Chuyên đề Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In Hà Tây

Lời nói đầu Trong nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển sang nền kinh tế thế giới có sự quản lý và điều tiết của nhà nước, cơ chế quản lý kinh tế tài chính có sự đổi mới sâu sắc. Đã tác động lớn đến các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh luôn phải đứng trước sự canh tranh hết sức gay gắt, chịu sự điều tiết của các quy luật kinh tế khách quan, kinh tế chủ quan, quy luật giá trị quy luật cạnh tranh, quy luật cung cầu. Do đó để có thể đứng vững tồn tại và phát triển thì hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp phải mang lại hiệu quả thiết thực đó là đem lại lợi nhuận. Trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập lấy thu bù chi và có lợi để tăng tích luỹ. Để thực hiện được điều đó doanh nghiệp phải thực hiện quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Đặc biệt là quản lý vốn sản xuất kinh doanh nhằm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Vật liệu cũng là khoản chi phí sản xuất cấu thành lên giá thành sản phẩm và nó thường chiếm tỷ trọng không nhỏ trong giá thành sản phẩm. Vì vậy trong các nguyên vật liệu đặt ra một vấn đề cần quan tâm. Việc quản lý tốt tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu cũng chính là quản lý tốt sản phẩm nhờ đó tăng hiệu quả sản phẩm sản xuất kinh doanh công tác kế toán nguyên vật liệu cung cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan đặc biệt là bộ phận kế toán và tính giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức thiết thực, sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm được coi là tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, chi phí nguyên vật liệu được quy định đúng đắn hợp lý, kế toán nguyên vật liệu chính xác hài hoà đầy dủ là một yếu tố kích thích để tạo ra sản phẩm nhanh hơn. Muốn vậy doanh nghiệp phải xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý mang tính tiên tiến hiện thực thay thế nguyên vật liệu đắt tiền bằng những loại rẻ tiền hơn mà không làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, tận dụng các phế liệu, phế phẩm đảm bảo chất lượng đưa vào sản xuất, giảm chi phí thu mua, cung cấp nguyên vật liệu đúng kế hoạch vấn đề cốt lõi trong các doanh nghiệp là trong quá trình sản xuất phải sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Số nguyên vật liệu này không phải dùng đến đâu mua đến đó mà doanh nghiệp luôn phải có số lượng dự trữ đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục. Dự trữ bao nhiêu đưa vào sản xuất như thế nào sao cho chi phí sản xuất là thấp nhất nhằm vừa có lợi nhuận vừa có hiệu quả kinh tế cao. Hạch toán nguyên vật liệu trong chi phí sản xuất một cách chính xác, đầy đủ nhằm phản ánh một cách trung thực bộ phận doanh thu này trong chỉ tiêu doanh thu cũng như trong tổng giá trị sản xuất. Từ nhận thức vấn đề trên trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp nguyên vật liệu Hà Tây được sự giúp đỡ của Thầy giáo hướng dẫn và các cô chú phòng kế toán của Xí nghiệp, em đã chọn Chuyên đề " Tổ chức kế toán nguyên vật liệu" tại Xí nghiệp In Hà Tây. Nội dung báo cáo gồm 2 phần chính Phần I: Đặc điểm tình hình chung của Xí nghiệp In Hà Tây Phần II: Thực trang kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In Hà Tây Phần I Đặc điểm tình hìnhchung của Xí nghiệp in hà tây 1. Quá trình hình thành và phát triển Xí nghiệp In Hà Tây được thành lập ngày 01 tháng 10 năm 1975 với tên gọi ban đầu là Xưởng In Hồng Quang là một doanh nghiệp In duy nhất của Tỉnh. Đóng tại số 8A - Hoàng Hoa Thám - Thị Xã Hà Đông - Tỉnh Hà Tây. Mọi hoạt động của Xí nghiệp chịu sự quản lý của Sở Văn Hoá Thông Tin tỉnh Hà Tây. Kể từ khi thành lập cho tới nay, Xí nghiệp In Hà Tây đã qua 4 lần đặt và đổi tên theo tình hình chính trị của đất nước. Từ trong chiến tranh chống Pháp đến sau Hoà Bình lập lại, Xí nghiệp được lập lại là Xưởng In Hồng Quang (thuộc tỉnh Hà Đông cũ) khi sát nhập tỉnh Hà Đông và tỉnh Sơn Tây, Xưởng In Hồng Quang đổi tên là Xí nghiệp In Hà Tây đóng tại 15 Quang Trung, Hà Đông. Năm 1976 do sát nhập tỉnh Hà Tây và tỉnh Hoà Bình thành tỉnh Hà Sơn Bình Xí nghiệp đổi tên là Xí nghiệp In Hà Sơn Bình. Tháng 11 năm 1991 do tách tỉnh Hà Sơn Bình thành tỉnh Hà Tây và tỉnh Hoà Bình Xí nghiệp được tách ra và đổi tên là Xí nghiệp Hà Tây theo quyết định 370/QĐ - UB ngày 22/12/1992 do Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Tây và giấy phép kinh doanh số 104348/GP do trọng tài kinh tế cấp ngày 18 - 1 - 1993 với tổng số vốn 243.000.000 đồng. Trong đó: - Vốn CĐ: 177.000.000 đồng - Vốn LĐ: 66.000.000 đồng - Do điều kiện địa hình Xí nghiệp đóng tại thị xã Hà Đông nên có nhiều thuận lợi về giao thông và các hoạt động khác cho Xí nghiệp trong việc nắm bắt thông tin trao đổi ký kết các hợp đồng với khách hàng. Mặc dù vậy Xí nghiệp cũng gặp rất nhiều khó khăn khi bước sang nền kinh tế thế giới với cơ sở sản xuất cũ nát, dây truyền công nghệ sản xuất lạc hậu dẫn tới chất lượng sản phẩm không đáp ứng và thoả mãn được nhu cầu ngaỳ càng cao của Thế giới. Điều này đã làm ảnh hưởng đến công ăn việc làm và đời sống của người lao động trong Xí nghiệp. Đứng trước tình hình đó tập thể ban giám đốc và cán bộ công nhân viên Xí nghiệp đã đoàn kết tháo gỡ khó khăn Xí nghiệp tiến hành xắp xếp củng cố lại bộ máy tổ sản xuất và quản lý cho phù hợp với cơ chế mới. Nâng cao trình độ cho công nhân trong Xí nghiệp ứng dụng khoa học kỹ thuật và sản xuất kinh doanh bằng hai nguồn vốn, vốn vay Ngân hàng và vốn Ngân sách nhà nước cấp Xí nghiệp In Hà Tây đã chuyển đổi công nghệ In TYPO sang In OFFSET. Cho đến năm 1995 đã OPSET hoá hoàn toàn. Nhờ có sự đầu tư trang thiết bị máy móc mới hiện đại nên chất lượng sản phẩm hàng hoá được nâng cao đáp ứng nhu cầu của khách về chất lượng, mẫu mã, kỹ thuật In cũng như giá thành sản phẩm .... Từ sự chuyển đổi công nghệ hiện đại hoá máy móc Xí nghiệp In đã đạt được những thành tích đáng kể như giấy khen về chất lượng sản phẩm tốt, nhiều năm được công nhận đơn