Đề tài Nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần đại lý vận tải Safi

vụ Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 6 tháng đầu năm 2009 1 Đại lý vận tải đa phương thức 26,183,378 30,336,121 30,262,000 28,090,900 27,201,416 14,024,435 − Đường biển 11,035,872 12,203,811 13,486,000 15,508,900 16,129,256 8,709,798 − Hàng không 15,147,506 18,132,310 16,776,000 12,582,000 11,072,160 5,314,637 2 Đại lý tàu biển 3,727,576 2,622,164 3,607,000 4,111,980 5,551,173 2,997,633 3 Giao nhận hàng hóa và kho bãi 15,995,417 17,784,911 36,273,000 39,174,840 50,143,795 30,086,277 Tổng doanh thu 45,906,371 50,743,196 70,142,000 71,377,720 82,896,384 47,108,345 Nguồn: Báo cáo tổng hợp các năm của SAFI Bảng 4: TỶ TRỌNG CÁC LOẠI DỊCH VỤ CHÍNH TRONG DOANH THU Stt Các loại dịch vụ Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 6 tháng đầu năm 2009 1 Đại lý vận tải đa phương thức 57.04% 59.78% 43.14% 39.36% 32.81% 29.77% − Đường biển 24.04% 24.05% 19.23% 21.73% 19.46% 18.49% − Hàng không 33.00% 35.73% 23.92% 17.63% 13.36% 11.28% 2 Đại lý tàu biển 8.12% 5.17% 5.14% 5.76% 6.70% 6.36% 3 Giao nhận hàng hóa và kho bãi 34.84% 35.05% 51.71% 54.88% 60.49% 63.87% Nguồn: Báo cáo tổng hợp các năm của SAFI Trong hoạt động giao nhận vận tải biển, không chỉ có sản lượng giao nhận ảnh hưởng đến giá trị (doanh thu) giao nhận mà tiền cước, phí giao nhận cũng có ảnh hưởng của nó. Trong khi đó tiền cước, phí giao nhận một đơn vị hàng hóa (thường là MT) trong vận tải biển rẻ hơn nhiều so với các phương thức vận tải khác trong khi năng lực vận chuyển lại rất lớn. Qua đó chúng ta thấy rằng con số tỷ trọng giá trị giao nhận trung bình 55% đã có thể coi là rất thành công, nhất là trong tình hình cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay. Để nhận thấy rõ hơn sự phát triển của mảng dịch vụ này, ta xem xét cơ cấu doanh thu trong 2 năm 2004 và 2008 Biểu đồ 5: CƠ CẤU DOANH THU CỦA SAFI NĂM 2004 Biểu đồ 6: CƠ CẤU DOANH THU CỦA SAFI NĂM 2008 Nhìn vào 2 biểu đồ trên đây ta có thể nói rằng, doanh thu của dịch vụ giao nhận hàng hóa và kho bãi ngày càng tăng và chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu. Năm 2004, doanh thu của dịch vụ này chiếm 34.84% trong tổng doanh thu. Nhưng đến năm 2008, sau 4 năm hoạt động, doanh thu của dịch vụ này đã chiếm tới 60.49%. Sở dĩ có tỷ trọng lớn như vậy là vì đây là một trong những mảng dịch vụ thế mạnh của công ty; đồng thời đây cũng là mục tiêu mà công ty hướng đến trong những năm tới. Tuy nhiên, khủng hoảng tài chính thế giới lan rộng từ nửa cuối năm 2008 đã tác động mạnh đến tất cả các hoat động xuất nhập khẩu, gây nhiều điêu đứng cho các ngành dịch vụ và đặc biệt là dịch vụ vận tải vốn lệ thuộc vào tình hình xuất nhập khẩu. Đơn cử: giá cước tàu biển và hàng không đi châu Âu và Mỹ là 2 thị trường xuất khẩu chính của VN giảm từ giữa quí 3/2008, cụ thể giá cước tàu biển giảm 70% đi châu Âu. Trong hoàn cảnh khó khăn đó, Công ty đã nỗ lực hết mình, tìm nhiều biện pháp bươn chải để hoàn thành các chỉ tiêu mà Đại hội đồng cổ đông đã đề ra và giá trị giao nhận đã đạt tới 60,49% trong tổng doanh thu. Khách hàng chủ yếu của SAFI Các khách hàng chính của SAFI là các công ty và chủ hàng như: Nike, Bata, YKK, Colobia Sportwear, Mitsuba, Ripcurl, Rieker Vietnam Ltd, Công ty Phú Tài, Toyota Motor Vietnam, Yamaha Motor Vietnam, Yazaki Corporation... đây đều là những công ty lớn, có lượng hàng xuất nhập khá ổn định. Đối tượng và địa bàn hoạt động chính của SAFI là các nhà máy đặt tại các khu công nghiệp lớn ở phía Bắc, miền Trung và các tỉnh phía Nam. Cơ cấu thị trường giao nhận Các thị trường có lượng hàng giao nhận lớn của SAFI như EU, Trung Quốc và Mỹ. Hiện nay, SAFI đang được chỉ định làm hàng đi các nước Bắc Âu và Đông Âu của khách hàng lớn Đan Mạch. Bên cạnh đó, các phòng vận tải đường biển cũng đang từng bước kết hợp với các Đại lý mở thêm tuyến hàng chung chủ đi trực tiếp các cảng trong khu vực Châu Á như Jakata, Port Klang và sau đó sẽ tìm kiếm và phát triển thêm các tuyến Bắc Âu và Trung Đông. Ta thấy rằng đây đều là những nước có cảng biển lớn, thuận lợi cho việc ra vào của tàu bè. Nhưng không có nghĩa những nước không có cảng biển thì SAFI không nhận hàng. Công ty vẫn có thể làm dịch vụ kéo hàng từ một cảng vào một địa điểm nào đó trong nội địa. Nhờ vậy, thị trường giao nhận của SAFI ngày càng được mở rộng. Vận dụng Logistic vào hoạt động giao nhận một cách hiệu quả Điều này thể hiện ở việc SAFI trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác giao nhận. Trang thiết bị văn phòng và hệ thống quản lý ứng dụng công nghệ tin học bao gồm máy tính, photocopy, máy in laser, điện thọai, máy fax, telex ...luôn đảm bảo được những tính năng tối thiểu của một văn phòng hiện đại, kết nối mạng công ty và với các Hãng tàu, đủ khả cung cấp dịch vụ với thời gian làm việc liên tục, thuận lợi và linh động. Bên cạnh đó, Logistic là một “chuỗi cung ứng” các dịch vụ, bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hoá. Chính vì vậy mà hệ thống kho bãi được công ty rất quan tâm và đầu tư đúng mức. Hiện nay, công ty đã trang bị 4 đầu kéo, 8 rơ móc, 8 xe tải các loại và hệ thống kho bãi 2.500m2 trên tổng diện tích khu vực 10.000m2 ở Quận 7, thành phố Hồ Chí Minh và 1.500m2 trên khu vực diện tích 4.500 m2 ở Phú Thị, Gia Lâm, Hà Nội. Có thể nói rằng, hệ thống kho bãi đủ rộng và hiện đại là một thế mạnh của SAFI. Bên cạnh đó, vị trí của trụ sở, các chi nhánh, văn phòng đại lý, kho bãi đều được xây dựng ở những địa bàn thuận tiện cho việc giao dịch, nhất là rất thuận tiện cho khách hàng và cả nhân viên SAFI trong việc làm thủ tục nhập hoặc xuất hàng vì ở gần các cảng lớn, sân bay của các thành phố. Hệ thống mạng lưới các chi nhánh cũng được bố trí rải khắp các khu vực trọng điểm kinh tế có cảng biển và sân bay quốc tế quan trọng như Hà Nội, Hải phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng, Quy Nhơn,Vũng tàu. Thời gian hoàn thành giao nhận một lô hàng nhanh chóng, thường là 2 ngày. Tuy nhiên, yếu tố này một phần cũng phụ thuộc vào cán bộ công chức Hải quan. Bởi vì cũng có một bộ phận Hải quan thường hay “nhũng nhiễu” gây phiền hà cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. Đối với những lô hàng bị trục trặc thời gian giao nhận thường lâu hơn, khoảng 1 tuần. Tuy nhiên, đây là những tình huống không thường xuyên nên khách