Đề tài Bước đầu tìm hiểu vấn đề quản trị tri thức và giáo dục người dùng tin

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC Xà HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA : THÔNG TIN – THƯ VIỆN ........–°—....... BÁO CÁO KHOA HỌC Đề tài : Bước đầu tìm hiểu vấn đề quản trị tri thức và giáo dục người dùng tin ĐẶT VẤN ĐỀ Cuộc cách mạng khoa học và công nghệ đã tạo ra sức mạnh đột phá có ý nghĩa lịch sử về khoa học và công nghệ trên toàn thế giới. Đó là một bước ngoặt có ý nghĩa trọng đại ở các nước tiên tiến phát triển cũng như các quốc gia đang phát triển. Nó hiện đang trở thành một xu thế quốc tế về mọi mặt đặc biệt là công nghệ thông tin, công nghệ sinh học,công nghệ vật liệu , công nghệ năng lượng ... làm cho nền kinh tế thế giới cũng có những bước chuyển biến rõ rệt. Đó là nền kinh tế chuyển từ kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế tri thức, văn minh loài người chuyển từ văn minh công nghiệp sang văn minh trí tuệ. Nền kinh tế tri thức là nền kinh tế chủ yếu dựa vào thông tin và tri thức. Thông tin và tri thức đã trở thành yếu tố quan trọng hơn cả vốn và lao động, được coi là nguồn lực trực tiếp cho phát triển kinh tế - xã hội. Song song với nó hiện nay trong thời đại xã hội thông tin tri thức thì yếu tố thông tin ngày càng đóng một vai trò không thể thiếu và nó có ảnh hưởng rất sâu rộng đến hoạt động của chúng ta như : kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học ...làm cho nhu cầu về thông tin tri thức đang ngày càng gia tăng biến chúng trở thành một loại hàng hoá đặc biệt trên thị thường thông tin. Điều đó càng chứng tỏ tầm quan trọng của việc thúc đẩy không ngừng phát triển và hoàn thiện chức năng của các cơ quan thông tin khoa học và công nghệ. Nhiệm vụ đặt ra cho các cơ quan này là lam thế nào để quản trị tri thức – một tài sản quan trọng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Vì vậy việc quản trị tri thức đang còn là một vấn đề mới thu hút sự quan tâm của các cơ quan, tổ chức kinh tế xã hội . Sự gia tăng nhanh chóng của tri thức và hàng loạt các công nghệ quản trị tri thức mới được đưa vào sử dụng đòi hỏi người sử dụng, người tiếp cận phải có một kiến thức, một trình độ nhất định trong việc khai thác và sử dụng thông tin. Điều đó đòi hỏi phải có sự giáo dục người dùng tin. Giáo dục người dùng tin như thế nào để họ có thể tiếp cận nguồn thông tin một cách nhanh nhất, đầy đủ nhất và chính xác nhất để phục vụ công việc của họ là một vấn đề mới và đang được đặt ra cho các trung tâm, các cơ quan thông tin nhiều vận hội và thách thức. Đòi hỏi công tác giáo dục người dùng tin để họ có thể biến nguồn thông tin mà họ cập nhật được trở thành tri thức ngày càng cao . Nhu cầu về tin, thành phần người dùng tin cũng có những biến động trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển. Vì vậy việc nghiên cứu về vấn đề quản trị tri thức và giáo dục người dùng tin là công việc rất cần thiết. Nó đóng vai trò quan trọng trong xã hội thông tin bởi khoa học ngày càng phát triển, thông tin càng phong phú thì càng đòi hỏi việc quản trị tri thức và giáo dục người dùng tin một cách nghiêm khắc và tích cực. Trong báo cáo này chúng tôi xin được trình bày một số kết quả ban đầu về tìm hiểu khái niệm quản trị tri thức và giáo dục người dùng tin . NỘI DUNG 1. Quản trị tri thức 1.1. Khái niệm tri thức Tri thức là tập hợp thông tin và năng lực trong hoạt động, là thông tin đã được người dùng tiếp nhận và đưa vào hoạt động. Hay nói cách khác là thông tin trong hành động, và nó có giá trị cao hơn thông tin và dữ liệu (1). Đây chính là quan niệm mới về tri thức khác với cách hiểu trước đây chỉ là tri thức sách vở của nền “ Giáo dục hư văn “ ( Phạm Văn Đồng ). 1.2. Khái niệm quản trị tri thức Quản trị tri thức là một chủ đề ngày càng nhận được sự quan tâm nghiên cứu của các cơ quan tổ chức. Sự chồng chéo rất lớn giữa quản trị tri thức với quản lý thư viện là hiển nhiên, đặc biệt là trong sự thiết kế các cơ sở hệ thống dữ liệu và việc tạo ra các hệ thống phân loại và nguyên tắc phân loại. Trước hết ta phải hiểu “quản trị” là gì ?.Quản trị được xác định như một loạt các hoạt động định hướng theo mục tiêu trong đó có các hành động cơ bản là xác định mục tiêu, lập kế hoạch để thực hiện mục tiêu, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. Quản trị hiện đại cũng là một tinh thần, một thái độ làm việc nhằm hướng tới tính hiệu quả về quản lý. Vậy quản trị tri thức là gì? Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm quản trị tri thức, dưới đây là một số khái niệm tiêu biểu. - Quản trị tri thức là việc quản lý một cách có hệ thống và rõ ràng các tri thức quan trọng, cần thiết và là một quá trình phức hợp nhằm sáng tạo tổ chức, phổ biến và sử dụng tri thức (2). - Quản trị tri thức hàm chứa việc liên kết một cách có hiệu quả những người biết và những người cần phải biết và chuyển hoá tri thức của từng cá nhân thành tri thức của một tổ chức(3). - Quản trị tri thức còn là một quá trình chia sẻ các tri thức đã thu thập được, làm mới và chuyển đổi tri thức. Như vậy, quản trị tri thức bao gồm việc kết nối, chia sẻ tốt hơn và sử dụng có hiệu quả hơn tri thức có sáng tạo, chuyển đổi tri thức mới thông qua quá trình của việc đổi mới cách tân.Hay quản trị tri thức không phải là một cái gì mới quá phức tạp như mọi người thường nghĩ, mà nó chỉ đơn giản là một quá trình kiến tạo, nắm bắt, xử lý, lưu giữ, chia sẻ và sử dụng các nguồn tri thức trong một tổ chức và biến các nguồn tri thức đó thành những giá trị vật chất hay kinh tế. 2. Giáo dục người dùng tin 2.1. Sự cần thiết phải giáo dục người dùng tin Ngày nay người ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng mặc dù hiện tượng người quản lý có chú ý đến quản trị tri thức chủ yếu là sự xuất phát từ sự ra đời của Internet và intranet, extranet, nhưng về căn bản mà nói thì quản trị tri thức liên quan nhiều điến con người và văn hoá doanh nghiệp hơn là đến công nghệ. Mới đây (KPMG Consulting 2000 ) do công ty KPMG- một công ty tư vấn quốc tế có tên tuổi, tiến hành nghiên cứu trên 400 công ty về hiện trạng quản trị tri thức của họ. Báo cáo cho thấy trong số 288 công ty có hệ thống quản trị tri thức hay đang thiết lập hệ thống quản trị tri thức thì có tới 137 trường hợp người ta không đạt được những lợi ích như mong đợi. Và trong số 288 công ty thì 127 công ty vẫn còn trong giai đoạn xây dựng hệ thống mà thôi. Người ta phân tích những lý do khiến cho việc thực hiện hệ thống quản trị tri thức không đạt được kết quả mong đợi như sau : Thiếu hiểu biết về người dùng tin do giao tiếp không đủ: 20% Việc sử dụng hàng ngày không được lồng ghép vào trong thói quen làm việc bình thường:19% Thiếu thời gian học/hệ thống vận hành quá phức tạp :18% Thiếu đào tạo :15% Người dùng tin không thấy cá nhân mình có lợi gì:13% Người quản lý cấp cao không thực tâm ủng hộ : 7% Không thành công do khó khăn về kỹ thuật: 7% Tổng số không đạt được kết quả mong đợi 137 công ty. Tuy nhiên, điều đáng chú ý là ba lý do: Thiếu hiểu biết về người dùng tin do giao tiếp không đủ Thiều thời gian học / hệ thống vận hành quá phức tạp Thiếu đào tạo về cơ bản có thể quy thành một nguyên nhân giáo dục và đào tạo người dùng tin không đầy đủ. Nhận thức được điều này, ta có thể sắp xếp lại bảng tổng kết trên một cách có hệ thống như sau: Giáo dục người dùng tin không đầy đủ: 53% Việc sử dụng hàng ngày không được lồng ghép vào trong thói quen bình thường :19% Người dùng tin không thấy cá nhân mình có lợi: 13% Người quản lý cấp cao không thực tâm ủng hộ điều này: 7% Không thành công do khó khăn về mặt kỹ thuật: 7% Tổng số trường hợp không đạt được kết quả mong đợi là 137 công ty. Điều đáng nói là cho đến nay việc thiếu giáo dục và đào tạo người dùng tin là lý do quan trọng nhất giải thích tại sao người ta lại không thu được lợi ích như dự kiến. Lý do này chiếm đa số trong các trường hợp thất bại cao hơn số phần trăm của tất cả các nguyên nhân khác cộng lại. Và rất có thể người dùng tin không thấy cá nhân mình có lợi gì là do sự giáo dục và đào tạo người dùng tin không đầy đủ. Những kết quả điều tra cho thấy một sai lầm cơ bản trong việc coi quản trị thông tin là một vấn đề công nghệ : không phải công nghệ là cái cản trở công ty, mà chính sự thiếu một chiến lược và không xây dựng được một hệ thống quản trị tri thức trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp và văn hoá của nó mới chính là trở lực quan trọng nhất khiến cho người dùng tin cuối cùng không hứng thú. Như vậy việc hoàn thiện hệ thống quản trị tri thức là một vấn đề bức thiết của các cơ quan thông tin, một vấn đề mang tính chiến lược. Xây dựng một hệ thống quản trị thông tin hoàn thiện sẽ giúp cho việc khai thác thông tin của người dùng tin có hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao vai trò của các cơ quan thông tin. 2.2. Giáo dục người dùng tin Có thể nói rằng ngày nay vai trò của người nhân viên thư viện trong quản trị tri thức, xét trên phương diện thiết kế các hệ thống thông tin, tạo ra các hệ thống phân loại và nguyên tắc phân loại, thực hiện vận hành các hệ thống đó là không thể tranh cãi. Tuy nhiên, có một lĩnh vực mà khả năng của người nhân viên thư viện chưa thể hiện rõ ràng, lĩnh vực đó là nhu cầu phải hỗ trợ người dùng tin, giáo dục và đào tạo họ một cách có hiệu quả nếu chúng ta muốn thành công trong việc thực hiện quản trị tri thức. Bởi người dùng tin là yếu tố cơ bản giữ vai trò quan trọng trong mọi hệ thống thông tin, Họ là điểm xuất phát và cũng là điểm cuối cùng của toàn bộ quá trình hoạt động thông tin. 2.2.1. Nhân viên thư viện với tư cách là người đào tạo người dùng tin Ngay từ đầu chúng ta đã thấy việc quản trị tri thức đang gặp rất nhiều rắc rối, thiếu sự đào tạo giáo dục người dùng tin, trong khi đó nhân viên thư viện lâu nay vốn có kỹ năng trong việc đào tạo và giáo dục người dùng tin. Chúng ta quen gọi đó là “ hướng dẫn sử dụng thư mục “. Sự cần thiết phải đề cao vai trò của nhân viên thư viện trong quản trị tri thức dường như là điều tất yếu không có gì cần phải bàn cãi. Vậy thì chúng ta có thể kết luận rằng, nhân viên thư viện đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện quản trị tri thức trong lĩnh vực đào tạo và giáo dục người dùng tin . 2.2.2. Giáo dục và đào tạo người dùng tin trong những lĩnh vực quản trị tri thức khác nhau Có một phát hiện rất thú vị từ các nghiên cứu về thói quen làm việc của các nhân viên nghiên cứu chuyên nghiệp là hầu như ai cũng sử dụng tới 20-25% thời gian làm việc của mình vào việc tìm kiếm thông tin. Điều đáng nói ở đây là số phần trăm này không hề liên quan đến mật độ thông tin trong lĩnh vực công việc của họ. Các nhà quản lý dây truyền sản xuất cũng sử dụng nhiều thời gian vào việc tìm kiếm thông tin không kém gì các nhà nghiên cứu khoa học. Người lao động trong lĩnh vực tri thức dù đó là nhà quản lý, người làm công việc hành chính hay nhà nghiên cứu, đều cần rất nhiều thông tin để làm việc một cách có hiệu quả. Nhưng rõ ràng những người làm việc trong lĩnh vực tri thức sử dụng nhiều thời gian 20-25% vào việc tìm kiếm thông tin thì rất có thể họ sẽ làm việc tốt hơn nếu có một cơ chế làm việc và một môi trường làm việc sao cho thời gian họ bỏ ra là có ích. Từ đó ta có thể thấy rằng phải có ít nhất hai lĩnh vực khác nhau trong việc đào tạo và giáo dục người dùng tin. Hiện tượng người lao động tự bằng lòng với thời lượng 20-25% bỏ ra cho việc tìm liếm thông tin gợi ý rằng phải có một chiến lược trợ giúp người lao động phải sử dụng phần 20-25% đó sao cho có hiệu quả nhất, và việc phải tạo ra một môi trường thuận lợi cho họ làm điều đó hay bắt họ phải làm điều đó. Đồng thời hiện tượng này cũng ngụ ý rằng phải có một vùng cho việc tìm tin có trợ giúp. 2.2.3. Vai trò của nhân viên thư viện trong việc giáo dục người dùng tin Từ việc phân tích các vấn đề liên quan đến việ tìm tin của các cá nhân, tập thể người dùng tin và kết quả mà họ thu được, chúng ta có thể rút ra một số kết luận và kiến nghị về vai trò của nhân viên thư viện trong việc đào tạo và giáo dục người dùng tin trong bối cảnh quản trị tri thức. v Dạy cho người dùng tin kỹ năng tìm kiếm cơ sở dữ liệu. Việc sử dụng và tìm kiếm cơ sở dữ liệu, bên trong hoặc bên ngoài không phải là một điều dễ dàng nhất là tìm kiếm một dữ liệu có chất lượng và đúng với vấn đề mình quan tâm. Mặc dù hiện nay các công cụ hỗ trợ cho việc tìm kiếm dữ liệu đã thay đổi và hiện đại, nhanh chóng hơn rất nhiều nhất là tìm kiếm thông tin trên mạng Internet. Số liệu tư liệu trực tuyến(on line) đã tăng rất nhanh, nhưng chất lượng của những công cụ và kỹ thuật tìm kiếm lại thay đổi rất ít trong vòng một phần tư thế kỉ qua. Vì vậy việc dạy cho người dùng tin biết cách sử dụng các cơ sở dữ liệu một cách có hiệu quả vẫn là cần thiết vào thời điểm hiện nay. v Dạy kỹ năng khai thác cơ sở dữ liệu cho người dùng tin. Việc sử dụng các công cụ cho việc thao tác và xử lý cơ sở dữ liệu là một lĩnh vực đặc biệt không mang tính tự giác. Người dùng tin bình thường không thể tự biết tư duy với cơ sơ dữ liệu một cách có hệ thống. Có nghĩa là người ta chỉ biết khai thác dữ liệu một cách có hiệu quả khi có người dạy họ làm. Đào tạo người dùng tin về việc sử dụng các dịch vụ thông báo về những thông tin mới cũng như việc tiến hành tìm kiếm thông tin qua mạng, sử dụng dịch vụ thông báo về những thông tin mới để xây dựng được một hệ thống hồ sơ (profile). Cần phải có kỹ năng và kinh nghiệm để tạo được một hồ sơ thông tin hiệu quả. Hồ sơ thông tin phải được duy trì và cập nhật. Đặc biệt việc xem xét lại hồ sơ thông tin sẽ trở nên có hiệu quả hơn nếu có sự trợ giúp của một người dày dạn kinh nghiệm về tìm kiếm cơ sở dữ liệu. v Dạy cho người dùng tin sử dụng phần mềm nhóm (groupware). Tất cả những hệ thống được