Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty quy chế Từ Sơn và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

rả bằng tiền gửi ngân hàng. Sau khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc định khoản như sau: Nợ TK 152: 54.337.360 Nợ TK 133: 5.433.736 Có TK 112 (1): 59.771.096 Cuối tháng hay cuối quý kế toán khóa sổ tiền gửi ngân hàng và lấy số liệu sổ tiền gửi ngân hàng lên Nhật ký chứng từ số 2. Xác định tổng số phát sinh Có TK 112 đối ứng phát sinh Nợ TK 152 để ghi vào sổ cái TK 152. Công ty Quy Chế Từ Sơn nhật ký chứng từ số 2 Ghi Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng Tháng 01/2003 ĐVT: Đồng STT Diễn giải Ghi có TK 112, Nợ các TK: Cộng có TK 112 TK 133 TK 152 1 Trả tiền mua thép 3.000.000 30.000.000 33.000.000 2 Trả tiền mua sắt 5.433.736 54.337.360 59.771.096 Cộng 8.433.736 84.337.360 92.771.096 Kế toán ghi sổ (ký tên) Kế toán tổng hợp (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) * Mua chưa trả tiền: Đối với vật liệu mua chưa trả tiền Công ty hạch toán vào TK 331 chi tiết từng đơn vị bán. Vì vật liệu mua ngoài rất đa dạng, phong phú của từng đơn vị bán khác nhau nên để phù hợp với hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ, kế toán thanh toán mở sổ chi tiết thanh toán theo mẫu sau: Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở thành nhiều quyển, mỗi quyển theo dõi một đơn vị bán hàng, sổ này được mở cho cả năm, bắt đầu từ 1/1 đến hết năm; mỗi tờ hóa đơn được ghi trên một dòng theo thứ tự thời gian và được theo dõi từ khi bắt đầu phát sinh cho đến khi thanh toán xong. Cuối mỗi tháng, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 5, mỗi đơn vị bán được ghi vào một dòng trong NKCT số 5, sau đó kế toán khóa sổ NKCT số 5 để ghi vào sổ cái TK 331. Công ty Quy Chế Từ Sơn Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331: Phải trả người bán Tháng 01/2003 Đối tượng: Công ty chế biến & KD Bắc Giang Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư cuối năm trước 41.106.480 08 17/01 Trả bằng TGNH 112 43.156.800 7353 23/01 Mua than cục xơ 152.3 32.413.700 Thuế GTGT 133 1.620.700 Cộng phát sinh 43.156.800 34.034.400 Số dư cuối kỳ 31.984.080 Người ghi sổ (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Công ty Quy Chế Từ Sơn Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331: Phải trả người bán Tháng 01/2003 Đối tượng: Công ty chế biến & KD Bắc Giang Chứng từ Diễn giải TK đủ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 87.501.615 02 2/01 Chuyển tiền trả 112 40.858.253 07 6/01 Trả bằng tiền gửi NH 112 46.402.335 012027 10/01 Mua thép C45f16 152.1 46.227.340 Thuế GTGT 133 2.311.367 012038 15/01 Mua thép C45f22 152.1 46.765.000 Thuế GTGT 133 2.338.250 012040 18/01 Mua thép C45f20 152.1 44.100.315 Thuế GTGT 133 2.205.015 012050 23/01 Mua thép C45f24 152.1 45.929.661 Thuế GTGT 133 2.296.483 08 25/01 Chuyển tiền 112 48.538.707 02 29/01 Chuyển tiền 112 49.103.250 Cộng Psinh 184.902.545 192.173.431 Số dư cuối kỳ 94.772.501 Người ghi sổ (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Số liệu tổng cộng trên NKCT số 5 là cơ sở để ghi vào sổ cái TK 331. Công Ty Quy Chế Từ Sơn sổ cái TK 331 - Phải trả người bán Đơn vị: Đồng Số dư đầu năm Nợ Có 111.683.735 1.329.404.140 Ghi nợ các TK đối ứng Có với TK này Tháng 01/2003 Tháng 02/2003 111 50.061.310 46.940.200 112 155.644.369 84.446.257 311 1.410.824.061 2.102.465.979 131 12.000.000 Tổng số phát sinh: Nợ 1.616.529.740 2.245.852.436 Có 1.895.338.409 1.853.635.046 Dư cuối kỳ: Nợ 131.536.490 174.182.349 Có 1.628.065.564 1.670.409.125 Ngày tháng năm Kế toán trưởng (ký tên) * Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng: Khi Công ty tạm ứng cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, sổ quỹ tiền mặt kế toán vào Nhật ký chứng từ số 1 và Nhật ký chứng từ sô 10 Ví dụ: Công ty tạm ứng cho anh Bền 39.277.000đồng để mua NVL: Nợ TK 141: 39.277.000 Có TK 111: 39.277.000 Trong Nhật ký chứng từ số 1 ghi vào cột Nợ TK 141, ghi Có TK 111. Trong Nhật ký chứng từ số 10, các đối tượng được tạm ứng theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tượng được ghi trên một dòng. Phải thanh toán tạm ứng đợt trước thì mới được tạm ứng đợt sau. Khi thanh toán, căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, hóa đơn, phiếu nhập... để định khoản: Nợ TK 152: 37.406.600 Nợ TK 133: 1.870.400 Có TK 141: 39.277.400 Cuối tháng hoặc cuối quý khóa sổ Nhật ký chứng từ số 10, xác định số phát sinh tổng cộng bên Có TK 141 đối ứng bên Nợ TK 152 và lấy số liệu này để ghi vào sổ cái TK 152. Công ty Quy Chế Từ Sơn Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 141: Tạm ứng Tháng 01/2003 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 141, ghi có các TK Ghi Có TK 141, ghi nợ các TK Số dư cuối kỳ Nợ Có 111 Công Nợ TK 141 152 133 Cộng Có TK 141 Nợ Có 1 2 10.000.000 10.000.000 9.047.600 95.240 10.000.000 ..... 10.000.000 10.000.000 9.047.600 95.240 10.000.000 Cộng 69.277.000 69.277.000 6320600 3162430 66368430 .... 2908570 Đã ghi sổ cái ngày … tháng … năm …. Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 3.4.3- Hạch toán tổng hợp xuất nghuên vật liệu. Công Ty Quy Chế Từ Sơn, nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc sản xuất ra sản phẩm và dùng cho nhu cầu quản lý phục vụ sản xuất. Các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu trong tháng phát sinh một cách thường xuyên với khối lượng lớn được phản ánh trên các phiếu xuất kho, kế toán tập hợp theo từng loại vật liệu và từng đối tượng sử dụng để ghi vào bên có TK 152. Bởi vậy kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng cho từng phân xưởng sử dụng trong Công ty. Quá trình hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu ở Công ty có một số trường hợp điển hình như sau: Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm (chi tiết cho từng phân xưởng) Nợ TK 621 (chi tiết theo phân xưởng) Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu) Ví dụ: Ngày 13/01/2003 xuất kho 60Kg thép P6M50020 f25 cho phân xưởng nóng để sản xuất Bulông với giá là 54.000 đ/Kg. Nợ TK 621 phân xưởng dập nóng : 3.240.000 Có TK 152.1 : 3.240.000 định khoản này được ghi trên sổ số dư. Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất chung Nợ TK 627 (chi tiết phân xưởng) Có TK 152 Ví dụ: Ngày 10/02/2003 xuất cho phân xưởng cơ điện 45Kg bột chịu lủa để sửa chữa một số máy móc (giá 100.000đ) Nợ TK 627 (phân xưởng cơ điện) : 4.500.000 Có TK 152 : 4.500.000 Xuất nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 Ví dụ: Ngày 30/01/2003 xuất cho xây dựng vào phòng Công ty 2.290 Kg xi măng với giá 700đ/Kg. Nợ TK 642 : 1.603.000 Có TK 152 : 1.603.000 Xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641 : Có TK 152 : Ví dụ: Ngày 05/01/2003 phiếu xuất kho số 05 xuất 10lít xăng cho nhân viên phòng kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 641 : 53.000 Có TK 152 : 53.000 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu vào cuối tháng: Cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuát dùng cho các mục đích, khối lượng, chủng loại từng loại nguyên vật liệu, trên cơ sở đó kế toán sẽ tiến hành loạp bảng phân bố số 02 : Bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ: Công Ty Quy Chế Từ Sơn Bảng phân bổ số 2 Bảng phân bổ nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ Tháng 01 / 2003 Tên TK 152.1 TT 152.2 TT 152.3 TT 152.4 TT 152.5 TT 621 Chi phí NVL trực tiếp 1432410763 26103071 39873348 5100000 7087900 - PX chuản bị sx 610869684 458058 1797488 - - - PX dập nóng 372820519 4450526 17202260 1100000 - - PX dập nguội 143562195 11332436 133000 4000000 2768000 - PX cơ khí 65050411 - 90000 - - - PX mạ lắp ráp 116140101 5702410 12087000 - 4319900 - PX dụng cụ 4655332 2045671 1429000 - - - Ngành CK dân dụng 119312521 2113970 8444000 - - 241 PX cơ điện 2459520 4304098 249000 5816700 - 627 Tổ năng lượng - 2850000 3608300 - - Đội xe - - - 780000 - 632 Giá vốn hàng bán 2253750 642 CP QL DN 845300 5253640 1531000 3872000 15828950 641 CP bán hàng - 48369750 - - - Tổng cộng 1437969333 86880559 45261648 15568700 22916850 Người lập bảng Ngày....tháng....năm 2003 (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Bảng phân bổ số 2, được chuyển cho kế toán tập hợp chi phí để lập bảng kê số 4 và bảng kê số 5: Phần ghi Nợ TK 621, 627, 641, 642… đối ứng có TK 152. Công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất dùng mà sử dụng giá thực tế đích danh để ghi sổ. Chính vì thế mà Công ty không sử dụng bảng kê số 03 để hạch toán. * Ghi số cái TK 152. Sổ cái TK 152 được Công ty mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, được mở cho cả năm – phản ánh biến động của nguyên vật liệu theo từng tháng trong 5 cách lập sổ cái TK 152: Số dư đầu năm: Được lấy từ sổ cái TK 152 năm trước. Số phát minh nợ: Được lấy từ các Nhật ký chứng từ số 1,2,5,10. + Từ NKCT số 1 : Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111. + Từ NKCT số 2 : Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 112. + Từ NKCT số 5 : Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331. + Từ NKCT số 10 : Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152, ghi Có Tk 141. Số phát sinh có: Được lấy từ bảng phân bổ số 2. Sổ cái TK 152 được ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khóa sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT.. Công Ty Quy Chế Từ Sơn sổ cái TK 152.1: Nguyên vật liệu chính Đơn vị: Đồng Số dư đầu năm Nợ Có 729.159.938 Ghi nợ các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 01 Tháng 02 ........... TK 111 89.415.800 TK 141 2.102.855 TK 331 1.221.947.265 Cộng phát sinh: Nợ Có 1.313.465.920 1.437.969.333 Số dư cuối tháng: Nợ 761.055.022 Có Ngày tháng năm KTT (ký tên) Công Ty Quy Chế Từ Sơn sổ cái TK 152.2 Đơn vị: Đồng Số dư đầu năm Nợ Có 23.639.084 Ghi nợ các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 01 Tháng 02 ........... TK 141 2.908.570 TK 111 - TK 331 72.586.192 Cộng phát sinh: Nợ Có 75.494.762 86.880.559 Số dư cuối tháng: Nợ 5.020.882 Có Ngày tháng năm KTT (ký tên) Công Ty Quy Chế Từ Sơn sổ cái TK 152.3 Đơn vị: Đồng Số dư đầu năm Nợ Có 111.683.735 1.329.404.140 Ghi nợ các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 01 Tháng 02 ........... TK 111 950.000 TK 331 33.164.608 Cộng phát sinh: Nợ Có 34.114.608 45.261.648 Số dư cuối tháng: Nợ 2.875.587 Có Ngày tháng năm KTT (ký tên) Công Ty Quy Chế Từ Sơn sổ cái TK 152.4 Đơn vị: Đồng Số dư đầu năm Nợ Có 4.210.765 Ghi nợ các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 01 Tháng 02 ........... TK 111 10.476.190 TK 141 9.647.564 TK 331 6.059.114 Cộng phát sinh: Nợ 26.182.868 Có 15.598.700 Số dư cuối tháng: Nợ 27.196.114 Có Ngày tháng năm KTT (ký tên) Công Ty Quy Chế Từ Sơn sổ cái TK 152.5 Đơn vị: Đồng Số dư đầu năm Nợ Có 0 Ghi nợ các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 01 Tháng 02 ........... TK 111 - TK 141 12357.718 TK 331 4.497.000 Cộng phát sinh: Nợ Có 17.354.718 0 Số dư cuối tháng: Nợ 17.354.718 Có Ngày tháng năm KTT (ký tên) Công tác kiểm kê nguyên vật liệu: Công Ty Quy Chế Từ Sơn do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên nguyên vật liệu của Công ty có rất nhiều loại cồng kềnh (sắt, thép), có loại lại rất khó bảo quản như hóa chất; mặt bằng, kho bãi thì còn hạn chế không nhiều nên nguyên vật liệu phải nhập rất nhiều lần trong tháng. Hơn nữa giá trị nguyên vật liệu lại chiếm một tỉ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm (65 - 70%). Do vậy, Công ty muốn đạt được mục tiêu là hạ thấp chi phí nguyên vật liệu để hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, đòi hỏi Công ty phải tổ chức tốt công tác quản lý ban kho nói riêng. ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn định kỳ 6 tháng tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu một lần để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế với số tồn trên sổ sách, đồng thời rút ra những kinh nghiệm, bổ sung các biện pháp để không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý kho vật tư. Kết quả kiểm kê được ghi vào “Biên bản kiểm kê”. Cuối kỳ kiểm kê, biên bản kiểm kê được gửi lên phòng kế toán. Kế toán sẽ tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa, thiếu cho từng loại nguyên vật liệu: Chênh lệch = Số lượng tồn - Số lượng tồn Thừa (thiếu) Kho kiểm kê Kho sổ sách Trước khi lập báo cáo, căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán như sau: + Thừa phát hiện khi kiểm kê: Nợ TK 152 : Có Tk 338 (3381) : + Thiếu phát hiện khi kiểm kê: - Thiếu trong định mức: Nợ TK 642 : Có TK 152 : - Thiếu ngoài định mức: Nợ TK138 (1388) : Có TK 152 : Kết quả kiểm kê cho thấy Công ty đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa quản lý và hạch toán vật tư nhập kho. Thể hiện công tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty tương đối tốt. 4- Tình hình cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu của Công Ty Quy Chế Từ Sơn. Công Ty Quy Chế Từ Sơn có hệ thống quản lý và hạch toán nguyên vật liệu khá chặt chẽ. Chính vì vậy mà nguyên vật liệu của Công ty luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, được sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm nhất trong sản xuất sản phẩm, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. Điều đó được thể hiện qua tài liệu 2 năm gần đây về tình hình cung cấp và sử dụng nguyên vật liệu của Công ty đến kết quả sản xuất kinh doanh: (ví dụ về nguyên vật liệu thép) Chỉ tiêu Đvị Năm 2001 Năm 2002 Chênh lệch 1. Lượng sản phẩm sx (Bulông) Cái 3.125.000 4.000.000 +875.000 2. Tiêu hao vật liệu 1 sản phẩm Kg 0,4 0,3 - 0,1 3. Tổng mức tiêu hao Kg 1.250.000 1.200.000 - 50.000 4. Vật liệu tồn kho đầu kỳ Kg 14.000 15.000 + 1.000 5. Vật liệu tồn kho cuối kỳ Kg 12.000 10.000 - 2.000 6. Vật liệu mua trongkỳ. Kg 1.248.000 1.195.000 - 53.000 Sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn để phân tích: * Xác định đối tượng phân tích: số lượng sản phẩm sản xuất (q) (cái) * Xác định các nhân tố ảnh hưởng: - Lượng vật liệu tồn kho đầu kỳ thay đổi đã làm sản lượng sản phẩm thay đổi một lượng là: (sản phẩm) Mức ảnh hưởng: (sản phẩm) - Lượng vật liệu thu mua trong kỳ thay đổi làm lượng sản phẩm thay đổi: (sản phẩm) Mức ảnh hưởng: (sản phẩm) - Lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ thay đổi làm lượng sản phẩm thay đổi: (sản phẩm) Mức ảnh hưởng: (sản phẩm) - Mức tiêu hao vật liệu thay đổi làm lượng sản phẩm thay đổi: Mức ảnh hưởng: (sản phẩm) Tổng hợp: (sản phẩm) Thông qua tài liệu phân tích trên cho ta thấy năm 2002 so với năm 2001 lượng sản phẩm Bulông tăng 875.000 (cái). Đây là biểu hiện tốt trong khâu sản xuất của Công ty, để tìm hiểu rõ nguyên nhân đem lại kết quả này, ta đi sâu vào nghiên cứu từng nhân tố ảnh hưởng: - Do lượng thép tồn kho đầu kỳ năm 2002 tăng so với năm 2001 là 1.000 Kg. Đây không phải là thành tích của năm 2002 đem lại mà là do năm 2001 đem lại. Kết quả này không phản ánh được tình hình sử dụng nguyên vật liệu năm 2002 của Công ty. - Do lượng thép thu mua năm 2002 so với năm 2001 giảm đi 53.000 Kg. Nhưng khi tính nhân tố này ta đã giả định mức tiêu hao không đổi, trên thực tế Công ty đã giảm mức tiêu hao cho một sản phẩm là 0,1 Kg. Như vậy, Công ty đã giảm bớt ứ đọng vốn mà số lượng sản phẩm sản xuất đã tăng so với năm 2001. - Do lượng thép tồn kho cuối kỳ giảm 2.000 Kg, trong khi đó lượng sản phẩm vẫn tăng 875.000 mà không ảnh hưởng đến kết quả sản xuất năm sau. Năm 2001 dự trữ sản xuất 30.000 sản phẩm (12000 : 0,4), năm 2002 dự trữ sản xuất là 33.333 sản phẩm (10.000 : 0,3). Như vậy việc giảm vật liệu tồn kho này là rất cần thiết. - Mức tiêu hao thép cho một đơn vị sản phẩm giảm đi 0,1 Kg làm sản phẩm, sản xuất tăng 1.000.000sp. Nếu chất lượng sản phẩm vẫn đảm bảo và doanh nghiệp tiêu thụ hết sản phẩm, thì đây là thành tích lớn nhất mà Công ty đạt được trong khâu quản lý sản xuất và sử dụng nguyên vật liệu để giảm chi phí sản xuất trong giá thành. Như vậy qua việc phân tích trên ta thấy nguyên nhân chủ yếu làm cho sản phẩm Bulông năm 2002 so với năm 2001 tăng lên 875 .000 cái là do Công ty giảm mức tiêu hao vật liệu thép đi 0,1 Kg/1 sản phẩm. Việc mức tiêu hao vật liệu giảm là nguyên nhân chủ quan, phản ánh trình độ sản xuất nguyên vật liệu của Công ty. Có thể nói trình độ quản lý nguyên vật liệu của Công ty có nhiều tiến bộ. Công ty đã biết áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến vào sản xuất, sử dụng máy móc hiện đại tốn ít nguyên vật liệu mà vẫn đem lại sản phẩm có chất lượng tốt được khách hàng chấp nhận. Qua đó ta thấy được Công ty đã có những biện pháp tích cực để giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm chi phí sản xuất (hạ giá thành sản phẩm) đem lại lợi nhuận cao. Tuy nhiên Công ty vẫn còn xảy ra những hiện tượng lãng phí nguyên vật liệu do công nhân sản xuất chưa tiết kiệm nguyên vật liệu, do phế liệu không được tận dụng hết. * Phân tích tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm: Công Ty Quy Chế Từ Sơn là doanh nghiệp sản xuất công nhân nên chi phí nguyên vật liệu chiếm trong trọng rát lớn trong sản phẩm. Công ty luôn tìm mọi biện pháp để giảm chi phí nguyên vật liệu. Qua tài liệu sau đây ta thấy được tình hình hoàn thành kế hoạch tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm: Tên sản phẩm Sp hoàn thành Loại NVL Đơn giá NVL (đồng) Mức tiêu hao NVL 1 Sp Chi phí NVL cho sản xuất Sp (đồng) 2001 2002 2001 2002 2001 2002 2001 2002 Bu lông 312.500 4.000.000 Thép CT5f20 Thép CT5f16 4.100 4.750 4.050 4.800 0,4 0,3 0,3 0,25 5.125.000.000 4.017.125.000 480.000.000 4.800.000.000 Đai ốc 3.000.000 3.500.000 Thép C10f15,6 Thép ES400f16 7.550 7.900 7.600 7.800 0,5 0,4 0,6 0,3 11.325.000.000 9.480.000.000 15.960.000.000 8.190.000.000 Để phân tích tình hình hoàn thành kế hoạch về tổng mức chi phí nguyên vật liệu, trước hết xác định đối tượng phân tích: - Tổng mức chi phí NVL (DM) = 4.860.000.000 + 4800.000 + 15.960.000.000 + 8.190.000.000 - 9.480.000.000 - 5.125.000.000 - 4.017.125.000 - 3.862.875.000 DM = 33.810.000.000 - 29.947.125.000 = 3.862.875.000 Tổng mức chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm năm 2002 so với năm 2001 tăng lên 3.862.875.000 (đồng) Đó là do: - Khối lượng sản phẩm tăng lên, làm cho tổng chi phí nguyên vật liệu năm 2002 tăng so với năm 2001 là: =4.000.000(4100x0,4+4750x0,3)+3500.000x(7550x0,5+7900x0,4)-29.947.125.000=36.532.500.000-29.947.125.000=6.585.375.000 - Do mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất đơn vị sản phẩm giảm làm cho tổng chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm năm 2002 so với năm 2001 giảm là: 4.000.000x(0,3x4100+0,25x4750)+3500.000x(0,6x7550+0,3x7900)-6.532.500.000 = 33.820.000.000-36.532.500.000 = -2.712.500.000(đồng) - Do đơn giá nguyên vật liệu xuất kho sản xuất sản phẩm thay đổi