hàng vẫn yên tâm khi sử dụng dịch vụ của SAFI. Bên cạnh đó, để đảm bảo “tính sẵn sàng” trong giao nhận hàng hóa, hiện tại công ty đang rất quan tâm chú trọng phát triển các phương tiện. Về công tác đào tạo nguồn nhân lực cũng được công ty quan tâm đúng mức. Bởi nếu có nguồn nhân lực chất lượng cao, hiểu biết chuyên sâu về nghiệp vụ thì sẽ dễ dàng hơn trong công tác giao nhận. Công ty thường xuyên cử các nhân viên nghiệp vụ tham dự các khóa huấn luyện ngắn hạn về đại lý giao nhận do VIFFAS tổ chức; đồng thời chú trọng công tác đào tạo tại chỗ, đảm bảo công tác đào tạo được thực hiện một cách thường xuyên và sâu sát đến nhu cầu của công việc hàng ngày. Các mặt hạn chế Cơ cấu giao nhận mất cân đối Sự mất cân đối về cơ cấu hàng hóa giao nhận bằng đường biển thể hiện ở sự không cân bằng trong sản lượng cũng như giá trị hàng xuất - hàng nhập. Tổng sản lượng cũng như giá trị hàng nhập luôn cao hơn so với hàng xuất. Bảng 5: CƠ CẤU SẢN LƯỢNG VÀ GIÁ TRỊ GIAO NHẬN Chỉ tiêu Năm Sản lượng giao nhận (Tấn) Giá trị giao nhận (1000 đ) TC Hàng Xuất Hàng nhập TC Hàng Xuất Hàng nhập SL Tỷ trọng (%) SL Tỷ trọng (%) GT Tỷ trọng (%) GT Tỷ trọng (%) 2004 254,949 116,101 45.54% 138,848 54.46% 19,033,581 10,449,436 54.90% 8,584,145 45.10% 2005 171,565 88,465 51.56% 83,100 48.44% 24,060,418 11,729,454 48.75% 12,330,964 51.25% 2006 276,308 122,208 44.23% 154,100 55.77% 31,622,500 14,182,691 44.85% 17,439,809 55.15% 2007 329,026 143,693 43.67% 185,333 56.33% 48,154,600 20,123,807 41.79% 28,030,793 58.21% 2008 358,166 145,170 40.53% 212,996 59.47% 53,737,102 19,909,596 37.05% 33,827,506 62.95% 6 tháng đầu năm 2009 200,258 72,746 36.33% 127,512 63.67% 33,380,545 14,260,169 42.72% 19,120,376 57.28% Nguồn: Phòng tổng hợp SAFI Để thấy rõ hơn sự mất cân đối này, ta xem 2 biểu đồ sau: Biểu đồ 6: Biểu đồ 7: Ở đây có điểm đáng chú ý là cả sản lượng và giá trị giao nhận đều nghiêng về hàng nhập khẩu, có nghĩa là công ty đã tận dụng được việc Việt Nam là một nước nhập siêu để đem lại doanh thu cho mình. Tuy nhiên, các nhà xuất nhập Việt Nam thường có thói quen “mua CIF, bán FOB”, mà trong cả hai trường hợp quyền vận tải đều do phía nước ngoài quyết định, nên nguồn thu mà công ty nhận được chủ yếu là từ chi phí giao nhận từ các cảng chuyển tải về Việt Nam. Vì vậy cần phải cân bằng cơ cấu giao nhận giữa hàng nhập và hàng xuất. Bởi dù sao thì việc tiếp cận các khách hàng trong nước cũng dễ dàng hơn đối với người giao nhận. Thiếu đội ngũ nhân viên và phương tiện vận chuyển Mặc dù hệ thống kho bãi hiện đại và trang thiết bị tương đối đầy đủ, nhưng đội xe của công ty vẫn còn thiếu; đặc biệt là đội xe tải nhỏ phục vụ cho việc thu gom và trả hàng lẻ.. Chính vì điều này mà trong những tháng hàng hóa về nhiều công ty thường không đủ xe để chở và phải đi thuê ngoài, điều này làm cho chi phí tăng lên ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Đồng thời việc sử dụng các phương tiện này cũng chưa thật hợp lý. Chẳng hạn như có những lô hàng nhỏ, chỉ 1 – 2 m3 nhưng vì không có xe nhỏ nên công ty phải cử xe lớn, điều này cũng gây lãng phí cho công ty. Đội ngũ nhân viên thì chưa đủ để đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa, đặc biệt là nhân viên làm công tác giao nhận hàng cont và hàng lẻ. Bởi lẽ nhân viên phụ trách 2 mảng này luôn luôn phải làm việc quá tải vì áp lực thời gian giao hàng với khách hàng. Vì vậy đôi lúc họ mệt mỏi và năng suất lao động chưa cao. Một phần nguyên nhân cũng là do việc bố trí phân công công việc chưa hợp lý. Những nhân viên làm ở khâu “tổng hợp” thì nhiều nhưng lại ít việc, nên đôi lúc họ có nhiều thời gian rảnh hơn. Tính thời vụ của hoạt động giao nhận Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ là đặc thù của dịch vụ giao nhận vận tải biển mà còn được coi là một tồn tại cần khắc phục. Tính thời vụ thể hiện vào mùa hàng hải, lượng hàng giao nhận quá lớn, làm không hết việc. Nhiều khi thiếu thiết bị, không có container, không xin được chỗ tàu mẹ công ty phải từ chối nhận hàng. Song đến mùa hàng xuống, khối lượng hàng giảm, công việc vì thế mà cũng ít đi. Khoảng thời gian hàng nhiều thường là những tháng giữa năm như tháng 6 đến giữa tháng 8 và những tháng cuối năm (dịp Lễ Giáng Sinh và Tết Dương lịch). Những tháng còn lại việc kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn. Tính thời vụ này khiến cho hoạt động của công ty không ổn định, kết quả kinh doanh theo tháng không đồng đều. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm và thu nhập của người lao động, gây ra nhận thức không đúng đắn về nghề nghiệp. Hơn nữa, trong những khoảng thời gian mùa hàng xuống, công ty vẫn phải khấu hao máy móc, vẫn phải trả lương cho nhân công, khiến lợi nhuận bị giảm sút. Tồn tại này mang tính khách quan, nằm ngoài sự trù liệu của doanh nghiệp nên để khắc phục không đơn giản, nó cần sự vận động của bản thân doanh nghiệp, hơn thế là sự tin tưởng, ủng hộ của khách hàng. Việc phân công thực hiện nhiệm vụ giao nhận còn chồng chéo Hạn chế này thể hiện ở chỗ trong công ty có 2 phòng phụ trách việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là phòng Logistic và phòng Sea. Như vậy vô tình công ty đã tự tạo sự cạnh tranh ngay trong chính nội bộ của mình. Bởi lẽ cả 2 phòng đều muốn lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của phòng mình nhiều hơn, nên đôi lúc xảy ra tình trạng tranh giành khách hàng với nhau. Vì vậy cần phải phân chia rõ ràng nhiệm vụ cho 2 phòng để hoạt động giao nhận đem lại doanh thu tốt nhất cho công ty. Các hạn chế về ứng dụng Logistic trong hoạt động giao nhận Tuy có vận dụng logistics trong quản lý giao nhận nhưng vẫn còn một số tồn tại. Chẳng hạn như đội xe chưa được đầu tư đúng mức. Số lượng các loại xe vẫn còn thiếu, chủ yếu là các loại xe tải nhỏ để chở hàng lẻ. Vì nhiều lúc hàng về nhiều công ty không có đủ xe để chở hàng phải đi thuê ngoài, hoặc là đối với các lô hàng ít, nhỏ mà phải chở bằng xe lớn thì rất là tốn chi phí. Một điều nữa là việc phân công công việc trong phòng Logistics chưa được hợp lý lắm. Lượng hàng lẻ và hàng cont hàng ngày của công ty nhiều nhưng chỉ có 2 nhân viên phụ trách. Điều này làm ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên. Nếu họ làm việc hết sức thì vẫn hoàn thành công việc được giao nhưng như vậy sẽ ảnh hưởng đến năng suất cho những ngày tiếp theo. Bên cạnh đó, đối với SAFI