Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá tại công ty cổ phần Gas- Petrolimex

(5) TrÞ gi¸ thùc tÕ cña l« hµng NK nhËp kho TrÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng nhËp khÈu nhËp kho: = TrÞ gi¸ l« hµng + PhÝ b¶o hiÓm+ C­íc phÝ vËn chuyÓn + ThuÕ NK = 3.889.660.975 + 3.068.641 + 368.565.509 + 212.654.483 = 4.473.949.608(VN§) TrÞ gi¸ h¹ch to¸n cña l« hµng nhËp kho: = Sè l­îng hµng ghi trªn tê khai h¶i quan * Gi¸ h¹ch to¸n = 727,999(MT) * 1000* 4500 = 3.275.995.500 Chªnh lÖch gi¸ h¹ch to¸n vµ gi¸ vèn hµng b¸n = 4.473.949.608- 3.275.995.500 = 1.197.954.108 (6). PhÝ gi¸m ®Þnh: §©y lµ mét lo¹i phÝ kh«ng th­êng xuyªn x¶y ta, vµ khi nã x¶y ra sÏ ®­îc coi nh­ mét kho¶n rñi ro mµ bªn b¸n vµ bªn mua cïng ph¶i chÞu. Phßng kÕ to¸n sÏ tËp hîp chi phÝ nµy vµ thanh to¸n theo tõng quý Quy ®æi theo TGTT ngµy cuèi kú = 193,875 * 15.851 = 3.073.112,625 Quy ®æi theo TGHT = 193,875 * 16000 = 3.102.000 Chªnh lÖch gi÷a TGTT vµ TGHT = 28.887,375 VÝ dô: Theo chuyÕnhµng sè 08 (1). Ngµy 04/02/2005 c«ng ty ®· viÕt ®¬n yªu cÇu më L/C sè 00133700400219 t¹i ng©n hµng VietCom Bank cho chuyÕn hµng sè 08 theo hîp ®«ng ngo¹i th­¬ng sè 02/PE/SK Gas 01/04 ngµy 30/12/2004 gi÷a c«ng tygas Petrolimex vµ c«ng ty SK GAS CO.LTD cña Hµn Quèc . LÖ phÝ më L/C lµ300USD. Tû gi¸ thùc tÕ 15.791USD/VND . C«ng ty ®· thanh to¸n b»ng TGNH (2) Ngµy 19/02/2005 ®ùoc sù uû quyÒn cña c«ng ty Gas chi nh¸nh GAs Sa× gßn ®· hoµn tÊt thñ tôc h¶i quan nhËp chuyÕn hµng sè 08 t¹i c¶ng Nhµ BÌ. LÖ phÝ h¶i quan lµ 500.000VND (3) Ngµy 20/02/2004 phßng gi¸m ®Þnh Vina Control ®· tiÕn hµnh gi¸m ®Þnh l« hµng trªn.Sè l­îng gi¸m ®Þnh theo Vina Control lµ: 1.826,744(MT) Sè l­îng trªn B/L: 1.824,756(MT) §¬n gi¸ CFR(USD?MT): 365(USD/MT) Tû gi¸ ngµy nhËn nî: 15.732 4) Cïng ngµy chi côc h¶i quan cöa kh©ñ c¶ng Sµi Gßn khu vùc III göi giÊy th«ng b¸o thu thuÕ, chªnh lÖch gi¸ ®Õn ®¬n vÞ víi sè tiÒn thanh to¸n lµ 1.909.358.394 trong ®ã thuÕ NK:784.678.929 VND; ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu: 1.124.706.465VND (5). Ngµy 23/02/2005, toµn bé l« hµng trªn ®· ®­îc vËn chuyÓn vÒ kho gas Nhµ BÌ phï hîp víi hîp ®ång vµ vËn ®¬n. Chi phÝ vËn chuyÓn b¬m hót gas lµ 7.000.000, VAT=10% (6). Cïng ngµy, c«ng ty b¶o hiÓm PJICO ®· göi ®¬n b¶o hiÓm hµng ho¸ ®Õn c«ng ty víi yªu cÇu thanh to¸n chi phÝ b¶o hiÓm lµ: 479,89 USD; VAT=10% (7). Ngµy01/03/2005, chi côc HQCK c¶ng Sµi Gßn III ra quyÕt ®Þnh vÒ viÖc ®iÒu chØnh thuÕ, thu chªnh lÖch gi¸ víi tæng sè tiÒn lµ: - 285.950.261VND trong ®ã thuÕ NK lµ: - 260.990.176VND, thuÕ GTGT lµ: - 24.960.085VND Cuèi th¸ng , phßng kinh doanh t¹i v¨n phßng c«ng ty sÏ tËp hîp tÊt c¶ chøng tõ vµo sè liÖu cho m¸y. Lóc nµy míi lËp phiÕu nhËp kho, phßng kÕ to¸n kiÓm tra sè liÖu vµ tiÕn hµnh xö lý chªnh lÖch, chuyÓn m· kh¸ch hµng (8). Ngµy 12/03/2005 c«ng ty viÕt ®¬n xin mua ngo¹i tÖ ®Ó thanh to¸n tiÒn hµng cho c«ng ty SK Gas. LTD göi tíi ng©n hµng VietCom Bank. Ngµy 17/03/2005 ng©n hµng göi giÊy b¸o nî tíi c«ng ty víi sè tiÒn lµ 666.035,94 USD. Tû gi¸ thùc tÕ ngµy nhËn nî lµ 15.839VND/USD Theo d÷ liÖu trªn phßng kÕ to¸n nhËp sè liÖu vµo m¸y. m¸y ®· tù ®éng tinh cÊc nghiÖp vô nh­ sau: (1). Sè tiÒn ph¶i thanh to¸n víi ng­êi xuÊt khÈu: Quy ®æi theo TGTT=1824,756 *365 *15.732= 10.478.077.410 VN§ (MT) (USD/MT) Quy ®æi theo TGHT= 1842,756*365*16000= 10.656.575.040(VND) Chªnh lÖch gi÷a TGTT vµ TGHT =178.497.630 (VN§) (2). PhÝ b¶o hiÓm ph¶i tr¶: Quy ®æi theo TGTT= 479,890 *15732=7.549.629 (VN§) Quy ®æi theo TGHT=497,89 (USD)* 16.000= 7.678.240(VN§) Chªnh lÖch gi÷a TGHT vµ TGTT = 128.611 (4) ThuÕ NK, thuÕ GTGT hµng nhËp khÈu Nguyªn nh©n cã quyÕt ®Þnh vÒ viÖc ®iÒu chØnh thuÕ, thu chªnh lÖch gi¸ lµ do khi hµng ho¸ vÒ ®Õn c¶ng nh­ng ch­a ®ñ c¸c vËn ®¬n, chøng tõ ( B¶o hiÓm , phÝ vËn chuyÓn...); H¶i quan sÏ tÝnh thuÕ suÊt nhËp khÈu ban ®Çu lµ 7,5%. Khi ®· tËp hîp ®­îc ®Çy ®ñ c¸c vËn ®¬n, chøng tõ h¶i quan sÏ tÝnh thuÕ NK ­u ®·i lµ 5%. Do ®ã sÏ xã sù gi¶m thuÕ NK vµ VAT hµng NK. ThuÕ NK ph¶i nép =(666.761,560*15.732+7.549.629)*5% = 524.852.124( VN§) THuÕ GTGT hµng NK = (666.761,560*15.732+7.549.629+524.852.124)*10%) =1.102.189.461(VND) (5) TrÞ gi¸ thùc tÕ cña l« hµng NK nhËp kho TrÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng nhËp khÈu nhËp kho: = TrÞ gi¸ l« hµng + PhÝ b¶o hiÓm+ ThuÕ NK = 10.478.007.410+7.549.629+524.852.124= 11.010.479.163 TrÞ gi¸ h¹ch to¸n cña l« hµng nhËp kho: = Sè l­­äng hµng ghi trªn tê khai h¶i quan * Gi¸ h¹ch to¸n = 1.826,744(MT) * 1000* 4500 = 8.220.348.000 Chªnh lÖch gi¸ h¹ch to¸n vµ gi¸ vèn hµng b¸n = 11.010.479.163- 8.220.348.000= 2.790.131.163 2.2.2.2. §¸nh gi¸ hµng ho¸ xuÊt: T¹i c«ng ty cæ phÇn Gas- Petrolimex viÖc xuÊt b¸n hµng ho¸ c«ng ty sö dông gi¸ h¹ch to¸n. C¨n cø vµo kÕ ho¹ch giao hµng theo hîp ®ång, hay giao trùc tiÕp t¹i kho cña c«ng ty, phßng b¸n hµng dÞch vô sÏ viÕt “ ho¸ ®¬n GTGT” hay “PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé “. Thñ kho sÏ c¨n cø vµo ho¸ ®¬n hoÆc phiÕu ®Ó xuÊt kho. Phßng b¸n hµng sÏ nhËp sè liÖu trªn ho¸ ®¬n ( phiÕu ) vµo m¸y vi tÝnh theo mÉu “ ho¸ ®¬n b¸n hµng” ®· cã s½n trªn m¸y. C¸c th«ng tin nµy sÏ ®ù¬c tù ®éng nhËp vµo c¸c b¸o c¸o b¸n hµng, c¸c b¶ng kª, sæ chi tiÕt c«ng nî cñ Tk 13131 theo tõng tªn cña kh¸ch hµng ®· ®­îc m· ho¸. §Õn cuèi kú, c¨n cø vµo l­îng hµng tån kho ®Ó x¸c ®Þnh l­îng hµng xuÊt b¸n trong kú theo c«ng thøc: Sè l­îng hµng Sè l­îng d­ Sè l­îng hµng Sè l­îng hµng xuÊt b¸n trong kú = ®Çu kú + nhËp trong kú - tån kho cuèi kú Khi ®ã kÕ to¸n míi ph©n bæ l­îng chªnh lÖch gi÷a gi¸ vèn hµng b¸n vµ gi¸ h¹ch to¸n ( ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n 156512, 156522) cña l­îng hµng xuÊt b¸n trong kú vµo gi¸ vèn hµng b¸n theo ph­¬ng thøc nhËp tr­íc xuÊt tr­íc. ViÖc tÝnh chªnh lÖch gi÷a gi¸ vèn vµ gi¸ h¹ch to¸n cña l­îng hµng xuÊt b¸n trong kú ®­îc tÝnh nh­ sau: Chªnh lÖch gi÷a gi¸ vèn Sè l­îng L­îng chªnh lÖch gi÷a vµ gi¸ h¹ch to¸n cña l­îng = hµng xuÊt b¸n * gi¸ vèn vµ gi¸ h¹ch to¸n hµng xuÊt b¸n trong kú trong kú tÝnh cho mét ®¬n vÞ cuèi cïng hµng xuÊt b¸n trong kú Gi¸ vèn thùc tÕ tÝnh cho Gi¸ vèn thùc tÕ cña l« hµng nhËp kho mét ®¬n vÞ hµng xuÊt b¸n = sè l­îng trªn B/L VÝ dô: Theo chuyÕn hµng sè 07 ngµy 24/03/2004, c«ng ty lËp ho¸ ®¬n xuÊt b¸n cho chi nh¸nh Gas Sµi Gßn 450(MT) gas ho¸ láng. §¬n gi¸ xuÊt b¸n lµ 6300 ®/kg.