làm cho tổng mức cho phí nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm năm 2002 so với năm 2001 giảm đi một lượng là: =33.810.000.000-33.820.000.000 = -10.000.000(đồng) Kết quả phân tích cho thấy tổng mức chi phí nguyên vật liệu của công ty năm 2002 tăng so với năm 2001 là 6.585.375.000(đồng) là do khối lượng sản phẩm tăng. Đây là nguyên nhân khách quan, tất yếu xảy ra. Vì vậy nếu loại trừ ảnh hưởng của nhân tố này thì tổng chi phí nguyên vật liệu của công ty giảm do mức tiêu hao nguyên vật liệu và do giá cả. Giá cả nguyên vật liệu giảm có thể do thị trường biến động, giá cả do qui luật cung cầu quyết định vì thế ta loại bỏ ảnh hưởng của nhân tố này. Nhưng nếu đơn giá nguyên vật liệu giảm là do nguyên nhân chủ quan, đó là chi phí thu mua, vận chuyển được Công ty quản lý tốt hơn năm trước nên chi phí thu mua giảm đi, làm cho đơn giá giảm. Còn mức tiêu hao nguyên vật liệu giảm là do nguyên nhân chủ quan, phản ánh trình độ quản lý trong khâu sản xuất của Công ty tương đói tốt, đã làm giảm chi phí nguyên vật liệu là 2.721.500.000 (ngđ) dẫn tới chi phí sản xuất giảm , giá thành sản phẩm giảm tăng lợi nhuận cho Công ty. việc giảm định mức tiêu hoa nguyên vật liệu chứng tỏ Công ty đầu tư rất nhiều trang thiết bị, máy móc hiện đại vào sản xuất, biết vận dụng kịp thời những tiến bộ kho học kỹ thuật vào sản xuất... để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu cho Công ty. Chương III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn. I. Sự cần thiết phải hoàn thiên công tác kế toán nguyên vật liệu. ở nước ta, việc chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường, có sự quản lý và điều tiết vĩ mô của Nhà nước, là xuất phát từ quy luật khách quan của nền sản xuất xã hội luôn có sự vận động và phát triển không ngừng do sự phát triển của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất thay đổi. Cùng với sự phát triển ngày một tiến bộ thì đòi hỏi cơ chế quản lý cũng phải thay đổi mới để phù hợp vớ sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống quản lý Nhà nước trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường. Khi Nhà nước chuyển đổi từ cơ chế kinh tế cũ sang cơ chế kinh tế thị trường, thay đổi cơ chế quản lý kinh tế. Nhà nước đã cho phép các doanh nghiệp tự do chọn ngành nghề kinh doanh theo khuôn khổ pháp luật Việt Nam. chính vì thế mà hạch toán càng trở nên có vai trò quan trọng - là nguồn cung cấp các số liệu về kinh tế tài chính để làm nền tảng cho việc ra quyết định kinh doanh và có liên quan trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Cơ chế quản lý kinh tế thay đổi nên hạch toán kế toán cũng phải đổi mới hoàn thiện cho phù hợp với nền kinh tế mới. Hạch toán nguyên vật liệu tốt sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra kịp thời đồng bộ, đáp ứng được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức vật liệu, dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu, tránh hiện tượng mất mát lãng phí, hạ giá thành sản xuất mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Hiện nay trên thực tế, công tác hạch toán nguyên vật liệu vẫn còn phức tạp, chưa có sự thống nhất. Vì vậy, các doanh nghiệp tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiêp mình, tùy theo yêu cầu quản lý cần có biện pháp quản lý, hạch toán theo hướng đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo theo đúng chế độ kế toán quy định. Việc cải cách chế độ kế toán theo quyết định 141/TC/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 và việc ban hành bốn chuẩn mực kế toán đầu tiên ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài Chính kèm theo thông tư hướng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán trên ngày 09/10/2002 đã đáp ứng yêu cầu quản lý, hạch toán trong tình hình mới. Do nước ta đi sau nên chúng ta đã biết vận dụng được những kinh nghiệm của các nước phát triển sớm và cộng với sự giúp đỡ của các chuyên gia nước ngoài trong việc xây dựng chế độ kế toán phù hợp với được kinh tế - xã hội ở nước ta. Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng vào thực tế tại các doanh nghiệp đã không tránh khỏi có những sai sót, do vậy việc hoàn thiện tổ chức hạch toán là vô cùng cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. các doanh nghiệp phải gia sức hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp mình để cho phù hợp với điều kiện mới, với nền kinh tế mới. II. Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn. Công Ty Quy Chế Từ Sơn đã trải qua bốn mươi năm (1963-2003) xây dựng và phát triển. Công ty lớn mạnh như ngày hôm nay đã có sự đóng góp không nhỏ của hệ thống quản lý sản xuất nói chung và công tác quản lý hạch toán nói riêng. Công Ty Quy Chế Từ Sơn không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Trong lịch sử phát triển của mình Công ty đã từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường, trở thành người bạn lớn cho ngành công nghiệp. Sản phẩm của Công ty luôn giữ được uy tín với khách hàng về chất lượng, mẫu mã, chủng loại. Công Ty Quy Chế Từ Sơn trải qua nhiều bước ngoặt, giờ đây đã chiềm một vị trí lớn trên thị trường sản xuất trang thiết bị cho ngành công nghiệp. Qua thời gian thực tập tại Công ty, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác hạch toán nguyên vật liệu, em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn có những ưu điểm sau: - Về công tác quản lý: Công ty đã xây dựng một mô hình quản lý nguyên vật liệu khoa học, gọn nhẹ từ khâu thu mua, dự trữ đến bảo quản sử dụng cho sản xuất. Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán ban đầu, từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ, Công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ quy định. - Về tổ chức kho: Hệ thống kho được tổ chức hợp lý, trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho, phản ánh trung thực về mặt số lượng giá trị sử dụng. Việc phân chia thành các kho cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán. Mặt khác việc kiểm tra quá trình thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng cũng dễ dàng hơn. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời tình hình vật tư cho lãnh đạo Công ty. - ở khâu sử dụng: Khi phân xưởng có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, phòng sản xuất - kinh doanh xem xét tính hợp lý, hợp lệ của giấy đề gnhị xuất nguyên vật liệu để duuyệt và viết phiếu xuất nguyên vật liệu cung cấp cho quá trình sản xuất nhanh và tiết kiệm nhất. - Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về cơ bản Công ty đã tuân thủ theo đúng trình tự hạch toán, ghi chép đầy đủ tình hình biến động của nguyên vật liệu. - Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: ở Công ty, kế toán đã áp dụng hình thức nhật ký chứng từ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống chứng từ, sổ sách ghi chép tổng hợp nói chung được tổ chức hợp lệ, hợp pháp và theo đúng chế độ kế toán hiện hành đảm bảo tính chính xác, rõ ràng trong công tác hạch toán kế toán. Công ty sử dụng giá thực tế đích danh để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, phù hợp với nguyên vật liệu của doanh nghiệp (giá trị cao và tính tách biệt). Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty nhìn chung được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng, cung cấp số liệu cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính toán giá thành kịp thời. Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán nhằm giảm bớt công việc ghi chép của kế toán, tăng độ chính xác của số liệu kế toán. Công ty sử dụng sổ số dư làm giảm được khối lượng ghi chép hàng ngày, công việc kế toán tiến hành đều trong tháng nên tránh được việc ghi chép trùng lặp và không bị dồn việc vào cuối tháng. Song bên cạnh những thành tích đạt được, do thị trường chung của cả nước cũng như thị trường riêng của Công ty luôn có sự biến động nên công tác kiểm soát củ Công ty gặp rất nhiều kho khăn và còn tồn tại những mặt chưa hợp lý: 1- Hệ thống danh điểm vật liệu: Do chưa xây dựng được danh điểm vật liệu thống nhất của toàn Công ty nên ảnh hưởng lớn tới quá trình theo dõi sự biến động của từng thứ, từng loại vật liệu nhất là đối với hạch toán chi tiết vật liệu. Bởi vậy, công ty nên sớm xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty để khi ghi vào sổ số dư và thẻ kho sẽ dễ kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. 2- Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay giá cả của nhiều mặt hàng thường xuyên biến động vậy mà Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này sẽ có ảnh hưởng xấu tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nếu như khi giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động lớn. 3- Công ty có sử dụng NKCT số 2 nhưng khi phản ánh vào sổ cái TK 152 thì Công ty lại không sử dụng đến số liệu trên toài khoản 112. 4- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Để nâng cao chất lượng của công tác kế toán, đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu quản lý, Công ty đã áp dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu. Mặc dù điều kiện của phương pháp sổ số dư là phải có hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất và hệ thống giá hạch toán. Chính điều kiện đó đã bộc lộ nhiều hạn chế: Việc phân định trách nhiệm giữa kế toán và thủ kho còn chưa đúng, kế toán ghi sổ số dư cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Trong quá trình giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán không lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất mà toán phụ trách theo dõi chỉ ký nhận vào thẻ kho. Do đó việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, dễ gây thất thoát vật liệu và phản ánh không chính xác số liệu nhập, xuất, tồn hàng ngày trong tháng. Vì vậy cần phải hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết vật liệu, thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu để quản lý vật liệu, thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu để quản lý vật liệu được tốt hơn. 5- Công ty không sử dụng TK 151 để phản ánh hàng cuối tháng còn đi đường mà chờ khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán, điều này không đúng với chế độ kế toán hiện hành. 6- Nhật ký chứng từ số 5 đơn vị sử dụng chưa đúng, phần ghi có TK 331 thì Công ty không được mở một cách tổng hợp, như vậy không phản ánh được các khoản nợ đối với từng khách hàng cụ thể, nó chỉ phản ánh được các khoản nợ phải trả trong từng tháng. Vì thế Công ty phải ghi tên từng khách hàng cụ thể mỗi khách hàng ghi trên một dòng của trang NKCT. III. Phương hướng chung để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Trong bất cứ điều kiện nào suy cho cùng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều tìm kiếm mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những việc làm rất cần thiết để giảm tối thiểu chi phí và đem lại lợi nhuận tối đa. Hoàn thiện tức là ngày càng làm cho nó tốt đẹp hơn, phù hợp hơn. Hoàn thiện nghĩa là cải tiến, bổ sung cái mới, cái tiên tiến nhất, phù hợp với công việc nhất để đem lại hiệu quả cao. Mặc dù vậy hoàn thiện cũng cần phải tuân thủ theo một quy định, tuân theo những nguyên tắc nhất định. Việt Nam chúng ta xây dựng hệ thống chế độ kế toán trên cơ sở chuẩn mực kế toán quốc tế áp dụng vào điều kiện kinh tế - xã hội của nước nhà. Trên cơ sở đó chuẩn mực kế toán quốc gia là nguyên tắc chung nhất áp dụng cho các doanh nghiệp. Đến thời điểm này thì Bộ Tài Chính cũng đã cho ra đời được bốn chuẩn mực kế toán và thông tư hướng dẫn sử dụng bốn chuẩn mực kế toán đó. Đây cũng là một cái mới đem đến cho các doanh nghiệp, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng và sử dụng chế độ kế toán giống nhau, mà các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình mà rút ngắn, thay đổi công tác kế toán cho phù hợp trên nguyên tắc chấp hành những quy định chung của Nhà nước ban hành. Công Ty Quy Chế Từ Sơn muốn hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải dựa trên các chế độ kế toán ban hành, dựa trên các chuẩn mực kế toán mới ban hành và thông tư hướng dẫn sử dụng chuẩn mực của Bộ Tài Chính về hệ thống, tài khoản sử dụng, phương pháp thực hiện, chứng từ và sổ sách kế toán đang sử dụng. Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn còn nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán nhất là kế toán nguyên vật liệu để góp phần vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc hoàn thiện công tác kế toán ở các doanh nghiệp trong giai đoạn hiện này là một yêu cầu rất cấp bách. Chính vì thế mà nhiệm vụ hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công Ty Quy Chế Từ Sơn cũng được đặt ra. IV. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công Ty Quy Chế Từ Sơn. Qua một thời gian tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty với góc độ là sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn như sau: 1- Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 1.1- Xây dựng sổ danh điểm vật tư: Do Công ty sử dụng rất nhiều loại sắt, thép khác nhau về hình dáng, kích thước (thép tròn, cây, lá, f22, f24, M5P6...) nên dễ bị nhầm lẫn, và ảnh hưởng tới quá trình theo dõi và đối chiếu giữa kho và kế toán trong việc tìm kiếm. Bởi vậy để đảm bảo quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, việc kiểm tra đối chiếu được dễ dàng và dễ phát hiện ra khi có sai sót giữa kho và phòng kế toán đồng thời giúp cho công tác hạch toán chi tiết vật liệu được đúng đắn, Công ty cần phải xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty. Phương pháp lập: Mỗi loại vật liệu sử dụng mọt số trang trong sổ danh điểm vật liệu để ghi theo nhóm, thứ vật liệu. Việc mã hóa tên các vật liệu trong sổ danh điểm và xếp theo thứ tự các vật liệu trong sổ danh điểm phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phục vụ yêu cầu quản lý của toàn Công ty. Sổ danh điểm vật tư có thể xây dựng theo mẫu sau: Biểu số: Đơn vị: sổ danh điểm vật tư STT Danh điểm vật tư (ký hiệu) Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất NVL Đ/vị tính Ghi chú 1 V. CT3 f16 Thép CT3 f16 Kg 2 V. CT3 f20 Thép CT3 f20 Kg 3 V. CT5f20 Thép CT5 f20 Kg 4 V. CT5f24 Thép CT5 f24 Kg 5 V. C10 f15.6 Thép C10 f15.6 Kg 6 V. P6H5 f25 Thép P6H5 f25 Kg 7 V. Es400f16 Thép Es400f16 kg 1.2- Lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Do Công ty phải nhập, xuất nguyên vật liệu làm nhiều lần nên số lượng chứng từ về nhập, xuất nguyên vật liệu ở Công ty tương đối nhiều, để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, có cơ sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất thì Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ có thể được lập như sau: Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu Từ ngày …….đến ngày……. STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Ghi chú 1 V. Tròn f22 Thép tròn f22 01 30 2 V. CT3 f24 Thép CT3 f24 01 44, 35 Người giao Người nhận (ký tên) (ký tên) Phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu Từ ngày …… đến ngày …. STT Mã vật tư Tên vật tư Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Ghi chú 1 V. CT5f20 Thép CT5 f20 03 25, 41, 45 2 V. P6M5 f25 Thép P6H5 f25 01 60 Người giao Người nhận (ký tên) (ký tên) 1.3- Lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu. Công ty Quy Chế Từ Sơn có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu nhập, xuất thường xuyên, do đó khả năng sai sót nhầm lẫn xảy ra. Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho rất khó khăn, hay giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết số liệu không trùng khớp... nên rất phức tạp và mất nhiều thời gian để rà soát, kiểm tra lại. Chính vì thế kế toán nguyên vật liệu nên lập bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất để tạo điều kiện tốt cho việc đối chiếu. Mẫu bảng kê chứng từ nhập, xuất có thể lập như sau: 7 Đơn vị: Bảng kê chứng từ nhập nguyên vật liệu Tháng 1 năm 2003 Ban kho: BK Chứng từ Diễn giải Đ/vị tính TK đ/ư Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 13/1 Thép C10 cây f 6,7 Kg 111 9.000 6.000 54.000.000 Thép Triều Tiên f 3,4 Kg 111 7.000 7890 55.230.000 02 17/1 Thép P6M5 f25 Kg 331 60 54.000 3.240.000 ….. …. … … … … Tổng cộng 1.263.465.920 Người lập bảng (ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu Tháng 1 năm 2003 Ban kho: BK Chứng từ Diễn giải Đ/vị tính TK đ/ư Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 20/01 Thép lò xo (65 r) Kg 621 11.3 14.300 161.590 02 21/01 Thép C45 f16 Kg 621 100 4.800 480.000 03 22/01 Thép CT5 f24 Kg 621 66.7 4.050 270.235 04 22/01 Thép ES400 f16 Kg 621 80 4.700 376.000 … … … … … … Tổng cộng 1.437.969.333 Người lập bảng (ký, ghi rõ họ tên) Khi lập được bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất thì khi thất lạc chứng từ sẽ phát hiện ra ngay vì trên các bảng kê này số hiệu chứng từ được liệt kê theo trình tự đánh số của các phiếu nhập, xuất. Khi đối chiếu số liệu tổng cộng giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có sai lệch thì tiến hành rà soát trên các bảng này sẽ nhanh hơn. 2- Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 2.1- Kiến nghị về NKCT số 5: Như đã trình bày ở trên, việc Công ty lập sổ NKCT số 5 theo quý là không đúng với chế độ kế toán hiện hành. NKCT số 5 được lập vào cuối mỗi tháng, căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 tổng hợp số liệu để lập NKCT số 5, mỗi đơn vị bán được ghi vào một dòng trong NKCT số 5. Có như vậy thì Công ty mới biết được mức độ nợ của Công ty đối với từng đơn vị bán cụ thể để Công ty còn huy động nguồn thu thanh toán cho người bán. NKCT số 5 nên lập theo mẫu: Thiếu sơ đồ trang 108 2.2- Hạch toán “hàng đang đi đường”. Công ty không mở TK 151 để theo dõi hàng đang đi đường mà chờ cho đến khi hàng về nhập kho mới ghi sổ là chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành. Công ty cần mở TK151 để theo dõi. Khi nhận được hóa đơn của người bán nhưng hàng chưa về đến Công ty, kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “Hàng đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì làm thủ tục nhập kho như bình thường, đến cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán căn cứ vào hóa đơn, hợp đồng mua hàng ghi: Nợ TK 151 : Nợ TK133 : Có Tk 331 : Và ghi vào NKCT số 6. Sang tháng sau khi hàng về nhập kho ghi: Nợ TK152 : (chi tiết nguyên vật liệu) Có TK151 : Ví dụ: Ngày 29/01/2003 Công ty mua thép của Công ty dụng cụ cắt và đo lường Hà Nội, nhận được hóa đơn sau: Hóa đơn (gtgt) Mẫu số 01 GTKT - 3LL Liên 2: giao khách hàng CĐ/00 - B Ngày 29/01/2003 No : 012579 Đơn vị bán hàng: Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường Hà Nội. Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Điện thoai: ....... MST : 2 4 0 0 1 1 2 1 2 8 - - - - Họ tên người mua: Anh Bền. Đơn vị: Công Ty Quy Chế Từ Sơn. Địa chỉ: Từ Sơn - Bắc Ninh. Hình thức thanh toán: Tiền mặt Số TK MST: 2 3 0 0 1 0 1 8 1 3 - - - 1 STT Tên hàng hoá, sản phẩm Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1*2 1 Thép C10 cây f 6,7 Kg 9.000 6.000 54.000.000 2 Thép Triều Tiên f 3,4 Kg 7.000 7.890 55.230.000 3 Thép P6M5 f25 Kg 60 54.000 3.240.000 Cộng tiền hàng 112.470.000 Thuế suất GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 5.623.500 Tổng cộng tiền thanh toán 118.093.500 Số viết bằng chữ: Một trăm mười tám triệu không trăm chín mươi ba nghìn năm trăm đồng. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Nhưng do xe vận tải hàng của Công ty bị tai nạn nên xe bị giữ chờ giải quyết. Vì vậy đến ngày 30/01 số hàng trên vẫn chưa về đến Công ty. Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 151: 112.470.000 Nợ TK 133: 5.623.500 Có TK 111: 118.093.500. Sau đó đồng thời ghi vào NKCT số 6. Đến ngày 3/02 số hàng trên về đến Công ty, phòng sản xuất kinh doanh ghi phiếu nhập kho số 50 ngày 3/02/2003 Kế toán ghi: Nợ TK 152: 112.470.000 Có TK 151: 112.470.000 Công ty Quy chế Từ Sơn nhật ký chứng từ số 6 Ghi có TK 151: Hàng mua đang đi đường Tháng 1/2003 STT Diễn giải Số dư đầu tháng Hoá đơn Phiếu nhập Ghi có TK 151, ghi nợ các TK Số dư cuối tháng SH NT SH NT 152 153 … Cộng 1 Mua thép 112.470.000 012579 29/1 50 3/02 112.470.000 0 . . . . Cộng Đã ghi sổ cái ngày .... tháng .... năm Kế toán ghi sổ (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Số liệu ở dòng tổng cộng cột TK 152 ở NKCT số 6 được dùng để ghi sổ cái TK 152. 2.3- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty cần phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Xét về phương diện kế toán thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ làm cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh được chính xác hơn giá trị thực của tài sản mà doanh nghiệp đang có. Về phương diện tài chính thì lập dự phòng sẽ làm giảm lợi nhuận của năm báo cáo nhưng ngược lại nó tạo ra nguồn tài chính để bù đắp cho các khoản thiệt hại có thể sẽ xảy ra. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận một khoản lỗ vào chi phí của năm báo cáo để có nguồn tài chính bù đắp cho những thiệt hại có thể xảy ra năm kế hoạch. Việc trích lập dự phòng được thực hiện ở thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính văm, sau khi đã tiến hành kiểm kê NVL. Để lập dự phòng thì NVL phải có các điều kiện sau: + NVL là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. + NVL thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. + Có chứng từ hóa đơn hợp lệ, hợp lý. Phương pháp xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Sử dụng TK 159 để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá. Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá. Dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Phương pháp hạch toán: - Cuối niên độ kế toán năm, số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632: Có TK 159: - Khoản dự phòng giảm giá phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước, thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159: Có TK 632: 2.4- Công tác kiểm kê NVL: Công ty có thực hiện công tác kiểm kê cuối kỳ, nhưng theo Quyết định số 149/2001/ QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành chuẩn mực kế toán Việt Nam, và theo thông tư hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành thì công tác hạch toán các khoản dư thừa, hao hụt mất mát hàng tồn kho đã thay đổi. Chính vì vậy mà Công ty bước vào năm 2003 phải thực hiện tho chuẩn mực này về hạch toán hàng tồn kho nói riêng và về các sửa đổi bổ sung theo chuẩn mực kế toán nói chung để phù hợp với chế độ kế toán mới. - Căn cứ vao biên bản kiểm kê, kế toán hạch toán như sau: + Thiếu phát hiện khi kiểm kê, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho mất mát, hao hụt ghi: Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý. Có TK 152: - Căn cứ vào biên bản xử lý về hàng tồn kho hao hụt mất mát kế toán ghi: Nợ TK 111, 334,…: Cá nhân bồi thường. Nợ TK 632 : Trị giá thiếu hụt trong định mức. Có TK 1381 : NVL thiếu chờ xử lý. V. Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL của Công ty. Công ty Quy Chế Từ Sơn là một doanh nghiệp công nghiệp, chi phí NVL chiếm rất lớn trong tổng chi phí. Chính vì vậy mà sử dụng một cách có hiệu quả NVL là một trong những chiến lược mà Công ty xây dựng. Do tìm hiểu thực trạng hạch toán NVL của Công ty, em xin mạnh dạn nêu ra một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL của Công ty: 1- Về công tác thu mua NVL: Công ty quản lý chặt chẽ chi phí về thu mua NVL, hiện nay Công ty có đội ngũ nhân viên thu mua NVL và xe vận tải nên Công ty phải kiểm soát được chi phí cho mỗi lần mua NVL, tìm mọi cách giảm tối đa chi phí này để hạ thấp giá NVL nhập kho. Khi nhập kho NVL thì Công ty phải kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại NVL có đáp ứng được yêu cầu sản xuất không? Tránh tình trạng để ứ đọng trong kho vì không sử dụng được. 2- Xây dựng kết cấu, mẫu mã sản phẩm trước khi đưa vào sản xuất. Công ty phải biết lựa chọn hợp lý kết cấu sản phẩm sao cho tốn kém ít NVL nhất mà vẫn đảm bảo quy cách, mẫu mã, chất lượng sản phẩm. Công ty phải xây dựng thật chính xác định mức tiêu hao NVL cho một sản phẩm, để tránh tình trạng lãng phí NVL trong khi sử dụng, phải hạch toán tiêu hao NVL chặt chẽ. 3- Cải tiến quy trình sản xuất. Hiện nay Công ty đã đầu tư rất nhiều máy móc thiết bị mới phục vụ cho sản xuất. Máy móc hiện đại này đòi hỏi tốn kém nhưng bù lại nó đem lại hiệu quả sản xuất cao, tiết kiệm NVL. Bên cạnh đó Công ty vẫn còn sử dụng những máy móc từ lâu rồi, máy móc cũ, chi phí sửa chữa nhiều, lại tốn NVL. Vì vậy Công ty phải đầu tư vào mãy móc thiết bị mới, áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất để giảm bớt chi phí NVL, hạ thấp giá thành sản phẩm. 4- Chi phí cho NVL của Công ty là rất lớn, nên Công ty phải biết tận dụng phế liệu thu hồi. Nếu phế liệu nào có thể tái sản xuất được thì đưa vào sản xuất còn những phế liệu nào không thể tái sản xuất được thì Công ty tiến hành bán để bù đắp thêm vào chi phí NVL. Trong quá trình sản xuất Công ty phải đặt ra mục tiêu sản xuất cho các phân xưởng để các phân xưởng cùng nhau tham gia. Mục tiêu về sản