Đề tài Hoàn thiện các công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty xây lắp Hà Nam

400 31/12 Kết chuyển CPNCTT công trình trường PTTH Lý Nhân quý IV 154 172.659.000 401 31/12 Kết chuyển CPNCTT công trình Bưu điện tỉnh quý IV 154 378.560.000 ........................... Tổng phát sinh 5.123.560.000 5.123.560.000 Dư cuối kỳ 3.3. Hạch toán khoản mục chi phí sử dụng máy thi công. Máy thi công là một phần tài sản cố định của Công ty. Máy thi công của Công ty bao gồm: Máy đầm, máy ủi, máy san...Trong trường hợp cần loại máy thi công mà Công ty không có hoặc công trình ở quá xa thì đội có thể thuê máy bên ngoài. * Đối với máy thi công thuê ngoài: Nếu trong quá trình thi công, cần có máy mà Công ty không có hoặc không phù hợp thì đội tự tổ chức thuê ngoài máy thi công. Đội cử người đại diện đi ký hợp đồng thuê máy. Trong hợp đồng thuê có xác định rõ khối lượng công việc phải làm, thời gian hoàn thành, số tiền thanh toán. Đại diện kỹ thuật đội có trách nhiệm theo dõi và nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành. Khi xong phải lập biên bản thanh toán khối lượng công việc hoàn thành. Công ty xây lắp Hà Nam Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đội XDCT 1 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hợp đồng thuê máy Đại diện bên thuê (A): Nguyễn Quang Huy Địa chỉ: Lý Nhân - Hà Nam Đại diện bên đi thuê: Công ty xây lắp Hà Nam Địa chỉ: Quốc lộ 1A - Hà Nam Hai bên thống nhất ký hợp đồng thuê máy với các điều khoản sau: - Điều 1: Bên A đồng ý cho bên B thuê một máy trộn bê tông phục vụ cho công việc đổ móng nhà công trình trường PTTH Lý Nhân. Thời gian: Từ 07/10/2002 đến khi xong. Địa điểm: Trường PTTH Lý Nhân. - Điều 2: + Đơn giá: 450.000/ca. Mỗi ca 8 tiếng. + Thanh toán: Trả bằng tiền mặt theo số ca hoạt động. - Điều 3: ..... - Điều 4:..... Hà nội, ngày 07 tháng 10 năm 2002 Đại diện bên A Đại diện bên B Hàng tháng căn cứ vào hợp đồng thuê máy và biên bản thanh toán khối lượng công việc đã hoàn thành kế toán đội lập bảng kê chi phí thuê máy. Bảng kê chi phí thuê máy stt Chứng từ Loại máy Số ca hoạt động Đơn giá Thành tiền SH NT 1 234HĐKT 7/10 Cần cẩu 2 400.000 800.000 2 235HĐKT 9/10 Máy hàn 3 300.000 900.000 ........ Tổng 3.400.000 * Đối với máy thi công của Công ty: do tổ máy thi công quản lý nên tổ và đội phải có nhiệm vụ điều hành và theo dõi máy như: chi phí nguyên vật liệu chạy máy, lương công nhân lái máy, phụ máy, bảo dưỡng máy... Căn cứ vào bảng kê chi phí nguyên vật liệu chạy máy do tổ trưởng quản lý máy thi công gửi lên, kế toán đội lập bảng kê chi phí chạy máy. Bảng kê chi phí chạy máy Công trình trường PTTH Lý Nhân stt Chứng từ Nội dung đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền SH NT 1 PX - 112 4/10 xăng lít 60 5000 300.000 2 PX - 123 7/10 dầu máy lít 40 4.000 160.000 ........ Tổng 700.000 Quá trình làm việc của tổ máy được theo dõi chặt chẽ qua bảng chấm công. Khi kết thúc hợp đồng khoán, kế toán đội sẽ tính lương cho công nhân trực tiếp lái máy thi công. Máy thi công khi thi công ở công trình sẽ được theo dõi ở phòng kế toán thông qua bảng khấu hao. Công ty có bảng đăng ký mức trích khấu hao tài sản cố định và đăng ký với cục quản lý vốn, tài sản nhà nước tại doanh nghiệp. Trong đó có ghi đầy đủ thông tin về tài sản cố định của công ty. Từng loại tài sản được theo dõi và thống kê đấy đủ theo phương pháp tuyến tính. Mức khấu hao trung bình hàng năm được tính cho một loại tài sản cho Công ty. Máy thi công hoạt động ở ccông trình nào thì phân bổ cho công trình đó. Với máy thi công, Công ty lập chung cho toàn bộ số máy của Công ty phục vụ tất cả các công trình. Tiêu thức phân bổ là theo giá trị của công trình. Kế toán tài sản cố định căn cứ vào sổ chi tiết tài sản cố định và căn cứ vào giá trị của từng công trình để tính ra số khấu hao, chi phí sửa chữa lớn cho máy thi công cho từng công trình. Bảng tính và phân bổ khấu hao tháng 10/2002 Chỉ tiêu Tỷ lệ KH Nơi sử dụng Toàn công ty 623 627 Nguyên giá Mức KH I. Số KH đã trích tháng trước 856.275.000 8.305.400 3.405.000 4.900.400 II. Số KH tăng trong tháng III. Số KH giảm trong tháng IV. Số KH phải trích tháng này 856.275.000 8.305.400 3.405.000 4.900.400 Bảng tổng hợp chi phí máy thi công Tháng 10/200 Công trình trường PTTH Lý Nhân Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Chi phí khấu hao TSCĐ máy thi công 136 405.000 Chi phí nguyên vật liệu chạy máy thi công 136 700.000 Lương công nhân điều khiển máy thi công 136 4.950.000 Chi phí thuê máy thi công 136 3.400.000 Tổng 9.455.000 Toàn bộ chi phí về máy thi công được hạch toán qua tài khoản 627 - chi tiết cho máy thi công. Chứng từ ghi sổ Số 112 Ngày 31/10/2002 STT Diễn giải TKĐƯ Số tiền Nợ Có 1 Chi phí sử dụng máy thi công công trình trường PTTH Lý Nhân 627MTC 136 9.455.000 9.455.000 Tổng 9.455.000 9.455.000 3.4. Hạch toán chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là những chi phí phát sinh ở đội gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đội, chi phí công cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định và các chi phí khác... - Với nhân viên quản lý đội: Căn cứ vào bảng chấm công hàng tháng, kế toán đội tính ra số tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý đội. Sau đó lập bảng thanh toán lương và bảng tổng hợp lương cho nhân viên quản lý đội. Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 6271. - Với chi phí công cụ dụng cụ sản xuất như công cụ bảo dưỡng, máy móc thiết bị, vật tư phục vụ quản lý công trình... được tiến hành giống như hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Toàn bộ chi phí này được hạch toán trên tài khoản 6273. - Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong văn phòng đội gồm nhà cửa, kho tàng... căn cứ vào tỷ lệ quy định, kế toán đội lập bảng khấu hao tài sản cố định và gửi cho phòng kế toán. Chi phí này được theo dõi qua tài khoản 6274. - Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền được theo dõi qua tài khoản 6277 và 6278 gồm các khoản chi trả dịch vụ thuê ngoài như: điện, nước, điện thoại, chi tiếp khách...kế toán đội lập bảng kê các loại chi phí này theo từng nội dung chi phí. Bảng kê chi phí khác bằng tiền Tháng 10/2002 Số TT Nội dung Số tiền Chi lắp máy điện thoại 525.000 Chi tiếp khách 400.000 Chi tiền điện 600.000 ................. Tổng 5.335.000 Sau khi đã xác định xong các loại