Đề tài Kế toán các khoản thanh toán và phân tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây

đơn này sẽ là căn cứ để nhập liệu vào máy. Với phần mềm kế toán AFsys5 việc nhập liệu có thể được thực hiện trên các màn hình nhập liệu khác nhau tùy thuộc vào loại chứng từ mà kế toán lựa chọn liên quan đến nghiệp vụ phát sinh. Khi nhập kế toán lựa chọn loại chứng từ, như Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT... Các chứng từ này ứng với các phần hành kế toán đã được thực hiện kế toán máy. Đối với những nghiệp vụ sử dụng các loại chứng từ trên kế toán chỉ việc chọn loại chứng từ tương ứng với nghiệp vụ và nhập số liệu vào máy. Còn với các loại nghiệp vụ khác không có loại chứng từ tương ứng trong dang mục chứng từ trên máy thì phần mềm AFsys5 cho phép kế toán Công ty sử dụng loại “chứng từ kế toán khác” để nhập số liệu. Ví dụ: căn cứ vào các Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý từ ngày 20 đến 30 tháng 9 năm 2004 kế toán viết Hóa đơn số 0078552, tiền hàng 108.520.400 (đồng), chiết khấu thương mại 2%, thuế GTGT 10%. Tổng giá trị thanh toán 116.985.000 (đồng) -Hóa đơn Để nhập Hóa đơn (GTGT) vào máy kế toán chọn loại chứng từ “ Hóa đơn xuất hàng hóa” sau khi chọn, màn hình nhập liệu sẽ hiện ra dưới dạng sau: Kế toán sẽ nhập số liệu lần lượt vào các ô tương ứng theo định khoản Nợ TK 131 116.350.000 Có TK 511 106.350.000 Có TK 3331 10.635.000 Khi kế toán ấn nút “ lưu” trên màn hình, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ sách, báo cáo tương ứng. Đối với sản phẩm bia khi xuất hàng hóa ngoài một Hóa đơn GTGT do kế toán lập còn có một Phiếu xuất kho do thủ kho lập cho vỏ chai, két gỗ, két nhựa. Số tiền này được hạch toán ghi tăng TK 131 và ghi giảm TK138. Chúng ta sẽ xem xét cách nhập PXK này trong phần hành kế toán các khoản phải thu khác. Cuối ngày các tổ tập hợp các Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý để lập một bảng kê thanh toán. Trong bảng kê có số Hóa đơn và số tiền thu được của từng loại sản phẩm. Phòng kế toán sẽ căn cứ vào bảng kê để nhập vào máy đồng thời in 2 Phiếu thu. Các tổ cầm Phiếu thu đi nộp tiền tại phòng thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ giữ một Phiếu thu và một Phiếu thu được lưu tại phòng kế toán. Ví dụ: Ngày 4 tháng 9 /2004 căn cứ vào bảng kê thanh toán của anh Lý tổ tiêu thụ số 2, tổng số tiền thu được 7.792.100(đồng) Bảng kê thanh toán Họ tên: Hoàng Văn Lý Số Hóa đơn Số tiền Bia hơi Bia chai 3170 7.792.100 Tổng tiền 7.792.100 Kế toán chọn loại chứng từ “ Phiếu thu tiền mặt”. Màn hinh nhập liệu sẽ hiện ra dưới dạng sau: Kế toán nhập số liệu vào các ô tương ứng theo định khoản: Nợ TK 111 7.792.100 Có TK 131 7.792.100 Sau khi ấn “ lưu” máy sẽ chuyển số liệu vào sổ kế toán và báo cáo tương ứng. +Khi khách hàng trả lại vỏ chai, két gỗ, két nhựa kế toán sẽ căn cứ vào Phiếu nhập kho để nhập số liệu vào máy. Ví dụ: Ngày 30/09/2004 phát sinh nghiệp vụ trả lại vỏ chai, két gỗ, két nhựa khách hàng cược kế toán căn cứ vào Phiếu nhập kho để nhập liệu như sau: Kế toán cập nhật chứng từ nhập hàng hóa-nhập khác.Ở ô loại chứng từ kế toán chọn “Phiếu nhập hàng hóa khác”. Màn hình nhập liệu như sau: Kế toán nhập lần lượt nhập vào các ô theo định khoản sau: Nợ TK 153 25.862.400 Có TK 131 25.862.400 Khi kế toán ấn nút “Lưu” máy sẽ chuyển số liệu vào các sổ sách, báo cáo tương ứng. Đối với khách hàng ngoại tỉnh Khách hàng ngoại tỉnh sẽ làm việc trực tiếp tại phòng kế toán. Kế toán viết Hóa đơn (GTGT). Hóa đơn sẽ là căn cứ để nhập liệu vào máy. Ví dụ: Ngày 2/9/2004 chị Dung ở Tam Điệp lấy 600 gói bánh hương quả loại 200g, 320 gói bánh kem xốp 300g. Tổng cộng tiền thanh toán 4.096.000 (đồng). Thuế GTGT 10%. Màn hình nhập liệu tương tự hình. Loại chứng từ “Hóa đơn xuất hàng hóa”. Kế toán nhập vào các ô theo định khoản. Nợ TK511 4.096.000 Có TK 511 3.723.600 Có TK 333(1) 372.400 Khi thanh toán kế toán sẽ viết Phiếu thu (tương tự trường hợp đối với các tổ tiêu thụ) Cuối tháng phòng kế toán sẽ tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng và các tổ tiêu thụ. Biên bản đối chiếu công nợ sẽ được lập thành 2 bản Công ty giữ một bản để làm căn cứ đối chiếu với số dư cuối tháng trên sổ chi tiết. 2.2.2. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ng­êi b¸n Trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty cần phải mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ... của nhà cung cấp. Khi Công ty chưa thanh toán cho các bên do chưa đến hạn thanh toán hoặc đang trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng kí kết sẽ làm phát sinh các khoản phải trả cho người bán (nhà cung cấp). Thông thường khi có nhu cầu mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ... Công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp cung ứng, sau khi hàng hóa được nhập kho đảm bảo chất lượng Công ty mới tiến hành thanh toán hoặc Công ty sẽ yêu cầu cho nợ trong một thời gian nhất định. Để phản ánh tình hình thanh toán giữa Công ty với nhà cung cấp trong trường hợp mua chịu vật tư, hàng hóa, kế toán sử dụng tài khoản 331- Phải trả cho người bán cùng với các tài khoản có liên quan như TK 111, 112, 131, 152, 153, 133... Chứng từ được sử dụng Hóa đơn GTGT (liên 2 ) do người bán lập Hợp đồng mua bán Biên bản thanh toán bù trừ công nợ ... Quy trình ghi sổ Khi hàng hóa về đến Công ty có kèm theo Hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán vận chuyển, sửa chữa (nếu có)..., đối với một số loại nguyên liệu vật liệu chính như: Đường, bơ, sữa... sẽ được phòng kiểm tra chất lượng KCS kiểm tra. Nếu đảm bảo chất lượng người chịu trách nhiệm kiểm tra sẽ viêt “ Phiếu kiểm tra chất lượng” với kết luận “ đảm bảo chất lượng” và đề nghị cho nhập kho. Phòng vật tư sẽ viết Phiếu nhập kho. Sau đó, bộ chứng từ gồm: Hóa đơn (GTGT)+ Phiếu nhập kho+ Phiếu kiểm tra chất lượng (nếu có)+ Đề nghị thanh toán (nếu có) sẽ được chuyển lên phòng kế toán. Phòng kế toán sẽ căn cứ vào Hóa đơn, Phiếu nhập kho để cập nhật vào chứng từ thanh toán công nợ Ví dụ: Ngày 07/9 Công ty mua 14.000 Kg Malt bia của công ty Thanh Tùng giá 6.000 đ/Kg. Thuế suất GTGT: 5%. Hóa đơn GTGT số 00711, đã nhập kho, Phiếu nhập kho số 648 Căn cứ vào Hóa đơn, Phiếu nhập kho kế toán cập nhật vào chứng từ thanh toán công nợ, loại chứng từ “ Ghi có các tài khoản công nợ”. Màn hình nhập liệu sẽ hiện ra như sau: Sau khi nhập các dữ liệu vào màn hình theo định khoản Nợ TK152 84.000.000 Nợ TK 13311 4.200.000 Có TK 331 88.200.000 Kế toán ấn nút “lưu”, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ sách và báo cáo tương ứng. Khi công ty tiến hành thanh toán bằng Ủy nhiệm chi hoặc tiền mặt, kế toán sẽ cập nhật chứng từ tiền mặt loại chứng từ “Phiếu chi tiền mặt” hoặc cập nhật chứng từ tiền gửi ngân hàng loại chứng từ “ ghi có tài khoản tiền gửi” Ví dụ: Ngày 24/09/2004 Công ty thanh toán tiền nợ cho công ty Thanh Tùng, số tiền 300.000.000 (đồng). Căn cứ vào Ủy nhiệm chi kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK331 300.000.000 Có TK 1121 300.000.000 Màn hình nhập liệu như sau: Kế toán ấn nút “ lưu” để kết thúc, máy sẽ tự động đưa số liệu vào sổ sách, báo cáo có liên quan. 2.2.