Đề tài Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty BK4

Lời mở đầu Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã có những thay đổi trong nhận thức và tư duy. Trước yêu cầu của cơ chế thị trường các tổ chức cũng như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng nguồn thông tin cho chính mình... Để tìm kiếm được nguồn thông tin thì việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra. Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hàng hoá... được tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị điều đương nhiên. ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực, nhất là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại các nước Âu Mỹ đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu tư, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng cũng như phần mềm cho chính mình nhằm cho phép nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất-kinh doanh. Việc phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu. Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang có gắng ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của chính mình. Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công ty thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 cũng đang cố gắng từng bước tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩn cho chính các hoạt động tác nghiệp của mình . Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty, nhận biết được yêu cầu đặt ra đối với công ty, đồng thời với sự đồng ý của thầy giáo hướng dẫn thực tập em quyết định lựa chọn đề tài : Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin Quản Lý Bán Hàng tại công ty BK4 Nội dung chuyên đề thực tập gồm 3 chương : Chương I : Giới thiệu công ty Thương mại và Phát Triển Công Nghệ Bách Khoa 4. Chương II : Cơ sở lý thuyết và phương pháp luận chung về xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng. Chương III : Thiết kế Hệ Thống Thông Tin quản lý bán hàng ứng dụng cho hoạt động kinh doanh tại công ty. Phần nội dung Chương I Giới thiệu về công ty thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 1.Giới thiệu sơ lược về công ty thương mại và phát triển công nghệ bách khoa 4 Công ty Thương Mại và Phát triển công nghệ Bách Khoa 4 là doanh nghiệp tư nhân, được Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy phép thành lập ngày 16 tháng 04 năm 2001 theo quyết định số : 2894/QĐ - UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Tên công ty Công ty thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 Tên viết tắt: BK4 Tên giao dịch CôngTy Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ Bách Khoa 4 Trụ sở công ty Số nhà 29-Cầu Hoà Mục-Thanh Xuân-Hà Nội Giám đốc : Nguyễn văn Phước Tel: (04)9161100 – (04)5584098 – 0912028282. Fax: (04) 5584098 Email: BK4@fpt. vn 2. Lĩnh vực hoạt động chính BK4 đăng kí Kinh doanh thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, điều khiển tự động, máy văn phòng và các thiết bị đo lường. Chuyển giao các thiết bị điện tử, tin học. Đại lý kinh doanh các thiết bị điện tử bưu chính viễn thông. Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành các thiết bị điện tử, tin học, thông tin, máy văn phòng. Đào tạo và dạy nghề: Kế toán, Maketing, ngoại ngữ, điện, điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị văn phòng. 3. cơ cấu tổ chức của BK4 Mô hình quản lý của BK4 có dạng như sau : Ban Giám Đốc Phòng Maketing Phòng Hành Chính Phòng Kế Hoạch Phòng Kỹ Thuật Phòng Kế Toán Các phòng ban của công ty nằm ngay tại trụ sở chính đồng thời có một bộ phận nằm tại các chi nhánh cuả công ty. Nhân viên của các phòng ban một bộ phận cố định nằm tại chi nhánh, bộ phận nhân viên còn lại thường được điều động qua lại giữa trụ sở và chi nhánh của công ty. Thông qua sự điều động này nó tạo nên sự gắn kế chặt chẽ qua lại giữa các phòng ban cũng như giữa trụ sở với các chi nhánh của công ty. + Các cơ sở chính của bk4 + Nhà số : 69 Phố Vọng – Quận Hai Bà Trưng – TP Hà Nội. Tel: (04)6281595-0912423118. + Nhà số : 88 Vũ Trọng Phụng_Thanh Xuân _Hà Nội Tel: (04)5584097. + Nhà số :125 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội. Tel: 5623298 - 5623299 – 0903446224. +Nhà số : 29 Cầu Hoà Mục-Đống Đa –Hà Nội. Tel: (04)5584098. Các cửa hàng chi nhánh và trung tâm trực thuộc này chủ yếu thực hiện việc kinh doanh lưu chuyển hàng được nhập tại kho hàng 29 Cầu Hoà Mục. 4. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 4.1. ban Giám đốc công ty Ban giám đốc của công ty gồm có 4 thành viên, mỗi thành viên đều có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh của toàn công ty. Các thành viên này đều đóng góp một phần rất quan trọng trong số vốn kinh doanh của toàn công ty. Nhiệm vụ và chức năng của ban giám đốc là : Nghiên cứu và đề ra các chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho công ty. Ra các quyết định quản lý. Trực tiếp thực hiện các giao dịch lớn. Thu nhận những ý kiến đánh giá của cấp dưới. 4.2. Phòng Kế hoạch Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển của toàn công ty, phân tích đề xuất chiến lược phát triển kinh doanh và chiến lược quản lý trong từng giai đoạn. Xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý kinh doanh. Quản trị cơ sở dữ liệu, xuất nhập trang thiết bị, vật tư, hàng hoá tại trụ sở chính cuả công ty. Phòng kế hoạch luôn là nơi khởi động, bắt đầu của các kế hoạch nghiên cứu đào taọ, xây dựng các giải pháp kĩ thuật, thiết lập các chi nhánh mới. Tại phòng này các chiến lược kinh doanh của BK4 trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn đề được đề xuất và nghiên cứu. Những thành viên thuộc phòng này có thể là nhân viên trực thuộc các bộ phận khác của công ty hoặc có thể là nhân viên thuộc các tổ chức xã hội khác. 4.3. Phòng kinh doanh Do đặc thù của mô hình kinh doanh của công ty nên số lượng nhân viên thuộc phòng này là tương đối lớn. Các nhân viên thuộc phòng này có thể làm việc tại trụ sở công ty cũng như có thể làm việc tại các chi nhánh. Phòng Maketing thường phải phụ trách các công việc như sau : Lập kế hoạch quảng cáo, giới thiệu sản phẩm trong mỗi lô hàng cho các đại lý bán lẻ máy tính khác trong toàn bộ khu vực. Trực tiếp bàn bạc, thiết lập các giao dịch đối với các đối tác trong và ngoài khu vực. Cố vấn, tham mưu cùng ban giám đốc trong vấn đề kinh doanh và giới thiệu sản phẩm. Hỗ trợ, hợp tác cùng phòng kỹ thuật trong việc giao dịch, mua bán hàng hoá. Thực hiện các công việc khác được giám đốc giao cho … 4.4. Phòng Kế toán Đề xuất, tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng: công tác quản lý, tổ chức và nhân sự; cơ chế quản lý kế toán, tài chính; chế độ hạch toán, báo cáo thống kê; cơ chế quản lý lao động, tiền lương của toàn công ty sao cho phù hợp với quy định nhà nước. Xây dựng các báo cáo định kỳ cho trụ sở chính cũng như tại các chi nhánh của công ty. Thiết kế, xây dựng kế hoạch tài chính, lao động, tiền lương cho công ty. Tổ chức thực hiện và cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời các báo cáo tài chính kế toán khi có yêu cầu. 4.5. Phòng Kỹ thuật Xây dựng, thiết lập, đề xuất các giải pháp kỹ thuật cho công ty. Phối hợp với phòng Kế hoạch trong việc xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao chất lượng của hàng hoá được bán ra ngoài thị trường. Phối hợp với các chi nhánh trong việc triển khai, bảo trì và lắp ráp, thực hiện các giao dịch. Thiết lập và triển khai hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, cho các trụ sở cũng như các chi nhánh. Phối hợp với phòng lưu trữ vận hành và phục hồi dữ liệu trong việc triển khai hệ thống kỹ thuật có liên quan đến sao dữ liệu. Phối hợp với phòng kế toán tổng hợp trong công tác quản lý tổ chức nhân sự, tiền lương; lập báo cáo định kỳ, khấu hao tài sản cố định, công cụ lao động, các thiết bị công nghệ chuyên dùng… Tổ chức quản lý, bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị, máy móc của toàn công ty. Thực hiện các chương trình kiểm tra kỹ thuật, đào tạo cán bộ cho các chi nhánh. Lập kế hoạch công tác và báo cáo định kỳ kết quả thực hiện cho Giám đốc, đề xuất những biện pháp cải tiến về quản lý và kỹ thuật. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao… 4.6. Phòng Hành chính Phòng hành chính luôn luôn thường trực tại công ty, phòng hành chính thường đảm nhiệm các công việc sau : Giúp đỡ khách hàng trong quá trình đến công ty giao dịch buôn bán hàng hoá. Cộng tác, hỗ trợ các phòng ban khác trong các công việc hàng ngày. Thiết lập lịch công tác thường nhật cho các nhân viên. Hỗ trợ, tham mưu cùng giám đốc trong các vấn đề khác … 5. Lĩnh vực hoạt động hiện nay của BK4 Từ những đặc thù trên của BK4 ta dễ dàng nhận ra lĩnh vực mà công ty đang hoạt động cũng như mục tiêu và phương hướng trong tươnglai của BK4. Công ty đang cố gắng dần tạo ra một thị trường trong các lĩnh vực : Cung cấp các thiết bị máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, các thiết bị máy văn phòng với số lượng không hạn chế. Sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp các loại máy tính. Cài đặt, cung cấp phần mềm máy vi tính, các giải pháp tổng thể về mạng. Lập trình ứng dụng trong quản lý, kế toán… 6. Phương hướng hoạt động trong tương lai Tiến hành mở rộng đầu tư, mua sắm các phương tiện, trang thiết bị cho các cơ sở của mình. Qua đó sẽ tạo được sự gắn kết chặt chẽ giữa trụ sở với các chi nhánh cũng như giữa các chi nhánh với nhau. Thông qua sự gắn kết này các phần của công ty sẽ dễ dàng hỗ trợ cho nhau trong tất cả các lĩnh vực của mình. Mở rộng các đại lý, chi nhánh trên phạm vi toàn quốc nhất là đối với khu vực phí Bắc. Các đại lý này sẽ tiến hành nhập hàng hoá tại trụ sở nhưng sẽ độc lập trong các giao dịch của mình. Qua mức hàng hoá nhập vào của mình các chi nhánh sẽ thu về phần lợi nhuận có được thông qua chênh lệch giữa giá mua và giá bán của hàng hoá. Từng bước thiết lập một thị trường thống nhất trong lĩnh vực kinh doanh máy tính. 7. Sự cần thiết và những chức năng chính của phần mềm qlbh Như đã phân tích ở trên, hoạt động chủ yếu của công ty BK4 là kinh doanh buôn bán hàng hoá, thiết bị máy vi tính. Vấn đề nghiên cứu xây dựng một hệ thống thông tin, quản lý lượng hàng hoá nhập xuất, các thiết bị máy vi tính là vô cùng quan trọng. Đối với công ty BK4 hiện nay, việc xây dựng ngay một phần mềm quản lý bán hàng, tin học hoá dần các thao tác trong giao dịch buôn bán là một trong những giải pháp công nghệ thông tin mang tính chiến lược. Phần mềm được xây dựng với mục đích đầu tiên là quản lý lượng hàng nhập xuất, giảm bớt các thao tác thủ công trong hoạt kinh doanh. Ngoài ra phần mềm còn cung cấp các thông tin về tình hình xuất nhập của các loại thiết bị, biến động của lượng hàng nhập xuất, tìm kiếm các thông tin trợ giúp, giải đáp ý kiến khách hàng cũng như người quản lý. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ tăng khả năng giao dịch của công ty với khách hàng, đối tác, giúp công ty giảm bớt được nhiều thao tác thủ công, dễ dàng trong quản lý nhập xuất, tìm kiếm thông tin, cập nhập thông tin về lượng hàng nhập xuất, lượng hàng tồn kho, nhà cung cấp và thời gian xử lý đơn đặt hàng góp phần nâng cao hiệu quả công tác sản xuất kinh doanh. Công việc của người quản lý là cập nhật thông tin các thiết bị, linh kiện, quản lý các đơn đặt hàng, góp ý của khách hàng quản lý hoạt động bán hàng một cách hiệu quả, bao gồm quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, quản lý nhà cung cấp… Đồng thời, phần mềm cũng có thể in ra các báo cáo kết quả của các hoạt động kinh doanh, các báo cáo về các thông tin cá nhân qua đó hỗ trợ cho việc ra quyết định quản lý của lãnh đạo công ty… Các chức năng chính cần phải có của phần mềm 1. Hoá đơn nhập xuất hàng hoá: Phần môdule này hàng hoá nhập xuất của công ty sẽ được tiến hành nhập số liệu. Công việc này có thể tiến hành ở phòng Maketing tại trụ sở của công ty cũng như tại các chi nhánh. Tính tồn kho hàng hoá theo ngày nhập, theo tên hàng hoá theo tháng quý, năm : Thông qua các thông tin tìm kiếm đựơc nhập vào phần môdule này sẽ tự động tra cứu trong cơ sở dữ liệu những thông tin phù hợp nhất cung cấp cho người sử dụng. 3. Tìm kiếm hàng theo: mã hàng, tên hàng, lượng nhập xuất … Các thông tin này sau khi đựơc nhập vào sẽ được máy tính tự động tìm và phần dữ liệu phù hợp sẽ được đưa ra. 4. Cập nhật khách hàng. Tại đây chúng ta có thể tiến hành nhập thêm một khách hàng mới cũng như có thể chỉnh sửa theo ý muốn. Lên danh sách khách hàng. Khi chúng ta muốn lên một danh sách khách hàng theo một tiêu chí nào đó thì phần môdule này sẽ giúp tạo ra một bảng