chi phí sản xuất chung, kế toán tập hợp lại rồi phân bổ cho các công trình mà đội tham gia thi công. Tại công ty xây lắp Hà Nam chi phí sản xuất chung phân bổ theo công thức sau: Chi phí sản xuất chung phân bổ cho công trình i do đội j thi công Tổng CPSX chung của đội j Chi phí NCTT thi công công trình j = x Tổng CPNCTT đội j Trong tháng 10, đội xây dựng số 1 tham gia thi công hai công trình là công trình xây dựng Bưu điện tỉnh và xây dựng công trình trường PTTH Lý Nhân. Tổng chi phí sản xuất chung của đội trong tháng 10 là 28.356.900 + Chi phí nhân công trực tiếp thi công công trình trường PTTH Lý Nhân là 31.634.000đồng. + Chi phí nhân công trực tiếp thi công công trình Bưu điện tỉnh là 60.589.000đồng. Chi phí sản xuất 28.356.900 chung công trình = x 31.634.000 = 9.726.881 trường Lý Nhân 92.223.000 Dựa theo tiêu thức phân bổ như trên, kế toán tính ra chi phí sản xuất chung cho từng khoản mục và lập một bảng chi phí sản xuất chung của đội phân bổ cho các công trình đội tham gia thi công. Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung tháng 10 Đội xây dựng số 1 Công trình: Trường PTTH Lý Nhân Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Chi phí nhân viên quản lý đội 334 4.635.500 Chi phí công cụ dụng cụ 153 2.569.291 Chi phí khấu hao TSCĐ 214 405.000 Chi phí khác 111 2.117.090 Tổng 9.726.881 Kế toán Công ty căn cứ vào các chứng từ gốc và các bảng kê vào chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 627 và các sổ chi tiết có liên quan. Chứng từ ghi sổ Số 113 Ngày 31/10/2002 STT Diễn giải TKĐƯ Số tiền Nợ Có 1 Chi phí sản xuất chung công trường trường PTTH Lý Nhân 627 111 9.726.881 9.726.881 Tổng 9.726.881 9.726.881 Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung Quý IV/2002 Tài khoản 627-028: Công trình trường PTTH Lý Nhân Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 4/10 Chi phí thuê máy thi công 111 500.000 12/10 Trả tiền thuê nhân công chạy máy thi công 111 1.300.000 20/10 Trả tiền điện 111 1.536.000 ............................. 31/10 Cộng phát sinh tháng 10 9.726.881 ................................ 31/11 Cộng phát sinh tháng 11 15.270.500 ................................... 31/12 Cộng phát sinh tháng 12 45.685.895 31/12 Kết chuyển chi phí sản xuất chung quý IV/2002 154 70.683.276 Cộng phát sinh 70.683.276 70.683.276 Dư cuối kỳ Sổ cái Qúy IV/2002 TK 627 - Chi phí sản xuất chung Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư dầu kỳ 261 31/10 Chi phí SX chung thuê máy thi công trường PTTH Lý Nhân 111 5.600.000 262 31/10 Chi phí SX Chung phân bổ cho công trình trường Lý Nhân 111 9.276.881 263 31/10 Chi phí SX chung máy thi công công trình Bưu điện tỉnh 111 20.356.025 264 31/10 Chi phí SX chung phân bổ cho công trình Bưu điện tỉnh 111 15.268.110 ....................... 455 31/12 Kết chuyển chi phí sx chung công trình trường PTTH Lý Nhân 154 70.683.276 456 31/12 Kết chuyển chi phí sx chung công trình Bưu điện tỉnh 154 102.500.000 ........................... Tổng phát sinh 2.523.456.000 2.523.456.000 Dư cuối kỳ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2002 Chứng từ Số tiền Chứng từ Số tiền SH NT SH NT 1 2 3 1 2 3 110 111 112 113 31/10 31/10 31/10 31/10 200.500.000 27.384.000 9.455.000 9.726.881 Cộng tháng 247.065.881 Ngày 31 tháng 10 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 3.5. Hạch toán thiệt hại trong sản xuất. Đặc trưng của sản phẩm xây lắp là thi công ngoài trời nên chịu nhiều ảnh hưởng của khí hậu, thời tiết. Do đó việc ngừng sản xuất trong thi công là khó tránh khỏi nhưng việc thiệt hại nhiều hay ít do ngừng sản xuất gây ra phụ thuộc nhièu vào tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất của đơn vị và của các đội thi công. Tuy nhiên ở Công ty thực hiện phương thức khoán cho các đội thi công do đó tạo quyền chủ động cho người lao động rút ngắn tiến độ thi công nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công trình và hạn chế tối đa những thiệt hại trong xây lắp. Điều đó có nghĩa là việc hạch toán thiệt hại trong xây lắp ở Công ty là hầu như không có. 4. Tổng hợp chi phí sản xuất và đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. 4.1. Tổng hợp chi phí sản xuất. Định kỳ, kế toán tổng hợp tiến hành tính giá thành khối lượng xây lắp hoàn thành. Các chi phí sản xuất được tập hợp ở phần trên sẽ được kết chuyển vào bên nợ TK 154 - chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Căn cứ vào các chứng từ gốc và các bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng tổng hợp xuất vật tư, bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung, kế toán ghi sổ chi tiết chi phí sản xuất của từng tháng cho công trình. Các sổ chi tiết chi phí sản xuất của từng tháng là cơ sở để kế toán lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất cho một quý.Riêng với máy thi công, do có nhiều khoản mục chi phí cụ thể và chưa có tài khoản theo dõi riêng nên kế toán lập bảng tổng hợp chi phí máy thi công cho từng quý. Bảng tổng hợp chi phí máy thi công Công trình:Trường PTTH Lý Nhân Qúy IV/2002 Tháng CP vật tư CP nhân công CP thuê máy CP khác Tổng T 10 700.000 4.950.000 3.400.000 405.000 9.455.000 T 11 823.800 5.319.965 3.200.000 756.235 10.100.000 T 12 1.500.239 5.319.965 6.679.796 900.500 14.400.500 Tổng 3.024.039 15.589.930 13.279.796 2.061.735 33.955.500 Bảng tổng hợp chi phí sản xuất Công trình: Trường PTTH Lý Nhân Tháng Chi phí NVL trực tiếp Chi phí NCTT Chi phí SXC Tổng 623-MTC 627-SXC Tổng CPSXC T 10 200.500.000 31.634.000 9.455.000 9.726.881 19.181.881 251.315.881 T 11 118.000.000 50.245.000 10.100.000 15.270.500 25.370.500 193.615.500 T 12 105.200.000 90.780.000 14.400.500 45.685.895 60.086.395 166.066.395 Tổng 423.700.000 172.659.000 33.955.500 70.683.276 104.638.776 700.997.776 Bảng tổng hợp chi phí năm 2002 Đơn vị tính: 1000 đồng STT Tên công trình Số dư Chi phí trong năm Đầu kỳ Cuối kỳ 621 622 627 Tổng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 .... Trường Lý Nhân Trạm Lao Bệnh viện 2 Trại ong Ba Sao Đài phát thanh T. cấp 3C duy tiên Ngân hàng Phố cà Kênh Văn Lý ............ 