Chuyên đề Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM

ty có những bộ phận chính sau: + Xưởng Điện tử: Chuyên sản xuất sản phẩm Đèn giao thông - sản phẩm truyền thống của Công ty . + Xưởng Composite: Chuyên sản xuất sản phẩm Cột Composite. Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Đèn giao thông của Xưởng Điện tử Nguyên vật liệu Gia công cơ khí Kiểm tra sơ bộ Rửa mạch KCS Lắp ráp Thành Phẩm Sơ đồ 2: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Cột Composite của Xưởng Composite Nguyên vật liệu đầu vào Kiểm tra nguyên liệu đầu vào Thiết kế khuôn mẫu để sản xuất Chế tạo khuôn Xây dựng công thức chuẩn cho sản phẩm cột đèn và vỏ đèn Chống dính khuôn Phun Gelcoat Gia công sản phẩm Tháo khuôn Hoàn thiện sản phẩm Thành phẩm Kiểm tra sản phẩm Giới thiệu một số mặt hàng chủ yếu trong Công ty Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM có hai phân xưởng sản xuất, mỗi phân xưởng sản xuất một loại sản phẩm với công nghệ sản xuất là khác nhau. Cụ thể như sau: Xưởng Điện tử sản xuất sản phẩm Đèn Giao thông và Tủ Điều khiển gồm các loại sau: * Đèn giao thông: - Đèn chữ thập D300 E37-TC31, E37-TC32 - Đèn đếm lùi D300 E37-TL31, E37-TL32 - Đèn đi bộ D300 E37-TB31 - Đèn phương tiện 3 mầu D300 E37-TP31, E37-TP32, E37-TP33 - Đèn phương tiện 3 mầu D300 Mũi tên Xanh, Vàng, Đỏ E37-TA31 - Đèn phương tiện D200 Mũi tên xanh E37-TA21 * Tủ điều khiển: - Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 2 pha ( TCELC2P ) - Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 3 pha ( TCELC3P ) - Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 4 pha ( TCELC4P ) - Tủ điều khiển đèn tín hiệu giao thông 5 pha ( TCELC5P ) Ngoài ra Xưởng Điện tử còn sản xuất một số Module đèn như: - Module đèn phương tiện D300 E37-MP3X, E37-MP3V, E37-MP3Đ, E37-MA3X, E37-MA3V, E37-MA3Đ - Module đèn phương tiện D200 E37-MP2X, E37-MP2V, E37-MP2Đ, E37-MA2X - Module đèn chữ thập D300 E37-MC31, D200 E37-MC21 - Module đèn đếm lùi D300 E37-ML31, E37-ML32 - Module đèn đi bộ xanh, đỏ D300 E37-MB31 - Module đèn đi bộ xanh D200 E37-MB21, E37-MB22 - Module đèn đi bộ đỏ D200 E37-MB23, E37-MB24 - Module đèn nhắc lại D100x500 E37-MN11 Xưởng Composite sản xuất sản phẩm gồm: + Cột đèn giao thông + Vỏ đèn giao thông + Vỏ tủ điện 2.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và tính giá thành Kế toán thanh toán, kế toán thuế Kế toán NVL, Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương BHXH Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ Trong đó nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán như sau: • Kế toán trưởng: phụ trách phòng kế toán thống kê, quản lý điều hành toàn bộ hạch toán sản xuất kinh doanh của toàn Công ty và tính giá thành sản phẩm. Kế toán trưởng có nhiệm vụ thường xuyên giám sát kiểm tra các khâu hạch toán, căn cứ vào hợp đồng kinh tế mua bán, đối chiếu, kiểm tra, ký xác nhận hoá đơn đầu vào của toàn Công ty , ký phiếu thu chi khi có lệnh của giám đốc. Cuối tháng kiểm tra số liệu báo cáo quyết toán nội bộ, báo cáo thống kê, kiểm tra ký duyệt chi lương, chi BHXH. Tập hợp NKCT, các bảng kê, bảng phân bổ của các khâu tổng hợp chi phí và tính giá thành. Xác định số dư của từng tài khoản, lên bảng tổng kết tài sản, bảng xác định kết quả sản xuất kinh doanh cho toàn Công ty . Cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho giám đốc, tham mưu cho giám đốc về tài chính. Kết thúc năm tài chính lên Báo cáo tài chính. • Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản: TK111,TK112, TK 141, TK 133, TK 138, TK 331, TK 341, TK 338. Tập hợp số liệu trên các NKCT, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan, đôn đốc các kế toán phụ trách quyết toán Xưởng Điện tử, Xưởng Composite, tập hợp nhập xuất thành phẩm trong tháng làm báo cáo thống kê tháng. • Kế toán tiền lương, BHXH: có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản sau: TK334, TK3382, TK 3383, TK 3384... hàng tháng tập hợp năng suất, bảng chấm công của từng XN, căn cứ vào định mức đơn giá do giám đốc ký duyệt trả lương cho CBCNV. • Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, phụ trách theo dõi tài khoản: TK152, TK153, TK 331, TK133....hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập xuất nguyên vật liệu hạch toán phân bổ cho từng đối tượng sử dụng, lên bảng kê nhập, phân loại nguyên vật liệu của từng Xưởng cuối quý lên bảng kê số 3, xác định số nguyên vật liệu tồn cuối quý của từng Xưởng và của toàn Công ty . Cứ 6 tháng lại lập báo cáo kiểm kê kho. • Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ quản lý theo dõi tài khoản: TK511, TK131, Tk3331...hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng vào sổ chi tiết số 3 tiêu thụ thành phẩm, hàng tháng tổng hợp số liệu tiêu thụ của toàn Công ty lên bảng kê số 11. Cuối tháng có nhiệm vụ tập hợp doanh thu, chi phí, thành phẩm nhập kho của Xưởng Điện tử, Xưởng Composite và lập báo cáo quyết toán cho cả doanh nghiệp • Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt tại Công ty . Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng viết phiếu thu tiền, căn cứ vào phiếu chi có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ chi tiền mặt. Thường xuyên vài ngày đối chiếu kiểm tra quỹ với kế toán thanh toán. Quản lý chứng từ thu chi và giữ con dấu Ngoài các công việc đã được phân công cụ thể trên các nhân viên trong phòng kế toán có nhiệm vụ hỗ trợ nhau trong công việc chung của phòng 2.1.3.2. Một số đặc điểm về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, chế độ hiện hành của nhà nước mà công tác tổ chức kế toán tại Công ty CPKT ELCOM có những đặc điểm sau: • Công ty áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 15 QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính cùng các chuẩn mực kế toán và các thông tư của nhà nước ban hành. • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. • Phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. • Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N. • Xác định giá trị hàng tồn kho theo phương pháp giá bình quân gia quyền được tính vào thời điểm cuối kỳ, giá vốn hàng bán là giá trị thực tế dựa trên những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất tính vào giá thành sản phẩm. • Đơn vị tiền tệ được sử dụng là VNĐ, nếu có nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá ngân hàng công bố tại thời điểm hạch toán. • Hình thức kế toán hiện nay đang áp dụng là nhật ký chứng từ. Trong quá trình thực hiện kế toán tại Công ty không sử dụng toàn bộ các NKCT, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết mà chỉ sử dụng một số loại gắn liền với các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu về kế toán. • Phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng • Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. 