Tp.HCM, khách hàng chủ yếu là tại các khu công nghiệp ở Đồng Nai, Biên Hòa, Bình Dương nên tờ khai Hải quan được các nhân viên ở chi nhánh Đồng Nai, Bình Dương làm rồi chuyển lên trụ sở chính ở Tp.HCM để ra cảng nhận hàng. Việc chuyển tờ khai công ty thuê xe ôm chạy từ Đồng Nai lên đưa và thường là buổi sáng. Điều này đôi lúc gây trở ngại cho việc đảm bảo thời gian giao nhận hàng cho khách. Bởi phải đợi người xe ôm này đem hồ sơ lên rồi nhân viên giao nhận mới ra cảng lấy hàng được; nhiều hôm lên trễ đem hồ sơ ra cảng thì đã đến giờ nghỉ trưa đành phải đợi tới chiều. Như vậy công ty SAFI cần phải có biện pháp khắc phục tình trạng này để luôn đảm bảo thời gian giao hàng, nâng cao uy tín công ty. Diện tích kho bãi vẫn còn nhỏ, chưa đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong mùa cao điểm, nhất là vào cuối năm, nhu cầu về giao nhận cũng như kho bãi tăng cao, nhưng công ty không thể đáp ứng đủ, gây tổn thất cho công ty. Chẳng hạn như, khách hàng yêu cầu giao nhận và thuê kho khoảng 5000 m2 trong dịp Tết thì công ty không thể đáp ứng được. Nhận xét về quy trình và hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty SAFI Nhân lực Hiện nay, công ty có 2 phòng phụ trách việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển là phòng Logistic và phòng Sea. Như vậy vô tình công ty đã tự tạo sự cạnh tranh ngay trong chính nội bộ của mình. Bởi lẽ cả 2 phòng đều muốn lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của phòng mình nhiều hơn, nên đôi lúc xảy ra tình trạng tranh giành khách hàng với nhau. Riêng đối với phòng Logistic, lượng nhân viên là 16 người bao gồm: 1 Trưởng phòng, 1 phó phòng, 1 tổ trưởng tổ giao nhận, 1 thủ quỹ và các nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ giao nhận. Các nhân viên này được phân công phụ trách từng mảng riêng biệt như sau: Sơ đồ 5: PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG LOGISTIC Chứng từ Hàng Sea Hàng Air Khu chế xuất Thuế Thủ tục HQ Tổng hợp Hàng lẻ Hàng cont Đội xe Việc chuyên môn hóa có ưu điểm là các nhân viên đã quen với công việc của mình hay làm nên làm nhanh và có hiệu quả hơn. Tuy nhiên, cũng có nhược điểm là nếu như nhân viên này phải chuyển sang làm ở bộ phận khác thì dẫn đến các sai sót và chậm trễ trong quá trình giao nhận hàng. Bên cạnh đó, hoạt động hải quan cũng có ảnh hưởng một phần đến quá trình giao nhận hàng của công ty. Bởi lẽ hải quan là người trực tiếp quyết định xem hàng hóa có được thông quan hay không. Thực tế, việc “lo lót” ở khâu hải quan là một ví dụ cụ thể đang xảy ra ở một số hoạt động giao nhận. Mặc dù hồ sơ cũng như các giấy tờ đã được công ty chuẩn bị đầy đủ và đúng đắn, nhưng tâm lý “lo thì sẽ nhanh” đã ăn sâu vào các doanh nghiệp cũng như công chức hải quan cho nên luôn luôn phải có khoản chi phí này. Trang thiết bị và phương tiện phục vụ việc giao nhận SAFI là một trong những công ty giao nhận ở Việt Nam có hệ thống phương tiện phục vụ việc giao nhận khá đầy đủ. Hiện nay, hệ thống phương tiện và trang thiết bị của SAFI bao gồm: 6 ô tô đầu kéo và hệ thống rơ móc có khả năng vận chuyển hàng có trọng tải từ 25 tấn đến 400 tấn, hệ thống cần cẩu có sức cẩu từ 16 tấn đến 60 tấn, gần 10 xe tải có trọng tải từ 500kg đến 1,4 tấn. Hai kho hàng: một ở Phú Thuận Quận 7, Tp.HCM có diện tích khu vực 10.000 m2 và kho thứ hai ở Phú Thị, Gia Lâm, Hà Nội có diện tích khu vực 4.500 m2. Bên cạnh đó, SAFI còn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho việc bốc dỡ hàng tại kho như xe nâng, băng tải, palet, vi tính, các phần mềm phục vụ việc quản lý hàng hóa trong kho Trang thiết bị cũng được công ty mua sắm khá đầy đủ. Trong phòng Logistic có 8 máy vi tính nối mạng phục vụ cho việc tìm thông tin về thị trường, khách hàng, theo dõi các thay đổi chính sách của Nhà nước và các cơ quan hữu quan, mà đặc biệt là các thay đổi về chính sách thuế và hải quan; đồng thời cũng để liên lạc với khách hàng thông qua mail. Tuy nhiên, có một số máy vì quá cũ nên trong quá trình sử dụng đôi lúc bị đứng máy, treo máy Bên cạnh đó, hàng ngày các phòng ban cũng có nhiều đầu báo khác nhau đáp ứng nhu cầu thông tin cho nhân viên. Đặc biệt là báo Nhân Dân được các nhân viên làm thủ tục hải quan sử dụng để xem tỷ giá hối đoái điền lên tờ khai. Sự phối hợp của các bộ phận Với công tác giao nhận ở công ty SAFI, sự phối hợp giữa các bộ phận hầu như là chặt chẽ. Tất cả các khâu, bộ phận đều cố gắng hoàn tất nhiệm vụ của mình để không ảnh hưởng đến bộ phận khác. Nhất là sự phối hợp đồng đều giữa các chi nhánh của công ty, đặc biệt là với chi nhánh ở Đồng Nai và Bình Dương. Đây là 2 chi nhánh ở địa bàn có nhiều khách hàng lâu dài của SAFI như: Mitsuba, Mabuchi, YKK Nhiệm vụ của nhân viên 2 chi nhánh này là làm thủ tục hải quan cho các lô hàng mà khách hàng yêu cầu, sau đó sẽ gửi lên trụ sở chính – SAFI Tp.HCM để nhân viên ở đây ra cảng lấy hàng. Sự phối hợp nhuần nhuyễn này luôn tạo ra ưu thế cho công ty, bởi hiếm khi công ty chậm trễ trong việc giao hàng cho khách. Thời gian giao hàng luôn được đảm bảo. Tuy nhiên, việc đem chứng từ từ 2 nơi này lên Tp.HCM phải mất một khoảng thời gian, không lâu lắm, nhưng vì việc giao chứng từ này là do công ty thuê một người xe ôm giao và thường ngày nào lấy hàng thì sáng hôm đó mới giao chứng từ lên. Như vậy, có một xíu chờ đợi cho các nhân viên ở Tp.HCM, bởi vì họ phải đợi có chứng từ mới ra cảng lấy hàng được. Đôi lúc, do một số nguyên nhân như kẹt xe, người xe ôm đó đi trễ, dẫn đến các nhân viên ở Tp.HCM không kịp ra cảng lấy hàng vào buổi sáng và phải dời sang buổi chiều. Chính điều này đôi khi làm chậm trễ thời gian giao hàng cho khách. Các thủ tục hành chính và biểu mẫu chứng từ Đối với SAFI, đây là một điểm mạnh. Bởi lẽ, sử dụng các dịch vụ của SAFI, khách hàng không phải tốn nhiều thời gian và công sức để điền các loại giấy tờ. Khi có nhu cầu, khách hàng chỉ cần gọi điện đến phòng Sale của công ty yêu cầu dịch vụ làm thủ tục giao hàng tận nơi, người tiếp nhận sẽ trao đổi với khách hàng thêm để lấy thông tin, sau đó họ sẽ báo giá. Nếu khách hàng có nhu cầu làm dịch vụ dài hạn, SAFI sẽ làm hợp đồng chi tiết, tránh những tranh chấp xảy ra sau này. Hợp đồng là do công ty đưa ra, nhưng khách hàng có thể yêu cầu thêm hoặc bớt một vài điều khoản; trên cơ sở xem xét tính hợp lý công ty sẽ đồng ý hoặc từ chối. Sự cung ứng dịch vụ giao nhận Về hàng hóa: SAFI nhận giao nhận hầu hết các loại hàng hóa, ngoại trừ hóa chất, các chất dễ cháy nổ và phân đạm. Đối với hàng xuất, chủ yếu là các loại hàng về may mặc, giầy da. Đối với hàng nhập, chủ yếu là các loại thực phẩm, thực phẩm đóng gói, máy móc thiết bị, máy vi tính Về phương tiện chuyên chở: SAFI có các loại xe như xe tải, xe nâng, xe cần cẩu, băng tải, palet hiện đại phục vụ cho việc chuyên chở. Xe mới, hiện đại và thường xuyên được bảo trì nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa cũng như con người. Về nhân lực: với đội ngũ nhân viên nhiệt tình và giàu kinh nghiệm đảm bảo đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Hiện nay số nhân viên đã có qua đào tạo chiếm hơn 75% tổng số nhân viên công ty. Về chất lượng dịch vụ: hiện tại mọi hoạt động cung cấp dịch vụ của SAFI được tổ chức thực hiện theo các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, trong đó mô tả rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân đính kèm với quy trình hướng dẫn thực hiện. Do vậy, Công ty đảm bảo được tính ổn định về chất lượng dịch vụ khá cao. Trình độ đội ngũ nhân viên Chúng ta đều biết hoạt động giao nhận là một công việc khá phức tạp đòi hỏi phải có kiến thức hiểu biết rất đa dạng. Khi giao dịch với khách hàng, người giao nhận không chỉ phải giỏi nghiệp vụ, thông thạo các tuyến đường, nắm vững mức cước trên thị trường với từng dịch vụ, từng luồng tuyến mà còn phải thông tường luật pháp, có những kiến thức tổng quát về tính chất hàng hóa, có khả năng tiếp thị, thuyết phục khách hàng, hơn thế phải tư vấn cho khách hàng về nhu cầu thị trường. Muốn vậy, người làm giao nhận phải am hiểu nghiệp vụ, thông thạo ngoại ngữ, nắm vững địa lý, có kỹ năng giao tiếp với khách hàng. Tại Công ty SAFI, đội ngũ lao động được đánh giá so với các công ty khác là giỏi nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm. Nhưng nếu so sánh với những người đồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thì trình độ của cán bộ nhân viên SAFI vẫn còn non yếu, chưa thể đáp ứng yêu cầu hội nhập. Điều đó thể hiện ở chỗ số lượng nhân viên có trình độ phổ thông vẫn còn nhiều, khoảng 23% . Để thấy rõ hơn, ta xem xét bảng sau: Bảng 6: CƠ CẤU TRÌNH ĐỘ NHÂN VIÊN CÔNG TY SAFI Trình độ Số lượng Tỷ lệ Trên đại học 20 6.8% Đại học 180 60.8% Cao đẳng 23 7.8% Trung cấp 5 1.7% Phổ thông 68 23.0% TC 296 100.0% Nguồn: Báo cáo thường niên của SAFI năm 2008 Trình độ nhân viên là rất quan trọng góp phần vào thành công của công ty, vì vậy mà công tác đào tạo cũng được công ty hết sức quan tâm. Với định hướng xây dựng một đội ngũ nhân viên vững mạnh có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao, Công ty đã tăng cường bổ sung những buổi tập huấn nghiệp vụ ngắn ngày cho cán bộ công nhân viên thuộc bộ phận nghiệp vụ. SAFI cũng thường cử người ở các chi nhánh và phòng ban các nơi đi học lớp khai quan. Việc đào tạo về mặt chuyên môn cho cán bộ cũng được thông qua bằng hình thức cung cấp những tài liệu, kiến thức chuyên môn như tham khạo những tài liệu chuyên môn nghiệp vụ về khiếu nại, bảo hiểm, kho bãi do Ban lãnh đạo soạn thảo và gửi cho các chi nhánh, phổ biến đến từng nhân viên của các phòng ban có liên quan. Thêm vào đó, Công ty cũng tiến hành xây dựng quy chế tuyển dụng, tuyển dụng thêm nhân sự cho công ty và bổ nhiệm cán bộ cho các phòng ban đang có nhu cầu, đảm bảo đủ cán bộ lãnh đạo của công ty và các cơ sở. Nguyên nhân Tình hình quốc tế Trong khoảng thời gian mấy năm trở lại đây, bối cảnh quốc tế có hàng loạt những biến động to lớn gây rất nhiều bất lợi cho kinh tế cũng như cuộc sống của người dân trên khắp thế giới. Những cuộc chiến tranh, khủng bố và hàng loạt các thảm họa thiên nhiên đã đưa thế giới vào cảnh sống bất ổn, kinh tế nhiều nước suy thoái, kiệt quệ. Nền kinh tế toàn cầu sụt giảm. Ngành giao nhận vận tải, trong đó có SAFI cũng không tránh khỏi ảnh hưởng. Mà đặc biệt là tình hình căng thẳng ở Trung Đông. Chiến tranh đã tạm thời đẩy giá nhiên liệu cao, trong khi giá bảo hiểm cũng tăng chóng mặt trong khu vực có xung đột. Tại Việt Nam, theo Cục Hàng hải, trước những căng thẳng của cuộc chiến, nhiều hãng vận tải đã tăng giá cước vận chuyển, thậm chí có hãng đã từ chối ký hợp đồng vận chuyển sang Trung Đông. Bên cạnh đó, do nguy cơ khủng bố mà hàng vận chuyển từ Việt Nam sang Châu Âu đi từ biển Đông, qua khu vực Trung Đông, vào Hồng Hải rồi qua kênh đào Suez nên việc chuyển hàng Việt Nam xuất khẩu sang thị trường Châu Âu cũng bị ảnh hưởng khiến SAFI cũng bị giảm khối lượng và giá trị hàng vào Châu Âu. Giá dầu tăng cao liên tục cũng ảnh hưởng đến giá vận tải, khiến cho chi phí tăng cao. Năm 2004, giá dầu thô vọt lên trên ngưỡng 54 USD/thùng do vụ nổ đường ống dẫn dầu ở Mexico. Kể từ năm đó, giá dầu tuy có lúc giảm nhẹ nhưng nhìn chung là tăng qua các năm. Năm 2005, gần 71 USD/thùng vào tháng 8. Năm 2007 có lúc đã vượt 98 USD/thùng, mức cao nhất trong 30 năm qua và gấp rưỡi năm 2006. Đặc biệt là năm 2008, mức tăng kỷ lục là 147 USD/thùng vào tháng 7. Nổi bật nhất là cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008 đã làm cho nhiều nước lâm vào suy thoái, kim ngạch xuất nhập khẩu của nhiều nước giảm sút nặng nề; điều này ảnh hưởng đến sản lượng giao nhận của công ty. Cuộc khủng hoảng cũng kéo theo giá lương thực và hàng hóa tăng cao. Bộ Nông nghiệp Mỹ dự báo giá lương thực tăng 5 đến 6% trong năm 2008, cao hơn nhiều so với mức tăng trung bình hàng năm 2,5% trong 15 năm qua. Giá ngô, nhiên liệu và ngũ cốc tăng vọt, người Mỹ đã phải đối mặt với tình trạng giá thực phẩm leo thang lần đầu tiên trong 17 năm qua. Giá cả vận tải biển có nhiều biến động Ngoài những yếu tố quốc tế bất lợi, kết quả hoạt động giao nhận vận tải biển của SAFI còn bị ảnh hưởng bởi nhân tố giá cước vận tải. Vận tải biển thế giới nói chung và vận tải biển Việt Nam nói riêng đang gặp khó, không chỉ bởi vì áp lực giảm giá cước mà còn vì sự biến động không ngừng của thị trường nhiên liệu. Theo Ông Tạ Hoà Bình – Giám đốc Công ty Hàng hải Đông Đô cho biết năm 2006 giá cước vận tải biển đã giảm khoảng 20% so với đầu năm 2005. Năm 2008, giá cước vận tải biển cũng tiếp tục giảm. Theo website www.vcci.com.vn giá thuê một chiếc tàu để vận chuyển hàng hóa quanh thế giới đã giảm một cách đáng kinh ngạc, tới 99% so và điều đó làm những công ty kinh doanh vận tải biển đang gặp khó khăn. Vào đầu tháng 