®¸ng kÓ nªn kh©u b¶o qu¶n NVL gi÷ vÞ trÝ quan träng nh»m ®¶m b¶o chÊt l­îng c«ng tr×nh, t¹o tuy tÝn ®èi víi chñ ®Çu t­ 2.2.1.2. Yªu cÇu qu¶n lý vËt liÖu ë C«ng ty. §Æc thñ cña c«ng tr×nh x©y dùng c¬ b¶n lµ lu«n g¾n víi ®Êt ®ai, mang tÝnh ®¬n chiÕc vµ lµ kÕt cÊu tæng hîp cña nhiÒu lo¹i NVL. §Æc ®iÓm cña NVL thi c«ng lµ dÔ huy ®éng, ®a d¹ng cã khèi l­îng lín, kh«ng tiÖn l­u kho, l­u b·i, vµ do c¬ khÝ kho¸n gän cña C«ng ty, nªn c«ng t¸c thu mua NVL cña C«ng ty cho thi c«ng c«ng tr×nh th­êng do c¸c ®éi trùc tiÕp thùc hiÖn. §Ó thuËn tiÖn cho viÖc qu¶n lý , C«ng ty giao cho c¸c ®éi chñ ®éng bè trÝ c¸c kho NVL ngay t¹i tõng c«ng tr×nh, h¹ng môc c«ng tr×nh. Mçi kho ®Òu cã thñ kho cã tr¸ch nhiÖm theo dâi vËt liÖu sè l­îng ,chÊt l­îng, tæ chøc kho b·i hîp lý an toµn, khoa häc, ®¶m b¶o sè l­îng hµng ho¸ kh«ng suy gi¶m chÊt l­îng trong qu¸ tr×nh l­u kho. C¸c lo¹i NVL ph¶i ®­îc kiÓm tra chÊt l­îng tr­íc khi ®­a vµo thi c«ng. §èi víi c¸c lo¹i NVL dÔ h­ háng do Èm ­ít nh­ xi m¨ng, khi cÊt tr÷ ph¶i ®Ó n¬i kh« r¸o, cã m¸i che. Víi s¾t thÐp ph¶i ®Ó riªng tõng chñng lo¹i, kª cao c¸ch mÆt sµn 15cm vµ ph¶i cã phñ b¹t che n¾ng, che m­a chèng han gØ. C¸c lo¹i c¸t, ®¸, sái ph¶i ®­îc s¾p xÕp tËp kÕt khoa häc, thuËn tiÖn cho qu¸ tr×nh thi c«ng. Trong viÖc h¹ch to¸n t¹i kho vµ t¹i phßng kÕ to¸n ®Òu ®¶m b¶o thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c quy ®Þnh vÒ thñ tôc nhËp ,xuÊt vµ lu©n chuyÓn chøng tõ. Mçi lo¹i vËt liÖu ®­îc ph¶n ¸nh trªn c¸c tµi kho¶n riªng nh»m gióp cho viÖc theo dâi nhËp - xuÊt – tån. §Þnh kú tiÕn hµnh kiÓm kª nÕu ph¸t hiÖn NVL tån ®äng nhiÒu hoÆc kÐm phÈm chÊt, t×m hiÓu nguyªn nh©n vµ ®Ò xuÊt biÖn ph¸p gi¶i ph¸p hîp lý, tr¸nh t×nh tr¹ng cung øng vËt liÖu kh«ng kÞp thêi ¶nh h­ëng tíi tiÕn ®é s¶n xuÊt hay t×nh tr¹ng ø ®äng vèn do vËt liÖu tån ®äng qu¸ nhiÒu, kh«ng sö dông hÕt. Thñ kho lµ nh©n viªn trùc thuéc sù qu¶n lý cña phßng vËt t­, cã tr¸ch nhiÖm kÕt h¬pj víi thñ kho vµ kÕ to¸n c¸c ®éi tiÕn hµnh nhËp, xuÊt NVL theo ®óng yªu cÇu thi c«ng, ®¶m b¶o ®Çy ®ñ thñ tôc mµ C«ng ty ®· quy ®Þnh. 2.2.2. Ph©n lo¹i vµ tÝnh gi¸ NVL t¹i C«ng ty. 2.2.2.1. Ph©n lo¹i NVL t¹i C«ng ty §Ó tiÕn hµnh x©y dùng c¸c c«ng tr×nh, C«ng ty ph¶i sö dông mét khèi l­îng rÊt lín c¸c lo¹i NVL kh¸c nhau. Do ®ã muèn qu¶n lý mét c¸ch chÆt chÏ vµ h¹ch to¸n chÝnh x¸c vÒ NVL th× ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i NVL t¹i C«ng ty ®­îc ph©n lo¹i theo yªu cÇu qu¶n lý gåm: - Nguyªn vËt liÖu chÝnh: Lµ NVL tham gia cÊu thµnh nªn s¶n phÈm x©y dùng c¬ b¶n gåm hÇu hÕt c¸c lo¹i nh­: Xi m¨ng, s¾t thÐp, c¸t, ®¸, g¹ch ngãi. - Nguyªn vËt liÖu phô: Lµ nh÷ng NVL cã t¸c dông phô trî trong s¶n xuÊt nh­ S¬n, Ve, ®inh, d©y buéc, que hµn, c¸p…. - Nhiªn liÖu phôc vô cho qu¶n lý vµ s¶n xuÊt, x¨ng, dÇu…. - Phô tïng thay thÕ c¸c lo¹i: ®éng c¬ phanh, vËt t­ söa m¸y mãc thiÕt bÞ, mòi khoan. C¸c thiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n: bao gåm c¸c thiÕt bÞ, ph­¬ng tiÖn dïng cho c«ng t¸c x©y dùng c¬ b¶n §Ó thuËn tiÖn cho viÖc qu¶n lý NVL, C«ng ty ®· t¹o lËp vµ sö dông b¶ng danh môc vËt t­: BiÓu sè 1 TrÝch b¶ng danh môc vËt t­ M· Tªn §VT