Đề tài Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST

về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời gian và khả thi về kỹ thuật. + Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu: Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án. 2.5.2. Phân tích chi tiết * Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết: Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình về giai đoạn đánh gía yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định sẽ được ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án. Trong trường hợp thuận lợi thì giai đoạn phân tích chi tiết sẽ được tiến hành. Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt đuợc của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống. * Các phương pháp thu thập thông tin trong giai đoạn phân tích chi tiết - Phỏng vấn: Phỏng vấn là một trong những công cụ đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Gặp được những người chịu trách nhiệm trong thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức; thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. - Nghiên cứu tài liệu Quá trình nghiên cứu tài liệu giúp ta có được những thông tin cụ thể về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dụng và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. - Sử dụng phiếu điều tra Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang WEB động…phiếu điều tra cần phải phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng và một số câu hỏi mở. - Quan sát Có rất nhiều điều mà không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lưu trũ có khoá hoặc không khoá… Quan sát có thể bị khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như thường ngày. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên vẫn được xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau và gặp những người quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính xác hơn vì phân tích viên phải hiểu chi tiết. Cần lưu ý đến vai trò quan trọng của người sử dụng và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đôi ngũ phân tích. * Mã hoá dữ liệu của giai đoạn phân tích chi tiết: Xây dựng hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hóa dữ liệu. Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích như là : Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng ; Mô tả nhanh chóng các đối tượng ; Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. - Định nghĩa : Mã hoá dữ liệu là một biểu diển theo ngôn ngữ quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. - Các phương pháp mã hoá cơ bản + Phương pháp mã hoá phân cấp: Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản. Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống. Và mã số được xây dựng từ trái sang phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. + Phương pháp mã liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu người được tuyển dụng vào làm việc trước có mã số là 999 thì người tiệp theo mang mã số là 1000. + Phương pháp mã tổng hợp: Khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta có mã hoá tổng hợp. + Phương pháp mã hoá theo Xeri: Phương pháp này là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như một giấy phép theo mã quy định. + Phương pháp mã hoá gợi nhớ: Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái làm mã. + Phương pháp mã hoá ghép nối: Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. * Các công cụ mô hình hoá Tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin. Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ. Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng ( format ) của các thông tin vào/ ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi trên các phích vật lý này. Có 3 loại phích: phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ) Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên tiến trình xử lý Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD + Các mức của DFD. Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ): thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. + Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1… + Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD Luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. + Đối với việc phân rã DFD Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD. Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý lôgic trong từ điển hệ thống Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của tổ chức to hay nhỏ. Ngày nay một số công cụ được tin học hoá, vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích. Động Tĩnh Vật lý IFD ( Information Flow Diagrarn ) Sơ đồ luồng thông tin SD ( System Dictionary ) Từ điển hệ thống Các phích vật lý Lô gíc DFD ( Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu SD ( System Dictinary ) Từ điển hệ thống Các phích lôgic Bảng các công cụ phân tích và thiết kế HTTT * Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết: (Có 7 công đoạn) - Lập kế hoạch phân tích chi tiết. Trước khi giai đoạn phân tích thực sự bắt đầu thì người chịu trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện. Công đoạn này gồm: thành lập nhóm phân tích, phân chia nhiệm vụ, chọn phương pháp, công cụ và kỹ thuật sẽ dùng và xây dựng thời hạn cho các công việc. - Nguyên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Cũng như nhiều sự vật hiện tượng khác, một hệ thống thông tin bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó có ảnh hưởng tới các nhân tố đó. Tập hợp các nhân tố đó được gọi là các ràng buộc của hệ thống. Như chúng ta đã biết giá trị của một hệ thống thông tin phụ thuộc vào năng lực tôn trọng các ràng buộc này. Khi đưa ra chuẩn đoán về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thống với các ràng buộc của môi trường. Sự hiểu biết này cũng rất quý cho giai đoạn thiết kế hệ thống mới sau này. Trong giai đoạn đánh giá yêu cầu, một số thông tin về môi trường đã được thu thập. Nhưng nói chung thì những thông tin đó vẩn chưa đủ và việc tìm kiếm thông tin thêm vẫn phải tiếp tục. Thông tin về môi trường được chia làm ba lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật và tài chính. - Nguyên cứu hệ thống thực tại. Sau quá trình nghiên cứu hệ thống đang tồn tại, đội ngũ phân tích phải có sự hiểu biết đầy đủ về hệ thông tin nghiên cứu. Có nghĩa là hiểu lý do tồn tại của nó; các mối quan hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức; những người sử dụng; các bộ phận cấu thành; các phương thức xử lý; thông tin mà nó sản sinh ra; những dữ liệu mà nó thu nhận; khối lượng dữ liệu mà nó xử lý; gía cả gắn liền với thu nhập, xử lý các phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu và hàng loạt những cái như vậy. Thêm vào đó cần phải xác định những vấn đề có liên quan với hệ thống và nguyên nhân của chúng. Khối lượng thông tin thu thập và phân tích lớn hơn nhiều so với các hoạt động trước đây. Trong công đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chính: thu thập thông tin, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựng mô hình lôgic. - Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. Đây là công đoạn bao gồm chủ yếu ba nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ cái nọ với cái kia. Đó là việc đưa ra chuẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt được và xác định các yếu tố của giải pháp. Các nhiệm vụ đó được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia, còn trong thực tế chúng cùng xảy ra đồng thời. - Đánh giá lại tính khả thi. Trước đây ta đã thực hiện sơ bộ việc đánh giá mức khả thi của dự án. Giờ đây ta có một khối lượng lớn thông tin thêm về hệ thống và môi trường của nó, về các nguyên nhân và giải pháp do đó việc đánh giá khả thi ở đây sẽ chính xác hơn nhiều so với lần trước. Nội dung cơ bản vẫn nhằm khẳng định tính khả thi trong tổ chức, tài chính, kỹ thuật và thời gian - Thay đổi đề xuất của dự án. Đến giai đoạn này ta đã phác họa ra được một đề án và đã được những người sử dụng chấp thuận. Dưới ánh sáng của những thông tin vừa mới thu được và việc đánh giá tính khả thi lại vừa rồi, chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án. Phải cố gắng cung cấp cho những người ra quyết định một bức tranh rõ nhất có thể được về dự án , về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và về các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Đây là một tài liệu rất quan trọng bởi vì nó sẽ phục vụ cho việc ra quyết đinh tiếp tục hay huỷ bỏ dự án. Nó không được quá rườm rà với hàng loạt những đống dữ liệu chi tiết mà họ không thể thấy được ý nghĩa. Tuy nhiên vẫn phải chứa đựng được những điều căn bản mà nhóm phân tích tìm thấy được. 2.5.3. Thiết kế lôgic Giai đoạn này nhằm xác đinh tất cả các thành phần lôgic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgic của hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung các tệp dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình lôgic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lôgic gồm những công đoạn sau: * Thiết kế cơ sở dữ liêu. - Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra. Bước 1 : + Xác định các đầu ra. +Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. +Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Bước 2: + Xác định các tệp cần thiết cung cấp đẻ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. +Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra. +Thực hiện việc chuẩn hoá các mức - Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. * Thiết kế xử lý. Từ trên ta đã có các sơ đồ lô gic của xử lý. Tuy nhiên nó chỉ mới làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức như: Ai thực hiện xử lý? ở đâu? Khi nào? Như thế nào? - Phân tích tra cứu. Dựa vào phần thiết kế cơ sở dữ liệu mà ta có thể tìm hiểu xem, bằng cách nào để có thể lấy được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế. Phân tích tra cứu một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế cơ sở dữ liệu đã hoàn thành chưa, nghĩa là đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nó phát triển một phần lôgic xử lý để tạo các thông tin ra. Đối với mỗi đầu ra người ta tìm cách xác định các tệp cần thiết, thứ tự mà chúng được đọc và các xử lý được thực hiện trên các dữ liệu đã đọc. Kết quả của việc phân tích này sẽ được thực hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống. - Phân tích cập nhật Các đối tượng mà hệ thống thông tin quản lý thường xuyên thay đổi, vì vậy thông tin trong cơ sở dữ liệu cũng phải được cập nhật thường xuyên. Như vậy để trả lời câu hỏi là khi nào thì tiến hành cập nhật thì ta cần phải xác định được các nguyên nhân dẫn đến các cập nhật. * Thiết kế các luồng dữ liệu vào. * Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic. * Hợp thức hoá mô hình lôgic. 2.5.4. Đề xuất các phương án của giải pháp. Mô hình lôgic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này phải làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc các nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgic. Mỗi một phương án là phác hoạ của một mô hình vật lý ngoài của một hệ thống nhưng chưa phải là một mô hình chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các rành buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: - Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức. Mỗi một tổ chức, một cơ quan thì có những đặc điểm khác nhau. Chính vì vậy các hệ thống thông tin chỉ thành công khi đã được tính đến các ràng buộc về môi trường. Trên thực tế có những điều đúng cho mô hình lôgic những lại không đúng với mô hình vật lý. Một mô hình lôgic có thể được chấp nhận cho nhiều môi trường, nhưng mỗi môi trường cụ thể đòi hỏi một cách thức cụ thể hoá khác nhau. Đó là vì những ràng buộc về tổ chức như việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận, giữa nhân viên và cán bộ, tình hình tài chính, quy mô, doanh thu, số lượng giao dịch thực hiện, mức độ phân tán địa lý của tổ chức, trang thiết bị máy móc hiện có... - Xây dựng các phương án của giải pháp. Ở một môi trường cụ thể thì chúng ta có thể tìm đựơc một giải pháp tin học phù lợp nhất cho việc giải quyết các vấn đề đặt ra của hệ thống thông tin, tuy nhiên có thể tồn tại những tình huống thay đổi như: sự phân công trách nhiệm, thay đổi phương thức làm việc do đó cần phải xây dựng một số phượng án cho giải pháp. Việc xây dựng phương án cho giải pháp bắt đầu từ hai khâu chính: xác định biên giới phần tin học hoá và xác định cách thức cho các xử lý. - Đánh gía các phương án của giải pháp: Có hai cách thường được sử dụng để đánh gía phương án của giải pháp + Phân tích chi phí/lợi ích: Người ta có thể phân tích chi phí lợi ích theo những cách sau: Trực tiếp hay gián tiếp Biến động hay cố định Hữu hình hay vô hình + Phân tích đa tiêu chuẩn: Đây là phương pháp khá phổ biến khi đi mua sắm các sản phẩm - Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 2.5.5. Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết đó là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với phần tin học hóa. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công. Phân bố thời gian và danh mục các sản phẩm. Đó chính là việc lập kế hoạch cho giai đoạn này. - Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra. Công đoạn này nhằm thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng. Công việc này rất quan trọng trên thực tế, vì những nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dựa vào những yếu tố vào/ra này. Họ có thể từ chối sử dụng vè những yếu kém ở đây cho dù hệ thống thông tin được đánh giá tốt ở những khía cạnh khác. Khuôn dạng vào/ ra không những đẹp, hợp lý mà còn phải giúp người sử dụng thực hiện tốt hơn, dể dàng hơn công việc của họ. - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. Có rất nhiều công việc khác nhau phải làm của một hệ thống thông tin như: cập nhật, in ấn báo cáo, tra cứu cơ sở dữ liệu, sao chép đảm bảo an toàn dữ liệu... Qua các giao tác người – máy mà thao tác viên chỉ cho hệ thống biết phải làm gì và kiểm soát trật tự hiện thông tin ra trên màn hình và sản sinh các thông tin đầu ra. Vì vậy, hội thoại người – máy phải được thiết kế cẩn thận, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng. Có 4 cách để thực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá. Thiết kế viên cần phải biết và kết hợp tốt 4 cách này để tạo ra được những giao tác chuẩn cho hệ thống thông tin tin học hoá. + Giao tác bằng tập hợp lệnh + Giao tác bằng các phím trên bàn phím + Giao tác qua thực đơn + Giao tác dựa vào các biểu tượng - Thiết kế các thủ tục thủ công. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 2.5.6. Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau: + Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật + Thiết kế vật lý trong. + Lập trình. + Thử nghiệm hệ thống. + Chuẩn bị tài liệu. 2.5.7. Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó viếc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những và chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: + Lập kế hoạch cài đặt. + Chuyển đổi. + Khai thác và bảo trì. + Đánh giá  CHƯƠNG III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST 3.1. Yêu cầu về chức năng của hệ thống thông tin + Đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ của Công ty đề ra để nâng cao hiệu quả công việc quản lý. + Giúp cho qúa trình bảo trì, bảo hành dễ dàng hơn do chương trình được viết dựa trên sự tìm hiểu sâu sắc về Công ty . + Có khả năng mở rộng, tích hợp với các chương trình khác trong tương lai (nếu có được mã nguồn). + Sử dụng chuẩn unicode theo chuẩn TCVN6960 của Việt Nam quy định. + Sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất của công nghệ thông tin hiện nay. Để dễ dàng xuất dữ liệu để đưa lên Web. + Nâng cao tính bảo mật. + Dễ sử dụng do chương trình được xây dựng theo yêu cầu của nhân viên trực tiếp sử dụng chương trình sau này. 3.2. Đặc tả hệ thống Trên phương diện tổng quát của bài toán quản lý nhân sự ta có thể đưa ra một mô hình như sau : Hệ chương trình Quản lý nhân sự trong cơ quan Hồ sơ nhân sự báo cáo nhân sự * Danh mục đơn vị * danh sách nhân * Danh mục chức vụ viên theo đơn vị * Danh mục dân tộc * báo cáo tổng hợp * Danh mục tôn giáo lương * Danh mục nghề nghiệp ………. ……………. Trong đó “hệ chương trình Quản lý nhân sự ” là một tập hợp của sự tương tác hài hoà, có mục đích giữa phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người, các thủ tục liên quan đến tổ chức và quản trị thông tin. Hồ sơ nhân sự đó là các dữ liệu đầu vào mà chương trình cần quản lý. Tuỳ theo quy mô hay đòi hỏi khác nhau của những chương trình khác nhau mà chúng ta cần có những cách xây dựng các danh mục thích hợp. Tuy nhiên có các thông tin cơ bản như phòng ban, nghề nghiệp, chức vụ… thì cần phải có. Báo cáo nhân sự là những đầu ra của chương trình, đây là một trong những công việc quan trọng nhất trong khi viết chương trình bởi vì đây mới chính là cái mà người quản lý cần ở chương trình. Cũng chính vì thế cho nên tuỳ vào mục đích quản lý, tuy vào đặc điểm của từng Công ty mà sẽ có những loại báo cáo khác nhau như báo cáo động hay tĩnh, báo cáo theo phòng ban, theo ngạch lương, theo tuổi tác……. 3.3. Phân tích thiết kế chi tiết hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 3.3.1. Phân tích thực tế quản lý nhân sự tại công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. Như đã trình bày ở trên, tại công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST công tác quản lý nhân sự có các nghiệp vụ chính như sau: - Thống kế cán bộ trong công ty theo các tiêu chí khác nhau, thống kê theo từng phòng ban, từng giới, từng độ tuổi... - Lập các kế hoạch về nhân sự, thiết kế công việc. - Đưa ra các báo cáo liên quan đến vấn đề nhân lực của cơ quan cho ban lãnh đạo. - Lập các kế hoạch đào tạo cán bộ, phối hợp với các phong ban khác trong công ty đào tạo nguồn cán bộ cho công ty. Các hồ sơ của công ty được lưu trữ tại văn phòng công ty, các thông tin liên quan đến mỗi cán bộ sẽ được bổ sung thường xuyên, các báo cáo định kỳ thường xuyên được lập theo tháng, theo quý và theo năm, các báo cáo thường xuyên này có tính chất thống kê như tổng số cán bộ trong cả công ty, trong từng phòng, các báo cáo khác như báo cáo về trình độ của một nhóm các cán bộ, các báo cáo có liên quan đến thành tích của cán bộ, thường xuyên được lập theo yêu cầu của lãnh đạo. Ngoài ra phòng còn lên báo cáo về lương bổng, về các khoản được hưởng khác của cán bộ trong công ty như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, các khoản thưởng khác. 3.3.2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của HTTTQL Nhân sự - Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin được sử dụng: Xử lý Thủ công Giao lác người - máy Tin học hoá hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Như đã trình bày ở trên, sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới dạng động, tức là ta sẽ mô tả sự di chuyển các dữ liệu về nhân sự, các xử lý liên quan đến công tác quản lý nhân sự trong thế giới bên ngoài dưới dạng sơ đồ. Ở đây ta thấy hệ thống thông tin quản lý nhận sự liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là cán bộ công nhân viên, cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp, những người cần và sẽ trực tiếp các thông tin do hệ thống đem lại để ra các quyết định. Các thông tin về cán bộ công nhân viên sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu của chương trình, sau đó sẽ lên các báo cáo. Cán bộ công nhân viên sẽ cung cấp thông tin cho hệ thống, sau đó các thông tin này sẽ được lưu vào các tệp hồ sơ nhân viên. Thời điểm Có sự thay đổi Nhân sự Tiếp nhận, xử lí các thông tin nhân sự Nhập thông tin đã xử lí In báo cáo Các báo cáo Các báo cáo Thông tin nhân sự Bộ phận quản lý Thông tin nhân sự đã xử lý CSDL Nhân sự Phòng ban chức năng Thông tin nhân sự Lảnh đạo 3.3.3 Sơ đồ chức năng (BFD) của HTTTQL Nhân Sự Công việc quản lý nhân sự trong công ty là rất phức tạp với rất nhiều vấn đề khác nhau của con người trong một tổ chức. Tuy nhiên thông qua sơ đồ chức năng ta có thể thể hiện có thứ bậc các chức năng đó một cách khoa học như sau: HTTTQL Nhân sự Quản lý các danh mục Quản lý hồ sơ nhân sự Thống kê và báo cáo 3.3. 4 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của HTTTQL Nhân Sự Các ký pháp được sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu gồm có: - Các tiến trình hoặc chức năng: Được biểu diển bằng hình tròn, có tác dụng thay đổi thông tin đầu vào để tạo ra thông tin đầu ra. Chỉ được coi là tiến trình trong DFD nếu chúng nhận thông tin đầu vào và có thông tin đầu ra. Tên tiến trình - Dòng dữ liệu: thể hiện đường đi của thông tin vào ra một tiến trình. Mỗi dòng dữ liệu đều có tên, hướng mũi tên chỉ ra hướng của luồng thông tin. Tên dữ liệu - Nguồn hoặc đích tới của dữ liệu: Được biểu diển bằng hình chữ nhật và được đặt tên là những phần tử ngoài hệ thống và có sự quan hệ với hệ thống. Thể hiện môi quan hệ giữa hệ thống với thế giới bên ngoài. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin của hệ thống. Do vậy chúng còn được gọi là các tác nhân ngoài. Tên các tác nhân ngoài luôn là một Danh từ Tên nguồn hay đích tới của dữ liệu - Kho dữ liệu: Thường được lưu trữ các dữ liệu phục vụ cho các tác nhân ngoài truy cập vào. Mỗi kho dữ liệu có một tên khác nhau. Tệp dữ liệu * Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý nhân sự NHÂN VIÊN LÃNH ĐẠO Hồ sơ Nhân sự Thông tin trả lời Thông tin yêu cầu Thông tin trả lời HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ * Sơ đồ mức 0 của hệ thống thông tin quản lý nhân sự NHÂN VIÊN HỒ SƠ QUẢN LÝ HỒ SƠ THỐNG KÊ BÁO CÁO HỒ SƠ NHÂN VIÊN THÔNG TIN YÊU CẦU TÌM KIẾM THÔNG TIN TRẢ LỜI THÔNG TIN YÊU CẦU LÃNH ĐẠO * Sơ đồ DFD mức 1 của hệ thống thông tin quản lý nhân sự. a. Sơ đồ DFD cập nhật dữ liệu: Trong sơ đồ này các chức năng chính của sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh sẽ tiếp tục được phân thành sơ đồ luồng dữ liệu của các chức năng con. - Nhập dữ liệu: + Nhâp hồ sơ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty + Nhập thêm hồ sơ nhân viên đối với những nhân viên mới được tuyển vào công ty + Nhập công tác, phòng ban: Cập nhật phòng ban; Cập nhật diễn biến công tác; Cập nhật điều chuyển công tác + Nhập lương: Diễn biến lương; Tăng lương. + Nhập quá trình đào tạo - Sửa dữ liệu : Báo cáo - Xoá dữ liệu: Cán bộ quản lý Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Phòng quản lý nhân viên Phòng ban Quá trình đào tạo 2.0 Sửa 3.0 Xoá Lý lịch 1.0 Thêm mới Lương nhân viên Lương nhân viên Hồ sơ nhân viên Phòng ban Hồ sơ nhân viên b. Sơ đồ tìmDFD-tìm kiếm dữ liệu : Sơ đồ này phân rã thành các chức năng nhở hơn, đảm bảo yêu cầu tra cứu _ tìm kiếm dữ liệu bất kỳ trong kho dữ liệu hồ sơ - Tìm kiếm : + Tìm kiếm lương: Diễn biến lương; Lương hiện tại; Mã nhân viên + Tìm kiếm hồ sơ nhân viên: Theo mã phòng ban Mã nhân viên Theo họ đệm Theo tên + Tìm kiếm quá trình công tác: Mã nhân viên Chức vụ Cơ quan công tác - Sơ đồ: 1.0 Tìm kiếm lý lịch Cán bộ quản lý Hồ sơ nhân viên 2.0 Tìm kiếm lương 3.0 TK quá trình công tác Phòng ban Hồ sơ nhân viên Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu c. Sơ đồ DFD-báo cáo: Phân thành các chức năng nhỏ nhằm tổ chức báo cáo theo yêu cầu của người quản lý một cách nhanh chóng và thuận tiện. - Các thành phần chính + Báo cáo theo lý lịch nhân viên + Báo cáo theo lương + Báo cáo theo quá trình công tác - Sơ đồ : 1.0 Báo cáo lý lịch Cán bộ quản lý Hồ sơ nhân viên 2.0 Báo cáo lương 3.0 BC quá trình công tác Phòng ban Hồ sơ nhân viên Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu 3.3.5 Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu * Phân tích bài toán Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một kho dữ liệu trong đó cho phép lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin liên quan đền vấn đề nhân sự. Trong cơ sở dữ liệu này ta cần lưu trữ các thông tin liên quan đến đối tượng cần quản lý là các thông tin nhân sự, các thông tin là các thuộc tính liên quan đến nguồn nhân lực trong cơ quan, các thông tin bắt buộc có như họ tên, ngày sinh, trình độ, khả năng, năng lực của cán bộ. * Các thực thể cơ sở dữ liệu - Phân tích mối quan hệ giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu - Phòng ban và hồ sơ nhân viên: một cán bộ có thể giữ nhiều cương vị khác nhau trong các phòng ban khác nhau, ngược lại một phòng ban có thể có nhiều cán bộ làm việc. Như vậy quan hệ giữa phòng ban và cán bộ là quan hệ nhiều chiều. - Hồ sơ nhân viên và quá trình công tác: Một nhân viên chỉ có thể thực hiện 1 công việc, ngược lại một công việc có thể có nhiều người. Như vậy mối quan hệ giữa hồ sơ nhân viên và quá trình công tác là quan hệ 1- n. - Hồ sơ nhân viên và lương: Một nhân viên có thể có một mức lương, ngược lại một mức lương có nhiều nhân viên. Như vậy mối quan hệ giữa hồ sơ nhân viên là mối qua hệ 1 – n. Mô hình hoá quan hệ giữa các thực thể: 1 Qúa trình đào tạo Hồ sơ nhân viên Quá trình công tác Phòng ban Thực tế lương lương có Có Có Có Có N N 1 1 1 1 1 N N - Chuyển đổi mô hình thành quan hệ giữa các tệp với nhau: Trong mô hình quan hệ giữa các tệp ta có, trong mô hình trên đây, ứng với mỗi quan hệ một – nhiều thì mỗi thực thể tạo ra một tệp dữ liệu, ứng với mỗi quan hệ nhiều – nhiều thì ta cần có tệp trung gian để biểu diễn quan hệ nhiều – nhiều. Quá trình đào tạo MaNV Từ năm Đến năm tên trường ...... Phòng ban MaPB TênPb Ngày thành lập ......... Lý lịch nhân viên MaNV MaPB Họ đệm tên ........... Quá trình công tác MaNV Năm bắt đầu Năm kết thúc .......... Lương MaNV Từ ngày Đến ngày ............ TT Lương MaNV Hệ số lương lương cơ bản Sơ đồ cấu trúc dữ liệu _ DSD (dạng bảng dữ liệu) Các bảng thực thể. Bảng 1: Hồ sơ nhân viên Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa MANV Text 20 Mã nhân viên MAPB Text 20 Mã phòng ban HODEM Text 35 Họ đệm TEN Text 20 Tên NGAYSINH Date/time Ngày sinh GIOITINH Text 10 Giới tính NOISINH Text 60 Nơi sinh DANTOC Text 20 Dân tộc QUEQUAN Text 50 quê quán QUOCTICH Text 15 Quốc tịch TONGIAO Text 20 Tôn giáo SUCKHOE Text 20 Sức khoẻ HONNHAN Text 20 Hôn nhân HOKHAU Text 50 Hộ khẩu DIACHI Text 50 Địa chỉ DIENTHOAI Number Single Điện thoại DOANVIEN Text 20 Đoàn viên DANGVIEN Text 20 Đảng viên HOCVAN Text 15 Học vấn CHUYENNGANH Text 20 Chuyên ngành NGOAINGU Text 15 Ngoại ngữ TINHOC Text 15 Tin học HESOLUONG Number Single Hệ số lương Bảng 2: Quá trình đào tạo Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa MANV Text 20 Mã nhân viên TUNAM date/time Quá trình đào tạo từ năm DENNAM date/time Quá trình đào tạo đến năm TENTRUONG Text 50 Tên trường NGANHHOC Text 40 Ngành học HINHTHUCDT Text 50 Hình thức đào tạo (tại chức...) LOAITN Text 50 Loại tốt nghiệp (khá, giỏi....) Bảng 3: Đăng nhập Tên trường Kiểu Độ dài Ý nghĩa TAIKHOAN text 50 Tài khoản MATKHAU text 15 Mật khẩu Bảng 4: Lương Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa MANV Text 20 Mã nhân viên TUNGAY Date/time Từ ngày DENNGAY Date/time Đến ngày HSLUONG Number Single hệ số lương THONGTINKHAC Text 50 Thông tin khác Bảng 5: Phòng ban Tên trường Kiểu Độ rộng ý nghĩa MAPB Text 20 Mã phòng ban TENPB Text 50 Tên phòng ban NGAYTHANHLAP Date/time Ngày thành lập DIACHI Text 50 Địa chỉ DIENTHOAI Number single Điện thoại FAX Text 50 Fax EMAIL Text 50 E_mail THONGTINKHAC Text 50 Thông tin khác Bảng 6: Quá trình công tác Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa MANV Text 20 Mã nhân viên NAMBD Date/time Năm bắt đầu NAMKETTHUC Date/time Năm kết thúc CHUCVU Text 30 Chức vụ COQUAN Text 50 Cơ quan DIACHI Text 50 Địa chỉ DIENTHOAI Number single Điện thoại cơ quan Bảng 7: Thông tin lương Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa MANV Text 20 Mã nhân viên HESOLUONG Number Single Hệ số lương LUONGCOBAN Number Double Lương cơ bản Sơ đồ các module chức năng của chương trình: Chương trình quản lý nhân sự Cập nhật Tìm kiếm Báo cáo Hệ thống Mô tả các modules: Module hệ thống: Có chức năng thêm bớt mật khẩu.Gồm có : + Thêm tài khoản. + Xóa tài khoản. + Đăng nhập. + Thoát. Module cập nhật : + Nhâp hồ sơ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty + Nhập thêm hồ sơ nhân viên + Nhập công tác phòng ban: Cập nhật phòng ban: Thêm, sửa, xóa Cập nhật diễn biến công tác: Thêm, sửa, xóa Cập nhật điều chuyển công tác: Thêm, sửa, xóa + Nhập lương: Diễn biến lương: Thêm, sửa, xóa Tăng lương + Nhập quá trình đào tạo: .: Thêm, sửa, xóa Module tìm kiếm: + Tìm kiếm lương: Diễn biến lương Lương hiện tại Mã nhân viên + Tìm kiếm hồ sơ nhân viên: Theo mã phòng ban Mã nhân viên Theo họ đệm Theo tên + Tìm kiếm quá trình công tác: Mã nhân viên Chức vụ Cơ quan công tác Module báo cáo + Báo cáo theo lý lịch nhân viên + Báo cáo theo lương + Báo cáo theo quá trình công tác 3.4. Một số thuật toán sử dụng trong chương trình Giải thuật đăng nhập (Log in) vào chương trình: BĐ Dem1=1 Nhập User Kiểm tra User S Thông báo Dem2=1 Dem1=Dem1+1 Đ Nhập Password Dem1>3 S Kiểm tra Password Thông báo Thông báo Đ Dem2=Dem2+1 Đ Dem1>3 Thông báo KT S Đ Giải thuật thêm một bản ghi vào tệp danh mục: Bắt đầu Thêm hồ sơ nhân viên Kiểm tra nhập đủ Lưu hồ sơ Tiếp tục Nhập dữ liệu vào các bản ghi Kết thúc Không Có Đủ Không đủ Thuật toán sửa dữ liệu Bắt đầu Sửa hồ sơ nhân viên Nhập dữ liệu vào các bản ghi Kiểm tra nhập đúng Tiếp tục Nhập dữ liệu vào các bản ghi Bắt đầu Hiện thông tin nhân viên Thực hiện sửa Sai Đúng Có Không Thuật toán xoá Bắt đầu Sửa hồ sơ nhân viên Nhập dữ liệu vào các bản ghi Kiểm tra nhập đúng Tiếp tục Nhập dữ liệu vào các bản ghi Bắt đầu Hiện thông tin nhân viên Thực hiện xoá Sai Đúng Có Không Thuật toán tra cứu Tiếp tục Hiện các bản ghi phù hợp Kết thúc Bắt đầu Chọn loại tra cứu Nhập dữ liệu tra cứu vào các bản ghi Kiểm tra điều kiện đủ Không Có Có Không Thuật toán báo cáo Bắt đầu Chọn loại tra cứu Tiếp tục Hiện bản tra cứu Kết thúc Có Không 3.5. Ngôn ngữ sử dụng Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối với thành công của chương trình. Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình nào là dựa trên nhiều yếu tố khách quan, chủ quan cũng như khả năng của người sử dụng, thói quen của người sử dụng, yều cầu về môi trường phần cứng, phần mềm… Như đã biết, một vấn đề trong chương trình quản lý nhân sự hiện tại của công ty là do lập trình bằng ngôn ngữ Fox For Dos cho nên khả năng bảo mật thông tin kém. Do đó với đề tài này em đã quyết định sử dụng ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual FoxPro 6.0. Microsoft Visual FoxPro 6.0 là ngôn ngữ lập trình, nó có các ưu điểm sau đây: + Là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng gần gũi với các ứng dụng về Windows cho nên công việc lập trình tiến hành được dễ dàng hơn. + Đang được sử dụng rộng rãi. +Ngôn ngữ cũng tạo ra được một giao diện đẹp, tiện lợi cho người sử dụng chuột và bàn phím. + Microsoft Visual FoxPro 6.0 có bộ công cụ và kỹ thuật mới giúp truy cập dữ liệu dễ dàng hơn. + Microsoft Visual FoxPro 6.0 mở rộng khả năng báo cáo với trình báo cáo cho phép xem trước và in các báo cáo trong Visual FoxPro. Tuy nhiên phần mềm này đòi hỏi khá cao về phần cứng. Để chạy tốt nó yêu cầu cấu hình tối thiểu là: - CPU 30486 - Màn hình SVGA - 32 MB RAM - Khoảng 200MB đĩa cứng còn trống. Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual FoxPro 6.0 giúp ta có thể tạo ra và duy trì các bảng dữ liệu gọi là các Table. Nhờ Microsoft Visual FoxPro 6.0 ta còn có thể tổ chức cơ sở dữ liệu gồm rất nhiều bảng khác nhau, đồng thời tạo ra mối liên kết giữa các bảng thông qua thuộc tính khoá ngoại lai, từ đó có thể trích rút hoặc thao tác trên cơ sở dữ liệu một cách chính xác. Đây chính là mô hình hệ thống quản trị dữ liệu quan hệ. Một nhóm các Table có liên quan với nhau được quản lý bởi một Database. Ngoài ra, chương trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các mã chương trình, đó là bộ gõ Font VietKey 2000. 3.6. Thiết kế giao diện của chương trình Giao diện chương trình là nơi để người sử dụng giao tiếp với chương trình, chương trình được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro chạy trên nền Window là hệ điều hành có giao diện đồ hoạ rất thân thiện, một loại giao diện đang chiếm ưu thế hiện nay. Chương trình được xây dựng ở dạng menu, từ menu người sử dụng có thể sử dụng tất cả các chức năng của chương trình. Màn hình cập nhật thông tin: Một phần rất quan trọng đối với một phần mềm đó là việc đưa ra các báo cáo cho người sử dụng, bời vì đây la mục đích mà người sử dụng cần ở một phần mềm. 3.7. Yêu cầu cấu hình để cài đặt chương trình. Yêu cầu về phần cứng: * Máy PC Intel Pentium III 300 MHz trở lên hoặc Celeron 300 MHz trở lên. * 64 MB RAM trở lên * SVGA 4 MB trở lên *10 MB HDD còn trống Yêu cầu về phần mềm: * Hệ điều hành Visual Foxpro 6.0 trở lên * Bộ phần mềm Microsoft Office từ phiên bản 2000 trở lên * Chương trình VietKey2000 3.8. Hướng dẫn cài đặt và chạy chương trình: 1. Khởi động máy tính 2. Cho đĩa CD có chứa chương trình vào ổ CD-ROM 3. Chọn Start\Run 4. Gõ vào ô Open lệnh F:\QLNS\Setup và chọn OK Sau đó chạy chương trình bằng cách : 1.Chọn Start\Progam\QLNS 2.Kích vào QLNS.  KẾT LUẬN Tin học hoá quản lý quá trình áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý với tốc độ cao và độ chính xác tối đa. Cùng với xu hướng phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì yêu cầu về nhân lực con người cũng ngày càng được xã hội đòi hỏi cao hơn cả về thể lực lẫn trí lực. Để có thể điều hành và quản lý tốt trong thời đại thông tin này, con người phải có đủ trình độ, kiến thức, tầm hiểu biết rông mới có thể nắm bắt và điều hành các hoạ động xử lý thông tin diễn ra hàng ngày. Đây chính là mục tiêu mà các nhà quản lý kinh tế đặt ra cho đội ngũ cán bộ công nhân viên của họ. Vì vậy các nhà quản lý cần phải có sự theo dõi, điều tra thường xuyên về nguồn nhân lực mà mình đang sử dụng để từ đó có những kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tay nghề đáp ứng kịp thời cho sự tăng trưởng của nền Kinh Tế Quốc Dân. Chương trình này được xây dựng nhắm đáp ứng được phần nào nhu cầu đó. Tuy nhiên do thời gian có hạn cộng với kiến thức còn ít ỏi, kinh nghiệm còn non nớt nên chương trình không tránh khỏi những hạn chế. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô để chương trình hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn.  DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý Trần Thị Song Minh, Trương Văn Tú, NXB Thống Kê 2000 2. Cơ sở dữ liệu Trần Công Uốn, NXB Thống Kê 2000 3. Những bài thựchành Visual Foxpro Đinh Xuân Lâm, NXB Thống Kê 4. Sử dụng và khai thác Microsoft Visual Foxpro 6.0 Nguyễn Ngọc Minh, NXB Giáo Dục 5. Quản trị nhân lực Trần Kim Dung, NXB Đại Học Quốc Gia TPHCM 2000  PHỤ LỤC Cap nhat sua danh muc phong ban Private Sub cmdsua_Click() Dim traloi As String If kiemtra2 = 0 Then traloi = MsgBox("B¹n cã muèn söa kh«ng?", vbYesNo, "Th«ng b¸o") If traloi = vbYes Then themmoi MsgBox "§· söa", vbOKOnly, "Th«ng b¸o!" Else MsgBox " §· kh«ng söa", vbOKOnly, " Th«ng b¸o" End If End If End Sub Private Sub cmdxacnhan_Click() If kiemtra = 0 Then MsgBox "§· x¸c nhËn!", vbOKOnly, "Thong bao!" cbomapb.Enabled = False cmdxacnhan.Enabled = False txttenpb.Enabled = True txtngay.Enabled = True txtdiachi.Enabled = True txtdienthoai.Enabled = True txtfax.Enabled = True txtemail.Enabled = True txtkhac.Enabled = True CMdsua.Enabled = True End If End Sub Function kiemtra() As Integer Dim sql, mapb As String Dim rs As ADODB.Recordset Set rs = New ADODB.Recordset mapb = cbomapb.Text kiemtra = 0 'kiem tra ma nhan vien co dc nhap ko? If Len(mapb) = 0 Then MsgBox "M· phßng kh«ng ®­îc trèng!", vbOKOnly, "Lçi nhËp liÖu" kiemtra = 1 Exit Function End If sql = "select * from phongban where mapb ='" + mapb + "'" rs.Open sql, conn If rs.EOF Then MsgBox "M· phßng kh«ng ®óng!", vbOKOnly, "Lçi nhËp liÖu" kiemtra = 1 Exit Function End If rs.Close 'kiem tra so dien thoai va he so luong co phai la so ko? End Function Function kiemtra2() As Integer Dim tenpb, ngay, fax, email, khac, diachi, dienthoai, sql As String Dim rs As ADODB.Recordset Set rs = New ADODB.Recordset tenpb = txttenpb.Text ngay = txtngay.Text diachi = txtdiachi.Text dienthoai = txtdienthoai.Text fax = txtfax.Text email = txtemail.Text khac = txtkhac.Text kiemtra2 = 0 'kiem tra ma nhan vien co dc nhap ko? If Len(tenpb) = 0 Then MsgBox "Tªn phßng kh«ng ®­îc ®Ó trèng!", vbOKOnly, "Lçi nhËp liÖu" kiemtra2 = 1 Exit Function End If If Len(ngay) = 0 Then MsgBox "Ngµy thµnh lËp kh«ng ®­îc ®Ó trèng!", vbOKOnly, "Lçi nhËp liÖu" kiemtra2 = 1 Exit Function End If If Not IsNumeric(ngay) Then MsgBox " Ngµy thµnh lËp ph¶i nhËp b»ng sè", vbOKOnly, "Lçi nhËp liÖu" kiemtra2 = 1 Exit Function End If If Not IsNumeric(dienthoai) Then MsgBox " §iÖn tho¹i ph¶i nhËp b¨ng sè", vbOKOnly, "Lçi nhËp liÖu" kiemtra2 = 1 Exit Function End If If Not IsNumeric(fax) Then MsgBox " Fax phai nhËp b»ng sè", vbOKOnly, " Lçi nhËp liÖu!" kiemtra2 = 1 Exit Function End If End Function Sub themmoi() Dim mapb, ten, ngay, diachi, dienthoai, fax, email, khac, sql As String Dim rs As ADODB.Recordset Set rs = New ADODB.Recordset mapb = cbomapb.Text traloi = MsgBox("B¹n cã muèn söa hay kh«ng?", vbYesNo, "Th«ng b¸o!") If traloi = vbYes Then sql = "delete * from phongban where mapb ='" + mapb + "'" rs.Open sql, conn mapb = cbomapb.Text ten = txttenpb.Text ngay = txtngay.Text diachi = txtdiachi.Text dienthoai = txtdienthoai.Text fax = txtfax.Text email = txtemail.Text khac = txtkhac.Text BeginTrans Adodc1.Recordset.AddNew DataGrid1.Columns(0).Text = mapb DataGrid1.Columns(1).Text = ten DataGrid1.Columns(2).Text = ngay DataGrid1.Columns(3).Text = diachi DataGrid1.Columns(4).Text = dienthoai DataGrid1.Columns(5).Text = fax DataGrid1.Columns(6).Text = email DataGrid1.Columns(7).Text = khac DataGrid1.Refresh CommitTrans Else MsgBox " Kh«ng söa!", vbOKOnly, "Th«ng b¸o!" Me.Show End If End Sub Private Sub Command3_Click() Unload Me End Sub Dang nhap Public dem As Integer Private Sub TXTQD_Change() End Sub Private Sub CMDTHEM_Click() End Sub Private Sub CMDdangnhap_Click() 'If kiemtra = 0 Then MDI.MNUCN.Enabled = True MDI.MNUTK.Enabled = True MDI.mnubaocao.Enabled = True Unload FRMDANGNHAP MsgBox " §¨ng nhËp thµnh c«ng!", vbOKOnly, "Th«ng b¸o!" MDI.MNUDANGNHAP.Enabled = False 'End If End Sub 'Function kiemtra() As Integer 'main 'Dim taikhoan, matkhau, sql As String 'Dim rs As ADODB.Recordset 'Set rs = New ADODB.Recordset 'taikhoan = txttaikhoan.Text 'matkhau = txtmatkhau.Text 'kiemtra = 0 ' ' ' ' ''kiem tra ma nhan vien co dc nhap ko? ' If Len(taikhoan) = 0 Then ' MsgBox "Tµi kho¶n kh«ng ®­îc trèng!", vbOKOnly, "C¶nh b¸o!!!" ' kiemtra = 1 ' ' ' Exit Function ' End If ' If Len(matkhau) = 0 Then ' MsgBox "MËt khÈu kh«ng ®­îc trèng!", vbOKOnly, "C¶nh b¸o!!!" ' kiemtra = 1 ' Exit Function ' End If ' If dem < 4 Then ' sql = "select * from dangnhap where taikhoan ='" + taikhoan + "' and matkhau='" + matkhau + "'" ' rs.Open sql, conn ' If rs.EOF Then ' MsgBox "Tµi kho¶n vµ mËt khÈu kh«ng ®ung!NhËp l¹ii!", vbOKOnly, "Canh bao!" ' kiemtra = 1 ' dem = dem + 1 ' Exit Function ' End If ' Else ' MsgBox " KÕt thóc!", vbOKOnly, "Th«ng b¸o!" ' ' Unload MDI ' ' Unload Me ' ' kiemtra = 2 ' End If ' ' ' ' End Function Private Sub Form_Load() txttaikhoan = "" txtmatkhau = "" End Sub Private Sub thoat_Click() Unload Me End Sub Tim kiem nhan vien Dim dk As Integer Private Sub CMDTIM_Click() Dim mapb, manv, hodem, ten, sql As String manv = txtkhoa.Text If dk = 1 Then Adodc1.RecordSource = "select * from luong where manv ='" + manv + "'" Adodc1.ConnectionString = conn Adodc1.Refresh DataGrid1.Refresh End If If dk = 2 Then Adodc1.RecordSource = "select * from ttluong where manv ='" + manv + "'" Adodc1.ConnectionString = conn Adodc1.Refresh DataGrid1.Refresh End If End Sub Private Sub cmdthoat_Click() Unload Me End Sub Private Sub CMDTK_Click() Dim mapb, manv, hodem, ten, sql As String Dim rs As ADODB.Recordset Set rs = New ADODB.Recordset manv = txtkhoa.Text If dk = 1 Then Adodc1.RecordSource = "select * from luong where manv ='" + manv + "'" Adodc1.ConnectionString = conn Adodc1.Refresh DataGrid1.Refresh sql = "select * from luong where manv ='" + manv + "'" rs.Open sql, conn If rs.EOF Then MsgBox "Khoong tim thay ket qua nao!", vbOKOnly, "Thong bao!'" End If End If If dk = 2 Then Adodc1.RecordSource = "select * from ttluong where manv ='" + manv + "'" Adodc1.ConnectionString = conn Adodc1.Refresh DataGrid1.Refresh sql = "select * from ttluong where manv ='" + manv + "'" rs.Open sql, conn If rs.EOF Then MsgBox "Khoong tim thay ket qua nao!", vbOKOnly, "Thong bao!'" End If End If End Sub Private Sub Option1_Click() dk = 1 End Sub Private Sub Option2_Click() dk = 2 End Sub  MỤC LỤC Lời mở đầu 1 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST 2 1.1. Giới thiệu chung về công ty Fast 2 1.1.1. Chức năng nhiệm vụ 2 1.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 3 1.1.3. Tổ chức của công ty 5 1.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công FAST và lý do lựa chọn đề tài 9 1.3. Giải pháp tin học hóa cho bài toán quản lý 10 CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CỦA PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 12 2.1. Thông tin 12 2.1.1 Khái niệm thông tin 12 2.1.2 Đặc trưng của thông tin 12 2.1.3 Vai trò của thông tin trong quản lý 13 2.2. Hệ thống thông tin 14 2.2.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin 14 2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 15 2.2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 17 2.3. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý 19 2.3.1 Phương pháp tổng hợp 19 2.3.2 Phương pháp phân tích 19 2.3.3 Phương pháp tổng hợp và phân tích 19 2.4. Phân loại hệ thống thông tin trong quản trị nhân lực 19 2.4.1 Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp 20 2.4.2 Các hệ thống thông tin nhân lực sách lược 22 2.4.3 Các hệ thống thông tin nhân lực chiến lược 24 2.5. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý 25 2.5.1 Đánh giá yêu cầu 25 2.5.2 Phân tích chi tiết 26 2.5.3 Thiết kế logic 33 2.5.4 Đề xuất các phương án của giải pháp 34 2.5.5 Thiết kế vật lý ngoài: 35 2.5.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống 36 2.5.7 Cài đặt và khai thác 36 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST  37 3.1. Yêu cầu về chức năng của hệ thống thông tin  37 3.2. Đặc tả hệ thống  37 3.3. Phân tích thiết kế chi tiết hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 38 3.3.1 Phân tích thực tế quản lý nhân sự tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 38 3.3.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý nhân sự 38 3.3.3 Sơ đồ chức năng (BFD) của hệ thống thông tin quản lý nhân sự 41 3.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống thông tin quản lý nhân sự 41 3.3.5 Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu 46 3.4. Một số thuật toán sử dụng trong chương trình 54 3.5. Ngôn ngữ sử dụng 61 3.6. Thiết kế giao diện của chương trình 62 3.7. Yêu cầu cấu hình để cài đặt chương trình 81 3.8. Hướng dẫn cài đặt và chạy chương trình 81 Kết luận 82 Tài liệu tham khảo 83 Phụ lục 84 Mục lục: 91