2.2. Tình hình tổ chức kế toán NVL tại Công ty CPKT ELCOM 2.2.1. Đặc điểm và tình hình cung cấp NVL ở Công ty CPKT ELCOM Với hai dây truyền công nghệ sản xuất khác nhau, sản phẩm của Công ty đa dạng và phong phú do đó trong quá trình sản xuất của mình Công ty đã sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu hết sức đa dạng và phong phú, có giá trị cao như: Module, Mạch đèn chỉ thị, Mạch Điều khiển, Mạch in, Nguồn Meanwell... Những loại NVL có tính chất vật lý không giống nhau vì vậy mà công tác quản lý NVL trong Công ty gặp không ít khó khăn. Do thời gian thực tập tại Công ty là hạn chế nên trong phạm vi chuyên đề này em xin trình bầy công tác tổ chức kế toán NVL tại Xưởng Điện tử Kế hoạch thu mua NVL tại Công ty CPKT ELCOM dựa trên kế hoạch (do phòng kế hoạch lập) và định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm. Do vậy mà hàng tháng (quý) căn cứ vào khả năng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, khả năng cung ứng vật tư trên thị trường, phòng vật tư tiến hành thu mua vật tư để phục vụ kịp thời cho sản xuất. Do đó Công ty chỉ dự trữ NVL ở mức tối thiểu cho phép trong giới hạn vốn của Công ty . Những NVL chính (chủ yếu) được tiến hành thu mua theo hợp đồng với người bán (nhà cung cấp), còn một số NVL phụ Công ty đi mua tại các cửa hàng bán lẻ trong nước. Trong Công ty sử dụng tất cả các phương thức thanh toán cho người bán nhưng phổ biến nhất vẫn là phương thức mua hàng trả chậm, và trả tiền ngay đối với vật tư mua lẻ Việc thu mua NVL trong Công ty có yêu cầu nhà cung cấp phải có đầy đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ làm căn cứ như hoá đơn GTGT hay giấy biên nhận đối với một số vật tư mua lẻ bên ngoài của chủ cửa hàng, đơn vị bán hàng… để góp phần tích cực vào công tác quản lý NVL nói riêng và quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung. Số lượng NVL mua về sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng sản phẩm sản xuất ra, khâu thu mua NVL sẽ ảnh hưởng đến giá thành và lợi nhuận của Công ty . Còn vấn đề bảo quản NVL tại kho cũng tác động không nhỏ đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra và gián tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận và uy tín lâu dài của Công ty. Vì thế tổ chức kho tàng để bảo quản tốt NVL là việc làm cần thiết và không thể thiếu được ở mỗi doanh nghiệp. Công ty CPKT ELCOM đã nắm bắt được đặc điểm NVL của mình là khá phức tạp nên cũng đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi như sau: Tại Xưởng Điện tử có 2 kho: kho thương phẩm và kho bán thành phẩm, thành phẩm Tại Xưởng Composite có 2 kho: kho NVL và kho thành phẩm NVL nhập, xuất kho của Công ty được tiến hành theo kế hoạch vật tư Nắm bắt được đặc điểm của NVL đang sử dụng, Công ty yêu cầu phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí NVL ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, và sử dụng. Đây cũng là yêu cầu chung của mỗi đơn vị sản xuất, là cơ sở để đánh giá hiệu quả sản xuất và thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm để có thể cạnh tranh được trên thị trường hiện nay. 2.2.2 Thực trạng tình hình quản lý và sử dụng NVL tại Công ty CPKT ELCOM Công ty CPKT ELCOM đã quan tâm đến việc quản lý, cung cấp và sử dụng NVL cụ thể việc cung cấp NVL: Công ty đã tìm được những nguồn cung cấp NVL tương đối ổn định, chất lượng NVL đảm bảo được yêu cầu phục vụ cho sản xuất thường xuyên, liên tục. Tại Công ty CPKT ELCOM hiện nay đã xây dựng được hệ thống kho tàng rộng rãi để bảo quản cũng như dự trữ NVL. Hệ thống kho trong Công ty bao gồm có 4 kho: 2 kho của Xưởng Điện tử: Kho thương phẩm Kho thành phẩm và bán thành phẩm 2 kho của Xưởng Composite: Kho nguyên vật liêu Kho thành phẩm Trong kho có sự sắp xếp, phân loại từng thứ NVL và có giá đựng riêng cho từng loại. Việc này giúp cho công việc bảo quản cũng như quản lý NVL có trong kho được tốt hơn. Hơn nữa trong Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức chi phí NVL cho các sản phẩm của Xưởng giúp cho việc lên kế hoạch vật tư các loại sản phẩm được tốt hơn Nhìn chung công tác quản lý NVL trong Công ty vẫn chưa được chặt chẽ do: Một là do thủ tục nhập, xuất kho vẫn còn lỏng lẻo, chậm, chưa theo kịp được với nhu cầu NVL cho sản xuất Hai là do thủ kho không theo dõi chặt chẽ về số lượng từng loại NVL biến động trong một ngày theo đúng yêu cầu quản lý Về vấn đề sử dụng NVL, trong Công ty cũng đã yêu cầu phải có lý do xuất kho đúng đắn. Phòng kế hoạch giao nhiệm vụ cho quản đốc giám sát nhu cầu sử dụng NVL tại phân xưởng ngay từ đầu năm. Việc xét duyệt nhu cầu sử dụng NVL tại kho của Công ty phải căn cứ vào định mức chi phí NVL cho từng loại sản phẩm, căn cứ vào kế hoạch vật tư trong kỳ đã được lập từ trước (đầu năm, đầu quý) Tình hình quản lý, cung cấp và sử dụng NVL đối với Công ty CPKT ELCOM nói riêng và các doanh nghiệp sản xuất nói chung là quan trọng. Nếu Công ty có được nguồn cung cấp ổn định và thường xuyên đảm bảo cho sản xuất không bị ngừng trệ, sử dụng NVL tiết kiệm hợp lý là cơ sở để hạ giá thành sản phẩm. Trong điều kiện cạnh tranh hiện nay nếu Công ty thực hiện tốt công tác kế toán NVL, hạ giá thành thì khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường là lớn và có thể chiếm lĩnh được thị trường rộng lớn hơn. Đồng thời với việc hạ thấp chi phí và việc tăng doanh thu cho Công ty từ đó cải thiện được đời sống của cán bộ công nhân viên, tăng tích luỹ và tái mở rộng. Đó là một trong những tiền đề giúp cho Công ty tồn tại và phát