TK kho NVL Nguyªn vËt liÖu 152 NVL C Nguyªn vËt liÖu chÝnh 1521 XM Xi m¨ng kg 1521 S8 S¾t thÐp 8 kg 1521 S 10 S¾t thÐp 10 kg 1521 S 12 S¾t thÐp 10 kg 1521 ST 25 S¾t thÐp 25 VPS A3 kg 1521 SL 50x6 ThÐp h×nh L 50 x 50 x 6 kg 1521 SL 50 x5 x6 ThÐp h×nh L50 x 50 x 5 x6 kg 1521 SLU 60 ThÐp h×nh U 60 x 35 x 3 x 6 1521 C1 C¸t ®en m3 1521 C2 C¸t vµng m3 1521 C3 C¸t nÒn m3 1521 D1X2 §¸ 1x2 m3 1521 D2X3 §¸ 2 x3 m3 1521 G1 G¹ch chØ viªn 1521 G2 G¹ch vì viªn 1521 G5 G¹ch rçng 2 lç R60 –A1 viªn 1521 ----- ------- NVL P Nguyªn vËt liÖu phô 1522 XOP1 Xèp tÊm dµy 5cm m2 1522 DINH1 §inh 5cm 1522 DINH2 §inh 7cm 1522 QH1 que hµn kg 1522 ---- ------- 1522 NL Nhiªn liÖu 1523 DAO1 DÇu nhên lÝt 1523 DAO2 DÇu Diezen lÝt 1523 XANG X¨ng lÝt 1523 --- ------- PY Phô tïng söa ch÷a thay thÕ 1524 DAY DAM D©y ®Çu dïi Trung Quèc C¸i 1524 B¶ng danh môc nµy ®­îc lËp theo quy ®Þnh cña C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng, trong ®ã môc mçi lo¹i, nhãm vËt t­ ®­îc ®Æt mçi m· sè riªng theo mét trËt tù nhÊt ®Þnh phï hîp víi ®Æc ®iÓm mçi lo¹i vËt liÖu va chóng cã quy ®Þnh nh­ sau: NVLC : Nguyªn vËt liÖu chÝnh NVLP : NguyÔn vËt liÖu phô Tõng lo¹i NVL th­êng lÊy c¸c ch÷ c¸i ®Ó thÓ hiÖn m· sè Ch÷ sè ®Çu tiªn thÓ hiÖn nhãm vËt liÖu : VÝ dô XM : Xi m¨ng C: C¸t S : S¾t thÐp D. §¸ Hai ch÷ sè tiÕp theo thÓ hiÖn lo¹i vËt liÖu vµ chóng ®­îc lËp trªn c¬ së ký hiÖu viÕt t¾t cña tªn vËt liÖu. Vi dô S¾t thÐp cã nhiÒu lo¹i : S8: S¾t $ 8 §¸ cã nhiÒu lo¹i : D1 x 2 §¸ 2 x3 2.2.2.2. TÝnh gi¸ nhËp, xuÊt NVL t¹i C«ng ty *TÝnh gi¸ NVL nhËp kho., T¹i C«ng ty, NVL mua ngoµi nhËp kho cã thÓ do bªn b¸n vËn chuyÓn ®Õn hoÆc C«ng ty vËn chuyÓn. Dï d­íi h×nh thøc nµo th× gi¸ NVL nhËp kho còng ®­îc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ bao gåm gi¸ mua ghi trªn ho¸ ®¬n kh«ng bao gåm thuÕ GTGT ®Çu vµo, céng víi chi phÝ mua thùc tÕ (vËn chuyÓn, bèc xÕp, b¶o qu¶n) trõ khi gi¶m gi¸ hµng mua tr¶ l¹i (nÕu cã) C«ng ty ¸p dông h×nh thøc thuÕ GTGT theo p khÊu trõ. BiÓu sè 02: TÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho. V× mét khèi l­îng NVL th­êng xuyªn ®­îc xuÊt cho nhiÒu môc ®Ých. §¬n vÞ: §Þa chØ Sè 41 Nî : 152 Cã 331 PhiÕu nhËp kho Ngµy 22 th¸ng 12 n¨m 2003 Hä tªn ng­êi giao hµng: NguyÔn H¶i YÕn Theo sè 0048634 ngµy 22 th¸ng 12 n¨m 2003 cña GTTNHHSX – vµ DV Hoµng HiÖp nhËp t¹i kho. C«ng tr×nh BiÖt thù BT3 Mü §×nh. Stt Tª, nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt, vËt t­ (SPHH) M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ T. tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 Céng 53.818.400 Céng thµnh tiÒn (viÕt b»ng ch÷ ) n¨m m­¬i ba triÖu, t¸m tr¨m m­¬i t¸m ngh×n, bèn tr¨m ®ång. nhËp, ngµy 22 th¸ng 12 n¨m 2003 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Phô tr¸ch cung tiªu (Ký, hä tªn) Ng­êi giao hµng (Ký, hä tªn) Thñ kho (Ký, hä tªn) H¹ng môc thi c«ng kh¸c nhau nªn ®Ó viÖc qu¶n lý khoa häc ®ång thêi gi¶m bít khèi l­îng tÝnh to¸n cho kÕ to¸n, C«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh (hay con gäi lµ tÝnh trùc tiÕp) theo ph­¬ng ph¸p nµy khi xuÊt kho lo¹i NVL nµo th× gi¸ xuÊt ®­îc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ nhËp kho ®Ých danh cña NVL ®ã. BiÓu sè 3: TrÝnh b¶ng kª xuÊt vËt liÖu Th¸ng 12 n¨m 2003 §¬n vÞ: §ång VN NT Tªn vËt liÖu §VT §· nhËp §· xuÊt SL xuÊt Gi¸ trÞ NVL xuÊt --- ----- ---- ----- ----- ------ ------ 10/12 G¹ch ®Æc Viªn 545,5 545,5 54.500 29.727.025 15/12 Xi m¨ng BØm S¬n tÊn 672.730 672.730 50 33.636.500 18/12 S¾t t«n kÏm m2 55.000 55.000 155 8.525.500 28/12 C¸t vµng –V/C m3 47.500 47.500 570 2.707.000 ------ ---------- 28/12 ThÐp 6 kg 6285,7 6285,7 4.200 26.399.940 28/12 ThÐp 16 kg 6319 6319 48.600 307.103.400 --- ------ Tæng céng ----- 1.028.527.871 2.2.3. H¹ch to¸n chi tiÕt NVL t¹i C«ng ty 2.2.3.1. Chøng tõ thñ tôc nhËp, xuÊt kho NVL. C«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu do c¸n bé vËt t­, kÕ to¸n t¹i c¸c ®éi, kÕ to¸n vËt t­ vµ thñ kho ®¶m nhËn. Mét trong nh÷ng yÕu tè quan träng cña qu¶n lý vËt t­ lµ theo dâi, ph¶n ¸nh mét c¸ch chÆt chÏ, trung thùc t×nh h×nh nhËp, xuÊt tån kho vËt liÖu c¶ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, chñng lo¹i, vµ gi¸ trÞ. §Ó hoµn thµnh tèt nhiÖm vô nªn trªn C«ng ty ®· sö dông c¸c lo¹i chøng tõ kÐ o¸n trong phÇn h¹ch to¸n chi tiÕt. GiÊy yªu cÇu mua NVL Ho¸ ®¬n PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho ThÎ kho B¶ng tæng hîp, nhËp, xuÊt tån B¶ng kª chi tiÕt chi phÝ NVL PhiÕu kÕ to¸n kh¸c. ë mçi ®éi s¶n xuÊt cã thÓ tham gia thi c«ng mét lóc nhiÒu c«ng tr×nh, h¹ng môc n c«ng tr×nh, hoÆc mét c«ng tr×nh lín cã thÓ do nhiÒu ®éi x©y dùng tham gia thi c«ng vµ mçi ®éi phô tr¸ch mét h¹ng môc c«ng tr×nh. §èi víi h¹ng môc c«ng tr×nh ë tõng giai ®o¹n, phßng kÕ to¸n xem xÐt nghiªn cøu, tÝnh to¸n xem c«ng tr×nh ®ã cÇn nh÷ng lo¹i vËt liÖu g× víi khèi l­îng, sè l­îng bao nhiªu th× ®ñ sau ®ã lËp h¹n møc vËt t­. * Thñ tôc nhËp kho Nguyªn vËt liÖu do C«ng ty mua tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau, c¨n ø vµo kÕ to¸n tõ phßng kinh tÕ – kÕ ho¹ch vµ s¶n l­îng n¨m võa qua mµ kÕ to¸n më sæ nghiÖp vô, lªn kÕ ho¹ch thu mua vËt liÖu theo h¹n møc. Khi cã giÊy yªu cÇu mua NVL cña chñ nhiÖm c«ng tr×nh, ®éi tr­ëng ®­îc Gi¸m ®èc hoÆc tr­ëng phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch duyÖt, kÕ to¸n NVL phèi hîp cïng c¸n bé vËt t­ t¹i c¸c ®éi mua NVL. NVL ®­îc nhµ cung øng chuyÓn th¼ng tíi ch©n c«ng tr×nh, do vËy c«ng t¸c nhËp vµ xuÊt kho ®­îc tiÕn hµnh ®ång thêi khi NVL ®­îc nµh cung øng mang ®Õn nhËp kho ph¶i gåm c¸c bªn: - Bªn cung øng. Ng­êi cung øng NVL ph¶i cung cÊp theo ®óng yªu cÇu chñng lo¹i, chÊt l­îng, sè l­îng, tiÕn ®é giao hµng. _ Bªn sö dông NVL: lµ chñ nhiÖm c«ng tr×nh, ®éi tr­ëng, c¸n bé kü thuËt, thñ kho c«ng tr×nh. Bªn sö dông vËt t­ chØ nhËn vËt t­ sau khi ®· kiÓm tra chñng lo¹i sè l­îng, chÊt l­îng ®¶m b¶o tiªu chuÈn, Thñ kho vµ kÕ to¸n vËt liÖu C«ng ty: KiÓm tra NVL theo ®óng yªu cÇu vÒ sè l­îng, chñng lo¹i cña c«ng tr­êng, kiÓm tra ho¸ ®¬n GTGT, ho¸ ®¬n c­íc phÝ vËn chuyÓn…..nÕu thÊy khíp ®óng sÏ tiÕn hµnh nhËp kho vµ viÕt phiÕu nhËp kho, xuÊt kho theo sè l­îng thùc tÕ cho c¶ 3 bªn cïng ký. Sau ®ã thñ kho c¨n cø vµo sè liÖu chi ghi trªn phiÕu nhËp kho cã hai chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ, thñ kho ghi vµo thÎ kho vµ chØ ghi theo chØ tiªu sè l­îng. C¸c lo¹i vËt t­ mua vÒ ®­îc nhËp kho theo ®óng quy ®Þnh, thñ kho ph¶i cã tr¸ch nhiÖm s¾p xÕp c¸c NVL trong kho mét c¸ch hîp lý, khoa häc ®¶m b¶o yªu cÇu b¶o qu¶n cña tõng lo¹i, tõng thø vËt liÖu cho tiÖn viÖc kiÓm tra vµ xuÊt NVL. Trong tr­êng hîp vËt t­ mua vÒ cã sè l­îng lín vµ cã tÝnh kü thuËt cao, l­îng vËt t­ ®ã ph¶i ®­îc kiÓm tra th«ng qua ban kiÓm nghiÖm vËt t­ cña C«ng ty. Sau khi tiÕn hµnh kiÓm nghiÖm vËt t­, kÕ to¸n vËt t­ lËp phiÕu nhËp kho vËt liÖu. PhiÕu nhËp kho lËp thµnh 3 liªn 1 liªn giao cho thñ kho ®Ó lËp thÎ kho 1 liªn l­u l¹i phßng kÕ to¸n - kÕ to¸n vËt liÖu 1 liªn giao cho c¸n bé cung tiªu (ng­êi ®i mua vËt t­) VÝ dô: Ngµy 28/12/2003, C«ng ty nhËp kho 48600 kg thÐp $16 cña C«ng ty TNHH th­¬ng m¹i §¨ng §¹o víi ®¬n gi¸ 6319 ®ång/kg. Ho¸ ®¬n GTGT ®­îc nhËn vÒ theo mÉu sau: BiÓu sè 4: ho¸ ®¬n Gi¸ trÞ gia t¨ng Liªn 2 (giao cho kh¸ch hµng) Ngµy 28 th¸ng 12 n¨m 2003 MÉu sè: 016 TKT – 322 HL/ 2003 B 0011396 §¬n bÞ b¸n hµng: C«ng ty TNHH Th­¬ng M¹i §¨ng §¹o §Þa chØ: 43 ®­êng L¸ng - §èng §a – Hµ Néi Sè ®iÖn tho¹i: MST 010102651 Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn Ngäc Th¾ng §¬n vÞ: C«ng ty x©y l¾p vµ ph¸t triÓn nhµ sè 1 Sè thøc thanh to¸n: TM/CK HST: 0101043264 Stt Tªn hµng ho¸ dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3 = 1+2 1 ThÐp 16 kg 48.600 6319 307.103.400 Céng tiÒn hµng 307.103.400 ThuÕ suÊt GTGT : 5% TiÒn ThuÕ GTGT 15.355.170 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 322.458.570 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Ba tr¨m hai m­¬i hai triÖu, bèn tr¨m n¨m m­¬i t¸m n¨m b¶y m­¬i ngh×n ®ång. Ng­êi mua hµng (ký, hä tªn) Ng­êi b¸n hµng (ký, hä tªn) Thñ kho ®¬n vÞ (ký, hä tªn) BiÓu sè 5: Tæng C«ng ty §TPTnhµ vµ ®« thÞ C«ng ty x©y l¾p vµ PT nhµ sè 1 Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc -------------****--------- biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ Sè : 6/BBVT C¨n cø vµo hîp ®ång sè 20/H§KT ngµy 5 th¸ng 12 n¨m 2003 gi÷a C«ng ty x©y l¾p vµ ph¸t triÓn nhµ sè 1 víi CTTNHH TM §¨ng §¹o. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ kh¸c cã liªn quan. H«m nay ngµy 28 th¸ng 12 n¨m 2003, vµo håi 8h 45’ bao kiÓm nghiÖm gåm cã: «ng: NguyÔn V¨n D©n – Tr­ëng ban «ng TrÞnh V¨n Hµ - kü thuËt, uû viªn Bµ NguyÔn Quúnh Nh­ – KÕ to¸n vËt liÖu, uû viªn «ng NguyÔn V¨n Doan – Thñ kho, uû viªn Ph­¬ng thøc kiÓm nghiÖm Stt Tªn vËt t­ §VT Sè l­îng ChÊt l­îng Ghi chó Theo H§ Thùc hiÖn 01 ThÐp 16 kg 48.60 48.60 theo ®óng quy c¸ch, chñng lo¹i KÕt luËn cña ban kiÓm nghiÖm: toµn bé thÐp $ 16 nhËp cña C«ng ty TNHH TM §¨ng §¹o ®Òu ®¶m b¶o chÊt l­îng, sè l­îng, chñng lo¹i nh­ hîp ®ång ®· ®¨ng ký. §¹i diÖn kü thuËt (ký, hä tªn) Thñ kho (ký, hä tªn) Tr­ëng ban (ký, hä tªn) C¨n cø vµo H§ sè 0011396, biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ sè 6/BBVT, KÕ to¸n vËt liÖu viÕt phiÕu nhËp kho sè 119 BiÓu sè 6: PhiÕu nhËp kho Ngµy 28 /12/2003 MÉu sè: 01 - VT theo Q§” 1141 – TC/Q§/C§KT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 