vị tiên tiến xuất sắc của ngành và tỉnh.... 2. Các chỉ tiêu kinh tế quan trọng mà Xí nghiệp đã đạt được trong 5 năm gần đây ( 1997 - 2001) Các chỉ tiêu thực hiện ĐVT Năm 1997 1998 1999 2000 2001 1. Doanh thu Trđ 2761 3062 3398 3925 4010 2. Lợi nhuận Trđ 66 75 81 87 95 3. Thuế các loại đã nộp Trđ 145 162 189 169 148 4. Tổng số vốn kinh doanh năm Trđ 1271 1330 1431 1437 1531 5. NSLĐ bình quân năm Trđ/năm 360 420 429 435 475 6. Tổng quỹ lương năm Trđ/năm 410,4 453,6 492,48 513 513 7. Số CNV bình quân năm Ng/năm 57 54 57 57 57 8. Tiền lương bình quân năm Nghìn/năm 7200 8400 8640 9000 9000 Xí nghiệp In là một doanh nghiệp nhà nước có nguồn vốn kinh doanh chủ yếu do ngân sách nhà nước cấp và do Xí nghiệp tự bổ sung. Thông qua bảng số liệu ta thấy tổng nguồn vốn kinh doanh của Xí nghiệp tăng lên chủ yếu là do Xí nghiệp tự bổ sung trong quá trình sản xuất về doanh thu của Xí nghiệp tăng đều theo từng năm (doanh thu năm sau cao hơn năm trước), từ đó lợi nhuận của Xí nghiệp cũng tăng lên năm 1997 là 66 triệu, năm 1999 lợi nhuận 81 triệu đồng vậy mà năm 2001 lợi nhuận tăng lên đến 95 triệu đồng/ năm điều đó cho ta thấy Xí nghiệp có những bước đi đúng đắn trong việc tổ chức sản xuất kinh doanh, đã tích cực trong việc mở rộng thị trường đồng thời cũng thu hút được nhiều đơn đặt hàng. Về tiền lương bình quân một năm cũng tăng lên cụ thể. Năm 1997 là 7200 (nghìn đồng/ năm) năm 1998 tăng lên là 8400 (nghìn đồng/ năm) năm 1999 là 8640 (nghìn đồng/ năm) năm 2000 tăng lên 9000 (nghìn đồng/ năm) năm 2001 là 9000 (nghìn đồng/ năm) điều này cho ta thấy công tác chỉ đạo của Xí nghiệp là rất hợp lý, hơn nữa người lao động ý thức được trách nhiệm của mình. Chính vì vậy cuộc sống của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp không ngừng cải thiện và nâng cao. 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập. Nhiệm vụ chính của Xí nghiệp In Hà Tây là vừa sản xuất kinh doanh vừa phục vụ tốt công tác chính trị thông qua đảm bảo In tốt tờ báo Hà Tây các thông báo nội bộ và các tạp chí địa phương. Ngoài ra Xí nghiệp còn nhận In các tạp chí, sách cho một số nhà như: Nhà xuất bản giáo dục, nhà xuất bản ngoại văn, nhà xuất bản thống kê... và các ấn phẩm quản lý kinh tế xã hội trong và ngoài tỉnh. Như vậy đặc điểm hoạt động của Xí nghiệp là một quá trình từ khi nhận mẫu, nội dung ấn phẩm của các đơn vị đặt hàng để đưa vào sản xuất đến xắp chữ, đánh máy phơi bản.... nên đòi hỏi Xí nghiệp phải tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh thành hai phân xưởng. Phân xưởng máy: Có nhiệm vụ thực hiện khâu chế bản cụ thể là đánh trên máy tính các loại ấn phẩm theo yêu cầu cụ thể của khách hàng sau đó là ra tờ can, phơi bản và sau in trên máy vi tính. Để phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất, phân xưởng lập các tổ sản xuất theo từng bước công nghệ như tổ chế bản tổ máy In OPSET và các bộ phận làm nhiệm vụ hỗ trợ cho quá trình sản xuất tại phân xưởng cũng như tổ điện... Phân xưởng sách: Thực hiện công việc hoàn thiện các ấn phẩm đã được sản xuất, gấp sách, đếm sách và khâu sách vào bìa. Cơ cấu phân xưởng sách cũng được chia làm các tổ khác nhau, mỗi tổ thực hiện công đoạn nhất định của quá trình hoàn thiện như tổ gấp sách, tổ đếm sách, tổ khâu sách vào bìa sau đó kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho. Sơ đồ quy trình sản xuất của Xí nghiệp Bộ phận trước In Bộ phận In Bộ phận sau In hoàn thiện Kho thành Cụ thể ta có quy trình 1 quyển sách như sau. Soạn nội dung sách trên máy Vi tính Ra tờ can Phơi bản In trên máy tính Gấp sách Đếm sách Khâu sách Kiểm tra chất lượng Nhập kho thành phẩm 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy của Xí nghiệp In Hà Tây Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt trong công tác sản xuất đảm bảo sự tồn tại và đứng vững trên thị trường, bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến với tổ chức bộ máy gọn nhẹ, gồm các phòng ban chức năng và các bộ phận sản xuất. Các phòng ban chức năng, các bộ phận có mỗi quan hệ mật thiết với nhau thông qua việc lập và thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm, cung ứng vật tư - tài chính phục vụ cho quá trình sản xuất. Mội hoạt động của các phòng ban, các bộ phận đều chịu sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Hiện nay tổ chức quản lý của Xí nghiệp gồm 2 phân xưởng và 3 phòng ban hoạt động dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc, chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận như sau. Ban giám đốc ( 2người) - Giám đốc: Là người điều hành quản lý cao nhất trong Xí nghiệp, chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp đối với nhà nước, là người phụ trách tài chính và đại diện cho Xí nghiệp ký kết các hợp đồng kinh tế. - Phó giám đốc phụ trách kế hoạch sản xuất: Là người giúp giám đốc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị phụ trách kỹ thuật In và quản lý các bộ phận sản xuất. Các phòng ban (gồm 3 phòng) - Phòng hành chính: Làm nhiệm vụ tổ chức điều hành bố chí nhân sự của Xí nghiệp, xử lý các văn bản đi, đến của cơ quan, phòng còn có tổ phòng cháy, chữa cháy cho vật tư tài sản của Xí nghiệp. - Phòng kế hoạch sản xuất: Có chức năng tiếp nhận đơn đặt hàng, tính giá, lập kế hoạch sản xuất, lập phiếu sản xuất và điều hành sản xuất theo kế hoạch cung ứng vật tư phục vụ cho sản xuất, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật In theo hợp đồng đăng ký. - Phòng tài vụ kế toán: Tổ chức hạch toán một cách chính xác kịp thời đầy đủ toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn của Xí nghiệp. Thống kê lưu trữ, cung cấp các số liệu, thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp cho ban giám đốc và bộ phận liên quan khi cần. Sơ đồ tổ chức của Xí nghiệp In như sau Giám đốc Phòng hành chính Phó giám đốc điều hành sản xuất Phòng kế hoạch sản xuất Phòng tài vụ kế toán Phân xưởng máy Phân xưởng sách Kho sản phẩm Ghi chú: Mối quan hệ chỉ đạo hoặc dây chuyền Mối quan hệ hai chiều trong quá trình sản xuất 5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Xí nghiệp In Hà Tây 5.