Đề tài Nâng cao hiệu quả quản trị vốn lưu động tại nhà máy gạc ngói Long Xuyên

doanh nghiệp thực hiện chưa tốt việc đánh giá tình hình hoạt động của khách hàng. Nguyên nhân khách quan: các doanh nghiệp hiện nay chưa công khai các số liệu báo cáo về tình hình tài chính của họ trên thị trường và nguyên nhân chủ quan nếu thực hiện đúng theo quy tắc thì dễ dẫn đến kết quả khách hàng mới không đặt hàng của doanh nghiệp mà sang mua hàng của doanh nghiệp cùng ngành nên doanh thu giảm kéo theo giảm lợi nhuận trái lại phát sinh thêm chi phí bán hàng. Muốn quản lý tốt các khoản nợ này, Nhà Máy đã thực hiện phân tích khách hàng thường xuyên. Nhân viên thực hiện thu thập thông tin và có những nhận xét sơ bộ về khách hàng do nhân viên bán hàng đảm nhận, bởi họ rất dễ tiếp xúc với các Cửa hàng qua những chuyến giao hàng hay những lần thu tiền hàng. Qua những lần giao thương nhân viên Nhà máy có trách nhiệm tìm hiểu khái quát về hoạt động kinh doanh, quy mô Cửa hàng, các đối tác hay tìm hiểu họ thông qua nhận định của các đối thủ cạnh tranh. Thông thường để hạn chế nợ khó đòi và có cơ sở đánh giá uy tín khách hàng, doanh nghiệp bán hàng thu tiền mặt trong những chuyến đặt hàng đầu tiên. Nhưng đa số các khách hàng mới do khách hàng truyền thống giới thiệu nên phần nào uy tín của họ cũng được đánh giá qua các thông tin do khách hàng truyền thống cung cấp. Nếu họ thực hiện tốt việc thanh toán theo quy định thì doanh nghiệp tiếp tục giao gạch và cấp hạn mức tín dụng giá trị thấp, dần dần uy tín khách hàng tỉ lệ với hạn mức tín dụng doanh nghiệp cấp và quá trình mua bán diễn ra theo quy định trong hợp đồng kinh tế giữa Nhà Máy với tư cách pháp nhân và khách hàng với tư cách thể nhân hoặc pháp nhân. Nhìn chung, nhân viên đánh giá vị thế khách hàng theo nguyên tắc: - Tư cách tín dụng: chính là thái độ tự nguyện có nghĩa vụ trả nợ của khách hàng qua những lần trao đổi mua bán khởi đầu với Nhà Máy áp dụng đối với các khách hàng mới. - Năng lực trả nợ: dựa vào những lần thanh toán tiền hàng nhanh, đúng hạn thì uy tín khách hàng được đánh giá cao và ngược lại, thanh toán quá hạn uy tín của họ ngày một giảm sút. - Vốn: nhân viên bán hàng có thể đánh giá qua tài sản vật chất của cửa hàng. Đôi khi việc đánh giá này không chính xác do tài sản này có thể được đầu tư bằng các khoản vay. - Điều kiện: khi giá bán hay giá thành các mặt hàng vật liệu xây dựng tăng làm giảm doanh thu cũng như lợi nhuận thì khả năng trả nợ có bị giảm không? Dựa trên tất cả thông tin từ các nguồn khác nhau và các nguyên tắc phân tích vị thế khách hàng nhân viên kế toán quản lý thu nợ tiến hành tổng kết phân tích và đánh giá lại khách hàng qua hàng tháng. Do việc thực hiện đánh giá mang tính chất thường xuyên rất thuận tiện cho quản lý các khoản nợ, theo dõi phát hiện ra nợ quá hạn để có chính sách thu tiền hiệu quả và công việc này được lặp lại kiểm tra khách hàng vào cuối năm khi tổng kết lại các khoản nợ khó đòi. Vào mỗi tháng nếu khách hàng không thực hiện đúng theo quy định về thời hạn thanh toán, số tiền phải thanh toán hết thì Nhà Máy cắt giảm số lượng gạch trên một lần đặft hàng và nếu kéo dài liên tục thì ngưng việc giao hàng. Mặc dù chính sách này tương đối gắt gao có thể doanh nghiệp đánh mất một số khách hàng hiện tại nhưng nếu doanh nghiệp tiếp tục trao đổi với khách hàng này thì lợi nhuận thu được không đủ bù đắp cho chi phí tài chính do đầu tư vốn vào nợ quá hạn hay nợ khó đòi, chi phí thu nợ và chi phí cơ hội do từ chối khách hàng tương lai. Nhưng để đánh giá trung thực hơn về các khoản phải thu tôi phân tích kết quả từ việc áp dụng chính sách tín dụng qua 3 năm. 3.1.1Tiêu chuẩn tín dụng Do xuất phát từ thực tế các báo cáo tài chính của doanh nghiệp ít được công khai nên khó xác định được nguồn vốn bao gồm nợ và vốn chủ sở hữu cũng như các chỉ tiêu đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Do đó, việc đưa ra tiêu chuẩn tín dụng chỉ căn cứ trên giá trị tài sản cố định theo phỏng đoán của nhân viên bán hàng nhưng việc đánh giá nà thông thường được tiến hành đối với các khách hàng được cấp hạn mức tín dụng và nó ít được áp dụng để đánh giá khách hàng mới. Trong năm 2001, 2002, 2003 Nhà Máy tiến hành chiến lược thay đổi cơ cấu mặt hàng cung ứng các loại gạch cao cấp mẫu mã đẹp đáp ứng nhu cầu về thẫm mỹ, vì thế cần thúc đẩy doanh thu tăng hay sản lượng tiêu thụ tăng. Để đạt được kết quả này, Nhà Máy phải đẩy nhanh hoạt động giới thiệu các loại gạch mới. Biện pháp tăng doanh thu là áp dụng tiêu chuấn tín dụng đối với khách hàng mua hàng trả chậm, khác với doanh nghiệp khác, Nhà máy không đưa ra tiêu chuẩn tín dụng, vì thế khách hàng không ngừng gia tăng cùng với số lượng lớn đều có mặt khắp các Tỉnh trong khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long và xuất sang Campuchia. Do chính sách thông thoáng này doanh thu không ngừng tăng và nhân tố khác tăng là vốn đầu tư cho các khoản phải thu, mở rộng hơn là tăng nhu cầu vốn lưu động; do Nhà Máy thuộc loại hình doanh nghiệp Nhà Nước thì việc tìm nguồn tài trợ từ các Ngân hàng không phải khó. Vậy Nhà máy đã không đưa ra tiêu chuẩn tín dụng đối với đa số khách hàng nên nó đã thu hút thêm nhiều khách hàng mới và duy trì quan hệ tốt với những khách hàng cũ và trong 3 năm qua họ đã đạt được mục tiêu doanh thu tăng kéo theo lợi nhuận tăng điều này rất hợp lý. Tiếp theo tôi sẽ phân tích thời hạn bán chịu để tìm ra nguyên nhân làm giảm hiệu quả quản trị phải thu. 3.1.2Thời hạn bán chịu Thời hạn bán chịu của Nhà Máy chính là độ dài từ ngày xuất hoá đơn giao hàng đến ngày nhận tiền bán hàng. Do xuất phát từ thói quen bán hàng trả gối đầu của khách hàng đối với các doanh nghiệp khác cùng ngành sản xuất. Vì thế, Nhà Máy cũng áp dụng hình thức này cạnh tranh với đối thủ nhằm thu hút nhiều khách hàng về với mình do doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm nguồn tài trợ từ Ngân hàng. Vào năm 2001 Nhà Máy đã giới thiệu những mặt hàng gạch cao cấp trên thị trường với giá thành tương đối cao các loại gạch đã sản xuất tại thời gian trước và lợi nhuận do nó mang lại nhiều hơn so với gạch thông thường. Để có thể được người tiêu dùng chấp nhận chúng, Nhà Máy cần tiếp tục tăng cường chiến lược Marketing nên biện pháp bán hàng trả chậm rất cần thiết nhằm tăng sản lượng tiêu thụ, tăng thị phần đồng nghĩa với tăng doanh thu và lợi