thiết kế ra là để cho người dùng dễ dàng sử dụng cũng không dễ dàng như dự định. Cho dù phần mềm đó có bao gồm công cụ tìm kiếm hay chức năng soạn thảo văn bản, hay những tập hợp số liệu thống kê và cả phần mềm nhóm thì bao giờ người ta cũng phát hiện ra rằng hầu hết những người sử dụng chỉ học những chức năng và kỹ năng rất cơ bản. Chỉ cần giáo dục họ một chút thôi, kể cả việc đào tạo lại, người dùng có thể sử dụng những công cụ của mình một cách có hiệu quả hơn nhiều . Như vậy để đào tạo và giáo dục người dùng tin có hiệu quả nhất thì yêu cầu đặt ra cho các nhà quản trị tri thức là hãy thiết kế một chương trình đào tạo và giáo dục trước hoặc ít nhất thì càng sớm càng tốt. Nếu chúng ta nghĩ về một chương trình đào tạo và giáo dục người dùng tin thì không những chúng ta phải nghĩ về cách thức mà người dùng tin sẽ vận hành chương trình đó mà còn phải chuẩn bị tốt để trả lời các câu hỏi “Tại sao?....” mà người dùng đặt ra. Và một điểm vô cùng quan trọng là việc giáo dục người dùng không chỉ là giáo dục họ sử dụng hệ thống như thế nào, mà còn phải giúp họ hiểu tại sao họ nên sử dụng hệ thống đó. Do đó người đào tạo cũng chỉ là tác nhân đem đến sự thay đổi việc tìm kiếm thông tin và quản trị tri thức. KẾT LUẬN Quản trị tri thức là một hướng mới trong việc cung cấp dịch vụ của các cơ quan thông tin. Đây là một lĩnh vực còn rất mới khi nó mới chỉ đưa ra để cùng nhau nghiên cứu, thảo luận và chia sẻ. Việc tìm hiểu quản trị tri thức sẽ làm sáng tỏ và bổ sung một loại hình quản trị đặc biệt vào hệ thống quản trị đa dạng và phong phú của các cơ quan thông tin như: quản trị dữ liệu, quản trị thông tin ....Tuy nhiên việc đào tạo và giáo dục người dùng tin không đầy đủ cho đến nay là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến thất bại trong quản trị tri thức và nó lại là một nguyên nhân mà chúng ta hoàn toàn có thể khắc phục được. Điều đó có nghĩa là việc xây dựng một hệ thống quản trị tri thức hoàn chỉnh là một chuyện còn việc người dùng có sử dụng và khai thác nó hiệu quả để phục vụ lợi ích cho họ hay không lại là chuyện hoàn toàn khác. Nó đòi hỏi người dùng tin phải biết cách khai thác sao cho có hiệu quả nhất, mà điều đó chỉ được thực hiện khi họ được giáo dục và đào tạo dùng tin một cách rất đơn giản nhưng cần thiết của các cơ quan thông tin nói chung và cán bộ thư viện nói riêng. Trong phạm vi đề tài nghiên cứu khoa học này, chúng tôi chỉ mới bước đầu tiếp cận vấn đề quản trị tri thức, giáo dục người dùng tin từ đó thấy được vai trò của cán bộ thư viện, của nghề thư viện và vấn đề đào tạo, giáo dục người dùng tin trong lĩnh vực quản trị tri thức. Với kiến thức còn non yếu của sinh viên năm thứ hai bước đầu tiếp cận vấn đề của chuyên ngành mình, chắc chắn bài báo cáo của chúng tôi có nhiều vấn đề còn chưa đầy đủ và chưa sâu. Rất mong nhận được sự tham gia đóng góp ý kiến của các nhà chuyên gia và những người có quan tâm đến vấn đề này. TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạp chí hoạt động khoa học của Bộ KH&MT. Trong đó có bài : Bài một số khái niệm về ttri thức – số11 T11 – 2001. Tác giả Nguyễn Mạnh Quân. Knowledge Management-Lessons from the pioneer. Trong Báo cáo tại Hội thảo Hiệp hội Thư viện Quốc tế (IFLA) ngày 16-25/8/2001. Trong Technology considerations for keeping up the latest advance of library and information services. Infor. Service and managerment workshop-Zheng Minzu. ISTIC, Beiging, 2002. MỤC LỤC