Đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ và dụng cụ tại Nhà máy ô tô Hòa Bình

thiện Phó giám đốc kinh doanh Là người nhận chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc và xử lý những vấn đề trong lĩnh vực được phân công, chịu tránh nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực kinh doanh. Phó Giám đốc kinh doanh còn có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành các quyết định của Giám đốc và nhận phản hồi những thông tin từ các phòng ban nghiệp vụ trình lên Giám đốc để bàn phương hướng giải quyết. Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán Phó giám đốc kỹ thuật Là người nhận chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và xử lý các vấn đề trong lĩnh vực được phân công. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực kỹ thuật và tiến độ sản xuất. Ngoài ra, Phó Giám đốc kỹ thuật còn có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành quyết định của Giám đốc và nhận phản hồi các thông tin từ các phòng ban nghiệp vụ trình lên Giám đốc để bàn phương hướng giải quyết. Phòng kỹ thuật Phòng KCS Bộ máy giúp việc Nhà máy: Các phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc trong điều hành hoạt động của Nhà máy, gồm Phòng Tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Phòng KCS Phòng kế hoạch điều độ Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình sản xuất của Nhà máy Đặc điểm sản xuất kinh doanh Đặc điểm sản xuất - Sản phẩm chính: Nhà máy tiến hành đóng mới các loại xe chất lượng cao mới 100% như Isuzu, Hino…với kiểu dáng và tiện ghi hiện đại mà giá thành tương đương 2/3 xe nhập khẩu cùng loại. Sản phẩm của Nhà máy ô tô Hòa Bình ngày càng được tín nhiệm trên thị trường. Nội dung công việc Là đơn vị sản xuất ô tô nên có hình thức công nghệ chung như sau: từ nguyên vật liệu chủ yếu là ghế, kính, kim khí, các loại đèn, thôbg qua các bước gia công sơn, sấy, nén khí, lắp ráp các bán thành phẩm, sơn bảo vệ trang trí bề mặt ngoài tạo thành phẩm. Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1. Doanh thu Tr. đồng 7.076 27.000 41.700 2. Lao động Người 71 90 180 3. Thu nhập bình quân VNĐ 823.00 1.100.00 1.300.000 4. Nộp ngân sách Tr. đồng 571 1.200 2.400 5. Lãi Tr. đồng 180 210 350 Nhận xét chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Nhà máy ô tô Hòa Bình: Nhìn chung tình hình hoạt động kế toán của nhà máy trong mấy năm gần đây có xu hướng tăng lên về mọi lĩnh vực như doanh thu, lao động, thu nhập bình quân đầu người… tất cả những vực hoạt động này tăng lên thì dẫn đến các khoản phảI nộp cho Ngân sách Nhà nước cũng phải tăng và khoản lãi cũng tăng lên đáng kể. Trong 3 năm gần đây (2002 – 2004) các hoạt động kinh doanh có đổi mới về phương thức kinh doanh tốt nên mọi hoạt động tăng lên nhất là năm 2004 doanh thu tăng lên 20,7 tỷ đồng so với cùng kỳ năm 2003. Và số lao động cũng tăng lên từ 71 người năm 2002 lên đến 90 người năm 2003 và tăng lên 180 người năm 2004. Thu nhập bình quân theo đầu người từ 823.000/người/tháng năm 2002 tăng lên 1.100.000/người/tháng năm 2003 và năm 2004 thu nhập của người lao động tăng lên là 1.300.000/người/tháng. Như vậy, các hoạt động kinh doanh của Nhà máy ô tô Hòa Bình có xu hướng tăng lên rõ rệt về mọi lĩnh vực. Nó cho ta thấy một điều công tác quản lý Nhà máy ô tô Hòa Bình là hết sức chặt chẽ đem lại lợi ích cho Nhà máy. Hơn thế nữa đã mang lại cho cán bộ công nhân viên trong Nhà máy ổn định về việc làm và cuộc sống. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Nhà máy Tổ chức bộ máy kế toán Nhiệm vụ chức năng của bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Nhà máy của Nhà máy ô tô Hòa Bình được tổ chức theo hình thức tập trung, có liên quan trực tiếp tới bộ máy quản lý. Nhiệm vụ, chức năng bộ máy kế toán là tổ chức công tác kế toán thực hiện việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung kinh tế. Do vậy, cơ cấu bộ máy kế toán cần gọn, nhẹ hợp lý, hoạt động có hiệu qủa đó là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán Công tác quản lý kế toán của Nhà máy ô tô Hòa Bình là rất chặt chẽ và hợp lý. Sự phân công cong việc bộ máy kế toán phù hợp với chế độ hiện hành. Mỗi nhân viên kế toán được phân công mỗi công việc khác nhau và cũng rất khoa học, công tác kế toán của Nhà máy ô tô Hòa Bình không bị chồng chéo mà nó được phân công một cách khoa học và được điều chỉnh một cách hết sức hợp lý. Sau đây là sơ đồ quản lý bộ máy kế toán của Nhà máy ô tô Hòa Bình. Kế toán trưởng Kế toán vật tư Kế toán tiền lương và tập hợp chi phí sản xuất giá thành Kế toán tài sản cố định Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Kế toán thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Nhiệm vụ của các kế toán trong Nhà máy Kế toán trưởng Phụ trách các bộ phận dưới quyền, theo dõi tình hình tài chính của Nhà máy, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan cấp trên về công tác hạch toán kế toán và các chỉ tiêu tài chính của Nhà máy. Kế toán vật tư Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập – xuất kho từng loại vật tư bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ lao động nhỏ diễn ra hàng ngày. Kế toán vật tư theo dõi chi tiết trên tài kh Kế toán tiền lương và tập hợp chi phí sản xuất giá thành Có nhiệm vụ tính lương, bảo hiểm cho công nhân và cán bộ Nhà máy. Ngoải ra, Kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ tập hợp sản xuất và tính giá thành và được theo dõi ở các tài khoản: TK 334, TK 338, TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642. Kế toán tài sản cố định Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm của tài sản cố định, trích khâu hao tài sản cố định, quản lý vốn đầu tư tài sản và dự đoán các công trình, đặc biệt mỗi khi cần xây dựng nhà kho, nha xưởng. Ngoài ta kế toán từ tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ và quản lý các quỹ của Nhà máy. Theo dõi trên các tài khoản 221, TK 214, TK 411, TK441, TK009. Kế toán tiêu thụ và xác định kết qủa kinh doanh Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn thành phẩm đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với người mua để xác định doanh thu tiêu thụ về sản phảm xuất bán. Kế toán tiêu thụ sản phẩm theo dõi trên các TK 131, TK 138, TK 331, TK 511 và TK 531. Kế toán thanh toán Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với người bán ,thông qua quan hệ mua bán giữa Nhà máy với nhà cung cấp hoặc số tiền nhà cung cấp đặt trước. Đông thời kế toán thanh toán còn theo dõi các khoản tạm ứng cán bộ công nhân viên trong Nhà máy do mua hàng phải tạm ứng. Kế toán theo dõi trên các TK 331, TK 141, TK 339. TK 338, TK 331, TK 341, TK… Kế toán vốn bằng tiền Có nhiệm vụ nhập các phiếu thu, phiếu chi phí sản xuất trên cơ sở mở số theo dõi tình hình các khoản thu chi bằng tiền mặt phat sinh hàng ngày tại Nhà máy. Đòng thời theo dõi tình hình chi trả thông qua tài khoản tiền gửi Ngân hàng. Hàng ngày khi nhận giấy bó nợ của Ngân hàng , kiểm tra tính chính xác của nó sau đó ghi nhật ký chứng từ, khi nhận được giấy báo có ghi vào bảng kê số 2. Thủ quỹ Quản lý và giám sát tiền mặt tại Nhà máy hàng ngày. Tổ chức công tác kế toán trong Nhà máy Hiện nay, Nhà máy đang áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tình thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng, viết tắt (VNĐ) Niên độ kế toán tại Nhà máy được tính theo quý, theo năm, cuối mỗi niên độ kế toán, Giám đốc doanh nghiệp và kế toán trưởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán. Kiểm tra việc ghi chép sổ sách kế toán, tổ chức công tác chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp đồng thời đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán. Hiện nay, công ty đang trang bị hệ thống máy tính cho công tác kế toán giúp cho việc ghi chép, tính toán và xử lý thông tin kịp thời, nhanh chóng chính xác nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Nhà đã tổ chức thực hiện được một số nội dung sau: + Mua sắm, trang bị phần cứng, phần mền + Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán sử dụng thành thạo máy tính + Tổ chức nhập dữ liệu + Xử dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết về việc tổng hợp số liệu và in trên máy. Hình thức kế toán áp dụng tại Nhà máy Hình thức kế toán áp dụng tại Nhà máy là hình thức nhật ký chứng từ. Các loại sổ kế toán Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ chi tiết Trình tự ghi chép Có thể khái quát theo sơ đồ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Nhà máy Đặc điểm tình hình sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu tại Nhà máy Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của Nhà máy là sản xuất để bán theo đơn đặt hàng nên chủng loại rất phong phú mà mỗi đơn đặt hàng yêu cầu đòi hỏi khác nhau về quy cách mẫu mã sản phẩm. Hiện nay, các loại nguyên vật liệu cho Nhà máy đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Do đó Nhà máy không cần phải dự nhiều nguyên vật liệu ở kho mà khi có nhu cầu sản xuất thì bộ máy cung ứng vật tư có thể mua về là có. Nguyên vật liệu của Nhà máy thường được nhập kho theo hình thức . Nguyên vật liệu do Nhà máy mua ngoài Phế liệu thu hồi Nguồn cung cấp nguyên vật liệu mua ngoài của Nhà máy chủ yếu là các cơ sở vật tư cùng ngành và và mua vật tư từ cá nhân, đơn vị bán lẻ Mỗi loại NVL đều có đặc tính lý hóa riêng hoặc chịu ảnh hưởng của khí hậu môI trường bên ngoài nên đòi hỏi phải bảo quản và dự trữ một cách phù hợp. Do đặc điểm chủ yếu là các kim loại như nhôm, sắt, thép… rất dễ bị ăn mòn và ô xi hóa nên nên phảI bảo quản trong điều kiện phù hợp để chống ăn mòn và ô xi hóa. Ngoài ra nhiên liệu của Nhà máy là xăng, dầu là chất dễ cháy nên phảI để nơi an toàn, cấm lửa. Hiện nay việc bảo quản dự trữ NVL ở kho của Nhà máy sắp xếp theo từng kho riêng biệt. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Nhà máy Phân loại Hiện nay, Nhà máy ô tô Hòa Bình chuyên đóng mới xe ô tô chở khách chất lượng cao, lắp ráp xe ô tô buýt và gia công cơ khí phục vụ các công đoạn trong Nhà máy nên rất cần nhiều NVL nên việc phân loại NVL là rất cần thiết. Để cấu thành nên chiếc xe thì cần rất nhiều NVL khác nhau bao gồm các nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Nguyên vật liệu chính Kim khí: trong Kim khí bao gồm: Sắt, thép, nhôm, sơn… Ghế Kính Các loại đèn: đèn chiêú sáng, pha, cốt. Các loại doăng kính Đệm Trần … Nguyên vật liệu phụ Gỗ Đinh ốc Vít Xăng Dầu Trong công tác phân loại nguyên vật liệu trong Nhà máy thì không nói tới công cụ, dụng cụ bởi vì công cụ, dụng cụ trong Nhà máy rất quan trọng vì nó những tư liệu lao động để cấu thành nên một chiếc xe. Đó là những máy móc thiết bị bao gồm: Máy dập Máy cắt Máy sấy Máy tiện Máy khoan Máy hàn CO2 Máy hàn điện Máy nén khí … Nhưng trong quá trình hạch toán Nhà máy đều hạch toán hết công cụ, dụng cụ vào TK 152 vì các máy móc trên có thời gian sử dụng lâu dài… Đánh giá nguyên vật liệu Nhà máy sử dụng giá thực tế để đánh giá Giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho ã Giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho Giá trị thực tế của NVL và CCDC mua ngoài chỉ bao gồm giá trị trên hóa đơn, Nhà máy có xe vận tải chuyên trở những xe này chủ yể trở sản phẩm của Nhà máy cho khách hàng nên vật liệu của Nhà máy mua, chi phí vận chuyển có thể do bên bán cho ra và chi phí này luôn được cộng vào giá mua hoặc chi phí vận chuyển do Nhà máy mua ngoài và kế toán hạch toán vào chi phí sản xuất chung. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng doanh nghiệp xây lắp đơn vị bán hàng cho Nhà máy kế toán lập định khoản và phản ánh giá thực tế như sau: Nợ TK 152 1.603.350 Có TK 331 1.603.250 Biểu 01 Hóa Đơn Bán Hàng Mẫu số 01 GTKT Liên 2: Giao Khách Hàng AM/2004B Ngày 04 tháng 05 năm 2004 0016522 Đơn vị bán hàng: Công ty tổng hợp Hà Nội Địa chỉ: Thanh liệt - Thanh Trì - Hà Nội Điên thoại: Họ tên người mua hàng: Anh Hải Tên đơn vị: Nhà máy ô tô Hòa Bình Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Hình thức thanh toán: Thanh toán sau ĐVT: VNĐ STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Sơn nâu 01 Pv. P1 Kg 200 7.600 1.520.000 cước vận chuyển 7.000 Cộng thành tiền 1.527.000 Thuế suất GTGT 5% tiền thuế GTGT 76.350 Tổng cộng tiền thanh toán 1.603.350 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm linh ba ngàn ba trăm năm mươi đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Giá thực tế vật liệuxuất kho Do quy mô sản xuất lớn nên hàng tháng giá trị NVL và CCDC xuất kho tại Nhà máy là rất lớn, do vậy để theo dõi chính xác, cụ thể từng loại vật tư kế toán hạch toán giá trị vật tư