nhuận thu về nhiều hơn nên tại thời gian này Nhà Máy chưa có những quy định cụ thể về thời gian thanh toán tiền hàng diễn ra trong bao nhiêu ngày. Phương thức thanh toán tiền hàng doanh nghiệp sử dụng là khách hàng phải trả đủ và trước những lần đặt hàng kế tiếp. Nhưng thời gian từ giao hàng đến nhận tiền hàng tương đối ngắn trung bình mất khoảng 2 tuần. Kết quả được thể hiện rõ qua bảng sau: Bảng 7: CHỈ TIÊU CÁC KHOẢN PHẢI THU Các Chỉ tiêu/Năm Đvt 2001 2002 2003 CL 2001/2002 CL 2003/2002 Tiền % Tiền % Khoản phải thu trđ 4.742 4.527 4.595 -215 -4,5 68 1,5 Khoản phải thu k/h trđ 4.742 4.642 4.849 -100 -2,1 207 4,5 Khoản phải thu/VLĐ % 58,9 49,7 50,1 -9 -15,7 0 0,9 Nợ quá hạn trđ 132 132 417 0 0,0 285 215,9 Nợ quá hạn/ phải thu % 2,8 2,8 8,6 0 2,2 6 202,4 Dự phòng nợ khó đòi trđ - 115 253 115 - 138 120,0 Nguồn: trích bảng cân đối kế toán Nợ quá hạn tăng không đáng kể năm 2000 là 112 triệu đồng sang năm 2001 là 132 triệu đồng, năm 2002 không phát sinh tăng nợ quá hạn. Ngược lại khoản phải thu của khách hàng biến động theo hai chiều: tăng lên từ 4.742 triệu đồng năm 2001 chiếm 59% tài sản lưu động sang năm 2002 lại giảm xuống còn 4.642 triệu đồng tương đương 49,6% vốn lưu động. Chính sách bán chịu Nhà Máy thông thường áp dụng đối với các khách hàng truyền thống chủ yếu là các Cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng và các Xí nghiệp xây dựng công trình đấu thầu. Nguyên nhân khoản phải thu năm 2002 giảm do doanh nghiệp áp dụng chính sách thu tiền hiệu quả. Nhằm tăng tính cạnh tranh cùng các đối thủ, sử dụng vốn hiệu quả hơn, doanh thu ngày một tăng cao và đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận cũng chính là thu hút thật nhiều khách hàng nên năm 2003 Ban quản trị quyết định tăng thời hạn bán chịu từ 02 tuần lên 21 ngày hay 03 tuần từ ngày xuất hóa đơn bán hàng gửi đến khách hàng sau thời gian này Cửa hàng phải thanh toán hết tiền hàng còn nợ đúng thời hạn đồng nghĩa với uy tín họ được đánh giá cao và hạn mức tín dụng cấp có giá trị cao hơn. Quyết định tăng thời gian bán chịu lên 21 ngày ảnh hưởng trực tiếp đến các nhân tố sau: doanh thu tăng từ 14,7 tỉ đồng lên gần 17 tỉ đồng, lợi nhuận cũng tăng từ 1,4 tỉ đồng lên 1,65 tỉ đồng và các chỉ tiêu tương tự cũng thay đổi như: nợ quá hạn tăng từ 132 triệu đồng lên 417 triệu đồng tăng tương ứng 285 triệu đồng, trích quỹ dự phòng nợ khó đòi tăng lên từ 115 triệu đồng lên đến 253 triệu đồng, chi phí thu tiền tăng. Các chỉ tiêu này được chứng minh qua số liệu trước và sau khi áp dụng chính sách tăng thời hạn bán chịu năm 2002, 2003 Một biến số trong bốn biến số của chính sách tín dụng ảnh hưởng rất lớn đến khoản phải thu, nợ quá hạn và chi phí thu nợ đặc biệt là doanh thu chúng ta cần phân tích là chính sách chiết khấu 3.1.3Chính sách chiết khấu Trong 3 năm vừa qua do xuất phát từ việc bán hàng trả chậm kết hợp với ưu thế gạch chất lượng cao nên thu hút số lượng lớn khách hàng kết quả sản xuất vượt công suất mà không đáp ứng đủ nhu cầu khách hàng. Vì thế, ba năm qua Nhà Máy hoạt động với công suất 32-36 triệu viên gạch ngói/năm. Do doanh nghiệp đang trong tình trạng hoạt động hết công suất trong năm 2001, 2002, 2003 Ban Giám Đốc không sử dụng đến chính sách chiết khấu vì mục đích của chiết khấu là nhằm tăng doanh thu hay lợi nhuận đồng nghĩa với tăng số lượng gạch tiêu thụ khi doanh nghiệp hoạt động dưới công suất và giảm chi phí thu nợ. Nhìn chung, quyết định trên của các nhà quản lý rất phù hợp, đúng đắn với thực tế doanh nghiệp và có hiệu quả trong quản lý khoản phải thu. Ngược lại, nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách chiết khấu đối với khách hàng thanh toán tiền trước thời hạn, khi thấy được lợi ích này nhiều khách hàng khác chuyển sang đặt hàng Nhà Máy làm cho sản lượng tiêu thụ tăng. Muốn đáp ứng số lượng đặt hàng Nhà Máy phải tăng công suất hoạt động, nhưng doanh nghiệp đã hoạt động vượt công suất dự án số lượng gạch sản xuất không tăng thêm dễ dẫn đến tình trạng không giao đủ cho khách hàng phát sinh chi phí khác do vi phạm hợp đồng mua bán. Bên cạnh đó, chiết khấu ảnh hưởng lợi nhuận/1viên gạch giảm so với trước do giảm giá bán nên khách sẽ đặt hàng với số lượng nhiều hơn cùng khoản tiền mua hàng nhưng bù đắp bằng khoản phải thu giảm, nợ quá hạn giảm, chi phí thu nợ giảm. Suất chiết khấu bằng không cũng là một trong những lý do giải thích khoản phải thu, nợ quá hạn tăng lên. Các nhà quản trị nên sử dụng chính sách chiết khấu trong thời gian tới để tăng tính cạnh tranh với các đối thủ khi họ sử dụng suất chiết khấu làm công cụ kích thích khách hàng rất hiệu quả. Chính sách này rất cần thiết vào năm 2004 là thời gian Nhà Máy cho vận hành dây chuyền công nghệ giai đoạn 2 hoạt động với công suất 10 triệu viên gạch ngói các loại/năm. Áp dụng tỉ suất chiết khấu là biện pháp hữu hiệu giảm khoản phải thu, nợ quá hạn và nợ khó đòi. Đây chính là điều mà Ban Giám Đốc cần có những quyết định linh hoạt phù hợp với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Một yếu tố khác có tác dụng giảm nợ quá hạn, nợ khó đòi là chính sách thu tiền. Và sau đây là thực trạng quản lý chính sách thu tiền trong những năm qua 3.1.4Chính sách thu tiền Căn cứ theo các số liệu liên quan đến khoản phải thu cho thấy nợ quá hạn có xu hướng tăng nhanh từ 2002 đến 2003 vì vậy doanh nghiệp cần có chính sách thu tiền vừa mềm dẻo vừa cứng rắn nhằm giảm nợ quá hạn nhưng đồng thời không làm mất khách hàng hay doanh số tương lai bị giảm xuống, đây là chính sách mà hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng làm công cụ thu tiền hàng đảm bảo quá trình mua bán lâu dài. Chính sách thu tiền của Nhà Máy khác một số doanh nghiệp khác là nó được áp dụng với khoản phải thu trong đó có nợ quá hạn. Quyết định này xuất phát từ phương thức bán hàng thực tế của doanh nghiệp là giao hàng tận nơi tiêu thụ và chi phí vận chuyển tính vào giá bán hàng hóa. Các nhà quản trị đã nắm bắt cơ hội từ cách thức giao hàng để thu tiền cụ thể: mỗi ngày có nhiều chuyến giao hàng tại các Tỉnh cho các đại lý, doanh nghiệp cử nhân viên thu tiền đi theo xe chở hàng và thu tiền các khách hàng theo lịch trình do nhân viên kế toán theo dõi nợ cung cấp. Đồng thời các nhân viên này ngoài việc thu tiền còn phải nhắc nhở khách hàng thường xuyên để thúc đẩy họ trả tiền sớm và đúng hạn nhằm hạn chế nợ quá hạn gia