danh sách khách hàng. Lên danh sách nhân viên Phần môdule này hỗ trợ việc tạo và in ra một bảng danh sách các nhân viên trong cả công ty. Lập danh sách các loại hàng bán Tại đây thì danh sách của các loại hàng bán sẽ được lập và in ra theo một tiêu chí nhất định Tra cứu tìm kiếm khách hàng theo: mã khách, tên khách, địa chỉ, điện thoại. In hóa đơn bán hàng, nhập hàng Các hoá đơn được lập tại phần môdule nhập xuất hàng hoá sẽ được in ra từ phầ môdule này. Lập hóa đơn thanh toán Tra cứu tìm kiếm hoá đơn và xem hóa đơn Từ các thông tin tra cứu được nhập vào, phần mềm này sẽ hỗ trợ người sử dụng để tìm kiếm được một thông tin phù hợp Thống kê Chương II Một số vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin Tổng quan về hệ thống thông tin Khái niệm về Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu …thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào(Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn(Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhập vào kho dữ liệu(Storage). Mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận : bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Ta có thể thấy rõ hơn được vấn đề trên thông qua hình vẽ minh hoạ sau : Nguồn Thu thập Kho dữ liệu Xử lý và lưu giữ Phân Phát Đích Ví dụ 1 Hệ thống trả lương truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian đã làm việc, xử lý chúng cùng với các dữ liệu lâu bền được ghi trên các hồ sơ, tạo ra các tờ séc trả lương hoặc thực hiện việc gửi tiền tự động vào các tài khoản của nhân viên ăn lương và chuyển các thông tin về khoản tiền đó cho người được lĩnh. Vây đây là một hệ thống thông tin. Hệ thống trả lương có thể được thực hiện một cách thủ công hoặc bằng phương tiện máy móc. Đó có thể là phương tiện chưa tự động hoá hoặc tự động hoá hoàn toàn như maý tính bỏ túi và máy chữ, hoặc có thể là một máy tính điện tử gắng với một số đĩa từ và máy in laser. Hệ thống thông tin này cũng chịu sự ràng buộc có thể là những thoả thuận giữa chủ và nhân viên, các thoả thuận về thời điểm trả lương cho từng nhóm công nhân. Ví dụ 2 Việc ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của cộng sự gần gũi, về hiệu quả công tác của họ và mức độ tự chủ trong công việc. Việc sử dụng những ghi chép đó vào những thời điểm đề bạt, xét cho tham gia vào các công việc hoặc xét tăng lương… tạo ra một hệ thống thông tin. Trong trường hợp này ông chủ tịch vừa là người sử dụng thông tin vừa là người tạo ra thông tin. Phương tiện sử dụng chỉ đơn giản là một quyển sổ ghi chép cá nhân. Mặc dù vậy thì đây vẫn được coi là một hệ thống thông tin hội đầy đủ các tiêu chuẩn về hệ thống thông tin. Qua hai ví dụ trên ta thấy có hai loại Hệ Thống Thông Tin khác nhau (1)Hệ thống chính thức, (2) Hệ thống không chính thức. Một hệ thống thông tin chính thức thường bao gồm một tập hợp các quy tắc và các phương thức làm việc có văn bản rõ ràng hoặc ít ra là được thiết lập theo truyền thống . Đó là hệ thống trả lương nói trên hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau cũng như những hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức. 2. Phân loại hệ thống thông tin tại trong một tổ chức : Có hai cách phân loại hệ thống thông tin hay được dùng trong các tổ chức. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại. 2. 1 phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra : Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà nó trợ giúp. Theo cách này có năm loại : Hệ thống thông tin xử lý giao dịch. Hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống trợ giúp và ra quyết định. Hệ chuyên gia . Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. a. Hệ thống xử lý giao dịch TPS(Transaction Processing System) Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tỏ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc những nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện các giao dịch đó . Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt đông của tổ chức . Chúng trợ giúp các hoạt động của tổ chức ở mức tác nghiệp. Có thể kể đến các hệ thống thuộc loại này như :Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhập tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế. b. hệ thống thông tin quản lý MIS(Managerment information System) Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dũ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này thường có tính chất so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của một công ty trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. c. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS(Decision Support System) là hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như một quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn : xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án . d. Hệ thống chuyên gia ES(expert system) đó là hệ thống cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ ngiên cứu trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó . e. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(information system for competitive advantage) Hệ thống loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược . Khi nghiên cứu một Hệ Thống Thông Tin mà không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng nó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thông thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia . Hệ thống thông tin tăng cương khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp, cũng có thể là tổ chức khác của ngành công nghiệp… Nêú như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược(vì vậy có thể gọi là Hệ Thống Thông Tin chiến lược). Chúng cho phép tổ chúc thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 2. 2. Phân loại Hệ Thống Thông Tin tại công ty BK4 Các thông tin trong công ty BK4 được phân chia theo cấp quản lý, đồng thời chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Để hiểu rõ thêm về cách phân chia này ta đi xem xét bảng phân loại các hệ thống thông tin ứng với doanh nghiệp BK4. Bảng phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định tại công ty BK4: Tài Chính chiến lược Marketing chiến lược Kinh doanh chiến lược Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Kinh doanh chiến thuật Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến tác nghiệp Marketing tác nghiệp Kinh doanh tác nghiệp Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin, đó là: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. 3.1 Mô hình logic Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời cầu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. 3.2 Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? 3.4 Mô hình vật lý trong Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn, đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 4. Công cụ mô hình hóa Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. Sau đây là các ký pháp của hai loại sơ đồ này. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: Xử lý: Kho lưu trữ dữ liệu Dòng thông tin Điều khiển Lưu ý: Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng. Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng ở trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi chốn hay thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Sau đây là các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Các mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn, có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1… Một số qui ước và qui tắc liên quan tới DFD Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên, trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. Tên kho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối với việc phân rã DFD, thông thường, một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hon nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, cho bất kỳ qui mô dự án cũng như kích cỡ của tổ chức nào. Ngày nay, một số công cụ được tin học hóa, vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện ra lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm của nhà phân tích. Động Tĩnh Vật lý IFD (Information Flow Diagram) Sơ đồ luồng thông tin SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống, Các phích vật lý Logic DFD (Data Flow Dagram) Sơ đồ luồng dữ liệu SD (System Dictionary) Từ điển hệ thống, Các phích vật lý Các công cụ phân tích và thiết kế hệ thống thông tin II. Các giai đoạn để phân tích, thiết kế HTTT Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn, có thể (và đôi khi là cần thiết) phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Sau đây mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá tính khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cấu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Sửa đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic 3. 