Sè 119 Nî TK 1521 Cã TK 331 Hä tªn ng­êi giao hµng: NguyÔn Thµnh Chung Theo sè 0011396 vµ sè 6/BBVT ngµy 28/12/2003 cña C«ng ty TNHH TM §¨ng §¹o. NhËp t¹i kho: C«ng tr×nh BiÖt thù BT 3 – Mü §×nh – Hµ Néi Stt Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ TT Theo CT Thùc nhËp A B C D 1 2 3 4 01 ThÐp 16 S16 tÊn 48.600 48.600 6319 307.103.400 Céng 307.103.400 Céng thµnh tiªn (viÕt b»ng ch÷) Ba tr¨m linh b¶y triÖu, mét tr¨m linh ba ngh×n, bèn tr¨m ®ång. NhËp, ngµy 28 th¸ng 12 n¨m 2003 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (ký tªn) KTT (ký tªn) Phô tr¸ch cung tiªu (ký tªn) Ng­êi giao (ký tªn) Thñ kho (ký tªn) * Thñ tôc xuÊt kho. C¨n cø vµo nhiÖm vô s¶n xuÊt ®­îc giao, c¨n cø vµo ®Þnh møc tiªu hao NVL cho tõng lo¹i c«ng tr×nh, h¹ng môc c«ng tr×nh. C¸c ®éi viÕt giÊy yªu cÇu cÊp vËt t­ kÕ to¸n vËt t­ tiÕn hµnh lËp phiÕu xuÊt kho thµnh 3 liªn. 1 liªn l­u t¹i phßng kÕ to¸n 1 liªn giao cho ®¬n vÞ lÜnh vËt t­, 1 liªn thñ kho gi÷ ®Ó ghi vµo thÎ kho. Sau khi ng­êi phô tr¸ch ký vµo phiÕu xuÊt khio vµ giao cho ng­êi lÜnh vËt t­ xuèng kho ®Ó lÜnh. Thñ kho thùc hiÖn xuÊt kho vµ ghi sè l­îng thùc xuÊt vµo thÎ kho, cßn cét ®¬n gi¸ vµ cét thµnh tiÒn do kÕ to¸n vËt t­ viÕt. Sau khi kiÓm nghiÖm sè l­îng, chÊt l­îng sè thùc lÜnh, ng­êi nhËn vµ thñ kho ký vµo 3 liªn ®ã. Trong ho¹t ®éng giao nhËn kho¸n néi bé, c¸c ®éi x©y dùng kh«ng ®­îc ph©n cÊp h¹ch to¸n riªng ®Ó theo dâi t×nh h×nh thùc hiÖn hîp ®ång giao nhËn kho¸n néi bé, VÝ dô: Ngµy 8 th¸ng 12 n¨m 2003, ®éi x©y dùng 104 cã nhu cÇu xuÊt kho NVL cho c«ng tr×nh biÖt thù BT3 Mü §×nh, BiÓu sè 7 Trªn ®©y lµ vÝ dô cña mét lo¹i NVL, c¸c lo¹i vËt liÖu cßn l¹i ®­îc kÕ to¸n t­¬ng tù. BiÓu sè 7: §¬n vÞ: §Þa chØ MÉu sè: 02 – VT Theo QD: 11141 – TC/Q§ C§KT ngµy 1/11/19995 cña Bé Tµi chÝnh PhiÕu xuÊt kho Ngµy 22 th¸ng 12 n¨m 2003 Sè 65 Nî TK 621 Cã TK 1521 Hä tªn ng­êi nhËn hµng: Anh Th¾ng §Þa chØ: §éi x©y dùng 104 – c«ng tr×nh biÖt thù BT 3 Mü §×nh Lý do xuÊt kho: Thi c«ng phÇn mãng XuÊt t¹i kho: C«ng tr×nh ®éi x©y dùng sè 104 Stt Tª, nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt, vËt t­ (SPHH) M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ T. tiÒn yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 01 Xi m¨ng bót S¬n PCH 30 XM tÊn 50 50 672.730 33.636.500 02 ThÐp 16 S16 kg 10.000 10.000 6.319 63.190.000 Céng 96.826.500 Céng thµnh tiÒn (viÕt b»ng ch÷ ) chÝn m­¬i s¸u triÖu, t¸m tr¨m hai m­¬i s¸u ngh×n, n¨m tr¨m ®ång. xuÊt, ngµy 22 th¸ng 12 n¨m 2003 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Phô tr¸ch cung tiªu (Ký, hä tªn) Ng­êi giao hµng (Ký, hä tªn) Thñ kho (Ký, hä tªn) 2.2.3.2. H¹ch to¸n chi tiÕt NVL t¹i C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD1 H¹ch to¸n chi tiÕt NVL lµ c«ng viÖc h¹ch to¸n kÕt hîp gi÷a kho vµ phßng kÕ tiãan víi nhiÖm vô ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c sè l­îng gi¸ trÞ vËt liÖu lµm c¬ së ®Ó ghi sæ kÕ to¸n, ®Ó gi¸m s¸t sù biÕn ®éng cña vËt liÖu. §Ó tiÕn hµnh h¹ch to¸n chi tiÕt NVL, C«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song nh»m tËn dông ­u ®iÓm ®ã lµ ghi chÐp ®¬n