Đề tài Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tại Chi Nhánh Công ty TNHH Sản xuất và thương mại Thiên Long

a tiêu thụ trong kỳ Cuối kỳ, phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156 (1562): Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. III. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ trong các DNTM 1. Xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá 1.1 Kế toán chi phí bán hàng: Khái niệm: Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá...doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí cho khâu lưu thông, bán hàng như vận chuyển, bao gói, giao dịch... Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá , lao vụ, dịch vụ. Chi phí bán hàng gồm nhiều khoản khác nhau. Theo quy định hiện hành chi phí bán hàng được chia thành các loại sau: - Chi phí nhân viên - Chi phí vật liệu, bao bì - Chi phí dụng cụ và đồ dùng - Chi phí khấu hao tài sản cố định - Chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác Tài khoản sử dụng: Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 641- "chi phí bán hàng". Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ... Tài khoản 641 được mở thành 7 tài khoản cấp II: + TK 6411: Chi phí nhân viên. + TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì. + TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng. + TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định. + TK 6415: Chi phí bảo hành hàng hoá hàng hoá. + TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6418: Chi phí khác bằng tiền. Sơ đồ 6: Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu TK334,338 TK 641 TK 911 Chi phí nhân viên bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng TK152, 153 TK 1422 Chi phí vật liệu bao bì, vật liệu Chi phí chờ dụng cụ, đồ dùng kết chuyển TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK111, 112,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác TK 133 1.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp Khái niệm : Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng cho từng bộ phận được. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm nhiều khoản cụ thể được phân thành các loại sau: - Chi phí nhân viên quản lý - Chi phí vật liệu quản lý - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao tài sản cố định - Thuế, phí và lệ phí - Chi phí dự phòng - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí khác bằng tiền Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 642- “Chi phí quản lý doanh nghiệp". Tài khoản này phản ánh tổng hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí hành chính và chi phí chung liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản: Bên nợ: Chi phí doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản chi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào kết quản kinh doanh TK642 Cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các TK sau đây: Tài khoản 642 được mở chi tiết thành 8 tài khoản cấp II: + TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý. + TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý. + TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. + TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định. + TK 6425: Chi phí thuế, phí và lệ phí. + TK 6426: Chi phí dự phòng. + TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.. Sơ đồ 7: Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 334, 338 TK 642 TK 911 Chi phí nhân viên quản lý Kết chuyển chi phí QLDN xác định kết quả kinh TK 152, 153 doanh Chi phí NVL, đồ dùng cho quản lý TK 214 Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 333 Các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp TK139, 159 Chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi TK 111, 112 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác TK 133 2. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Khái niệm: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và kết quả khác của doanh nghiệp sau một kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác. Theo chế độ kế toán hiện hành có thể xác định từng loại kết quả sản xuất kinh doanh như sau: -Kết quả hoạt động khác: là số chênh lệch giữa thu nhập bất thường và các khoản chi phí bất thường. Tài khoản sử dụng: Để xác định hoạt động kinh doanh kế toán sử dụng TK 911- “ Xác định kết quả kinh doanh”. Tài khoản này phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kì hạch toán. Sơ đồ 6 : Trình tự hạch toán xác định kết quả kinh doanh TK 632 TK 911 TK511 Kết quả chuyển giá vốn Kết quả doanh thu thuần TK 641, 642 TK 711, 515 Kết chuyển chi phí BH, QLDN Kết chuyển thu nhập từ hoạt động khác TK811, 635 TK 421 Kết chuyển CP hoạt động khác Lỗ Lãi IV. Hệ thống sổ sách sử dụng để hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tại các doanh nghiệp thương mại Tuỳ theo hình thức sổ sử dụng ở các doanh nghiệp mà hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả được thực hiện trên các sổ sách khác cụ thể: 1. Theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết 156,632,511,911 Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Nhật ký – Sổ cái tk156,157,632,511,911 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2. Theo hình thức Nhật ký chung Sơ đồ: Trình tự kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK156,157,632,911,511 Nhật ký bán hàng Nhật ký thu tiền Sổ Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 156,157,632,511,911 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính 000 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3. Theo hình thức Chứng từ ghi sổ Sơ đồ: Trình tự kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 4. Theo hình thức Nhật ký chứng từ Sơ đồ: Trình tự kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh theo hình thức Nhật ký – Chứng từ Chứng từ gốc Sổ, thẻ hạch toán chi tiết 156,157,632,511,911 Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê 9,10,11 Nhật ký chứng từ 8 Sổ cái TK156,632,511,911 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chương II Tình hình thực tế về công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả ở chi nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long – hà Nội I. Khái quát chung về công ty bút bi thiên long 1. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Bút Bi Thiên Long Công ty Bút Bi Thiên Long là một trong những doanh nghiệp ra đời sớm nhất của ngành sản xuất văn phòng phẩm ( năm 1981 ) . Qua hơn hai mươi năm hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao , từ một cở sở sản xuất thủ công với vài nhân công nay Thiên Long đã trở thành một trong các doanh nghiệp dẫn đầu Việt Nam trong ngành văn phòng phẩm Do yêu cầu của thị trường , để đáp ứng kịp thời ngày càng nhiều hơn về số lượng sản phẩm cũng như chất lượng hàng hoá năm 1996 Công Ty quyết định thành lập Chi Nhánh Công Ty tại Hà Nội với phương châm phục vụ người tiêu dùng nhanh nhất thuận tiện nhất Chi Nhánh Công Ty tại Hà Nội với tư cách pháp nhân không đầy đủ , hạch toán phụ thuộc và chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn do Công Ty giao cho Là một đơn vị kinh doanh trực thuộc nên chi nhánh Hà Nội thực hiện chức năng nhiệm vụ của Công Ty giao cho . Chi Nhánh có nhiệm vụ phân phối hàng hoá của Công Ty theo địa bàn hoạt động của Chi Nhánh Địa chỉ chính của Công Ty đặt tại khu Công Nghiệp Tân Tạo – Bình Chánh – Hồ Chí Minh Địa chỉ của Chi Nhánh tại số 7 Đào Duy Anh - Đống Đa - Hà Nội 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý cuả Chi Nhánh công ty Bút Bi Thiên Long Bộ máy quản lý của Chi Nhánh Công Ty Thiên Long bao gồm + Giám Đốc Chi Nhánh : Là người đứng đầu Chi Nhánh có quyền ra quyết định chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh của Chi Nhánh . Trong quá trình ta quyết định giám đốc được sự tham mưu trực tiếp của các trưởng phòng Các phòng nghiệp vụ của công ty có chức năng tham mưu giúp giám đốc Chi Nhánh quản lý và điều hành công việc. Các phòng là: + Phòng tổ chức hành chính : Có chức năng tham mưu cho giám đốc công ty về các mặt như công tác tổ chức nhân sự , công tác lao động tiền lương, xác định phương hướng chiến lược đầu tư và nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. + Phòng tài chính-kế toán: Là bộ phận tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tài chính-kế toán. Đảm bảo phản ánh đúng, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn Công ty. Phản ánh chính xác tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh , lập báo cáo tài chính theo tháng gửi về Công Ty , cung cấp thông tin kịp thời cho các bộ phận khác sử dụng thông tin + Phòng kinh doanh : Thực hiện kế hoạch đặt hàng với Công Ty , kế hoạch bán hàng , tiêu thụ hàng hoá , theo dõi hàng hoá đáp ứng nhu cầu khách hàng + Phòng thống kê: Thực hiện thống kê đầy đủ, kịp thời sản lượng hàng hoá tiêu thụ, thống kê số lượng hàng hoá nhập từ Công Ty, theo dõi doanh số theo từng khu vực , cuối tuần báo cáo cho Giám Đốc Chi Nhánh + Phòng thị trường : Đi thực tế tại các thị trường trong phạm vi Chi Nhánh quản lý kiểm tra doanh số bán hàng từng khu vực , đốc thúc quá trình bán hàng taị các điểm phân phối hàng hoá của Công Ty. Xác định biến động của thị trường về hàng hoá Sơ đồ 3 : Tổ chức quản lý ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long: Giám đốc Phòng thị trường Phòng thống kê Phòng kinh doanh Phòng Tài chính Kế toán Phòng tổ chức hành chính 3. Đặc điểm tổ chức kế toán của Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long Từ ngày ngày mới thành lập , Chi Nhánh Công Ty Bút Bi Thiên Long đã thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141 TC/QĐ ngày 01/11/95 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Mặc dù ban đầu còn gặp một số khó khăn nhưng dần dần cũng đi vào nề nếp. thông tin kế toán cung cấp có hiệu quả đáp ứng cơ bản yêu cầu quản lý của Công ty. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và bố trí thành phòng kế toán, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, Công ty đã sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Phần mềm kế toán có tên gọi “Avt - Soft” a. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán tại Công ty Bút Bi Thiên Long được tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức công tác kế toán kiểu tập trung. Hiện nay, đội ngũ kế toán làm việc tại phòng tài chính-kế toán của Công ty có 6 người. Nhiệm vụ được phân công như sau: Trưởng phòng kế toán (kế toán trưởng): Là người chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ, công việc cho các nhân viên, phụ trách tổng hợp về công việc của mình. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hàng hoá (kế toán thanh toán): có nhiệm vụ hàng ngày viết phiếu thu, chi cuối ngày đối chiếu với thủ quỹ, kiểm kê quỹ, và chuyển giao chứng từ cho kế toán tổng hợp vào sổ nhật ký chung. Thanh toán theo dõi nợ, tham gia lập báo cáo quyết toán. Đồng thời, kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập kế hoạch tín dụng, vốn lưu động, kế hoạch tiền mặt hàng tháng, hàng quí, hàng năm gửi tới các ngân hàng công ty có tài khoản. Chịu trách nhiệm kiểm tra số dư tiền gửi, tiền vay cho kế toán trưởng và giám đốc Công ty. Chịu tránh nhiệm kiển tra số lượng hàng hoá nhập xuất, hàng ngày đối chiếu với thủ kho về lượng hàng hoá. Theo dõi hạch toán công cụ dụng cụ, hàng hoá nhập-xuất-tồn trong kỳ hạch toán, tính toán phân bổ công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ. Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp gửi về Công Ty Kế toán tổng hợp : Nhiệm vụ chính là báo cáo thuế, báo cáo kế toán trưởng về việc xử lý số liệu kế toán trước khi khoá sổ kế toán. Lưu trữ toàn bộ chứng từ kế toán và báo cáo kế toán của Công ty theo tháng, quí, năm. Lập chứng từ hạch toán của Công ty, kế toán tổng hợp toàn Chi nhánh Công ty. Nhận kiểm tra tính chính xác số liệu báo cáo của các đơn vị nội bộ. Kế toán công nợ + Khu vực I + Khu vực II Có nhiệm vụ theo dõi công nợ của từng khách hàng, từng khu vực, đối chiếu công nợ hàng ngày với từng khách hàng (nếu có phát sinh). Làm bảng thưởng cho khách hàng theo tháng, quý . Báo cáo về công nợ cho Giám Đốc Chi Nhánh hàng tuần - Thủ quỹ : Có trách nhiệm quản lý việc thu chi tiền trong công ty Sơ đồ 4 : Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Bút Bi Thiên Long: Kế toán trưởng Bộ phận kế toán quỹ tiền mặt, ngân hàng ( kế toán thanh toán) Thủ quỹ Bộ phận kế toán công nợ KV II Bộ phận công nợ KV I Bộ phận tổng hợp + Nhân viên trong phòng tuy được phân công nhiệm vụ như vậy nhưng bất cứ thành viên nào gặp khó khăn trong công việc sẽ được sự giúp đỡ của lãnh đạo phòng cũng như của các thành viên khác trong phòng. Tại các xí nghiệp thành viên có ban Tài chính (bao gồm Trưởng ban, phó ban, nhân viên thống kê, thủ quỹ) chịu sự chỉ đạo của phòng Tài chính kế toán Công ty. Thực hiện tổng hợp tiếp nhận, thanh, quyết toán chi lương, thưởng, BHXH và các khoản chi khác trong xí nghiệp. + Định kỳ báo cáo quyết toán tài chính với giám đốc xí nghiệp và Công ty. + Tại phòng kế toán Công ty: Sau khi tiếp nhận các chứng từ ban đầu, theo từng nhiệm vụ được phân công các nhân viên tiến hành công việc kiểm tra, phân loại, xử lý chứng từ vào máy. b. Hình thức sổ kế toán Để phù hợp với tình hình hoạt động cũng như khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”. Hình thức kế toán này giản đơn, phù hợp với việc sử dụng máy tính của công ty hiện nay. Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế toán ở Chi Nhánh công ty Bút Bi Thiên Long : Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Ghi hằng ngày Ghi cuối kỳ Báo cáo Tài chính Quan hệ đối chiếu Trình tự ghi sổ: - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lệ lập, định khoản kế toán để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp có một số nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì định kỳ hoặc cuối tháng, lấy số liệu trên sổ Nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái theo từng đối tượng hạch toán. - Các chứng từ cần hạch toán chi tiết đồng thời được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng, cuối quí, cuối năm lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ kế toán chi tiết. - Cuối kì cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính. 3.1. Kế toán hàng hoá 3.1.1. Đặc điểm hàng hoá ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long Sản phẩm của Công ty gồm nhiều chủng loại , mẫu mã , màu sắc khác nhau nhưng sản phẩm chính vẫn là các loại bút bi và mực viết máy . Bên cạnh còn có nhiều loại sản phẩm khác như Bảng học sinh , sáp mầu Quản lý hàng hoá : Chi Nhánh tổ chức một kho hàng để chứa hàng hoá từ Công Ty chuyển ra. Việc quản lý hàng hoá đòi hỏi có sự phối kết hợp quản lý giữa các bên: thủ kho, bảo vệ, nhân viên tiếp thị , bộ phận kế toán hàng hoá. Trong đó trách nhiệm của các bên được qui định rõ: - Nhân viên tiếp thị - trực thuộc phòng kinh doanh kiểm tra hàng hoá theo đúng số lượng chủng loại trước khi xuất kho . - Bảo vệ : Kiểm tra số lượng hàng hoá xuất kho theo đúng Phiếu Xuất Kho Ngoài ra tất cả các đơn vị, cá nhân đến lấy hàng tại Công ty đều phải đóng dấu “đã qua bảo vệ” và các chứng từ xuất được sự kiểm tra, xác nhận của bảo vệ mới được lấy hàng ra khỏi Công ty. - Thủ kho : Có nhiệm vụ quản lý hàng hoá khi nhập xuất kho , đối chiếu số liệu hàng ngày với kế toán kho hàng . Chịu trách nhiệm về hàng hoá nếu xảy râ mất mát - Bộ phận kế toán hàng hoá: Quản lý hàng hoá cả về mặt số lượng và giá trị, tổng hợp tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng hoá. 3.1.2. Đánh giá hàng hoá Theo đặc thù của Chi Nhánh hàng hoá nhập xuất theo một mức giá cố định trong Công Ty chuyển ra. Do vậy hàng hoá ở Chi Nhánh căn cứ vào Phiếu Xuất Kho của Công Ty để nhập xuất hàng . a. Giá vốn thực tế hàng hoá nhập kho: Hàng hoá nhập kho được xác định theo giá xuất thực tế của Công Ty , được tính riêng cho từng loại hàng hoá. Công Ty Bút Bi Thiên Long Chi Nhánh Hà nội Phiếu Nhập Kho Quyển số : .. Ngày 26 tháng 3 năm 2003 Số : 56 Họ tên người giao hàng : Sài Gòn Nợ TK :156 Địa chỉ : Có TK : 336 Nội dung : Nhập hàng theo PX SG số 0274 , 0352 ngày 22/09/02 TT Mã Hàng Tên hàng hoá ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền 1 TL023X TL – 023 Xanh Cây 38.400 800 30.720.000 2 GELR Bút bi nước đỏ Cây 720 3.300 2.376.000 Tổng Cộng 33.096.000 b. Giá thực tế hàng hoá xuất kho: Vì theo đúng yêu quản lý giá bán của Công Ty tất cả các Chi Nhánh phụ thuộc xuất bán hàng hoá theo đúng giá nhập mà Công Ty xuất cho ( Đã bao gồm thuế giá trị gia tăng ). Do vậy giá bán chính là giá vốn hàng bán tại chi nhánh cũng là giá nhập kho (vì công ty đã tính chi phí vào giá xuất bán cho chi nhánh) VD Công Ty Bút Bi Thiên Long Chi Nhánh Hà nội Phiếu Xuất kho HD Ngày 26 tháng 3 năm 2003 Số : 100 Nợ TK : 131 Họ tên khách hàng : Bà Xu - 26 Hàng Khoai Có TK : 511 Lưu ý : Có TK : 333(1) Mã số thuế , địa chỉ : TT Mã Hàng Tên Hàng Hoá ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền 1 TL023 X TL - 023 Xanh Cây 600 800 480.000 2 TL023 D TL - 023 Đen Cây 600 800 480.000 Tổng Cộng 960.000 3 .2. Kế toán chi tiết hàng hoá 3.2.1. Trình tự luân chuyển chứng từ Hiện nay, cách lập và luân chuyển chứng từ nhập, xuất hàng hoá được Công ty thực hiện như sau: a. Nhập kho hàng hoá: Công Ty Bút Bi Thiên Long Chi Nhánh Hà nội Phiếu Nhập Kho Quyển số : .. Ngày 26 tháng 3 năm 2003 Số : 55 Họ tên người giao hàng : Sài Gòn Nợ TK :156 Địa chỉ : Có TK : 336 Nội dung : Nhập hàng theo PX SG số 0274 , 0352 ngày 22/03/03 TT Mã Hàng Tên hàng hoá ĐVT Số Lượng Đơn giá Thành tiền 1 TL008X TL - 008 Xanh Cây 20.000 730 14.600.000 2 TL008D TL - 008 Đen Cây 20.000 730 14.600.000 3 TL024X TL - 024 Xanh Cây 24.000 800 19.200.000 4 TL024D TL - 024 Đen Cây 24.000 800 19.200.000 5 TL024R TL - 024 Đỏ Cây 12.000 800 9.600.000 6 TL025X TL - 025 Xanh Cây 30.000 1.200 36.000.000 7 GELX Bút bi nước xanh Cây 4.800 3.300 15.840.000 8 FP01B Dạ 12 mầu Vỉ 1.800 4.300 7.740.000 9 CR01 Sáp thơm Hộp 1.200 2.500 3.000.000 10 CR04 Sáp 12 mầu Hộp 3.600 1.800 6.480.000 11 FPI01X Mực viết máy xanh Hộp 7.200 1.200 8.640.000 12 MN Màu nước – 01 Vỉ 480 15.500 7.440.000 13 CP002 Bút phủ CP – 02 Cây 2.880 8.500 24.480.000 14 PC005D PC – 05 Cây 2.000 3.200 6.400.000 Tổng Cộng 193.220.000 ( Cộng tiền bằng chữ : Một trăm chín mươi ba triệu , hai trăm hai mươi ngàn đồng chẵn ) Người giao hàng Thủ kho Phòng kế toán Phòng kinh doanh Kiểm soát Phiếu nhập kho sẽ lập thành 5 liên như sau: Liên 1 : Lưu kế toán thanh toán – kho hàng Liên 2 ,3 : Giao cho Kế toán công nợ Liên 4 : Giao cho Phòng kinh doanh Liên 5 : Thủ Kho b. Xuất kho hàng hoá Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất của phòng kinh doanh kế toán viết phiếu xuất kho theo đúng số lượng chủng loại Công Ty Bút Bi Thiên Long Chi Nhánh Hà nội Phiếu Xuất kho HD1 Ngày 26 tháng 3 năm 2003 Số: 101 Nợ TK : 131 Họ tên khách hàng : Công Ty Tân Long Có TK : 511 Lưu ý : Có TK : 333(1) Mã số thuế , địa chỉ : 0100982543 -1 ( 37A Cảm Hội ) TT Mã Hàng Tên Hàng Hoá ĐVT Số Lượng Đơn Giá Thành Tiền 1 TL008 X TL – 008 Xanh Cây 700 730 511.000 2 TL008 D TL – 008 Đen Cây 300 730 219.000 3 HD Hồ dán 30ml Lọ 480 550 264.000 4 CP002 Bút phủ CP - 02 Cây 24 8.500 204.000 Tổng Cộng 1.198.000 (Cộng thành tiền bằng chữ : Một triệu một trăm chín mươi tám ngàn đồng ) Khách hàng Tiếp thị nhận hàng Thủ kho Phòng Kế Toán Kiểm soát Phiếu xuất kho được lập thành 5 liên : - Liên 1: Kế toán thanh toán ( kho hàng ) - Liên 2: Kế toán công nợ - Liên 3: Khách hàng - Liên 4: Phòng kinh doanh - Liên 5: Thủ Kho Các phiếu xuất kho cũng được tiến hành cập nhật theo số lượng hàng hoá thực xuất kho. Khi phòng kinh doanh viết phiếu đề nghị xuất kế toán kho hàng căn cứ vào đó viết phiếu xuất kho rồi chuyển xuống kho . Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho rôi xuất hàng , liên 3 giao cho khách hàng xuống kho nhận hàng, thủ kho giao hàng cho khách hàng và khách hàng ký vào hoá đơn đã nhận đủ hàng . 3.2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá: Việc tổ chức kế toán chi tiết tình hình biến động hàng hoá của Chi Nhánh là cần thiết và có tác dụng rất lớn trong việc quản lý và cung cấp những thông tin kinh tế kịp thời chính xác về hàng hoá ở mỗi thời điểm, để giúp đỡ lãnh đạo Chi Nhánh có biện pháp kịp thời, hợp lý giảm số hàng hoá tồn đọng hay tăng cường cung ứng phân phối đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của thị trường. Kế toán chi tiết hàng hoá ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Cụ thể tình hình hạch toán như sau: a. ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng hoá - Căn cứ lập thẻ kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ do phòng kế toán đua xuống để tiến hành nhập-xuất kho hàng hoá theo đúng số lượng ghi trong chứng từ. Cuối ngày thủ kho phân loại, kiểm tra chứng từ theo từng loại hàng hoá rồi ghi vào số lượng nhập - xuất - tồn vào từng thẻ kho tương ứng - Phương pháp ghi thẻ: Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho gồm các cột: chứng từ nhập (số, ngày), chứng từ xuất (số, ngày), số lượng nhập, xuất, cột tồn kho và cột ghi chú. Thủ kho ghi các chỉ tiêu tương ứng với các cột ghi số lượng thực nhập, thực xuất và rút ra số lượng tồn. Cuối ngày thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế toán hàng hoá và tiêu thụ. Mỗi mặt hàng được mở một thẻ kho. b. ở phòng kế toán Kế toán tiến hành theo dõi hàng hoá cả về mặt hiện vật lẫn giá trị. Dựa trên các chứng từ ban đầu là phiếu nhập, phiếu xuất điều chuyển các hoá đơn bán hàng thông qua bộ phận quản lý hàng hoá bằng máy vi tính. Kế toán chi tiết hàng hoá ở Công ty sử dụng bảng kê chứng từ, sổ chi tiết hàng hoá và bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn hàng hoá. -Bảng kê chứng từ : +Căn cứ lập: Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, đơn giá bình quân. +Nội dung: Theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng và giá vốn. Mỗi loại chứng từ được ghi vào “Bảng kê chứng từ”theo trình tự thời gian +Phương pháp lập: Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho, nhập kho hàng hoá, kế toán lấy số lượng để ghi vào “Bảng kê chứng từ”. - Sổ chi tiết hàng hoá: + Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nhập kho, xuất kho hàng hoá , và bảng kê chứng từ. +Nội dung: Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của các mặt hàng, các loại hàng hoá của kho được tập hợp trong một quyển sổ và được lập cho từng tháng. +Phương pháp lập: Hàng ngày kế toán nhận được các chứng từ liên quan đến nhập - xuất kho hàng hoá, sẽ nhập các dữ kiện của chứng từ vào máy theo chỉ tiêu số lượng. Ngôn ngữ lập trình sẽ tự động vào sổ chi tiết. Cuối tháng khi bộ phận giá thành chuyển bảng giá thành thực hiện của tháng đã tính xong cho bộ phận kế toán hàng hoá, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết các chứng từ nhập kho theo chỉ tiêu giá trị. Tại thời điểm cuối tháng tính số lượng tồn kho cho mỗi loại hàng hoá. ở dòng tồn đầu kỳ, số liệu được lấy từ dòng tồn cuối kỳ của sổ chi tiết vật tư kỳ trước liền kề."Xem mẫu "sổ chi tiết hàng hóa. - Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn: + Căn cứ vào các số liệu nhập, xuất hàng hoá trong tháng, cuối tháng máy tính sẽ lập “Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn". +Phương pháp lập: Phần tồn đầu kỳ: Căn cứ vào số liệu tương ứng báo cáo tháng trước chuyển sang. Phần nhập trong kỳ: Căn cứ vào chứng từ nhập hàng hoá vào kho trong kỳ cho từng thứ hàng hoá. Phần xuất trong kỳ: Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho trong kỳ. Phần tồn cuối kỳ: được tính bằng công thức: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ- Xuất trong kỳ Công việc tính toán được thực hiện trên máy tính. Kế toán hàng hoá chỉ nhập số liệu của chứng từ theo từng thứ hàng hoá tương ứng. (Xem mẫu "bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn tháng 3/2003, 3.3. Kế toán tổng hợp hàng hoá : Thực tế ở Công ty Bút Bi Thiên Long, kế toán tổng hợp hàng hoá được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bởi vậy, yêu cầu đặt ra đối với công tác hạch toán kế toán là phải ghi chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập-xuất-tồn kho của các loại hàng hoá, tên các loại tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập-xuất kho hàng hoá phát sinh. Kế toán tổng hợp hàng hoá ở Công ty Bút Bi Thiên Long được thực hiện trên tài khoản 156 và được mở các tài khoản chi tiết cho từng loại nguồn gốc hàng hoá. Cụ thể tình hình như sau: TK 156 “Hàng hoá" được mở các TK cấp II: + TK 1561 – Hàng Thiên Long sản xuất + TK 1562 – Hàng Thiên Long kinh doanh Các tài khoản này lại được mở chi tiết thành các tiểu khoản cho từng mặt hàng: Ví dụ TK 15611 - Bảng Bộ TK 15612 - Bảng Đen Hoặc TK 15621 - Bút phủ CP - 02 TK 156212 - Bút phủ CP - 03 TK 15623 - Gôm E - 02 Các tài khoản chi tiết của TK 511, TK 632 cũng mở theo qui luật trên. Việc theo dõi về mặt giá trị các nghiệp vụ nhập kho và xuất kho hàng hoá được kế toán thực hiện trên máy vi tính. Khi nhận được số liệu chứng từ ban đầu máy tính sẽ tự động định khoản toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh dựa trên cơ sở danh mục hàng hoá: danh mục dạng xuất, nhập hàng hoá... đã đăng ký ở phần từ điển. Máy tính có khả năng theo dõi các nghiệp vụ, hợp đồng, công nợ với từng khách hàng thông qua phần nghiệp vụ trên các phiếu nhập, xuất được kế toán hàng hoá đưa dữ liệu vào máy. Các nghiệp vụ nhập kho hàng hoá từ các nguồn khác nhau được phản ánh như phần lý luận chung đã nêu. Còn các trường hợp xuất kho hàng hoá được phản ánh kèm theo bút toán ghi nhận doanh thu, khi lô hàng được xác định là tiêu thụ, như phần lý luận chung đã nêu. Riêng trường hợp xuất hàng hoá cho biếu tặng tính vào chi phí bán hàng , khi phát sinh kế toán phản ánh bằng bút toán: Ví dụ: Phiếu xuất kho số 518 ngày 25/09/02 xuất 120 cây sáp 12 mầu tặng vui tết trung thu tại Hải Phòng. Kế toán ghi "Sổ chi tiết TK 641" Nợ TK 6412 : 216.000 Có TK 1561(7) : 216.000 Cuối tháng khi chạy tổng hợp máy tính sẽ tự tính và cập nhật lại giá vốn hàng xuất, đưa ra bảng kê chứng từ theo từng đối tượng, bảng kê chứng từ theo từng tài khoản đối ứng, bảng kê chứng từ theo nghiệp vụ sổ cái, tổng hợp phát sinh theo đối tượng. Cụ thể xem các mẫu phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê chứng từ nhập, xuất, bảng tổng hợp nhập-xuất -tồn II. THực tế Kế toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Bút Bi Thiên Long: 1. Tiêu thụ hàng hoá và phương thức thanh toán : Trong nền kinh tế thị trường hiện nay với sự cạnh tranh của các loại mặt hàng của Công ty khác và các tư nhân đòi hỏi Công ty phải có biện pháp tiêu thụ sao cho có hiệu quả nhất. Hiện nay Công ty đang áp dụng phương thức tiêu thụ trực tiếp, phương thức này thường được áp dụng cho các đơn vị kinh tế trong nước, mua không theo hợp đồng ký kết. Khi khách hàng kiểm hàng xong chấp nhận lượng mua, ký nhận vào hoá đơn bán hàng thì được coi là tiêu thụ. Phương thức thanh toán: - Có thể thanh toán ngay bằng tiền, séc, chuyển khoản... hoặc có thể mua hàng trả chậm . Việc tiêu thụ thường được tiến hành theo kế hoạch năm, được ký kết vào đầu năm kế hoạch giữa Chi Nhánh với khách hàng . Các đợt giao hàng thường được tiến hành theo tiến độ đặt hàng của khách hàng . Nghĩa là khách hàng đặt hàng đến đâu, giao đến đó. - Thường trả trước một phần sau đó thanh toán bằng tiền, chuyển khoản... 2. Kế toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Bút Bi Thiên Long: 2.1. Kế toán giá vốn hàng bán: Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá ở Công ty Bút Bi Thiên Long, kế toán sử dụng tài khoản 632 " Giá vốn hàng bán" để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi vào "Sổ chi tiết TK 632". Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hoá Cuối kỳ hạch toán, máy tính sẽ tổng hợp giá vốn hàng bán trên "Sổ chi tiết TK 632" đồng thời máy tính sẽ lập bảng “Tổng hợp phát sinh của TK 632". 2.2. Kế toán doanh thu bán hàng: -Đặc điểm của doanh thu: Doanh thu bán hàng ở Chi Nhánh gồm có : + Doanh thu bán hàng sản xuất +Doanh thu bán hàng kinh doanh Các khoản doanh thu trên được tập hợp trên tài khoản 511. Sau đó lại được mở chi tiết cho từng loại: Ví dụ : TK51111 - Doanh thu bán Bảng Bộ Sản phẩm của Công ty là văn phòng phẩm thuộc nhóm hàng chịu thuế GTGT ( không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt). Đối với các hàng hoá bán hàng trong nước mới phải chịu thuế GTGT, với mức thuế suất là 5% và 10%. Hạch toán doanh thu: Việc hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá được thực hiện trên chương trình giao dịch ở máy tính. Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho kế toán nhập số liệu vào máy tính theo các chỉ tiêu: số trên hoá đơn, ngày lập hoá đơn, tên khách hàng, phương thức giao hàng, số lượng sản phẩm và số tiền theo hoá đơn, số tiền khách hàng đã thanh toán và số tiền còn phải thanh toán. Cuối tháng ,kế toán chỉ in ra các báo cáo của TK511, TK131 như bảng kê chứng từ , tổng hợp phát sinh cân đối các đối tượng của từng tài khoản . - Các trường hợp bán hàng Công ty đều tổng hợp từ các hoá đơn bán hàng để ghi sổ theo các định khoản, tuỳ theo phương thức bán hàng khác nhau mà kế toán tiến hành tổng hợp và ghi sổ theo các định khoản khác nhau: - Phản ánh giá vốn vào "Sổ chi tiết TK 632" Nợ TK 131: 3.377.560.552 Có TK 511: 3.078.315.752 Có TK 333 (1): 299.244.850 - Đây là doanh thu trực tiếp tính trên số lượng hàng xuất bán, giá bán bằng giá vốn, chênh lệnh giữa doanh thu và giá vốn là bán lẻ hàng hoá ( giá bán lẻ cao hơn so với giá vốn) theo báo cáo nội bộ giữa Chi Nhánh và Công Ty. Quy trình ghi sổ kế toán phản ánh doanh thu hàng bán Hoá đơn Tổng hợp bán hàng Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản 511 Bảng kê hoá đơn bán hàng Bảng kê hoá đơn bán hàng dùng để theo dõi chi tiết doanh thu theo từng loại hàng hoá. Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán tiến hành ghi vào bảng kê hoá đơn bán hàng. Mỗi hoá đơn phát sinh gồm nhiều loại hàng bán khác nhau, kế toán tiến hành bóc tách riêng theo từng chỉ tiêu: số lượng, giá vốn, tiền vốn và doanh thu. Trong đó : có số lượng, giá bán và doanh thu mỗi loại hàng hoá được lấy tương thích cho mỗi loại hàng hoá trên hoá đơn. Còn các cột giá vốn, tiền vốn cho mỗi loại được lấy tương thích các cột trên bảng kê chứng từ . Cuối tháng tiến hành cộng tổng các cột tương ứng. Sau khi lập bảng kê bảng kê hoá đơn bán hàng, kế toán căn cứ vào các phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán vào sổ các tài khoản có liên quan khác. Công việc này đều do máy tính thực hiện Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê hoá đơn bán hàng lấy dòng tổng cộng ở cột số lượng, tiền vốn, doanh thu của mỗi loại hàng hoá tương thích lên các dòng cột tương ứng số tổng hợp doanh thu đồng thời đối chiếu số tổng cộng của bảng tổng hợp doanh thu đối chiếu với phát sinh TK 511, hai số liệu này phải trùng nhau. c. Kế toán thanh toán : Hình thức thanh toán: Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, Công ty Bút Bi Thiên Long áp dụng hai hình thức thanh toán là thanh toán trả tiền ngay và thanh toán trả chậm. Đối với các đơn vị kinh tế trong nước thì quy trình thanh toán cho trả trước hoặc trả chậm được thực hiện theo các phương thức thông thường khác. Riêng đối với khách hàng là các hãng nước ngoài như hãng POOGSHIN, FLEXCONthì phải tuân thủ thanh toán ngoại thương (L/C trả chậm), thanh toán qua ngân hàng trong nước có quan hệ với ngân hàng nước ngoài. Sơ đồ thanh toán với khách hàng ở công ty Bút Bi Thiên Long: Sổ chi tiết công nợ Hoá đơn Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 131 Tổng hợp phát sinh công nợ Hàng ngày khi nhận được hoá đơn phiếu, phiếu thu kế toán xác định số còn phải thu đối với từng khách hàng, ghi tương thích vào sổ chi tiết công nợ. Sau đó tiến hành phản ánh vào sổ nhật ký chung, đồng thời ghi sổ cái TK 131 và các sổ khách có liên quan. Sổ chi tiết công nợ được mở cho từng khách hàng ghi theo thứ tự hoá đơn phát sinh, dùng để theo dõi thường xuyên số dư nợ của khách hàng. Cách ghi: Dòng dư Có (hoặc dư nợ) đầu kỳ được lấy từ dòng dư Có (Nợ) của bảng quý trước liền kề. Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn để ghi, mỗi hoá đơn được ghi một dòng trên sổ chi tiết công nợ. Cuối tháng tổng cộng số phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có, tính số tồn cuối tháng – số còn phải thu. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết công nợ đã được cộng tổng, kế toán lập “Bảng cân đối phát sinh công nợ”. Cách ghi: Các sổ chi tiết công nợ sau khi đã được cộng tổng tính số dư cuối tháng sẽ đựơc ghi lên bảng, mỗi sổ chi tiết được ghi một dòng theo các chỉ tiêu tương thích giữa sổ chi tiết công nợ với bảng cân đối phát sinh công nợ. Đồng thời đối chiếu, chênh lệch giữa tổng phát sinh nợ với tổng phát sinh có trên bảng cân đối phải bằng số dư cuối tháng TK 131. Nhìn chung, các công việc hạch toán hàng hoá được kế toán hàng hoá thực hiện hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ nhưng riêng đối với hạch toán và tính thuế GTGT lại được kế toán làm vào cuối kỳ. Hàng tháng, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết, bảng kê hóa đơn nhập, xuất hàng hoá, hàng hoá, dịch vụ để kê khai vào các chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai thuế GTGT. Căn cứ vào tờ khai thuế GTGT để ghi Nợ TK 3331, có TK 131 phần thuế GTGT được khấu trừ. Phần ghi có TK 333, Nợ TK khác phản ánh số thuế phải nộp trong tháng này. Căn cứ vào tờ khai tính thuế sau khi được cán bộ thuế chấp nhận để ghi vào TK 111,112. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, hàng hoá của Công ty khi nhập kho phải kiểm tra chất lượng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép mới được nhập kho. Kho hàng hoá của Công ty được bảo quản rất kỹ và kiểm tra thường xuyên. Mặt khác, hàng hoá của Công ty chủ yếu là hàng văn phòng phẩm đo, do đó nêu có sai phạm nào thì khách hàng mang đến Công ty sẽ hạch toán vào tài khoản hàng bán bị trả lại III. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh công ty bút bi thiên long 1. Hạch toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng ở đơn vị sản xuất kinh doanh là tất cả chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và các chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ hàng hoá được nhanh và hiệu quả. Tại Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long việc tập hợp chi phí bán hàng do kế toán giá thành đảm nhiệm. Khi có các nghiệp vụ liên quan tới chi phí bán hàng sẽ được tập hợp vào"Sổ chi tiết tài khoản 641". Tài khoản 641 tập hợp các chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ và cuối kỳ chuyển vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh". (Chi phí của chi nhánh công ty thuộc chi nhánh bán hàng của công ty vì vậy tập hợp toàn bộ chi phí vào TK 641 không qua TK 642). 2. Kế toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh Mục đích của mọi quá trình sản xuất kinh doanh là lợi nhuận, đó là mục tiêu của mỗi doanh nghiệp trong quá trình phát triển đồng thời là căn cứ xác đinh kết quả công việc của mỗi doanh nghiệp. Là một đơn vị sản xuất kinh doanh lớn, Công ty Bút Bi Thiên Long tự hạch toán trang trải chi phí thì việc hạch toán chính xác kết quả sản xuất là điều không thể thiếu. Trong cơ chế thị trường hiện nay, Công ty Bút Bi Thiên Long phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về quá trình sản xuất, tiêu thụ hàng hoá thì việc hạch toán chính xác lãi hay lỗ của hoạt động sản xuất kinh doanh là rất cần thiết, qua đó Công ty rút ra hướng đi mới cho mình. Điều này đòi hỏi các bộ phận kế toán khác phải hạch toán chính xác như kế toán giá thành, kế toán thanh toán, kế toán vật liệu... tất cả phải đồng bộ, khớp nhau có như vậy kế toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh mới chính xác. Tài khoản sử dụng: + TK 911- "Xác định kết quả sản xuất kinh doanh” dùng để theo dõi quá trình xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Tài khoản 911 được mở chi tiết như sau: TK 911 - Xác định kết quả sản xuất kinh doanh TK 91111 - Xác định kết quả hàng sản xuất TK 91113 - Xác định kết quả kinh doanh + TK 421 - Lãi chưa phân phối : Dùng để hạch toán kết quả (lãi, lỗ) cuả hoạt động sản xuất kinh doanh và cuối tháng kết chuyển từ tài khoản 911 sang, đồng thời theo dõi quá trình phân phối thu nhập. Việc hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả sản xuất kinh doanh được thực hiện trên chương trình giao dịch ở máy tính. Khi nhận được hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan kế toán đưa số liệu vào máy và cuối tháng kế toán lấy từ máy ra các bảng tài khoản 511, tài khoản 131, tài khoản 911. Ví dụ : Theo số liêu tháng 09/02 ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long ta có: + Doanh thu bán hàng cuối tháng sẽ kết chuyển, ghi: Nợ TK 511 : 3 . 937 . 153 . 210 Có TK 911: 3 . 937 . 153 . 210 + Chi phí bán hàng cuối tháng kết chuyển, ghi: Nợ TK 911 : 337 . 627 . 464 Có TK 641 : 337 . 627 . 464 + Cuối kỳ tính kết quả SXKD: Lãi (lỗ) SXKD = Doanh thu thuần - (Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng ) + ( Thu nhập hoạt động tài chính - Chi phi hoạt động tài chính ) = 4.193.626.400 - ( 3.937.153.210 + 4119697.760 ) + 263.768 = - 519. 908 246 Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả ở chi nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long I. Đánh giá về thực trạng kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá ở Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long. Từ một xưởng văn phòng phẩm nhỏ bé với trang thiết bị đơn sơ, nhân lực nghèo nàn lạc hậu, Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long đã liên tục phát triển, trưởng thành và lớn mạnh không ngừng. Sự lớn mạnh của Chi Nhánh Công ty không những thể hiện qua cơ sở vật chất, kỹ thuật mà còn thể hiện ở trình độ quản lý thực tế của Chi Nhánh đang được hoàn thiện và nâng cao hơn, đời sống của công nhân được ổn định và cải thiện. Trong nền kinh tế thị trường, rất nhiều doanh nghiệp đã không tồn tại được làm ăn thua lỗ khi phải tự kinh doanh, tự chủ về tài chính, tự tiêu thụ...Nhìn nhận được vấn đề trên, lãnh đạo Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long đã đưa ra nhiều giải pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn, hoà nhịp với nền kinh tế thị trường. Với đặc trưng là sản xuất kinh doanh phục vụ khách hàng Chi Nhánh luôn quan tâm đến chất lượng sản phẩm, từng bước nâng cao uy tín trên thị trường. Bản thân Chi Nhánh đã rất năng động trong việc quay vòng, bảo tồn và phát triển vốn, đồng thời chủ động tìm bạn hàng mới, thắt chặt quan hệ với bạn hàng đã có quan hệ, cho đến nay thị trường tiêu thụ đã tương đối rộng. Để có được những thành quả kinh tế trên, nhất là trong điều kiện cạnh tranh gay gắt với các đơn vị cùng ngành và sản phẩm văn phòng phẩm nhập ngoại ngày càng nhiều, không thể không nói đến sự phối kết chặt chẽ giữa các khâu trong quá trình từ sản xuất đến tiêu thụ, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Phòng tài chính kế toán của Chi Nhánh với biên chế 6 người, việc tổ chức công tác kế toán được chuyên môn hóa khoa học và hợp lí. Bên cạnh đó việc áp dụng kế toán trên máy vi tính đã giảm nhẹ khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Với cách bố trí công việc hiện nay, công tác kế toán nói chung, kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nói riêng đã đi vào nề nếp và phát huy hiệu quả. Tuy nhiên, thực tế công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ ở Chi Nhánh còn một số tồn tại cần được xem xét hoàn thiện hơn. Cụ thể vẫn còn có những ưu điểm và nhược điểm sau: 1. Ưu điểm: - Công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá ở Chi Nhánh được tiến hành dựa trên đặc điểm thực tế ở Chi Nhánh và vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. - Chi Nhánh đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý hàng hoá và kế toán hàng hoá. Hệ thống kho tàng để chứa và bảo quản hàng hoá đã đầy đủ các điều kiện cần thiết. - Nhờ có vi tính và việc thực hiện kế toán bằng máy vi tính với chương trình phần mềm đã được Bộ tài chính phê duyệt, kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá và các phần hành kế toán khác đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ, toàn diện tài sản, tiền vốn của Chi Nhánh cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý, phân tích lập kế hoạch và công tác lãnh đạo. Trong một tương lai gần kế toán ở các xí nghiệp thành viên cũng sẽ được thực hiện trên máy tính. Các chiến lược phát triển trong tương lai đó cho thấy tầm quan trọng của kế toán ngày càng được khẳng định hơn. - Trong điều kiện hiện tại, mỗi mắt xích trong hệ thống tổ chức Chi Nhánh đều đang hoạt động có hiệu quả. Đối với kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá, sự xác định rõ ràng nội quy chức năng bên trong của quản lý hàng hoá (bảo vệ, KS , Thủ kho....) đã hạn chế tối đa các trường hợp nhầm lẫn, hao hụt, mất mát. - Bên cạnh đó, công tác quản lý tiêu thụ hàng hoá, theo dõi công nợ với từng khách hàng cũng được tiến hành đều đặn, gắn với thực tế Chi Nhánh. Tuy nhiên, do yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh tăng lên nhanh chóng, yêu cầu quản lý kinh doanh theo cơ chế thị trường đòi hỏi ngày càng cao, chế độ kế toán mới đã đưa vào vận hành bước đầu nhưng chưa hẳn đã thành thạo, chương trình máy vi tính trong công tác kế toán nói chung và trong kế toán hàng hoá nói riêng của Chi Nhánh bước đầu có kết quả nhưng chưa phải hoàn chỉnh, nó còn tồn tại một số điểm sau: 2. Nhược điểm: - Thứ nhất: Công tác hàng hoá Hiện nay sản phẩm của Chi Nhánh Công ty được nhập kho hàng tháng với cường độ và khối lượng khá lớn (Thế hiện doanh số tháng 9 / Bút Bi Thiên Long 01 là 4.606908.000 VNĐ).Trong tương lai không xa, quy mô tiêu thụ cũng được mở rộng, tăng cường hơn. Khi đó các sản phẩm nhập kho càng thường xuyên liên tục hơn. Do đó ngay từ bây giờ nên chăng thay đối cách quản lý thực tế hàng hoá bằng một phương pháp khác khả dĩ hơn. - Thứ hai: Việc hạch toán hàng xuất kho cho biếu tặng mà hàng này do Công ty sản xuất, kế toán phản ánh trị giá hàng xuất bằng bút toán: Nợ TK 641 Có TK 156 Việc hạch toán này không có lợi cho Chi Nhánh và không đúng với chế độ kế toán hiện hành. - Thứ ba: Về công tác tiêu thụ hàng hoá. Qua số liệu đã trình bày cho thấy hầu như mọi nghiệp vụ xuất bán dưới mọi phương thức, khách hàng đều chấp nhận nợ. Điều này gây ra tình trạng Chi Nhánh bị khách hàng chiềm dụng vốn. Nên chăng Chi Nhánh cần có một chính sách thích đáng để vừa trợ gíup thúc đẩy tiêu thụ lại góp phần thu hồi vốn một cánh nhanh nhất. II. Yêu cầu và nội dung của việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tại công ty bút bi thiên long 1. Yêu cầu cơ bản: Qua phần nhận xét, đánh giá trên có thể thấy được thực trạng quản lý hàng hoá, hạch toán hàng hoá và bán hàng ở Chi Nhánh. Bên cạnh mặt tích cực thì việc tồn tại một số vấn đề là khó tránh khỏi. Tuy nhiên, qua các tồn tại nhỏ đó mà đề ra các phương hướng khác nhau để hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá nói riêng và tổ chức công tác kế toán nói chung. Phương hướng muốn hoàn thiện, muốn có tính khả thi phải dựa trên các yêu cầu sau: Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá phải tuân thủ chuẩn mực, nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành. 1.1. Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành nói chung và doanh nghiệp nói riêng nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. 1.2. Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá phải đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời trung thực và khách quan để đảm bảo cho quản lý của doanh nghiệp. 1.3. Hoàn thiện kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá phải dựa trên tính khả thi phương án mà ta nêu ra. Quán triệt nguyên tắc tiết kiệm, không phải là hoàn thiện bằng mọi giá và phải làm sao cho đạt hiệu quả cao. 2. Nội dung hoàn thiện Trên cơ sở các tồn tại đã nêu và những yêu cầu của việc hoàn thiện em xin được phép trình bầy một số kiến nghị cụ thể như sau: 2.1. Trước hết là về thực trạng tiêu thụ hiện nay ở Chi Nhánh đẩy mạnh tiêu thụ càng nhiều càng tốt. Đó là vấn đề quan trọng đối với một doanh nghiệp thương mại. Đối với Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long mặc dù hiện tại doanh số bán hàng trong tháng là khá lớn nhưng lượng hàng tồn kho cũng không phải là nhỏ (chiếm khoảng 31%-20% lượng hàng nhập ) 2.2. Công ty cần có chính sách cụ thể đẩy mạnh công tác tiêu thụ bằng các chiến dịch quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, xuất hàng hoá phục vụ quảng cáo tiếp thị, chào hàng rộng rãi hơn. Việc hạch toán hàng xuất kho, biếu tặng Mặc dù việc biếu tặng hàng hoá không lớn so với giá trị hàng hoá trong kho và phát sinh không thường xuyên tuy nhiên Công ty cần thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành. Đối với hàng biếu tặng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp phải được coi như việc bán hàng và phải ghi nhận doanh thu. Khi có chứng từ chứng minh số hàng đã được biếu tặng, kế toán ghi: Bút toán 1: Nợ TK 641 Giá đã có thuế Có TK 511. Giá chưa thuế GTGT Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra. 2 3. Về vấn đề thanh toán với khách hàng: Hiện nay, doanh số của Công ty một tháng là khá lớn, qua số liệu thực tế tháng 10/02 tốc độ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản là rất ít. Nghĩa là Chi Nhánh bị chiếm dụng vốn việc chậm thanh toán này có thể do sự ảnh hưởng của rất nhiều nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan, nhưng có thể thấy một lý do khá quan trọng là Chi Nhánh chưa tạo một động lực thúc đấy khách hàng thanh toán tiền hàng. Do đó nhằm mục đích cho 1 tương lai lâu dài, Chi Nhánh nên có mức chiết khấu hợp lý khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh chóng tiền hàng. Kết luận Tiêu thụ hàng hoá là một khâu rất quan trọng trong một chu trình sản xuất kinh doanh của bất kì doanh nghiệp nào. Vì vậy, tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ cũng có một vị trí, vai trò và ý nghĩa to lớn trong tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long đã rất chú trọng, quan tâm đến khâu quản lý hàng hoá, tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Là một doanh nghiệp nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, Chi Nhánh đã chủ động tìm bạn hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ, quản lý chặt chẽ hàng hoá và ngày càng sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Phòng kế toán và bộ phận kế toán hàng hoá và tiêu thụ đã góp phần không nhỏ vào thành công chung của Chi Nhánh. Trong thời gian tới với quy mô sản xuất ngày càng mở rộng, hy vọng kế toán Chi Nhánh sẽ ngày càng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý. Trải qua một quá trình nghiên cứu và thời gian thực tập tai công ty Bút Bi Thiên Long em nhận thấy rằng, đi đôi với việc học tập nghiên cứu lý luận thì việc tìm hiểu thực tế cũng rất quan trọng. Chính vì vậy, với thời gian thực tập ngắn tại phòng kế toán Chi Nhánh Công ty Bút Bi Thiên Long, em đã cố gắng đi sâu nghiên cứu và hoàn thành bản chuyên đề này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo hướng dẫn thực tập và sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của ban lãnh đạo công ty đặc biệt là anh, chị trong phòng Tài chính kế toán, trên cơ sở những số liệu thu thập được kết hợp với những kiến thức đã học bài viết của em đã được hoàn thành. Tuy đã có nhiều cố gắng nhưng vì điều kiện còn hạn chế nên chắc chắn không tránh khỏi sai sót trong nhận thức về hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá vốn là đề tài khá phức tạp và rất sinh động . Em rất mong sự quan tâm, góp ý của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính kế toán của công ty để bài viết này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 14 tháng 6 năm 2003 Mục lục Lời mở đầu 1 Chương I: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại 3 I. ý nghĩa và sự cần thiết của kế toán tiêu thụ hàng hóa va xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại 3 1. ý nghĩa của quá trình tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại 3 2. Vấn đề xác định kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp thương mại 5 3. Sự cần thiết, nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả trong các doanh nghiệp thương mại 7 II. Nội dung tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại 8 1. Các phương thức tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại 8 2. Phương pháp xác định giá vốn của hàng hóa tiêu thụ 10 3. Tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại 13 III. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp thương mại 29 1. Xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa 29 2. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 33 IV. Hệ thống sổ sách sử dụng để hạch toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tại các doanh nghiệp thương mại 34 1. Theo hình thức nhật ký sổ cái 35 2. Theo hình thức nhật ký chung 36 3. Theo hình thức chứng từ ghi sổ 37 4. Theo hình thức nhật ký chứng từ 38 Chương II: Tình hình thực tế về công tác tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả ở chi nhánh Công ty Bút Bi - Thiên Long - Hà Nội 39 I. Khái quát chung về Công ty Bút Bi Thiên Long 39 1. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Bút bi Thiên Long 39 2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý của Chi nhánh Công ty Bút Bi - Thiên Long 39 3. Đặc điểm tổ chức kế toán của Chi nhánh Công ty Bút Bi - Thiên Long 41 II. Thực tế kế toán tiêu thụ hàng hóa ở Chi nhánh Công ty Bút Bi - Thiên Long 53 1. Tiêu thụ hàng hóa và phương thức thanh toán 53 2. Kế toán tổng hợp tiêu thụ hàng hóa ở Chi nhánh Công ty Bút Bi - Thiên Long 54 III. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh tại Chi nhánh Công ty Bút Bi - Thiên Long 58 1. Hạch toán chi phí bán hàng 58 2. Kế toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh 58 Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả ở Chi nhánh Công ty Bút Bi - Thiên Long 60 I. Đánh giá về thực trạng kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa ở Chi nhánh Công ty Bút Bi - Thiên Long 60 1. Ưu điểm 61 2. Nhược điểm 62 II. Yêu cầu và nội dung của việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ tại Chi nhánh Công ty Bút Bi - Thiên Long 62 1. Yêu cầu cơ bản 62 2. Nội dung hoàn thiện 63 Kết luận 65