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các dòng vào Hoàn chỉnh tài liệu logic Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hoá Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm kiểm tra Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì III. Tìm hiểu các công cụ để phân tích thiết kế một hệ thống thông tin Khái niệm chung về cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (database) là nơi ta lưu giữ thông tin. Còn hơn thế, đó là nơi lưu thông tin được tổ chức nhằm một hay nhiều mục đích. Chúng ta tổ chức thông tin trong cơ sở dữ liệu theo cách thức cho phép chương trình và trình ứng dụng có thể cung cấp tính năng hữu ích cho người dùng trực tiếp. Lý do phải dùng cơ sở dữ liệu Có vô số trình ứng dụng lưu giữ và truy xuất lượng thông tin lớn. Tất nhiên, chương trình VB không nhất thiết phải tham dự vào hoạt động tương tác với cơ sở dữ liệu mới chứng tỏ được công dụng, nhưng những trình ứng dụng vận hành với cơ sở dữ liệu lại cung cấp không ít sức mạnh và tính năng. Đó là bởi cơ sở dữ liệu cho phép chúng ta đọc, nhập, lưu những lượng thông tin có thể truy xuất hoặc thay đổi thêm. Thông tin này có công dụng đa dạng: hiển thị, thao tác, báo cáo, phân tích, thậm chí tạo hoá đơn, đặt hàng… Điều cốt yếu là mỗi khi có một lượng thông tin đáng kể cần tổ chức và cất giữ, cơ sở dữ liệu luôn là giải pháp tối ưu. Có nhiều tình huống đòi hỏi vận dụng giải pháp VB/CSDL, ví dụ: Tạo trình ứng dụng mới từ đầu Kết nối với CSDL chung có sẵn Tương tác giữa CSDL và Website giao dịch (mua bán hàng) trực tiếp qua Internet Vị trí và chức năng của CSDL cũng khác nhau: CSDL đang làm việc nằm chung máy với chương trình – chúng ta muốn tạo hệ thống lập danh mục đĩa CD tại nhà chẳng hạn CSDL có thể thường trú trên máy phục vụ ở đâu đó và cho phép truy cập qua mạng cục bộ – kho thông tin được chia sẻ cho nhiều người trog công ty chẳng hạn ở một số tổ chức quốc tế, CSDL có thể tồn tại trên máy phục vụ Web ở đầu kia trái đất, cách xa nhau hàng mấy múi giờ, đáp ứng nhu cầu của những người dùng kết nối với Internet trên khắp thế giới. Cơ sở dữ liệu một chiều và cơ sở dữ liệu quan hệ CSDL một chiều là một trong những phương pháp lưu trữ dữ liệu trên phương tiện điện tử lâu đời hơn cả. Với CSDL một chiều, đau đầu nhất là cập nhật những tập tin chứa tham chiếu đến vị trí cụ thể trong CSDL. Đầu tiên, quản lý tất cả tham chiếu chéo ở mọi cấu trúc khác nhau trong CSDL một chiều đã đủ khiến cho người dùng chán ngán. Không chỉ có vậy, mỗi khi bổ sung hay xóa bớt thông tin khỏi CSDL, chúng ta lại phải cập nhật từng tham chiếu đến thông tin đó. CSDL quan hệ khắc phục được mọi điều bất tiện ở CSDL một chiều, CSDL quan hệ lưu giữ và hiển thị dữ liệu theo dạng bảng tính, với hàng và cột. Sức mạnh của CSDL quan hệ xuất phát từ khả năng lưu dữ liệu với tỷ lệ trùng nhau thấp nhất, từ khả năng liên hệ dữ liệu thuộc nhiều nguồn khác nhau với nhau. Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới hiện nay (cùng với Microsoft FoxPro/Visual FoxPro và Oracle). Access là một trong những bộ chương trình quan trọng nhất thuộc tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất. Chương trình VB, nói một cách tổng quát, gồm ba phần riêng biệt: giao diện người dùng, động cơ CSDL, và kho lưu dữ liệu. Giao diện người dùng (user interface) là thành phần tương tác với người dùng. Thông thường, giao diện chứa các mẫu biểu hiển thị dữ liệu và cho phép người dùng chỉnh sửa dữ liệu đó. Ngoài mẫu biểu còn có module dữ liệu và lớp dữ liệu, chứa mã VB. Trong mã này, lập trình viên sẽ yêu cầu đủ loại dịch vụ CSDL, như chèn, thêm, loại bớt, chỉnh sửa mẩu tin, hay cũng có thể tưực hành vấn tin nhằm truy xuất thông tin cụ thể từ CSDL, để tạo báo biểu và đồ thị. Thực