Đặc điểm kế toán bán hàng theo phương pháp kểm kê định kỳ

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KD TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I. Vai trò, vị trí của hoạt động bán hàng, xác định kết quả và nhiệm vụ kế toán. 1. Khái niệm, vai trò của bán hàng và kết quả kinh doanh. * Bán hàng. - Khái niệm: Bán hàng là một hoạt động kinh tế nhằm bán được hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp cho các dối tượng khác trong xã hội. Ngoài ra bán hàng còn được hiểu là quá trình nhân viên bán hàng hỗ trợ, hướng dẫn khách hàng phát triển và hoàn thành quyết định mua hàng của họ. Như vậy quá trình bán hàng được hiểu: + Là quá trình trao đổi. + Người bán tìm hiểu và thỏa mãn nhu cầu người mua. + Xây dựng quan hệ lâu dài cùng có lợi. - Vai trò. Hoạt động bán hàng có vai trò rất quan trọng trong xã hội. Nhờ có hoạt động bán hàng mà: + Hàng hóa được luân chuyển trong quá trình tái sản xuất. + Phục vụ nhu cầu xã hội. Như vậy bán hàng là khâu trung gian giữa doanh nghiệp sản xuất với các khách hàng khác nhau. Đối với doanh nghiệp, các hoạt động bán hàng đóng vai trò rất quan trọng vì: + Doanh nghiệp không thể tồn tại nếu không tiến hành hoạt động bán hàng. + Hiệu quả của hoạt động bán hàng có ảnh hưởng quan trọng đến thành công của doanh nghiệp. + Kỹ năng bán hàng là yếu tố đặc biệt quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm đến. * Kết quả kinh doanh. - Khái niệm: Kết quả kinh doanh là KQKD cuối cùng của hoạt động KD trong doanh nghiệp được thể hiện thành chỉ tiêu lãi hoặc lỗ của một thời kỳ nhất định ( tháng, quý, năm ). - Vai trò: KQKD phản ánh tình hình kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp lãi hay lỗ, mức độ hoàn thành chỉ tiêu đề ra của doanh nghiệp. KQKD còn phản ánh khả năng tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. 2. Các vấn đề kinh tế về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có ảnh hưởng tới kế toán. * Các khái niệm và chỉ tiêu kinh tế cơ bản. - Các chỉ tiêu về bán hàng. + Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: là số tiền ghi trên hóa đơn bán hàng hay hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vụ. Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hóa, lao vụ từ người bán sang người mua. Nói cách khác, thời điểm ghi nhận doanh thu là khi người mua trả tiền cho người bán hay người mua chấp nhận thanh toán số hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, mà người bán đã chuyển giao. + Chi phí bán hàng: là toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp: chi phí vận chuyển, chi phí thuê kho bãi, tiền lương của nhân viên bán hàng, khấu hao bán hàng, chi phí cho quảng cáo, chi phí hàng hóa dành cho khuyến mại - Các chỉ tiêu về xác định kết quả Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác. + Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh: là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán ( gồm cả sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp, chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư, như: chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, nâng cấp, chi phí cho thuê hoạt động, chi phí thanh lý, nhượng bán bất động sản đầu tư ), chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Kết quả hoạt động tài chính: là số chênh lệch giữa thu nhập của hoạt động tài chính và chi phí hoạt động tài chính. + Kết quả hoạt động khác: là số chênh lệch giữa các khoản thu nhập khác và các khoản chi phí khác và chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. * Các phương thức tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại Có 2 hình thức bán hàng chủ yếu: - Bán buôn + Bán buôn qua kho: tức là hàng đã về nhập kho của đơn vị mua hàng. Sau đó hàng được xuất bán theo 2 hình thức: Thứ nhất, hình thức chuyển hàng. Đơn vị bán hàng sẽ chuyển hàng đến tận địa chỉ mà bên mua hàng yêu cầu. Thứ hai, hình thức đến lấy hàng trực tiếp.Bên mua hàng sẽ đến nơi để hàng của bên mua để lấy hàng. + Bán buôn vận chuyển thẳng ( không qua kho ): tức là hàng không về nhập kho của đơn vị kinh doanh thương mại mà sẽ được chuyển luôn đến cho đơn vị mua hàng. Bán buôn vận chuyển thẳng có 2 hình thức: Thứ nhất, đơn vị kinh doanh thương mại có tham gia thanh toán. Thứ hai, đơn vị kinh doanh thương mại không tham gia thanh toán. - Bán lẻ Có 3 hình thức thu tiền: + Thu tiền trực tiếp + Thu tiền tập trung + Thu tiền tự động. * Các phương thức thanh toán áp dụng trong bán hàng. - Thanh toán bằng tiền mặt. - Thanh toán bằng chuyển khoản. Bao gồm: séc chuyển khoản (áp dụng khi người mua, người bán tin tưởng lẫn nhau). Séc bảo chi (được Ngân hàng bảo đảm chi trả, khi người mua và người bán không tin tưởng lẫn nhau). UỶ nhiệm chi Ủy nhiệm thu Thẻ 3. Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. II. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1. Tài khoản sử dụng. - TK 156_ Hàng hóa: phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm hàng bán trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ và những cơ sở sản xuất có tổ chức hoạt động kinh doanh hàng hóa. TK này được mở chi tiết cho từng loại hàng hóa. TK cấp 2: 1561, 1562 - TK 511_Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: phản ánh tổng doanh thu của đơn vị và các khoản giảm trừ doanh thu. TK này không có số dư cuối kỳ. TK cấp 2: 5111_Doanh thu bán hàng hóa 5113_Doanh thu cung cấp dịch vụ. - TK 632_Giá vốn hàng bán: để theo dõi trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ. TK này không có số dư cuối kỳ và có thể được mở chi tiết theo từng nội dung phản ánh tùy thuộc vào yêu cầu quản lý. - TK 521_Chiết khấu thương mại: sử dụng để theo dõi toàn bộ các khoản chiết khấu thương mại chấ nhận cho khách hàng trên giá bán đã thỏa thuận về lượng hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ. TK này không có số dư cuối kỳ và được mở chi tiết cho từng loại khách hàng và từng loại hàng bán, từng loại dịch vụ. - TK 531_Hàng hóa bị trả lại: để theo dõi doanh thu của hàng hóa đã tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại. TK này là TK điều chỉnh của TK 511 để tính toán doanh thu thuần. TK này không có số dư cuối kỳ. - TK 532_Giảm giá hàng bán: để theo dõi các khoản giảm giá cho khách hàng và cũng là TK điều chỉnh giảm doanh thu. TK này không có số dư cuối kỳ. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán kết toán còn sử dụng các TK khác liên quan như: TK 131_Phải thu khách hàng TK 157_Hàng gửi bán . 2. Phương pháp kế toán. * Kế toán giá vốn hàng bán. SƠ ĐỒ 1: KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN TK 156 TK 632 TK 156 Xuất bán hàng hóa Hàng hóa bị trả lại Nhập kho TK 157 TK 911 Hàng gửi bán được xác định Cuối kỳ, k/c GVHB của Là tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ đã Tiêu thụ TK 154 TK 159 Cuối kỳ, k/c giá thành dịch Hoàn nhập dự phòng Vụ hoàn thành tiêu thụ giảm giá hàng tồn kho Trong kỳ Trích lập dự phòng giảm giá HTK * Kế toán doanh thu bán hàng. SƠ ĐỒ 2: KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TK 911 TK 333 TK 111,112,131 TK 635 Thuế GTGT CK thanh toán Đầu ra TK 511 TK 521 TK 333 doanh thu bán CKTM Thuế XK hàng phát sinh Phải nộp k/c doanh thu TK 531 thuần TK 33311 Hàng bị trả lại TK 532 Giảm giá Hàng bán k/c CKTM, hàng bị trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ DT thuần về BH và CCDV = DT về BH và CCDV _ Các khoản giảm trừ DT * Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và thuế ( thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp ) Các TK 521, 531 532 được coi là các tài khoản điều chỉnh của tài khoản doanh thu, có kết cấu ngược với TK 511. TK 333_Thuế phải nộp ngân sách Nhà nước. TK cấp 2: + TK 3333_Thuế xuất khẩu Số thuể xuất khẩu phải nộp = Số lượng hàng hóa xuất khẩu X Giá tính thuế X Thuế suất thuế xuất khẩu + TK 3332_Thuế tiêu thụ đặc biệt (rượu, bia, thuốc lá ) Số thuế TTĐB phải nộp = Số lượng hàng hóa X Giá tính thuế X Thuế suất thuế TTĐB + TK 3331_Thuế GTGT ( tính theo phương pháp trực tiếp) Thuế GTGT phải nộp = ( Doanh số hàng hóa, dịch vụ bán ra _ Doanh số hàng hóa, dịch vụ mua vào ) X Thuế suất thuế GTGT SƠ ĐỒ 3: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU TK 111,112,131 TK 521 TK 511,512 CKTM, VAT tính Cuối kỳ, k/c CKTM trực tiếp TK 531 Hàng bán bị trả lại Cuối kỳ, k/c hàng bán bị VAT VAT tính trực tiếp trả lại khấu trừ TK 532 Giảm giá hàng bán Cuối kỳ, k/c giảm giá VAT tính trực tiếp hàng bán TK 333(1,2,3) Thuế GTGT Tính thuế phải nộp Nộp thuế xuất khẩu, tiêu thụ đặc biệt, VAT trực tiếp Chú ý: TK 531 chỉ phản ánh giá trị của hàng bị trả lại tính theo đúng đơn giá ghi trên hóa đơn và số lượng hàng bị trả lại. Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả lại mà doanh nghiệp phải chi được phản ánh vào TK 641. TK 532 chỉ phản ánh các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá sau khi đã bán hàng sau khi đã phát hành hóa đơn ( giảm giá ngoài hóa đơn ) dó hàng bán kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế. * Kế toán thuế giá trị gia tăng. Thuế GTGT hàng bán nội địa phải nộp = Thuế GTGT phát sinh trong kỳ _ Thuế GTGT đã được khấu trừ _ Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, CKTM SƠ ĐỒ 4: THUẾ GTGT HÀNG BÁN NỘI ĐỊA PHẢI NỘP NSNN TK 133 TK 33311 TK 111,112,131 Thuế GTGT đã khấu trừ TK 511,512,515 Thuế GTGT TK 111,112,131 đầu ra Tổng giá Thuế GTGT của hàng bị trả thanh toán TK 521,531,532 lại, Giảm giá hàng bán, CKTM Thu nhập khác phát sinh TK 711 TK 711 Thuế GTGT phải nộp được giảm III. Đặc điểm kế toán bán hàng theo phương pháp kểm kê định kỳ. 1. Tài khoản sử dụng. Theo phương pháp KKĐK, để hạch toán hàng hóa, kế toán sử dụng các TK sau: - TK 611_Mua hàng, chi tiết 6112_Mua hàng hóa. TK này phản ánh trị giá hàng hóa mua vào theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua ) và được mở chi tiết theo từng thứ, từng kho, từng quầy hàng. TK 611 cuối kỳ không có số dư. - TK 156_Hàng hóa: phản ánh trị giá hàng tồn kho, tồn quầy, chi tiết từng thứ, từng loại, từng nơi. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan như: 511, 512, 521, 531, 532, 133, 331, 111, 112, Các TK này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp KKTX. 2. Phương pháp kế toán. SƠ ĐỒ 5: KẾ TOÁN HÀNG HÓA THEO PHƯƠNG PHÁP KKĐK TK156,157,151 TK 6112 TK111,112,331 Đầu kỳ, k/c giá gốc hàng giá trị hàng mua bị trả lại, giảm giá hóa chưa tiêu thụ hàng mua, TK 1331 CKTM TK111,112,331 Giá thực tế hàng hóa tăng TK156,157,151 thêm trong kỳ cuối kỳ, k/c trị giá vốn hàng hóa TK 1331 chưa tiêu thụ Thuế GTGT đầu vào TK 632 TK 632 k/c giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Giá vốn hàng đã tiêu thụ, bị khách hàng từ chối thanh toán IV. Kế toán kết quả tiêu thụ. 1. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng: là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như CPNVBH, CPDCBH, CP vận chuyển, CP quảng cáo, khuyến mại Chi phí quản lý doanh nghiệp: là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ hoạt động nào, bao gồm: CP quản lý, quản lý hành chính và CP chung khác. TK sử dụng: - TK 641_chi phí bán hàng TK này không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 8 TK cấp 2: TK 6411_chi phí nhân viên TK 6412_chi phí vật liệu, bao bì TK 6413_chi phí dụng cụ, đồ dụng. TK 6414_chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415_chi phí bảo hành TK 6417_chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418_chi phí bằng tiền khác. - TK 642_chi phí quản lý doanh nghiệp TK này không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 8 TK cấp 2: TK 6421_chi phí nhân viên quản lý TK 6421_chi phí vật liệu quản lý TK 6423_chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424_chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425_thuế, phí, lệ phí TK 6426_chi phí dự phòng TK 6427_chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428_chi phí bằng tiền khác. * Hạch toán: Khi chi trả lương cho nhân viên: Nợ Tk 641, 