Đề án Hoàn thiện kế toán tổng hợp vật liệu

Lời nói đầu Sự chuyển mình từ nền kinh tế kế hạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước đã tạo điều kiện tốt cho sự phát chuyển các doanh nghiệp, mở ra hướng đa dạng cho các doanh nghiệp Việt Nam. Sự đa dạng này đồng nghĩa với sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Vì thế các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải đáp ứng mọi yêu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ đồng thời cải thiện đời sống người lao động, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp... Muốn đạt được mục tiêu này doanh nghiệp phải thực hiện đồng thời các biện pháp quản lý và các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các yếu tố này thì hạch toán kế toán nguyên vật liệu giữ vai trò rất quan trọng quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, cung cấp đầy đủ, ngăn chặn hiện tượng lãng phí vật liệu trong sản xuất, góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nhận thức được vai trò rất quan trọng của hạch toán nguyên vật liệu nên em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện kế toán tổng hợp vật liệu . Ngoài phần mở đầu, kết luận đề tài gồm hai phần: Phần 1: Lý luận chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần 2: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp. Do thời gian và trình độ có hạn, nên đề tài không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong có sự góp ý , hướng dẫn của thầy giáo để em có kinh nghiêm và thực hiên tốt hơn khi viết chuyên đề thực tập sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I: Lý luận chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. I. Đặc điểm chung về nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1.Vai trò của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được các đơn vị sử dụng làm chất liệu ban đầu để tạo ra sản phẩm mới. Nguyên vật liệu là đối tượng được chuyển hóa do lao động có ích của con người. Theo Mác, tất cả mọi vật thể thiên nhiên xung quanh con người mà lao động có ích có thể tác động để tạo ra của cải vật chất cho xã hội, phục vụ con người đều là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu nào cũng có thể là đối tượng lao động, song không phải bất cứ đối tượng nào cũng làm nguyên vật liệu. Mọi đối tượng lao động có khả năng thay đổi do lao động của con người mới là nguyên vật liệu. Bất cứ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất đều phải có ba yếu tố cơ bản là: - Tư liệu lao động. - Đối tượng lao động. - Sức lao động. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở sản xuất hình thành nên sản phẩm. Khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định vật liệu và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu là nhân tố quyết định đến sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Nguyên vật liệu không chỉ ảnh hưởng đến số lượng mà còn ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại thì sản xuất phẩm tạo ra mới phù hợp với nhu cầu thị trường, tạo ra sức cạnh tranh cao. Bên cạnh chất lượng sản phẩm được bảo đảm thì phải nói đến giá cả, giá thành sản phẩm phải hợp lý thì doanh nghiệp mới có chỗ đứng để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường hiện nay. Điều đó khiến doanh nghiệp phải quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu thật chặt chẽ nhằm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất, giảm tiêu hao vật liệu trong quá trình sản xuất và giảm giá thành sản phẩm. Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp quản lý vật liệu sao cho phù hợp. Song, nhìn chung với phương pháp nào thì vẫn phải bảo đảm yêu cầu đặt ra là vật liệu cần được quản lý tốt ở các khâu mua, bảo quản dự trữ,sử dụng hợp lý và có hiệu quả. 2. Phân loại nguyên vật liệu . Theo những tiêu thức khác nhau nguyên vật liệu chia thành những loại khác nhau: 2.1 Theo vị trí tác dụng của nguyên vật liệu đối với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm có thể chia thành các loại như sau: - Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm. - Vật liệu phụ là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng hoặc là cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi. - Nhiên liệu là những vật liệu liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, ... - Phụ tùng thay thế là những bộ phận phụ tùng chi tiết máy, doanh nghiệp mua vào để thay thế khi sửa chữa tài sản cố định. - Vật liệu xây dựng và thiết bị cần lắp là những vật liệu thiết bị máy móc doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản. - Phế liệu là những vật liệu không còn tác dụng đối với quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, thu hồi được do sản phẩm hỏng, do ngưng sản xuất, thanh lý tài sản cố định hoặc các nguyên nhân khác. - Các loại vật liệu khác là những vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số doanh nghiệp. Ngoài các vật loại liệu kể trên như bao bì, vật liệu đóng gói, vật liệu sử dụng luân chuyển. 2.2. Theo nguồn nhập nguyên vật liệu có thể chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu mua vào. - Nguyên vật liệu được cấp. - Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công. - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh. - Nguyên vật liệu được viện trợ, biếu, tặng. 3. Tính giá nguyên vật liệu. 3.1 Giá trị của nguyên vật liệu nhập kho: Theo chế độ kế toán hiện hành nguyên vật liệu phải được tính theo giá thực tế, giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định tùy theo nguồn nhập. - Đối với nguyên vật liệu mua và sử dụng phục vụ cho hoạt độngsản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. + Chi phí khâu mua chưa có giá trị gia tăng. Giá thực tế của nguyên vật liệu = Giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng - Nguyên vật liệu mua vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu VAT hoặc chịu VAT theo phương pháp trực tiếp. Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá mua theo giá thanh toán + chi phí khâu mua theo giá thanh toán. - Nguyên vật liệu tự sản xuất gia công Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã sản xuất gia công. - Nguyên vật liệu được cấp. Giá thực tế của nguyên vật liệu = giá ghi trên hóa đơn của bên cấp. - Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh. Giá thực tế của nguyên vật liệu = kết quả đánh giá của hội đồng quản trị và sự thỏa thuận giữa các bên liên doanh. - Nguyên vật liệu được biếu, tặng, viện trợ. Giá thực tế = giá mua trên thị trường của nguyên vật liệu cùng loại . 3.2 Giá của nguyên vật liệu xuất kho. Tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo phương pháp nhất quán trong hạch toán, nếu có thể thay đổi phải giải thích rõ ràng. 3.2.1 Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được trong kỳ được tính theo giá trị bình quân. Giá thực tế vật liệu xuất dùng = số lượng vật liệu xuất dùng x giá đơn vị bình quân. Trong đó: = Giá đơn vị bình quân giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + giá thực tế vật liệu nhập trong cả kỳ dự trữ số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + số lượng vật liệu nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng, ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. = Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước ) cuối kỳ trước Lương thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) = Phương pháp này khá đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động giá cả vật liệu kỳ này. Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho mỗi lần nhập sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này khắc phục được nhượng điểm của hai phương pháp trên nhưng lại tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. 3.2.2 Phương pháp nhập trước xuất trước (FiFo). Theo phương pháp này vật liệu nào nhập trước thì xuất trước hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng để làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liêu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong từng trường hợp giá cả ổn định và có xu hướng giảm. 3.2.3 Phương pháp nhập sau xuất trước (LiFo) . Phương pháp này giả định những vật liệu mua vào sau sẽ được xuất trước tiên, phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. 3.2.4 Phương pháp trực tiếp. Theo phương pháp này, vật liệu được xác định đơn chiếc hay từng lô hoặc giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng( trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Phương pháp này còn được gọi là phương pháp thực tế đích danh, thường sử dụng với các vật liệu có giá trị cao và có tính cá biệt. 3.2.5 Phương pháp giá hạch toán. Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức. Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng x Hệ số giá vật liệu ( hoặc tồn kho cuối kỳ) ( hoặc tồn kho cuối kỳ) Hệ số giá NVL = Giá thực tế tồn kho đầu kỳ + giá thực tế nhập kho trong kỳ Giá hạch toán tồn kho đầu kỳ + giá hạch toán nhập kho trong kỳ II. hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên thích hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn sản xuất kinh doanh các mặt hàng giá trị cao, sử dụng NVL đắt tiền, điều kiện bảo quản thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập xuất. Theo phương pháp này kế toán ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất NVL hàng ngày theo tổng lần phát sinh trên tài khoản 152. 1.1 Ưu điểm: Ghi chép phản ánh kịp thời tình hình biến động số hiên có của NVL, tăng cường công tác quản lí của NVL, đảm bảo an toàn cho quá trình bảo quản. Số liệu tài liệu tài do kế toán trưởng đảm bảo chính xác. 1.2 Nhược điểm. Kế toán ghi chép nhiều, có thể làm giảm năng suất lao động của kế toán và đòi hỏi điều kiện bảo quản NVL phải thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập, xuất. 1.3 Tài khoản sử dụng. Tài khoản 152 phản ánh sự biến động nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo giá thực tế. Bên nợ: Trị giá nguyên vật liệu tăng do nhập kho. Bên có: Giá trị nguyên vật liệu giảm do xuất kho. Dư nợ: Trị giá nguyên vật liệu hiện có ở trong kho bảo quản. TK 152 có các tài khoản cấp 2: TK1521: nguyên vật liệu chính. TK1522:nguyên vật liệu phụ. TK1523: nhiên liệu. TK1524: phụ tùng thay thế. TK1525:thiết bị xây dựng cơ bản. TK1526: vật liệu khác. Các doanh nghiệp khi vận dụng TK 152 cần phải mở chi tiết để phản ánh riêng từng loại NVL và có thể mở chi tiết theo địa điểm bảo quản NVL. TK 151: “ hàng mua đang đi đường “: phản ánh tình hình biến đọng giá thực tế hàng mua đang đi đường đã có hóa đơn. Bên nợ: Giá thực tế hàng mua đang đi đường đã có hoa đơn. Bên có: giá thực tế hàng mua đi đường đã về nhập kho. Số dư bên nợ: Giá thực tế hàng mua đang đi đường. Các tài khoản liên quan:111,112,141,133,331... Đ Khi nhập kho nguyên vật liệu kế toán ghi vào bên nợ TK 152, tùy theo người nhân mà ghi có các TK liên quan. Đ Nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài: có ba trường hợp. - Trường hợp 1: Hàng và hóa đơn cùng về. + Mua nguyên vật liệu sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Nợ TK 152: giá mua NVL chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111,112,141,331... Số tiền theo giá thanh toán. + Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK 152: Số tiền theo giá thanh toán. Có TK 111,112,141,331... Chú ý: Trường hợp doanh nghiệp mua NVL đồng thời sử dụng cho hai hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc hai đối tượng chịu thuế khác nhau ( chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc phương pháp trực tiếp, hoặc không chịu thuế GTGT ) doanh nghiệp được phép hạch toán NVL theo gia smua chưa có thuế và toàn bộ thuế GTGT đầu vào được ghi vào tài khoản 133. Cuối kỳ tính phân bổ cho sản phẩm không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT ghi vào gía vốn hàng hóa ( TK 632 ). + Hàng thiếu so với hóa đơn: ã Trường hợp mua nguyên vật liệu nhập kho phát sinh thiếu chưa rõ nguyên nhân. kế toán ghi sổ nhập kho theo số được nhận và căn cứ vào biên bản nhận kế toán ghi trị gía NVL thiếu tổn thất vào TK 1381. Nợ TK 152: Giá mua NVL vật liệu thực nhập. Nợ TK 1381: Gia mua NVL thiếu. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ theo hóa đơn. Có TK 331: Tổng số tiền theo giá thanh toán. ã Khi xác định được nguyên nhân NVL thiếu tổn thất, tùy theo nguyên nhân và cách sử lý mà ghi vào các tài khoản có liên quan. - Nếu do bên bán xuất nhầm, bên bán trở đến bù. Nợ TK 152: trị giá NVL nhập kho. Có TK 1381: - Nếu do bên bán xuất nhầm nhưng không có NVL để bù, doanh nghiệp được giảm trừ số tiền phải trả. Nợ TK 331: tổng số tiền theo giá thanh toán. Có TK 1381: giá mua chưa có thuế GTGT. Có TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. - Nếu quy được trách nhiệm bắt người phạm lỗi phải bồi thường. Nợ TK 1388: giá thanh toán NVL lúc mua vào. Có TK 1381: giá mua NVL chưa có thuế GTGT. Có TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. - Nếu thiếu tổn thất trong hội đồng quản trị ghi vào chi phí mua NVL. Nợ TK 152: trị giá NVL thiếu trong định mức. Có TK 1381 - Nếu thiếu hụt tổn thất do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm, kế toán ghi vào chi phí bất thường. Nợ TK 821 Có TK 1381 + Hàng thừa so với hóa đơn Mua NVL nhập kho phát hiện chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi sổ nhập kho cả NVL thừa. Nợ TK 152: giá mua NL thực nhập. Nợ TK 133: V.A.T được khấu trừ Có TK 331: Số tiền phải trả người bán theo hóa đơn. Có TK 3381: giá mua của NVL thừa. ã Khi xác định được nguyên nhân. - Nếu do bên bán xuất nhầm doanh nghiệp xin mua cả NL thừa, bên bán đồng ý. Nợ TK 3381 Nợ TK 133 Có TK 331. Do bên bán xuất nhầm doanh nghiệp xuất kho trả lại bên bán. Nợ TK 3381 Có TK 152: giá trị NVL trả lại bên bán. Do dôi thừa tự nhiên bên mua được hưởng, kế toán ghi vào thu nhập bất thường. Nợ TK 3381 Có TK 721: giá trị NVL dôi thừa tự nhiên. Chú ý: Trường hợp nhập kho NL mua vào phát sinh thiếu tổn thất hoặc thừa xác định được ngay nguyên nhân. Tùy theo nguyên nhân và cách sử lý mà ghi vào TK liên quan không cần ghi qua TK 1381 và TK 3381. - Nếu nhập kho NL có phát sinh thừa do bên bán xuất nhầm hoặc nguyên liệu sai hợp đồng, doanh nghiệp bảo quản hộ bên bán, kế toán ghi vào TK 002. Nợ TK 002: : “ trị giá nguyên vật liệu bảo quản hộ “. Khi xuất kho trả lại bên bán ghi có TK 002. -Trường hợp 2: hàng về trước hóa đơn về sau. Làm thủ tục nhập kho, lưu thứ nhập vào tập hồ sơ không có hóa đơn, trong tháng hóa đơn về làm như trường hợp 1. Cuối tháng hóa đơn chưa về ghi giá tạm tính. Sang tháng sau hóa đơn về tiến hành điều chỉnh giá tạm tính. + trường hợp giá tạm tính lớn hơn giá thực tế. Nợ TK 331 Có TK 152 + trường hợp giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế. Nợ TK 152 Có TK 331 + Thuế GTGT áp dụng phương pháp khấu trừ. Nợ TK 133 Có TK 331,111,112. -Trường hợp 3: Hàng về sau hóa đơn về trước. + Khi hóa đơn về gim hóa đơn vào tập hồ sơ, trong tháng nếu hàng về ghi giống trường hợp 1. Cuối tháng nếu hàng chưa về kế toán căn cứ vào hóa đơn ghi. Nợ TK 151: hàng đang đi đường Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331,111,112... Tổng số tiền theo giá thanh toán. + Sang tháng khi hàng về kế toán ghi Nợ TK 152:NVL nhập kho Có TK 151 -Các trường hợp khác. + Nhập kho nguyên liệu tự sản xuất gia công. Nợ TK 152: giá thành thực tế của nguyên liệu Có TK 154 + Nhập kho NVL được cấp, được biếu tặng, viện trợ và nhận vốn góp liên doanh. Nợ TK 152: trị giá TK thực nhập Có TK 441 + Nhập kho NVL không dùng hết ở bộ phận sản xuất Nợ TK 152 Có TK 621 * Xuất kho NVL + Xuất kho NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 621,627,641,642 Có TK 152: trị giá NVL xuất dùng + Xuất kho NVL đem góp vốn liên doanh nếu: - Trị giá vốn góp theo kết quả đánh giá của hội đồng quản trị lớn hơn