Chuyên đề Ứng dụng thông tin kế toán quản trị trong quản trị sản xuất tại Xí nghiệp may Đại Đồng – Công ty cổ phần Nam Sông Cầu

Gấp Máy sổ Đo khổ vải Cắt pha Đóng lynon Cắt gọt Máy tay KCS thành phẩm Máy sườn Đánh số Đóng gói Máy hoàn thiện KCS bán thành phẩm Nhập kho thành phẩm Thùa khuy cúc Sơ đồ 4.1 Quy trình công nghệ SX 3.3 Sử dụng thông tin KTQT trong QTSX tại Xí nghiệp 3.3.1 Chế tác mẫu và xác định định mức từng mã hàng Với mỗi ngành nghề kinh doanh hay lĩnh vực kinh doanh đều có những nét riêng đặc trưng riêng tạo ra những đặc điểm khác nhau trong quá trình phát triển đòi hỏi NQT luôn phải linh hoạt để đi vào quản lý hoạt động của mình một cách có hiệu quả hơn. Là một đơn vị chuyên tiến hành gia công các sản phẩm may mặc cho khách nước ngoài thì hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp may Đại Đồng cũng có những đặc điểm riêng có đòi hỏi NQT tại Xí nghiệp phải có những kế hoạch, có những phương thức quản trị như thế nào cho phù hợp để đạt được kết quả như mong muốn. Để có được hợp đồng từ phía đối tác, Xí nghiệp phải thực hiện một số khâu công việc làm cơ sở và căn cứ cho việc ký kết hợp đồng. Tại Xí nghiệp, do có mối quan hệ khá lâu dài với phía nước ngoài, mặt khác việc gia công chủ yếu dựa trên các hợp đồng từ các khách hàng quen thuộc do đó vào đầu năm Xí nghiệp thường ký một hợp đồng quy cách với phía khách hàng, kèm theo bản hợp đồng quy cách đó là các phụ lục hợp đồng là bản chi tiết hóa của hợp đồng quy cách. Với mỗi một phụ lục hợp đồng có những mã hàng cụ thể với thời gian gia công cụ thể. Nhưng với những yếu tố như trên thì hợp đồng chưa thể ký kết do từ phía Xí nghiệp chưa có cơ sở cụ thể để đảm bảo cho hợp đồng. Vì vậy Xí nghiệp phải tiến hành một số hoạt động trước khi đi đến ký kết hợp đồng. Vấn đề đầu tiên mà nhà QTSX quan tâm vì nó tác động trực tiếp tới việc có quyết định đơn đặt hàng của khách hàng hay không là giai đoạn chế tác mẫu và xác định định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm tới phòng kĩ thuật. Căn cứ vào quy cách, mẫu mã sản phẩm từ phía khách hàng yêu cầu bộ phận kỹ thuật sẽ có nhiệm vụ may mẫu các sản phẩm có trong hợp đồng và xác định định mức kĩ thuật cho từng sản phẩm. Xác định định mức kỹ thuật là việc xác định xem để có được sản phẩm hoàn chỉnh thì cần những loại vải nào, màu vải , số lượng từng loại là bao nhiêu. Định mức kĩ thuật về nguyên vật liệu mà bộ phận kĩ thuật xác định được thể hiện qua Bảng 3.5 (Trang 44). Định mức kỹ thuật chính là thông số kỹ thuật được bộ phận kĩ thuật đo lường khi tiến hành may mẫu theo yêu cầu mà Công ty Doogong Apparel đưa ra. Thông số kỹ thuật này là một nhân tố quan trọng để đi đến ký kết hợp đồng bởi chỉ khi bạn hàng nước ngoài thấy những con số kỹ thuật mà phía Xí nghiệp đưa ra hợp lý thì mới tiếp tục thoả thuận về hợp đồng. Hai bên sẽ căn cứ vào những con số định mức sử dụng và hao hụt cho mỗi sản phẩm để xác định lượng nguyên vật liệu mà phía đối tác nước ngoài sẽ cung cấp cho Xí nghiệp. Bảng 4.1 Tổng hợp định mức và tỷ lệ hao hụt của từng mã hàng S1 STT Mã NPL Tên nguyên liệu ĐVT Đ/m sử dụng /1sp Tỷ lệ % hao hụt ĐM SD/1sp (cả tỷ lệ % hao hụt) Nguồn nguyên liệu 1 NL03 Vải 100% poly Yard 1,690755 2 1,724570 Bên thuê gia công cung cấp 2 NL05 Dựng 36’’ Yard 0,105480 2 0,107590 Bên thuê gia công cung cấp 3 NL06 Vải poly Mesh Yard 0,462963 2 0,472222 Bên thuê gia công cung cấp 4 NL07 Vải nylon190T Yard 0,209810 2 0,214006 Bên thuê gia công cung cấp 5 NL08 Bo Yard 0,215564 2 0,219875 Bên thuê gia công cung cấp 6 PL01 Khóa các loại Chiếc 1,000000 3 1,030000 Bên thuê gia công cung cấp 7 PL04 Nhãn vải Chiếc 3,000000 3 3,090000 Bên thuê gia công cung cấp 8 PL05 Thẻ bài Chiếc 2,000000 3 2,060000 Bên thuê gia công cung cấp 9 PL06 Chỉ các loại Cuộn 0,079398 2 0,080986 Bên thuê gia công cung cấp … (Nguồn: Phòng kĩ thuật và chế tác mẫu) Ngoài những định mức kỹ thuật về nguyên vật liệu cần dùng để tạo ra một sản phẩm thì khi tiến hành may mẫu sản phẩm bộ phận kĩ thuật còn phải tiến hành bấm giờ theo từng công đoạn để hoàn thành một sản phẩm. Việc tiến hành bấm thời gian làm mẫu một sản phẩm có tính chất rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới việc tính toán chi phí tiền lương cho một sản phẩm, xác định số tiền lương cho từng bộ phận, từng công đoạn. Đồng thời đó cũng là căn cứ để phòng kế toán đưa ra đơn giá gia công dự tính cho các mặt hàng. Những thông tin về kỹ thuật mà bộ phận kỹ thuật sau khi đã có được sẽ chuyển lên phòng kế toán để kế toán xác định những vấn đề khác liên quan đến ký kết hợp đồng. Như vậy những thông tin về kỹ thuật mà bộ phận kỹ thuật sau khi đã có được sẽ làm cơ sở để phòng kế toán cung cấp thông tin ra quyết định của NQT. Cùng với quá trình xác định định mức về nguyên vật liệu để làm cơ sở ký kết hợp đồng với khách hàng thì bộ phận kỹ thuật cũng tiến hành xác định định mức về phụ liệu phục vụ cho quá trình sản xuất: Bảng định mức phụ liệu sẽ được chuyển sang phòng kế toán vật tư và bộ phận kho để kế toán vật tư có kế hoạch theo dõi việc cấp phát phụ liệu theo các mã hàng xuống các phân xưởng sản xuất. Tất cả phần nguyên phụ liệu đã xác định theo bảng định mức này cũng sẽ được chuyển từ phía khách hàng. Xí nghiệp may Đại Đồng Công ty cổ phần Nam Sông Cầu ĐỊNH MỨC PHỤ LIỆU Mã hàng : S1 Người lập: Đỗ Thị Oanh Bắc Ninh, ngày 27 tháng 1 năm 2009 STT Tên phụ liệu ĐVT Định mức Ghi chú 1 Chỉ chính 20s/3 2500m m 100 2 Chỉ lót m 200 3 Cúc dập Bộ cỡ mm 3 5,6/cúc15mm; 8,10/cúc 17mm 4 Nhãn cỡ pcs 1 5 Nhãn mã vạch pcs 1 6 Nhãn % pcs 1 7 Nhãn SD pcs 1 8 Chun cạp 35mm mm cỡ cm 5/63cm; 6/65cm 9 Chun cạp 40mm mm cỡ cm 8/68cm; 10/72cm 10 Dây dệt 20mm miệng túi mm cỡ cm 5/18cm;6/19cm; 8/20cm; 10/21cm 11 Kim máy : 1 kim 2 kim pcs pcs 3 0,5 .... Trưởng phòng kĩ thuật Giám đốc XN (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) 3.3.2 Căn cứ đàm phán lựa chọn và ra quyết định chấp nhận đơn hàng 3.3.2.1 Những căn cứ để đàm phán lựa chọn đơn hàng tại Xí nghiệp Phòng Kế toán trên cơ sở những thông số kỹ thuật được chuyển lên từ phòng kỹ thuật sẽ tiến hành xác định đơn giá gia công ước tính. Đây là căn cứ chủ yếu làm cơ sở để NQT Xí nghiệp kí đơn hàng. Với các hợp đồng gia công tại Xí nghiệp, các sản phẩm chủ yếu là áo Jacket có đơn giá gia công biến động từ 1 tới 