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In Hà Tây Xí nghiệp In Hà Tây là một Xí nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ nên bộ máy kế toán được sắp xếp gọn nhẹ, mặt khác căn cứ vào quy mô sản xuất đặc điểm tổ chức và yêu cầu quản lý kinh tế căn cứ vào khối lượng công việc, kế toán, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung, mọi công tác kế toán được thực hiện ở bộ phận kế toán của Xí nghiệp từ việc hạch toán ban đầu, thu nhập kiểm tra chứng từ vào sổ chi tiết đến việc lập báo cáo kế toán. Do đó mà lãnh đạo Xí nghiệp luôn nắm bắt được toàn bộ thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao. 5.2. Cơ cấu và chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Xí nghiệp gồm 3 người: Kế toán trưởng, kế toán tiêu thụ và thanh toán, kế toán tiền lương - bảo hiểm xã hội kiêm thủ quỹ. Mỗi người đảm nhiệm một chức năng nhiệm vụ nhất định, cụ thể. - Kế toán trưởng: giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về chấp hành luật pháp, thể lệ chế độ tài chính hiện hành kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả khai thác các khả năng tiềm tàng, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác kịp thời và toàn diện. Tại Xí nghiệp In Hà Tây kế toán trưởng còn kiêm kế toán TSCĐ theo dõi tình hình tăng, giảm khấu hao TSCĐ, là một kế toán vật tư luôn theo dõi tình hình nhập - xuất tồn kho vật liệu chính trong Xí nghiệp. Đồng thời kế toán trưởng còn kiêm kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí sản phẩm cho từng đối tượng sử dụng, tính giá thành từng loại sản phẩm và xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ để lên sổ nhật ký chung và vào sổ cái. Từ đó kế toán trưởng lên bảng cân đối phát sinh và lập các báo cáo tài chính. - Kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán: chuyên theo dõi về doanh thu bán hàng, theo dõi về các khoản thu chi trong và ngoài Xí nghiệp (thanh toán với người mua, người bán, thanh toán với ngân hàng ).... Kế toán tiền lương: Bảo hiểm xã hội kiêm một phần kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ, thống kê đồng thời là thủ quỹ - kế toán tiền lương có nhiệm vụ tính lương ( dựa trên đơn giá tiền lương ) để trả cho công nhân viên và phân bổ chi phí tiền lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn vào các đối tượng tính giá thành. Đồng thời theo dõi tình hình vật liệu công cụ dụng cụ và từ đó lập chứng từ ghi sổ và chuyển cho kế toán tổng hợp kế toán tiền lương đồng thời là thủ quỹ quản lý lượng tiền mặt tại Xí nghiệp. Kế toán trưởng Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp In Hà Tây Kế toán tiền lương và BHXH kiêm thủ quỹ Kế toán tiêu thụ và theo dõi thanh toán 5.3. Hình thức kế toán của Xí nghiệp In Hà Tây Hiện nay Xí nghiệp thanh toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và áp dụng hình thức nhật ký chung nên nó rất thuận tiện cho việc ghi chếp các nghiệp vụ không bị trùng lắp. Hệ thống sổ gồm có: Sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết tài sản cố định Sổ nhật ký ngân hàng Sổ nhật ký thu tiền mặt Sổ nhật ký chi tiền mặt Sổ doanh thu Sổ nhật ký bán hàng và sổ kế toán tổng hợp Sơ đồ của hình thức kế toán nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Phần II Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở Xí nghiệp in hà tây I. Hệ thống tổ chức hạch toán tài khoản ở Công ty Xí nghiệp In Hà Tây là một doanh nghiệp nhà nước. Vì vậy các chế độ chính sách quy định của nhà nước đề ra đều được Xí nghiệp thực hiện một cách triệt để trong công tác tổ chức cũng như trong công tác hạch toán, các chế độ nhà nước ban hành Xí nghiệp cũng đã áp dụng một cách khoa học, vì vậy khi chế độ khoán mới được ban hành Xí nghiệp đã đưa vào áp dụng ngày 1/6/1996. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp với các phần hành kế toán mà Xí nghiệp đang thực hiện, căn cứ vào các chỉ tiêu quản lý đã được tổng hợp trên các báo cáo kế toán trong quá trình hạch toán ở Xí nghiệp đã sử dụng các loại tài khoản. II. Tổ chức hạch toán chứng từ tại đơn vị - Phương pháp hạch toán của Xí nghiệp In Hà Tây đang sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Vì các hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu luôn xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh để theo dõi tình hình quản lý, biến động và có hiệu quả của nguyên vật liệu kế toán phải nộp những chứng từ cần thiết kịp thời, chính xác theo mẫu biểu quy định. Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số 114/ TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính và quyết định số 885/1998 ngày 14/7/1998 của bộ Tài chính thì các chứng từ mà kế toán nguyên vật liệu trong Xí nghiệp In sử dụng bao gồm: - Phiếu nhập kho MS 01 - VT - Phiếu xuất kho MS 02 - VT - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MS 03 - VT - Thẻ kho MS 06 - VT - Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá MS 08 - VT - Thuế GTGT III. Hệ thống tổ chức sổ kế toán và các báo cáo của Xí nghiệp In Hà Tây 1. Hệthống sổ kế toán Trên cơ sở hệ thống tài khoản và chứng từ, hình thức ghi sổ kế toán mà Xí nghiệp đang sử dụng là * Nhật lý chung thì sổ sách Xí nghiệp đang sử dụng trong quá trình hạch toán gồm các loại sổ sau: - Sổ kế toán chi tiết vật liệu - Thẻ kho - Đối chiếu lưu chuyển - Sổ số dư - Bảng kê nhập xuất, báo cáo nhập xuất tồn - Bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ. 2. Báo cáo kế toán của Xí nghiệp Cuối mỗi kỳ hạch toán kế toán trưởng phải lập báo cáo kế toán sau: - Bảng cân đối kế toán MS B01 - DN - Báo cáo kết quả kinh doanh MS B02 - DN - Bản thuyết minh báo cáo Tài chính MS B09 - DN IV. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In Hà Tây 1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Xí nghiệp In Hà Tây Xí nghiệp In Hà Tây là một doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh với nhiệm vụ chủ yếu là In ấn các loại sách báo tài liệu, vì vậy vật liệu Xí nghiệp sử dụng không nằm ngoài các sản phẩm như giấy, mực, bìa.... 2. Phân loại nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây Do tính chất đặc thù sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp In phức tạp Xí nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên liệu vật liệu vì vậy cần phải phân loại nguyên vật liệu thành nhiều loại, nhiều nhóm, nhiều thứ khác nhau với công cụ dụng cụ, công dụng tính năng và yêu cầu quản lý. Căn cứ vào nội dung kinh tế của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Xí nghiệp In Hà Tây hiện nay với nhiệm vụ chủ yếu là in báo Đảng, in các loại sách, tập san, các biểu mẫu quản lý vì vậy Xí nghiệp phân các nguyên vật liệu thành các loại sau: - Vật liệu chính: là giấy in và mực in - Vật liệu phụ: là kẽm, nhôm, đế gim - Nhiên liệu: là dầu mỡ khí - Phụ tùng thay thế: tấm cao su, ốc vít, vòng bi - Phế liệu thu hồi: giấy lề, kẽm hỏng. Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán nguyên vật liệu sử dụng tài khoản 152 chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. - Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính - Tài khoản 1522: Nguyên vật liệu phụ - Tài khoản 1523: Nhiên liệu - Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế - Tài khoản 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản - Tài khoản 1526: Vật liệu khác 3. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây - Xuất phát từ vai trò đặc biệt quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất của Xí nghiệp chúng chiếm tỷ trọng rất lớn tới 60 - 70% trong tổng sản phẩm nên việc tổ chức công tác quản lý của nguyên vật liệu là yêu cầu không thể thiếu được. Vì vậy để thực hiện tốt được yêu cầu này thì vật liệu phải quản lý chặt chẽ từ khâu mua về, nhập kho cho tới khâu xuất dùng cho sản xuất. Do đặc thù sản xuất ở Xí nghiệp là thường xuyên liên tục khách hàng thường có mối quan hệ gắn bó lâu dài bởi vậy việc nhập nguyên vật liệu được thực hiện theo kế hoạch đề ra. Việc lập kế hoạch và thu mua nguyên vật liệu cho phòng kế hoạch sản xuất đảm nhận. nguyên vật liệu sau khi mua về nhập kho được phòng kế hoạch sản xuất kế toán, thủ kho quản lý chặt chẽ về số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách giá cả và các chi phí liên quan. Là một đơn vị sản xuất kinh doanh với quy mô vừa, khối lượng sử dụng không quá lớn nên được bảo quản trong cùng một kho chứ không có sự phân chia khác nhau. Tuy được bảo quản cùng một kho nhưng nguyên vật liệu được phân loại, sắp xếp một cách khoa học cùng với đầy đủ các trang thiết bị bảo quản, phòng cháy, chữa cháy.... đảm bảo thuận lợi cho sản xuất và quản lý trên cở nghiên cứu tiêu hao các loại nguyên vật liệu phòng kế hoạch sản xuất sẽ xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại ấn phẩm từng bộ phận sản xuất. Từ đó đảm bảo quản lý sát xao nhất, sử dụng tiết kiệm nhất hiệu quả nhất của các loại nguyên vật liệu. Do trong quá trình sản xuất hoạt động các loại vật liệu thường xuyên có sự biến động. Bởi vậy để công tác quản lý được hiệu quả, chính xác. Xí nghiệp thực hiện được kiểm kê vật tư nhằm xác định được chính xác số lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu việc kiểm kê được thực hiện định kỳ theo quý, do kế toán và thủ kho tiến hành. 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In Hà Tây hiện nay đang sử dụng là phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất Phiếu nhập Sổ chi tiết tài khoản 152 Bảng tổng hợp xuất - nhập - tồn Ghi chú Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng - Nguyên tắc hạch toán là: ở kho chỉ theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu về mặt số lượng còn ở phòng kế toán thì theo dõi sự biến động nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị - Phương pháp ghi chép + ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, thực xuất từ đó vào thẻ kho. Cuối cùng ngày tính ra tồn cuối kỳ ngày ghi chép vào thẻ kho. + Phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình xuất nhập tồn theo chỉ tiêu số lượng và giá trị căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên, sổ chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có một cột giá trị cuối tháng tiến hành cộng để đối chiếu với thủ kho. Căn cứ vào sổ chi tiết kế toán lập bảng báo cáo tổng hợp xuất, nhập, tồn. Xí nghiệp In sử dụng phương pháp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi nhận được Hợp đồng ghi: Nợ 152: Ghi giá bán Nợ 133: Thuế GTGT Có 111, 112: Giá thanh toán Tỷ lệ thuế GTGT được khấu trừ Tỷ lệ thuế GTGT được khấu trừ = Doanh thu tính thuế GTGT Tổng doanh thu Thuế GTGT được khấu trừ trong tháng = Tổng số thuế GTGT đầu vào x Tỷ lệ thuế GTGT được khấu trừ Khi đó kế toán ghi: Nợ 3331 Có 133 Thuế GTGT đầu vào phải tính theo giá thành = Chênh lệch giữa tổng số thuế đầu vào - Thuế GTGT được khấu trừ Kế toán ghi: Nợ 632 Có 133 5. Hạch toán tổng hợp nhập xuất tại Xí nghiệp In Hà Tây 5.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây Căn cứ vào kế hoạch sản xuất gửi yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất phòng kế hoạch sản xuất trên cơ sở đã lập và triển khai kế hoạch thu mua nguyên vật liệu thông qua việc thăm dò thị trường. Tham khảo giá cả để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp khi hội tụ đủ các yếu tố đó sẽ quyết định mua hàng khi hàng và hoà đơn về giấy báo nhập hàng về Xí nghiệp ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành đối chiếu với hợp đồng mua nguyên vật liệu, kiểm tra và đánh giá chất lượng, số lượng, quy cách phẩm chất vật liệu. Việc kiểm tra được thực hiện ngay khi hàng được chuyển về Xí nghiệp, nếu số lượng nguyên liệu nhập về đúng với các điều khoản ghi trong hợp đồng thì thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu và chuyển hoá đơn cho phòng kế toán căn cứ vào đó phòng kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu này được nhập thành 3 liên 1 liên giao kim hoá đơn đỏ để thanh toán 2 liên lưu lại 1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho Biểu số 1 Đơn vị: XN In Hà Tây Phiếu nhập kho Ngày 10/07/2002 Số 20 Nợ 1521 Có Mẫu 01- VT QĐ 1141 - TC/CĐKT Ngày 1/11/95 BTC Tên người giao hàng: Anh Phùng Xí nghiệp In Hà Tây Địa chỉ: Số 15 Quang Trung - HĐ Theo HĐ số: 04390 ngày 10/7/2002 Nhập tại kho: Xí nghiệp In Hà Tây STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Giấy Tân Mai 84 x 120 Tờ 100000 100000 483 48.380.000 Cộng 48.380.