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với ngân sách Nhà nước Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh do vậy công ty phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước từ đó làm phát sinh nhiều nghiệp vụ thanh toán giữa Công ty với ngân sách Nhà nước. Để theo dõi thuế và các khoản phải nộp vào ngân sách Nhà nước kế toán sử dụng TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, trong đó chi tiết theo từng loại thuế cùng với các TK liên quan: TK 111, 112, 133 Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT liên 2 khi mua hàng Hóa đơn GTGT liên 3 khi bán hàng Giấy thông báo thuế Giấy nộp tiền vào NSNN Ủy nhiệm chi- Chuyển tiền ... Hệ thống sổ sách sử dụng Sổ chi tiết TK 3331 Sổ cái TK 333 Quy trình ghi sổ: Công ty phải nộp ba loại thuế chính là thuế GTGT, thuế TTĐB và thuế TNDN tuy nhiên do Công ty thường xuyên làm ăn thua lỗ nên trong mấy năm qua không phải nộp thuế TNDN. Công ty chỉ theo dõi chi tiết đối với thuế GTGT mà không theo dõi chi tiết đối với thuế TTĐB +Thuế GTGT: Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, mua hàng căn cứ vào các Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn mua hàng kế toán cập nhật vào máy qua màn hình nhập liệu “chứng từ xuất bán hàng hóa” hoặc chứng từ “Thanh toán công nợ”. Cuối mỗi tháng kế toán thuế sẽ lập tờ khai thuế GTGT và hai Chứng từ ghi sổ phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ và số thuế GTGT phải nộp trong tháng . Chứng từ ghi sổ Số 9 Ngày 30 tháng 9 năm 2004 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1. Thuế đầu vào được khấu trừ kết chuyển giảm thuế phải nộp 1331 13311 92.675.665 92.675.665 Chứng từ ghi sổ Số 18 Ngày 30 tháng 9 năm 2004 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1. Thuế GTGT phải nộp tháng 9/2004 5111 3331 305.720.100 305.720.100 +Thuế TTĐB: Để xác định số thuế TTĐB phải nộp trong tháng kế toán thuế sẽ căn cứ vào bảng kê sản lượng tiêu thụ để lập một CTGS và tờ khai thuế TTĐB Chứng từ ghi sổ Số 19 Ngày 30 tháng 9 năm 2004 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1. Thuế TTĐB phải nộp tháng 9/2004 5111 3332 702.585.624 702.585.620 Các Chứng từ ghi sổ sau khi được kế toán trưởng duyệt sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp để vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ cái TK333 được lập trên máy. Để cập nhật CTGS này vào máy kế toán chọn loại “chứng từ kế toán khác”. “Chứng từ kế toán khác” bao gồm hai loại là: “chứng từ khác ghi có” cho phép kế toán ghi nghiệp vụ một Có nhiều Nợ và “chứng từ khác ghi nợ”cho phép kế toán ghi nghiệp vụ một Nợ nhiều Có. Như vậy để nhập CTGS số 18 và CTGS số 19 ở ô loại chứng từ kế toán sẽ lựa chọn “chứng từ kế toán khác _ghi có” và để nhập CTGS số 9 kế toán sẽ chọn loại chứng từ “chứng từ khác ghi nợ”. Ví dụ đối với CTGS số 19 kế toán sẽ nhập số liệu vào các ô tưong ứng theo định khoản: Nợ TK 511(1) 702.585.624 Có TK 333(2) 702.585.624 Màn hình nhập liệu sẽ hiện ra như sau: Để kết thúc quá trình nhập liệu kế toán nhấn nút “Lưu” máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ sách, báo cáo liên quan. Khi thanh toán các khoản thuế với ngân sách nhà nước kế toán sẽ nhập liệu vào máy qua giao diện “cập nhật chứng từ tiền gửi ngân hàng ”. Tại ô “loại chứng từ” chọn “chứng từ ghi có Tk tiền gửi-VND” sau đó trên màn hình nhập liệu kế toán sẽ lần lượt nhập các thông tin liên quan. Đối với “giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng chuyển khoản: Kế toán định khoản: Nợ TK 3332 300.000.000 Nợ TK 3331 100.000.000 Có TK 1121 400.000.000 Màn hình nhập liệu sẽ hiện ra như sau: Để kết thúc kế toán ấn nút Lưu 2.2.4 Kế toán thanh toán các khoản khác Kế toán thanh toán các khoản phải thu khác Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây sử dụng TK 138 để phản ánh tình hình thanh toán đối với các khoản phải thu như: Thu tiền thừa phát hiện sau kiểm kê, cược vỏ chai két gỗ, két nhựa đối với các mặt hàng bia, khoáng ngọt, khoáng mặn. Trong đó theo dõi việc thanh toán khoản cược vỏ chai, két gỗ, két nhựa là những nghiệp vụ chủ yếu. Để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu khác kế toán sử sụng TK 138- Phải thu khác cùng các tài khoản liên quan: TK111, 112, 153, 131... Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho ... Hệ thống sổ sách sử dụng Sổ chi tiết TK 138 Sổ cái TK 138 Quy trình ghi sổ Khi khách hàng mua bia, khoáng mặn, khoáng ngọt, ngoài một Hóa đơn (GTGT) bán hàng, còn có một Phiếu xuất kho đối với vở chai, két gỗ, két nhựa. Kế toán sẽ căn cứ vào Phiếu xuất kho để ghi giảm TK138. Ví dụ: Ngày 30 tháng 9 năm 2004 có Phiếu xuất kho số 685A của tổ tiêu thụ số 2: Căn cứ vào Phiếu xuất kho kế toán chọn màn hình nhập liệu “ cập nhật chứng từ xuất hàng hóa- xuất khác”. Ở ô loại chứng từ kế toán chọn “ Hóa đơn xuất hàng hóa” và lần lượt nhập số liệu chi tiết vào các ô tương ứng theo định khoản: Nợ TK 131 97.885.600 Có TK 138 97.885.600 - Màn hình nhập liệu: Sau đó ấn nút “lưu” để kết thúc quy trình nhập liệu - Cuối mỗi tháng kế toán sẽ lập một Chứng từ ghi sổ để kết chuyển tiền vỏ chai, két gỗ, két nhựa của khách cược trong tháng: Chứng từ ghi sổ Số 23 Ngày 30 tháng 9 năm 2004 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1. Kết chuyển tiền vỏ chai két gỗ của khách cược tháng 9 138 142 432.650.800 432.650.800 Từ Chứng từ ghi sổ kế toán sẽ nhập vào máy qua màn hình nhập liệu “cập nhật chứng từ kế toán khác” theo định khoản: Nợ TK138 432.650.800 Có TK 142 432.650.800 Kết thúc quy trình nhập liệu kế toán ấn nút “lưu” máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ sách và báo cáo