Chuyên đề Kế toán nguyên vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn vận tải và thương mại Thế Hệ

lý của các công ty được thực hiện theo các sơ đồ sau: sơ đồ công ty Ban gi¸m ®èc sơ đồ 2.1 Phòng kinh doanh Trung tâm bảo hành Phòng kỹ thuật vật tư Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Phòng vận tải - Giám đốc công ty là người lãnh đạo toàn công ty, có trách nhiệm lớn nhất đối với toàn công ty. - Các phó giám đốc có trách nhiệm giúp đỡ chia sẻ nhiệm vụ với giám đốc: + Phó giám đốc kinh doanh (có 2 người). + Phó giám đốc kỹ thuật. - Các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu, giúp đỡ giám đốc tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh: + Phòng vận tải: Chịu trách nhiệm điều hành các loại xe và phương tiện vận tải lên phương án sản xuất, tính toán chi phí, hiệu quả hạch toán của từng phương tiện … + Phòng đại lý vận tải: Thực hiện các hợp đồng đại lý vận tải, đại lý bán dầu Shell, lên phương án tính toán chi phí. + Phòng kinh doanh : Trực tiếp thực hiện việc mua bán ôtô Suzuki và Isuzu. + Phòng kỹ thuật vật tư: Quản lý kỹ thuật, phương tiện vận tải cung ứng vật tư . + Trung tâm bảo hành sửa chữa: Theo dõi bảo hành, sửa chữa ô tô. + Phòng kế toán: Theo dõi giám sát hoạt động của công ty thông qua việc thực hiện chế độ tổ chức theo đúng văn bản quy định của nhà nước .Thực hiện hoạt động nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp nhằm tăng hiệu đồng vốn. + Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm về công tác quản lý cán bộ lao động, tiền lương, đào tạo hành chính, bảo vệ. 2.3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty vận tải và th­¬ng m¹i. 2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty vận tải và th­¬ng m¹i. 2.3.1.1. Cơ cấu bộ máy kế toán. Lao động kế toán và cơ cấu lao động kế toán trong bộ bộ máy được khái quát qua bảng tư liệu sau: Bảng 2.1: Lao động kế toán trong bộ máy kế toán Họ và tên Giới Tính Tuổi Trình độ Thâm niên Chức vụ 1.Nguyễn Thị Thu Hiền Nữ 35 Thạc sĩ 10 Kế toán trưởng 2.Đào Thị Hải Yến Nữ 27 Đại học 5 Kế toán doanh thu, công nợ 3.Phạm Thanh Phương Nam 26 Đại học 4 Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 4.Trịnh Minh Hà Nữ 25 Cao đẳng 2 Kế toán chi phí và giá vốn 5.Trần Thị Thuỷ Nữ 28 Cao đẳng 6 Kế toán TSCĐ và vật tư 6. Đỗ Việt Hùng Nam 26 Cao đẳng 5 Kế toán xưởng 7.Nguyễn Thị Hương Nữ 24 Trung cấp 3 Thủ quỹ ( Nguồn phßng nh©n sự C«ng ty vận tải và th­¬ng m¹i) 2.3.1.2. Cơ cấu tổ chức. Do đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất gọn nhẹ, tập trung nên mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty được tập trung theo một cấp. Toàn bộ công tác kế toán trong công ty tập trung tại phòng kế toán. Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Kế toán trưởng Kế toán doanh thu và công nợ Kế toán tiền mặt và TGNH Kế toán Chi phí và giá vốn Kế toán TSCĐ và hàng tồn kho Kế toán xưởng Thủy quỹ Bộ máy kế toán của công ty gồm 7 người : Đứng đầu là kế toán trưởng, sau là thủ quỹ, 5 kế toán chi tiết (trong đó 1 kế toán xưởng sửa chữa). - Kế toán trưởng : có trách nhiệm phối hợp giữa các nội dung của công tác kỹ thuật nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt kế toán lập báo cáo nhanh về các nội dung kế toán cụ thể để trình lãnh đạo khi cần thiết ,cùng lãnh đạo công ty lập kế hoặch sản xuất kinh doanh, tính toán, phân tích phương án kinh doanh để lựa chọn phương án kinh doanh tốt nhất. - Kế toán chi tiết: Thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi tài sản, phân bổ chi phí, bảo đảm cung cấp kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh, theo dõi đôn đốc thu nợ tiền hàng, công nợ, thực hiện các khoản chi phí phục vụ nộp ngân sách, quay vòng vốn nhanh, có hiệu quả. - Kế toán xưởng : Thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh tại xưởng sửa chữa ,tình hình doanh thu, chi phí, nguyên nhiên vật liệu … tại xưởng. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt tại quỹ, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, hợp pháp để tiến hành xuất nhập quỹ … ghi sổ trong ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt. 2.3.2. Đặc diểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty vận tải và thương mại 2.3.2.1.Chính sách kế toán áp dụng - Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ) - Hình thức kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ - Phương pháp khấu hao đường thẳng - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ. Chế độ kế toán đang áp dụng: chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- TBC ngày 20/03/2006 của bộ tài chính. 2.3.2.2. Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty vận tải và th­¬ng m¹i về cơ bản giống với hệ thống tài khoản được quy định trong quyết định 15/2006/QĐ-BTC, với những đặc điểm sau: Về TSCĐ: Công ty vận tải và th­¬ng m¹i hạch toán TSCĐ, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ theo dõi trên các tài khoản : TK211, TK 214. Về hàng tồn kho: Khi nhập kho vật tư hạch toán vào TK 152, hàng hóa hạch toán vào TK 156, ... * Chế độ chứng từ kế toán: Để phản ác nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán, Công ty vận tải và th­¬ng m¹i đã sử dụng hệ thống chứng từ gồm 5 chỉ tiêu: -Chứng từ lao động và tiền lương: 1. Bảng chấm công. 2. Bảng thanh toán tiền lương. 3. Phiếu báo làm thêm giờ. -Chứng từ hàng tồn kho: 1. Thẻ kho. 2. Phiếu xuất kho. 3. Phiếu nhập kho. 4. Biên bản kiểm kê vật tư. -Chứng từ mua, bán hàng: 1. Hóa đơn GTGT mua hàng. 2. Bảng kê bán hàng. -Chứng từ về tiền : 1. Phiếu thu. 2. Phiếu chi. 3. Giấy đề nghị tạm ứng. 4. Giấy đề nghị thanh toán. 5. Giấy biên nhận. 6. Biên bản kiểm kê quỹ. -Chứng từ về tài sản cố định: 1. Thẻ TSCĐ. 2. Biên bản giao nhận TSCĐ. 3. Biên bản đánh giá TSCĐ. 4. Biên bản giao nhận sửa chữa lớn, thanh lý TSCĐ. * Chế độ sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ với các loại sổ sau: Sổ kế toán tổng hợp gồm: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ Cái các tài khoản. Hệ thống sổ chi tiết bao gồm các loại sổ sau: Sổ, thẻ chi tiết kế toán chi tiết dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ chi tiết cung cấp các chỉ tiêu về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ để Báo cáo Tài chính. Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ kế toán mở các sổ, thẻ chi tiết chủ yếu sau: + Thẻ tài sản cố định + Sổ chi tiết vật tư hàng hóa + Thẻ kho + Sổ chi phí sản xuất + Thẻ tính giá thành + Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả + Sổ chi tiết tiền vay, tiền gửi + Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách…. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ Kế toán Chứng từ ghi sổ SỔ CÁI BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ quỹ BCĐ số PS Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán (Hình thức chứng từ ghi sổ) Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Đối chiếu Ghi chú: * Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán , kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ và tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ , tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi kế toán đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để làm Báo cáo tài chính. * Chế độ báo cáo tài chính  Báo cáo kế toán Công ty thực hiện theo quy định của luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính. Báo cáo gồm:       - Bảng cân đối kế toán: ( mẫu số B01 – DN )       - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: ( mẫu số B02 – DN )       - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: ( mẫu số B03 – DN )       - Bản thuyết minh báo cáo tài chính: ( mẫu số B09 – DN ) 2.4. Đặc điểm của nguyên vật liệu tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ 2.4.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty. Một trong những nhiệm vụ chính của công ty là bảo hành, sửa chữa các loại ô tô, đặc biệt là nhận ủy thác bảo hành, sửa chữa ô tô cho hãng Suzuki nên các loại nguyên vật liệu, đặc biệt là phụ tùng ô tô rất phong phú và đa dạng về chủng loại, có hơn 500 loại khác nhau. Bao gồm từ những vật liệu nhỏ nhất như: Đai ốc, lò xo, vít khóa cửa, bóng đèn, cầu chì, móng hãm, phớt dầu, lọc xăng,…đến những vật liệu có giá trị lớn như: Sảm sóc, nồi ép Vita, bộ ron máy, bộ lọc gió, lốp xe,…Trong mỗi loại nguyên vật liệu lại được chia thành từng nhóm có kích cỡ và tính năng kỹ thuật khác nhau. Tại công ty, nguyên vật liệu chính phục vụ sửa chữa, bảo hành ô tô chính là các phụ tùng thay thế như: Lọc xăng, nồi ép li hợp, phanh,… Chính vì tính đa dạng về chủng loại với nhiều kích cỡ, giá trị, tính năng kỹ thuật khác nhau của nguyên vật liệu tại công ty mà việc quản lý đòi hỏi phải hết sức khoa học, chính xác để đảm bảo việc nhập, xuất đúng vật liệu, đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của công ty. Vì vậy, đòi hỏi mỗi công ty phải có biện pháp nhất định để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng, đảm bảo yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của công ty. 2.4.2. Phân loại nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại công ty được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. * Phân loại theo mục đích sử dụng: Phân loại theo mục đích sử dụng, nguyên vật liệu của công ty gồm những loại sau: - Nguyên vật liệu trong kho dùng cho dịch vụ bỏ hành, sửa chữa ô tô: bao gồm các nguyên vật liệu ở trong kho được dùng cho mục đích sửa chữa tất cả các loại ô tô và đặc biệt là bảo hành, sửa chữa ô tô cho hãng Suzuki. - Nguyên vật liệu trong kho dùng cho kinh doanh: là những nguyên vật liệu ngoài phục vụ sửa chữa còn dùng để kinh doanh, bán ra thị trường. * Phân loại theo bộ mã vật tư: Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý hạch toán về số lượng, giá trị với từng thứ nguyên vật liệu, công ty đã mở chi tiết danh mục nhóm vật tư. Danh mục thống nhất tên gọi, mã ký hiệu của từng danh điểm nguyên vật liệu. Mỗi một loại nguyên vật liệu có một mã riêng rất thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi. 2.4.3. Quản lý nguyên vật liệu. Quản lý nguyên vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Quản lý chặt chẽ vật tư ở các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành thuận lợi nhanh chóng, tiết kiệm chi phí hạ, giá thành là cơ sở để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu sẽ hạn chế được những mất mát, hư hỏng, giảm những rỏi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát tư yêu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác và khoa học, công ty đã tiến hành các hoạt động quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ qua từng khâu. 2.4.3.1. Quản lý nguyên vật liệu tại khâu thu mua. Việc mua sắm nguyên vật liệu của công ty phần lớn là đặt hàng của hãng nên rất yên tâm về nguồn gốc xuất xứ và chất lượng . Đảm bảo việc cung ứng kịp thời, đúng chủng loại, đáp ứng tốt cho nhu cầu sửa chữa, bảo hành cũng như kinh doanh của công ty. 2.4.3.2. Quản lý nguyên vật liệu tại khâu bảo quản. Việc bảo quản nguyên vật liệu được công ty hết sức coi trọng. Hiện tại, công ty có kho để dự trữ nguyên vật liệu khá tốt. Trang thiết bị của kho khá hiện đại, đảm bảo phục vu công tác kiểm tra, bảo quản nguyên vật liệu về mặt số lượng, chất lượng. 2.4.3.3. Quản lý nguyên vật liệu tai khâu sử dụng. Việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty phải căn cứ vào nhu cầu sửa chữa, và kế hoạch kinh doanh. Việc xuất nguyên vật liệu đòi hỏi phải có đầy đủ các hóa đơn, chứng từ cần thiết và được ghi chép đầy đủ chính xác, nhằm đảm bảo sự hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu. 2.4.3.4. Quản lý nguyên vật liệu tai khâu dự trữ. Công ty căn cứ vào tình hình sửa chữa, kinh doanh mà quy định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với từng loại nguyên vật liệu cho phù hợp, tránh tình trạng ứ đọng làm ảnh hưởng đến việc sử dụng vốn lưu động . Mặt khác, vẫn phải đảm bảo không bị gián đoạn hoặc ngưng trệ quá trình sản xuất kinh doanh do thiếu nguyên vật liệu. 2.5. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ 2.5.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Nguyên vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu là do đặt mua hàng của các hãng. Thông thường thì: Giá NVL nhập kho = Giá mua + Chi phí thu mua - Chiết khấu, giảm giá được hưởng. Nhưng thực tế nguyên vật liệu mà công ty mua thường do hãng chuyển đến và giao tại kho công ty nên không không phát sinh khoản chi phí thu mua. 2.5.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Hiện tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này thì nhũng vật tư mua trước sẽ được xuất trước. Và giá trị hàng tồn kho là giá trị hàng mua cuối kỳ. 2.6. Thủ tục nhập , xuất kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ 2.6.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Tại công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ, thủ tục thu mua và nhập kho nguyên vật liệu, phụ tùng phục vụ cho hoạt động sửa chữa và bảo hành ô tô được tiến hành chặt chẽ và phân công trách nhiệm rõ ràng từng bộ phận. Hàng ngày, căn cứ vào lượng các loại phụ tùng còn tồn trong kho và căn cứ vào nhu cầu sửa chữa trong thời gian sắp tới, bộ phận phụ tùng lên kế hoạch đặt hàng Đơn đặt hàng (Biểu số 2.1). Từ đơn đặt hàng chuyển cho giám đốc xưởng duyệt. Sau đó chuyển cho bộ phận kế toán vật tư. (Nếu lượng hàng cần nhập có giá trị từ 20 triệu trở lên thì phải chuyển cho giám đốc công ty duyệt). Tiếp đó chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra lại và sẽ tiến hành đặt hàng với hãng. Khi hãng nhận được đơn đặt hàng thì sẽ thông báo thời gian giao của các mặt hàng, phụ tùng đã đặt. Hàng sẽ được hãng giao lại tại kho của công ty. Khi phụ tùng về đến kho, nhân viên quản lý phụ tùng cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra, kiểm đếm đúng số lượng và chủng loại theo đơn đặt hàng đã duyệt và so sánh đối chiếu với phiếu giao hàng của hãng (Biểu số 2.2). Sau đó chuyển phiếu giao hàng của hãng đã được thủ kho ký duyệt lên cho kế toán tiến hành nhập kho. (Biểu số 2.3). Đến cuối tháng, tập hợp tất cả các đơn đặt hàng, hãng sẽ viết hoá đơn cho toàn bộ số phụ tùng công ty đã đặt mua trong tháng (Biểu số 2.4. Hoá đơn GTGT) Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ (T&H) XƯỞNG SỬA CHỮA Ô TÔ Đ/C: Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt, Thanh Trì, Hà Nội ĐƠN ĐẶT HÀNG GHI CHÚ: …………………………….. NGÀY ĐẶT HÀNG NGÀY GIAO HÀNG 06/01/2009 07/01/2009 STT Mã số phụ tùng Tên phụ tùng ĐVT Số lượng đặt 1 2 3 4 5 6 37870 - 8500 37810 - 83001 13881 - 85200 48572 - 85601 09262 - 35031 15100 - 75 Công tắc quạt Công tắc báo lùi Cao su đệm Cao su thước lái số 2 Bộ bạc đạn Bơm xăng Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 1 1 1 5 4 2 Cộng 14 Người lập (Ký, họ tên) Giám đốc xưởng (Ký, họ tên) KT vật tư (Ký, họ tên) KT vật tư (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu số 2.1 : Đơn đặt hàng PHIẾU GIAO HÀNG CÔNG TY LIÊN DOANH VIỆT NAM SUZUKI Phường Bình Đa, TP Biên Hoà, Đồng Nai TÊN ĐẠI LÝ: CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ Số1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,xã Hoàng liệt,huyện Thanh Trì,thành phố Hà Nội GHI CHÚ: MS Xuất hàng Ngày đặt hàng Ngày giao hàng Số hoá đơn 82544 06/01/2009 07/01/2009 103.434 STT Mã phụ tùng Tên phụ tùng Số lượng đặt Số lượng giao Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 37870 - 8500 37810 - 83001 13881 - 85200 4170077E10009262 - 35031 15100 - 75 Công tắc quạt Công tắc báo lùi Cao su đệm Giam sóc sau Bộ bạc đạn Bơm xăng 1 1 1 1 4 2 1 1 1 1 4 2 259.135 157.500 204.898 560.000 162.500 990.000 259.135 157.500 204.898 560.000 648.000 1.980.000 Cộng 3.809.533 VN - SUZUKI duyệt đơn đặt hàng Ngày: 21/01/2009 (Đóng dấu, ký tên) Đại lý xác nhận nhận hàng Ngày 21/01/2009 (Đóng dấu, ký tên) Biểu 2.2: Phiếu giao hàng Đơn vị: T & H Bộ phận:……………. Mẫu số 01 – VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC (Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 01 năm 2009 Số: 05 Nợ: ….. Có: ….. Họ và tên người giao hàng: CTYLD SUZUKI VN Theo: PGH Số: 103.434 ngày 07tháng 01 năm 2009 Nhập tại kho: Chị Hương STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 Công tắc quạt Công tắc báo lùi Cao su đệm Giảm sóc sau Bộ bạc đạn Bơm xăng 37870 - 8500 37810 - 83001 13881 - 85200 4170077E00 09262 - 35031 15100 - 75 chiếc chiếc chiếc chiếc chiếc chiếc 1 1 1 1 4 2 1 1 1 1 4 2 259.135 157.500 204.898 560.000 162.500 990.000 259.135 157.500 204.898 560.000 648.000 1.980.000 Cộng 3.809.533 Tổng số tiền (bằng chữ): Ba triệu tám trăm linh chín nghìn năm trăm ba ba đồng. Ngày 07 tháng 01 năm 2009 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 2.3: Phiếu nhập kho HOÁ ĐƠN GTGT CÔNG TY LIÊN DOANH VN SUZUKI Phường Bình Đa, TP Biên Hoà, Đồng Nai Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu seri: AA/2009-T Số :……. MS: Tên khách hàng: CTY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ Địa chỉ khách hàng:Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt, Thanh Trì, Hà Nội Hình thức thanh toán: 100% trong vòng 30 ngày Tài khoản: ………………………… STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Phụ tùng tháng 01 80.787.250 Tổng cộng tiền hàng 80.787.250 Thuế suất GTGT (VAT): 10%. Tiền thuế GTGT (VAT): 8.087.725 Tổng cộng thanh toán 88.865.975 Tổng cộng tiền thanh toán (Bằng chữ): Tám mươi tám triệu tám trăm sáu lăm nghìn chín trăm bảy lăm đồng. Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Khách hàng Người bán Cty Liên doanh VN Suzuki Ký duyệt Biểu số 2.4: Hoá đơn GTGT 2.6.2. Thủ tục xuất kho 2.6.2.1. Xuất phụ tùng phục vụ cho sửa chữa. Khi có xe vào xưởng, dựa vào nhu cầu sửa chữa của khách hàng. Bộ phận quản lý phân xưởng tiến hành thủ tục nhận xe và thống nhất với khách hàng về phương án sửa chữa sau đó lập lệnh sửa chữa. (Biểu số 2.5) Lệnh sửa chữa được chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất phụ tùng theo lệnh. Phụ tùng sẽ được chuyển cho tổ sửa chữa, tổ trưởng tổ sửa chữa sẽ tiến hành ký nhận phụ tùng với thủ kho. (Biểu số 2.6 - Phiếu xuất kho) Khi xe sửa chữa hoàn thành cố vấn dịch vụ sẽ làm quyết toán sửa chữa (đính kèm phiếu xuất kho của thủ kho) chuyển cho kế toán xưởng xác nhận, thu tiền và lập hoá đơn cho khách hàng.