Đề tài Công tác quản lý và kế toán vốn bằng tiền tại công ty xây dựng và thương mại - Bộ giao thông vận tải

nhằm cung cấp thông tin về chi phí, giá thành, lãi lỗ... một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác cho công tác quản trị tại công ty. Từ đó ban lãnh đạo công ty sẽ có những quyết định chính xác hơn cho việc phát triển kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán của công ty với từng chức năng riêng biệt được tổ chức một cách tập trung. Kế toán trưởng và các nhân viên của mình cùng làm việc trong một không gian với cách bố trí vị trí cuả từng thành viên hết sức hợp lý. Mọi người có thể kiểm tra, trao đổi thông tin với nhau. Không khí cởi mở, chan hoà và thân mật bao trùm toàn bộ phòng. Do đó hiệu quả làm việc rất cao. Phòng Kế toán-tài vụ được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Bộ máy kế toán gồm 13 người, bao gồm: 1 trưởng phòng kiêm kế toán trưởng và các nhân viên kế toán chuyên quản. Như vậy, ta thấy bộ máy kế toán của công ty có phần nào cồng kềnh. Nhưng do đặc điểm kinh doanh, thương mại, xây dựng của công ty hết sức rộng lớn và phức tạp do đó việc phân chia thành từng phần hành với một đội ngũ tương đối lớn là cần thiết. Do đó, đòi hỏi phải có đội ngũ chuyên môn, kế toán viên năng động, hiệu quả. Ta có sơ đồ bộ máy kế toán của công ty như sau I.4.2 Hình thức kế toán áp dụng Công ty Xây dựng và Thương mại là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải. Do đó, hệ thống tài khoản kế toán của công ty đã và đang sử theo QĐ1141/BTC. Hình thức sổ sách kế toán được áp dụng trong công ty là hình thức chứng từ ghi sổ. Bao gồm các loại sổ sau: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các tài khoản Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Định kỳ mở sổ cái là một năm. Định kỳ ghi sổ cái là một tháng. Sổ, thẻ kế toán chi tiết được mở theo dõi chi tiết từng đối tượng có liên quan tới nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản tương ứng. II. Công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại II.1 Đặc điểm lưu chuyển tiền tệ tại công ty Công ty Xây dựng và Thương mại hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực và địa bàn hoạt động cũng rất đa dạng: xây lắp, sản xuất công nghiệp, hoạt động xuất nhập khẩu (trong đó bao gồm cả xuất khẩu lao động), dịch vụ tổng hợp. Bởi vậy, lượng tiền luân chuyển trên các tài khoản vốn bằng tiền cũng rất đa dạng và phong phú. Do hoạt động của công ty đa dạng, liên quan đến cả hoạt động xuất nhập khẩu nên lượng tiền lưu chuyển trong công ty diễn ra liên tục, phát sinh nhiều ngoại tệ. Có thể khái quát lưu chuyển vốn bằng tiền trong công ty như sau: Hoạt động sản xuất kinh doanh + Dòng thu + Dòng chi Hoạt động xuất nhập khẩu + Dòng thu + Dòng chi Hoạt động đầu tư + Dòng thu + Dòng chi Hoạt động tài chính + Dòng thu + Dòng chi Số dư đầu kỳ Số dư cuối kỳ Cụ thể như sau: II.1.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh * Dòng thu: Thu bán hàng (bán cấu kiện bê tông, vật liệu xây dựng…) Thu từ các công trình xây dựng dân dụng Thu từ nợ phải thu Các khoản thu khác * Dòng chi Các khoản phải trả cho người bán Các khoản phải trả cho công nhân viên Các khoản phải trả cho nhà nước Các khoản nợ phải trả Các khoản phải trả khác II.1.2 Hoạt động xuất nhập khẩu * Dòng thu Thu bán vật tư, máy móc thiết bị, thiết bị nội thất, hàng tiêu dùng Thu lệ phí xuất khẩu lao động Thu từ nợ phải thu Các khoản thu khác * Dòng chi Các khoản phải trả cho nhà xuất khẩu Các khoản thuế phải nộp Các khoản nợ phải trả Các khoản phải trả khác II.1.3 Hoạt động đầu tư * Dòng thu Thu hồi từ các khoản đầu tư Lãi đầu tư vào các đơn vị khác Thu do bán tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định.. * Dòng chi Đầu tư vào các đơn vị khác Mua sắm tài sản cố định II.1.4 Hoạt động tài chính * Dòng thu Tiền thu do đi vay Tiền thu do nhận góp vốn Tiền thu từ lãi tiền gửi * Dòng chi Tiền trả nợ vay Tiền hoàn vốn cho chủ sở hữu Chi hoạt động tài chính II.2 Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền trong công ty Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được lập thành các chứng từ. Các chứng từ này sau khi đã được hợp thức hoá (đủ dấu, chữ ký của những người có liên quan ..) sẽ trở thành chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong công ty và là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phát sinh bao gồm: Thông tư kèm hợp đồng, biên bản thanh toán, thanh lý Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ khách hàng Các văn bản đã được ký duyệt về việc chi trả, thanh toán khác kèm các chứng từ, hoá đơn liên quan. * Trình tự luân chuyển của phiếu thu Người nộp tiền kế toán thanh toán kế toán trưởng thủ quỹ kế toán tổng hợp bảo quản lữu trữ viết phiếu thu, ký, họ tên ký họ tên thu tiền ghi sổ quỹ, ký, họ tên ghi chi tiết, sổ cái tài khoản tiền mặt * Trình tự luân chuyển của phiếu chi Người nhận tiền kế toán thanh toán kế toán trưởng thủ quỹ kế toán tổng hợp bảo quản lữu trữ viết phiếu chi ký họ tên Kiểm tra, duyệt, ký họ tên Chi tiền, vào sổ quỹ, ký họ tên Vào sổ chi tiết, sổ cái TK111 thủ trưởng đơn vị ký họ tên, duyệt Theo nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ thì khi kế toán viên lập phiếu thu, chi, được kế toán trưởng và cấp trên ký duyệt tức là chứng từ đã được hoàn tất, kế toán viên có đầy đủ căn cứ để cập nhật số liệu vào chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên, để đảm bảo độ chính xác cao, tránh những sai xót có thể xảy ra, kế toán tiền mặt chỉ hạch toán vào sổ khi thủ quỹ đã thực hiện xong việc xuất, nhập tiền theo nội dung của phiếu. Đảm bảo chính xác hơn, thường sau mỗi ngày có phát sinh tiền mặt tại quỹ thì kế toán tiền mặt và thủ quỹ sẽ thực hiện đối chiếu chứng từ xem có trùng khớp nhau không. Làm như vậy cuối kỳ kiểm kê kế toán tiền mặt và thủ quỹ sẽ đỡ vất vả hơn trong việc tính toán và xử lý chênh lệch đó. Đó là công việc hạch toán tiền mặt tại quỹ. Còn đối với hạch toán tiền gửi ngân hàng thì căn cứ ghi sổ là phần số liệu phản ánh trên sổ số dư khách hàng, còn gọi là sổ phụ ngân hàng. Có thể thấy được mối quan hệ thông tin chính giữa kế toán công ty và kế toán ngân hàng là sổ phụ ngân hàng. Mọi phát sinh tăng giảm nội tệ, ngoại tệ trên tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty đều được phản ánh chi tiết ở phần nợ, có ở sổ phụ ngân hàng. Kế toán tiền gửi sẽ chỉ căn cứ vào số liệu trên sổ và các chứng từ hợp lệ đi kèm để hạch toán và