642 Có Tk 334, 338 Mua nguyên vật liệu dùng cho bán hàng và QLDN Nợ Tk 641, 642 Có Tk 152, 611 Mua công cụ dụng cụ dùng cho BH và QLDN Nợ Tk 641, 642 Nợ Tk 142, 242 : giá trị phân bổ Có Tk 153, 611 Trích khấu hao TSCD Nợ Tk 641, 642 Có Tk 214 Chi mua dịch vụ bên ngoài Nợ Tk 641, 642 Nợ Tk 133 Có Tk 331 Chi phí khác bằng tiền Nợ Tk 641, 642 Có Tk 111, 112 Chi phí bảo hành không trích trước: Nợ Tk 641(5) Nợ Tk 133 Có Tk 152, 153, 334, 111, 112 Chi phí bảo hành trích trước Nợ Tk 641(5) Có Tk 352 Thu thuế, phí, lệ phí Nợ Tk 642 Có Tk 333 Chi phí dự phòng phải thu khó đòi Nợ Tk 642 Có Tk 139 Chi phí dự phòng tái cơ cấu, dự phòng những hợp đồng có rủi ró lớn Nợ Tk 642 Có Tk 352 Cuối kỳ, kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh Nợ Tk 911 Có Tk 641, 642 2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ. * Tài khoản sử dụng. - TK 911_xác định kết quả kinh doanh TK này để kết chuyển doanh thu, chi phí và xác định kết quả. Đây là TK so sánh. Bên Nợ: k/c chi phí, k/c lãi Bên Có: k/c doanh thu, k/c lỗ. TK này không có số dư. - TK 421_lợi nhuận chưa phân phối. Đây là TK nguồn vốn. Bên Nợ: k/c lỗ, phân chia lãi Bên Có: k/c lãi, xử lý lỗ Dư Nợ: số lỗ chưa xử lý Dư Có: lãi TK này có 2 Tk cấp 2: TK 4211_lợi nhuận chưa phân phối năm trước Tk 4212_lợi nhuận chưa phân phối năm nay Phương pháp kế toán. SƠ ĐỔ 6: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TK 632 TK 911 TK 511, 512 k/c giá vốn hàng bán k/c doanh thu TK 635 TK 515 K/c doanh thu tài chính k/c chi phí hoạt động tài chính TK 421 TK 641, 642 k/c lỗ k/c chi phí BH và QLDN K/C lãi V. Tổ chức ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả KD. 1. Nguyên tắc, mục tiêu * Nguyên tắc: - Nguyên tắc thống nhất: + Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán để lựa chọn và sử dụng chứng từ bán hàng. + Căn cứ vào chế độ sổ kế toán để lựa chọn sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. + Căn cứ vào chế độ tài chính hiện hành để ghi doanh thu. + Căn cứ vào chế độ tài chính để lựa chọn Tak cấp 1, 2 thích hợp. - Nguyên tắc thích ứng: + Dựa vào phương thức bán hàng để lựa chọn, thiết kế chứng từ bán hàng thích hợp. + Dựa vào nhu cầu thông tin để quản trị hoạt động bán hàng, để thiết kế các báo cáo nội bộ thích hợp. * Mục tiêu: Cung cấp thông tin chi tiết để quản trị bán hàng, xây dựng phương án kinh doanh mới, lập báo cáo tài chính. * Yêu cầu: - Theo dõi được doanh thu từng mặt hàng, doanh thu xuất khẩu theo tứng bộ phận bán hàng. - Theo dõi giá vốn hàng bán tương ứng với chi tiết doanh thu. - Lập các bảng tổng hợp về doanh thu. 2. Tổ chức ghi sổ kế toán theo các hình thức * Chứng từ sử dụng: - Hóa đơn bán hàng - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Bảng kê hàng hóa bán ra - Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý. * Hệ thống sổ sách: - Sổ chi tiết hàng hóa, doanh thu, chi phí - Số cái - Bảng tổng hợp * Tổ chức các hình thức ghi sổ: - Hình thức Nhật k‏‎ý chung: chứng từ ban đầu Nhật k‏‎ý bán hàng Nhật k‏‎ý chung Sổ chi tiết hàng hóa, GV, CP, DT, KQ Sổ cái TK 156, 157, Bảng tổng hợp DT, 131, 511, 531, 532, 911 CP, GV, LN Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Báo cáo tài chính : ghi trong kỳ : ghi cuối kỳ : quan hệ đối chiếu - Hình thức Nhật k‏‎ý sổ cái: Chứng từ ban đầu Sổ chi tiết hàng hóa Chứng từ tổng hợp GV, CP, DT, LN Nhật ký sổ cái TK 156, 157, 632 Bảng tổng hợp chi 131, 511, 531, 532, 911 tiết DT,GV,CP,LN Báo cáo tài chính Hình thức Chứng từ ghi sổ: Chứng từ ban đầu Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết các TK hàng hoá, GV, CP 156,157,632,641,642, DT, KQ 511,532,531,911 Sổ đăng k‏‎ý chứng Sổ cái các TK Bảng tổng hợp chi tiết từ ghi sổ các chỉ tiêu Bảng cân đối số Báo cáo kế toán phát sinh - Hình thức Nhật k‏‎ý chứng từ: chứng từ ban đầu Bảng kê Bảng kê Bảng kê Bảng kê Sổ chi tiết Sổ CT số 8 số 9 số 10 số 5 bán hàng TK131 Bảng tổng hợp Bảng kê bán hàng số 11 Nhật k‏‎ý chứng từ số 8 Sổ cái các Tk Báo cáo kế toán