1,5USD/ 1 sản phẩm. Trong đó phần chi phí nhân công chiếm tỷ lệ khoảng 55% trong tổng số chi phí xác định lên đơn giá gia công, còn lại là chi phí sản xuất chung trong đó chi phí khấu hao tài sản chiếm tới 20%. Tuy nhiên đây chỉ là đơn giá gia công ước tính để làm căn cứ thỏa thuận với khách hàng. Việc xác định đơn giá nguyên vật liệu tại xí nghiệp chỉ dựa trên cơ sở xác định đơn giá của các phụ liệu mà xí nghiệp sẽ phải tự cung cấp, phần này chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong tổng nguyên vật liệu do vậy khi tính toán kế toán thường gộp phần chi phí này vào với chi phí sản xuất chung. Phần nguyên vật liệu chính sẽ không được đề cập tới do được chuyển từ nước ngoài, phần nguyên vật liệu chính này sẽ được cung cấp đầy đủ theo khối lượng sản phẩm cần sản xuất. Để có được giá thành ước tính cho từng bộ phận thì đòi hỏi phải có sự kết hợp thông tin giữa nhiều bộ phận kế toán phần hành. Cụ thể để xác định được đơn giá gia công cho một sản phẩm cần phải có thông tin về chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung đáp ứng cho quá trình sản xuất. Các kế toán phần hành có nhiệm vụ xây dựng dự toán về đơn giá tiền lương, xây dựng dự toán chi phí sản xuất chung sau đó Kế toán giá thành tại Xí nghiệp tổng hợp các chi phí có liên quan này xác định ra đơn giá gia công và đưa ra báo cáo nhanh về đơn giá gia công các sản phẩm qua Bảng 3.6 (Trang 48) Trong Bảng có thể hiện chi tiết lượng chi phí để sản xuất ra sản phẩm. Báo cáo về giá thành được Kế toán trưởng kiểm duyệt trước khi đưa sang cho NQT. Đơn vị: Xí nghiệp may Đại Đồng Bộ phận: Kế toán Bảng 3.6 Báo cáo giá thành ước tính cho các mã hàng HĐ số 01/DD-DY/2009 Phụ lục số 02 Đơn vị tính: Đồng STT Mã hàng Chi phí nhân công cho mã hàng Chi phí sản xuất chung cho mã hàng Tổng chi phí cho mã hàng Đơn giá gia công một sản phẩm 1 S1# 1750 19.110.000 15.876.000 34.986.000 19.992 2 SH1#2465 21.378.400 18.835.000 40.213.400 18.342 3 DKS#2781 29.367.200 20.982.000 50.349.200 18.105 Tổng 78.855.600 46.393.000 125.248.600 Kế toán giá thành Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Qua bảng tổng hợp giá thành mà kế toán đã ước tính ra NQT sẽ thỏa thuận với khách hàng theo tỷ giá hối đoái của đồng USD so với đồng Việt Nam. Cùng với định mức về nguyên vật liệu mà phòng kĩ thuật đã xác định, mẫu mã sản phẩm mà bộ phận may mẫu đã hoàn thành thì đơn giá gia công một sản phẩm là căn cứ quan trọng quyết định ký hợp đồng. Hơn nữa đơn giá này còn có ý nghĩa quyết định tới tính hiệu quả của hợp đồng. Đó là những vấn đề thực sự cấn thiết mà NQT phải quan tâm để nâng cao hiệu quả hoạt động. 3.3.2.2 Đàm phán quyết định chấp nhận đơn hàng tại Xí nghiệp Bộ phận kinh doanh sẽ gửi fax với nội dung về thông tin kỹ thuật đã được xác định tại Xí nghiệp cho phía đối tác nước ngoài. Nếu điều kiện của hai bên được đáp ứng thì việc thỏa thuận hợp đồng về các đơn đặt hàng sẽ được tiến hành. Trong quá trình đàm phán hai bên phải nêu rõ những điều kiện của mình và những điều này phải được phản ánh chi tiết trong hợp đồng. Khi thỏa thuận để kí kết hợp đồng đối tác phía nước ngoài và phía Xí nghiệp phải tiến hành thỏa thuận về định mức nguyên vật liệu để tạo ra sản phẩm. Kết quả của sự thỏa thuận này là biên bản thỏa thuận định mức sau: Trong biên bản thỏa thuận định mức sẽ chi tiết cho từng nguyên vật liệu sẽ tham gia vào quá trình SX, định mức sử dụng, tỷ lệ hao hụt về nguyên vật liệu cho từng sản phẩm.Thông thường khi đã đi đến kí kết hợp đồng và thỏa thuận về định mức thì định mức về nguyên vật liệu này sẽ là định mức mà bộ phận kỹ thuật tại Xí nghiệp đã xây dựng. Trong biên bản định mức cũng sẽ ghi rõ số lượng hàng cần sản xuất là bao nhiêu và tính toán khối lượng nguyên phụ liệu mà phía đối tác sẽ chuyển sang. Vấn đề thứ hai được tiến hành thoả thuận giữa xí nghiệp với đối tác là đơn giá gia công một sản phẩm. Yếu tố này quyết định tính thành bại của hợp đồng gia công, liên quan tới tính khả thi của hợp đồng của xí nghiệp. Bên cạnh hai yếu tố đó thì các yếu tố thời gian và địa điểm chuyển giao nguyên vật từ phía nước ngoài sang, địa điểm chuyển giao hàng cùng thời gian hoàn thành sản phẩm, thời gian kết thúc phụ lục hợp đồng. BIÊN BẢN THOẢ THUẬN ĐỊNH MỨC Hợp đồng gia công số: 02/DD-DY/2009 Bên thuê: DOOYONG APPAREL CO.,LTD Bên nhận: Xí nghiệp may Đại Đồng – Công ty Cổ phần Nam Sông Cầu. Đường Bà Chúa Kho, Tỉnh Bắc Ninh Mặt hàng : Áo chui đầu Mã hàng: S1 Số lượng : 1750 chiếc STT Mã NPL Tên nguyên liệu ĐVT Đ/m sử dụng /1sp Tỷ lệ % hao hụt ĐM SD/1sp bao gồm tỷ lệ % hao hụt Nguồn NL 1 NL03 Vải 100% poly Yard 1,690755 2% 1,724570 Nhập khẩu 2 NL05 Dựng 36’’ Yard 0,105480 2% 0,107590 Nhập khẩu 3 NL06 Vải poly Mesh Yard 0,462963 2% 0,472222 Nhập khẩu 4 NL07 Vải nylon190T Yard 0,209810 2% 0,214006 Nhập khẩu 5 NL08 Bo Yard 0,215564 2% 0,219875 Nhập khẩu 6 PL01 Khóa các loại Chiếc 1,000000 3% 1,030000 Nhập khẩu 7 PL04 Nhãn vải Chiếc 3,000000 3% 3,090000 Nhập khẩu 8 PL05 Thẻ bài Chiếc 2,000000 3% 2,060000 Nhập khẩu 9 PL06 Chỉ các loại Cuộn 0,079398 2% 0,080986 Nhập khẩu DOOYONG APPAREL CO.,LTD Giám đốc Xí nghiệp (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.4 Hoạch định tổng hợp và điều phối sản xuất các đơn hàng 3.4.1 Lập kế hoạch sản xuất theo từng đơn hàng tại Xí nghiệp Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà QTSX tại Xí nghiệp. Với những đơn hàng đã quy định sẵn ngay giờ giao hàng thì việc lập kế hoạch hay lịch trình sản xuất sao cho phù hợp là những nội dung quan trọng của NQT. Yêu cầu đầu tiên trong việc lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là lập kế hoạch chi tiết về nhân sự, tổ chức cấp phát vật tư cho sản xuất và chuẩn bị về MMTB như thế nào để quá trình sản xuất diễn ra nhanh chóng thuận lợi và đạt hiệu quả cao. 3.4.1.1 Lập kế hoạch về nhân sự NQT muốn thực hiện tốt việc hoạch định về nhân sự thì việc nắm bắt được tình hình nhân sự, khả năng đáp ứng công việc của mình như thế nào là một việc làm rất quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của kế hoạch mà NQT đã xác định ra. Trước khi đơn hàng đưa vào sản xuất Kế toán lương xác định thời gian hoàn thành của đơn hàng để lên kế hoạch cụ thể về thời gian cho từng khâu công việc dựa trên căn cứ thời gian hoàn thành một chi tiết sản phẩm mà phòng