gi¶n, dÔ kiÓm tra, ®èi chiÕu, ph¸t hiÖn nhanh sai sãt trong viÖc ghi sæ, qu¶n lý chÆt chÏ t×nh h×nh biÕn ®éng NVL. Quy tr×nh h¹ch to¸n chi tiÕt NVL t¹i C«ng ty nh­ sau: Sæ kÕ to¸n tæng hîp vÒ vËt liÖu (b¶ng kª tÝnh gi¸.) B¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu PhiÕu nhËp ThÎ kho PhiÕu xuÊt Sæ chi tiÕt Ghi chó Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng hoÆc ®Þnh kú Quan hÖ ®èi chiÕu Thñ kho thùc hiÖn ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho hµng ngµy NVL vÒ mÆt sè l­îng vµo thÎ kho sau khi ®· tiÕn hµnh kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp lÖ cua chøng tõ, x¸c ®Þnh sè l­îng NVL thùc tÕ nhËp xuÊt trªn chøng tõ. ThÎ kho ®­îc lËp chi tiÕt cho tõng lo¹i NVL. Cuèi th¸ng tÝnh ra sè NVL tån kho ®Þnh kú, khi ®· ghi ®Çy ®ñ vµo thÎ kho, thñ kho göi chøng tõ nhËp, xuÊt kho NVL. Ch¼ng h¹n: Ngµy 18/12/2003 nhËp 48.6000 kg thÐp $16, kÕ to¸n ®· viÕt phiÕu nhËp kho sè 119 vµ trªn thöe kho còng sÏ cã sè chøng tõ t­¬ng øng lµ 119. T­¬ng tù ®èi víi nghiÖp vô xuÊt kho ngµy 28/12/2003, kÕ to¸n vËt t­ viÕt phiÕu xuÊt kho sè 65 th× trªn thÎ kho còng sÏ cã sè chøng tõ t­¬ng øng lµ 65 * T¹i phßng kÕ to¸n Theo ®Þnh kú vµo cuèi th¸ng khi nhËn ®­îc chøng tõ nhËp, xuÊt NVL do thñ kho ®­a lªn kÕ to¸n NVL kiÓm tra tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña chøng tõ råi tiÕn hµnh vµo sæ chi tiÕt NVL ®­îc lËp cho tõng lo¹i NVl vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Sau khi ghi sæ chi tiÕt, kÕ to¸n tiÕn hµnh céng sæ ®Ó tÝnh ra tæng nhËp – xuÊt – tån kho cho tõng lo¹i NVL vÒ mÆt sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Sè l­îng NVL tßn kho ph¶n ¶nh trªn sæ chi tiÕt NVL ph¶i khíp víi sè l­îng NVL trªn thÎ kho cña thñ kho. Mäi sai sãt ph¶i ®­îc kiÓm tra, x¸c minh vµ ®­îc ®iÒu chØnh kÞp thêi theo ®óng thùc tÕ. Cuèi th¸ng kÕ to¸n NVl tiÕn hµnh tæng hîp sè liÖu chi tiÕt cña tõng NVL vµo b¶ng tæng hîp nhËp , xuÊt, tån vËt t­ (biÓu sè 10) BiÓu sè 8: §¬n vÞ: C«ng ty CP§T vµ X©Y DÙNG HUD1 Tªn kho: §éi XD 104 MÉu sè: 06 – VT Ban hµnh theo Q§ 1141 – TC/Q§/C§KINH TÕ ngµy 1/11/1995 cña BTC ThÎ kho Ngµy lËp thÎ 1 th¸ng 1 n¨m 2004 Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt t­ :ThÐp 16 §¬n vÞ tÝnh: kg M· sè: S16 Chøng tõ DiÔn gi¶i Ngµy nhËp, xuÊt Sè l­îng Ch÷ ký kÕ to¸n Sè ngµy Tån ®Çu kú NhËp XuÊt Tån Tån ®Çu kú 1.500 20 2/12 NhËp thÐp 16 2/12 5.900 7.400 37 9/12 NhËp thÐp 16 cho ®éi Xd101 9/12 1.200 6.200 119 28/12 NhËp thÐp 16 28/12 48.600 54.800 65 28/12 XuÊt thÐp 16 cho ®éi XD104 28/12 10.000 44.800 68 29/12 XuÊt thÐp 16 cho ®éi Xd105 29/12 25.000 19.800 Céng 54.500 36.200 19.800 2.2.4. H¹ch to¸n tæng hîp NVL t¹i C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD1 Theo quyÕt ®Þnh sè 1864/1998/Q§/BTC ngµy 16/12/19998 cña Bé Tµi chÝnh, c¸c doanh nghiÖp x©y l¾p sÏ h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Do ®ã C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD1 ®· ¸p dông pop kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n NVL. Ph­¬ng ph¸p nµy gióp C«ng ty kiÓm so¸t th­êng xuyªn, liªn tôc cã tÝnh hÖ thèng t×nh h×nh nhËp ,xuÊt tån, kho trªn sæ kÕ to¸n. C«ng ty h¹ch to¸n tæng hîp NVL t¹i C«ng ty nh­ sau: 2.2.4.1. H¹ch to¸n tæng hîp nhËp NVL C«ng ty cæ phÇn ®Çu t­ vµ x©y dùng HUD1 lµ ®¬n vÞ kinh doanh nép thuÕ theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ, NVL nhËp kho cña C«ng ty chñ yÕu lµ do mua ngoµi. Khi mua NVL C«ng ty th­êng ¸p dông h×nh thøc thanh to¸n chËm v× C«ng ty lµ ®¬n vÞ nhËn thÇu nªn khi nµo c«ng tr×nh hoµn thµnh vµ ®­îc nghiÖm thu th× bªn giao thÇu (bªn A) míi thanh to¸n theo tõng ®ît nghiÖm thu khèi l­îng x©y l¾p hoµn thµnh §Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp NVL cña C«ng ty, kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n sau: TK 152 “Nguyªn vËt liÖu” vµ ®­îc chi tiÕt thµnh 2 tµi kho¶n TK 1521 Nguyªn VËt liÖu chÝnh TK 1522 Nguyªn vËt liÖu phô TK 111: TiÒn mÆt TK 112: TiÒn göi ng©n hµng TK 133: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ TK 331: Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n * Tr×nh tù h¹ch to¸n C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho kÌm theo c¸c chøng tõ liªn quan do thñ kho chuyÓn ®Õn, kÕ to¸n NVL kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ c¨n cø vµo ®ã ®Ó nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh, phÇn mÒm kÕ to¸n sÏ tù ®éng chuyÓn sè liÖu vµo sæ nhËt ký chung tõ nhËt ký chung th× c¸c sæ chi tiÕt tµi kho¶n 152 vµ sæ c¸i TK152 còng ®­îc cËp nhËt th«ng tin theo d÷ liÖu nhËp, khi cÇn m¸y sÏ in ra theo yªu cÇu cña ng­êi dïng ®Çy ®ñ th«ng tin trªn sæ s¸ch. BiÓu sè 11, biÓu sè 12. 2.2.4.2. H¹ch to¸n tæng hîp xuÊt kho NVL. Qu¶n lý vËt liÖu kh«ng chØ qu¶n lý t×nh h×nh thu mua, b¶o qu¶n vµ dù trù vËt liÖu mµ cßn qu¶n lý viÖc xuÊt dïng vËt liÖu v× ®©y lµ kh©u cuèi cïng rÊt quan träng tr­íc khi ®¸nh gi¸ vËt liÖu chuyÓn dÞch vµo gi¸ thµnh s¶n phÈm. Trong c¸c doanh nghiÖp thuéc ngµnh x©y dùng, vËt liÖu xuÊt kho chñ yÕu sö dông cho viÖc x©y l¾p c¸c c«ng tr×nh, qu¶n lý vµ phôc vô cho qu¸ tr×nh thi c«ng c«ng tr×nh ®ã. V× vËy kÕ o¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu trong doanh nghiÖp ph¶i qu¶n ¸nh kÞp thêi, tÝnh to¸n vµ ph©n bæ chÝnh x¸c gi¸ trÞ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho dïng cho c¸c ®èi t­îng sö dông còng nh­ c¸c ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ Gi¸ xuÊt kho mµ C«ng ty ¸p dông lµ gi¸ thùc tÕ ®Ých danh t¹i C«ng ty, khi NVL mua vÒ vµ xuÊt th¼ng cho c¸c c«ng tr×nh, kÕ to¸n t¹i ®éi, thñ kho cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra ®èi chiÕu sè l­îng quy c¸ch phÈm chÊt cña vËt t­ víi ho¸ ®¬n mua hµng, ho¸ ®¬n ®­îc kÕ to¸n gi÷ l¹i lµm c¨n cø cho viÖc quyÕt to¸n c«ng tr×nh. Trong tr­êng hîp nµy, kÕ to¸n ®éi lËp phiÕu nhËp ®i liÒn víi phiÕu vµ c¸n bé vËt t­ cña ®éi ký nhËn. Cuèi cïng göi lªn phßng Tµi chÝnh kÕ to¸n Khi tiÕn hµnh xuÊt NVL cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kÕ to¸n sö dông c¸c tµi khoan sau: TK 152: Nguyªn vËt liÖu. TK 621: Chi phÝ NVL TT TK 627 (6278) chi phÝ s¶n xuÊt chung TK 642 (6428) chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Tr­êng hîp xuÊt NVL cho s¶n xuÊt trùc tiÕp, kÕ to¸n ghi Nî TK 