triển trong điều kiện hiện nay. 2.2.3. Phân loại NVL ở Công ty CPKT ELCOM Với khối lượng NVL đưa vào sản xuất đa dạng và phong phú về chủng loại, mỗi loại có nội dung kế toán và tính năng cơ lý hoá cũng như các chức năng là khác nhau. Mặt khác muốn quản lý tốt chi phí NVL trong Công ty phải tiến hành phân loại NVL, cụ thể như sau: Xưởng Điện tử: NVL được chia thành các nhóm., cụ thể + M163: Mạch in Đèn + N0005: Nguồn Meanwell + L001: Led oudoor xanh + L002: Led oudoor đỏ + L003: Led oudoor vàng .... Xưởng Composite: NVL được chia theo nội dung kinh tế. + NVL chính: là đối tượng lao động chính tham gia vào quá trình sản xuất của Xưởng bao gồm: Nhựa Polyeste, Vải thuỷ tinh, Sắt ... + NVL phụ: bao gồm nhiều loại khác nhau tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng NVL phụ có một tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như: Chất đóng rắn, bột, sơn, ốc, keo dán, vít… + Nhiên liệu: điện… + Phụ tùng thay thế: Thép, Bông thuỷ tinh... + Phế liệu: Sắt vụn, vải thừa, nhựa đông cứng... Việc phân loại này giúp cho Công ty trong việc quản lý theo dõi vật tư được dễ dàng hơn trên cơ sở đó theo dõi được số lượng cũng như chất lượng của NVL từ đó đề ra các biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản và sử dụng NVL tốt nhất Bên cạnh việc phân loại vật liệu như trên, để thuận lợi cho việc quản lý, theo dõi và hạch toán, công ty đã xây dung một hệ thống danh điểm vật tư. Danh điểm vật tư được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trọng công ty. Ví dụ: Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Ghi chú Loại.nhóm Sổ danh điểm 152.1 I Nguyên vật liệu chính I026 IC 89C52 Chiếc I109 IC 4060B Chiếc I050 IC ULN 2003 Chiếc I077 IC B74HC 373 Chiếc I078 IC cắm DS1302-8PI Chiếc …… 152.2 T Nguyên vật liệu phụ T001 Tụ 10 MF/25V Chiếc T002 Tụ 4.7 MF/25V Chiếc . .. .. 152.3 NL Nhiên liệu NL001 Điện Kw . .. .. 2.2.3. Đánh giá NVL tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM Đánh giá NVL là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL tại những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Để cung ứng NVL cho sản xuất sản phẩm, Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM chủ yếu nhập từ nguồn bên ngoài. Việc thu mua NVL do công ty trực tiếp ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp. Hợp đồng kinh tế được ký kết, thoả thuận theo tổng khối lượng cung ứng, quy cách, chất lượng, giá cả, địa điểm giao hàng . .. * Đối với NVL nhập trong kỳ: Hiện nay, NVL sản xuất của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho được đánh giá tuỳ thuộc vào nguồn nhập. - NVL nhập kho do mua ngoài: Đây là nguồn NVL chủ yếu của công ty. Vì công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế NVL nhập kho là giá không bao gồm thuế GTGT. Trường hợp mua hàng có hoá đơn GTGT: Giá trị thực tế NVL nhập kho = Số lượng NVL nhập kho x đơn giá của NVL + Chi phí khác (nếu có) Trường hợp mua hàng không có hoá đơn GTGT (mua lẻ): Giá trị thực tế NVL nhập kho = giá trị NVL ghi trên hoá đơn bán lẻ Đối với NVL xuất trong kỳ. NVL của công ty được xuất kho thường xuyên để phục vụ cho sản xuất. Hiện nay công ty đang tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá thực tế NVL được tính trên cơ sở số lượng NVL xuất dùng và đơn giá bình quân gia quyền được tính vào thời điểm cuối kỳ. Trị giỏ vốn thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền Đơn giá bình quân được tính cho cả kỳ, từng thứ NVL có một đơn giá bình quân được tính như sau: Đơn giỏ bỡnh quõn = Trị giỏ NVL thực tế tồn kho đầu kỳ + Trị giỏ NVL nhập kho trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập kho trong kỳ Ví dụ đụ́i với IC cắm DS1302-8PI: - Tụ̀n đõ̀u tháng 12 năm 2007 là: 5 Cỏi Trị giá vụ́n thực tờ́ tụ̀n đõ̀u tháng: 52.500 đụ̀ng - Nhọ̃p trong tháng: 200 Cỏi Trị giá vụ́n thực tờ́ nguyờn vọ̃t liợ̀u nhọ̃p trong tháng: 2.000.000 đụ̀ng Như vọ̃y đơn giá bình quõn nguyờn vọ̃t liợ̀u xuṍt trong tháng 12 là: 52.500+ 2.000.000 = 10.012 đụ̀ng/Cỏi 5+200 Viợ̀c tính các loại vọ̃t liợ̀u khác cũng tương tự như tính IC cắm DS1302-8PI. 2.2.4. Thủ tục nhập - xuất kho NVL ở Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM 2.2.4.1. Thủ tục nhập kho NVL Phòng kế hoạch vật tư xây dựng kế hoạch về nhu cầu NVL cho sản xuất, sau đó đối chiếu với lượng NVL tồn kho để xác định kế hoạch thu mua NVL đảm bảo cho sản xuất. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu mẫu NVL của phòng Điện tử và Tự Động hoá, phòng thương mại tìm hiểu thông tin và lựa chọn nhà cung ứng, làm thủ tục mua NVL. Đối với NVL mua ngoài: Thông thường, các nhà cung ứng là những bạn hàng đã có uy tín, kinh nghiệm và đã hợp tác với công ty trong thời gian lâu năm nên khi có nhu cầu NVL thì công ty thường chỉ cần gửi đơn đặt hàng hoặc gọi điện yêu cầu về các loại NVL cần mua và bên bán sẽ chuyển hàng đến công ty. Khi NVL được chuyển về đến kho thì phòng kỹ thuật KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng của NVL nhập kho. Nếu NVL đạt tiêu chuẩn yêu cầu thì sẽ lập biên bản kiểm nghiệm NVL và yêu cầu phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho; Nếu NVL không đạt quy cách, phẩm chất theo yêu cầu thì lập biên bản kiểm nghiệm NVL và yêu cầu trả lại nhà cung ứng. Phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho thành 3 liên. Thủ kho tiến hành nhập kho NVL theo hoá đơn GTGT, điền số thực nhập vào phiếu nhập kho và ký xác nhận. Đồng thời, người giao hàng, cán bộ vật tư, thủ trưởng đơn vị cũng ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được giao cho phòng kế toán 1 liên, thủ kho giữ 1 liên, cán bộ cung tiêu giữ 1 liên cùng hoá đơn GTGT để làm thủ tục thanh toán với phòng tài chính kế toán. Ví dụ: Trích tài liệu chứng từ nhập kho NVL tháng 12 năm 2007: BIỂU SỐ 1: HểA ĐƠN MUA HÀNG HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Giỏ trị gia tăng GT/2007B Liờn 2: Giao cho khỏch hàng 001205 Ngày 5 thỏng 12 năm 2007 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH phỏt triển Toàn cầu Địa chỉ: Số 139 Nguyễn Thỏi Học – Ba đỡnh – Hà Nội Điện thoại: 04. 