Kỹ thuật đã cung cấp và lập ra bảng phân công công việc như trong Bảng 3.7 sau: Bảng 3.7 Bảng phân chia thời gian cho từng công đoạn Phụ lục HĐ số 01 Mã hàng Ngày thực hiện Ngày kết thúc Chi tiết thời gian cho từng giai đoạn Chuẩn bị Cắt May Hoàn thiện S1# 1750 3/02/09 20/02/09 3/02/09 4-9/02/09 5-12/02/09 18-20/02/09 SH1#2465 3/02/09 20/02/09 3/02/09 6-9/02/09 10-18/02/09 18-20/02/09 DKS#2781 7/02/09 25/02/09 7/02/09 9-14/02/09 12-23/02/09 23-25/02/09 Kế toán Phòng kỹ thuật (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) Bảng phân chia thời gian cho từng khâu công việc tại Xí nghiệp mang tính chất định hướng thời gian cho từng giai đoạn nhưng không mang tính chất bắt buộc. Trong khi sản xuất, quan trọng nhất là thời hạn giao hàng cho khách phải được đảm bảo, thời gian quy định trong các khâu có thể sai lệch tùy vào công suất làm việc của các bộ phận. Sau khi đã xác định được đơn giá tiền lương cho một sản phẩm, bộ phận kế toán lương có tiến hành xác định đơn giá tiền lương cho từng khâu công việc. Kế toán lương dựa vào những Để xác định được đơn giá tiền lương cho từng khâu kế toán lương sẽ căn cứ vào đơn giá tiền lương trên một sản phẩm và thời gian để hoàn thành một khâu công việc, mức độ khó dễ để xác định ra hệ số cấp bậc công việc. Đây là một căn cứ quan trọng để kế toán lương xác định lương cho các bộ phận, tổ đội. Để hoàn thành được công việc này bộ phận kế toán không những dựa trên kinh nghiệm và qua việc thực hiện các đơn hàng, mà cần có sự hỗ trợ của bộ phận kĩ thuật trong việc xác định mức độ phức tạp của công việc Việc tính toán xác định tiền lương cho từng khâu công việc cũng như thời gian hoàn tất một khâu công việc được thể hiện dưới Bảng 3.8 (Trang 53) Trong Bảng 3.8 có một số chỉ tiêu cần quan tâm như sau: - Hệ số đơn giá tiền lương cho giai đoạn may = Đơn giá tiền lương cho giai đoạn may kế toán ước tính/ Tổng thời gian chế tạo. - Đơn giá tiền lương = Đơn giá * Hệ số cấp bậc công việc của khâu công việc i * Thời gian chế tạo của khâu công việc i. Quá trình tính toán phải đảm bảo nguyên tắc: Tổng đơn giá tiền lương của các khâu công việc không được vượt quá đơn giá tiền lương cho giai đoạn may mà kế toán đã ước tính. Trong mã hàng S1 đơn giá tiền lương cho giai đoạn may kế toán xác định là 4.800 đồng. Do đó các chỉ tiêu trong bảng được tính toán: Hệ số đơn giá tiền lương: = 3,15 (Đồng/ giây) Đơn giá tiền lương ( Sang dấu thân trước phải, tay) = 2,66*0,98*45 = 117.306 (đồng). Đơn giá tiền lương của các khâu công việc tiếp theo được tính toán tương tự. Bảng 3.8 Quy công nghệ may tháng 02 năm 2009 Mã hàng: S1 – Áo chui đầu Số lượng: 1750 chiếc Hệ số đơn giá tiền lương: tiền lương STT Nội dung công việc Hệ số cấp bậc Thời gian chế tạo(giây) Đơn giá tiền lương Họ, tên Số sản phẩm Số tiền 1 Sang dấu thân trước 0,98 45 139 Hà 1750 243.250 2 Sang dấu đai áo 0,98 30 93 Hà 1750  162.750 3 May khung bổ túi 1 50 158 Hà 1750 276.500 4 Mí gạt bổ túi 1 40 126 Hà 1750 220.500 5 Kê mí túi khoá 1,01 100 318 Mai 1750  556.500 … Cộng 1.523 4.989 8.730.750 Kế toán lương (Ký, họ tên) Chỉ tiêu họ tên, số sản phẩm phản ánh số lượng khâu công việc đã được hoàn thành bởi tổ đội nào trong quá trình sản xuất. Đây là căn cứ để xác định số tiền cho từng khâu công việc cụ thể. Với bảng quy trình công nghệ này sẽ là tài liệu tiếp theo để bộ phận kế toán xác định lương cho từng phân xưởng và tính lương chi tiết cho từng tổ, đội. Bảng quy trình sản xuất may là bảng liệt kê chi tiết từng khâu công việc để tạo thành một sản phẩm do vậy đây là căn cứ quan trọng để bộ phận sản xuất triển khai công việc và có kế hoạch cụ thể về lao động. Kế hoạch về lao động là một trong những yếu tố quan trong trong công tác lập kế hoạch sản xuất. Thông qua việc lập kế hoạch này sẽ xác định được những ai sẽ làm gì, trong thời gian bao lâu và với mức giá như thế nào. Tại Xí nghiệp với quy mô sản xuất chưa lớn, hoạt động chính lại là gia công các sản phẩm may mặc nên sự thay đổi về kĩ thuật hay tính chất của công việc không quá lớn. Mặt khác bộ phận sản xuất của xí nghiệp được chia nhỏ thành các tổ đội vì vậy với mỗi phụ lục hợp đồng hay với mỗi mã hàng cụ thể bộ phận sản xuất chỉ dựa thời gian hoàn thành của từng giai đoạn và quy tringf công nghệ may để giao cho các phân xưởng mà không lập kế hoạch chi tiết cho từng lao động. Do đó không có bảng chi tiết về công việc mà chỉ có sự phân công cho người đại diện cho các tổ, đội sản xuất, kế hoạch về lao động của Xí nghiệp chỉ được thể hiện qua bảng quy trình công nghệ may. Các yếu tố này được thể hiện ở chỉ tiêu họ tên, số sản phẩm trong bảng quy trình công nghệ sản xuất may. Các tổ trưởng các tổ sản xuất có nhiệm vụ nhận số lượng của các khâu công việc và phân công cho từng công nhân trong tổ của mình. Bộ phận quản lý sản xuất không cần lập bảng chi tiết về khối lượng công việc cho từng công nhân mà công việc này đã được giao cho từng bộ phận. Với khối lượng công việc giao cho từng tổ và đơn giá tiền lương cho từng khâu công việc kế toán lương sẽ xác định được số tiền cho từng khâu công việc và đó là căn cứ để kế toán lương xác định bảng tính lương cho từng phân xưởng, từng tổ đội. 3.4.1.2 Lập kế hoạch chi tiết về cấp phát nguyên nhiên vật liệu Trong sản xuất hai vấn đề cần quan tâm để hoạt động sản xuất may tại Xí nghiệp có thể diễn ra một cách liên tục theo đúng kế hoạch và đúng chất lượng là vấn đề con người và vấn đề về cung ứng nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất. Hoạt động sản xuất không bị ngưng trệ khi lượng vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất được cung ứng đầy đủ và kịp thời. Do đó việc lập kế hoạch cấp phát vật tư như thế nào để tiến độ sản xuất diễn ra một cách thuận lợi là việc làm rất quan trọng. Tại Xí nghiệp công tác kế hoạch về nguyên phụ liệu được thực hiện trực tiếp khi sản xuất. Tức là Xí nghiệp không lên kế hoạch cụ thể về cấp phát nguyên phụ liệu mà nguyên phụ liệu được cung ứng theo hoạt động sản xuất thực tế. Trong mã hàng S1 lượng nguyên vật liệu được chuyển về từ ngày 3/02/2009. Khi lượng nguyên vật liệu được chuyển về tới xí nghiệp sẽ được vận chuyển vào trong phân xưởng cắt. Cùng ngày Xí nghiệp nhận được hai lượng nguyên vật liệu cho hai mã hàng khác nhau. Xí nghiệp có hai phân xưởng cắt sẽ tiến hành cắt hết lượng nguyên vật liệu cho đơn hàng S1 trước sau đó mới tiếp tục đưa nguyên vật liệu phục vụ cho mã hàng SH1#2465 vào cắt tiếp. Khi nguyên vật liệu mới chuyển về để cho giai đoạn cắt được nhanh chóng thì sẽ có sự điều chuyển nhân viên từ các bộ phận khác về hỗ trợ. Việc luân chuyển nhân lực và nguyên vật liệu giữa các bộ phận do bộ phận quản lý sản xuất phụ trách. 