cập nhật vào chứng từ ghi sổ. Như vậy thời gian luân chuyển chứng từ ban đầu đến khi hạch toán tiền gửi thường diễn ra từ 1-2 ngày, tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán và cách làm việc của kế toán công ty và kế toán ngân hàng. Cuối kỳ kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ theo đối tượng quản lý (thu tiền mặt, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) và sử dụng nó làm căn cứ vào sổ cái. Chứng từ kế toán sau khi được sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và vào sổ kế toán chi tiết sẽ được tập hợp và đưa vào lưu trữ như sau: một bản sẽ được lưu trữ trong bảng tổng hợp chứng từ gốc, một bản được đóng lại thành tập và lưu trữ kèm với sổ kế toán chi tiết. Các chứng từ ghi sổ được đóng lại thành tập theo từng quý và trình tự số, mỗi tập có một bìa ghi. Chứng từ ghi sổ Quý … năm 200… Từ số…. đến số…. Các chứng từ được lưu trữ, bảo quản, hết thời hạn lưu trữ sẽ được bộ phận lưu trữ đưa ra huỷ. Thực tế cho thấy, chứng từ luân chuyển trong Công ty Xây dựng và Thương mại hết sức chặt chẽ và hợp lý, tuân thủ đúng nguyên tắc. Bằng những xác nhận và chữ ký của Ban Giám đốc, trưởng bộ phận có nghiệp vụ kinh tế phát sinh và bộ phận kế toán đã kiểm soát được một cách chặt chẽ những khoản thu, chi liên quan đến vốn bằng tiền của công ty, tránh được tình trạng làm việc quan liêu, thu chi bừa bãi, làm ảnh hưởng đến vốn kinh doanh. Bên cạnh đó còn giúp cho việc quản lý tài chính của cấp trên tốt hơn khi đã nắm rõ được tình hình hoạt động và hiệu quả làm việc của các bộ phận trong công ty. II.3 Hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải II.3.1 Hạch toán tiền mặt tại quỹ Tiền mặt tại quỹ của công ty dùng để trả lương, thưởng cho các cán bộ, công nhân viên trong công ty và để chi tiêu mua sắm.. tuỳ thuộc vào thời kỳ phát sinh và kế hoạch chi tiêu mà xác định lượng tiền tồn quỹ. Nếu có nhu cầu phát sinh lớn, kế toán tiền mặt sẽ viết séc để thủ quỹ đi rút tiền ở ngân hàng. Trong hoạt động hàng ngày của công ty, phát sinh những dòng tiền thu, chi. Nếu tiền mặt tại quỹ quá lớn thì thủ quỹ sẽ xin ý kiến kế toán trưởng, tuỳ thuộc vào kế hoạch chi tiêu sắp tới để gửi bớt tiền vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty. Để theo dõi tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ, kế toán sử dụng TK111-“tiền mặt” để hạch toán. công ty sử dụng các tài khoản cấp 2 sau: TK1111: tiền Việt Nam TK1112: tiền ngoại tệ TK1113: thẻ visa TK1114: ngân phiếu Hàng ngày, căn cứ vào các kế hoạch thu, chi, các hợp đồng… kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu, chi tương ứng theo mẫu của công ty. * Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tăng tiền mặt chủ yếu là từ các hoạt động thu như doanh thu bán hàng, doanh thu dịch vụ, thu từ nợ phải thu… khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu trình kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ thu tiền, sau đó kế toán tiến hành định khoản vào chứng từ ghi sổ. Phiếu thu của công ty có một số loại như sau: Phiếu thu tiền mặt VND Phiếu thu tiền mặt USD Phiếu thu ngân phiếu VND Phiếu thu được lập thành 3 liên, một được lưu tại bảng tổng hợp chứng từ gốc, một được đính kèm trong sổ quỹ “thu tiền mặt”, một do người nộp tiền giữ. Sau khi thủ quỹ thu tiền, kế toán tiền mặt tiến hành vào chứng từ ghi sổ: Nợ TK111 (1112, 1113, 1114): tiền mặt Có TK112: rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt Có TK511: doanh thu bán hàng Có TK131: thu các khoản nợ phải thu của khách hàng * Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm tiền mặt Khi nhận được các văn bản đề nghị chi trả, các lệnh ghi giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng… đã hợp lệ, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi, chuyển cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng ký duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ. Phiếu chi bắt buộc phải có chữ ký của giám đốc. Nguyên tắc này giúp kiểm soát được các khoản chi, đảm bảo thực hiện đúng chế độ. Sau khi thủ quỹ chi tiền và người nhận tiền đã ký nhận, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành vào chứng từ ghi sổ Các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt trong quỹ Nợ TK112: tiền gửi vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK331: trả tiền cho người cung cấp Nợ TK334: trả lương cho công nhân viên Nợ TK141: chi tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác Nợ TK152, 153, 156: mua vật tư, hàng hoá Nợ TK211: chi tiền mua sắm tài sản cố định Có TK111 (1111, 1112, 1113, 1114) Trong tháng 1 năm 2002 ở Công ty phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt như sau: Rút tiền gửi ngân hàng về qũy tiền mặt: 20.000.000 đồng Giấy đề nghị xin tạm ứng của cán bộ Hoa, số tiền: 10.000.000 đồng Thu tiền bán sản phẩm cho khách hàng: 15.000.000 đồng Thu tiền của công ty A: 30.000.000 đồng Chi tiền lương kỳ I cho công nhân viên: 40.000.000 đồng Kế toán tiền mặt căn cứ vào số thu thực tế lập phiếu thu theo mẫu số 01-TT ban hành theo quyết định 186 TC/CĐKT ngày 14.3.1995 của Bộ Tài chính. (Mẫu phiếu thu xin xem ở phần phụ lục). Đối với phiếu chi, trước khi lập kế toán phải kiểm tra nội dung, tính hợp lý, hợp pháp và được sự phê chuẩn của giám đốc công ty cùng kế toán trưởng để lập phiếu chi theo mẫu số 01-TT ban hành theo quyết định 186 TC/CĐKT ngày 14.3.1995 của Bộ Tài chính. (Mẫu phiếu chi xin xem ở phần phụ lục). Sau khi thủ quỹ đã thực hiện việc thu, chi tiền mặt, hàng ngày kế toán vốn bằng tiền tiến hành vào sổ chứng từ ghi sổ các chứng từ gốc có cũng nội dung kinh tế. Mẫu chứng từ ghi sổ như sau: Chứng từ ghi sổ (thu tiền mặt) Côngty XD-TM Bộ GTVT Ngày01/01/2002 Số 0011 Nợ TK111 Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền(1000đ) Ghi chú Nợ Có -Thu tiền mặt ngày 01/01 +Rút tiền ở Ngân hàng +Bán hàng +Thu của công ty A 111 112 511 131 20.000 15.000 30.000 Cộng 65.000 Kèm theo 3 chứng từ gốc Kế toán trưởng người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên) Chứng từ ghi sổ (chi tiền mặt) Côngty XD-TM Bộ GTVT Ngày01/01/2002 Số 0011 Có TK111 Trích yếu Tài khoản đối ứng Số tiền(1000đ) Ghi chú Nợ Có -Chi tiền mặt ngày 01/01 +Tạm ứng + Chi lương 141 334 111 10000 40000 Cộng 50.000 Kèm theo 2 chứng từ gốc Kế toán trưởng người lập (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi các chứng từ ghi sổ được lập xong, kế toán phải kiểm tra lại để đảm bảo tính chính xác của số liệu đã phản ánh trên đó, sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ và ghi sổ cái tài khoản. Ví dụ ngày 02.01.2002 có thêm một chứng từ ghi sổ số 0012 với tổng phần thu là 35.000.000 đồng; tổng phần chi là 49.000.000 đồng. Kế toán lập sổ đăng ký chứng từ như sau: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 01 năm 2002 Chứng từ ghi sổ Số tiền (1000đ) Ghi chú Só Ngày 0011 0011 0012 0012 01/01 01/01 02/01 02/01 65.000 50.000 35.000 49.000 Thu tiền mặt Chi tiền mặt Thu tiền mặt Chi tiền mặt sổ cái TK1111 “tiền mặt ” Dư đầu ngày : ... Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền (1000đ ) Số Ngày Nợ Có 0011 0012 01/01 02/02 - Thu tiền mặt do rút từ NH - Tiền bán sản phẩm - Công ty A trả - Tạm ứng tiền mua hàng - Chi lương kỳ I ….. 112 511 131 141 334 …. 20.000 15.000 30.000 ….. 10.000 40.000 ….. Cộng … … …. Cuối trang sổ cái, kế toán cộng lấy số liệu chuyển sang để tiếp tục ghi chép hàng ngày. Vào cuối tháng, sau khi đã phản ánh tất cả các chứng từ liên quan đến tình hình thu, chi tiền mặt, kế toán khoá sổ tài khoản và lập báo cáo kế toán. * Đặc điểm thu, chi ngoại tệ tại quỹ công ty - Thu tiền bán hàng, thu tiền dịch vụ nhà khách, thu tiền dịch vụ xuất khẩu lao động ra nước ngoài bằng ngoại tệ Nợ TK1112 theo tỷ giá thực tế Có TK511 Đến cuối kỳ nếu có biến động lớn về tỷ giá thì kế toán tiến hành đánh giá lại số ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế vào thời điểm cuối kỳ. Nếu chênh lệch tăng, ghi: Nợ TK1112 theo tỷ giá thực tế vào cuối kỳ Có TK413 Nếu chênh lệch giảm, ghi: Nợ TK413 theo tỷ giá thực tế vào cuối kỳ Có TK1112 Thu hồi nợ của khách hàng bằng ngoại tệ, nhập quỹ tiền mặt Nợ TK1112: theo tỷ giá hạch toán Có TK131: theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu Có (nợ) TK413: chênh lệch tỷ giá Gửi ngoại tệ vào ngân hàng Nợ TK112 theo tỷ giá mua của ngân hàng Có TK1112 Xuất ngoại tệ mua tài sản, vật tư, hàng hoá, tài sản cố định theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Nợ TK152, 153, 156 Nợ TK211 Có TK1112: tỷ giá thực tế xuất ngoại tệ Có (nợ) TK413: chênh lệch tỷ giá Xuất ngoại tệ trả nợ người bán Nợ TK331: theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải trả Có TK1112: theo tỷ giá thực tế lúc xuất ngoại tệ Có (nợ) TK413: chênh lệch tỷ giá Trình tự luân chuyển chứng từ và luân chuyển của phiếu thu, chi: xem ở phần II.2 II.3.2 Hạch toán tiền gửi ngân hàng Công ty Xây dựng và Thương mại hoạt động trên phạm vi rất rộng. Do vậy các hoạt động thanh toán không thể thực hiện trực tiếp bằng tiền mặt hết được mà phải thông qua hệ thống ngân hàng để bảo đảm sự nhanh, gọn, an toàn. Hiện nay công ty đang duy trì tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Công thương Ba Đình-Hà Nội Tài khoản Việt Nam đồng: 710A-00033 Tài khoản ngoại tệ: 710A-00033 Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ chuyển tiền qua tài khoản của Công ty tại ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi trang “sổ kế toán chi tiết” cho doanh nghiệp. Kế toán sẽ tiến hành phân loại, kiểm tra, đối chiếu số phát sinh trên các chứng từ gốc trước đây với các số liệu trên trang sổ kế toán chi tiết của ngân hàng, để kịp thời phát hiện những sai sót có thể có, từ đó nhanh chóng phản ánh với ngân hàng để tìm ra biện pháp giải quyết. Sau khi kiểm tra, đối chiếu, căn cứ vào số liệu kế toán chi tiết của ngân hàng và chứng từ gốc đi kèm, kế toán tiến hành vào chứng từ ghi sổ. Công ty áp dụng một số hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản. Khi nhận được giấy báo nợ, giấy báo có hoặc bản sao kê của ngân hàng kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo sau đó mới ghi vào tài khoản tièn gửi ngân hàng, nếu số liệu đã khớp nhau. Ngược lại, nếu số liệu chưa khớp nhau thì công ty báo lại cho ngân hàng để cùng kiểm tra đối chiếu, xác minh và xử lý (công tác kiểm tra, đối chiếu, xác minh và xử lý xin xem ở phần II.3.3) Để hạch toán số dư và số phát sinh ngoại tệ trong kỳ, công ty sử dụng tỷ giá hạch toán đến cuối kỳ điều chỉnh lại trực tiếp vào TK711, TK811. * Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng tiền gửi ngân hàng Nợ TK112: tiền gửi ngân hàng Có TK111: xuất quỹ tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng Có TK131: các khoản phải thu của khách hàng bằng chuyển khoản Có TK336: Bộ Giao thông Vận tải cấp quỹ lương cho công ty bằng chuyển khoản Có TK551: thu lưu kho + kinh doanh ngoài cơ bản Có TK511: doanh thu bán hàng gửi vào ngân hàng ……… Đồng thời ghi nợ TK007: nếu phát sinh tăng ngoại tệ * Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm tiền gửi ngân hàng Nợ TK111: rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt Nợ TK331: trả tiền người cung cấp bằng chuyển khoản Nợ TK211: trả tiền mua sắm tài sản cố định Nợ TK336: chuyển tiền vào tài khoản của Bộ Giao thông Vận tải ……… Có TK112: tiền gửi ngân hàng Ví dụ: trong tháng 1 năm 2002, ngoài các nghiệp vụ đã phát sinh ở phần kế toán tiền mặt, công ty có các chứng từ của ngân hàng sau: 1-Giấy báo nợ số 20 ngày 6 tháng 1 về số tiền công ty đã rút từ tiền gửi ngân hàng về quỹ ngày 1 tháng 1: 20.000.000 đồng 2-Giấy báo nợ số 21 ngày 7 tháng 1, ngân hàng báo nợ số tiền công ty rút về quỹ ngày 6 tháng 1: 25.000.000 đồng 3-Giấy báo có số 22 ngày 10 tháng 1 về số tiền công ty B trả, doanh nghiệp đã gửi vào tài khoản tiền gửi ngân hàng:40.000.000 đồng. Sau khi nhận được các chứng từ trên, kế toán kiểm tra và định khoản kế toán: 1-Nợ TK111: 20.000.000 Có TK112: 20.000.000 2-Nợ TK111: 25.000.000 Có TK112: 25.000.000 3-Nợ TK112: 40.000.000 Có TK131: 40.000.000 Sau đó vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái TK112 tương tự như phần hạch toán tiền mặt tại quỹ. Hiện nay công ty không mở TK113-tiền đang chuyển để theo dõi các khoản tiền trong giai đoạn đang làm thủ tục ngân hàng. Trong thực tế, việc thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng sẽ mất từ một đến hai ngày. Do đó, nếu không mở TK113 để theo dõi tiền đang chuyển sẽ không phản ánh đúng tình hình biến động của ngân hàng. Nhận xét: qua phần nghiên cứu và trình bày chi tiết công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền của Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải, thấy rằng lưu lượng luân chuyển vốn bằng tiền diễn ra liên tục với nhiều nội dung khác nhau. Dù vậy, kế toán vốn bằng tiền và thủ quỹ đã tuân theo đúng nguyên tắc, phối hợp nhịp nhàng trong việc thu, chi hàng ngày nên chưa để xảy ra những