Đề án Xây dựng chương trình Quản lý khách sạn

LỜI GIỚI THIỆU Ngµy nay, trong thêi ®¹i C«ng nghÖ th«ng tin bïng næ trªn toµn cÇu th× c¸c quèc gia trªn thÕ giíi dï lµ ph¸t triÓn hay ®ang ph¸t triÓn ®Òu cè g¾ng ¸p dông tin häc vµo mäi mÆt cña ®êi sèng x· héi. Tin häc lu«n cã mÆt mäi lóc, mäi n¬i nh»m hç trî cho c¸c ngµnh nghiªn cøu ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tùu to lín còng nh­ ®Ó hiÖn ®¹i ho¸ quy tr×nh qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh nh»m ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. ChÝnh v× vËy, trong thêi gian gÇn ®©y mäi ngµnh nghÒ ®· chó träng ®Õn viÖc x©y dùng c¸c phÇn mÒm øng dông tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lý. Víi nh÷ng lîi Ých hiÓn nhiªn do C«ng nghÖ th«ng tin mang l¹i, c¸c nhµ qu¶n lý ®· kÞp thêi ®­a nh÷ng øng dông tin häc vµo phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh, ®Æc biÖt lµ qu¶n lý kh¸ch s¹n. Tuú thuéc vµo quy m«, môc ®Ých thÞ tr­êng, møc ®é phôc vô, quyÒn së h÷u mµ ta ph©n tÝch thiÕt kÕ sao cho ng­êi qu¶n lý n¾m ®­îc nhanh chãng chÝnh x¸c ®ång thêi gi¶m ®­îc c¸c chi phÝ, c¸c thao t¸c thñ c«ng vµ ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. Qua ®ã nã còng gióp ng­êi qu¶n lý n¾m b¾t ®­îc sè l­îng kh¸ch, t×nh tr¹ng phßng, thêi gian l­u tró cña kh¸ch … ®Ó lµm c¬ së cho viÖc thanh to¸n sau nµy. Bµi to¸n “ Qu¶n lý kh¸ch s¹n” ra ®êi nh»m gi¶i quyÕt vµ ®¸p øng mét c¸ch hiÖu qu¶ c¸c nhu cÇu vÒ mÆt qu¶n lý th«ng tin trong kh¸ch s¹n trong ®iÒu kiÖn c¬ së vËt chÊt vµ c¬ së h¹ tÇng ë ViÖt Nam cßn nhiÒu kho¶ng c¸ch so víi c¸c n­íc ph¸t triÓn trªn thÕ giíi. Trong ph¹m vi ®Ò ¸n em kh«ng thÓ tr×nh bµy ®­îc cÆn kÏ vÒ hÖ thèng qu¶n lý do viÖc ho¹t ®éng kinh doanh trong thùc tÕ cßn nhiÒu phøc t¹p ®ßi hái cã tÝnh chuyªn m«n cao, do ®ã em chØ nªu lªn nh÷ng vÊn ®Ò mµ m×nh ®· thùc hiÖn ®­îc trong viÖc ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng x©y dùng ch­¬ng tr×nh . Ngoµi c¸c phÇn lêi giíi thiÖu, kÕt luËn, phô lôc, vµ danh s¸ch c¸c tµi liÖu tham kh¶o, ®Ò ¸n tèt nghiÖp gåm 4 ch­¬ng : Ch­¬ng 1 : §Æt vÊn ®Ò. Ch­¬ng 2 : Kh¶o s¸t bµi to¸n. Ch­¬ng 3 : Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng cho bµi to¸n Ch­¬ng 4 : ThiÕt kÕ giao diÖn cho ch­¬ng tr×nh. Tuy nhiªn, do viÖc nghiªn cøu vµ x©y dùng ch­¬ng tr×nh trong thêi gian kh«ng dµi cho nªn ®Ò ¸n “Qu¶n lý kh¸ch s¹n” ch¾c ch¾n sÏ kh«ng tr¸nh khái thiÕu sãt, em momg nhËn ®­îc nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp quý b¸u cña c¸c thÇy c« gi¸o vµ c¸c b¹n ®Ó ch­¬ng tr×nh nµy ngµy cµng hoµn thiÖn h¬n. Em xin göi lêi c¶m ¬n tíi tÊt c¶ c¸c thÇy c« gi¸o trong khoa ®· d¹y dç vµ gióp ®ì em trong suèt thêi gian häc qua, vµ ®Æc biÖt em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ThÇy gi¸o-Phïng TiÕn H¶i ®· tËn t×nh chØ b¶o vµ t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì em hoµn thµnh tèt b¶n ®Ò ¸n nµy. Ch­¬ng 1 §Æt vÊn ®Ò I. TÝnh cÊp thiÕt cña ®Ò tµi Cïng víi sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña c«ng nghÖ th«ng tin vµ cïng víi sù x©m nhËp nhanh chãng cña tin häc vµo mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng x· héi th× vÖc sö dông m¸y tÝnh trong c«ng t¸c qu¶n lý ®· trë thµnh mét nhu cÇu cÊp b¸ch, nã lµ mét trong nh÷ng yÕu tè kh«ng thÓ thiÕu nh»m n©ng cao chÊt l­îng vµ hiÖu qu¶ trong c«ng t¸c qu¶n lý. Trong lÜnh vùc kinh doanh th× ho¹t ®éng kinh doanh kh¸ch s¹n lµ mét trong nh÷ng ngµnh ®· gÆp ph¶i rÊt nhiÒu khã kh¨n khi ph¶i qu¶n lý toµn bé trªn giÊy tê. Khi kh¸ch ®Õn cã nhu cÇu thuª phßng, nh©n viªn lu«n ph¶i cã nh÷ng th«ng tin vÒ t×nh tr¹ng phßng cã thÓ cho thuª nhanh chãng, chÝnh x¸c ®Ó tr¶ lêi cho kh¸ch, nh©n viªn ph¶i b¸o c¸o t×nh h×nh ho¹t ®éng cña kh¸ch s¹n sau mçi ca lµm viÖc hµng ngµy tíi ban qu¶n lý. ViÖc ®iÒu chØnh vµ bæ sung th«ng tin thùc hiÖn rÊt khã kh¨n vµ kh«ng râ rµng, viÖc t×m kiÕm th«ng tin mÊt nhiÒu thêi gian, ®é chÝnh x¸c kÐm. §ång thêi viÖc ghi ho¸ ®¬n cßn rÒ rµ, ch­a ®¸p øng yªu cÇu vÒ thêi gian vµ thÈm mü. Nh÷ng c«ng viÖc trªn nÕu thùc hiÖn trªn giÊy tê th× sÏ mÊt rÊt nhiÒu thêi gian mµ ®é chÝnh x¸c kh«ng cao. §iÒu ®ã dÉn ®Õn mét hiÖu qu¶ kinh doanh thÊp. Do ®ã, viÖc Tin häc ho¸ c¸c ho¹t ®éng kinh doanh vµ qu¶n lý ngµy cµng trë nªn bøc thiÕt. ViÖc øng dông Tin häc trong c«ng t¸c qu¶n lý gióp cho con ng­êi tho¸t kháØ lao ®éng thñ c«ng, n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý kh¸ch s¹n ra ®êi cã ý nghÜa quan träng v× nã cã thÓ gãp mét phÇn nµo ®ã ®Ó gi¶i quyÕt nh÷ng khã kh¨n, v­íng m¾c cßn tån t¹i trong thùc tÕ qu¶n lý. Ta còng cã thÓ coi ®ã lµ mét ®ãng gãp tÝch cùc cña khoa häc kü thuËt vµo cuéc sèng. II. Môc ®Ých vµ yªu cÇu cña ®Ò tµi Kinh doanh kh¸ch s¹n lµ ngµnh kinh doanh dÞch vô cho con ng­êi, nã ra ®êi lµ ®Ó ®¸p øng nhu cÇu cña con ng­êi trong qu¸ tr×nh ®i c«ng t¸c còng nh­ nghØ ng¬i. Ho¹t ®éng chÝnh cña kinh doanh kh¸ch s¹n lµ cho thuª phßng. Trong kh¸ch s¹n cã nhiÒu lo¹i phßng víi nhiÒu møc gi¸ kh¸c nhau cã thÓ lµ theo tiÒn ViÖt hoÆc ngo¹i tÖ ®Ó phôc vô kh¸ch. - Kh¸ch ®Õn thuª phßng trong kh¸ch s¹n cã thÓ lµ ng­êi ViÖt Nam hoÆc ng­êi n­íc ngoµi. Kh¸ch cã thÓ ®i ®¬n lÎ hoÆc theo ®oµn. Khi cã kh¸ch ®Õn thuª phßng, tuú theo nhu cÇu cña kh¸ch muèn ë trong thêi gian bao l©u, phßng h¹ng mÊy, gi¸ c¶…nh©n viªn lÔ t©n sÏ t×m ra danh s¸ch c¸c phßng tho¶ m·n cho kh¸ch lùa chän. - Khi kh¸ch rêi khái kh¸ch s¹n, nh©n viªn lÔ t©n sÏ nhËn phßng tr¶ tõ kh¸ch. C¨n cø vµo thêi gian ë nh©n viªn lÔ t©n sÏ lµm thñ tôc thanh to¸n cho kh¸ch. H×nh thøc thanh to¸n cã thÓ b»ng tiÒn ViÖt hay ngo¹i tÖ, cã thÓ tr¶ b»ng tiÒn mÆt hoÆc sÐc. Sau ®ã nh©n viªn lÔ t©n sÏ lËp ho¸ ®¬n cho kh¸ch Ho¹t ®éng qu¶n lý kh¸ch s¹n th× cã nhiÒu lÜnh vùc nh­ qu¶n lý LÔ t©n, qu¶n lý DÞch vô, qu¶n lý Bar, Restaurant… . Qua kh¶o s¸t thùc tÕ, em nhËn thÊy hÇu hÕt c¸c giao tiÕp víi kh¸ch hµng, c¸c b¸o c¸o göi cho ban qu¶n lý kh¸ch s¹n ®Òu do nh©n viªn lÔ t©n ®¶m nhiÖm. Do vËy, trong ph¹m vi ®Ò tµi nµy, em ®i s©u vµo lÜnh vùc qu¶n lý LÔ t©n víi c¸c chøc n¨ng : §Æt tr­íc phßng: + T×m phßng trèng. §­a ra danh s¸ch c¸c phßng cßn trèng cho kh¸ch lùa chän. + NhËp th«ng tin vÒ phßng ®­îc ®Æt tr­íc ®Ó gi÷ phßng cho kh¸ch. Khi kh¸ch ®Õn thuª phßng: + T×m phßng ®· ®Æt tr­íc. + T×m phßng theo yªu cÇu ®¨ng kÝ cña kh¸ch. §­a ra danh s¸ch c¸c phßng cßn trèng cho kh¸ch lùa chän. + NhËp th«ng tin: . Th«ng tin thuª phßng . Th«ng tin vÒ kh¸ch vµ ®oµn kh¸ch ë trong kh¸ch s¹n Khi kh¸ch rêi khái kh¸ch s¹n: + Lµm thñ tôc tr¶ phßng vµ thanh to¸n cho kh¸ch + In ho¸ ®¬n thanh to¸n cho kh¸ch Tra cøu: + Cho phÐp t×m kiÕm kh¸ch, phßng theo yªu cÇu B¸o c¸o: + B¸o c¸o th­êng nhËt vÒ sè l­îng kh¸ch ®ang ë trong kh¸ch s¹n + B¸o c¸o vÒ t×nh h×nh phßng ®ang cho thuª III.Ph¹m vi ho¹t ®éng HÖ thèng ho¹t ®éng trong ph¹m vi mét ®¬n vÞ C«ng t¸c qu¶n lý: Thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng nh­ trªn Ch­¬ng 2 Kh¶o s¸t bµi to¸n I. Ph¸t biÓu bµi to¸n ·CHƯƠNG TRÌNH ĐĂNG KÝ BUỒNG CHO KHÁCH YÊU CẦU: Nhập tất cả các dữ liệu ban đầu có liên quan đến thanh toán tiền cho một khách hàng như:tên buồng(nếu có khách đặt thì để trống),ngày vào,ngày ra,loại tiền thanh toán,đơn giá một ngày thuê buồng Khi nhập mã đoàn(hoặc mã khách lẻ ) thì hiện tên đoàn(hay tên khách )đã được liệt kê Khi đưa vào mã chưa nhập tóm tắt về khách hàng thì phải kết thúc việc nhập dữ liệu để nhập tóm tắt về khách hàng Trong một số trường hợp đối với đoàn khách ,người ta không quan tâm đến tên của từng thành viên trong đoàn mà chỉ quan tâm đến từng buồng mà đoàn khách đó thuê.vì vậy trong trường hợp này chúng ta không cần nhập mã khách hàng cùng với tên khách chỉ cần nhập mã đoàn và tên buồng. Tệp nhập liệu có cấu trúc như sau: ·CHƯƠNG TRÌNH NHẬP CÁC PHÁT SINH HÀNG NGÀY YÊU CẦU Khi có một phát sinh xảy ra đối với một khách hàng (hay một đoàn khách) Cần phải đưa vào máy để lưu trữ .các phát sinh này bao gồm:tiền thuê xe ,tiền điện thoại,tiền uống(tại phòng ngủ),tiền giặt là,các khoản tiền khác đối với một đoàn khách,có thể là thê cho cả doàn ,ví dụ như thuê xe.cũng có thể do cá nhận thuê riêng,vì vậy cần phân biệt ai thuê xe thêm để đoàn khách biết.Còn đối với thuê theo các buồng thì ghi thêm vào tên buồng.Các phát sinh khác như tiền điện thoại,tiền giặt là,tiền ăn,tiền uống thường được ghi theo các buồng bởi vì các phát sinh thường khác nhau nhau giữa các buồngvà trong nhiều trường hợpvẫn in chi tiết từng buồng để tiện việc theo dõi và kiểm tra ·CHƯƠNG TRÌNH NHẬP CÁC PHÁT SINH VỀ THU NỢ YÊU CẦU Nhập các phát sinh về thu nợ của hàng tháng (hoặc hàng quí) và đưa vào tệp quản lý nợ hàng tháng.khi thực hiện chương trình báo cáo về nợ,máy sẽ hỏi tên tệp làm việc hiện thời và tên tệp làm việc hàng tháng(để lưu số dư) Khi nhập dến mã khách hàng,phải thông báo số tiền khách hàng đó còn nợ ·CHƯƠNG TRÌNH THANH TOÁN CHO MỘT KHÁCH HÀNG YÊU CẦU Chương trình này đưa ra phiếu thanh toán cho một khách hàng trong trương hợp cần thiết có thể xem chi tiết cho tưng phát sinh cho của khách. Sau khi đưa tông số tiền phải trả,máy sẽ hỏi số tiền khách trả (vì có thể trả phiếu );nếu có vấn đề gì xem xét lại cần phải kiểm tra thì ghi số 0 vào giá trị tiền trả và mục ngày để trống.Nếu số tiền trả là 0 thì bạn ghi ngay vào mục ngày trả ngày thanh toán để phân biệt ngày thanh toán và số không muốn thanh toán .Nếu bạn ghi một giá trị khác thì coi như khách hàng đã chấp nhận thanh toán ·CHƯƠNG TRÌNH THANH TOÁN CHO MỘT ĐOÀN KHÁCH YÊU CẦU: Chương trình dưa ra phiếu thanh toán cho một đoàn khách. Trong trường hợp cần thiết có thể xem chi tiết từng phát sinh của một đoàn khách trong đoàn. Sau khi đưa ra tổng số tiền phải trả ,máy sẽ hỏi số tiền khách trả(vì có thể trả thiếu )nếu có vấn cần xem xét lại cần phải kiểm tra thì ghi số 0 vào giá trị tiền và mục ngày trả cần phải để trống.Nếu doàn khách chưa trả tiền thì bạn ghi giá trị 0 vào mục tiền trả và ghi vào mục mục ngày trả thanh toán,Nếu bạn ghi một giá trị khác thì coi như khách hàng đã chấp nhận thanh toán Các phát sinh dược nhập trong FORM QUẢN LÝ BUỒNG,số tiền nợ nếu có)được ghi lại trong tệp THUNO.DBF ·CHƯƠNG TRÌNH TỔNG HỢP MỘT NGÀY -Chương trình yêu cầu phải dưa ra được báo cáo tổng hợp trong một ngày -Số liệu đưa ra theo từng buồng ,số tiền phát sinh của các khoản :tiền buồng ,tiền điện thoại ,tiền thuê xe ,tiền giặt … -Tính số tiền nợ đã thu được của các loại tiền trên -Tính số tiền nợ chưa thu được của các loại tiền ·CHƯƠNG TRÌNH TỔNG HỢP CÁC NGÀY -đưa ra dược tổng hợp thực thu và đã thu của các ngày tính từ đầu tháng đến một ngày nào đó ·CHƯƠNG TRÌNH BÁO CÁO KHÁCH NỢ YÊU CẦU -chương trình dưa ra báo cáo về các khoản nợ của khách hàng các số liệu cần phân biệt theo các loại tiền thanh toán trong khách sạn -các số dư cuối kỳ cần lưu để chuyển sang tháng mới ·CHƯƠNG TRÌNH BÁO CÁO KHÁCH ĐẶT YÊU CẦU Để có được kế hoạch chuẩn bị cũng như bố trí buồng cho khách ,chương trình phải đưa ra được tình hình khách đặt của một ngày bất kỳ và đưa ra báo cáo X©y dùng ch­¬ng tr×nh Qu¶n lý Kh¸ch s¹n nh»m hç trî cho c«ng t¸c nghiÖp vô : lÔ t©n, buång trong kh¸ch s¹n Ch­¬ng tr×nh ®­îc x©y dùng víi c¸c chøc n¨ng sÏ trî gióp lÔ t©n tõ Reservation -> Check In -> Check Out . II. Quy tr×nh nghiÖp vô 1. Quy tr×nh ®¨ng kÝ thuª phßng t¹i kh¸ch s¹n (Check In) §èi víi kh¸ch hµng: Kh¸ch ®Õn ®¨ng kÝ phßng mang theo CMND (®èi víi kh¸ch trong n­íc) hoÆc Hé chiÕu (®èi víi kh¸ch n­íc ngoµi). NÕu kh¸ch ®i theo ®oµn th× chØ cÇn mét ng­êi ®øng ra lµm c¸c thñ tôc cÇn thiÕt, nh÷ng ng­êi kh¸c trong ®oµn cã thÓ ®­îc ®¶m b¶o bëi ng­êi ®¹i diÖn ®ã. NÕu kh¸ch ®i lÎ th× còng coi nh­ lµ mét ®oµn vµ ng­êi ®ã chÝnh lµ ng­êi ®¹i diÖn cña ®oµn. §èi víi lÔ t©n: Khi cã kh¸ch ®Õn ®¨ng kÝ thuª phßng, hä cã thÓ thuª mét hoÆc nhiÒu phßng, nh©n viªn lÔ t©n ghi nhËn c¸c th«ng tin.Víi viÖc ®Æt phßng, lÔ t©n sÏ kiÓm tra nÕu lµ kh¸ch ®· ®Æt phßng tr­íc th× t×m phßng ®· ®Æt vµ h­íng dÉn hä lµm c¸c thñ tôc cÇn thiÕt vµ nhËn phßng, ng­îc l¹i th× sÏ kiÓm tra xem kh¶ n¨ng phôc vô phßng cña kh¸ch s¹n cã ®¸p øng c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng hay kh«ng b»ng c¸ch t×m c¸c phßng cßn trèng theo c¸c tiªu chÝ cña kh¸ch hµng ®­a ra nh­ lo¹i phßng, thêi gian ë … Khi t×m ra ®­îc danh s¸ch c¸c phßng trèng tho¶ m·n yªu cÇu cña kh¸ch hµng, nh©n viªn lÔ t©n sÏ chän phßng phï hîp víi yªu cÇu cña kh¸ch lµm thñ tôc nhËp phßng cho kh¸ch vµ cËp nhËt danh s¸ch nh÷ng ng­êi trong phßng ®· ®¨ng kÝ. Kh¸ch hµng cã thÓ Check In vµo bÊt cø thêi gian nµo trong ngµy. 2. Quy tr×nh tr¶ phßng (Check Out) Khi kh¸ch tr¶ phßng th× viªn lÔ t©n ®øng ra nhËn phßng tõ kh¸ch hµng vµ lµm thñ tôc Check Out cho kh¸ch. C¨n cø vµo thêi gian nghØ t¹i kh¸ch s¹n, thñ tôc thanh to¸n cho kh¸ch ®­îc thùc hiÖn mét lÇn duy nhÊt khi kh¸ch rêi khái kh¸ch s¹n. C¸ch thanh to¸n nµy nh»m tr¸nh phiÒn hµ cho kh¸ch, h¹n chÕ khe hë trong ho¹t ®éng kinh doanh. Sau ®ã nh©n viªn lÔ t©n sÏ in ho¸ ®¬n tÝnh tiÒn cho kh¸ch. - C«ng t¸c qu¶n lý kh¸ch s¹n tõ tr­íc ®Õn nay ®· vµ ®ang qu¶n lý hÇu nh­ toµn b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng nh­ng c¸c thao t¸c ®iÒu hµnh qu¶n lý ®Òu cã tÝnh khoa häc vµ tæ chøc hÖ thèng tèt. · §èi víi hÖ thèng nµy, c¸c phßng cã trong kh¸ch s¹n gåm nhiÒu h¹ng, mçi phßng cã mét møc gi¸ cè ®Þnh theo ngµy b»ng tiÒn ViÖt, c¸c th«ng tin chi tiÕt cña mçi phßng bao gåm: phßng sè, h¹ng, gi¸, sè gi­êng ®¬n, sè gi­êng ®«i… - Kh¸ch ®Õn thuª phßng trong kh¸ch s¹n cã thÓ lµ ng­êi ViÖt Nam hoÆc ng­êi n­íc ngoµi. C¸c th«ng tin chi tiÕt vÒ kh¸ch bao gåm: tªn kh¸ch, tªn, giíi tÝnh, ngµy sinh, quèc tÞch, ®Þa chØ, sè ®iÖn tho¹i… - Kh¸ch cã thÓ ®i ®¬n lÎ hoÆc theo ®oµn. Trong mét ®oµn cã thÓ cã nhiÒu ng­êi. §Ó thuËn tiÖn cho viÖc tra cøu vµ thanh to¸n sau nµy, khi kh¸ch ®Õn thuª phßng, nh©n viªn lÔ t©n sÏ ghi nhËn th«ng tin vÒ tªn ®oµn kh¸ch cïng víi ngµy ®Õn tøc lµ mçi ®oµn sÏ cã mét tªn duy nhÊt. NÕu sau ®ã ®oµn nµy l¹i ®Õn thuª phßng t¹i kh¸ch s¹n th× tªn ®oµn l¹i ®­îc g¾n víi ngµy ®Õn thuª ®ã vµ tªn ®oµn còng lµ duy nhÊt. C¸c th«ng tin chi tiÕt vÒ ®oµn kh¸ch bao gåm: tªn ®oµn, phßng sè…. - Khi cã kh¸ch ®Õn thuª phßng, tuú theo nhu cÇu cña kh¸ch muèn ë trong thêi gian bao l©u, phßng h¹ng mÊy, gi¸ c¶…nh©n viªn lÔ t©n sÏ t×m ra danh s¸ch c¸c phßng tho¶ m·n cho kh¸ch lùa chän. Th«ng tin chi tiÕt vÒ thuª phßng bao gåm: tªn ®oµn, phßng sè,tõ ngµy, ®Õn ngµy - Khi kh¸ch rêi khái kh¸ch s¹n, nh©n viªn lÔ t©n sÏ nhËn phßng tr¶ tõ kh¸ch. C¨n cø vµo thêi gian ë nh©n viªn lÔ t©n sÏ lµm thñ tôc thanh to¸n cho kh¸ch. H×nh thøc thanh to¸n ®­îc thùc hiÖn duy nhÊt mét lÇn b»ng tiÒn mÆt (tiÒn ViÖt Nam). Sau ®ã nh©n viªn lÔ t©n sÏ lËp ho¸ ®¬n cho kh¸ch. Th«ng tin chi tiÕt vÒ ho¸ ®¬n bao gåm: sè ho¸ ®¬n, tªn nhãm, ngµy thu, sè tiÒn thu... 1.1 Qu¸ tr×nh ®¨ng ký phßng : Khi cã kh¸ch ®Õn ®¨ng kÝ thuª phßng mang theo CMND ( ®èi víi kh¸ch trong n­íc ) hoÆc hé chiÕu ( ®èi víi kh¸ch n­íc ngoµi ). NÕu kh¸ch ®i theo ®oµn th× chØ cÇn mét ng­êi ®øng ra lµm c¸c thñ tôc cÇn thiÕt, nh÷ng ng­êi kh¸c trong ®oµn cã thÓ ®­îc ®¶m b¶o bëi ng­êi ®¹i diÖn ®ã. NÕu kh¸ch ®i lÎ th× còng coi nh­ lµ mét ®oµn vµ ng­êi ®ã chÝnh lµ ng­êi ®¹i diÖn cña ®oµn. Kh¸ch cã thÓ thuª mét hoÆc nhiÒu phßng trong cïng mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh, nh©n viªn lÔ t©n ghi nhËn c¸c th«ng tin cÇn thiÕt nh­ lo¹i phßng, gi¸, thêi gian ë … .Víi viÖc ®Æt phßng, kh¸ch cã thÓ ®Æt tr­íc trong mét kho¶ng thêi gian nµo ®ã ®Ó phôc vô cho c¸c chuyÕn ®i c«ng t¸c hoÆc du lÞch, nh©n viªn lÔ t©n sÏ c¨n cø vµo c¸c th«ng tin mµ kh¸ch ®­a ra ®Ó chän phßng phï hîp víi yªu cÇu cña kh¸ch vµ gi÷ phßng cho kh¸ch trong kho¶ng thêi gian ®ã. Khi kh¸ch ®Õn thuª phßng, nh©n viªn lÔ t©n sÏ kiÓm tra nÕu lµ kh¸ch ®· ®Æt phßng tr­íc th× t×m phßng ®· ®Æt vµ h­íng dÉn hä lµm c¸c thñ tôc cÇn thiÕt vµ nhËn phßng, ng­îc l¹i th× sÏ kiÓm tra xem kh¶ n¨ng phôc vô phßng cña kh¸ch s¹n cã ®¸p øng c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng hay kh«ng b»ng c¸ch t×m c¸c phßng cßn trèng theo c¸c tiªu chÝ cña kh¸ch hµng ®­a ra nh­ lo¹i phßng, thêi gian ë … Khi t×m ra ®­îc danh s¸ch c¸c phßng trèng tho¶ m·n yªu cÇu cña kh¸ch hµng, nh©n viªn lÔ t©n sÏ chän phßng phï hîp víi yªu cÇu cña kh¸ch lµm thñ tôc nhËp phßng cho kh¸ch vµ ghi nhËn c¸c th«ng tin vÒ nhãm thuª phßng, thêi gian ë … còng nh­ danh s¸ch nh÷ng ng­êi trong phßng ®· ®¨ng kÝ. 1.2. Qu¸ tr×nh tr¶ phßng : Víi gi¶ thiÕt bµi to¸n ®Æt ra lµ khi kh¸ch hµng ®Õn ®¨ng kÝ phßng cã thÓ lµ mét hoÆc nhiÒu phßng trong cïng mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh. Khi kh¸ch tr¶ phßng th× viªn lÔ t©n ®øng ra nhËn phßng tõ kh¸ch hµng vµ lµm thñ tôc Check Out cho kh¸ch. C¨n cø vµo lo¹i phßng, gi¸ mçi phßng ®­îc tÝnh cè ®Þnh theo ngµy b»ng tiÒn ViÖt Nam vµ thêi gian nghØ t¹i kh¸ch s¹n, thñ tôc thanh to¸n cho kh¸ch ®­îc thùc hiÖn mét lÇn duy nhÊt khi kh¸ch rêi khái kh¸ch s¹n. C¸ch thanh to¸n nµy nh»m tr¸nh phiÒn hµ cho kh¸ch, h¹n chÕ khe hë trong ho¹t ®éng kinh doanh. Sau ®ã nh©n viªn lÔ t©n sÏ lËp ho¸ ®¬n tÝnh tiÒn cho kh¸ch. 1.3. §Ó gióp cho kh¸ch hµng hay ban qu¶n lý kh¸ch s¹n cã thÓ tra cøu vÒ mét kh¸ch hµng hay mét ®oµn kh¸ch nµo ®ã th× sÏ cã mét danh s¸ch c¸c ®oµn ®ang ë trong kh¸ch s¹n víi c¸c th«ng tin chi tiÕt nh­ : tªn kh¸ch, tªn nhãm, quèc tÞch, ®Þa chØ, phßng sè…. ChØ cÇn nhí mét trong c¸c th«ng tin tªn kh¸ch hoÆc tªn nhãm hoÆc phßng sè th× cã thÓ tra cøu dÔ dµng. 1.4. Sau mçi ngµy lµm viÖc th× nh©n viªn lÔ t©n sÏ ph¶i tæng hîp sè l­îng kh¸ch ®ang ë trong kh¸ch s¹n, t×nh h×nh c¸c phßng ®ang cho thuª, c¸c phßng cßn trèng còng nh­ doanh thu trong ngµy thu ®­îc tõ tiÒn cho thuª phßng lµ bao nhiªu ®Ó b¸o c¸o lªn ban qu¶n lý kh¸ch s¹n. Tõ nh÷ng b¸o c¸o ®ã sÏ lµm c¬ së cho ban qu¶n lý lªn kÕ ho¹ch sö dông phßng hîp lý. · §¸nh gi¸ hÖ thèng hiÖn t¹i Qua qu¸ tr×nh kh¶o s¸t s¬ bé nh­ trªn, chóng ta cã thÓ thÊy ®­îc mét sè nh­îc ®iÓm trong c«ng t¸c qu¶n lý cò : - Víi kh¸ch hµng: C¸c thñ tôc lµm viÖc víi kh¸ch hµng ®Òu ®­îc thùc hiÖn qua lÔ t©n víi c¸c thao t¸c thñ c«ng. Kh¶ n¨ng vÊn tin cña kh¸ch hµng lµ rÊt thÊp. NÕu kh¸ch muèn biÕt t×nh tr¹ng buång cña kh¸ch s¹n hoÆc muèn t×m mét kh¸ch nµo ®ã th× buéc lÔ t©n ph¶i t×m kiÕm c¸c giÊy tê cã liªn quan cña kh¸ch s¹n. - Víi bé phËn lÔ t©n: Cuèi mçi ngµy lµm viÖc ph¶i lËp b¸o c¸o tèn rÊt nhiÒu thêi gian ®Ó xö lý b»ng tay c¸c d÷ liÖu. - HÖ thèng thñ c«ng kh«ng cho ra ®­îc nh÷ng th«ng tin kÞp thêi, g©y ra nhiÒu sai sãt nhÊt lµ trong viÖc qu¶n lý kh¸ch. - Kh«ng ®­a ra ®­îc c¸c th«ng tin cã tÝnh chÊt tæng kÕt. - Khi sè l­îng kh¸ch lín th× c¸c c«ng viÖc nh­ cËp nhËt th«ng tin míi, söa ®æi th«ng tin…lµ rÊt khã kh¨n, thËm chÝ cßn g©y ra nhÇm lÉn khã cã thÓ kh¾c phôc ngay ®­îc . - C¸c thao t¸c nghiÖp vô hoµn toµn thñ c«ng nªn hiÖu qu¶ trong c«ng t¸c qu¶n lý kh«ng cao, phô thuéc rÊt nhiÒu vµo tr×nh ®é vµ kü n¨ng cña ng­ßi qu¶n lý. · Yªu cÇu cña hÖ thèng míi Cïng víi sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña khoa häc kü thuËt trªn thÕ giíi, ®Æc biÖt lµ ngµnh C«ng nghÖ th«ng tin ®· gãp phÇn rÊt lín vµo sù ph¸t triÓn chung cña x· héi. H¬n thÕ n÷a, viÖc øng dông Tin häc gióp cho kh©u qu¶n lý thuËn tiÖn, chÝnh x¸c, nhanh chãng vµ n©ng cao hiÖu qu¶ kinh trong kinh doanh. HÖ thèng míi ph¶i ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu sau: - Qu¶n lý ®­îc th«ng tin mét c¸ch ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi. - ViÖc lËp vµ in c¸c ho¸ ®¬n, b¸o c¸o nhanh chãng víi ®é chÝnh x¸c cao. - Ph¶i cã giao diÖn th©n thiÖn, dÔ sö dông. Tõ thùc tÕ kh¶o s¸t, bµi to¸n ®Æt ra lµ hÖ thèng ph¶i ®¸p øng ®­îc nh÷ng yªu cÇu cña ng­êi dïng nh­ sau: - Cho phÐp ng­êi dïng cËp nhËt c¸c d÷ liÖu vÒ thuª phßng vµ tr¶ phßng cho kh¸ch. - Cho phÐp in ho¸ ®¬n thanh to¸n tiÒn phßng. - L­u hãa ®¬n b¸n. - Cho phÐp thùc hiÖn c¸c b¸o c¸o nhanh chãng víi ®é chÝnh x¸c cao. - Yªu cÇu víi c¸c ®èi t­îng kh¸ch hµng : ph¶i ®­a ra ®­îc c¸c th«ng tin cÇn thiÕt vÒ mét kh¸ch hµng khi cã yªu cÇu, cho phÐp tra cøu, t×m kiÕm th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng, chÝnh x¸c. Khi cÇn cã thÓ ®­a vµo c¸c th«ng tin míi, hoÆc bæ sung trong danh s¸ch kh¸ch c¸c th«ng tin vÒ mét kh¸ch hµng míi. Ngoµi ra, hÖ thèng nµy lu«n s½n sµng ®Ó ph¸t triÓn dùa trªn mét sè thµnh phÇn c¬ b¶n ®­îc x©y dùng ban ®Çu. ch­¬ng III Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng cho bµI to¸n Ph©n tÝch hÖ thèng lµ b­íc c¬ b¶n quan träng trong qu¸ tr×nh x©y d­ng triÓn khai mét hÖ thèng qu¶n lý th«ng tin trªn m¸y tÝnh. HiÖu qu¶ cña hÖ thèng phô thuéc vµo kÕt qu¶ ph©n tÝch ban ®Çu. NÕu ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng tèt th× s¶n phÈm lµ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý sÏ ®­îc triÓn khai ®óng môc ®Ýchh, ®óng ®èi t­îng vµ cã hiÖu qu¶ sö dông cao h¬n. H¬n n÷a, ch­¬ng tr×nh sÏ s¸ng sña h¬n, dÔ hiÓu, dÔ b¶o tr×, gióp cho ta nhÑ ®­îc c¸c chi phÝ phÇn mÒm. Víi hÖ thèng nµy, hµnh theo h­íng ph©n tÝch tõ trªn xuèng (ph©n tÝch Top-Down), ph©n r· hÖ thèng tõ tæng thÓ ®Õn chi tiÕt, tõng b­íc ph©n ho¸ c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng thµnh nh÷ng chøc n¨ng nhá h¬n vµ tíi x©y dùng c¸c m«dul ch­¬ng tr×nh nh»m x©y dùng ch­¬ng tr×nh mét c¸ch hiÖu qu¶. Thiết kế chi tiết : Trên Thực tế ta chỉ quan tâm đến các công đoạn cần tin học hoá.Trong Hệ quản lý khách sạn chúng ta cần tin học hoá 2 bộ phận đó là phòng lễ tân và phòng kế toán.Để xây dựng chúng ta dựa vào các IFD sau: Từ đó ta xây dựng DFD sau: S¬ §å DFD ·CHƯƠNG TRÌNH ĐĂNG KÝ BUỒNG CHO KHÁCH Trường Tên trường Kiểu Độ rộng Chú thích 1 MAĐOAN chữ số 6 mă doàn khách .nếu đó là khách lẻ thì trương này để trống 2 TENĐOAN ký tự 24 tên đoàn khách.Nếu là khách lẻ thì trường này để trống 3 SOPHONG số 3 số phòng ,số để đăng ký số phòng cần thuê cho một đoàn khách 4 MA chữ số 6 mă khách hàng(khách lẻ) nếu đoàn khách thì trường này để trống 5 TEN ký tự 25 tên khách lẻ 6 GT số 1 giới tính số 1 là nam số 0 là nữ 7 QUOCTICH ký tự 10 quốc tịch 8 NAMSINH thời gian 10 năm sinh 9 DIACHI ký tự 12 địa chỉ của khách lẻ hay đoàn khách 10 DIENTHOAI 6 điện thoại liên hệ 11 GHICHU 80 ghi chú Trường Tên trường Dạng Độ dài Ghi chú 1 MADOAN chữ số 3 mă doàn khách nếu là đoàn khách.nếu mã lẻ thì trường này còn trống 2 TENDOAN ký tự 20 tên đoàn 3 MA chữ số 4 mã khách hàng(khách lẻ) 4 TENKHACH ký tự 22 tên khách 5 NGAYVAO thời gian 8 ngày vào 6 NGAYRA thời gian 8 ngày ra 7 BUONG số 3 tên buồng.nếu là đặt thuê thì không ghi tên buồng.khi đến ngày cần thuê và khách đã đến khách sạn thì lễ tân mới ghi tên buồng.điều này để phân biệt đâu là khách đặt và đâu là khách đã thuê buồng 8 LOAI ký tự 3 loại tiền thanh toán(USD,AUD,VND) 9 DONGIA số 6 đơn giá một ngày thuê buồng 10 DATRA số 7 đã trả số lượng tiền.thông thường một khách truớc khi rời khỏi khách sạn mới thanh toán toàn bộ số tiền,ít trường hợp khi vào đã trả trước một khoản tiền nào đó 11 GHICHU ký tự 20 ghi chú 12 NGAY thời gian 8 ngày trả tiền ·CHƯƠNG TRÌNH NHẬP CÁC PHÁT SINH HÀNG NGÀY trường tên truờng kiểu độ rộng ghi chú 1 MADOAN chữ số 4 mă đoàn 2 TENDOAN ký tự 20 tên đoàn 3 BUONG số 3 buồng 4 MA chữ số 4 mã khách hàng nếu khách lẻ 5 TEN ký tự 25 tên khách hàng 6 NGAY thời gian 8 ngày 7 DT số 7 tiền điện thoại 8 XE số 7 tiền thuê xe 9 GL số 7 tiền giặt là 10 UONG số 7 tiền uống 11 AN số 8 tiền ăn 12 DATRA số 8 đă trả số lượng tiền .thông thường một khách khi rời khỏi khách sạn mới thanh toán toàn bộ chứ không thỉnh thoảng trả một số 13 GHICHU ký tự 80 ghi chú ·CHƯƠNG TRÌNH NHẬP CÁC PHÁT SINH VỀ THU NỢ trường tên trường dạng độ dài ghi chú 1 DAU 1 truờng này dùng để phân biệt nợ phát sinh trong tháng trước hay phát sinh trong tháng 2 MA 6 mă khách hàng nếu khách là đoàn khách thì ghi theo mã đoàn(vì tiền nợ tính theo cả đoàn) 3 TEN 25 tên khách hàng,nếu là đoàn khách thì phải ghi theo tên đoàn 4 LOAI 4 loại tiền(VND,USD,AUD,EURO) 5 BUONG 3 tên buồng,trường nàychỉ có ý nghĩa đối với các khách sạnthu nợ nhanh 6 PHAITRA 8 số tiền còn nợ 7 DATRA 8 đă trả 8 NGAYTRA 8 ngày trả 9 GHICHU 80 ghi chú ·CHƯƠNG TRÌNH THANH TOÁN CHO MỘT KHÁCH HÀNG ·CHƯƠNG TRÌNH THANH TOÁN CHO MỘT ĐOÀN KHÁCH ·CHƯƠNG TRÌNH TỔNG HỢP MỘT NGÀY ·CHƯƠNG TRÌNH TỔNG HỢP CÁC NGÀY ·CHƯƠNG TRÌNH BÁO CÁO KHÁCH NỢ ·CHƯƠNG TRÌNH BÁO CÁO KHÁCH ĐẶT Ch­¬ng IV ThiÕt kÕ giao diÖn 1. Giao diÖn chÝnh cña ch­¬ng tr×nh Giao diÖn chÝnh cña ch­¬ng tr×nh bao gåm c¸c chøc n¨ng cho phÐp ng­êi dïng cËp nhËt vµ xö lý c¸c th«ng tin vÒ thuª phßng, tr¶ phßng còng nh­ c«ng t¸c tra cøu, t×m kiÕm vµ b¸o c¸o. 2. Giao diÖn ®Æt phßng tr­íc §Ó phôc vô kh¸ch hµng cã nhu cÇu ®Æt tr­íc phßng ta sö dông giao diÖn §Æt tr­íc phßng b»ng c¸ch tõ menu §¨ng kÝ phßng chän menu con §Æt tr­íc víi c¸c môc chän t­¬ng øng ®Ó nhËp c¸c th«ng tin cÇn thiÕt . 3. Giao diÖn T×m phßng trèng Khi kh¸ch hµng cã nhu cÇu thuª phßng ta sö dông giao diÖn T×m phßng trèng theo nhu cÇu cña kh¸ch b»ng c¸ch tõ menu §¨ng kÝ phßng chän menu con T×m phßng trèng, sau khi nhËp ngµy ®Õn vµ ngµy ®i ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng t×m vµ ®­a ra nh÷ng phßng cã thÓ ®¸p øng yªu cÇu cña kh¸ch ®Ó kh¸ch lùa chän, sau ®ã sÏ cËp nhËt c¸c th«ng tin cÇn thiÕt . 4. Giao diÖn Thuª phßng Sau khi chän ®­îc c¸c phßng theo yªu cÇu, sö dông giao diÖn §¨ng ký phßng b»ng c¸ch tõ menu §¨ng kÝ phßng chän menu con NhËp th«ng tin phßng thuª ®Ó cËp nhËt víi c¸c môc chän t­¬ng øng ®Ó nhËp c¸c th«ng tin cÇn thiÕt . 5. Giao diÖn nhËp kh¸ch Sau khi cËp nhËt c¸c phßng ®· ®¨ng ký, sö dông giao diÖn NhËp kh¸ch b»ng c¸ch tõ menu §¨ng kÝ phßng chän menu con NhËp th«ng tin kh¸ch hµng ®Ó cËp nhËt c¸c th«ng tin vÒ ®oµn kh¸ch vµ c¸c thµnh viªn trong ®oµn víi c¸c môc chän t­¬ng øng ®Ó nhËp c¸c th«ng tin cÇn thiÕt . 6. Giao diÖn Tr¶ phßng – Thanh to¸n §Ó thanh to¸n tiÒn cho kh¸ch khi kh¸ch rêi khái kh¸ch s¹n, chän menu con Thanh To¸n b»ng c¸ch chän tõ menu Tr¶ Phßng, sau ®ã nhËp c¸c th«ng tin cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn thñ tôc thanh to¸n cho kh¸ch 7. In ho¸ ®¬n Sau khi lµm thñ tôc thanh to¸n, ®Ó in ho¸ ®¬n cho kh¸ch, tõ menu Tr¶ Phßng chän menu con In ho¸ ®¬n hoÆc cã thÓ Ên nót In ho¸ ®¬n trªn giao diÖn Tr¶ Phßng 8. Giao diÖn t×m kiÕm Khi cã mét ng­êi muèn t×m mét kh¸ch ®ang ë trong kh¸ch s¹n th× trªn menu T×m kiÕm chän menu con T×m kh¸ch ®Ó biÕt ®­îc ng­êi kh¸ch cÇn t×m ®ang ë trong phßng nµo vµ thuéc ®oµn nµo. KÕt luËn HÖ qu¶n trÞ qu¶n lý kh¸ch s¹n rÊt réng lín cÇn rÊt nhiÒu thêi gian, c«ng søc ®Ó hoµn thiÖn tèt h¬n. §Æc biÖt trong thêi gian tíi khi ViÖt Nam chÝnh thøc ®¨ng cai tæ chøc Seagame. Ho¹t ®éng trong lÜnh vùc qu¶n lý kh¸ch s¹n kh«ng nh÷ng ®em l¹i lîi nhuËn cho c¸c kh¸ch s¹n mµ cßn thuËn tiÖn cho cacs du kh¸ch tõ c¸c n­íc ®Õn. §iÒu ®ã cã ý nghÜa rÊt quan träng khi ViÖt Nam ®øng ra vËn ®éng ®¨ng cai c¸c thÕ vËn héi lín h¬n nh­ Olimpic.. Trong thêi gian cã h¹n em ®· cè g¾ng hoµn thµnh b¶n ph©n t Ých chi tiÕt cho viÖc lËp tr×nh hÖ qu¶n trÞ kh¸ch s¹n mét c¸ch tèt nhÊt, tuy nhiªn vÉn kh«ng thÓ tr¸nh ®­îc nh÷ng thiÕu sãt trong qu¸ tr×nh ph©n tÝch. RÊt mong sù ®ãng gãp cña c¸c b¹n vµ thÇy c« ®Ó hoµn thiÖn ®Ò tµi Qu¶n trÞ d÷ liÖu qu¶n lý kh¸ch s¹n. Mét lÇn n÷a, em xin c¶m ¬n sù gióp ®ì ch©n thµnh, nhiÖt t×nh cña thÇy gi¸o Phïng TiÕn H¶i, xin c¶m ¬n thÇy gi¸o TS. Hµn ViÕt ThuËn ®· ®ãng gãp nhiÒu ý kiÕn bæ Ých ®Ó gióp em hoµn thµnh ®Ò ¸n mét c¸ch tèt nhÊt. Hµ Néi, ngµy 25 th¸ng 11 n¨m 2002 Sinh viªn: Ph¹m Trung Kiªn Tµi liÖu tham kh¶o 1. Gi¸o tr×nh C¬ së d÷ liÖu vµ gi¶i thuËt - TS. Hµn ViÕt ThuËn - Tr­ëng khoa Tin häc kinh tÕ 2. Gi¸o tr×nh “HÖ thèng th«ng tin qu¶n lÝ”Ts TrÇn ThÞ Song Minh; Ts Tr­¬ng V¨n Tó 3. Gi¸o tr×nh “C¬ Së d÷ liÖu ” Ts TrÇn C«ng UÈn 4. Gi¸o tr×nh “C¬ Së lÝ thuyÕt vµ thùc hµnh” NguyÔn B¸ T­êng  Môc lôc Trang