3.4.1.2 Chuẩn bị về máy móc thiết bị Tổ chức quản lý MMTB và chuẩn bị về MMTB là một khâu quan trọng trong QTSX tại Xí nghiệp. Giám đốc sản xuất là người trực tiếp theo dõi quá trình sản xuất các mã hàng cũng như toàn bộ vấn đề về MMTB. Tình hình MMTB tại Xí nghiệp được thể hiện qua Bảng 3.9 Bảng 3.9 Tình hình MMTB năm 2008 STT Tên tài sản Số lượng Nguyên giá 1 Máy vắt sổ 18 87.392.690 2 Máy cắt tay 3 27.386.100 3 Máy dập nút 11 21.853.125 4 Máy ép keo 1 34.131.250 5 Máy thùa đầu tròn 2 151.012.000 … Tổng 1.172.884.210 (Nguồn : Phòng kế toán) Hàng quý bộ phận phụ trách sản xuất tiến hàng kiểm tra định kỳ về thiết bị máy móc và có kế hoạch báo cho giám đốc sản xuất biết về tình trạng máy hiện tại. Trong quá trình sản xuất nếu có sự cố về máy móc thì bộ phận quản lý sane xuất có trách nhiệm báo về tổ điện để khắc phục. Nếu MMTB không tiếp tục sản xuất được thì phải báo cho giám đốc sản xuất. Với các máy cắt và máy may khi bị hỏng giám đốc sản xuất sẽ quyết định đưa máy dự phòng từ kho vào để đảm bảo sản xuất không bị ngưng trệ. Với sự chuẩn bị về máy dự phòng tại Xí nghiệp đã giúp cho hoạt động sản xuất tại đây không bị ngưng trệ từ những sự cố về máy và thay máy trong sản xuất. Tuy nhiên điều này cũng gây ra những vấn đề về chi phí mà doanh nghiệp cần phải đánh giá. 3.4.2 Thực hiện kế hoạch sản xuất 3.4.2.1 Tổ chức cung ứng nguyên vật liệu và kế toán phản ánh quá trình cung ứng nguyên vật liệu Đây là một nội dung quan trọng để hoạt động gia công tại Xí nghiệp diễn ra một cách thuận lợi. Sau khi tiến hành kí kết hợp đồng phía khách hàng chuyển giao toàn bộ nguyên vật liệu sang cho Xí nghiệp. Xí nghiệp tiến hành nhập kho theo bảng danh mục nguyên vật liệu từ phía nước ngoài qua đường hải quan qua bảng 3.10 (Trang 57). Số lượng nguyên vật liệu chuyển đến công ty được tính trên cở sở số lượng sản phẩm đặt hàng và định mức từng loại nguyên vật liệu tính cho từng sản phẩm. Khối lương nguyên phụ liệu mà khách hàng cung ứng cho xí nghiệp được tính trên tổng định mức tiên hao (cả % hao hụt) để bù vào số hao hụt kém phẩm chất trong quá trình sản xuất sản phẩm và tỷ lệ hao hụt trong quá trình vận chuyển nguyên phụ liệu (xí nghiệp xác định tỷ lệ này là 3%). Số lượng nguyên vật liệu = (Định mức tiêu hao tính cả hao hụt + 3%) * số lượng sản phẩm cần SX. Trị giá = Số lượng nguyên vật liệu * đơn giá nguyên vật liệu Trong bảng trên ta có Số lượng vải 100% poly: (1.724,57 + 3%) * 1750 = 3.070,5 (Yard) Trị giá vải 100% poly: 3.070,5* 1,3 = 3.991,65 (USD) Các nguyên phụ liệu khác được tính toán tương tự. Bảng 4.2 Danh mục nguyên phụ liệu và định mức tiêu hao dự kiến STT Mã NPL Tên NPL ĐVT Mã HS ĐM tiêu hao/ SP Tỷ lệ % hao hụt ĐM tiêu hao(cả % hao hụt) Số lượng Đơn giá (USD) Trị giá (USD) Nguồn NPL 1 NL03 Vải 100% poly Yard 5512990 1,69076 2% 1,72457 3070,5 1,3 3.991,647 Nhập khẩu 2 NL05 Dựng 36’’ Yard 5603940 0,10548 2% 0,10759 240,8 0,35 84,274 Nhập khẩu 3 NL06 Vải poly Mesh Yard 5512990 0,46296 2% 0,47222 878,9 1,1 966,77 Nhập khẩu 4 NL07 Vải nylon190T Yard 5512990 0,20981 2% 0,21401 427,0 1,1 469,712 Nhập khẩu 5 NL08 Bo Yard 6217900 0,21556 2% 0,21988 437,3 0,05 21,864 Nhập khẩu 6 PL01 Khóa các loại Chiếc 9607110 1 3% 1,03 1855,0 0,001 1,855 Nhập khẩu 7 PL04 Nhãn vải Chiếc 5807900 3 3% 3,09 5460,0 0,001 5,460 Nhập khẩu 8 PL05 Thẻ bài Chiếc 4821109 2 3% 2,06 3657,5 0,001 3,658 Nhập khẩu 9 PL06 Chỉ các loại Cuộn 5508100 0,0794 2% 0,08099 194,2 0,02 3,885 Nhập khẩu 10 PL07 Túi PE Chiếc 39232190 1 3% 1,03 1855,0 0,001 1,855 Nhập khẩu … … Căn cứ vào bảng định mức này bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu và nhập kho đồng thời kế toán sẽ ghi phiếu nhập kho nguyên phụ liệu. Mỗi sản phẩm hoàn thành tại Xí nghiệp chủ yếu là áo jacket, dệt kim, nỉ, sơ mi được sản xuất từ nhiều loại nguyên, vật liệu chính, phụ khác nhau, mặt khác một loại vải có thể dùng để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau vì vậy để theo dõi được từng loại, chi tiết cho từng mã hàng thì phải tổ chức kế toán bàn cắt. Việc theo dõi chi tiết từng loại nguyên liệu bỏ vào từng mã sản phẩm là bao nhiêu sẽ là nguồn thông tin cho bộ phận kĩ thuật có thể đo lường định mức hay NQT có thể thấy được mức độ tiêu hao một cách chính xác hơn. Cùng với quá trình sản xuất kế toán đồng thời phản ánh chi phí về nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất. Khi nhận nguyên phụ liệu về kho bộ phận kho căn cứ vào bảng thỏa thuận và tiến hành giám định vật tư (Trang 59). Khi xuất dùng nguyên liệu, kế toán căn cứ vào định mức kỹ thuật cho từng mã hàng và phải viết phiếu xuất nguyên phụ liệu cho quá trình sản xuất. Tại Xí nghiệp với mỗi phụ lục hợp đồng sẽ có một số mã cùng được sản xuất do đó phiếu xuất nguyên, phụ liệu cho quá trình sản xuất sẽ là tổng hợp của một số mã trong cùng một giai đoạn. Khi phản ánh về chi phí thì kế toán vật tư phản ánh chi tiết chi phí về nguyên vật liệu tham gia vào sản xuất của từng mã hàng. Tài khoản được phản ánh trên các tài khoản theo dõi về vật tư và chi phí về vật tư chi tiết trên các tài khoản cấp (Trang 60). CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ........................000.......................... BIÊN BẢN GIÁM ĐỊNH VẬT TƯ HÃNG: FOB TAM DƯƠNG Số : 08 Hôm nay ngày 1 tháng 2 năm 2009. Tại kho : nguyên liệu- fob Tam Dương Chúng tôi gồm: - Thủ kho : NGUYỄN THỊ NGUYỆT -Thống kê : NGUYỄN THỊ VÂN Cùng nhau giám định vật tư list số: 8 Container . Invoi: SUWO3CO2D085 L/C : 0D43203060046 STT Tên vật tư Đ.V Packing list Thực nhập Thừa Thiếu Ghi chú Mã S1 Vải 100 % poly #1 BLACK Y 2365 2361 4 #3 D/GREY Y 706 706 3071 3067 4  … Trưởng phòng XNK Thủ kho Thống kê Xí nghiệp may Đại Đồng Công ty cổ phần Nam Sông Cầu PHIẾU XUẤT KHO Số: 12 Xuất cho đơn vị: Phân xưởng cắt Bắc Ninh, ngày 09 tháng 2 năm 2009 STT Tên vật tư Đơn vị Số lượng sản phẩm SX Định mức một sản phẩm Số lượng vật tư cấp 1 Mã S1 1.750 Vải 100% poly Vải poly