7 224 430 Mó số thuế: 0101433200 Họ tờn người mua hàng: Lờ Văn Hiếu Tờn đơn vị: Cụng ty Cổ phần Kỹ thuật ELCOM Địa chỉ: Số 18 Nguyễn Chớ Thanh – Ba đỡnh – Hà Nội Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt……….. Mó số thuế: 0101816274 TT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 IC cắm DS1302-8PI Cái 200 10.000 2.000.000 2 IC 7610 LX Cái 14 8.500 119.000 Cộng tiền hàng 2.119.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 211.900 Tổng cộng tiền thanh toỏn 2.330.900 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu ba trăm ba mươi nghỡn chớn trăm đồng chẵn./. Người mua hàng (Đó ký) Người bỏn hàng (Đó ký) Thủ trưởng đơn vị (Đó ký, đúng dấu) BIỂU SỐ 2: BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, NGUYấN VẬT LIỆU CễNG TY CP KỸ THUẬT ELCOM Mó số: BB- QC/8.2.4/001 BIấN BẢN Số 1082/QC/2007 Kiểm nghiệm vật tư, nguyờn liệu Căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng của bờn cung cấp vật tư ngày 05/12/2007 và hợp đồng số 0511 ngày 01/12/2007 Ký hiệu lụ hàng nhập kho 08 Đó kiểm nghiệm cỏc loại: TT Tờn vật tư, quy cỏch, ký hiệu Mó số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tớnh SL theo chứng từ KQ kiểm nghiệm Ghi chỳ SL đỳng quy cỏch, phẩm chất SL khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất 1 IC cắm DS1302-8PI X.suất Cỏi 200 200 2 IC 7610 LX X.suất Cỏi 14 14 Kiến nghị QC/KTTB: IC đỳng thụng số kỹ thuật, đạt tiờu chuẩn nhập kho. Thủ kho: Kỹ thuật viờn: TP QC: Giỏm đốc Ghi chỳ: phiếu dựng chung để kiểm tra chất lượng vật tư nhập kho Nếu đạt chất lượng QC ký và chuyển vật tư nhập Nếu khụng đạt chất lượng chuyển Giỏm đốc quyết định BIỂU SỐ 3: PHIẾU NHẬP KHO Cụng ty CP Kỹ thuật ELCOM Mẫu số: 01-VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 thỏng 12 năm 2007 TheoQĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 03 năm 2006 của Bộ tài chớnh Nợ: 152.1….. Số: 059.. Cú: …………………… - Họ tờn người giao hàng: ễng Quyết - Phũng Kế hoạch vật tư - Theo: HĐ số 1205 ngày 5 thỏng 12 năm 2007 của Cụng ty TNHH phỏt triển Toàn cầu - Nhập tại kho: Nguyờn liệu TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoỏ) Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 IC cắm DS1302-8PI Cái 200 200 10.000 2.000.000 2 IC 7610 LX Cái 14 14 8.500 119.000 Cộng tiền hàng 2.119.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai triệu một trăm mười chớn nghỡn đồng chẵn./. Thủ trưởng đơn vị ( Đó ký) Phụ trỏch cung tiờu ( Đó ký) Người giao hàng ( Đó ký) Thủ kho ( Đó ký) 2.2.4.2. Thủ tục xuất kho NVL Căn cứ vào kế hoạch vật tư, định mức chi phí NVL cho từng loại sản phẩm, các phân xưởng sản xuất khi có nhu cầu sử dụng NVL sẽ viết giấy đề nghị gửi về phòng kế hoạch vật tư đề nghị xuất kho NVL để sử dụng. Tại phòng kế hoạch vật tư, cán bộ phụ trách NVL xem xét tính hợp lý của giấy đề nghị xuất kho, trình Phó Giám đốc kỹ thuật phê duyệt. Sau đó cán bộ phụ trách NVL viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Thủ kho giữ 2 liên và bộ phận sử dụng giữ 1 liên. Thủ kho ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, ghi vào thẻ kho rồi chuyển 1 liên phiếu xuất kho cho phòng kế hoạch vật tư để phòng kế hoạch vật tư theo dõi số lượng NVL xuất dùng. Cuối tháng, thủ kho dựa vào phiếu xuất kho tính ra tổng số lượng NVL đã xuất, đối chiếu với thẻ kho, thu lại 2 liên phiếu xuất kho rồi ký vào cả 3 liên. Sau đó gửi cho phòng kế hoạch vật tư 1 liên, đơn vị sử dụng vật tư 1 liên và phòng kế toán 1 liên. BIỂU SỐ 4: PHIẾU XUẤT KHO Cụng ty Cổ phần KT ELCOM Mẫu số: 02-VT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 thỏng 12 năm 2007 TheoQĐ:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 03 năm 2006 của Bộ tài chớnh - Họ tờn người nhận hàng: ễng Trần Hà Guiong thưe kho Mẫu số 02 - VT - Lý do xuất kho: sản xuất Đèn đếm lùi D300 E37-TL31 Số 159 - Xuất tại kho: Nguyờn liệu TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoỏ) Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 IC Cắm AT32L-8PI Cái 4 4 2 IC cắm DS1302-8PI Cái 3 3 3 IC 7610 LX Cái 2 2 4 Mạch in Cái 1 1 5 Đốn Cái 1 1 Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ): Thủ trưởng đơn vị ( Đó ký) Người lập phiếu ( Đó ký) Người nhận hàng ( Đó ký) Thủ kho ( Đó ký) BIỂU SỐ 4: PHIẾU XUẤT KHO Cụng ty Cổ phần KT ELCOM Mẫu số: 02-VT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 thỏng 12 năm 2007 TheoQĐ:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 03 năm 2006 của Bộ tài chớnh - Họ tờn người nhận hàng: ễng Trần Hà Guiong thưe kho Mẫu số 02 - VT - Lý do xuất kho: sản xuất Đèn phương tiện 3 mầu D300 E37-TP31 Số 160 - Xuất tại kho: Nguyờn liệu TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoỏ) Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 IC Cắm AT32L-8PI Cỏi 4 4 2 IC Cắm DS1302-8PI Cỏi 3 3 3 IC Cắm AT25HP512-10PI Cỏi 3 3 4 Mạch in Cỏi 3 3 5 Đốn Cỏi 1 1 Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ): Thủ trưởng đơn vị ( Đó ký) Người lập phiếu ( Đó ký) Người nhận hàng ( Đó ký) Thủ kho ( Đó ký) 2.2.5. Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM 2.2.5.1. Chứng từ kế toán sử dụng Để quản lý, theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của NVL, kế toán phải tập hợp các chứng từ một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng mẫu biểu quy định. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM được kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Việc theo dõi ở đây được tiến hành trên các mặt như: theo dõi về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị. Để theo dõi được các mặt đó kế toán NVL ở công ty sử dụng các chứng từ kế toán sau: Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) Hoá đơn GTGT (mẫu 01 - GTKT - 3LL) Hoá đơn bán hàng thông thường (mẫu 02 - GTKT - 3LL) Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định của nhà nước như trên, công ty còn sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn khác để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán và quản lý NVL như biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ . .. 2.2.5.2. Phương pháp hạch toán chi tiết Hạch toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập - xuất kho, nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ vật liệu về mặt số lượng và giá trị. Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh và đặc điểm quản lý, tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Theo phương pháp này, thủ kho theo dõi về số lượng còn kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị. Phương pháp này có ưu điểm là ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm là ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. Trình tự kế toán chi tiết NVL như sau: Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại NVL theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại NVL được ghi trên một thẻ kho để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu. Số tồn đầu tháng trên thẻ kho là số tồn cuối tháng trước. Khi nhận chứng từ nhập - xuất kho NVL, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Mỗi loại chứng từ nhập - xuất được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất kho cho phòng kế toán để phòng kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra. Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng lượng nhập - xuất của từng loại NVL trên thẻ kho để từ đó tính ra lượng tồn cuối tháng như sau: Số lượng tồn kho cuối tháng = Số lượng tồn kho đầu tháng + Số lượng nhập kho trong tháng - Số lượng xuất kho trong tháng BIỂU SỐ 5: THẺ KHO Đơn vị:……….. Tờn kho: nguyờn liệu THẺ KHO Ngày 01 thỏng 12 năm 2007 Tờ số: 1 Mẫu số: 06 – VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 03 năm 2006 của Bộ tài chớnh - Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư: IC cắm DS1302-8PI - Đơn vị tớnh: Cỏi - Mó vật tư: TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Xỏc nhận của phũng kế toỏn Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn đầu thỏng 5 1 059 5/12 Nhập kho 05/12 200 205 2 159 12/12 Xuất kho để SX 12/12 4 201 3 160 15/12 Xuất kho để SX 15/12 4 197 Cộng 200 8 197 Tại phòng kế toán: Kế toán NVL ở công ty sử dụng sổ chi tiết NVL để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL. Sổ chi tiết NVL được mở cho từng loại NVL tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Định kỳ, kế toán NVL nhận được các chứng từ thủ kho đưa tới. Kế toán NVL phân loại, sắp xếp, nhập theo từng người bán, từng loại NVL theo phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, theo giá thực tế ghi trên hoá đơn. Đó chính là những căn cứ cần thiết để kế toán nhập vào máy. Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM hiện nay đang thử nghiệm chương trình phần mềm kế toán FAST. Kế toán NVL căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất, hoá đơn mua NVL để nhập các thông tin cần thiết vào chương trình phần mềm có sẵn. Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết thì chương trình sẽ tự động link dữ liệu đến các bảng biểu báo cáo. Muốn xem báo cáo nào, kế toán chỉ cần vào phần chọn báo cáo là có thể xem được chi tiết. Thỏng 12 năm 2007 Tài khoản: TK 152.1 Tờn quy cỏch nguyờn vật liệu: IC cắm DS1302-8PI Đơn vị tớnh: Cỏi Chứng từ Diễn giải Đơn Nhập Xuất Tồn Ghi Số Ngày Giỏ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền chỳ hiệu thỏng 1 2 3 4 5 6=4X5 7 8=4X7 9 10=4X9 11 Tồn đầu thỏng 10.500 5 52.500 059 5/12 Anh Sơn 10.000 200 2.000.000 - 205 2.052.500 159 12/12 Anh Long 10.012 - 4 40.048 201 2.012.452 160 15/12 Anh Long 10.012 4 40.048 197 1.972.404 … Cộng: 200 2.000.000 8 80.096 1.972.404 BẢNG Kấ NHẬP - XUẤT - TỒN TK 152.1 - NVL chớnh Thỏng 12 năm 2007 Tờn Vật Tư Đơn vị tớnh Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Đơn giỏ Tiền SL Đơn giỏ Tiền SL Đơn giỏ Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 IC cắm DS1302-8PI Cỏi 5 10.500 52.500 200 10.000 2.000.000 8 10.012 80.096 197 1.972.404 IC ULN 23 Cỏi 43.500 7.000 304.500.000 56.000 7.000 392.000.000 82.000 7.000 574.000.000 17.500 122.500.000 IC 1410 LPP Cỏi 17.500 7.000 122.500.000 153.100 7.000 1.071.700.000 150.300 7.000 1.052.100.000 20.300 142.100.000 Ic 6208_N Cỏi 80.500 6.600 531.300.000 120.000 6.600 792.000.000 140.000 6.600 924.000.000 60.500 399.300.000 Ic 6301CLC Cỏi 10.500 30.200 317.100.000 72.000 30.200 2.174.400.000 75.000 30.200 2.265.000.000 7.500 226.500.000 ............ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ............ 5.804 .243.089 Cộng: 5.583.153.972 7.994.751.013 7.773.661.896 5.825.874.709 2.2.6. Kế toán tổng hợp NVL Tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM, kế toán tổng hợp NVL được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán phải ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho NVL trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho theo chỉ tiêu giá trị. Sơ đồ kế toán tổng hợp nhập – xuất NVL của Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM TK 152 TK 111,112,141,331 TK 151 TK 621 TK 133 TK 338 TK 152 NVL tăng do mua ngoài Hàng mua đang đi đường NVL phát hiện thừa khi kiểm kê NVL xuất dùng trực tiếp Cho sản xuất, chế tạo sp NVL xuất dùng cho QLPX, QLDN, BH NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê TK 627,641,642 Thuế VAT 2.2.6.1. Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán tổng hợp NVL ở Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM dụng phương pháp kê khai thường xuyên, việc xác định giá trị vật liệu xuất kho được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ nhập - xuất. Tài khoản kế toán và sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng: + TK 152: "Nguyên vật liệu" được mở chi tiết cho các tiểu khoản sau: TK 152.1: “ Nguyên vật liệu chính” TK 152.2: “Vật liệu phụ” TK 152.3: “Nhiên liệu” TK 152.4: “Phụ tùng thay thế” TK 152.5: “Vật liệu xây dung cơ bản” TK 152.6: “Vật liệu khác” + TK 154: “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” + TK331: "Phải trả cho người bán" + TK111, TK112, TK141.... và một số TK chi tiết khác + Sổ kế toán sử dụng: Sổ chi tiết vật liệu Nhật ký chứng từ số 5 Sổ thanh toán với người bán Bảng kê số 3, 4, 5, 6 Bảng phân bổ NVL Sổ chi tiết TK621 Bảng cân đối TK152 Sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL Sổ cái TK 152 .. .. 