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi tám triệu ba trăm tám mươi nghìn đồng chẵn Ngày nhập 10/7/2002 Phụ trách người giao hàng thủ kho KTT thủ trưởng đơn vị Biểu số 2 Hoá đơn (GTGT) Liên 2 giao cho khách Ngày 10/7/2002 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Đoàn Hương Địa chỉ : Số 15 Đặng Trần Côn - Hà Nội Số TK.............. Điện thoại MS................. Họ tên người mua hàng: Anh Phùng Đơn vị: Xí nghiệp In Hà Tây Địa chỉ: Số 15 - QT - HĐ Số TK Hình thức thanh toán: chuyển khoản MS: 05002349652 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Giấy báo Tân Mai 84 x 120 Tờ 100.000 483,8 48.380.000 Cộng tiền hàng : 48.380.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 2.419.000 Tổng cộng thanh toán 50.799.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi triệu bảy trăm chín chín nghìn đồng chẵn Người mua hàng (ký ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Với vật liệu có hoá đơn cùng về trong tháng căn cứ vào hoá đơn biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho và các chứng từ nhập kho khác kế toán ghi. Nợ 152 (chi tiết): giá vốn thực tế Nợ 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có các TK liên quan 111, 112, 331.... Tổng giá thanh toán Trong quá trình mua nếu doanh nghiệp được hưởng chiết khấu, giảm giá hoặc doanh nghiệp trả lại hàng mua kế toán ghi. Nợ 331 : Tính trừ vào số tiền phải trả Nợ 111, 112: Số tiền được người bán trả lại Có 152: nguyên vật liệu Có 711: Số chiết khấu Có 113: Thuế GTGT không được khấu trừ Ngoài ra còn có nghiệp vụ tăng vật liệu khác như tự gia công chế biến, nhận lại vốn góp liên doanh. 5.2. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây Hiện nay do các loại nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất của Xí nghiệp tương đối nhiều loại, có sự biến động thường xuyên. Căn cứ vào phiếu xuất hàng ngày khi xuất kho vật liệu kế toán theo dõi số liệu và tính giá vật liệu khi xuất dùng kho hàng ngày theo phương pháp nhập trước xuất trước theo phương pháp này vật liệu nào nhập trước thì xuất trước theo đơn giá nhập thực tế của vật liệu nhập trước sau đó mới tính đến đơn giá vật liệu nhập kho lần kế tiếp. Việc Xí nghiệp áp dụng phương pháp này sẽ đảm bảo tính chính xác thực tế của vật liệu xuất kho. Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất được diễn ra khi phát sinh nhu cầu vật liệu cho sản xuất, bộ phận sản xuất dự trù cho sản xuất và phiếu sản xuất cho phòng kế hoạch sản xuất. Phòng kế hoạch sản xuất xem xét và xác định nếu thấy hợp lý cung cấp mức tiêu hao số lượng vật tư xuất kho cho phòng kế toán để lập phiếu xuất kho vật tư phiếu này xuất thành 2 liên 1 liên giao cho thủ kho 2 liên giao cho phòng kế toán Biểu số 3 Đơn vị: Xí nghiệp In Hà Tây Phiếu xuất kho Ngày 20tháng 7 năm 2001 MS 215 Nợ 621 Có 1521 MS 02 - VT QĐ 1141 - TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 Họ tên người nhận hàng : Anh Đăng máy 2 màu Lý do xuất kho : In báo Hà Tây Xuất tại kho : Xí nghiệp In Hà Tây STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thàh tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Giấy Tân Mai 84 x 120 Tờ 9380 9380 483,8 4538044 Cộng 4538044 Viết bằng chữ: Bốn triệu năm trăm ba mươi tám nghìn không trăm bốn mươi bốn nghìn Xuất, ngày 20 tháng 7 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất, quản lý kế toán ghi Nợ 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ 627: chi phí sản xuất chung Nợ 641: chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ 642: chi phí bán hàng Nợ 241: chi phí xây dựng cơ bản Có: Giá thực tế vật liệu xuất dùng Ngoài ra còn có các nghiệp vụ giảm vật liệu khác như xuất bán vật liệu, xuất vật liệu để góp vốn liên doanh, xuất hiện thiếu khi kiểm kê Ta có thể khái quát quá trình hạch toán tổng hợp xuất nhập nguyên vật liệu của Xí SD ĐK xxx nghiệp theo sơ đồ sau Xuất vật liệu cho sản xuất, cho quản lý TK111,112,141 Chiết khấu mua hàng được hưởng hàng mua lại Nhập kho hàng đi đường của kỳ trước TK 331 TK 152 TK 151 Ghi chú: (1): vật liệu thu mua để sản xuất sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (2) vật liệu thu mua để sản xuất sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương hpáp trực tiếp hay không chịu thuế GTGT và dùng cho mục đích sự nghiệp phúc lợi, dự án Chênh lệch giảm cho đánh giá tài sản TK 412 TK 154 Xuất vật liệu thuê ngoài ra công chế biến Phát hiện thiếu vật liệu khi kiểm kê TK 138,334 Xuất vật liệu góp vốn liên doanh TK 128,222 Xuất bán vật liệu TK 622,157 TK 621,627,641 Chênh lệch tăng do đánh giá TS TK 412 Phát hiện thừa vật liệu khi kiểm kê TK 3381 Nhận lại góp vốn Liên doanh TK 128,222 Nhập kho do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến TK 154 Nhập góp vốn liên doanh, cấp phát biếu tặng TK 411 Thuế GTGT hàng nhập khẩu (2) (1) Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK3331 TK3333 Được khấu trừ (Nếu có) Thuế GTGT thường mua trong nước GTGT Thuế nhập khẩu Toán Giá thành giá chưa có GTGT (1) Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho do mua ngoài (2) 311,331 Doanh nghiệp: Xí nghiệp In Hà Tây Tên kho....... Thẻ kho Ngày lập thẻ: 1/7/2002 Tờ số:.................. Mẫu số: 06- VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC - CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Tân Mai 84 x 120 Đơn vị tính: tờ Mã số: IB Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn tháng 6 36.287 1/7 514 541 1/7 Báo số 2583 9520 26.767 2/7 545 2/7 Báo số 2584 9200 17.567 4/7 548 4/7 Báo số 2585 9240 8.327 4/7 548 4/7 Báo số 2585 178 8149 10/7 20 10/7 Anh phùng nhập 200R x 500 100.000 108.149 6/7 556 6/7 Báo số 2587 9310 98809 557 8/7 Báo số 2587 122 98687 558 9/7 Báo số 2588 9360 89327 561 