phẩm, về tiết kiệm NVL, về phế liệu…. Công ty phải biết gắn quyền lợi của công nhân vào việc sử dụng tiết kiệm sử dụng tiết kiệm NVL… Trên đây là một số ý kiến đóng góp vào việc hoàn thiện công tác quản lý, hạch toán kế toán NVL và nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty Quy Chế Từ Sơn. Do kiến thức bản thân em còn hạn chế, cho nên các biện pháp đề xuất của em có thể chưa đầy đủ, chưa tối ưu, em rất mong được Công ty tham khảo và đưa ra đánh giá. Kết luận Trong điều kiện nền kính tế thị trường, suy cho cùng mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều tìm kiếm mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Đứng trước yêu cầu của có chế thị trường, Công ty Quy Chế Từ Sơn đã tìm ra con đường nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh hiệu quả sử dụng vốn nhằm tăng tích luỹ, mở rộng và phát triển sản xuất. Đây là phương hướng chiến lược để Công ty tồn tại và phát triển không ngừng. Qua thời gian thực tập tại Công ty Quy Chế Từ Sơn, em đã nhận thức sâu sắc hơn công tác kế toán NVL có tác dụng tích cực đến công tác quản lý NVL, quản lý sản xuất kinh doanh. Vì vậy việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng ở Công ty là cần thiết, có ý nghĩa chỉ đạo thực tiễn. Sau ba tháng thực tập đã giúp em có điều kiện vận dụng những kiến thức tiếp thu ở trường vào thực tế. Song công tác quản lý và hạch toán NVL là một lĩnh vực khá rộng, do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn nên bài viết của em chỉ đi sâu nghiên cứu được một số vấn đề. Bản luận văn của em nhằm mục đích góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty. Em mong muốn nhận được sự góp ý của cô giáo, các cô, các chú trong Công ty để bài viết của em hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập tại Công ty Quy Chế Từ Sơn, em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, các chú trong Công ty đặc biệt là các cô, các chú phòng kế toán. Đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn Nguyễn Minh Phương đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Minh Phương, ban lãnh đạo Công ty Quy Chế Từ Sơn và phòng kế toán đã hết sức tạo điều kiện và giúp đỡ em trong thời gian qua. Hà Nội, ngày ... tháng ... năm .... Sinh viên thực hiện: Trần Thị Thanh. Mục lục Lời nói đầu 1 Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất .4 I/ Khái niệm về NVL & vai trò của NVL đối với doanh nghiệp 4 1- khái niệm về NVL. 4 2- Đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình sản xuất. 4 a- đặc điểm. 4 b- vai trò. 5 3- Yêu cầu & nội dung của công tác quản lý NVL. 6 4-Nhiệm vụ hạch toán NVL. 7 II/ Phân loại NVL. 9 1- căn cứ vào công dụng của NVL. 9 2- Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất. 10 3- Căn cứ vào nguồn hình thành. 10 4- Căn cứ vào quyền sở hữu. 11 III/ Tính giá NVL. 11 1- Các phương pháp xác định giá NVL nhập kho. 12 2- Các phương pháp xác định giá NVL xuất kho. 12 2.1- Phương pháp giá đơn vị bình quân. 13 2.2- Phương pháp FIFO. 14 2.3- Phương pháp LIFO. 14 2.4- Phương pháp giá thực tế đích danh. 14 2.5- Phương pháp giá hạch toán. 15 IV/ Nội dung tổ chức kế toán NVL. 15 1- Chứng từ kế toán. 15 2- Hạch toán chi tiết NVL. 16 2.1- Phương pháp thẻ song song. 16 2.2- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 18 3- Hạch toán tổng hợp NVL. 20 3.1- hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. 20 a- Tài khoản sử dụng. 21 b- hạch toán tình hình biến động NVL. 22 b1- Hạch toán tình hình biến động tăng NVL. 22 b2- Hạch toán tình hình biến động giảm NVL. 28 3.2- Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 30 a- Tài khoản sử dụng. 31 b- Phương pháp hạch toán. 32 3.3- Tổ chức sổ kế toán hạch toán tổng hợp NVL. 34 V/ Phân tích tình hình cung cấp và sử dụng NVL. 35 1- Hệ thống chỉ tiêu phân tích. 35 2. Nội dung phân tích. 36 2.1- Phân tích tình hình cung cấp NVL ở doanh nghiệp. 37 2.1.1- Phân tích tình hình cung ứng vật tư theo số lượng. 37 2.1.2- Phân tích cung ứng NVL theo chủng loại. 37 2.1.3- Phân tích cung ứng vật tư về mặt đồng bộ. 38 2.1.4- Phân tích cung ứng vật liệu về chất lượng. 38 2.1.5- Phân tích tính chất kịp thời của việc cung ứng NVL. 38 2.1.6- Phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng NVL. 38 2.2- Phân tích tình hình sử dụng NVL váo sản xuất sản phẩm. 39 2.2.1- Phân tích tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất sản phẩm. 39 2.2.2- Phân tích mức tiêu dùng NVL cho sản xuất đơn vị sản phẩm. 40 2.2.3- Phân tích tình hình biến động tổng mức chi phí NVL. 42 2.2.4- Phân tích mốiquan hệ giữa tình hình cung cấp và sử dụng NVL đến kết quả sản xuất, kinh doanh. 43 3- Các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng NVL. 43 Chương II: Thực trạng công tác hạch toán NVL tại Công ty Quy Chế Từ Sơn. 45 I/ Đặc điểm chung của Công Ty Quy Chế Từ Sơn. 45 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 45 2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 47 3. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 49 II. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Quy chế Từ Sơn 52 1- Phân loại và đánh giá NVL ở Công ty. 52 1.1- Phân loại. 52 1.2- Đánh giá NVL. 53 2- Công tác thu mua NVL ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn (QCTS). 53 3- Tổ chức côngtác kế toán NVL ở Công ty QCTS. 54 3.1- Chứng từ kế toán sử dụng. 54 3.2- Trình tự luân chuyển các chứng từ. 54 3.2.1- Trường hợp nhập kho NVL. 54 3.2.2- Trường hợp xuất kho NVL. 59 3.3- Kế toán chi tiết NVL tại Công ty QCTS. 64 3.4- Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty QCTS. 68 3.4.1- Tài khoản sử dụng. 69 3.4.2- Hạch toán tổng hợp nhập NVL. 69 3.4.3- Hạch toán tổng hợp xuất NVL. 77 3.5- Công tác kiểm kê NVL. 85 4- Tình hình cung cấp và sử dụng NVL của Công ty QCTS. 85 Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn. 90 I/ Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVL. 90 II/ Nhận xét chung về công tác kế toán NVL ở Công ty QCTS. 91 III/ Phương hướng chung để hoàn thiện công tác kế toán NVL. 94 IV/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chứcht NVL tại Công ty QCTS. 95 1- Về hạch toán chi tiết NVL. 95 2- Về hạch toán tổng hợp NVL. 99 V/ Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL của Công ty QCTS. 106 Kết luận 108