Mesh Dựng 36’’ … Y Y Y 1,69076 0,46296 0,10548 3070,5 878,9 240,8 2 Mã S09- B1 2.556 Vải 100% poly Vải poly Mesh … Y Y 1,435189 0,47247 3.798,1 1.335,4 Phụ trách vật tư Người nhận Thủ kho Viết phiếu Các loại vải sẽ được chuyển từ kho lên phân xưởng cắt. Tại đây vải sẽ được cắt theo định mức đã có. Khi vải đã được cắt thành các chi tiết áo sẽ được bàn giao xuống cho phân xưởng may. Quá trình này được thực hiện một cách liên tục từ khi nhận được đơn hàng, nhưng trước khi chuyển xuống giai đoạn may KCS được cử từ phía khách hàng kiểm tra về kỹ thuật. Quản lý các phân xưởng có trách nhiệm phải theo dõi quá trình nhập xuất tại các phân xưởng và việc bàn giao sản phẩm của các phân xưởng mình tới các phân xưởng khác như thế nào. Trong quá trình sản xuất, bộ phận quản lý sản xuất phải theo dõi và lập “Phiếu theo dõi bàn cắt” (Trang 60) nhằm phản ánh chính xác số lượng từng loại vải tiêu hao thực tế cho mỗi mã hàng liên quan, ghi rõ số lượng của từng vải thừa, thiếu so với hạch toán bàn cắt. Yếu tố này đóng vai trò rất quan trọng vì sẽ xác định được mức độ tiêu hao cho mỗi sản phẩm trong đơn đặt hàng là bao nhiêu. Nếu chênh lệch về mức độ tiêu hao vải khi sản xuất chênh lệch giữa sản xuất và định mức quá lớn thì đồng nghĩa với đó xí nghiệp sẽ không thể thực hiện được đơn đặt hàng của khách. Do đó việc theo dõi chi tiết các yếu tố này có ý nghĩa rất lớn tại xí nghiệp. Các chỉ tiêu trong “Phiếu theo dõi bàn cắt được thể hiện như sau: Ngày 10/1/2009 theo lệnh SX phân xưởng cắt nhận từ kho nguyên liệu về 878,9 (Y) vải của mã hàng S1, rải được 164 lá, chiều dài mỗi lá là 5,3 m. Như vậy : Số vải được trải: 165 * 5,34 = 869,2 (Y). Số hao phí do những chỗ đầu bàn đoạn nối: 0,02 * 164 = 3,28 (Y). Số vải thực tế tiêu hao: 869,2 + 3,28 = 872,48 (Y). Số vải còn lại sau khi cắt vải: 878,9 – 872,48 = 6,42 (Y). Nhưng trên thực tế số vải nhập về kho đầu dấu chỉ có 3,2 (Y). Còn lại có những dẻo vải vụn không sử dụng được. Do vậy: Phần thiếu (6,42 – 3,2 = 3.22 (Y)) là thiếu do hạch toán trên bàn cắt . Vật liệu phụ của công ty không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm, song đó lại là những vật liệu không thể thiếu được làm tăng giá trị sản phẩm như: Chỉ, cúc, mác nhãn … Tương tự vật liệu chính, một số vật liệu phụ được khách hàng chuyển đến công ty theo một định mức thoả thuận tương ứng với số sản phẩm mà công ty giao cho khách hàng sau một thời gian gia công nhất định. Ngoài ra công ty phải mua thêm phầm phụ liệu còn thiếu của các nhà cung cấp trong nước như: Công ty xuất nhập khẩu Dệt may, Công ty Dũng Đông … Xí nghiệp may Đại Đồng Công ty cổ phần Nam Sông Cầu PHIẾU THEO DÕI BÀN CẮT Ngày cắt: 5 /2/2009 Tên nguyên liệu: Poly mesh Tên mã hàng: S1 Số hiệu bàn cắt Theo bản vẽ kỹ thuật Nhận nguyên liệu Sử dụng nguyên liệu Nguyên liệu thu hồi Hạch toán Ký hiệu SP Cỡ áo Mẫu Loại vải Màu sắc Số mét Số lá SL mét SL bán TP Đầu bàn đ.nối Công xuất Thừa Thiếu Rộng Dài Loại 5 S1 L 1.4 5.3 4 100%Poly ICE 805 878,9 165 869.2 1750 3,28 872,48 6,42 3.22 Người lập biểu (Ký, họ tên) Khi đưa phụ liệu vào SX, bộ phận kho ghi phiếu xuất kho phụ liệu: Xí nghiệp may Đại Đồng Công ty cổ phần Nam Sông Cầu PHIẾU XUẤT PHỤ LIỆU Số: 17 Xuất cho đơn vị: Phân xưởng I Mã hàng SX: S1 Số lượng sản phẩm: 1750 Bắc Ninh, Ngày 10 tháng 2 năm 2009 Đơn vị tính: Đồng STT Tên vật tư Đơn vị Định mức một sản phẩm Số lượng vật tư cấp Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 Nhãn cỡ Ka sai Nhãn mã vạch Mút VS Bao bì … pcs pcs pcs Mét Cái 1 0,5 1 0,0014 1 1.750 875 1.750 2,45 1.750 9.429 1.264 23.102 2.212.000 Cộng: 4.518.931 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 3.4.2.1 Tổ chức nguồn nhân lực Khi đơn đặt hàng của khách được đưa vào sản xuất thì bộ phận quản lý sản xuất phải điều phối công việc sao cho hợp lý giữa khối lượng công việc với nguồn nhân lực hiện có. Tại Xí nghiệp hoạt động sản xuất may được thực hiện theo các đơn đặt hàng do vậy luôn phải theo một quy trình. Tức là phân xưởng may chỉ có thể hoạt động và hoạt động một cách liên tục khi phân xưởng cắt hoạt động tốt và cung ứng kịp thời nguồn nguyên liệu đầu vào cho phân xưởng may. Với đặc điểm đó, lao động tại Xí nghiệp được luân chuyển trong quá trình SX và huy động vào các phân xưởng để hoạt động sản xuất luôn được diễn ra liên tục. Điều này có nghĩa khi đơn đặt hàng bắt đầu, phân xưởng cắt cần một lượng lao động lớn, lực lượng lao động lúc này sẽ được huy động từ các phân xưởng khác sang đáp ứng nhu cầu tạm thời của nguồn lao động. Việc huy động này là do sự kết hợp linh hoạt và chặt chẽ giữa các bộ phận quản lý phân xưởng. Ngoài ra việc bộ phận quản lý các phân xưởng luôn phải theo dõi thời gian làm việc của công tại các phân xưởng thông qua các bảng chấm công. Điều này không chỉ có ý nghĩa trong việc làm căn cứ tính lương, trả lương cho công nhân mà còn có ý nghĩa trong việc điều phối lao động ở trên. 3.4.3 Tổ chức báo cáo sản xuất Cuối tháng từ các “phiếu theo dõi bàn cắt ” nhân viên hạch toán từ các phân xưởng lập “ Báo cáo chế biến nguyên vật liệu” để gửi lên phòng kế toán. Căn cứ vào báo cáo chế biến nguyên phụ liệu NQT sẽ thấy được lượng hao phí khi sản xuất là bao nhiêu thông qua mức chênh lệch giữa định mức tiêu hao thực tế trong sản xuất và định mức mà công ty đã xác định. Với hợp đồng gia công áo chui đầu S1, do hạch toán thiếu trên bàn cắt dẫn đến định mức thực tế có chênh lệch tăng lên so với định mức của công ty. Tuy nhiên sự sai khác này không lớn nên khi xuất trả hàng cho khách lượng hàng thiếu chỉ có một sản phẩm nên vẫn nằm trong lượng hao hụt cho phép của khách hàng. Thông thường tại Xí nghiệp lượng hao hụt sản phẩm hoặc lượng sản phẩm tăng lên sau khi gia công tăng với một lượng nhỏ thì coi như đã thực hiện đúng hợp đồng. Những thoả thuận này không phản ánh trong nội dung của hợp đồng giữa hai bên song đều được hai bên chấp nhận. Khi sản phẩm hoàn thành để nhập kho thì bộ phận KCS của hãng sẽ tiến hành kiểm định thành phẩm hoàn thành. Nếu sản phẩm đạt đủ tiêu chuẩn thì sẽ nhập kho, sản phẩm không đạt tiêu chuẩn phải trả lại cho phân xưởng SX để sửa chữa. Sau đó tiến hành bàn giao sản phẩm cho phía khách hàng như ngày giờ đã quy định trong hợp đồng. Hợp đồng được kết thúc khi phía xí nghiệp xuất hoá đơn cho khách hàng. Trong mỗi đơn