ra, chúng ta không truy cập trực tiếp CSDL (kho lưu dữ liệu). Các yêu cầu CSDL trong mã VB không được chuyển thẳng đến tập tin dữ liệu vật lý (có thể là CSDL, tập tin bảng tính…), mà ta sẽ dùng mã VB gửi lệnh đến động cơ CSDL, là thành phần thực hiện mọi hoạt động được yêu cầu trên kho lưu dữ liệu, rồi trả kết quả về cho chương trình VB. Như đã giới thiệu, CSDL (ở đây là Access2000) gồm nhiều bảng chứa thông tin. CSDL lưu giữ thông tin quan trọng được sắp xếp gọn gàng. Tuy nhiên, CSDL thực ra chỉ là một tập tin không hơn không kém, chẳng thể nào thao tác được thông tin. Về cơ bản, tập tin . mdb hoàn toàn thụ động. Đây chính là nơi động cơ CSDL (database engine) phát huy tác dụng. Động cơ này xét xem chúng ta cần truy xuất thông tin gì, rồi vào CSDL và trả về thông tin đó. Cũng chính động cơ là thành phần thao tác thông tin trong CSDL. Khi học lập trình lập trình Access có nghĩa là chúng ta học lập trình Jet - động cơ CSDL của Access. Thực ra thì có nhiều động cơ CSDL khác nữa, nhưng Jet là động cơ của riêng VB và Access. Jet còn thao tác đước các động cơ khác. Có thể xem Jet là não bộ của hoạt động. Động cơ Jet nằm xen giữa chương trình VB và tập tin CSDL, đọc được cả tập tin CSDL lẫn tập tin VB hay tập tin bằng bảng tính. Trường hợp không cài Access trên máy tính, chúng ta cũng có thể tạo CSDL bằng mã VB cũng như thông qua chương trình VisData. Động cơ Jet không phải là chương trình đơn mà là nhóm tập tin . dll (Dynamic Link Library). DLL là những tập tin liên kết với chương trình khi chương trình chạy. Chúng khác với thư viện liên kết tĩnh trong C, vốn tích hợp vào từng chương trình một. Hãy thử tưởng tượng, nếu trên PC có 4 chương trình cần làm việc với CSDL . mdb của Access. Nếu tập tin được liên kết tĩnh, toàn bộ tập tin của động cơ Jet sẽ phải được tích hợp vào từng chương trình trong cả 4 chương trình. Trước khi Windows ra đời, mọi việc đã xảy ra đúng như vậy. Tuy nhiên, giờ thì . dll chỉ việc nằm chờ trên đĩa và sẵn sàng đáp ứng cho bất cứ chương trình nào gọi chúng. Nhóm tập tin . dll của Jet tự động được liên kết với chương trình VB lúc thi hành. Jet đảm trách phần việc thông dịch các yêu cầu của chương trình thành hoạt động vật lý thực tế trên CSDL . mdb của Access hoặc của kho lưu dữ liệu khác. Ưu điểm của việc phân công trách nhiệm này là ta có thể áp dụng cùng mã chương trình và kỹ thuật khi giao tiếp với Jet, cho dù đang làm việc trên CSDL, tập tin văn bản hay tập tin bảng tính. Jet đảm trách phần việc còn lại - đọc dữ liệu và ghi vào kho lưu dữ liệu. Jet cũng âm thầm gánh vác luôn những việc linh tinh sau hậu trường: lập chỉ mục bảng, bảo mật, khoá… Có thể dùng trình xử lý vấn tin của Jet, là thành phần tiếp nhận yêu cầu truy xuất dữ liệu, yêu cầu trả về mẩu tin từ CSDL bằng vấn tin SQL (Structure Query Language). Vấn tin SQL đề nghị Jet truy xuất mẩu tin cụ thể từ CSDL; đến lượt mình, Jet trả kết quả vấn tin về chương trình VB bằng một trình xử lý kết quả. Jet độc lập. Khi dùng Jet làm giao diện giữa dữ liệu lưu trong bảng với trình ứng dụng VB của mình, điều tuyệt vời đối với nhà thiết kế là người dùng không nhất thiết phải tải Access trên PC, và họ sẽ yên lòng hơn khi biết chắc rằng phần mềm của mình đã có đủ các thứ cần thiết để vận hành suôn sẻ. Như vậy, chương trình là hoàn toàn độc lập! Độc lập ở đây có nghĩa là không cần phải cài thêm phần mềm nào trên PC chủ, trừ những tập tin Jet và VB trong trình cài đặt. Người dùng không nhất thiết phải biết rõ hay bận tâm đến việc nhà lập trình đang sử dụng CSDL nào. Mọi thứ hoàn toàn vô hình trước mắt họ. Kho lưu dữ liệu (Data Store) là một hoặc nhiều tập tin vật lý trên ổ đĩa cứng cục bộ hay ở xa, chứa bảng trong CSDL. Chúng ta sử dụng tập tin . mdb của Access đơn giản chỉ vì đó là dạng thức riêng của VB. Nếu cần giao tiếp với CSDL khác, Paradox chẳng hạn, kho lưu dữ liệu có thể là thư mục chứa tập tin . db hay đại loại thế. Trình ứng dụng VB thậm chí còn cần truy cập dữ liệu trong nhiều tập tin và dạng thức CSDL khác nhau cùng lúc. Không thành vấn đề. Thú vị ở chỗ, cho dù nhà thiết kế sử dụng kho lưu kiểu nào, bản chất của nó luôn luôn thụ động. Kho lưu chỉ chứa dữ liệu chứ không hề tác động đến dữ liệu.