liên quan. Kế toán thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác Công ty sử dụng TK338 để phản ánh tình hình thanh toán BHYT, BHXH, KPCĐ, lãi tiền vay, kinh phí nghiên cứu cho Sở KHCN. Kế toán tiến hành theo dõi chi tiết đối với từng khoản để quản lý kịp thời, chặt chẽ, đảm bảo yêu cầu hạch toán chính xác. Tài khoản sử dụng: TK338- Phải trả phải nộp khác và các tiểu khoản TK 3381: BHYT trích nộp cấp trên TK 3382: Chi BHXH cho người lao động TK 3383: Lãi tiền vay TK 3384: KPCĐ TK 3385: BHYT cấp lại cho y tế cơ quan TK 3386: Phải trả theo chế độ nghỉ dưỡng TK 3388: Phải trả kinh phí sở KHCN Chứng từ sử dụng Bảng thanh toán tiền lương Phiếu chi Chứng từ ghi sổ Hệ thống sổ sách sử dụng Sổ chi tiết TK 338 Sổ cái TK338 Quy trình ghi sổ: Hàng tháng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ căn cứ vào bảng thanh toán lương của phòng lao động tiền lương để lập bảng phân bổ lương. Căn cứ vào tổng số tiền lương phải trả công nhân sản xuất, quỹ lương cơ bản và tỉ lệ trích BHXH, KPCĐ, kế toán xác định số BHXH, KPCĐ trích nộp cho từng phân xưởng. Công ty thực hiện trích 15% BHXH theo quỹ lương cơ bản và trích 2% KPCĐ theo quỹ lương thực tế. Việc trích nộp BHXH và KPCĐ được theo dõi trên các TK3381, 3384. Riêng khoản BHYT, Công ty trích một năm 2 lần trên quỹ lương cơ bản. Vì giá trị nhỏ nên số tiền BHYT này được tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng phát sinh. Tháng 09/2004 tại Công ty không phát sinh khoản trích BHYT nên kế toán không phải phản ánh nghiệp vụ này. Trong tháng 9/2004 căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán lập bảng phân bổ tiền lương: Bảng phân bổ lương tháng 9 năm 2004 STT Đối tượng phân bổ Tiền lương 2% KPCĐ Tài khoản đối ứng 1 Lương công nhân sản xuất chính 209,639,060 4,192,800 622 2 Lương phụ trợ 55,756,900 1,115,100 627 3 Lương bán hàng 68,003,700 1,360,100 641 4 Lương gián tiếp 34,174,500 683,500 642 Tổng cộng 367,574,160 7,351,500 Trong đó Sp bia 155,559,200 3,111,200 Sp nước khoáng 6,957,900 139,200 Sp bánh quy 13,765,700 275,300 Sp bánh kem xốp 14,114,600 282,300 Sp bánh trung thu 19,241,600 384,800 Cộng lương sản xuất 209,639,000 4,192,800 Từ bảng thanh toán lương và bảng phân bổ tiền lương kế toán lập các Chứng từ ghi sổ số 2, 3 như sau: Chứng từ ghi sổ Số 2 Ngày 30 tháng 9 năm 2004 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 2%KPCĐ theo lương tháng 9 năm 2004 -Cho sản xuất chính -Cho phân xưởng -Cho tiêu thụ bán hàng -Cho quản lý 622 627 641 642 3384 4.192.800 1.115.100 1.360.100 683.500 7.351.500 Chứng từ ghi sổ Số 3 Ngày 30 tháng 9 năm 2004 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Trích 15% BHXH + 2% BHYT tháng 9 năm 2004 Số tiền = 47.418.150 622 6271 6411 6421 3381 30.415.161 6.002.600 7.321.289 3.679.100 47.418.150 Cuối tháng các Chứng từ ghi sổ trên sau khi đã được kế toán trưởng phê duyệt và kế toán tổng hợp vào sổ đăng ký CTGS, kế toán phần hành tiền lương sẽ nhập các số liệu từ CTGS liên quan vào máy. Việc nhập liệu vào máy của phần hành này cũng sẽ tiến hành như với phần hành thuế. Kế toán cũng chọn loại “ Chứng từ khác ghi có” trên máy để nhập số liệu. Sau đó máy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ, báo cáo liên quan. Khi chi BHXH cho người lao động nộp BHXH lên cấp trên, chi khoản phải trả kinh phí nghiên cứu cho Sở KHCN kế toán sẽ căn cứ vào Phiếu chi để nhập vào máy ghi giảm TK338. +Đối với khoản vay ngắn hạn, Công ty không tiến hành vay ngân hàng mà huy động vốn từ công nhân. Hàng tháng tính lãi, kế toán lập Chứng từ ghi sổ và nhập tương tự như phần trên. Chứng từ ghi sổ Số 11 Ngày 30 tháng 9 năm 2004 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Trích lãi tiền vay công nhân tháng 9 năm 2004 6428 3383 15.000.000 15.000.000 2.3. Néi dung ph©n tÝch t×nh h×nh c«ng nî vµ kh¶ n¨ng thanh to¸n ë C«ng ty Cæ phÇn liªn hîp thùc phÈm Hµ T©y 2.3.1 Nội dung phân tích tình hình công nợ ở Công ty: * Nội dung phân tích tình hình công nợ phải thu: Để phân tích tình hình công nợ phải thu ở Công ty cần căn cứ vào số liệu của chỉ tiêu các khoản phải thu trên bảng CĐKT ngày 31 tháng 12 năm 2004. Bảng2.15: Bảng phân tích tình hình công nợ phải thu Công nợ phải thu Số đầu năm Số cuối kỳ Chênh lệch Số tiền % 1.Phải thu của khách hàng 735.946.974 726.661.811 -9.285.163 -1,26 2. Trả tiền trước cho người bán 1.888.880.300 1.305.707.500 -583.172.800 -30,87 3.Thuế GTGT được khấu trừ 4.Phải thu nội bộ 5. Phải thu khác -19.835.850 19.835.850 100 6.Dự phòng phải thu khó đòi (ghi số âm) Cộng 2.604.991.424 2.032.369.311 -572.622.113 -21,98 Ngoài ra để phân tích tình hình công nợ phải thu căn cứ vào số liệu của bảng 2.1 và bảng CĐKT ta có tính toán và phân tích tỉ suất các khoản phải thu: Tỉ suất các khoản phải thu: Số đầu năm= Số cuối kỳ= Chênh lệch (số cuối kỳ- số đầu năm) =10,89%-21,99%= -11,1% Thông qua kết quả tính toán trên ta thấy tỉ suất các khoản phải thu cuối kỳ đã giảm 11, 1%. Tỉ suất này giảm là do đồng thời có sự giảm đi của các khoản nợ phải thu và sự tăng lên của tổng tài sản. Cụ thể là các khoản phải thu cuối kỳ so với đầu năm giảm 21, 98% còn tổng tài sản cuối kỳ so với đầu năm tăng 57, 59%. Mặc dù tổng tài sản tăng lên do nhiều lý do trong đó có việc Công ty chuyển đổi thành Công ty cổ phần dẫn đến sự tăng lên của một số khoản và việc Công ty đầu tư thêm TSCĐ. Tuy nhiên nhìn chung tỉ suất các khoản phải thu giảm là một dấu hiệu tích cực. Căn cứ vào bảng phân tích tình hình công nợ phải thu ta thấy chỉ tiêu phải thu của khách hàng đã giảm 9.285.163 (đồng) tương ứng với tỉ lệ giảm 1, 26%. Mặt khác tỉ trọng của khoản phải thu của kế hoạch trên tổng tài sản đầu năm so với cuối năm cũng giảm (từ 6, 21% còn 3, 89%). Cho thấy tình hình thu hồi nợ của doanh nghiệp cuối năm là tốt. Chỉ tiêu trả trước cho người bán giảm 583.172.800 (đồng) tương ứng với tỉ lệ giảm 30, 87%. Chỉ tiêu này chiếm tỉ trọng tương đối lớn trong tổng tài sản (đầu năm là 15, 94%, cuối năm là 6, 99%) là do Công ty tạm ứng cho các đơn vị lắp đặt máy móc, thiết bị công nghệ với mục đích mở rộng đầu tư và nâng cấp TSCĐ để tăng hiệu quả sản xuất, tăng cường sức cạnh tranh trong điều kiện mới. Thực tế cho thấy tiến độ thi công, lắp đặt hoàn toàn phù hợp với chỉ tiêu, công việc đang được tiến hành khẩn trương đảm bảo yêu cầu của Công ty. Qua bảng trên ta thấy chỉ tiêu phải thu khác đầu năm là -19.835.850(đồng), cuối kỳ là 0(đồng) là bởi khi xuất vỏ chai, két gỗ, két nhựa cho khách hàng công ty ghi giảm TK 138 và khi kết chuyển tiền vỏ chai, két gỗ, két nhựa công ty mới ghi tăng TK 138 việc hạch toán này ta đã xem xét cụ thể ở phần kế toán khoản phải thu khác Qua việc phân tích tình hình công nợ phải thu ta thấy công việc thu hồi nợ của Công ty diễn ra tương đối tốt. Công ty cần tiếp tục phát huy để việc sử dụng vốn có hiệu quả hơn. Nội dung phân tích tình hình công nợ phải trả ở Công ty: Để phân tích tình hình công nợ phải trả ở Công ty, trước hết cần căn cứ vào số liệu của chỉ tiêu các khoản phải trả trên bảng CĐKT(31/12/2004), qua đó lập bảng phân tích tình hình công nợ phải trả. Bảng 2.16: Bảng phân tích tình hình công nợ phải trả Công nợ phải trả Số đầu năm Số cuối kỳ chênh lệch Số tiền % 1.Vay ngắn hạn 907,425,980 419,938,100 -487,487,880 -53.72 2.Nợ dài hạn đến hạn phải trả 3.Phải trả cho người bán 1,266,354,100 2,834,215,400 1,567,861,300 123.81 4.Nhận tiền trước của người mua 10,083,050 171,150 -9,911,900 -98.30 5.Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 15,258,486,927 3,786,106,616 -11,472,380,311 -75.19 6.Phải trả công nhân viên 671,91,600 378,217,882 -293,073,718 -43.66 7.Phải trả nội bộ 8.Phải trả khác 28,647,404 76,229,200 47,581,796 166.09 Tổng cộng 18,142,289,061 7,494,878,348 -10,647,410,713 -58.69 Ngoài ra để phân tích tình hình công nợ phải trả ta sử dụng tỉ suất các khoản phải trả: Tỉ suất các khoản phải trả Đầu năm= Cuối kỳ= Chênh lệch (cuối kỳ- đầu năm) = 40, 14(%) – 153, 14(%) = -113(%) Kết quả tính toán trên cho thấy các khoản phải trả đầu năm chiếm 153,14% tổng số nguồn vốn của của Công ty và giảm mạnh vào cuối kỳ (40, 14%) cụ thể đã giảm 113%. Tỉ suất các khoản phải trả tăng lên là do sự tăng lên của chỉ tiêu tổng nguồn vốn và sự giảm đi của chỉ tiêu các khoản phải trả. Cụ thể các khoản phải trả giảm -10.647.410.713 (đồng) tương ứng với tỉ lệ giảm 58, 69% và nguồn vốn tăng lên 57, 59(%). Điều này cho thấy Công ty đang từng bước thoát khỏi tình trạng nợ nần dây dưa, quá hạn, giảm được sự rủi ro tài chính. Ta sẽ đi sâu xem xét từng chỉ tiêu trong bảng phân tích tình hình công nợ phải trả. Việc Công ty thoát khỏi tình trạng nợ quá nhiều đi đôi với việc các khoản vay ngắn hạn đã giảm được 487.487.800 (đồng) tương ứng với tỉ lệ giảm 1527, 74%). Chỉ tiêu phải trả cho người bán đã tăng lên 1.567.861.300 (đồng) với tỉ lệ tăng 123, 81% cùng với việc giảm đi của chỉ tiêu nhận tiền trước của người mua (giảm đi 98, 3%) là do đặc điểm SXKD của Công ty. Công ty chuyên sản xuất rượu, bia, nước giải khát, bánh mứt kẹo các loại là các sản phẩm có mức tiêu thụ khá mạnh vào dịp cuối năm. Do vậy mức nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tăng lên nhiều dẫn đến việc các khoản nợ của người bán tăng lên. Mặt khác Công ty thường nhập hàng trước rồi mới thanh toán cho nhà cung cấp. Do vậy chỉ tiêu phải trả người bán tăng lên là hoàn toàn bình thường, chứng tỏ doanh nghiệp có uy tín với nhà cung cấp. Ngoài ra việc tiêu thụ mạnh vào cuối năm cũng dẫn đến việc giảm đi của chỉ tiêu nhận tiền trước của người mua. Trong năm qua Công ty đã tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệp do vậy đã được nhà nước quyết định giảm thuế tiêu thụ đặc biệt với số tiền là 16.737.354.597 (đồng). Đó là lý do khiến các chỉ tiêu này giảm đi 75, 19% tương ứng với số tiền là 11.472.380.311 (đồng). Có thể nói việc kinh doanh của Công ty không tốt, thường xuyên thua lỗ kéo dài, khiến cho việc nợ ngân sách Nhà nước luôn có xu hướng tăng lên. Như vậy quyết định Cổ phần hóa Công ty là một quyết định đúng đắn, giúp Công ty thoát khỏi tình trạng nợ nần dần dần mất khả năng thanh toán, đưa Công ty từng bước khôi phục và phát triển. Qua bảng phân tích tình tình công nợ phải trả ta thấy chỉ tiêu phải trả công nhân viên đã giảm 43, 66% tương ứng với số tiền 293.073.718 (đồng). Trên thực tế mặc dù thua lỗ nhưng Công ty chưa bao giờ nợ lương CBCNV quá lâu. Công ty trả lương 2 lần trong tháng và luôn cố gắng để CBCNV có thu nhập kịp thời, nhằm ổn định cuộc sống. Qua bảng phân tích ta thấy tình hình nợ của Công Ty đã được cải thiện rất nhiều sau khi được nhà nước giảm thuế tuy nhiên tỉ trọng các khoản nợ phải trả vẫn là rất lớn, chiếm 41, 88% trong tổng nguồn vốn. Đây là một vấn đề nan giải, đòi hỏi Công ty phải có biện pháp đầu tư thích hợp, hoạt động hiệu quả nhằm tạo lập nguồn trả nợ, từng bước đảm bảo an toàn trong kinh doanh. 2.3.2 Nội dung phân tích khả năng thanh toán ở Công ty: Để phân tích khả năng thanh toán ở Công ty trước hết ta lập bảng phân tích khả năng thanh toán Bảng 2.17: Bảng phân tích khả năng thanh toán Thông qua kết quả của bảng trên, để phân tích khả năng thanh toán tại Công ty ta còn sử dụng chỉ tiêu sau: + Hệ số khả năng thanh toán tổng quát: Đầu năm= Cuối kỳ= Chênh lệch (cuối kỳ- đầu năm) =0, 622-0, 238=0, 384 Căn cứ vào kết quả tính toán trên cho thấy hệ số khả năng thanh toán tổng quát của Công ty nhỏ hơn 1, đầu năm là 0, 238 và cuối kỳ là 0, 622 chứng tỏ Công ty không đủ khả năng thanh toán. Tuy nhiên khả năng thanh toán của Công ty đang được cải thiện từng bước, cuối kỳ đã tăng 0, 384 so với đầu năm. Có thể nói khả năng thanh toán của công ty đã khả quan hơn. Đây là một dấu hiệu đáng mừng.Kết quả này là do các khoản tiền và tương đương tiền dùng để thanh toán đã tăng lên 351.111.722 (đồng) với tỉ lệ tăng là 8, 14% và các khoản nợ ngắn hạn cần thanh toán giảm mạnh, giảm 10.647.410.733(đồng) với tỉ lệ giảm 58.69%. Các khoản tiền và tương đương tiền dùng để thanh toán tăng lên là do sự tăng lên rất nhiều của chỉ tiêu tiền (tăng 288, 06% tương ứng với số tiền 394.733.361 (đồng)) và chỉ tiêu TSLĐ khác (tăng 249, 05% tương ứng với số tiền 509.562.194 (đồng)). Chỉ tiêu tiền tăng lên khiến cho mức độ an toàn quỹ tăng lên. Thực tế chỉ tiêu tiền mặt tại quỹ giảm còn chỉ tiêu tiền gửi ngân hàng tăng lên rất nhiều. Tiền mặt giảm là do cuối năm nhu cầu chỉ tiêu của Công ty là cao còn chỉ tiêu TGNH tăng là do Công ty có nhiều khoản thu từ bán hàng, thu hồi nợ... Qua bảng phân tích khả năng thanh toán ta thấy nợ ngắn hạn cần thanh toán giảm chủ yếu là do ảnh hưởng bởi khoản nợ nhà nước, vay ngắn hạn và khoản phải trả công nhân viên. Như đã nói ở trên khoản nợ nhà nước giảm là do nhà nước đã giảm thuế cho Công ty trong khi đó khoản vay ngắn hạn và khoản phải trả công nhân viên giảm là do chủ động từ phía Công ty chứng tỏ sự nỗ lực của Công ty trong việc SXKD, từng bước khôi phục khả năng thanh toán. Trong thời kỳ tới Công ty nên tiếp tục có kế hoạch SXKD hiệu quả, tìm biện pháp trả nợ nhằm lành mạnh hóa tình hình Tài chính nói chung và khả năng thanh toán của Công ty nói riêng. Ch­¬ng III. Nh÷ng gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n c¸c kho¶n thanh to¸n t¹i Cæ phÇn liªn hîp thùc phÈm Hµ T©y 3.1. §¸nh gi¸ thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n vµ c¸c kho¶n thanh to¸n ë C«ng ty Cæ phÇn liªn hîp thùc phÈm Hµ T©y 3.1.1 Đánh giá chung Chính sách mở cửa nền kinh tế cùng với sự phát triển của các xu thế ,hội nhập kinh tế, xu thế toàn cầu hóa...một mặt tạo điều kiện cho Công ty phát huy hết khả năng, tiềm lực của mình mặt khác lại đặt Công ty trước những thử thách lớn lao: Đó là sự canh tranh gay gắt giữa các DN, giữa các thành phần kinh tế. Trong điều kiện mới Công ty đã kịp thời chuyển hướng kinh doanh và tìm ra con đường đi cho mình. Để hoạt động kinh doanh hiệu quả, Công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, đổi mới, cải tiến dây chuyền công nghệ và nâng cao trình độ quản lý. Đặc biệt Công ty đã hoàn thành việc áp dụng kế toán máy đối với phần hành kế toán các khoản thanh toán. Việc chú trọng vào phần hành này sẽ giúp cho Công ty có những thông tin chính xác về tình hình công nợ, thu hồi và thanh toán các khoản nợ để có kế hoạch vay hoặc trả nợ nhằm nâng cao uy tín của Công ty đảm bảo cho quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Nhìn chung, Công ty đã tổ chức khá tốt công tác kế toán các khoản thanh toán, đáp ứng đầy đủ trung thực cho yêu cầu quản lý các khoản công nợ. Điều đó được thể hiện như sau: 3.1.2 Những ưu điểm trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán các khoản thanh toán ở Công ty a. Về hình thức tổ chức kế toán Hình thức tổ chức công tác kế toán và cơ cấu bộ máy kế toán nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh. Công ty có các phân xưởng, các bộ phận, phòng ban cùng nằm liền kề nhau trong một khu do đó việc áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung là hợp lý, hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát, kiểm tra tại chỗ của kế toán, giảm được chi phí, thời gian, công sức, đảm bảo hiệu quả hoạt động của Công ty. b Về hệ thống tài khoản và hình thức kế toán Hệ thống tài khoản thống nhất trong toàn Công ty giúp cho việc ghi chép, đối chiếu được nhanh chóng, chính xác các nghiệp vụ thanh toán phát sinh. Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh đều được phản án trên các chứng từ kế toán và là căn cứ để kế toán vào sổ sách kế toán, sau khi sử dụng được lưu giữ rất cẩn thận thuận lợi cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. c. Về việc trang bị máy tính Phòng kế toán được trang bị 5 máy vi tính kèm theo 2 máy in, các phòng ban khác đều có máy tính, tất cả được nối mạng nội bộ giúp cho việc luân chuyển thông tin nhanh chóng, kịp thời. Phần hành kế toán các khoản thanh toán được đưa vào phần mềm kế toán giúp cho công việc thanh toán trở nên đơn giản và hiệu quả hơn đồng thời có thể cung cấp các thông tin quản trị tại bất kỳ thời điểm nào. d. Về nguồn vốn vay: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty là tiêu thụ mạnh vào những dịp lễ, tết, cuối năm, do đó có những thời điểm Công ty rất cần vốn tuy nhiên thay vì phải vay ngắn hạn ngân hàng, Công ty đã tận dụng được nguồn vốn từ công nhân viên. Điều này tạo cho Công ty một nguồn vốn tương đối ổn định mặt khác khuyến khích công nhân viên làm việc năng suất và có trách nhiệm hơn. e . Về quan hệ với ngân hàng Quan hệ thanh toán giữa Công ty với ngân hàng diễn ra thuận lợi, Công ty có tài khoản ở ngân hàng Công thương tỉnh Hà Tây do vậy hàng tháng Công ty vẫn có một khoản lãi suất từ tài khoản này. Ngoài ra, Công ty còn thanh toán qua ngân hàng thông qua hình thức chuyển khoản, UNC, … để đẩy nhanh tốc độ thanh toán, tiết kiệm thời gian. Công ty đăng ký với ngân hàng phát hành “ giấy báo số dư khách hàng” hằng ngày giúp cho Công ty luôn có số liệu chính xác về các khoản phát sinh và tình hình số dư để làm căn cứ đối chiếu, so sánh với các chứng từ ngân hàng khác. 3.1.3 Những khía cạnh hạn chế trong công tác kế toán các khoản thanh toán và công tác tổ chức kế toán nói chung trong Công ty a. Về hình thức tổ chức Công ty Năm 2004 vừa qua Công ty đã tiến hành cổ phần hóa và chuyển đổi hình thức sở hữu thành Công ty cổ phần. Tuy nhiên việc chuyển đổi chưa được triệt để. Bộ máy quản lý của Công ty vẫn là hình thức cũ, trong đó bộ phận ban kiểm soát là các trưởng phòng, quản đốc phân xưởng, tổ trưởng chịu sự quản lý trực tiếp từ hội đồng quản trị do đó khó tránh khỏi những nhược điểm. Đó là tính độc lập của ban kiểm soát không được đảm bảo. Ban kiểm soát không thể tăng cường kiểm soát khi họ không thể can thiệp sâu vào hoạt động quản lý kinh doanh của Công ty. b. Về hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo * Theo hình thức Chứng từ ghi sổ, sổ sách được dùng là các bảng tổng hợp chứng từ chứ không phải là các bảng kê, nhưng Công ty lại sử dụng bảng kê thanh toán và các bảng kê ghi có TK111, 152, 153...ghi nợ các tài khoản khác. Những bảng kê này mặc dù bản chất là các bảng tổng hợp chứng từ, song cách đặt tên như vậy sẽ làm cho người theo dõi dễ nhầm với hình thức Nhật ký chứng từ. Mặt khác trong hình thức kế toán CTGS thì sổ đăng ký CTGS là sổ tổng hợp toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ, CTGS được lập trong thời gian từ 3-5 ngày nhưng hầu hết đến cuối tháng Công ty mới lập, điều này làm hạn chế tính hữu dụng của các sổ kế toán. * Về hệ thống tài khoản hiện nay kế toán Công ty sử dụng các tiểu khoản của TK 338- Phải trả, phải nộp khác là chưa đúng với quy định của hệ thống tài khoản hiện hành. * Ngoài ra, việc Công ty không lập thuyết minh báo cáo tài chính khiến người sử dụng thông tin không thuận tiện trong việc xem xét các thông tin bổ sung đặc biệt là về phần công nợ của Công ty c. Về việc áp dụng phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán tại Công ty chưa được thực hiện toàn bộ cho các phần hành kế toán do đó khối lương công việc vẫn còn nhiều. Đặc biệt đối với phần hành kế toán nguyên vật liệu và chi phí giá thành. Kế toán vẫn còn phải thực hiện thủ công là nhiều. Hơn nữa việc tập hợp CPSX và tính giá thành trên máy mới tập hợp