6/2008, thuê một tàu chở hàng để vận chuyển than hoặc sắt sẽ có mức giá khoảng 235.000 USD một ngày trong khi đó hiện nay công việc tương tự chỉ có giá là 2.000 USD. Điều này khiến cho chỉ số về vận tải hàng hóa đường biển, gọi là chỉ số Baltic Exchange sea-freight, giảm tới mức thấp nhất kể từ năm 2006. Trong khi giá cước vận tải đang có xu hướng giảm mạnh như vậy thì chi phí giá thành của một tấn vận chuyển hàng hoá lại đang tăng từ 3 - 4%. Sự gia tăng này có sự “đóng góp” đáng kể của việc giá nhiên liệu liên tục tăng thời gian gần đây. Các điều này đã làm cho doanh thu của SAFI giảm sút trong những năm gần đây. Cạnh tranh ngày càng khốc liệt Vấn đề cạnh tranh trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, khai thác cảng biển đang diễn ra ngày càng gay gắt, nhất là khi Việt Nam đang từng bước thực hiện các cam kết song phương và đa phương về mở cửa thị trường giao nhận kho vận đối với EU. Trong năm 2005, một loạt các hãng vận tải lớn như Maersk-Sealand, NYK, P&O Nedlloyd đã được cấp phép thành lập các công ty 100% vốn nước ngoài hoặc công ty liên doanh các dịch vụ đại lý vận tải, giao nhận và logistics để khép kín dây chuyền vận tải, đồng thời tham gia chia sẻ thị trường và cạnh tranh trực tiếp với các doanh nghiệp vận tải ở Việt Nam. Bên cạnh đó, sự ra đời ngày càng nhiều của các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân trong lĩnh vực giao nhận và đại lý hàng hải với những chính sách linh hoạt, sẵn sàng chấp nhận lợi nhuận thấp, chi hoa hồng cao để lôi kéo và giữ khách hàng. Những yếu tố đó ảnh hưởng đáng kể đến tình hình doanh thu và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Cơ chế quản lý còn nhiều bất cập Thứ nhất, về việc phân công công việc giữa các phòng ban còn chồng chéo. Nhiệm vụ cơ bản của phòng Sea là bán cước đường biển, tư vấn cho khách hàng về các tuyến vận tải, các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên, phòng này cũng đảm nhiệm công việc thu gom hàng lẻ đi các cảng trên thế giới. Nhưng như vậy thì lại trùng lắp với Phòng Logistics. Điều này nhiều lúc gây ra sự cạnh tranh ngay trong chính nội bộ công ty; bởi lẽ phòng nào cũng muốn dành khách hàng về phía mình. Thứ hai, về việc phân công công việc trong phòng Logistics cũng chưa hợp lý. Có nhân viên phải giải quyết nhiều lô hàng trong một ngày trong khi một vài nhân viên khác thì ít việc và có nhiều thời gian rảnh. Nhất là giữa hai nhóm nhân viên phụ trách hàng Sea và nhân viên Tổng hợp. Thứ ba, là vấn đề chuyển chứng từ từ các nhà máy ở các khu công nghiệp dưới Đồng Nai, Bình Dương lên Tp.HCM. Việc này thường được thực hiện vào buổi sáng, nhưng đây là thời gian thường xảy ra kẹt xe nên đôi lúc gây chậm trễ cho việc ra cảng lấy hàng, cũng như làm các thủ tục khác. CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI LÝ VẬN TẢI SAFI Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty Năm 2009 nền kinh tế và tài chính thế giới được dự báo là vẫn chìm sâu trong khủng hoảng và suy thoái, với những biến động khó lường. Việt Nam cũng không nằm ngoài viễn cảnh ấy. Hoạt động XNK vẫn tiếp diễn tình trạng suy giảm và đình đốn, các hãng tàu và hãng hàng không phải cắt bớt tàu và chuyến bay, giá cước giảm đến 70% ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động đại lý vận tải và giao nhận hàng hóa XNK. Trong ngành vận tải biển, các công ty vận tải nội địa lớn phải vay tiền ngân hàng để làm vốn lưu động duy trì kinh doanh, giảm doanh thu và lương bổng. Trong tình hình khó khăn chung đó, Công ty SAFI xác định mục tiêu là nỗ lực vượt khó, duy trì các hoạt động kinh doanh một cách ổn định, hạn chế thấp nhất mức sụt giảm doanh thu, cố gắng đầu tư thêm hợp lý vào hạ tầng cơ sở để nâng cao năng lực cạnh tranh và giữ vững thị phần, bảo đảm mặt bằng thu nhập thỏa đáng cho nhân viên trong tình hình khó khăn chung. Công ty sẽ tiếp tục tập trung vào việc duy trì năng lực tài chính và kinh doanh, tiếp tục những đầu tư cần thiết cho cơ sở vật chất, củng cố và mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài, từng bước đầu tư có chiều sâu về công nghệ thông tin cho công tác quản lý và tác nghiệp chuyên môn. Trong thời gian tới, Công ty còn phải làm tốt công tác tiếp thị, quảng bá dịch vụ của Công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng một cách có chọn lọc, trên thị trường chứng khoán và trên các kênh thông tin của đối tác nước ngoài, tham dự các hội nghị, hội thảo của các tổ chức ngành nghề trong và ngoài nước để kết nối và mở rộng quan hệ đối tác, tăng thêm khách hàng . Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận của SAFI Bối cảnh quốc tế Trong thời gian gần đây, thế giới có nhiều biến động, chiến tranh ở Irắc, xung đột vùng Trung Đông, các thiên tai gây ảnh hưởng rất lớn tới việc giao thương hàng hóa. Trong hoạt động giao nhận vận tải biển quan trọng nhất phải kể đến là tình hình tự do hóa dịch vụ vận tải biển trong tổ chức thương mại thế giới (WTO). Trong hợp tác đa phương dịch vụ vận tải biển là một trong những ngành dịch vụ nhạy cảm và được các quốc gia rất quan tâm, nhưng tiến trình tự do hóa ngành dịch vụ này lại gặp nhiều khó khăn do một số nước luôn đưa ra ý kiến phản đối, họ muốn áp dụng luật riêng của mình nhằm bảo hộ ngành vận tải biển trong nước. Trên thực tế, môi trường kinh doanh của ngành dịch vụ này vẫn tiếp tục được cải thiện và tự do hóa đáng kể. Nhờ vậy mà những người làm giao nhận mới có điều kiện tin tưởng vào sự phát triển trong thời gian tới. Cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nước Khi nói đến cơ chế quản lý vĩ mô của Nhà nước, chúng ta không thể chỉ nói đến những chính sách riêng về vận tải biển hay giao nhận, cơ chế ở đây bao gồm tất cả các chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu nói chung. Đây là nhân tố có ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động giao nhận vận tải vì Nhà nước có những chính sách thông thoáng, rộng mở sẽ thúc đẩy sự phát triển của giao nhận vận tải, ngược lại sẽ kìm hãm nó. Tình hình xuất nhập khẩu trong nước Như trên đã nói, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có quan hệ mật thiết với hoạt động giao nhận hàng hóa. Lượng hàng hóa xuất nhập khẩu có dồi dào, người giao nhận mới có hàng để giao nhận, sản lượng và giá trị giao nhận mới tăng, ngược lại hoạt động giao nhận không thể phát triển. Ở đây giá trị giao nhận