Đề tài Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú

Nhập, ngày 25 tháng 03 năm 2008 Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho ( Ký, ghi họ tên) ( Ký, ghi họ tên) ( Ký, ghi họ tên) Biểu 10: Mẫu Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Cuối kỳ, căn cứ trên các chứng từ này, Sổ cái TK 531 để theo dõi tình hình hàng bán bị trả lại trong kỳ. Mẫu sổ cái TK 531 tháng 03/2008 như sau: Công ty TNHH TM và Tin Học TInh Tú SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 531 – Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 30/03/2008 Số dư nợ đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số phát sinh Ghi chú Số Ngày Nợ Có PN035 25/03/08 Hàng bán bị trả lại Phương Anh CPIB HSA1 131 1.653.909 819.636 K/c hàng bán bị trả lại Phương Anh 511 2.473.545 Tổng phát sinh Nợ: 2.473.545 Tổng phát sinh Có: 2.473.545 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Biểu 11: Mẫu Sổ cái TK 531 - Giảm giá hàng bán Công ty chủ yếu thực hiện chính sách khuyến mãi cho khách hàng khi mua sản phẩm của công ty, còn hình thức giảm giá hàng bán ít khi diễn ra, chỉ trừ các trường hợp hàng đã xuất bán nhưng không đảm bảo đúng yêu cầu của khách hàng và khách hàng không yêu cầu phải đổi lại hàng mà yêu cầu công ty giảm giá hàng bán cho số hàng không đúng yêu cầu đó. Đối với trường hợp khách hàng đã thanh toán thì công ty có thể trả lại phần tiền hàng thừa hoặc bù trừ công nợ nếu như khách hàng vẫn còn nợ tiền hàng trước đó của công ty. Công ty sử dụng TK 532 để theo dõi các khoản giá hàng bán. Cũng giống như TK 531, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc là công văn thoả thuận giữa hai bên, sau đó tiến hành nhập liệu và in ra “ Sổ chi tiết giảm giá hàng bán”, “Sổ cái TK 532” ,... 2.2.4:Kế toán thanh toán với người mua Với hệ thống chi nhánh ở hầu hết khắp cả nước nên khách hàng của công ty cũng hết sức đa dạng: Khách hàng thường xuyên, khách hàng không thường xuyên cả khách hàng mua với số lượng lớn lẫn khách hàng mua lẻ. Các hình thức thanh toán cũng rất phong phú, khách hàng có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, tiền giử ngân hàng, với những khách hàng lâu năm có uy tín với công ty thì có thể thanh toán theo hình thức trả chậm nhưng chỉ trong khoản thời gian là 25 ngày nếu quá hạn thì công ty sẽ phải trả lãi suất theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Ngoài ra, với khách hàng không thường xuyên thì công ty yêu cầu đặt trước tiền hàng (khoảng 15% đến 20% giá trị hợp đồng) phần còn lại khách hàng phải thanh toán dứt điểm sau 5 ngày kể từ ngày giao hàng cho khách hàng. Công ty có riêng kế toán theo dõi các khoản công nợ và công tác thu nợ cũng diễn ra rất tốt chính vì vậy các khoản phải thu khách hàng được quản lý rất chặt chẽ, không phải lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Để theo dõi các khoản phải thu công ty mở các sổ kế toán chi tiết công nợ, sổ cái TK 131, bảng kê chi tiết công nợ. Trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì ngoài việc lập hoá đơn GTGT kế toán còn lập phiếu thu tiền. Phiếu thu này công ty không giao cho khách hàng mà được giữ lại để làm căn cứ ghi sổ chi tiết công nợ và doanh thu bán hàng, trừ trường hợp khách hàng yêu cầu thì kế toán sẽ viết cho khách hàng giấy chứng nhận nộp tiền. Theo ví dụ 1: Ngày 04/03/2008 công ty Rồng Bắc thanh toán ngay 60% bằng tiền mặt là 11.220.000đ. Kế toán sẽ lập phiếu thu tiền mặt cho nghiệp vụ này như sau: Biểu số 12: Phiếu thu tiền mặt Mẫu số: 01-TT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Đơn vị: Công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú Địa chỉ: 859- Đại lộ Hùng Vương – Phú Thọ Quyển số: 3 Số: Nợ TK 111 Có TK 5111,33311 PHIẾU THU Ngày 04 tháng 03 năm 2008 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Hữu Thành Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do nộp: Thu tiền bán hàng trả ngay theo hoá đơn số 0001965 Số tiền: 11.220.000đ Số tiền bằng chữ: Mười một triệu hai trăm hai mươi nghìn đồng Ngày 04 tháng 03năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đ óng d ấu ) (Ký, họ tên) Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hoặc uỷ nhiệm chi thì khách hàng sẽ thông qua tài khoản công ty ở Ngân hàng Công Thương hay qua ngân hàng Đầu tư. Khi khách hàng thông báo trả tiền và chuyển trả vào tài khoản của công ty thì ngân hàng sẽ gửi giấy báo có và sổ chi tiết tiền gửi, khi nhận được giấy báo có kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết tài khoản 131 và sổ chi tiết tiền gửi. Do số lượng khách hàng rất lớn nên công ty không thể mở sổ kế toán chi tiết cho từng khách hàng, với những khách hàng thường xuyên và mua hàng với số lượng lớn thì công ty mở sổ chi tiết công nợ riêng. Hiện nay, công ty đang mở sổ chi tiết công nợ cho hai khách hàng là công ty TNHH Rồng Bắc và công ty cổ phần dịch vụ và thương mại Bình An, còn với những khách hàng không thường xuyên thì Công ty mở chung trên một số kế toán. Đến cuối tháng công ty sẽ tiến hành đối chiếu công nợ, thanh toán bù trừ qua điện thoại hoặc có sự giao dịch trực tiếp đối với những khách hàng thường xuyên. Kế toán thanh toán dựa trên kết quả sự đối chiếu này để lập biên bản xác nhận nợ. Theo ví dụ 3: Công ty cổ phần và thương mại Bình An mua hàng ngày 24/03/2008 và còn nợ 12.540.000đ nhưng đến ngày 29/03/2008 công ty cổ phần và thương mại Bình An trả trước hạn số tiền thêm là 4.290.000đ. Vậy ngày 30/03/2008 kế toán lập biên bản xác nhận nợ. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc .******...*** BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ Hà nội, ngày 30 tháng 03 năm 2008 Hôm nay chúng tôi gồm: Ông (bà): Đinh Văn Trương Đại diện: Công ty TNHH Thương mại và Tin học Tinh Tú. Địa chỉ: Số 856 - Đại lộ Hùng Vương - Việt trì - PT Ông (bà): Hoàng Văn Minh Đại diện: Công ty Cổ Phần dịch vụ và thương maị Bình An. Địa chỉ: Số 32 - Đường Thanh Xuân - Việt Trì - PT Tại ngày 30/03/2008 hai bên cùng nhau đối chiếu công nợ và xác định: Công ty Cổ Phần dịch vụ và thương mại Bình An còn nợ công ty TNHH Thương mại và Tin học Tinh Tú số tiền: 8.250.000đ. Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Công ty Cổ Phần dịch vụ và thương mại Bình An phải có trách nhiệm trả cho công ty TNHH Thương mại và Tin học Tinh Tú theo thời gian ghi trên hợp đồng. Đại diện công ty Bình An Đại diện công ty Tinh T ú (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biếu số 13: Biên bản xác nhận công nợ Theo ví dụ 2: Công ty TNHH Rồng Bắc nợ của công ty TNHH Thương mại và Tin học Tinh Tú 7.480.000đ theo hoá đơn số 0001965 ngày 04/03/2008 nhưng đến 18/03/2008 công ty TNHH Rồng Bắc đã thanh toán hết số nợ cho nghiệp vụ mua máy tính HP -200MK ngày 04/03/2008 bằng tiền mặt. Theo sổ chi tiết thanh toán với công ty Rồng Bắc thì số dư cuối tháng 3 là 20.561.000đ. Theo ví dụ 3: Công ty Cổ phần Dịch Vụ & Thương mại Bình An nợ của công ty TNHH Thương mại và Tin học Tinh Tú 20.900.000đ theo hoá đơn số 0001356 ngày 24/03/2008 nhưng đến 30/03/2008 công ty Cổ Phần Dịch Vụ & Thương mại Bình An thanh toán qua chuyển khoản thông qua NH Công Thương là:7.700.000đ. Theo sổ chi tiết thanh toán với công ty Cổ phần Dịch Vụ & Thương mại Bình An thì số dư cuối tháng 3 là 8.000.000đ. Biểu số 14 Đơn vị: Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú Địa chỉ: Số 859 Đại lộ Hùng Vương, Việt trì, PT SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Đối tượng: Công ty TNHH Rồng Bắc Tháng 03 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 20 561 000 0001965 04/12 Bán hàng 5111 33311 6 800 000 680 000 0003196 28/12 Bán hàng 5111 33311 18 240 000 1 824 000 2316 28/12 Thanh toán bằng TM 111 11 220 000 Cộng P/S 1 235 100 000 1 245 000 000 Số dư CK 10 661 000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Biểu số 15 Đơn vị: Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú Địa chỉ: Số 859 Đại lộ Hùng Vương, Việt trì, PT SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Đối tượng: Công ty CP TM&DV Bình An Tháng 03 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư ĐK 8 000 000 0003156 24/12 Bán hàng 5111 33311 19 000 000 1 900 000 0002220 28/12 Bán hàng 5111 33311 16 150 000 1 615 000 .................. ... 4645 29/12 Thanh toán TM 111 8 360 000 Cộng P/S 1 423 500 000 1 415 481 000 Số dư CK 16 019 000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Cuối mỗi tháng căn cứ vào các sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, kế toán sẽ lập bảng tổng hợp chi tiết TK 131. Biểu số 16 Đơn vị: Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú Địa chỉ: Số 859 Đại lộ Hùng Vương, Việt trì, PT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Tháng 03 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có CT TNHH Rồng Bắc 20 561 000 1 235 100 000 1 245 000 000 10 661 000 Cường Ngân – Lao Cai 5 000 000 80 250 000 78 243 00 7 007 000 . . . . . CT TNHH Cường Hoà 12 250 000 64 050 000 62 560 000 13 740 000 ... ... ... ... ... ... ... CT TNHH Phú Cường 7 230 000 45 230 000 46 250 000 6 210 000 ... ... ... ... ... ... ... CT CP TM&DV Bình An 8 000 000 1 423 500 000 1 415 481 000 16 019 000 ... ... ... ... ... ... CT Cổ phần Việt Tin 19 560 000 65 210 000 60 256 000 24 514 000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng 870 000 000 9 800 000 000 10 150 261 000 519 739 000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Cuối mỗi tháng kế toán căn cứ vào các hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, biên bản xác nhận công nợ, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng để lập chứng từ ghi sổ tổng hợp cho tất cả các khách hàng mua hàng của công ty. Biểu số 17 Đơn vị: Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú Địa chỉ: Số 859 Đại lộ Hùng Vương, Việt trì, PT CHỨNG TỪ GHI SỔ Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 ... ... . 001965 04/03 Bán hàng cho CT TNHH Rồng Bắc 131 5111 6 800 000 ... 0003196 24/03 Bán hàng cho CT CPDV&TM Bình An 131 5111 19 000 000 Cộng 9 800 000 000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Biểu số 18 Đơn vị: Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú Địa chỉ: Số 859 Đại lộ Hùng Vương, Việt trì, PT CHỨNG TỪ GHI SỔ Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 001965 04/03 VAT đầu ra của HĐ 0001965 131 33311 680 000 0003196 24/03 VAT đầu ra của HĐ 0003156 131 33311 1 900 000 Cộng 980 000 000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Khác với các phần hành kế toán khác phần hành phải thu khách hàng của công ty không lập chứng từ ghi sổ riêng mà lập tổng hợp cho các khách hàng mua máy tính trong tháng, chính vì vậy để tránh lặp lại không cần thiết từ chứng từ ghi sổ kế toán không lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà vào luôn sổ cái TK 131. Biểu số 19 Đơn vị: Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú Địa chỉ: Số 859 Đại lộ Hùng Vương, Việt trì, PT SỔ CÁI TK 131 - Phải thu khách hàng Tháng 03 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có SDĐK 870. 000 .000 30/3 DT bán hàng tháng 03/2008 511.1 9 .800 .000. 000 30/3 VAT đầu ra tháng 03/2008 33311 980. 000. 000 Cộng PS 10. 780. 000. 000 10. 150. 261. 000 SDCK 519. 739. 