11/7 Báo số 2589 9340 79987 564 12/7 Báo số 2589 44 79943 565 13/7 Báo số 2591 9370 70573 567 16/7 Báo số 2592 9370 61203 568 17/7 Toàn soạn báo Hà Tây 133 61070 569 17/7 Báo số 2592 104 60966 572 18/7 Báo số 2593 9380 51586 575 20/7 Báo Hà Tây số 2595 9386 42206 576 22/7 Báo số 2595(đặt thêm) 86 42.120 731/7 597 31/7 Báo số 2600 100 3952 Tổng tháng 7 100.000 132.335 3952 Biểu số 6 Đơn vị: Xí nghiệp In Hà Tây Bảng tổng hợp xuất nhập tồn Vật liệu chính Tháng 7 năm 2002 TK 152.1 STT Tên vật tư Tồn trong kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Mực In 289.200 1.875.000 889.200 1.275.000 2 Giấy TM 84 x 120 17.572.792 48.381.000 64.023.670 1.930.122 3 Giấy B2 84 x 120 35.080.209 4.795.047 20.385.162 4 Giấy B2 79 x 109 26.556.178 5.975.888 20.580.290 5 Giấy cutse 200g/m2 65 x 86 487.864 180.904 306.960 6 Việt trì 79 x 109 2.496.803 19.091 2.477.712 7 Cutse(150g/m2 64 x 85 554.310 199.089 355.221 8 Cutse 230g/m2 79 x 109 2.882.430 447.065 245.365 9 Giấy tránh 79x 109 4.424.769 276.960 4.147.809 Cộng 125.890.257 50.256.000 143.209.502 32.936.695 Người lập biểu (ký ghi họ tên) Kế toán trưởng (ký ghi họ tên) Biểu số 7 Đơn vị: Xí nghiệp In Hà Tây Bảng tổng hợp xuất nhập tồn Vật liệu phụ Tháng 7 năm 2002 TK 152.2 STT Tên vật tư Tồn trong kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Kẽm 55 x 65 11.129.800 7.548.028 3.581.772 2 Kẽm 64 x 68 7.443.128 5.242.336 2.200.792 3 Kẽm 40 x 46 5.481.288 627.000 4.854.288 4 Cao su 1.692.727 5.008.873 846.364 5.855.236 5 Tất lô nước 876.294 9 213.476 662.818 6 AXê Tôn 50.000 20.000 30.000 7 Xà phòng 24.000 48.000 64.800 7.200 8 Giẻ lau 97.500 87.750 100.000 86.250 9 Gim Hồng Hà 86.400 18.900 67.500 Cộng Người lập biểu (ký ghi họ tên) Kế toán trưởng (ký ghi họ tên) Biểu số 8 Đơn vị Xí nghiệp In Hà Tây Bảng phân bổ vật liệu công cụ - dụng cụ Tháng 7 năm 2002 STT Ghi có các TK Đối tượng sử dụng (ghi nợ các TK) TK 152 TK 153 Cộng TK 152.1 TK 152.2 1 2 3 Chi phí NVL trực tiếp (621) Chi phí NVL sản xuất chung (627) Chi phí CCDC quản lý DN (642) Cộng Ngày lập 31 tháng 07 năm 2002 Người lập bảng (ký ghi họ tên) Kế toán trưởng (ký ghi họ tên) Biểu số 9 Nhật ký chung Tháng 7 năm 2002 TK 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Nợ phát sinh Số Ngày Nợ Có 31/7/02 31/7/02 BPBVL PNK 20 31/7/02 10/7/02 Chi phí ngyên vật liệu TT Xuất vật liệu chính Xuất vật liệu phụ Xuất công cụ dụng cụ Chi phí nguyên vật liệuSX chung VL phụ dùng cho SX chung Chi phí CCDC quản lý DN CCDC dùng cho quản lý ............. Nhập giấy báo Tân Mai Thuế GTGT đầu vào Tiền giấy phải trả .......... X X X X X X X X X X X 621 152.1 152.2 153 627 152.2 642 153 152.1 133 111 Cộng tháng 7 Biểu số 10 Đơn vị: Xí nghiệp In Hà Tây Sổ cái Tháng 7 năm 2002 Tên TK: nguyên vật liệu chính TK 152 (152.1) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Nợ phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có 31/7/02 31/7/02 31/7/02 31/7/02 NKCNH NKCTM BPBVT PNK 20 31/7 31/7 31/7 10/7 Số dư cuối tháng 6 Nhập mực in các loại Nhập giấy in các loại Xuất nguyên vật liệu chính Nhập giấy báo Tân Mai 112 111 621 331 Cộng tháng 7 Ngày 31 tháng 07 năm 2002 Người ghi sổ ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) Biểu số 11 Đơn vị: Xí nghiệp In Hà Tây Sổ cái Tháng 7 năm 2002 Tên TK: nguyên vật liệu chính TK 152 (152.2) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Nợ phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có 31/7/02 31/7/02 31/7/02 31/7/02 NKCNH NKCTM BPBVT PNK 20 31/7 31/7 31/7 10/7 Số dự cuối tháng 4 Nhập vật liệu phụ Nhập vật liệu phụ Xuất vật liệu phụ Xuất vật liệu phụ 112 111 621 627 Cộng tháng 7 Ngày 31 tháng 07 năm 2002 Người ghi sổ ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên) V. Công tác phân tích kinh tế về tình hình cung ứng sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh ở Xí nghiệp In Hà Tây Xí nghiệp In Hà Tây là một doanh nghiệp nhà nước với nhiệm vụ In báo hàng ngày để phục vụ nhân dân vì vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp luôn luôn diễn ra một cách đều đặn liên tục vì vậy để quá trình đó được diễn ra một cách liên tục và đều đặn thì nguyên vật liệu phải được cung cấp đủ về số lượng kịp về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất đó là một điều kiện bắt buộc trong quá trình sản xuất nếu thiếu thì không thể có qúa trình sản xuất. Để đảm bảo cung ứng dự trữ sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu thì Xí nghiệp In Hà Tây phải làm tốt các khâu sau: - Cung ứng dự trữ đồng bộ, kịp thời chính xác là điều kiện có tính chất chuyên đề cho sự liên tục của qúa trình sản xuất kinh doanh. - Đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu xây dựng có chất lượng tốt là điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động. - Đảm bảo cung ứng, sử dụng, dự trữ kịp thời đầy đủ còn có ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, giá thành của sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy Xí nghiệp phải thường xuyên và định kỳ phân tích tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu để kịp thời nêu lên những ưu nhược điểm trong công tác quản lý của Xí nghiệp. Việc cung ứng nguyên vật liệu thực hiện được phải thực hiện được yêu cầu sau. - Đảm bảo sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp được tiến hành liên tục đều đặn theo đúng kế hoạch. - Thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm. Để đáp ứng được các yêu cầu trên nhiệm vụ của các quá trình phân tích bao gồm: Kiểm tra tình hình cung ứng nguyên vật liệu đối chiếu với tình hình sản xuất kinh doanh và kho để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua để có biện pháp khác khắc phục kịp thời. Phân tích tình hình dự trữ những loại nguyên vật liệu chủ yếu trong Xí nghiệp . Phân tích thường xuyên và định kỳ tháng sử dụng các loại nguyên vật liệu để có biện pháp sử dụng tốt và tiết kiệm vật tư. Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra đều đặn và liên tục phải làm tốt công tác dự trữ tránh tình trạng tồn đọng vật tự, công tác bảo quản phân loại vật tư sao cho không hao hụt mất mát cũng như việc ghi chép trình tự sổ sách trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu dự trữ ở Xí nghiệp In bao gồm tất cả các nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, Nhiên liệu, công cụ lao động..... đang chờ đợi để đưa vào sản xuất vì vậy dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất là một tất yếu. Xí nghiệp In Hà Tây đang thực hiện chế độ dự trữ nguyên vật liệu thường xuyên hàng tháng để đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất của Xí nghiệp được tiến hành liên tục giữa tháng 2 tiếp nhau. Đối với Xí nghiệp In Hà Tây thì lượng giấy và mực dự trữ trong tháng là rất cần thiết và cực kỳ quan trọng. Tình hình dự trữ nguyên vật liệu của Xí nghiệp In được biểu hiện qua biểu sau STT Tên, nguyên vật liệu Lượng cầu dự trữ (kg) Lượng thực tế đang dự trữ (kg) 1 2 3 4 5 6 Giấy Tân Mai 84x120 Giấy Tân Mai tờ ruột Cutse.... Opset Giấy bãi bằng 84x120 Giấy bãi bằng 79x109 60 20 5 3 15 6 55 30 5 3 15 6 Cộng 109 114 VI. Nhận xét về thực trạng hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây. Trong cơ chế quản lý kinh tế hiện nay tài chính luôn bị tổng hoà các mối quan hệ kinh tế tổng thể các nội dung tài chính tiền tệ không chỉ có nhiệm vụ khai thác nguồn lực tài chính tăng thu nhập, tăng trưởng kinh tế mà còn sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực. Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là hướng tới tối đa hoá lợi nhuận ngày càng nâng cao lợi ích cho cán bộ công nhân viên và xã hội. Để đạt được mục tiêu này Xí nghiệp phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức kỹ thuật quản lý. Song một trong những biện pháp mà Xí nghiệp quan tâm đó là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Trong Xí nghiệp thì chi phí nguyên vật liệu là một trong yếu tố quan trọng và chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong Xí nghiệp . Việc tăng cường quản lý vật liệu làm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần phấn đấu hạ giá thành sản phẩm. Đây là vấn đề đang được ban giám đốc quan tâm. Qua thời gian thực tập ở Xí nghiệp In Hà Tây vận dụng giữa lý luận và thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu em xin đưa ra một số ý kiến: 1. Những Ưu điểm Sau 27 năm ra đời và phát triển Xí nghiệp In Hà Tây đã trưởng thành về nhiều mặt. Xí nghiệp đã đạt được những thành tựu to lớn khẳng định vị trí và uy tín của mình trên thế giới, sản phẩm của Xí nghiệp đáp ứng được khách hàng không những nhu cầu của khách hàng về hình thức, chất lượng mà còn về giá cả hợp lý chính điều này đã góp phần làm cho thế giới thiêu thụ của Xí nghiệp không chỉ giới bạn trong tỉnh mà còn ra cả các tỉnh thành phố khác. Doanh thu của Xí nghiệp mỗi năm đều tăng lên đáng kê, thu nhập của CBCNV cũng tăng theo, Xí nghiệp luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Ngân sách nhà nước, các chế độ phúc lợi xã hội. Để đạt được kết quả như vậy, một phần không nhỏ là nhờ vào Xí nghiệp đã thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác tổ chức quản lýnói riêng. Về tổ chức bộ máy quản lý: Trên quy mô khối lượng sản xuất, hoạt động Xí nghiệp đã xây dựng được quy mô hình thức quản lý nguyên vật liệu khoa học hợp lý từ khâu thu mua dự trữ bảo quản đến sử dụng nguyên liệu vào sản xuất hệ thống kho và các loại vật tư được bố trí sắp xếp Khoa học giúp cho quá trình thu mua bảo quản, xuất dùng cho sản xuất được dễ dàng. Về tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp: Sau nhiều năm xây dựng và phát triển đến nay Xí nghiệp đã có bộ máy kế toán hợp lý và có hiệu quả, Xí nghiệp đã tổ chức công tác kế toán trên quy mô tập trung, phòng kế toán thực hiện toàn bộ công việc kế toán từ việc thu nhận, xử lý chứng từ ghi sổ, lập báo cáo kế toán phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Do khối lượng công việc lớn, số nhân viên kế toán lại tinh giảm nên một nhân viên kế toán phải đảm nhận nhiều công việc. Tuy vậy với hình thức kế toán hàng tồn kho áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và kế toán chi tiết thẻ song song đã đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động các loại vật tư của Xí nghiệp. Với hình thức kế toán này việc kiểm tra được nhanh chóng, thuận tiện, kịp thời toàn bộ thông tin kế toán của Xí nghiệp cho ban lãnh đạo và là cơ sở cho ban lãnh đạo có các quyết định chỉ đạo và kiểm tra. Nói chung công tác kế toán của Xí nghiệp đã vận dụng đúng chế độ kế toán của nhà nước, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Xí nghiệp. Nhờ đó có đội ngũ kế toán lành nghề, trình độ chuyên môn cao nên đã phát huy được vai trò của kế toán và là một công cụ quản lý kinh tế quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó đã thúc đẩy quá trình nâng cao hiệu quả của công tác kế toán và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện cơ giới hoá công tác kế toán của Xí nghiệp. Bên cạnh những ưu điểm trên công tác quản lý hạch toán vật liệu của Xí nghiệp vẫn còn những hạn chế cần phải khắc phục và hoàn thiện phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thế giới hiện nay. 2. Những hạn chế Trong điều kiện thị trường ngày càng được mở rộng, doanh thu được tăng lên tất yếu sẽ kéo theo sự biến động một loạt các yếu tố khác như: Tình hình nhập - xuất vật liệu sẽ diễn ra thường xuyên hơn với số lượng lớn hơn, các khoản chi phí, nhân công, quản lý doanh nghiệp.... cũng sẽ tăng thêm. Với khối lượng công việc kế toán ngày càng tăng lên, như vậy yêu cầu đặt ra cần trang thiết bị hệ thống máy vi tính cho bộ phận kế toán. Vậy mà cho tới nay, bộ phận kế toán của Xí nghiệp vẫn làm việc theo hình thức thủ công. Đây là điều mà Xí nghiệp cần quan tâm, khắc phục trước tiên. Là một đơn vị sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, bên cạnh những khách hàng truyền thống Xí nghiệp còn có khối lượng tương đối lớn, những khách hàng không mang tính thường xuyên, sản phẩm sản xuất ra vì thế cũng có sự tăng giảm bất thường, nó kéo theo sự biến động lúc tăng lúc giảm