được hiểu là doanh thu mà người giao nhận có được từ hoạt động giao nhận hàng hóa. Tuy giá trị giao nhận không chịu ảnh hưởng của giá trị xuất nhập khẩu nhưng nó lại chịu ảnh hưởng rất lớn từ sản lượng xuất nhập khẩu. Thực tế đã cho thấy rằng, năm nào khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam tăng lên thì hoạt động giao nhận của SAFI cũng sôi động hẳn lên. Có thể nói, qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu phản ánh qui mô của hoạt động giao nhận vận tải. Tình trạng giao thông Thực trạng giao thông Việt Nam trong những năm gần đây ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng hóa của công ty. Tình trạng kẹt xe xảy ra liên tục, đặc biệt là trên các con đường dẫn vào các cảng chính như Xa Lộ Hà Nội, là một vấn đề nan giải với các doanh nghiệp giao nhận. Xa lộ Hà Nội và Tỉnh lộ 25B thường lâm vào tình trạng ùn tắc nghiêm trọng, có thời điểm giao thông bị tê liệt. Tình trạng này làm ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng xe container của các doanh nghiệp. Hầu như vào giờ cao điểm sáng chiều, tình trạng giao thông trên xa lộ Hà Nội từ ngã ba Cát Lái đến ngã tư Bình Thái hầu như đều bị như ùn tắc. Tình trạng này khiến cho công ty có lúc bị chậm trong việc giao hàng cho khách, gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Các nhân tố nội tại của công ty Hoạt động giao nhận vận tải biển của SAFI còn chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố như: nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của bản thân công ty, cơ chế quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, chính sách của công ty đối với nhân viên, đối với khách hàng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Chẳng hạn như nhân tố nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Nếu SAFI tạo được một cơ ngơi khang trang, phương tiện làm hàng hiện đại trước hết sẽ tạo được lòng tin nơi khách hàng. Hơn thế mới đáp ứng được yêu cầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ. Bên cạnh đó, một công ty có tiềm lực về vốn cũng là một lợi thế rất lớn trong kinh doanh. Ngoài ra, các cơ chế chính sách của bản thân công ty cũng có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động giao nhận. Trong giao nhận vận tải biển, lượng khách hàng lớn và ổn định là khá nhiều, nếu công ty có chính sách ưu đãi đối với những khách hàng này thì không chỉ có được sự gắn bó của khách hàng mà còn tạo thuận lợi cho chính các nhân viên của công ty trong quá trình đàm phán, thương lượng, ký hợp đồng với khách. Một nhân tố vô cùng quan trọng nữa đó là trình độ, kinh nghiệm, kiến thức của đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty. Đó là những kiến thức về luật pháp, thủ tục thương mại quốc tế, kiến thức và kinh nghiệm về nghiệp vụ. Chỉ một sự non nớt khi ký kết hợp đồng ủy thác giao nhận có thể gây thiệt hại to lớn cho doanh nghiệp, một sự bất cẩn khi kiểm nhận hàng có thể dẫn đến sự tranh chấp không đáng có. Các biện pháp nâng cao hoạt động giao nhận tại công ty SAFI Cân đối cơ cấu trong giao nhận Như đã phân tích ở trên, hiện nay cơ cấu trong giao nhận tại công ty SAFI chủ yếu là hàng nhập. Lượng hàng nhập của công ty chiếm tới hơn 55% trong tổng sản lượng giao nhận. Tuy sự chênh lệch là không nhiều nhưng Công ty cũng cần phải cân đối lại cơ cấu này, tăng sản lượng giao nhận hàng xuất thêm 5%. Bằng cách: Duy trì khách hàng hiện tại và tăng cường công tác tìm kiếm khách hàng có lượng hàng xuất nhiều và ổn định. Để làm được điều này công ty cần chú trọng vào công tác Marketing của mình. Đối với khách hàng cũ, cần duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo thời gian giao hàng. Đồng thời vào các ngày lễ, Tết Công ty cũng nên gửi hoa chúc mừng, hoặc là gửi tặng văn phòng phẩm, các tặng phẩm khác có in hình logo Công ty. Làm như vậy vừa gây dựng mối quan hệ với khách hàng, vừa là để quảng cáo cho công ty. Đối với những khách hàng mới, Công ty có thể giới thiệu các dịch vụ trên website của mình, các phương tiện thông tin đại chúng khác như: báo, tạp chí, đặc biệt là các tạp chí chuyên ngành. Tìm kiếm thông tin về các công ty xuất nhập khẩu, xem xét tất cả các thông tin về công ty đó, đặc biệt là về lượng và mặt hàng xuất nhập khẩu. Từ đó, quyết định gửi các chào hàng về giá cả cũng như chất lượng dịch vụ của mình cho họ, sau đó tùy tình hình mà công ty có những chính sách phù hợp khác. Công ty cũng nên chủ động giao quyền cho các đơn vị thành viên để đề ra những chính sách giá cả hợp lý vào từng thời điểm khác nhau, áp dụng những cơ chế thưởng và hoa hồng thỏa đáng cho người giới thiệu. Chú trọng dịch vụ gom hàng. Đây là loại hình dịch vụ mang lại lợi ích cho nhiều bên: người chuyên chở được lợi nhờ tiết kiệm được thời gian giao nhận và phân phát các lô hàng lẻ, không sợ thất thu tiền cước của các chủ hàng lẻ vì đã có người giao nhận đảm nhiệm, chủ hàng tiết kiệm được chi phí do không phải thuê nguyên một container, người giao nhận thu được nhiều doanh thu do cước hàng lẻ thường lớn hơn cước hàng nguyên. Thực hiện dịch vụ này đối với một công ty giao nhận là rất dễ dàng và thuận lợi, chỉ cần công ty thiết lập những trạm giao nhận và đóng hàng lẻ, đồng thời có sự cẩn trọng và cần mẫn trong giao nhận hàng. Đồng thời hiện nay, xu hướng thuê khoán/ thuê ngoài (outsourcing) đang ngày trở nên phổ biến. Nghĩa là các công ty có lượng hàng xuất nhập khẩu ít thường đi thuê dịch vụ giao nhận để tiết kiệm chi phí. Vì vậy mà công ty cần tận dụng cơ hội này để cân đối lại cơ cấu giao nhận của mình. Đầu tư thêm phương tiện vận chuyển Lượng hàng lẻ của công ty ngày càng nhiều mà chủ yếu là hàng di lý nên cần nhiều xe, vì vậy cần phải quan tâm đến phương tiện vận chuyển, đặc biệt là các loại xe tải nhỏ. Để thực hiện điều này công ty cần mua sắm thêm các loại xe tải từ 500 kg đến 1 tấn. Đối với các xe hiện tại của công ty, cần được bảo trì liên tục để đảm bảo an toàn cho hàng hóa cũng như con người. Việc này giúp cho công ty chủ động hơn trong việc chuyển chở hàng hóa, làm cho số lượng hàng hóa giao nhận tăng lên. Phân công lại công việc Công ty hiện có 2 phòng đảm nhận công tác giao nhận hàng hóa đường biển là phòng Sea và phòng Logistics nên có sự chồng chéo trong công việc. Vì vậy cần chuyển việc giao nhận cho phòng Logistic, để tạo sự chuyên môn hóa trong công việc. Phòng Sea có nhiệm vụ bán cước đường biển, tư