621: 7.582.800 Cã TK 152 7.582.800 Tr­êng hîp xuÊt NVL phôc vô cho qu¶n lý ®éi hoÆc cho qu¶n lý doanh nghiÖp, kÕ to¸n ghi Nî TK 6278, 6428 Cã TK 152 Tr­êng hîp NVL phô cã gi¸ trÞ nhá, C«ng ty giao cho ®éi qu¶n lý ®Ó bít thñ tôc nhËp xuÊt NVl khi mua NVL v× sÏ xuÊt th¼ng cho c«ng tr×nh lu«n, ch¼ng h¹n mua d©y thõng phôc vô thi c«ng trÞ gi¸ 20.000, kÕ to¸n ghi Nî TK 6278 20.000 Nî TK 331 20.000 Nh­ vËy kÕ to¸n sÏ kh«ng ph¶i viÕt phiÕu xuÊt còng nh­ phiÕu nhËp kho NVL. NÕu tr­êng hîp nguyªn liÖu chØ tham gia vµo mét chi tiÕt cuèi ®Ó hoµn thiÖn c«ng tr×nh nh­ng vÉn cÇn cã sù kiÓm ®Þnh cña phÝa chñ ®Çu t­, lËp “héi ®ång giao nhËn khèi l­îng kho¸n gän” (BiÓu sè 13) Sau khi hîp ®ång ®­îc thùc hiÖn cÇn tiÕn hµnh biªn b¶n nghiÖm thu khèi l­îng kho¸n gän. BiÓu sè 11: C«ng ty CP§T vµ XSD HUD1 TrÝch nhËt ký chung Th¸ng 12 n¨m 2003 §¬n vÞ tÝnh: ®ång Chøng tõ Néi dung TK§¦ Nî Cã Ngµy Sè 1 2 3 4 5 6 1/12 Mang sang 116.641.140 116.641.140 2/12 Pc 13 Chi tr¶ tiÒn §T Chi phÝ SXC 627 200.000 TiÒn mÆt 111 200.000 2/12 Pn 20 NhËp thÐp 16 Nguyªn vËt liÖu 152 37.282.100 ThuÕ GTGT ®Çu vµo 133 1.864.105 Ph¶i tr¶ nhµ CC 331 39.146.202 3/12 Pn 21 NhËp d©y thÐp buéc Nguyªn vËt liÖu 152 873.786 TiÒn mÆt 111 873.786 9/12 Px37 XuÊt thÐp S16 cho ®éi 101 Chi phÝ NVLTT 621 7.582.800 Nguyªn vËt liÖu 152 7.582.800 13/12 Pn86 NhËp c¸t vµng Nguyªn vËt liÖu 152 27.075.000 ThuÕ GTGT ®Çu vµo 133 1.353.750 Ph¶i tr¶ nhµ CC 331 28.428.750 ---- --- ---- Céng chuyÓn 916.686.529 916.686.529 BiÓu sè 12: C«ng ty CP§T vµ X©Y DÙNG HUD1 TrÝch sæ c¸i th¸ng 12 n¨m 2003 Ban hµnh theo Q§ sè 1864/1998/Q§/BTC ngµy 16/12/1998 cña BTC TK152 – Nguyªn liÖu, v¹t liÖu Chøng tõ DiÔn gi¶i SHTK Ph¸t sinh Ngµy Sè N¬ Cã Sè d­ ®Çu kú 24.381.789 2/12 PN20 NhËp thÐp S16 331 37.282.100 3/12 PN21 NhËp d©y thÐp buéc 111 872.786 --- --- -------- ---- --- --- 9/12 PX 37 XuÊt thÐp S16 cho ®éi XD101 621 7.528.800 13/12 PX 86 NhËp c¸t vµng 331 27.075.000 --- ----- ------- ------- ------- ------- 29/12 PX 68 XuÊt thÐp S16 cho ®éi 105 1.579.750 ------- ------- ------- ------- ------- ------- Céng ph¸t sinh 537.658.250 397.506.100 Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 kÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) BiÓu sè 13: Tæng C«ng ty §TPTnhµ vµ ®« thÞ C«ng ty x©y l¾p vµ PT nhµ sè 1 Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc -------------****--------- Hîp ®ång giao nhËn kho¸n gän Sè 11/KG, ngµy 2 th¸ng 12 n¨m 2003 C«ng tr×nh: B7, B10 Kim Liªn §Þa ®iÓm: ph­êng Kim Liªn – Hµ Néi, §¹i diÖn bªn giao (A) NguyÔn ViÖt ThÞnh - §éi tr­ëng ®éi 101 §¹i diÖn bªn nhËn: V¨n Hoµi Nam Sau khi ®· trao ®æi, bµn b¹c, thèng nhÊt n«i dung hîp ®ång nh­ sau: §iÒu 1: Hai bªn nhÊt trÝ giao nhËn kho¸n gän khèi l­îng nh÷ng h¹ng môc c«ng viÖc sau: Stt H¹ng môc c«ng tr×nh §¬n vÞ Khèi l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Ghi chó §æ sái vµo bån hoa KÕt luËn cña ban kiÓm nghiÖm: toµn bé thÐp $ 16 nhËp cña C«ng ty TNHH TM §¨ng §¹o ®Òu ®¶m b¶o chÊt l­îng, sè l­îng, chñng lo¹i nh­ hîp ®ång ®· ®¨ng ký. §¹i diÖn kü thuËt (ký, hä tªn) Thñ kho (ký, hä tªn) Tr­ëng ban (ký, hä tªn)