(1MT=1000kg) Doanh thu b¸n hµng = Sè l­îng hµng b¸n * ®¬n gi¸ b¸n = 450(MT) * 1000*6300 = 2.835.000.000 Gi¸ vèn hµng b¸n = Sè l­îng hµng b¸n * Gi¸ h¹ch to¸n = 450(MT) * 1000* 4500+ = 2.025.000.000 Cuèi kú kÕ to¸n míi xö lý chªnh lÖch gi÷a gi¸ vèn hµng b¸n víi gi¸ h¹ch to¸n ®Ó kÕt chuyÓn vµo gi¸ vèn hµng b¸n trong kú 2.2.3. Thñ tôc nhËp xuÊt kho vµ chøng tõ sö dung 2.2.3.1. Thñ tôc nhËp kho vµ chøng tõ sö dông. * §èi víi hµng mua trong n­íc: C¨n cø vµo l­îng hµng dù tr÷ trong kho, phßng kinh doanh lªn kÕ ho¹ch mua hµng vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®ã. Nh©n viªn phßng kinh doanh trùc tiÕp ®Õn tËn n¬i mua hµng. Chøng tõ trong tr­êng hîp nµy lµ ho¸ ®¬n GTGT do bªn b¸n lËp( liªn 2). Hµng ho¸ ®­îc vËn chuyÓn vÒ kho cña c«ng ty(c«ng ty tù vËn chuyÓn hoÆc thuª ngoµi). T¹i kho thñ kho kiÓm nhËn hµng ho¸ tr­íc khi lËp kho, ®ång thêi ghi vµo thÎ kho.C«ng ty cã mét bé phËn kiÓm nhËn sÏ chøng nhËn kÕt qu¶ qua PNK. Thñ kho chØ ghi sè l­îng thùc nhËp vµo PNK c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT, sau ®ã PNK vµ ho¸ ®¬n (GTGT) ®­îc chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n. KÕ to¸n l­u PNK(ph¶n ¸nh mÆt hiÖn vËt) vµ c¨n cø vµo ho¸ ®¬n (GTGT) ®Ó ph¶n ¸nh mÆt gi¸ trÞ hµng ho¸ mua vµo c¸c sæ kÕ to¸n *§èi víi hµng nhËp khÈu: Khi cã bé chøng tõ gèc bao gåm : + Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i(Invoice) + VËn ®¬n ®­êng biÓn(Bill of Ladding) + GiÊy chøng nhËn xuÊt xø(Certificate of original) + GiÊy chøng nhËn phÈm chÊt(Certificate of quality) + B¶ng kª khai chi tiÕt hµng NK(Packing list) C¸n bé phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu sÏ c¨n cø vµo ®ã lµm giÊy phÐp NK vµ lµm giÊy phÐp NK vµ më tê khai h¶i quan. Sau khi nhËn ®­îc th«ng b¸o hµng ®· vÒ ®Õn ®Þa ®iÓm giao hµng (C¶ng t¹i c¸c chi nh¸nh) th× c¸n bé phßng XNK lµ nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc tiÕp nhËn hµng vµ lµm thñ tôc h¶i quan cho l« hµng ®ã. C¨n cø ®Ó lµm giÊy phÐp nkËp khÈu vµ më tê khai h¶i quan chÝnh lµ bé chøng tõ gèc ë trªn. Hµng ho¸ sau khi ®· ®­îc hoµn thµnh thñ tôc h¶i quan sÏ ®­îc chuyÓn vÒ nhËp kho b»ng ph­¬ng tiÖn chuyªn dïng cña chÝnh c«ng ty(HÖ thèng xe chë Gas). Tr­íc khi nhËp kho hµng ho¸ sÏ ®ùoc Vina Control kiÓm tra, gi¸m ®Þnh vÒ sè l­îng, phÈm chÊt. Trªn c¬ së biªn b¶n kiÓm nhËn, ho¸ ®¬n cña ng­êi b¸n, biªn lai nép thuÕ phßng kinh doanh tiÕn hµnh vµo sè liÖu cho m¸y vµ in ra PNK. VÝ dô: Theo vÝ dô 1: C¨n cø c¸c chøng tõ mµ phßng kinh doanh ®· lËp, c¸c sè liÖu cho vµo m¸y. Lóc nµy sau khi ®· cã ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ liªn quan ®Õn NK, phßng kinh doanh míi lËp phiÕu nhËp kho cho l« hµng nhËp khÈu nh­ sau: PhiÕu nhËp kho mua hµng nhËp khÈu Ngµy 29 th¸ng 2 n¨m 2005 Sè chøng tõ 18 Ng­êi nhËp hµng .............. Ph­¬ng thøc nhËp 01- NhËp khÈu Nguån 22- Nguån c«ng ty gas- Petrolimex §¬n vÞ tr¶ hµng Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n gas, PK vµ vËn t¶i §¬n vÞ thanh to¸n Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n gas, PK vµ vËn t¶i §Þa chØ DiÔn gi¶i NhËp mua LPG chuyÕn 07- Nhµ BÌ M· sè thuÕ M· hîp ®ång NhËp vµo kho 056199- Kho chuyÓn th¼ng 056199 Lo¹i h×nh kinh doanh §¬n vÞ vËn chuyÓn Ng­êi vËn chuyÓn Sè ph­¬ng tiÖn Tû gi¸ USD: 15.821 Tªn vËt t­ M· vËt t­ §VT Sè l­îng Gi¸ Thµnh tiÒn NT Thµnh tiÒn VN§ Gas ho¸ láng kh«ng bao b× 120101 Kg 729.583 269.150,280 4.258.226.580 Tæng céng tiÒn hµng 269.150,280 4.258.226.580 Chi phÝ 193,960 3.068.641 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 269.344,240 4.261.295.221 ThuÕ nhËp khÈu 212.654.483 ThuÕ GTGT 410.231.546 Céng toµn bé 269.344,240 4.884.181.250 B»ng ch÷ : Bèn tû, t¸m tr¨m t¸m t­ triÖu,mét tr¨m m­êi t¸m ngh×n, hai tr¨m n¨m m­¬i ®ång ch½n Ng­êi mua Ng­êi lËp phiÕu Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ 2.2.3.2. Thñ tôc xuÊt kho vµ chøng tõ sö dông: C«ng ty cæ phÇn Gas- Petrolimex chñ yÕu nhËp hµng ho¸ vÒ ®Ó xuÊt b¸n ra ngoµi thÞ tr­êng, hoÆc xuÊt b¸n néi bé. §èi víi bÊt cø h×nh thøc nµo phßng kinh doanh ®Òu ph¶i c¨n cø vµo kÕ ho¹ch giao hµng theo hîp ®ång, hay giao trùc tiÕp t¹i kho cña c«ng ty; phßng b¸n hµng dÞch vô sÏ viÕt “ ho¸ ®¬n GTGT” hay phiÕu “ PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé”. Thñ kho sÏ c¨n cø vµo ho¸ ®¬n hoÆc phiÕu ®Ó tiÕn hµnh phiÕu xuÊt kho. PXK ®­îc lËp thµnh 3 liªn: Liªn 1: Do phßng kinh doanh gi÷ Liªn 2: Do kh¸ch hµng mua hµng ho¸ gi÷ Liªn 3: Thñ kho sö dông ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt, cuèi th¸ng chuyÓn lªn cho kÕ to¸n hµng ho¸ Do ®Æc thï cña c«ng ty ®· thiÕt kÕ mÉu ho¸®¬n GTGT cho tr­êng hîp xuÊt ngoµi vµ phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé cho tr­êng hîp xuÊt b¸n néi bé. Khi xuÊt hµng b¸n ra ngoµi thÞ tr­êng c«ng ty chØ giao cho kh¸ch hµng ho¸ ®¬n GTGT, ë kho còng ®­îc gi÷ mét ho¸ ®¬n GTGT (liªn 3). Ho¸ ®¬n GTGT cã d¹ng nh­ sau: Khi xuÊt b¸n néi bé c«ng ty sö dông PXK kiªm vËn chuyÓn néi bé ®Ó theo dâi sè l­îng hµng xuÊt, t×nh h×nh thanh to¸n, phÇn vËn chuyÓn, phÇn kho.PhiÕu cã d¹ng nh­ sau: 2.2.4. Tæ chøc khai b¸o m· ho¸ ban ®Çu 2.2.5. Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt t¹i kho HiÖn nay ph­¬ng ph¸p ghi sæ chi tiÕt hµng ho¸ ®ang ®­îc ¸p dông t¹i c«ng ty lµ ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song. Phôc vô ph­¬ng ph¸p nµy c«ng ty c¸c mÉu sæ chi tiÕt nh­ :ThÎ kho, b¶ng kª nhËp xuÊt tån, sæ chi tiÕt c¸c tµi kho¶n Ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song cã ­u ®iÓm lµ c¸ch ghi ®¬n gi¶n, dÔ hiÓu, dÔ kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu, cã kh¶ n¨ng cung cÊp th«ng tin nhanh cho qu¶n trÞ hµng tån kho vµ kh¸ phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña c«ng ty (doanh nghiÖp ¸p dông kÕ to¸n m¸y, nghiÖp vô nhËp xuÊt diÔn ra th­êng xuyªn) ViÖc h¹ch to¸n chi tiÕt hµng tån kho ë kho vµ phßng kÕ to¸n ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau: - ë kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ®Î ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån hµng ngµy cña tõng lo¹i hµng ho¸ theo chØ tiªu sè l­îng( thÎ kho ®­îc më cho tõng lo¹i hµng). Hµng ngµy , thñ kho thùc hiÖn nhËp, xuÊt, hµng ho¸, lËp c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt, sau ®ã c¨n cø vµo nh÷ng chøng tõ ®ã ®Ó ghi vµo thÎ kho, cuèi cïng tÝnh ra l­îng tån cuèi ngµy( ghi vµo cét tån cña thÎ kho). Ngoµi ra, thñ kho cßn cã nhiÖm vô s¾p xÕp, ph©n lo¹i hîp lý chøng tõ ®Ó giao cho kÕ to¸n. - ë phßng kÕ to¸n: §Þnh kú 10 ngµy, kÕ to¸n xuèng kho ®Ó kiÓm tra, ký x¸c nhËn vµo thÎ kho vµ nhËn c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt. DO c«ng ty to¸n m¸y nªn thñ kho chØ viÖc göi fax lªn cho phßng kÕ to¸n theo ®Þnh kú. T¹i phßng kÕ to¸n , kÕ to¸n kiÓm tra c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt c¨n cø v¸o ®ã ®Ó ghi vµo sæ chi tiÕt hµng ho¸, mçi chøng tõ ghi mét dßng. Sæ chi tiÕt hµng ho¸ theo dâi c¶ mÆt hiÖn vËt( sè l­îng) vµ mÆt gi¸ trÞ(sè tiÒn) cña hµng ho¸ cuèi th¸ng kÕ to¸n céng sè liÖu trªn c¬ së sæ chi tiÕt hµng ho¸ vµ lËp sæ chi tiÕt hµng ho¸ tæng hîp T¹i kho sau khi thñ kho nhËn ®­îc hoÆc ho¸ ®¬n GTGT; phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé th× thñ kho sÏ tiÕn hµng nhËp hoÆc xuÊt kho theo néi dung mµ phßng kinh doanh ®· ghi trªn ho¸ ®¬n, sau ®ã thñ kho sÏ ghi vµo thÎ kho sè l­îng nhËp xuÊt tån theo tõng lo¹i hµng, tõng chuyÕn hµng ®· ®­îc m· ho¸. §Þnh kú göi lªn cho phßng kÕ to¸n, phßng kÕ to¸n sÏ c¨n cø vµo ®ã ®èi chiÕu , kiÓm tra víi b¶ng kª xuÊt hµng ho¸, b¸o c¸o tiªu thô do phßng kinh doanh theo dâi BiÓu mÉu më thÎ kho cho LPG ®­îc sö dông t¹i c«ng ty nh­ sau: ThÎ kho Ngµy lËp thÎ: 01/02/2005 Tê sè 1 Tªn hµng: khÝ ho¸ láng LPG M· sè: 120101 §¬n vÞ tÝnh: kg chøng tõ DiÔn gi¶i ngµy N-X Sè l­îng Ch÷ ký kÕ to¸n S N NhËp XuÊt Tån Tån 01/02 100.000 17/02 NhËp chuyÕn 07-NB 729538 829538 23/02 NhËp chuyÕn 08-NB 1.824.756 2.654.294 Céng ph¸t sinh 2.554.294 Tån cuèi th¸ng 2.654.294 2.2.4. KÕ to¸n tæng hîp hµng ho¸ 2.2.4.1 KÕ to¸n tæng hîp nhËp hµng ho¸. Phßng kinh doanh cña c«ng ty cã nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch mua hµng vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®ã. Qu¸ tr×nh mua hµng cña c«ng ty hoµn tÊt khi hµng mua vµo ®· kiÓm nhËn, nhËp kho vµ tiÒn mua hµng ®· ®­îc thanh to¸n hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n. HiÖn nay c«ng ty h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p KKTX, c«ng ty lµ mét c¬ së kinh doanh thuéc ®èi t­îng nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ vµ thùc hiÖn h¹ch to¸n hµng ho¸ theo h×nh thøc NhËt ký- Chøng tõ ( S¬ ®å sè 05 )  C¸c tµi kho¶n sö dông * TK 151: “ Hµng mua ®ang ®i ®­êng”: §©y lµ mét tµi kho¶n trung gian dïng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng nhËp khÈu. Do lÜnh vùc kinh doanh cña c«ng ty lµ chuyªn s©u vÒ khÝ gas ho¸ láng vµ c¸c lo¹i bÕp phô kiÖn nªn c«ng ty chØ sö dông tµi kho¶n m· cho mÆt hµng nµy - TK 151 cã hai tµi kho¶n cÊp 2 +TK1515: Hµng mua ®ang ®i ®­êng- Gas, bÕp gas vµ phô kiÖn Trong ®ã : TK15151: Gas TK15152: BÕp gas vµ phô kiÖn + TK 1518: (hµng mua ®ang ®i ®­êng): Hµng ho¸ kh¸c *TK 156 “Hµng ho¸” Tµi kho¶n nµy còng ®­îc më chi tiÕt cho tõng lo¹i hµng nh­ TK151. Song t¹i mçi tµi kho¶n cÊp 2 ty l¹i më chi tiÕt thµnh hai tµi kho¶n : Mét ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ h¹ch to¸n cña hµng nhËp khÈu, mét lµ ®Ó ph¶n ¸nh chªnh lÖch gi÷a gi¸ vèn ( gi¸ thùc tÕ) vµ gi¸ h¹ch to¸n cña hµng mua vµo. Cô thÓ nh­ ®èi víi tµi kho¶n 1565 ph¶n ¸nh hµng ho¸ nhËp khÈu chÝnh cña c«ng ty lµ Gas- BÕp vµ phô kiÖn th× nã sÏ ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tµi kho¶n sau: - TK1565: Gas- bÕp vµ phô kiÖn Trong ®ã: +TK15651: Gas ho¸ láng tån kho. TK156511: Gi¸ h¹ch to¸n gas ho¸ láng tån kho TK156512: Chªnh lÖch gi¸ h¹ch to¸n vµ gi¸ vèn +TK15652: BÕp vµ phô kiÖn TK156521: Gi¸ h¹ch to¸n bÕp vµ phô kiÖn Tk156522: Chªnh lÖch gi¸ h¹ch to¸n vµ gi¸ vèn +TK15653: Gas ho¸ láng tån kho d¹ng göi( Göi ë kho c¸c c«ng ty kh¸c) * TK331: “ Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n, t¹i c«ng ty gas kÕ to¸n sö dông hai tµi kho¶n chi tiÕt cÊp 2 + TK33113- “Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Gas- phô kiÖn” Trong ®ã : TK331131: Ph¶i tr¶ ng­ßi b¸n Gas Tk331132: Ph¶i tr¶ ng­ßi b¸n bÕp- phô kiÖn + TK33118- “Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n hµng ho¸ kh¸c” Tµi kho¶n ph¶i tr¶ ng­êi b¸n nµy sÏ ®­îc chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng b»ng c¸ch m· ho¸. Sau ®©y lµ mét sè m· kh¸ch c«ng nî chñ yÕu: MK:31000022: M· kh¸ch ng­êi b¸n- phô kiÖn- vËn t¶i. MK:31000008: M· kh¸ch ng­êi b¸n Gas- phô kiÖn MK: 11038000: M· kh¸ch c«ng ty b¶o hiÓm PJICO. MK:11019000: M· kh¸ch c«ng ty vËn chuyÓn thuû I Ngoµi ra c«ng ty cßn mét sè tµi kho¶n nh­:TK111, TK112, TK133, TK333... * HÖ thèng sæ kÕ to¸n bao gåm ; Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 156511, TK156512, TK331131...c¸c b¶ng kª sè 8. nhËt ký chõng tõ sè 6; Sæ c¸i c¸c TK15151, TK156511, TK156512 §Ó hiÓu râ h¬n vÒ c¸c nghiÖp vô nhËp mua hµng ho¸ ta cã thÓ kh¸i qu¸t theo s¬ ®å sau: 1121 (6) 1122 (7) 331 (TGHT) (1) 151(TGTT) (8a) 156511(TGHT) (10) 632 413 1331 413 (8) (8b) 156512 (10) 138 (2) (5) 33331 (3a) 336 (4a) 33312 (3b) (4b) 641 (9b) (9a) DiÔn gi¶i c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh (1): ChÊp nhËn nî tiÒn hµng (2): PhÝ b¶o hiÓm cña l« hµng nhËp khÈu (3a,3b): ThuÕ NK, thuÕ GTGT cña hµng NK (4a,4b): ThuÕ NK, thuÕ GTGT hµng NK c¸c chi nh¸nh nép hé ph¶i bï trõ (5): Thanh to¸n tiÒn b¶o hiÓm (6): Mua ngo¹i tÖ ®Ó thanh to¸n tiÒn hµng (7): Thanh to¸n tiÒn hµng b»ng ngo¹i tÖ ®· mua (8): NhËp kho l« hµng ®· mua (8a): NhËp kho theo gi¸ h¹ch to¸n hµng tån kho (8b): chªnh lÖch gi÷a gi¸ h¹ch to¸n vµ gi¸ vèn (9a): C¸c chi phÝ ph¸t sinh trong n­íc cã liªn quan ®Õn l« hµng nhËp khÈu do c«ng ty trùc tiÕp tiÕn hµnh thanh to¸n(phÝ më L/C. phÝ gi¸m ®Þnh...) (9b): C¸c chi phÝ ph¸t sinh trong n­íc cã liªn quan ®Õn l« hµng nhËp khÈu (10): KÕt chuyÓn gÝa vèn sau khi xuÊt kho b¸n ®­îc hµng VÝ dô: Theo vÝ dô cña l« hµng nhËp khÈu sè 07 ngµy16/02/2005- c¶ng Nhµ BÌ gi÷a c«ng ty vµ c«ng ty SK GAS CO.LTD cña Hµn Quèc Sau khi tÝnh to¸n trÞ gi¸ cña l« hµng nhËp vµ c¸c chi phÝ ph¸t sinh liªn quan ®Õn l« hµng ®ã( tÝnh to¸n trang 41,42 ), m¸y tÝnh sÏ tù ®Þnh kho¶n theo sè l­îng nhËp ghi trªn B/L (1)Ph¶n ¸nh sè tiÒn thanh to¸n víi ng­êi xuÊt khÈu: M¸y tÝnh ®Þnh kho¶n: Nî TK15151: 3.889.660.975 Nî TK 413: 44.007.921 Cã TK331131( MK:31000022): 3.933.668.896 (2) Ph¶n ¸nh phÝ b¶o hiÓm: Nî TK15151: 3.068.641 Nî TK413: 34.719 Cã TK138(MK:31000022): 3.103.360 (3). Ph¶n ¸nh c­íc phÝ vËn t¶i ph¶i tr¶. Nî TK15151: 368.565.509 Nî TK413: 4.169.979 Cã TK331131(MK: 31000022): 372.375.488 (4). Ph¶n ¸nh thuÕ NK, ThuÕ GTGT hµng NK Nî TK15151: 212.654.483 Cã TK33331: 212.654.483 Nî TK1331: 410.231.546 Cã TK33312; 410.231.546 (5).Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng NK nhËp kho Nî TK156511: 3.275.955.500 Nî TK156512: 1.197.954.108 Cã TK15151: 4.473.949.608 Sau khi ®· cã bót to¸n trªn , phßng kÕ to¸n kiÓm tra sè liÖu vµ lËp phiÕu kÕ to¸n nh­ sau: (1). ChuyÓn m· kh¸ch tõ 31000022- Ng­êi b¸n, phô kiÖn, vËn t¶i sang m· kh¸ch 31000008- Ng­êi b¸n Gas, phô kiÖn ®Ó x¸c ®Þnh c«ng nî thùc tr¶( Lóc nµy chi phÝ vËn chuyÓn ®­îc bãc t¸ch ra ®Ó sau ®ã h¹ch to¸n vµo c«ng nî ®èi víi c«ng ty vËn t¶i ®­êng thuû I). Nî TK331131(MK: 31000022): 3.933.668.896 Cã TK331131(MK:31000008): 3.933.668.896 (2). Ph¶n ¸nh c­íc phÝ vËn chuyÓn thùc tr¶ cho c«ng ty vËn chuyÓn ®­êng thuûI C­íc phÝ vËn chuyÓn cho c«ng ty lµ= 23.296,968 * 15.810=368.309.254 Nî TK331131(MK:31000022) : 372.751.488 Cã TK 413 : 4.442.234 Cã TK 331131(MK:31000008) : 368.309.254 (3) ChuyÓn m· kh¸ch cho c«ng ty b¶o hiÓm PJICO Nî TK1388(MK:31000022) : 3.103.360 Cã TK133 : 310.336 Cã TK1388(MK11038000) : 3.413.696 * Ngoµi ra kÕ to¸n kÕ to¸n ph¶n ¸nh c¸c lo¹i chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh nhËp khÈu nh­ sau: (1). Tr¶ phÝ më L/C. Quy ®æi theo TGTT= 