hàng bao gồm một số mã hàng cùng sản xuất trong một . Do vậy để quản lý về tiến độ các đơn hàng bộ phận quản lý tiến độ các đơn hàng bộ phận QTSX lập báo cáo theo dõi các mã hàng hoàn thành Phân xưởng cắt Xí nghiệp may Đại Đồng Công ty cổ phần Nam Sông Cầu BÁO CÁO CHẾ BIẾN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 2 năm 2009 Đơn vị tính: Yard STT Tên nguyên vật liệu Khách hàng Bán thành phẩm Nguyên liệu chế biến Đầu bàn đoạn nối Định mức thực tế Định mức công ty 1 - BC 10 Mã S1 Vinex 1750 878,9 3,28 0,49856 0,47222 … Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Báo cáo theo dõi đơn hàng tháng 2 năm 2009 Phụ lục HĐ số 1 STT Mã hàng Ngày tháng nhập kho nguyên vật liệu Ngày tháng đưa vào sản xuất Thời gian hoàn thành Sản lượng yêu cầu Sản lượng thực tế Lỗi 4.3.4 Đánh giá quá trình thực hiện đơn đặt hàng tại xí nghiệp may Đại Đồng – Công ty cổ phần Nam Sông Cầu. Quá trình thực hiện đơn đặt hàng tại xí nghiệp may Đại Đồng – Công ty cổ phần Nam Sông Cầu là hoạt động SX chủ yếu tại đơn vị. Việc thực hiện mỗi đơn đặt hàng tại xí nghiệp theo các phụ lục hợp đồng tại xí nghiệp khá tốt. Với những đặc điểm của SX gia công theo đơn đặt hàng thì việc hoàn thành sản phẩm theo thời gian chất lượng đã định luôn phải được đảm bảo theo đúng yêu cầu. Nếu vi phạm hợp đồng thì mức bồi thường hợp đồng và việc mất đi uy tín của xí nghiệp phải trả là rất lớn. Do vậy nếu xét về thời gian, chất lượng của các đơn đặt hàng tại xí nghiệp may Đại Đồng luôn được đảm bảo. Tức là xí nghiệp luôn thực hiện tốt đơn đặt hàng đã kí với khách hàng.Về số lượng sản phẩm khi giao hàng có phần chênh lệch một vài sản phẩm trong sản xuất hoặc do hạch toán sai về nguyên vật liệu đơn đặt hàng vẫn được chấp nhận. Tuy nhiên đó là khía cạnh về phía khách hàng, về phía xí nghiệp thì chất lượng hoạt động sản xuất được đánh giá thông qua chất lượng mức lương mà người công nhân được hưởng, khối lượng công việc có đáp ứng được nhu cầu của người lao động hay không, phúc lợi mà xí nghiệp dành cho công nhân viên như thế nào và lợi nhuận thu được sau mỗi đơn hàng và số lượng đơn đặt hàng tại xí nghiệp. Đó cũng là những tiêu chí rất quan trọng đánh giá sự thành công hay thất bại của các đơn đặt hàng hay chính là sự thành công hay thất bại trong hoạt động của xí nghiệp. 4.4 Đánh giá QTSX và một số biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện QTSX tại xí nghiệp may Đại Đồng – Công ty cổ phần Nam Sông Cầu. 4.4.1 Đánh giá công tác QTSX tại xí nghiệp may Đại Đồng – Công ty cổ phần Nam Sông Cầu. Qua tìm hiểu có thể nói rằng QTSX đóng vai trò rất quan trọng tại xí nghiệp. Việc thực hiện các đơn hàng rất thuận lợi là do công tác quản trị khá tốt, xí nghiệp đã cung ứng đúng thời hạn theo các hợp đồng đã kí với khối lượng và chất lượng đảm bảo. Nhìn chung việc thực hiện các đơn đặt hàng thuận lợi một phần do khách hàng quen thuộc nhưng không thể phủ nhận vai trò của công tác quản trị tại đây. Không chỉ chọn lọc và tiếp thu những thông tin được cung cấp từ phòng kế toán mà còn triển khai công việc khá hiệu quả, đã kết hợp được nguồn nhân lực với nguồn vật lực vì vậy hoạt động luôn được diễn ra liên tục. Xí nghiệp đã sử dụng một cách triệt để nguồn lực của mình. Nhưng bên cạch những điểm tức cực đó của xí nghiệp thì hiện tại hoạt động QTSX tại xí nghiệp cũng đã có những hoạt động chưa thực sự có hiệu quả. Thứ nhất là bộ máy KTQT mới được hình thành từ bộ máy KTTC tại xí nghiệp. Do vậy những nguồn về thông tin KTQT cần cung cấp cho NQT còn chưa lớn. Điều này trực tiếp ảnh hưởng tới việc chấp nhận các đơn hàng hay đảm bảo thực hiện các đơn hàng có hiệu quả. Trong đó việc hoạch định SX thì chủ yếu lại tập trung ở kinh nghiệm của một số vị trí trong xí nghiệp, việc sử dụng và kết hợp thông tin của bộ phận QTSX và bộ phận kế toán chưa thực sự có hiệu quả. Việc theo dõi, phản ánh và đánh giá của bộ phận kế toán góp phần không đáng kể vào việc quyết định chấp nhận các đơn hàng trong khi đó thông tin của bộ phận khá quan trọng và có ý nghĩa rất lớn trong việc có nên chấp nhận đơn hàng hay không và phải kết hợp hay triển khai hoạt động như thế nào để đạt hiệu quả, có giá trị kinh tế cao. Vì vậy các đơn hàng tại doanh nghiệp đã được thực hiện khá tốt tuy nhiên việc mở rộng quy mô các hợp đồng hay các đơn hàng thì rất chậm, do đó việc mở rộng quy mô SX của xí nghiệp lại không có. Thứ hai là trong bản thân hoạt động QTSX vẫn còn tồn tại một số vấn đề làm cho hiệu quả SX tại xí nghiệp không cao. Xí nghiệp đã có được những thuận lợi đáng kể trong việc gây dựng mối quan hệ với khách hàng nhưng xí nghiệp không mở rộng được quy mô không chỉ do xí nghiệp không mở rộng về nguồn nhân lực mà một yếu tố đặc biệt quan trọng là máy móc thiết bị tại xí nghiệp thì lại chưa được quan tâm đúng mực. Qua tình hình tài sản dài hạn (MMTB) tại xí nghiệp cho ta thấy chính sách quan tâm tới đầu tư vào MMTB, nhà xưởng, phương tiện là chưa tốt, hơn nữa qua quá trình tìm hiểu công tác QTSX tại xí nghiệp cho thấy bộ phận hoạch định cho các đơn hàng không hề đề cập đến việc hoạch định năng lực của MMTB. Trong khi đó, năng lực MMTB là một trong những yếu tố quyết định tính thành bại của một đơn hàng. Với hoạt động SX theo các đơn hàng tại xí nghiệp thì các hoạt động xác định nguồn cung nguyên phụ liệu, dự báo tồn kho có thể được giảm bớt bởi nguồn nguyên phụ liệu được chuyển sang từ phía bạn hàng. Một số mã hàng có cùng nguồn nguyên phụ liệu và cùng thời gian hoàn thành đơn hàng thì đã được xí nghiệp theo dõi chi tiết cho từng loại vật tư. Vấn đề thứ ba là hệ thống BCQT tại xí nghiệp là chưa phát huy được tác dụng. Bộ phận theo dõi, quản lí không phản ánh kết quả đó trên các BCQT để làm rõ những mặt đã làm được hay chưa làm được, hoặc làm chưa tốt tại xí nghiệp. Qua tìm hiểu thông tin về sản xuất tại các bộ phận không thể hiện qua các văn bản, ví dụ khi hàng chuyển từ bộ phận cắt sang may không có giấy tờ ghi nhậ, thực tế sản xuất tại các phân xưởng cũng không có báo cáo đáng giá vì vậy chưa khuyến khích được tính tích cực, chủ động sáng tạo tại xí nghiệp. 4.4.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác QTSX với nguồn thông tin KTQT tại xí nghiệp may Đại Đồng – Công ty cổ phần Nam Sông Cầu. Hiện tại hoạt động SX kinh doanh của xí nghiệp vẫn diễn ra tốt song với áp lực cạnh tranh của các đối thủ trong và ngoài nước nếu xí nghiệp không tiết kiệm được chi phí hay hoạt động không có hiệu quả cao thì việc phải rút lui khỏi thị trường là rất lớn đặc biệt trong giai đoạn hiện nay khi nền kinh tế đang khủng hoảng. Vì vậy qua quá trình tìm hiểu tại xí nghiệp em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động QTSX cũng như công tác kế toán tại xí nghiệp tại xí nghiệp như sau: Thứ nhất bộ máy KTQT tại xí nghiệp mới được hình thành trên cơ sở bộ máy KTTC vì vậy bộ máy kế toán vẫn nặng về hạch toán, chưa hẳn là công cụ đắc lực giúp ích cho việc đưa ra quyết định đối với NQT. Do vậy xí nghiệp có sự đầu tư để nâng cao năng lực của bộ phận KTQT nói riêng và bộ máy quản lí nói chung và bộ phận quản lí cần tận dụng nguồn thông tin hữu ích mà bộ phận kế toán cung cấp như thông tin chi tiết về hoạt động SX, chi phí nhân công, nguồn nhân lực, chi phí SX chung, chi phí quản lí và quá trình biến động của chúng để có căn cứ đàm phán kí kết hợp đồng. Nếu nhận được đơn đặt hàng mà không đủ bù đắp chi phí, không những không mở rộng được quy mô SX mà lại mất dần khả năng SX. Mặt khác với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, xí nghiệp vẫn chưa có chính sách đầu tư vào các phần mềm quản lí. Điều đó không những giúp cho cho nhà quản lí tại xí nghiệp có công cụ quản lí hiệu quả, đảm bảo được độ bảo mật của thông tin, tiết kiệm thời gian với độ chính xác cao mà còn tiết kiệm được chi phí nhân viên nếu có cách xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả. Thứ hai: Chính sách đầu tư vào tài sản của xí nghiệp và công tác hoạch định năng lực MMTB với các yếu tố dự báo nhu cầu vật tư, các định nguồn nhân lực. Nếu chỉ có con người, có nguồn vật tư, vật liệu mà thiếu máy móc thì hoạt động SX cũng không thể đạt hiệu quả cao và ngược lại do đó xí nghiệp cần có chính sách quan tâm đồng bộ tới các yếu tố cùng tham gia vào quá trình SX để SX có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Thường xuyên thực hiện đánh giá giá trị tài sản, MMTB, xác định khả năng làm việc của máy móc và lên kế hoạch chi tiết về mua sắm, thay thế và nâng cấp máy móc. Mặt khác bộ phận KTQT tại xí nghiệp nên theo dõi chi tiết về lượng MMTB tại từng phân xưởng để có thể hoạch định được năng lực sản xuất hiện tại của xí nghiệp là như thế nào và dự tính năng lực cần trong thời gian tới ra sao. Xí nghiệp không những phải theo dõi số lượng máy hiện có mà phải theo dõi cả chất lượng của MMTB như thế nào, có đảm bảo được công suất không.Việc theo dõi này có thể phản ánh trong bảng sau: Bảng theo dõi năng lực sản xuất của MMTB STT Phân xưởng ĐVT Số máy Nguyên giá GT còn lại Công suất 1 PX cắt 1 2 PX cắt 2 3 PX may 1 … Với việc theo dõi như trên không những xí nghiệp có thông tin về tài sản (MMTB trực tiếp tham gia hoạt động sản xuất) của xí nghiệp mà trên cơ sở năng lực sản xuất hiện tại của máy sẽ cung cấp tài liệu cho công tác hoạch định tổng hợp sản xuất các đơn hàng. Thứ ba: Khi xây dựng kế hoạch giá thành làm căn cứ kí kết hợp đồng với khách hàng bộ phận kế toán xí nghiệp nên xây dựng những dự toán về chi phí cấu tạo nên giá thành của sản phẩm như dự toán về chi phí SX chung, dự toán chi phí nhân công và xác định giá thành kế hoạch. Tuy nhiên trong hiện tại xí nghiệp vẫn chủ yếu xác định giá thành trên cơ sở kinh nghiệp SX của nhà quản lí. Sau đó mới tiến hành triển khai tới các bộ phận. Ngoài ra khi hoạt động SX đã kết thúc nên theo dõi sự biến động giữa giá thành kế hoạch đã kí kết với khách hàng với giá thành thực tế của hoạt động SX từ đó thấy được ưu nhược điểm trong công tác quản lý giá thành và có hướng điều chỉnh sao cho hợp lí. Thứ tư: NQT cũng như các thành viên trong doanh nghiệp đều cố gắng làm việc để đặt được các mục tiêu chính của họ, có thể để được tăng lương, thăng chức và khen thưởn. Khi theo đuổi các mục tiêu này, họ cố gắng thực hiện tốt công việc được giao vì họ được đánh giá theo đó. Vấn đề quan trọng đặt ra là liệu họ có được hành động để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp hay không? Mục tiêu chính của quá trình kiểm tra đánh giá của bộ phận quản lí xí nghiệp là động viên sự nhất trí về mục tiêu để mọi người làm việc đều nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đồng thời với các mục tiêu của chính họ. Mọi người đều được khuyến khích làm việc để hướng về các mục tiêu chung. Muốn làm được điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thiết kế để tạo ra được hệ thống báo cáo trách nhiệm của quản lí. Vấn đề chính khi kiểm tra hệ thống trách nhiệm hiệu quả là cách ứng xử của chi phí trong mối quan hệ với hoạt động kinh doanh. Để đánh giá hiệu quả của công nhân trực tiếp sản xuất có thê xây dựng báo cáo theo mẫu như sau: Phiếu theo dõi công nhân lao động trực tiếp Số: … NT Mã số sản phẩm Mã số chi tiết PXSX Lệnh sản xuất Thời gian sản xuất Định mức thời gian 1 chi tiết Quy thời gian điểm Kí nhận Tổng số Sản phẩm tốt Hư hỏng Sửa chữa được Không sửa chữa được Căn cứ vào phiếu theo dõi trên, kế toán phân loại, sắp xếp theo từng công đoạn sản xuất (phân xưởng sản xuất) trên cơ sở đó xác định chi phí công nhân trực tiếp theo từng loại sản phẩm ( hoặc từng công việc hoàn thành). Phiếu này cũng là căn cứ để tính tiền lương cho công nhân. Hơn nữa bộ máy quản lí tại xí nghiệp cần quan tâm tới các báo cáo giữa các phân xưởng. Hiện tại, khi chuyển giao các bán thành phẩm giữa các phân xưởng SX như từ phân xưởng cắt xuống phân xưởng may thì quá trình chuyển giao này không được theo dõi bằng văn bản chứng từ. Các quá trình luân chuyển sản phẩm đều không được phản ánh và theo dõi vì vậy bộ máy kế toán tại xí nghiệp nên tổ chức hệ thống báo cáo chuyển giao giữa các phân xưởng trong đó chi tiết về thời gian, khối lượng giúp bộ phận quản lí có thêm thông tin trong việc thực hiện kế hoạch SX đồng thời tìm ra bộ phận, phân xưởng nào đang hoạt động có hiệu quả, không hiệu quả để xí nghiệp có chính sách khen thưởng kịp thời. Cụ thể xí nghiệp có thể xây dựng một số báo cáo chi phí trong đó phản ánh số chi phí đã ước tính khi chuẩn bị kí hợp đồng với lượng chi phí thực tế đã phát sinh. Từ báo cáo đó bộ phận KTQT có nhiệm vụ phân tích biến động đó và giải thích nguyên nhân của sự biến động. Từ đó làm căn cứ để NQT có cơ sở để xây dựng cho