xuất kho theo phương pháp “bình quân gia quyền”, tính đơn giá bình quân cho cả kỳ dự trữ. Đơn giá bình quân Số lượng vật tư xuất kho Giá thực tế vật tư xuất kho = x Đơn giá bình quân Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ SL vật tư tồn đầu kỳ + SL vật tư nhập trong kỳ = Kế toán vật liệu tại Nhà máy Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu Tình hình nhập xuất NVL và CCDC ở Nhà máy diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn, giá trị cao nên việc quản lý sao cho tránh được tình trạng thất thoat, hỏng hóc, sử dụng lãng phí được lãnh đạo Nhà máy rất quan tâm. Do vậy, thủ tục nhập xuất kho NVL và CCDC được tiến hành đầy đủ và chặt chẽ. Thủ tục nhập nguyên vật liệu Nguồn cung cấp NVL cho sản xuất chủ yếu từ ngoài. Kế toán sử dụng “phiếu nhập kho” để theo dõi tình hình. Phiếu nhập kho căn cứ vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Thủ tục nhập nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ do mua ngoài Phòng kế toán cân đối nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với kho, nếu có nhu cầu cần mua loại vật tư nào đó. Phòng kế hạch giao cho cán bộ vật tư đi mua. Cán bộ vật tư giử bảng báo giá giao cho cán bộ vật tư đi mua. Cán bộ vật tư phải giử bảng báo giá vật tư cho Giám đốc duyệt đồng ý mua loại vật tư đó. ở Nhà máy không có biên bản kiểm nghiệm vật tư do đó không sử dụng “Biển Bản kiểm kê vật tư” và vật tư mua về chỉ qua người mua kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước khi nhập kho. Khi cán bộ mua vật tư về cho Nhà máy thì xảy ra 2 trường hợp sau: - Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về Khi vật tư về nhập kho, bộ phận vật tư ở phòng kế hạch vật tư báo cho thủ kho và kế toán thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số lượng thực nhập để ghi vào phiếu nhập kho và căn cứ vào giá hóa đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị, nhập với số lượng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập. Đồng thời kế toán xem xét số thực nhập và số trên hóa đơn nếu có chênh lệch, kế toán yêu cầu người giao vật tư xác định thực tế trên hóa đơn để theo dõi số thực tế thanh toán. Thủ kho giữ lại một liên để giao cho kế toán thanh toán cùng với hóa đơn để theo dõi thanh toán, 1 liên còn lại giao cho kế toán vật tư để vào sổ chi tiết vật tư . Ví dụ sau khi nhận được hóa đơn của công ty Sơn Tổng Hợp Hà Nội với số liệu đã chuyển đến nhập kho, kế toán của Nhà máy viết phiếu nhập kho Biểu số 02 ĐVT: VNĐ Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 - VT QĐ số 1141TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Số 02 Ngày 03 tháng 05 năm 2004 Họ tên người giao hàng: Anh Hải Theo HĐ số 00689 ngày 02 tháng 05 năm 2004 của Công ty Sơn Hà nội Nợ TK 152, 1331 Có TK 331 Nhập Kho: Vật tư TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư (sẩn phẩm, hàng hóa) Mã Số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thu nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sơn nâu 01 PvP1 Kg 200 7.600 1.520.000 Cộng 1.520.000 Tổng tiền viêt bằng chữ: Một triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng chẵn. Nhập kho ngày 03 tháng5 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) - Trường hợp hàng về trước hóa đơn Khi vật tư về nhập kho, bộ phận vật tư báo cho thủ kho và kế toán vật tư thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số liệu thực tế để ghi vào phiếu nhập thủ kho giữ lại một liên còn 2 liên giao cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư giao cho kế toán thanh toán 1 liên để theo dõi còn một liên để vào sổ chi phí sản xuất tiết mẫu phiếu nhập. Đối với phế liệu thu hồi Sau mỗi chu kỳ sản xuất, một số công nhân được cử từ phân xưởng thành phẩm thu gom lại các phế liệu thu hồi không qua một hình thức kiểm tra hay ước tính về số lượng hoặc giá trị nào. Như vật Nhà máy không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. Thủ tục xuất nguyên vật liệu - NVl của Nhà máy chủ yếu để phục vụ cho sản xuất. Ngoài ra còn được xuất bán nội bộ hoặc bán ra ngoài. Tùy theo mục đích và phương pháp sử dụng, kế toán vật tư áp dụng các loại chứng từ kho phù hợp. - Vật tư xuất kho được theo dõi trên các loại chứng từ “phiếu xuất kho”, “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức” - Căn cứ vào hợp đồng mà khách hàng đã đặt, phòng kinh doanh tính toán số lượng vật tư cần thiết để sản xuất các hợp đồng đó để giao kế hạch cho bộ phận sản xuất thực hiện. Các cán bộ sản xuất nhận kế hạch được giao hợp đồng, quản đốc phân xưởng làm phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất và chuyển lên phòng kinh doanh vât tư. Phòng kinh doanh vật tư xác định số phải cấp số phải cấp cho bộ phận sản xuất trên phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất. Trên sở định mức xuất dùng do phòng kinh doanh lập, các phân xưởng xin cấp thông qua “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức”. Phiếu do phòng kinh doanh duyệt cho từng thứ vật liệu, cho từng phân xưởng. Nó được dùng để lĩnh vật tư nhiều lần trong tháng và được lập thành 2 liên: + 1 liên giao cho đơn vị xin lĩnh + 1 liên giao cho thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho và ghi số lượng xuất vào cột số lượng (thực lĩnh). Cuối tháng hoặc hết hạn mức ghi trên phiếu, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh, đối chiếu với thẻ kho, chuyển một bản cho phòng kế toán, 1 bản cho phòng kinh doanh. Trong trường hợp chưa hết tháng mà phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức đã hết tai Nhà máy được ghi thêm vào dưới phiếu đó để lĩnh thêm chứ không cần lập phiếu khác. Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật tư được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất trong tháng theo kế hạch vaf theo định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm. SL sản phẩm sản xuất theo kế hoạch Định mức sử dụng vật tư cho một đơn vị SP Hạn Mức được duyệt = x Phiếu xuất kho làm căn cứ để ghi thẻ kho. Số lượng thực xuất trong tháng do thẻ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực từng lần. Biểu số 03 Nhà máy ô tô Hòa Bình Phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất Ngày 01 tháng 05 năm 2004 Bộ phận sử dụng: Anh Hải Đơn vị: Xưởng cơ khí Lý do xuất: Sản xuất sản phẩm TT Tên vật tư ĐVT Mã số Số lượng thực nhập Ghi chú 1 Sơn ghi 01 Pv. P1 Kg S004 2.500 Ngày 02 tháng 05 năm 2004 Phòng kinh doanh phụ trách bộ phận sử dụng Thủ kho Biểu 04 Nhà máy ô tô Hòa Bình Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Số: Tháng 05 năm 2004 Tên đơn vị: Xưởng cơ khí Lĩnh tại kho: Vật tư Nợ TK Có TK Ngàytháng Tên nhãn hiệu-quy cách vật t Đơn vịtính Hạn mức được lĩnhtrong tháng Số lợng phát sinhtrong tháng Hạn mức còn lại Số lượng Giá đơn vị Thành tiền 8.000 4.200 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.000 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.230 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.238 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.320 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.450 Sơn ghi 01 Pv. P1 1.460 Cộng 7.698 Người lĩnh: Anh Hải Cộng thành tiền (viết bằng chữ).................................... Phụ trách cung tiêu Phụ trách kế toán Thủ kho Biểu Số 05 Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 02-VT QĐ số 1141TC/CĐKT Phiếu Xuất Kho Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 03 tháng 05 năm 2004 Nợ TK 621 Có TK 152 Họ tên người nhận hàng: Trần Văn Hùnh Địa chỉ: Xưởng cơ khí Lý do xuất: Xuất vật tư phục vụ sản xuất Xuất tại kho: Vật tư ĐVT: VNĐ TT Tên, nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất, vật t(sản phẩm, hàng hóa) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Sơn ghi 01 Pv. P1 S004 Kg 2.500 4.200 10.500.000 Cộng 10.500.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Xuất ngày 02 tháng 05 năm 2004 Biểu 06 Phiếu cấp vật tư Số 05: Kế hoạch sản xuất và cấp vật tư Quy cách ĐVT Số lượng thực nhập Trong đó có hư hao ghi chú Sơn ghi Pv.P1 Kg 2.500 Ngày 01 tháng 05 năm 2004 * Đối với vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế xuất kho cho từng phân xưởng để sản xuất cho nhiều đơn đặt hàng, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu cấp vật tư thành 2 liên và trình Giám đốc Nhà máy ký duyệt sau đó 1 liên lưu lại phòng kế hạch vật tư, một liên chuyển cho kế toán vật tư làm phiếu xuất kho vật tư. Kế toán giao cả 2 liên đó cho người lĩnh vật tư cùng với phiếu yêu cầu cấp vật tư đến thủ kho để nhập vật tư. Khi thực hiện xuất đúng số lượng thủ kho và người nhận ký vào phiếu yêu cầu cung cấp vật tư và phiếu xuất kho. Thủ kho sẽ lưu lại 1 liên để vào thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán vật tư để vào sổ chi tiết. Thủ tục xuất kho vật liệu để bán Khi có khách hàng đến mua vật tư, phòng kinh doanh thấy lượng vật tư trong kho còn lớn và lượng vật tư đó không cần dùng để sản xuất sản phẩm thì chấp nhận bán. Phòng kinh doanh viết phiếu cấp vật tư thành 2 liên (như trường hợp xuất vật liệu vào sản xuất) và chuyển cho phòng kế toán 1 liên. Trên cơ sở đó kế toán vật tư xuất kho về mặt lượng và nhập hóa đơn, kế toán chuyển ở phiếu xuất kho vào hóa đơn cho khách hàng. Sau khi nhận vật tư đầy đủ, người nhận và thủ kho ký nhận vào hóa đơn và phiếu xuất kho vật tư. Thủ kho giao một liên cho khách hàng, một liên giữ lại để làm thẻ kho, một liên xanh của hóa đơn chuyển cho kế toán thanh toán để theo dõi thanh toán, một liên phiếu xuất kho giao cho kế toán vật tư để vào sổ chi tiết. Biểu 07 Nhà máy ô tô Hòa Bình Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Số: Ngày 12 tháng 5 năm 2004 Họ tên người nhận: Đỗ Xuân Quang Địa chỉ khách hàng: Công ty TNHH Sao Mai Hình thức thanh toán: Trả chậm ĐVT: VNĐ TT Tên, nhãn hiệu quy cách, sản phẩm vật tư Mã số ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Sơn ghi 2 TP S003 Kg 250 4.200 1.050.000 2 Sơn trắng 2 thành phần S005 Kg 256 5.800 1.484.800 506 2.534.800 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu năm trăm linh chín nghìn đồng chẵn. Ngày 12 tháng 5 năm 2004 Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Phương pháp kế toán nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Việc hạch toán chi tiết NVL ở Nhà máy được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. phương pháp hạch toán chi tiết mà Nhà máy sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song tức là ở kho chỉ theo dõi vế mặt số lượng từng thứ vật liệu còn kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị từng thứ vật tư. Trình tự hạch toán chi tiết NVL ở Nhà máy được thể hiện qua sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ chi tiết vật tư ở kho: Tại kho, thủ kho bảo quản toàn bộ số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, nắm vững chủng loại của từng loại NVL để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho các phân xưởng. Hàng ngày để theo dõi số lượng vật tư thẻ kho mở cho thứ vật tư đó. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên mỗi thẻ kho, thẻ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại, từng thứ để tiện cho việc ghi chép vào thẻ kho, kiểm tra đối chiếu vào quản lý. Mỗi thẻ kho được mở trên một tờ hoặc một số tờ tùy thuộc vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi chép trên thẻ kho đó, hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho, thủ kho vao thẻ kho và tính ra số tồn ghi trên thẻ kho. Biểu số 08 Nhà máy ô tô Hòa Bình Thẻ Kho Lập thẻ ngày 1 tháng 5 năm 2004 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Sơn ghi 01 Pv. P1 Đơn vị tính: Kg Ngàynhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số phiếu Ngàytháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Dư đầu kỳ 1.500 01/1 05 Nhập kho vật t 3.000 4.500 12/5 02 Xuất phục vụ sản xuất 2.500 2.000 Cộng 3.000 2.500 Dư cuối kỳ 2.000 ở phòng kế toán: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho vật tư làm căn cứ để ghi vào sổ chi tiết vật tư, cuối quý trên cơ sở chi tiết vật tư lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa. Theo định kỳ nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Tại Nhà máy ô to Hòa Bình, hạch toán tổng hợp NVL là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Kế toán nguyên vật tư sử dụng tài khoản TK 152- “nguyên liệu vật liệu” Kế toán vật liệu mở các tài khoản cấp 2 Các nghiệp vụ vật tư kế toán sử dụng các tài khoản. + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hnàg + TK 131: Phải thu khách hàng + TK 331: Phải trả người bán Các nghiệp vụ vật tư dùng vào sản xuất kinh doanh sử dụng các tài khoản: + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp + TK… Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liếuử dụng ở Nhà máy ô tô Hòa Bình là phương pháp KKTX. Hàng ngày kế toán NVL căn cứ trên các phiếu nhập, phiếu xuất kho và các chứng từ khác có liên quan để ghi vào sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết tổng hợp các nghiệp vụ nhập xuất NVL vào thanh toán với người bán làm cơ sở để ghi vào sổ cái theo các TK ké toán phù hợp. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Nguyên vật liệu được nhập kho tại Nhà máy được mua từ nhiều nguồn khác nhau. Có loại được cung cấp từ nhiều nguồn ổn định và cũng có loại mua ở ngoài thị trường tự do. Đối với nguồn cung ứng là nơi Nhà máy quen sử dụng, vật liệu từ nguồn này đảm bảo chất lượng thích hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Nhà máy nên khi có nhu cầu Nhà máy sẽ tiến hành ký hợp đồng để mua nguyên vật liệu. Đối với cung ứng trên thị trường tự do thì Nhà máy phải tiến hành kiểm tra chất lượng, quy cách, đặc tính lý hóa của vật liệu. Nếu phù hợp với yêu cầu thì Nhà máy mới làm hợp đồng mua bán, nếu mua với số lượng nhỏ thì không cần làm hợp đồng mua bán. Cuối tháng kế toán có nhiệm vụ tổng cộng giá trị thực tế của các loại vật liệu từ các phiếu nhập kho trên sổ chi tiết tài khoản để lập bảng tổng hợp nhập NVL để ghi vào sổ cái. Trích bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu Biểu số 09 Nhà máy ô tô Hòa Bình Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu Tháng 5 năm 2004 TT Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền SH NT 1 A 434 02/05 Mua vật liệu nhập kho 152 331 10.250.000 2 L125 02/05 Mua vật liệu nhập kho 152 331 11.450.281 3 L138 02/05 Mua vật liệu nhập kho 152 331 1.891.587 … … … … … … Cộng 4.121.000.150 Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Số liệu tổng hợp nhập nguyên vật liệu được biểu hiện ở bảng hợp nhập nguyên vật liệu theo định khoản. Nợ TK 152 4.121.000.150 Có TK 4.121.000.150 Kế toán tổng hợp xuất, phân bổ vật liệu Quản lý vật liệu không những được tiến hành ở khâu thu mua, dự trữ và bảo quản mà còn ở cả việc xuất dùng vật liệu. Đây là khâu cuối cùng và rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của chúng vào giá thành sản phẩm. Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức hạch tóan sản phẩm riêng và chủng loại sản phẩm đa dạng, phong phú của Nhà máy, kế tóan vật tư còn phải phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. Trong tháng các nghiệp vụ xuất dùng về vật liệu không được ghi chép mà cuối tháng căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho kế toán vật tư tiến hành tính giá bình quân gia quyền của từng loại vật liệu đó. Từ đó xác định được giá thực tế của vật liệu xuất kho. Khi hạch toán xuất kho nguyên vật liệu, người bán căn cứ vào phiếu xuất kho để xác định: + Đối tượng sử dụng: Xí nghiệp nào, phân xưởng nào…. + Nguyên vật liệu xuất kho + Mục đích sử dụng: Phục vụ sản xuất Sau đó theo dõi mục đích sử dụng kế toán phản ánh giá trị thực tế của giá trị vật liệu xuất dùng vào bên có TK 152 và đối tượng bên nợ TK 621, TK 627, TK 641, TK 642, TK… Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu được tiến hành dựa vào việc tổng cộng giá thực tế của nguyên vật liệu từ các phiếu nhập kho trên cơ sở sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Biểu số 10 Nhà máy ô tô Hòa Bình Bảng Tổng hợp xuất nguyên vật liệu Tháng 5 năm 2004 TT Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền SH NT 1 BT04 01/05 Xuất phục vụ sản xuất 6217 152 391.308 2 BT28 01/05 Xuất phục vụ sản xuất 6212 152 4.540.000 3 BT32 01/05 Xuất phục vụ sản xuất 6217 152 240.639 … … … … … … Cộng 2.250.883.000 Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Kế toán xuất và phân bổ NVL cho sản xuất và kinh doanh. Trên cơ sở bảng phân bổ NVL và CCDC kế toán lập định khoản sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 621 2.764.000 Có TK 152 2.764.000 Chi phí sản xuất chung Nợ TK 627 53.835.000 Có TK 152 53.835.000 Giá vốn hàng bán Nợ TK 632 18.420.000 Có Tk 152 18.420.000 Chi phí bán hàng Nợ TK 641 10.807.250 Có TK 152 10.807.250 Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 10.000.000 Có Tk 152 10.000.000 Bảng phân bổ được làm căn cứ để ghi vào vào bên có TK 152 theo đối tượng trong “nhật ký chứng từ số 7”. Biểu số 11 Nhà máy ô tô Hòa Bình Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Tháng 5 năm 2004 TT Ghi có các TK Đối tượng sử dụng TK 152 TK 153 HT TT HT TT TK 621: Các đối tượng trực tiếp 0 2.764.000 0 0 1 VX- K 39 – 45 -> 49 1.540.000 2 VX- HZ K50 – 01 ->03 660.000 3 VX – K32 – 49 132.000 4 VX – I 06 300.000 5 VX – K32 - 48 132.000 TK 627 53.835.000 TK 632 18.420.000 TK 641 10.807.250 TK 642 10.000.000 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng Biểu số 12 Nhà máy ô tô Hòa Bình Nhật ký chứng từ số 7 Phần I: Tập Hợp Chi Phí Sản Xuất Kinh doanh Toàn Doanh Nghiệp Ghi Có TK 152 Tháng 5 năm 2004 TT TK ghi Có TK ghi Nợ TK 152 TK 153 TK … Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 1 TK 621 2.764.000 2 TK 627 53.835.000 3 TK 641 10.807.250 4 TK 642 10.000.000 Cộng A 77.406.250 5 TK 632 18.420.000 Cộng B 18.420.000 Cộng A + B 95.826.250 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 5 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán theo dõi thanh toán Kế toán theo dõi với người bán Nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở Nhà máy mua về thường chưa được thanh toán ngay với người bán vì vậy tại Nhà máy kế tóan mở sổ theo dõi với người bán. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu chi trả cho người bán về số lượng hàng đã mua, các phiếu nhập kho hàng mua về chưa thanh toán, kế toán ghi vào sổ chi tiế với người bán. Toàn bộ số tiền phảI thanh toán được theo dõi trên “sổ chi tiết thanh toán với người bán”. NVL được thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng được theo dõi trên nhật ký chứng từ 1 và 2. Phần còn lại vẫn ở sổ thanh toán với người bán. Trong tháng 5 năm 2004 việc mua NVL và CCDC nhập kho của Nhà máy đều trả theo hình thức trả chậm hoặc thanh toan sau, tức là trong tháng 5 Nhà máy vẫn còn nợ khách hàng toàn bộ số tiền mua NVL và CCDC. Do đó, trong sổ nhật ký chứng từ số 1 không có số liệu tập hợp của TK 331 Biểu số 13 Nhà máy ô tô Hòa Bình Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản 331 Năm 2004 Đối tượng: Tổng Công Ty Sơn Hà Nội Ngày Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có 02/05 853 Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Mua vật tư về nhập kho 152 133 1483500 148350 Cộng Dư cuối kỳ 1631850 163185 Trích sổ chứng từ 1 và 2 Biểu số 14 Nhà máy ô tô Hòa Bình Nhật ký chứng từ số 1 Có TK 111 – Tiền mặt Tháng 5 năm 2004 ĐVT: VNĐ TT Ngày Ghi Có TK 111 – Ghi Nợ các TK liên quan Cộng Có TK 111 TK 331 TK 334 TK 641 TK 642 28/5 840.540 250.890 1.091.430 30/5 40.250.120 40.250.120 Cộng 40.250.120 840.540 250.890 41.341.550 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 5 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Biể số 15 Nhà máy ô tô Hòa Bình Nhật ký chứng từ số 2 Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 5 năm 2004 ĐVT: VNĐ TT Ngày Diễn giải Ghi Có TK 112 - Ghi Nợ các TK khác Cộng Có TK 112 TK 311 TK 331 TK 333 28/5 10.000.000 36.896.000 46.896.000 Cộng 10.000.000 36.896.000 46.896.000 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 5 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Cuối tháng kế toán thanh toán cộng sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng khách hàng để tính số dư. Số dư cuối tháng thể hiện số tiền Nhà máy còn nợ nhà cung cấp và được chuyển sang tháng sau để thanh toán. Đông thời kế toán tổng cộng giá trị thực tế của các loại vật liệu từ các phiếu nhập kho trên sổ chi tiết tài khoản để lập bảng tổng hợp nguyên vật liệu để ghi vào sổ cái tài khoản tương ứng. Mẫu phiếu chi được sử dụng tại Nhà máy theo mẫu sau: Biể số 16 Nhà máy ô tô Hòa Bình Phiếu chi Ngày tháng năm 2004 Số phiếu Nợ TK 152 Có TK 331 Họ tên người nhận tiền: ……………………………………. Địa chỉ : ……………………………………. Lý do chi : …………………………………….. Số tiền : ……………………………………… Bằng chữ : ……………………………………… Kèm theo :….. ……..………………………….. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Ngày tháng năm 2004 Thủ quỹ Người nhận tiền Kế toán xác định số tiền thanh toán với người bán. Số tiền này thể hiện trong cột nợ của bảng tổng hợp thanh toán với người bán. Nếu xác định là đã thanh toán kế toán lập định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Đồng thời phản ánh vào nhật ký chứng từ số 1 (mẫu biểu14) Biểu số 17 Nhà máy ô tô Hòa Bình Sổ Cái TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng Tháng 1 …. Tháng 5 Từ nhật ký chứng từ số 7 (TK 152) 2.764.000 Số phát sinh Nợ 2.764.000 Có 2.764.000 Số dư cuối kỳ Nơ Có Ngày 30 tháng 5 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Chương 3 Một số ý kiến đế xuất đẩy mạnh công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy ô tô Hòa Bình Nhận xét về tình hình thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ ở Nhà máy ô tô Hòa Bình ưu điểm Trải qua 51 năm xây dựng trưởng thành và phát triển của Nhà máy ô tô Hoà Bình ngày càng phấn đấu và trưởng thành về mọi mặt như bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất hoạt động kinh doanh, về chỉ tiêu kinh tế tài chính, về trình độ cán bộ nhân viên.... sản phẩm của Nhà máy đáp ứng nhu cầu của khách hàng về quy cách, mẫu mã, số lượng cũng như chất lượng. Cùng với sự phát triển của Nhà máy, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ nói riêng không ngừng được củng cố và hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. Sổ kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán được điều chỉnh kịp thời do các quy định của Bộ tài chính. Về cơ bản, Nhà máy đã tiến hành kinh tế đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đén mọi chi phí về nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ và phản ánh hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp thể hiện mọi yêu cầu quản lý cao. Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán tại Nhà máy ô tô Hoà Bình đã đạt được một số kết quả sau: Nhà máy đã có hệ thống kho tàng tương đối tốt, vật tư đã được xếp gọn gành phù hợp với đặc điểm tính chất lý, hoá của từng loại vật tư, cho nên việc quản lý vật tư ở đây không được tôt đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và mỗi kho đều có dấu niêm phong của kho tránh hiện tượng xâm phạm tài sản bên ngoài. Khâu thu mua vật tư đảm cho sản xuất về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã của Nhà máy tương đối tốt. Nhà máy đã phản ánh tôt việc xử lý vật tư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng lãng phí hay thiếu vật tư. Vật tư mua vào được nhập kho và phản ánh đầy đủ trên các sổ kế toán. Trình tự nhập, xuất vật tư ở Nhà máy tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rỗ ràng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư được tiến hành thường xuyên, đầy đủ, số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót đều được phat hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thự hiện trên các sổ tổng hợp liên quan. Nhà máy đã lựa chọn phương pháp đánh giá vật tư phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời đáp ứng nhu cầu quản lý vật tư, phản ánh chính xác nguyên giá trị vật liệu xuất dùng để xác định được chi phí nguyên vật liệu trong kế toán, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Kế toán vật tư đã vận dụng tài khoản kế toán một cách phù hợp để theo dõi sự biến động của vật tư, đảm bảo luân chuyển chứng từ khoa học hạn chế việc ghi chép trùng lập nhưng vẫn đảm bảo nội dung hạch toán. Nhà máy có chế đọ thưởng phạt một cách hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất nhằm khuyến khích sử dụng vật tư một cách tiết kiệm, có hiệu quả. Ngoài ra bộ máy quản lý cũng như bộ máy kế toán của Nhà máy được sắp xếp, bố trí một cách gọn nhẹ và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau từ trên xuống dưới cũng như công tác qua lại giữa các cá nhân, bộ phân cùng sản xuất với nhau. Điều đó giúp cho lãnh đạo Nhà máy thuận tiện trong việc quản lý, giám sát đồng thời giữa các bộ phận có sự kiểm ta đôn đốc lẫn nhau. Nhược điểm Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác kế toán vật tư ở Nhà máy vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần phải tiến hành và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường, cụ thể là: Thứ nhất: ở Nhà máy ô tô Hoà Bình chưa có sổ danh điểm vật tư trong khi đó vật tư ở Nhà máy gồm rất nhiều loại, nhiều thứ, nhiều quy cách khác nhau khó có thể nhớ được hết. Mặc ở Nhà máy đã tạo lập được bộ mã vật tư để phục vụ công tác quản lý nhưng việc xây dựng ssỏ danh điểm vật tư sẽ giúp cho kế toán theo dõi được từng vậttư một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn. Thứ hai: Do Nhà máy sản xuất với quy mô lớn nên lượng vậttư nhập kho tương đối lớn song ở Nhà máy không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư mà chỉ do người mua kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước tkhi nhập kho, do đó mua vật tư không được kiểm tra tỷ mỉ khách quan về số lượng, chất lượng cũng như về chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. Thứ ba: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu nên tiến hành ghi chép tổng hợp riêng cho từng loại vật liệu chính, phụ, nhiên liệu, việc ghi chép cho từng loại sẽ thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu để ghi sổ kế toán tổng hợp. Thứ tư: Đối với thủ tục xuất kho vật tư dùng sản xuất trên cơ sở viết phiếu yêu cầu cấp vật tư cho bộ phận sản xuất gửi lên phòng kế hoạch vật tư, phòng kế hoạch vật tư đã xác định số cấp cho bộ phận sản xuất đồng thời viết phiếu cấp vật tư lên kho và phòng kế toán viết phiếu xuất kho vật tư. Như vậy, đã làm thủ tục xuât kho cồng kênh, trùng lập, khối lượng công việc nhiều lên. Thứ năm: Sổ chi tiết tài khoản của Nhà máy không phản ánh được đơn giá, số lượng cũng như quy cách của loại vật tư do đó việc quản lý vật tư là hết sức khó khăn và mất nhiều thời gian. Thứ sáu: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tại Nhà máy vật tư sử dụng trong quá trình sản xuất có nhiều chủng loại rất phong phú đa dạng. Thêm vào đó giá cả thị trường lại luôn biến động nhưng hiện tại Nhà máy không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thứ bảy: Kế toán chi tiết vật tư tại Nhà máy không sử dụng “Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn”. Các chứng từ nhập, xuất kho được đối chiếu trực tiếp với thẻ kho. Điều này gây kho khăn làm mất nhiều thời gian của công tác kế toán. Đồng thời còn làm việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán trùng lặp. Thứ tám: Về việc theo dõi hạch toán phế liệu thu hồi. tại Nhà máy phế liệu thu hồi khong được làm thủ tục nhập kho. Trong kho có tất cả phế liệu thu hồi của Nhà máy như sắt, phoi gang.... đều có thể tận dụng được. Phế liệu ở Nhà máy thu hồi được chỉ để vào kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách về số lượng cũng như giá trị. Điều đó có thể dẫn đến tình trạng hao hụt, mất mát phế liệu làm thất thoát nguồn thu của Nhà máy. Thứ chín: Hiện nay trình độ khoa học kỹ thậu ngày càng phát triển việc áp dụng công nghệ thông tin ngày càng nhiều song việc áp dụng công nghệ thông tin ở Nhà máy vẫn còn nhiều hạn chế. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Qua nghiêm cứu trên cả phương tiện lý thuyết và thực tiễn chúng ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của vật tư và tổ chức hạc toán vật tư trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển trong môi trường càng cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Nhà máy ô tô Hoà Bình nói riêng thì mọi biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm để nâng cao lợi nhuận. Hoàn thiện công tác hạch toán vậttư là một trong nhưng yếu tố đáp ứng yêu cầu đó. Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với nền kinh tế khu vực và nền kinh tế thế giới thì đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó kế toán vật tư ở Việt Nam ngày càng hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế. Như vậy, hoàn thiện công tác kế toán vật tư là một yêu cầu cấp bách mà thực tế đang đặt ra không chỉ ở Nhà máy ô tô Hoà Bình mà với tất cả với nhưng doanh nghiệp sản xuất. Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ở Nhà máy ô tô Hòa Bình ý kiến thứ nhất: Lập sổ danh điểm vật tư “Sổ danh điểm vật tư” là tổng hợp toàn bộ các vật tư mà Nhà máy đang sử dụng. trong sổ danh điểm, vật tư được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật tư được quy định một cách riêng. Sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật tư nào đó. Để lập được sổ danh điểm vậttư, điều quan trọng nhất là xây dựng được bộ mã vật tư chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những vật tư mới thuận tiện và hợp lý. Do vật, Nhà máy có thể xây dựng cụ thể bộ mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau. + Dựa vào loại vật tư + Dựa vào nhóm vật tư trong mỗi loại + Dựa vào quy cách vật tư Trước hết bộ mã vật tư của Nhà máy được xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với nguyên vật liệu. Trong mỗi loại nguyên vật liệu lại được phân thành các nhóm và lập mã từng nhóm. Biểu 01 Nhà máy ô tô Hoà Bình Sổ Danh Điểm Vật Tư (loại vật liệu chính) Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu ĐVT Nhóm Danh điểm vật liệu 152-1 1521-1-01 Sơn chống rỉ 2 thành phần Kg 152-1 1521-1-02 Sơn Tem cô Kg .... ..... .... .... 152-2 1521-2-01 Chất đóng rắn AC Kg ý kiến thứ hai: Lập ban kiểm nghiệm vật tư và biên bản kiểm nghiệm. Theo nguyên tắc vật tư đưa về trước khi nhập kho cần phải kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật tư. Do đó Nhà máy cần phải lập ban kiệm nghiệm vật tư, bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong Nhà máy (phòng kế hạch vật tư) trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiệm nhận là hàng hoá của người cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bán đã kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất, đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện xử lý: Nếu vật tư mua về Nhà máy đã nhập đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì Ban kiểm nghiệm vật tư phải lập biên bản xác nhận. ý kiến thứ ba: Trong bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn cần phải chi tiết riêng cho từng loại vật liệu chính, phụ, nhiên liệu.... ý kiến thứ tư: Hoàn thiện về thủ tục xuất kho vật tư cho sản xuất kinh doanh. Để thủ tục xuất kho vật tư dùng cho sản xuất không cồng kênh trùng lặp và giảm bớt được khối lượng công việc thì nên tổ chức hợp lý chặt chẽ tránh bớt nhưng công đoạn không cần thiết. ý kiến thứ năm: Hoàn thiện sổ chi tiết vật tư có thể thiết kế theo mẫu sau: Biểu 02 Nhà máy ô tô Hòa Bình Sổ chi tiết vật tư Tên vật tư: Sơn ghi 01 Pv.P1 Đơn vị: Kg Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu kỳ 1.500 4.700 Phát sinh trong kỳ 01/05 Nhập kho vật t 3.000 4.200 03/05 xuất phục vụ sản xuất 2.800 4.200 .... ...... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 3.000 4.200 2.800 4.200 Cuối kỳ ý kiến thứ sáu: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vật tư tại Nhà máy có giá trị lớn và giá cả thị trường thường xuyên biến động. Vì vậy, để chủ động trong các trường hợp rủi ro giảm giá vật tư hàng hoá Nhà máy nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng được tiến hành vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Dự phòng thực chất làm tăng chi phí, đồng nghĩa với việc làm giảm thu nhập dòng của niên độ báo cáo. Nó giúp doanh nghiệp có một quỹ tiền tệ để khắc phục trước mắt những thiệt hại xảy ra trong kinh doanh. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đề phòng vật tư giảm với giá ghi trên sổ. Số dự phòng được xác định như sau: Mức chênh lệch giảm giá mỗi loại Mức dự phòng thực tế cần thiết Số lượng hàng tồn kho mỗi loại = X Nhà máy có thể lập bảng kê dự phòng giảm giá vật tư theo mẫu sau: Biểu 03 Nhà máy ô tô Hoà Bình Bảng Kê Dự Phòng Giảm Giá Vật Tư Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thực tế Mức chênh lệch Mức dự phòng A B 1 2 3 4 5 6 Sơn đen 2 TP S004 Kg 2000 4.200 4000 200 800.000 ..... ..... ..... ..... ..... ..... ...... ..... Cộng * Kế toán hàng tồn kho sử dụng tài khoản 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. ý kiến thứ bảy: Về kế toán chi tiết vật tư Để đạt được hiệu qủa cao nhất trong công tác kế toán vật tư, kế toán cần sử dụng “Bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn kho vật tư”, “Phiếu giao nhận chứng từ nhập- xuất”. Nhà máy có thể các bảng trên theo mẫu sau: Biểu 04 Nhà máy ô tô Hoà Bình Phiếu Giao Nhận Chứng Từ Phiếu Nhập Vật Tư Sổ danh điểm vật liệu Số hiệu chứng từ nhập Ngày Diễn giải ĐVT Số lượng Số tiền A B 1 2 3 4 5 1521-1-01 Sơn ghi 2 TP Kg 2236 1521-1-01 Sơn ghi 2 TP Kg 4542 1521-1-01 Sơn ghi 2 TP Kg 6030 Cộng Biểu 05 Nhà máy ô tô Hoà Bình Phiếu Giao Nhận Chứng Từ Phiếu Xuất Vật Tư Sổ danh điểm vật tư Số hiệu chứng từ xuất Ngày Diễn giải ĐVT Số lượng Số tiền A B 1 2 5 6 1521-1-02 05/5 Sơn chống rỉ Kg 3748 1521-1-02 05/5 Sơn chống rỉ Kg 3870 1521-1-02 05/5 Sơn chống rỉ kg 6850 Cộng 12574 Biểu 06 Nhà máy ô tô Hoà Bình Bảng Luỹ Kế Nhập Kho Vật Tư Tháng 05 năm 2004 Sổ danh điểm vật tư Tên quy cách vật tư Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Cộng 1 -> 10 11 ->20 21 ->30 1521-1-01 Sơn ghi 2 TP 3850 1521-1-01 Sơn ghi 2 TP 2236 2236 1521-1-01 Sơn ghi 2 TP 4542 4542 1521-1-01 Sơn ghi 2 TP 6030 6030 Cộng 2236 4542 6030 16664 Biểu 07 Nhà máy ô tô Hoà Bình Bảng Luỹ Kế Xuất Kho Vật Tư Tháng 05 năm 2004 Sổ danh điểm vật tư Tên quy cách vật tư Tồn đầu tháng Xuất trong tháng Cộng 1 ->10 11 ->20 21 ->30 1521-1-02 Sơn chống rỉ 4658 1521-1-02 Sơn chống rỉ 3748 3748 1521-1-02 Sơn chống rỉ 3870 3870 1521-1-02 Sơn chống rỉ 6850 6850 Cộng 3748 3870 6850 12574 ý kiến thứ tám: Hoàn thiện tổ chức theo dõi hạch toán số liệu thu hồi. Tại Nhà máy, phế liệu nhập kho không có phiếu nhập kho, do đó Nhà máy không nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu. Để tránh mất mát, thiếu hụt phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị, kế toán vật tư phế liệu nhập kho và hạch toán thêm nghiệp vụ nhập kho phế liệu theo bút toán: Nợ TK 152 Theo giá ước tính Có TK 721 Khi xuất bán phế liệu thu tiền gay, kế toán cũng phản ánh giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng như đối với trường hợp tiêu thụ hàng hoá. Phản ánh giá vốn của phế liệu xuất bán: Nợ TK 632 Theo giá ước tính Có TK 152 Phản ánh doanh thu bán phế liệu: Nợ TK 111, 112 Giá bán Có TK 511 ý kiến thứ chín: Về việc áp dụng hệ thống máy vi tính trong công tác tại Nhà máy hiện nay việc áp dụng Công nghệ thông tin vào kế toán đang ngày càng phát triển và phat huy được tính tích cực của nó. Tuy việc áp dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán tại Nhà máy còn rất nhiều hạn chế. Để đáp ứng và phù hợp với điều kiện phát triển hiện nay Nhà máy nên bồi dưỡng và nâng cao trình độ của các nhân viên kế toán trong công tác kế toán máy của Nhà máy nhằm đơn giản các công việc kế toán trong Nhà máy. Kết luận Một lần nữa ta khẳng định, hạch toán kế toán là công cụ quan trọng trong tác quản lý vật tư ở các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Nhà máy ô tô Hoà Bình nói riêng có tác dụng to lớn trong quản lý kinh tế. Để phat huy vai trò một cách có hiệu lực của mình, đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán phải không ngừng đổi mới sao cho phù hợp đáp ứng nhu cầu quản lý, đặc biệt là kế toán vật tư phải luôn được cải tiến và hoàn thiện để có thể phản ánh được chính xác đầy đủ, kịp thời một cách toàn diện về tình hình nhập- xuất- tồn vật tư. Trong những năm qua cùng với sự phát triển của Nhà máy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật tư nói riêng đã và đang không ngừng được hoàn thiện. Với truyền thống 51 năm xây dựng và trưởng thành, Nhà máy ô tô Hoà Bình đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Để đạt được kết quả đó chúng ta phải kể đến phần đóng góp không nhỏ của kế toán Vật tư. Qua thời gian tìm hiểu thực tế của Nhà máy ô tô Hoà Bình em thấy công việc hạch toán vật tư có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý vật tư. Mặc dù có nhiều khó khăn khách quan song Nhà máy ô tô Hoà Bình luôn cố gắng khắc phục khó khăn để phục vụ tương đối kịp thời đầy đủ vật tư cho nhu vầu sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán vật tư nói riêng vẫn còn một số hạn chế như bản chuyên đề đã trình bày. Vì thời gian có thực tập có hạn và kinh nghiệm còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu xót. kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến các thầy cô và của cán bộ kế toán Nhà máy để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin cám ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Trần Thị Dung và ban lãnh đạo Nhà máy cùng các cô chú cán bộ nhân viên trong phòng kế toán tài chính của Nhà máy ô tô Hoà Bình đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này . Sinh viên Trần Thị Minh Phương