Chuyên đề Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

yến mại Xm cả năm 2008 Cty XM Tam điệp 13887 960,522,920 Tổng cộng: 106,597,763,302.00 88,284,128,176.00 2.2. Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần thương mại xi măng 2.2.1. Đặc điểm về tình hình thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Thương mại xi măng Những trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người mua tại Công ty bao gồm: - Là một doanh nghiệp thương mại tiêu thụ hàng hóa chính là xi măng, Công ty cổ phần Thương mại xi măng tổ chức bán xi măng cho các công ty khác như: Công ty vinaconex, Công ty CP Xây dựng & Phát triển Cơ sở Hạ tầng, Công ty xây dựng số 3, Công ty xây dựng số 5, Công ty xây dựng số 10,… thông qua văn phòng của Công ty, các chi nhánh, trung tâm trực thuộc Công ty. - Ngoài các khoản phải thu phát sinh từ việc bán xi măng cho các công ty, tổ chức, cá nhân Công ty còn khoản thu từ các doanh nghiệp thuộc nội bộ Tổng công ty như: Phải thu do chi cước vận chuyển xi măng Hải Phòng, phải thu do chi cước vận chuyển xi măng Hoàng Thạch,… hoặc các khoản phải thu tiền điện, điện thoại của các đơn vị thuê kho,… - Đối với hàng hóa xi măng, Công ty hiện nay có hai hình thức bán hàng là: bán buôn hoặc bán lẻ xi măng tại các chi nhánh, các trung tâm, các cửa hàng, các đại lý của Công ty. Lưu chuyển hàng hóa bán buôn được thực hiện theo hai phương thức: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trường hợp hàng hoá xi măng được bán ký gửi thông qua đại lý, Công ty có phương án tính toán tiền hoa hồng cho người nhận đại lý. Vị vậy TK 131- Phải thu khách hàng thường có số dư bên Nợ, tuy nhiên trong một số trường hợp cũng có phát sinh số dư bên Có do khách hàng ứng trước tiền hàng. Tuy nhiên để thuận tiện cho việc hạch toán, tất cả các khoản phải thu của Công ty dù được thanh toán ngay hay thanh toán chậm đều được chuyển sang bên Nợ TK 131- Phải thu khách hàng, sau đó sẽ được chuyển từ bên Có tài khoản 131 sang bên Nợ TK 112 hoặc TK 111. Các chính sách thanh toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng Công ty thường thanh toán với người mua hàng bằng tiền mặt (số lượng xi măng ít) và tiền gửi ngân hàng (với số lượng xi măng có giá trị lớn) dựa trên hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ và có chính sách thanh toán riêng đối với từng công ty. Tổng công ty đã có các văn bản quy định, hướng dẫn cho Công ty về thời hạn thanh toán với khách hàng, không được để tình trạng nợ của khách hàng là quá lâu dẫn tới nợ khó đòi. Thông thường thời gian khách hàng thanh toán tiền là trả chậm sau 25 ngày kể từ ngày Công ty giao hàng và Công ty không có chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán cho người mua và không có hàng bán bị trả lại. Công ty cổ phần Thương mại xi măng chỉ có quan hệ với người mua trong nước và không có quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ. 2.2.2. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua Chứng từ sử dụng trong hạch toán thanh toán với người mua tại Công ty bao gồm: Tờ trình, Hợp đồng bán hàng. Hóa đơn tài chính. Phiếu xuất kho. Các hóa đơn, hợp đồng kinh tế,… được Công ty lập theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Sau khi các chứng từ đã được sử dụng làm cơ sở cho quá trình hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp, các chứng từ gốc được đưa vào lưu trữ và bảo quản đúng quy định. Chứng từ liên quan đến khoản phải thu của khách hàng: + Phiếu thu. + Giấy báo có của ngân hàng. + Biên bản nhận nợ,… Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua bao gồm: Công ty cổ phần thương mại xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ nên các sổ sách kế toán các nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua tại Công ty bao gồm: Sổ Nhật ký chung. Nhật ký bán hàng. Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131. Sổ Cái TK 131. Bảng cân đối số phát sinh. Tài khoản sử dụng để hạch toán thanh toán với người mua bao gồm: Tài khoản được Công ty cổ phần Thương mại xi măng sử dụng đối với các nghiệp vụ thanh toán với người mua là TK 131- Phải thu khách hàng. Tài khoản 131 dùng để theo dõi tình hình thanh toán giữa Công ty với khách hàng trong kỳ kế toán. Khách hàng của Công ty là những tổ chức cá nhân và số lượng khách hàng của Công ty khá đông tập trung ở các tỉnh miền Bắc nước ta là chính. TK 131 là tài khoản hỗn hợp và kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ tài khoản phản ánh: + Số tiền phải thu khách hàng do mua chịu hàng hóa, dịch vụ của Công ty. + Giá trị hàng hóa chuyển cho khách hàng ứng với số tiền Công ty đã nhận ứng trước của khách hàng. + Công ty trả lại tiền thừa cho khách hàng. Bên Có tài khoản phản ánh: + Số nợ phải thu khách hàng mà Công ty đã thu được. + Số tiền khách hàng ứng trước cho Công ty để mua hàng hóa, dịch vụ. Số dư bên Nợ phản ánh số tiền Công ty còn phải thu khách hàng chưa thu. Số dư bên Có phản ánh số tiền Công ty còn nợ khách hàng. TK 131 được Công ty mở chi tiết theo từng đối tượng khách hàng như sau: TK 1311: Phải thu khách hàng tại Hà Nội. + TK 13111: Phải thu các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty. + TK 13112: Phải thu tiền bán xi măng của khách hàng. Đối với TK 13112: Phải thu tiền bán xi măng, Công ty theo dõi tiền thu bán xi măng của từng cửa hàng thông qua các mã cửa hàng của TK này. + TK 13113: Phải thu kinh doanh sắt thép. TK này phản ánh tiền bán sắt thép mà Công ty bán được và phải thu của khách hàng. + TK 13114: Tiền thuê kho phải thu các đơn vị thuê. Công ty hoạt động dịch vụ cho thuê kho với một số công ty khác, vì vậy tiểu khoản này dùng để phản ánh số tiền thu định kỳ từ việc cho thuê kho. + TK 13115: Phải thu các thành phần kinh tế khác. TK 1312: Phải thu khách hàng thuộc CN Thái Nguyên. TK 1313: Phải thu khách hàng thuộc CN Lào Cai. TK 1314: Phải thu khách hàng CN Vĩnh Phúc. TK 1315: Phải thu khách hàng thuộc CN Phú Thọ. TK 1316: Phải thu khách hàng thuộc CN Yên Bái. Trong quan hệ thanh toán với người mua còn có các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 156, TK 511, TK 711, TK 333, … 2.2.3. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Trong số các khoản phải thu thì khoản phải thu của khách hàng là khoản thu chiếm vị trí khá quan trọng trong tổng giá trị tài sản của Công ty. Do đó việc theo dõi khoản mục này có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh và kế toán cần phải theo dõi chặt chẽ quá trình luân chuyển chứng từ hàng hóa bán ra cho khách hàng. Đối với nghiệp vụ thanh toán với người mua quy trình luân chuyển sổ của Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau: Sơ đồ 2-2 Quy trình luân chuyển sổ kế toán thanh toán với người mua Chứng từ gốc Nhật ký bán hàng Nhật ký chung Bảng kê nộp tiền doanh thu Sổ cái TK 151, 156, 511, 111, 112,131 Sổ chi tiết hàng bán, doanh thu Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp hàng bán, doanh thu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu Căn cứ vào hợp đồng đã ký với khách hàng, Công ty xuất kho hoặc vận chuyển thẳng xi măng từ kho tại Hà Nội, các chi nhánh, các trung tâm cho khách hàng. Công ty cũng lập và xuất hóa đơn giá trị gia tăng: liên thứ nhất Công ty sẽ lưu tại phòng tài chính kế toán và liên thứ hai Công ty giao cho khách hàng tương ứng. Các chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ này bao gồm: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho, hợp đồng,… Sau đây là mẫu hoá đơn giá trị giá tăng mà Công ty cổ phần Thương mại xi măng xuất bán cho khách hàng: Biểu số 2-7: Hoá đơn Giá trị gia tăng (Liên 1: Lưu) 2.2.3.1. Sổ kế toán tổng hợp đối với nghiệp vụ thanh toán với người mua Phần mềm kế toán tại Công ty sẽ xử lý các thông tin đầu vào và tự động xuất ra các loại sổ, báo cáo kế toán công nợ định kỳ khi nhà quản lý yêu cầu. Đầu tiên, kế toán thanh toán với người mua dựa vào các chứng từ gốc để cập nhật vào phần mềm máy tính sau đó máy tính sẽ tự động đưa dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung. Nghiệp vụ liên quan đến bán hàng cũng được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung tương tự như đối với nghiệp vụ mua hàng. Định kỳ cuối tháng, phần mềm kế toán sẽ lấy số liệu từ sổ này để vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái tài khoản 131. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, phần mềm kế toán trên máy tính tự động cộng số liệu trên Sổ Cái để lập Bảng Cân đối số phát sinh tài khoản 131. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu đúng và khớp trên Sổ cái và Bảng tổng hợp hàng bán và doanh thu, các số liệu đó được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Sau đây là mẫu Sổ Cái TK 131 - Phải thu khách hàng và Bảng Cân đối số phát sinh công nợ tài khoản 13112 - Phải thu tiền bán xi măng của Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Biểu số 2-8 Sổ Cái tài khoản 131 – Phải thu khách hàng Đơn vị báo cáo: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: 348 Giải phóng – Phương liệt – Thanh Xuân – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 131 - Phải trả thu khách hàng Từ ngày: 31/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 48.403.342.247 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ứ Số phát sinh Ngày SỐ Nợ CÓ 31/12 57/12 Cửa hàng 94 – Chùa Thông – CH094 UNC CTY Cp Thịnh Cường 136816 256.900.000 31/12 58/12 Cửa hàng 96 – Đức Thượng – CH096 NH Lê Trọng Tấn 136816 300.000.000 31/12 59/12 Cửa hàng 97 – Cát Quế – CH097 NH Nam HN 136816 5.630.000 31/12 60/12 Cửa hàng 94 – Chùa Thông – CH094 NH Nam HN : 577 350 000 đồng 136816 99.600.000 31/12 61/12 Cửa hàng 96 – Đức Thượng – CH096 NH Nam HN : 577 350 000 đồng 136816 50.000.000 31/12 62/12 Cửa hàng 97 – Cát Quế – CH097 NH Nam HN : 577 350 000 đồng 136816 332.750.000 31/12 63/12 Cửa hàng 98 – An Khánh – CH098 NH Nam HN : 577 350 000 đồng 136816 95.000.000 31/12 64/12 Cửa hàng 96 – Đức Thượng – CH096 Séc: CTY UDIC 136816 500.000.000 31/12 128/12 Đại lý 18 (Nguyễn Thị Lâm) – TNDL18 Thu tiền bán xi măng 11112 32.380.000 31/12 129/12 Cửa hàng số 4 (Lương Thị Ngọc Thành) – TNCH04 Thu tiền bán xi măng 11112 133.000.000 ………………………………… Tổng phát sinh Nợ: 30.564.898.080 Tổng phát sinh Có: 25.615.533.975 Số dư nợ cuối kỳ : 53.352.706.352 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC Biểu số 2-9 Bảng cân đối số phát sinh công nợ tài khoản 13112-Phải thu tiền bán xi măng CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ Tài khoản: 13112 - Phải thu tiền bán xi măng Từ ngày: 01/10/2008 đến ngày: 31/12/2008 Stt Mã khách Tên khách Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ Dư nợ đầu kỳ Dư có đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Dư nợ cuối kỳ Dư có cuối kỳ 6 CH002 Cửa hàng 02 - Giáp Nhị 39.779.652 1.215.701.750 1.166.451.205 89.030.197 7 CH003 Cửa hàng 03 - Cổ Nhuế 134.307.340 148.115.000 120.900.000 161.522.340 8 CH004 Cửa hàng 04 - Bạch Văn Ngọ 253.450.000 134.000.000 119.450.000 9 CH005 Cửa hàng 05 - Nguyễn Thị Tơi 15.954.000 378.826.000 394.780.000 10 CH007 Cửa hàng 07 - Đờng Tam Chinh 56.313.500 649.740.000 672.000.000 34.053.500 11 CH008 Cửa hàng 08 - Cổ Nhuế 366.047.952 13.500.000 73.490.000 306.057.952 12 CH009 Cửa hàng 09 - Bạch Đằng 150.067.000 3.925.771.000 3.817.570.000 258.268.000 13 CH010 Cửa hàng 10 - Hạ Đình 100.515.365 660.773.500 634.145.000 127.143.865 14 CH014 Cửa hàng 14 - Minh Khai 423.352.650 1.887.613.000 1.543.000.000 767.965.650 15 CH016 Cửa hàng 16 - Lạc Long Quân 148.011.004 2.232.112.750 2.330.173.000 49.950.754 16 CH017 Cửa hàng 17 - Vĩnh Tuy 167.094.050 1.405.142.000 1.465.675.000 106.561.050 17 CH018 Cửa hàng 18 - Tân Khai 91.054.350 493.770.000 544.225.000 40.599.350 18 CH020 Cửa hàng 20 - Minh Khai 53.381.950 564.393.000 552.975.000 64.799.950 19 CH021 Cửa hàng 21 - Đường Láng 14.659.791 1.117.192.000 980.000.000 151.851.791 20 CH022 Cửa hàng 22 - Yên Sở 170.434.200 1.501.318.000 1.485.610.500 186.141.700 21 CH023 Cửa hàng 23 - Tương Mai 848.455.040 3.894.743.000 4.176.895.000 566.303.040 22 CH024 Cửa hàng 24 - An Dương 35.108.000 1.954.274.500 1.922.248.000 67.134.500 23 CH026 Cửa hàng 26 - Bắc Linh Đàm 259.341.600 479.772.100 676.071.600 63.042.100 