000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng 2.2.5: Kế toán thuế GTGT đầu ra Công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ và nộp thuế theo tháng. Cuối tháng kế toán căn cứ Sổ chi tiết TK 511 và TK 131, Bảng nhập hàng hoá để lập bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ mua vào và bán ra. Sau đó kế toán lấy tổng số thuế GTGT từ bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra trừ tổng thuế GTGT từbảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào tính thuế GTGT phải nộp Mẫu bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra ( Biểu 20) như sau” BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo Tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Mặt hàng máy tính Tháng 03 năm 2008 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Thương mại và Tin h ọc Tinh Tú Địa chỉ: S ố 856 – Đại lộ Hùng v ương - Vi ệt trì - Phú Thọ Đơn vị tính: Đồng Hoá đơn, chứng từ bán Tên khách hàng MS thuế khách hàng Mặt hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế suất Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu hoá đơn Số hoá đơn NT năm phát hành 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ... AA/2006T-VTMK 0001965 04/03/2008 Công ty TNHH Rồng Bắc 0101944124 PA-200MK 17 000 000 10% 1 700 000 AA/2006T-VTMK 0003156 24/03/2008 CT CP DV & TM Bình An 0101738315 PA-200RBE 38 000 000 10% 3 800 000 Cộng 11 782 000 000 11 782 000 000 Biểu số 2.4: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra 2.3: Kế toán xác định kết qủa kinh doanh 2.3.1: Xác định kết qủa kinh doanh tại công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú Cuối tháng, sau khi đã hoàn thành mọi công việc như nhập chứng từ, phân bổ các loại chi phí cho các hoạt động tương ứng, kế toán tiến hành xác định kết quả toàn bộ các hoạt động của công ty và cụ thể cho từng hoạt động và thông tin được gửi cho Ban giám đốc và Hội đồng quản trị. Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, Doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình bán hàng, hàng hoá Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú cũng vậy, để bán được hàng hoá công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng công ty sử dụng TK 641 “ chi phí bán hàng” trong TK này các chi phí như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, chi phí vận chuyển hàng hoá, giới thiệu sản phẩm... việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ TK 641. Mọi chi phí bán hàng, được tập hợp và phân bổ vào cuối tháng. Chi phí bán hàng được theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và được kết chuyển sang TK 911 – “ Xác định kết quả kinh doanh”. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ: Biểu số 20 Đơn vị: Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú Địa chỉ: Số 859 - Đại lộ Hùng Vương - Việt trì – PT CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 94 TK 641 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Trả lương CBCNV 641 111 1.100.000 Cộng 1.100.000 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Người lập Kế toán trưởng Căn cứ vào chứng từ ghi sổ hàng ngày, cuối tháng lập sổ cái TK 641 Biểu số 21 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 3 năm 2008 Tài khoản: - Chi phí bán hàng Số hiệu TK 641 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH Ngày tháng PS Nợ PS Có 30/3 91 29/3 Chi phí bán hàng 1111 329.000 30/3 94 30/3 Phải trả nhân viên BH 334 1.100.000 30/3 96 30/3 Xác định kết quả kinh doanh 911 1.429.000 Cộng phát sinh 1.429.000 1.429.000 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập ngày 30 tháng 3 năm 2008 Kế toán trưởng Người ghi sổ Cuối kỳ, căn cứ trên các chứng từ này, phần mềm sẽ hỗ trợ kết xuất Sổ cái TK531 để theo dõi tình hình hàng bán bị trả lại trong kỳ. Mẫu sổ cái TK531 tháng 03/2008 như sau: Công ty TNHH TM và Tin Học TInh Tú SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 531 – Hàng bán bị trả lại Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 30/03/2008 Số dư nợ đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số phát sinh Ghi chú Số Ngày Nợ Có PN035 25/03/08 Hàng bán bị trả lại P.Anh CPIB HSA1 131 1.653.909 819.636 K/c hàng bán bị trả lại P.Anh 511 2.473.545 Tổng phát sinh Nợ: 2.473.545 Tổng phát sinh Có: 2.473.545 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 30 tháng 03năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Biểu 23: Mẫu Sổ cái TK 531 - Giảm giá hàng bán Công ty chủ yếu thực hiện chính sách khuyến mãi cho khách hàng khi mua sản phẩm của công ty, còn hình thức giảm giá hàng bán ít khi diễn ra, chỉ trừ các trường hợp hàng đã xuất bán nhưng không đảm bảo đúng yêu cầu của khách hàng và khách hàng không yêu cầu phải đổi lại hàng mà yêu cầu công ty giảm giá hàng bán cho số hàng không đúng yêu cầu đó. Đối với trường hợp khách hàng đã thanh toán thì công ty có thể trả lại phần tiền hàng thừa hoặc bù trừ công nợ nếu như khách hàng vẫn còn nợ tiền hàng trước đó của công ty. Công ty sử dụng TK 532 để theo dõi các khoản giá hàng bán. Cũng giống như TK 531, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc là công văn thoả thuận giữa hai bên, sau đó tiến hành nhập liệu và in ra “ Sổ chi tiết giảm giá hàng bán”, “Sổ cái TK 532” ,.. 2.3.2: Kế toán kết quả kinh doanh * Kế toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm các khoản như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài... Khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí bán hàng kế toán căn cứ vào chứng từ gốc như: Phiếu chi, uỷ nhiệm chi, hợp đồng dịch vụ mua ngoài, hoá đơn bán hàng và các chứng từ liên quan sau đó phản ánh vào TK641 Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí bán hàng kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh đồng thời phản ánh vào sổ cái TK 641 Biểu số 19 Đơn vị: Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú Địa chỉ: Số 859 - Đại lộ Hùng Vương - Việt trì – PT SỐ CHI TIẾT Từ ngày 1/3/2008 đến 30/3/2008 Tài khoản: 641 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có Ngày Số 2/3 257 Trả lương cho CBCNV 334 70.000.000 2/3 839 Sửa chữa thiết bị vi tính VP 111 1.500.000 7/3 843 Sửa chữa điện VP 111 1.000.000 15/3 843 Thanh toán tiền ĐT 111 792.000 17/3 851 Trả tiền vân chuyển VT 111 250.000 31/3 911 Kết chuyển sang TK911 911 90.556.380 Cộng phát sinh Dư cuối kỳ 90.556.380 0 90.556.380 Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Cuối tháng kế toán cộng các khoản chi phí vào cột Nợ TK 641 để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 : 90.566.380đ Có TK 641 : 90.566.380đ * Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty bao gồm lương cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Các khoản trích theo lương, khấu hao TSCĐ, bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí tiếp khách, tiền điện, nước cho các phòng ban, các chi phí, các khoản thuế, lệ phí, chi phí công tác và các khoản chi phí khác. Khi có phát sinh về chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng , kế toán sẽ căn cứ vào chứng từ gốc như: Hoá đơn, phiếu chi, các chứng từ liên quan khác rồi phản ánh vào TK 642. Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh đồng thời phản ánh vào sổ cái TK 642. Ví dụ: Theo số liệu trên sổ chi tiết TK 642 trong tháng có các nghiệp vụ phát sinh sau: Ngày 5/3/2008 công ty hạch toán tiền công tác phí cho Phó Giấm đốc kinh doanh đi công tác tại TP.HCM là 7.500.000đ Công ty đã trả bằng tiền mặt. Nợ TK 642 : 7.500.000đ Có TK 111 : 7.500.000đ Ngày 10/3/2008 Công ty mua cho văn phòng một máy Fax trị giá 10.000.000đ.( Thuế GTGT 10%). Kế toán ghi như sau: Nợ TK 642 : 10.000.000đ Nợ TK 1331 : 1.000.000đ Có TK 111 : 11.000.000 Ngày 30/3/2008 kế toán tập hợp chi phí thuê kho văn phòng, nhà xưởng và dựa vào phiếu chi, hợp đồng thuê nhà của Công ty với các cá nhân hợp đồng cho thuê nhà kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 642 : 10.000.000đ Có TK 111 : 10.000.000đ Cũng giống như chi phí bán hàng, kế toán tập hợp toàn bộ chi phí quản lý phát sinh trong tháng vào sổ chi tiết TK 642 rồi kết chuyển vào TK 911để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 : 47.115.765đ Có TK 642 : 47.115.765đ Biểu số 25 Đơn vị: Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú Địa chỉ: Số 859 - Đại lộ Hùng Vương - Việt trì – PT SỔ CHI TIẾT Từ ngày 1/3/2008 đến 30/3/2008 Tài khoản: 642 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có Ngày Số 5/3 0080 Công tác phí 111 7.500.000 10/3 0151 Mua thiết bị VP 153 10.000.000 30/3 0191 Chi phí thuê nhà kho 111 1.000.000 30/3 0199 Kết chuyển sang TK 911 911 720.000 47.115.765 Cộng phát sinh Dư cuối kỳ 47.115.765 0 47.115.765 Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú là một doanh nghiêp thương mại, các hoạt động bán hàng là nguồn thu chính của công ty nên các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng phát sinh nhiều. Chi phí bán hàng bao gồm: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì vật liệu, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao, chi phí bảo hành, chi phí sửa chữa, chi phí mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác. Tuy nhiên, công ty không hạch toán theo các tài khoản cấp 2 theo quy định của Bộ Tài Chính mà công ty đặt ra các tài khoản chi tiết riêng để theo dõi chi phí bán hàng, đó là: TK 641: Chi phí bán hàng TK6411: Chi phí phòng chị Thuý (phòng kinh doanh bán lẻ) TK 6412: Chi phí phòng anh Xuyển TK 6413: Chi phí phòng dự án TK 6414: Chi phí 354 TK 6415: Chi phí phòng anh Hiếu TK 6417: Chi phí chung công ty TK 6418: Chi phí phòng tổ chức hành chính TK 6419: Chi phí cho văn phòng phẩm Việc công ty đặt ra hệ thống các tài khoản chi tiết để theo dõi các bộ phận, phòng ban trong công ty xem bộ phận nào phát sinh chi phí nhiều hơn để điều chỉnh là một điều hợp lý nhưng để kiểm soát nguồn phát sinh chi phí thì các tài khoản này cũng nên tiết về nguồn phát sinh chi phí. Toàn bộ chi phí bán hàng của công ty bao gồm chi phí bán hàng hoá và chi phí bán hàng trong cung cấp dịch vụ khi phát sinh đều được tập hợp vào TK 641. Cụ thể ỏ đây sẽ tìm hiểu các chi phí bán hàng hoá phát sinh chủ yếu tại công ty. Chi phí nhân viên bán hàng: Chi phí này gồm chi phí tiền lương nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng, tiền công tác phí phục vụ cho bán hàng. Trong tháng, khi thanh toán tạm ứng lương kỳ 1 cho công nhân viên, kế toán lập phiếu chi tạm ứng lương dựa trên danh sách tạm ứng lương . Cuối tháng, trên cơ sở Bảng thanh toán lương do kế toán trưởng lập, kế toán trưởng lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản phụ cấp cho các hoạt động. Công ty cổ phấn ứng dụng công nghệ tin học HTC BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG Tháng 3 năm 2008 STT TK Có TK Nợ TK 334 641 18.836.550 .. 642 23.022.450 431 8.750.000 Tổng 50.609.000 Ngày 30tháng 03 năm 2008 Kế toán trưởng Biểu 20: Mẫu Bảng phân bổ tiền lương Chi phí bao bì, vật liệu: Chi phí này bao gồm chi phí mua bao bì để vận chuyển hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT nhận được của người cung cấp, kế toán theo dõi khoản chi phí này Chi phí dụng cụ, đồ dùng: gồm chi phí văn phòng phẩm và các dụng cụ đồ dùng dùng cho công tác bán hàng và quản lý trong công ty. Cuối tháng, kế toán sẽ phân bổ chi phí này cho các hoạt động. Chi phí khấu hao: Kế toán tính khấu hao cho các tài sản phục vụ cho công tác bán hàng của công ty như hệ thống mạng máy tính, máy in, máy photo, Chi phí bảo hành: Đặc thù của công ty là công ty về lĩnh vực công nghệ thông tin, các sản phẩm đều có thời gian bảo hành, do đó, chi phí bảo hành sản phẩm là một khoản chi phí thường xuyên phát sinh và chiếm một khoản chi phí cũng tương đối lớn trong tổng chi phí bán hàng của công ty. Chi phí mua ngoài: bao gồm chi phí điện, nước phục vụ cho công tác bán hàng của công ty. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành phân bổ chi phí bán hàng cho từng hoạt động. Từng nội dung cụ thể của chi phí bán hàng sẽ được phân bổ riêng biệt. Tiêu thức để phân bổ là giá vốn hàng bán. Công thức như sau: Chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động A Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ = ´ Tổng giá vốn hàng bán trong kỳ Giá vốn của hoạt động A Hoạt động A là một trong các hoạt động tiêu thụ hàng hoá hoặc hoạt động cung cấp dịch vụ của công ty. Tuy nhiên, tuỳ thuộc đặc điểm chi phí bán hàng phát sinh từng tháng mà việc phân bổ được tiến hành một cách linh hoạt để phản ánh chính xác hiệu quả của từng hoạt động. Để có số liệu về chi phí bán hàng, tổng giá vốn và giá vốn của từng hoạt động trong kỳ kế toán có thể sử dụng nhiều cách mà chương trình kế toán máy hỗ trợ. Cuối tháng, chi phí bán hàng được tổng hop trên sổ cái tài khoản 641 – chi phí bán hàng. Công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 641– Chi phí bán hàng Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 30/03/2008 Số dư đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải Khách hàng TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Tiền lương nhân viên bán hàng 334 18.836.550 Hoa hồng bán hàng 111 1.000.000 Chi phí tiền điện 111 1.840.050 Chi phí điện thoại 111 2.125.200 . ... ... .... K/c CPBH cho HĐ bán hàng 911 45.172.132 K/c CPBH cho HĐ cung cấp DV 911 96.368 Tổng phát sinh Nợ: 45.268.500 Tổng phát sinh Có 45.268.500 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) Biểu 26: Mẫu Sổ cái tài khoản 641 Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 30/03/2008 Số dư đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải Khách hàng TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Chi phí nhân viên QL 334 23.022.450 Chi phí tiền điện 111 2.248.950 Chi phí tiền nước 111 576.000 Chi phí điện thoại 111 1.738.800 Chi phí tiền ăn 111 1.586.000 K/c CP QLDN cho HĐ bán hàng 911 38.759.812 K/c CP QLDN cho HĐ cung cấp DV 911 82.688 Tổng phát sinh Nợ: 38.842.500 Tổng phát sinh Có 38.842.500 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 03năm 2008 Kế toán trưởng Người ghi sổ Biểu số 27: Sổ cái TK chi phí quản lý doanh nghiệp * Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Cuối tháng, sau khi đã hoàn thành mọi công việc như nhập chứng từ, phân bổ các loại chi phí cho các hoạt động tương ứng, kế toán tiến hành xác định kết quả toàn bộ các hoạt động của công ty và cụ thể cho từng hoạt động và thông tin được gửi cho Ban giám đốc và Hội đồng quản trị. Để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. TK 421- Lãi chưa phân phối. TK này được chi tiết như sau: TK 4211 – Lãi năm trước TK 4212 – Lãi năm nay . Theo số liệu đã trình bày ở trên, kết quả bán hàng của công ty như sau: Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại để xác định doanh thu thuần: Nợ TK 5111: 2.473.545 Có TK 531: 2.473.545 - Kết chuyển doanh thu thuần hoạt động bán hàng sang TK 911: Nợ TK 5111 833.284.805 Có TK 911 833.284.805 Kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK911 Nợ TK 911 586.005.393 Có TK 632 586.005.393 Chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động kinh doanh hàng hoá được xác định: CPBH phân bổ cho hoạt động bán hàng 45.268.500 = 586.005.393+ 1.250.150 ´ 586.005.393 = 45.172.132 Kết chuyển chi phí bán hàng cho hoạt động bán hàng sang TK 911: Nợ TK 911 45.172.132 Có TK 641 45.172.132 Chi phí QLDN phân bổ cho hoạt động bán hàng CP QLDN phân bổ cho hoạt động bán hàng 38.842.500 = 586.005.393+ 1.250.150 ´ 586.005.393 = 38.759.812 Kết chuyển chi phí QLDN cho hoạt động bán hàng sang TK911 Nợ TK 911 38.759.812 Có TK 642 38.759.812 Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh hàng hoá Nợ TK 911 163.347.468 Có TK 421 163.347.468 Cuối kỳ, kế toán phản ánh các bút toán kết chuyển vào phần khai báo các bút toán kết chuyển, sau đó dữ liệu sẽ được chuyển vào sổ Nhật ký chung, các sổ Cái TK 511, 531. 632, 641, 642 và sổ Cái TK 911 Công ty TNHH TM v à Tin học Tinh Tú SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 30/03/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có PT94 01/3 Rút TGNH về nhập quỹ 111 52.700.000 112 52.700.000 PX140 01/3 Bán hàng hoá 6321 7.445.839 156 7.445.839 PT96 01/3 Thu tiền sửa dịch vụ 111 290.000 5112 290.000 HD0072852 15/3 Giá vốn hàng bán 6321 23.444.130 156 23.444.130 HD0072852 15/3 Doanh thu bán hàng 131 29.254.000 511 26.594.546 33311 2.659.454 PC 115 16/3 Chi phí tiền ăn tuần 1 642 380.000 111 380.000 PN129 25/3 Nhập kho hàng trả lại 156 1.903.872 6321 1.903.872 Cộng chuyển sang trang sau Cộng trang trước chuyển sang PN035 25.03 Ghi giảm DT hàng trả lại 531 2.473.545 33311 247.355 131P.Anh 2.720.900 PC065 26/03 Chi phí hoa hồng BH 641 1.000.000 111 1.000.000 PT115 30/03 BCA trả tiền hàng 111 29.254.000 131BCA 29.254.000 30/03 K/c hàng bán trả lại 5111 2.473.545 531 2.473.545 30/03 K/c DT thuần bán hàng 5111 833.284.805 911 833.284.805 30/03 K/c DT thuần cung cấp DV 5112 5.738.432 911 5.738.432 30/03 K/c GV hàng hoá 911 586.005.393 6321 586.005.393 30/03 K/c GV cung cấp Dvụ 911 1.250.150 6322 1.250.150 30/03 K/c CPBH cho HĐBH 911 45.172.132 641 45.172.132 30/03 K/c CP QLDN cho HĐBH 911 38.759.812 642 38.759.812 30/03 K/c lãi hoạt động bán hàng 911 163.347.468 421 163.347.468 30/03 K/c lãi hoạt động CCDV 911 4.309.226 421 4.309.226 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên) ( Ký tên) Công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 911 – Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 30/03/2008 Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có K/c doanh thu thuần bán hàng hoá 5111 833.284.805 K/c doanh thu thuần cung cấp dịch vụ 5112 5.738.432 K/c giá vốn hàng bán 6321 586.005.393 K/c giá vốn cung cấp DV 6322 1.250.150 K/c chi phí bán hàng cho HĐ bán hàng 641 45.172.132 K/c chi phí bán hàng cho HĐ cung cấp DV 641 96.368 K/c chi phí QLDN cho HĐ bán hàng 642 38.759.812 K/c chi phí QLDN cho HĐ cung cấp DV 642 82.688 K/c lãi hoạt động BH 421 163.347.468 K/c lãi hoạt động CCDV 421 4.309.226 Tổng phát sinh Nợ: 839.023.237 Tổng phát sinh Có: 839.023.237 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký tên) (Ký tên) PHẦN 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIN HỌC TINH TÚ 3.1 Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH Thương mại và Tin học Tinh Tú 3.1.1 Những ưu điểm Sau hơn 2 năm thành lập và hoạt động có thể khẳng định rằng công ty TNHH Thương mại và Tin học Tinh Tú đã đạt được được nhiều thành tựu đáng khích lệ, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vì thế, thị trường tiêu thụ hàng hoá của công ty ngày càng mở rộng không chỉ trên địa bàn Hà Nội mà còn trên khắp các tỉnh thành trong nước. Là công ty trẻ cả về bề dày hoạt động cũng như đội ngũ cán bộ nhưng công ty đã sớm tạo cho mình một vị trí xứng đáng trên thị trường bằng chính sức trẻ, sự năng động và trình độ chuyên môn của mình. Đạt được những thành tựu trên trước tiên phải kể đến đó là nhân tố con người. Đội ngũ nhân viên của công ty hiện nay tương đối trẻ, năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán tài chính, marketing, tự động hoá, điện tử điện lạnh, công nghệ thông tin cùng với ban lãnh đạo giàu kinh nghiệm, có trình độ quản lý tốt đã đưa ra các chiến lược kinh doanh đúng đắn, kịp thời. Công ty đã xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên tạo nền tảng để đạt tới sự thống nhất sức mạnh trong công việc kinh doanh như thăm hỏi, giúp đỡ lẫn nhau khi gặp khó khăn, cùng quan tâm đến lợi ích chung của công ty, quan hệ cởi mở với các đối tác bên ngoài như khách hàng, đối thủ cạnh tranh, tuân thủ pháp luật, thực hiện đúng chuẩn mực, chế độ kế toán, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, điều kiện làm việc ngày càng được nâng cao, bảo đảm sức khoẻ và tạo niềm hăng say trong công việc. Mỗi dịp lễ tết công ty đều có những phần thưởng cho cán bộ nhân viên, có những buổi đi tham quan ở đi SaPa, Hải Phòng, Lạng Sơn. Thứ nhất là công ty đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là hoàn toàn phù hợp với trình độ , nhiệm vụ chuyên môn cán bộ nhân viên trong công ty. Việc phân công công việc cho từng cán bộ nhân viên kế toán rất cụ thể rõ ràng giải quyết khá tốt mối quan hệ giữa phòng kế toán và các phòng chức năng khác. Nhờ đó công tác quản lý tài chính nói chung và quản lý bán hàng nói riêng trong công ty đã đi vào nề nếp và ngày càng tốt. Thứ hai việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty đã đáp ứng được nhu cầu đặt ra như việc đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính toán chỉ tiêu giữa kế toán và các bộ phận liên quan cũng như nội dung của công tác kế toán. Đồng thời đảm bảo số liệu kế toán phản ánh một cách chính xác, trung thực, rõ ràng, dễ hiểu. Thứ ba song song với việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao, Công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú luôn chú trọng đến công tác đào tạo cán bộ trong Công ty bằng việc gửi họ đi học tập, đào tạo tại các trường Đại học nhằm bồi dưỡng thêm kiến thức và khả năng làm việc độc lập của ho. Các phòng ban trong công ty tuy thực hiện những nhiệm vụ khác nhau nhưng đều chịu sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và có liên hệ mật thiết với nhau, cùng hỗ trợ nhau để thực hiện những nhiệm vụ chung tạo môi trường làm việc gắn bó, thân thiện và hiệu quả. 3.1.2 Những tồn tại Bên cạnh những thành tựu đã đạt được trong công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng thì vẫn còn một số tồn tại mà công ty có khả năng hoàn thiện nhăm nâng cao hiệu quả kinh doanh, phục vụ tốt hơn cho bộ phận quản lý. Thứ nhất về hạch toán chi phí thu mua: Hiện nay việc hạch toán một số nghiệp vụ về kinh tế còn chưa được thực hiện đúng chuẩn mực kế toán nói chung. Cụ thể là đối với chi phí thu mua hàng hoá có giá trị nhỏ như thuê xích lô, xe tải nhỏ vận chuyển hàng, lệ phí cầu đường... thì kế toán đưa vào TK 641. Thứ hai về khoản phải thu khách hàng: Đây là các khoản tiền khách hàng quen, Công ty cho nợ để đảm bảo bán được nhiều hàng hơn. Nhưng việc cho nợ nhiều khiến cho lượng vốn lưu động của công ty bị giảm sút, nếu vòng quay vốn lưu động tăng lên thì kết quả kinh doanh của công ty cũng không nâng lên được bao nhiêu. Thứ ba vê việc trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi: Công ty vẫn chưa sử dụng TK 139 “ Dự phòng nợ phải thu khó đòi”. Tức là đã vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán, vì khi phát sinh các khoản nợ không đổi được thì công ty buộc phải hạch toán lỗ. 3.2: Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú Bước sang thế kỷ 21, thế kỷ mở cửa, hội nhập và phát triển mạnh mẽ. Nước ta dã và đang có nhiều biện pháp khuyến khích và thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển. Số lượng DN ngày càng nhiều, thị trường cạnh tranh càng gay gắt, DN nào muốn tồn tại, phát triển thì phải có chiến lược kinh doanh đúng đắn, có bộ máy lãnh đạo tài tình, đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn vững. Kế toán có vai trò rất quan trọng đối với các nhà quản lý, ảnh hưởng rất lớn đến sự thành bại của một DN. Vì vậy, phải không ngừng hoàn thiện, đổi mới công tác kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng DN. Thông qua việc lập, ghi chép, kiểm tra, tính toán các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh trên sổ sách kế toán. Kế toán phải đưa ra thông tin đầy đủ và kịp thời về sự vận động tài sản, nguồn hình thành tài sản, giúp bảo vệ tài sản và có kế hoạch sử dụng hợp lý tài sản của công ty. Từ các bảng tổng hợp phân tích tình hình kinh doanh của DN, kế toán cung cấp thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo của công ty, cho các đối tượng quan tâm đến tình hình tài chính của công ty để có những chiến lược kinh doanh quyết định đầu tư đúng đắn. Chính vì vậy, các DN phải không ngừng hoàn thiện, đổi mới công tác kế toán. Đối với các DN thương mại thì quá trình tiêu thụ hàng hoá đóng vai trò rất quan trọng đối với quá trình lưu chuyển vốn trong kinh doanh. Hoàn thiện kế toán tiêu thụ sẽ giúp cho công tác tổ chức kế toán ban đầu và luân chuyển chứng từ được dễ dàng, tích kiệm được chi phí, thời gian từ đó làm cho khối lượng công tác kế toán được giảm nhẹ, hệ thống sổ sách đơn giản dễ đối chiếu, kiểm tra đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác cho các nhà quản lý. Vì vậy, hoàn thiện kế toán tiêu thụ là tất yếu, tiền đề cho DN phát triển. 3.3: Các yêucầu, nguyên tắc hoàn thiện kế toán hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ phải đảm bảo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng DN, bảo đảm tính khoa học, tích kiệm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, hoàn thiện phải tuân theo các nguyên tắc sau: - Việc hoàn thiện phải luôn đảm bảo tuân thủ chế độ tài chính, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành - Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đặc điểm tổ chức quản lý của công ty - Việc hoàn thiện phải đảm bảo yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả và đòi hỏi sự nổ lực của nhiều bộ phận liên quan Để đảm bảo việc hoàn thiện tuân thủ được các nguyên tắc trên thì công ty phải đảm bảo các yêu cầu sau: Về phía lãnh đạo công ty: tạo điều kiện đảm bảo tốt hơn nữa cơ sở vật chất cho kế toán làm việc, ví dụ nâng cấp và trang bị đầy đủ hơn máy tính cho phòng kế toán – đây là đòi hỏi khách quan của việc áp dụng kế toán máy trong hạch toán. Về phía phòng kế toán của công ty: tiếp tục tìm hiểu cơ chế vận hành và các chức năng của phần mềm kế toán. 3.4: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú: 3.4.1: Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Về trình tự ghi sổ kế toán Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Nhưng trong thực tế kế toán công ty lại không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần được khắc phục vì: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh theo toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng: Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xông đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. Số hiệu của các chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng ( hoặc đầu năm) đến cuối tháng ( hoặc cuối năm),ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày ghi vào “ Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ”. Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số tiền phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái ( hay bảng cân đối tài khoản). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh hơn. Từ những tác dụng đã nêu trên, Công ty nên đưa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức mà kế toán sử dụng, nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì không thể coi đó là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. 3.4.2: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do hình thức kinh doanh thực tế tại công ty nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hoá tồn kho. Vì vậy, Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị giảm xuống thấp hơn với giá trị sổ kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp công ty bù đắp các thiệt hại thực tế do hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Ngoài ra, hiện nay công ty không sử dụng các tài khoản dự phòng do đó không phản ánh chính xác giá trị thực của hàng hoá tồn kho. Với đặc điểm hàng hoá của công ty là các sản phẩm điện tử có giá trị thay đổi liên tục tuỳ theo thị trường, do đó kế toán nên lập các khoản dự phòng để đề phòng trường hợp giá trị của các hàng hoá trên thị trường giảm mạnh nhất là trong điều kiện hội nhập như hiện nay các sản phẩm bên ngoài thâm nhập vào thị trường nhiều làm cho các nhà kinh doanh trong nước phải không ngừng chuẩn bị cho mình những con đường đi thích hợp để tồn tại và phát triển. Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí vào giá vốn hàng bán (dự phòng giảm giá hàng tồn kho) để tạo một nguồn dự trữ tài chính cần thiết để bù đắp cho các thiệt hại xảy ra một cách khách quan trong niên độ kế toán tiếp theo. Việc trích lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán năm nay sẽ làm tăng một khoản chi phí và do đó sẽ làm cho lợi nhuận của năm đó bị giảm đi đúng bằng một khoản chi phí đó, nhưng thuế TNDN mà công ty nộp cho Nhà nước cũng sẽ giảm đi. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau: Để theo dõi tình hình trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạch toán. Số dự phòng phải lập cho niên độ liền sau niên độ kế toán được tính toán trên 2 căn cứ: thực tế diễn biến giá hàng tồn kho trong niên độ báo cáo (Niên độ N) và dự báo giá thị trường của hàng hoá trong doanh nghiệp đang cầm giữ sẽ xảy ra trong năm liền sau (Năm N+1). Trên cơ sở đó, kế toán xác định số dự phòng cần lập cho năm tiếp theo bằng các công việc sau đây: Bước 1: Kiểm kê số hàng tồn kho hiện có theo chủng loại hoặc xem xét chúng trên sổ sách kế toán Bước 2: Lập bảng kê hàng tồn kho về số lượng và giá trị mua vào, đối chiếu với giá thị trường vào ngày kiểm kê (ngày cuối niên độ báo cáo, niên độ xảy ra việc lập dự phòng). Bước 3: Tính mức dự phòng phải lập cho niên độ sau theo loại hàng tồn kho nào có mức giá thị trường tại ngày kiểm kê thấp hơn giá ghi sổ thời điểm mua vào. Mức dự phòng cần lập cho niên độ (N+1) = Số lượng hàng tồn kho mỗi loại x Mức chênh lệch giảm giá của mỗi loại Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ sau (N+1), tính mức dự phòng cần lập, nếu: - Mức dự phòng giảm giá cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập thêm: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) CóTK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau thấp hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Còn đối với khoản dự phòng phải thu khó đòi thì vì khách hàng của công ty là các đối tác làm ăn quen thuộc và chính sách thanh toán của công ty được quy định chặt chẽ, các khoản thu của công ty đều thu được đúng hạn hoặc thời gian chậm không nhiều do đó, việc lập khoản dự phòng phải thu khó đòi là không cần thiết. KẾT LUẬN Bán hàng có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong ngành kinh doanh thương mại, bán hàng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả nói riêng là một phương pháp quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một công việc phức tạp lâu dài. Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tại công ty TNHH TM và Tin học Tinh T ú em đã đi sâu nghiên cứu Thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết qủa bán hàng t ại c ông ty đ ồng th ời l àm ro h ơn những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phương hướng hoàn thiện. Đó là quá trình nghiên cứu được trình bày ở trên cơ sở lý luận cơ bản đã được vận dụng vào thực tế ở công ty. Các nhận xét này mong góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác k ế to án b án h àng v à x ác đ ịnh k ết q ủa kinh doanh t ại c ông ty của Doanh nghiệp. Thời gian thực tập ở công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã được học vào thực tế trong một thời gian. Em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài: “ Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH TM và Tin Học Tinh Tú. Tuy vậy bài viết không tránh khỏi những sai sót rất mong được các Thầy Cô chỉ bảo để bài viết của Em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Gs.Ts Đặng Thị Loan cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán của công ty đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Việt Trì, ngày 20 tháng 07 năm 2008 Nhận xét của đơn vị thực tập ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................Trang 1 – 2 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM VÀ TIN HỌC TINH TÚ Lịch sử hình thành và phát triển:........................................Trang 1 – 4 2.Chức năng, nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh...........Trang 5- 20 PHẦN 2: THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ TIN HỌC TINH TÚ 2.1: Một số vấn đề chung về công tác tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú.........................Trang 21-27 2.2: Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty:...............................Trang 28-43 2.3: Kế toán xác định kết quả kinh doanh:...............................Trang 44- 55 PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH TM VÀ TIN HỌC TINH TÚ 3.1: Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú:....................Trang 56-58 3.2: Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tại công ty TNHH TM và Tin học Tinh Tú:.......................Trang 58-59 3.3: Các yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện kế toán, hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty:.....................................Trang59-60 3.4: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại công ty:...............................................Trang 60-61 KẾT LUẬN:..................................................................................Trang 62- 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 2. Hệ thống kế toán Việt Nam - Chế độ kế toán doanh nghiệp (Quyển 1 và Quyển 2) – Nhà xuất bản Lao động 3. Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thương mại – PGS.TS Nguyễn Văn Công – NXB Tài Chính – Hà Nội –2002 4. Kế toán quản trị - PGS. TS Nguyễn Minh Phương – NXB Lao Động xã hội – 2002 5. Tài liệu tham khảo của công ty về quá trình hình thành và phát triển, lĩnh vực kinh doanh và công tác kế toán kinh doanh hàng hoá của công ty 6. Trang web của công ty: htcvietnam.com 7. Các báo cáo tài chính của công ty và một số chứng từ sử dụng 8. Luận văn tốt nghiệp khoá 42, 43, 44 - Trường Đại học Kinh tế quốc dân