vấn và lưa chọn hãng tàu cũng như tuyến đường vận chuyển cho khách hàng. Còn phòng Logistics chuyên về các thủ tục hải quan, giao nhận để xuất nhập khẩu một lô hàng. Làm như vậy sẽ xóa bỏ cạnh tranh ngay trong nội bộ công ty, làm cho tổng doanh thu tăng lên. Nếu như trước kia, có sự chồng chéo giữa 2 phòng ban thì việc xảy ra là nhân viên 2 phòng báo giá khác nhau cho khách hàng, gây sự nghi ngờ với khách hàng. Thì nay tất cả các dịch vụ trong công ty đều có mức giá thống nhất, hợp lý. Đồng thời, riêng trong phòng Logistics việc phân công lại công việc cũng cần thiết: cần chuyển 2 nhân viên ở bộ phận Tổng hợp sang bộ phận Hàng lẻ và Hàng cont. Bởi 2 bộ phận này luôn có nhiều hàng và nhân viên phải làm việc liên tục. Việc chuyển công tác giúp cho công ty tiết kiệm được việc thuê thêm nhân viên mà hiệu quả công việc lại được tăng lên. Tăng cường công tác marketing, mở rộng thị trường Tăng cường công tác marketing Hoạt động Marketing bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có yếu tố giá cả và chất lượng dịch vụ. Như vậy công ty có thể áp dụng 2 cách sau: Giảm giá dịch vụ để thu hút khách hàng Giảm giá trong mùa hàng xuống sẽ là biện pháp hiệu quả để thu hút khách hàng, đem lại việc làm và nguồn thu nhập cho công ty. Khi tiến hành giảm giá dịch vụ, công ty có thể sẽ rơi vào tình trạng làm ăn không có lãi, thậm chí lỗ. Nhưng thực hiện chiến lược giảm giá công ty sẽ có một cái lợi lớn là duy trì và mở rộng quan hệ với khách hàng, điều này là cái lợi tiềm tàng, khó có gì mua được. Khi tiến hành giảm giá SAFI phải nghiên cứu một mức hợp lý, vừa thu hút được khách hàng vừa đảm bảo được lợi nhuận. Điều này không đơn giản chút nào vì vào mùa hàng xuống, các hãng tàu cũng như cơ quan cảng đồng loạt giảm giá khiến hầu hết các doanh nghiệp giao nhận cũng đều có khả năng giảm giá. Mà với các công ty có tiềm lực thì mức giá mà họ đưa ra ngay cả mùa hàng cao cũng thấp đến giật mình, vì vậy cũng không nên để bị cuốn vào vòng xoáy cạnh trạnh giá cả vì sẽ làm cho lợi nhuận bị xói mòn, giảm khả năng tích luỹ đầu tư mở rộng sản xuất. Do đó, SAFI nên chuyển theo hướng thứ hai. Nâng cao chất lượng dịch vụ với giá không đổi Đây là biện pháp mang tính chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Nâng cao chất lượng dịch vụ tuy khó khăn nhưng phải được tiến hành đồng bộ sau một quá trình chuẩn bị chu đáo. Dịch vụ phải đem lại lợi ích thực sự và dễ nhận thấy cho khách hàng, có thế doanh nghiệp mới tạo được thế chủ động trong kinh doanh. Mở rộng thị trường Mở rộng thị trường không phải là công việc đơn giản bởi mỗi thị trường lại có những đặc điểm về kinh tế xã hội, luật pháp, văn hoá, phong tục tập quán không giống nhau. Điều này tác động rất lớn tới môi trường kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hưởng rất nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trường của các doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy, muốn mở rộng thị trường công ty phải tiến hành các công việc sau: Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường là công việc cần làm trước tiên bởi “Biết người, biết ta, trăm trận, trăm thắng”. Mỗi doanh nghiệp không thể thành công nếu không am hiểu về thị trường mà mình định thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc đang kinh doanh nếu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì cũng không thể duy trì hoạt động. Thực tế cho thấy, nhiều thua thiệt thậm chí thất bại của các công ty là do không tìm hiểu kỹ về luật pháp, tập quán và xu hướng của thị trường. Tiến hành nghiên cứu thị trường cần tìm hiểu rõ các thông tin sau: Thứ nhất, cần tìm hiểu về phong tục tập quán, quy định pháp luật ở thị trường đó có gì khác so với những thị trường mà công ty đã và đang hoạt động. Những điểm khác biệt đó có gây khó khăn, trở ngại gì cho công tác thâm nhập thị trường và thực hiện công việc giao nhận vận chuyển hàng hóa ở đó không. Thứ hai, tìm hiểu và nắm vững đối thủ cạnh tranh về hoạt động dịch vụ giao nhận như: Thế mạnh của đối thủ là gì? Giá cả của các sản phẩm và dịch vụ. Chiến lược và chiến thuật giá cả họ áp dụng. Điểm khác biệt trong dịch vụ khách hàng của họ. Số lượng và trình độ của nhân viên Xu hướng cạnh tranh trong thời gian tới Điểm yếu của họ là gì, nếu có? Thứ ba, nghiên cứu nhu cầu về giao nhận hàng hóa: Muốn biết đó có phải là thị trường triển vọng để phát triển lâu dài không, SAFI phải tìm hiểu xem nhu cầu và lượng cầu về dịch vụ của công ty trên thị trường đó đang ở mức độ nào, khả năng phát triển ra sao bởi có thể một thị trường đang còn ở dạng tiềm năng nhưng trong tương lai hứa hẹn sẽ rất phát triển, nếu được phát hiện sớm để thâm nhập tạo chỗ đững vững chắc công ty sẽ thu được nhiều lợi nhuận. Ngược lại, một thị trường đang rất lớn, dễ dàng thâm nhập nhưng lại tiềm ẩn nguy cơ suy thoái thì việc tiếp tục kinh doanh ở đó sẽ rất mạo hiểm. Thứ tư, tiếp cận và khai thác thị trường truyền thống: công ty cần nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong những năm tới. Hiện công ty có thể đáp ứng được ở mức độ nào và khả năng đáp ứng được nhu cầu đó trong tương lai. Những dịch vụ mà công ty cung cấp trên thị trường đã đáp ứng nhu cầu khách hàng chưa. công ty có nên mở rộng phạm vi dịch vụ không, nếu có thì nên theo hướng nào để khai thác tối đa nhu cầu thị trường cũng như khả năng đáp ứng của công ty. Để có được những thông tin trên, công ty có thể khai thác từ các nguồn: Qua tài liệu nghiên cứu chính thức của các tổ chức như WTO, cơ quan chuyên trách của Liên Hợp Quốc, qua các báo cáo của Bộ Thương Mại các nước. Nguồn thông tin này tuy có ưu điểm là chính xác và đầy đủ, nhưng chưa chắc đã phù hợp với mục tiêu nghiên cứu của công ty. Thông qua các Hiệp hội mà SAFI là thành viên như FIATA, VIFAS. Đặc biệt là thông qua các cuộc họp do các Hiệp hội trên tổ chức công ty nên tranh thủ lắng nghe và thảo luận để cập nhật những thông tin mới nhất. Thông qua đại diện thương mại, tham tán thương mại của nước ta ở nước ngoài để tìm hiểu tình hình thị trường. Đặc biệt công ty nên cử cán bộ có khả năng đi nghiên cứu và trao đổi kinh nghiệm với các công ty khác trong và ngoài nước, tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ. Thâm nhập thị trường Sau khi đã có đầy đủ các thông tin nghiên cứu thị trường, công ty cần lựa chọn một số thị trường phù hợp để tiếp cận qua nhiều phương thức