1.106.359 22.216 486.045 184.545 153.450 182.239 1.145.251 697.916 174.545 113.109 367.866 425.570 162.642 130.406 130.000 115.450 10.000 15.679 50.000 40.000 18.000 25.000 12.191 21.728 3.250 5.579 1.596 2.958 1.287.422 835.094 369.090 128.788 421.116 471.149 182.238 Cộng 3.300.328 5.031.857 16.957.079 2.618.068 343.022 4.2. Đánh giá sản phẩm dở dang. Doanh nghiệp nào cũng vậy, quá trình sản xuất luôn được diễn ra liên tục và xen kẽ nhau, nên ở cuối mỗi kỳ (tháng, quý, năm) đều có khối lượng sản phẩm dở dang. Xuất phát từ đặc điểm riêng có của mình, các doanh nghiệp trong ngành xây lắp thường có giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ rất lớn. Tuy nhiên việc đánh giá chính xác giá trị sản phẩm cuối cùng là rất phức tạp, khó có thể thực hiện chính xác một cách tuyệt đối. Vì vậy nhiệm vụ của phòng kế toán là căn cứ vào tình hình cụ thể của Công ty để lựa chọn phương pháp đánh giá sản phẩm cuối kỳ thích hợp. Để xác định khối lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ, công ty dùng phương pháp đánh giá theo giá trị dự toán. Giá dự toán hạng mục công trình Theo phương pháp này: Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ tổng CP thực tế phát sinh trong kỳ = x Tổng giá dự toán công trình Ta có: - Tổng chi phí thực tế phát sinh trong kỳ: 700.997.776 - Tổng giá trị dự toán công trình: 720.295.000 Trong đó: - Giá dự toán tầng 1: 352.521.000 - Giá dự toán tầng 2: 206.798.000 - Giá dự toán tầng 3: 160.976.000 Công trình trường PTTH Lý Nhân là trường học 3 tầng. Đến cuối qúyIV/2002 đã hoàn thành tầng 1 và tầng 2. Tầng 3 chưa hoàn thành. Như vậy công ty tính giá thành công trình cho hạng mục công trình đã hoàn thành và xác định chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ như sau: CPSXDDCK = x 160.976.000 = 156.663.336 700.997.776 720.295.000 Từ kết quả tính được, kế toán phân bổ cho từng khoản mục chi phí. Sau đó tổng hợp vào bảng kê như sau: Bảng kê chi phí thực tế dở dang cuối qúy IV/2002 Công trình trường PTTH Lý Nhân STT Khoản mục chi phí sản xuất Số tiền thực tế 1 2 3 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung 99.481.218 40.575.804 16.606.314 Tổng 156.663.336 Chứng từ ghi sổ Số 430 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 STT Diễn giải TKĐƯ Số tiền Nợ Có Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thi công công trình trường PTTH Lý Nhân quý IV/2002 154 621 423.700.000 423.700.000 Tổng 423.700.000 423.700.000 Chứng từ ghi sổ Số 431 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 STT Diễn giải TKĐƯ Số tiền Nợ Có Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp công trình trường PTTH Lý Nhân qúy IV/2002 154 622 172.659.000 172.659.000 Tổng 172.659.000 172.659.000 Chứng từ ghi sổ Số 432 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 STT Diễn giải TKĐƯ Số tiền Nợ Có Kết chuyển chi phí sản xuất chung công trình trường PTTH lý Nhân qúy IV/2002 154 627 104.638.776 104.638.776 Tổng 104.638.776 104.638.776 Chứng từ ghi sổ Số 433 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 STT Diễn giải TKĐƯ Số tiền Nợ Có Bàn giao hạng mục công trình trường PTTH Lý Nhân quý IV/2002 hoàn thành 632 154 544.334.440 544.334.440 Tổng 544.334.440 544.334.440 Chi phí thực tế phát sinh: 700.997.776 Giá trị dở dang cuối qúy xác định theo phương pháp trên: 156.663.336 Vậy giá thành hạng mục công trình (tầng1 và tầng 2): 700.997.776 - 156.663.336 = 544.334.440 Sổ cái Tài khoản 154 - CPSXKDD Tháng 12/2002 CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 4.756.123.000 430 31/12 CPNVLTT công trình Lý Nhân quý IV/2002 621 423.700.000 431 31/12 CPNCTT công trình Lý Nhân quý IV/2002 622 172.659.000 432 31/12 CPSXC công trình Lý Nhân quý IV/2002 627 104.638.776 434 31/12 Bàn giao hạng mục công trình Lý Nhân hoàn thành 632 544.334.440 435 31/12 CPNVLTT công trình bưu điện tỉnh quý IV/2002 621 914.520.000 436 31/12 CPNCTT công trình bưu điện tỉnh quý IV/2002 622 378.560.000 437 31/12 CPSXC công trình bưu điện tỉnh quý IV/2002 627 102.500.000 438 31/12 Bàn giao hạng mục công trình bưu điện tỉnh quý IV/2002 632 968.756.000 ........................ Cộng phát sinh 24.935.256.000 27.249.000.000 Dư cuối kỳ 2.442.379.000 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2002 Chứng từ Số tiền Chứng từ Số tiền SH NT SH NT 1 2 3 1 2 3 430 431 432 433 31/12 31/12 31/12 31/12 423.700.000 172.659.000 104.638.000 544.344.440 cộng tháng 1.245.341.440 III. Hạch toán giá thành sản phẩm tại công ty xây lắp Hà Nam. 1. Đối tượng và phương pháp tính giá thành tại công ty. Đối tượng tính giá thành sản phẩm của Công ty Xây lắp Hà Nam được xác định dựa trên cơ sở đối tượng tập hợp chi phí sản xuất nên giá thành sản phẩm được tính cho từng công trình, hạng mục công trình. Đối với các đơn đặt hàng thì toàn bộ chi phí liên quan tới quá trình thi công lắp đặt đơn đặt hàng đó đều được tập hợp theo đơn đặt hàng. Khi hoàn thành, giá thành thực tế của đơn đặt hàng chính là số chi phí tập hợp theo đơn đặt hàng. Tại Công ty, việc thanh toán sản phẩm xây dựng hoàn thành là theo điểm dừng kỹ thuật, kỳ tính giá thành là hạng mục công trình hoàn thành theo quý. Đây là phương pháp giản đơn để tính giá thành phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty. Công thức tính giá thành: Z = D đk + C ps - D ck. Trong đó: Z : là giá thành thực tế của công trình, hạng mục công trình. D đk: là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ. C ps: là tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ. D ck: là chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ. 2. Nội dung tính giá thành. Mục đích của kế toán tập hợp chi phí sản xuất là xác định đúng, chính xác giá thành sản phẩm nên công ty đã lựa chọn cho mình một phương pháp tính giá thành phù hợp. Theo phương pháp đó cuối quý các cán bộ kỹ thuật, chủ nhiệm công trình xác định phần việc hoàn thành và dở dang cuối quý. Khối lượng xây lắp dở dang cuối quý là khối lượng xây lắp chưa đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý theo quy định và để xác định khối lượng xây lắp dở dang công ty dùng phương pháp phân bổ theo dự toán. Sau khi đã xác định được phần việc đã và chưa hoàn thành, kết quả sẽ được gửi về phòng tài vụ. Căn cứ vào bảng kiểm kê khối lượng xây lắp hoàn thành trong quý và dở dang cuối qúy theo từng khoản mục tổng chi phí thực tế phát sinh trong kỳ, kế toán tính ra chi phí dở dang cuối kỳ. Từ đó kế toán lập bảng tính giá thành công trình xây lắp hoàn thành năm 2002. Thẻ tính giá thành sản phẩm xây lắp Tháng 12 năm 2002 Tên sản phẩm: Công trình trường PTTH Lý Nhân Chỉ tiêu Tổng số tiền Chia ra theo khoản mục NVLTT NCTT SXC 1 2 3 4 5 1. Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ 2. Chi phí SXKD phát sinh trong kỳ 3. Giá thành sản phẩm, dịch vụ trong kỳ 4. Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ 0 700.997.776 544.334.440 156.663.336 423.700.000 324.218.782 99.481.218 172.659.000 132.083.196 40.575.804 104.638.776 88.032.462 16.606.314 Phần III hoàn thiện công tác chi phí sản xuất Và tính giá thành sản phẩm tại công ty Xây lắp Hà Nam. I. Đánh giá chung về công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty xây lắp Hà Nam. Công ty xây lắp Hà Nam kể từ khi thành lập đến nay là đã hơn ba mươi năm với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên và của ban lãnh đạo, Công ty đã vượt qua được những khó khăn, lớn mạnh cả về quy mô và chất lượng sản xuất. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác quản lý để có hướng đi đúng, phù hợp với điều kiện của nền kinh tế thị trường. Công ty luôn tìm cách mở rộng quy mô kinh doanh sản xuất bằng cách tìm kiếm, ký kết hợp đồng với các đơn vị có nhu cầu lắp đặt, xây dựng... góp phần tạo công ăn việc làm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tăng tích luỹ cho Công ty và nộp ngân sách Nhà nước. Để có thể nhận thầu công trình Công ty thực hiện cơ chế đấu thầu xây lắp. Tuỳ theo quy mô tính chất của từng công trình mà Công ty có thể đấu thầu toàn bộ công trình hoặc từng hạng mục công trình. Đối với mỗi dự án, Công ty đều lập hồ sơ dự thầu lập ra dự án tối ưu để giành thầu cho công ty. Căn cứ vào dự toán của từng công trình, Công ty đưa ra được kế hoạch theo dõi giám sát lượng vật tư, nhân công sử dụng, kịp thời có các biện pháp làm giảm chi phí tiêu hao mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình, nhằm mục đích tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Có thể nói Công ty ngày càng khẳng định chỗ đứng của mình trong ngành xây dựng nói riêng và trong quá trình phát triển của cả nước nói chung là do sự nỗ lực của Công ty trên các khía cạnh sau: 1. Ưu điểm: * Bộ máy quản lý doanh nghiệp: Công ty đã xây dựng một bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả với chế độ kiêm nhiệm giữa vị trí quản lý với các tổ trưởng xây dựng. Điều này cho phép bộ máy quản lý của công ty có thể tiếp cận với tình hình thực tế tại các công trường xây dựng, nhờ đó kiểm soát một cách có hiệu quả hoạt động sản xuất và các khoản chi phí phát sinh. * Tổ chức sản xuất: Hệ thống các phòng ban chức năng của Công ty cố vấn một cách có hiệu quả cho cấp quản lý cao nhất về các mặt sản xuất kinh doanh với việc áp dụng cơ chế khoán tới từng đội xây dựng. Công ty đã tạo được ý thức trách nhiệm trong sản xuất tới từng người lao động nhờ đó chi phí của công ty được sử dụng một cách có hiệu quả hơn. * Bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối hoàn chỉnh chặt chẽ, quy trình làm việc khoa học với đội ngũ kế toán có năng lực, nắm vững chế độ, nhiệt tình trong công việc... lại được bố trí hợp lý phù hợp với trình độ khả năng của mỗi người tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm được giao đồng thời có tinh thần tương trợ lẫn nhau giúp cho công tác kế toán được chuyên môn hoá, mỗi cá nhân phát huy hết khả năng, năng lực của mình. Vì thế mà việc hạch toán nội bộ có hiệu quả, góp phần đắc lực cho công tác quản lý của công ty. * Hệ thống chứng từ kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống chứng từ hạch toán ban đầu của công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ, tuân thủ một cách chặt chẽ các nguyên tắc về chế độ chứng từ kế toán. Ngoài ra, còn sử dụng một số loại chứng từ đặc thù, các khoản chi phí phát sinh tại công ty đều có chứng từ hợp lệ. Nhờ đó công ty đã kiểm soát tốt các khoản chi phí phát sinh tại công trường đảm bảo các nghiệp vụ ghi trên sổ đều phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh tại công trường. Phương pháp kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm được áp dụng tại công ty là phương pháp tính giá trực tiếp. Vì vậy, việc tính giá thành sản phẩm tương đối dễ dàng và chính xác đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho bộ phận quản lý. *Về hình thức sổ kế toán: Công ty xây lắp Hà Nam là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh vừa, do vậy việc sử dụng hình thức sổ chứng từ ghi sổ là rất phù hợp với loại hình doanh nghiệp này. Kết cấu sổ sách đơn giản, dễ ghi chép phù hợp với điều kiện lao động thủ công và áp dụng kế toán máy . * Về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Đánh giá đúng mức tầm quan trọng của phần hành kế toán này, việc hạch toán chi phí sản xuất của công ty được tiến hành theo từng công trình, hạng mục công trình trong từng kỳ rõ ràng, cụ thể đồng thời phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cũng được xác định phù hợp với đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. ` - Về nguyên vật liệu: các đội tự lập kế hoạch mua sắm vật tư và theo dõi qua phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sổ chi tiết vật tư. Với một số công trình ở gần thì vật tư có thể xuất từ kho của Công ty và đưa tới tận chân công trình, nhưng với công trình ở xa thì các đội tự mua sắm và bảo quản tại kho của công trường. Đây chính là ưu điểm của cơ chế khoán gọn trong các doanh nghiệp xây lắp. Các chứng từ được gửi từ đội lên giúp kế toán Công ty có thể theo dõi được mức hao phí vật tư, định mức vật tư và tiêu chuẩn kỹ thuật của vật tư mỗi công trình một cách dễ dàng, có hệ thống. - Về nhân công: Chi phí nhân công được hạch toán tương đối dễ dàng đảm bảo nguyên tắc hưởng theo lao động. Nhân công được sử dụng hợp lý, năng suất lao động cao. Kế toán Công ty có thể theo dõi lao động qua các bảng chấm công, các hợp đồng khoán mà đội gửi lên. - Về chi phí sản xuất chung: Cũng được kế toán đội tập hợp trên các bảng kê kèm theo chứng từ gốc giúp kế toán công ty phân loại chi phí được rõ ràng. Công tác đánh giá sản phẩm dở dang có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận liên quan đã đánh giá được tương đối chính xác khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ, nhờ vậy tính giá thành sản phẩm hoàn thành cũng chính xác hơn. Như vậy công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty đã được thực hiện rõ ràng, đầy đủ, tính đúng, tính đủ chi phí sản xuất vào giá thành hạng mục công trình hoàn thành, phục