tăng giúp giảm chi phí thu nợ. Mạng lưới cung cấp sản phẩm rộng khắp khu vực phần nào thuận tiện cho việc thu tiền vì Nhà Máy đều đặt văn phòng đại diện tại các Tỉnh trong khu vực chính nhân viên tại các văn phòng vừa thực hiện công đoạn bán hàng vừa thu tiền hàng tại các Tỉnh này kết hợp với nhân viên thu tiền do doanh nghiệp cử đến. Sau mỗi ngày nhân viên Nhà Máy đến các văn phòng nhận tiền về nộp cho thủ quỹ doanh nghiệp trong ngày giúp tăng vòng quay tiền mặt. Mặc dù doanh nghiệp đã tăng cường cho nhân viên đến nhắc nhở và thu tiền hàng cách 3,4 ngày có thể kéo dài khoảng 1 tuần nhưng vẫn không tránh khỏi các khoản nợ tồn đọng chuyển sang nợ quá hạn. Nguyên nhân khách hàng cố tình trả nợ quá thời hạn vì họ có thể chiếm dụng vốn của doanh nghiệp mà không phải trả số tiền phạt với mức phạt tỉ lệ số tiền phải trả quá hạn. Vì vậy, Nhà Máy cần áp dụng nhiều biện pháp cứng rắn hơn đối với nợ quá hạn. Nhưng để có biện pháp quản lý hiệu quả ta cần tìm hiểu về khái niệm nợ quá hạn của doanh nghiệp. Những khoản điều kiện chuyển các khoản phải thu sang nợ quá hạn tại năm 2003 là: những khoản thu quá 21 ngày (3 tuần) kể từ ngày xuất hóa đơn gởi đến cho khách hàng và vượt quá hạn mức tín dụng là 10-15 triệu đồng đối với cửa hàng có quy mô nhỏ, 50-100 triệu đồng dành cho các khách hàng truyền thống với kênh phân phối rộng và các nhà thầu công trình lớn căn cứ theo hợp đồng đấu thầu, điển hình các cửa hàng tại Tỉnh sóc Trăng và các Xí nghiệp xây dựng. Đối với nợ quá hạn Nhà Máy thu tiền thực hiện theo từng giai đoạn theo mức độ tăng dần về biện pháp gắt gao và chi phí thu nợ. Biện pháp đầu tiên là gọi điện nhắc nhở, fax, gửi thư. Nếu khách hàng chấp nhận thanh toán khoản nợ thì doanh nghiệp có thể cử người đến nhận. Ngược lại, doanh nghiệp cho nhân viên thu nợ đến gặp trực tiếp khách hàng đòi nợ và nhận tiền. Nếu sau 1 năm Nhà Máy vẫn chưa nhận được tiền hàng thì tiến hành các thủ tục pháp lý nhờ các cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết khiếu nại vì khách hàng vi phạm hợp đồng kinh tế về điều khoản thời hạn thanh toán, lúc này nợ quá hạn chuyển sang hạch toán nợ khó đòi. Theo Nhà Máy nợ khó đòi được định nghĩa là các khoản nợ quá hạn 1 năm, chủ cửa hàng bỏ trốn hay bị truy cứu pháp luật, mất tích hoặc qua đời. Nhờ vào chính sách thu tiền này mà năm 2001 sang 2002 nợ quá hạn không phát sinh tăng, nợ quá hạn năm 2003 tăng lên tỉ lệ với sự tăng lên của doanh thu vì suất chiết khấu không đổi. Do đa số các Cửa hàng là doanh nghiệp tư nhân để có thể tìm nguồn tài trợ với chi phí thấp rất khó, điều khó khăn này thường ảnh hưởng rất lớn đến thời hạn trả tiền của khách hàng. Tuy không sử dụng suất chiết khấu nhưng doanh nghiệp sẽ cắt giảm hạn mức tín dụng hay số hàng cung cấp cho khách hàng thường trả nợ trễ hạn. Chi phí thu nợ của Nhà máy chỉ bao gồm tiền công tác phí không có khoản chi phí hoa hồng. Chi phí này được hạch toán trong tài khoản chi phí bán hàng và được thể hiện trong bảng dưới đây: Bảng 8: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHI PHÍ THU NỢ ĐVT: triệu đồng Các chỉ tiêu/Năm 2001 2002 2003 2002/2001 2003/2002 Tiền % Tiền % Chi phí thu nợ 88 209 47 121 138 -162 -78 Phải thu k/h đầu kỳ 2.660 4.742 4.642 2.082 78 -100 -2 Phải thu k/h trong kỳ 12.245 13.577 15.633 1.332 11 2.056 15 Phải thu k/h cuối kỳ 4.742 4.642 4.849 -100 -2 207 4 Tổng thực thu 10.163 13.677 15.426 3.514 35 1.749 13 Tỉ số thực thu/Cp thu nợ (đ) 115,5 65 328,2 -50,5 -43,7 263,2 404,9 Nguồn: trích bảng thuyết minh báo cáo tài chính, bảng chi tiết tiền mặt Năm 2002 Nhà Máy quyết định đẩy mạnh công tác thu hồi nợ nên nợ quá hạn năm này không tăng thêm với chi phí thu nợ là 209 triệu đồng tăng 121 triệu đồng so với chi phí thu nợ năm 2001 nhưng vẫn không thu được số tiền nợ quá hạn. Tại năm 2003 Nhà máy thực thi hạ thấp tiêu chuẩn tín dụng kết quả nợ quá hạn tăng lên 417 triệu đồng nhưng chi phí thu nợ là 47 triệu đồng vì nhân viên thu nợ của doanh nghiệp ngoài trách nhiệm thu nợ họ còn có những công việc khác như bán hàng, kế toán nên ảnh hưởng rất nhiều đến thời gian cũng như hiệu quả thu tiền. Muốn đánh giá hiệu quả chi phí thu nợ ta cần kết hợp với tỉ số thực thu chi/chi phí thu nợ trong năm dựa vào số liệu trên. Tỉ số này có ý nghĩa 1 đồng chi phí bỏ ra thu về bao nhiêu đồng thực thu bán hàng. Cụ thể năm 2002 chi phí thu nợ tăng cao nhưng hiệu quả thu về rất thấp chỉ nhận được 65đ doanh thu bán chịu. Để phát huy hiệu quả chính sách thu tiền Ban quản trị đã cắt giảm bớt chi phí thu nợ tại năm 2003 doanh nghiệp chỉ bỏ ra 1đ có thể nhận 328đ doanh số bán chịu. Nhưng các số này chỉ phản ánh đúng một phần hiệu quả của chi phí thu nợ vì nó còn phụ thuộc rất nhiều vào các nhân tố trên như: năm 2003 nếu khách hàng thanh toán tiền nhanh sẽ được ghi nợ thay vì trả tiền mặt tại thời điểm gạch bán đắt. 3.2Một số công cụ dùng theo dõi khoản phải thu Để đánh giá tính hữu hiệu của chính sách thu tiền và quản lý khoản phải thu các Nhà quản trị tài chính sử dụng các công cụ theo dõi. Công cụ thứ nhất là kỳ thu tiền bình quân 3.2.1Kỳ thu tiền bình quân Bảng 9:TỐC ĐỘ LUÂN CHUYỂN KHOẢN PHẢI THU Các chỉ tiêu/Năm Đvt 2001 2002 2003 2002/2001 2003/2002 +/- % +/- % Kỳ thu tiền bình quân ngày 127 111 97 -17 -13,1 -13 -11,9 Hệ số luân chuyển Pthu vòng 2,8 3,3 3,7 0,4 15,1 0,4 13,6 Doanh thu trđ 13.402 14.726 16.974 1.324 9,88 2.248 15,3 Khoản phải thu trđ 4.742 4.527 4.595 -215 -4,53 68 1,5 Nguồn:trích bảng cân đối kế toán Nhờ tính hữu hiệu ngày càng gia tăng trong chính sách tín dụng nên kỳ thu tiền bình quân có xu hướng giảm từ 128 ngày năm 2001 chỉ còn 98 ngày năm 2003 hay vòng quay khoản phải thu quay chỉ được gần 3 vòng sang năm 2003 nó quay với tốc độ nhanh hơn gần 4 vòng. Điều này cho thấy khả năng thu nợ của Nhà Máy ngày càng tốt hơn nhưng vẫn còn chậm do nợ quá hạn còn chiếm tỉ lệ tương đối lớn trong khoản phải thu. Mặc dù thời hạn bán chịu hiện nay là 21 ngày nhưng kỳ thu tiền bình quân lại rất cao chứng tỏ có rất nhiều đại lý để nợ quá hạn, không trả tiền đúng thời hạn quy định. Kỳ thu tiền ngày được rút ngắn mặc dù doanh nghiệp đã tăng thời hạn bán chịu, đây là dấu hiệu tốt nên Ban Giám Đốc có thể dựa vào đây đưa ra những chính sách hiệu quả hơn trong thời gian tới để tăng tốc độ vòng quay khoản phải thu nhằm tối đa hóa lợi nhuận. 