trị giá thực tế của nguyên liệu Nợ TK 222: trị giá vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: trị giá vốn góp liên doanh ngắn hạn Có TK 412: phần chênh lệch Có TK 152: trị giá thực tế của NVL - Trị giá vốn góp theo kết quả của hội đồng quản trị nhỏ hơn trị giá thực tế của nguyên liệu Nợ TK 222: trị giá vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: trị giá vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ TK 412: phần chênh lệch Có TK 152: trị giá thực tế của NVL + Xuất vật liệu thuê ngoài chế biến Nợ TK 154 Có TK 152 + Xuất bán Nợ TK 632 Có TK 152 + Kiểm kê thấy tổn thất NVL chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 1381: giá trị NVL thiếu tổn thất chưa rõ nguyên nhân Có TK 152 + Khi xác định được nguyên nhân - Nếu thiếu hụt tổn thất trong định mức hội đồng quy định ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 Có TK 1381 - Nếu thiếu hụt do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của người chịu trách nhiệm Nợ TK 821 Có TK 1381 - Nếu quy được trách nhiệm bắt người phạm lỗi phải bồi thường Nợ TK 1388: giá thanh toán của NVL lúc mua vào Có TK 1381: giá mua nguyên liệu chưa có thuế GTGT Có TK 133: V.A.T khấu trừ Hạch toán NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ thích hợp với các doanh nghiệp qui mô nhỏ sản xuất những mặt hàng giá trị thấp, sử dụng các loại NVL ít tiền, chủng loại phức tạp, điều kiện theo dõi và bảo quản tình hình nhập, xuất hàng ngày không thuận lợi. Theo phương pháp này NVL nhập vào ghi chép hàng ngày còn xuất ra hàng ngày không ghi. Cuối kỳ sau khi kiểm kê xác định trị giá NVL còn lại cuối kỳ. Kế toán tính và ghi trị giá NVL xuất kho trong kỳ. Phương pháp này có ưu điểm giảm nhẹ lượng ghi chép của kế toán, làm đơn giản công tác kế toán nhưng mức độ chính xác không cao. Trong tổ chức kế toán doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, căn cứ vào quy mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho thích hợp. áp dụng phương pháp nào doanh nghiệp phải báo cáo với cơ quan tài chính và ghi trong bản thuyết minh báo cáo tài chính. Khi cần có sự thay đổi phải chờ niên độ sau. Các doanh nghiệp đồng thời có tổ chức nhiều hoạt động tổ chức kinh doanh thuộc các lĩnh vực khác nhau như: vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại dịch vụ thì không áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ tình hình nhập xuất NVL được phản ánh trên TK 611 “ mua hàng “: dùng để theo dõi tình hình thu mua tăng giảm NVL theo giá thực tế Bên nợ: giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ Bên có: giá thực tế NVL xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ Phương pháp hạch toán như sau: Đầu kỳ: - Kết chuyển trị giá NVL còn lại đầu kỳ Nợ TK 611: trị giá NVL còn lại đầu kỳ Có TK 151: NVL đang đi đường Có TK 152: NVL tồn kho Trong kỳ - Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế Nợ TK 611: Giá mua NVL chưa có GTGT Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,141,331... Số tìên theo giá thanh toán - Mua NVL sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 611: gia mua NVL theo giá thanh toán Có TK 111,112,141,331 - Các khoản được chiết khấu, giảm giá hàng mua, hàng bị trả lại: + Đối với trường hợp chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế Nợ TK 111,112,141,331... Có TK 133: VAT được khấu trừ Có TK 611: giá thực tế vật liệu doanh nghiệp + Đối với trường hợp không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế theo phương pháp trực tiếp Nợ TK 111,112,331... Có TK 611 Cuối kỳ - Kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá nguyên liệu còn lại cuối kỳ Nợ TK 151,152 Có TK 611 - Kế toán tính và ghi giá trị NVL xuất dùng trong kỳ X = D1 + NVL - D2 Nợ TK 621: Cho bộ phận sản xuất trực tiếp Nợ TK 627: Cho sản xuất chung Nợ TK 641: Cho bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Cho quản lý doanh nghiệp Có TK 611: Trị giá NVL thực tế xuất dùng. Sơ đồ tài khoản: TK 152,151 TK 611 TK 111,112,331 Kết chuyển tồn đầu kỳ Được chiết khấu giảm giá trả lại TK 151,152 TK 111,112... Kết chuyển tồn cuối kỳ Nhập trong kỳ TK 621,627.. TK 133 Giá trị vật tư xuất trong kỳ VAT Phần hai: một số kiến nghị hoàn thiện công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp 1. Lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho thích hợp. Như phần trên đã trình bày có phương pháp tính giá NVL xuất kho: Phương pháp giá dơn vị bình quân Phương pháp nhập trước, xuất trước ( FiFo ) Phương pháp nhạp sau xuất trước Phương pháp trực tiếp Phương pháp giá hạch toán Trong một thị trường ổn định, khi giá không thây đổi thì vịêc lựa chon phương pháp nào không quan trọng bởi vì giá không đổi từ người này sang người khác thì tất cả các phương pháp đều cho cùng một kết quả. Tuy nhiên trong một thị trường không ổn định, khi giá lên xuống thất thường thì mỗi phương pháp cho kết quả khác nhau. Chính vì vậy việc chon phương pháp nào để tính NVL xuất hiện hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng ta đã biết, mỗi phương pháp có những ưu điểm khác nhau. Cụ thể là phương pháp trực tiếp kết quả của nó sẽ làm tương xứng những chi phí và thu nhập, tuy nhiên chỉ được sử dụng khi NVL có giá trị cao, được xác định theo đơn chiếc hoặc từng lô, phương pháp giá đơn vị bình quân có khuynh hướng che dấu sự biến động vè giá. Đối với phương pháp FiFo giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối tài sát với giá thực tế nhất. Phương pháp LiFo chọn chi phí phát sinh sau cùng để xác định giá trị NVL xuất, do đó có sự tương xứng tốt nhất giữa chi phí hiện hành và thu nhập trên báo cáo kết quả kinh doanh. Từ việc phân tich trên cho ta thấy nếu doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô sản xuất bằng cách thu hút vốn đầu tư từ bên ngoài như ngân hàng, các chủ đầu tư thì doanh nghiệp phải tìm mọi cách để làm lành mạnh hóa nền tài chính. Trong trường hợp này, sử dụng phương pháp FiFo là thích hợp nhất. Nhưng nếu doanh nghiệp muốn chậm lại thời gian nộp thuế thì doanh nghiệp nên chon phương pháp LiFo, vì phương pháp này cho giá trị NVL xuất lớn nhất và do đó giá thành sản xuất, lợi nhuận gộp và thuế phải nộp là nhỏ nhất. Nói tóm lại, tùy vào từng thời kỳ, tùy thuộc vào tình hình tài chính của doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp thích hợp nâng cao hiệu quả xuất kinh doanh cho doanh nghiệp mình. 2. Quy định phương pháp kế toán hàng tồn kho phù hợp Theo chế độ kế toán hiện hành có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là: kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Sự khác nhau cơ bản giữa hai phương pháp này chính là tính chất của việc theo dõi và phản ánh tình hình biến động của nguyên vật liệu trên sổ sách kế toán. Phương pháp kê khai thường xuyên: theo dõi và phản ánh thường xuyên và liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ sách kế toán. Phương pháp kiểm kê định kỳ: Căn cứ vào kết quả kiểm kê để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của nguyên vật liệu trên sổ sách kế toán tổng hợp, từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Như vậy phương pháp kiểm kê định kỳ mọi biến động của nguyên vật liệu không được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho, các tài khoản hàng tồn kho này chỉ dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Theo em sự quy định như vậy là mất tính đặc trưng cơ bản của phương pháp kế toán đó là phương pháp tài khoản kéo theo mất đi nội dung cơ bản của tài khoản kế toán, đó là việc phản ánh sự vật không ngoài hai mặt đối lập của bất kỳ đối tượng kế toán nào trên tài khoản. Vì vậy nên có quy định nội dung thống nhất phản ánh trên các khoản hàng tồn kho cả tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của hàng tồn kho, không có sự phân biệt cho trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ hay kê khai thường xuyên. 