các đơn hàng tiếp theo. PHẦN V KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 Kết luận Trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp đều phải nỗ lực hết mình để tồn tại và đứng, tránh được guồng quay đào thải, loại bỏ khỏi thị trường. Để làm được điều này các doanh nghiệp phải tìm ra những điểm mạnh, những yếu tố quan trọng quyết định tới kết quả, hiệu quả của các hoạt động trong xí nghiệp. QTSX và KTQT là hai hoạt động gián tiếp, không tham gia vào quá trình SX của một đơn vị nhưng lại có ý nghĩa quan trọng có tính quyết định đến việc SX có hiệu quả hay không. Đặc biệt đối với những đơn vị SX theo đơn hàng thì việc có chấp nhận đơn hàng hay không và nếu chấp nhận đơn hàng có hiệu quả hay không có tính chất quyết định. Với đặc điểm SX theo đơn hàng do đó QTSX và KTQT tại xí nghiệp may Đại Đồng – công ty cổ phần Nam Sông Cầu là hai vấn đề quan trọng có tác động lớn tới năng suất, hiệu quả hoạt động SX, là cơ sở triển khai, theo dõi và kết thúc các đơn hàng. QTSX có mối quan hệ gắn kết với bộ máy kế toán tại xí nghiệp, bộ máy kế toán thu thập thông tin, xác định ra giá thành cho từng đơn hàng trước khi đưa vào SX, NQT SX dựa trên những thông tin kế toán cung cấp và các thông tin kĩ thuật tiến hành triển khai thực hiện đơn hàng. Quá trình đó diễn ra liên tục tạo thành chu trình SX tại xí nghiệp. Tính chính xác và kịp thời trong thông tin của bộ máy kế toán là nền tảng, tính hiệu quả và liên tục trong việc triển khai kế hoạch SX là kết quả tại xí nghiệp. Vì vậy xí nghiệp không những quan tâm mà ngày còn có những đầu tư cho hoạt động QTSX và bộ máy kế toán trên phương diện chất lượng và hiệu quả làm việc để tạo bước đi cho hoạt động SX tại xí nghiệp. Để hoạt động của xí nghiệp ngày càng tốt hơn nhà quản lí tại xí nghiệp cần phát huy những yếu tố tích cực trong hoạt động mà xí nghiệp đã đạt được đồng thời khắc phục dần những điểm yếu, đưa ra những chính sách đầu tư về dây chuyền công nghệ, về ứng dụng các hệ thống máy móc phần mềm, đầu tư về trình độ nhân viên để hoạt động của xí nghiệp ngày càng đạt được những hiệu quả cao hơn. 5.2 Kiến nghị QTSX và thông tin KTQT là những vấn đề quan trọng nhưng để nó phát huy được hiệu quả thì cần có được sự kết hợp của nhiều bộ phận, ban ngành trong và ngoài xí nghiệp. Do đó khi tìm hiểu đề tài tôi xin đưa ra một số kiến nghị như sau: Thứ nhất: xí nghiệp cần tổ chức những lớp bồi dưỡng thêm kiến thức quản lí và kiến thức về KTQT cho cán bộ quản lí, kế toán trong xí nghiệp. Thứ hai: xí nghiệp chủ động ứng dụng những mô hình kế toán có sự tham gia của KTQT sao cho phù hợp với điều kiện hiện tại của xí nghiệp và nhận thức tầm quan trọng vai trò của KTQT. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS. TS. Phạm Thị Mỹ Dung – Ths Nguyễn Văn Song (2000), Giáo trình KTQT, NXB Nông nghiệp. 2. Ths. Nguyễn Thanh Liêm – Ths. Nguyễn Hữu Hiển (1999), QTSX và tác nghiệp, NXB Giáo dục. 3. TS. Đồng Thị Thanh Phương , QTSX và dịch vụ, NXB thống kê 4. TS. Nguyễn Thanh Liêm – Ths Nguyễn Quốc Tuấn – Ths Lê Thị Minh Hằng (2007), Bài tập QTSX, NXB tài chính. 5. Đặng Thị Ngọc Bích (2008), “Tìm hiểu công tác KTQT về chi phí SX và giá thành sản phẩm tại công ty xi măng Hoàng Thạch – Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương”, Luận văn tốt nghiệp đại học Nông Nghiệp. 6. Ngô Thị Thu Hồng ( 2007), “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa nhằm tăng cường công tác quản trị”, Luận án phó tiến sĩ kinh tế - Học viện tài chính. 7. Phạm Văn Dược (1997), “Phương hướng xây dựng và tổ chức vận dụng KTQT vào các doanh nghiệp Việt Nam”, Luận án phó tiến sĩ khoa học kinh tế - Thành phố Hồ Chí Minh. 8. 9. LỜI CẢM ƠN Sau một thời gian được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của thầy cô Khoa kế toán và quản trị trường Đại học Nông nghiệp - Hà Nội; các bác cô chú tạ xí nghiệp may Đại Đồng – Công ty cổ phần Nam Sông Cầu nơi tôi thực tập, tôi đã hoàn thành báo cáo đợt thực tập tốt nghiệp với đề tài: "Quản trị sản xuất trong mối quan hệ với thông tin kế toán quản trị tại Xí nghiệp may Đại Đồng – Công ty cổ phần Nam Sông Cầu". Tôi xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của thầy cô Khoa kế toán và quản trị đặc biệt là Giảng viên Trần Quang Trung đã dành nhiều thời gian và công sức trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành báo cáo này. Tôi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên các phòng ban của Xí nghiệp may Đại Đồng – Công ty cổ phẩn Nam Sông Cầu đặc biệt phòng tài chính kế toán và phòng kĩ thuật đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành đề tài thực tập tốt nghiệp này. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn Gia đình và bạn bè đã giúp đỡ tôi về mặt vật chất cũng như tinh thần trong suốt thời gian thực tâp. Xin chân thành cảm ơn. Hà nội, ngày 10 tháng 5 năm 2009 Sinh viên Lê Thị LơiMỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1 Quá trình SX Sơ đồ 2.2 Quản trị sản xuất Sơ đồ 2.3 Mối quan hệ giữa các nội dung QTSX Sơ đồ 2.4 Dự toán trước hợp đồng Sơ đồ 3.1 Tổ chức bộ máy quản lí tại công ty cổ phần NSC Sơ đồ 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 4.1 Quy trình công nghệ SX Bảng 2.1 Các nội dung kế toán quản trị được vận dụng vào một số doanh nghiệp. Bảng 3.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn của xí nghiệp Đại Đồng qua 3 năm Bảng 3.3 Bảng tổng hợp tình hình tăng, giảm TSCĐ năm 2008 Bảng 3.4 Kết quả sản xuất kinh doanh qua 3 năm Bảng 4.1 Tổng hợp định mức và tỷ lệ hao hụt của từng mã hàng Bảng 4.2 Danh mục nguyên phụ liệu và định mức tiêu hao dự kiến DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT KTQT: Kế toán quản trị KTTC: Kế toán tài chính MMTB: Máy móc thiết bị NQT: Nhà quản trị QT: Quản trị QTSX: Quản trị sản xuất SX: Sản xuất TSDH: Tài sản dài hạn TSNH: Tài sản ngắn hạn TÓM TẮT LUẬN VĂN Trong nền kinh tế cạnh tranh hiện nay đơn vị kinh tế đang cố gắng nâng cao chtr­êng ®¹I häc n«ng nghiÖp Hµ Néi khoa kÕ to¸n & qtkd ---------------------------- b¸o c¸o tèt nghiÖp ®¹i häc ®Ò tµi: “qu¶n trÞ s¶n xuÊt trong mèi quan hÖ víi th«ng tin kÕ to¸n qu¶n trÞ t¹i xÝ nghiÖp may ®¹i ®ång – c«ng ty cæ phÇn nam s«ng cÇu Gi¸o viªn h­íng dÉn: GV. TrÇn quang trung Sinh viªn thùc hiÖn : lª thÞ l¬i Líp : keC – K50 Hµ Néi – 2009