Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý tại Công ty giầy Thượng Đình

động ở Phân xưởng. Trên nguyên tắc các bộ phận này khi xin người ở đâu cũng phải thông qua Phòng Hành chính Tổ chức. Trường hợp sau đây sẽ minh chứng cho việc này: Khi Phòng Kế hoạch vật tư cần lao động cho việc kiểm đế ở Phân xưởng Gò thể thao, lại không thông qua Phòng Hành chính Tổ chức mà lại trực tiếp xuống Phân xưởng xin lao động. Như vậy Phòng Hành chính Tổ chức sẽ không kiểm soát được số lao động biến động này trong Công ty, dẫn tới công việc của bộ phận quản lý lao động không hoàn thành được nhiệm vụ một cách tốt nhất. Cơ cấu tổ chức của Công ty cũng rất linh hoạt trong những điều kiện thay đổi của bên ngoài cũng như bên trong nội bộ Công ty. Trong vài năm qua cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý đã có nhiều lần thay đổi như tách ra nhập vào. Đây cũng là do sự thay đổi của các môi trường bên ngoài như môi trường vĩ mô... và do những yêu cầu cấp thiết bên trong đòi hỏi phải có sự thay đổi. Trong thời gian tới sẽ có rất nhiều sự thay đổi từ môi trường vĩ mô như các chính sách, quyết định của thủ tướng chính phủ về việc sắp xếp lại bộ máy tổ chức của các doanh nghiệp Nhà nước... Tất cả những điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một bộ máy linh hoạt, uyển chuyển với những thay đổi. Mặc dù mỗi lần thay đổi là rất khó lấy lại được sự ổn định trong một thời gian ngắn. Tuy nhiên đây lại là những yêu cầu cấp thiết mà các doanh nghiệp phải đáp ứng được nếu không sẽ bị tụt lại phía sau, dẫn tới kém hiệu quả trong công tác quản lý, làm ăn thua lỗ và phá sản. - Cấp quản lý Doanh nghiệp. Ban lãnh đạo của Công ty được sự giúp việc của các phòng, ban chức năng. Trong Ban lãnh đạo có Giám đốc là người đứng đầu Công ty, đại diện cho Nhà nước và công nhân viên, quản lý toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, đúng chính sách pháp luật của Nhà nước và Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức. Giám đốc trực tiếp xây dựng định mức và chất lượng sản phẩm, coi đó là căn cứ cơ bản để thực hiện chế độ lương, thưởng. Giám đốc phải chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước Nhà nước và toàn thể Công ty. (xem Sơ đồ :Cơ cấu tổ chức). Trực tiếp giúp việc cho Giám đốc là 4 Phó giám đốc và 2 Trợ lý giám đốc, bao gồm: c Phó giám đốc Kỹ thuật, công nghệ và chất lượng; dPhó giám đốc Sản xuất; ePhó giám đốc Xuất nhập khẩu; fPhó giám đốc vệ sinh môi trường và an toàn lao động. Có cả đại diện của lãnh đạo về chất lượng - QMR. - Các mối quan hệ trong tổ chức của Công ty Giầy Thượng Đình. Quan hệ chỉ đạo. Là mối quan hệ trực tuyến theo chiều dọc từ trên xuống và từ dưới lên, đây là mối quan hệ chủ yếu trong mọi doanh nghiệp nói chung và của Công ty giầy Thượng Đình nói riêng. - Mối quan hệ trong Ban lãnh đạo của Công ty. Ban lãnh đạo làm việc theo nguyên tắc một thủ trưởng, các Phó giám đốc và Trợ lý giám đốc là những người giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện những mặt công tác cụ thể do Giám đốc phân công trách nhiệm hoặc ủy quyền. Các Phó giám đốc có quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các mảng công việc do họ phụ trách. Đối với những vấn đề mới phát sinh chưa có chủ trương thì báo cáo Giám đốc để bàn bạc và xin ý kiến giải quyết nhằm đưa ra được các quyết định một cách chính xác và đúng với phương hướng phát triển của Công ty. - Mối quan hệ của Ban lãnh đạo với các Phòng ban chức năng. Là mối quan hệ chỉ đạo trực tiếp, Giám đốc trực tiếp chỉ đạo và quyết định các công việc của các phòng ban chức năng. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc và Ban lãnh đạo trong mọi công việc. Và vẫn phải hoàn thành tốt những nhiệm vụ chức năng của mình. Mối quan hệ này được thực hiện trên nguyên tắc điều khiển phục tùng. Về cơ bản mối quan hệ này rất đúng với nguyên tắc trên, nhưng đôi khi nguyên tắc này lại tạo ra một số vướng mắc cho các cấp thực hiện (cấp phục tùng). Nguyên nhân là do phát sinh một vài công việc có liên quan đến hai hoặc ba lãnh đạo trong Công ty. Giả dụ như việc chế độ nghỉ điều dưỡng tại nhà nghỉ của Công ty ở Sầm Sơn. Việc này sẽ liên quan đến Phó giám đốc Thiết bị, An toàn lao động và Vệ sinh môi trường và liên quan đến Tổ chức Công đoàn Công ty trong đó có vị Chủ tịch Công đoàn. Như vậy, sẽ không có vướng mắc nào nếu như ý kiến của các Lãnh đạo thống nhất. Nhưng nếu mỗi vị Lãnh đạo lại có một ý kiến riêng thì sẽ rất khó cho các cấp dưới thực hiện. Do đó trước khi đưa ra các quyết định mang tính mệnh lệnh, đòi hỏi phải có một sự thống nhất giữa các bên trong cấp lãnh đạo. Có như vậy sẽ tránh khỏi trường hợp xảy ra việc cấp dưới không biết phải giải quyết ra sao để có thể thực hiện được cùng một lúc cả hai ý kiến trái ngược nhau của cấp trên có liên quan. Quan hệ cộng tác. Là các mối quan hệ theo chiều ngang, giữa các phòng ban chức năng với nhau và giữa các bộ phận có liên đới trong công việc. Trên cơ sở phối hợp cùng phục tùng nhằm hoàn thành các mục tiêu đã đề ra và các nhiệm vụ theo chức năng của mình. Mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau: Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ hỗ trợ, bổ sung và tạo điều kiện cho nhau hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Các bộ phận này cùng nhau cung cấp các thông tin và tham mưu kịp thời cho Giám đốc và Ban lãnh đạo để có thể điều khiển hoạt động trong toàn Công ty, đạt tới hiệu quả chung cao nhất. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một vài sự đùn đẩy thiếu trách nhiệm hay quá cứng nhắc, quá nguyên tắc trong công việc, dẫn tới tạo ra những khó khăn không cần thiết cho bộ phận có liên quan. Mặc cho việc này có thể sẽ dẫn tới những sự chậm chễ không đáng có hay những lợi ích và trách nhiệm khó xác định. Như việc làm công tác quảng cáo và marketing của Công ty, đôi khi Giám đốc giao nhiệm vụ cùng một lúc cho hai đến ba bộ phận cùng thực hiện. Nhằm mục đích tạo ra một sự hỗ trợ cho nhau giữa các bộ phận với những thông tin riêng của bộ phận tham gia. Nhưng trong thực tế đôi lúc lại diễn ra ngược với chủ trương của Lãnh đạo Công ty. Nguyên nhân là do tất cả cùng chịu chung trách nhiệm về kết quả cuối cùng nên khó tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hay ỷ lại, thiếu nhiệt tình trong công tác... Để khắc phục tình trạng này, trong khi giao nhiệm vụ cho các bộ phận cùng thực hiện một công việc chung thì nên phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các phần công việc ở từng thời điểm. Có như vậy mới tạo ra được một hiệu quả cao với những thành công nhất trong công việc. Ngoài công việc, nói chung ở Công ty các mối quan hệ không chính thức dựa trên cơ sở sự giao tiếp ứng xử, không mang tính hành chính là tương đối tốt. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc. - Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, đại diện cho Nhà nước và công nhân viên, quản lý toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, đúng chính sách pháp luật của Nhà nước và Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức. Giám đốc trực tiếp xây dựng định mức và chất lượng sản phẩm, coi đó là căn cứ cơ bản để thực hiện chế độ lương, thưởng. Giám đốc phải chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước Nhà nước và toàn thể Công ty - Phó giám đốc Xuất nhập khẩu (XNK). Phụ trách công tác XNK, công tác đối ngoại, giải quyết các công việc liên quan đến công tác XNK. Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến khách hàng và thoả mãn các yêu cầu của khách hàng. Phụ trách công tác thiết kế chế thử mẫu. Phụ trách công tác hội nhập và ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất kinh doanh trong Công ty. Phụ trách các phòng : Kinh doanh-Xuất nhập khẩu, Chế thử mẫu. - Phó giám đốc Sản xuất. Công tác quản lý kế hoạch sản xuất ngắn hạn, tổ chức sản xuất, tổ chức gia công bán thành phẩm và thành phẩm. Công tác lao động và tiền lương khu vực sản xuất (Quyết định điều phối lao động giữa các phân xưởng sản xuất và phê duyệt thanh toán lương tuần của 2 phân xưởng May giầy vải và May thể thao). Công tác quản lý định mức cấp phát vật tư. Phụ trách công tác sản xuất thử và sản xuất mẫu đối. Phụ trách toàn bộ hệ thống kho của Công ty. Chịu trách nhiệm cuối cùng về kế hoạch sản xuất và chất lượng giao hàng. Phụ trách bộ phận kế hoạch của Phòng KH-VT, Phòng Sản xuất gia công, Xưởng sản xuất giầy vải, Xưởng sản xuất giầy thể thao. - Phó giám đốc Kỹ thuật công nghệ và chất lượng. Phụ trách công tác định mức vật tư. Phụ trách công tác kỹ thuật công nghệ và chất lượng sản phẩm. Phụ trách quá trình thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000.Công tác đề tài, sáng kiến - cải tiến kỹ thuật. Chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất thử và sản xuất mẫu đối. Chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng sản phẩm. Phụ trách phòng : Kỹ thuật công nghệ, QC, Bộ phận hướng dẫn quá trình sản xuất của Phòng Chế thử mẫu, Bộ phận ISO thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức. - Phó giám đốc thiết bị, VSMT (vệ sinh môi trường) và ATLĐ (an toàn lao động). Công tác quản lý, kiểm soát toàn bộ hệ thống máy móc, thiết bị áp lực trong Công ty. Công tác lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng, kiểm tra, kiểm định hệ thống máy móc, xem xét kế hoạch bổ sung thiết bị và phụ tùng thay thế. Công tác quản lý việc sử dụng điện và nước trong toàn Công ty. Công tác đào tạo công nhân vận hành máy móc thiết bị. Công tác an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường trong Công ty. Công tác bảo vệ và tự vệ. Công tác chăm sóc sức khoẻ cho người lao động, công tác dân số và kế hoạch hoá gia đình. Công tác hành chính quản trị và đời sống. Công tác xây dựng, sửa chữa nhà xưởng và quản lý đất đai. Phụ trách quỹ hỗ trợ công nhân, quỹ tai nạn rủi ro. Thay mặt Giám đốc giải quyết mối liên hệ với các đoàn thể khi được uỷ quyền. Phụ trách các bộ phận : Xưởng cơ năng, Phòng bảo vệ, Trạm Y tế, Ban vệ sinh công nghiệp và An toàn lao động, Bộ phận quản trị hành chính thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức. - Trợ lý Giám đốc. Tổng hợp các thông tin từ các phòng ban sau đó trình lên Giám đốc. Tham mưu cho Lãnh đạo khi cần thiết. 3. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận phòng ban. Trong cơ cấu tổ chức của Công ty có 12 phòng ban chức năng và 01 Xưởng Cơ năng: 3.1. Phòng Hành chính - Tổ chức (HC - TC). Tổ chức công tác lao động, tuyển dụng, đào tạo và quản lý lao động. Tổ chức công tác tiền lương – BHXH: xây dựng các chính sách tiền lương, BHXH đối với người lao động, xây dựng và quản lý quỹ tiền lương trong Công ty, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của Nhà nước và Công ty. Tổ chức công tác hành chính quản trị, văn thư và công tác đời sống, dịch vụ, du lịch .. của cán bộ công nhân viên. Tổ chức công tác sửa chữa xây dựng nhà xưởng, cơ sở hạ tầng và công tác môi trường của Công ty. Tổ chức hội chợ triển lãm, quảng cáo và công tác đối ngoại về các phần việc có liên quan. Phụ trách về công nghệ thông tin trong Công ty. Công tác thi đua: tham mưu cho Giám đốc, Hội đồng thi đua các chính sách thưởng, phạt thi đua; tổ chức xét duyệt các danh hiệu thi đua và quỹ tiền thưởng của Công ty. Quản lý bộ phận ISO; Văn phòng Giám đốc. Tham mưu cho Giám đốc các chính sách đối với người lao động về tiền lương, BHXH theo pháp luật và quy định của Nhà nước. Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc phương án sắp xếp tổ chức lao động định biên cho các bộ phận. Tóm lại, Phòng Hành chính - Tổ chức phải đảm nhận hầu hết các công việc nằm ngoài nghiệp vụ chuyên môn mà các phòng ban khác đang đảm nhận và thực hiện. Từ quản lý vệ sinh môi trường, công tác sửa chữa, xây dựng cho đến các công việc mang tính nghiệp vụ chuyên môn khác như công tác quản lý nhân sự, công tác tiền lương,... Tuy tất cả các công việc trong Phòng đều có sự tách biệt nhau, thành từng khối công việc riêng biệt hầu như không có sự liên quan đến nhau. Và cũng không nằm chung trong một nơi mà lại nằm ở nhiều nơi khác nhau trong Công ty. Cùng với nhiều bộ phận như vậy nên tổng số nhân viên của Phòng cũng rất đông. Với nhiều bộ phận và đông cán bộ nhân viên như vậy nên mối quan hệ trong Phòng cũng đáng nói. Để quản lý từng đấy công việc và bấy nhiêu con người là một điều rất khó. Và vấn đề ở đây là người đứng đầu chịu trách nhiệm quản lý chung cho cả Phòng, đó là Trưởng phòng. Trưởng phòng là người trực tiếp đưa ra các quyết định về tất cả các công việc mà Phòng đang đảm nhận. Như vậy, có thể sẽ tạo ra một sự thiếu triệt để, do bởi Trưởng phòng sẽ phải tiếp nhận có thể là cùng một lúc rất nhiều thông tin cần phải được xử lý ngay. Cùng với chức năng và nhiệm vụ rộng như vậy, nên tổng số cán bộ nhân viên của Phòng cũng rất đông. Tính đến ngày 31/12/2004 tổng số cán bộ, nhân viên là 55 người. Có thể nói một Phòng mà có khoảng 55 người với rất nhiều việc phải đảm nhận, thì sự quản lý của các cán bộ đứng đầu là không thể tránh khỏi những thiếu sót. Khi nói đến một Phòng ban với gần 60 nhân viên, người ta sẽ cho rằng đó là một phòng phải đảm nhận rất nhiều việc nên có rất nhiều nhân viên như vậy. Và với số nhân viên như thế vẫn có thể cho là quá nhiều và không cần thiết phải đông như vậy. Nhưng trong thực tế, công việc tạp vụ, nhà ăn đã chiếm khoảng 30 nhân viên trong tổng số nhân viên của Phòng. Trong khi hai bộ phận này không nhất thiết phải thuộc sự quản lý của Phòng Hành chính Tổ chức, mà có thể độc lập hoặc thuộc Bộ phận Hành chính quản trị trực tiếp quản lý. Như vậy, phải có giải pháp khắc phục tình trạng cùng trong một phòng mà có bộ phận lại thiếu người trong khi lại có bộ phận rất nhiều người. Như vậy, cơ cấu tổ chức của Phòng sẽ trở lên quá tổng hợp và ôm đồm nhiều việc mà chưa biết là có thể giải quyết hết không, giải quyết được thì hiệu quả đạt được có cao không,.. Biên chế nhân sự: Bộ phận Thạc sỹ Cử nhân Trung cấp PTTH PTCS Tổng Quản lý LĐ-TL 1 7 2 10 Quản trị Văn phòng 1 8 9 Quản lý ISO 2 1 3 Quản lý CSHT và đời sống 1 19 13 33 Tổng 1 10 4 27 13 55 3.2 Phòng Kế toán - Tài chính (KT - TC). Quản lý toàn bộ vốn và tài sản của Công ty, đưa ra các quyết định đầu tư, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, hạch toán độc lập theo phương pháp kê khai thường xuyên, ghi sổ kế toán theo hình thức: Nhật ký chứng từ, hạch toán thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp khấu trừ (đầu ra - đầu vào) các công việc cụ thể được tiến hành như sau: Phụ trách công tác kiểm toán theo chế độ quy định. Tập trung nguồn lực về tài chính để sản xuất kinh doanh có hiệu quả và phụ trách công tác hạch toán chất lượng của Công ty. Hạch toán kế toán tổng hợp từng tháng, thông báo định kỳ cho Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Theo dõi các quỹ và nguồn vốn của Công ty. Tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý tài chính, giá cả. * Biên chế nhân sự: Chức năng Số lượn g Trình độ Tuổi đời ĐH CĐ TC 20-30 30-40 >40 Kế toán trưởng 1 1 1 Kế toán tổng hợp 1 1 1 Kế toán XNK 2 2 1 1 Kế toán Chi nhánh và Xí nghiệp 2 1 1 1 1 Kế toán Chi phí và lương 1 1 1 Kế toán về tiền 2 1 1 1 1 Thủ quỹ 2 1 1 1 1 Tổng số 11 6 3 2 3 5 3 - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của Công ty. Điều hành, theo dõi hoạt động cũng như công việc kế toán, tập hợp số liệu, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính theo từng kỳ. - Kế toán tổng hợp: Trợ giúp kế toán Trưởng, tổng hợp hết các số liệu do các kế toán viên cung cấp. Theo dõi công nợ của Công ty. Tính toán nộp ngân sách theo định kỳ. - Kế toán xuất khẩu: Phối hợp với các bộ phận kinh doanh thực hiện hợp đồng xuất khẩu, cùng theo dõi hợp đồng. Chịu toàn bộ trách nhiệm tài chính của hợp đồng như đối chiếu chứng từ, theo dõi công nợ, quyết toán hợp đồng. - Kế toán nhập khẩu: Giống với kế toán xuất khẩu, chịu trách nhiệm theo dõi các hợp đồng nhập khẩu. - Kế toán Chi nhánh và Xí nghiệp: Hướng dẫn các chi nhánh và xí nghiệp các nghiệp vụ về mở sổ sách theo dõi hạot động của đơn vị, chế độ báo cáo thống kê kế toán, hạch toán nội bộ theo kỳ nhất định. - Kế toán Chi phí và lương: Hạch toán các chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm tính lương, thưởng, hoa hồng cho nhân viên. Có trách nhiệm chấm công và phát lương cho nhân viên theo định kỳ. - Kế toán về tiền: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp vụ thu chi, tiền quỹ. Tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài Công ty, tổng hợp tình hình vay vốn, huy động vốn. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ nhập và xuất quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ và nộp tiền và ngân sách đúng thời hạn. Xét về cơ cấu tổ chức của Công ty, phòng kế toán là phòng có chức năng nhiệm vụ hợp lý và hoàn thiện nhất. Chức năng chính của phòng kế toán là các vấn đề về quản lý kinh doanh, lập và quản lý phát triển các quỹ dự phòng cho sản xuất kinh doanh. Đảm bảo nghiệp vụ về tài chính cho Công ty và các chi nhánh. Phòng cần nắm chắc thông tin tài chính của phòng kinh doanh và các xí nghiệp chi nhánh. Theo sát từng hợp đồng kinh doanh hơn để từ đó làm cơ sở thông tin theo chiều dọc, giúp Giám đốc năm bắt được tình hình tài chính của Công ty. Thực tế đã chứng minh rằng phòng Kế toán đã thực hiện tốt chức năng của mình trong thời gian dài. Nhưng với một lượng công việc như thế, biên chế nhân sự như vậy là thừa, ví dụ: kế toán về tiền, kế toán chi phí và tiền lương. Biên chế nhân sự trong phòng không hợp lý làm cho nhân viên không phát huy hết khả năng, tạo ra cảm giác nhàm chán. 3.3 Phòng Tiêu thụ. Phụ trách việc bốc dỡ, lưu kho vận chuyển và tiêu thụ sản phẩm phục vụ thị trường nội địa: Nghiên cứu thị trường, thị hiếu khách hàng, mẫu mã; đề xuất dự kiến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Lựa chọn, quản lý các cửa hàng giới thiệu sản phẩm và các đại lý của Công ty. Kiểm kê định kỳ các đại lý báo cáo hàng tháng và thanh quyết toán hàng năm. Phối hợp với phòng Hành chính- Tổ chức tổ chức các đợt triển lãm, hội chợ phục vụ việc giới thiệu sản phẩm của Công ty. 3.4 Phòng Xuất nhập khẩu (XNK). Có chức năng thu thập các thông tin thị trường, nắm bắt nhu cầu thị trường trong và ngoài nước. Trực tiếp thực hiện việc ký kết các hợp đồng kinh tế ngoại thương theo đúng chính sách mà Nhà nước quy định trong luật thương mại và theo thông lệ quốc tế. Tìm hiểu và lựu chọn phương án tối ưu nhằm phát triển thị trường với mục đích tăng thêm khách hàng và tập trung chú trọng nhiệm vụ xuất nhập khẩu. Ngoài ra còn trực tiếp giải quyết khiếu nại của khách hàng và đề xuất với Ban lãnh đạo Công ty các biện pháp xử lý. 3.5 Phòng Chế thử mẫu (CTM). Chịu trách nhiệm về việc thiết kế, chế thử mẫu, đảm bảo việc thực hiện kỹ thuật sản xuất theo đúng quy trình công nghệ, cụ thể như sau: Chào hàng và tổ chức triển khai việc chế thử mẫu. Triển khai sản xuất, hướng dẫn lập quy trình công nghệ tại các quá trình: Bồi - Cắt - May - Gò. Kiểm tra sản phẩm mẫu trước khi chuyển cho khách hàng. 3.6 Phòng Kế hoạch - vật tư (KH-VT). Tổ chức xây dựng kế hoạch sản xuất dài hạn (tháng, quý, năm) trong phạm vi toàn Công ty. Tổ chức xây dựng kế hoạch sản xuất giầy vải ngắn hạn (ngày, tuần, tháng). Tổ chức tác nghiệp, điều độ kế hoạch sản xuất xưởng sản xuất giầy vải. Tổ chức quản lý việc mua bán, cấp phát vật tư, nguyên nhiên vật liệu. Quản lý kho vật tư của Công ty. Tổ chức quản lý các thiết bị, phương tiện, dụng cụ phục vụ việc mua bán, cấp phát vật tư, nguyên nhiên vật liệu. Tổ chức theo dõi, thống kê và báo cáo Giám đốc tình hình phân xưởng giầy vải. Tổng hợp và lập báo cáo nội bộ, đối ngoại về tình hình sản xuất kinh doanh chung của Công ty. 3.7 Phòng Quản lý chất lượng (QC). Quản lý và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm của Công ty, thường xuyên theo sát từng công đoạn sản xuất và kiểm tra chất lượng của sản phẩm trước khi đem ra thị trường tiêu thụ. Thống kê, tổng hợp, phân tích tình hình chất lượng toàn Công ty. Tham mưu cho Giám đốc về công tác chất lượng, cụ thể như sau: Phúc tra bán thành phẩm, sản phẩm cuối cùng của các quá trình: cắt may, gò, bao gói. Kiểm soát sản phẩm không phù hợp, có hành động khắc phục và hành động phòng ngừa. Đón tiếp các cơ quan kiểm hàng, khách hàng kiểm hàng. Phối hợp với các xưởng và các phòng ban chức năng xử lý các phát sinh về chất lượng. Kiểm tra xác nhận tỷ lệ chất lượng sản phẩm A,B,C và các bán thành phẩm cắt. Kiểm tra xác nhận giầy mẫu xuất hàng, xem xét xử lý khiếu nại của khách hàng. Kiểm tra và xác nhận trình độ bậc thợ, tay nghề cho công nhân công nghệ trong Công ty. 3.8 Phòng Kỹ thuật công nghệ (KT-CN). Đưa ra quy trình công nghệ (các bước công việc) trong quá trình sản xuất. Định mức nguyên vật liệu và kiểm tra. Theo dõi, kiểm soát và đo lường sản phẩm nếu có khuyết tật thì phải có hành động phòng ngừa và khắc phục. Thực hiện công tác sản xuất mẫu. Quản lý công tác sáng kiến cải tiến kỹ thuật. Tham gia công tác đào tạo trong Công ty cùng với Phòng HC- TC. Đối ngoại về công tác khoa học công nghệ. 3.9 Phòng Sản xuất - Gia công (SX - GC). Tổ chức tác nghiệp, điều độ kế hoạch sản xuất xưởng giầy thể thao. Tổ chức gia công thành phẩm, bán thành phẩm giầy vải và giầy thể thao. Tổ chức quá trình sản xuất thêu vi tính. Tổ chức quản lý thiết bị máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu trong quá trình thêu vi tính. Tổ chức theo dõi, thống kê báo cáo Giám đốc tình hình sản xuất của xưởng giầy thể thao. Tổng hợp và lập báo cáo về tình hình sản xuất gia công của Công ty. 3.10 Các phòng ban khác. Trạm y tế thường xuyên kiểm tra, khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động và khám sức khỏe cho người lao động mới được tuyển vào Công ty (học sinh). Phòng bảo vệ đảm bảo an ninh trật tự cho mọi hoạt động diễn ra trong Công ty và có nhiệm vụ trông giữa xe cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Ban vệ sinh lao động thực hiện nhiệm vụ kiểm tra giám sát các công việc liên quan đến môi trường trong Công ty. Xưởng cơ năng. Có nhiệm vụ bảo dưỡng và sửa chữa kịp thời các máy móc, thiết bị sản xuất bị hỏng hóc nhằm phục vụ cho việc sản xuất diễn ra đúng với tiến độ đã định. III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ. 1. Những ưu điểm của bộ máy tổ chức quản lý. Bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình hiện nay được tổ chức theo cơ cấu kết hợp trực tuyến và chức năng. Cơ cấu của Công ty có ưu điểm là tạo được một khung hành chính vững chắc để quản lý, điều hành có hiệu lực và hiệu quả cao. Các phòng, ban chức năng có nhiệm vụ hoàn thành tốt các nghiệp vụ chuyên môn của mình và có chức năng tham mưu cho Ban lãnh đạo của Công ty. Sự giúp việc của các phòng, ban chức năng cho các lãnh đạo nhằm mục đích chuẩn bị ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyết định. Các phòng, ban chức năng không có quyền tự quyết định hoặc ra mệnh lệnh trực tiếp cho các cấp phân xưởng, mà chỉ có nhiệm vụ tổng hợp thông tin hoặc dự thảo lên để tham mưu, xin ý kiến quyết định của lãnh đạo sau đó mới thực hiện. Do vậy, cấp lãnh đạo của Công ty được chuẩn bị rất kỹ về các mặt nghiệp vụ chuyên môn và thông tin khi cần thiết để ra các quyết định quản lý và điều hành. Giám đốc là lãnh đạo cấp cao nhất của Công ty, nên có thể chỉ đạo trực tiếp cho các Phó giám đốc, Trợ lý giám đốc, các phòng, ban chứ năng, bộ phận và các phân xưởng sản xuất. Giám đốc được sự giúp việc trực tiếp của các Phó giám đốc và Trợ lý giám đốc để đề ra các quyết định, chỉ thị và thông báo trong Công ty. Do vậy, Giám đốc không phải tự mình quán xuyến sâu vào các công việc cụ thể mà chỉ bao quát chung, tổng thể để đề ra các phương hướng và các quyết định cho cấp dưới thực hiện. Như vậy, Giám đốc vẫn tập trung được quyền lực về một mối trong khi vẫn phát huy được sự sáng tạo của cấp dưới. Các phòng, ban chức năng được hướng dẫn công việc cụ thể bằng các phiếu mô tả công việc theo các thủ tục của ISO (ISO 9001 : 2000 mà Công ty áp dụng), từ đó các phòng, ban chức năng thực hiện theo đúng chức năng và quyền hạn của mình. Như vậy, quyền lực vẫn tập trung vào tay người lãnh đạo và không bị phân tán nhiều mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao trong công tác chuyên môn. Trong khi các phòng, ban chức năng vẫn có một số quyền hạn nhất định để đảm bảo cho công việc được tiến hành thuận lợi và hiệu quả cao. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng, ban chức năng đã được mô tả rất rõ ràng nên công việc của phòng nào thì phòng đó thực hiện, trừ trường hợp có công việc phát sinh mà chưa có chủ trương của Ban lãnh đạo Công ty thì phải báo cáo để xin ý kiến giải quyết. Điều này có ưu điểm là các công việc của các phòng, ban không bị chồng chéo nhau. Còn các phòng, ban trong cùng một mảng công việc do một Phó giám đốc quản lý thì đôi khi họ cùng phải thực hiện một nhiệm vụ ngoài chức năng và nhiệm vụ của mình, đây là trường hợp cộng tác, phối hợp cùng phục tùng. 2. Một số tồn tại cần khắc phục. 2.1. Nghiệp vụ của một số phòng, ban và bộ phận chức năng. Phòng hành chính - Tổ chức: Hiện nay, phòng HC - TC ở Công ty giầy Thượng Đình là một phòng có chức năng và nhiệm vụ rất rộng. Như ở phần chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban ở trên đã nêu rất rõ. Có thể mô tả các công việc của phòng HC - TC thành mấy mảng công việc lớn sau: Công tác Nhân sự (bao gồm: Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự ). Công tác Tiền lương - BHXH (bao gồm: các công việc về tiền lương và về chế độ chính sách áp dụng cho người lao động theo đúng quy định của Nhà nước). Công tác Hành chính quản trị (bao gồm: văn thư lưu trữ, tổng đài, công tác phục vụ đời sống, dịch vụ và du lịch cho cán bộ công nhân viên, quản lý nhà nghỉ Sầm Sơn). Công tác xây dựng và sửa chữa (bao gồm: xây dựng mới và sửa chữa cơ sở hạ tầng, cải tạo nhà xưởng, phòng làm việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý và sản xuất). Bộ phận quản lý ISO (bao gồm các thủ tục, văn bản, yêu cầu... của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 : 2001). Ngoài ra, còn có rất nhiều các công việc khác do Phòng quản lý, ví dụ như: công nghệ thông tin trong toàn Công ty, tổ chức khen thưởng thi đua và kỷ luật, hội chợ triển lãm, quảng cáo...Như vậy, Phòng HC - TC có chức năng và nhiệm vụ quá rộng. Qua những phân tích ở trên, vấn đề cần đặt ra là phải tách nhỏ phòng HC - TC hiện nay ra thành các phòng, ban riêng rẽ. Nhằm giảm bớt sức ép công việc trong phòng, tách biệt những công việc không có liên quan đến nhau ra cùng với các cán bộ nhân viên của mảng công việc đó. Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu và Phòng Tiêu thụ: Hiện nay, hai phòng này có chức năng và nhiệm vụ về 2 mảng công việc nhìn chung là khác nhau. Nhưng lại có cùng một bộ phận công việc là nghiên cứu thị trường và kết hợp với một bộ phận của Phòng HC - TC để thực hiện công tác quảng cáo. Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ là thu thập thông tin về thị trường nước ngoài. Phòng Tiêu thụ có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường và thị hiếu, nhu cầu của người tiêu dùng cùng với những mẫu mã sản phẩm cùng loại có trên thị trường. Phòng HC - TC sẽ đảm nhận một số công việc liên quan đến hoạt động quảng cáo của Công ty. Như làm đĩa CD Room marketing cho Công ty, tổ chức các hội chợ triển lãm quảng bá mặt hàng cho Công ty,... Như vậy, có cần thiết phải để công việc nghiên cứu thị trường và quảng cáo tồn tại cả ở 3 phòng khác nhau không, trong khi có thể gộp lại thành một. 2.2. Đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên phòng ban chức năng. Công ty giầy Thượng Đình là một Doanh nghiệp Nhà nước với chức năng nhiệm vụ sản xuất nên có một số lượng cán bộ công nhân viên rất lớn vào khoảng 2052 lao động. Trong đó, có 229 cán bộ và nhân viên, chiếm 11,16% trên tổng số lao động của Công ty. Như vậy, với tỷ trọng lao động gián tiếp của một công ty sản xuất như Công ty giầy Thượng Đình là tương đối hợp lý. Vấn đề ở đây là về trình độ của đội ngũ lao động gián tiếp này, bởi đó là một vấn đề sống còn của bất kỳ một bộ máy tổ chức nào. Các nhân viên phòng ban có trình độ đại học chiếm khoảng 57% trong tổng số nhân viên thường. Như vậy, tỷ lệ nhân viên có trình độ đại học là một con số tương đối đáp ứng được nhu cầu đặt ra của Công ty nói riêng và của xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu nói chung. Nhưng vẫn cần phải ngày một nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng nhu cầu chung của cả xã hội và thế giới. Còn về các cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ, số lượng có trình độ cao (từ bậc 5 - 7) chiếm 41,4% trong tổng số cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ của Công ty. Và các cán bộ được đào tạo ở trình độ đại học kỹ thuật nghiệp vụ là 9 cán bộ, chiếm khoảng 12,8%. Số còn lại đạt mức kỹ thuật từ bậc 4 trở xuống. Đây là một con số tương đối hợp lý, nhưng nếu để những lao động có trình độ kỹ thuật cao lên làm người quản lý thì sẽ là một điều rất bất cập cho Công ty và cho các doanh nghiệp khác nói chung. Do bởi họ có trình độ kỹ thuật cao nhưng chưa chắc họ đã có trình độ và năng lực trong công tác quản lý. Hiện nay ở rất nhiều công ty mặc dù đã nhận thức được vấn đề này nhưng họ vẫn chủ trương bổ nhiệm những người lao động có tay nghề cao lên làm nhà quản lý. Như vậy họ đã không chỉ mất đi một người thợ có tay nghề cao mà còn cố tình tạo ra một người quản lý kém làm ảnh hưởng đến hiệu quả của cả một tổ chức. Ở Công ty giầy Thượng Đình số lượng các cán bộ được trưởng thành từ dưới phân xưởng lên là tương đối nhiều, hầu hết những người này đều có rất nhiều kinh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất nhưng không ít trong số họ lại thiếu năng lực về quản lý con người. Về lĩnh vực quản lý, yêu cầu và đòi hỏi được đặt ra cho các nhà quản lý là rất cao, không chỉ có kinh nghiệm là đủ, mà đây chỉ là điều kiện cần chứ chưa đủ để trở thành một nhà quản lý giỏi. PHẦN II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH I. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH. 1. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty. 1.1. Tách nhỏ Phòng Hành chính - Tổ chức. Hiện nay, hầu hết các Doanh nghiệp Nhà nước đều có phươg án để nhập hai bộ phận Hành chính và bộ phận Tổ chức lại làm một. Điều này chỉ phù hợp khi quy mô của Công ty ở mức nhỏ và vừa. Nếu quy mô sản xuất được mở rộng cùng với việc số lượng cán bộ công nhân viên tăng lên sẽ dẫn tơí nhiều bất cập cho cách tổ chức kiểu này. Cũng như vậy Công ty giầy Thượng Đình đã để hai bộ phận này cùng tồn tại trong một phòng. Nhưng nay khi số lượng cán bộ công nhân viên đã tăng lên hơn 2000 người thì với quyền hạn chỉ là một bộ phận như Bộ phận lao động và tiền lương của Phòng Hành chính - Tổ chức là vượt quá sức. Số lao động mà Bộ phận lao động - Tiền lương phải quản lý sẽ không chỉ dừng lại ở con số hơn 2000 lao động như hiện nay, mà sẽ còn tăng lên trong những năm tới. Mức tăng lao động bình quân vài năm qua là vào khoảng 10% - 15%. Bên cạnh Bộ phận Lao động - Tiền Lương còn có rất nhiều bộ phận khác trong Phòng HC- TC, đó là Bộ phận Hành chính quản trị; Xây dựng và cải tạo, sửa chữa nhà xưởng, phòng làm việc; Tổ nhà ăn, tổ tap vụ; Bộ phận ISO và Văn phòng Giám đốc. Khối lượng công việc của các bộ phận này là không nhỏ và sẽ còn tăng lên khi mà Công ty có chủ trương mở rộng sản xuất cùng với số lượng lao động tăng lên trong thời gian tới. Ngoài ra Phòng Hành chính - Tổ chức còn có một số lượng cán bộ nhân viên rất lớn vào khoảng gần 60 người. Điều này là quá mức cho phép cơ cấu tổ chức của một phòng ban trong Công ty. Với số lao động của Phòng có lẽ gần bằng tổng số cán bộ công nhân viên của một công ty nhỏ bên ngoài. Với những nhận định trên, điều cần thiết lúc này là phải tách nhỏ Phòng Hành chính - Tổ chức ra thành từng bộ phận riêng biệt và lập thành các phòng ban khác nhau. Thành lập Phòng Tổ chức (Lao động - Tiền lương). Hiện tại, mảng công việc về quản lý nhân sự và công tác tiền lương chỉ là một bộ phận của Phòng Hành chính - Tổ chức. Tuy chỉ là một bộ phận nhưng lại có một khối lượng công việc rất lớn. Bộ phận này phải giải quyết một khối lượng công việc về nghiệp vụ cho hơn 2000 lao động của Công ty. Đây là một sự phân chia công việc và quyền hạn quá sức đối với một bộ phận của một phòng. Để phù hợp với phương hướng phát triển của Công ty trong những năm tới, cần phải tách hai bộ phận này ra và tạo thành một phòng riêng biệt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Như vậy, Phòng sẽ có một chức năng và nhiệm vụ như các công việc mà bộ phận này đang thực hiện. Và nó được tách riêng biệt ra khỏi các công việc không có liên quan đến như hiện nay đang tồn tại ở Phòng Hành chính - Tổ chức. Phòng Tổ chức này sẽ phải trực tiếp quản lý một Trung tâm đào tạo trong thời gian sắp tới (Công ty đang tiến hành triển khai xây dựng tại mặt bằng của Công ty). Có thể mô tả Phòng Tổ chức (Lao động - Tiền lương) theo sơ đồ: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức. Trưởng phòng  Bộ phận Tuyển dụng Bộ phận QL Nhân sự Bộ phận Tiền lương Bộ phận Khen thưởng & Kỷ luật + Tuyển dụng Lao động. + Đào tạo nghề (tại Trung tâm của Công ty). + Tổ chức thi ra nghề và cấp chứng nhận + Theo dõi công lao động (chấm công). + Điều động lao động. + Ký hợp đồng lao động (3 tháng, 6 tháng...). + Quản lý quỹ lương của Công ty. + Làm đơn giá tiền lương và tiền thưởng A,B,C. + BHXH và các chế độ chính sách đối với người Lao động. + Tổ chức các hội thi đua trong Công ty. + Xét duyệt các danh hiệu thi đua trong Công ty. + Khen thưởng và kỷ luật (cả chấm dứt HĐLĐ). Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ Phối hợp phục tùng Như vậy, Phòng Tổ chức sẽ có một chức năng và nhiệm vụ tách biệt rõ ràng. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho các cấp lãng đạo trong Công ty dễ dàng quản lý và kiểm soát được, khi mà các công việc của Phòng sẽ có hiệu quả cao hơn, nhanh hơn so với hiện tại, trong khi khối lượng công việc sẽ tăng lên. Và một điều đặc biệt là sự thành lập này phù hợp với phương hướng phát triển của Công ty trong những năm tới. Tổng giám đốc sẽ trực tiếp quản lý phòng này. Thành lập Phòng Hành chính quản trị. Phòng Hành chính - Tổ chức, hiện tại đang quản lý các bộ phận Hành chính quản trị, bộ phận xây dựng và sửa chữa cơ sở hạ tầng, tổ nhà ăn, tổ tạp vụ, quản lý Văn phòng Giám đốc. Nay khi Phòng Hành chính - Tổ chức được tách ra, thì các bộ phận nêu tên ở trên sẽ được tách ra và tạo thành một phòng riêng biệt mang tên Phòng Hành chính quản trị. Phòng Hành chính quản trị này sẽ nhận lệnh trực tiếp của Phó giám đốc Thiết bị, VSMT và ATLĐ. Việc thành lập Phòng Hành chính quản trị sẽ đảm bảo được hiệu quả cao cho công việc, làm giảm áp lực và nâng cao chất lượng công tác cho Phòng hơn khi còn tồn tại ở cùng một Phòng Hành chính - Tổ chức. Có thể mô tả các công việc của Phòng Hành chính quản trị theo sơ đồ sau: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính quản trị. + Quản lý Văn phòng Giám đốc. + Quản lý văn thư, đóng dấu... và toàn bộ tài sản của Trưởn g phòng Bộ phận Hành chính Bộ phận Xây dựng & Sửa chữa Công ty + Quản lý Tổ nhà ăn, tổ tạp vụ. + Tổ chức dịch vụ, du lịch cho CB.CNV. + Tổ chức và quản lý phòng làm việc và phòng ở. + Tổ chức quản lý toàn bộ mặt bằng của Công ty. + Xây dựng, sửa chữa cơ sở hạ tầng và nhà xưởng. + Công tác vệ sinh môi trường của Công ty. + Quản lý hệ thống điện, nước...trong Công ty. Thành lập Ban Công nghệ thông tin và ISO. Bộ phận công nghệ thông tin của Công ty do mới lập ra vài năm gần đây, nên được giao cho Phòng Hành chính - Tổ chức trực tiếp quản lý. Nhưng hiện nay số lượng máy vi tính trong Công ty tăng lên rất nhiều, nhằm mục đích phục vụ cho công tác quản lý tốt hơn. Và trong thời gian tới Công ty đang tiến hành triển khai thực hiện Dự án công nghệ thông tin, đây là một Dự án lớn với tổng kinh phí lên tới 9 tỷ VNĐ. Với mục đích tạo ra một hệ thống mạng nội bộ trong toàn Công ty và cùng với hệ thống mạng của các cửa hàng đại lý của Công ty trong và ngoài nước. Dự án sẽ đầu tư một hệ thống máy vi tính mới và cùng với một phần mềm phục vụ cho công tác thiết kế nhằm mục đích thành lập ra một Trung tâm thiết kế mẫu nằm ngay trong Công ty. Trung tâm thiết kế mẫu nằm ngay trong một công ty là một điều chưa hề có ở bất kỳ một công ty nào ở nước ta. Ban công nghệ thông tin và ISO này sẽ được sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc KTCN. Có thể mô tả Ban công nghệ thông tin theo sơ đồ sau: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban công nghệ thông tin. Trưởng Ban  Bộ phận Công nghệ thông tin + Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị về vi tính. + Sửa chữa và thay thế thiết bị (nếu có sự cố). + Bảo dưỡng định kỳ cho các máy móc thiết bị vi tính. + Quản lý hệ thống mạng nội bộ và mạng đại lý. + Khắc phục các sự cố về phần mềm và mạng. + Tổ chức đào tạo cho CBNV sử dụng được hệ thống mạng. Bộ phận ISO + Quản lý các hồ sơ tài liệu về hệ thống ISO của Công ty. + Tổ chức việc thực hiện theo đúng yêu cầu của hê thống tiêu chuẩn ISO. + Kiểm soát việc thực hiện quản lý của các bộ phận theo thủ tục ISO. + Liên tục cải tiến hệ thống ISO cho tốt hơn và phù hợp hơn. 1.2. Thành lập Phòng Marketing. Hiện nay trong Công ty chưa có một Phòng nào đảm nhận công việc về marketing. Các hoạt động marketing của Công ty chủ yếu do việc phối hợp giữa Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu và Phòng Tiêu thụ kết hợp thực hiện. Công việc quảng cáo thì hai Phòng trên kết hợp với một bộ phận của Phòng Hành chính - Tổ chức và cùng Ban lãnh đạo Công ty thực hiện. Như vậy, hiện nay công tác marketing của Công ty còn mang tính manh mún chưa có tính hệ thống. Chính vì vậy, biện pháp thành lập Phòng Marketing dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc Xuất nhập khẩu, cùng với việc thúc đẩy công tác nghiên cứu thị trường là một vấn đề cấp thiết lúc này. Biện pháp này có mục đích giúp cho Công ty chủ động trong sản xuất ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu của thị trường và tìm kiếm đối tác, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh. Mô hình Phòng Marketing trong tương lai mô tả như sau: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Marketing. Bộ phận Sản phẩm + Nghiên cứu về sản phẩm cùng loại trên thị trường. + Nghiên cứu sự thay thế của các loại sản phẩm. Trưởng phòng Bộ phận Giá sản phẩm  trường. + Nghiên cứu các mức giá cho từng thị trường. Bộ phận Khuếch trương + Nghiên cứu các hình thức quảng cáo, khuếch trương. + Tổ chức các hình thức quảng cáo cho Công ty Thành lập Phòng Marketing sẽ tạo ra cho Công ty có khả năng chủ động hơn trên thị trường tiêu thụ và thị trường xuất khẩu. Tránh tình trạng đối tác và khách hàng của Công ty phải tự tìm đến với Công ty cùng với những yêu cầu về giá cả và mẫu mã của họ. Mà phải làm sao khi khách hàng và đối tác làm ăn tìm đến thì hầu như Công ty đã có thể đáp ứng ngay được những yêu cầu của họ từ trước. Lúc này khi đã thành lập Phòng Marketing thì công việc chủ động trong tìm kiếm bạn hàng và đối tác làm ăn hay các mẫu mã có trên thị trường sẽ được chủ động hơn rất nhiều. Như vậy, công việc tạo được đầu ra cho sản phẩm của Công ty là một thành công rất lớn trong công tác marketing. Như vậy, sau khi cải tiến bố trí lại các bộ phận phòng ban với những chức năng, nhiệm vụ rõ ràng này thì sơ đồ chức năng của Công ty sẽ như sau: Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của Công ty giầy Thượng Đình sau khi cải tiến, hoàn thiện GIÁM ĐỐC Phó giám đốc KD- XNK Phó giám đốc sản xuất  Phó giám đốc Kỹ thuật Công nghệ - Chất lượng  Phó giám đốc Thiết bị VSMT và ATLĐ Phòng Chế thử mẫu Phòng Kế hoạch vật tư Xương SX và gia công Xương SX giầy vải Xương SX giầy thể thao Phòng Kỹ thuật CN Phòng QL chất lượng Ban CNTT và ISO Ban Cơ năng Phòng HC-QT P. VS ATLĐ Trạm ytế Phòng Bảo vệ 32 Luận văn tốt nghiệp Lê Công Song – Lớp 619 Phòng Tiêu thụ SP Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Mar Phòng Kế toán tài chính Phòng Tổ chức LĐTL Nhận xét: Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức ta thấy việc phân cấp quản lý rất cụ thể và rõ ràng: - Phân công đúng chức năng - Nhiệm vụ không chồng chéo - Bố trí nhân sự phù hợp đảm đương hết khối lượng công việc. 2. Nâng cao chất lượng đội ngũ CBCNV. Con người luôn là yếu tố trung tâm quyết định tới sự thành công hay thất bại của bất kỳ một hoạt động sản xuất kinh doanh nào. Con người tác động đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm....Chính vì vậy, có một đội ngũ các bộ công nhân viên (CBCNV) đủ năng lực và trình độ cần thiết để đáp ứng được nhu cầu của công việc là hết sức quan trọng. Công ty giầy Thượng Đình có rất nhiều những người thợ lao động giỏi, những người quản lý có trình độ cao và giầu kinh nghiệm. Song trong thời đại khoa học kỹ thuật và công nghệ cao thì yêu cầu, đòi hỏi đặt ra cho mọi người là phải có một trình độ nhất định mới có thể theo kịp tiến trình chung và để có thể vận hành được những thiết bị, máy móc hiện đại. Căn cứ vào tình hình và nhiệm vụ thực tế hiện nay của Công ty, Ban lãnh đạo Công ty cần phải thực hiện một số chính sách đào tạo nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ CBCNV của Công ty như sau: - Đào tạo cán bộ chủ chốt của Công ty bằng chương trình ngắn hạn và do các trường đại học tổ chức hay do chính Công ty tự tổ chức giảng dạy. Cử cán bộ tham gia vào các cuộc hội thảo trong và ngoài nước để học tập những kinh nghiệm quản lý tiên tiến của nước ngoài. - Mời các chuyên gia giỏi của nước ngoài về giảng dạy hay mở các cuộc nói chuyện chuyên đề về thiết kế mẫu mã sản phẩm và các sản phẩm hiện có trên thị trường thế giới. - Tổ chức các lớp học tập trong nội bộ (về quy chế, nội quy lao động, về tổ chức cuộc thi tay nghề cho CBNCV). - Tổ chức thi tuyển các vị trí cán bộ quản lý, công nhân có tay nghề cao.... Nếu đề ra được những chiến lược đúng đắn về con người, Công ty sẽ tận dụng được hết sức lực và trí tuệ của mọi thành viên trong tổ chức của mình. Điều này sẽ tạo ra khả năng thành công cho bất kỳ một tổ chức nào, hoạt động dưới bất kỳ một hình thức nào. Như vậy, trong thời gian tới Công ty cần phải đẩy mạnh việc tổ chức các hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ cho đội ngũ lao động của mình nhiều hơn, với mục đích tạo ra được nhiều thành công hơn nữa. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ. 1. Đối với Nhà nước. Để có thể tồn tại và phát triển được không chỉ có các biện pháp nằm trong khả năng của Doanh nghiệp mà còn cần có sự hỗ trợ và tạo điều kiện từ phía Nhà nước. Trong những năm qua, tuy chính sách và cơ chế hoạt động của Nhà nước đã có nhiều thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các Doanh nghiệp. Nhưng trong tình hình thực tế hiện nay vẫn còn tồn tại nhiều bất cập, để khắc phục tình trạng này Nhà nước cần phải xem xét và giải quyết một số kiến nghị sau: - Tạo điều kiện thuận lợi cho các Doanh nghiệp Nhà nước có thể cải tổ lại bộ máy tổ chức quản lý nếu có nhiều sự bất hợp lý. Nhằm tạo ra hiệu quả tổ chức quản lý có chất lượng và đạt hiệu quả cao hơn. - Có chính sách hỗ trợ ngành Da giầy trong việc tìm kiếm thị trường mới, về trợ giá, về các khoản ưu đãi thuế quan xuất nhập khẩu, các chính sách về vùng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất giầy dép. - Phê duyệt các Dự án đầu tư có tính khả thi đối với sự phát triển của các Công ty trong ngành Da giầy. Do bởi, đặc trưng của ngành là phải đầu tư rất lớn cho các trang thiết bị, dây chuyền sản xuất để có thể chế tạo ra được các sản phẩm giầy dép. Như vậy, Nhà nước cần phải có sự hỗ trợ về vốn rất lớn cho các Doanh nghiệp. 2. Đối với Ban lãnh đạo Công ty giầy Thượng Đình. Với những đề xuất đã nêu ở phần giải pháp, đây là những điều rất gần với chủ trương của Ban lãnh đạo Công ty. Do vậy, rất mong có sự xem xét và ủng hộ các kiến nghị sau đây cho các giải pháp đã nêu ở trên: - Xem xét, bổ sung và hoàn thiện các giải pháp đã nêu về cơ cấu tổ chức của bộ máy tổ chức quản lý của Công ty. Sau khi đã được hoàn thiện hơn, đề nghị nên tổ chức triển khai thực hiện, nhằm mục đích nâng cao chất lượng, hiệu quả của tổ chức. - Về hoàn thiện đội ngũ các bộ công nhân viên, Ban lãnh đạo cần phải thực hiện nhanh chóng. Do bởi, trong bất kỳ một tổ chức nào thì vấn đề về con người và khả năng công tác quản lý, làm việc của họ là một vấn đề then chốt cho sự thành công của mọi tổ chức. Khi mỗi con người đều đạt đến một trình độ nhất định và có một kinh nghiệm thực tế, cùng với sự phối hợp nhịp nhàng trong một bộ máy tổ chức hợp lý thì hiệu quả hoạt động của Công ty sẽ được nâng cao lên rất nhiều. Rất mong có sự xem xét và tham khảo của Ban lãnh đạo Công ty giầy Thượng Đình. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tại Công ty giầy Thượng Đình, em đã nhận thấy một số vấn đề cón tồn tại trong bộ máy tổ chức quản lý của Công ty. Chính vì vậy, nay em có nêu ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty giầy Thượng Đình. Việc tổ chức của bộ máy quản lý mang một ý nghĩa hết sức quan trọng, nó quyết định đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cùng với sự tồn tại và phát triển của Công ty. Và cũng trong thời gian thực tập ở Công ty giầy Thượng Đình, em đã tiếp nhận được nhiều thông tin về chủ trương của Ban lãnh đạo Công ty cho thời gian tới. Đó là các chủ trương về hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty do các yêu cầu về việc tách nhập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ và các của phương hướng tổ chức quản lý của Công ty trong tương lai. Do vậy, em đã đưa ra một số kiến nghị và một số giải pháp hoàn thiện. Với mục đích giúp cho Công ty có một số phương hướng tham khảo cho việc tổ chức quản lý trong tương lai. Nhưng do còn một số tồn tại nhất định và cùng với những kiến thức, kinh nghiệm còn hạn chế của mìnhnên không thể trách khỏi những thiếu sót. Một lần nữa rất mong có sự chỉ bảo thêm từ phía các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn./. Sinh viên LÊ CÔNG SONG TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trìnhTổ chức quản lý. Biên soạn: KS. Th.sỹ Phạm Quang lê - Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội. 2. Giáo trình Tổ chức Quản lý Doanh nghiệp. Biên soạn: Nguyễn Mạnh Quân - Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội. 3. Giáo trình Khoa học quản lý (Vận dụng vào quản lý Doanh nghiệp). Biên soạn: KS. Th.sỹ Phạm Quang lê - Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội. 4. Kỷ yếu 45 năm xây dựng và trưởng thành của Công ty giầy Thượng Đình. 5. Báo cáo tổng kết các năm 2002 đến năm 2004. Và một số tài liệu khác của Công ty giầy Thượng Đình có liên quan đến bài luận văn này. 6. Định hướng phát triển kinh doanh và phát triển từ năm 2003 đến năm 2010 của Công ty giầy Thượng Đình. 7. Báo cáo đánh giá năm 2004 và mục tiêu nhiệm vụ trong những năm tới của Ngành Da giầy Việt Nam. Tài liệu do Hiệp hội Da giầy Việt Nam thực hiện đánh giá. 8. Một số luận văn tham khảo khác. MỤC LỤC  Trang LỜI NÓI ĐẦU.............................................................................................. 1 PHẦN 1: THỰC TRẠNG CỦA BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH ......................................................... 2 I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH. .......................................2 1. Giới thiệu chung về Công ty giầy Thượng Đình. ....................................... 2 2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty giầy Thượng Đình. .......... 2 3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh : ................................................ 4 3.1. Sản phẩm và nguyên vật liệu sản xuất. ................................................ 4 3.2. Thị trường và đối thủ cạnh tranh. ........................................................ 5 3.3. Máy móc thiết bị và quy trình công nghệ sản xuất. ............................. 6 3.4. Vốn sản xuất kinh doanh...................................................................... 7 3.5. Tình hình lao động của Công ty........................................................... 8 3.6. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong mấy năm gần đây. ....... 9 II. THỰC TRẠNG CỦA BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH......................................................................................11 1. Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty. ......................................................... 11 2. Chức năng và nhiệm vụ của các Ban Giám đốc. ........................................ 15 3. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận phòng ban. ................................. 17 III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ. ............................22 1. Những ưu điểm của bộ máy tổ chức quản lý. ........................................... 22 2. Một số tồn tại cần khắc phục. ................................................................... 23 2.1. Nghiệp vụ của một số phòng, ban và bộ phận chức năng. ................ 23 2.2. Đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên phòng ban chức năng. ............ 24 PHẦN 2: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH ........... 26 I. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH. ...........................................26 1. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty. 26 1.1. Tách nhỏ Phòng Hành chính - Tổ chức. ............................................ 26 1.2. Thành lập Phòng Marketing............................................................... 30 2. Nâng cao chất lượng đội ngũ CBCNV. .................................................... 33 II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ. .......................................................................................34 1. Đối với Nhà nước. ..................................................................................... 34 2. Đối với Ban lãnh đạo Công ty giầy Thượng Đình.................................... 34 KẾT LUẬN .................................................................................................... 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ Chủng loại sản phẩm của Công ty: Sản phẩm mới Sản phẩm mới tương tự Giầy GTS Giầy Supega Black Snoweat Avia Giầy Allstar Giầy Eagle Giầy Nike Giầy Arian Chủng loại sản phẩm Công ty  Sản phẩm mới cải tiến Sản phẩm truyền thống Sản phẩm nhận gia công  Giầy 98-01 Giầy 98-02 Giầy 98-03 Giầy cao cổ Giầy Basket Giầy Bata Giầy Foottech 9709 Giầy Foottech 9710 Giầy Foottech 9711 Giầy Foottech 9712 Giầy Foottech 9713 Giầy Foottech 9714 Giầy Foottech 9715 Giầy Foottech 9716 Phụ lục 2: Quy trình công nghệ sản xuất giầy của Công ty. 39 Nguyên vật liệu (NVL) QC QC Cao su, hoá chất, Keo Vải, xốp, PE, PU  Chỉ, Ôzê Quá trình Bồi, tráng NVL Quá trình cán Các chi tiết cao su: - Đế - Viền - Pho hậu - Xốp gan gà - Xốp lót giầy - Keo QT Cắt các chi tiết mũ Quá trình May mũ giầy QC QC Quá trình Gò giầy và Lưu hoá giầy vải hoặc Làm lạnh giầy Thể thao Thêu QC QC QC QT. Bao gói sản phẩm QC SẢN PHẨM HOÀN CHỈNH NHẬP KHO Chú thích: QC: (Quality control). 40 Nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm của Phòng QC.