2.2.6.2. Kế toán tổng hợp nhập NVL * Đối với NVL mua ngoài: Giá thực tế NVL mua ngoài của công ty bao gồm: Giá ghi trên hoá đơn, chi phí thu mua thực tế, chi phí thanh toán với người bán. Công ty sử dụng TK133 “thuế GTGT đầu vào” để hạch toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Mặt khác, công ty sử dụng TK331 để ghi đối ứng NVL mua vào. Cụ thể như sau: + Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Kế toán căn cứ vào bộ chứng từ nhập và hoá đơn GTGT phản ánh giá trị vốn NVL nhập kho, nhập Nợ TK152 theo giá mua, Nợ TK133 phần thuế GTGT đầu vào, Có TK 331 theo tổng giá thanh toán. Sổ chi tiết TK331 được mở để theo dõi tình hình nhập NVL mua ngoài theo tổng nhà cung cấp (ghi phát sinh Có TK 331, đối ứng Nợ các TK), mỗi nhà cung cấp được theo dõi trên một trang sổ. Nếu công ty thanh toán ngay tiền mua NVL cho người bán thì ngoài bút toán 1 như trên, kế toán NVL còn nhập thêm bút toán 2 như sau: Nợ TK 331 (tổng giá thanh toán) Có TK 111, 112, 141 . .. (tổng giá thanh toán) Nếu công ty chưa thanh toán tiền mua NVL cho người bán thì chỉ cần nhập như bút toán 1 trên đây. Sổ chi tiết phải trả cho người bán: Số dư đầu tháng là số dư cuối tháng trước mang sang. Nếu là số dư Nợ thì phản ánh số tiền công ty trả trước cho người bán tính đến cuối tháng trước; Nếu là số dư Có thì đây là số tiền công ty còn nợ người bán tính đến cuối tháng trước. Căn cứ vào phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán, phiếu chi của công ty sẽ phản ánh được sự biến động trong kỳ của tình hình thanh toán với người bán. Cuối tháng, kế toán NVL sẽ khoá sổ chi tiết TK331 để làm cơ sở ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. NKCT số 5 dùng để tổng hợp tình hình thanh toán công nợ của công ty với nhà cung cấp NVL. Cơ sở số liệu để nhập vào NKCT số 5: Số dư đầu tháng của NKCT số 5 tháng này là số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước. Dòng tổng cộng số phát sinh của từng đối tượng trên sổ chi tiết TK331: nếu chưa thanh toán sẽ là số liệu bên Có TK331, Nợ các TK khác; Nếu đã thanh toán sẽ là số liệu bên Nợ TK331, Có TK khác. Cột số dư cuối tháng được tính như sau: Dư cuối tháng = Dư đầu tháng + Số phát sinh Có - Số phát sinh Nợ. + Trường hợp hàng về nhưng hoá đơn chưa về: Công ty đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận, nhập kho. Khi nhận được phiếu nhập kho, kế toán chưa ghi ngay mà lưu vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn. Nếu trong tháng hoá đơn về thì kế toán tiến hành ghi sổ như bình thường. Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi sổ theo giá tạm tính (giá ghi trong hợp đồng), tăng giá trị hàng tồn kho, chưa ghi nhận thuế GTGT (ghi Nợ TK 152, Có TK 331). Trị giỏ nguyờn vật liệu nhập kho = Số lượng nhập kho X Đơn giỏ hợp đồng Sang tháng sau, khi hoá đơn về kế toán mới ghi nhận thuế. Nếu lượng hàng nhập kho so với hoá đơn không chênh lệch thì thuế sẽ tính theo hoá đơn. Nếu lượng hàng nhập kho chênh lệch so với lượng hàng trên hoá đơn thì sẽ lập biên bản báo cáo các bên liên quan xử lý, thuế GTGT đầu vào được ghi nhận theo lượng hàng nhập kho (Nợ TK 133, Có TK 331). 2.2.6.3. Kế toán tổng hợp xuất NVL NVL của công ty xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất sản phẩm, phục vụ cho quá trình quản lý sản xuất. Để phản ánh giá trị NVL xuất kho được phân bổ cho các đối tượng sử dụng thì kế toán phải căn cứ vào các chứng từ xuất kho, tập hợp rồi phân loại chúng cho các đối tượng sử dụng. Cuối tháng, sau khi đã tổng hợp được lượng và giá trị của NVL nhập trong tháng, chương trình phần mềm sẽ tính được đơn giá bình quân NVL xuất dùng cho từng loại NVL. Dựa vào các phiếu xuất kho đã được phân loại, kế toán lập ra được sổ chi tiết xuất kho cho từng loại NVL đối với từng loại sản phẩm. Sổ chi tiết xuất NVL được dùng để phản ánh số lượng và giá trị từng loại NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng. Sổ chi tiết TK 621 phản ánh giá trị NVL xuất kho được sử dụng để trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. Bảng phân bổ vật liệu được lập dựa trên cơ sở dữ liệu của sổ chi tiết xuất và sổ chi tiết TK621. Bảng phân bổ được dùng để tập hợp các loại chi phí phát sinh nhiều lần và thường xuyên như chi phí NVL…hoặc các chi phí đòi hỏi phải được tập hợp tính toán phân bổ. Bảng phân bổ NVL được dùng để phản ánh giá trị NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng (ghi Có TK152, 153, ghi Nợ các TK liên quan). Số liệu trên bảng phân bổ là cơ sở để lập nên bảng kê số 3, sổ tổng hợp TK152 và số cái TK152. Sổ tổng hợp TK152 được sử dụng để phản ánh toàn bộ tình hình nhập - xuất - tồn kho theo từng loại NVL trong kỳ. Sổ tổng hợp được mở cho cả năm, mỗi tháng theo dõi trên một trang sổ. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản nhất định trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. SỔ CHI TIẾT TK331 - PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN - Cụng ty TNHH phỏt triển Toàn cầu Thỏng 12 năm 2007 Diễn giải Số dư đầu thỏng Chứng từ Ghi cú TK331, ghi Nợ cỏc TK Cộng Cú Theo dừi thanh toỏn Nợ Cộng Nợ Số dư cuối thỏng Nợ Cú Số Ngày 152.1 152.2 133 TK331 TK331, Cú cỏc TK Tk331 Nợ Cú 111 112 653.800.000 IC cắm DS1302-8PI 1205 5/12 2.000.000 200.000 2.200.000 380.000.000 IC 7610 LX 1205 5/12 119.000 11.900 130.900 - ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ Cộng: 653.800.000 1.163.700.000 116.370.000 1.280.070.000 380.000.000 700.000.000 1.080.000.000 853.870.000 NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi cú TK331 - Phải trả cho người bỏn Thỏng 12 năm 2007 TT Diễn giải Số dư đầu kỳ Ghi cú TK331, ghi Nợ cỏc TK Cộng Cú Theo dừi thanh toỏn Nợ TK331, Cú cỏc TK Cộng Nợ Số dư cuối kỳ Nợ Cú 152.1 152.2 133 Nợ Cú 111 112 1 Cty Minh Sơn 653.800.000 2.119.00 211.900 2.330.900 380.000.000 - 380.000.000 276.130.900 2 Cty LD TunYang 323.000.000 1.097.000.000 109.700.000 1.206.700.000 323.000.000 520.000.000 843.000.000 686.700.000 3 Cty Degussa 402.100.000 2.984.400.000 298.440.000 3.282.840.000 2.902.100.000 2.902.100.000 782.840.000 ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ Cộng: 2.550.000.000 7.994.751.013 7.357.492.159 799.475.101 16.980.755.479 2.500.000.000 10.515.720.000 13.015.720.000 3.965.035.479 SỔ CHI TIẾT TK621 Thỏng 12 năm 2007 