vụ hữu hiệu cho công tác quản lý. 2. Những tồn tại: Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên do đặc điểm riêng của ngành xây lắp, Công ty vẫn còn một số khó khăn nhất định trong việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Việc ban hành chế độ kế toán riêng cho các doanh nghiệp xây lắp từ ngày 16/12/1998 vẫn chưa khắc phục được hết những tồn tại này. * Về tổ chức và luân chuyển chứng từ: Địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng. Tuy nhiên tại các công trình đều có các nhân viên kế toán công trình lập, thu nhập và gửi các chứng từ về phòng kế toán của Công ty theo từng quý. Tuy nhiên thực tế việc giao nộp chứng từ của các nhân viên kế toán đội thường rất chậm trễ gây khó khăn cho công tác hạch toán. Thông thường việc giao nộp chứng từ thường kéo dài qua một kỳ. Khi có sự hối thúc của phòng kế toán, các kế toán đội thường giao nộp tập trung thành đợt vào cuối kỳ làm cho công tác hạch toán rất vất vả. Đôi khi các kế toán đội cũng không tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc về chế độ tổ chức chứng từ kế toán. Ví dụ: Đơn xin tạm ứng không có bản hợp đồng kèm theo. Điều này cản trở việc ký duyệt các đơn xin tạm ứng làm chậm trễ quá trình thi công. Ngoài ra việc lập dự toán tiến độ thi công cũng không được các đội tuân thủ đầy đủ dẫn đến kế hoạch tài chính của Công ty luôn bị thay đổi. Kế toán ngân hàng thường phải đến Ngân hàng để vay các khoản chi bất thường tại các công trình xây dựng mà kế hoạch tài chính không phản ánh được do không có dự toán thi công. Những tồn tại trên trong công tác tổ chức chứng từ đã gây khó khăn không nhỏ cho công tác hạch toán kế toán tại phòng kế toán của Công ty đôi khi không phản ánh đúng các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. * Về hệ thống tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản của Công ty áp dụng hiện nay theo đúng chế độ kế toán, tuy nhiên trong các tài khoản chi phí, Công ty đã hạch toán chi phí sử dụng máy thi công (bao gồm chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí trích trước sửa chữa lớn máy thi công, chi phí nguyên vật liệu chạy máy thi công, lương công nhân điều khiển máy thi công, chi phí thuê máy thi công...) vào chung tài khoản 627 - chi phí sản xuất chung chứ không hạch toán chi tiết vào tài khoản 623 - chi phí sử dụng máy thi công. Theo chế độ kế toán ban hành cho các doanh nghiệp xây lắp: quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 thì đã có thêm tài khoản 623 - chi phí sử dụng máy thi công. Theo em Công ty nên mở tài khoản này để theo dõi chi phí sử dụng máy thi công ở các công trường xây dựng. Tài khoản này gồm có 6 tài khoản cấp 2: + 6231: Chi phí nhân công + 6232: Chi phí vật liệu + 6233: Chi phí dụng cụ sản xuất + 6234: Chi phí khấu hao máy thi công + 6237: Chi phí dịch vụ mua ngoài + 6238: Chi phí bằng tiền khác Khi mở tài khoản này công ty có thể theo dõi chặt chẽ và chính xác hơn những chi phí về máy thi công phát sinh tại các công trình. Từ đó tập hợp về công ty để quản lý. * Về công tác quản lý chi phí: Trong quá trình sản xuất của Công ty, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn và là mục tiêu để hạ giá thành sản phẩm nhưng trên thực tế với cơ chế khoán gọn, Công ty đã cho các đội xây dựng tự mua sắm vật tư cho đội mình. Đây là một ưu điểm nhưng cũng là nhược điểm của cơ chế này. Tại các đội xây dựng chỉ có các chứng từ nhập xuất kho theo giá mua thực tế mua về không có sổ sách theo dõi chặt chẽ theo từng danh điểm vật tư cho từng công trình. Việc khoán gọn này dễ gây hiện tượng mua bán không trung thực và Công ty rất khó quản lý. Việc quản lý nhân công cũng còn nhiều khó khăn. Lực lượng lao động thuê ngoài là khá nhiều nhưng chưa được quản lý chặt chẽ dễ tạo tình trạng chấm công và trả lương không trung thực. Với công nhân trực tiếp sản xuất trong biên chế, Công ty chỉ theo dõi qua bảng chấm công và thanh toán lương của cả đội mà không theo dõi chặt chẽ được ở các tổ thi công. Chi phí máy thi công cũng chiếm một phần không nhỏ trong giá thành nhưng việc thuê ngoài máy thi công chưa được kiểm tra chặt chẽ. Chi phí sản xuất chung được các đội tập hợp lên có kèm theo các chứng từ gốc và các bảng kê chi phí song chi phí sản xuất chung ở các đội xây dựng công trình gồm rất nhiều khoản nên việc kê chung vào một bảng kê sẽ khó kiểm soát. * Việc áp dụng máy tính cho công tác kế toán: Công ty chưa khai thác triệt để việc sử dụng kế toán máy trong công tác kế toán nên không phát huy được tính chính xác, nhanh gọn để giảm nhẹ cho lao động kế toán đồng thời giảm hiệu suất lao động kế toán. Với những mặt còn tồn tại trên, Công ty xây lắp Hà Nam đã và đang cố gắng để khắc phục những nhược điểm, phát huy những ưu điểm để hoàn thiện hơn công tác quản lý kế toán, đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu thị trường và tạo dựng uy tín với khách hàng. II. Phân tích thông tin chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm với tăng cường công tác quản trị doanh nghiệp. Đến hết qúy IV năm 2002 công trình trường PTTH Lý Nhân đã hoàn thành tầng 1 và tầng 2 trong tổng số 3 tầng. Ta sẽ tiến hành phân tích thông tin chi phí và giá thành cho hạng mục công trình hoàn thành. Bảng phân tích chi phí Hạng mục công trình: Trường PTTH Lý Nhân Khoản mục chi phí Theo dự toán Theo thực tế Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ CPNVLTT 363.557.000 65% 324.218.782 59,56% -39.338.218 CPNCTT 128.643.000 23% 132.083.196 24,26% +3.440.196 CPSXC 36.356.000 6.5% 40.032.000 7,35% +3.676.000 CPSDMTC 30.764.000 5.5% 44.000.462 8,83% +13.236.462 Tổng 559.319.000 100% 544.334.440 100% -4.984.560 Để theo dõi chi phí sản xuất không chỉ dựa vào số tổng cộng toàn công ty mà các nhà quản lý cần nắm bắt số liệu của từng công trình, hạng mục công trình. Hạch toán chi phí sản xuất theo khoản mục có tác dụng to lớn trong việc so sánh giá thành thực tế và giá thành dự toán. Đối với mọi doanh nghiệp xây lắp việc lập dự toán chi phí và giá thành là không thể thiếu. Hơn nữa do cơ chế thị trường trong những năm gần đây, công việc lập giá thành phụ thuộc nhiều vào việc đấu thầu của Công ty, do đó công ty không lập chỉ tiêu giá thành. Chính vì vậy khi phân tích ta chỉ có thể so sánh giữa giá thành thực tế và giá thành dự toán. Thông qua chỉ tiêu giá thành, cơ cấu của giá thành thực tế so với dự toán, so sánh được sự tăng giảm của các khoản mục chi phí và tìm ra nguyên nhân thất thoát lãng phí để hạn chế, phát huy những biện pháp tiết kiệm làm giảm chi phí. Dựa vào bảng phân tích chi phí của hạng mục công trình tầng 1 và tầng 2 trường Lý Nhân ta thấy: Giá dự toán của hạng mục công trình là: 559.319.000 Giá thực tế của hạng mục công trình là: 544.334.440 Như vậy giá thực tế của hạng mục công trình giảm: 4.984.560 tức là giảm 0,89%. Tuy nhiên việc so sánh này chưa cho phép đánh giá chính xác các nguyên nhân làm tăng giá thành cũng như các mức độ tác động của từng yếu tố tới toàn bộ tổng giá thành. * Khoản mục chi phí nguyên vật liệu: Đây là khoản chi phí giảm rất đáng kể trong các khoản mục chi phí. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo giá dự toán là 363.557.000 nhưng trên thực tế là 324.218.782 giảm 39.338.218 hay giảm 10,82% so với tổng dự toán. Sở dĩ có kết quả này là do công ty đã thực hiện tốt công tác giao khoán xuống các đội tự mua sắm và bảo quản vật tư tại kho công trình nên giảm được chi phí vận chuyển, nâng cao trách nhiệm quản lý vật liệu, ít bị hao hụt. Bên cạnh đó thời gian thi công hạng mục công trình tương đối ngắn nên nguyên vật liệu ít chịu biến động về giá cả. * Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp: Chi phí nhân công trực tiếp trong dự toán là: 128.643.000 chiếm 23% nhưng trên thực tế nhân công chiếm tới 24,26% tức là chi phí nhân công thực tế tăng so với dự toán. Điều này cho thấy công tác quản lý nhân công chưa chặt chẽ, nhân công sử dụng chưa hợp lý dẫn đến việc lãng phí chi phí. * Khoản mục chi phí sản xuất sử dụng máy thi công: Tăng so với dự toán trong khi đó chi phí nhân công cũng tăng chứng tỏ dù có đầu tư vào máy móc song vẫn chưa giảm đáng kể lao động. * Khoản mục chi phí sản xuất chung: Tăng so với dự toán chứng tỏ trong qúy các khoản chi phí sản xuất chung chưa được kiểm soát chặt chẽ, chưa giảm được tối đa các khoản chi phí gián tiếp của đội như: chi tiếp khách, hội họp... Như vậy mặc dù giảm được chi phí trong giá thành sản phẩm so với dự toán song Công ty vẫn cần phải có các biện pháp quản lý tốt chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung và các chi phí khác nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm. Dưới đây là một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa phần hành chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. III. Hoàn thiện công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty xây lắp Hà Nam. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty xây lắp Hà Nam. Doanh nghiệp muốn đứng vững và tồn tại lâu dài, nhất thiết phải tìm mọi biện pháp để ngày càng hoàn thiện bộ máy tổ chức, quy trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Hiệu quả của quá trình sản xuất là nhân tố chính để đem lại hiệu quả của toàn bộ doanh nghiệp. Trên cơ sở tiềm lực có hạn, để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, buộc doanh nghiệp phải cân nhắc, tìm mọi biện pháp để với một lượng yếu tố đầu vào cố định sản xuất được kết quả đầu ra tối đa chất lượng cao. Để đạt được mục tiêu này, quá trình sản xuất phải diễn ra một cách thuận lợi từ khâu lập dự toán đến khâu tổ chức thực hiện, quản trị doanh nghiệp phải thu thập được những thông tin về tình hình chi phí đi đôi với kết quả thu được. Từ đó đề ra những biện pháp không ngừng giảm bớt những khoản chi không cần thiết, khai thác tiềm năng về nguyên vật liệu, lao động của doanh nghiệp. Những thông tin kinh tế đó không những được xác định bằng phương pháp trực quan căn cứ vào sự tồn tại hình thái vật chất của nó mà còn bằng phương pháp ghi chép, tính toán dựa trên sự phản ánh tình hình chi phí thực tế trên sổ sách. Vì vậy hạch toán kế toán với chức năng cơ bản là cung cấp thông tin cho quản lý, đã khẳng định vai trò không thể thiếu với việc quản trị doanh nghiệp. Trong phần thông tin chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kế toán phản ánh toàn bộ các yếu tố chi phí phát sinh thể hiện trên các mặt quy mô và hiệu quả. Những số liệu kế toán cung cấp là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản trị. Để có thể tiết kiệm chi phí sản xuất từ đó hạ giá thành sản phẩm, đòi hỏi kế toán tập hợp chi phí sản xuất phải chính xác, đúng và đầy đủ nghĩa là bên cạnh tổ chức ghi chép, phản ánh theo đúng giá trị thực tế của chi phí ở thời điểm phát sinh chi phí còn phải tổ chức ghi chép và tính toán phản ánh từng loại chi phí theo đúng địa điểm phát sinh và theo đúng đối tượng chịu phí, có như vậy mới tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Nói tóm lại, việc hoàn thiện công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm là yêu cầu tất yếu khách quan phù hợp với sự phát triển và nhu cầu quản lý. Hoàn thiện công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm chính là tập trung giải quyết các nhiệm vụ cơ bản sau: - Xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, lựa chọn phương pháp tập hợp chi phí sản xuất phù hợp với đặc điểm của Công ty. - Xác định đúng đối tượng tính giá thành, lựa chọn phương pháp tính giá thành phù hợp. - Xây dựng quy tắc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Quy trình trình tự công việc phân bổ chi phí cần thiết cho từng đối tượng chịu phí. Như vậy có thể nói rằng, chất lượng của thông tin kế toán có ảnh hưởng không nhỏ tới tính chính xác của những phản ứng của doanh nghiệp đối với lượng thông tin này. Hoàn thiện hệ thống kế toán nói chung và bộ phận chi phí sản xuất và tính giá thành nói riêng nhằm cung cấp thông tin trong sạch chính xác cho quản lý luôn là nhiệm vụ có ý nghĩa chiến lược trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. 2. Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty xây lắp Hà Nam. Phương hướng chung để hoàn thiện công tác quản lý nói chung cũng như công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp là phát huy những ưu điểm hiện có, tìm cách khắc phục những tồn tại nhằm đảm bảo hạch toán theo đúng chế độ tài chính kế toán đồng thời đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được sự giúp đỡ của các cán bộ trong phòng tài vụ em đã được tìm hiểu về công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty. Qua đó em xin đề xuất một số ý kiến, biện pháp cụ thể để khắc phục những tồn tại trong quản lý hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành của Công ty. 2.1. Về việc luân chuyển chứng từ. Công ty xây lắp Hà Nam có địa bàn hoạt động rộng số lượng công trình mà Công ty cùng thi công trong một thời gian rất nhiều, rải rác và phân tán. Do đó việc luân chuyển chứng từ gốc ban đầu lên phòng kế toán Công ty không tránh khỏi sự chậm trễ. Việc phản ánh các khoản phí không đúng thời gian phát sinh, công việc kế toán dồn vào cuối kỳ sẽ dẫn đến việc kết toán chậm, không đảm bảo được yêu cầu quản lý của Công ty. Để khắc phục tình trạng chậm trễ này, phòng tài vụ cần quy định về thời gian giao nộp chứng từ thanh toán kịp thời chuyển về phòng tài vụ để có số liệu phản ánh kịp thời trong số sách kế toán, tránh trường hợp chi phí phát sinh kỳ này nhưng kỳ sau mới được ghi sổ. Muốn vậy, trưởng phòng tài vụ cần xây dựng lịch trình cho các đội, xí nghiệp thi hành, nếu sai phạm sẽ tiến hành xử phạt. Bên cạnh đó cần phải có sự hỗ trợ của Ban giám đốc công ty trong việc nâng cao ý thức trách nhiệm, xây dựng chế độ thưởng phạt rõ ràng. - Chấn chỉnh hoạt động tài chính của công ty bằng cách tổ chức một cuộc họp giữa phòng tài vụ, ban giám đốc các đội trưởng xây dựng và nhân viên kế toán đội trong đó yêu cầu các đội trưởng xây dựng phải tiến hành lập các dự toán tiến độ thi công chuyển cho phòng tài vụ để kế toán trưởng có thể lập các kế hoạch tài chính một cách chính xác, hợp lý, giảm bớt các chi phí phát sinh không cần thiết. Các kế toán đội và các đội trưởng xây dựng phải tuân thủ đầy đủ chế độ chứng từ kế toán. Các đội muốn được tạm ứng phải có đơn xin tạm ứng kèm theo các bản hợp đồng. Như vậy có thể quy định chặt chẽ thời hạn thanh toán các chứng từ bằng cách quy định rõ các đội phải quyết toán xong các lần tạm ứng trước mới được tạm ứng lần tiếp theo. 2.2. Về hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán và sổ sách sử dụng. Thứ nhất: Công ty nên mở tài khoản 623 để theo dõi về chi phí sử dụng máy thi công bởi lẽ chi phí về máy thi công cũng chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản phẩm. Theo đó cần mở sổ chi tiết TK 623 để theo dõi chi tiết máy thi công. Máy thi công là một phần tài sản cố định của công ty và là đặc thù của ngành xây lắp nói chung. Máy thi công giúp cho việc thi công được liên tục và có hiệu quả. Máy thi công của Công ty do tổ máy thi công quản lý. Để có thể chủ động trong thi công khi cần thi công công trình nào thì sẽ sử dụng máy thi công cho công trình đó rồi tiếp tục đi thi công công trình khác. Chi phí sử dụng máy thi công như: xăng dầu, chi phí bảo dưỡng máy... được lái xe thanh quyết toán với kế toán đội xây dựng mà máy thi công phục vụ. Máy thi công ở Công ty gồm: Máy dầm, máy ủi, máy san... Căn cứ vào các hợp đồng thuê máy, bảng kê chi phí thuê máy, bảng kê chi phí chạy máy, bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tính khấu hao và trích trước sửa chữa lớn máy thi công... cuối tháng kế toán nên lập :"Bảng tổng hợp chi phí máy thi công" và vào các chứng từ ghi sổ qua tài khoản 623 - chi phí máy thi công chi tiết cho từng công trình như sau: Bảng tổng hợp chi phí máy thi công Tháng 10 năm 2002 Công trình: Trường PTTH Lý Nhân STT Diễn giải TKĐƯ Số tiền 1 Chi phí khấu hao máy thi công 136 150.000 2 Chi phí trích trước sửa chữa lớn máy thi công 136 1.300.000 3 Chi phí NVL chạy máy thi công 136 930.000 4 Lương công nhân điều khiển máy thi công 136 2.500.000 Tổng 4.880.000 Chứng từ ghi sổ Số: 312 Ngày 31 tháng 10 năm 2002 STT Diễn giải TKĐƯ Số tiền Nợ Có Chi phí sử dụng máy thi công công trường trường PTTH lý Nhân 623 141 4.880.000 4.880.000 Tổng 4.880.000 4.880.000 Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, kế toán vào sổ cái tài khoản 623 có mẫu tương tự như các chi phí khác. Thứ hai: Bổ sung tài khoản chi tiết 154. Hiện nay tại Công ty, tài khoản 154 được sử dụng để tập hợp chi phí sản xuất trên quy mô toàn doanh nghiệp. Song do đặc điểm kinh doanh của Công ty, đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành cuối kỳ là từng công trình xây dựng. Như vậy, để có thể tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm một cách dễ dàng và chính xác, Công ty nên mở sổ chi tiết tài khoản 154 chi tiết cho từng công trình. Việc mã hoá tài khoản chi tiết cho từng công trình xây lắp tương ứng với tài khoản cấp hai phản ánh chi phí của công trình. Ví dụ: TK 154 - 028 là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang công trình trường PTTH Lý Nhân. TK 154 - 029 chi phí sản xuất kinh doanh dở dang công trình Bưu điện tỉnh. Và căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ ghi sổ kế toán công ty có thể vào sổ chi tiết TK 154 như sau: Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Tài khoản 154-028: Công trình Trường PTTH Lý Nhân Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 0 430 31/12 CPNVLTT quý IV/2002 621 423.700.000 431 31/12 CPNCTT quý IV/2002 622 172.659.000 432 31/12 CPSXC quý IV/2002 627 104.638.776 434 31/12 Bàn giao hạng mục công trình hoàn thành 632 544.334.440 Cộng phát sinh 700.997.776 544.334.440 Dư cuối kỳ 156.663.336 2.3. Về công tác quản lý các khoản chi phí. Thứ nhất: Chi phí nguyên vật liệu. Là khoản mục chi phí mà công ty cần phải quan tâm nhiều hơn nữa. Trước hết là với vật tư mua ngoài đối với những công trình ở xa công ty mà vật tư ở kho không thể cung cấp được do chi phí vận chuyển quá lớn. Chi phí cần có cán bộ vật tư lập kế hoạch chi phí vật tưvới định mức hao phí là ít nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng và yêu cầu kỹ thuật. Những nhà cung cấp vật tư cần phải có uy tín và cung cấp đầy đủ vật tư theo yêu cầu của công ty. Hạn chế chi phí vận chuyển hao hụt trong vận chuyển và bảo quản vật tư. Kế toán đội cần phải có những chứng từ làm căn cứ cho việc mua sắm vật tư, bảo quản vật tư và sử dụng vật tư. Những hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho là chứng từ cho việc mua sắm vật tư. Nhưng về việc sử dụng vật tư, các kế toán đội cần lập sổ danh điểm vật tư để theo dõi từng loại vật tư được sử dụng trong đó có danh sách những nhà cung cấp cho từng loại vật tư. Từ đó kế toán công ty và cán bộ công ty mới dễ dàng theo dõi và kiểm tra. Kế toán đội có thể lập một sổ danh điểm vật tư cho đội mình như sau: Sổ danh điểm vật tư Đội xây dựng công trình STT Danh điểm vật tư Đvt Số lượng Tên nhà cung cấp 1 Xi măng ............. kg 10.000 Nhà máy xi măng Bút Sơn Cuối