300USD * 15.831=4749.300(VN§) VAT(10%)= 30USD *15831= 474.930 (VN§) M¸y tÝnh tù ®Þnh kho¶n: Nî TK641: 4.749.300 Nî TK133; 474.930 CãTK112211: 5.224.230 (2). LÖ phÝ h¶i quan chi nh¸nh Gas Sa×i Gßn nép hé Nî TK641: 500.000 Cã TK336( CN Gas Sµi Gßn): 500.000 (3). Chi phÝ vËn chuyÓn tõ c¶ng vÒ kho gas Nî TK641: 5.000.000 Nî TK133: 500.000 Cã TK336 (CN Gas Sµi Gßn): 5.500.000 (4). Ph¶n ¸nh phÝ gi¸m ®Þnh: Nî TK641: 3.073.112,625 Nî TK413: 28.887,375 Cã TK 33118(CT): 3.102.000 *Ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n cña c«ng ty (1).Ngµy 05/03/2005, c«ng ty mua ngo¹i tÖ ®Ó thanh to¸n tiÒn hµng. L­îng ngo¹i tÖ mua ®­îc t¹i ng©n hµng quy ®æi theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy mua lµ: = 245.854,31* 15.853= 3.897.528.376 a) Nî TK 112211: 3.897.528.376 Cã TK 11211: 3.897.528.376 b) Nî TK331131:(MK:31000008): 3.933.668.896 Cã TK 413: 36.160.520 Cã TK112211: 3.897.528.376 (2). Bï trõ c«ng nî víi chi nh¸nh Gas Sµi Gßn vÒ tiÒn thuÕ nép hé. a) Nî TK33331: 210.774.473 Cã TK336(CNSG): 210.774.473 b) Nî TK33312: 442.626.393 Cã TK336(CNSg): 442.626.393 (3) Thanh to¸n tiÒn phÝ b¶o hiÓm vµ c­íc vËn chuyÓn a) Nî TK331131(MK:11019000): 366.701.832 Cã TK11211: 366.701.832 b) Nî TK1388(MK:11038000): 3.413.696 Cã TK11211: 3.413.696 *§èi víi chuyÕn hµng sè 08 ë vÝ dô 2 ®­îc m¸y tÝnh tù ®éng ®Þnh kho¶n nh­ sau: (1)Ph¶n ¸nh sè tiÒn thanh to¸n víi ng­êi xuÊt khÈu: M¸y tÝnh ®Þnh kho¶n: Nî TK15151.: 10.478.007.410 Nî TK 413: 178.497.630 Cã TK331131( MK:31000022): 10.656.575.040 (2) Ph¶n ¸nh phÝ b¶o hiÓm: Nî TK15151: 7.549.629 Nî TK413: 128.611 Cã TK138(MK:31000022): 7.678.240 (3). Ph¶n ¸nh thuÕ NK, ThuÕ GTGT hµng NK a) Nî TK15151: 524.852.124 Cã TK33331: 524.852.124 b) Nî TK1331: 1.102.189.461 Cã TK33312; 1.102.189.461 (4).Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng NK nhËp kho Nî TK156511: 8.220.348.000 Nî TK156512: 2.790.131.163 Cã TK15151: 11.010.479.163 Sau khi ®· cã bót to¸n trªn , phßng kÕ to¸n kiÓm tra sè liÖu vµ lËp phiÕu kÕ to¸n nh­ quy tr×nh víi gi¸ FOB. Nh­ng ë ®©y trong gi¸ CFR ®· cã lu«n phÝ vËn t¶i nªn phßng kÕ to¸n chØ ph¶i xö lý VAT cña phÝ b¶o hiÓm Nî TK 1388(MK:31000008): 7.678.240 Nî TK133 767.824 Cã TK1388(MK:1103800):8.446.064 * Ngoµi ra kÕ to¸n kÕ to¸n ph¶n ¸nh c¸c lo¹i chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh nhËp khÈu nh­ sau: (1). Tr¶ phÝ më L/C. Quy ®æi theo TGTT= 300USD * 15.791=4.737.300 (VN§) VAT(10%)= 30USD *15971= 473.730 (VN§) M¸y tÝnh tù ®Þnh kho¶n: Nî TK641: 4.737.300 Nî TK133; 473.730 CãTK112211: 5.211.030 (2). LÖ phÝ h¶i quan chi nh¸nh Gas Sa× Gßn nép hé Nî TK641: 500.000 Cã TK336( CN Gas Sµi Gßn): 500.000 (3). Chi phÝ vËn chuyÓn tõ c¶ng vÒ kho gas Nî TK641: 7.000.000 Nî TK133: 700.000 Cã TK336 (CN Gas Sµi Gßn): 7.700.000 *Ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n cña c«ng ty (1).Ngµy 17/03/2005, c«ng ty mua ngo¹i tÖ ®Ó thanh to¸n tiÒn hµng. L­îng ngo¹i tÖ mua ®­îc t¹i ng©n hµng quy ®æi theo tû gi¸ thùc tÕ ngµy mua lµ: = 666.035,940*15839=10.549.343.254 a) Nî TK 112211: 10.549.343.254 Cã TK 11211: 10.549.343.254 b) Nî TK331131:(MK:31000008): 10.656.575.040 Cã TK 413: 107.231.786 Cã TK112211: 10.549.343.254 (2). Bï trõ c«ng nî víi chi nh¸nh Gas Sµi Gßn vÒ tiÒn thuÕ nép hé. a) Nî TK33331: 524.852.124 Cã TK336(CNSG): 524.852.124 b) Nî TK33312: 1.102.189.461 Cã TK336(CNSg): 1.102.189.461 (3) Thanh to¸n tiÒn phÝ b¶o hiÓm a) Nî TK331131(MK:11019000): 8.446.064 Cã TK11211: 8.446.064 Víi sè liÖu trong vÝ dô trªn kÕ to¸n c«ng ty tiÕn hµnh më c¸c lo¹i sæ cô thÓ sau ®Ó ghi chÐp: - B¶ng kª chøng tõ - Sæ chi tiÕt tµi kho¶n - C¸c b¶ng kª - C¸c NhËt ký chøng tõ - Sæc¸i c¸c TK V× nghiÖp vô nhËp khÈu liªn quan ®Õn rÊt nhiÒu tµi kho¶n mµ sè l­îng trang cã h¹n nªn em chØ xin ®­îc tr×nh bµy sæ s¸ch cña mét sè tµi chñ yÕu 4.2.KÕ to¸n tæng hîp xó©t hµng ho¸. * Tµi kho¶n sö dông: TK 511, 512, 156, 157, 131, 642, 111, 112,... HiÖn nay,ë c«ng ty Gas Petrolimex cã c¸c ph­¬ng thøc tiªu thô hµng chñ yÕu sau: - XuÊt b¸n néi bé - Xu©t b¸n ra bªn ngoµi: + XuÊt b¸n theo ph­¬ng thøc b¸n bu«n trùc tiÕp( M· 50) + XuÊt b¸n theo ph­¬ng thøc b¸n lÎ( M· 54) + XuÊt b¸n theo ph­¬ng thøc qua tæng ®¹i lý,®¹i lý(M· 5B) 4.2.1 XuÊt b¸n ra bªn ngoµi: VD: nµy 24/03/2005 C«ng ty lËp ho¸ ®¬n xuÊt b¸n Gas cho kh¸ch hµng lµ c«ng ty Th­¬ng M¹i Minh Hoµ víi sè l­îng 500MT(1MT=1000 kg),®¬n gi¸ b¸n 6400®/kg( l­îng hµng xuÊt cho c«ng ty TM Minh Hoµ ®­îc xuÊt tõ chuyÕn hµng nhËp sè 08.§©y lµ chuyÕn hµng cuèi cïng tÝnh ®Õn thêi ®iÓm xuÊt b¸n cho c«ng ty TM Minh Hoµ) Gi¸ h¹ch to¸n mµ c«ng ty ®ang ¸p dông lµ: 4500®/kg TrÞ gi¸ thùc tÕ nhËp khÈu TrÞ Gi¸ thùc tÕ cña hµng nhËp khÈu, nhËp kho = 11.010.474.163 = 6034 (®/kg) Sè l­îng trªn B/L 824.756 DTBH = sè l­îng b¸n * ®¬n gi¸ b¸n =500.000 * 6400 =3.200.000.000 - TrÞ gi¸ vèn hµng b¸n = 500.000 * 4500 = 2.250.000.000 - Chªnh lÖch gi÷a gi¸ vèn vµ gi¸ h¹ch to¸n = sè l­îng hµng xuÊt b¸n trong kú * l­îng chªnh lÖch cña l­îng hµng xuÊt b¸n trong kú = 500.000(6034- 4500) = 767.000.000 C¨n cø vµo kÕ ho¹ch giao hµng theo hîp ®ång hay giao trùc tiÕp t¹i kho cña c«ng ty, phßng b¸n hµng dÞch vô sÏ viÕt “ho¸ ®¬n GTGT” hay” PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé”. Thñ kho sÏ c¨n cø vµo ho¸ ®¬n hoÆc phiÕu ®Ó tiÕn hµnh xuÊt kho. phßng b¸n hµng sÏ nhËp sè liÖu trªn ho¸ ®¬n(phiÕu) vµo m¸y vi tÝnh theo mÉu” ho¸ ®¬n b¸n hµng” ®· cã s½n trªn m¸y.C¸c th«ng tin nµy sÏ ®­îc tù ®éng nhËp vµo c¸c b¸o c¸o b¸n hµng,c¸c b¶ng kª,sæ chi tiÕt c«ng nî cña TK13131 theo tõng tªn cña kh¸ch hµng ®· ®­îc m· ho¸. M¸y tÝnh sÏ tù ®Þnh kho¶n nh­ sau: a) Nî TK 13113(MK41000019) 3.520.000.000 Cã TK 511151 3.200.000.000 Cã TK 33311 320.000.000 b) Nî TK 6321151 2.250.000.000 Cã TK 156511 2.250.000.000 Cuèi kú kÕ to¸n xö lý chªnh lÖch gi÷a gi¸ vèn hµng b¸n víi gi¸ h¹ch to¸n ®Ó kÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n trong kú Nî TK 6321151 767.000.000 Cã TK156512 767.000.000 *B¸n hµng néi bé - Chøng tõ: - PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé - B¶ng kª hµng ho¸ xuÊt néi bé Khi c¸c chi nh¸nh,xÝ nghiÖp thµnh viªn cña c«ng ty cã nhu cÇu vÒ Gas vµ c¸c trang thiªt bÞ,c«ng ty tiÕn hµnh ®iÒu ®«ng gas gi÷a c¸c chi nh¸nh,xÝ nghiÖp,phßng b¸n hµng dÞch vô sÏ viªt ho¸ ®¬n giao liªn 02 cho ng­êi nhËn hµng.Thñ kho sÏ gi÷ l¹i 2 liªn ®Ó lËp b¶ng kª xuÊt hµng vµ göi lªn cho phßng b¸n hµng ®Ó x¸c ®Þnh l­îng thùc xuÊt vµ nhËp sè liÖu t­ ho¸ ®¬n vµo m¸y tÝnh.Khi ®ã th«ng tin sÏ vµo “ B¸o c¸o chi tiÕt ph¸t sinh c«ng nî b¸n hµng” TK336. Nh­ vËy c¸c kho¶n c«ng nî néi bé sÏ ®­îc theo dâi vµ thanh to¸n qua TK 336, cßn doanh thu b¸n hµng lµ doanh thu b¸n hµng néi bé vµ ®­îc ph¶n ¸nh theo dâi qua TK512. VD: Ngµy 24/03/2005 c«ng ty lËp ho¸ ®¬n xuÊt b¸n cho chi nh¸nh Gas SG 450(MT) gas ho¸ láng,®¬n gi¸ xuÊt