(Biểu số 2.7-Quyết toán sửa chữa) Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ (T&H) XƯỞNG SỬA CHỮA Ô TÔ Đ/C:Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt,Thanh Trì, Hà Nội LỆNH SỬA CHỮA Cố vấn dịch vụ: Trần Minh Thành Chủ xe: Anh Thắng Đ/c: Văn Điển Điện thoại: ……….. Mã số thuế:…….. Lái xe: ……….. Điện thoại:……… Biển số xe: 29 M -3531 Loại xe:Suzuki Mã kiểu xe: 7 chỗ Ngày mua:…………. Số khung: Số máy: Lần S/c trước: Ngày vào xưởng: 22/01/2009. Thời gian nhận xe : Thời gian giao xe: Mã số Nội dung bảo dưỡng sửa chữa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Công lao động: 310.000 Đc: Trường Bảo dưỡng dịch vụ định kỳ 60.000 km. Thay dầu, lọc dầu Bảo dưỡng phanh, lắp ráp phụ tùng 0 60.000 250.000 Phụ tùng Ma vít Dây ly hợp Lọc dầu Su Cảm biến không tải Bóng đèn Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 1 1 1 1 1 96.000 240.000 104.000 545.600 14.062 96.000 240.000 104.000 545.600 14.062 Loại hình sửa chữa: Giá trị BHDHMF Tổng chi phí trước thuế: Thuế GTGT (VAT) 10% Tổng chi phí sau thuế 999.662 99.966 1.099.628 Khách hàng (Ký,họ tên) Cố vấn DV (Ký,họ tên) Đốc công (Ký,họ tên) Tổ trưởng (Ký,họ tên) Kế toán (Ký,họ tên) Giám đốc (Ký,họ tên) Biểu đồ 2.5 Lệnh sửa chữa Đơn vị: T & H Bộ phận:……………. Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC (Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 01 năm 2009 Số: 08 Nợ: Có: Họ và tên người nhận hàng : Lý do xuất kho, xuất vật tư : sửa chữa xe Suzuki Xuất tại kho: chị Hương STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 Ma vít Dây ly hợp Lọc dầu Su Cảm biến không tải Bóng đèn 33140 – 74010 23710 - 85 16510 - 82703 13260 - 797 09471 - 12073 Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 96.000 240.000 104.000 545.600 14.062 96.000 240.000 104.000 545.600 14.062 Cộng 999.662 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Chín trăm chín mươi chín nghìn sáu trăm sáu mươi hai đồng Ngày 23 tháng 01 năm 2009 Người lập phiếu (Ký,họ tên) Người nhận hàng (Ký,họ tên) Thủ kho (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Giám đốc (Ký,họ tên) Biểu 2.6: Phiếu xuất kho Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ(T&H) XƯỞNG SỬA CHỮA Ô TÔ Đ/C:Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt, Thanh Trì, Hà Nội QUYẾT TOÁN SỬA CHỮA Cố vấn dịch vụ: Trần Minh Thành Chủ xe: Anh Thắng Đ/c: Văn Điển Điện thoại: ……….. Mã số thuế:…….. Lái xe: ……….. Điện thoại:……… Biển số xe: 29 M -3531 Loại xe:Suzuki Mã kiểu xe: 7 chỗ Ngày mua:…………. Số khung: Số máy: Lần S/c trước: Ngày vào xưởng: 22/01/2009. Thời gian nhận xe : Thời gian giao xe: Mã số Nội dung bảo dưỡng sửa chữa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Phần thân vỏ 310.000 Thay dầu, lọc dầu Bảo dưỡng phanh, lắp ráp phụ tùng 60.000 250.000 Phụ tùng thay thế Ma vít Dây ly hợp Lọc dầu Su Cảm biến không tải Bóng đèn Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 1 1 1 1 1 96.000 240.000 104.000 545.600 14.062 96.000 240.000 104.000 545.600 14.062 Loại hình sửa chữa: …………………… Giá trị BHDHMF Tổng chi phí trước thuế: Thuế GTGT (VAT) 10% : Tổng chi phí sau thuế : 999.662 99.966 1.099.628 Khách hàng (Ký,họ tên) Cố vấn DV (Ký,họ tên) Đốc công (Ký,họ tên) Tổ trưởng (Ký,họ tên) Kế toán (Ký,họ tên) Giám đốc (Ký,họ tên) Biểu đồ 2.7: Quyết toán sửa chữa 2.6.2.2. Xuất phụ tùng để bán. Khi có khách hàng đặt mua phụ tùng của công ty, ban quản lý xưởng kiểm tra lại tình hình phụ tùng còn trong kho và nhu cầu sửa chữa sắp tới. Nếu đáp ứng được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận quản lý phân xưởng sẽ lập lệnh xuất phụ tùng. (Biểu số 2.8) Lệnh xuất phụ tùng được chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất kho phụ tùng theo lệnh. (Biểu số 2.9). Phụ tùng sẽ được giao cho khách hàng. Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ (T&H) XƯỞNG SỬA CHỮA Ô TÔ Đ/C: Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liêt, Thanh Trì, Hà Nội LỆNH XUẤT PHỤ TÙNG Bộ phận phụ tùng Hà nội, ngày 07 tháng 01 năm 2009 Tên khách hàng: Anh Hùng-XNSC ô tô Bưu Điện Địa chỉ: Yên Viên - Gia Lâm - Hà Nội MS thuế: Điện thoại: Fax : Email : Biển số xe: Số khung: Loại xe: Số máy : Lần xuất kho trong tháng: Khách hàng thường xuyên: TT Mã số Tên phụ tùng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 1651082703 1541085200 0948200131 9514160D10 1752171520 4170077E100 Lọc dầu Su Lọc xăng Bugi Dây đai điều hoà Dây đai bơm nước Giảm sóc sau Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 01 01 04 01 01 01 104.000 55.314 28.000 231.363 68.000 560.000 104.000 55.314 112.000 231.363 68.000 560.000 Cộng VAT Tổng 1.130.677 113.068 1.243.745 VNĐ VNĐ VNĐ Hình thức thanh toán: TM/CK hoặc séc Thời gian thanh toán kể từ ngày nhận hàng: Cám ơn quý khách đã tin tưởng vào sản phẩm của chúng tôi! Biểu số 2.8: Lệnh xuất phụ tùng Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ (T&H) XƯỞNG SỬA CHỮA Ô TÔ Đ/C: Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt, Thanh Trì, Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 07 tháng 01 năm 2009 Nợ : …… Số : 02 Có : …… Đơn vị: SN SC ô tô Bưu Điện Địa chỉ: Yên Viên - Gia Lâm - Hà Nội Biển số: Loại xe: CVDV: Vũ Duy Thủy Người nhận: Anh Hùng STT Mã hàng Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 2 3 4 5 6 1651082703 1541085200 0948200131 9514160D10 1752171520 4170077E100 Lọc dầu Su Lọc xăng Bugi Dây đai điều hoà Dây đai bơm nước Giảm sóc sau Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 01 01 04 01 01 01 Tổng 09 Giám đốc xưởng (Ký,họ tên) Kế toán (Ký,họ tên) PT vật tư phụ tùng (Ký,họ tên) Thủ kho (Ký,họ tên) Người nhận (Ký,họ tên) Biểu số 2.9: Phiếu xuất kho (bán) 2.6.3. Nghiệp vụ kiểm kê nguyên vật liệu Mục đích kiểm kê nguyên vật liệu thường xuyên để đánh giá hiện trạng, giá trị nguyên vật liệu. Đồng thời để xác định chính xác số nguyên vật liệu hiện có, nguyên vật liệu thừa, thiếu ứ đọng, chậm luân chuyển, nguyên vật liệu kém phẩm chất, tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý. - Quy định về kiểm kê nguyên vật liệu tai công ty: Trước khi kiểm kê, kế toán vật tư phải tiến hành kiểm tra các hồ sơ, tài liệu của từng loại nguyên vật liệu. - Trước khi tiến hành kiểm kê, công ty phải thành lập hội đồng kiểm kê, và các bộ phận giúp việc. Tổ chức kiểm kê theo trình tự: + Tiến hành trực tiếp xem xét, kiểm tra từng loại nguyên vật liệu, ghi chép đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu trên phiếu kiểm kê. + Căn cứ vào số liệu gốc kèm theo của sổ sách kế toán và số liệu thực tế kiểm kê, lập bảng tổng hợp đối chiếu, xác định số thừa thiếu, lập hồ sơ về thực trạng và xác định nguyên nhân của từng trường hợp thừa thiếu. Trên cơ sở đó lập báo cáo kết quả kiểm kê và cung cấp tài liệu cho các cấp có thẩm quyền để có hướng xử lý. + Hội đồng kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê cho từng kho (Biểu số 2.10) - Xử lý kết quả kiểm kê : + Đối với nguyên vật liệu phát hiện thừa Khi kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thừa, nếu xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào nguyên nhân thừa để ghi sổ, nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị nguyên vật liệu thừa, kế toán ghi : Nợ TK 152: Có TK 338 (chi tiết TK 3381): Khi có quyết định sử lý nguyên vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 338: Có TK 334, 111,… + Đối với nguyên vật liệu phát hiện thiếu. Nếu phát hiện rõ nguyên nhân thiếu hụt, căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toàn ghi: Nợ TK 642: Có TK 152: Nếu số hao hụt chưa xác định rõ nguyên nhân, căn cứ vào giá trị hao hụt, kế toán ghi: Nợ TK 1381: Có TK 152: Khi có quyết định xử lý kế toán ghi: Nợ TK 111: Nợ TK 1388: Nợ TK 334: Nợ TK 154: Có TK 1381: CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ Đ/C: Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt, Thanh Trì, Hà Nội ************************************ CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********** BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ Đến hết ngày 31/01/2009 Hôm nay, ngày 31/01/2009 tại kho chị Hương - Thanh Trì - Hà Nội, thành phần ban kiểm kê gồm: 1 2 3 Ông Nguyễn Trọng Nghĩa Bà Trần Thị Lan Hương Bà Phạm Thị Loan Phòng kỹ thuật vật tư Thủ kho Kế toán vật tư Chúng tôi đã cùng nhau kiểm kê, đi đến thống nhất số vật tư kiểm kê ngày 31/01/2009, như sau: TT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn thực tế Tồn sổ sách Chênh lệch 1 2 3 4 5 1187554E00 1711150 2210077E00 4170077E00 0916035002 Cao su chân máy Quạt làm mát Nồi ép VITA Giảm sóc sau Vòng đệm Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 1 1 5 3 5 1 1 5 3 5 0 0 0 0 0 ...… Hà nội, ngày 31 tháng 01 năm 2009 Phòng kỹ thuật vật tư (Ký,họ tên) Thủ kho (Ký,họ tên) Kế toán vật tư (Ký,họ tên) Biểu số 2.10: Biên bản kiểm kê vật tư 2.7. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Một trong nhưng yêu cầu cơ bản của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo dõi được biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Tại kho, thủ kho mở thẻ cho từng loại nguyên vật liệu. Từng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, thủ kho ghi số nguyên vật liệu vào thẻ kho (Biểu số 2.11). Thẻ kho được sử dụng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm của thủ kho. Đơn vị: T & H Đ/c:Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt, Thanh Trì, HN Mẫu số S12 - DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC THẺ KHO Số thẻ: 05 Kho : Chị Hương - Thanh Trì – HN Tên vật tư: Giảm sóc sau Mã vật tư : 4170077E00 ĐVT : Chiếc STT Ngày tháng SH chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 F 1 Tồn đầu tháng 3 2 3 21/01 23/01 02 09 Nhập phụ tùng của CTY LD Suzuki VN Xuất cho sửa chữa xe Suzuki 1 1 4 3 Cộng trong tháng 1 1 Tồn cuối tháng 3 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Thủ kho (Ký,họ tên) Kê toán trưởng (Ký,họ tên) Giám đốc (Ký,họ tên) Biểu số 2.11 : Thẻ kho Theo định kỳ (1 tháng 1 lần), kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó xác nhận vào thẻ kho. Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để nhập số liệu vào phiếu nhập, phiếu xuất kho. Tiếp đó kế toán sẽ tập hợp số liệu để vào sổ chi tiết vật tư (Biểu số 2.12). Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn của từng loại nguyên vật liệu. Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu, kế toán vào bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật tư nhằm theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu của từng kho. Đồng thời bảng này còn dùng để đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết (Biểu số 2.13) . Đơn vị: T & H Đ/c: Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt,Thanh Trì, HN Mẫu số S10- DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Năm 2009 Tài khoản: 152. Tên kho: Chị Hương Tên, quy cách, vật liệu: Giảm sóc sau Đơn vị tính:VNĐ Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL Thành tiền Sl Thành tiền SL Thành tiền A B C D 1 2 3=1x2 4 5=1x4 6 7=1x6 8 Số dư đầu kỳ 560.000 3 1.680.000 05 07/01 Nhập kho phụ tùng của CTYLD SUZUKI VN 331 560.000 1 560.000 02 07/01 Xuất bán phụ tùng cho SN SC ô tô Bưu Điện 111 560.000 1 560.000 Cộng PS tháng 1 560.000 1 560.000 Số dư cuối tháng 560.000 3 1.680.000 Biểu số 2.12: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Mã số Nội dung Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 11875554E00 Cao su chân máy 1 120.000 120.000 1 120.000 120.000 1711150 Quạt làm mát 1 353.847 353.847 1 353.847 353.847 2210077E Nồi ép VITA 6 1.352.400 8.114.400 1 1.352.400 1.352.400 5 1.352.400 6.762.000 4170077E00 Giảm sóc sau 3 560.000 1.680.000 1 560.000 560.000 1 560.000 560.000 3 560.000 1.680.000 … … … Cộng 544.679.837 80.787.250 90.860.788 534.606.299 CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN VẬT TƯ THÁNG 1/2009 Hà nội, ngày 31 tháng 01 năm 2009 Phó giám đốc Kế toán trưởng Kế toán lập Thủ kho Biểu số 2.13: Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn 2.8. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Tại công ty, nguyên vật liệu được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu sẽ được ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống tinh hình nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ nhập, xuất kho diễn ra hàng ngày. Tài khoản sử dụng: Sự biến động của nguyên vật liệu trong công ty đều liên quan tới nhiều đối tượng kế toán khác nhau như: Nhà cung cấp, bộ phận sử dụng vật liệu. Do đó, để phản ánh được sự biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152 ”Nguyên vật liệu” : Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 112, TK 331, TK 133,… Các chứng từ sổ sách sử dụng: Chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng tù ghi sổ. Sổ cái các tài khoản. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Khi kế toán vật tư nhận được chứng từ về nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phiếu nhập kho trên máy để tiện theo dõi và quản lý. Căn cứ vào những chứng từ đó, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ ghi nợ TK 152, ghi có các TK liên quan (Biểu số 2.14) Tương tự đối với trường hợp xuất kho nguyên vật liệu. Sau khi kế toán nhập số liệu vào phiếu xuất kho, kế toán lập chứng từ ghi sổ Ghi có TK 152, ghi nợ các TK liên quan.(Biểu số 2.15) Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, kế toán lập Sổ đăng ký chứng từ ghi số (Biểu số 2.16), sau đó được dùng để ghi vào sổ cái (Biểu số 2.17) Cuối tháng, kế toán khóa sổ tính ra tính ra tổng số tiền cùa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của tài khoản trên Sổ Cái. Đơn vị: T & H Đ/c: Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt, Thanh Trì, HN Mẫu số S02 a- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:50 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Mua nhập kho phụ tùng của CTYLD SUZUKI VN 152 331 3.325.228 CTYLD SUZUKI VN biếu tặng Cty nhân dịp năm mới 152 711 5.156.800 Mua phụ tùng nhập kho 152 331 3.857.033 … … … … Tổng 80.787.250 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người lập (Ký,họ tên) Kê toán trưởng (Ký,họ tên) Biểu số 2.14: Chứng từ ghi sổ( Ghi nợ TK 152, ghi có TK liên quan) Đơn vị: T & H Đ/c: Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt,Thanh Trì, HN Mẫu số S02 a- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:51 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Xuất phụ tùng bán cho SN SC ô tô Bưu Điện 111 152 1.130.677 Xuất phụ tùng phục vụ sửa chữa 621 152 3.770.510 Xuất phụ tùng sửa chữa xe Suzuki 7 chỗ 621 152 1.099.628 … … … Tổng 90.860.788 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người lập (Ký,họ tên) Kê toán trưởng (Ký,họ tên) Biểu số 2.15: Chứng từ ghi sổ( Ghi có TK 152, ghi nợ TK liên quan) Đơn vị: T & H Đ/c:Số 1,Tập thể nhà máy đại tu ô tô số 1,Hoàng Liệt, Thanh Trì, HN Mẫu số S02 b- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2009 Chứng từ Số tiền Chứng từ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng A B 1 C D 2 … … … … 50 31/01 80.787.250 51 31/01 90.860.788 … … … … Cộng tháng xxx Cộng tháng xxx Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người ghi sổ (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Giám đốc (Ký,họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.16: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Đơn vị: T & H Đ/c:Số 1,Tập thể nhà máy đai tu ô tô số 1,Hoàng Liệt, Thanh Trì, HN Mẫu số S03- DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CÁI ( Hình thức chứng từ ghi sổ) Năm: 2009 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: TK 152 NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 544.679.837 … … … 31/01 50 31/01 Nhập kho phụ tùng 331 5.156.800 Nhận biếu tặng 711 5.156.800 … … 31/01 51 31/01 Xuất phụ tùng bán cho SN SC ô tô Bưu Điện 111 1.130.677 Xuất phụ tùng phục vụ sửa chữa 621 3.770.510 Xuất phụ tùng sửa chữa xe Suzuki 7 chỗ 621 1.099.628 … … … Cộng PS tháng 80.787.250 90.860.788 Số dư cuối tháng 534.606.299 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người ghi sổ (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Giám đốc (Ký,họ tên, đóng dấu) Biểu số 2.17: Sổ cái TK 152 CHƯƠNG III HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ 3.1.1. Những thành tựu đã đạt được. Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ trong thời gian đầu mới thành lập đã gặp nhũng khó khăn, thử thách. Nhưng bằng chính nội lực của mình, nêu cao tinh thần trách nhiệm, công ty đã khảng định vị thế của mình trên thị trường, chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao, tạo được chữ tín với khách hàng. Chính việc cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán là một trong những nhân tố quan trọng góp phần vào thành công chung của công ty. Về công tác kế toán nói chung: Công ty đã tổ chức lạo bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung là hợp lý , thống nhất , sát sao với công tác kế toán. Đồng thời cung cấp thông tin kế toán kịp thời nhằm nắm bắt và xử lý nhanh tình hình hoạt động tại công ty. Hình thức chứng từ ghi sổ mà công ty áp dụng đã bộc lộ rõ ưu điểm trong công tác kế toán với mô hình tập trung tại công ty. Hệ thống sổ được tổ chức gọn nhẹ, kết cấu đơn giản, dễ ghi chép và phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết lẫn nội dung kinh tế chủ yếu của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với hệ thống sổ này, đã làm giảm khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán trong việc ghi chép sổ sách hàng ngày và vào các sổ chi tiết, giúp nâng cao năng suất lao động, đồng thời kiểm tra, xử lý số liệu kế toán một cách chính xác, đầy đủ phục vụ kịp thời cho yêu cầu của ban lãnh đạo công ty. Phòng kế toán của công ty được bố trí khá hợp lý, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng. Đội ngũ kế toán khá trẻ, nghiệp vụ vững vàng, nhiệt tình, năng động, có trách nhiệm với công việc. Công tác hạch toán kế toán của công ty nhìn chung đã áp dụng đúng chuẩn mực kế toán. Hầu hết các chứng từ của công ty áp dụng