Chuyên đề Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán với người mua và người bán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng

chung + Sổ nhật ký thu tiền + Sổ nhật ký chi tiền + Sổ nhật ký bán hàng + Sổ nhật ký mua hàng + Sổ cái của một tài khoản + Sổ cái tài khoản + Sổ chi tiết tài khỏan + Sổ tổng hợp chữ T + Bảng cân đối số phát sinh của các tài khỏan + Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản + Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản PHẦN 2 : THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG 2.1 Đặc điểm công tác thanh toán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 2.1.1 Đặc điểm và phân loại các nghiệp vụ thanh toán tại công ty Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Là doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau nên nghiệp vụ thanh toán của Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng rất đa dạng về cả đối tượng lẫn quy mô. Nếu phân theo đối tượng thanh toán thì công ty có một số loại quan hệ thanh toán như: Quan hệ thanh toán nội bộ công ty Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác kinh doanh Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Ngân sách Nhà nước Các quan hệ thanh toán khác: Ngoài các quan hệ thanh toán trên thì trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty còn có quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ.. Trong tất cả các quan hệ thanh toán kể trên thì quan hệ thanh toán với người mua, người bán có vai trò hết sức quan trọng và diễn ra thường xuyên nhất đồng thời cũng chiếm tỷ trọng cao nhất. Nghiệp vụ thanh toán với người bán, người mua của công ty diễn ra thường xuyên và có quy mô lớn. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hoá đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng hoá cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh. Thông tin về hoạt động thanh toán với người mua, người bán không chỉ được thể hiện trên các báo cáo tài chính mà còn cả trên các báo cáo kế toán quản trị và là mối quan tâm của các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp. Xét trong nội bộ doanh nghiệp thì thông tin về quan hệ thanh toán với người mua, người bán có ý nghĩa trong việc quản lý công tác tài chính cũng như trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của công ty. Doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định và an toàn thì việc điều tiết quan hệ thanh toán với người mua, người bán là rất quan trọng. Mối quan hệ này được điều tiết trên cơ sở cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng làm sao vừa đảm bảo khả năng thanh toán của công ty vừa sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra, tận dụng được nguồn vốn chiếm dụng được của nhà cung cấp. Đây là bài toán khó trong công tác quản lý tài chính không chỉ đối vói Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng mà tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung. Quan hệ thanh toán với người bán của công ty được xây dựng trên cơ sở tận dụng được số chiếm dụng được của nhà cung cấp nhưng vẫn phải đảm bảo uy tín của công ty trong việc thanh toán nợ. Tạo uy tín đối với nhà cung cấp giúp công ty có được hàng hoá đầu vào với chất lượng tốt, giá cả ổn định nhất là trong tình hình giá cả leo thang như hiện nay. Hàng hoá đầu vào đảm bảo và ổn định sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp vì vậy trong thời gian vừa qua Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng luôn ra sức củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp và thực hiện tốt nhiệm vụ thanh toán của mình. Quan hệ thanh toán với người mua phải đảm bảo làm sao giữ được khách hàng nhưng cũng đồng thời tránh để cho khách hàng chiếm dụng vốn, gấy ứ động vốn không đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh, giảm hiệu quả sử dụng vốn. Có những trường hợp mặc dù doanh nghiệp kinh doanh có lãi nhưng lại vẫn bị phá sản do để khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều. Do vậy trong quan hệ thanh toán với người mua Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng luôn cố gắng tạo cho khách hàng một chính sách tín dụng thông thoáng để có thể giữ được khách hàng nhưng công ty cũng quan tâm đặc biệt đến việc thu hồi nợ một cách nhanh chóng. Để nắm bắt được tình hình thanh toán với người bán, người mua quản lý tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp thì hàng tháng Phòng tài chính của công ty lập Báo cáo kế toán quản trị về tình hình công nợ phải thu, phải trả chi tiết theo số nợ, đối tượng, thời hạn và khả năng thanh toán để từ đó ban lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá, xem xét và có những quyết định kịp thời đúng đắn đảm bảo ổn định, lành mạnh hoá tình hình tài chính của công ty, tạo sức hút đối với các nhà đầu tư và hợp tác kinh doanh. Tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp và khách hàng thường được ban lãnh đạo công ty rất chú ý, báo cáo quản trị chi tiết về tình hình công nợ chính là báo cáo quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống báo cáo của công ty. Vì vậy duy trì và củng cố các mối quan hệ với ngưòi mua, người bán chính là phần rất quan trọng trong chiến lược kinh doanh của bất cứ công ty nào không nói riêng Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 2.1.2 Các phương thức thanh toán Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng kinh tế. Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú nhưng về cơ bản có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Trong hai loại thanh toán trên thì thanh toán dùng tiền mặt đang ngày càng thu hẹp nhường chỗ cho thanh toán không dùng tiền mặt bới những tiện ích mà nó mang lại. Thanh toán không dùng tiền mặt tiết kiệm thời gian, an toàn đồng thời giảm lượng tiền mặt trong lưu thông giúp nhà nước kiểm soát lạm phát do thừa tiền. Là doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên việc áp dụng phương thức thanh toán cho phù hợp, sao cho thời gian quay vòng vốn nhanh nhất và hiệu quả là rất quan trọng đối với Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng. Hình thức áp dụng chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản, việc thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với các nghiệp vụ số tiền phát sinh nhỏ (nhỏ hơn 50 triệu VNĐ), đơn giản và hai bên đối tác nằm trong địa bàn nhỏ hẹp để đảm bảo an toàn. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt áp dụng cả với tiền VNĐ và ngoại tệ. Thanh toán bằng chuyển khoản gồm chủ yếu là thanh toán bằng ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi, những giao dịch mà việc thanh toán bằng tiền mặt là không an toàn thì sẽ sử dụng phương pháp thanh toán này. Trong hình thức này thì Ngân hàng sẽ đóng vai trò là trung gian thực hiện việc thanh toán giữa công ty với người bán và người mua và thu phí chuyển khoản. Nhìn chung hầu hết các hoạt động thanh toán đều được công ty thực hiện bằng chuyển khoản, hạn chế đến mức thấp nhất việc thanh toán bằng tiền mặt. 2.2 Kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 2.2.1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp 2.2.1.1 Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với nhà cung cấp Các chứng từ được sử dụng Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoá Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp giao cho công ty Hoá đơn vận tải Phiếu nhập kho Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Phiếu chi Giấy báo Nợ Ủy nhiệm chi Biểu số 5 : Quy trình luân chuyển chứng từ với người bán Bước 1 : Quy trình mua hàng Phương án kinh doanh Bộ phận có nhu cầu Phương án KD được duyệt Phòng kinh doanh Hóa đơn GTGT Phòng Kinh doanh Hóa đơn GTGT PNK Phòng Kế toán Nhà cung cấp Giám đốc, Kế toán trưởng Bước 2 : Quy trình thanh toán với nhà cung cấp Phòng Kế toán Ủy nhiệm chi Ngân hàng Nhà cung cấp Chuyển khoản Nhà cung cấp Giấy báo Nợ Phòng Kế toán Phiếu chi Ví dụ 1: Ngày 20/1/2009 Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng mua hàng của Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên 30.320 tấn đá silic đơn giá 41.700 VNĐ/ tấn (thuế suất thuế GTGT 10%), thanh toán 80% bằng chuyển khoản, số còn lại thanh toán sau 30 ngày. Kế toán đã tạm ứng cho nhân viên thu mua 10 triệu đồng. Các chứng từ xuất hiện trong nghiệp vụ trên : Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ. Quy trình luân chuyển chứng từ Sau khi được duyệt phương án mua hàng, người được giao mua hàng hóa sẽ viết Giấy đề nghị tạm ứng, kế toán tiền mặt lập Phiếu chi và giao tiền cho người mua hàng. Khi mua hàng người mua sẽ nhận được Hóa đơn GTGT do Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên phát hành. Người mua hàng mang Hoá đơn GTGT và các hoá đơn về tiền công tác phí (như vé tàu xe, hoá đơn ăn nghỉ…) đến Phòng Tài chính để chứng minh tính có thật của nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền tạm ứng với kế toán tiến mặt. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 20 tháng 1 năm 2009 Mẫu số : 01 GTKT – 3LL HG/2006B 0099347 Đơn vị bán hàng : Cty Cp TM Thủy Nguyên Địa chỉ : Đường Bạch Đằng – Thị trấn Núi Đèo – Thủy Nguyên – Hải Phòng Mã số thuế : 0200119700 Họ tên người mua hàng : Tên đơn vị : Cty CP VT-VT Xi măng Địa chỉ : 21B Cát Linh – Hà Nội Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mã số thuế : 0100106352 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Đá silic Thành Dền Tấn 30.320 41.700 1.264.344.000 Cộng tiền hàng : 1.264.344.000 Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 126.434.400 Tổng tiền thanh toán : 1.390.778.400 Số tiền viết bằng chữ : Bốn tỷ bốn trăm mười bảy nghìn tám trăm chín mươi báy nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Ngày 20/1/2009 sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ trên kế toán ngân hàng tiến hành lập Ủy nhiệm chi lấy ký duyệt của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị rồi mang đến ngân hàng. Ngân hàng sẽ căn cứ vào Ủy nhiệm chi chuyển tiền vào tài khoản cho nhà cung cấp. Sau khi chuyển khoản thành công Ngân hàng sẽ gửi lại cho công ty 1 liên của Ủy nhiệm chi cùng với Giấy báo Nợ Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng 21B Cát Linh- Hà Nội ỦY NHIỆM CHI PHẦN DO NH GHI Đơn vị trả tiền: Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Tài khoản nợ Số tài khoản: 0100106352 Tại Ngân hàng: Đầu tư và phát triển Việt Nam TP: Hà Nội Đơn vị nhận tiền: Công ty Cổ phần Thương mại Thủy Nguyên Tài khoản có Số tài khoản/ CMND: 0200119700 Tại Ngân hàng: Công thương Việt Nam Tỉnh Hải Phòng Số tiền bằng chữ: Một trăm tám bảy triệu chín trăm chin hai nghìn đồng chẵn./ Số tiền bằng số Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua hàng Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Lập ngày Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam Chi nhánh Hà Nội GIẤY BÁO NỢ Ngày 20/1/2009 Người trả tiền: Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Số tài khoản: 0100106352 Địa chỉ: 21 B - Cát Linh – Hà Nội Người hưởng: Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên Số tài khoản: 0200119700 Tại NH Công thương Hải Phòng Số tiền: 1.390.778.400 Viết bằng chữ: Một tỷ ba trăm chín mươi triệu bảy trăm bảy mươi tám nghìn bốn trăm đồng./ Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng Giao dịch viên Phòngnghiệp vụ 2.2.1.2. Kế toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người bán, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán mua hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ. Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người bán, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người bán. Đối với các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng sổ chi tiết công nợ được mở theo hướng những nhà cung cấp thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết công nợ còn những nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ, đối với những khoản thanh toán có gốc ngoại tệ thì kế toán cũng phải mở sổ theo nhà cung cấp với từng loại ngoại tệ. Kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán với người bán và chuyển các chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm kế toán.Cuối tháng máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu từ Sổ chi tiết công nợ, lấy số phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì và cuối kì của từng nhà cung cấp để lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Bảng cân đối công nợ được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc cả công ty và được dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 331. Dựa vào ví dụ 1 đã trình bày ở trên để lập các Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp công nợ như sau: Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 1/1 đến ngày 31/1 năm 2009 Tài khoản: 3312.15 – Phải trả cho DN khác Khách hàng: Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có ………… 99347 20/1 Mua đá silic 1561.11 1.264.344.000 99347 20/1 Thuế GTGT được khấu trừ 13312 126.434.400 99348 20/1 Thanh toán 80% bằng Ủy nhiệm chi 1121 1.112.622.720 ………… Tổng cộng 1.112.622.720 1.390.778.400 Ngày 20 tháng 1 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc BẢNG CÂN ĐỐI CÔNG NỢ Tài khoản 331215 – Phải trả cho Doanh nghiệp khác Từ ngày : 01/1/2009 đến ngày 31/1/2009 STT Mã KH Tên nhà cung cấp Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có … … … … … … … … … 7 DKC002 Cty Dịch vụ thương mại Thanh Hóa 41.057.740 40.000.000 79.295.920 80.353.660 8 DKC018 Cty CP SXVLXD Trường Sơn 3.089.980 624.687 10.435.180 12.900.473 9 DKC003 Cty Thương mại Thủy Nguyên 1.435.943.047 1.112.622.720 1.390.778.400 1.714.098.727 …. … ….. ….. …. ….. Tổng cộng 92.710.700 1.693.543.567 1.569.417.906 1.789.967.142 30.000.000 1.851.373.103 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.1.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán Fast Accounting. Cũng như hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán cũng được thực hiện thông qua phần mềm kế toán. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu và máy tính sẽ tự động tổng hợp vào sổ tổng hợp. Tài khoản sử dụng: TK 331: Phải trả nhà cung cấp TK 3311: Phải trả các DN trong nội bộ Tổng công ty TK 3312: Phải trả các DN ngoài Tổng công ty TK 3312.11: Phải trả Tổng công ty Than TK 3312.12: Phải trả DN vận tải hàng hóa TK 3312.13: Phải trả cho DN sửa chữa lớn TK 3312.14: Phải trả cho DN XDCB TK 3312.15: Phải trả cho DN khác TK 3313: Phải trả cho DN có vốn nước ngoài TK 3314: Phải trả các đối tượng khác TK 3315: Phải trả KH tại các đơn vị trực thuộc TK 3315.11: Phải trả KH tại CN Ninh Bình TK 3315.12: Phải trả KH tại VP đại diện TPHCM TK 3315.13: Phải trả KH tại CN Quảng Ninh TK 3316: Phải trả KH tại các đơn vị phụ thuộc TK 3316.11: Phải trả tại CN Phả Lại …… Các TK 111, TK 112, TK 144 được chi tiết theo ngân hàng và loại ngoại tệ. Nguyên tắc hạch toán: Các chứng từ thanh toán được tập hợp ghi sổ kế toán vào các phân hệ kế toán tương ứng. Máy tính sẽ tự động xử lý, tổng hợp số liệu để lập Sổ cái tổng hợp của các tài khoản lien quan đến nghiệp vụ thanh toán với người bán. Cuối kì, kế toán công nợ sẽ thực hiện lên các Sổ cái tài khoản và in ra các sổ này. Căn cứ vào sổ liệu trên sổ cái máy tính sẽ tự động lên bảng cân đối tài khoản và báo cáo kế toán của công ty. Đối với các nghiệp vụ thanh toán có gốc ngoại tệ thì tỷ giá ngoại tệ được sử dụng hạch toán khoản phải trả người bán tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ. Khi công ty tiến hành thanh toán cho người bán thì tỷ giá dùng để ghi sổ là tỷ giá lúc ghi nhận nợ, chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán vào thu chi hoạt động tài chính. Trình tự hạch toán tổng hợp: Trên cơ sở nghiệp vụ phát sinh ở ví dụ nêu trên ta có mẫu Sổ cái cho tài khoản 331 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 3312.15- Phải trả cho DN khác Từ ngày : 01/1/2009 đến ngày 31/1/2009 Số dư có đầu kỳ :1.600.823.867 Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Phát sinh SH NT Trang số Dòng Nợ Có ….. …. ……. … … … … ….. 52/12DT 30/1 Trả tiền silic- Cty ĐTXDHP 112114 1.300.000.000 99346 30/1 HT tiền mua silic 15612 1.270.733.445 99346 30/1 HT tiền mua silic 1331 127.073.345 49556 30/1 HT tiền DVXD 64288 130.110.000 14 31/1 HT tiền phạt trừ ẩm Bazan bán cho Hmai 7118 624.687 … … ….. … ….. …… Tổng cộng 1.569.417.906 1.789.967.142 Hà Nội, ngày 31 tháng 1năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.1.4 Đối chiếu công nợ với người bán Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng thực hiện đối chiếu công nợ với nhà cung cấp vào thời điểm cuối niên độ với nhứng khách hàng thường xuyên có quan hệ với công ty và đối chiếu theo hợp đồng đối với những khách hàng mới mua hoặc thanh toán dứt điểm. Việc đối chiếu công nợ với nhà cung cấp được Phòng tài chính chủ động thực hiện. Đến cuối niên độ hoặc sau khi thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp kế toán công nợ sẽ lập Biên bản đối chiếu công nợ để nhà cung cấp xác nhận số nợ công ty còn phải trả. Khi nhận được phản hồi từ phía nhà cung cấp xác nhận thông tin trong biên bản đối chiếu công nợ kế toán sẽ sử dụng để kịp thời điều chỉnh nếu có những sai sót trong quá trình theo dõi công nợ và lên Báo cáo quản trị về tình hình công nợ với nhà cung cấp. Biên bản đối chiếu công nợ còn được sử dụng làm căn cứ bù trừ công nợ trong trường hợp người bán hàng đồng thời cũng là nhà cung cấp của công ty. Trong Biên bản đối chiếu công nợ được thực hiện hàng tháng sẽ đồng thời có cả thỏa thuận bù trừ nợ giữa Công ty với các đơn vị này. Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng còn thực hiện bù trừ công nợ với những quan hệ tay ba giữa công ty và hai đối tác có quan hệ phải thu phải trả với công ty và với nhau bằng Biên bản thỏa thuận bù trừ nợ. Việc bù trừ nợ tay ba được các công ty thực hiện khá nhiều nhằm giảm thiểu tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp trong Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng được kế toán công nợ thực hiện dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng thông qua biên bản đối chiếu công nợ nếu có sự không thống nhất về số nợ theo ghi chép của của kế toán công ty với bên nhà cung cấp thì hai bên sẽ phải xem xét và có những điều chỉnh cho khớp nhau để đảm bảo quyền và nghĩa vụ mỗi bên. Ví dụ 2: Vào ngày 31/12/2008 Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng gửi cho Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên Biên bản đối chiếu công nợ có nội dung như sau. BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ Từ ngày 01/11/2008 đến ngày 31/12/2008 CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG(gọi tắt là bên A) Đại diện : Ông Huỳnh Trung Hiếu Chức vụ: Kế toán trưởng CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI THỦY NGUYÊN- TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẢI PHÒNG(gọi tắt là bên B) Đại diện : Ông Phạm Minh Quang Chức vụ: Giám đốc Hai bên cùng nhau tiến hành đối chiếu công nợ mua bán đá siclic Thành Dền Thủy Nguyên, Hải Phòng theo hợp đồng số 1010/VTVT-TMTN ngày 13/10/2008 và phụ lục số 2911/VTVT-TMTN ngày 29/11/2008 kể từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 giữa công ty CP Vật tư vận tải xi măng với công ty CP Thương mại Thủy Nguyên-TT Thương mại và đầu tư Xây dựng Hải Phòng như sau : Số dư đầu kỳ (01/11/2008): Bên A nợ bên B số tiền (đồng ) là : 0 đồng Phát sinh trong kỳ : Số lượng, giá trị đá silic bên B giao cho bên A trong kỳ ( từ 01/11/2008- 31/12/2008 ) là : 60.733,32 tấn x 45.900 đ/tấn = 2.789.486.344 đồng 2. Số tiền bên A trả cho bên B trong kỳ ( 01/11/2008 – 31/12/2008 ) : 1.239.241.355 đ III. Số dư cuối kỳ (31/12/2008 ) Đến hết ngày 31/12/2008 bên A còn nợ bên B số tiền là : 1.550.244.989 đ ( Bằng chữ : Một tỷ, năm trăm năm mươi triệu, hai trăm bốn bốn ngàn, chín trăm tám chín đồng ) Biên bản này được lập thành 06 bản có giá trị như nhau; bên A: 04 bản; bên B: 02 bản để làm cơ sở thanh toán. ĐẠI DIỆN BÊN B GIÁM ĐỐC ĐẠI DIỆN BÊN A KẾ TOÁN TRƯỞNG 2.2.2 Kế toán thanh toán với khách hàng 2.2.2.1 Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với người mua Chứng từ liên sử dụng Hợp đồng mua hàng Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho Phiếu thu Ủy nhiệm thu Giấy báo Có Biểu số 6: Quy trình lưu chuyển chứng từ đối với khách hàng Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng Phiếu xuất kho Hợp đồng bán hàng Phiếu xuất kho Hợp đồng bán hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Kế toán trưởng( Ký duyệt) Kế toán bán hàng Hóa đơn GTGT Khách hàng Khách hàng Hợp đồng bán hàng Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán Ủy nhiệm thu Chuyển khoản Ngân hàng Giấy báo Có Phòng Kế toán Khách hàng Phòng Kế toán Chứng từ bán hàng Ủy nhiệm thu Ngân hàng Ví dụ 3: Ngày 12/1/2009 Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng bán cho Công ty xi măng Hoàng Thạch 5000 tấn than cám 3C, đơn giá 803.254 đồng/1 tấn, VAT 10%. Công ty xi măng Hoàng Thạch thanh toán 50% tiền hàng bằng chuyển khoản. Số còn lại thanh toán sau 30 ngày. Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này được luân chuyển như sau: Sau khi kí hợp đồng bán hàng và giao hàng cho khách, Phòng kinh doanh chuyển hợp đồng cùng với Biên bản giao nhận hàng hóa có xác nhận của khách hàng làm căn cứ cho Kế toán bán hàng lập Hóa đơn GTGT về hàng bán. HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3 : nội bộ Ngày 12 tháng 1 năm 2009 Mẫu số : 01 GTKT – 3LL NG / 2008 B 0002085 Đơn vị bán hàng : CN Cty CP VT-VT Xi măng tại Hoàng Thạch Địa chỉ : Thị trấn Minh Tân – Huyện Kinh Môn – Hải Dương Mã số thuế : 0100106352004 Họ tên người mua hàng : Tên đơn vị : Cty Xi măng Hoàng Thạch Địa chỉ : Minh Tân – Kinh Môn – Hải Dương Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mã số thuế : 0800004797 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Than cám 3c Tấn 5000 803.254 4.016.270.000 Cộng tiền hàng : 4.016.270.000 Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 401.627.000 Tổng tiền thanh toán : 4.417.897.000 Số tiền viết bằng chữ : Bốn tỷ bốn trăm mười bảy nghìn tám trăm chín mươi báy nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm thu gửi cho Ngân hàng kèm theo bộ chứng từ về hàng bán để nhờ thu tiền hàng. Ngân hàng khi nhận được Ủy nhiệm thu và chứng từ sẽ kiểm tra và gửi cho Công ty xi măng Hoàng Thạch yêu cầu thanh toán tiền hàng như cam kết trong hợp đồng. Sau khi tiền được chuyển vào tài khoản của Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng ngân hàng sẽ gửi cho Phòng kế toán Giấy báo Có thông báo về việc thanh toán của khách hàng. Các chứng từ về thanh toán tiền hàng của khách hàng được kế toán công nợ tập hợp để ghi sổ và theo dõi tình hình thanh toán. 2.2.2.2. Kế toán chi tiết thanh toán vời người mua tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người mua, kế toán công nợ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán bán hàng và thanh toán và phân hệ kế toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ. Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người mua, từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi được tất cả các khoản công nợ với người mua. Đối với các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng sổ chi tiết công nợ được mở theo hướng những khách hàng thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết công nợ còn những khách hàng không thường xuyên được theo dõi trên cùng một sổ. Kế toán ngân hàng và kế toán tiền mặt sẽ tiến hành thanh toán với khách hàng và chuyển các chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ nhập liệu vào phần mềm kế toán, theo dõi chi tiết tình hình thanh toán. Cuối tháng máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu từ Sổ chi tiết công nợ, lấy số phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì và cuối kì của từng khách hàng để lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Bảng cân đối công nợ được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc cả công ty và được dùng để đối chiếu với Sổ cái TK 131. Dựa vào ví dụ 3 đã trình bày ở trên để lập các Sổ chi tiết công nợ và Bảng tổng hợp công nợ như sau: SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 1/1 đến ngày 31/1 năm 2009 Tài khoản: 1311– Phải thu khách hàng trong nội bộ Tổng công ty Khách hàng: Công ty xi măng Hoàng Thạch Loại tiền : VNĐ Dư Nợ đầu kì: 0 Dư Có đầu kì: Phát sinh Nợ: 4.417.897.000 Phát sinh Có: 2.208.948.500 Dự Nợ cuối kì: 2.208.948.500 Dư Có cuối kì: Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh SH NT Nợ Có 2085 12/1 Bán 5000 tấn than cám 3c 511 4.016.270.000 2085 12/1 Thuế GTGT phải nộp 33311 401.627.000 2086 12/1 Khách hàng thanh toán 50% bằng chuyển khoản 112 2.208.948.500 Tổng cộng 4.417.897.000 2.208.948.500 Ngày 12 tháng1 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ Tài khoản : 1311- Phải thu các DN trong nội bộ TCTy Từ ngày : 01/1/2009 đến ngày 31/1/2009 STT Mã KH Tên nhà cung cấp Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có …. … …. …. … 3 CXC013 Công ty xi măng Bỉm Sơn 8.106.992.918 24.408.912.370 23.682.528.790 8.833.376498 4 CXC015 Công ty xi măng Hà Tiên II 45.355.403.500 9.235.793.600 36.119.609.900 5 CXC017 Công ty xi măng Bút Sơn 10.485.359.624 16.649.535.296 21.485.359.623 5.649.535.297 …. … ….. …. ….. Tổng cộng 61.369.129.656 0 174.407.644.445 151.327.508.641 84.449.265.460 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.2.