3.2.2Phân tích tuổi khoản phải thu khách hàng Công cụ thứ hai Nhà Máy đưa vào sử dụng trong năm 2003 để đánh giá các khoản phải thu là phân tích tuổi của khoản phải thu do kế toán quản lý nợ đảm trách, kế toán thực hiện theo dõi khoản phải thu của từng khách hàng trong từng ngày, từng tháng rộng hơn là năm, công cụ này rất thích hợp với chính sách bán chịu. Kế toán lập danh sách khách hàng gồm các khoản mục cần theo dõi là: tên khách hàng, số tiền khách hàng thiếu, ngày xuất hóa đơn, ngày thu tiền tối đa, hạn mức tín dụng. Qua danh sách này kế toán tổng hợp thành danh sách phải thu khách hàng theo tuổi của nó. Kết quả thực hiện công đoạn này giúp doanh nghiệp nhắc nhở khách hàng trả tiền trước thời hạn, theo dõi các khoản phải thu sắp tới hạn có chính sách thu tiền thích ứng, dựa vào danh sách này bộ phận kinh doanh đánh giá uy tín khách hàng để ra quyết định cấp hạn mức tín dụng phù hợp. Ngoài ra, các Nhà quản trị sử dụng chúng làm cơ sở cho việc ước tính doanh thu được thanh toán nhanh chiếm tỉ lệ bao nhiêu trong tổng doanh thu bán chịu. Giả sử kế toán cung cấp số liệu về số tiền khách hàng thanh toán tiền mặt là 10%, khách hàng trả tiền hàng trong vòng 10 ngày chiếm 20% doanh thu bán chịu, thanh toán mất 20 ngày chiếm 30% doanh thu và doanh nghiệp đang hoạt động dưới công suất. Muốn tăng doanh số bán, tăng lợi nhuận và giảm chi phí thu nợ, nợ quá hạn và nợ khó đòi Nhà quản trị tài chính quyết định tăng tỉ lệ chiết khấu từ 0% lên 2/10 net 30 ( nghĩa là những khách hàng thanh toán tiền hàng từ ngày nhận được hóa đơn đến ngày họ thanh toán tiền cho doanh ngiệp trong vòng 10 ngày kết quả họ được hưởng 2%*Giá trị hàng đã đặt mua; và thời gian tối đa họ phải thanh toán hết tiền hàng là 30 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn. Để có thể dự đoán được khoản tiền chiết khấu cho khách hàng khi áp dụng chính sách tăng tỉ suất chiết khấu Nhà quản trị dựa vào mô hình phân tích tuổi khoản phải thu của khách hàng họ có thể tính được khoản tiền chiết khấu cho khách hàng cụ thể theo ví dụ này khoản chiết khấu làm giảm doanh thu là 2%(10%+20%)*Doanh thu bán chịu. 3.2.3Mô hình số dư trên tài khoản phải thu khách hàng Công cụ được kế toán sử dụng kết hợp với phân tích tuổi là mô hình số dư trên tài khoản nợ 131. Mô hình này rất thích hợp với phương thức bán hàng gối đầu. Mô hình này theo dõi số tiền chưa thanh toán của từng khách hàng dựa vào tài khoản 131 để thiết lập mô hình. Dựa vào mô hình này kế toán theo dõi nợ gửi báo cáo cho bộ phận thu tiền để sắp xếp lịch trình với số tiền phải thu là bao nhiêu. Công cụ này Nhà Máy áp dụng đo lường phần doanh số bán chịu của mỗi tháng vẫn chưa thu được tại thời điểm cuối tháng đó và tại thời điểm kết thúc của tháng tiếp theo. Nhưng để theo dõi khoản phải thu hiệu quả kế toán quản lý nợ kết hợp thực hiện hai công cụ quản lý cùng lúc đối với các khách hàng. Việc kết hợp này rất phù hợp với cách thức bán hàng hiện nay của doanh nghiệp, giúp cho việc thu nợ đạt hiệu quả và giảm chi phí thu nợ, đây cũng là nhân tố làm giảm chi phí thu nợ trong năm 2003. Như vậy, chính sách tín dụng mà Ban Giám Đốc đưa ra để quản lý các khoản phải thu phù hợp với một số yếu tố như: đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh và giai đoạn phát triển của Nhà Máy do đó kết quả thu được là doanh thu và lợi nhuận gia tăng liên tục trong 3 năm. Nhưng chính sách này vẫn còn chư phù hợp với một số điểm mà bộ phận quản lý cần xem xét để có hướng quản lý khoản phải thu tốt hơn như: áp dụng chính sách chiết khấu hạn chế nợ khó đòi và nợ quá hạn thúc đẩy tăng doanh thu, chính sách thu tiền doanh nghiệp cần cứng rắn hơn trong trường hợp khách hàng cố tình kéo dài thời gian trả nợ. 4.THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO Để đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho tốt hay chưa tốt chúng ta nhìn qua các chỉ tiêu sau: Bảng 10: CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ QUẢN LÝ TỒN KHO Chỉ tiêu/Năm Đvt 2001 2002 2003 2002/2001 2003/2002 Hàng tồn kho trđ 2.541 3.379 3.431 838 52 Tỉ trọng HTK/VLĐ % 31,5 37,1 37,4 6 0 Vòng quay tồn kho vòng 5,3 4,4 4,9 -1 1 Số ngày luân chuyển HTK ngày 68 83 73 14 -10 Nguồn: trích bảng cân đối kế toán Năm 2001 tồn kho quay được 5,27 vòng trong năm nhưng quay chậm lại vào năm 2002. Điều này chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn của Nhà Máy năm 200 thấp hơn 2001. Nhìn thấy được sự sụt giảm bộ phận kinh doanh đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời và mang lại kết quả tốt vào năm 2003 vòng quay tồn kho quay với tốc độ nhanh hơn gần 5 vòng, mỗi vòng mất khoảng 73 ngày. Như giới thiệu phần trước Nhà máy là doanh nghiệp chuyên sản xuất và cung cấp gạch ngói các loại, do đó hàng tồn kho tồn tại dưới nhiều dạng trong quá trình hoạt động bao gồm Quy trình hoạt động của doanh nghiệp -Đất Dự trữ  Sản xuất -Gạch mộc Lưu thông -Gạch, ngói -Gạch mộc hỏng -Men, nước sơn -Dầu Do, dầu Fo, nhớt, than, mỡ bò -Dây đai, khoá kẽm, đinh -Cp sản xuất dở dang thành phẩm Sơ đồ 3: HÀNG TỒN KHO TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA NHÀ MÁY Do thời gian nghiên cứu có giới hạn tôi chỉ tiến hành đánh giá thực trạng quản lý một số thành phần tồn kho chiếm tỉ trọng tương đối lớn trên tổng giá trị hàng tồn kho. Và tỉ trọng các thành phần tồn kho được biểu thị trong bảng sau: Bảng 11: KẾT CẤU HÀNG TỒN KHO ĐVT:triệu đồng Chỉ tiêu/Năm 2001 2002 2003 2002/2001 2003/2002 tiền (%) tiền (%) tiền (%) % % Hàng tồn kho 2.541 100 3.379 100 3.431 100 838 33,0 52 1,5 NL tồn kho 1.044 41,1 1.204 35,6 1.097 32,0 160 15,3 -107 -8,9 Ccụ, dcụ tồn kho 11 0,4 11 0,3 177 5,2 0 0,0 166 1.509,1 Cp sxkd dở dang 128 5,0 211 6,2 324 9,4 83 64,8 113 53,6 Tphẩm tồn kho 1.359 53,5 1.954 57,8 1.833 53,4 595 43,8 -121 -6,2 Nguồn: trích bảng cân đối kế toán Kết cấu hàng tồn kho cho thấy chiều hướng tăng lên sau 3 năm, nguyên nhân do tồn kho thành phẩm tăng, chi phí sản xuất dở dang. Xuất phát từ việc tăng sản lượng tiêu thụ nên Nhà máy đã tăng sản lượng dự trữ hạn chế việc không cung cấp đủ gạch cho khách hàng và do giá thành của gạch cao cấp, gạch trang trí cao hơn gạch sản xuất trước đây. Trong chuyên đề này tôi phân tích việc quản lý dự trữ nguyên vật liệu vì nó chiếm tỉ trọng tương đối cao trên giá trị hàng tồn kho và nó nằm trong khâu dự trữ là khâu đầu tiên của quá trình hoạt động. Trong nguyên vật liệu tồn kho bao gồm: nguyên liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu nhưng tôi chỉ đánh giá về thực trạng quản lý nguyên liệu chính tồn kho là đất. 4.1Nguyên liệu tồn kho Đất là nguyên liệu chính dùng để sản xuất gạch nhưng đất dùng vào mục đích sản xuất gạch ngói phải đảm bảo theo tiêu chuẩn Nhà máy quy định qua quá trình kiểm nghiệm. Mục đích chính của việc dự trữ đất nhằm hạn chế tối đa không để xãy ra tình trạng thiếu nguyên liệu sản xuất làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn gây ra nhiều hậu quả xấu đến doanh nghiệp. Đồng thời do sự giới hạn về vốn nên lượng dự trữ phải thỏa điều kiện chi phí dự trữ đạt mức thấp nhất. Do đó bộ phận kinh doanh - cung ứng phải dự đoán mức dự trữ đất tương đối chính xác. Để tính được mức dự trữ tối ưu công việc trước tiên là ta cần tìm hiểu về đặc điểm và nguồn gốc của đất được Nhà máy sử dụng sản xuất gạch ngói. 4.1.1Đặc điểm đất dùng sản xuất gạch Do đặc điểm ngành nghề kinh doanh nên chủ đầu tư quyết định xin thành lập Nhà máy đặt gần thị trường nguyên liệu nhằm giảm giá thành sản phẩm, tăng tính cạnh tranh với các doanh nghiệp sản xuất cùng ngành. Thị trường nguyên liệu (An Giang): những vùng đất sản xuất nông nghiệp với loại đất đang trồng lúa 2 vụ ven sông đều có tầng đất sét có chất lượng đáp ứng nguồn nguyên liệu để sản xuất gạch. Diện tích khu vực này khoảng 144 nghìn ha, trong đó khu vực đất thuận lợi để khai thác chiếm 74% tổng diện tích. Đất sét tại An Giang rất đa dạng và trữ lượng phong phú, là loại đất phù sa mới phù hợp sản xuất gạch ngói. 4.1.2 Nguồn cung cấp đất sản xuất gạch ngói - Nguyên liệu có sẳn: những cánh đồng do Nhà nước quy hoạch cho Nhà máy được phép khai thác đất để sản xuất gạch với diện tích khoảng 100 công tương đương 10 ha đất. Đất này sau khi khai thác sẽ được bồi đắp lại hàng năm vào mùa lũ do phù sa bồi lắng. - Mua từ các Nhà cung cấp: trong những năm gần đây để hạn chế sự cạn kiệt nguyên liệu sẳn có của doanh nghiệp do khai thác quá mức. Nhà máy quyết định thu mua đất từ các nhà chuyên cung cấp cho các Nhà máy sản xuất gạch. Nguyên liệu mua dưới dạng đất sét cục và được dự trữ tại kho chứa đất giúp giảm độ ẩm của đất sau đó có thể được đưa vào sản xuất ngay. Các nhà cung cấp thu mua đất từ các nông dân ở mọi nơi. Đất này thích hợp cho sản xuất ngói. Nhà máy thỏa thuận mua đất theo những quy định ghi trong hợp đồng. Giá đất mua vào bao gồm chi phí vận chuyển là: 1kg đất =38.000đồng 1m3 = 1.200kg = 45.600đồng - Mua nguyên liệu từ các nông dân: hàng năm vào mùa lũ, nông dân lấy đất sét từ lớp đất mặt của ruộng lúa và được vận chuyển bằng xuống nhỏ với số lượng cung cấp lớn. Sau khi lấy đất sét, cánh đồng được nước phù sa theo nước bồi lắng trở lại nên đất giữ nguyên độ dinh dưỡng cho cây trồng. -Họ cung cấp với giá 1m3 đất = 17.000đồng cung cấp 1 lần sau thu hoạch lúa trước mùa lũ về. Đất này rất thích hợp cho sản xuất gạch. Đất này được dự trữ tại khu đất đã được khai thác của Nhà máy. - Đất Nhà Máy mua thêm hàng năm từ các nông dân thông qua hợp đồng mua bán đất ruộng * Đối với các loại đất trên trước khi đưa vào sản xuất đều được bộ phận kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm tra các nguyên tố chứa trong đất. Nếu không đủ chất lượng thì bộ phận pha chế thực hiện việc pha chế với than, cát và các hoá chất khác để đảm bảo chất lượng đất theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng Nhà máy quy định mới được đưa vào sản xuất. - Đất mộc từ gạch mộc phế phẩm được tái sử dụng sản xuất gạch. Qua tìm hiểu về nguồn gốc của loại đất dùng vào sản xuất gạch, cho thấy Nhà Máy mua nguyên liệu từ nhiều nơi khác nhau chưa ổn định và giá nhập nguyên liệu cũng khác nhau. Thời gian lưu trữ đất tương đối lâu khoảng 1 năm trở lên ngoại trừ đất mua từ các Nhà cung cấp và chất lượng gạch có mối quan hệ trực tiếp với thời gian lưu trữ. Điều này dẫn đến Nhà Máy chưa thể chủ động trong việc đặt mua đất theo kế hoạch đưa ra. 4.1.3Thực trạng quản lý đất tồn kho Sau đây là một trong những cơ sở dựa vào nó ta có tể đánh giá thực trạng quản lý nguyên liệu chính của Nhà máy trong 3 năm qua Bảng 12: NHẬP XUẤT TỒN KHO NGUYÊN LIỆU ĐẤT Chỉ tiêu 2001 2002 2003 SL ĐG TTiền SL ĐG TTiền SL ĐG TTiền 1.000m3 1.000đ trđ 1.000m3 1.000đ trđ 1.000m3 1.000đ trđ Tồn đầu kỳ 32,2 13,8 445 41,5 17,5 728 54 16,7 901 Nhập trong kỳ 79,4 21 1.475 79,2 16,9 1.319 36,8 27 1.266 Xuất trong kỳ 70,1 17,1 1.192 66,7 17 1.146 57,3 19,6 1.322 Tồn cuối kỳ 41,5 17,5 728 54 16,7 901 33,5 24,8 832 Nguồn: trích báo cáo nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu năm Phương pháp tính giá tồn kho mà Nhà máy sử dụng là phương pháp bình quân gia quyền. Sau mỗi năm khối lượng dự trữ đất đầu kỳ tăng lên tỉ lệ với doanh thu tăng. Và giá đất mỗi năm mỗi tăng cao, nguyên nhân dẫn đến tình hình này là do đất dùng để sản xuất gạch chủ yếu mua từ các Nhà cung cấp. Do giá đất tăng nhưng vốn đầu tư vào hàng tồn kho có giới hạn và nằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận nên bộ phận kinh doanh quan tâm nhiều vào dự toán lượng đất cần đặt mua sao cho chi phí tồn kho thấp nhưng phải đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn. Xuất phát từ tình hình đặt hàng của Nhà Máy thông thường 1 tháng đặt mua 1 lần, nhưng một năm chỉ đặt mua 6 lần đối với nhà cung cấp và một năm một lần đối với nông dân. Để có thể biết được thời gian đặt mua nguyên liệu chúng ta nhìn vào lịch trình nhập đất của Nhà Máy. Bảng 13: LỊCH TRÌNH MUA ĐẤT TRONG NĂM Năm/Tháng T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 Đặt hàng kí hiệu x 2001 x x x x x x 2002 x x x x x x 2003 x x x x x x Nguồn: Trích bảng xuất nhập tôn kho nguyên liệu Theo lịch trình trên ta thấy trong ba năm liên tục Nhà máy thường đặt hàng vào những tháng tết và sau mùa mưa. Nhưng lịch đặt mua nguyên liệu thường thay đổi không theo một phương pháp tính hay một quy luật nào mà nó phụ thuộc vào nguồn cung ứng nguyên liệu. Đây chính là điểm yếu Ban quản trị cần giải quyết tốt trong thời gian tới. Trong ba năm vừa qua dựa vào lịch trình trên tại tháng 12 doanh nghiệp đều đặt mua đất do đó tôi sẽ đánh giá tồn kho đất tại tháng 12 hàng năm. Bảng 14: TỒN KHO NGUYÊN LIỆU ĐẤT THÁNG 12 Chỉ tiêu T12/2001 T12/2002 T12/2003 SL ĐG TTiền SL ĐG TTiền SL ĐG TTiền 1.000m3 1.000đ trđ 1.000m3 1.000đ trđ 1.000m3 1.000đ trđ Tồn đầu kỳ 38,2 16,5 646 42,9 15,4 648 32,0 24,7 789,7 Nhập trong kỳ 8,1 20 162 15,7 21,0 330 6,3 25,6 161,2 Xuất trong kỳ 4,8 17,5 80 4,6 16,7 77 4,8 24,8 119,0 Tồn cuối kỳ 41,5 17,5 728 54,0 16,7 901 33,5 24,8 832,0 Nguồn: trích bảng báo cáo xuất nhập tồn nguyên liệu tháng 12 Và số liệu tổng hợp trên đã phản ánh giá đất tháng 12 trong năm 2003 tăng cao lên đến 24 nghìn/m3. Do đó tháng 12 năm 2003 số lượng nhập kho giảm mạnh. Qua thời gian nghiên cứu tôi được biết Nhà máy đặt hàng phụ thuộc rất nhiều về nguồn cung ứng do đó các phương pháp tính khối lượng đất dự trữ để sản xuất hầu như chưa được áp dụng. Vì vậy bộ phận cung ứng vật tư thường tính được khối lượng đất cần sử dụng trong năm dựa vào sản xuất thực tế tqua kế hoạch phân bổ nguyên liệu vào từng loại mặt hàng và chỉ số quan trọng nhất là dự đoán sản lượng tiêu thụ từng loại mặt hàng. Qua đó họ sẽ tổng hợp lại khối lượng đất sử dụng cho kỳ kế hoạch và bộ phận vật tư lầy khối lượng đã tổng hợp làm lượng đất cần đặt mua tối thiểu trong năm. Bảng phân bổ được tính như sau: Bảng 15: NHU CẦU NGUYÊN LIỆU KẾ HOẠCH NĂM 2003 Loại sản phẩm Đất sản xuất (m3) Số lượng gạch sản xuất Định mức Đất(Kg)/viên Gạch ống 9x19 37.408 21.500 1,965 Gạch ống 8x18 10.375 8.000 1,703 Gạch thẻ 9 698 500 1,703 Gạch thẻ 9 3.658 2.250 1,441 Gạch tàu 20 151 120 1,54 Gạch tàu 30 179 0,6 3,64 Ngói 22 3.443 1.500 2,8 Ngói mũi hài 110 240 0,56 Ngói mắt rồng 55 120 0,56 Ngói vẫy cá nhỏ 31 60 0,63 Ngói vẫy cá 689 600 1,4 Ngói âm dương 620 540 1,4 Gạch cách âm 293 30 11,9 Gạch trang trí Hauydi 258 60 3,22 Ngói lợp 22 men 142 62 2,8 Ngói vẫy cá men 23 20 1,4 Ngói mũi hài men 14 30 0,56 Ngói vẫy rồng men 5 11 0,56 Tổng cộng 58.703 34.300 Nguồn: trích kế hoạch tài chính năm 2003 Sau khi đối chiếu bảng nhu cầu nguyên liệu với xuất nhập tồn kho vật liệu thực tế trong năm ta thấy doanh nghiệp sản xuất thấp hơn định mức kế hoạch, đây là dấu hiệu tốt. Dự toán kế hoạch tương đối chính xác phản ánh công tác dự toán của bộ phận cung ứng vật tư thực hiện rất tốt. Trong các năm qua do mới đi vào hoạt động nên Nhà Máy chưa thể dự đoán chính xác lượng nguyên liệu cần dùng trong năm, cũng chín thời gian này nguyên liệu đất Nhà máy sử dụng chủ yếu từ khu đất có sẳn của họ nên xác suất rủi ro xãy ra thấp. Trong 3 năm gần đây do khai thác quá mức nên doanh nghiệp phải mua đất từ các nhà chuyên cung cấp đất để sản xuất gạch ngói đây là nguồn cung cấp chưa được ổn định vì họ không ký hợp đồng dài hạn với doanh nghiệp nên Nhà máy phải tính đến việc dự trữ cho sản xuất trong tương lai. Nhìn chung Nhà máy thực hiện tương đối tốt việc dự báo nhu cầu nguyên liệu trong kỳ kế hoạch và dựa vào đây doanh nghiệp có thể tính được số lượng nguyên liệu cần đặt mua trong năm cũng như số lần đặt mua. Nhưng bộ phận kinh doanh cần giảm bớt số lượng nguyên liệu tồn kho đến mức có thể để giảm chi phí vốn , chi phí lưu kho. Chương 4: GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ VỐN LƯU ĐỘNG Y Z Qua việc nghiên cứu phân tích thực trạng vốn lưu động của Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên trong ba năm 2001-2003 tôi rút ra được một số kết luận về quản trị vốn lưu động sau: - Quản trị tiền mặt đáp ứng tốt hai mục đích thông suốt quá trình giao dịch và mục đích dự phòng nhưng chưa đáp ứng tốt mục đích đầu tư. - Chính sách tín dụng quản trị khoản phải thu còn một số điểm cần khắc phục như: áp dụng tỉ suất chiết khấu, tăng thời hạn bán chịu để giảm nợ quá hạn, nợ khó đòi tăng lợi nhuận - Quản trị nguyên liệu đất tồn kho chưa tốt tại khâu thực hiện nguồn cung ứng của Nhà máy chưa mang lại kết quả dẫn đến Ban quản trị chưa thể chủ động trong việc dự trữ đất để sản xuất nhưng việc quản trị đất trong ba năm qua phần nào vẫn thu được hiệu quả đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục và thường xuyên. 1.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ TIỀN MẶT - Bộ phận kinh doanh Nhà Máy cần tăng cường thực hiện dự báo tình hình biến động giá trong ngành vật liệu xây dựng trên thị trường để có những chính sách điều chỉnh phù hợp, ổn định kịp thời những tình huống xấu xãy ra, nhanh chóng đưa ra những quyết định đầu tư có hiệu quả. - Doanh nghiệp cần tính đến lượng tiền dự trữ tại quỹ, tìm ra phương án đầu tư nhằm tối đa hóa tốc độ vòng quay tiền vì khi doanh nghiệp cổ phần hóa trở thành doanh nghiệp hoạt động độc lập thì doanh nghiệp tự quyết định từ việc huy động vốn đến đầu tư vốn vào phương án kinh doanh nào. - Doanh nghiệp hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán nên thực hiện bằng chuyển khoản, ngoại trừ một số khoản chi giá trị thanh toán thấp. Ngoài ra nên xây dựng hệ thống sec được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Để thuận tiện cho việc theo dõi tiền gửi ngân hàng Nhà máy nên mở tài khoản chuyên thu và chuyên chi. 2.GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ CÁC KHOẢN PHẢI THU 2.1Tăng thời hạn tín dụng cho khách hàng - Cơ sở thực hiện Tăng thêm thời hạn tín dụng tức là kéo dài thêm thời hạn bán chịu cho khách hàng. Với cách làm như vậy Nhà máy có thể nâng doanh số bán của mình lên. Các khách hàng của Nhà máy sẽ yên tâm hơn, chủ động điều tiết được nguồn vốn kinh doanh, họ sẽ đặt hàng nhiều hơn, thường xuyên hơn, một khi họ thấy được cái lợi trong việc tiêu thụ hàng cho Nhà máy thay vì của đối thủ khác. Bên cạnh đó, khi mở rộng thêm thời hạn trả nợ sẽ kích thích và thu hút nhiều đại lý có tiềm lực tài chính yếu hơn quyết định tiêu thụ hàng cho Nhà máy. Thời hạn bán chịu hiện nay của Nhà máy cho các đại lý là 21 ngày (3 tuần) nhưng kỳ thu tiền bình quân của doanh nghiệp lại rất cao (98 ngày trong năm 2003), chứng tỏ rất nhiều đại lý để nợ quá hạn, không trả tiền đúng thời hạn quy định. Khi tăng thời hạn bán chịu lên, kỳ thu tiền bình quân của Nhà máy sẽ cao hơn, chi phí bán hàng thu nợ cũng tăng, doanh nghiệp phải đầu tư lớn hơn vào khoản phải thu, nợ khó đòi sẽ cao hơn. Nhưng Nhà máy sẽ thu hút được nhiều khách hàng mới, doanh thu bán hàng sẽ tăng theo cũng như tận dụng hết nguồn lực của doanh nghiệp, giảm thiểu lượng hàng tồn kho. Với tỷ số thanh toán nhanh của Nhà máy là 0,85%; như vậy khả năng đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp tương đối khả quan, Nhà máy có thể chủ động điều tiết được nguồn vốn kinh doanh, vì vậy việc tăng các khoản phải thu không đáng ngại, so với việc tăng doanh số bán và lợi nhuận cũng tăng. - Nội dung thực hiện Căn cứ vào tình hình thực tế về tài chính của Nhà máy cũng như các đại lý, với mục tiêu đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ sản phẩm, từng bước chiếm lĩnh thị trường, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, Nhà máy nên tăng thời hạn bán chịu cho các Cửa hàng, nhà thầu công trình lên từ 30 ngày so với 21 ngày trước đây. Nhà máy cần kết hợp với các chính sách tín dụng khác như áp dụng (tăng) chiết khấu thanh toán nhanh, tăng lãi suất nợ quá hạn, chiết khấu thanh toán theo khối lượng, cũng như tăng cường việc tìm hiểu khả năng tài chính của từng Cửa hàng để có chính sách thích hợp. Khi tăng thời hạn bán chịu thêm 9 ngày (hơn 1 tuần), các đại lý sẽ giảm số lượng hàng mua của các doanh nghiệp khác sanng mua hàng của Nhà máy nhiều hơn, một số đại lý có tiềm lực tài chính yếu hơn, thường mua hàng với khối lượng ít hay chưa bao giờ mua thì nay họ có thể quyết định tiêu thụ hàng của doanh nghiệp với khối lượng lớn. Với thời hạn bán chịu 30 ngày của Nhà máy lớn hơn 1,5 lần so với đối thủ cạnh tranh và sẽ chiếm ưu thế hơn hẳn các đối thủ ( thời gian bán chịu của Nhà Máy Sóc Trăng là 20 ngày). Như vậy doanh thu ước tính sẽ tăng 10% sau khi thực hiện biện pháp, trong đó khoảng 5% là khách hàng cũ và 5% là các khách hàng mới. Bên cạnh đó, chi phí bán hàng thu nợ tăng cao, nhưng việc tăng doanh số lên 10% hầu như không ảnh hưởng đến việc tăng chi phí cố định, chi phí quản lý doanh nghiệp. Giả sử vào năm 2003 là năm Nhà máy cho dây chuyền giai đoạn 2 vào vận hành đồng nghĩa doanh nghiệp đang hoạt động dưới công suất Bảng 16: ƯỚC TÍNH HIỆU QUẢ TĂNG THỜI HẠN TÍN DỤNG Các chỉ tiêu Đvt Trước biện pháp Sau biện pháp Chênh lệch Doanh thu trđ 16.974 18.671 1.697 Giá vốn hàng bán trđ 13.610 14.937 1.327 Lãi gộp trđ 3.364 3.734 370 Tỷ suất lãi gộp % 19,8 20,0 0,2 Chi phí bán hàng trđ 170 323 153 Tỷ suất CPBH % 1,0 1,7 0,7 Chi phí QLDN trđ 947 947 0 Tỷ suất Cp QLDN % 5,6 5,1 -0,5 Lợi nhuận trđ 2.247 2.465 218 Tỷ suất lợi nhuận % 13,2 13,2 0,0 Nguồn: trích bảng kết quả kinh doanh 2.2Áp dụng tỉ lệ chiết khấu thanh toán nhanh - Cơ sở thực hiện Trong điều kiện hiện nay của Nhà Máy việc tăng nhanh vòng quay vốn, giảm thiểu khoản phải thu, rút ngắn kỳ thu tiền bình quân của Nhà Máy là rất cần thiết cũng như việc duy trì các mối quan hệ tôt với khách hàng. Do vậy doanh nghiệp cần tính tỉ lệ chiết khấu thanh toán nhanh cho các đại lý tiêu thụ (cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng). Khi áp dụng tỉ lệ chiết khấu nhiều yếu tố khác cũng thay đổi tương tự: doanh số bán tăng, vốn đầu tư cho các khoản phải thu giảm và công ty sẽ nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán nhưng Nhà Máy sẽ đươc lợi do nhiều yếu tố khác mang lại khi sử dụng suất chiết khấu. Doanh nghiệp có thể giảm phí tổn thu nợ cũng như số nợ khó đòi và nợ quá hạn cũng giảm. Một khi lợi ích của các cửa hàng, các nhà thầu xây dựng các công trình nhận được nhờ chấp nhận tỉ lệ chiết khấu sẽ kích thích họ trả tiền nhanh hơn, Nhà Máy cũng được lợi nhờ giảm các khoản chi phí bán hàng, thu nợ. Như vậy khi áp dụng suất chiết khấu vẫn đảm bảo lợi ích của khách hàng lẫn công ty. - Nội dung thực hiện Giả sử doanh nghiệp tăng thời hạn bán chịu của Nhà Máy là 30 ngày, nếu khách hàng nào thanh toán tiền trước thời hạn thì được ghi nợ thay vì trả tiền mặt khi mua gạch vào thời điểm gạch bán rất chạy. Đối với những khoản nợ quá hạn các khách hàng cũng không phải chịu tiền phạt theo lãi suất quá hạn Ngân hàng dẫn đến các khách hàng thường chiếm dụng vốn của doanh nghiệp. Chính điểm yếu này đã kéo theo nợ quá hạn năm 2002 là 132 triệu đồng sang năm 2003 tăng lên 417 triệu đồng và dự phòng nợ khó đòi cũng tăng lên năm 2001 dự phòng bằng không chuyển sang năm 2003 trích dự phòng 254 triệu đồng. Vì vậy Nhà Máy cần khắc phục bằng cách thực hiện suất chiết khấu. + Tức là một hoá đơn bán hàng có mệnh giá là T đồng, tỉ lệ chiết khấu tại thời điểm là k/tháng. + Nếu khách hàng thanh toán trước thời hạn sẽ chỉ phải trả: T T’ =  (1+ k)m/30 < T Với m: số ngày trước thời hạn thanh toán + Nếu thanh toán sau thời hạn sẽ phải trả: T” = T (1+ k)n/30 > T Với n: số ngày quá hạn Tỉ lệ chiết khấu thanh toán nhanh nên áp dụng mức k1 = 0,85%/tháng bằng với lãi suất ngân hàng 0,85%/tháng. Như vậy tỉ suất lãi gộp so với giá vốn trên mỗi đồng doanh thu giảm đi, nhưng bù lại thì doanh thu bán hàng sẽ tăng đây là điều thiết yếu vì năm 2004 Nhà Máy cho vận hành dây chuyền giai đoạn 2 công suất 10 triệu viên/năm và các nhân tố khác cũng thay đổi như kỳ thu tiền bình quân giảm, khoản phải thu và nợ khó đòi giảm, vòng quay vốn tăng và chi phí thu nợ giảm. Thực hiện chính sách này chiết khấu cao cũng sẽ làm cho giá của hàng hoá giảm khi thanh toán sớm thời hạn, họ sẽ mua hàng nhiều hơn dẫn đến doanh thu tăng. Với suất chiết khấu k1 =0,85%/tháng nếu thanh toán trước thời hạn sẽ chiết khấu giảm giá hóa đơn theo những ngày còn lại và cũng ngược lại với thanh toán trễ hạn Nhà Máy cần cứng rắn hơn trong thu nợ, lãi suất nợ quá hạn sẽ nâng lên bằng lãi suất nợ quá hạn k2 =1,36% Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh An Giang tại tháng 3/2004 đối với đại lý nào để nợ quá hạn (tức là sau ngày giao hàng 30 ngày) và sau một tháng quá hạn (tức 60 ngày sau ngày giao hàng) sẽ có biện pháp nặng hơn như giảm hoặc không cung cấp hàng, phạt nợ quá hạn. Bên cạnh đó, Nhà Máy cần kết hợp với biện pháp theo khối lượng, tức là nếu khách hàng mua khối lượng lớn một lúc sẽ được hưởng những chính sách tín dụng ưa đãi như trên cộng với phần chiết khấu theo khối lượng chẳng hạn giảm 1%*đơn giá với đơn đặt hàng trên 100.000 viên gạch, giảm 2,5%*đơn giá với đơn đặt hàng trên 200.000 viên gạchtỉ lệ chiết khấu này sẽ không nhỏ hơn tỉ lệ tiết kiệm chi phí của Nhà Máy trong bảo quản lưu kho, trong vận chuyển phân phối và giao nhận cho các đại lý với quy mô của nó, cũng như việc doanh thu sẽ tăng thêm khi áp dụng tăng suất chiết khấu. Và lẽ đương nhiên khi áp dụng phương pháp chiết khấu đó, tốc độ tăng thêm của doanh thu sẽ lớn hơn nhiều so với chi phí tăng thêm do chiết khấu. Và lợi nhuận sẽ tăng khi doanh thu tăng cũng như hiệu quả kinh doanh sẽ cao hơn khi vòng quay vốn tăng. Dựa vào độ co giãn của cầu theo giá, dựa vào nhu cầu xây dựng ngày