24 CH027 Cửa hàng 27 - Vương Thừa Vũ 110.727.490 791.550.000 814.550.000 87.727.490 25 CH028 Cửa hàng 28 - Văn Điển 5.702.985 549.655.000 390.000.000 165.357.985 26 CH029 Cửa hàng 29 - Lương Đình Của 73.988.800 413.605.000 439.000.000 48.593.800 4 CH030 Của hàng 30 - Hoàng Văn Thái 188.625.950 1.188.465.500 1.200.017.000 177.074.450 27 CH032 Cửa hàng 32 - Láng Thượng 156.463.661 1.243.997.000 1.311.430.661 89.030.000 28 CH034 Cửa hàng 34 - Cầu Diễn 405.896.837 5.122.471.750 5.030.126.000 498.242.587 29 CH035 Cửa hàng 35 - Quan nhân 18.869.000 18.869.000 30 CH036 Cửa hàng 36 - Vĩnh Hưng 343.492.500 1.647.352.000 1.670.330.000 320.514.500 31 CH038 Cửa hàng 38 - Trung Tiền 258.584.300 1.128.474.000 1.278.200.000 108.858.300 32 CH040 Cửa hàng 40 - Cảng Thanh Trì 976.416.700 13.209.101.000 12.602.710.000 1.582.807.700 33 CH043 Cửa hàng 43 - Phú Diễn 524.797.416 524.798.000 584 34 CH044 Cửa hàng 44 - Chùa Bộc 226.664.121 1.809.857.900 827.531.000 1.208.991.021 35 CH045 Cửa hàng 45 - Định Công 71.289.932 618.715.000 610.000.000 80.004.932 36 CH046 Cửa hàng 46 - Long Biên 102.360.500 4.777.892.000 4.512.000.000 368.252.500 37 CH047 Cửa hàng 47 - Quỳnh Lôi 158.669.900 2.746.264.250 2.653.915.000 251.019.150 38 CH048 Cửa hàng 48 - Nguyễn Văn Cừ 173.387.500 1.897.585.000 1.973.093.000 97.879.500 39 CH049 Cửa hàng 49 - Tôn Thất Tùng 22.642.515 956.285.000 965.210.000 13.717.515 40 CH050 Cửa hàng 50 - Phú Thuỵ 387.891.000 9.448.144.000 9.402.058.000 433.977.000 41 CH052 Cửa hàng 52 - Minh Khai 80.337.850 4.102.158.000 4.100.701.000 81.794.850 42 CH053 Cửa hàng 53 - Thanh Trì 325.874.650 6.509.354.000 6.298.764.690 536.463.960 43 CH054 Cửa hàng 54 - Liên Hà 254.027.950 1.361.590.000 1.434.762.000 180.855.950 44 CH055 Cửa hàng 55 - Ngô Gia Tự 36.189.492 3.402.061.500 2.951.100.035 487.150.957 45 CH056 Cửa hàng 56 - Trường Chinh 229.327.627 2.143.201.250 2.173.844.000 198.684.877 46 CH057 Cửa hàng 57 - Giáp Tứ 32.649.267 1.052.151.000 1.087.800.000 2.999.733 47 CH058 Cửa hàng 58 - Phan Đình Giót 158.201.336 853.190.500 885.000.000 126.391.836 48 CH059 Cửa hàng 59 - Hồng Mai 400.107.350 7.786.501.000 7.328.000.000 858.608.350 49 CH061 Cửa hàng 61- Sóc Sơn 111.053.000 2.772.521.550 2.648.788.000 234.786.550 50 CH062 Cửa hàng 62 - Hoàng Hoa Thám 74.241.016 691.085.000 686.000.000 79.326.016 51 CH063 Cửa hàng 63 - Phủ Lỗ 585.468.450 2.526.678.150 2.371.579.000 740.567.600 52 CH064 Cửa hàng 64 - Thịnh Liệt 460.452.372 185.496.000 238.000.000 407.948.372 53 CH066 Cửa hàng 66 - Vĩnh Tuy 98.365.250 1.170.883.250 1.154.900.000 114.348.500 54 CH067 Cửa hàng 67 - Trung Kính 5.761.310 170.185.000 175.946.310 55 CH068 Cửa hàng 68 - Tân Mai 159.682.550 3.000.000 156.682.550 56 CH069 Cửa hàng 69 - Giải Phóng 121.895.407 676.001.000 640.411.000 157.485.407 57 CH071 Cửa hàng 71 - Xuân Đỉnh 3.467.542.540 4.289.442.500 5.471.539.500 2.285.445.540 58 CH072 Cửa hàng 72 - Vân Trì 566.093.950 1.954.233.000 1.732.688.400 787.638.550 59 CH073 Cửa hàng 73 - Xuân Đỉnh 179.720.205 1.173.396.000 1.188.000.000 165.116.205 60 CH074 Cửa hàng 74 - Mai Dịch 150.274.443 1.182.162.750 1.236.500.000 95.937.193 61 CH077 Cửa hàng 77 - Cầu Giấy 283.041.720 72.870.000 95.000.000 260.911.720 62 CH078 Cửa hàng 78 - Vĩnh Tuy 66.750.000 486.865.000 450.000.000 103.615.000 63 CH079 Cửa hàng 79 - Yên Thương 68.548.000 3.622.213.000 3.538.074.000 152.687.000 64 CH080 Cửa hàng 80 - Thuỵ Phương 271.293.000 651.575.000 660.395.000 262.473.000 65 CH081 Cửa hàng 81- Thái Thịnh 30.105.972 766.613.500 733.640.000 63.079.472 66 CH082 Cửa hàng 82 - Nam Hồng 141.959.750 3.455.900.750 3.399.538.000 198.322.500 67 CH084 Cửa hàng 84 - Cổ Loa 266.019.800 1.756.571.500 1.849.267.000 173.324.300 68 CH086 Cửa hàng 86 - Việt Hùng 95.306.950 1.900.398.000 1.919.105.000 76.599.950 69 CH088 Cửa hàng 88 - Linh Đàm 3.187.107.050 2.923.292.100 4.147.284.000 1.963.115.150 70 CH089 Cửa hàng 89 - Thanh Xuân 288.380.000 114.089.000 220.500.000 181.969.000 71 CH091 Cửa hàng 91 - Nguyễn An Ninh 197.895.295 981.067.500 1.136.806.000 42.156.795 72 CH092 Cửa hàng 92 - Dục Tú 122.880.250 1.635.413.500 1.678.187.000 80.106.750 73 CH093 Cửa hàng 93 - Ngã T Canh 410.357.124 2.242.059.850 2.336.829.000 315.587.974 5 CH094 Của hàng 94 -Chùa Thông 426.784.000 4.861.034.550 4.922.884.000 364.934.550 74 CH095 Cửa hàng 95 - Thuỵ Khuê 188.856.767 1.548.920.500 1.573.850.000 163.927.267 75 CH096 Cửa hàng 96 -Đức Thượng 1.113.758.200 10.587.138.950 11.293.026.000 407.871.150 76 CH097 Cửa hàng 97 -Cát Quế 1.212.535.400 11.786.949.650 12.452.452.000 547.033.050 77 CH098 Cửa hàng 98 - An khánh 93.773.050 523.719.000 526.170.000 91.322.050 78 CH099 Cửa hàng 99 - Đại Kim 1.241.062.400 2.698.618.500 1.522.168.000 2.417.512.900 98 DL106 Đại lý 106 - Cổ Nhuế 29.809.800 2.126.344.700 2.100.000.000 3.465.100 99 DL203 Đại lý 203 - Chương Dương 21.595.000 32.015.000 10.000.000 43.610.000 100 DL209 Đại lý 209 - Minh Khai 18.032.550 18.032.550 101 DL218 Đại lý 218 - Văn Điển 15.840.000 266.360.000 282.200.000 102 DL234 Đại lý 234 - Mai Đình 52.855.000 6.676.860.000 6.465.547.000 158.458.000 103 DL269 Đại lý 269 - Liên Mạc 162.260.250 146.454.000 208.000.000 100.714.250 104 DL275 Đại lý 275 - Long Biên 3.589.100 322.097.000 325.752.000 65.900 105 DL277 Đại lý 277 - Sài Đồng 6.204.100 2.432.881.300 2.430.672.000 8.413.400 106 DL278 Đại lý 278 - Định Công 86.380.000 1.379.972.950 1.416.155.000 50.197.950 107 DL291 Đại lý 291 - Xuân La 19.078.000 3.676.000 22.754.000 108 DL292 Đại lý 292 - Cảng Thanh Trì 10.782.950 1.975.452.300 1.976.000.000 10.235.250 109 DL296 Đại lý 296 - Mai Lâm 48.612.000 18.612.000 30.000.000 110 DL306 Đại lý 306 - Hồ Tùng Mậu 30.900.000 30.900.000 111 DL318 Đại lý 318 - Liên Ninh 15.000.000 753.595.000 753.595.000 15.000.000 112 DL319 Đại lý 319 - Bạch Đằng 12.347.300 12.347.300 113 DL323 Đại lý 323 - Thường Tín 259.998.170 7.018.925.000 6.960.000.000 318.923.170 114 DL325 Đại lý 325 - Thịnh Cường 48.446.000 48.446.000 115 DL333 Đại lý 333 - Lê Trong Tấn 2.210.833.220 7.856.409.400 8.615.000.000 1.452.242.620 116 DL334 Đại lý 334 - Kim Chung 32.910.750 717.126.000 750.036.750 117 DL343 Đại lý 343 - Đức Giang 1.237.191.550 1.237.191.550 118 DL345 Đại lý 345 - Công ty CP Tập đoàn G27 200 1.738.416.750 1.738.417.500 950 119 DL354 Đại lý 354 - Cầu Lủ 796.917.250 11.636.509.800 10.965.000.000 1.468.427.050 120 DL355 Đại lý 355 - Thượng Thanh 298.500 155.450.000 156.978.500 1.230.000 121 DL356 Đại lý 356 - Phú Diễn 59.379.350 945.656.600 921.935.000 83.100.950 122 DL357 Đại lý 357 - Trung Giã 161.200.000 1.318.860.000 1.357.585.000 122.475.000 123 DL358 Đại lý 358 - Kim Giang 30.000.000 414.830.000 414.830.000 30.000.000 124 DL401 Đại lý 401 - Đông Ngạc 35.840.400 756.551.000 720.000.000 710.600 125 DL402 Đại lý 402 - Đường Bởi 182.781.000 332.189.000 500.000.000 14.970.000 126 DL403 Đại lý 403 - Dục Nội 29.477.250 62.772.000 63.810.000 28.439.250 127 DL405 Đại lý 405 - Xuân Hoàng 608.122.250 5.389.240.000 5.620.000.000 377.362.250 79 HD01 HD01-Cty TNHH DVTM & hoá chất Kim châu 2.480.595.860 3.031.848.700 3.180.000.000 2.332.444.560 80 HD02 HD02-CTy Cổ phần Minh hoàng 337.231.965 1.056.198.500 1.160.000.000 233.430.465 81 HD03 HD03-Cty XD công trình hàng không ACC 994.509.400 682.588.000 311.921.400 82 HD04 HD04-Cty CP MCO Việt Nam 60.210.000 306.475.000 266.740.000 20.475.000 83 HD05 HD05-XN cảng & KD VLXD - TCTy Thành an 833.336.550 2.029.363.600 1.850.000.000 1.012.700.150 84 HD06 HD06- CTy CP PT công trình TM DHL 15.043.000 15.043.000 3 HD07 Công ty CP Xây dựng & Phát triển Cơ sở Hạ tầng 31.637.460 31.637.460 2 HD09 Công ty CP XD số 11 502.228.000 103.150.400 399.077.600 85 HD12 HD12-CTy TNHH Thành tiến 3.978.698.400 1.600.000.000 2.378.698.400 86 HD15 HD15-Cty TNHH TM và XD Đức Trung 332.621.350 1.883.260.000 1.890.000.000 325.881.350 87 HD16 HD16-Cty CP ĐT & bê tông Thịnh liệt 862.056.180 3.507.929.500 2.948.485.740 1.421.499.940 88 HD17 HD17-CTy CPTM An Châu(HĐ24-88LĐ) 591.524.000 2.434.455.000 2.285.000.000 740.979.000 89 HD19 HD19-CTyCPXDsố4T.Long(HĐ17-26BLĐ) 474.207.350 506.180.000 696.576.395 283.810.955 90 HD20 HD20-CTyCPVLXDsông Đáy(HĐ30-26BLĐ) 343.858.005 1.604.751.400 996.882.655 951.726.750 91 HD21 HD21 - Cty CP KDoanh Vật t & XD 53.725.000 82.020.000 53.725.000 82.020.000 92 HD22 HD22-CTyTNHHXNKXD&TMVN 1.640.584.100 1.640.584.100 93 HD23 HD23-CTy Quang Vinh (HĐ 278) 1.014.576.000 2.138.880.000 2.260.565.000 892.891.000 94 HD24 HD24-XN SX&KD VLXD (HUD) (HĐ303) 1.237.737.600 2.642.473.200 3.007.186.800 873.024.000 95 HD25 HD25-CTy CPTM Hải Hà 225.000 326.250.000 253.350.000 73.125.000 96 HD26 HD26-CTy TNHH Thành Nam Phương (HĐ313-26/9/08) 133.920.000 133.920.000 1 HD27 CTy TNHH TM VT du lịch Nhật thảo 1.669.306.800 629.000.000 1.040.306.800 97 HNKS Khách sạn FORTURA Hà Nội 3.760.000 3.760.000 Tổng cộng: 43.534.060.104 178.715.400 247.537.719.750 247.180.967.191 43.744.094.530 31.997.267 KẾ TOÁN TRƯỞNG Ngày 31 tháng 12 năm 2008 (Ký, họ tên) NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) 2.2.3.1. Sổ kế toán chi tiết đối với nghiệp vụ thanh toán với người mua Phòng tiêu thụ của Công ty có nhiệm vụ theo dõi chi tiết tình hình xuất xi măng trong Nhật ký bán hàng. Kế toán hàng bán theo dõi chi tiết tình hình xuất kho bán hàng và theo dõi trên Sổ chi tiết tài khoản 131, chi tiết cho từng đối tượng công nợ. Số liệu của kế toán thanh toán với người mua tại Công ty là số liệu tổng hợp phát sinh tại văn phòng công ty hoặc từ các trung tâm, chi nhánh và được phản ánh trên Sổ tổng hợp tài khoản 131 hoặc Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131. Định kỳ cuối tháng, phần mềm kế toán trên máy tính sẽ lấy số liệu từ sổ này để vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái tài khoản 131. Sau đây là mẫu sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu khách hàng của Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Biểu số 2-10 Sổ chi tiết tài khoản 131-Phải thu khách hàng CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XI MĂNG SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131 – Phải thu khách hàng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ứ Số phát sinh Ngày SỐ Nợ CÓ 12/31/2008 59/12 Cửa hàng 97 -Cát Quế - CH097 NH Nam HN 136816 5,630,000 12/31/2008 60/12 Của hàng 94 -Chùa Thông - CH094 NH NAM HN : 577 350 000,đ 136816 99,600,000 12/31/2008 61/12 Cửa hàng 96 -Đức Thượng - CH096 NH NAM HN : 577 350 000,đ 136816 50,000,000 12/31/2008 62/12 Cửa hàng 97 -Cát Quế - CH097 NH NAM HN : 577 350 000,đ 136816 332,750,000 12/31/2008 63/12 Cửa hàng 98 - An khánh - CH098 NH NAM HN : 577 350 000,đ 136816 95,000,000 12/31/2008 64/12 Cửa hàng 96 -Đức Thượng - CH096 Séc : CTY UDIC 136816 500,000,000 12/31/2008 65/12 Cửa hàng 97 -Cát Quế - CH097 Séc : CTY UDIC 136816 500,000,000 12/31/2008 TM12/294 Đại lý 343 - Đức Giang - DL343 Nộp tiền xi măng 11111 126,131,600 12/31/2008 TM12/295 Cửa hàng 84 - Cổ Loa - CH084 Nộp tiền xi măng cho CH 84 Cổ Loa 11111 162,850,000 12/31/2008 TM12/298 Cửa hàng 50 - Phú Thuỵ - CH050 Nộp tiền xi măng cho CH 50 Phú Thuỵ 11111 29,595,000 12/31/2008 TM12/301 Cửa hàng 88 - Linh Đàm - CH088 Nộp tiền xi măng 11111 100,000,000 12/31/2008 TG12687 Cửa hàng 74 - Mai Dịch - CH074 Tiền XM nộp ngân hàng - CH074 11211TC 20,000,000 12/31/2008 TG12688 Cửa hàng 22 - Yên Sở - CH022 Tiền XM nộp ngân hàng - CH022 11211TC 80,000,000 12/31/2008 TG12689 Cửa hàng 55 - Ngô Gia Tự - CH055 Tiền XM nộp ngân hàng - CH055 11211TC 50,000,000 12/31/2008 TG12690 Cửa hàng 46 - Long Biên - CH046 Tiền XM nộp ngân hàng - CH046 11211TC 200,000,000 12/31/2008 TG12691 Của hàng 30 - Hoàng Văn Thái - CH030 Tiền XM nộp ngân hàng - CH030 11211TC 10,000,000 12/31/2008 TG12692 Cửa hàng 34 - Cầu Diễn - CH034 Tiền XM nộp ngân hàng - CH034 11211TC 70,000,000 12/31/2008 TGNA12157 HD02-CTy Cổ phần Minh hoàng - HD02 HD02- Cty CP Minh Hoàng 112117 150,000,000 12/31/2008 TGNA12159 HD16-Cty CP ĐT & bê tông Thịnh liệt - HD16 HD16 - Cty CP ĐT & bê tông Thịnh Liệt 112117 200,000,000 12/31/2008 TGNA12160 Cửa hàng 69 - Giải Phóng - CH069 Cty CP XLắp GTCC 112117 20,000,000 12/31/2008 TGNA12163 Đại lý 401 - Đông Ngạc - DL401 DL401- Tiền XM nộp ngân hàng 112117 100,000,000 12/31/2008 TGNA12164 Cửa hàng 28 - Văn Điển - CH028 Tiền XM nộp ngân hàng - CH028 112117 75,000,000 12/31/2008 TGNA12165 Cửa hàng 40 - Cảng Thanh Trì - CH040 Tiền XM nộp ngân hàng - CH040 112117 30,300,000 12/31/2008 22791 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51111 38,409,100 12/31/2008 22791 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 3,840,900 12/31/2008 22792 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51114 2,857,150 12/31/2008 22792 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 142,850 12/31/2008 22793 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51111 11,522,730 12/31/2008 22793 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 1,152,270 12/31/2008 22794 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51114 857,145 12/31/2008 22794 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 42,855 12/31/2008 22795 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51111 49,816,603 12/31/2008 22795 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 4,981,647 12/31/2008 22796 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 51114 3,705,724 12/31/2008 22796 Cửa hàng 82 - Nam Hồng - CH082 333111 185,276 12/31/2008 22798 Cửa hàng 63 - Phủ Lỗ - CH063 51114 1,257,146 12/31/2008 22798 Cửa hàng 63 - Phủ Lỗ - CH063 333111 62,854 12/31/2008 22799 Cửa hàng 84 - Cổ Loa - CH084 51111 30,727,280 12/31/2008 22799 Cửa hàng 84 - Cổ Loa - CH084 333111 3,072,720 12/31/2008 22800 Cửa hàng 84 - Cổ Loa - CH084 51114 2,019,040 12/31/2008 22800 Cửa hàng 84 - Cổ Loa - CH084 333111 100,960 ………………………………… Phần III. Đánh giá và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tình hình công tác thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 3.1. Những ưu, nhược điểm trong kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Trong những năm vừa qua, cùng với sự nổ lực, phấn đấu không ngừng của cán bộ, công nhân viên, bộ phận kế toán thanh toán trong Công ty đã gặt hái được một số thành công nhất định, tuy nhiên cũng có một số khó khăn đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của Công ty. 3.1.1. Ưu điểm Trong quá trình tìm hiểu công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng em nhận thấy kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty đã đảm bảo được yêu cầu trong hạch toán kế toán theo quy định chung của Nhà nước, của Bộ Tài chính và đồng thời cũng phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động kinh doanh của Công ty. Phòng tài chính kế toán với chức năng thực hiện công tác kế toán tài chính của Công ty đã không ngừng đổi biến cả về cơ cấu lẫn phương pháp làm việc, do đó từng bước được hoàn thiện nhằm cung cấp những thông tin tài chính chính xác để các cấp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn về quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng luôn mau chóng hoà hợp với hệ thống kế toán mới, đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa các bộ phận có liên quan. - Sự phân công nhiệm vụ cho từng đối tượng lao động trong phòng kế toán là hết sức khoa học, hợp lý, vừa đủ. Thể hiện ở chỗ, trong phòng đã có sự phân công từng phần hành cho từng nhân viên kế toán đảm nhiệm do đó không xảy ra tình trạng không có việc làm hay dư thừa lao động. Sự phân công này cho thấy kế toán thanh toán phù hợp với trình độ năng lực của mình và do đó đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, hầu hết những kế toán viên đều có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, có trình độ cao đẳng trở lên, có kinh nghiệm công tác, luôn tuân thủ nguyên tắc hạch toán và luôn cập nhật thông tư, chế độ kế toán mới của Bộ tài chính trong công tác kế toán, đồng thời luôn bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại Công ty và chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty. Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Thương mại xi măng luôn tạo điều kiện cho các kế toán viên học tập để nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn. - Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một công ty lớn, đối tượng mua, bán là nhiều nên để theo dõi để thuận lợi và dễ dàng hơn trong công việc, bộ phận kế toán đã tách riêng trong việc theo dõi các khoản phải thu và theo dõi các khoản phải trả thành: kế toán hàng mua và kế toán hàng bán. - Kế toán thanh toán ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác tình hình kinh doanh của Công ty. Công tác lập báo cáo định kỳ cuối tháng, quý, năm theo chỉ tiêu, số lượng và giá trị, luôn cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho nhà quản trị. Căn cứ vào việc ghi chép đúng số lượng hàng hóa mua vào, bán ra mà bộ phận kinh doanh có các phương án kinh doanh cụ thể: như kì tới sẽ nhập bao nhiêu hàng xi măng, số lượng xi măng mua kì tới là bao nhiêu; tránh tình trạng mua nhiều để lâu trong kho hàng hóa. Có thể nói, kế toán thanh toán đã làm tốt nhiệm vụ của mình và giúp lãnh đạo Công ty có quyết định đúng đắn kịp thời trong các phương án kinh doanh. Bộ máy kế toán luôn biết tiếp thu, lắng nghe ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty cũng như các cấp quản lý và xứng đáng là một bộ phận tham mưu và là một công cụ quản lý kinh tế của Công ty. - Chứng từ hạch toán ban đầu được hạch toán nghiêm chỉnh và sắp xếp theo trình tự có khoa học. Chứng từ hạch toán trong Công ty vừa đảm bảo tính hợp pháp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ kế toán do Nhà nước ban hành. Việc luân chuyển và bảo quản chứng từ liên quan đến công tác kế toán thanh toán có trình tự, các chứng từ gốc đến báo cáo tổng hợp cuối tháng được sắp xếp, phân loại đánh giá, kiểm tra, giám sát của các bộ phận liên quan và phòng kế toán. Chứng từ được bảo quản và lưu trữ an toàn tại kho, hệ thống chứng từ vảo quản phân loại theo quý, theo năm rất thuận tiện trong kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu. Hơn nữa, kế toán trưởng trong Công ty thường xuyên kiểm tra, giám sát để nhằm xác định tính có thật của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đảm