3. Hoàn thiện việc lập dự phòng giảm nguyên vật liệu tồn kho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành: Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá tri tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng là không chắc chắn. các khoản dự phòng giảm giá có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp thể hiện ở những phương diện sau: Phương diên kinh tế: nhờ các khoản dự phòng giảm giá mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị của tài sản. Phương diện tài chính: do dự phòng giảm giá làm giảm lãi của niên độ nên doanh nghiệp tích lũy được một số vốn đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng khi các khoản đó phát sinh ở niên độ sau. Thực chất của khoản dự phòng là một nguồn tài chính doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực sự. Phương diện thuế: dự phòng giảm giá được ghi như một khoản chi phí làm giảm lợi tức phát sinh để tính ra số lợi tức từ chính sách thực tế. Việc lập dự phòng giảm giá được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập các báo cáo tài chính. Trên cơ sở các bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của nguyên vật liệu tồn kho, kế toán sẽ xác định số dự phòng giảm giá cần lập cho niên độ tới với điều kiện dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của doanh nghiệp. Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành cũng như chuẩn mực kế toán quốc tế thì việc trích lập và hạch toán dự phòng giảm giá NVL tồn kho trong các doanh nghiệp là cần thiết, nó giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp các khoản thiệt hại có thể xảy ra trong năm kế hạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh. Tuy nhiên lập dự phòng cho những NVL mà sản phẩm xuất ra từ các loại NVL này bị giảm giá trên thị trường. Để khắc phục đúng hình thức về dự phòng hiện nay, nhất thiết các khoản tổn thất thực tế do giảm giá hay các khoản dự phòng không dùng đến phát sinh trong năm kế hạch phải được ghi nhận vào các tài khoản phản ánh dự phòng. Vì thế theo em, việc hạch toán các khoản dự phòng cần được tiến hành như sau: Cuối nên độ kế toán, xác định mức dự phòng cần lập cho từng loại NVL, kế toán tiến hành trích lập dự phòng đưa vào chi phí. đồng thời kế toán hoàn nhập sổ dự phòng đã lập của niên độ kế toán trước còn lại chưa sử dụng đến để đi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong niên độ kế toán, kế toán hoàn nhập số dự phòng đã lập của niên độ kế toán trước còn lại. đồng thời xác định mức dự phòng mới cần lập cho từng loại ở niên độ tiếp theo rồi tiến hành trích lập đưa vào chi phí. Với quy trình này, vẫn được tiến hành trên TK 159 như chế độ quy định nhưng nội dung và cách thức hạch toán trên tài khoản đã có sự thay đổi. Theo em kết cấu TK 159 cần được quy định lại như sau: Bên nợ: số tổn thất thực tế do giảm giá phát sinh trong kỳ trừ vào dự phòng đã lập. Hoàn nhập số dự phòng đã lập không dùng đến. Bên có: trích lập dự phòng giảm giá vào cuối niên độ kế toán . Dư nợ: số dự phòng đã trích còn lại chưa sử dụng. Việc quy định này một mặt đã phản ánh được tình trạng trích và lập dự phòng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, xét duyệt và thẩm định dự phòng. Nội dung và trình tự hạch toán được tiến hành như sau: Cuối niên độ kế toán hòa nhập số dự phòng còn lại. Nợ TK 159 Có TK 6426 Đồng thời trích lập dự phòng cho năm mới Có TK 159 Nợ TK 6426 Trong niên độ kế toán tiếp theo + Hoàn nhập dự phòng không dùng đến của số NVL đã sử dụng: Nợ TK 159 Có TK 6426 + Ghi nhận giảm giá thực tế của NVL tồn kho trừ vào dự phòng: Nợ TK 159 Có TK liên quan ( 151,152,) Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng như trên. Với cách hạch toán này không hề mâu thuẫn với chế độ quản lý kinh tế tài chính, cũng như chế độ kế toán hiện hành. Nó chỉ làm rõ bản chất của việc lập dự phòng cũng như nội dung ghi chép của tài khoản, tạo thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý. 4. Về hai phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu Sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp vật liệu thì tồn kho vật liệu trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kì thời điểm nào trong kì kế toán.Tuy nhiên ,việc kiểm kê kho vât liệu lại không được thực hiện thường xuyên,mà theo định kì hoặc đột xuất doanh nghiệp có thể lập ban kiểm kê tài sản để kiểm kê vật liệu ,xác định số tồn kho thực tế .Sau đó so sánh với số tồn kho trên sổ kế toán ,để nếu có chênh lệch thì phải xử lí kịp thời.Vì vậy,nếu doanh nghiệp thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên mà định kì kiểm kê kho vật liệucũng vào cuối kì thì so với phương pháp kiêm kê định trong trường hợp này thì chỉ khác nhau về tài khoản sử dụng;phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng tài khoản 152 để hạch toán vật liệu còn phương pháp kiêm kê định kì sử dụng một tài khoản trunng gian để hạch toán vật liệu là tài khoản 5111 “mua vật liệu”. Nếu xét ở khía cạnh nhất định thì hai tài khoản này thực ra chỉ là một Do đó,khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kì để hạch toán vật liệu sẽ rất đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc. Mặt khác, nếu doanh nghiệp có hệ thống kho, bến bãi được quản lí bảo quản tương đối tốt thì sẽ khắc phục được nhược điểm của phương pháp này là đánh giá vật liệu xuất còn bị ảnh hưởng bởi hệ thống trên.Việc áp dụng phương pháp này thường có ưu thế hơn phương pháp kê khai thường xuyên. Nếu so sánh với một số nước phát triển, như nước Pháp, thì họ hạch toán vật liệu tương tự như phương pháp kiểm kê định kì ở nước ta, tức là cũng chỉ xác định được số vật liệu kho thông qua kiểm kê kho cuối kì. Vì vậy, để đảm bảo tính thống nhất, các doanh nghiệp chỉ nên áp dụng một phương pháp chung,đó là phương pháp kế toán tổng hợp vật liệu thay cho hai phương pháp truyền thống. Kết luận Để phát huy mọi chức năng của kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu được giám sát chặt chẽ, luôn được hoàn thiện nhằm quản lý được tốt tình hình biến động nguyên vật liệu cả về số lượng và chất lượng, chủng loại và giá trị. Công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu chiếm một thời gian lớn trong công tác kế toán, đồng thời việc hạch toán nguyên vật liệu quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Do vậy, cần có những biện pháp tốt nhất để hạch toán nguyên vật liệu được đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ ngày 01-01-2004 ,chế độ kế toán mới đã được ban hành và áp dụng thống nhất trong cả nước. Tổ chức hạch toán vật liệu phù hợp với chế độ kế toán mới và yêu cầu quản lý của nền kinh tế thị trường theo định hướng nhà nước xã hội chủ nghĩa đang trở thành mối quan tâm đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp. Do trình độ có hạn bài viết này còn nhiều sai sót trong cách hiểu vấn đề và cách bố trí kết cấu. Tuy nhiên, khi thực hiện đề án này đã giúp em có những hiểu biết sâu sắc về hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời, giúp em đúc rút được những kinh nghiệm để chuẩn bị tốt cho quá trình thực hiện chuyên đề sắp tới. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn và mong có sự góp ý nhiệt tình của thầy giáo. Hà Nội, ngày 5 tháng 4 năm 2004. Mục lục Lời nói đầu Phần I: Lý luận chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Đặc điểm chung của nguyên vật liệu 1.Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất 2.Phân loại nguyên vật liệu 3.Tính giá nguyên vật liệu Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1.Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phần II: Một số kiến nghị hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất. 1.Lựa chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho thích hợp. 2.Quy định phương pháp kế toán hàng tồn kho phù hợp. 3.Hoàn thiện việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. 4.Về hai phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu