Đề tài Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2

tập hợp toàn bộ VAT đầu vào chuyển cho kế toán tiêu thụ lập báo cáo VAT hàng tháng. Kế toán thanh toán còn theo dõi các khoản tạm ứng của khách hàng và cán bộ công nhân viên trong công ty - Kế toán kho theo dõi việc nhập nguyên vật liệu từ bên ngoài vào, việc xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, tập hợp các chứng từ có liên quan, tập hợp chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Ngoài ra kế toán kho còn theo dõi việc nhập, xuất các thành phẩm, hàng hoá trong kho - Kế toán lương có trách nhiệm tính tiền lương, thưởng, các chế độ chính sách cho toàn bộ công nhân viên trong công ty theo quy đinh của nhà nước. Việc tính lương là vấn đề quan trọng nên có sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán, quản đốc phân xưởng và phòng tổ chức cán bộ - Kế toán ngân hàng theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến việc phát sinh tăng, giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản vay ngân hàng - Thủ quỹ là người quản lý quỹ tiền mặt của công ty, thu chi tiền măt phải có chứng từ đi kèm, cuối ngày thủ quỹ phải lập báo cáo quỹ - Thu ngân hàng ngày có nhiệm vụ thu tiền bán hàng từ các cửa hàng của công ty và nộp cho thủ quỹ 1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty 1.5.1 Chính sách kế toán áp dụng tại công ty Chế độ kế toán của công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Niên độ kế toán: theo năm tài chính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Kỳ kế toán của công ty tính theo tháng. Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ. Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá hàng tồn kho là bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ là đánh giá theo nguyên vật liệu chính. Hình thức kế toán áp dụng là nhật ký chứng từ. Tỷ giá ngoại tệ được quy đổi theo phương pháp tỷ giá hạch toán. 1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ của công ty được lập theo biểu mẫu chung của Bộ Tài chính như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, thẻ kho, biên bản kiểm nghiệm kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền ăn trưa, ăn ca, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, thẻ TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Ngoài ra công ty còn có các chứng từ riêng để phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị như: - Bảng kê thanh toán nợ để theo dõi chi tiết về tạm ứng, thanh toán theo từng đối tượng (cán bộ công nhân viên, khách hàng). Bảng kê này được lập dựa trên các sổ chi tiết theo dõi tình hình thanh toán và tạm ứng - Giấy xin khất nợ được lập khi bán chịu cho khách hàng với mục đích xác định chắc chắn nghĩa vụ trả tiền của người nhận nợ 1.5.3 Hệ thống tài khoản kế toán Trước năm 2006, công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 1411/QĐ/TC/CĐKT ra ngày 1/11/1995 của Bộ trưỏng Bộ Tài chính. Từ năm 2006 đến nay công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ra ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Ngoài ra để tiện cho công tác quản lý, công ty đã đăng ký một số tài khoản cấp 2, 3 như sau: - TK 1121: Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng được chi tiết thành TK 11211: Ngân hàng Công thương, TK 11212: Ngân hàng Ngoại thương, TK 11213: Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Hà Thành, TK11214: Ngân hàng TMCP Xuất nhập khẩu Việt Nam chi nhánh Long Biên, TK11215: Ngân hàng TMCP Hằng hải. TK 1122: Ngoại tệ gửi Ngân hàng cũng phân chia tương tự - TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp, TK 627: Chi phí sản xuất chung đều được chi tiết cấp 2 (VD: 6211, 6212, 6213) cho các phân xưởng thuốc tiêm, thuốc viên, chế phẩm - TK 632: Giá vốn hàng bán chi tiết thành TK 6321: Giá vốn hàng hoá, TK 6322: Giá vốn thành phẩm - Công ty còn chi tiết các TK 142, 152, 153, 154, để phù hợp với tình hinh. 1.5.4 Hệ thống sổ kế toán Do công ty có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, thường xuyên và đa dạng nên công ty sử dụng hình thức Nhật ký - Chứng từ để ghi chép sổ sách kế toán. Sổ sách của công ty bao gồm: - Các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 4, 5, 7, 8, 10 - Các Bảng kê số 1, 2, 4, 5, 6, 10 - Các thẻ như: Thẻ vật tư, Thẻ tài sản cố định, - Các sổ chi tiết tài khoản như: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ theo dõi chi phí 621, 622, 627, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, Công ty hiện sử dụng phần mềm kế toán máy để giảm nhẹ khối lượng công việc thực hiện. Chương trình được thiết kế trên cơ sở thực tế của doanh nghiệp nên đã phục vụ đắc lực cho công tác kế toán của đơn vị. 1.5.5 Hệ thống báo cáo kế toán Công ty lập 3 báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu của Bộ Tài chính. Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh được lập hàng quý còn Thuyết minh báo cáo tài chính được lập vào cuối năm. Công ty không lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Những báo cáo trên công ty nộp cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản quản lý vốn và phục vụ cho các nhà đầu tư vốn, các đối tượng có liên quan khác nên phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp mới có giá trị pháp lý. Ngoài ra công ty còn lập các báo cáo nội bộ cho giám đốc như: Báo cáo tình hình công nợ, Báo cáo tình hình sản xuất, Báo cáo hàng tồn kho,để từ đó phân tích tình hình nhằm đưa ra các quyết sách cho phù hợp. Phần 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 2.1 Đặc điểm thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại công ty 2.1.1 Đặc điểm thành phẩm tại công ty Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thuốc tân dược. Sản phẩm của công ty có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người tiêu dùng. Vì thế các thành phẩm của công ty phải được phòng kiểm tra chất lượng đảm bảo đạt tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi nhập kho hay xuất bán. Sản phẩm của công ty rất đa dạng. Hiện tại công ty đang sản xuất và kinh doanh hơn 100 mặt hàng bao gồm khoảng 70 loại thuốc viên, 25 loại thuốc tiêm, ngoài ra còn có các loại cao, dầu gió, thuốc tra mắt, xiro,Các mặt hàng có doanh thu lớn phải kể đến là: Ampixilin, Amoxilin, Vitamin B1, Vitamin B2, Vitamin C, Cephalexin, Cloroxit, Công ty đang nghiên cứu và triển khai thêm nhiều sản phẩm mới để đưa vào thị trường phục vụ người dân. 2.1.2 Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm tại công ty Từ khi chuyển sang hạch toán độc lập công ty đã thiết kế được mạng lưới tiêu thụ rộng khắp các miền tập trung chủ yếu vào thị trường Miền Bắc. Công ty đã xây dựng được hệ thống kênh phân phối đa cấp khá hoàn chỉnh bao gồm có các bệnh viện trung ương tỉnh huyện, các công ty dược phẩm ở các tỉnh huyện, đại lý các cấp và các cửa hàng bán buôn, bán lẻ, Công ty có hai phương thức bán hàng là bán hàng trực tiếp cho khách hàng hoặc bán theo hợp đồng và gửi bán qua các cửa hàng. Đối tượng bán theo hợp đồng hoặc bán trực tiếp tại kho, phân xưởng thường là các bệnh viện các tuyến, các công ty dược của tỉnh, huyện hay các của hàng thuốc, Việc thỏa thuận về giá cả, phương thức thanh toán được công ty trao đổi trực tiếp với khách hàng. Khách hàng còn được hưởng chiết khấu nếu thanh toán sớm với công ty. Công ty có thể bán hàng bằng cách gửi bán qua các cửa hàng của công ty đó là các cửa hàng: Cửa hàng Số 2 Ngọc Khánh, Cửa hàng Số 5 Ngọc Khánh, Cửa hàng Số 7 Ngọc Khánh, Cửa hàng Số 95 Láng Hạ và Cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại Số 9 Trần Thánh Tông. Công ty xuất thành phẩm theo hình thức giao khoán. Nhân viên bán hàng được hưởng lương của công ty ngoài ra nếu bán vượt mức quy định sẽ có thưởng theo tỷ lệ với số doanh thu tăng thêm. Hàng tháng các cửa hàng nộp hóa đơn bán hàng, tiền bán hàng và báo cáo kiểm kê lên phòng kế toán. Về phương thức thanh toán: Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, một số khách hàng có mối quan hệ lâu dài với công ty có thể được phép trả chậm. Sản phẩm của công ty xuất bán luôn đảm bảo chất lượng và có thời hạn sử dụng là mới nhất. Mặt khác bán hàng còn kèm theo các hình thức ưu đãi như: Chiết khấu, giảm giá, hỗ trợ vận chuyển,ngoài ra công ty còn thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng như: quảng cáo, tham dự các hội chợ triển lãm, tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng, Nhờ có các biện pháp quản lý tốt khâu tiêu thụ nên sản phẩm của công ty ngày càng có uy tín và thị trường tiêu thụ ngày càng mở rộng. 2.2 Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại công ty 2.2.1 Kế toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ Tài khoản giá vốn hàng bán (TK 632) của công ty được chia làm 3 tài khoản cấp 2 là: TK 6321: Giá vốn hàng bán (Hàng hóa), TK 6322: Giá vốn hàng bán (Thành phẩm), TK 6323: Giá vốn hàng bán (Cung cấp dịch vụ). Ở đây em xin chỉ đề cấp đến phần giá vốn thành phẩm (TK6322). Khi thành phẩm hoàn thành thì sẽ tiến hành nhập kho. Nhâp kho phải có phiếu nhập kho trên đó ghi rõ người giao hàng, loại vật tư (sản phẩm, hàng hóa), mã số, số lượng theo chứng từ và thực nhập, đơn giá, thành tiền và phải có chữ ký của người phụ trách cung tiêu, người giao hàng, thủ kho và thủ trưởng đơn vị. Giá xuất thành phẩm công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp này đảm bảo sự chính xác trong cả kỳ kế toán. Khi xuất thành phẩm công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ với tất cả thành phẩm gửi bán qua các cửa hàng hay bán hàng trực tiếp hoặc bán hàng theo hợp đồng. Với phương thức bán hàng trực tiếp và bán hàng theo hợp đồng thì công ty còn sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) để làm căn cứ xuất bán thành phẩm cho khách hàng. Sau khi xuất hàng, thủ kho ghi vào thẻ kho đồng thời chuyển liên 3 (Nội bộ) của hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đến phòng kế toán. Giá vốn hàng bán được xác định vào cuối kỳ do kế toán thành phẩm tiến hành. Khi nhận được các chứng từ trên kế toán mở “Sổ chi tiết giá vốn hàng bán” theo từng nghiệp vụ xảy ra trong kỳ. BIỂU SỐ 2.1: SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tên thành phẩm: Vitamin C 500mg Từ ngày 01/12 đến 31/12/07 Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Đơn giá Số lượng PS Nợ PS Có NT SH 01/12 31715 Công ty cổ phần dược Nghệ An 155 115 40.000 4.600.000 02/12 31718 Cửa hàng số 2 Ngọc Khánh 157 115 60.000 6.900.000 02/12 31720 Công ty cổ phần dược Nam Định 155 115 500.000 57.500.000 31/01 31798 Công ty cổ phần dược Thái Bình 155 115 65.000 7.475.000 Tổng cộng 332.510.000 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Vào cuối kỳ, kế toán phải lên “Bảng kê tổng hợp giá vốn hàng bán”. Từ đó lên “Sổ tổng hợp TK 6322”, bên nợ ghi giá trị thành phẩm và hàng gửi đi bán trong kỳ, bên có ghi giá trị hàng bán bị trả lại, Số dư cuối kỳ kết chuyển về TK 911. BIỂU SỐ 2.2: BẢNG KÊ TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN Từ ngày 01/12/07 đến 31/12/07 Tên sản phẩm Ghi nợ TK 6322, ghi có các TK Ghi có TK 6322, ghi nợ các TK 155 157 Cộng nợ 155 157 Cộng có Vitamin C 500 mg 289.520.000 42.990.000 332.510.000 Vitamin B12 7.020.000 2.510.400 9.530.400 1.465.000 1.465.000 Cộng 6.453.114.292 1.120.211.747 7.573.326.039 146.622.041 146.622.041 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng BIỂU SỐ 2.3: SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN Tài khoản 6322 – Giá vốn hàng bán: Thành phẩm Từ ngày 01/12/07 đến ngày 31/12/07 Tên tài khoản TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Thành phẩm 155 6.453.114.292 146.622.041 Hàng gửi đi bán 157 1.120.211.747 Tổng phát sinh nợ: 7.573.326.039 Tổng phát sinh có: 146.622.041 Số dư nợ cuối kỳ : 7.426.703.998 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) 2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng Với phương thức bán trực tiếp hay bán theo hợp đồng, việc phản ánh doanh thu tiêu thụ được thể hiện trên hóa đơn GTGT. Khi khách hàng đến mua hàng cần có đơn đặt hàng, khách hàng đến phòng thị trường để làm thủ tục mua bán. Phòng thị trường căn cứ vào tình trạng thành phẩm tồn kho để quyết định viết hóa đơn cho khách hàng. Trong tờ hóa đơn GTGT phải có chữ ký của người mua hàng, người bán hàng, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Khi khách hàng xuống kho để nhận hàng thì hóa đơn GTGT cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là căn cứ để thủ kho xuất thành phẩm. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: - Liên 1 (Liên tím): Lưu tại quyển hóa đơn do phòng thị trường giữ. - Liên 2 (Liên đỏ): Giao cho khách hàng. - Liên 3 (Liên xanh): Lưu tại phòng kế toán để ghi sổ sách. Khi có các hóa đơn GTGT, phiếu thu tiền mặt, séc ủy nhiệm chi kế toán tiêu thụ tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính ở mục hóa đơn bán hàng. Máy tính sẽ tự động cập nhật, cuối tháng kế toán tiêu thụ sẽ in ra “Bảng kê hóa đơn bán hàng”. BIỂU SỐ 2.4: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIÁ TĂNG Liên 3: Nội bộ Ngày 28 tháng 12 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT – 3LL MX/2007B 0068281 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 Địa chỉ: Số 9 Trần Thánh Tông – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MST: 01001091131 Họ tên người mua hàng: Chị Nội Tên đơn vị: Công ty TNHH Dược phẩm Tân Đức Minh Địa chỉ: Số 10 - Ngõ 266 - Đội Cấn - Ba Đình - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MST: 0101113779 STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 Vitamin B1 100mg Vitamin B12 1000mg Dimedrol 10mg Atropin sunfat 0,25 mg Vitamin B1 25 mg Gentamycin 80 mg Paracetamol 100 mg Tổng tiền hàng Chiết khấu bán hàng 5,0% ống ống ống ống ống ống viên 1.100 4.500 7.200 7.200 7.200 6.000 120.000 260 300 185 180 180 535 11 286.000 1.350.000 1.332.000 1.296.000 1.296.000 3.210.000 1.320.000 10.090.000 504.500 Cộng tiền hàng: 9.585.500 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 479.275 Tổng công tiền thanh toán: 10.064.775 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu sáu mươi bốn nghìn bảy trăm bảy mươi lăm đồng./ Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) BIỂU SỐ 2.5: PHIẾU THU CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TW 2 Số 9 - Trần Thánh Tông - Hai Bà Trưng - Hà Nội Liên 1 Số phiếu: 337 TK Nợ: 1111 TK Có: 1311 10.064.775 đ PHIẾU THU Ngày lập: 05/01/2008 Người nộp : Chị Nội. Địa chỉ : Số 10 - Ngõ 266 - Đội Cấn - Ba Đình - Hà Nội. Về khoản : Nộp tiền HĐ 68281. Số tiền : 10.064.775 đồng. Bằng chữ : Mười triệu sáu mươi tư nghìn bảy trăm bảy mươi lăm đồng / Kèm theo : 1 chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2008 Người nộp (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.6: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG CỦA HÀNG GỬI ĐI BÁN Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/07 Chứng từ Diễn giải Mã BP Mã kho Mã NX Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng Ngày Số 01/12/07 02/12/07 03/12/07 03/12/07 93178 93432 88080 93391 Cửa hàng 95 Láng Hạ Cửa hàng 5 Ngọc Khánh Cửa hàng 2 Ngọc Khánh Cửa hàng 7 Ngọc Khánh 6 4 5 3 95L 13111 8NK 13111 2NK 13111 7NK 13111 1.093.300 4.146.000 820.000 12.117.000 54.665 207.300 41.000 605.850 1.147.965 4.353.300 861.000 12.722.850 Tổng 1.290.145.000 64.507.250 1.354.652.250 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng BIỂU SỐ 2.7: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/07 Chứng từ Diễn giải Mã BP Mã kho Mã NX Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng Ngày Số 01/12/07 01/12/07 07/12/07 08/12/07 31733 93178 31745 31749 Công ty dược phẩm TW1 Cửa hàng 95 Láng Hạ Công ty dược phẩm Nam An Công ty cổ phần dược Nam Định L001 6 L001 L004 LY 1111 95L 13111 LY 13111 LY 1111 400.000 1.093.300 1.325.700 5.000.000 20.000 54.665 66.285 250.000 420.000 1.147.965 1.391.985 5.250.000 Tổng 8.504.366.819 425.218.340 8.929.585.159 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Với phương thức tiêu thụ sản phẩm bằng cách gửi bán qua các cửa hàng, công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng được lập thành 3 liên: - Liên 1 (Liên tím): Lưu tại kho. - Liên 2 (Liên đỏ): Lưu tại cửa hàng. - Liên 3 (Liên xanh): Lưu tại phòng kế toán. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ gốc để thủ kho vào thẻ kho. Kế toán thành phẩm sẽ ghi tăng hàng gửi bán và ghi giảm thành phẩm. Nhân viên bán hàng tại các cửa hàng sẽ phải phản ánh lên “Bảng kê chứng từ bán lẻ hàng hóa” ở các mục số lượng, đơn giá và thành tiền, cuối tháng phải nộp “Báo cáo tiêu thụ sản phẩm” lên phòng kế toán. Định kỳ căn cứ vào các phiếu thu do các cửa hàng nộp tiền và hóa đơn GTGT do các cửa hàng lập để đối chiếu với “Bảng kê chứng từ bán lẻ hàng hóa” và “Báo cáo tiêu thụ sản phẩm”, từ đó vào “Sổ chi tiết công nợ phải thu” với từng cửa hàng. Ngoài các khoản doanh thu bán hàng công ty còn có các khoản thu từ việc cho thuê kiôt và tiền lãi ngân hàng. Các khoản này là thu nhập nội bộ nên không tính thuế GTGT. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác đinh hợp lý trên các khoản thu được và các khoản phải thu từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào các bảng kê chứng từ để vào sổ Nhật ký chứng từ số 8 và sổ cái TK 5112. BIỂU SỐ 2.8: PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Đơn vị: Địa chỉ: Điện thoại: Mã số thuế: PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên 3: Nội bộ Ngày 18 tháng 12 năm 2007 Mẫu số: 03PXK – 3LL AG/2007B 0047578 Căn cứ lênh điều động số:ngàytháng...năm............... của Kho 8 Ngọc Khánh (8NK) về việc: Họ tên người vận chuyển:Hợp đồng số: Phương tiện vận chuyên:... Xuất tại kho:.. Nhập tại kho:. Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Amoxicilin 500mg (hộp) viên 26.100 332 8.665.200 Cộng 8.665.200 Xuất, ngày tháng năm Nhập, ngày . tháng . năm. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký. họ tên) Người vận chuyển (Ký. họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) BIỂU SỐ 2.9: BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Tài khoản 5112 – 131 Từ ngày 01/12/07 đến 31/12/07 Chứng từ Diễn giải Tài khoản TK đối ứng Số phát sinh NT SH Nợ Có 01/12 04/12 31/12 31727 31734 31792 Công ty TNHH dược Thiên Thảo Công ty CP dược phẩm Nghệ An Công ty dược Bắc Ninh 5112 5112 5112 131 131 131 30.156.250 85.498.000 150.560.000 Tổng cộng 3.708.451.964 Người lập biẻu (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.10: BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Tài khoản 33311 - 131 Từ ngày 01/12/07 đến 31/12/07 Chứng từ Diễn giải Tài khoản TK đối ứng Số phát sinh NT SH Nợ Có 01/12 04/12 31/12 31727 31734 31792 Công ty TNHH dược Thiên Thảo Công ty CP dược phẩm Nghệ An Công ty dược Bắc Ninh 33311 33311 33311 131 131 131 1.507.813 4.274.900 7.530.000 Tổng cộng 185.422.598 Người lập biẻu (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.11: TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Kho: LY – Kho Lý Từ ngày 01/12/07 đến 31/12/07 Stt Mã vt Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 1 2 3 4 5 LH003 LKS003 LT022 LTV001 LV001 Cao Ba Đình 3g Ampicillin 0,25 g (vỉ) Dopharen Vitamin B1 100mg Vitan\min B1 10 mg lọ 2000 viên Hộp Viên Chai ống Viên 364.085.000 207.650.000 84.768.000 956.200.000 19.730.000.000 370.572.689 77.769.131 53.026.685 313.011.716 128.047.229 252.800.000 115.600.000 10.2.000.000 95.288.878 35.104.592 661.980 216.000.000 267.800.000 84.768.000 1.067.200.000 1.980.000.000 219.848.946 100.651.398 53.026.685 346.622.291 12.850.200 148.085.000 192.650.000 4.600.000 17.852.00.000 150.723.743 72.406.611 1.494.017 115.859.009 Tổng 10.217.136.796 8.527.440.477 8.459.632.654 10.284.944.619 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm Người lập biểu (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.12: TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Kho: 7NK – Kho 7 Ngọc Khánh (Hằng) Từ ngày 01/12/07 đến 31/12/07 Stt Mã vt Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 1 2 3 4 5 LH003 LKS003 LT023 LTV001 LV001 Cao Ba Đình 3g Ampicillin 0,25 g (vỉ) Atropin sunfat 0,25 mg Vitamin B1 100mg Vitan\min B1 10 mg lọ 2000 viên Hộp Viên ống ống Viên 1.100.000 84.300.000 20.200.000 25.000.000 96.000.000 1.116.169 31.319.436 3.269.822 8.181.111 630.721 1.000.000 43.500.000 7.200.000 18.000.000 192.000.000 1.017.819 16.349.275 1.009.696 5.846.328 1.246.080 700.000 75.300.000 17.300.000 31.300.000 162.000.000 711.329 28.086.493 2.702.070 10.210.671 1.055.705 1.400.000 52.500.000 10.100.000 11.700.000 126.000.000 1.422.659 19.582.218 1.577.508 3.816.768 821.096 Tổng 619.066.464 465.039.742 567.182.103 516.924.103 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm Người lập biểu (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.13: Báo cáo tiêu thụ sản phẩm Số 7 Ngọc Khánh Tháng 12 năm 2007 Tên sp Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Tiêu thụ trong kỳ Chiết khấu SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL CK TT Vitamin C500 mg Den toxit Viên Lọ 150.000 2.340 115 1.834 17.250.000 4.291.560 60.000 5.000 115 1.834 6.900.000 9.170.000 70.000 3.340 115 1.834 8.050.000 6.125.560 140.000 4.000 115 1.834 16.100.000 7.336.000 60.000 3.340 150 2.500 9.000.000 8.350.000 3.340 5% 417.500 Cộng 619.066.464 465.039.742 567.182.103 516.924.103 498.458.127 10.922.906 Người lập biểu (Ký, họ tên) Cửa hàng trưởng (Ký, họ tên) Trưởng phòng thi trường (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, đóng dấu, họ tên) BIỂU SỐ 2.14: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 5112 Số dư đầu năm Sổ cái Tài khoản 5112 Năm 2007 Nợ Có Ghi có các TK, đối ứng nợ với TK này Tháng 1 ... Tháng 11 Tháng 12 Cộng 5212 5312 5322 911 115.421.589 222.437.866 1.914.000 8.164.563.363 Cộng PS Nợ 8.504.336.818 Cộng PS Có 8.504.336.818 Lũy kế PS Nợ Lũy kế PS Có Dư nợ cuối Dư có cuối Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng 2.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Hạch toán chiết khấu bán hàng: Chiết khấu bán hàng được ghi trên hợp đồng với khách hàng. Công ty chiết khấu với những khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Tỷ lệ chiết khấu do thỏa thuận giữa công ty với khách hàng khi ký kết hợp đồng. Tỷ lệ chiết khấu này thường từ 1% đến 5% số tiền trả của khách hàng. Công ty theo dõi chiết khấu bán hàng của thành phẩm trên TK 5212. Chiết khấu bán hàng được ghi trực tiếp trên hóa đơn bán hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp số phát sinh trên “Bảng kê chứng từ TK 5212”. Số liệu này là cơ sở để lên Nhật ký chứng từ số 8. Hạch toán hàng bán bị trả lại: Hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân như: Vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng kém phẩm chất, hàng không đúng quy cách, chủng loại. Với hàng kém phẩm chất do hết hạn sử dụng, công ty phải hủy bỏ và chi phí hủy bỏ sẽ được đưa vào tài khoản chi phí khác. Công ty hạch toán hàng bán bị trả lại qua TK 5312. Cuối tháng công ty tổng hợp hàng bán bị trả lại trên “Bảng kê chứng từ TK 5312”. Đây là cơ sở để vào Nhật ký chứng từ số 8. Hạch toán giảm giá hàng bán: Công ty giảm giá hàng bán cho khách hàng khi hàng không đúng mẫu mã, quy cách trên hợp đồng kinh tế hay hỗ trợ giá cước vận chuyển cho khách hàng. Cuối tháng kế toán cũng tập hợp trên “Bảng kê chứng từ TK 5322” từ đó lên Nhật ký chứng từ số 8. BIỂU SỐ 2.15: BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Từ ngày 01/12/07 đến 31/12/07 Chứng từ Diễn giải TK TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/12 02/12 27/12 PKT 004 PKT CH009 PC 2154 Chiết khấu 8 Ngọc Khách (có 2% theo HĐ) Chiết khấu cho phiếu thu 1040 Chiết khấu BV K, CH 009 5212 5212 5212 13111 13111 1111 36.015.745 121.294 1.930.290 Tổng cộng: 115.421.589 Ngày .. tháng năm Người lập biểu (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.16: BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Từ ngày 01/12/07 đến 31/12/07 Chứng từ Diễn giải TK TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 05/12 17/12 26/12 PN 98 PN 99 PN 106A Bán chậm, KPC_HĐ 199938, 21649, DN 087 Bán chậm_HĐ 82592, DN 227 Bán chậm_HĐ 32692, DN 222 5312 5312 5312 13111 13111 13111 26.796.000 816.000 1.760.000 Tổng cộng: 222.437.866 Ngày .. tháng năm Người lập biểu (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.17: BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Từ ngày 01/12/07 đến 31/12/07 Chứng từ Diễn giải TK TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 14/12 PC 2106 Hỗ trợ giá, cước vận chuyển T11/07, DN 087 5322 1111 1.914.000 Tổng cộng: 1.914.000 Ngày .. tháng năm Người lập biểu (Ký, họ tên) 2.2.4 Kế toán thanh toán với khách hàng Công ty có rất nhiều khách hàng trong đó có những khách hàng có quan hệ lâu năm. Vì thế trong tổng doanh thu bán hàng của công ty ngoài các khoàn trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay séc thì các khoản trả chậm cũng chiếm một tỷ trọng khá lớn. Việc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục đòi hỏi kế toán phải nắm bắt được thực trạng tài chính của từng khách hàng để đưa ra đưa ra các biện pháp kịp thời để tránh các khoản nợ khó đòi vì thế việc hạch toán chi tiết công nợ của từng khách hàng là hết sức cần thiết. Kế toán sử dụng “Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng” để theo dõi cho từng khách hàng. Các cửa hàng của công ty được coi là khách hàng và cũng có sổ theo dõi riêng. Các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại hay chiết khấu bán hàng đươc theo dõi chi tiết trên “Sổ chi tiết TK 131”. Cuối tháng từ các sổ chi tiết công nợ, kế toán lên “Bảng cân đối số phát sinh công nợ”, “Bảng kê số 11 - Phải thu khách hàng” và “Sổ cái TK 131”. BIỂU SỐ 2.18: SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty TNHH dược phẩm Tân Đức Minh (DN083) Từ ngày 01/12/2007 đến 31/12/2007 Số dư nợ đầu kỳ: 399.880.653 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có Ngày Số 17/12 17/12 17/12 18/12 18/12 19/12 28/12 28/12 28/12 HD 31733 HD 31733 HD 31733 HD 31744 HD 31744 PT 1099 HD 68281 HD 68281 HD 68281 Bán hàng Chiết khấu 5% theo HĐ Tiền thuế VAT Bán hàng (TM) Tiền thuế VAT (TM) Thu tiền HĐ 31744 Bán hàng Chiết khấu 5% theo HĐ Tiền thuế VAT 5112 5212 33311 5112 33311 1111 5112 5212 33311 14.978.200 711.465 5.888.160 294.408 10.090.000 479.275 748.910 6.182.568 504.500 Tổng phát sinh nợ: 169.638.899 Tổng phát sinh có: 149.048.988 Số dư nợ cuối kỳ: 420.470.474 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.19: BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Từ ngày 01/12/2007 đến 31/12/2007 Đơn vị tính: 1000đ STT Mã khách Tên khách Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 2 3 BV 07 CH 03 DN 215 Bệnh viện da liễu Cửa hàng sô 7 Ngọc Khánh Cty CP DP Hưng Yên 73.750 500.168 345.123 210.000 228.375 400.000 200.000 73.750 310.168 373.498 Tổng cộng 25.835.793 4.102.112 3.795.628 26.142.277 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng BIỂU SỐ 2.20: BẢNG KÊ SỐ 11 BẢNG KÊ SỐ 11 Phải thu của khách hàng (TK 131) Tháng 12/2007 Đơn vị tính: 1000 đ STT Tên người mua Số dư nợ đầu tháng Ghi nợ TK 131, ghi có các TK Tổng phát sinh nợ Ghi có TK 131, ghi nợ các TK Tổng phát sinh có Số dư nợ cuối tháng 33311 5111 5112 711 1111 11211 5212 5312 1 2 3 Viện kiểm nghiệm Cty CP DP Thái Bình Cty CP DP Hưng Yên 123.498 266.540 345.123 4.500 5.500 10.875 90.000 110.000 217.500 94.500 115.500 228.375 110.000 130.000 200.000 110.000 130.000 200.000 107.998 252.040 373.498 Tổng cộng 25.835.793 193.717 5.000 3.869.357 34.038 4.102.112 1.339.154 2.356.474 3.795.628 26.142.277 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.21: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 Số dư đầu năm Sổ cái Nợ Có Tài khoản 131 Năm 2007 Ghi có các TK, đối ứng với nợ TK này Tháng 1 Tháng 11 Tháng 12 Tổng 33311 5111 5112 7111 193.717.000 5.000.000 3.869.357.000 34.038.000 Cộng PS Nợ 4.102.112.000 Cộng PS Có 3.795.628.000 Lũy kế PS Nợ Lũy kế PS Có Dư nợ cuối 25.835.793.000 26.142.277.000 Dư có cuối Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty 2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa bao gồm tiền lương, tiền ăn ca, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương. TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì dùng cho việc bảo quản, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa. TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng. Tk 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ng/oài như sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi, tiền thuê vận chuyển sản phẩm, TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. Trên cơ sở các chi phí phát sinh được thể hiện qua bảng tính và phân bổ lương và bảo hiểm, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, CCDC, các phiếu chi,Cuối kỳ kế toán sẽ phản ánh chi phí bán hàng trên “Bảng kê số 5” và “Sổ cái TK 641”. 2.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động chung của doanh nghiệp bao gồm: TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý như tiền lương, tiền ăn trưa, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương. TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý bao gồm các loại văn phòng phẩm. TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425: Chi phí thuế, phí, lệ phí. TK 6246: Chi phí dự phòng. TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. Khi nhận được các chứng từ và hóa đơn phản ánh về chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ kế toán sẽ lên “Bảng kê số 5” và “Sổ cái TK 642”. BIỂU SỐ 2.22: BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI (Trích) Tháng 12 năm 2007 Ghi có TK Ghi nợ TK TK 334 – Phải trả người lao động TK 338 – Phải trả, phải nộp khác TK 335 Chi phí phải trả Tổng cộng Lương Các khoản khác Cộng có TK 334 Kinh phí công đoàn Bảo hiểm Xã hội Bảo hiểm y tế Cộng có TK 338 TK 641 78.540.000 - 78.540.000 1.570.800 11.781.000 1.570.800 14.922.600 - 93.462.600 TK 642 245.699.000 - 245.699.000 4.913.980 36.854.850 4.913.980 46.682.810 - 292.381.810 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.23: BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH (Trích) Tháng 12 năm 2007 Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao (tháng) Nơi sử dụng Toàn DN TK 627 Chi phí SX chung TK 641 Chi phí bán hàng TK 642 Chi phí quản lý DN Nguyên giá TSCĐ Số khấu hao Số khấu hao trích tháng trước Số khấu hao TSCĐ tăng trong tháng Số khấu hao TSCĐ giảm trong tháng Số khấu hao trích tháng này 120 35.080.457.972 292.337.150 292.337.150 220.395.398 220.395.398 6.452.780 6.452.780 62.489.572 62.489.572 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.24: BẢNG KÊ SỐ 5 BẢNG KÊ SỐ 5 THÁNG 12 NĂM 2007 TẬP HỢP CHI PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN, CHI PHÍ BÁN HÀNG, CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 334 3382 3383 3384 15221 15222 1524 1527 15312 641 78.540.000 1.570.800 11.781.000 1.570.800 452.570 31.855 642 245.699.000 4.913.980 36.854.850 4.913.980 3.562.474 5.175.182 214 1111 11211 131 155 141 14221 Tổng