bảo mọi nghiệp vụ diễn ra đều đã được phê chuẩn đúng bởi những người có thẩm quyền; từ đó xác định rõ và tăng cường trách nhiệm của những người có liên quan. Do đó, Công ty có một quy trình thanh toán chặt chẽ và có căn cứ hợp lý. - Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển sổ hợp lý, khoa học trên cơ sở vận dụng một cách sáng tạo chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với khả năng trình độ của kế toán thanh toán tại Công ty. Các sổ sách kế toán: Nhật ký chung, Sổ Cái, Báo cáo kế toán, Sổ chi tiết,… được lập một cách hệ thống, trung thực, hợp lý, hiệu quả thông qua chương trình kế toán máy của Công ty. Trong công tác kế toán công nợ, kế toán của Công ty có những sáng tạo, linh hoạt trong quản lý chứng từ, quản lý tình hình công nợ và luôn đề xuất những phương thức thanh toán phù hợp với khách hàng và nhà cung cấp... Chính điều này góp phần tạo nên thành công chung của công tác kế toán tại Công ty trong những năm vừa qua. Việc phối hợp theo dõi công nợ phải thu giữa phòng kế toán và cửa hàng được phối hợp khá nhịp nhàng, trong đó nhờ trách nhiệm quản lý công nợ được quy định rõ cho từng bộ phận (phòng kế toán Công ty đôn đốc thu nợ của cửa hàng, cửa hàng đôn đốc thu nợ của từng khách hàng) nên việc thu hồi nợ được thực hiện khá kịp thời. - Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, Công ty đã tiến hành mở những tài khoản chi tiết cho các tài khoản 331 và tài khoản 131. Các tài khoản này được Công ty mở chi tiết đối với doanh nghiệp nội bộ trong Tổng Công ty và chi tiết mã khách cho các tiểu khoản đó. Việc chi tiết các tài khoản thanh toán trên giúp cho kế toán thanh toán theo dõi hoạt động kinh doanh của Công ty một cách cụ thể đối với từng đối tượng khách hàng, từng người bán xi măng. Điều này cũng giúp cho nhà quản lý theo dõi được các đối tượng công nợ của Công ty và có hoạt động kinh doanh cụ thể đối với từng đối tượng. - Hiện tại, Công ty đang sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phù hợp với bộ máy kế toán và việc ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán của Công ty. Việc sử dụng phần mềm kế toán vào tập hợp và xử lý chứng từ đã giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán đảm bảo tính khách quan, chính xác và thời gian trong cung cấp số liệu và thông tin liên quan. - Vấn đề công nợ phải thu khách hàng được Công ty tổ chức theo dõi và quản lý khá chặt chẽ theo một quy trình thống nhất, từ việc xét duyệt bán hàng cho đến công tác thu hồi nợ. Theo một quy trình này các bộ phận, các cá nhân có chức năng và nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều phối hợp với nhau để theo dõi, quản lý tốt các khoản nợ. Cho nên trong những năm qua công tác quản lý các khoản phải thu cuả Công ty là tốt, việc thanh toán với người mua, người bán luôn theo kế hoạch đề ra và thường không để xảy ra tình trạng nợ khó đòi xảy ra. - Truyền thống và uy tín nhiều năm trong kinh doanh của Công ty vẫn được duy trì phát huy tiếp tục cũng cố và nâng cao. Nhiều bạn hàng truyền thống và bạn hàng mới muốn hợp tác với Công ty nên công tác bán hàng luôn hoạt động với năng suất cao. - Măc dù gặp không ít những khó khăn thách thức khi nước ta hội nhập vào WTO nhưng Công ty đã liên tục hoạt động có hiệu quả, bảo toàn và phát triển được vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, người lao động có thu nhập ổn định. Đó là nhờ vào công tác quản lý theo dõi chặt chẽ của kế toán thanh toán về các khoản công nợ trong Công ty, đảm bảo thu hồi nợ, giúp Công ty luôn thanh toán kịp thời với Nhà nước và công nhân viên. 3.1.2. Nhược điểm Tuy đạt được những thành công như trên, song Công ty cổ phần Thương mại xi măng vẫn tồn tại những hạn chế nhất định về công tác hạch toán và tình hình thanh toán. Sau đây là một số nhược điểm còn tồn tại tại Công ty: - Thứ nhất: Về công tác hạch toán: + Hiện tại, Công ty theo dõi khoản phải thu khách hàng trên Sổ chi tiết tài khoản 131 theo từng đối tượng khách hàng nhưng chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thu hồi của các khoản nợ này, do vậy ảnh hưởng đến công tác thu hồi nợ phải thu khách hàng. Đồng thời, Công ty cũng chưa phân loại nợ phải thu khách hàng và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng khách hàng để thuận tiện trong công tác quản lý. + Đối với khoản phải trả, Công ty cũng chỉ theo dõi các khoản phải trả trên Sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng đối tượng nhà cung cấp mà chưa phản ánh được thời hạn nợ cũng như thời gian thanh toán cho nên sẽ ảnh hưởng đến công tác thanh toán các khoản nợ đến hạn làm giảm uy tín của Công ty. Công ty cũng chưa phân loại nợ phải trả người bán và bảng kê thời hạn của các khoản nợ tương ứng với từng nhà cung cấp. - Thứ hai: Về công tác thanh toán: + Hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần Thương mại xi măng là rất rộng trên 15 tỉnh thành phía Bắc, Công ty thu mua xi măng của sáu công ty sản xuất xi măng ở các tỉnh như Thanh Hóa, Ninh Bình, Hải Phòng,...Với địa bàn hoạt động rộng lớn nên việc vận chuyển xi măng là rất đa dạng. Quá trình mua bán xi măng tại các điểm đầu mối là phân tán nên hầu hết các chứng từ hoá đơn tập hợp cước vận chuyển đều chậm so với thời gian quy định của Công ty. Vì thế, việc thanh toán dự chi cước vận tải trong mỗi kỳ lập báo cáo quyết toán của Công ty vẫn phải diễn ra sau thời gian nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Công ty đã có rất nhiều biện pháp chỉ đạo trong công tác quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ, theo dõi công nợ,… nhưng ở một số chi nhánh, trung tâm do chưa ý thức được sâu sắc công tác này nên việc điều hành quản lý ở một số trung tâm, chi nhánh là chưa đạt được yêu cầu đề ra. + Do ảnh hưởng khách quan, diễn biến thời tiết thất thường như hạn hán, lũ lụt,… nên Công ty phải áp dụng một số chính sách hỗ trợ các công tác vận chuyển. Chính sách này nhằm khuyến khích đơn vị vận chuyển hàng hóa tăng khả năng tiếp nhận từ nơi sản xuất về địa bàn Công ty khi có diễn biến thất thường của thời tiết xảy ra. Vì thế, chính sách giá cước phí vận tải