tháng khi đội nộp chứng từ lên, kế toán công ty sẽ lập một sổ theo dõi vật tư cho từng công trình. Mẫu như sau: Sổ chi tiết vật tư theo công trình Công trình trường PTTH Lý Nhân STT Chứng từ Tên vật tư ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền SH NT 1 HĐGTGT 512 25/10 Xi măng Bỉm sơn kg 980 10.000 9800.000 2 ................. Tổng Sổ này được dùng để đối chiếu với các bảng kê chi phí vật tư của các đội xây dựng công trình. Thứ hai: Chi phí nhân công. Đối với khoản mục này, Công ty sử dụng hai tài khoản là: TK 334 - phải trả công nhân với công nhân trong biên chế và TK 331 - phải trả người bán với lao động thuê ngoài. Trong các doanh nghiệp xây lắp thì số công nhan trong biên chế là không nhiều mà chủ yếu là công nhân thuê ngoài. Khi theo dõi trên tài khoản 331 gồm rất nhiều nội dung khác nhau sẽ gây khó khăn cho công ty khi thanh toán và theo dõi lương cho thợ thuê ngoài. Đồng thời do việc trả lương cho công nhân trong biên chế và công nhân thuê ngoài có cùng tính chất là thanh toán lương, công cho người lao động nên để thuận tiện hơn trong công tác quản lý, công ty nên cho mục chi phí nhân công - thợ thuê ngoài vào theo dõi chung trong tài khoản 334 - phải trả công nhân viên. Tài khoản 334 sẽ được chi tiết cho từng đối tượng là công nhân trong biên chế và công nhân thuê ngoài. 334: Phải trả công nhân viên. 334.1 : Phải trả công nhân viên. 334.2 : Phải trả thợ thuê ngoài. - Khi phòng tài vụ tập hợp chứng từ sẽ ghi sổ kế toán như sau: Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp (chi tiết cho từng đối tượng) Có TK 334: Phải trả công nhân viên (chi tiết cho từng đối tượng) Hơn nữa, đối với công nhân thuê ngoài, để đảm bảo an toàn trong lao động, tăng năng suất lao động, công ty nên có quy định trích một số phần trăm số tiền phải trả cho người lao động và cụ thể là 2%. Trong khi thi công, nếu có tai nạn lao động bất ngờ xảy ra thì công ty sẽ có một khoản tiền để hỗ trợ cho người bị tai nạn. Việc này vừa khuyến khích người lao động làm việc có năng suất, đồng thời nâng cao uy tín của công ty và phù hợp với chế độ bảo hiểm của người lao động. Để thực hiện được điều này thì giữa công ty và người lao động phải có sự thoả thuận với nhau. Khi đó trong bảng thanh toán tiền công cho thợ thuê ngoài sẽ thêm một cột như sau: Bảng thanh toán thợ thuê ngoài Công trình trường PTTH Lý Nhân STT Chứng từ Nội dung Số tiền Trích 2% Còn lại Ký SH NT 1 HĐ 128 5/10 Thanh toán tiền công cho anh Thanh 500.000 10.000 490.000 ................. Tổng Thứ ba: chi phí sản xuất chung . Tại Công ty xây lắp Hà Nam, các đội thi công được khoán thi công các công trình. Các chi phí chung của các đội được kế toán đội tập hợp và gửi lên phòng tài vụ của công ty. Do trong chi phí chung có nhiều mục, nhiều khoản nên kế toán đội nên có từng bảng kê riêng cho từng loại chi phí để kế toán công ty dễ dàng tập hợp vào bảng tổng hợp chi phí chung của toàn doanh nghiệp. Để quản lý tốt khoản mục chi phí sản xuất chung chỉ có cách hiệu quả nhất là kiểm tra chặt chẽ chi phí kể cả nguồn gốc phát sinh và đối tượng chịu phí. Các chi phí bất hợp lý cần phải được kiểm tra và loại bỏ khỏi giá thành công trình. Chi phí công trình nào bất hợp lý thì công trình chịu, tuyệt đối không gánh bù cho công trình khác. Và một việc rất quan trọng là phân bổ chi phí sản xuất chung hợp lý tránh tình trạng phản ánh sai lệch giá thành từng công trình thì từ đó mới giảm được khoản mục chi phí này. 2.4. Việc sử dụng máy tính cho công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Trong thời đại hiện nay, sử dụng máy vi tính phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh, quản lý doanh nghiệp... là xu hướng tất yếu vì chức năng thay thế con người của máy tính ngày càng được khai thác triệt để, hơn nữa máy vi tính sẽ xử lý số liệu một cách khoa học và chính xác. Tuy nhiên ở phòng kế toán của công ty xây lắp Hà Nam chưa khai thác triệt để thế mạnh của máy vi tính trong công tác kế toán nói chung và việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp nói riêng (cả phòng chỉ có một máy tính). Công việc của kế toán chủ yếu là do kế toán viên ghi chép sổ sách, tính toán bằng máy tính cá nhân nên hiệu suất công việc chưa cao, việc hạch toán ghi chép của kế toán viên còn rất vất vả. Mặt khác việc lưu giữ sổ sách, chứng từ kế toán chỉ đơn thuần trên giấy tờ chứ chưa lưu trên máy một cách khoa học. Bởi vậy, Công ty nên xây dựng một phần mềm cho phòng tài vụ của công ty mình. Thực hiện được đồng bộ các giải pháp trên, chắc chắn Công ty sẽ nâng cao được hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừng nâng cao thu nhập cho người lao động. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường với sự cạch tranh lành mạnh hiện nay, một doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại và đứng vững khi biết sử dụng kết hợp đúng đắn các yếu tố đầu vào, đảm bảo chất lượng đầu ra và tự cân đối hạch toán kinh tế. Để đạt được điều này thông tin kinh tế đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc chi phối các quyết định quản trị. Nó gắn liền với công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất nói chung và các doanh nghiệp xây lắp nói riêng. Tập hợp chi phí sản xuất một cách chính xác, tính đúng tính đủ giá thành sản phẩm không những góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho quản trị doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn, chính xác về giá bán, nhằm thu được lợi nhuận tối đa mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tình hình cấp phát và sử dụng vốn, vấn đề có thể nói là rất nan giải đối với sự tăng trưởng của nền kinh tế đất nước hiện nay. Trong thời gian thực tập tại công ty xây lắp Hà Nam, em đã cố gắng tìm hiểu thực trạng công tác hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty, kết hợp với những lý luận đã tiếp thu ở trường, em xin mạnh dạn trình bày một số ý kiến nhỏ với nguyện vọng hoàn thiện hơn nữa công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp ở công ty. Mặc dù có rất nhiều cố gắng, nhưng do trình độ có hạn, thời gian thực tập ngắn, bài viết của em mới chỉ đề cập đến những vấn đề có tính chất cơ bản và chỉ đưa ra những ý kiến bước đầu chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự quan tâm góp ý và chỉ bảo của các thầy cô cùng các cán bộ phòng kế toán công ty để bài viết hoàn thiện hơn.