sai lệch, nhầm lẫn đáng tiếc nào. II.3.3 Công tác kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh sổ sách kế toán vốn bằng tiền tại công ty Toàn bộ hệ thống sổ sách, báo cáo của công ty sau khi được lập và hoàn chỉnh đều được lưu giữ trong hệ thống máy tính. Do đó rất thuận tiện cho việc tìm kiếm, đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh sổ sách. Theo kỳ hàng tháng, kế toán chi tiết vốn bằng tiền tiến hành in sổ chi tiết từng tài khoản (1111, 1112, 1113..,) để chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp và các bộ phận có liên quan đối chiếu, kiểm tra và lập báo cáo cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý và đó cũng là căn cứ để lập sổ sách, kế hoạch cho kỳ kinh doanh tiếp theo. Để tổ chức và thực hiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty đạt kết quả cao, khi hạch toán vào sổ sách, trước tiên kế toán viên tiến hành tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán: - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ để đảm bảo việc tuân thủ các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước, ngăn ngừa kịp thời những hành vi vi phạm, tham ô, lãnh phí. - Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ. Tính hợp lý đòi hỏi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, với dự toán, với hợp đồng, phù hợp với các định mức kinh tế-kỹ thuật, phù hợp với kỷ luật thanh toán, tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường thòi kỳ hiện tại. - Kiểm tra tính thực tế và tính trung thực của các chỉ tiêu số lượng (hiện vật và giá trị) do nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tác động đến tài sản của doanh nghiệp được ghi trong chứng từ nhằm ngăn ngừa những hành vi gian dối của nhưng người thực hiện nghiệp vụ này, kiểm tra căn cứ tính và cách tính toán các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán - Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của số liệu kế toán, đảm bảo cho việc kiểm tra, kiểm soát được thông tin kế toán, phản ánh trong chứng từ khi cần thiết từ phía các cơ quan chức năng có thẩm quyền. a) Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh sổ sách của tiền mặt tại quỹ. Việc quản lý tiền mặt tại két càng tốt thì càng hạn chế được sự mất mát, thiếu hụt, chênh lệch so với sổ sách. Mặc dù các phát sinh về tiền mặt trong ngày đều được thủ quỹ và kế toán tiền mặt đối chiếu số liệu vào cuối ngày để tìm ra sự chênh lệch, sai sót. Song vẫn có thể xảy ra chênh lệch giữa thực tế và sổ sách do một số nguyên nhân chủ quan và khách quan sau: - Khi nhận hoặc chi tiêu, thông thường số lượng tiền phát sinh rất nhiều, thủ quỹ không thể kiểm soát được một cách chặt chẽ số lượng tiền mặt mình đã nhận hoặc đã chi, không thể kiểm soát được số nghiệp vụ phát sinh do có sự chênh lệch tiền rất ít qua mỗi nghiệp vụ, song số lượng nghiệp vụ phát sinh quá nhiều cho nên cuối cùng lượng tiền mặt chênh lệch lại rất lớn. - Do những nguyên nhân về mặt kỹ thuật như: máy đếm tiền có thể bị hỏng, không phân biệt được những tờ tiền giả, tiền khác chủng loại. - Do kế toán chi tiết vốn bằng tiền không phản ánh hết tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong ngày hoặc bị nhầm lẫn số liệu phản ánh một nghiệp vụ phát sinh nào đó mà chưa phát hiện được kịp thời. Do đó, việc kiểm tra, đối chiếu số tiền thực tế tồn quỹ và trên sổ sách giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ là hết sức cần thiết. Có như vậy mới phát hiện kịp thời những sai sót có thể xảy ra. Khi xảy ra chênh lệch, kế toán tiền mặt phải kiểm tra lại số phát sinh của từng nghiệp vụ trên sổ sách của mình trong kỳ sau đó hai bên đối chiếu với nhau để đi đến một sự thống nhất. Khi đó tuỳ thuộc vào sự sai lệch ở khoản nào, của ai thì người đó có trách nhiệm điều chỉnh lại sổ sách của mình. Trường hợp chênh lệch giữa sổ sách và thực tế, khi hai bên chưa thống nhất được, kế toán sẽ phản ánh số chênh lệch đó vào TK138 và 338. Nợ TK138-phải thu khác nếu chênh lệch giảm Có TK111.1: tiền Việt Nam Hoặc Nợ TK1111; tiền Việt Nam nếu chênh lệch tăng Có TK338: phải trả, phải nộp khác Sau khi đối chiếu và phản ánh số chênh lệch, kế toán phải lập biên bản trình lên cấp trên để tìm nguyên nhân và biện pháp giải quyết. Trường hợp sổ sách của kế toán và thủ quỹ đã thống nhất với nhau về số liệu cùng với thực tế còn tồn quỹ ở két bạc, để đảm bảo kế toán và thủ quỹ cần xem xét lại các nghiệp vụ phát sinh trong từng ngày và trong kỳ kế toán để có thể tìm thấy những sai sót, chênh lệch đáng tiếc. b) Đối chiếu, kiểm tra điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh tiền gửi ngân hàng Việc kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh trên tài khoản tiền gửi ngân hàng nhằm đảm bảo sự thống nhất số tiền đã phát sinh và hiện còn dư tại tài khoản tiền gửi ngân hàng giữa sổ sách ngân hàng và sổ sách nhân viên kế toán của công ty. Thông thường, mỗi khi nhận được sổ phụ ngân hàng phản ánh mọi phát sinh tăng, giảm tiền gửi ngân hàng tại công ty, nhân viên kế toán sẽ đối chiếu các chứng từ, sổ sách của mình với sổ sách của ngân hàng về số phát sinh, số dư của tài khoản. Do hai bên cùng quản lý số liệu phát sinh một tài khoản thông qua hai hệ thống sổ sách khác nhau nên đều cố gắng không để tình trạng chênh lệch đáng tiếc xảy ra. Trên thực tế công ty vẫn chưa để xảy ra tình trạng chênh lệch này. Tuy nhiên, dù rất thận trọng trong công tác hạch toán cũng như việc ghi sổ, hệ thống kiểm soát rất hiệu quả ở ngân hàng và ở các đơn vị mở tài khoản, song công việc và nhiệm vụ phát sinh nhiều tình trạng nhầm lẫn vẫn có thể xảy ra. Khi có chênh lệch, dù đó là do nguyên nhân gì, phát sinh ở khâu nào đi chăng nữa thì cả hai bên cũng cần có sự đối chiếu kiểm tra sổ sách để tiến tới thống nhất về số phát sinh cũng như số dư thực tế của đơn vị. Từ đó có thể điều chỉnh kịp thời tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch đó. Nếu kỳ kết toán đã đến mà chưa tìm ra nguyên nhân thì kế toán phải tạm thời căn cứ vào các số iệu của ngân hàng để phản ánh vào TK112 của mình. Số chênh lệch đó như sau: Nếu số tiền trên sổ sách của nhân viên kế toán phản ánh lớn hơn so với sổ sách ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK1381: phải thu khác Có TK112: tiền gửi ngân hàng Nếu số tiền trên sổ sách của nhân viên kế toán nhỏ hơn so với sổ sách của ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK112: tiền gửi ngân hàng Có TK3381: phải trả, phải nộp khác Sang kỳ sau kế toán tiếp tục truy tìm nguyên nhân của sự chênh lệch đó và kiến nghị những biện pháp điều chỉnh chênh lệch với cấp trên. Nếu được cấp trên cho phép xử lý vào TK821-chi phí hoạt động bất thường hoặc TK721-thu nhập hoạt động bất thường. Chương III: một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải. i. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại Công ty Xây dựng và Thương mại tuy mới được tách chuyển nguyên trạng từ doanh nghiệp nhà nước-Xí nghiệp Thi công cơ giới công trình giao thông về trực thuộc Bộ Giao thông Vận tải với tên gọi Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải được 6 năm, song công ty đã có những cố gắng đáng ghi nhận trong việc tổ chức bộ máy quản lý cũng như bộ phận sản xuất, trong đó bộ phận kế toán vốn bằng tiền của Phòng Kế toán-tài vụ cũng góp phần rất lớn. I.1 Ưu điểm của công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền - Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 13 người, mỗi người đảm nhiệm một lĩnh vực khác nhau nên trình độ chuyên môn hoá trong công tác kế toán rất cao, thuận tiện cho nhân viên kế toán trau dồi kiến thức, xử lý vững các nghiệp vụ kế toán chuyên môn mà mình đảm nhiệm. - Công tác kiểm tra các chứng từ kinh tế phát sinh trước khi nó trở thành chứng từ kế toán được thực hiện rất nghiêm ngặt. Do đó các chứng từ kế toán của công ty đều là những chứng từ hợp pháp, hợp lý và rất trung thực. - Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két sắt được đảm bảo tính an toàn cao nhất. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật hàng ngày vào các sổ chi tiết theo đúng nguyên tắc nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác. Công tác kế toán tổng hợp được đơn giản hoá tới mức tối đa, cho phép ghi chép kịp thời một cách tổng hợp những hiện tượng kinh tế liên quan đến tình trạng biến động của vốn bằng tiền. - Hệ thống tài khoản áp dụng để theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền hoàn toàn tuân thủ theo quy định của chế độ và đã được chi tiết tới mức tối đa cho từng loại tiền. Sự chi tiết đó cho phép ban lãnh đạo sớm nắm bắt được những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền, từ đó có thể ra quyết định một cách chính xác và hợp lý để phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. - Hệ thống sổ sách kế toán được lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch. Việc lưu trữ thông tin và lập sổ sách kế toán đều được thực hiện trên máy vi tính. i.2 Nhược điểm - Lượng công việc dành cho mỗi nhân viên của Phòng kế toán-tài vụ chưa phân phối hợp lý dẫn đến tình trạng người phải làm nhiều công việc, người thì làm ít nên chưa khai thức được hết thời gian cũng như năng lực của từng người. - Công ty không sử dụng TK113-tiền đang chuyển, nên không phản ánh được tình hình biến động của vốn bằng tiền. Ví dụ, bán hàng thu tiền nộp thẳng vào ngân hàng nhưng đến cuối kỳ quyết toán mà ngân hàng chưa có giấy báo có, do đó không thể phản ánh kịp thời phần doanh thu trong kỳ kế toán đó mà phải để đến kỳ sau. Trong thực tế công việc thanh toán qua ngân hàng cần có các thủ tục đầy đủ có thể mất nhiều thời gian. Nếu không mở TK113 sẽ không phản ánh được đầy đủ, kịp thời lượng vốn bằng tiền hiện có của công ty. - Về quản lý lưu thông tiền tệ, đơn vị chưa có một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cũng như một kế hoạch thanh toán tiền công nợ thống nhất nên dẫn tới tình trạng số tiền mặt tại quỹ của công ty không ổn định, lúc nhiều, lúc ít. Điều này có thể gây khó khăn cho công ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh hoặc có thể gây ứ đọng quá nhiều tiền mặt làm cho vòng quay của đồng vốn bị chậm lại. - Có sự chênh lệch tiền mặt tại quỹ so với sổ sách (do sự chênh lệch rất ít của mỗi nghiệp vụ). Nhưng vì số lượng các nghiệp vụ rất lớn nên lượng chênh lệch cũng lớn. - Vẫn còn một số nhầm lẫn số liệu khi phản ánh nghiệp vụ kế toán. Tuy nhiên tất cả những nhầm lẫn đó đều được phát hiện và điều chỉnh kịp thời. ii. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý Và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải II.1 Công tác quản lý vốn bằng tiền trước những yêu cầu phát triển kinh doanh của công ty trong thời gian tới. Phát triển vững mạnh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu là mục tiêu hàng đầu của Công ty Xây dựng và Thương mại. Công ty đã xây dựng cho mình dự án đầu tư phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật trong thời gian tới cho các công trình xây dựng giao thông, công trình xây dựng dân dụng cũng như các xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu và kinh doanh tổng hợp… Các dịch vụ vận chuyển hành khách, dịch vụ hộ chiếu, visa ngày càng được hoàn thiện hơn nữa đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong nước và quốc tế. An toàn và hiệu quả là mục tiêu mà mỗi người công nhân trong công ty luôn ghi nhớ và thực hiện tốt. Với nhiệm vụ phát triển nguồn vốn kinh doanh của mình, công ty đã áp dụng nhiều hình thức tăng trưởng vốn như sau: - Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn vốn hiện có bằng các biện pháp tích cực trong việc sử dụng vốn cố định và vốn lưu động. - Mở rộng hơn nữa các mối quan hệ hợp tác với các nước trong khu vực Đông Nam á vì lượng vận chuyển và mua bán máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, thiết bị nội thất, hàng tiêu dùng cũng như xuất khẩu lao động trong khu vực này chiếm tỷ trọng khá lớn. Thêm nhiều hoạt động kinh doanh, thêm nhiều bạn hàng… công ty sẽ có thêm doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên, doanh thu và lợi nhuận đó phải biểu hiện giá trị bằng tiền tệ thực tế chứ không phải là những món nợ chồng chất khổng lồ hay những mối quan hệ tài chính kém độ tin cậy khác. Để thực hiện mục tiêu trên, trong những năm tới công ty phải đồng thời sử dụng nhiều hình thức để tăng vốn, sử dụng nhiều phương pháp quản lý, hạch toán chặt chẽ và hiệu quả hơn đồng vốn kinh doanh của công ty: để tăng vốn không chỉ đơn thuần tìm ra được các biện pháp, xây dựng các chiến lược mục tiêu phát triển mà còn phải thực thi chúng một cách có hiệu quả nhất. Kế toán vốn bằng tiền là một trong những công cụ quản lý rất quan trọng cho việc phát triển vốn kinh doanh của công ty thông qua việc phản ánh chính xác tình hình biến động của tiền tệ, đưa ra các phương án nhằm tham mưu cho các cấp lãnh đạo trong việc giải quyết các khó khăn trước mắt. Có thể thấy kế toán vốn bằng tiền của Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải đã phần nào đáp ứng tốt những yêu cầu cơ bản trong công tác hạch toán cũng như công tác quản trị kinh doanh. Mặc dù vậy, là một trong những bộ phận quản lý trực tiếp lượng tiền không nhỏ so với tổng tài sản lưu động của công ty cho nên công tác kế toán vốn bằng tiền đòi hỏi ban giám đốc phải luôn quan tâm, giám sát đến các biện pháp bồi dưỡng, đào tạo và nâng cao kiến thức hơn nữa cho các kế toán viên để họ có thể thích nghi kịp thời với những thay đổi của máy móc, thông tin và sự đa dạng phức tạp trong giao dịch với các đối tác nước ngoài. Yêu cầu đối với kế toán vốn bằng tiền là luôn nắm vững được tình hình luân chuyển tiền tệ của đơn vị, nắm rõ được các mối quan hệ thanh toán giữa công ty với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước. Đồng thời phải phản ánh thông tin chính xác, kịp thời cho ban giám đốc công ty. Kế toán vốn bằng tiền phải quản lý chặt chẽ và đầy đủ các loại tiền tệ hiện có của công ty, tối thiểu hoá những lầm lẫn sai sót, thất thoát về tiền tệ. Có như vậy nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp mới được bảo toàn góp phần thúc đẩy công ty phát triển ngày càng vững mạnh. II.2 Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại-Bộ Giao thông Vận tải. Mặc dù công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại phần nào cũng đã được hoàn thiện. Nhưng để đạt được những mục tiêu kinh tế lâu dài cho công ty thì công tác kế toán vốn bằng tiền cần được hoàn thiện hơn nữa. Ngoài việc tích cực thu hồi các khoản nợ đến hạn phải trả để bảo toàn và phát triển nguồn vốn công ty nên quan tâm đến một số vấn đề sau: II.2.1 tổ chức bộ máy kế toán Cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, bộ máy quản lý của công ty nói chung và bộ máy phòng kế toán nói riêng phải ngày càng gọn nhẹ hơn. Công ty đã không ngừng cố gắng trong công tác tổ chức bộ máy kế toán sao cho có hiệu quả. Song hiện nay phòng kế toán tài vụ với 13 người nói chung vẫn còn quá cồng kềnh nên chưa phát huy được hết khả năng làm việc của từng người dẫn đến tình trạng người làm không hết việc, người lại quá nhàn rỗi. Như đã nêu ở trên, bộ máy kế toán của phòng kế toán tài vụ là 13 người nhằm mục đích chuyên môn hoá từng phần hành kế toán giúp các nhân viên kế toán vững vàng hơn trong nghiệp vụ của phần mình đảm nhiệm vì công ty hoạt động trên địa bàn rất lớn, phức tạp, hàng ngày phát sinh nhiều nghiệp vụ kinh tế, quan hệ giao dịch với nhiều đối tác trong nước cũng như quốc tế. Tuy vậy, để phát huy hơn nữa khả năng làm việc của mỗi cá nhân, tiết kiệm được nhân lực, làm cho bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả hơn, công ty nên điều chỉnh đôi chút trong phương pháp tổ chức bộ máy kế toán cho hợp lý, bố trí phân công lao động kế toán cho phù hợp với năng lực từng người, giảm bớt công việc bằng cách tổ chức hạch toán kế toán theo từng công đoạn ở các bộ phận chuyên môn, sau đó tổng hợp lại vào cuối kỳ kế toán. Căn cứ vào từng phần hành kế toán của công ty xem phần hành nào phức tạp, nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh, lượng tiền lớn hoặc phần hành nào đơn giản, ít nghiệp vụ kế toán phát sinh, lượng tiền nhỏ để từ đó giao việc cho từng nhân viên đảm nhiệm cho phù hợp. Không nhất thiết lúc nào cũng phải chuyên môn hoá hoàn toàn từng phần hành cụ thể để giao cho mỗi người một phần hành. Nếu phần hành nào lớn, phức tạp thì có thể giao cho hai người đảm nhiệm. Phần hành nào nhỏ thì gộp lại để giao cho một người. Chẳng hạn trong công ty kế toán vật tư, nguyên vật liệu, nhiêm liệu và kế toán chi phí làm việc hết sức vất vả bởi vì lĩnh vực hoạt động của công ty hết sức đa dạng, trên địa bàn lớn. Hai phần hành kế toán này phức tạp thường xuyên có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh với số lượng lớn. Hơn thế nữa giá cả của các loại vật tư, nguyên, nhiên vật liệu cũng như các loại hình dịch vụ, các khoản chi phí lại thường xuyên thay đổi. Bởi vậy ở hai phần hành này mỗi phần hành một người đảm nhiệm thì khối lượng công việc quá lớn khiến cho kế toán viên đó lúc nào cũng ở trong tình trạng bận rộn. Vậy ở hai phần hành này nên có thêm một nhân viên nữa ở mỗi phần hành để giảm bớt lượng công việc cho kế toán viên. Có như thế mới tránh được tình trạng sai xót, nhầm lẫn do khối lượng công việc lớn nên thường vội vàng, mệt mỏi dẫn đến để xót các nghiệp vụ, phản ánh sai các nghiệp vụ… Bên cạnh đó cũng có có một số phần hành kế toán lại quá nhỏ, khối lượng công việc ít, số tiền phát sinh ở mỗi nghiệp vụ không lớn, ít biến động. Ví dụ như kế toán tài sản cố định: Mặc dù lượng tiền để hạch toán tài sản cố định của công ty là rất lớn nhưng tài sản cố định lại thường không biến động nên khối lượng công việc không lớn. Hoặc phần hành kế toán bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn và các quỹ khác cũng quá nhỏ. Số lượng cán bộ công nhân viên trong công ty nhiều, nhu cầu được hưởng bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn cho từng người bắt buộc phải được thực hiện. Nhưng không phải lúc nào cũng xảy ra các rủi ro cần được hưởng bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, có chăng thì lẻ tẻ, rất ít. Hơn thế bảo hiểm xã hội mỗi năm chỉ phải mua một lần do đó kế toán đảm nhiệm phần hành này rất nhàn. Kế toán thống kê sản lượng và bộ phận kiểm tra, nghiệm thu cũng thế. Khối lượng công việc quá ít. Để giảm bớt nhân lực mà vẫn hoàn thành tốt công việc nên để một kế toán đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán nhỏ. Như vậy, vừa sử dụng hết năng lực của nhân viên kế toán thống kê tại các phần hành chức năng, vừa giảm bớt được công việc tại phòng kế toán của công ty, lại vừa đảm bảo được sự chuẩn xác của phương hướng phân công lao động kế toán có thể coi là phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty như sau: Phòng Kế toán-tài vụ vẫn gồm 13 người thực hiện các nghiệp vụ sau: Một kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm trước giám đốc và tổng công ty về tình hình quản lý tài chính của công ty Một phó phòng tài chính kế toán kiêm kế toán tổng hợp Một nhân viên kế toán thanh toán Một nhân viên kế toán doanh thu và nghĩa vụ với nhà nước Một nhân viên kế toán vốn bằng tiền Một thủ quỹ chịu trách nhiệm theo dõi, bảo quản két tiền và giao dịch ngân hàng Một nhân viên kế toán tài sản cố định và kế toán bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, quỹ công ty Một nhân viên kế toán