Đề tài Công tác hạch toán kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty Dệt Kim Thăng Long

vận chuyển nội bộ Liên 3: Dùng để thanh toán. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được trình bày theo mẫu 5 trang bên. 2.4 Hạch toán chi tiết thành phẩm. Để đáp ứng yêu cầu quản lý thành phẩm, phải tổ chức kế toán chi tiết thành phẩm . ở Công ty Dệt Kim Thăng Long kế toán chi tiết được tiến hành theo trình tự sau: Các số liệu từ các chứng từ, phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được ghi chép vào thẻ kho, sổ chi tiết theo dõi nhập, xuất tồn kho của phòng tài chính kế toán, sổ theo dõi nhập, xuất tồn kho của phòng kế hoạch vật tư. Công tác hạch toán chi tiết thành phẩm được tổ chức bằng sự kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho, phòng tài chính kế toán và phòng kế hoạch vật tư. cụ thể: ở kho: Việc hạch toán được tiến hành trên thẻ kho. Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận được để nhập, xuất hàng hoá trong ngày. Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ đó để vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn. Cách lập thẻ kho: Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm , thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ; sau đó dùng các chứng từ nàyđể ghi vào thẻ kho số lượng thành phẩm thực nhập, thực xuất theo nguyên tắc mỗi chứng từ ghi vào một dòng theo thứ tự thời gian. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng trên thẻ kho và tính ra thành phẩm tồn kho. Đồng thời tiến hành kiểm kê thành phẩm tồn kho thực tế. Mẫu thẻ kho được trình bày theo mẫu số 6 trang bên. ở phòng kế hoạch vật tư: Tiến hành ghi chép tình hình nhập, xuất thành phẩm trên sổ nhập xuất thành phẩm, số liệu trên sổ được theo dõi theo chỉ tiêu số lượng. Mẫu sổ như sau: Mẫu số 7: Sổ xuất kho thành phẩm (hàng nội địa) Quý I / 2001 Ngày Tên khách hàng Số lượng Polo Shirt Coston thêu ... TShirt 25/1 Anh Tùng 43 20 15 8 26/1 Anh Minh 35 10 15 ... ... ... ... ... ... Cộng 94.348 2.000 1.580 1.560 Mẫu sổ nhập kho thành phẩm cũng tương tự mẫu xuất kho thành phẩm. Dựa vào các sổ chi tiết này, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập báo cáo về khả năng tiêu thụ của từng chủng loạihàng để gửi cho Ban Giám đốc để có thể quyết định hướng sản xuất của chu kỳ hạch toán tiếp theo. Tại phòng kế toán: Kế toán thành phẩm theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm căn cứ vào các chứng từ do thủ kho và phòng kinh doanh gửi lên đã hợp lý hợp pháp chưa. Đồng thời phòng kế toán lập sổ tổng hợp nhập, xuất thành phẩm(Mẫu số 8). Cuối tháng hoặc cuối quý, thủ kho cùng nhân viên ghi chép ở phòng cung tiêu đối chiếu số liệu sau đó đối chiếu với phòng tài chính kế toán. Do cuối tháng mới tính được giá thành cho nên sau khi đối chiếu được số chính xác nhập - xuất - Tồn trong kỳ kế toán thành phẩm lập bảng kê nhập- xuất- tồn kho thành phẩm để theo dõi sự biến động của thành phẩm trên cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị và được lập riêng cho hàng nội địa , hàng xuất khẩu. Phương pháp lập được trình bày ở phần sau. Mẫu số 8: Sổ tổng hợp nhập - xuất kho thành phẩm ( Hàng nội địa ) Quý I / 2001 Tên sản phẩm Đvị tính Số dư đầu quý Nhập trong quý Xuất trong quý Tồn cuối quý T1 T2 T3 T1 T2 T3 Polo Shirt cái 25 500 425 635 515 430 600 40 Coston thêu nt 50 750 780 795 785 790 728 72 TShirt nt 45 800 300 1050 820 325 950 100 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 5.000 32.784 28.956 29.221 34.256 36.758 23.334 1.613 Việc đối chiếu số liệu giữa các bộ phận được tiến hành chặt chẽ tỉ mỉ theo từng loại thành phẩm. 2.5. Kế toán tổng hợp thành phẩm Do đặc điểm thành phẩm của công ty có nhiều loại thành phẩm, với nhiều chủng loại khác nhau. Để theo dõi tình hình biến động thường xuyên của tài sản và hàng tồn kho, công ty đã áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để phản ánh, theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, kế toán sử dụng bảng kê số 8- Bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm. Bảng kê này được lập vào cuối quý và theo dõi sự biến động của thành phẩm trên cả hai chỉ tiêu: số lượng và chất lượng. Cơ sở để ghi bảng kê này là bảng kê nhập, xuất, tồn kho thành phẩm của quý trước và các sổ chi tiết theo dõi nhập xuất thành phẩm trong quý. Nguyên tắc ghi bảng kê: Mỗi chủng loại thành phẩm được ghi trên một dòng để tiện theo dõi. Cách lập bảng kê: -Số tồn đầu quý: Chuyển số tồn cuối quý của bảng kê số 8 quý trước sang -Phần nhập trong quý: Kế toán tập hợp và phân loại các sản phẩm từ các sổ chi tiết nhập, xuất thành phẩm trong quý để ghi vào chỉ tiêu số lượng. Đồng thời tập hợp chi phí và tính giá thành thực tế của thành phẩm để ghi vào cột thành tiền. -Số tồn cuối quý: được xác định Tồn cuối quý = Tồn đầu quý + Nhập trong quý - Xuất trong quý ở Công ty Dệt Kim Thăng Long kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Căn cứ vào số liệu trên bảng nhập xuất tồn thành phẩm và sổ chi tiết giá vốn hàng bán kế toán ghi sổ tổng hợp. *Khi nhập kho thành phẩm từ phân xưởng sản xuất hoàn thành kế toán ghi Nợ TK 155 : Giá thành công xưởng Có TK 154 : thực tế nhập kho *Cuối tháng, kế toán căn cứ vào số liệu của kế toán tính giá thành chuyển lên để ghi giá thành công xưởng thực tế nhập kho vào phần ghi Nợ TK 155, Có TK 154 của bảng kê số 8. Tổng hợp bảng kê số 8 cuối quý I/2001 có số liệu sau: Nợ TK 155 : 1.952.625.622 Có TK 154: 1.952.625.622 *Thành phẩm khi xuất kho bán cho khách hàng kế toán ghi trên nhật ký chứng từ số 8: Nợ TK 632: 2.487.545.597 Có TK 155: 2.487.545.597 *Khi xuất kho thành phẩm làm mẫu cho các đại lý hoặc biếu tặng, phục vụ bán hàng kế toán ghi trên nhật ký chứng từ số 8 Nợ TK 641-Chi phí bán hàng Có TK 155- thành phẩm Cuối quý, kế toán thành phẩm chuyển các số liệu ở bảng kê các sổ chi tiết có liên quan cho kế toán tổng hợp vào sổ cái TK 155- thành phẩm. Căn cứ để vào sổ cái các TK là sơ đồ tài khoản chữ T. Cách ghi sổ cái các TK nói chung như sau: - Cột " số dư đầu năm": Được chuyển từ số dư cuối tháng 12 của sổ cái TK đó năm trước sang tương ứng với dư nợ hoặc dư có. - Phần ghi có các TK, đối ứng nợ TK... : Ghi tất cả các TK đối ứng với phát sinh nợ của TK ghi sổ cái - Dòng cộng số phát sinh nợ: Tổng số phát sinh Nợ theo từng tháng của tài khoản, lấy số liệu ở bên nợ trên tài khoản chữ T của tài khoản ghi sổ cái. - Dòng tổng số phát