b¸n lµ 6300®/kg. DTBH = sè l­îng hµng b¸n * ®¬n gi¸ b¸n = 450(MT) * 1000 * 6300 = 2.835.000.000 Gi¸ vèn hµng b¸n = sè l­îng b¸n * gi¸ h¹ch to¸n = 450(MT) *1000 * 4500 = 2.025.000.000 TrÞ gi¸ thùc tÕ cña l« hµng nhËp kho(chuyÕn 07) : 4.473.949.608 / 729.538 = 6133 (®/kg) - Chªnh lÖch gi÷a gi¸ vèn vµ gi¸ h¹ch to¸n = 734.850.000 M¸y tÝnh tù ®Þnh kho¶n a) Nî TK336(CN Sµi Gßn) 3.118.500.000 Cã TK 5122151 2.835.000.000 b) Nî TK 6321151: 2.025.000.000 Cã TK 156511 2.025.000.000 c) Nî TK 6321151 734.850.000 Cã TK 156512 734.850.000 C¶ 2 qu¸ tr×nh xuÊt b¸n bªn ngoµi vµ xu©t b¸n néi bé ®Òu ®­îc theo dâi trªn c¸c b¶ng kª chøng tõ xuÊt,b¸o c¸o tiªu thô hµng ho¸,sæ chi tiÕt ph¸t sinh c«ng nî sau: Ch­¬ng III Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n hµng ho¸ t¹i c«ng ty cæ phÇn Gas- Petrolimex 3.1. Nh÷ng nhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n hµng ho¸ ë c«ng ty cæ phÇn Gas- Petrolimex. Sau thêi gian thùc tËp t¹i phßng kÕ to¸n cña c«ng ty cæ phÇn Gas- Petrolimex, ®­îc t×m hiÓu, tiÕp xóc víi thùc tÕ c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung, c«ng t¸c kÕ to¸n hµng ho¸ nãi riªng em nhËn thÊy c«ng t¸c qu¶n lý còng nh­ c«ng t¸c kÕ to¸n ®· t­¬ng ®èi hîp lý.Víi mong muèn hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n hµng ho¸ ë c«ng ty em xin m¹nh d¹n nªu ra mét sè nhËn xÐt cña b¶n th©n vÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng ë c«ng ty nh­ sau: 3.1.1. Nh÷ng ­u ®iÓm. Thø nhÊt: H×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n vµ bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty nh×n chung lµ phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc kinh doanh ë c«ng ty. C«ng ty cæ phÇn Gas- Petrolimex lµ mét c«ng ty th­¬ng m¹i lín cã qui m« lín víi m¹ng l­íi, chi nh¸nh, ®¹i lý trùc thuéc tr¶i dµi tõ B¾c vµo Nam. V× vËy viÖc ¸p dông kÕ to¸n kÕ to¸n tËp trung ph©n t¸n lµ hîp lý, ®¶m b¶o ®­îc hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña phßng kÕ to¸n . C¸c nh©n viªn kÕ to¸n ®­îc ph©n c«ng c«ng viÖc kh¸ khoa häc, lu«n hoµn thµnh tèt nhiÖm vô. H×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ thuËn tiÖn cho viÖc ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n. C«ng ty h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p KKTX lµ phï hîp víi t×nh h×nh nhËp xuÊt tån diÔn ra th­êng xuyªn, liªn tôc ë c«ng ty, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c kÕ to¸n hµng ho¸. HÖ thèng tµi kho¶n thèng nhÊt gióp kÕ to¸n ghi chÐp, ph¶n ¸nh ®Çu t­, chÝnh x¸c c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Thø hai: ViÖc bè trÝ c¸c c¸n bé kÕ to¸n vµ ph©n ®Þnh trong bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty t­¬ng ®èi phï hîp víi khèi l­îng c«ng viÖc vµ ®¸p øng ®­îc nhu cÇu ®Ò ra. §éi ngò c¸n bé kÕ to¸n cña c«ng ty tuy tuæi ®êi cßn trÎ song l¹i rÊt n¨ng ®éng, nghiÖp vô chuyªn m«n v÷ng vµng( vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n hµng ho¸ nãi riªngvµ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n nãi chung). C«ng ty lu«n t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé båi d­ìng, n©ng cao nghiÖp vô ®Ó ®¸p øng nhu cÇu ngµy cµng cao cña c«ng t¸c kÕ cña c«ng t¸c kÕ to¸n. Thø ba: Trong ®iÒu kiÖn khoa häc ngµy cµng ph¸t triÓn, c«ng ty ®· rÊt nhanh nh¹y trong trong viÖc ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y. Víi ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm Fast-Accouting c«ng ty ®· trang bÞ hÖ thèng m¸y tÝnh tõ v¨n phßng ®Õn c¬ së, hoµ m¹ng Internet ®Ó thu thËp còng nh­ cung cÊp th«ng tin bªn ngoµi. Do vËy khèi l­¬ng c«ng viÖc kÕ to¸n thñ c«ng ®· ®­îc gi¶m bít rÊt nhiÒu ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng, ®Çy ®ñ, kÞp thêi. Thø t­: §Ó phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh còng nh­ yªu cÇu qu¶n lý cña m×nh trong viÖc h¹ch toan c¸c nghiÖp vô hµng ho¸, c«ng ty ®· chi tiÕt tµi kho¶n ra cÊp 2, 3...vµ më thªm mét sè tµi kho¶n chi tiÕt cho c¸c tµi kho¶n chi tiÕt ®ã, chÝnh ®iÒu nµy ®· t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ghi chÐp kÕ to¸n ®­îc râ rµng còng nh­ viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu gi÷a c¸c sè liÖu kÕ to¸n. Thø n¨m: MÆc dï khèi l­îng nghiÖp vô nhËp xuÊt hµng ho¸ ph¸t sinh nhiÒu, sè liÖu chøng tõ lín, song c«ng t¸c vÒ nghiÖp vô nhËp xuÊt vÉn ®­îc tiÕn hµnh kh¸ chi tiÕt vµ chÆt chÏ theo tõng lÇn xuÊt nhËp, nhÊt lµ trong lÜnh vùc thanh to¸n hµng nhËp khÈu còng nh­ c¸c giao dÞch víi ng©n hµng ®Ó thùc hiÖn nhiÒu th­¬ng vô nhËp khÈu. Thø s¸u: Do ®Æc thï cña c«ng ty lµ kinh doanh trong lÜnh vùc gas , khÝ ®èt- lµ mét mÆt hµng ®ßi hái c¸c ®iÒu kiÖn kü thuËt mét c¸ch chÆt chÏ nªn viÖc mua hang cung nh­ c¸c chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng ph¶i tr¶i qua rÊt nhiÒu c«ng ®o¹n cång kÒnh, phøc t¹p nh­ng c«ng ty kiÓm so¸t chÆt chÏ viÖc nhËp hµng, tÝnh gi¸ thµnh mua vµ thanh to¸n tiÒn hµng ho¸, dÞch vô. Do ®ã h¹n chÕ tèi ®a ®ùoc sù thÊt tho¸t hµng ho¸ vµ kiÓm so¸t ®­îc viÖc chi tiÒn. Ngoµi ra c«ng ty cßn sö dông tèi ®a nguyªn t¾c ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm gi÷a c¸c bé phËn trong viÖc nhËp khÈu hµng vµ thanh to¸n tiÒn hµng. ChÝnh ®iÒu nµy gãp phÇn gióp doanh nghiÖp cã thÓ x¸c ®Þnh chÝnh x¸c ®­îc trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng nhËp kho. 3.1.2. Nh÷ng ®iÓm cÇn hoµn thiÖn. Bªn c¹nh nh÷ng thµnh tÝch ®¹t ®ùoc, viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô nhËp xuÊt hµng ho¸ nãi riªng còng nh­ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung t¹i c«ng ty vÉn cßn mét sè nh÷ng h¹n chÕ nhÊt ®Þnh sau: Thø nhÊt: VÒ c«ng t¸c tæ chøc ph©n cÊp h¹ch to¸n kÕ to¸n ®Õn c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc vµ c¸c chi nh¸nh nªn ®é chÝnh x¸c, tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña c¸c ho¹t ®éng cã liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh nhËp khÈu kh«ng ®ùoc ®¶m b¶o. ViÖc cung cÊp cho l·nh ®¹o c«ng ty nh÷ng th«ng tin vÒ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch nhËp khÈu nhiÒu khi bÞ gi¸n ®o¹n, lµm h¹n chÕ phÇn nµo viÖc ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p kÞp thêi cho qu¸ tr×nh nhËp khÈu hang khi cã sù cè x¶y ra. MÆc dï víi viÖc ph©n c«ng râ rµng tr¸ch nhiÖm cña cña t­ng bé phËn trong qu¸ trinh nhËp xuÊt hµng nh­ng nhiÒu khi viÖc chuyÓn giao chøng tõ tõ phßng xuÊt nhËp khÈu ®Õn phßng kÕ to¸n cßn chËm, g©y khã kh¨n cho viÖc tËp hîp chøng tõ tõ phßng kÕ to¸n. ViÖc vËn chuyÓn gas trªn biÓn nhiÒu khi kh«ng nhËp c¶ng ®óng thêi h¹n do gi¸n ®o¹n tµu g©y lªn t×nh tr¹ng thiÕu hµng ho¸ ®Ó b¸n. MÆt kh¸c l¹i ®ång thêi ph¸t sinh thªm nhiÒu chi phÝ kiÓm ®Þnh, chi phÝ b¶o qu¶n...g©y tæn thÊt vÒ mÆt kinh tÕ ®èi víi c«ng ty. Thø hai: C«ng ty sö dông gi¸ h¹ch to¸n ®èi víi hµng nhËp vÒ kho cung nh­ ®¬i