TT TấN SP Sản lượng TK 152.1 TK 152.2 TK 152.3 TỔNG TK 152 1 Đèn đếm lùi D300 E37-TL31 3.150 79.232.376 7.082.074 4.418.090 90.732.540 2 Đèn phương tiện 3 mầu D300 E37-TP31 790 17.593.188 4.529.080 1.374.694 23.496.962 ------ ------ ------ ------ ------ ------ TỔNG CỘNG 373.128 802.574.714 7.524.001 547.258.333 1.357.357.048 BIỂU SỐ 12: BẢNG PHÂN BỔ NGUYấN LIỆU, VẬT LIỆU, CễNG CỤ DỤNG CỤ Thỏng 12 năm 2007 Tờn TK ghi nợ TK ghi cú TK152 TK153 Thuờ ngoài gia cụng 1541 167.285.614 XDCB dở dang: Mua sắm TSCĐ 2411 30.000.000 Phải trả cho người bỏn 3311 13.015.720.000 Chi phớ NVL TT 621 15.902.111.471 Chi phớ vật liệu 6272 36.930.921 Chi phớ dụng cụ SX 6273 111.654.870 126.106.087 Chi phớ vật liệu bao bỡ 6412 45.636.635 3.700.000 Chi phớ bằng tiền khỏc 6418 220.812.605 Chi phớ vật liệu quản lý 6422 74.386.416 4.577.817 Cộng bảng 29.604.538.532 134.383.904 Lập ngày thỏng năm Người lập biểu Kế toỏn trưởng Giỏm đốc BIỂU SỐ 13: SỔ TỔNG HỢP TK152 SỔ TỔNG HỢP TK152 Thỏng 12 năm 2007 TK TK152.1 TK152.2 TK152.3 TK152.4 TK152.5 TK152.6 TỔNG TK152 Dư đầu kỳ 5.583.153.972 7.907.917.152 264.437.853 558.034.282 1.500.000 37.271.236 14.352.314.495 Nhập trong kỳ 8.794.226.114 7.357.492.159 726.529.633 71.621.000 17.104.933 13.781.640 16.980.755.479 1541 167.285.614 167.285.614 155 50.214.822 50.214.822 3311 7.777.250.577 7.357.492.159 15.134.742.736 3312 726.529.633 71.621.000 17.104.933 13.781.640 829.037.206 3333 799.475.101 799.475.101 Xuất trong kỳ 13.754.050.952 14.771.204.834 925.599.654 113.225.101 18.604.933 21.853.058 29.604.538.532 154 130.823.126 36.462.488 167.285.614 241 30.000.000 30.000.000 331 6.015.720.000 7.000.000.000 13.015.720.000 621 7.602.351.714 7.582.944.486 716.815.271 15.902.111.471 627 5.156.112 31.774.809 3.491.223 67.705.656 18.604.933 21.853.058 148.585.791 641 45.636.635 205.293.160 15.519.445 266.449.240 642 74.386.416 74.386.416 Tồn cuối kỳ 623.329.134 494.204.477 65.367.832 516.430.181 29.199.818 1.728.531.442 SỔ CÁI TK 152 Thỏng 12 năm 2007 Dư nợ đầu: 14.352.314.495 Dư cú đầu: Dự nợ cuối: 1.728.531.442 Dư cú cuối: TK TK đối ứng PS Nợ PS Cú 152 154.1 167.285.614 167.285.614 155 50.214.822 3311 15.134.742.736 3312 829.037.206 3333 799.475.101 241 30.000.000 331 13.015.720.000 621 15.902.111.471 627 148.585.791 641 266.449.240 642 74.386.416 Cộng bảng 16.980.755.479 29.604.538.532 SỔ CÁI TK 621 Thỏng 12 năm 2007 Dư nợ đầu: 0 Dư cú đầu: 0 Dự nợ cuối:0 Dư cú cuối: 0 TK TK đối ứng PS Nợ PS Cú 152 1521 7.602.351.714 1522 7.582.944.486 1523 716.815.271 1542 15.902.111.471 Cộng bảng 15.902.111.471 15.902.111.471 Chương 3 Một số ý kiến nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần Kỹ THUậT ELCOM Để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường thì hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phảI phối hợp đồng bộ nhiều biện pháp quản lý, trong đó quản lý tốt NVL là điều quan trọng góp phần vào thành công trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý tốt NVL là biện pháp hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đang quan tâm để không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất dẫn đến hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 3.1. Nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm về quản lý, sử dụng và hạch toán nvl tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM 3.1.1. Thành tích và ưu điểm của công ty Qua 30 năm xây dung và trưởng thành, Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM đã, đang và sẽ không ngừng lớn mạnh về mọi mặt, tạo được ưu thế lớn của mình trên thị trường. Cùng với sự phát triển của công ty, công tác quản lý kinh tế nói chung và công tác kế toán nói riêng ngày càng được hoàn thiện và trở thành công cụ đắc lực trong việc điều hành, ra các quyết định trong sản xuất kinh doanh của công ty. Công tác kế toán ngày càng được hoàn thiện thì không thể không kể đến công tác kế toán NVL. NVL là yếu tố cấu thành nên thực thể sản phẩm sản xuất, nó chiếm một tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành của sản phẩm. Việc quản lý tốt NVL là biện pháp giúp công ty tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành và tăng lợi nhuận. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM, vận dụng lý thuyết đã được học tại trường vào thực tiến công tác kế toán NVL, em thấy công tác kế toán NVL tại công ty có những ưu, nhược điểm chủ yếu sau: Ưu điểm: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành (ban hành theo Quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính). Kế toán NVL đã vận dụng tài khoản phù hợp để theo dõi sự biến động của NVL. Hệ thống bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động của các phân xưởng cũng như phục vụ tốt công tác quản lý của công ty. Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, theo đúng chế độ quy định của Bộ tài chính; Số liệu kế toán được phản ánh một cách chính xác, rõ ràng tình hình hiện có và sự biến động của NVL. Hệ thống kho công ty tổ chức rất phù hợp, hợp lý với cách phân loại NVL mà công ty áp dụng. Hiện nay tại công ty có 4 kho riêng: kho NVL chính, kho NVL phụ, kho nhiên liệu, kho phụ tùng thay thế. Cách bộ trí kho như vậy giúp cho việc kiểm tra quá trình mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng được thuận tiện, dễ dàng. Việc nhập kho NVL của công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài hoặc thuê gia công chế biến. Khi NVL được mua về, nhập kho thì kế toán ghi vào TK331 để phản ánh toàn bộ tình hình thu mua NVL và thanh toán với người bán (bất kể công ty trả tiền hay chưa). Như vậy, thông qua TK331 Ban giám đốc của công ty có thể nắm bắt được tình hình NVL của công ty; Từ đó giúp cho ban lãnh đạo có những quyết định đúng đắn, kịp thời đối với công tác thu mua NVL trong những kỳ tiếp theo. 3.1.2. Một số hạn chế về tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM Trong công tác kế toán NVL nói riêng, bên cạnh những thành tích của công tác quản lý và hạch toán NVL, tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM còn có những mặt cần cải tiến, hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty trong cơ chế thị trường hiện nay, Đó là: Công tác đánh giá NVL: Công tác thu mua NVL của công ty được thực hiện theo hình thức trọn gói (chi phí thu mua tính ngay vào giá NVL) nên khi NVL về nhập kho là kế toán có thể tính ngay được giá thực tế của số NVL đó. Vì vậy, việc sử dụng giá thực tế để hạch toán NVL là phù hợp với tình hình hiện nay của công ty. Tuy nhiên, đối với NVL xuất kho, kế toán sử dụng giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá NVL xuất kho và công việc này chỉ được thực hiện vào cuối tháng nên kế toán không theo dõi được về mặt giá trị NVL xuất kho hàng ngày. Do đặc điểm của công ty là nhập - xuất NVL diễn ra liên tục, kế toán không theo dõi về mặt giá trị nên không thể thực hiện được chức năng của kế toán là giám đốc bằng tiền. Thanh toán với người bán: Công ty sử dụng sổ chi tiết TK331 để theo dõi tình hình thu mua NVL và thanh toán với người bán. Theo cách ghi này thì khi tập hợp số liệu vào Nhật ký chứng từ số 5 sẽ mất thời gian, phải tra cứu, tìm kiếm, cộng dồn các chứng từ của người bán để có số tổng cộng chính xác ghi vào Nhật ký chứng từ số 5. Hàng mua đang đi trên đường: Do công ty không sử dụng TK151 nên khi xảy ra trường hợp hoá đơn đã về mà mãi không thấy hàng về thì kế toán chỉ lưu hoá đơn, không tiến hành công việc ghi sổ kế toán. Điều đó làm ảnh hưởng đến tính đúng kỳ của kế toán. 3.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM Qua một thời gian tìm hiểu về công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM, em thấy kế hoạch NVL của công ty được tiến hành đúng chế độ kế toán quy định, phù hợp với tình hình thực tế tại công ty. Tuy nhiên, khi đi sâu vào tìm hiểu từng vấn đề cụ thể, em thấy còn một vài điểm cần được hoàn thiện hơn. Để hoàn thiện công tác kế toán NVL, công ty nên phát huy những ưu điểm hiện có của mình, tìm giải pháp khắc phục những hạn chế, đảm bảo hạch toán đúng chế độ nhà nước quy định và đáp ứng được công tác quản lý tài chính trong công ty. Dưới góc độ là một sinh viên thực tập tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến để có thể phần nào giúp công tác kế toán nói chung, công tác kế toán NVL nói riêng tại công ty đạt hiệu quả cao hơn. Công tác đánh giá NVL: Công ty có thể thay đổi phương pháp tính giá trị vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn để theo dõi được sát sao tình hình nhập - xuất - tồn NVL trên cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, cung cấp thông tin kịp thời tại mọi thời điểm yêu cầu. Theo dõi thanh toán với người bán: Công ty nên sử dụng TK151 để phản ánh giá trị các loại NVL công ty đã mua về nhập kho và đảm bảo tính đúng kỳ của kế toán. Trong tháng nhận được hoá đơn mà hàng cuối tháng hàng chưa về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 331 Kế toán mở sổ theo dõi hàng mua đang đi trên đường cho tới khi hàng về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sản xuất hay bán ngay. .. kế toán ghi: Nợ TK 152 (621, 627, 632. ..) Có TK 151 Hạch toán và ghi sổ theo cách này sẽ giúp kế toán theo dõi được tình hình thu mua và nhập NVL một cách chính xác. Kết luận Qua thực tập tìm hiểu thực tế hoạt động tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM, kết hợp với lý luận được học tập và nghiên cứu tại trường em nhận thấy được tầm quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán NVL đối với công ty. Với việc áp dụng lý thuyết vào thực tế một cách khoa học, sáng tạo, kế toán NVL giúp công ty giảm chi phí NVL trong giá thành sản phẩm, giúp người quản lý có quyết định đúng đắn, hợp lý nhằm đưa công ty thu được nhiều lợi nhuận. Tuy nhiên, để sản xuất có hiệu quả hơn nữa, công ty cần hoàn thiện và ngày càng hoàn thiện công tác kế toán NVL. Với điều kiện thời gian thực tập và trình độ còn hạn chế, chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các chị phòng kế toán Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM và các Thầy, Cô giáo, các bạn để bản chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các chị phòng kế toán Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM và cô giáo Nguyễn Thị Hoà đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu thực tế và hoàn thành chuyên đề thực tập này. Kết luận Qua thực tập tìm hiểu thực tế hoạt động tại Công ty kết hợp với lý luận được học tập và nghiên cứu tại trường em nhận thấy được tầm quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán NVL đối với Công ty . Nó là một công cụ quản lý đắc lực giúp lãnh đạo Công ty đưa ra được các quyết định chỉ đạo đúng đắn, có hiệu quả từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng qua đó có biện pháp thích hợp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Trong thời gian thực tập tại Công ty và phạm vi đề tài nghiên cứu em đã giải quyết được những vấn đề sau: Phần lý luận: trình bầy được những lý luận cơ bản về công tác kế toán NVL và phân tích tình hình sử dụng NVL tại các doanh nghiệp sản xuất. Phần thực tế: Trình bầy được thực trạng tổ chức công tác kế toán ở Công ty , từ thực tế Công ty tiến hành phân tích tình hình tổ chức quản lý, sử dụng NVL tại Công ty , nhìn nhận một cách khách quan hoạt động của Công ty và đề xuất một số ý kiến nhằm góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện công tác kế toán NVL cũng như đem lại hiệu quả cao trong việc tổ chức quản lý sử dụng NVL ở Công ty được tốt hơn Qua thời gian thực tập tại Công ty được sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn cùng sự giúp đỡ của phòng kế toán thống kê đã tạo điều kiện tốt nhất để em hoàn thành bài chuyên đề này. Mặc dù đã rất cố gắng xong do thời gian tiếp cận với thực tế chưa nhiều cộng với khả năng và trình độ hiểu biết còn hạn chế nên bài chuyên đề này không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Vì thế em rất mong có được những ý kiến đóng góp của các thầy cô để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ giáo viên trường Học Viện Tài Chính, ban lãnh đạo Công ty và các cán bộ công nhân viên ở phòng kế toán, đặc biệt là lời cảm ơn đến cô Nguyễn Thị Hoà đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo, hướng dẫn em hoàn thành tốt thời gian thực tập và bài chuyên đề này.