hàng tháng không đồng nhất làm ảnh hưởng tới công tác ghi vào sổ của kế toán thanh toán. Đồng thời cũng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn của kế toán phải thực sự giỏi để theo dõi kịp thời, phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Mặt hàng xi măng là mặt hàng có nhu cầu sử dụng nhiều trong dân cư, hàng ngày tại các cửa hàng của Công ty diễn ra rất nhiều nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Do đó, tại các cửa hàng phát sinh thanh toán lượng lớn tiền mặt không qua hệ thống ngân hàng. Việc thu nộp tiền giữa các cửa hàng trong Công ty cũng rất khó khăn và phức tạp, chưa đạt theo yêu cầu đề ra. Vì vậy làm gây ảnh hưởng tới công tác kế toán thanh toán, làm chậm công tác ghi sổ các nghiệp vụ có liên quan. - Thứ ba: Hầu hết các chứng từ nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng đều thông qua lập séc chuyển khoản, séc bảo chi. Quá trình séc chuyển khoản giao dịch giữa các ngân hàng thường thường lâu và tiền bán hàng của Công ty phải theo dõi trong thời gian dài. Việc tiền từ ngân hàng gửi về tài khoản của Công ty chậm đã làm ảnh hưởng tới việc ghi nhận doanh thu của kế toán viên. - Thứ tư: Hơn nữa, trong một số chứng từ là các hoá đơn giá trị gia tăng của Công ty còn chưa ghi đầy đủ các yếu tố thông tin. Cụ thể ở biểu số 2-7: Hoá đơn giá trị gia tăng (Liên 1: Lưu) nhân viên kế toán chưa ghi đầy đủ các thông tin sau: + Tên đơn vị bán hàng, địa chỉ, Số tài khoản, mã số thuế. + Người mua hàng chưa kí và ghi rõ họ tên. Hoá đơn này tuy có dấu đỏ của Công ty nhưng thực sự là chưa đạt yêu cầu hoàn toàn. - Thứ năm: Hiện nay Công ty tuy đã áp dụng hình thức kế toán máy vào trong công việc nhưng phần mềm này cũng đã bộc lộ một số nhược điểm. Phần mềm thi thoảng xuất hiện virut gây khó khăn trong quá trình nhập số liệu của nhân viên kế toán. Vì vậy, kế toán thanh toán tại Công ty phải thường xuyên cập nhập các chương trình diệt virus để đảm bảo cho công tác theo dõi công nợ của mình. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau: - Thứ nhất: Về công tác bán hàng: + Công ty cần có những biện pháp nâng cao chất lượng quản lý tới các chi nhánh, cửa hàng để đảm bảo việc thu tiền của các cửa hàng là kịp thời, nhanh chóng giúp cho kế toán phản ánh kịp thời vào sổ sách kế toán của Công ty. + Khuyến khích khách hàng thanh toán nợ đúng hạn, không để kéo dài khoản nợ để giảm kỳ thu tiền bình quân và tăng vòng quay khoản phải thu. Khi đó khả năng thanh toán của Công ty sẽ cao hơn, tình hình tài chính của Công ty sẽ được đảm bảo hơn. Công ty không nên để những khoản nợ kéo dài nếu không Công ty sẽ phải chịu một chi phí cơ hội do chưa thu được nợ và đưa vốn đó vào chi phí kinh doanh. + Với những khách hàng có quan hệ lâu năm với Công ty và có uy tín trong thanh toán nợ, Công ty nên kéo dài thời hạn thanh toán và số nợ lớn hơn so với những khách hàng khác. Công ty nên tăng thời hạn thanh toán, cụ thể: hiện tại Công ty cho thanh toán chậm trong vòng 25 ngày thì Công ty có thể tăng thêm thời hạn thanh toán để những khách hàng ở xa có thể thanh toán đúng hạn nhằm bảo đảm Công ty có thể thu hồi nợ, khi đó khoản tiền hàng thu về được đảm bảo. Đồng thời quan hệ bạn hàng trong kinh doanh được giữ vững cũng như thu hút được nhiều khách hàng do đó doanh thu bán hàng tăng thêm. Và đối với những khách hàng mới ký kết hợp đồng lần đầu thì Công ty cần tìm hiểu tài chính và có phương thức đảm bảo thanh toán như thế chấp, ký cược,…nhằm hạn chế rủi ro do không thu hồi được nợ. + Hiện tại, Công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu cho những khách hàng mua với số lượng lớn và trả tiền trước thời hạn. Tuy nhiên trên thị trường hiện nay có đang xuất hiện nhiều sản phẩm xi măng của các đối thủ cạnh tranh với Công ty, vì vậy Công ty có thể kiến nghị với Tổng công ty áp dụng thêm hình thức chiết khấu, ưu đãi với khách hàng mua nhiều, khách hàng quen thuộc nhằm tạo uy tín và tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác. Thứ hai: Về công tác mua hàng: + Bên cạnh việc quản lý các khoản thu khách hàng, việc quản lý các khoản phải trả nhà cung cấp cũng có tầm quan trọng rất lớn. Quản lý các khoản phải trả chính là những giải pháp nhằm chiếm dụng tối đa, hợp lý vốn của các tổ chức để trong quá trình kinh doanh không thiếu vốn. Đồng thời thanh toán những khoản nợ với người bán sẽ đảm bảo uy tín trong kinh doanh của Công ty. Do đó, Công ty phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản còn nợ và các khoản đã thanh toán, theo dõi thời hạn thanh toán để biết xem những khoản nợ nào đến hạn phải thanh toán gấp, những khoản nợ nào có thể kéo dài thời hạn để chủ động trong thanh toán và vận dụng số tiền bổ sung vào thanh toán những khoản nợ đến hạn. Vì hiện tại Công ty chưa theo dõi khoản nợ phải trả theo thời hạn thanh toán mà chỉ theo dõi số tiền nợ. + Đối với những nhà cung cấp vừa là khách hàng của Công ty, nhằm giảm giá trị các khoản phải trả và những khoản phải thu của họ Công ty nên thực hiện trao đổi trong trường hợp cần thiết. - Thứ ba: Về vấn đề công tác thu thập chứng từ + Công ty cổ phần Thương mại xi măng cần có những biện pháp chỉ đạo chặt chẽ hơn nữa trong công tác quản lý hàng đi đường, luân chuyển chứng từ, theo dõi công nợ,… ở một số chi nhánh, trung tâm. Việc tập hợp đầy đủ chứng từ về bộ phận kế toán sẽ giúp cho kế toán phản ánh đúng, kịp thời về số lượng, chất lượng, cước phí mua hàng, giá mua, thuế trên hệ thống sổ sách thích hợp. Đồng thời giúp cho nhà quản lý kịp thời đề ra được các phương án kinh doanh hiệu quả cho Công ty. + Công ty phải thường xuyên cập nhập thông tin thời tiết để có thể đảm bảo công tác vận chuyển hàng hóa bảo đảm, đúng thời gian đề ra. Từ đó, giúp nhà quản lý đưa ra được các quyết định đúng đắn khi mà giá cước phí thay đổi. + Công ty cần kiểm tra thật kỹ lưỡng đối với các hoá đơn chứng từ khi xuất bán xi măng, tránh tình trạng thông tin trên hoá đơn không ghi hết như đối với hóa đơn bán hàng ở biểu số 2-7. Hóa đơn giá trị gia tăng (Liên 1: Lưu). Cần phải ghi đầy đủ thông tin: - Tên đơn vị bán hàng, địa chỉ, Số tài khoản, mã số thuế. - Người mua hàng phải kí và ghi rõ họ tên đầy đủ. - Người bán hàng phải kí và ghi rõ họ tên đầy đủ - Hoá đơn phải có dấu đỏ của Công ty đầy đủ. Nhà quản lý cần nhắc nhở các nhân viên kế toán làm tốt khâu lập hoá đơn bán hàng, đồng thời kế toán cũng phải nghiêm túc chấp hành theo quy định trong việc lập và xuất hoá đơn, cố gắng không để xảy ra việc hoá đơn ghi thiếu như trên. - Thứ tư: Công ty cần tổ chức nhiều các buổi bồi dưỡng nghiệp vụ về kế toán, các buổi nói chuyện với những người có trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao đối với các nhân viên kế toán chung. Thông qua những buổi giao lưu này, mọi người có thể chia sẻ những kinh nghiệm nghề nghiệp cho nhau và có thêm những kiến thức phù hợp với các quy định của Nhà nước mới ban hành. Định kỳ, Công ty tổ chức chương trình kiểm tra nghiệp vụ, đánh giá năng lực trình độ của các nhân viên trong bộ phận kế toán. Đối với những nhân viên xuất sắc Công ty có thể có chính sách khen thưởng khuyến khích động viên, đối với nhân viên chưa đạt yêu cầu thì tìm hiểu nguyên nhân và có biện pháp áp dụng đối với nhân viên đó như: yêu cầu nghỉ việc hoặc cho học thêm một lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ,… - Thứ năm: Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đang chuẩn bị thử nghiệm áp dụng phần mềm kế toán mới. Nếu phần mềm này hoạt động tốt, phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh của Công ty thì nó sẽ được chính thức sử dụng. Vì vậy, kế toán cần phải thường xuyên theo dõi mọi nghiệp vụ trong máy, tránh tình trạng có virus xuất hiện làm hỏng dữ liệu Công ty. - Thứ sáu: Cuối tháng, quý, năm các nhân viên kế toán thanh toán trong Công ty cổ phần Thương mại xi măng phải thực hiện lập nhiều báo cáo tài chính. Vì vậy, để nâng cao năng suất lao động trong công việc Công ty nên có những biện pháp khuyến khích động viên tinh thần làm việc cho nhân viên như: tổ chức các phong trào thi đua nhân viên làm tốt sẽ được thưởng xứng đáng,… - Thứ bẩy: Công ty cũng phải không ngừng hiện đại hóa phương pháp quản lý, cập nhật nhanh thông tin giữ nghiêm tính kỷ luật của chế độ báo cáo thường xuyên và định kỳ thông tin đề làm cơ sở ra quyết định chính xác, kịp thời, tránh tình trạng chồng chéo và thông tin không phù hợp với quy định của Nhà nước. KẾT LUẬN Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tình hình thanh toán nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán thanh toán của Công ty cổ phần Thương mại xi măng là việc tất yếu. Qua nghiên cứu tổng quan tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã giúp em có cái nhìn toàn diện và đầy đủ hơn về một doanh nghiệp Nhà nước điển hình trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng. Thực tập tại phòng kế toán công ty sẽ giúp em hiểu kỹ hơn công tác kế toán giữa kiến thức đã học ở nhà trường với thực tế ngoài xã hội. Tuy thời gian nghiên cứu, tìm hiểu về Công ty cổ phần Thương mại xi măng chưa lâu, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Em xin chân thành cảm ơn các cô, chú nhân viên trong Công ty đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Ths. Đặng Thị Thuý Hằng đã giúp em hoàn thành bài chuyên đề thực tập chuyên ngành này. MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BXD: Bộ xây dựng CCDC: Công cụ dụng cụ CP: Cổ phần Cty BIS: Công ty xi măng Bỉm Sơn Cty BUS: Công ty xi măng Bút Sơn Cty HM: Công ty xi măng Hoàng Mai Cty HP: Công ty xi măng Hải Phòng Cty HT: Công ty xi măng Hoàng Thạch Cty TĐ: Công ty xi măng Tam Điệp ĐS: Đường sắt ĐTTC: Đầu tư tài chính GTGT: Giá trị gia tăng HĐ: Hóa đơn HĐQT: Hội đồng quản trị HĐTC: Hoạt động tài chính HN: Hà Nội KP: Kinh phí KT: Kế toán LNTT: Lợi nhuận trước thuế NXB: Nhà xuất bản PGS: Phó giáo sư TS: Tiến sĩ QĐ: Quyết định QLDN: Quản lý doanh nghiệp TCLĐ: Tổng cục liên đoàn TCTy: Tổng Công ty TĐ tiền: Tương đương tiền TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TS: Tài sản TSCĐ: Tài sản cố định VC: Vận chuyển VCXM: Vận chuyển xi măng XDCB – SCL: Xây dựng cơ bản – sửa chữa lớn XDCBDD: Xây dựng cơ bản dở dang. DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 1-1: Bảng cân đối kế toán năm 2005, 2006, 2007 của Công ty: 7 Bảng 1-2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005, 2006, 2007.. 9 Biểu số 2-1: Hoá đơn Giá trị gia tăng (Liên 2: Khách hàng) 37 Biểu số 2-2: Sổ Nhật ký chung 39 Biểu số 2-3: Sổ cái Tài khoản 331 - Phải trả người bán 41 Biểu số 2-4: Bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 3311 - Phải trả các DN trong nội bộ TCty 43 Biểu số 2-5: Bảng cân đối phát sinh công nợ TK 33115 - Phải trả cước VCXM đường sắt 44 Biểu số 2-6: Sổ chi tiết Tài khoản 33111-Phải trả các DN trong nội bộ TCty 46 Biểu số 2-7: Hoá đơn Giá trị gia tăng (Liên 1: Lưu) 56 Biểu số 2-8: Sổ Cái tài khoản 131 – Phải thu khách hàng 58 Biểu số 2-9: Bảng cân đối số phát sinh công nợ tài khoản 13112-Phải thu tiền bán xi măng 59 Biểu số 2-10: Sổ chi tiết Tài khoản 33111-Phải trả các DN trong nội bộ TCty 65 Sơ đồ 1-1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần thương mại xi măng ..11 Sơ đồ 1-2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty 19 Sơ đồ 1-3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 26 Sơ đồ 1-4: Trình tự ghi sổ kế toán theo phần mềm SAS 28 Sơ đồ 2-1: Quy trình luân chuyển sổ kế toán thanh toán với người bán 35 Sơ đồ 2-2: Quy trình luân chuyển sổ kế toán thanh toán với người mua.. 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tài chính Công ty cổ phần Thương mại xi măng các năm 2005, 2006, 2007, 2008. Bộ Tài chính, 2006. Chế độ kế toán doanh nghiệp - Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, Hướng dẫn ghi sổ kế toán. Hà Nội: NXB Tài chính. Bộ Tài chính, 20/3/2006, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty cổ phần Thương mại xi măng. Luận văn tốt nghiệp khoa Kế toán các năm. PGS.TS. Đặng Thị Loan, 2006. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp. Hà Nội: NXB Đại học Kinh tế Quốc dân. TS. Phan Đức Dũng, 2007, Kế toán tài chính – Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: NXB Thống kê.