sinh có: Được lấy chỉ ở một dòng của phát sinh có trên tài khoản chữ T của TK ghi sổ cái. - Số dư cuối tháng: Tuỳ theo tài khoản ghi sổ cáicó số dư nợ hoặc có để cộng với số phát sinh nợ hoặc có trừ đi số phát sinh có hoặc nợ để tính ra số dư cuối tháng của tài khoản là dư nợ hay dư có. mẫu số10 : Sổ cái TK 155- thành phẩm năm 2001 Số dư đầu năm Nợ Có 549.142.550 - Đơn vị tính: đồng Ghi Có các TK T1 T2 T3 TK 154 750.875.207 780.765.673 420.984.742 Cộng số phát sinh nợ 750.875.207 780.765.673 420.984.742 Tổng số phát sinh có 1.291.818.656 754.283.154 441.443.787 Số dư cuối tháng Nợ 8.199.101 34.681620 14.222.575 Có * B, Kế toán tiêu thụ thành phẩm ở Công ty Dệt Kim Thăng long 1, Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm ở Công ty Dệt kim Thăng long Công ty Dệt Kim Thăng Long là đơn vị chuyên sản xuất hàng dệt kim và hàng may mặc, phục vụ cho nhu cầu làm đẹp của con người. Do vậy, thị trường tiêu thụ là rất rộng lớn và phức tạp. Là công ty sản xuất hàng may là chủ yếu nên sản phẩm của công ty được hình thành từ hai dạng đó là sản xuất sản phẩm bằng nguyên vật liệu của công ty và sản xuất sản phẩm bằng nguyên vật liệu của khách (chủ yếu là khách nước ngoài), từ đó dẫn đến việc tiêu thụ sản phẩm qua hai dạng là tiêu thụ trong nước (hàng nội địa) và tiêu thụ ra nước ngoài (hàng gia công và hàng xuất khẩu). -Đối với hàng nội địa: Sản phẩm của công ty đã có mặt ở hầu hết các tỉnh trong cả nước. Khách hàng của công ty bao gồm mọi tầng lớp dân cư trong xã hội, nhưng chủ yếu là sinh viên và cán bộ công nhân viên. -Đối với hàng gia công, xuất khẩu thì thị trường tiêu thụ là rất rộng khách hàng chủ yếu là các công ty may mặc hoặc công ty thương mại của các nước trên thế giới hoặc khu vực như các nước Hàn Quốc, Đài Loan, Hà Lan...vv. Tuy nhiên công ty phải chịu với giá gia công rẻ mạt. Với đặc điểm thị trường như vậy công ty phải không ngừng cải tiến mẫu mã, kiểu dáng mầu sắc, kích cỡ của sản phẩm, đồng thời không ngừng hoàn thiện những biện pháp khuyến khích khách hàng tiêu thụ thành phẩm của mình. 2, Phương thức bán hàng. Tiêu thụ là công tác có tính chất quyết định trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp cho nên, các doanh nghiệp thường sử dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau để thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm. Hiện nay ở công ty Dệt Kim Thăng Long thành phẩm được bán dưới hai hình thức là bán buôn và bán lẻ. Với mỗi hình thức bán doanh nghiệp thường áp dụng những mức giá khác nhau trong đó đặc biệt khuyến khích hình thức bán buôn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng công ty cũng vận dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau như thanh toán bằng séc, tiền mặt, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi...vv. Về thời hạn thanh toán khách hàng có thể trả chậm trong vòng một tháng. Như vậy, ở công ty đã sử dụng ba phương thức thanh toán là: -Bán hàng thu tiền ngay: có nghĩa là khách hàng thanh toán ngay khi nhận hàng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc, uỷ nhiệm chi...vv -Bán hàng trả chậm: Khách hàng mua hàng có thể trả tiền chậm trong trong khoảng thời gian một tháng. -Khách hàng ứng trước tiền hàng: Hình thức này công ty thường áp dụng đối với khách hàng gia công. ở Công ty Dệt Kim Thăng Long không có phương thức hàng gửi bán mặc dù công ty có thực hiện bán hàng thông qua các đại lý và các cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Với hệ thống đại lý bán hàng và cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty ở hầu hết các tỉnh trong cả nước mà phần lớn là tư nhân làm chủ. Do vậy, phương thức bán hàng này thực chất là việc mua đứt bán đoạn giữa công ty và các đại lý. Tóm lại: Bằng các biện pháp quả lý bán hàng, các phương thức thanh toán phong phú và các chính sách giá cả mềm dẻo, hợp lý mặt hàng may mặc của công ty đã không ngừng phát triển, doanh số được tăng lên hàng năm mà cụ thể Doanh số năm 1998 là: 10.156.000 000đ Doanh số năm 1999 là: 14.069.000.000 đ Doanh số năm 2000 là: 21.000.000.000đ Hiện tại, Công ty cũng khuyến khích mua hàng thanh toán ngay với những ưu đãi nhất định bằng các hình thức chiết khấu thanh toán. Tuỳ thuộc vào từng đối tượng khách hàng mà công ty áp dụng những tỉ lệ chiết khấu khác nhau. Như vậy, Do không sử dụng phương thức bán hàng gửi bán cho nên công tác kế toán của công ty cũng không sử dụng TK 157- Hàng gửi bán. Đồng thời,do đặc điểm của phương thức bán hàng ở công ty mà cứ mỗi khi xuất kho thành phẩm giao cho khách hàng thì kế toán ghi nhận doanh thu. 3, Chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán liên quan đến công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm ở công ty bao gồm: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, hoá đơn kiêm vận chuyển nội bộ... Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì sẽ làm việc với phòng kế hoạch vật tư xuất nhập khẩu (Phòng cung tiêu). Phòng cung tiêu căn cứ vào hợp đồng mua hàng đã lập và ký kết giữa công ty với khách hàng để lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đối với các đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập 4 liên như đã trình bày ở phần trên là Liên 1: Lưu tại phòng cung tiêu Liên 2: Lưu tại phòng tài vụ Liên 3: Lưu tại kho Liên 4: Giao cho khách Sau khi phòng cung tiêu viết hoá đơn thì khách hàng cầm liên 3 và liên 4 xuống kho nhận hàng. Sau đó liên 3 được lưu tại kho để thủ kho theo dõi lượng hàng xuất và vào thẻ kho, còn liên 4 giao cho khách hàng giữ để làm căn cứ đi đường và làm cơ sở thanh toán. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập 3 liên: Liên 1: lưu tại phòng kế hoạch vật tư Liên 2: Dùng để vận chuyển nội bộ Liên 3: Dùng để thanh toán. 4, Kế toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm. 4.1 Kế toán tiêu thụ hàng nội địa. ở Công ty Dệt Kim Thăng Long , kế toán tiêu thụ thành phẩm được chia thành các trường hợp sau: 4.1.1 Trường hợp tiêu thụ trực tiếp thu tiền ngay. Tiêu thụ sản phẩm trong trường hợp này thường là bán lẻ sản phẩm với khối lượng nhỏ và thu tiền ngay. Trong phương thức thanh toán này, thời điểm thu tiền trùng với thời điểm giao hàng. Hàng xuất ra được coi là tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ được xác định ngay. Khi xuất kho thành phẩm giao cho khách hàng thu tiền ngay tại thời điểm giao hàng. - Nếu khách hàng trả bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Có TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 3331- Thuế VAT đầu ra -Nếu khách trả bằng séc, kế toán ghi: Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng Có TK 511- Doanh thu bán hàng Có TK 3331- Thuế VAT đầu ra Ví dụ: Theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ngày 20 /1 / 2001, xuất bán cho anh Tùng- Hoàn kiếm - Hà Nội, số hoá đơn 1522, trả bằng tiền mặt, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 111: 1.868.900 Có TK 511: 1.699.000 Có TK 3331: 169.900 Sau đó kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng (mẫu số11 ). Sổ này dược mở theo từng quý chung cho cả hàng nội địa và hàng xuất khẩu. Cuối quý tổng hợp lại số phát sinh trong ba tháng Căn cứ để ghi sổ này là các chứng từ (hoá đơn, phiếu xuất..) và được ghi theo trình tự thời gian của chứng từ. Phương pháp ghi sổ được thực hiện như sau: Cột ngày tháng ghi sổ: ghi ngày tháng ghi sổ Cột chứng từ: ghi số liệu chứng từ và ngày phát sinh chứng từ. Cột diễn giải: ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Cột doanh thu: ghi doanh thu chưa thuế Cột thuế: ghi thuế GTGT đầu ra. Trích mẫu sổ: Mẫu số 11: Sổ chi tiết bán hàng Quý I / 2001 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Doanh thu Các khoản giảm trừ Số Ngày SL Thành tiền Thuế VAT Hàng nội địa 7/1 4197 7/1 Anh Minh 131 45 1.277.273 127.727 25/1 1522 25/1 Anh tùng 111 43 1.699.000 169.900 ... ... ... Cộng 4.632.485.412 463.248.541 Hàng xuất khẩu 19/1 3770 19/1 Hunshen trả tiền 112 11450 174.868.980 ... ... ... Cộng 205.196.217 -Trường hợp khách hàng trả bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu tiền. Mẫu phiếu thu tiền được trình bày theo mẫu số 12: -Đối với trường hợp khách hàng trả bằng séc hay chuyển khoản thì kế toán lập bảng kê nộp séc. Mẫu này được trình bày trên mẫu số 13. Bảng kê nộp séc được lập thành hai liên. Liên 1 lưu tại công ty, Liên 2 ngân hàng giữ. Mẫu số 12: Đơn vị: Công ty Dệt Kim Thăng Long Địa chỉ: 46 Hàng Quạt Phiếu thu Quyển số Ngày 25 tháng 1 năm 2001 Số Họ tên người nộp tiền: Đinh Việt Tùng Địa chỉ: 34 Hàng ngang- Hoàn Kiếm -Hà Nội Lý do nộp: Thanh toán tiền mua hàng Số tiền: 1.868.900 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm sáu tám nghìn chín trăm đồng Kèm theo chứng từ gốc: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 1522 Đã nhận đủ số tiền: Một triệu tám trăm sáu tám nghìn chín trăm đồng Ngày 25 tháng 1 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp Thủ quỹ (ký, họ tên,đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Mẫu số 13: Bảng kê nộp séc Tên người hưởng thụ: Công ty Dệt Kim Thăng Long Số hiệu TK: 710A- 10037 Tại : Ngân hàng Công thương Hà Nội STT số séc Tên người phát hành séc Số TK người phát hành Tên đơn vị thanh toán Số tiền 1, AK 1143 Chị nghĩa 714104 15.000.000 ... ... ... ... ... Số tờ séc: 01 Tổng số tiền: 15.000.000 Tổng số tiền bằng chữ: Mười năm triệu đồng chẵn. Người lập bảng kê Đơn vị thu hộ thanh toán 4.1.2 Phương thức bán hàng trả chậm: Với phương thức này khách chủ yếu là các đại lý, các cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Theo phương thức này, khi xuất hàng giao cho khách hàng thì số hàng đó đã coi là tiêu thụ, khách hàng chấp nhận thanh toán. Việc trả tiền của khách hàng được thực hiện khi lấy hàng lần tiếp theo. ở công ty không coi trường hợp này là hàng gửi bán, tất cả các trường hợp xuất hàng ra khỏi kho đều được coi là tiêu thụ. Đối với phương thức này kế toán sử dụng hoá đơn nội bộ để theo dõi thanh toán. Đó là " Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ", chứng từ này được lập 3 liên như phần trên đã trình bày. Khi khách hàng bán được hàng, kế toán sẽ liệt kê các sản phẩm bán được vào bảng " Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ" Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trong ngày, bộ phận bán hàng của anh Minh còn căn cứ vào tình hình bán sản phẩm ra trong ngày lập bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ, cuối ngày sang phòng tài vụ thanh toán số tiền bán trong ngày. Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ Tên cơ sở kinh doanh: Công ty Dệt Kim Thăng Long Địa chỉ: 46 Hàng Quạt- Hoàn Kiếm -Hà Nội Họ tên người mua hàng: Anh Minh-Dịch vụ Địa chỉ: Cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty. stt Tên hàng hoá ,dịch vụ Đvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Polo Shirt 10 32.000 320.000 Coston thêu 15 35.000 525.000 TShirt 20 28.000 560.000 Cộng 45 1.405.000 Tổng số tiền bằng chữ: Một triệu bốn trăm linh năm nghìn đồng. Người bán hàng Để theo dõi thanh toán tiền hàng theo phương thức tiêu thụ trả tiền dần, kế toán sử dụng TK 131- Phải thu của khách hàng và mở chi tiết cho hai khoản: TK 131.1- Phải thu của khách TK 131.2- Khách hàng ứng trước Cuối quý, kế toán tiêu thụ tổng hợp các khoản phải thu, phải trả cho từng khách hàng, sau đó ghi vào bảng kê số 11. Bảng kê số 11 TK 131.2- Khách hàng ứng trước tiền hàng Quý I /2001 stt Tên khách hàng số dư nợ ĐK Ghi nợ TK 131, có các TK Ghi có TK 131, Ghi nợ các TK số dư nợ cuối quý công nợ TK 131 TK 111 Công nợ TK 131 1 Hunshen trả trước tiền hàng HĐ 04/ 01 75.800.000 75.800.000 2 Dalimex trả trước tiền 25.760.000 25.760.000 ... ... ... ... Cộng 120.260.000 120.260.000 Ngày 2/ 4 /2001 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (ký tên) (ký tên) Bảng kê số 11- TK 131.1- Phải thu của khách hàng xin xem trang sau Cuối kỳ, căn cứ vào các sổ chi tiết, bảng kê, kế toán xác định các khoản phải thu, số đã thu theo định khoản: a, Nợ TK 131.1 5.239.240.337 Có TK 511 4.781.599.999 Có TK 3331 457.640.378 b, Nợ TK 111 4.684.471.477 Nợ TK 112 565.000.000 Có TK 131.1 5.249.471.477 Đối với khoản tiền ứng trước tiền hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 111 120.260.000 Có TK 131.1 120.260.000 5, Kế toán tiêu thụ hàng xuất khẩu: Công ty Dệt Kim Thăng Long chủ yếu gia công hàng may mặc cho nước ngoài. Do vậy, doanh thu tiêu thụ hàng xuất khẩu chỉ đơn thuần là doanh thu về giá gia công. Công ty cũng không phải nộp thuế VAT đầu ra trên số tiền thu được từ hoạt động gia công đó. Việc theo dõi tiêu thụ và thanh toán đối với hàng xuất khẩu cũng thực hiện trên sổ chi tiết bán hàng, bảng kê số 11, nhật ký chứng từ số 8 như đối với hàng nội địa, chỉ khác ở chỗ trước khi hạch toán vào các sổ kế toán chung, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra tiền Việt Nam. Trong quý I / 2001 doanh thu về hàng xuất khẩu được kế toán ghi : Nợ TK 112 205.196.217 Có TK 511 205.196.217 Ngoài các phương thức tiêu thụ trên, Công ty còn có một số trường hợp xuất khác vẫn coi là tiêu thụ ra bên ngoài. Đó là trường hợp trả lương và thưởng cho nhân viên. Khi hạch toán kế toán ghi: -Phản ánh giá vốn Nợ TK 632 Có TK 155 -Phản ánh doanh thu Nợ TK 334 Có TK 511 Có TK 3331 Do trong quý I / 2001 không có trường hợp này sảy ra nên tôi xin phép không đưa ra ví dụ cụ thể. Cuối tháng, kế toán tiêu thụ tập hợp số liệu bảng kê, các sổ chi tiết làm căn cứ cuối quý ghi số liệu vào nhật ký chứng từ số 8, và vào sổ cái TK 511. Sổ cái Tài khoản: 511 Doanh thu bán hàng năm 2001 Số dư đầu năm Nợ Có - - Ghi có các TK, đối ứng Nợ TK T1 T2 T3 TK 911 2.004.451.664 1.915.204.605 918.025.360 Cộng số phát sinh Nợ 2.004.451.664 1.915.204.605 918.025.360 Cộng số phát sinh Có 2.004.451.664 1.915.204.605 918.025.360 Số dư cuối tháng Nợ Có 6, Kế toán thuế giá trị gia tăng. Tiêu thụ sản phẩm của Công ty Dệt Kim Thăng Long là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất hàng hoá, đây là khâu xác định doanh thu bán hàng trong quá trình sản xuất, nó phản ánh kết quả sản xuất của công ty. Song theo quy định của Nhà nước đây cũng là khâu làm cơ sở để Nhà nước tính thuế phải nộp của công ty nhằm tạo thu cho ngân sách. Hiện nay, ở công ty đang áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Số thuế này được tính theo công thức: Thuế GTGT phải nộp trong kỳ = Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ - Thuế GTGT đầu vào trong kỳ được khấu trừ Thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ = Số lượng thành phẩm tiêu thụ trong kỳ * Giá bán đơn vị thành phẩm (chưa có thuế GTGT) * Thuế suất GTGT. Thuế suất áp dụng đối với tất cả hàng hoá tiêu thụ của công ty là 10 % trên giá bán thành phẩm chưa có thuế GTGT. Thuế GTGT đầu vào trong kỳ được khấu trừ: Số này được lấy từ bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào. Để hạch toán thuế GTGT, Công ty sử dụng TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ và TK 3331- Thuế GTGT phải nộp. Hàng tháng, kế toán tiêu thụ thành phẩm của công ty sẽ lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào. Sau đó kế toán tiêu thụ sẽ lập tờ khai thuế GTGT vào cuối tháng dựa vào 2 bảng kê trên. Đồng thời, kế toán tiêu thụ thành phẩm mở sổ theo thuế GTGT theo từng hoá đơn thuế GTGT để phản ánh số thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ, số thuế GTGT phải nộp, số đã nộp và số còn phải nộp hoặc nộp thừa cuối kỳ. Ví dụ, trong quý I /2001 tờ khai thuế GTGT của công ty như sau: (xin xem trang bên) Căn cứ vào tờ khai thuế GTGT, căn cứ vào thông báo nộp thuế, căn cứ số thuế công ty đã nộp, kế toán tổng hợp số liệu để ghi vào sổ theo dõi thuế GTGT. Trích sổ theo dõi thuế GTGT quý I / 2001 Sổ theo dõi thuế GTGT Quý I / 2001 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số thuế GTGT đầu ra PS trong kỳ Số thuế GTGT phải nộp trong kỳ Số thuế GTGT đã nộp trong kỳ số thuế GTGT CK Số ngày còn phải nộp Nộp thừa 5/4 Thuế GTGT 465.120.033 142.445.491 142.445.491 Cộng 465.120.033 142.445.491 142.445.491 Khi hạch toán số thuế GTGT phải nộp, đã nộp, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 3331 142.445.491 Có TK 111 142.445.491 Đồng thời xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Nợ TK3331 322.674.542 Có TK 133 322.674.542 Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty Dệt Kim Thăng Long I, Một số nhận xét về kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty Dệt Kim Thăng Long . 1, Nhận xét chung Khởi đầu từ một phân xưởng sản xuất nhỏ, trải qua hơn 50 năm tồn tại và phát triển không ngừng, Công ty Dệt Kim Thăng Long đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể không chỉ về cơ sở vật chất kỹ thuật ngày càng lớn mạnh mà trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty cũng ngày càng được hoàn thiện và nâng cao. Từ một doanh nghiệp Nhà nước được bao cấp toàn bộ trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung nay chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự định hướng của Nhà nước, Công ty Dệt Kim Thăng Long đã gặp phải rất nhiều khó khăn thử thách, không ít doanh nghiệp không đứng vững được và đi đến giải thể hoặc phá sản. Song Công ty Dệt Kim Thăng Long đã nhận thức được kịp thời nội dung hoạt động của các quy luật kinh tế trong nền kinh tế thị trường, cùng với sự thay đổi những mặt không phù hợp, những mặt yếu kém. Đồng thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình công ty cũng đã nhận thức được tiêu thụ là để tồn tại và phát triển, do đó công ty rất quan tâm đến vấn đề đầu ra như cải tiến mẫu mã, kiểu dáng không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Đây cũng chính là một trong những lý do để công ty có thể đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường. Để có được sự phát triển đó phải kể đến công sức không nhỏ của công tác kế toán. Đây là bộ phận đắc lực để hạch toán các chi phí đầu vào và kết quả đầu ra từ đó xác định được kết quả sản xuất kinh doanh của công ty là lỗ hay lãi để có thể đi đến quyết định có nên tồn tại hay chấm dứt hoạt động sản xuất kinh doanh đó. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ, toàn diện tài sản tiền vốn của Công ty, thông tin chính xác, kịp thời phục vụ tốt cho công tác quản lý, phân tích, lập kế hoạch và công tác lãnh đạo. Hiện nay, phòng tài vụ của công ty chỉ có năm người, thực tế này chính là kết quả của việc hợp lý hoá bộ máy kế toán. Do vậy mà các kế toán đều cùng một lúc phải kiêm nhiện nhiều phần hành kế toán như kế toán thanh toán, kế toán TSCĐ, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là cùng một kế toán đảm nhiệm. Với cách bố trí như vậy, hiện nay công việc kế toán nói chung, kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nói riêng ở Công ty đã thực sự đi vào nề nếp, ổn định đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện nay. Tuy nhiên, do còn nhiều tác động của yếu tố chủ quan cũng như khách quan nên có một số phần việc chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. 2,Nhận xét về công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty được tiến hành dựa trên những căn cứ khoa học, dựa trên đặc điểm tình hình thực tế của công ty và sự vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. -Về kế toán thành phẩm: Công ty Dệt Kim Thăng Long đã chấp hành đầy đủ những quy định Nhà nước về quản lý và kế toán thành phẩm, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kế toán thành phẩm. Công ty có một hệ thống kho tàng được xây dựng kiên cố, vững chắc nhằm bảo quản tốt thành phẩm trách được những tác động của tự nhiên như mưa, bão, chống ẩm ướt cho sản phẩm. Những sản phẩm ở kho đều được bảo quản riêng trong túi nilon. Phòng kế hoạch vật tư xuất nhập khẩu, phòng tài vụ và kho hoạt động đồng bộ ăn khớp với nhau, thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu từ đó đảm bảo quản lý thành phẩm một cách chặt chẽ tránh được mọi hao hụt về mặt hiện vật. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực trên ở công ty còn có một số điểm cần lưu ý *Toàn bộ số liệu phần nhập kho và xuất kho thành phẩm do phòng kế hoạch vật tư cấp. Do vậy mà chưa theo dõi được chặt chẽ các thành phẩm còn trong kho. *Việc xác định giá thực tế của thành phẩm xuất kho tuy có ưu điểm là chính xác cho từng chủng loại thành phẩm. Song công việc tính toán sẽ rất nhiều vì công ty có rất nhiều loại thành phẩm. Bên cạnh đó, do không sử dụng giá hạch toán nên đến cuối tháng kế toán mới có giá thành của thành phẩm xuất kho. Như vậy, công việc sẽ dồn vào cuối tháng kế toán rất vất vả và dễ bị nhầm lẫn. -Về kế toán tiêu thụ: Từ đặc điểm thành phẩm và đặc điểm tiêu thụ của công ty, kế toán tiêu thụ đã vận dụng linh hoạt lý luận vào thực tế để đưa ra hệ thống sổ sách ghi chép quá trình tiêu thụ, đảm bảo xác định chính xác doanh thu bán hàng trong kỳ. Từ dó làm căn cứ chính xác xác định kết quả kinh doanh, lợi nhuận cho doanh nghiệp, làm căn cứ để tính thuế nộp cho nhà nước. Kế toán tiêu thụ bên cạnh việc cung cấp những thông tin cho bên thuế, ngân hàng.. còn cung cấp kịp thời đầy đủ thông tin cho ban lãnh đạo Công ty giúp cho ban giám đốc có những quyết định đúng đắn cho sản xuất và tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ của công ty đã theo dõi tình hình tiêu thụ từng loại, từng thứ sản phẩm và theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng một cách chặt chẽ. Ngoài ra kế toán tiêu thụ đã chú trọng tới việc quản lý và lưu trữ các chứng từ gốc bởi đó là cơ sở pháp lý cho việc ghi chép các sổ kế toán và là tài liệu quan trọng khi giám đốc và thanh tra tài chính cần đến. Với khối lượng công việc nhiều và lại vừa phải theo dõi tình hình tiêu thụ,vừa theo dõi thanh toán mà kế toán vẫn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ, đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý. Đó chính là những thành tích đạt được mà kế toán tiêu thụ cần phát huy. Bên cạnh những thành tích đó kế toán tiêu thụ cần lưu ý một số điểm sau: * Về phương thức tiêu thụ thanh toán theo phương thức trả chậm. Đây là trường hợp giao bán hàng cho các đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Trong trường hợp này, kế toán tiêu thụ có thể hạch toán theo phương thức bán hàng đại lý để việc theo dõi tiêu thụ và thanh toán được dễ dàng (phương thức hàng gửi bán). Hơn nữa, nội dung theo phương thức bán hàng thu tiền sau có nội dung tương tự với phương thức bán hàng đại lý. Như vậy, việc hạch toán riêng giữa phương thức bán hàng trả chậm và phương thức bán hàng đại lý. Như vậy, việc hạch toán riêng giữa phương thức bán hàng và phương thức đại lý sẽ giúp cho kế toán tiêu thụ theo dõi được dễ dàng, tránh được nhầm lẫn, sai sót. *Kế toán tiêu thụ vẫn chưa theo dõi các tài khoản liên quan đến tiêu thụ sản trên cơ sở chi tiết các tài khoản. Do vậy việc theo dõi, đối chiếu số liệu giữa các sổ còn gặp nhiều khó khăn. *Sổ chi tiết bán hàng được mở chung cho cả hàng nội địa và hàng gia công, xuất khẩu, máy thanh lý, phế liệu, do vậy một số sổ kế toán phải kiêm nhiệm nhiều nội dung. Khi có yêu cầu xem xét hoặc kiểm tra phần nào đó sẽ có ảnh hưởng tới các phần khác không được tiéep tục thực hiện. *Việc tập hợp chi phí bán hàng cần được hạch toán cụ thể hơn và đưa vào sổ chi tiết có liên quan. Chon tiêu thức phân bổ hợp lý, không nên chi phí phát sinh đến đâu tập hợp và phân bổ đến đó. -Về tình hình theo dõi thanh toán. Trong quá trình tiêu thụ, công ty có quan hệ với nhiều khách hàng cả khách hàng trong nước, cả khách hàng nước ngoài *Đối với khách hàng khách hàng nước ngoài thì tiền hàng được thanh toán qua ngân hàng Công Thương Hà Nội, ngân hàng sẽ áp dụng tỉ giá mua chuyển khoản ngoại tệ công bố ngày hôm đó để quy đổi ra tiền Việt Nam và tài khoản của công ty ở ngân hàng. Thường thì khi nhận hàng khách hàng thường trả tiền ngay. *Đối với khách hàng trong nước, đại đa số là thanh toán trả chậm do đó trách nhiệm của kế toán công ty là rất nặng nề vì phải thường xuyên kiểm tra quản lý một lượng hàng hoá khá lớn trong tay khách hàng. ở công ty việc theo thanh toán được kế toán theo dõi một cách chặt chẽ, tỷ mỉ đối với từng khách hàng. Đồng thời, kế toán tiêu thụ cũng đôn đốc các khách thanh toán tiền hàng. Do vậy, mà số nợ phải thu cuối kỳ hạch toán giảm đáng kể so với trước đây. *Về trình tự luân chuyển và quản lý chứng từ. Việc luân chuyển chứng từ ở công ty được thực hiện đầy đủ qua kho, phòng kế hoạch vật tư, phòng tài vụ. Theo chế độ chứng từ hiện hành, công ty đã sử dụng tương đối đầy đủ các chứng từ ban đầu. Song việc luân chuyển chứng từ liên quan đến tổng hợp thành phẩm được thực hiện chưa được kịp thời. Về quản lý các chứng từ ở công ty tuy đã được quản lý tương đối tốt song gặp nhiều khó khăn. ở công ty chưa sử dụng máy vi tính để quản lý các chứng từ ban đầu cho nên với khối lượng các chứng từ cần lưu giữ lớn, trong thời gian dài làm việc cho việc bảo quản chứng từ gặp kho khăn. Theo yêu cầu, phải lưu giữ chứng từ trong vòng 20 năm, do vậy mà khối lượng các chứng từ sẽ bị cồng kềnh, khó quản lý, khó theo dõi và dễ bị hư hỏng, mất mát. Tất cả các chứng từ công ty sử dụng đều thông qua phòng giám đốc. Như vậy các chứng từ mới đảm bảo có giá trị. II, Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty Dệt Kim Thăng Long. Qua phần nhận xét trên chúng ta có thể thấy sơ bộ những mặt tích cực và những mặt còn phải hoàn thiện thêm về công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ ở công ty. Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học ở trường, kết hợp với thực tế công tác kế toán ở công ty toi xin mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhỏnhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở công ty. 1, Về bộ máy và phân công trong bộ máy kế toán. Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty được biên chế ít người, một người phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán. ở công ty kế toán thanh toán kiêm kế toán TSCĐ, kiêm kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Với một khối lượng công việc như vậy theo tôi nghĩ là quá tải đối với một kế toán. Như vậy, nên chăng cắt bớt công việc của kế toán này chuyển bớt sang cho kế toán khác. Tôi xin đề xuất việc chuyển lại như sau: -Kế toán thành phẩm, kiêm kế toán tiêu thụ vì thành phẩm và tiêu thụ là hai đối tượng luôn gắn chặt với nhau, có thành phẩm mới có tiêu thụ và có tiêu thụ được thì mới sản xuất ra thành phẩm. Điều này giúp cho kế toán theo dõi được dễ dàng. -Kế toán tập hợp chi phí tính giá thành kiêm thủ quỹ -Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lương, bảo hiểm -Kế toán vật liệu -Kế toán xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo tài chính Bộ máy kế toán của công ty được biên chế có 5 người, mỗi người phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán. Trong thời gian tôi thực tập ở công ty, tôi thấy lượng công việc rất nhiều, hơn nữa việc mở rộng thị trường tiêu thụ đòi hỏi phải mở rộng sản xuất. Do vậy khối lượng công việc kế toán ngày càng tăng do vậy áp lực công việc là rất lớn. Theo tôi công ty nên tuyển thêm một kế toán nữa nhằm giảm tải công việc cho các kế toán khác. 2,Về tổ chức kỳ hạch toán kế toán Theo quy định thì kỳ hạch toán của công ty được tính theo tháng. Tuy nhiên, trong quý I của các năm phòng tài vụ lại tổ chức hạch toán theo quý. Điều này là trái quy định đã đề ra song vẫn được ban giám đốc chấp nhận vì thực tế phòng tài chính kế toán của công ty chỉ có ít người nên công việc khó giải quyết ngay trong tháng được Theo tôi, với một công ty sản xuất liên tục, hàng bán ra thường xuyên như vậy mà hạch toán theo quý sẽ không thể cung cấp thông tin kịp thời cho từng bộ phận quản lý, bộ phận điều hành kế hoạch sản xuất. Để làm được điều này, kế toán của công ty phải hạch toán nhanh chóng ở các tháng, từ đó giúp quyết toán năm được thực hiện nhanh chóng, làm như vậy sẽ không ảnh hưởng tới công việc hạch toán đầu năm sau. Hạch toán kế toán theo tháng sẽ cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và tương đối chính xác cho đối tượng xử lý thông tin, từ đó giúp ban giám đốc, ban điều hành lập các kế hoạch cụ thể để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 3, Về chứng từ luân chuyển Việc vận dụng chế độ ghi chép ban đầu và quy định trình tự luân chuyển chứng từ của công ty đảm bảo phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Tuy nhiên, chứng từ hoá đơn của công ty lập nhiều liên như vậy là không cần thiết. Hiện tại ở công ty phiếu nhập kho được lập 4 liên: Liên 1: Do nhân viên kinh tế phân xưởng giữ Liên 2: Do phòng kế hoạch vật tư giữ Liên 3: Do phòng tài chính giữ Liên 4: Do thủ kho giữ Hoá dơn kiêm phiếu xuất kho được lập 4 liên Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư Liên 2: Lưu tại phòng tài vụ Liên 3: Lưu tại kho Liên 4: Giao cho khách Theo chế độ ghi chép hiện hành và căn cứ vào tình hình thực tế của công ty, theo tôi phiếu nhập kho không cần lập 4 liên mà chỉ cần 3 liên là đủ vì liên 4 do thủ kho giữ để vào thẻ kho. Như vậy, ta không cần dùng đến liên này mà dùng liên 2. Thủ kho sau khi giữ lại liên 2, vào thẻ kho thì chuyển liên này lên phòng kế toán rồi lưu ở đó. Làm như vậy sẽ giảm đi một liên không cần thiết. Tương tự như vậy hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cũng chỉ cần 3 liên. Thủ kho dùng chứng từ vào sổ xong chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu ở đó. Như vây, trong trình tự luân chuyển mới, các chứng từ sẽ được chuyển tới kho, thủ kho căn cứ vào đó để tiến hành nhập, xuất thành phẩm và ghi vào thẻ kho. Định kỳ nhân viên kinh tế sẽ xuống kho thu nhận chứng từ, đồng thời ghi chép của thủ kho, các chứng từ đó sẽ được lưu ở phòng kế toán. Trình tự luân chuyển mới như sau: Nhân viên kế toán phân xưởng Phòng kế hoạch vật tư Phòng tài chính kế toán Việc giảm các liên chứng từ sẽ giảm được khối lượng ghi chép và sẽ giảm được chi phí gián tiếp. 4,Về kế toán thành phẩm 4.1 Về hạch toán chi tiết sản phẩm. Hiện nay ở công ty đang tiến hành hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này được áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại sản phẩm, hoạt động nhập xuất không nhiều và diễn ra không thường xuyên. Trong quá trình thực tập tại Công ty Dệt Kim Thăng Long tôi thấy số lượng chủng loại sản phẩm của công ty khá đa dạng, nhiều chủng loại kích cỡ. Đồng thời việc nhập, xuất kho thành phẩm diễn ra thường xuyên, hơn nữa trình độ cán bộ kế toán của công ty là tương đối cao. Cho nên, theo tôi nghĩ công ty có thể hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp sổ số dư ( phương pháp này đã được trình bày ở phần I ). Trong phương pháp này kế toán có thể theo dõi hàng hoá cả về số lượng lẫn giá trị. 4.2 Về giá thưc tế của thành phẩm xuất kho. Công ty Dệt Kim Thăng Long xây dựng giá thành theo giá thành công xưởng thực tế và công tác hạch toán thành phẩm cũng được đánh giá theo giá thực tế. Nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là không phản ánh kịp thời về mặt giá trị cũng như tình hình biến động về mặt số lượng thành phẩm do đó không phát huy được vai trò giám đốc bằng tiền của kế toán. Đồng thời, do việc tính giá thành thực tế của thành phẩm xuất kho phải chờ đến cuối tháng mới có thể xác định được. Do đó công tác kế toán thường bị dồn vào cuối tháng, gây khó khăn cho nhân viên kế toán cũng như không phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh từ đó dẫn đến yêu cầu thông tin cho công tác quản lý không được đáp ứng. Để khắc phục hạn chế này kế toán nên sử dụng giá hạch toán trong việc đánh giá thành phẩm đến cuối tháng, khi xác định được giá thành thực tế của thành phẩm xuất kho thì kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán của vật liệu xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn kho cuối kỳ) * Hệ số giá vật liệu Trong đó: Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Ví dụ : Giả sử công ty sử dụng giá hạch toán và đối tượng tính giá thành phẩm xuất kho là hàng Polo Shirt với giá hạch toán là 25.000đ/ chiếc, theo số liệu tháng 1 ta có: số lượng hàng tồn kho đầu tháng 1 là 25 chiếc với giá thực tế là 24.300 đ/chiếc. Trong tháng 1 nhập kho 500 giá thực tế là 24.500 đ/chiếc; trong tháng xuất kho 515 chiếc. Khi nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh kế toán ghi giá vốn hàng bán theo giá hạch toán, kế toán ghi: Nợ TK 632: 12.875.000 Có TK 155: 12.875.000 Cuối tháng, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán theo giá thực tế. Ta có: Hệ số giá của thành phẩm xuất trong kỳ = (25 x24.300) +(500 x24.500) = 0,928 (25 x25.000) + (500 x25.000) Kế toán ghi âm bút toán đã lập theo giá hạch toán rồi ghi theo giá thực tế của thành phẩm xuất kho, kế toán ghi: Nơ TK 632: (12.875.000 x0.928) 11.948.000 Có TK 155: (12.875.000 x0.928) 11.948.000 Theo kiến nghi nếu công ty áp dụng phương pháp sổ số dư hạch toán chi tiết thành phẩm và xây dựng giá hạch toán của thành phẩm thì trên bảng kê số 8 nhập - xuất - tồn kho thành phẩm kế toán sẽ ghi chỉ tiêu theo hai loại giá là giá hạch toán và giá thực tế. Đồng thời, theo phương pháp này công ty nên lập bảng kê số 9 để tính giá thực tế thành phẩm xuất kho. Căn cứ để lập bảng kê này là bảng kê số 9 của tháng trước, chứng từ sổ kế toán có liên quan đến tập hợp chi phí sản xuất; các chứng từ, sổ kế toán liên quan nhập, xuất thành phẩm trong tháng để từ đó tính được giá thực tế của thành phẩm xuất kho. Mặt khác phải xây dựng được giá hạch toán của thành phẩm (giá hạch toán có thể chọn từ giá thành kế hoạch hoặc giá thực tế năm trước ) Cách lập bảng kê số 9: -Chỉ tiêu số dư đầu tháng: được chuyển từ chỉ tiêu số dư cuối tháng của bảng kê số 9 tháng trước sang. -Chỉ tiêu phát sinh trong tháng: tập hợp từ các sổ kế toán, nhật ký chứng từ liên quan tới tập hợp chi phí sản xuất trong tháng để ghi vào cột giá thực tế. -Chỉ tiêu cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng: Tiến hành công số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng. - Chỉ tiêu hệ số chênh lệch bằng tỉ lệ giữa tổng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng theo giá hạch toán. - Chỉ tiêu xuất trong tháng = Hệ số chênh lệch * Tỷ giá hạch toán của số thành phẩm xuất ( tính theo giá thực tế ) - Chỉ tiêu tồn kho cuối quý = số dư đầu tháng + số phát sinh trong tháng - số xuất kho trong tháng. Giả sử công ty xây dựng giá hạch toán như trong bảng kê. Tôi xin lập mẫu bảng kê số 8 và bảng kê số 9 của công ty (xin xem trang sau) Bảng kê số 9 Tính giá thành thực tế thành phẩm, hàng hoá Quý I /2001 TT Chỉ tiêu TK 155- Thành phẩm (Hàng nội địa) Hạch toán Thực tế 1, I, Số dư đầu quý I 2, II, Phát sinh trong quý 3, Từ NKCT số 1(ghi có TK 111) 4, Từ NKCT số 2 (ghi có TK 112) 5, Từ NKCT số 5(ghi có TK 331) 6, III, cộng số dư đầu quý và PS trong quý 7, IV, Hệ số chênh lệch 8, V, Xuất kho trong quý 9, VI,Tồn kho cuối quý Ngày 1 tháng 4 năm 2001 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 5, Về kế toán tiêu thụ 5.1 Trường hợp hàng bán trả chậm Như ở phần trên đã trình bày, ở Công ty Dệt Kim Thăng Long nghiệp vụ bán hàng trả chậm được giao cho các đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty đều được coi là xuất bán tiêu thụ ngay sau khi xuất hàng. Thực ra, việc xuất giao hàng và thanh toán tiền hàng giữa công ty và các đại lý,cửa hàng giới thiệu sản phẩm được thực hiện như phương thức bán hàng đại lý, song công ty lại tiến hành hạch toán như trường hợp tiêu thụ trực tiếp. Theo tôi công ty nên tiến hành kế toán phương thức tiêu thụ này theo phương thức bán hàng đại lý. Việc chuyển sang hạch toán theo phương thức bán hàng đại lý có ưu điểm là theo dõi được tách riêng với tiêu thụ trực tiếp. Điều này là rất có ý nghĩa trong kế toán quản trị. Để hạch toán theo phương thức bán hàng đại lý, kế toán sử dụng tài khoản 157- hàng gửi bán. Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ gửi bán, gửi đại lý hoặc thực hiện với khách hàng nhưng chưa được chấp nhận. Bên có: Giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã được khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán, giá trị của hàng bán bị từ chối, trả lại. Dư nợ: Giá trị hàng còn dang gửi bán, ký gửi, đại lý. - Khi giao hàng cho đại lý, cửa hàng kế toán ghi: Nợ TK 157- hàng gửi bán Có TK 155- thành phẩm -Khi đại lý, cửa hàng chấp nhận thanh toán hoặc trả tiền kế toán ghi: a, Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 157 -hàng gửi bán b, Phản ánh doanh thu và thuế VAT: Nợ TK 111- Nếu đã trả tiền Nợ TK 131-Nếu chưa trả tiền Có TK 511- Doanh thu chưa có thuế VAT Có TK 3331- Thuế VAT đầu ra Cụ thể trong quý I / 2001, tổng hợp số liệu giao đại lý, cửa hàng hạch toán được như sau: Nợ TK 632: 2.898.756.800 Có TK 157: 2.898.756.800 Nợ TK 111: 80.756.650 Nợ TK 131: 3.725.856.500 Có TK 511:3.460557.409 Có TK 3331: 346.055.741 Đồng thời kế toán tiêu thụ nên lập bảng kê số 10- Bảng kê hàng gửi bán để theo dõi riêng cho từng cửa hàng, từng đại lý. Căn cứ để ghi vào bảng kê số 10 là bảng kê số 10 tháng trước, các chứng từ xuất kho giao cho khách hàng, phiếu tái nhập kho, các chứng từ thanh toán và chấp nhận thanh toán, bảng tính giá thành thực tế thành phẩm xuất kho. Theo số liệu quý I / 2001 ta có thể lập bảng kê số 10 như sau: Bảng kê số 10 TK 157- Hàng gửi bán Quý I / 2001 Số dư đầu quý: 4826 chiếc (Hàng nội địa) stt Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 157, ghi có các TK Ghi có TK157, ghi nợ các TK ngày ctừ SL TTiền Cộng Nợ TK 157 SL TTiền Cộng Có TK157 1 7/1 004197 Minh lấy hàng 45 1.405.000 1.405.000 2 14/1 037692 Huyên trả tiền 17 639.200 639.200 3 15/1 037692 AMinh trả tiền 40 1.150.000 1.150.000 4 5/2 005234 Minh lấy hàng 131 3.391.590 3.391.590 ... ... ... ... Cộng tiền 2218956121 2218956121 2185590139 2185590139 kế toán ghi sổ kế toán trưởng 6, Về việc sử dụng thêm một số tài khoản 6.1 Bổ sung TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi; TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo nguyên tắc thận trọng của kế toán quốc tế việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ khó đòi là điều nên làm. Công ty Dệt Kim Thăng Long là một doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc nên giá bán thành phẩm của công ty dễ bị giảm sút do hàng bị hư hỏng, bị lỗi mốt...vì thế việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi là cần thiết, khi lập thì ghi tăng chi phí. Điều này rất có lợi cho công ty bởi vì nếu rủi ro sảy ra thì khoản dự phòng đó sẽ là khoản bù đắp, hơn nữa tăng chi phí làm giảm lãi dẫn đến thuế phải nộp thấp ít đi như vậy là doanh nghiệp có lợi. Nếu không lập dự phòng, khi rủi ro sảy ra doanh nghiệp sẽ không có khoản nào bù đắp được. Việc lập các dự phòng được thực hiện như sau: - Đối với hàng tồn kho: Tại thời điểm kiểm kê hàng tồn kho, phát hiện chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán với giá trị thực tế trên thị trường, nếu giá thực tế trên thị trường nhỏ hơn giá trị trên sổ sách kế toán kế toán lập dự phòng. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính Số dự phòng cho niên độ tiếp theo phải được lập trên số lượng giá trị hàng tồn kho. Nếu số dự phòng phải lập nhỏ hơn số đã lập cuối năm trước chưa sử dụng thì số chênh lệch được hoàn nhập vào kết quả sản xuất kinh doanh, ngược lại, số chênh lệch là số dự phòng phải lập bổ sung Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng thành phẩm , vật tư, hàng hoá * Giá trị TP, VT,HH ghi trên sổ sách - Giá TP, VT, trên thị trường cuối tháng Kết cấu TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên nợ: Xử lý thực tế hàng giảm giá Hoàn nhập số dự phòng đã lập Bên có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. TK 159 được hạch toán theo sơ đồ sau: TK 155 TK 111 TK 159 TK 642 (2) (1) TK 721 (3a) (3b) (1) Cuối niên độ kế toán, khi có những chứng cớ về giá trị thực tế của hàng tồn kho sẽ sụt giảm trên thị trường, kế toán lập dự phòng ghi: Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (2) Trong niên độ tiếp theo, hàng tồn kho được tiêu thụ giảm giá, kế toán ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàmg tồn kho Có TK 155- Thành phẩm (3) Đến cuối niên độ, kế toán lập dự phòng cho niên độ sau: (3a) số dự phòng < số hiện có, chênh lệch được hoàn nhập vào thu nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 721- Các khoản thu nhập bất thường (3b) số dự phòng > số hiện có, lập dự phòng số chênh lệch, kế toán ghi: Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Đối với nợ phải thu khó đòi: Khi kiểm tra các khoản phải thu của khách hàng, nếu thấy khách hàng có khó khăn về tài chính, dự đoán số khách hàng không trả nợ được và lập dự phòng cho những khách hàng đó. Kết cấu TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi Bên nợ: xử lý nợ phải thu thực tế thất thu Hoàn nhập số dự phòng đã lập Bên có: Lập dự phòng phải thu khó đòi Dư có: Dự phòng đã lập hiện còn TK này được hạch toán theo sơ đồ sau: TK 721 TK 139 TK 642 Hoàn nhập dự phòng Lập dự phòng phải thu khó đòi TK 131 TK111,112 số tiền thu của khách TK 642 Số tiền mất không đòi được Ngoài việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo tôi công ty cũng nên lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho tất cả các thành phẩm. Quỹ này chiếm khoảng 2% doanh thu. Việc trích lập này vừa đảm bảo theo nguyên tắc thận trọng của kế toán quốc tế mà công ty lại không phải chịu thuế thu nhập ở phần trích dự phòng (nếu sử dụng hết). Giả sử, cuối năm 1999, công ty lập quỹ dự phòng cho năm 2000 số trích lập là: 21.000.000.000 *2% = 420.000.000 đ Như vậy, công ty sẽ không phải nộp thuế thu nhập ở phần trích lập đó (nếu quỹ được sử dụng hết trong năm). Số tiền mà công ty được lợi là: 35%*420.000.000 = 147.000.000 đ 6.2 Bổ sung thêm TK 531-Hàng bán bị trả lại và TK 532-Giảm giá hàng bán. Trong nền kinh tế thị trường, khi có sai sót trong kỹ thuật hay do hàng kém chất lượng, sai quy cách đã quy định trong hợp đồng thì có thể thoả thuận giảm giá hàng bán hoặc khách hàng trả lại. Vì thế công ty nên mở các TK này để theo dõi và hạch toán đúng quy định của bộ tài chính. Kết cấu của TK 531 Bên nợ: Tập hợp các khoản doanh thu của số hàng đã tiêu thụ bị trả lại Bên có: Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại TK 531 không có số dư cuối kỳ. Kết cấu của TK 532 Bên nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp nhận cho người mua trong kỳ. Bên có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán. TK này cũng không có số dư. Quá trình và sơ đồ hạch toán đã đươc trình bày ở phần I xin phép không nhắc lại. Bên có: Tổng số doanh thu thực tế cho tiêu dùng nội bộ Cuối kỳ TK này không có số dư. 7,Về ứng dụng phần mềm kế toán. Trong thời đại thông tin bùng nổ như ngày nay, hầu hết các thông tin được lưu trữ, phân loại và xử lý trên máy vi tính. Các doanh nghiệp sử dụng máy vi tính như một công cụ quản lý thông tin đắc lực vì nó giúp cho việc quản lý thông tin được dễ dàng, gọn nhẹ. Hoà nhập với sự phát triển của hệ thống quản lý thông tin, theo tôi công ty nên ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác kế toán. Điều này sẽ giúp cho công việc kế toán giảm bớt, chính xác hơn, đồng thời khi cần thông tin nào nó sẽ đưa ra nhanh chóng. Hiện nay, công tác kế toán của công ty chưa được đưa vào máy vi tính xử lý. Vì vậy trong thời gian tới công ty nên đưa phần mềm vào công tác kế toán. 8, Phân tích kinh tế về thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm . Trong điều kiện kinh tế hiẹn nay, để có đủ sức cạnh tranh đứng vững trên thị trường thi công ty phải luôn nắm vững được nhu cầu thị trường, phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, có các kế hoạch cụ thể về chi phí, giá thành,cũng như lợi nhuận trước mỗi kỳ kinh doanh. Để làm được điều này các công ty phải tiến hành hoạt động phân tích tất cả các quá trình của hoatj động sản xuất kinh doanh mà quan trọng nhất là hoạt động tiêu thụ và quản lý thành phẩm. Hiện nay, ở công ty Dệt Kim Thăng Long kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm chưa tiến hành phân tích hoạt động kinh tế này. Vì thế, tôi xin đề nghị từ kỳ sau trở đi kế toán nên tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế về thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm như phân tích quy mô sản xuất , phân tích chất lượng sản phẩm, phân tích chung tình hình tiêu thụ, phân tích tình hình tiêu thụ sản phẩm theo điểm hoà vốn, phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng tới tình hình tiêu thụ...vv Trên cơ sở phân tích sẽ đề xuất được các biện pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục các nhược điểm, khai thác mọi khả năng tiềm tàng thúc đẩy công ty hoàn thành các mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, khi phân tích các hoạt động kinh tế kế toán cần lưu ý phải phân tích từ hai góc độ chủ quan và khách quan, cả về bản thân công ty cũng như là các tác động bên ngoài.