thống kê sản lượng kiêm nghiệm thu và kiểm tra giá Một nhân viên kế toán các khoản phải trả công nhân viên: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các quỹ công ty. Hai kế toán vật tư, nguyên-nhiên-vật liệu Hai kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm Những tồn tại nêu trên nếu được khắc phục kịp thời hoặc cải tiến thì các nhân viên kế toán nói chung, kế toán vốn bằng tiền nói riêng sẽ tiến hành công việc được tốt hơn, đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty và đảm bảo mọi chức năng kế toán, phát huy có hiệu quả nhất. Ban lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công nhân viên tiếp tục bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, nhất là các nghiệp vụ xử lý thông tin trên máy vi tính, nhằm phát huy tối đa mọi khả năng của nhân viên kế toán phục vụ cho công tác hạch toán kế toán cũng như công tác quản lý của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Ngoài ra tuyển mộ, tuyển chọn thêm đội ngũ nhân viến trẻ, có năng lực, trình độ, linh hoạt cũng là điều mà công ty nên quan tâm nhiều hơn. II. 2.2 hạch toán vốn bằng tiền Việc hạch toán tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng trong công ty nói chung là hợp lý và tuân theo chế độ kế toán đã quy định. Tuy nhiên việc công ty không sử dụng TK113-tiền đang chuyển sẽ không phản ánh đúng tình hình tăng, giảm vốn bằng tiền trong kỳ cũng như tình hình thanh toán với các đối tác khi đến cuối kỳ quyết toán số tiền đang chuyển đó chưa có giấy báo của ngân hàng. Thực tế cho thấy việc thanh toán qua ngân hàng cần phải có đầy đủ các thủ tục cho nên mất khá nhiều thời gian. Nếu công ty không mở TK113 để theo dõi sẽ không phản ánh được đầy đủ, kịp thời thời vốn bằng tiền hiện có của công ty. Vậy kế toán vốn bằng tiền nên mở TK113 để theo dõi, phản ánh kịp thời các tài khoản tiền đang chuyển. Do thực chất, đặc điểm công ty có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, cho nên kế toán vốn bằng tiền nên mở TK113 để theo dõi, phản ánh kịp thời các khoản tiền đang chuyển vào TK113. Có như vậy đến cuối kỳ quyết toán mới đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho việc lập báo cáo, theo dõi đôn đốc kịp thời công nợ và quản lý tài chính trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Ví dụ: ngày 25 tháng 1 năm 2002 công ty thanh toán tiền mua nguyên vật liệu cho người bán là 52.000.000 đồng. Sau khi lập uỷ nhiệm chi cho ngân hàng, trong khi chờ thủ tục thanh toán hoàn tất theo chế độ kế toán thì kế toán tiền mặt sẽ ghi Nợ TK113: 52.000.000 Có TK112: 52.000.000 Sau khi nhận được thông báo của ngân hàng thì việc thanh toán đã hoàn tất, kế toán tiền mặt ghi: Nợ TK331: 52.000.000 Có TK113: 52.000.000 Hiện tại công ty không mở TK113 nên sau khi lập uỷ nhiệm chi, kế toán tiền mặt phải chờ giấy báo của ngân hàng mới vào chứng từ ghi sổ: Nợ TK331: 52.000.000 Có TK112: 52.000.000 Cuối tháng, sau khi đã kiểm tra kỹ lại các bút toán và các số liệu chi tiết, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái các tài khoản + Số cái TK1111-tiền mặt VND + Sổ cái TK1112-tiềm mặt ngoại tệ + Sổ cái TK1113-thẻ visa + Sổ cái TK1114-ngân phiếu + Sổ cái TK112-tài khoản gửi tại ngân hàng Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là một báo cáo tài chính phản ánh các khoản thu-chi tiền trong kỳ của công ty theo từng hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính. Thông qua đó giám đốc có thể dự đoán được lượng tiền mang lại từ các hoạt động kinh doanh trong tương lai, thấy trước được khả năng thanh toán trong kỳ tới… Trước đây kế toán vốn bằng tiền của công ty có sử dụng báo cáo này nhưng hiện nay không thấy sử dụng nữa. Với ý nghĩa quan trọng của báo cáo lưu chuyển tiền tệ như vậy thì theo em kế toán vốn bằng tiền của công ty nên tiếp tục sử dụng, duy trì và lập báo cáo này. Việc sử dụng nó góp phần đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của công ty cũng như việc đảm bảo cho dự án năm tới được thực hiện. Ngoài những vấn đề cần hoàn thiện trong công tác kế toán vốn bằng tiền thì bộ phận kế toán công nợ, chi phí, tổng hợp cũng cần có những thay đổi. Công tác tập hợp chi phí, kiểm kê phải được thực hiện theo đúng quy định về thời gian để kế toán tổng hợp có thể lập báo cáo quyết toán kịp thời và phản ánh được đầy đủ mọi phát sinh chi phí trong kỳ. Trong hạch toán kế toán trên mát tính, để tránh những sự cố bất thường trong quá trình hạch toán và lưu chuyển thông tin thì công ty cần có những biện pháp khắc phục tối thiểu những trục trặc kỹ thuật, tăng cường công tác sửa chữa, giám sát hệ thống máy tính để đảm bảo cho công việc kế toán được thực hiện tốt hơn, cung cấp thông tin được liên tục hơn. II.2. 3 công tác quản lý lưu thông tiền tệ Để xác định lượng tiền mặt tồn quỹ là bao nhiêu cho hợp lý nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp được liên tục lại tiết kiệm, không lãng phí khi để quá nhiều tiền trong quỹ, công ty cần xây dựng cho mình một định mức cụ thể căn cứ vào dự tính, kế hoạch của luồng tiền chi, thu trong thời gian tới. Hiện nay công ty chỉ mới quy định không để quá nhiều tiền trong quỹ, khi nào lượng tiền trong quỹ vượt quá mức tồn quỹ thì nhân viên kế toán vốn bằng tiền sẽ viết phiếu chi cho thủ quỹ đi nộp tiền vào ngân hàng. Khi nào cần sử dụng lại rút ra. Trên thực tế, do chưa tính toán kỹ được kế hoạch chi tiêu nên có khi thủ quỹ vừa mới xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, một vài hôm sau lại phải đi ngân hàng rút tiền về vì có khoản phát sinh cần đến tiền. Để xác định được mức tồn quỹ bao nhiêu là hợp lý công ty cần xây dựng định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty trong từng thời kỳ. Định mức này có thể được xác định một cách linh hoạt, thích ứng với sự biến động của sản xuấ kinh doanh và dịch vụ. Bên cạnh việc xác định lượng tiền mặt tồn quỹ là bao nhiêu cho hợp lý, kế toán vốn bằng tiền cần phải biết cách làm thể nào để phát triển lượng tiền thừa trong quỹ, tận dụng tối đa chi phí cơ hội của nó bằng cách xin phép ban giám đốc cho nghiên cứu, lựa chọn đầu tư vào các lĩnh vực khác có hiệu quả hơn là đem tiền gửi vào ngân hàng với lãi suất thấp. Ngoài ra cần tránh bị chiếm dụng vốn bằng cách tích cực hơn nữa trong việc thu hồi công nợ. Nói tóm lại, để hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý và kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Xây dựng và Thương mại, công ty nên phân phối lại công việc cho từng