và tính cho toàn bộ sản phẩm của Công ty mà chưa theo dõi được cho từng loại sản phẩm. d. Về việc hạch toán các khoản phải thu khác Công ty hạch toán các khoản phải thu khác theo trình tự sau: TK153 TK 131 Xuất kho vỏ chai, két gỗ,két nhựa Phân bổ tiền vỏ chai, két gỗ,két nhựa TK142 TK138 Vỏ chai, két gỗ,két nhựa khách hàng cược Khi người mua trả lại vỏ chai, két, tiến hành nhập kho Việc hạch toán qua TK 131 khiến công việc kế toán tăng lên. Mặt khác việc hạch toán này gây khó khăn cho việc theo dõi tài khoản 131 vì khi khách hàng mua hàng kế toán sẽ hạch toán cả giá trị thành phẩm: bia, nước khoáng và giá trị vỏ chai, két gỗ, két nhựa vào bên nợ TK131. Hơn nữa việc hạch toán này sẽ làm cho bản chất TK138 thay đổi dẫn đến số dư tài khoản âm (Số liệu trên BCĐKT) e. Về tình hình công nợ và khả năng thanh toán Định kỳ Công ty không tiến hành phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán. Trên thực tế tình hình công nợ của Công ty là không tốt. Công ty không có khả năng thanh toán. Mặc dù đã được xóa nợ nhưng Công ty vẫn còn phải cố gắng để nâng cao khả năng thanh toán, đảm bảo cho tình hình Tài chính được lành mạnh. Do vậy việc phân tích là cần thiết Nó giúp Công ty thấy được tình trạng tài chính của mình từ đó đưa ra những giải pháp và xây dựng các kế hoạch trả nợ. Thông qua viêc chỉ ra những ưu nhược điểm trên ta thấy Công ty đã cơ bản thực hiện tốt công tác kế toán theo đúng chế độ. Tuy nhiên để nâng cao hiệu quả công tác quản lý, hiệu quả SXKD, Công ty cần tiếp tục đổi mới, hoàn thiện hơn nữa. 3.2. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n c¸c kho¶n thanh to¸n t¹i c¸c doanh nghiÖp nãi chung vµ C«ng ty Cæ phÇn liªn hîp thùc phÈm Hµ T©y nãi riªng 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán các khoản thanh toán Đối với công tác quản lý Kế toán là công cụ quản lý kinh tế Tài chính trong từng đơn vị, tổ chức kinh tế, nó có tác dụng tích cực đối với công tác quản lý. Nếu không có kế toán thì công tác quản lý các hoạt động SXKD sẽ diễn ra tự phát, không đưa ra được các quyết định chính xác, kịp thời. Đối tượng của quản lý càng phức tạp, yêu cầu quản lý càng cao thì công tác kế toán càng khó khăn hơn. Việc hoàn thiện công tác kế toán các khoản thanh toán sẽ tạo điều kiện thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán, phát huy đầy đủ tác dụng của kế toán trong việc phản ánh, giám sát tình hình hoạt động SXKD. Quá trình kế toán các khoản thanh toán sẽ giúp ban lãnh đạo Công ty kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình công nợ và khả năng thanh toán của Công ty . Từ đó đề ra những kế hoạch nhằm phát triển Công ty trong tương lai. Đối với yêu cầu nâng cao hiệu quả của tổ chức kế toán tại Công ty Trước hết, hoàn thiện công tác kế toán các khoản thanh toán là hoàn thiện một mắt xích trong công tác tổ chức kế toán nói chung, góp phần triệt để hạch toán kinh doanh. Mặt khác, phần hành kế toán các khoản thanh toán có liên quan mật thiết đến các phần hành kế toán khác như kế toán vốn bằng tiền, kế toán nguyên vật liệu, kế toán bán hàng và xác định kết quả, ...Do vậy hoàn thiện công tác kế toán các khoản thanh toán sẽ tạo điều kiện cho sự vận hành của toàn bộ hệ thống kế toán diễn ra nhịp nhàng, ăn khớp và có hiệu quả. 3.2.2 Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán các tài khoản thanh toán tại các DN nói chung a. Hoàn thiện tổ chức hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh, giám sát toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Hạch toán ban đầu là khởi đầu của công việc kế toán, nó có vị trí quan trọng và quyết định đến chất lượng của toàn bộ công tác kế toán. Do đó, hoàn thiện khâu hạch toán ban đầu tạo điều kiện thuận lợi cho các khâu kế toán tiếp theo và chỉ khi nào hạch toán ban đầu được đảm bảo tính hợp lý cần thiết thì mới đáp ứng được các yêu cầu về quản lý và thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán. Hạch toán ban đầu là cung cấp các thông tin một cách cụ thể thi tiết, toàn diện và chính xác về mọi khía cạnh của nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng phương pháp “ sao chụp” trực tiếp, các thông tin này sẽ được chuyển tới các bộ phận có trách nhiệm xử lý và chuyển tới kế toán để tiến hành ghi sổ. Để tổ chức tốt việc hạch toán ban đầu, kế toán cần làm các nội dung sau: Thực hiện hệ thống, biểu mẫu chứng từ phù hợp với tổ chức kế toán các khoản thanh toán Quy định rõ ràng, cụ thể cá nhân chịu trách nhiệm ghi nhận các thông tin kinh tế về nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ ban đầu. Xác định trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xác định thời hạn và lập luân chuyển chứng từ. Xác định rõ trách nhiệm của cán bộ kế toán thu ngân, kiểm tra chứng từ ban đầu. Mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh phải được lập chứng từ hợp lệ, đụng mẫu và phương pháp tính toán. Nội dung phương pháp ghi chép phản ánh đầy đủ các yếu tố như địa chỉ, nơi lập chứng từ, tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng số tiền... Trong hạch toán ban đầu các khoản thanh toán, các chứng từ thường được sử dụng là Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, các bảng kê... b. Luân chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ là quá trình vận động của chứng từ kể từ khâu lập đến khâu vào lưu trữ. Quá trình này có ý nghĩa rất lớn đối với công tác kế toán bởi xác định một quá trình luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ tạo điều kiện cho công tác kế toán diễn ra thuận lợi. Thông thường, tổ chức chứng từ trong công tác hạch toán các khoản thanh toán thương bao gồm các khâu: Lập các chứng từ theo nội dung quy định hoặc tiếp nhận các chứng từ Kiểm tra các chứng từ về nội dung và hình thức Tổ chức luân chuyển chứng từ Phân loại và hệ thống hóa, phân tích, kiểm tra, tính toán chứng từ Lưu trữ và bảo quản chứng từ Để xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ kế toán các khoản thanh toán hợp lý cần phải xuất phát từ căn cứ về: + Đặc điểm, quy mô sản xuất kinh doanh của đơn vị. + Tình hình tổ chức thông tin trong đơn vị + Nhu cầu, khả năng cung cấp và sử dụng thông tin trong đơn vị + Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ c .Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản vào công tác kế toán các tài khoản thanh toán: Trong công tác kế toán, chứng từ mới chỉ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách đơn lẻ, cung cấp thông tin một cách phiến diện nên nó chỉ mới đáp ứng một phần yêu cầu quản lý. Công tác quản lý đòi hỏi phải có các thông tin tổng hợp và chi tiết về các đối tượng quản lý. Yêu cầu này đặt ra cho kế toán không chỉ dừng lại ở khâu hạch toán ban đầu mà cần phải tiến hành hạch toán tổng hợp. Hạch toán tổng hợp là việc vận dụng các hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm, tình hình SXKD ở đơn vị, đảm bảo đầy đủ, chính xác nội dung của các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hạch toán. Việc hạch toán cần phải phù hợp với quy định của hệ thống tài khoản hiện hành. d .Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống sổ sách: Tổ chức hệ thống kế toán hợp lý phải gắn liền với tổ chức hợp lý hệ thống sổ sách kế toán và phương pháp ghi chép vì nó đều nằm trong quy trình hạch toán và có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tổ chức sổ sách kế toán là việc xây dựng các mẫu sổ cần thiết, quy định việc ghi chép trong sổ sách và việc luân chuyển sổ sách kế toán nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán Muốn tổ chức tốt sổ sách kế toán cần phải làm tốt các nội dung sau: -Xây dựng, vận dụng mẫu sổ thích hợp với đặc điểm hoạt động và hình thức sổ áp dụng -Mở số lượng cần thiết -Ghi chép sổ sách kịp thời -Kết hợp việc ghi chép tổng hợp với chi tiết trên cùng một loại sổ trong điều kiện có thể kết hợp được. -Vận dụng phương pháp sửa chữa sai sót thích hợp Hiện nay Bộ Tài Chính đã đưa ra 4 hình thức sổ kế toán đó là: hình thức Nhật ký sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổ, hình thức Nhật ký chung, hình thức Nhật ký chứng từ. Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm quy mô sản xuất cũng như trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán để lựa chọn hình thức sổ kế toán cho phù hợp. 3.3. Mét sè ý kiÕn hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n c¸c kho¶n thanh to¸n ë C«ng ty cæ phÇn liªn hîp thùc phÈm Hµ T©y Mặc dù đã có nhiều cố gắng song công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán ở Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây vẫn còn những hạn chế cần tiếp tục hoàn thiện hơn nữa. Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở Công ty em xin đề xuất một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các khoản thanh toán để công ty xem xét a. Về hệ thống sổ sách, báo cáo * Về việc sử dụng bảng kê Công ty nên sử dụng bảng tổng hợp chứng từ thay cho bảng kê thanh toán để phù hợp với hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ”. * Về việc sử dụng các tài khoản chi tiết của tài khoản 338-Phải thu khác Đối với các khoản phải trả, phải nộp khác Công ty nên sử dụng các tài khoản chi tiết theo quy định của HTTK. Cụ thể: -Để phản ánh khoản tài sản thừa chờ giải quyết kế toán sử dụng TK 3381-tài sản thừa chờ giải quyết -Khi trích lập và chi khoản KPCĐ kế toán sử dụng TK 3382-KPCĐ -Khi trích lập và chi khoản BHXH kế toán sử dụng TK 3383-BHXH -Khi trích lập và chi khoản BHYT kế toán sử dụng TK 3384-BHYT -Để phản ánh doanh thu chưa thực hiện kế toán sử dụng TK 3387-Doanh thu chưa thực hiện -Để phản ánh các khoản phải trả phải nộp khác kế toán sử dụng TK 3388- phải trả phải nộp khác. Như vậy Công ty nên sử dụng tài khoản 3382, 3383, 3384 để phản ánh các khoản KPCĐ, BHXH, BHYT và TK 3388 để phản ánh khoản tiền lãi phải trả cho công nhân. Về việc lập thuyết minh báo cáo tài chính Công ty nên lập thuyết minh BCTC vì ngoài BCĐKT, báo cáo KQHĐKD và báo cáo lưu chuyển tiền tệ các thuyết minh BCTC được lập để giải trình, bổ sung và thuyết minh những thông tin về tình hình hoạt động SXKD, tình hình tài chính của DN trong kỳ báo cáo mà chưa được trình bày đầy đủ, chi tiết hết trong các BCTC khác. Thuyết minh BCTC có tác dụng chủ yếu như: -Cung cấp số liệu, thông tin để phân tích, đánh giá một cách cụ thể, chi tiết hơn về tình hình chi phí, thu nhập và kết quả hoạt động SXKD của DN. -Cung cấp số liệu, thông tin để phân tích đánh giá tình hình tăng, giảm, TSCĐ theo từng loại, nhóm, tình hình tăng, giảm vốn CSH theo từng loại nguồn, từng nguồn cung cấp và phân tích hợp lý trong việc phân bổ cơ cấu vốn, tình hình khả năng thanh toán, khả năng sinh lời của DN. -Thông qua thuyết minh BCTC biết được chế độ kế toán áp dụng tại DN từ đó kiểm tra việc chấp hành các quy định, chế độ, thể lệ kế toán, phương pháp kế toán mà DN đã đăng ký áp dụng cũng như những kiến nghị, đề xuất của DN. b. Về việc sử dụng TK139- Dự phòng phải thu khó đòi Hiện tại Công ty không có các khoản phải thu quá hạn. Tuy nhiên để đảm bảo có được sự an toàn trong kinh doanh Công ty nên sử dụng TK139- Dự phòng phải thu khó đòi.Thực chất của việc lập dự phòng phải thu khó đòi là Công ty tiến hành trích trước vào chi phí kinh doanh trong kỳ hạch toán một khoản chi để khi có các khoản nợ khó đòi, không đòi được thì không làm ảnh hưởng đến tình hình tài chính của Công ty. Kế toán lập dự phòng khi có những bằng chứng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi (mất khả năng thanh toán hoặc phá sản, thiên tai, …) Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập các báo cáo kế toán tài chính như các khoản dự phòng khác.Mức lập dự phòng đối với nợ phải thu khó đòi và việc xử lý xóa nợ khó đòi phải thu khó đòi phải theo quy định của chế độ tài chính quy định doanh nghiệp Kết cấu cơ bản của TK này như sau: Bên Nợ: + Các khoản phải thu khó đòi đã xử lý + Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán Bên Có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào chi phí Số dư bên Có: Số dự phòng phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu 1.Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được(nợ phải thu khó đòi), kế toán tính toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập.Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần phải trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng dã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch dự phòng cần phải trích lập thêm: Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139-Dự phòng phải thu khó đòi 2.Nếu dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập, ghi giảm chi phí: Nợ TK 139-Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp 3.Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định được thực sự không đòi được, được phép xóa nợ (Việc xóa nợ phải theo đúng chế độ Tài chính hiện hành).Căn cứ vào quyết định xóa nợ về khoản nợ phải thu khó đòi ghi: Nợ TK 139-Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131-Phải thu của khách hàng Hoặc Có TK 138-Phải thu khác Đồng thời ghi đơn vào bên nợ TK 004 (Nợ khó đòi đã xử lý) để theo dõi thu hồi, khi khách nợ có điều kiện trả nợ. 4.Đối với các khoản phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó thu hồi được kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 711-Thu nhập khác Đồng thời ghi đơn vào bên nợ TK 004 (Nợ khó đòi đã xử lý) c. Về việc hạch toán khoản BHYT Hiện nay Công ty thực hiện trích nộp BHYT sáu tháng một lần. Toàn bộ số BHYT này được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp của tháng phát sinh. Khoản chi phí này dẫn đến giá thành thực tế của sản phẩm giữa các tháng là không đều nhau, không đúng chế độ. Trong tháng 12/2004 Công ty không thực hiện trích BHYT. Tuy nhiên nếu Công ty thực hiện đúng chế độ, trích BHYT và tính vào giá thành thì khoản chi phí này tương đối nhỏ so với tổng số chi phí phát sinh trong tháng. Để phù hợp với điều kiện thực tế ở Công ty mà vẫn đảm bảo giá thành thực tế của các loại sản phẩm giữa các tháng ít biến động thi Công ty có thể tiến hành theo một trong hai cách sau: Cách 1: Hàng tháng, khi lập bảng thanh toán lương Công ty tiến hành trích BHYT theo quy định hiện hành. Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán không hạch toán vào CPQLDN mà tập hợp chi phí này vào các đối tượng chị chi phí theo định khoản: Nợ TK 622, 627, 641.... Có TK3384 (2% lương cơ bản) Đồng thời trừ vào thu nhập của người lao động 1% lương cơ bản theo định khoản Nợ TK 334 Có TK3384 (1% lương cơ bản) Cách 2: Định kỳ 6 tháng Công ty trích và nộp BHYT cho toàn bộ CNV của Công ty một lần. Khi trích kế toán không phản ánh vào TK642 mà phản ánh sang bên nợ TK142- Chi phí trả trước để phân bổ dần vào giá thành sản phẩm trong 6 tháng. Sau đó, định kỳ hàng tháng phân bổ BHYT vào từng đối tượng chịu chi phí theo định khoản: Nợ TK 622, 627, 641.... Có TK142 d. Về việc hạch toán khoản phải thu khác Công ty có thể không hạch toán khoản tiền từ vỏ chai, két gỗ, két nhựa khách hàng cược vào TK 131 mà theo dõi riêng trên TK138. Khi đó trình tự hạch toán như sau: TK153 TK 138 Vỏ chai,két gỗ,két nhựa giao cho khách hàng Khách hàng trả lại vỏ chai, két gỗ,két nhựa TK142 Cuối tháng xuất kho vỏ chai, két gỗ,két nhựa Việc hạch toán này vừa đơn giản, tiết kiệm được khối lượng công việc lại vừa thuận tiện cho việc theo dõi riêng thành phẩm và vỏ chai, két gỗ, két nhựa. e. Ứng dụng thông tin vào công tác kế toán Kế toán máy đang ngày càng trở nên phổ biến chứng minh tính hữu dụng trong tổ chức công tác kế toán cũng như trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp.Với việc ứng dụng kế toán máy cho phép kế toán viên cung cấp một cách nhanh chóng chính xác thông tin kế toán đồng thời cũng giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán, tiết kiệm chi phí. Hiện nay, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán AFSYS5 nhưng để phát huy hết các khả năng, ứng dụng của phần mềm này vào công tác kế toán của công ty thì công ty nên yêu cầu nhà cung cấp phần mềm thiết kế lại phần mềm cho phù hợp với đặc điểm của công ty.Đồng thời phần mềm mới này phải có đầy đủ hệ thống sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp của tất cả các phần hành kế toán. Ngoài ra phòng kế toán phải tổ chức bồi dưỡng kiến thức sử dụng máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán tạo điều kiện vận hành được hệ thống kế toán.Ở các bộ phận có liên quan (kho, phân xưởng) cần được trang bị máy vi tính kết nối với phòng kế toán để cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, tiết kiệm thời gian, tiền của. Trên đây là một số ưu, nhược điểm và những giải pháp hoàn thiện trong công tác kế toán các khoản thanh toán ở Công ty CPLHTP Hà Tây.Có thể nói không có một bộ máy kế toán nào là hoàn hảo, việc tìm ra những nhược điểm và cách khắc phục những nhược điểm là cần thiết và hữu dụng để hoàn thiện công tác kế toán. Những ý kiến trên đây là do em rút ra trong quá trình thực tập tại Công ty, em rất mong phòng kế toán tham khảo và tiến tới thực hiện. KÕt luËn Trong điều kiện mở cửa nền kinh tế, các quan hệ tín dụng cũng như quan hệ thanh toán không chỉ bó hẹp trong phạm vi lãnh thổ của một quốc gia mà còn mở rộng ra quan hệ quốc tế. Khi quan hệ thanh toán được mở rộng thì các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên phức tạp đòi hỏi công tác kế toán các khoản thanh toán cần phải được hoàn thiện. Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây em nhận thấy công tác kế toán các khoản thanh toán và phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của công ty có những điểm mạnh, nhưng bên cạnh đó cũng có những điểm cần hoàn thiện. Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn, luận văn mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận của đề tài nói chung và thực trạng tại Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây nói riêng. Từ cơ sở lý luận góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán các khoản thanh toán ở công ty. Các ý kiến đề xuất trong đề tài được rút ra trong quá trình thực tập tại công ty trên cơ sở lý luận, em rất mong công ty tiến tới thực hiện. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Dương Nhạc-Giảng viên Học viện Tài chính cùng các cán bộ, nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện, giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Môc lôc DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình “kế toán tài chính” –PGS.PTS Ngô Thế Chi, Nguyễn Đình Đỗ -Nxb Tài Chính Hà Nội (1999). 2.Giáo trình: “Phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp” –TS. Nguyễn Thế Khải –Nxb Tài Chính Hà Nội(2000). 3.Giáo trình” Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính VAT”- PTS. Nguyễn Văn Công – Nxb Tài Chính Hà Nội(2000). 4.Giáo trình “ Kế toán thương mại dịch vụ” – PGS.TS Trần Thế Dũng – Nxb Giáo dục(1999). 5. Hệ thống kế toán doanh nghiệp” – Nxb Tài chính Hà Nội(2000). 6. Giáo trình “Quản lý và kinh doanh tiền tệ” – PTS Nguyễn Thị Mùi – Nxb Tài Chính (1999). 7. Tạp chí Tài Chính doanh nghiệp số 2/2001 8. Tạp chí ngoại thương, Số 10. 9. Tài liệu về “Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần liên hợp thực phẩm Hà Tây”.