vật liệu nhập kho. Song Xí nghiệp In Hà Tây lại chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để dự tính giảm giá so với giá thấp ( giá thực tế) của hàng tồn kho. Vật liệu của Xí nghiệp chủ yếu là mua ngoài như mực in, giấy in .... nhưng do Xí nghiệp thường mua vật tư theo đơn giá đặt hàng. Để phản ánh đầy đủ chính xác số lượng vật tư nhập kho và thanh toán công nợ với người cung cấp đối với công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng cần hoàn thiện hơn hệ thống sổ sách bằng việc mở thêm sổ nhật ký mua hàng. 3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây. Trong bối cảnh kinh tế - xã hội như hiện nay, đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và Xí nghiệp In Hà Tây nói riêng thì việc hạch toán quản lý và hạch toán nguyên vật liệu không phải lúc nào cũng đạt được kết quả tốt nhất. Do ảnh hưởng của các nguyên nhân khách quan và chủ quan, cũng như các đơn vị khác công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp cũng có những ưu điểm cần phát huy và cũng còn có một số hạn chế cần khắc phục và hoàn thiện. Trên cơ sở những thông tin đã thu nhập được trong quá trình thực tập em xin đưa ra một vài ý kiến sau đây huy vọng đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây. Xí nghiệp In Hà Tây là một đơn vị có máy móc tương đối hiện đại có một bộ máy tổ chức quản lý tương đối quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục. Do vậy, để quản lý công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng cần phải đưa hệ thống kế toán vào máy vi tính để thu được kết quả nhanh hơn, chính xác hơn và công việc tính toán đỡ vất vả hơn. Do giá cả thị trường nhiều biến động khách hàng rất nhạy cảm với thị trường, nên việc khảo sát vật tư hàng hoá luôn là vấn đề nóng hổi của khách hàng. Vì vậy Xí nghiệp In Hà Tây cần phải có kế hoạch về dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho, dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho được phản ánh qua TK 159 "dự phòng giảm giá hàng tồn kho". Bên nợ: " Hoàn nhập số dự phòng giảm giá" Bên có: " Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho" Dự có: " Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ" Khi đó lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo trình tự sau: - Cuối niên độ kế toán trước khi nhập báo cáo quyết toán năm, kế toán căn cứ vào tình hình thực tế giảm giá hàng tồn kho của năm sau. Xác định và tính giảm giá để hạch toán vào chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 : dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối niên độ kế toán sau, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã nhập cuối năm trước. Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 721: Thu nhập hoạt động tài chính. - Đồng thời xác định mức trích lập dự phòng cho năm tiếp theo Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết luận Trong bất kỳ một giai đoạn nào, hạch toán kế toán luôn được coi là một công cụ tổ chức và quản lý hữu ích nhằm mang lại những kết quả tốt. Nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi mà đất nước ta đang chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước theo định hướng XHCN thì công tác kế toán lại càng đặc biệt quan trọng. Nó giúp nhà nước quản lý kinh tế tới từng đơn vị sản xuất kinh doanh. Còn đối với các doanh nghiệp sản xuất thì kết quả của công việc hạch toán, quản lý vật liệu tốt hay không tốt sẽ quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của kinh tế thị trường. Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp In Hà Tây, được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Văn Hậu và các cô chú phòng kế toán tài vụ Xí nghiệp In Hà Tây. Em đã tìm hiểu và học hỏi được những kiến thức thực tế về chế độ sổ sách kế toán hiện hành mà Xí nghiệp đang sử dụng, công tác sản xuất kinh doanh, đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu. Nhờ đó đã giúp em củng cố được kiến thức và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình. Nhưng do nhận thức có hạn và kiến thức thực tiễn chưa có nên những ý kiến đóng góp còn chưa được đầy đủ và chọn vẹn. Vì vậy em rất mong được sự quan tâm chỉ bảo và những ý kiến nhận xét của thầy giáo và các cô chú trong Xí nghiệp và bạn bè để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. En xin chân thành cảm ơn! Mục lục Lời nói đầu 1 Phần I. Đặc điểm tình hình chung của Xí nghiệp In Hà Tây 3 1. Quá trình hình thành và phát triển 3 2. Các chỉ tiêu kinh tế quan trọng mà Xí nghiệp đã đạt được trong 5 năm gần đây (1997 - 2001) 4 3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp 5 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy của Xí nghiệp In Hà Tây 6 5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Xí nghiệp In Hà Tây 8 5.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In Hà Tây 8 5.2. Cơ cấu và chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán 9 5.3. Hình thức kế toán của Xí nghiệp In Hà Tây 10 Phần II. Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây 12 I. Hệ thống tổ chức hạch toán tài khoản ở Công ty 12 II. Tổ chức hạch toán chứng từ tại đơn vị 12 III. Hệ thống tổ chức sổ kế toán và các báo cáo của Xí nghiệp In Hà Tây 13 IV. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In Hà Tây 13 1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Xí nghiệp In Hà Tây 13 2.Phân loại nguyên vật liệu Xí nghiệp In Hà Tây 13 3. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây 14 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây 15 5. Hạch toán tổng hợp nhập xuất tại Xí nghiệp In Hà Tây 17 5.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây 17 5.2.Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây 20 V. Công tác phân tích kinh tế về tình hình cung ứng sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh ở Xí nghiệp In Hà Tây 32 VI. Nhận xét về thực trạng hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây 33 1. Những ưu điểm 34 2. Những hạn chế 35 3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp In Hà Tây 36 Kết luận 38