nhân viên sao cho phù hợp với năng lực của từng người. Phần công việc nào quá lớn nên giao cho hai người đảm nhiệm. Phần công việc nào quá nhỏ thì gộp lại giao cho một người. Có như vậy mới tạo điều kiện cho từng thành viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó cần bổ sung thêm tài khoản 113-tiền đang chuyển vào hệ thống tài khoản của công ty để phản ánh, cập nhật thông tin chính xác, kịp thời cho việc lập cá báo cáo quyết toán. Tăng cường hơn nữa trong việc đôn đốc, thu hồi công nợ và quản lý tài chính. Từng thành viên trong Phòng Kế toán-tài vụ cần được trau dồi kiến thức nhiều hơn, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao hơn để có thể loại bỏ hoàn toàn những sai xót, nhầm lẫn trong công tác hạch toán các nghiệp vụ kế toán trong phần hành kế toán mà mình đảm nhiệm. Kết luận chung Kế toán vốn bằng tiền là một phần hết sức quan trọng trong công tác kế toán-tài vụ của mỗi công ty. Qua thời gian thực tập tốt nghiệp tại Công ty Xây dựng và Thương mại em nhận thấy công tác kế toán vốn bằng tiền vừa mang tính lý luận lại vừa mang tính thực tế rất cao. Ban lãnh đạo của mỗi công ty muốn có một quyết định kinh doanh nào từ tầm vi mỗ hay vĩ mô đều không thể không dựa vào ý kiến của phòng kế toán-tài vụ, đó chính là các báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ… để lựa chọn cho mình quyết định đúng đắn nhất. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán của công ty là tất yếu, nhất là tình hình nước ta hiện nay trong nền kinh tế thị trường, vốn bằng tiền trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp cũng như các nhà quản lý. Những năm qua ở Công ty Xây dựng và Thương mại vẫn còn có một số vấn đề cần quan tâm và giải quyết triệt để hơn. Nhưng nói chung công tác quản lý và kế toán vốn bằng tiền ở đây là hợp lý, theo đúng nguyên tắc, chế độ. Nó đã thể hiện được chức năng là công cụ quản lý tài chính có hiệu lực, góp phần quan trọng trong sự phát triển của công ty. Tài liệu tham khảo Ngô Thế Chi, Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp, Nxb.Thống kê, Hà Nội, 1995. Phạm Văn Dược, Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán mới, Nxb.Thống kê, Hà Nội, 1997. Vũ Duy Hào, Quản trị tài chính doanh nghiệp, Nxb.Thống kê, Hà Nội, 1997. Trịnh Thị Mai Hoa, Giáo trình kinh tế học tiền tệ-ngân hàng, Nxb.Đại học Quốc gia Hà Nội, 1999. Lê Gia Lục, Kế toán đại cương và tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp, Nxb.Thống kê, Hà Nội, 1999. Hà Ngọc Sơn, Kế toán tổng hợp phân tích và lập báo cáo tài chính doanh nghiệp, Nxb.Tài chính, Hà Nội, 1996. Đỗ Hoàng Toàn, Khoa học quản lý, Nxb.Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội, 1999. Phụ lục I.1: Hạch toán kế toán tổng hợp quỹ tiền mặt TK111 TK112 Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ TK511, 512 (333) Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm lao vụ, dịch vụ (VAT đầu ra) TK711, 721 Thu nhập hoạt động tài chính và thu nhập bất thường TK131 Người mua, các đơn vị trực thuộc trả tiền TK121, 128, 222, 228 Thu hồi các khoản đầu tư TK441 Nhận vốn đuợc cấp hoặc nhận vốn Góp của chủ sở hữu TK411 - Nhận vốn kinh doanh TK311, 341 Vay ngắn hạn và dài hạn lập quỹ Số tồn cuối TK112,113 Gửi tiền và nộp tiền bán hàng vào ngân hàng TK121, 128, 222, 228 Mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn và đầu tư khác TK152, 153, 156, 611, 211 (133) Mua vật tư, hàng hoá, tài sản cố định (VAT đầu vào) TK142, 241, 627, 641, 642 Các khoản chi phí bằng tiền mặt TK311, 315, 341 Trả nợ tiền vay TK331, 333, 334, 338 Trả tiền người bán, nộp thuế, trả Lương, trả khác TK414, 415, 431 Chi các quỹ cho doanh nghiệp PHụ LụC i.2: Hạch toán kế toán tổng hợp tiền gửi ngân hàng TK112TK111,113 Tiền mặt gửi vào ngân hàng TK121,128,221,222 Thu hồi các khoản đầu tư và thu hồi vốn góp TK131,136,134,138,334 Thu các khoản phải thu và nhận ký quỹ, ký cược TK144,244 Thu hồi tiền ký cược, ký quỹ TK411,441,451,461 Nhận vốn kinh doanh và vốn đầu tư Xdcb, quỹ quản lý của cấp trên, nguồn kinh phí sự nghiệp TK 511,512 (333) Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá dịch vụ (VAT đầu ra) TK711,721 Các khoản thu nhập hoạt động tài chính và thu nhập bất thường Tk156,611,152 Khoản chiết khấu, giảm giá được hưởng khi mua hàng số dư cuói kỳ Tk111 Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ Tk121,128,221,222 Mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn và đầu tư khác Tk 211,213,152 (133) Mua tscđ hữu hình ,vô hình, nguyên vật liệu (VAT đầu vào) Tk144,244 Xuất tiền ký cược , ký quỹ TK 153,156,611 (133) Mua hàng hoá vật tư (VAT đầu vào) Tk 411,441 Trả lại vốn kinh doanh và vốn đầu tư xây dựng cư bản TK 521,531,532 Khoản tiền triết khấu, giảm giá và doanh thu hàng bị trả lại TK 641,642,811,821 Chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp, hoạt động tài chính, chi phí bất thường Phụ lục I.3 : Hạch toán tiền đang chuyển TK113 Tk 111 Thủ quỹ nộp tiền vào ngân hàng, kho bạc hoặc chuyển qua bưu điện Tk 511 (333) Người bán hàng nộp thẳng tiền vào ngân hàng (VAT đầu ra) Tk131 Thu tiền của khách hàng nộp vào ngân hàng Tk 112 Làm thủ tục chuyển tiền trả cho người cung cấp Tk 311 Ngân hàng báo đã trả nợ cho ngân hàng Tk 331 Ngân hàng báo đã trả nợ cho người cung cấp Ngân hàng báo đã ghi vào tài khoản của doanh nghiệp Phụ lục II.1 : phiếu thu tiền bán sản phẩm cho khách hàng: 15.000.000 đồng Phiếu thu Số : 0026 Công ty XD-TM-Bộ GTVT Ngày 01/01/2002 46 Võ Thị Sáu Nợ TK 111 Có TK 511 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Tuyết Nhung Địa chỉ: Cửa hàng giới thiệu sản phẩm Lý do nộp tiền: Nộp tiền bán vật liệu xây dựng Số tiền 15.000.000đ Viết bằng chữ mười lăm triệu đồng chẵn Kèm theo 01 (một) chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : mười lăm triệu đồng chẵn Ngày 01. 01.2002 Thủ quỹ (ký, họ tên) Phụ lục II.2: Phiếu chi tạm ứng của cán bộ Hoa: 10.000.000 đồng Phiếu chi Số : 151 Công ty XD-TM-Bộ GTVT Ngày 01/01/2002 46 Võ Thị Sáu- Hà Nội Nợ Tk 141 Có Tk 1111 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Thị Hoa Địa chỉ: Phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu Lý do nộp tiền: tạm ứng mua hàng Số tiền 10.000.000đ Viết bằng chữ mười triệu đồng chẵn Kèm theo 01 (một) chứng từ gốc Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu (ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : mười triệu đồng chẵn Ngày 01.01.2002 Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên)