Đề tài Hoàn thiện về hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu

và vào sổ cái cho các tài khoản. Ngoài ra không sử dụng các loại sổ NK đặc biệt là vì hình thức này có đặc điểm: Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào 2 sổ kế toán riêng biệt là sổ NKC và sổ cái. Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Cuối tháng phải lập bảng cân đối TK để kiểm tra chính xác của việc ghi chép ở các TK tổng hợp. Sơ đồ 3: Quá trình hạch toán trên hệ thống sổ kế toán đã mở theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ gốc Nhật ký chung (Nhật ký chuyên dùng) Sổ kế toán chi tiết Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ cái Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối TK Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Qua sơ đồ trên có thể hiệu trình tự ghi sổ tổng hợp của công ty như sau: Căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra kế toán viên tiến hành ghi sổ, định khoản và vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu của Nhật ký chung hàng ngày chuyển sang sổ cái cho những tài khoản tương ứng. Công ty cũng sử dụng sổ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ hiện hành.Tuy nhiên do đặc thù của công ty là doanh nghiệp sản xuất nên có một số sổ thường xuyên được sử dụng tại công ty như: Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa. Thẻ kho. Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (Dùng cho các tài khoản 621, 622, 627, 154, 641, 642, 142, 335). Khi ghi vào các sổ kế toán ghi tiết này kế toán viên cũng phải căn cứ vào các chứng từ gốc để vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản . Vào cuối kỳ bộ phận kế toán công ty sẽ thực hiện khoá sổ kế toán tính ra số dư cuối kỳ trên sổ cái và đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Khi lập bảng cân đối phát sinh thì kế toán dựa trên cơ sở số liệu của sổ cái, còn khi lập báo cáo kế toán thì dựa trên cơ sở lập bảng cân đối phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết. * Tổ chức luân chuyển chứng từ: Nhìn chung chế độ luân chuyển chứng từ tại công ty cũng không có gì khác so với quy trình của chế độ kế toán nó cũng bao gồm các giai đoạn chủ yếu sau: Lập chứng từ: Khi lập các chứng từ cũng tùy theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà kế toán sử dụng chứng từ thích hợp. Ví dụ như khi xuất nhập vật tư thì phải sử dụng phiếu nhập vật tư và phiếu xuất vật tư... Kiểm tra chứng từ: Đây là nhân tố quan trọng và phải thực hiện ngay sau khi nhận được chứng từ (Cụ thể cần kiểm tra về các yếu tố của chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ). Sử dụng chứng từ: Chứng từ được sử dụng để cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ, lập định khoản kế toán và vào sổ kế toán. Chuyển chứng từ vào lưu và huỷ: Sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán chứng từ được chuyển sang lưu trữ, bảo đảm an toàn. Khi kết thúc thời hạn thanh toán chứng từ được đem huỷ. II. Thực trạng hạch toán vấn đề NVL tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu. 1. Đặc điểm NVL và quản lý NVL tại Công ty * Đối với NVL. Công ty Bánh Kẹo Hải Châu là một doanh nghiệp sản xuất hàng thực phẩm với nhiều chủng loại bánh, kẹo khác nhau, do đó lượng NVL tiêu hao cho sản xuất là rất lớn. Công ty sử dụng rất nhiều loại NVLnhư bột mì, đường, sữa... hầu hết NVL ở công ty đều thuộc hàng thực phẩm có tính chất lý, hoá rất khác nhau, thời gian sử dụng ngắn, mang tính thời vụ phụ thuộc rất lớn vào điều kiện môi trường, điều kiện bảo quản. Do vậy công tác quản lý NVL ở công ty được thực hiện rất chặt chẽ trên tất cả các mặt nhằm vừa đảm bảo chất lượng NVL, lại vừa bảo đảm tính tiết kiệm, tính hiệu quả trong sử dụng, hạn chế đến mức thấp nhất việc hư hỏng, thất thoát vật liệu. Công tác quản lý NVL ở công ty được thực hiện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. ở khâu thu mua: Do sản xuất nhiều loại sản phẩm nhu cầu sử dụng vật tư lớn, đa dạng về chủng loại và đòi hỏi cao về chất lượng nên tất cả vật liệu của công ty đều được mua theo kế hoạch. Vật liệu trước khi nhập về kho đều được kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng và chủng loại. ở khâu bảo quản: Do số lượng và chủng loại vật tư lớn và yêu cầu cao về mặt chất lượng nên việc bảo quản NVL ở công ty rất được chú trọng. Công ty đã xây dựng hệ thống kho bảo quản bao gồm kho nguyên vật liệu chính, kho hương liệu và vật liệu phụ. Các kho đều có thủ kho trực tiếp quản lý và các hệ thống thiết bị bảo quản trong kho tương đối đầy đủ như xe đẩy, các thiết bị phòng chống cháy nổ... nhằm đảm bảo an toàn một cách tối đa cho vật liệu trong kho. ở khâu dự trữ: tất cả các loại vật liệu trong công ty đều được xây định mức dự trữ tối đa, tối thiểu. Các định mức này được lập bởi phòng kỹ thuật để đảm bảo quá trình sản xuất vừa được tiến hành liên tục vừa tránh tình trạng mua nhiều dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn... ở khâu sử dụng: Do chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nên để tiết kiệm NVL công ty đã cố gắng thực hiện hạ thấp định mức tiêu hao mà vẫn bảo đảm chất lượng sản phẩm. Việc sử dụng NVL ở các xí nghiệp được quản lý theo định mức. Công ty khuyến khích các xí nghiệp sử dụng NVL một cách tiết kiệm, hiệu quả và có chế độ khen thưởng thích hợp cho các xí nghiệp sử dụng có hiệu quả NVL trong quá trình sản xuất. * Đối với CCDC. Công cụ dụng cụ là những tư liệu rất quan trọng đối với quá trình sản xuất sản phẩm của công ty. Quản lý CCDC cũng trải qua các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng như NVL nhưng do đặc tính của CCDC là tư liệu lao động nên không yêu cầu cao về điều kiện bảo quản như NVL. Để sử dụng CCDC một cách có hiệu quả và thuận tiện Công ty cũng đã xây dựng các kho để bảo quản và lưu trữ CCDC như kho bao bì, kho kim khí (phục vụ sửa chữa nhỏ), kho phụ tùng thay thế. Cũng như NVL, khi sử dụng CCDC ban lãnh đạo yêu cầu các nhân viên trong công ty luôn phải tiết kiệm và thận trọng trong quá trình sử dụng nhằm mục đích sử dụng dụng cụ được lâu bền, tránh lãng phí. 2. Phân loại và tính giá NVL 2.1. Phân loại NVL Để phân loại NVL có rất nhiều cách khác nhau ví dụ như: Phân loại theo vai trò của NVL hay phân loại theo nguồn thu nhập... mỗi một cách lại có ưu điểm, nhược điểm riêng. Tuy nhiên, cũng tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng công ty mà có chính sách quản lý, phân loại NVL cho phù hợp. Công ty bánh kẹo Hải Châu có lượng NVL nhập khẩu không nhiều nên NVL không phân theo nguồn nhập mà được phân chủ yếu theo vai trò, tác dụng của chúng trong sản xuất, NVL trong công ty được phân làm các loại sau: Nguyên vật liệu chính: Là các loại vật liệu chủ yếu hình thành nên sản phẩm như bột mì, đường, tinh dầu... Nguyên vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có tác dụng làm đẹp và nâng cao hình thức, chất lượng sản phẩm như: Bao gói, keo, băng dính, phẩm màu... Nhiên liệu: Bao gồm dầu, than đá, điện, xăng... cung cấp nhiệt lượng cho sản xuất cũng như sử dụng cho các hoạt động khác trong công ty. Phụ tùng thay thế: như vòng bi, dây curoa... phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa thiết bị. Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản: là những vật liệu phục vụ cho mục đích xây dựng tại công ty gạch, vôi... nhưng những vật liệu này rất ít khi sử dụng đến do đặc thù kinh doanh của công ty. Phế liệu: như bao dứa, nilon, thùng cacton. Các vật liệu khác: Các vật liệu này chủ yếu phục vụ cho sửa chữa như máy móc, sắt thép... Cách phân loại này nói chung là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa xây dựng sổ danh điểm NVL và việc đặt mã vật tư theo chữ số nhiều khi sẽ khó khăn trong việc hạch toán do số lượng vật tư quá nhiều nên không thể nhớ chính xác hết các tên gọi vật tư nhất là những loại vật tư ít được sử dụng. * Phân loại CCDC. Để quản lý tốt CCDC thì công ty phân loại CCDC theo các loại sau: Dụng cụ đồ dùng khuôn mẫu, đúc... Đồ dùng dụng cụ quản lý (bàn, ghế, tủ, ấm chén...) Đồ dùng dụng cụ phòng hộ lao động: Quần áo, giầy dép... Ngoài ra có một số tư liệu lao động không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng được hạch toán vào CCDC như dụng cụ quản lý đồ dùng văn phòng, dụng cụ đồ nghề thủy tinh... 2.2. Tính giá NVL ở công ty việc tính giá NVL cũng như CCDC đều được sử dụng theo những công thức tương tự nhau. NVL tại công ty được tính theo nguyên tắc giá thực tế (giá gốc) đúng quy định chuẩn mực kế toán hiện hành. * Đối với NVL nhập kho: NVL ở công ty chủ yếu là do mua ngoài (trong đó có một số NVL được nhập khẩu nhưng con số này không nhiều), và có một phần nhỏ NVL là do thuê ngoài gia công chế biến. Với cách tính cụ thể như sau: @ Đối với NVL mua ngoài nhập kho thì giá thực tế bao gồm: Giá thực tế NVL mua ngoài = Giá mua thực tế ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT nhưng có cả thuế nhập khẩu nếu có + Chi phí mua thực tế (-chi phí vận chuyển, bốc dỡ. - Tiền công tác phí - Chi phí của bộ phận thu mua - Tiền thuê kho, thuê bãi hao hụt trong định mức) _ Chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có) Ví dụ 1: ngày 05.03.2005, công ty mua của Công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc 20,000kgbột mì loại 1, đơn giá chưa có thuế GTGT là 3,760đ/1kg. Công ty Đại lộc giao hàng đến tận kho của công ty nên đơn giá này đã bao gồm cả chi phí vận chuyển. Sau khi kiểm tra về số lượng và chất lượng giá thực tế của bột mì loại 1 nhập kho là: 20,000 x 3,760 = 75,200,000đồng Ví dụ 2: Ngày 10.03.2005, Công ty mua 50,000 hộp băng dính nhỏ của công ty TNHH Hà Phát, đơn giá chưa có thuế GTGT là 1,198. Chi phí vận chuyển hàng về kho là 200,000 đ. Sau khi phòng kinh doanh kiểm tra chất lượng và số lượng của lô hàng trên thì giá thực tế của lô hàng được xác định là: 50,000 x 1,198 + 200,000= 60,100,000 đồng @ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. = + + Ví dụ 3: Ngày 07.03.05 Công ty thuê ngoài gia công chế biến cuộn bao bì cắt ngắn thành túi đựng sản phẩm. Với giá thực tế xuất của NVL để mang đi gia công là 11,255,000 đồng. Chi phí vận chuyển là 457,500 đồng. Tiền thuê gia công chế biến là 7,803,000 đồng.Sau khi gia công thu được 56,275 túi đựng, đơn giá cho mỗi túi là 346,78 đồng/1túi. Tổng giá thực tế của NVL xuất gia công chế biến là: 11,250,000+ 457,500 + 7,803,000 = 19,515,500 đồng * Đối với NVL xuất kho: Giá thực tế NVL xuất kho tại Công ty được xác định theo phương pháp giá bình quân gia quyền. Phương pháp này được tính cho từng loại vật tư cụ thể. Cuối tháng, kế toán vật tư tiến hành tổng hợp giá trị NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ của từng danh điểm NVL sau đó xác định đơn vị bình quân cho cả kỳ dự trữ. Kế toán căn cứ vào đơn giá bình quân và số lượng NVL xuất trong kỳ của từng loại vật liệu để xác định giá trị của từng loại vật liệu xuất dùng trong kỳ. = Dưới đây là các ví dụ về xuất kho NVL trong tháng của công ty, qua đó ta có thể hiểu rõ hơn phương pháp tính giá vật tư xuất kho trong kỳ như sau: Ví dụ 1: Trong tháng 3 năm 2005 Công ty tính giá trị Bột mì loại 1 xuất kho như sau: Số lượng bột mì loại 1 tồn đầu kỳ là 35,896,89 kg. Đơn giá là 3,755đ/1kg giá trị bột mì tồn đầu kỳ là 139,792,822 đồng. Số lượng bột mì loại 1 nhập trong kỳ là 98,569kg. Giá trị bột mì nhập trong kỳ là 409,062,522 đồng. = = 4,044,55đ/kg Số lượng bột mì loại 1 xuất là 81,827,5kg, giá xuất kho là 4,044,55 đ/kg. Do đó giá trị bột mì loại 1 xuất kho là: 81,827,5 x 4,044,55 = 330,955,415 Ví dụ 2: Trong tháng 3 năm 2005 Công ty tính giá băng dính nhỏ như sau: Số lượng băng dính nhỏ tồn đầu kỳ là 85,000 cuộn, đơn giá mỗi cuộn là 1,099đ/1cuộn.Giá trị của băng dính nhỏ tồn đầu kỳ là 93,415,000 đồng. Số lượng băng dính nhập trong kỳ là 250,000cuộn. Giá trị băng dính nhập trong kỳ là 290,388,000 đồng. = = 1,145,68đ/cuộn. Số lượng băng dính nhỏ xuất kho cho sản xuất trong tháng là 200,000 cuộn, do đó giá trị băng dính xuất kho sẽ là: 200,000 x 1,145.68 = 229,136,000đồng. 3. Tổ chức chứng từ hạch toán NVL tại công ty Cả NVL trong công ty đều được sử dụng những chứng từ có hình thức tương tự nhau, do đó ta có thể tìm hiểu chung việc tổ chức chứng từ như sau: * Đối với NVL nhập kho @ Đối với NVL mua ngoài: Căn cứ vào nhu cầu dự trữ và sử dụng NVL của các phòng ban khác trong tháng, phòng kế hoạch lập kế hoạch mua NVL.Sau đó viết giấy đề nghị lên Tổng giám đốc (TSCĐ) đề chờ duyệt. Cán bộ phòng kế hoạch sẽ có nhiệm vụ lấy giấy báo giá về kho TGĐ, nếu giá cả và chất lượng phù hợp với điều kiện sản xuất của Công ty thì TGĐ tiến hành viết hợp đồng mau bán và hợp đồng nguyên tắc rồi giao cho cán bộ kế hoạch đi mua hàng. Hợp đồng mua bán đã được lập giữa hai công ty được làm căn cứ để nhận hàng. Khi hàng về, cán bộ kiểm nghiệm sẽ kiểm nghiệm về số lượng và chất lượng của lô hàng. kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư. Dựa vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu ở phòng kế hoạch, 1 liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ, còn 1 liên sẽ được cán bộ thu mua chuyển cho kế toán thanh toán cùng với hoá đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán cho khách hàng và ghi sổ. Quá trình luân chuyển chứng từ trên được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 4. Phòng vật tư Người giao hàng Phòng kiểm nghiệm Phòng vật tư Thủ kho Kế toán vật tư Nghiệp vụ nhập kho Bảo quản và lưu trữ Tìm kiếm nhà cung cấp Đề nghị nhập kho Kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiềm nghiệm Lập phiếu nhập kho Nhập kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Ví dụ: khi nhập hàng theo hoá đơn (GTGT) số 1055 (biểu 1) của công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc ngày 05.03.05 phòng kế hoạch tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm số 30 (biểu 2) và lập phiếu nhập kho số 11 (biểu 3) như sau: Biểu 1: Hoá đơn giá trị gia tăng của vật tư mua vào Hoá đơn GTGT Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 05 tháng 03 năm 2005 Số: 1055 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc Địa chỉ: 146- Hoài Đức - Hà Tây Số TK:............... Điện thoại:.................. MS:................... Họ tên người mua hàng: Anh Hải Đơn vị: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu Địa chỉ: 15 - Mạc Thị Bưởi - HBT - HN Số TK:................ Hình thức thanh toán: Trả chậm MS:..................... STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Bột mì loại 1 Kg 20,000 3,760 75,200,000 2 Bột mì loại 2 Kg 15,000 3,556 53,340,000 Cộng tiền hàng: 128,540,000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 12,854,000 Tổng cộng tiền thanh toán: 141,394,000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười bốn triệu ba trăm chín tư nghìn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đối với trường hợp nhập CCDC là băng dính nhỏ trong tháng cũng sử dụng mẫu hoá đơn giá trị gia tăng trên. Trước khi nhập kho số hàng mua về này, ban kiểm nghiệm cũng sẽ tiến hành kiểm nghiệm quy cách phẩm chất của sản phẩm và ghi vào biên bản kiểm nghiệm giống như trường hợp của NVL nhập kho, rồi mới lập phiếu nhập kho cho sản phẩm (biểu 4). Biểu 2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư của vật tư mua vào. Biên bản kiểm nghiệm vật tư Số 30 Căn cứ vào Hợp đồng mua bán số 033726 ngày 20 tháng 02 năm 2005 của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu và công ty cổ phần thực phẩm Đại Lộc. Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có: Ông: Nguyễn Quang Thắng - Trưởng ban Ông: Hoàng Bình Minh - Uỷ viên Bà: Lê Ngọc Lan - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật tư dưới đây: STT Mã vật tư Tên sản phẩm ĐVT SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách phẩm chất SLkhông đúng quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 E 1 010001 Bột mì loại 1 Kg 20,000 20,000 0 2 010002 Bột mì loại 2 Kg 15,000 15,000 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: Vật tư đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phiếu nhập kho của công ty lập để phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty mình và thuận tiện cho công tác hạch toán. Vì vậy trong phiếu nhập kho của công ty đã tách giá trị thực tế nhập kho của NVL, thuế GTGT đầu vào. Do đó kế toán thanh toán cũng như kế toán vật tư sẽ dễ dàng hơn trong việc hạch toán thanh toán cũng như hạch toán vật tư vì khi đó giá trị thực tế của vật tư nhập, thuế GTGT và tổng giá thanh toán đã được xác định rõ ràng. Cụ thể phiếu nhập kho của sản phẩm mua về được viết theo mẫu sau: Biểu 3: Phiếu nhập kho của NVL mua vào trong kỳ. CTCP bánh kẹo Hải Châu Phiếu nhập kho Mẫu số 01 - VT 15 Mạc Thị Bưởi HBT - HN Theo QĐ:1141 - TC/QD/CĐKT Ngày 1 - 11 - 1995 của BTC Ngày 05 tháng 03 năm 2005 Nợ TK 1521 Số 11 Có TK 331 Người nhận hàng: Chị Lan Theo hợp đồng số 05 ngày 01 - 02 - 2005 của công ty CP bánh kẹo Hải Châu & CT cổ phần Đại Lộc. Nhập tại kho: Anh Hải STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Bột mì loại 1 Kg 20,000 3,760 75,200,000 2 Bột mì loại 2 Kg 15,000 3,556 53,340,000 Số tiền bằng chữ: Một trăm hai tám triệu năm trăm bốn mươi ngàn đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 4: Phiếu nhập kho của băng dính nhỏ mua vào trong kỳ CTCP bánh kẹo Hải Châu Phiếu nhập kho Mẫu số 01 - VT 15 Mạc Thị Bưởi HBT - HN Theo QĐ:1141 - TC/QD/CĐKT Ngày 1 - 11 - 1995 của BTC Ngày 05 tháng 03 năm 2005 Nợ TK 1521 Số 11 Có TK 331 Người nhận hàng: Chị Hằng Theo hợp đồng số 05 ngày 01 - 02 - 2005 của công ty CP bánh kẹo Hải Châu & CT cổ phần Đại Lộc. Nhập tại kho: Anh Hùng STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Băng dính nhỏ hộp 50,000 1,198 59,900,000 Cộng 59,900,000 Cộng tiền vận chuyển là: 200,000 Tổng số tiền bằng chữ: Sáu mươi triệu một trăm ngàn đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) @ Đối với vật tư thuê ngoài gia công chế biến: Trong trường hợp này thì việc lập chứng từ và các quy trình luân chuyển chứng từ cũng giống như trường hợp vật tư mua ngoài. * Đối với NVL xuất kho: Các trường hợp xuất kho của NVL trong công ty chủ yếu là xuất vật tư sử dụng cho sản xuất. Khi các xí nghiệp sản xuất có nhu cầu vật tư, phòng kế hoạch sẽ lập phiếp xuất kho gồm 3 liên: 1liên lưu ở phòng kế hoạch, 1 liên do bộ phận sử dụng giữ, còn 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng tài vụ. Do công ty áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ cho NVL xuất kho nên giá trị của NVL xuất kho sẽ không được ghi vào phiếu xuất kho. Đến cuối tháng thì gia trị NVL,CCDC xuất kho mới tính được và ghi vào sổ chi tiết xuất vật tư và bảng tập hợp nhập - xuất - tồn. Quy trình xuất vật tư trong công ty cụ thể hóa như sơ đồ 5 dưới đây. Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL. Các xí nghiệp Thủ trưởng Phòng kế hoạch Thủ kho Kế toán vật tư Yêu cầu về NVL Duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Nghiệp vụ xuất kho Bảo quản và lưu trữ Ví dụ: Trong tháng 3 có các nghiệp vụ xuất kho NVL để sản xuất cho bánh kem xốp 150g như sau: Xuất kho bột mì loại 1 với số lượng là 1300kg đơn giá là 4,044,55đ/kg. Xuất sữa béo các loại là 200kg đơn giá là 30,025,22đ/1kg Đường trắng các loại là 1,900kg với đơn giá là 4,507,32đ/1kg Dầu Shortening các loại là 650kg với đơn giá là 8,765,25đ/1kg Dầu đậu nành là 120kg với đơn giá là 13,987,52đ/1kg Hộp carton kem xốp 5,1kg là 1000 hộp đơn giá là 3927,59đ/hộp Tem kiểm tra chất lượng sản phẩm là 1000 cái đơn giá là 11,2đ/1cái Xuất 7.000 cuộn băng dính nhỏ đơn giá là 1,145,68đ/1cuộn. Nghiệp vụ xuất kho trên được ghi vào các phiếu xuất kho của kho vật liệu chính, vật liệu phụ, và kho công cụ dụng cụ, ví dụ phiếu xuất kho số 21 và phiếu xuất số 53. Cột đơn giá và thành tiền chỉ được lập vào cuối kỳ khi kế toán đã tính được giá bình quân của vật tư. Biểu 5: Phiếu xuất kho cho sản phẩm của phân xưởng 2 CTCP bánh kẹo Hải Châu Phiếu xuất kho Mẫu số 02 - VT 15 Mạc Thị Bưởi HBT - HN Theo QĐ:1141 - TC/QD/CĐKT Ngày 1 - 11 - 1995 của BTC Ngày 05 tháng 03 năm 2005 Nợ TK 6212 Số 1507 Có TK 1521 Người nhận hàng: Chị Hà Xuất cho phân xưởng bánh 2 Lý do xuất kho: Làm bánh kem xốp 150g Xuất tại kho: anh Hải STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 010001 Bột mì loại 1 1,300 4,044,55 5,257,915 2 010005 Sữa béo các loại 200 30,025,22 6,005,044 3 010003 Đường trắng các loại 1,900 4,507,32 8,563,908 4 010007 Dầu Shortening các loại 650 8,765,25 5,697,413 5 010002 Dầu đậu nành 120 13,987,52 1,678,503 Thành tiền: 27,202,783 Số tiền bằng chữ: Hai bảy triệu hai trăm linh hai ngàn bảy trăm tám ba đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 6: Phiếu xuất kho công cụ cho sản xuất sản phẩm CTCP bánh kẹo Hải Châu Phiếu xuất kho Mẫu số 02 - VT 15 Mạc Thị Bưởi HBT - HN Theo QĐ:1141 - TC/QD/CĐKT Ngày 1 - 11 - 1995 của BTC Ngày 15 tháng 03 năm 2005 Nợ TK 6212 Số 1507 Có TK 1521 Người nhận hàng: Chị Hà Xuất cho phân xưởng bánh 2 Lý do xuất kho: Làm bánh kem xốp 150g Xuất tại kho: anh Hùng STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 061017 Băng dính nhỏ 7,000 1,145,68 8,019,760 Cộng 8,019,760 Số tiền bằng chữ: Tám triệu không trăm mười chín nghìn bảy trăm sáu mươi đồng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trong kỳ phòng kỹ thuật của công ty tiến hành tính định mức vật tư sử dụng cho từng loại NVLvà lập thành biểu ví dụ như biểu số 7 dưới đây: Biểu 7: phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Công ty CP bánh kẹo Hải Châu Số 55 Số 15 - Mạc Thị Bưởi - HBT - HN Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Nợ TK 6212 Ngày 01tháng 03 năm 2005 Có TK 1521 STT Tên vật liệu Mã số ĐVT Hạn mức được lĩnh Thực lĩnh Số lượng Ghi chú Số lượng Ghi chú A B C D 1 2 E 3 F 1 Bột mì loại 1 010001 kg 8570 8570 2 Đường trắng 010003 kg 1780 1650 ... 010008 Lít 50 45 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên Ngoài trường hợp xuất kho vật tư cho sản xuất sản phẩm là chính, ở công ty còn có thêm trường hợp xuất NVL cho sửa chữa thường xuyên máy móc thiết bị.Thêm vào đó, công ty cũng có bán vật tư nhưng với số lượng rất ít. Các trường hợp xuất NVL để tham gia liên doanh và góp vốn thì hầu như không được áp dụng tại Công ty. Khi xuất kho phiếu xuất kho được lập ngay cho mỗi nghiệp vụ xuất, trong trường hợp bán vật tư thì có thêm có hoá đơn giá trị gia tăng cho vật tư được bán. 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu thì việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL cũng như CCDC đều sử dụng phương pháp thẻ song song.Phương pháp này đựơc sử dụng để đơn giản cho việc ghi chép và thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết hoặc vào cuối kỳ. * Tại kho: Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL thủ kho căn cứ vào các nghiệp vụ nhập, xuất để ghi vào thẻ kho hàng ngày số thực nhập và thực xuất. Thẻ kho được lập để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của NVL về mặt số lượng hiện vật. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại NVL, mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho cộng thẻ kho đối chiếu với sổ kế toán chi tiết về mặt hiện vật (biểu số 8). * Tại phòng kế toán: Mở sổ kế toán chi tiết NVL để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL cả về số lượng hiện vật lẫn giá trị, mỗi trang sổ được theo dõi riêng cho từng loại vật tư. Ghi hàng ngày theo từng chứng từ nhập xuất (biểu số 9). Cuối tháng cộng sổ kế toán chi tiết để đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng hiện vật để lập bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn. Trong bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn mỗi loại NVL chỉ được ghi một dòng vào cuối tháng. Sau đó cộng bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về mặt giá trị (biểu số 10). * Tại các phân xưởng: Để đảm bảo cho công tác quản lý NVL được chặt chẽ và sử dụng chúng có hiệu quả, hàng ngày các nhân viên thống kê sẽ thống kê số lượng và chủng loại vật tư tiêu hao cho từng sản phẩm. Cuối tháng sau khi tổng hợp số liệu, các nhân viên thống kê căn cứ vào định mức tiêu hao NVL đã được xây dựng cho từng sản phẩm và số lượng thực tế tiêu hao để lập báo cáo vật tư cho mỗi loại sản phẩm của từng xí nghiệp. Quá trình hạch toán chi tiết NVL đựơc cụ thể hoá qua sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 6:Sơ đồ hạch toán NVL theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi định kỳBiểu số 8: Thẻ kho mở cho bột mì loại 1 CT CP Bánh kẹo Hải châu Thẻ kho Số 10001 15 -Mạc Thị Bưởi - HBT - HN Ngày 01 tháng 03 năm 2005 Tên vật tư: Bột mì loại 1 Đơn vị tính: kg Kho: Vật liệu chính STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn 1/3 Tồn đầu tháng 35,896,89 1 Nhập từ CT Đại Lộc 20,000 55,896,89 2 Xuất cho PX bánh 1 50,326 5,570,89 3 Nhập từ CT Hà Phát 31,203 36,773,89 4 Xuất cho PX bánh 2 1,300 35,473,89 ... Cộng Tồn cuối kỳ 98,569 81,827,5 52,638,39 5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty bánh kẹo Hải Châu có số lượng vật tư tương đối lớn, nhiều chủng loại khác nhau nên Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL nhằm cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu một cách chính xác và kịp thời cho quản lý. 5.1. Tài khoản và sổ sách sử dụng hạch toán NVL. Công ty sử dụng TK 152 - nguyên liệu, vật liệu TK 1521 - nguyên vật liệu chnhs TK 1522 - nguyên vật liệu phụ TK 1523 - nhiên liệu TK 1524 - phụ tùng thay thế TK 1525 - vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản TK 1526 - phế liệu TK 1527 - vật tư khác TK 153 - công cụ dụng cụ TK 1531 - vật tư phụ tùng TK 1532 - vật liệu rẻ tiền mau hỏng Sổ tổng hợp được sử dụng trong công ty là: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 152, 153, Bảng cân đối số phát sinh. Quy trình hạch toán tổng hợp NVL được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 7: Quy trình hạch toán tổng hợp NVL. Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 152, 153 Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 152, 153 Bảng tổng hợp chi tiết TK 152, 153 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ 5.2. Trình tự hạch toán NVL. 5.2.1. Hạch toán nhập NVL: Phần lớn NVL trong công ty được nhập là do mua ngoài. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư do phòng kế hoạch lập và định mức tiêu hao NVL do phòng kỹ thuật lập để xác định lượng NVL mua vào trong kỳ. * Khi nhập kho NVL kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như: Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi... để ghi định khoản: Ghi Nợ TK152 và ghi Có các tài khoản liên quan như tiền mặt (TK 111), tiền gửi (TK 112), chưa thanh toán cho khách hàng (TK 331)... Ví dụ 1: Trong kỳ, công ty mua NVL của công ty CP thực phẩm theo hình thức trả chậm của hoá đơn số 1055 ngày 05.03.2005 thì được phản ánh như sau: Nợ TK 152 : 128,540,000 Nợ TK 133 : 12,854,000 Có TK 331 : 141,394,000 Ví dụ 2: Ngày 10.03.2005, công ty mua 50,000 hộp băng dính nhỏ của công ty TNHH Hà Phát theo hóa đơn số 1711, đơn giá chưa có thuế GTGT là 1,198 chi phí vận chuyển hàng về kho là 200,000đ. Nghiệp vụ này được phản ánh như sau: Nợ TK 1531 : 60,100,000 Nợ TK 133 : 6,010,000 Có TK 111 : 66,110,000 * Trong công ty không xảy ra trường hợp: chứng từ về trước hàng cuối tháng chưa về. Còn trường hợp hàng về trước chứng từ cuối tháng chưa về thì rất ít xảy ra, nếu có thì đến cuối tháng chứng từ cũng sẽ đựơc đưa về. Thực ra công việc này cũng không ảnh hưởng đến việc ghi sổ NVL là mấy vì kế toán NVL của công ty chủ yếu là căn cứ vào phiếu nhập kho do phòng kế hoạch lập để làm căn cứ ghi sổ, khi nào có phiếu nhập chuyển lên thì lúc đó kế toán mới tiến hành định khoản và ghi sổ. * Nếu NVL của công ty được nhập khẩu thì trong bút toán nhập mua NVL còn phản ánh thêm thuế nhập khẩu của hàng nhập như sau: Ví dụ: Nhập khẩu Bơ theo giá 42,000 USD (đã thanh toán bằng chuyển khoản). Thuế suất nhập khẩu là 20%, thuế suất thuế GTGT 10%. Theo tỷ lệ giá thực tế 15,050 VND. Nợ TK 152 : (42,000 + 42,000 x 20%) x 15,050 = 758,520,000 Nợ TK 133 : 75,852,000 Có TK 3333 : 126,420,000 Có TK 112 : 707,952,000 * Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Ví dụ: Ngày 07.03.05 công ty thuê ngoài gia công chế biến cuộn bao bì cắt ngắn thành túi đựng sản phẩm. Với giá thực tế xuất của NVL để mang đi gia công là 11,255,000 đồng. Chi phí vận chuyển là 457,500 đồng. Tiền thuê gia công chế biến là 7,803,000 đồng. Sau khi gia công thu được 56,275 túi đựng, đơn giá cho mỗi túi là 346,78 đồng/1túi. Kế toán sẽ ghi định khoản như sau: 11,255,000 + 457,500 + 7,803,000 = 19,515,500 đồng Nợ TK 152 : 19,515,500 Có TK : 19,515,500 * Ngoài các trường hợp tăng NVL đã nêu trên, ở công ty không còn trường hợp tăng nào khác kể cả NVL được cấp phát, đựơc tài trợ hay góp vốn liên doanh, vốn cổ phần... * Công ty cũng không được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán từ nhà cung cấp. Do đó trong kế toán mua NVL không phản ánh các bút toán chiết khấu này. * Trường hợp phản ánh NVL thừa, thiếu so với hoá đơn: Phần lớn vật tư của công ty được nhập theo đúng hợp đồng mua bán. Nhưng khi xảy ra trường hợp thiếu thì phòng kinh doanh của công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp sửa lại hoá đơn theo đúng số hàng thực tế giao nhận và chỉ nhập số lượng thực tế. Đối với trường hợp thừa so với hoá đơn thì trả lại nhà cung cấp số thừa và chỉ nhập số hàng theo đúng hợp đồng. Sau khi đã chấp nhận lô hàng phòng kinh doanh mới tiến hành viết phiếu nhập kho là căn cứ giúp kế toán ghi sổ. 5.2.2. Hạch toán nghiệp vụ xuất NVL. * Đối với NVL xuất kho, cuối tháng sau khi tổng hợp được số lượng và giá trị NVL tồn đầu tháng và nhập trong tháng kế toán mới tiến hành xác định giá bình quân của từng loại NVL trong kỳ. Như ví dụ đã trình bày trong phần tính giá NVL thì ta có: Đơn giá bình quân của bột mì loại 1là: 4,044.55đ/1kg Đơn giá bình quân của cuộn băng dính nhỏ là 1,145.68 đ/1cuộn. * Trong kỳ các nghiệp vụ xuất kho của NVL chủ yếu là xuất dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm, cho phân xưởng, cho quản lý. Ngoài ra còn có các trường hợp xuất khác nhưng với số lượng nhỏ như: Xuất NVL thuê ngoài gia công chế biến hay xuất để bán, xuất cho sửa chữa sản phẩm. * Khi xuất kho NVL dùng cho sản xuất thì có sự khác nhau về phương pháp xuất giữa NVL và CCDC. - ở NVL không phân chia theo giá trị NVL xuất mà tiến hành định khoản cho nghiệp vụ xuất kho NVL luôn. Ví dụ: Ngày 7 tháng 3 bột mì loại 1 được xuất cho Phân xưởng Bánh 1 để sản xuất trực tiếp với số lượng xuất trong ngày là 50.326. Đơn giá bình quân là 4.404.55đ/kg. Giá trị bột mì loại 1 xuất kho là 203.546.023đ. Nghiệp vụ trên có thể ghi định khoản như sau: Nợ TK 6211: 203.546.023 Có TK 152: 203.546.023 - ở CCDC việc hạch toán CCDC xuất còn phải xét giá trị của NVL xuất dùng. Nếu CCDC xuất dùng có giá trị nhỏ thì khi sử dụng được hạch toán như xuất dùng NVL. Ví dụ: Nghiệp vụ xuất kho băng dính nhỏ phục vụ sản xuất bánh kem xốp 150 g được hạch toán như sau: Nợ TK6212: 9.000 Có TK 1531: 9.000 Nếu CCDC xuất dùng có giá trị lớn sử dụng cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh thì phải phân bổ dần vào chi phí của các đối tượng khác. Có thể phân bổ thành hai lần, ba lần tuỳ theo giá trị của CCDC. Nhưng đối với Công ty thì việc hạch toán CCDC xuất dùng chủ yếu là trường hợp phân bổ 1 lần. * Trong trường hợp xuất kho vật tư để bán thì cũng định khoản như trường hợp bán sản phẩm bình thường. Ví dụ: Trong tháng 3 công ty bán 300Kg đường trắng cho Đại lý Hải An, giá vốn của lô hàng là 4.035,26 đ/1kg, giá bán là 5.125,25 đ/kg. Nghiệp vụ này được kế toán phản ánh như sau: a) Nợ TK 632: 1.211.000 Có TK 152: 1.211.000 b) Nợ TK 111: 1.692.000 Có TK 511: 1.538.000 Có TK 3331: 154.000 * Trường hợp xuất vật tư để gia công chế biến thì cả NVL và CCDC đều được hạch toán giống nhau. Ví dụ: Ngày 07/03/2005, Công ty thuê ngoài gia công chế biến cuộn bao bì cắt ngắn thành túi đựng sản phẩm. Với giá thực tế xuất NVL để mang đi gia công là 11.255.000 đồng. Kế toán sẽ phản ánh như sau: Nợ TK 154: 11.255.000 Có TK 152: 11.255.000 * Trường hợp xuất vật tư cho sửa chữa thường xuyên được hạch toán cụ thể như sau: Ví dụ: Xuất 300Kg thép cho sửa chữa phân xưởng ngày 08 tháng 3 với tổng giá trị vật tư xuất là 1.025.000đ. Nghiệp vụ này được khẳng định theo định khoản như sau: Nợ TK 627: 1.025.000 Có TK 1527: 1.025.000 * ở Công ty không có các trường hợp xuất NVL để góp vốn tham gia liên doanh, vốn cổ phần, xuất để cho thuê. * Bao bì trong Công ty được tính vào giá thành của sản phẩm chứ không hạch toán giá riêng. Do đó trường hợp xuất bao bì cho sản xuất sản phẩm cũng hạch toán như xuất NVL bình thường. 6. Hạch toán nghiệp vụ kiểm kê NVL Tại công ty thì công việc kiểm kê NVL chủ yếu là do các xưởng tự kiểm tra. Thời gian kiểm tra cũng không cố định mà tuỳ theo yêu cầu của từng phân xưởng. Mục đích của việc kiểm kê vật tư là nhằm xác định một cách chính xác số lượng và giá trị của từng loại vật tư ở trong kho của công ty. Ngoài ra công tác kiểm kê vật tư còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các hao hụt, hỏng, mất… các vật tư tại các kho. Qua công tác này sẽ nâng cao ý thức trách nhiệm của từng người trong việc bảo quản, sử dụng vật tư cũng như việc quản lý NVL, CCDC phải có nề nếp. Thông thường trước khi tiến hành kiểm kê phải xác định được lượng NVL tồn kho ở thời điểm kiểm kê trên sổ sách. Đồng thời tiến hành kiểm kê số vật tư còn lại trong các kho. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi vào Biên bản kiểm kê vật tư. Trong biên bản này sẽ ghi rõ từng loại vật tư được kiểm kê về số lượng, đơn giá, lượng tồn thực tế và trên sổ sách cũng như mức chênh lệch giữa sổ sách và thực tế. Căn cứ vào kết quả kiểm kê để xác định các nguyên nhân thừa thiếu của NVL từ đây đưa ra các biệ pháp xử lý thích hợp. Vật tư của công ty thiếu, thừa có thể do nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân chủ yếu là do việc bảo quan chưa thật đúng theo qui định. Vì vạy khi phát hiện số vật tư chênh lệch so với sổ sách thường thì sẽ tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và xử lý. Trường hợp thiếu vật tư: Nếu là nguyên nhân khách quan thì được hạch toán vào chi phí. Kế toán ghi Nợ tài khoản chi phí và ghi Có tài khoản NVL,CCDC. Nếu việc thiếu hụt này là do nguyên nhân chủ quan thì yêu cầu cá nhân đó phải bồi thường cho doanh nghiệp. Trường hợp vật tư thừa trong kiểm kê: Sau khi tìm hiểu các nguyên nhân của việc thừa NVL, CCDC kế toán sẽ tiến hành hạch toán. Thường thì kế toán sẽ ghi giảm chi phí. Trong một số trường hợp đặcbiệt thì mới hạch toán vào Nợ TK 002- Hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công sơ chế. 7. Hạch toán dự phòng giảm giá NVL Hàng năm vào thời điểm cuối năm kế toán công ty vẫn chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Việc không lập dự phòng cho hàng tồn kho có nhiều nguyên nhân ví dụ như: Lượng NVL mà Công ty sử dụng cho sản xuất được cung cấp bởi các khách hàng uy tín, sự biến động về giá cả không nhiều trong mấy năm trở về trước… Do đó mà bộ phận kế toán chưa thực sự chú trọng đến công tác này. Tuy nhiên trong những năm gần đây giá NVL thay đổi hàng ngày. Thêm vào đó là những biến đổi của điều kiện khách quan như: Trượt giá ngoại tệ, lãi vay… Trước tình hình điều kiện chủ quan và khách quan có nhiều chuyển biến phức tạp như thế thì việc lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho ở Công ty là thực sự cần thiết và sớm được triển khai. Chương III Một số kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu 1. Khái quát chung 1. Những thành tựu đạt được Công ty Bánh kẹo Hải Châu có quá trình hình thành và phát triển trên 30 năm. Trong quá trình đó Công ty đã gặp phải không ít khó khăn, thách thức. Nhưng đến nay, Công ty đã trở thành một doanh nghiệp sản xuất có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. Sản phẩm của Công ty luôn được người tiêu dùng ưa chuộng và đánh giá cao cả về chất lượng, mẫu mã và giá cả. Trong những năm qua tập thể Công ty đã không ngừng phấn đấu để xây dựng Công ty ngày một vững mạnh hơn xứng đáng với thương hiệu "Hải Châu chỉ có chất lượng vàng". Để đạt được những thành tựu đó phải kể đến công sức lao động của cán bộ công nhân viên toàn Công ty nói chung và đặc biệt là phòng kế toán tài chính nói riêng. Trong Công ty, công tác kinh tế rất được chú trọng bởi đây là nơi cung cấp các thông tin về sản phẩm, xác định lãi lỗ trong kinh doanh của Công ty. Nhìn chung bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty là một doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động tập chung với nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đội ngũ kế toán của Công ty có trình độ vững vàng. Công ty cũng đã thực hiện chuyên môn hóa lao động kế toán, mỗi người phụ trách một phanà hành cụ thể, không chồng chéo đảm bảo trách nhiệm của từng người trong công việc và thực hiện hiệu quả nhiệm vụ được giao. Công tác kế toán NVL của Công ty là một trong những công tác quan trọng bởi chi phí về NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Do đó Công ty rất chú trọng đến công tác kế toán NVL và điều đó được thể hiện ở một số ưu điểm sau: Thứ nhất: Trong công tác quản lý NVL Công ty đã có nhiều chú trọng từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. * Đối với công tác thu mua: Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua tương đối linh hoạt, am hiểu về chất lượng và thị trường nên việc thu mua NVL tương đối ổn định. Bên cạnh đó Công ty thường xuyên ký hợp đồng với các nhà cung cấp có mặt hàng tốt, chất lượng cao, giá cả phù hợp, luôn đảm bảo đúng, đủ về số lượng cũng như quy cách phẩm chất của NVL, giao hàng đúng hẹn và kịp thời để Công ty có thể sử dụng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm được tiến hành liên tục. * Đối với công tác dự trữ, bảo quản Công ty có một hệ thống kho được tổ chức một cách khoa học bảo quản hợp lý theo tính năng công dụng cũng như yêu cầu bảo quản của từng NVL phù hợp với tính chất lý hóa của từng loại vật tư. Bên cạnh đó Công ty đã xây dựng được định mức dự trữ NVL tối đa và tối thiểu để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục. Ngoài ra với đội lý quản lý kho có tinh thần trách nhiệm cao cũng như trình độ chuyên môn cao thì việc quản lý NVL được thực hiện khá nề nếp, bảo đảm vật tư được quản lý chặt chẽ, tránh được tình trạng thất thoát vật tư gây thiệt hại cho Công ty. * Đối với công tác sử dụng: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao NVL cho từng sản phẩm tương đối chính xác. Thông qua hệ thống định mức tiêu hao vật liệu công cụ dụng cụ, NVL sẽ được xuất kho sử dụng đúng mục đích, tránh thất thoát, lãng phí. Ví dụ như trong quá trình sản xuất các loại bánh, người tổ trưởng đã tổ chức thu gom ngay NVL còn thừa sau khi cắt khuôn, đồng thời loại bỏ những chiếc bánh bị vỡ, bị hỏng giao cho bộ phận đánh trộn bột chế biến để tái chế nhằm đưa vào sản xuất. Việc làm này vừa tiết kiệm về NVL vừa giảm thiểu được sự vận chuyển đến nơi sản xuất…. Thứ hai: Về phương pháp hạch toán tổng hợp NVL được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX), với phương pháp này thì NVL được quản lý chặt chẽ không chỉ theo dõi số tồn mà còn theo dõi tình hình biến động tăng giảm của vật tư nhằm cung cấp thông tin một cách thường xuyên, kịp thời. Sổ kế toán tổng hợp mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung đây là hình thức ghi sổ đơn giản phù hợp với doanh nghiệp và đặc biệt có nhiều thuận lợi khi sử dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ. Về hạch toán chi tiết NVL theo dõi tình hình nhập xuất tồn theo phương pháp thẻ song song có ưu điểm rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập xuất tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời chính xác. Thứ ba: Về việc phân loại NVL Công ty dựa vào bộ chữ số để đánh kí hiệu mã vật tư cho các danh điểm NVL một cách có trình tự. Việc phân loại này rất thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán chi tiết NVL. Về phương pháp tính giá của hàng xuất kho NVL theo phương pháp BQGQ cơ ưu điểm là phù hợp với doanh nghiệp có số lần nhập xuất NVL nhiều do đó giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm NVL. Thứ tư: Về phương pháp hạch toán các trường hợp tăng, giảm NVL kế toán Công ty tiến hành rất cơ bản phù hợp với chế độ kế toán đã ban hành của Bộ tài chính. Định khoản và lên sổ sách kế toán theo đúng trình tự, đầy đủ đảm bảo cung cấp thông tin số liệu kịp thời, chính xác cho ban lãnh đạo công ty và cho việc quản lý NVL tại Công ty. Thứ năm: Công ty đã có hệ thống máy vi tính nối mạng đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý cũng như cho công tác kế toán trong Công ty. Với chương trình máy tính được viết riêng, phù hợp với công tác kế toán của Công ty nên việc hạch toán được tiến hành dễ dàng, thuận lợi và nhanh chóng. Máy tính được sử dụng đã trở thành công cụ đắc lực trong công tác hạch toán nói chung cũng như công tác kế toán NVL nói riêng. 2. Những tồn tại và hạn chế Bên cạnh những ưu điểm trong công tác tổ chức quản lý hạch toán NVL thì việc hạch toán kế toán vật tư cũng gặp phải những hạn chế và khó khăn nhất định. Do đó cần sớm khắc phục và hoàn thiện những hạn chế này nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin cho công tác quản lý. Những nhược điểm còn tồn đọng đó là: Thứ nhất: Việc tổ chức quản lý thu mua, dự trữ, bảo quản NVL được tiến hành rất tốt tuy nhiên công tác kiểm kê NVL trong kỳ của doanh nghiệp làm chưa nghiêm. Việc tiến hành kiểm kê chưa được tổ chức theo quy mô lớn và chưa xác định đây là nhân tố tương đối quan trọng trong bảo quanr NVL. Nếu việc kiểm tra không được tiến hành thường xuyên và nghiêm túc sẽ dẫn đến hao hụt, hỏng hóc…. làm ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp. Thứ hai: Về phương pháp hạch toán tổng hợp NVL ở Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung nhưng lại không sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt làm cho công tác kế toán không được giảm nhẹ. Mặc dù sử dụng Nhật ký đặc biệt sẽ có nhược điểm là ghi trùng lặp giữa Nhật ký chung và Nhật ký đặc biệt nhưng nếu sử dụng cả hai loại nhật ký này sẽ có ưu điểm là những nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên sẽ được ghi riêng thuận tiện cho việc theo dõi quản lý. Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo hình thức sổ song song có nhược điểm là chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL phương pháp này dễ ghi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về số lượng và hiện vật. Hiện nay ở Công ty không sử dụng bảng phân bổ NVL, việc này cũng sẽ gây khó khăn cho việc cung cấp thông tin và kiểm tra số lượng vật tư xuất cho các phân xưởng trong kỳ. Thứ ba: Công ty chưa xây dựng được sổ danh điểm NVL. Việc đánh mã vật tư cho các danh điểm NVL chỉ theo nhóm vật tư chứ chưa dựa trên tính chất, đặc điểm của vật tư đó. Do vậy, trong công tác kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn khi quản lý, hạch toán các vật tư không được sử dụng thường xuyên. NVL xuất kho được áp dụng theo phương pháp BQGQ cơ sưu điểm nhưng cũng có nhược điểm là dồn công việc tính giá vào cuối tháng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. Thứ tư: Công ty có số lượng NVL tương đối nhiều tuy nhiên tài khoản sử dụng cho hạch toán NVL cũng chỉ mới chi tiết đến cấp hai, việc này sẽ gây khó khăn trong công tác và cung cấp thông tin khi cần thiết. Vì khi đó chỉ biết đó là NVL chính hay phụ chứ không biết được cụ thể đó là vật tư nào. Việc hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu chưa thực sự đúng theo với chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành. Tất cả CCDC ở Công ty chỉ được phân bổ theo hình thức phân bổ 1 lần do đó đối với những CCDC có giá trị sử dụng cho nhiều kỹ kinh doanh cần được phân bổ dần vào chi phí thì lại không được phân bổ. Thứ năm: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất cần thiết và quan trọng thì nay chưa được áp dụng tại Công ty. II. Sự cần thiết và hoàn thiện kế toán NVL Các thông tin kế toán là thông tin rất quan trọng và cần thiết cho công tác quản lý hiện nay, nhất là trong nền kinh tế thị trường ở nước ta. Trong điều kiện cạnh tranh để tìm chỗ đứng trên thị trường, các doanh nghiệp cần phải có thông tin thật chính xác về tình hình tài chính của mình để có thể đề ra những biện pháp thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Do đó đòi hỏi kế toán trong doanh nghiệp nói chung và về kế toán NVL nói riêng cần phải hoàn thiện để đáp ứng mọi nhu cầu cao trong quản lý. Hoàn thiện công tác kế toán NVL không phải là làm bất cứ thay đổi gì chỉ để phù hợp với điều kiện doanh nghiệp mình phải dựa trên nhưngx nguyên tắc sau; Việc hoàn thiện công tác kế toán phải tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành, các văn bản pháp luật của Nhà nước có liên quan, đồng thời tiến tới hòa nhập với các thông lệ chung và chuẩn mực kế toán quốc tế. Hoàn thiện cũng phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty. Vận dụng sáng tạo chế độ kế toán tài chính vào công tác hạch toán NVL nhằm nâng cao hiệu quả và hiệu năng của công tác kế toán. Hoàn thiện kế toán phải đặt mối quan hệ chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được bởi vì mục đích của hoàn thiện là nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán NVL, từ đó góp phần vào công tác hạch toán kinh tế nói chung của doanh nghiệp được thuận lợi. Hoàn thiện kế toán là nhằm hướng tới làm tốt hơn vai trò cung cấp cung cấp thông tin cho cấp quản trị trong doanh nghiệp và những người quan tâm được biết về tình hình tài chính của Công ty. Để có thể đáp ứng được các yêu cầu hoàn thiện đưa ra thì kế toán NVL phải tiến hành hoàn thiện trên các mặt theo phương hướng cụ thể sau Trước hết, hoàn thiện kế toán thì phải cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin chi tiết về tình hình nhập xuất tồn kho NVL cụ thể theo từng danh điểm. Từ đó có thể báo cáo với cấp quản trị các thông tin về vật tư trong mọi thời điểm. Cần củng cố và tăng cường vai trò cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình nhập xuất tồn kho của vật tư từ các sổ kế toán tổng hợp của Công ty. Phản ánh giá trị của NVL một cách xác thực hơn phù hợp hơn với giá cả của NVL tại thời điểm sử dụng. Phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, tạo điều kiện cung cấp chính xác trong hạch toán kế toán. III. Một số phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu. Qua những tìm hiểu trên đây về công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Châu đã cho ta thấy những ưu điểm và nhược điểm trong việc tổ chức hạch toán kế toán phần hành này. Để nâng cao chất lượng và nhằm hoàn thiện hơn trong công tác kế toán NVL em xin được đề xuất một số ý kiến sau: 1. Về bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Công tác này ở Công ty nhìn chung là đã được quan tâm nhưng chưa đủ, công việc kiểm kê NVL trong các kho không thường xuyên và không có kế hoạch chung cho tất cả các phân xưởng. Do đó, cần phải có ban kiểm nghiệm vật tư cho các vật tư đã được nhập kho và xuất kho trong kỳ. Ban kiểm nghiệm này sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ có thể là tháng hoặc qúy cho tất cả các phân xưởng trong Công ty. Qua kiểm tra sẽ sớm tìm ra các nguyên nhân thiếu hụt hỏng hóc vật tư để kịp thời có các biện pháp xử lý. Việc làm này là rất cần thiết vì nó sẽ tránh được tình trạng thiếu hụt của NVL, nhằm nâng cao trách nhiệm bảo quản vật liệu của các thủ kho, luôn giữ được lượng NVL ổn định và chất lượng tốt nhất phục vụ cho nhu cầu sản xuất của phân xưởng. 2. Về công tác quản lý và hạch toán chi tiết NVL * Lượng NVL của Công ty có số lượng lớn, có tính năng sử dụng khác nhau, do đó công tác quản lý gặp rất nhiều khó khăn. Thêm vào đó, Công ty lại không sử dụng sổ danh điểm NVL nên khó khăn này càng tăng thêm. Các NVL của Công ty được quản lý theo mã vật tư nhưng theo những chữ số mà không dựa vào đặc điểm của vật tư nên rất khó nhận biết, đặc biệt là những vật tư ít được nhắc đến thì khi nhìn mã vật tư sẽ không hiểu được là vật tư gì và tính năng như thế nào. Để có thể phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý tránh nhầm lẫn trong việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán về tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL Công ty nên xây dựng sổ danh điểm NVL Sổ danh điểm này sẽ thống nhất tên gọi, mã hiệu, quy cách phẩm chất, đơn vị tính…. cho tất cả các bộ phận sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý và hạch toán, tránh nhầm lẫn nâng cao hiệu quả làm việc. Sổ danh điểm được lập và sử dụng ở bốn nơi như: Phòng kinh doanh, Kho Phòng Tài vụ và các phân xưởng. Sổ này phải thường xuyên được cập nhật khi có các loại NVL mới, đồng thời các bộ phận sử dụng phải đối chiếu với nhau để đảm bảo tính thống nhất. Kết luận Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường thì nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng NVL trong các doanh nghiệp đa dạng và phong phú hơn nhiêù, chúng luôn được đầu tư, đổi mới cho thích hợp với việc sản xuất ra những thứ mà thị trường cần, đồng thời đáp ứng nhu cầu kinh doanh đa ngành và nâng cao chất lượng quản lý trong môi trường doanh nghiệp. Do đó, việc quản lý, sử dụng và hạch toán NVL trong Công ty cũng đặt ra những yêu cầu mới. Nắm bắt được tầm quan trọng của công tác hạch toán phần hành này các cán bộ công nhân viên Công ty bánh kẹo Hải Châu đã không ngừng cố gắng, lỗ lực xây dựng hệ thống kế toán hoàn chỉnh hơn, phù hợp với điều kiện sản xuất của Công ty. Sau thời gian thực tập tại Công ty em cũng đã được tiếp xúc với công tác kế toán NVL đó và đã tìm hiểu thực trạng về phần hành kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Em thấy được những ưu điểm, những hạn chế cần khắc phục. Trên cơ sở phân tích thực tế và vận hàng lý luận công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, có thể thấy rằng Công ty có nhiều sáng tạo cho phù hợp với tình hình thực tế của mình, khâu quản lý vật tư được thực hiện một cách nghiêm ngặt, định mức vậ tư cũng được xây dựng khá chính xác, vì vậy mà vật liệu tại Công ty, em xin được góp vài ý kiến đã được trình bày như trên. Tuy nhiên, do trình độ hiểu biết của em còn có hạn nên bài viết của em không thể tránh khỏi những sai sót, em rất mong được sự giúp đỡ của thầy cô.