đúng mẫu biểu quy định, lập, ghi chép, luân chuyển đúng chế độ. Các báo cáo tài chính luôn được nộp đầy đủ, kịp thời và chính xác. Về kế toán nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu tại công ty được thiện một cách khoa học và hiệu quả: - Về khâu thu mua: Nhìn chung công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Với khối lượng nguyên vật liệu, phụ tùng sử dụng lớn, nhiều chủng loại nhưng công ty vẫn đáp ứng kịp thời , đầy đủ cho nhu cầu sửa chữa, kinh doanh, nhưng đồng thời cũng tránh lãng phí, ứ đọng vốn. - Về dự trữ, bảo quản: Công ty có hệ thống kho rộng rãi, an toàn, được trang bị những thiết bị hiện đại đảm bảo nguyên vật liệu không bị mất mát, giảm chất lượng. - Về chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán: Mọi chứng từ kế toán liên quan đến tình thu mua, sử dụng nguyên vật liệu đều được hạch toán tập trung, chính xác, kịp thời. - Về hạch toán: Công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kế toán được áp dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng nhu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục biến động của nguyên vật liệu. Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu, phụ tùng tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ là khá tốt, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty. Đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu, phụ tùng, tính toán phân bổ chính xác cho từng mục đích sử dụng. 3.1.2. Những tồn tại trong kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Bên cạnh những mặt mạnh đã đạt được, việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty còn có một số tồn tại cần quan tâm. Thứ nhất: Quy mô công ty tương đối lớn, khối lượng công việc nhiều, đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán còn thiếu, công ty lại chưa có phần mềm kế toán nên việc hạch toán kế toán cũng còn gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian và sức lực. Thứ hai: Công ty đang tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước, phương pháp này không phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là rất đa dạng, có mức biến động lớn. Chính vì thế sẽ không phản ánh kịp thời giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Thứ ba: Công ty không theo dõi hàng mua đang đi đường. Công ty không sử dụng tài khoản 151 nên chỉ theo dõi được nguyên vật liệu đã thực tế nhập kho. Thứ tư: Công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Để hạn chế rủi ro trong sản xuất, kinh doanh các doanh nghiệp nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tuy nhiên, công ty hiện tại vẫn chưa trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thứ năm: Hiện nay, công ty chưa chú trọng đến việc phân tích tình hình quản lý vá sử dụng nguyên vật liệu. Vì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành dịch vụ, vì thế để giảm giá thành dịch vụ thì biện pháp quan trọng và có tính khả thi nhất là giảm thiểu chi phí vật liệu nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ. 3.2. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện. Đầu tư cho nguyên vật liệu ở công ty là rất tốn kém. Chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Hơn nữa chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của dịch vụ sửa chữa. Bên cạnh đó, công ty có nhiều nguyên vật liệu, với chủng loại, mẫu mã, tính năng kỹ thuật rất đa dạng và phong phú. Vì vậy, công tác phân loại, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu gặp rất nhiều khó khăn. Chính vì tầm quan trọng của nguyên vật liệu nê sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả sẽ làm tăng chất lượng dịch vụ, giảm chi phí nhờ vậy mà tăng sức cạnh tranh của công ty trên thị trường, đem lại kết quả kinh doanh cao hơn. 3.2.2. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện. Thứ nhất: Công ty nên triển khai dùng phần mềm toán kế toán như thế khối lượng công việc của nhân viên kế toán sẽ được giảm bớt nhiều, thông tin có thể cung cấp một cách kịp thời, chính xác đáp ứng yêu cầu quản lý một cách tốt hơn. Thứ hai: Để thuận tiện cho việc hạch toán nguyên vật liệu công ty nên sử dụng giá bình quân sau mỗi lần nhập để ghi chép cho các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu trong tháng. Theo phương pháp này: x = Giá thực tế Số lượng thực tế Đơn giá NVL xuất kho NVL xuất kho bình quân Đơn giá bình quân = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL nhập kho trong kỳ - Giá trị NVL tồn kho cuối kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập kho trong kỳ - Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ Thứ ba: Hạch toán hàng mua đang đi đường: Công ty nên sử dụng TK151- Hàng mua đang đi đường để hạch toán chính xác tình nguyên vật liệu hình hiện có tại công ty. Kết cấu TK151: Bên nợ : Phản ánh giá trị hàng đang đi đường cuối tháng nhưng chưa về nhập kho. Bên có : Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường kỳ trước đã về nhập kho. Dư nợ : Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường. Khi mua hàng, cuối tháng hàng chưa về mà hóa đơn đã về thì hạch toán: Nợ TK151: Giá trị NVL Có TK 331: Khi hàng về, ghi: Nợ TK152: Có TK 151: Như thế mới có thể xác định chính xác số nguyên vật liệu công ty đã mua nhưng chưa có mặt trong kho công ty. Thứ tư: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Với bất kỳ một doanh nghiệp nào, những rủi ro trong kinh doanh là khó tránh khỏi. Đối với Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ, nguyên vật liệu biến động khá lớn, nhiều chủng loại, là một trong những nhân tố chính ảnh hưởng lớn đến giá thành dịch vụ. Vì vậy, để đề phòng những tổn thất về hàng hóa tồn kho bị giảm giá trị, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối niên độ, kế toán phải dự tính số hàng tồn kho để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc xác định số lập dự phòng về khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đòi hỏi phải theo đúng quy định của chế độ kế toán. Các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được theo dõi trên TK 159. Kết cấu của TK159 như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập số dự phòng không dùng đến. Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dư Có : Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ. * Phương pháp hạch toán: Căn cứ vào các quy định của cơ chế tài chính, cuối niên độ kế toán tính số dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Nợ TK 632: Giá vốn Có TK 159: Số dự phòng lập bổ sung Nếu số dự phòng không dùng hết, kế toán tiến hành hoàn nhập: Nợ TK 159: Số dự phòng phải hoàn nhập Có TK 632: Thứ năm: Quản lý và sử dụng nguyên vật liệu: Đối với việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, công ty cần chú trọng hơn nữa nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nguyên vật liệu. Để làm được điều này công ty cần tiến hành phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, từ việc khai thác các nguồn cung cấp nguyên vật liệu đến việc bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu xem việc thu mua và dự trữ nguyên vật liệu có đảm bảo cho nhu cầu sửa chữa và kinh doanh trong một thời gian định mức đặt ra không. Đồng thời xác định dự trữ nguyên vật liệu ở mức đó đã hợp lý chưa, có bị ứ đọng vốn không. Công ty cũng cần phân tích khoản chi nguyên vật liệu trong giá thành giữa kế hoạch, định mức và thực tế có gì biến động và nguyên nhân biến động đó là do mức tiêu hao nguyên vật liệu tăng hay sử dụng vật liệu thay thế hoặc do công tác thu hồi phế liệu. Từ đó đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu lãng phí hay tiết kiệm, đã hợp lý chưa, tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục nhằm đưa hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty đạt cao nhất. Việc phân tích nguyên vật liệu tại công ty nên thực hiện hàng quý, hàng năm. Việc phân tích tình hình đảm bảo nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh nên so sánh thực tế và kế hoạch, còn khi phân tích khoản chi nguyên vật liệu trong giá thành thì nên so sánh thực tế với định mức. KẾT LUẬN Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ. Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý, nếu quản lý tốt vật liệu sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm dịch vụ, từ đó tăng doanh thu, và uy tín của công ty trên thị trường ngày càng được khảng định. Vì vậy công ty đã không ngừng cải cách nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu để đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty. Qua quá trình học tập trên ghế nhà trường và sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ em nhận thấy rằng quá trình học tập đi đôi với nghiên cứu lý luận và áp dụng lý luận vào thực tiễn có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mỗi sinh viên, đặc biệt với sinh viên chuyên ngành Kế toán. Đó chính là thời gian để mỗi sinh viên vận dụng kiến thức của mình vào thực tế, mặt khác thời gian thực tập cũng giúp cho sinh viên có được một cái nhìn cụ thể về công việc của mình sau này. Trong thời gian thực tập, em đã vận dụng những kiến thức được học ở nhà trường vào tìm hiểu các hoạt động kinh doanh thực tế tại Công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ. Đồng thời, em cũng học hỏi được nhiều điều bổ ích từ việc vận dụng linh hoạt chế độ kế toán vào đơn vị. Hy vọng rằng, những ý kiến của em sẽ đóng góp phần nào vào sự phát triển vững mạnh của công ty. Mặc dù đã cố gắng tim hiểu, nghiên cứu, song với kiến thức còn hạn chế, bài Chuyên đề thực tập chuyên ngành của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cô chú và anh chị trong công ty. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn tới cô giáo Đào Thị Thuý Liễu đã tận tình giúp đỡ em trong qua trình nghiên cứu và thực tập để em hoàn thành bài Báo cáo chuyên đề thực tập tốt nghiệp này! MỤC LỤC  2.4.3.2. Quản lý nguyên vật liệu tại khâu bảo quản 2.4.3.3. Quản lý nguyên vật liệu tại khâu sử dụng 27 2.4.3.4: Quản lý nguyên vật liệu tại khâu dự trữ 2.5.Tính giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ 26 2.5.1.Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 37 2.5.2. Tính giá nguyên vật liêu xuất kho 39 2.6.Thủ tục nhập,xuất kho nguyên vật liệu tại công ty vận tải và thương mại thế hệ 40 2.6.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 41 2.6.2.Thủ tục xuất kho 43 2.6.2.2.Xuất phụ tùng để bán 43 2.6.3.Nghiệp vụ kiểm kê nguyên vật liệu 45 2.7.Kế toán chi tiếy nguyên vật liệu 46 2.8.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 48 CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI THẾ HỆ 50 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán tại công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ 52 3.1.1.Những thành tựu đã đạt được . 3.1.2.Những tồn tại trong kế toán nguyên vật liệu tại công ty 3.2.Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH vận tải và thương mại thế hệ 3 3.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện 4 3.2.2.Phương hướng và giải pháp hoàn thiện 5 KẾT LUẬN 6 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Sơ đồ 1.4: Kế toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KTTX Sơ đồ 1.5: Trình tự kế toán nguyên nguyên vật liệu tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ công ty Bảng 2.1: Lao động kế toán trong bộ máy kế toán Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán (hình thức chứng từ ghi sổ) Biểu số 2.1 : Đơn đặt hàng 24 Biểu 2.2: Phiếu giao hàng 25 Biểu 2.3: Phiếu nhập kho 26 Biểu số 2.4: Hoá đơn GTGT 27 Biểu đồ 2.5 Lệnh sửa chữa 29 Biểu 2.6: Phiếu xuất kho 30 Biểu đồ 2.7: Quyết toán sửa chữa 31 Biểu số 2.8: Lệnh xuất phụ tùng 33 Biểu số 2.9: Phiếu xuất kho (bán) 34 Biểu số 2.10: Biên bản kiểm kê vật tư 37 Biểu số 2.11 : Thẻ kho 39 Biểu 2.12. Sổ chi tiết vật tư 41 Biểu số 2.13.Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn 42 Biểu số 2.14: Chứng từ ghi sổ( Ghi nợ TK 152, ghi có TK liên quan) 45 Biểu số 2.15: Chứng từ ghi sổ( Ghi có TK 152, ghi nợ TK liên quan) 46 Biểu số 2.16: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 47 Biểu số 2.17: Sổ cái TK 152 48