càng tăng cũng như khả năng tài chính của các đại lý, doanh thu ước tính sau biện pháp tăng 5% nhưng tỷ suất lãi gộp trên doanh thu ước tính giảm 0,5% tức mỗi đồng doanh thu sẽ nhận được ít hơn trước 0,5% đồng lãi gộp. Giả sử vào năm 2003 là năm Nhà máy cho dây chuyền giai đoạn 2 vào vận hành đồng nghĩa doanh nghiệp đang hoạt động dưới công suất Bảng 17: ƯỚC TÍNH HIỆU QUẢ CỦA TĂNG SUẤT CHIẾT KHẤU Chỉ tiêu Đvt Trước biện pháp Sau biện pháp Chênh lệch Doanh thu trđ 16.974 17.823 849 Giá vốn hàng bán trđ 13.610 14.380 770 Lãi gộp trđ 3.364 3.443 79 Tỷ suất lãi gộp % 19,8 19,3 -0,5 Chi phí bán hàng trđ 170 89 -81 Tỷ suất CPBH % 1,0 0,5 -0,5 Chi phí QLDN trđ 947 947 0 Tỷ suất Cp QLDN % 5,6 5,3 -0,3 Lợi nhuận trđ 2.247 2.407 159,7 Tỷ suất lợi nhuận % 13,2 13,5 0,3 Nguồn: trích bảng kết quả kinh doanh - Bộ phận kinh doanh bán hàng nên chọn lọc khách hàng truyền thống, có uy tín, xem xét các hợp đồng kinh tế cho phù hợp, chặt chẽ không để khách hàng chiếm dụng và không thu hồi được. - Áp dụng tỉ suất chiết khấu nhằm hạn chế nợ quá hạn, nợ khó đòi, giảm chi phí thu nợ và tăng doanh thu. - Giải quyết tốt các công nợ tồn đọng trong các công trình xây dựng của Nhà Nước, tiếp tục cử nhân viên thu nợ thường xuyên đến nhắc nhở, nếu nhiều lần thì tiến hành thủ tục pháp lý 3.GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO - Doanh nghiệp phải chủ động trong khâu thu mua nguyên liệu đất thông qua việc ký hợp đồng dài hạn, góp vốn liên doanh với nhà cung cấp để biết được tình hình biến động liên quan đến nguyên liệu. - Bộ phận quản lý nguồn cung ứng cần đưa ra các biện pháp hữu hiệu hơn để Nhà máy có thể chủ động trong khâu đặt hàng dự trữ đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục với chi phí tồn kho thấp nhất. - Doanh nghiệp nên áp dụng một trong số các mô hình quản lý dự trữ hàng tồn kho vào việc tính khối lượng đất dự trữ để đảm bảo quy trình sản xuất. Đặc biệt mô hình này phải phù hợp với đặc điểm đặt hàng thực tế của doanh nghiệp là giao hàng nhiều chuyến trong một lần đặt hàng với chi phí tồn kho thấp nhất. PHẦN KẾT LUẬN 1.KẾT LUẬN œ œ Trong điều kiện sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường, muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm ăn có hiệu quả, kinh doanh có lãi. Muốn vậy thì một trong những vấn đề mà doanh nghiệp phải chú trọng đó là quản trị tốt vốn lưu động. Nhà máy gạch ngói Long Xuyên là một đơn vị kinh tế quốc doanh, bằng sự nỗ lực không ngừng vươn lên, doanh nghiệp đã có những bước thành công nhất định trong thời gian qua, khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế đầy sôi động. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết góp phần cho sự phát triển không ngừng của Nhà máy, kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng kông ngừng được nâng cao. Bên cạnh đó công tác quản lý tiền mặt, khoản phải thu và hàng tồn kho ngày càng được chú trọng và hoàn thiện hơn, đẩy mạnh hơn quá trình tiêu thụ tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy. Qua thời gian nghiên cứu đề tài: ”Đánh giá thực trạng hiệu quả quản lý vốn lưu động tại Nhà Máy Gạch Ngói Long Xuyên” có thể rút ra kết luận sau: - Nhà máy quản lý tiền mặt thông qua áp dụng các chính sách rút ngắn đến mức tối thiểu khoảng cách từ khi xuất hóa đơn đến khi khách hàng nhận được nó bằng cách kết hợp công khá đoạn giao hàng và gửi hoá đơn theo hàng. - Tập trung chuyển tiền từ các thị trường tiêu thụ về doanh nghiệp. Nhờ việc lập dự toán tiền mặt Nhà máy căn cứ vào nó tính lượng tiền chênh lệch giữa thu và chi để kịp thời làm hợp đồng xin vay vốn hoặc chuyển khoản sang Công ty qua hệ thống Ngân hàng. - Tạo môi trường kinh doanh thông thoáng cho khách hàng cụ thể không đưa ra tiêu chuẩn tín dụng, cấp hạn mức tín dụng, tăng thời hạn bán chịu, chính sách thu tiền mềm dẻo không sử dụng tỉ lệ lãi suất phạt đối với trường hợp thanh toán trễ hạn. Và điều kiện để khách hàng được hưởng các ưa đãi trên là khách hàng phải trải qua một thời gian mua bán với Nhà máy bằng tiền mặt, thanh toán đúng hạn. Khách hàng sẽ hưởng các chính sách ưa đãi có mức độ tỉ lệ với vị thế của họ do Nhà máy đánh giá. - Hàng tồn kho trong 3 năm qua đã đảm bảo cho quá trình sản xuất của Nhà Máy diễn ra liên tục. Nhưng lượng dự trữ nguyên liệu chiếm rất cao trong tổng số hàng tồn kho. Nhìn chung, công tác quản lý vốn lưu động của Nhà máy đạt kết quả khá tốt. Doanh nghiệp luôn linh hoạt trong việc lựa chọn đúng đắn khi đưa ra các quyết định liên quan đến hiệu quả quản lý vốn lưu động và đạt doanh thu cao nhất. 2.KIẾN NGHỊ Qua quá trình nghiên cứu về tình hình hoạt động kinh doanh tại Nhà máy. Bên cạnh những kết quả đạt được, những nổ lực thành công và những hướng đi mới thì Nhà máy vẫn còn tồn những nhược điểm cần khắc phục. Vì vậy doanh nghiệp cần định ra một phương hướng cụ tể để phát huy những mặt mạnh, nâng cao hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời khắc phục những khó khăn khuyết điểm còn tồn đọng từ trước đến nay. Sau đây tôi xin đưa ra một số ý kiến, mặc dù chưa được sâu sắc nhưng tôi cũng mong phần nào ý kiến của mình vào việc hoàn thiện công tác quản lý vốn lưu động và hoạt động sản xuất kinh doanh để Nhà máy ngày càng vững mạnh và phát triển, hòa nhập chung với nền kinh tế cả nước ngày càng khẳng định chỗ đứng của mình. - Theo dõi và quan tâm đến đời sống cán bộ công nhân viên viên chức, phát động phong trào thi đua đến đoàn thể công đoàn, chi đoàn về phát minh sáng kiến cải tiến kỹ thuật tăng năng suất, tiết kiệm chi phí. Có chính sách khen thưởng kịp thời nhằm khuyến khích tinh thần cán bộ công nhân viên, tạo không khí sinh động trong lao động sản xuất. - Tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ quản lý và tay nghề. - Nghiên cứu nhiều biện pháp pha chế nhiên liệu vào sản xuất, vừa giảm được giá nhiên liệu vừa tiết kiệm nhiên liệu, đảm bảo chất lượng sản phẩm nhưng giảm được giá thành sản phẩm. - Tăng cường quan hệ tốt với các ngành Xây dựng, các Ban quản lý dự án, các cơ quan Tư vấn thiết kế và Kho bạc, nắm bắt được thông tin phục vụ trong công tác đấu thầu. - Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh An Giang tiếp tục khuyến khích các công trình Nhà Nước sử dụng gạch của Nhà Máy. - Cần đưa ra các giải pháp giải quyết tình trạng ô nhiễm môi trường với chi phí mà Nhà máy có thể thực thi được.