cộng 641 6.452.780 85.881.400 5.868.700 66.741.804 318.154 259.159.863 642 62.489.572 137.051.000 15.758.500 1.987.000 95.164.712 404.576.350 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.4 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty Cuối kỳ kết chuyển các TK doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp về TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. Từ các số liệu trên kế toán vào “Nhật ký chứng từ số 8” và “Sổ cái TK 911” từ đó xác định số lãi, lỗ của hoạt động tiêu thụ thành phẩm. BIẾU SỐ 2.25: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 THÁNG 12 NĂM 2007 STT TK Nợ Tên TK Nợ C131 C141 C154 C155 C157 C133 C511 C515 C521 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 111 112 131 155 157 331 333 511 515 521 531 632 635 641 642 711 911 Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Phải thu khách hàng Thành phẩm Hàng gửi đi bán Phải trả cho người bán Thuế và các khoản phải nộp Doanh thu bán hàng Doanh thu hoạt động tài chính Chiết khấu thương mại Hàng bán bị trả lại Giá vốn hàng bán Chi phí hoạt động tài chính Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Thu nhập khác Xác định kết quả kinh doanh 1339154000 2356474000 225426149 4983881 77671674 99677620 66741804 1987000 5960000 95164712 4127722341 7978979 1039479982 6453114292 318154 5441329 1120211747 2181034 335495541 3874357000 4600000 85565262 115421589 Cộng 4172116128 101124712 4135701320 7492912428 1125653076 337676575 3874357000 90165262 115421589 STT TK Nợ Tên TK Nợ C531 C532 C632 C635 C641 C642 C711 C911 Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 111 112 131 155 157 331 333 511 515 521 531 632 635 641 642 711 911 Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Phải thu khách hàng Thành phẩm Hàng gửi đi bán Phải trả cho người bán Thuế và các khoản phải nộp Doanh thu bán hàng Doanh thu hoạt động tài chính Chiết khấu thương mại Hàng bán bị trả lại Giá vốn hàng bán Chi phí hoạt động tài chính Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Thu nhập khác Xác định kết quả kinh doanh 222437866 1914000 146622041 7426703998 325508499 259159863 404576350 26076000 34037137 8.164.563.363 90165262 60113137 1386734364 2442039262 4243889678 4313822848 1039479982 225426149 4983881 8504336818 205586851 77671674 99677620 7573326039 67059958 97949591 60113137 8415948710 Cộng 222437866 1914000 7573326039 325508499 259159863 404576350 60113137 8314841762 38758046562 Đã ghi sổ cái ngàythángnăm Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Lập, ngàythángnăm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) BIỂU SỐ 2.26: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911 Số dư đầu năm Sổ cái Nợ Có Tài khoản 911 Năm 2007 Ghi có các TK, đối ứng nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 12 Cộng 632 641 642 635 811 421 7.426.703.998 259.159.863 404.576.350 325.508.499 21.896.529 43.563.017 Cộng PS Nợ 8.481.408.226 Cộng PS Có 8.481.408.226 Lũy kế PS Nợ Lũy kế PS Có Dư nợ cuối Dư có cuối Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phần 3: Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 3.1 Đánh giá bộ máy quản lý của công ty 3.1.1 Ưu điểm Công ty đã lựa chọn mô hình trực tuyến chức năng một thủ trưởng. Điều này là phù hợp để thống nhất mệnh lệnh tránh sự rối loạn, gắn trách nhiệm với cá nhân cụ thể và để cung cấp thông tin rõ ràng. Bộ máy quản lý của công ty gon nhẹ, việc phân chia trách nhiệm rõ ràng theo chức năng giữa các phòng ban giúp công việc không bị chồng chéo, gián đoạn đảm bảo yêu cầu quản lý và hoạt động có hiệu quả. Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty ngoài có trình độ cao còn có tinh thần trách nhiệm, hăng say trong công việc. 3.1.2 Tồn tại Do công ty mới chuyển sang cổ phần hoá nên vẫn còn có bộ phận làm việc chưa theo cơ chế thị trường và theo hình thức cổ phần hoá. 3.2 Đach giá bộ máy kế toán tại công ty 3.2.1 Ưu điểm Bộ máy kế toán được xây dựng hợp lý về mô hình vì quy mô công ty lớn, không có sự phân tán quyền lực, kinh doanh tập trung về mặt không gian và mặt bằng kinh doanh và có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại nhanh chóng. Các nhân viên đều có trình độ nghiệp vụ cao và có kinh nghiệm trong công tác kế toán. Mỗi người được sắp xếp công việc phù hợp với mình nên đều có ý thức phấn đấu hoàn thiện bản thân. 3.2.2 Tồn tại Trong công tác kế toán, các phần hành phụ thuộc khá nhiều vào nhau nên cần phải có sự phối kết hợp chặt chẽ để hoàn thành tốt công việc. 3.3 Đánh giá kết quả về tổ chức hệ thống hạch toán kế toán 3.3.1 Ưu điểm Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách một cách khoa học, hợp lý ngoài ra còn có những thay đổi sáng tạo phù hợp với tình hình thực tế. Các chứng từ, sổ sách được phân loại và tổ chức lưu trữ một cách khoa học. Hình thức Nhật ký chứng từ tuy khá phức tạp nhưng nó phù hợp với những nơi có các nghiệp vụ phát sinh nhiều và đa dạng như công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2. Hình thức ghi sổ này còn tránh được sự trùng lặp. Hệ thống tài khoản được mở phù hợp với tình hình của công ty. Việc mở các tài khoản con cấp 2, cấp 3, cấp 4 đã trợ giúp đắc lực trong quá trình định khoản, ghi sổ kế toán. Các báo cáo kế toán luôn được lập đầy đủ và nộp đúng thời gian quy định cho cơ quan thuế và cơ quan chủ quản là Tổng công ty Dược Việt Nam. Bên cạnh đó còn có một số báo cáo nội bộ phục vụ hữu hiệu cho công tác quản trị. Các phần hành kế toán được tổ chức khá hoàn chỉnh, các phương pháp kế toán áp dụng khá phù hợp với đặc điểm mỗi phần hành. Việc áp dụng kế toán máy giúp việc nhập dữ liệu đơn giản, sửa chữa kịp thời, tìm kiếm nhanh, các số liệu, báo cáo được tính toán ngay trên máy tính tránh được sai sót, gian lận khi làm bằng tay. Phần mềm kế toán này đã giúp giảm bớt thời gian và tiền bạc của công ty. 3.3.2 Tồn tại Công việc hạch toán kế toán thường bị dồn vào cuối tháng, cuối kỳ và có thể bị chuyển sang tháng, kỳ tiếp theo do sự phụ thuộc của các khâu với nhau. Công ty tính giá trị nguyên vật liệu xuất dùng theo phương pháp bình quân gia quyền và xác định giá trị sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính. Độ chính xác của các phương pháp này không cao. Mặt khác cần phải tăng cường kiểm tra việc để vật liệu xuất cho sản xuất thừa vào cuối tháng tại phân xưởng. Kế toán máy hiện chỉ sử dụng ở một số phần hành, một số phần hành còn lại vẫn phải làm bằng tay. Vì thế vẫn gặp khó khăn trong kết hợp giữa các phần hành. Công việc cần thực hiện vẫn còn khá nặng nề. 3.4 Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại công ty 3.4.1 Những ưu điểm Trong công ty kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm là một khâu quan trọng với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, đa dạng và thường xuyên. Kế toán tiêu thụ tại công ty đã đảm bảo được việc ghi chép sổ sách kịp thời, trung thực và đầy đủ, đạt được các yêu cầu quản lý đặt ra. Hai nhân viên kế toán phụ trách khâu tiêu thụ trong công ty có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề đã làm nâng cao chất lượng của công tác hạch toán tiêu thụ trong công ty. Công ty đã có các biện pháp đa đạng hóa sản phẩm, đa dạng hóa phương thức tiêu thụ, thanh toán và thực hiện nhiều các chính sách quảng bá cho sản phẩm của mình nhằm thu hút khách hàng mặt khác các thủ tục mua bán, thanh toán nhanh gọn, hợp lý và chất lượng thành phẩm của công ty ngày càng được nâng cao cũng làm cho khách hàng tin tưởng. Các hình thức ưu đãi và xúc tiến bán hàng của công ty có tác dụng kích cầu, công ty còn sử dụng chiết khấu với các khách hàng lớn và thường xuyên và tổ chức đội tiếp thị sản phẩm do vậy thương hiệu của công ty ngày càng có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. Kế toán tiêu thụ đã tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu đề ra: các hóa đơn chứng từ sử dụng đều tuân thủ theo mẫu của Bộ Tài chính, quy trình luân chuyển chứng từ tương đối nhanh, kế toán đã mở tương đối đầy đủ các sổ chi tiết để theo dõi tình hình xuất nhập tồn của thành phẩm trên cả 3 chỉ tiêu số lượng, đơn giá và thành tiền. Kế toán tiêu thụ có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán, thủ kho và các nhân viên quản lý phân xưởng đảm bảo sự chính xác của số liệu ngoài ra việc phát hiện sai sớt dễ dàng do có nhiều khâu kiểm tra. Công ty đã có các hình thức đa dạng hóa các loại hình chứng từ để phù hợp với tình hình hoạt động của mình thể hiện ở việc công ty đã mở ra “Giấy xin khất nợ”. “Giấy xin khất nợ” được lập khi bán chịu cho khách hàng với mục đích xác đinh chắc chắn nghĩa vụ trả tiền của người nhận nợ: GIẤY XIN KHẤT NỢ Tên tôi là : Nguyễn Văn A Chức vụ : Nhân viên Đơn vị công tác : Công ty Cổ phần B Xin khất : Nợ Số hoá đơn : 31741 Hình thức thanh toán : TM/CK Hà Nội, ngày 25 tháng 12 năm 2007 Người giao hàng (Ký, họ tên) Người nhận nợ (Ký, họ tên) Bên cạnh những ưu điểm trên công tác kế toán tiêu thụ của công ty vẫn còn những tồn tại cần khắc phục nhằm phù hợp với yêu cầu quản lý và nâng cao chất lượng của công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm. 3.4.2 Những tồn tại Hoạt động tiêu thụ của công ty dàn trải trên rất nhiều các mặt hàng mà chưa xác định được mặt hàng nào là chủ lực để đầu tư chiếm ưu thế trên thị trường. Công ty chưa thực sự trú trọng đến công tác xúc tiến bán hàng nhất là việc quảng bá hình ảnh của công ty. Công ty không tổ chức sổ chi tiết bán hàng mà chỉ theo dõi tình hình bán hàng, doanh thu qua các hóa đơn bán hảng và bảng kê hóa đơn bán hàng điều này chỉ mang tính liệt kê thành phẩm bán ra mà không có tính hạch toán. Bảng kê hóa đơn bán hàng chỉ phản ánh chỉ tiêu giá trị mà không có chỉ tiên số lượng, để theo dõi chỉ tiêu số lượng và tên khách hàng thì phải xem lại hóa đơn bán hàng, điều này rất khó cho việc đối chiếu kiểm tra. Công ty theo dõi doanh thu và giá vốn chưa theo danh điểm thành phẩm. Điếu đó làm cho thông tin cung cấp bị hạn chế, sẽ không biết mặt hàng nào đang kinh doanh bị thua lỗ vì thế có thể dẫn đến việc đưa ra các quyết định sai lầm hay không có các điều chỉnh phù hợp Trong năm 2007 công ty sử dụng mức chiết khầu bán hàng từ 1% đến 3% mức này còn thấp chưa mang lại hiệu quả lớn và chưa làm tăng khả năng thanh toán của đơn vị. Mức chiết khấu phù hợp có tác dụng rất quan trọng, công ty nên có cân nhắc trong việc nâng cao mức chiết khấu này. Việc cho khách hàng nợ là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh. Nhưng số dư của tài khoản phải thu khách hàng vào năm 2007 lên tới gần 29 tỷ đồng. Số tiền phải thu là lớn nhưng công ty không lập dự phòng cho khoản phải thu này điều này có thể dẫn đến những tác động xấu cho tình hình tài chính của công ty. Theo nguyên tắc thận trọng thì các công ty phải lập dự phòng cho các khoản phải thu của mình. Công ty phải có các biện pháp đôn đốc khách hàng trả tiền cũng như phân tích tình hình tài chính của khách hàng khi cho phép họ nợ tiền. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán máy nên khi khách hàng thanh toán ngay công ty vẫn sử dụng TK 131 để hạch toán sau đó mới chuyển sang TK 111 hay TK 112 điều này làm đơn giản công tác kế toán nhưng mặt khác nó làm cho các định khoản sẽ phát sinh nhiều hơn thực tế. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty tương đối lớn đặc biệt là chi phí quản lý doanh nghiệp (năm 2007 chi phí này là hơn 7 tỷ đồng). Công ty cần có các biện pháp giảm bớt những chi phí không thực sự cần thiết. Ngoài ra việc đưa toàn bộ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp trong kỳ vào xác định kết quả tiêu thụ là chưa chính xác mà phải phân bổ cho sản phẩm tồn kho cuối kỳ, phần chi phí phục vụ cho thành phẩm xuất bán trong kỳ mới đưa vào xác định kết quả tiêu thụ. Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accouting, phần mềm này chưa áp dụng cho toàn bộ các phần hành nên khó cho việc nối mạng cục bộ nhằm giảm thiểu các công việc kế toán cần thực hiện nhất là trong việc đối chiếu và tổng hợp số liệu. 3.5 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiên thụ thành phẩm tại công ty Công ty cần sử dụng phần mềm kế toán máy trong tất cả các phần hành kế toán để giảm thiểu công việc cần thực hiện, tăng độ chính xác cho các thông tin. Vì kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm là khâu cuối cùng nên cần các thông tin chính xác từ các phần hành kế toán trước vì thế cần hoàn thiện phần mềm kế toán máy hiện nay ngoài ra cần phải nâng cao trình độ của đội ngũ kế toán nhằm nâng cao năng suất lao động và đảm bảo tính hiệu quả trong công việc. Công ty cần xem xét lại kết cấu sản phẩm để bố trí sản xuất một cách hợp lý. Hiện tại các mặt hàng có giá trị kinh tế cao cần thiết phải sản xuất thêm để tăng giá trị doanh thu của đơn vị. Công ty cũng cần tăng cường khâu nghiên cứu để có các sản phẩm mới, có giá trị kinh tế cao thì mới đem lại hiệu quả kinh tế. Vì hiện nay trên thị trường có rất nhiều các đơn vị sản xuất kinh doanh dược phẩm nên cần thiết phải có nhiều mặt hàng độc quyền thì mới có thể cạnh tranh được. Đặc biệt công ty đang xây dựng thêm nhà máy mới nên chiến lược sản phẩm và chiến lược tiêu thụ sản phẩm cần phải được công ty chuẩn bị ngay từ bây giờ. Sản phẩm thuốc của công ty và thương hiệu của công ty có uy tín lớn trên các thị trường vì vậy công ty cần hoàn thành việc xây dựng quy trình sản xuất dược phẩm đạt tiêu chuẩn GMP - WHO. Công ty cần đề ra mức chiết khấu bán hàng phù hợp để làm tăng khả năng thanh toán của đơn vị, mức tối thiểu của tỷ lệ chiết khấu phải lớn hơn mức lãi suất tiền gửi ngân hàng để tránh tình trạng khách hàng không trả tiền ngay mà gửi vào ngân hàng để hưởng tiền lãi. Công ty còn nên đa dạng các hình thức xúc tiến bán hàng, tiến hành quảng bá cho các sản phẩm mới nhằm nâng cáo hình ảnh, uy tín của công ty trên thị trường. Công ty nên mở Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán của toàn bộ công ty là số liệu tổng hợp của Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng gửi bán theo từng cửa hàng của công ty. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN HÀNG GỬI BÁN CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2 Tháng 12 năm 2007 STT Tên cửa hàng Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Cửa hàng 95 Láng Hạ 2 Cửa hàng 2 Ngọc Khánh 3 Cửa hàng 5 Ngọc Khánh 4 Cửa hàng 7 Ngọc Khánh 5 Cửa hàng giới thiệu SP Tổng Kế toán lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngoài ra công ty nên mở sổ chi tiết bán hàng theo mẫu sổ như Bộ Tài chính quy định để theo dõi chi tiết và toàn diện trên các chỉ tiêu thời gian, khách hàng, mặt hàng số lượng, đơn giá, doanh thu và các khoản giảm trừ mà ta không thể theo dõi trên Bảng kê hóa đơn bán hàng. Công ty cũng nên giảm bớt các Bảng kê liên quan đến kế toán tiêu thụ thành phẩm. SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên thành phẩm: Vitamin C500 mg Tháng 12 năm 2007 Đơn vị tính: VNĐ NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Doanh thu Thuế GTGT Các khoản giảm trừ SH NT SL ĐG TT Cộng số phát sinh - Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Lãi gộp Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty nên theo dõi chi tiết doanh thu tại các cửa hàng và tại công ty bằng cách mở thêm các tiểu khoản như TK 51121: Doanh thu bán thành phẩm tại công ty, TK 51122: Doanh thu bán thành phẩm tại cửa hàng số 2 Ngọc Khánh, Công ty cần phải có thêm TK 139 để dự phòng các khoản phải thu khó đòi không làm ảnh hưởng nhiều đến tình hình tài chính của công ty. Cuối kỳ căn cứ vào số dư tài khoản 131 để xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần thiết. Kế toán sẽ ghi: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi. Nếu các khoản nợ phài thu khó đòi thực sự không thu được thì kế toán sẽ ghi bút toán xóa nợ: Nợ TK 139: Số đã lập dự phòng Nợ TK 642: Số tiền chưa lập dự phòng Có TK 131, 138: Số tiền không thu được. Đồng thời kế toán ghi: Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý. Vào cuối kỳ kế toán, kế toàn xác định lại số tiền cần lập dự phòng trong năm sau và so sánh với số còn lại của năm nay. Nếu số tiền cần lập dự phòng năm sau lớn hơn thì kế toán sẽ phản ánh số tiền tăng thêm như sau: Nợ TK 642 Có TK 139. Còn nếu số tiền cần lập dư phòng năm sau thấp hơn thì phần chênh lệch sẽ được định khoản như sau: Nợ TK 139 Có TK 642. Hiện nay công ty còn hạch toán các khoản thu nhập cho thuê Kiốt vào TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính và khoản doanh thu này không tính thuế GTGT Kế toán hạch toán cụ thể là: Nợ TK 111: Tiền mặt. Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính. Việc hạch toán này là không chính xác đây được coi là khoản doanh thu và phải tính thuế. Công ty phải định khoản là: Nợ TK 111: Tiền mặt. Có TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp. Kết luận Sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 cũng như đi sâu nghiên cứu tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán và phần hành kế toán tiêu thụ đã giúp em nhận thấy sự khác biệt giữa thực tế với những lý thuyết đã được học. Việc vận dụng chế độ kế toán linh hoạt vào tình hình thực tế của mỗi doanh nghiệp là hết sức cần thiết để làm giảm bớt khối lượng công việc cần phải thực hiện cũng như thuận tiện cho công tác quản lý, điều hành, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Về công tác quản lý, công ty đã xây dựng cho mình một cơ chế quản lý phù hợp, gon nhẹ và hoạt động rất hiệu quả. Công tác kế toán của công ty phần lớn đã phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Điều này đã góp phần không nhỏ vào thành công của công ty trong những năm vừa qua. Tuy nhiên công ty cần khắc phục những tồn tại đặc biệt trong phần hành kế toán tiêu thụ để làm giảm bớt khối lượng công việc cần thực hiện và nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm của công ty trên thị trường. Công ty cần phát huy những thành tựu đã đạt được và giải quyết những hạn chế còn tồn tại để công ty ngày càng phát triển lớn mạnh xứng đáng danh hiệu lá cờ đầu ngành Dược Việt Nam. Em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ của thầy giáo TS. Trần Quý Liên cùng các cô các chú phòng kế toán công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp Chủ biên PGS.TS. Đặng Thị Loan năm 2006 2. Lý thuyết thực hành kế toán tài chính Chủ biên PGS.TS. Nguyễn Văn Công năm 2006 3. Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán Chủ biên PGS.TS. Nguyễn Thị Đông năm 2003 4. Số liệu kế toán được cung cấp bởi phòng kế toán công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 5. Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC 6. Website: www.mof.gov.vn 7. Website: www.donpharma.vn