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán Fast Accounting. Cũng như hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp thanh toán với khách hàng cũng được thực hiện thông qua phần mềm kế toán. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu và máy tính sẽ tự động tổng hợp vào sổ cái và lên báo cáo tài chính. Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng trong thanh toán với khách tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng gồm: TK 131, TK 111, TK 112, TK 511, TK 33311, TK 515, TK 635. Tài khoản 131 theo dõi nợ phải thu khách hàng được chi tiết theo nhà cung cấp và phòng kinh doanh: TK 131: Phải thu khách hàng TK 1311: Phải thu của các DN trong nội bộ Tổng công ty TK 1312: Phải thu của các DN ngoài Tổng công ty TK 1313: Phải thu của các DN có vốn nước ngoài TK 1314: Phải thu các đối tượng khác TK 1315: Phải thu của khách hàng tại các đơn vị trực thuộc TK 1315.11: Phải thu của KH tại CN Ninh Bình TK 1315.12: Phải thu của KH tại VP đại diện TPHCM TK 1315.13: Phải thu của KH tại CN Quảng Ninh TK 1316: Phải thu KH tại đơn vị phụ thuộc TK 1316.11: Phải thu KH tại CN Phả Lại …… Các TK 111, TK 112 được chi tiết theo ngân hàng và loại ngoại tệ. Nguyên tắc hạch toán: Các chứng từ thanh toán được tập hợp vào các phân hệ kế toán tương ứng. Máy tính sẽ tự động xử lý, tổng hợp số liệu để lập Sổ cái tổng hợp của các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ thanh toán với người mua. Cuối kì, kế toán công nợ sẽ thực hiện lên các Sổ cái tài khoản và in ra các sổ này. Căn cứ vào sổ liệu trên sổ cái máy tính sẽ tự động lên bảng cân đối tài khoản và báo cáo kế toán của công ty. Đối với các nghiệp vụ thanh toán có gốc ngoại tệ thì tỷ giá ngoại tệ được sử dụng hạch toán khoản phải thu khách hàng tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thì tỷ giá dùng để ghi sổ là tỷ giá lúc ghi nhận nợ, chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán vào thu chi hoạt động tài chính. Trình tự hạch toán tổng hợp: Trên cơ sở nghiệp vụ phát sinh ở ví dụ 3 nêu trên ta có Sổ cái cho tài khoản 131 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 1311 – Phải thu các DN trong nội bộ TCTy Từ ngày: 01/1/2009 đến ngày 31/1/2009 Số dư nợ đầu kỳ: 61.369.129.656 Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung TK đối ứng Phát sinh SH NT Trang số Dòng Nợ Có ….. …. ……. … … … … ….. 2085 12/1 Bán 5000 tấn than cám 3c 511 4.016.270.000 2085 12/1 Thuế GTGT phải nộp 33311 401.627.000 2086 12/1 KH thanh toán 50% bằng chuyển khoản 112 2.208.948.500 … … … … … … … … Tổng cộng 174.407.644.445 151.327.508.641 Số dư nợ cuối kỳ: 84.449.256.460 Hà Nội, ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc 2.2.2.4 . Đối chiếu công nợ với khách hàng Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình kế toán công nợ phải tổ chức theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian đôn đốc việc thanh toán kịp thời tránh tình trạng nợ đọng gây ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính của công ty. Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch mua thường xuyên hoặc có số dư có lớn thì định kì hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn nợ thông qua Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng. Trong quan hệ thanh toán với khách hàng của Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng công tác đối chiếu công nợ được thực hiện vào thời điểm cuối niên độ đối với những khách hàng có quan hệ thường xuyên với công ty. Đối với các khách hàng không thường xuyên thì đối chiếu công nợ được công ty cùng với người mua thực hiện ngay sau mỗi lần thanh lý hợp đồng. Việc đối chiếu công nợ được thực hiện bởi kế toán công nợ trên cơ sở Biên bản đối chiếu công nợ do người mua gửi đến kế toán kiểm tra thông tin, đối chiếu với thực tế ghi chép tại đơn vị để xác nhận số nợ xem có khớp với số liệu mà khách hàng đưa ra không để có phản hồi phù hợp gửi lại cho người mua. Dựa vào các thông tin có được từ việc theo dõi công nợ cùng với xác nhận từ khách hàng kế toán công nợ tiến hành lên Báo cáo kế toán quản trị về tình hình thanh toán với nhà cung cấp chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian nộp lên Giám đốc dùng làm thông tin quản trị doanh nghiệp. TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM CÔNG TY CP XI MĂNG HOÀNG MAI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU HÀNG HÓA CÔNG NỢ Từ ngày 01/1/2008 đến ngày 31/12/2008 Hôm nay ngày 13 tháng 01 năm 2009, tại Văn phòng Công ty CP xi măng Hoàng Mai Chúng tôi gồm có: ĐẠI DIỆN CÔNG TY CP XI MĂNG HOÀNG MAI : ( BÊN A ). Ông : Nguyễn Quốc Việt Kế toán trưởng Ông : Cung Thành Chung CHI NHÁNH CTY CP VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG HOÀNG MAI: (BÊN B ) Ông : Vũ Đình Thanh Trưởng Chi nhánh Bà : Vũ Thị Liên Kế toán CN Cùng nhau tiến hành đối chiếu công nợ từ ngày 01/1/2008 đến ngày 31/12/2008 như sau : Phần thanh toán công nợ : Dư có đầu kỳ : 4.271.276.086đ Phát sinh trong kỳ : Số tiền than 3b + 3c + 4a, bazan, cát tiêu chuẩn: 159.805.640.351đ Số tiền đã trả trong kỳ : 152.642.512.054đ Số tiền bị phạt do vi phạm HĐ than, bazan : 57.189.412đ Số tiền giảm trừ công nợ thanh toán phí toa xe: 75.375.300đ Dư có cuối kỳ : 31/12/2008 Vậy tính đến ngày 31/12/2008 Công ty xi măng Hoàng Mai còn nợ phải trả Công ty CP vật tư vận tải xi măng số tiền là : 11.301.839.671 đ Biên bản lập xong vào hồi 10h cùng ngày và được lập thành 06 bản có giá trị như nhau mỗi bên giữ 03 bản. ĐẠI DIỆN CTY CP XMĂNG HOÀNG MAI KẾ TOÁN TRƯỞNG ĐẠI DIỆN CTY CP VT-VT XMĂNG TRƯỞNG CHI NHÁNH PHẦN III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng là doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong lĩnh vực vận tải vật liệu xây dựng. Để có thể đứng vững trên thị trường trong nước cũng như quốc tế trong những năm gần đây công ty đã chủ động mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Việc mở rộng kinh doanh đồng nghĩa với việc số lượng người cung cấp và khách hàng của công ty cũng ngày càng nhiều và đa dạng hơn. Bạn hàng ngoài những khách hàng truyền thống còn có thêm nhiều khách hàng mới cùng với lượng giao dịch ngày càng nhiều lên do vậy công tác kế toán công nợ với nhà cung cấp và khách hàng của công ty ngày càng được coi trọng và hoàn thiện hơn trước. Quản lý tốt phần hành kế toán thanh toán với người mua và người bán sẽ giúp cho công tác quản lý tài chính của công ty. Kế toán thanh toán với người mua và người bán của Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng có cả ưu và nhược điểm. Nhiệm vụ của kế toán là phải tìm cách phát huy những điểm mạnh và hạn chế và tìm cách khắc phục những điểm yếu để công tác quản lý tài chính ngày càng hiệu quả hơn. 3.1.1. Ưu điểm Trong những năm vừa qua phòng tài chính của công ty đang không ngừng nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng để đảm bảo cung cấp cho lãnh đạo công ty cùng với những đối tượng quan tâm những thông tin trung thực và hợp lý nhất, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. 3.1.1.1Về tổ chức công tác kế toán Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng có quy mô lớn và nhiều đơn vị thành viên nên mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán là mô hình tối ưu đối với công ty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các kế toán phần hành cụ thể. Tính chuyên môn hóa cao trong tổ chức công tác kế toán, tạo điều kiện cho công tác đối chiếu kiểm tra được thực hiện dễ dàng, đơn giản. Đội ngũ kế toán viên là những người có trình độ nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời. Các chính sách kế toán của công ty được áp dụng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Kỳ kế toán của công ty là theo tháng, mặc dù như vậy sẽ tạo ra áp lực công việc lớn cho đội ngũ kế toán của công ty do hàng tháng phải lên báo cáo, cân đối tuy nhiên lợi ích mà nó mang lại rất lớn: giúp ban lãnh đạo công ty theo dõi sát tình hình tài chính của công ty đến từng tháng do vậy công tác quản lý sẽ kịp thời và hiệu quả cũng sẽ rất cao. Về chứng từ kế toán, kế toán đã áp dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/ QĐ – BTC. Quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý và hiệu quả. Công tác lưu giữ chứng từ được các cán bộ phòng kế toán thực hiện cẩn thận và hợp lý. Về hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 15/2006/ QĐ – BTC được công ty áp dụng đầy đủ, việc mở các tài khoản chi tiết cũng rất hợp lý và khoa học. Về hệ thống sổ sách kế toán hiện nay công ty đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ kết hợp với sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting. Do công ty quy mô lớn và nhiều đơn vị trực thuộc, lượng chứng từ phát sinh nhiều và thường xuyên đồng thời có nhiều nghiệp vụ tương tự nhau nên áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là tối ưu nhất trong các hình thức kế toán hiện nay. Hơn nữa công ty còn áp dụng phần mềm kế toán không những tiết kiệm thời gian, nhân lực, giảm khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán mà còn giúp cung cấp thông tin kế toán chính xác và kịp thời. Ngoài ra công ty còn sử dụng mạng Internet giúp ích rất nhiều cho kế toán cập nhật các thông tư quy định mới của Bộ tài chính và tìm hiểu về tỷ giá giao dịch liên ngân hàng một cách nhanh chóng trong việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ. Về báo cáo kế toán: Các báo cáo tài chính được lập theo đúng mẫu biểu quy định và đảm bảo tính chính xác, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý kinh tế tài chính của cơ quan chủ quản và các cơ quan quản lý tài chính. Ngoài các báo cáo tài chính bắt buộc theo quy định đội ngũ kế toán công ty còn lập báo cáo quản trị cung cấp thông tin chi tiết hơn cho người lãnh đạo doanh nghiệp phục vụ quản trị doanh nghiệp. 3.1.1.2 Về tổ chức hạch toán thanh toán với người bán, người mua Hạch toán thanh toán với người bán, người mua được phòng tài chính công ty quan tâm và tổ chức hợp lý. Các kế toán được giao nhiệm vụ rõ ràng, phân cách trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt, trong đội ngũ kế toán của công ty có kế toán công nợ riêng, kế toán thanh toán riêng, đảm bảo việc hạch toán với người bán và người mua trong công ty được thực hiện kịp thời, chặt chẽ. Việc phân rõ nhiệm vụ cho từng kế toán viên giúp cho công việc không bị chồng chéo, không bỏ sót nghiệp vụ đồng thời khi xảy ra sai phạm sẽ quy trách nhiệm và xử lý dễ dàng hơn. Tài khoản kế toán sử dụng trong thanh toán với người bán, người mua được sử dụng phù hợp và đầy đủ theo đúng quy định, đảm bảo theo dõi được tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thanh toán. Các tài khoản 331, TK131 được chi tiết theo đối tượng khách hàng sẽ giúp cho việc theo dõi công nợ sát sao. Phương thức thanh toán áp dụng trong công ty đa dạng (tiền mặt, chuyển khoản,... ), tùy theo đối tượng khách hàng và đặc điểm của đơn hàng mà công ty sẽ áp dụng các phương thức thanh toán khách nhau. Thời hạn tín dụng cũng rất phong phú có thể là 15, 30, 50 hoặc 80 ngày tùy theo mức độ thân thiết của khách hàng và quy mô của đơn hàng. Điều này sẽ giúp cho công ty có thể giữ được quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp đồng thời giúp cho công tác quản lý tài chính cũng linh hoạt hơn. Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán, người mua được kế toán thực hiện trên các sổ chi tiết công nợ theo khách hàng và bảng đối chiếu công nợ theo phòng kinh doanh thiết kế trên phần mềm kế toán có kết cấu hợp lý, đảm bảo quản lý hiệu quả tình hình thanh toán với người bán, người mua. Kế toán dựa vào thông tin trên sổ chi tiết để lập Biên bản đối chiếu công nợ giúp theo dõi tình hình thanh toán và nhắc nhở khách hàng thanh toán nợ cho công ty, thực hiện thu hồi nợ một cách có hiệu quả. Các khoản phải thu và phải trả không chỉ được thể hiện trên các báo cáo tài chính mà cả báo cáo quản trị chi tiết theo đối tượng nợ, thời hạn nợ, số lượng nợ và khả năng thu hồi nợ. Các báo cáo này được kế toán lập theo yêu cầu của lãnh đạo công ty phục vụ cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. 3.1.2. Hạn chế Về cơ bản thì việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán thanh toán với người bán, người mua tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng là đúng theo chế độ kế toán hiện hành tuy nhiên cũng không tránh khỏi một số thiếu sót cần khắc phục. Thứ nhất, phần mềm kế toán Fast Accounting hiện nay mà công ty đang sử dụng đã được sửa đổi cho phù hợp với đặc điểm kế toán tại công ty nhưng khi sử dụng phần mềm này thì sự bảo mật thông tin kế toán chưa được chú ý. Các kế toán viên trong công ty có thể vào tất cả các phần hành kế toán không chỉ phần hành mà mình phụ trách mà cả các phần hành kế toán khác. Khi đó nếu có người nào cố ý làm sai lệch số liệu kế toán hoặc cung cấp thông tin tài chính của công ty ra ngoài mà chưa được sự cho phép của kế toán trưởng thì việc quy cách trách nhiệm là rất khó khăn đồng thời việc này sẽ ảnh hưởng rất xấu đến tình hình tài chính của công ty. Thứ hai, thu hồi nợ phải thu và trả nợ người bán là hai chỉ tiêu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nguồn thu từ khách hàng chính là nguồn để trả nợ người bán và trang trải các hoạt động trong công ty đồng thời có thu được tiền bán hàng thì công ty mới có vốn để bắt đầu một chu trình sản xuất kinh doanh mới. Công ty có doanh thu rất lớn trong đó có đến gần 40% là thanh toán sau nhưng chiết khấu thanh toán lại không được sử dụng. Chiết khấu thanh toán chính là một lợi ích mà khách hàng không thể bỏ qua khi xác định thời điểm trả nợ. Do vậy đây chính là một trong những công cụ đắc lực trong việc xúc tiến thu hồi nợ. Thứ ba, khi phát sinh một nghiệp vụ thanh toán với người mua hoặc người bán nước ngoài thì kế toán sẽ phải lên đồng thời cả sổ chi tiết công nợ theo dõi công nợ bằng cả nguyên tệ và ngoại tệ. Hai sổ này có mẫu giống nhau như vậy việc lập một lúc hai sổ sẽ mất thời gian và công sức hơn so với việc gộp hai sổ này vào một sổ theo dõi đồng thời cả bằng nguyên tệ và ngoại tệ. Hơn nữa sổ chi tiết công nợ bằng nguyên tệ chủ yếu được sử dụng để kế toán lên báo cáo tài chính còn việc theo dõi thanh toán lại phải dựa trên sổ chi tiết công nợ bằng ngoại tệ do thực chất thì nghiệp vụ phát sinh là ngoại tệ chứ không phải VNĐ. Kế toán nên sử dụng một sổ chi tiết như vậy sẽ tiết kiệm và hiệu quả hơn. Thứ tư, hiện nay công ty vẫn áp dụng thanh toán bằng tiền mặt đối với những khoản dưới 50 triệu. Việc duy trì các khoản thanh toán bằng tiền mặt với người mua và người bán sẽ làm cho lượng tiền mặt tồn quỹ của công ty lớn, dễ xảy ra gian lận, mất mát, giảm hiệu quả sử dụng vốn. 3.2. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG Nền kinh tế thị trường mở ra rất nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, nhưng bên cạnh đó tồn tại không ít khó khăn và thách thức. Nếu doanh nghiệp nào biết khắc phục và hạn chế những khó khăn thì sẽ tạo đà cho doanh nghiệp vững bước tiến lên. Để hòa nhập với sự phát triển của thế giới trong những năm gần đây nước ta đã không ngừng đẩy mạnh hoàn thiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam nhằm giảm bớt khoảng cách sự khác biệt giữa kế toán Việt Nam và kế toán thế giới, tạo ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp hội nhập và phát triển. Trước những biến đổi trên các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng nói riêng cũng nên thay đổi một vài phương pháp hạch toán để phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán mới ban hành và cũng tự tạo cơ hội cho mình nhanh chóng hòa nhập với sự phát triển của xã hội. Thứ nhất, là tăng sự bảo mật thông tin trong việc sử dụng phần mềm kế toán mà công ty hiện đang sử dụng là hết sức cần thiết. Khi đó mỗi kế toán viên trong công ty chỉ có thể vào phần hành kế toán mà mình phụ trách. Điều nảy giúp tránh xảy ra hiện tượng có người cố ý làm sai lệch số liệu kế toán hoặc cung cấp thông tin tài chính của công ty ra ngoài mà chưa được sự cho phép của kế toán trưởng gây ảnh hưởng xấu đến tình hình tài chính của công ty. Thứ hai, việc áp dụng chiết khấu thanh toán sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, đúng hạn. Giúp công ty thu hồi nợ nhanh để kịp thời đáp ứng nhu cầu mua hàng và trang trải các hoạt động của công ty. Thứ ba, đối với nghiệp vụ mua bán với nước ngoài thì gộp hai sổ chi tiết công nợ theo dõi đồng thời cả bằng ngoại tệ và nguyên tệ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Thứ tư, hạn chế các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt sẽ giúp làm giảm lượng tiền mặt tồn quỹ của công ty tránh xảy ra gian lận, mất mát, tăng hiệu quả sử dụng vốn. 3.3 ĐIỀU KIỆN HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG Để có thể hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng thì các phương hướng và biện pháp đưa ra phải đảm bảo một số yêu cầu sau: 3.3.1 Về phía nhà nước Hoàn thiện công tác kế toán phải được thực hiện dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách kinh tế của Nhà nước nói chung và chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành. Nhà nước quản lý nền kinh tế thông qua các công cụ kinh tế vĩ mô, để có thể tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh phải chấp hành đầy đủ các quy định nhà nước ban hành. Doanh nghiệp phải tuân thủ chính sách chế độ kế toán thì thông tin kế toán mới thống nhất, việc kiểm tra kiểm soát của nhà nước mới có thể thực hiện được. Các thông tin kế toán được lập nên dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định này sẽ giúp cho việc thu thập thông tin kế toán có chất lượng và khoa học, hữu ích cho quá trình phân tích, đánh giá và kiểm tra hoạt động tài chính của công ty. 3.3.2 Về phía công ty Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán và người mua phải đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời phản ánh các hoạt động tài chính trong công ty, không để xảy ra tình trạng thông tin bị dồn ứ không cung cấp kịp thời cho nhu cầu quản trị trong nội bộ công ty cũng như những đối tượng quan tâm khác. Nếu thông tin không được cung cấp kịp thời có thể gây ảnh hưởng đến việc xử lý các tình huống xấu có thể xảy ra trong doanh nghiệp còn đối với các đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp như ngân hàng, nhà đầu tư mà không được cung cấp thông tin kịp thời có thể công ty sẽ mất đi cơ hội đầu tư đồng thời để lại ấn tượng không tốt cho việc kinh doanh sau này. Việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời là rất quan trọng nhưng cũng không vì thế mà kế toán có thể đưa ra các thông tin thiếu chính xác. Các thông tin như vậy sẽ không thực sự có giá trị trong việc ra quyết định. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán không chỉ đảm bảo tính kịp thời mà cả tính chính xác của thông tin kế toán. Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán muốn thực hiện được thì phải đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả. Bất cứ một giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người bán người mua nào đưa ra cũng phải tính đến những chi phí bỏ ra như chi phí lương nhân viên, chi phí tài chính và những hiệu quả mang lại từ việc áp dụng nó. Chỉ khi nào hiệu quả lớn hơn chi phí thì lúc đó phương án mới được thực hiện Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và thanh toán với người bán, người mua phải đảm bảo tuân thủ những yêu cầu trên thì mới đạt hiệu quả cao, hỗ trợ cho công tác quản trị doanh nghiệp nói chung và quản lý tài chính nói riêng. 3.4. Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Dựa trên những nghiên cứu thực tiễn về tình hình hạch toán thanh toán với người bán, người mua tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng và trên cơ sở yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện kế toán em xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại đơn vị như sau: Thứ nhất: Về tính bảo mật trong thông tin kế toán Kế toán trưởng của công ty nên phân quyền sử dụng cho mỗi kế toán phần hành. Theo đó mỗi kế toán viên phụ trách các phần hành sẽ được kế toán trưởng phân quyền theo như phần mềm sẵn có trong đó tên chính là tên nhân viên phụ trách phần hành và password, password này chỉ có kế toán phần hành và kế toán trưởng biết. Với việc giao quyền rõ ràng như vậy sẽ giúp cho kế toán trưởng quản lý được thông tin kế toán của doanh nghiệp không để lọt thông tin tài chính ra ngoài mà không có sự cho phép của kế toán trưởng đồng thời có thể dễ dàng quy trách nhiệm nếu có gian lận hay sai sót xảy ra. Thứ hai: Về việc áp dụng chiết khấu thanh toán Để thúc đẩy quá trình thu hồi nợ thì cùng với những biện pháp như lập riêng một bộ phận chuyên biệt có nhiệm vụ thu hồi công nợ phải thu, bán nợ cho các công ty đòi nợ công ty công ty nên áp dụng biện chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng trong việc thanh toán nợ sớm hơn so với thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng bán hàng. Để phản ánh chiết khấu thanh toán kế toán sử dụng TK 635 – Chi phí tài chính. Khi cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 111, 112: Số tiền thực thu Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán cho khách hàng hưởng Có TK 131: Tổng số phải thu khách hàng Cuối kì, kế toán kết chuyển như sau: Nợ TK 911: Xác định kết quả Có TK 635: Chiết khấu thanh toán trong kì Thứ ba: Về việc hạch toán chi tiết thanh toán với người bán, người mua phát sinh bằng ngoại tệ Để đáp ứng nhu cầu theo dỗi thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng cả bằng nguyên tệ và ngoại tệ sao cho hiệu quả và tiết kiệm nhất thì trong sổ chi tiết công nợ theo nguyên tệ ta thêm cột phát sinh bằng nguyên tệ và tỷ giá quy đổi. Sổ này được mở chi tiết theo từng loại ngoại tệ. Dựa vào sổ chi tiết công nợ này kế toán vừa theo dõi được tình trạng thanh toán của khách hàng đã thanh toán bao nhiêu ngoại tệ, còn bao nhiêu ngoại tệ chưa được thanh toán đồng thời vẫn đảm bảo theo dõi được lượng nguyên tệ quy đổi là bao nhiêu để lên báo cáo. Mẫu sổ cụ thể như sau: SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày ……. đến ngày…… Tài khoản:……………….. Đối tượng:……………….. Loại ngoại tệ: …………… Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngoại tệ Tỷ giá hối đoái Phát sinh VNĐ SH NT Nợ Có Nợ Có - Số dư đầu kỳ - Phát sinh trong kỳ Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ Thứ tư : Về việc hạn chế thanh toán bằng tiền mặt Công ty nên chuyển dần tất cả các hoạt động thanh toán sang chuyển khoản, không sử dụng tiền mặt để thanh toán với người mua, người bán để hạn chế tối thiểu số tiền mặt tồn két. Tiền tồn két chỉ cần đủ phục vụ nhu cầu chi tiêu hàng ngày trong phạm vi doanh nghiệp như vậy tiền sẽ được sử dụng hiệu quả hơn tránh được gian lận mất mát có thể xảy ra. KẾT LUẬN Kế toán thanh toán với người mua, người bán có vị trí hết sức quan trọng trong việc duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó là thước đo cho sự lành mạnh và mức độ an toàn về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng kinh doanh mặt hàng rất đặc thù đó là vận tải vật liệu xây dựng nên việc quản lý quan hệ thanh toán với người mua, người bán càng trở nên quan trọng đối với công ty. Qua thời gian thực tập em đã có cơ hội tìm hiểu về thực tế công tác kế toán tại công ty nói chung và kế toán thanh toán với người bán, người mua nói riêng cùng với những lý luận được học em có đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán mong rằng sẽ giúp cho bộ máy kế toán của công ty hoạt động ngày càng hiệu quả hơn nữa, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản trị doanh nghiệp và quản lý của Nhà nước. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn G.S T.S Đặng Thị Loan cùng các nhân viên công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính Chế độ kế toán doanh nghiệp – Quyển 1 Chế độ kế toán doanh nghiệp – Quyển 2 Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán Chuyên khảo về báo cáo tài chính và lập, đọc, kiểm tra và phân tích báo cáo tài chính Kế toán thương mại và dịch vụ Tạp chí kế toán Tạp chí kiểm toán