víi hang xu©t sau ®ã míi ph©n bæ cho trÞ gi¸ hµng xuÊt. Víi viÖc h¹ch to¸n nh­ trªn c«ng ty ph¶i ®Þnh gi¸ h¹ch to¸n thèng nhÊt toµn c«ng ty vµ ph¶i më thªm mét tµi kho¶n chi tiÕt ®ã lµ 156512( chªnh lÖch gi¸ h¹ch to¸n vµ gi¸ vèn cña gas ho¸ láng), 156522( chªnh lÖch gi¸ h¹ch to¸n vµ gÝa vèn cña bÕp vµ phô kiÖn), do ®ã viÖc ghi chÐp sÏ phøc t¹p h¬n, ph¶i më thªm sæ ®Ó theo dâi c¸c kho¶n chªnh lÖch. §iÒu nµy lµm ¶nh h­ëng ®Õn viÖc tÝnh to¸n, theo dâi trÞ gi¸ hµng ho¸ nhËp còng nh­ hµng xuÊt. Thø ba: C«ng ty sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ph¶n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ. Theo chuÈn mùc sè 10-¶nh h­ëng cña viÖc thay ®æi tû gi¸ hèi ®o¸i- ban hµnh vµ c«ng bè theo quyÕt ®Þnh sè 165/2002/Q§-BTC ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2002 cña Bé tr­ëng Bé Tµi ChÝnh th× nguyªn t¾c ghi nhËn c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh b»ng ngo¹i tÖ vµ ®¸nh gi¸ l¹i c¸c kho¶n môc tiÒn tÖ cã gèc ngo¹i tÖ t¹i ngµy lËp b¶ng C§KT ë thêi ®iÓm cuèi n¨m tµi chÝnh theo tû gi¸ thùc tÕ. Nh­ng c«ng ty Gas- Petrolimex trong qu¸ tr×nh kinh doanh ph¸t sinh rÊt nhiÒu nghiÖp vô cã liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ, ®Ó gi¶m nhÑ viÖc ghi chÐp, kÕ to¸n kÕ to¸n c«ng ty ®· sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n nî ph¶i thu, c«ng nî ph¶i tr¶ vµ c¸c kho¶n tiÒn. ViÖc sö dung tû gi¸ h¹ch to¸n nh×n chung cã t¸c dông rÊt lín nh»m gi¶m tÝnh phøc t¹p vµ cång kÒnh trong viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n, nh­ng mÆt kh¸c l¹i trªn thùc tÕ t¹i c«ng ty l¹i béc lé mét sè khuyÕt ®iÓm sau: Do kh«ng sö dông tû gi¸ thùc tÕ nªn VAT cña phÝ b¶o hiÓm c«ng ty ®· h¹ch to¸n theo gi¸ thùc tÕ theo bót to¸n : Nî TK1388( MK:31000022): PhÝ b¶o hiÓm* TGHT Nî TK133: PhÝ b¶o hiÓm* TGHT* ThuÕ xuÊt thuÕ GTGT Cã TK1388( Mk :11038000): Tæng sè tiÒn ph¶i tr¶ cho c«ng ty b¶o hiÓm PJICO §iÒu nµy sai víi chÕ ®é kÕ to¸n quy ®Þnh hiÖn hµnh ph¶i sö dông TGTT ®Ó tÝnh c¸c kho¶n ph¶i nép NSNN. Khi trÞ gi¸ thùc tÕ cña l« hµng NK, kÕ to¸n chØ sö dông mét TGTT duy nhÊt ®ã TGTT1 ghi trªn ho¸ ®¬n cña ng­êi b¸n( Invoive) mÆc dï thêi ®iÓm nhËn ®ùoc ho¸ ®¬n b¸n hµng, ho¸ ®¬n thu phÝ b¶o hiÓm, ho¸ ®¬n thu phÝ vËn t¶i lµ kh¸c nhau( do ®ã tû gi¸ quy ®æi lµ kh¸c nhau). LÊy vÝ dô vÒ tÝnh c­íc phÝ vËn t¶i ta thÊy: Ph¶n ¸nh c­íc phÝ vËn t¶i vµo trÞ gi¸ vèn hµng nhËp Nî TK 15151: PhÝ vËn t¶i* TGTT1 Nî(Cã) TK 413: chªnh lÖch TGHTvµ TGTT1 Cã TK 331131 (MK: 31000022) PhÝ vËn t¶i *TGTT Ph¶n ¸nh c­íc phÝ vËn t¶i thùc tr¶ cho c«ng ty vËn chuyÓn thuû 1 Nî TK 331131( MK:31000022) PhÝ vËn t¶i * TGHT Nî (Cã) TK413: chªnh lÖch TGHT vµ TGTT2 Cã TK 331131( MK: 31000022): PhÝ vËn t¶i*TGTT2 Nh­ vËy viÖc h¹ch to¸n nh­ trªn ®· t¹o ra mét tµi kho¶n chªnh lÖch tû gi¸ ¶o, kh«ng ®óng víi b¶n chÊt cña TK413. V× vËy theo ý kiÕn cña em c«ng ty nªn sö dông TGTT ®Ó h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ võa kh¾c phôc ®ùoc h¹n chÕ nªu trªn, l¹i võa phï hîp víi chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. Thø ba: Ph¶n ¸nh sai trÞ gi¸ vèn cña hµng nhËp khÈu do viÖc h¹ch to¸n chung chi phÝ thu mua hµng nhËp khÈu víi chi phÝ b¸n hµng cµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp HiÖn nay trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n kÕto¸n, c¸c chi phÝ giao dÞch ng©n hµng ®Ó phôc vô cho viÖc nhËp hµng ho¸ vµ thanh to¸n tiÒn hµng(phÝ më L/C, phÝ söa L/C..); C¸c chi phÝ kh¸c trùc tiÕp ph¸t sinh liªn quan ®Õn trÞ gi¸ cña hµng nhËp ( phÝ vËn chuyÓn, lÖ phÝ h¶i quan, phÝ l­u kho b·i...) th«ng th­êng ®­îc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 1562-“chi phÝ thu mua hµng ho¸” vµ c¸c chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp treo trªn TK 642 ®Òu ®­îc kÕ to¸n ph¶n ¸nh vµ tËp hîp vµo tµi kho¶n 641- Chi phÝ b¸n hµng. ChÝnh ®iÒu nµy ®· lµm gi¸ vèn hµng b¸n cña c«ng ty kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ chÝnh x¸c. Gi¸ vèn hµng b¸n sÏ bÞ ®¸nh gi¸ thÊp xuèng, CPBH l¹i t¨ng lªn, dÉn ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña tõng bé ph©n sÏ bÞ ®¸nh gi¸ sai ; §iÒu nµy g©y khã kh¨n cho viÖc ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ chi phÝ ph¸t sinh vµ x©y d­ng ph­¬ng ¸n kinh doanh. Tuy nhiªn, viÖc h¹ch to¸n nh­ trªn cña c«ng ty l¹i xuÊt ph¸t tï ®Æc thï kinh doanh cña Tæng c«ng ty x¨ng dÇu ViÖt Nam nãi chung vµ c«ng ty cæ phÇn gas nãi riªng. Theo chÕ ®é hiªn hµnh quy ®Þnh c¸c chi phÝ thu mua thùc tÕ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng nh­: chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì, tiÒn thuª kho b·i...sÏ ®­îc h¹ch to¸n riªng; ®Õn cuèi th¸ng míi tÝnh to¸n ph©n bæ cho hµng ho¸ xuÊt kho ®Ó tÝnh trÞ gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt theo c«ng thøc: Chi phÝ thu mua thùc tÕ ph©n bæ cho hµng xuÊt kho = Chi phÝ thu mua ph©n bæ cho hµng ®Çu kú + Chi phÝ ph¸t sinh trong kú TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng tån ®Çu kú + TrÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng xuÊt trong kú Tuy nhiªn ë c«ng ty Gas Petrolimex, trong qu¸ tr×nh mua hµng do chi phÝ thu mua ph¸t sinh qu¸ nhá so víi trÞ gi¸ c¸c l« hµng nhËp còng nh­ hµng xuÊt b¸n trong kú nªn viÑc ph©n bæ chi phÝ thu mua cho hµng xuÊt kho lµ thùc sù kh«ng cÇn thiÕt. ViÖc h¹ch to¸n riªng chi phÝ mua hµng vµo TK 1562- Chi phÝ thu mua vµ chi phÝ b¸n hµng vµo TK 641- Chi phÝ b¸n hµng sÏ ph¶n ¸nh chÝnh x¸c h¬n gi¸ trÞ thùc tÕ cña l« hµng xuÊt b¸n song hiÖu qu¶ l¹i kh«ng cao. Do ®ã, theo em viÖc xin phÐp Bé Tµi ChÝnh cho h¹ch to¸n chung nh­ trªn lµ mét sù linh ho¹t cña c«ng ty nh»m gi¶m nhÑ tÝnh phøc t¹p vµ khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n. Mét vÊn ®Ò n¶y sinh bao giê còng cã tÝnh hai mÆt nh­ng xÐt vÒ tÝnh hiÖu qu¶ th× c«ng ty vÉn cã thÓ h¹ch to¸n chung nh­ trªn. Tuy nhiªn, kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng trong c«ng ty cÇn ph©n nhãm c¸c kho¶n môc chi phÝ ®Ó viÖc qu¶n lý c¸c kho¶n môc chi phÝ trong qu¸ tr×nh kinh doanh sÏ hiÖu qu¶ h¬n. Thø t­: ViÖc sö dông hÖ thèng tµi kho¶n. HiÖn t¹i c«ng ty, ®Ó thùc hiÖn viÖc thanh to¸n néi bé, thanh to¸n bï trõ gi÷a v¨n phßng c«ng ty víi c¸c chi nh¸nh, c¸c tæng ®¹i lý- ®¹i lý thµnh viªn; c«ng ty chØ sö dông duy nhÊy mét TK336-Ph¶i tr¶ néi bé mµ kh«ng sö dông TK136-PhØa thu néi bé. §iÒu nµy dÉn ®Õn viÖc theo dâi c«ng nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ néi bé chi tiÕt cho tõng chi nh¸nh vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc lµ khã kh¨n vµ vÊt v¶ h¬n, rÊt dÔ g©y nhÇm lÉn Thø n¨m: VÒ viÖc më sè s¸ch ViÖc thiªt kÕ mÉu b¶ng biÓu ë c«ng ty cßn cã sù trïng l¾p, mÉu nhËt ký chøng tõ vµ mÉu cña c¸c b¶ng kª lµ gi«ng nhau. ViÖc thiÕt kÕ tiªu ®Ò tiªu ®Ò cña c¸c b¶ng kª chøng tõ khã hiÓu, dÔ g©y nhÇm lÉn. 3.2. Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n mua hµng vµ ph©n tÝch t×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n ë c«ng ty cæ phÇn Gas- Petrolimex. Trong chuyÕn viÕng th¨m ViÖt Nam ngµy 17/11/2000 cña tæng thèng Hoa Kú W.J.Clinton, tæng bÝ th­ Lª Kh¶ Phiªu ®· ph¸t biÓu: “...Chóng t«i ch­a ®¹t ®­îc tÇm ph¸t triÓn t­¬ng xøng víi kh¶ n¨ng ®Êt n­íc cña chung t«i vµ chØ cã c¸ch lµ më réng cöa h¬n n÷a nÒn kinh tÕ ...”. B»ng nhiÒu c¸ch kh¸c nhau, ViÖt Nam ®ang tõng b­íc héi nhËp, hoµ vµo dßng ch¶y cña thÕ giíi .Nh­ng ®Ó thµnh c«ng nÕu chØ miÖt mµi cè g¾ng th«i ch­a ®ñ mµ quan träng lµ ph¶i cã nh÷ng biÖn ph¸p vµ hµnh ®«ng cô thÓ; ®Æc biÖt lµ trong kh©u qu¶n lý tµi chÝnh nhµ n­íc mµ tiªu biÓu lµ chÕ ®é kÕ to¸n ®­îc thùc hiªn lu«n ®ßi hái ph¶i cã sù ®æi míi , hoµn thiÖn, tr¸nh tôt hËu. C¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam nãi chung vµ c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vùc th­¬ng m¹i nãi riªng cÇn ph¶i cã sù ®æi míi ®Ó phï hîp víi ®iÒu kiÖn hiÖn nay. C«ng ty cæ phÇn Gas- Petrolimex lµ mét doanh nghiÖp th­¬ng m¹i trùc thuéc Tæng c«ng ty X¨ng dÇu ViÖt Nam ho¹t ®éng chñ yÕu trong lÜnh vùc nhËp khÈu. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y c«ng ty ®· cã nhiÒu cè g¾ng trong viÖc c¶i tiÕn, ®æi míi nh­ng bªn c¹nh ®ã vÉn cßn tån t¹i mét sè kh©u cÇn söa ®æi, hoµn thiÖn h¬n. Qua nghiªn cøu lý luËn vµ thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n ë c«ng ty, em xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiªn c«ng t¸c kÕ to¸n hµng ho¸ ë c«ng ty nh­ sau: 3.2.1. H¹ch to¸n l¹i c¸c nghiÖp vô kinh tÕ liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ vµ xö lý CLTG. §Ó kh¾c phôc nh÷ng h¹n chÕ trong viÖc sö dông TGHT nh­ ®· nãi ë trªn vµ ®Ó phï hîp víi chuÈn mùc sè 10- chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i- c«ng ty nªn sö dông TGHT ®Ó h¹ch to¸n kÕ to¸n c¸c kho¶n ph¸t sinh b»ng ngo¹i tÖ . *Nguyªn t¾c c¬ b¶n trong viÖc ghi nhËn c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh b»ng ngo¹i tÖ vµ ®¸nh gi¸ l¹i c¸c kho¶n môc cã gèc ngo¹i tÖ t¹i ngµy lËp b¶ng C§KT ë thêi ®iÓm cuèi n¨m tµi chÝnh nh­ sau: - §èi víi bªn Cã cña c¸c tµi kho¶n vèn b»ng tiÒn, khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ b»ng ngo¹i tÖ ph¶i ®ù¬c ghi sæ kÕ to¸n b»ng ®ång ViÖt Nam hoÆc b»ng ®¬n vÞ tiÒn tÖ chÝnh thøc sö dông trong kÕ to¸n theo tû gi¸ ghi trªn sæ kÕ to¸n ( tû gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn, tû gi¸ nhËp tr­íc xuÊt tr­íc...). - §èi víi bªn Cã cña TK nî ph¶i tr¶, hoÆc bªn nî cña c¸c TK nî ph¶i thu, khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ b»ng ngo¹i tÖ ph¶i ®­îc ghi sæ kÕ to¸n b»ng ®ång ViÖt Nam hoÆc b»ng ®¬n vÞ tiÒn tÖ chÝnh thøc sö dông trong kÕ to¸n theo tû gi¸ giao dÞch. Cuèi n¨m tµi chÝnh c¸c sè d­ Nî ph¶i tr¶ hoÆc d­ Nî ph¶i thu cã gèc ngo¹i tÖ ®­îc ®¸nh gi¸ l¹i theo tû gi¸ giao dÞch b×nh qu©n trªn thÞ tr­êng ngo¹i tÖ liªn ng©n hµng do nh©n hµng Nhµ N­íc ViÖt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm cuèi n¨m tµi chÝnh. - §èi víi bªn Nî cña TK nî ph¶i tr¶, hoÆc bªn cã cña TK nî ph¶i thu khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ b»ng ngo¹i tÖ ph¶i ®­îc ghi sæ kÕ to¸n b»ng ®ång ViÖt Nam, hoÆc b»ng ®¬n vÞ chÝnh thøc sö dông trong kÕ to¸n theo tû gi¸ ghi trªn sæ kÕ to¸n - Cuèi n¨m tµi chÝnh doanh nghiÖp ph¶i ®¸nh gi¸ l¹i c¸c kho¶n môc tiÒn tÖ cã gèc ngo¹i tÖ theo tû gi¸ b×nh qu©n trªn thÞ tr­êng ngo¹i tÖ liªn ng©n hµng do nhµ n­íc c«ng bè t¹i thêi ®iÓm l¹pp b¶ng C§KT cuèi n¨m tµi chÝnh. -Tr­¬ng hîp mua, b¸n ngo¹i tÖ b»ng ®ång ViÖt Nam th× h¹ch to¸n theo tû gi¸ thùc tÕ mau, b¸n. Toµn b«n chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®o¸i ph¸t sinh trong kú vµ chªnh lÖch tû gi¸ hèi ®aãi ®¸nh gi¸ l¹i c¸c kho¶n môc tiÒn tÖ cã gèc ngo¹i tÖ cuèi n¨m tµi chÝnh cña c¸c kho¶n môc tiÒn tÖ cã gèc ngo¹i tÖ ®­îc ghi nhËn ngay vµo chi phÝ tµi chÝnh hoÆc doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh trªn b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña n¨m tµi chÝnh VËy cô thÓ víi nghiÖp vô nhËp, xuÊt hµng ho¸ t¹i c«ng ty nªn h¹ch to¸n nh­ sau: TK1121 TK1122 TK331 TK156511 TK632 TGTT1 GTT2 TGTT1 TGTT2 (4) (5) (3a) (8a) TK515 TK635 TK156512 TK336 TK33331 (6a) (2a) (3b) (8b) TK33312 TK1331 (6b) (2b) (7a) TK641 (7b) (1). NhËp mua hµng t¹i c¶ng (Bao gåm c¶ gi¸ trÞ l« hµng, c­íc phÝ b¶o hiÓm vµ c­íc phÝ vËn t¶i (nÕu cã) (2). Ph¶n ¸nh thuÕ NK(2a), thuÕ GTGT hµng HK (2b). (3). Hµng nhËp khÈu nhËp kho (3a): TrÞ gi¸ h¹ch to¸n cña hµng nhËp khÈu nhËp kho (3b): Chªnh lÖch gi¸ v«n vµ gi¸ h¹ch to¸n cña hµng NK nhËp kho. (4). Mua ngo¹i tÖ ®Ó thanh to¸n tiÒn hµng cho ng­êi xuÊt khÈu. (5). Thanh to¸n víi ng­êi xuÊt khÈu . (6).Bï trõ c«ng nî víi c¸c chi nh¸nh vÒ sè tiÒn HK, thuÕ GTGT hµng NK. thuÕ GTGT hµng NK mµ c¸c chi nh¸nh ®· chi hé. (7). C¸c chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh nhËp khÈu hµng ho¸. (7a). Nh÷ng chi phÝ do c¸c chi nh¸nh chi hé( LÖ phÝ h¶i quan, chi phÝ bèc xÕp, l­u kho b·i..) (7b). Nh÷ng chi phÝ do c«ng ty trùc tiÕp thanh to¸n( phÝ më L/C. chi phÝ gi¸m ®Þnh...) (8). TÝnh gi¸ vèn xuÊt b¸n hµng nhËp khÈu. (8a). KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng NK thoe gi¸ h¹ch to¸n theo mçi lÇn xuÊt b¸n. (8b). Cuèi kú ph©n bæ chªnh lÖch gi÷a gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n cña sè l­îng hµng ®· xuÊt b¸n trong kú vµo trÞ gi¸ vèn hµng b¸n 3.2.2. Bæ sung thªm TK 136 trong viÖc ghi chÐp, thanh to¸n bï trõ. HiÖn nay v¨n phßng c«ng ty chØ sö dông mét tµi kho¶n 336- Ph¶i tr¶ néi bé ®Ó h¹ch to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶ néi bé. §iÒu nµy g©y bÊt cËp trong viÖc thanh to¸n c«ng nî vµ bï trõ c¸c kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶ gi÷a v¨n phßng c«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. Do ®ã theo em c«ng ty nªn nªn sö dông ®ång thêi 2 tµi kho¶n 336 vµ 136 ®Ó tiÖn theo dâi ®èi chiÕu c¸c kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶ gi÷a c¸c ®¬n vÞ thoe néi dung thanh to¸n néi bé ®Ó lËp biªn b¶n thanh to¸n , bï trõ trªn c¸c tµi kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶. Cuèi kú nÕu cã chªnh lÖch ph¶i t×m nguyªn nh©n vµ ®iÒu chØnh kÞp thêi Cô thÓ viÖc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 336 vµ 136 t¹i v¨n phßng c«ng ty nªn thùc hiÖn nh­ sau: a.KÕ to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu néi bé. * Néi dung c¸c kho¶n ph¶i thu néi bé ph¶n ¸nh vµo TK 136 bao gåm: + Vèn, quü ®· cÊp ch­a thu håi hoÆc ch­a quyÕt to¸n. + C¸c kho¶n cÊp d­íi ph¶i nép theo quy ®Þnh. + C¸c kho¶n nhê cÊp d­íi thu hé. + C¸c kho¶n ®· chi tr¶ hé cÊp d­íi. * KÕ to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu néi bé cÇn ph¶i më sæ theo dâi chi tiÕt theo tõng ®¬n vÞ cã quan hÖ kinh tÕ, theo tõng kho¶n ph¶i thu vµ cã nh÷ng biÖn ph¸p thu håi. gi¶i quyÕt døt ®iÓm trong tõng niªn ®é kÕ to¸n * TK136 cã hai tµi kho¶n cÊp 2 - TK1361- Vèn kinh doanh ë ®¬n vÞ trùc thuéc. Tµi kho¶n nµy chØ më ë ®¬n vÞ cÊp trªn ®Ó ph¶n ¸nh sè kinh doanh hiÖn cã ë c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. §èi víi c«ng ty tµi kho¶n nµy cÇn ph¶i më chi tiÕt cho tõng chi nh¸nh vµ ®¬n vÞ trùc thuéc. - TK 1368- Ph¶i th kh¸c. Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh tÊt c¶ c¸c kho¶n ph¶i thu gi÷a c¸c ®¬n vÞ néi bé trong doanh nghiÖp * Tr×nh tù h¹ch to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu néi bé ë c¸c ®¬n vÞ cÊp trªn - Khi cÊp vèn kinh doanh cho c¸c ®¬n vÞ cÊp d­íi kÕ to¸n ghi: Nî TK 136(1361): ph¶i thu néi bé Cã TK111. 112...:TiÒn mÆt. TGNH Cã TK156: hµng ho¸ Tr­êng hîp cÊp vèn b»ng TSC§ ®· sö dông ghi: Nî TK 136- Ph¶i thu néi bé(1361) Cã TK 451- Quü qu¶n lý cña cÊp trªn Cã TK421- L·i ch­a ph©n phèi Cã TK414- Quü ph¸t triÓn doanh nghiÖp Cã TK415- Quü dù tr÷ Cã TK431- Quü khen th­ëng phóc lîi Ph¶i thu cÊp d­íi vÒ b¸n tiÒn hµng Nî TK136(1368- chi tiÕt ®¬n vÞ): Tæng gi¸ thanh to¸n Cã TK 512: Doanh thu b¸n hµng néi bé Cã TK3331(33311): ThuÕ GTGT ph¶i nép NhËn ®­îc tiÒn cña ®¬n vÞ cÊp d­íi chuyÓn tr¶ hoÆc thanh to¸n bï trõ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ ghi: Nî TK 111, 112 Nî TK336 Cã TK 136(1368) b) KÕ to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶ néi bé * Néi dung c¸c kho¶n ph¶i tr¶ bao gåm: - C¸c kho¶n cÊp d­íi ph¶i nép lªn cÊp trªn, c¸c kho¶n cÊp trªn ph¶i nép cho cÊp cho cÊp d­íi. - C¸c kho¶n mµ c¸c ®¬n vÞ trong doanh nghiÖp ®· thu hé cÊp trªn, cÊp d­íi hoÆc c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn kh¸c vµ c¸c kho¶n thanh to¸n v·ng lai kh¸c KÕ to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶ néi bé ®­îc h¹ch to¸n chi tiÕt theo tõng ®¬n vÞ cã quan hÖ thanh to¸n trong ®ã ®­îc ghi chÕp theo tõng kho¶n ph¶i nép, ph¶i cÊp, ph¶i tr¶ * Tr×nh tù h¹ch to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶ néi bé sau: - Khi ph¶n ¸nh c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho cÊp d­íi vÒ c¸c kho¶n ®· thu hé cÊp d­íi hoÆc c¸c kho¶n cÊp d­íi ®· chi hé, kÕ to¸n ghi: Nî TK111.112: TiÒn mÆt, TGNH Nî TK156: Hµng ho¸ Cã TK336: Ph¶i tr¶ néi bé. Khi cÊp trªn tr¶ tiÒn hoÆc bï trõ c¸c kho¶n ph¶i thu ë ®¬n vÞ cÊp d­íi kÕ to¸n ghi: Nî TK336- Ph¶i tr¶ néi bé Cã TK111, 112: TiÒn mÆt, TiÒn göi ng©n hµng Cã TK 136(1368)- Ph¶i thu néi bé 3.2.3. C«ng ty nªn h¹ch to¸n hµng xuÊt b¸n theo trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng mua ViÖc hach to¸n tri gi¸ cña hµng xuÊt b¸n theo gi¸ h¹ch to¸n sÔ g©y ra mét khã kh¨n ®ã lµ ph¶i më sæ vµ theo dâi thªm kho¶n chªnh lÖch gi÷a trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng xuÊt víi gi¸ h¹ch to¸n cña l« hµng ®ã. §Õn cuèi kú chªnh kÖch míi ®ùoc ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n 156512, 156522 vµ theo dâi trªn sæ c¸i cña 2 tµi kho¶n nµy.Nh­ vËy viÖc h¹ch to¸n vµ theo dâi sÏ phøc t¹p h¬n, nªn ch¨ng c«ng ty nªn tÝnh vµ h¹ch to¸n trÞ gi¸ v«n cña hµng xuÊt kho theo gi¸ thùc tÕ mua vµo th× viÖc h¹ch to¸n sÏ ®¬n gi¶n h¬n 3.2.4. ThiÕt kÕ l¹i mÉu b¶ng kª chøng tõ Nh×n l¹i mÉu thiÕt kÕ cña b¶ng kª chøng tõ ta thÊy viÖc thiÕt kÕ tiªu ®Ò nh­ thÕ rÊt dÔ g©y sù hiÓu lÇm hoÆc khã hiÓu. LÊy b¶ng kª chøng tõ ghi nî TK 15151 lµm vÝ dô, ta thÊy: B¶ng kª chøng tõ Tõ ngµy ®Õn ngµy M· Ngµy Sè DiÔn gi¶i TK nî ph¸t sinh ph¸t sinh TK cã M· phÝ Ngµy .....th¸ng......N¨m..... KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu Râ rµng nÕu ®· quy ®Þnh cô thÓ mét bªn lµ TK ghi nî, mét bªn lµ tµi kho¶n ghi cã th× sè ph¸t sinh ghi Nî lµ kh«ng cÇn thiÕt. MÆt kh¸c nã còng g©y ra khã kh¨n trong viÖc ®Þnh kho¶n c¸c nghiÖp vô. Do ®ã theo em c«ng ty chØ nªn ghi nh­ sau: B¶ng kª chøng tõ Tõ ngµy ®Õn ngµy M· Ngµy Sè DiÔn gi¶i TK Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã TK §¦ M· phÝ Ngµy .....th¸ng......N¨m..... KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp biÓu 3.2.5. H¹ch to¸n l¹i phÝ b¶o hiÓm. §Ó ph¶n ¸nh ®óng b¶n chÊt phÝ b¶o hiÓm lµ mét kho¶n c«ng nî ph¶i tr¶ vµ c«ng ty b¶o hiÓm PJICO còng lµ mét nhµ cung cÊp dÞch vô th× theo em, C«ng ty nªn ph¶n ¸nh chi phÝ b¶o hiÓm nµy vµo tµi kho¶n 331131 (MK: 11038000). Thùc tÕ t¹i c«ng ty hiÖn nay trªn m¸y vÉn ch¹y sæ chi tiÕt c«ng nî ph¶i tr¶ cña TK1388 (MK: 11038000). Tµi kho¶n 1388 sÏ ®­îc dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n ph¶i thu kh¸c. Bót to¸n ph¶n ¸nh phÝ b¶o hiÓm vµ chuyÓn m· kh¸ch c«ng nî vµ thanh to¸n sÏ ®­îc ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 15151: PhÝ b¶o hiÓm* TGTT ngµy nhËn nî Cã TK331131(MK: 31000022): PhÝ b¶o hiÓm * TGTT ngµy nhËn nî Nî TK331131(MK: 31000022): PhÝ b¶o hiÓm * TGTT ngµy nhËn nî Nî TK1331: ThuÕ GTGT cña phÝ b¶o hiÓm. Cã TK 331131( MK: 11038000): Tæng gi¸ trÞ thanh to¸n víi cty BH Nî TK331131(MK: 11038000): Tæng gi¸ trÞ thanh to¸n víi c«ng ty BH Nî TK 635: CLTG nÕu TGTT ngµy thanh to¸n > TGTT ngµy nhËn nî Cã TK 11211: Tæng gi¸ trÞ thanh to¸n víi c«ng ty b¶o hiÓm theo TGTT ngµy thanh to¸n HoÆc: Nî TK331131( MK: 11038000): Tæng gi¸ tri thanh to¸n víi Cty BH Cã TK 515: CLTG nÕu TGTT ng¸y thanh to¸n < TGTT ngµy nhËn nî Cã TK 11211: Tæng gi¸ tri thanh to¸n víi c«ng ty b¶o hiÓm theo tû TGTT ngµy thanh to¸n. 3.2.6. Bæ sung thªm mét sè mÉu sæ chi tiÕt cã liªn quan ®Õn nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸ t¹i c«ng ty Do ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh lµ quan hÖ mua b¸n víi n­íc ngoµi nªn viÖc thanh to¸n tiÒn hµng th­êng b»ng c¸c ngo¹i tÖ. MÆc dï c«ng ty ®· më sæ chi tiÕt cho TK 331, 112,311... theo dâi riªng cho tõng ®èi t­îng nh­ng nh÷ng sæ nµy l¹i kh«ng hÒ ph¶n ¸nh ®­îc quan hÖ thanh to¸n víi ng­êi b¸n b»ng ngo¹i tÖ; sè l­îng ngo¹i tÖ c«ng ty thu vµo hay chi ra lµ bao nhiªu ®èi víi TGNH b»ng ngo¹i tÖ. ChÝnh vÞ vËy mµ theo em kÕ to¸n nªn më thªm c¸c sæ chi tiÕt nh­ sau; Sæ chi tiÕt theo dâi thanh to¸n víi ng­êi b¸n b»ng ngo¹i tÖ: Sæ chi tiÕt theo dâi thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ ®­îc më theo tõng tµi kho¶n, ®èi t­îng thanh to¸n vµ theo tõng lo¹i ngo¹i tÖ Sæ chi tiÕt TGNH. tiÒn mÆt, tiÒn ®ang chuyÓn b»ng ngo¹i tÖ( chi tiÕt theo tõng lo¹i ngo¹i tÖ ): C¨n cø ®Ó ghi sæ lµ h¹ch to¸n chi tiÕt mµ ng©n hµng göi ®Õn Theo dâi chi tiÕt tõng lo¹i nguyªn tÖ trªn tµi kho¶n 007- “ Ngo¹i tÖ c¸c lo¹i”. C¸c mÉu sæ trªn ®­îc më nh­ sau: NTghi sæ Chøng tõ DG TK ®èi øng Tû gi¸ thêi h¹n chiÕt khÊu PSN PSC TGTT1 TGTT2 Nî Cã Nî cã NT VN§ NT VN§ NT VN§ NT VN§ Sæ chi tiÕt ngo¹i tÖ theo nguyªn tÖ Tõ th¸ng.. ®Õn th¸ng... n¨m... Tµi kho¶n: Nî Cã D­ cuèi kú Sè ph¸t sinh D­ cuèi kú Chøng tõ DiÔn gi¶i PSNî PSCã M· phÝ Sè CT Ngµy CT môc lôc