khác nhau: Tự thâm nhập Đây là phương thức mà công ty tự mình tiến hành để tìm kiếm và mở rộng khách hàng của mình trên cơ sở đã có những hiểu biết nhất định về tình hình khách hàng và thị trường. Các cán bộ công nhân viên của công ty sẽ phải đi gặp các khách hàng, thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của công ty. Các cán bộ lãnh đạo phải thường xuyên tham gia các cuộc hội thảo, các cuộc họp chính thức cũng như không chính thức, các cuộc gặp mặt doanh nghiệp để qua đó tranh thủ ký các hợp đồng ủy thác giao nhận. Để làm được như vậy đòi hỏi bộ máy lãnh đạo phải hoạch định được chiến lược thâm nhập đúng đắn, các cán bộ của công ty phải có chuyên môn cao về nghiệp vụ, có kiến thức về marketing, thông thạo ngoại ngữ, có nghệ thuật giao tiếp khách hàng. Bên cạnh đó, công ty phải trường vốn mới có thể giữ vững được thị trường vì những khoản chi phí phải bỏ ra để thực hiện các công việc trên là rất đáng kể. Khi tự mình thâm nhập thị trường công ty giữ được thế chủ động tối đa nhưng cũng phải chấp nhận rủi ro vì những nỗ lực bỏ ra chưa chắc ngay lập tức đã thu được kết quả. SAFI chỉ nên áp dụng phương thức này cho một vài thị trường quan trọng như Trung Quốc, EU còn với những thị trường khó khăn hay quá mới công ty nên áp dụng phương thức thứ hai. Thâm nhập qua trung gian Phổ biến nhất là hình thức liên doanh, liên kết với công ty nước ngoài, những công ty vốn đã quen thuộc với những thị trường mà SAFI đang cần thâm nhập. Khi tiến hành liên doanh, liên kết tuy SAFI sẽ phải chia sẻ lợi nhuận và ở thế yếu hơn nhưng công ty có thể tận dụng được nguồn vốn và các mối quan hệ của đối tác. SAFI sẽ không mất công sức nghiên cứu thị trường, dò dẫm từng bước mà lại có thể tăng ngay được thị phần đồng thời hạn chế được thấp nhất những rủi ro. Nghiên cứu, áp dụng chuỗi cung ứng Logistic trong giao nhận Như đã phân tích ở trên, hiện nay công ty đã áp dụng Logistics trong giao nhận hàng hóa nhưng vẫn còn một số tồn tại. Để khắc phục điều này công ty có thể áp dụng một số biện pháp sau: Tiếp tục đầu tư các trang thiết bị phục vụ cho công tác giao nhận hàng hóa, đặc biệt là ứng dụng công nghệ tin học trong công tác quản lý như: thay thế các máy tính cũ bằng cái hiện đại hơn để các phần mềm quản lý có thể hoạt động tốt, dùng internet như là một công cụ để tìm kiếm khách hàng cũng như thị trường một cách có hiệu quả; đồng thời cũng là kênh cập nhật thông tin về các chính sách xuất nhập khẩu, thuế và quy trình thủ tục Hải quan cũng như các chính sách khác của các cơ quan hữu quan có liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa. Chú trọng hệ thống kho bãi phục vụ việc lưu kho hàng hóa trong xuất nhập khẩu. Bằng cách: Mở rộng diện tích kho tại các khu vực đã có ở Tp.HCM, Hà Nội và xây mới tại khu vực Đà Nẵng. Chẳng hạn như ở Tp.HCM tổng diện tích khu vực là 10.000 m2 nhưng mới chỉ sử dụng 2.500 m2, ở Hà Nội sử dụng 1.500 m2 trên tổng diện tích 4.500 m2. Mua sắm thêm và thay thế các trang thiết bị phục vụ việc xếp dỡ và bảo quản hàng hóa tại kho như: đầu kéo, xe nâng, hệ thống thông gió, các palet phải chắc chắn để cố định hàng hóa thuận lợi cho việc xếp dỡ và vận chuyển, đặc biệt là hệ thống kho lạnh cần được xem xét thường xuyên để đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Thường xuyên phổ biến cho nhân viên xếp dỡ các kiến thức về hàng hóa để họ biết cách xếp dỡ như thế nào đối với từng loại hàng hóa cụ thể. Thực hiện các công việc trên công ty không những có một hệ thống kho bãi đủ rộng, hiện đại mà còn có các lợi ích sau: Bảo quản hàng hóa tốt, an toàn sẽ tạo lòng tin ở khách hàng và họ sẽ tiếp tục sử dụng dịch vụ của SAFI. Đội ngũ nhân viên xếp dỡ am hiểu về tính chất hàng hóa cũng giúp cho khách hàng yên tâm khi sử dụng dịch vụ xếp dỡ của công ty. Đồng thời, hệ thống kho hiện đại cũng tạo nên một lợi thế cạnh tranh cho SAFI. Nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên bằng cách thực hiện các công việc sau: Tuyển các nhân viên có trình độ cũng như có chuyên môn nghiệp vụ. Cần thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về nghiệp vụ; và nhất là khi có các thay đổi hay các quy định mới về thủ tục giao nhận cần phổ biến cho toàn thể nhân viên để họ biết mà thực hiện tạo nên sự chuyên nghiệp trong giao nhận. Đặc biệt là các nhân viên thực hiện công việc làm thủ tục hải quan, các nhân viên này phải được trang bị một kiến thức tổng quát về xuất nhập khẩu để khi đi khai hải quan được nhanh chóng và chính xác. Bên cạnh đó, để đảm bảo tất cả nhân viên đều nắm vững những kiến thức mình được học trong các buổi tập huấn Công ty cần tổ chức các bài kiểm tra, ra tinh huống cho nhân viên xử lý. Có như vậy mới không lãng phí công sức cũng như chi phí bỏ ra cho các đợt tập huấn mà còn giúp nhân viên nắm vững những gì mình được học. Ngoài những kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ Công ty cũng cần trang bị cho nhân viên các kỹ năng “mềm” đó là các kỹ năng thuyết phục khách hàng, kỹ năng tạo dựng và duy trì mối quan hệ, kỹ năng giải quyết vấn đề..v.v Thực hiện các công việc sẽ giúp cho công ty có được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp phù hợp với xu thế hiện nay. Từ đó tạo sự tin tưởng của khách hàng đối với dịch vụ của công ty, làm cho lượng khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều đem lại doanh thu cho công ty. Thay đổi thời gian chuyển chứng từ từ các khu công nghiệp Đồng Nai, Bình Dương. Như đã phân tích ở trên, việc chuyển chứng từ từ các nơi này lên Tp.HCM để nhận hàng vào buổi sáng thường gây ra sự chờ đợi và chậm trễ trong giao nhận hàng. Như vậy thay vì buổi sáng, công ty nên chuyển sang buổi chiều; tức là chiều nay thì sẽ giao chứng từ cho các lô hàng ngày mai. Để làm được điều này, công ty cần chú ý các vấn đề sau: Các nhân viên phụ trách công việc làm thủ tục Hải quan tại các khu công nghiệp này phải tranh thủ làm xong các thủ tục và chuyển chứng từ lên trụ sở chính ở Tp.HCM ngay trong ngày. Đối với các nhân viên ở Tp.HCM vào buổi sáng hôm sau cũng phải tranh thủ chuẩn bị các chứng từ cũng như làm các thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng tại cảng được nhanh chóng. Những thay đổi này sẽ làm mất đi sự chờ đợi của nhân viên vào mỗi buổi sáng, đồng thời cũng đảm bảo thời gian giao nhận với khách hàng, nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty.