Đề tài Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Công ty công trình đường thuỷ

tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kinh tế được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Sổ Cái của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc tuỳ theo số lượng ghi cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập các báo cáo tài chính. Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu quản lý và phân tích khác nhau, do đó nội dung kết cấu các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết được quy định mang tính hướng dẫn. Căn cứ để ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết là chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng hoặc cuối quý phải lập Bảng tổng hợp chi tiết trên cơ sở các sổ và thẻ kế toán chi tiết để làm căn cứ đối chiếu với Sổ Cái. Kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ được thực hiện theo mô hình sau: Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái BCĐ số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký CTGS Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Kiểm tra, đối chiếu Sơ đồ 03 - Mô hình chứng từ ghi sổ áp dụng tại công ty. Hiện nay, Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy FAST ACCOUNTING để hạch toán và kế toán máy tại công ty chỉ tập chung trong việc nhập chứng từ vào máy, và sử dụng một số biểu mẫu báo cáo mà thhôi. Việc thực hiện ghi chép sổ sách bằng phương pháp thủ công vẫn thông dụng trong Công ty. 4.6. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính Hiện nay công ty Công Ty Công Trình Đường Thủy áp dụng hệ thống báo cáo theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài chính. Định kỳ lập báo cáo là theo quý. Người chịu trách nhiệm lập báo cáo là kế toán trưởng và kế toán tổng hợp của phòng kế toán. Các kế toán viên trong phòng kế toán cung cấp các sổ chi tiết để kế toán trưởng và kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính. Hiện nay đơn vị lập những báo cáo tài chính theo quy định cho các doanh nghiệp xây lắp đó là gồm 4 biểu mẫu báo cáo: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 - DNXL - Kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DNXL - Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DNXL - Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 04 - DNXL Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được lập cho từng Xí nghiệp và Công ty còn báo cáo lưu chuyển tiền tệ thì chỉ lập cho cả Công ty. Báo cáo tài chính của Công ty phải lập và gửi vào cuối quý, cuối năm tài chính cho các cơ quan sau: Cơ quan thuế mà Công ty đăng ký kê khai nộp thuế. Tổng công ty Xây dựng đường thuỷ. Cục thống kê. Ngoài ra để phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh đôi khi báo cáo tài chính còn được nộp cho sở kế hoạch đầu tư, ngân hàng mà Công ty thường giao dịch (Ngân hàng Công thương Đống Đa)... để xin vay vốn, đầu tư sản xuất. Về thuế, cũng như nhiều công ty khác Công ty Công Trình Đường Thuỷ nộp khá nhiều loại thuế như: Thuế GTGT, Thuế thu nhập doanh nghiệp, Thuế tài nguyên, thuế đất đai, thuế môn bài,...nhưng Thuế tiêu thụ đặc biệt và Thuế xuất nhập khẩu thì rất ít khi có vì sản phẩm của Công ty là sản phẩm xây lắp. Công ty không lập báo cáo quản trị trong nội bộ Công ty, có thể là do loại hình sản xuất kinh doanh là xây lắp, sản phẩm của công ty là các công trình xây dựng. Thị trường ít biến động và giá cả thường được xác định trước khi sản xuất nên ít nhu cầu dùng đến báo cáo quản trị. phần 2 thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty công trình đường thủy 1. Khái quát chung NVL và CCDC tại Công ty công trình đường thủy Đối với mọi doanh nghiệp sản xuất thì NVL và CCDC là những nhân tố sản xuất không thể thiếu được , NVL đóng vai trò là nhân tố đầu vào của doanh nghiệp này nhưng nó cũng là sản phẩm, là nhân tố đầu ra của doanh nghiệp khác. Tại Công ty công trình đường thuỷ NVL vừa là nhân tố sản xuất đầu vào vừa là sản phẩm của Công ty. CCDC là phương tiện tác động tới quá trình sản xuất thông qua lao động của người công nhân. NVL và CCDC tạo ra hình thái của sản phẩm trong quá trình sản xuất, vì vậy thấy được tầm quan trọng của NVL và CCDC mới mong quản lý và sử dụng có hiệu quả. 1.1. Đặc điểm , vai trò, phân loại NVL và CCDC tại công ty Công ty công trình đường thuỷ là một công ty trực thuộc Tổng công ty xây dựng đường thủy vì vậy NVL và CCDC tại công ty chiếm một tỷ trọng rất lớn, như ta đã biết một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động . NVL là đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như : sắt thép, xi măng, vôi, cát, gạch các loại vật liệu sử dụng trong quá trình thi công chế biến, sản xuất Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái của sản phẩm. Tại Công ty công trình đường thuỷ NVL không chỉ được mua mà còn được bán, đi vay mượn của công ty khác và cho vay, vì vậy cho nên NVL và CCDC tại công ty rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại và số lượng, mặt khác các kho và bến bãi để cất trữ và bảo quản NVL và CCDC là rất quan trong nếu không NVL và CCDC sẽ thất thoát, hỏng hóc không thể sử dụng được gây mất mát và lãng phí. Do hoạt động tại địa bàn khá rộng lớn thi công các công trình dải khắp mọi nơi cho nên NVL và CCDC thường được mua sắm tại chỗ phục vụ cho công tác thi công điều này giúp cho Công ty giảm được chi phí vận chuyển và hao hụt trong khi vận chuyển, giảm thiểu hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên do điều kiện như vậy Công ty thiếu kho bãi để bảo quản và cất trữ NVL và CCDC vì vậy chúng bị hỏng hóc và mất mát là điều khó tránh khỏi. Tuỳ theo đặc thù của NVL và CCDC mà Công ty phân loại chúng ra thành từng nhóm để tiện cho quá trình quản lý và công tác hạch toán NVL , phân bổ chi phí đối với CCDC . Đối với NVL Công ty căn cứ theo vai trò của chúng và phân loại như sau : Nguyên vật liệu chính : Là những NVL trực tiếp cấu thành hình thái căn bản của sản phẩm trong quá trình sản xuất như sắt , thép , xi măng , đá .v.v.v Nguyên vật liệu phụ: là những NVL tham gia vào quá trình hoàn thiện sản phẩm như : Sơn , vôi ve , phụ da .v.v.v Nhiên liệu : Những loại dùng trợ giúp cho các hoạt động của công cụ dụng cụ như : Xăng , Dầu, khí ga, bình oxy Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng dùng trong trình sửa chữa máy móc, công cụ . Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những hoá chất chuyên dụng dùng trong thi công và xây dựng các công trình kiên cố. Các loại vật liệu khác : Là các thiết bị đặc chủng của máy móc thi công dùng trong quá trình sửa chữa thay thế không có trong nước huặc không phổ biến trên thị trường khó có thể mua được phải đặt nhà cung cấp. Đối với CCDC công ty phân thành 2 loại là công cụ dùng cho công việc sản xuất và thi công và công cụ dùng trong công tác quản lý. 1.2. Quản lý NVL , CCDC tại Công ty công trình đường thuỷ Nhận thấy tầm quan trọng của NVL, CCDC đối với quá trình sản xuất và kinh doanh nên Công ty rất chú trọng đến công tác bảo quản và cất trữ NVL, CCDC. Hệ thống kho của Công ty khá nhiều và lớn để đáp ứng việc dự trữ vật tư phục vụ cho hoạt động xây dựng của Công ty. Hệ thống kho này bao gồm 2 loại: kho do Công ty tự xây dựng và kho thuê của các đơn vị khác. Tại các kho do Công ty tự xây dựng luôn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và bảo vệ NVL, CCDC. Vật tư tập kết trong kho được xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng và bảo quản. Đối với những vật tư dễ bị thấm nước như xi măng, chất phụ gia,được Công ty kê trên các giá nhằm hạn chế sự giảm sút về chất lượng của các loại vật tư này. Đối với những vật tư dễ cháy nổ như xăng, dầu, khí ga Công ty bố trí dự trữ và bảo quản trong những kho thoáng khí và hệ thống phòng cháy chữa cháy luôn sẵn sàng hoạt động. Bên cạnh việc xây dựng và trang bị hệ thống kho rộng rãi với các thiết bị bảo quản tốt, Công ty còn tổ chức quản lý vật tư khá hiệu quả. Các thủ tục nhập, xuất kho vật tư được thực hiện khá chặt chẽ. Đội ngũ cán bộ quản lý kho cũng như kế toán thường xuyên được nâng cao trình độ nghiệp vụ để ngày càng đáp ứng tốt hơn yêu cầu của công việc. Tuy nhiên, do điều kiện thi công các công trình ở xa nên Công ty thường thuê thêm các kho bãi tại những nơi Công ty xây dựng để thuận tiện cho việc cung cấp cũng như dự trữ vật tư tại chỗ. Tại đó, Công ty cũng cử người trông coi và quản lý vật tư, có bảo vệ thường trực trông giữ, có người chịu trách nhiệm nhập xuất NVL và CCDC. Mọi thủ tục tiến hành nhập và xuất kho cũng được thực hiện đầy đủ như tại kho của Công ty. Thủ kho tại đây cũng thực hiện ghi Thẻ kho, Sổ số dư, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn và hàng tuần sẽ được chuển lên Phòng vật tư tại Công ty. 1.3. Tính giá NVL tại Công ty Tại Công ty công trình đường thuỷ NVL được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này giá trị NVL xuất kho đúng theo giá NVL nhập kho của chúng vì vậy kế toán phải luôn theo dõi chặt chẽ giá của từng lô hàng để tính giá vốn hàng xuất huặc bán và giá trị vật tư xuất dùng. Ví dụ : Theo hoá đơn GTGT ngày 03 tháng 01 năm 2005 Công ty công trình đường thủy mua của Công ty xây dựng và kinh doanh vật tư 204,1 tấn cọc ván thép 400x170x15,5 với đơn giá 4.523.809,52đ/tấn . Hàng mua đã nhập kho, thanh toán với người bán bằng chuyển khoản. Giá chưa có thuế : 923.309.523 Tiền thuế GTGT 5% : 46.165.477 Tổng cộng tiền thanh toán là : 969.475.000 Vậy giá nhập kho và giá xuất kho của lô hàng cọc ván thép ngày 03 /01 / 2005 là 923.309.523 Đối với NVL tự gia công chế biến thì giá nhập kho và xuất kho được tính như sau : Giá thực tế bao gồm giá xuất vật liệu đem đi gia công, cộng với chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ Ví Dụ: Ngày 05 / 01 / 2005 Công ty nhập kho 1.000 cọc bê tông đúc sẵn vậy giá nhập kho và xuất kho của 1000 cọc bê tông này được tính như sau: Khối lượng sắt: 30 tấn x đơn giá 4.825.000đ/tấn = 144.750.000(vnđ) 10 tấn x đơn giá 12.475.000 đ/tấn = 124.750.000(vnđ) Xi măng 50 tấn x đơn giá 675.000đ/tấn = 33.750.000(vnđ) Đá : 100 m3 x = 36.325.000(vnđ) Cát : 150m3 x = 45.480.000(vnđ) Nhân công : 200 công x 40.000(vnđ) = 8.000.000(vnđ) Điện, nước : 3.000.000 (vnđ) Chi phí vận chuyển , bốc dỡ : 6.000.000(vnđ) Tổng giá nhập kho của 1.000 cọc bê tông : 402.055.000(vnđ) 1.4. Phương pháp phân bổ giá trị CCDC xuất dùng Phương pháp phân bổ 1 lần : Theo phương pháp này, khi CCDC xuất dùng toàn bộ giá trị của nó được chuyển vào chi phí sản xuất - kinh doanh của kỳ xuất dùng thường được áp dụng cho các CCDC có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn trong Công ty phần nhiều được áp dụng cho các thiết bị văn phòng. Phương pháp phân bổ 50% : Theo phương pháp này khi CCDC được xuất dùng thì kế toán tiến hành phân bổ 50% giá trị của chúng vào chi phí của kỳ xuất dùng. Khi bộ phận sử dụng báo hỏng CCDC, kế toán tiến hành phân bổ chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ báo hỏng : chi phí bao gồm 1/2 giá trị của CCDC báo hỏng trừ đi giá trị phế liệu thu hồi trừ tiền bồi thường vật chất( nếu có ). Phương pháp phân bổ nhiều lần : Phương pháp này căn cứ vào giá trị của CCDC và thời gian dử dụng của chúng kế toán tiến hành tính mức phân bổ cho một kỳ huặc cho một lần sử dụng. Bảng phân bổ CCDC quý 1 năm 2005 cho các công trình Đơn vị tính: đồng STT Công trình Số tiền Ghi chú TK 627 1 Cảng Chân Mây giai đoạn 2 20. 672.584 2 Đập Thảo Long 22.642.567 3 Cảng Khuyến Lương 16.782.944 4 Cảng Hòn La 18.942.563 5 Cảng tổng Hợp Mường La 62.255.000 6 Cảng Sa Đéc 82.955.781 7 Cỗu tầu X51 12.653.844 Cộng 236.905.283 Người lập bảng ( ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng ( ký, ghi rõ họ tên) 2. Chứng từ sử dụng và hạch toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty công trình đường thủy 2.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho Mua NVL nhập kho : Phòng kế hoạch thị trường có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng thiết bị vật tư cử cán bộ vật tư đi thu mua NVL. Khi NVL về đến Công ty, thủ kho cùng hội đồng kiểm nhập của Công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng rồi lập biên bản kiểm nghiệm. Sau đó, phòng thiết bị vật tư lập phiếu nhập kho, cán bộ phụ trách cung ứng vật tư ký vào phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho nhập NVL, ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán vật tư ghi sổ và bảo quản. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: một liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc tại phòng thiết bị vật tư, một liên được dùng để thanh toán, một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán. P. KHTT Bộ phận cung ứng vật tư Hội đồng kiểm nghiệm P. TBVT Kế hoạch sản xuất Hoá đơn mua hàng Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Nhập NVL, ghi thẻ kho Thủ kho Kế toán NVL Ghi sổ, bảo quản Sơ đồ 05 – Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho. Định kỳ (cuối tuần) thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho (liên 2) cho kế toán vật tư, phiếu nhập kho ghi đầy đủ các thông tin theo quy định. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán có thể biết được tình hình NVL hiện có và các thông tin như số lượng, chủng loại, giá thành, ngày tháng nhập kho .. Ví dụ: Ngày 15 tháng 01 năm 2005 Công ty đã mua NVL của Công ty Cung ứng vật tư Đại Hoàng Minh. Căn cứ theo hoá đơn của Công ty Đại Hoàng Minh kế toán vật tư của Công ty lập phiếu nhập kho, kiểm tra hàng hoá trước khi nhập vào kho như chủng loại, mẫu mã, số lượng, chất lượng đúng theo thoả thuận theo hoá đơn GTGT. Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3LL Liên 2 : giao khách hàng Ngày 15 tháng 01 Năm 2005 Đơn vị bán hàng : Công ty cung ứng vật tư Đại Hoàng Minh Địa chỉ : 156 Trần Quang Diệu - Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản : Điện thoại : MST Họ tên người mua hàng : Trần Huy Liệu Tên đơn vị : Công ty công trình đường thủy Đị chỉ : 159 Thái Hà - Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Tiền Mặt STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Giàn giáo Chiếc 500 167.500 83.750.000 Cộng tiền hàng : 83.750.000 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT: 4.187.500 Tổng tiền thanh toán : 87.937.500 Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi bẩy triệu chín trăm ba mươi bẩy nghìn năm trăm đồng Người mua hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Trần Huy Liệu Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ tên) Hoang Thanh Huy Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Nguyễn Anh Văn Công ty ccông trình đường thuỷ 159 Thái Hà - Đống Đa – Hà Nội Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 15 tháng 01 năm 2005 Số: 15 - Căn cứ vào HĐGTGT số 052100 ngày 10/1/2005 của Tổng công ty phát hành sách - Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Vũ Việt Hà Trưởng ban Ông, bà: Nguyễn Phương Anh Uỷ viên Ông, bà: Lê Thị Hà Linh Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại sau: S T T Tên, nhãn hiệu quy cách, vật tư, hàng hóa Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo c.từ Kết quả kiểm nghiệm SL đạt yêu cầu SL không đạt y/cầu 1 Giàn giáo Chiếc 500 500 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng đủ tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, chủng loại Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Đơn vị : Công ty công trình đường thủy Địa chỉ : 159 Thái Hà - Đống Đa - Hà Nội Phiếu nhập kho Ngày15 tháng 01 năm 2005 Họ và tên người giao hàng : Hoàng Thanh Huy Theo hoá đơn GGTG số 156 ngày 15 tháng 01 năm 2005 Nhập tại kho: Thái Hà STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C 1 2 3 4 5 1 Giàn giáo Chiếc 500 500 167.500 83.750.000 Cộng 83.750.000 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Chứng từ và thủ tục xuất kho: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho là: Khi có nhu cầu sử dụng NVL, các xí nghiệp lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch thị trường. Phòng kế hoạch thị trường xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL của mỗi loại sản phẩm duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không cần qua kiểm duyệt của lãnh đạo công ty. Sau đó, phòng thiết bị vật tư sẽ lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho. Thủ kho xuất NVL, ghi thẻ kho, ký phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán NVL ghi sổ, bảo quản và lưu trữ. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: một liên lưu ở phòng sản xuất, một liên giao cho người lĩnh NVL mang xuống kho để lĩnh NVL, một liên giao cho kế toán NVL để hạch toán. Kế hoạch sản xuất Các XN Thủ trưởng, kế toán trưởng P. TBVT Thủ kho Kế toán NVL Phiếu yêu cầu xin lĩnh NVL Duyệt xuất kho Lập phiếu xuất kho Xuất NVL, ghi thẻ kho Ghi sổ, bảo quản, lưu trữ Sơ đồ 06 – Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho. Ví dụ: Ngày 26 tháng 01 năm 2005 Công ty tiến hành xuất NVL cho công trường thi công đường Trường sơn tại tỉnh Ninh Bình Đơn vị : Công ty công trình đường thuỷ Địa chỉ : Kho Ninh Bình Phiếu xuất kho Ngày 26 tháng 01 năm 2005 Họ và tên người nhận hàng : Trần Anh Linh Lý do xuất kho : Phục vụ thi công công trình đường mòn Hồ Chí Minh Xuất tại kho : Ninh Bình STT Tên nhãn hiệu quy cách sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xi Măng kg 5.000 5.000 2 Thép kg 8.000 8.000 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Ví dụ: Ngày 28 tháng 01 năm 2005 do công trình đang thi công tại Tỉnh Ninh Bình thiếu NVL để thi công, Công ty điều chuyển NVL từ kho Tại Hà Nam do vậy Công ty đã sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đơn vị : Công ty công trình đường thuỷ Địa chỉ : Kho Hà Nam Phiếu xuất kho (Kiêm vận chuyển nội bộ) Ngày 28 tháng 01 năm 2005 Liên 2 : Dùng để vận chuyển Họ và tên người vận chuyển: Hà chí Hiếu Hợp đồng số : 11 Phương thức vận chuyển : Ôtô Xuất tại kho : Hà Nam Nhập tại kho : Ninh Bình STT Tên nhãn hiệu quy cách( sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Thép Kg 7000 7000 2 Que hàn Kg 200 200 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) Người vận chuyển (Ký, họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) 2.2. Hạch toán chi tiết NVL và CCDC Tại Công ty công trình đường thuỷ hạch toán chi tiết được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành về hệ thống sổ sách ghi chép. Tuy nhiên tuỳ theo từng công đoạn kế toán tại Công ty cũng có những thay đổi nhỏ để phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện thực tế tại Công ty. 2.2.1. Hạch toán chi tiết NVL Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Theo đó việc hạch toán chi tiết nhập, xuất, tồn kho NVL được theo dõi cả ở phòng kế toán và ở kho. Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của từng chủng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu của NVL lấy từ các chứng từ nhập, xuất hàng ngày. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng và được thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ cho yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho. Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kế toán NVL ghi sổ chi tiết NVL. Sổ chi tiết NVL theo dõi NVL cả về số lượng và giá trị. Cuối kỳ, kế toán NVL đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết NVL với thẻ kho, từ đó lấy số liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho. Đơn vị : Công ty công trình đường thuỷ Địa chỉ : Kho tại Ninh Bình Thẻ kho Ngày lập thẻ: 03 / 01 /2005 Tờ số: 02 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư : Xi măng Đơn vị tính : Kg STT Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 Tồn đầu kỳ 100.000 1 2 03/01 Xuất đúc cọc bê tông 50.000 50.000 2 4 03/01 Mua nhập kho 150.000 200.000 3 7 05/01 Xuất thi công 20.000 180.000 4 8 08/01 Xuất thi công 30.000 150.000 5 10 12/01 Xuất thi công 50.000 100.000 6 13 16/01 Xuất thi công 80.000 20.000 7 19 22/01 Mua nhập kho 100.000 120.000 8 22 14/01 Xuất kho thi công 62.000 58.000 9 26 26/01 Xuất kho thi công 5.000 53.000 Cộng 250.000 297.000 Tồn cuối kỳ 53.000 Căn cứ vào thẻ kho và các chứng từ có liên quan kế toán lập sổ chi tiết Vật tư và Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Đơn vị : Công ty công trình đường thủy Địa chỉ : Kho Ninh Bình sổ chi tiết vật liệu Tài khoản : 152 Tên vật liệu : Xi măng Đơn vị tính : kg Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá (đ) Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 01/01 Tồn kho 675 100.000 67.500.000 02 03/01 Xuất đúc cọc bê tông 154 675 50.000 33.750.000 50.000 33.750.000 04 03/01 Mua nhập kho 111 678 150.000 101.700.000 200.000 135.450.000 07 05/01 Xuất thi công 621 675 20.000 13.500.000 180.000 121.950.000 08 08/01 Xuất thi công 621 675 30.000 20.250.000 150.000 101.700.000 10 12/01 Xuất thi công 621 675 50.000 33.750.000 100.000 67.950.000 13 16/01 Xuất thi công 621 678 80.000 54.240.000 20.000 13.710.000 19 22/01 Mua nhập kho 112 703 100.000 70.300.000 120.000 84.010.000 22 14/01 Xuất kho thi công 621 703 62.000 43.586.000 58.000 40.424.000 26 26/01 Xuất kho thi công 621 678 5.000 3.390.000 53.000 37.034.000 Công ty công trình đường thuỷ Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Tháng 01 năm 2005 Tài khoản :152 Kho : Ninh Bình STT Diễn giải Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 I Nhiên liệu 1 Mỡ L4 Kg 30 750.000 76 1.900.000 45 1.125.000 61 1.525.000 2 Dầu diezel Lít 600 180.000 1000 3.000.000 800 2.400.000 800 2.400.000 3 Nhớt Lít 120 5.160.000 200 8.600.000 150 6.450.000 170 7.310.000 .. .. .. II Xi măng 1 Tấn 100 675.000.000 250 172.000.000 297 199.076.000 53 37.034.000 III Thép 1 Thép Kg 9500 52.250.000 15000 82.500.000 12000 66.000.000 12500 68.750.000 2 Thép Kg 5000 16.500.000 8000 26.400.000 7000 23.100.000 6000 19.800.000 .. .. .. Có thể khái quát quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song tại công ty như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL Sổ kế toán tổng hợp về NVL Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2.2. Hạch toán chi tiết CCDC Tại Công ty công trình đường thuỷ việc sử dụng CCDC thường xuyên, khi có việc mới phát sinh mua sắm mới CCDC ,vì vậy theo dõi giá trị và phân bổ chi phí được thực hiện mỗi quý mà CCDC phát sinh. CCDC là những tài sản thường không đủ điều kiện để xếp vào là TSCĐ vì vậy giá trị của CCDC là tương đối nhỏ. Do vậy việc hạch toán chi tiết CCDC thông qua bảng phân bổ giá trị và chi phí . Bảng phân bổ giá trị và chi phí 2.3. Hạch toán tổng hợp NVL và CCDC 2.3.1. TK sử dụng để hạch toán: Với TK 152 - “Nguyên vật liệu” được chi tiết + 1521 “Nguyên liệu, vật liệu chính ”. + 1522 “Vật liệu phụ”. + 1523 “Nhiên liệu”. + 1524 “Phụ tùng thay thế”. + 1526 “Thiết bị XDCB”. + 1528 “Vật liệu khác” Bên Nợ: Giá trị thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, huặc nhập từ các nguồn khác. Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có: Giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, để gia công chế biến. Trị giá NVL được giảm giá huặc trả lại người bán Trị giá NVL phát hiện thiếu hụt khi kiểm kê Với TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” Bên Nợ : Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường Bên Có : Giá trị hàng hoá , vật tư nhập kho hay chuyển giao cho các đối tượng sử dụng như khách hàng, hay các công trường thi công. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như sau: TK 111 : tiền mặt TK 112 : tiền gửi ngân hàng TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ TK 333 : Thuế và các khonả phải nộp cho nhà nước TK 331 : phải trả người bán TK 621 : Chi phí NVL trực tiếp TK 627 : Chi phí sản xuất chung TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.3.2. Hạch toán tổng hợp nhập kho NVL Trong việc nhập kho NVL doanh nghệp sử dụng 2 loại chứng từ bắt buộc “ Hoá đơn giá trị gia tăng” và “phiếu nhập kho”. Hoá đơn GTGT do bên bán gửi cho Công ty, phiếu nhập kho do kế toán vật tư của Công ty lập. Ngoài ra trong trường hợp đặc biệt Công ty còn phải lập các chứng từ như biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản xử lý vật tư thiếu . Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập, chứng từ có liên quan kế toán ghi khi hàng mua về cùng hoá đơn: Nợ TK 152 : Giá trị NVL nhập kho Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 : Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112, 311 : Thanh toán với người bán Khi hàng mua đang đi đường : Kế toán chỉ nhận hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào hồ sơ hàng hoá đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi như trên nếu cuối tháng hàng chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi : Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112 , 311 : thanh toán với người bán Khi hàng về kế toán ghi theo phiếu nhập kho Nợ TK 152 : Nguyên liệu nhập kho Có TK : 151 Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Nợ TK 152 : Giá trị NVL nhập kho Có TK 331 Chưa thanh toán với nguòi bán Khi có hoá đơn kế toán ghi Nợ TK 331 : Tổng giá thanh toán với người bán Có TK 111, 112 : Tổng giá thanh toán Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 03 tháng 01 năm 2005 Công ty công trình đường thủy mua của Công ty xây dựng và kinh doanh vật tư 204,1 tấn cọc ván thép 400x170x15,5 với đơn giá 4523809,52đ/tấn . Hàng đã nhập kho, thanh toán với người bán bằng tiền mặt. Giá chưa có thuế : 923.309.523 Tiền thuế GTGT 5% : 46.165.477 Tổng cộng tiền thanh toán là : 969.475.000 Nghiệp vụ trên kế toán định khoản như sau : Nợ TK 152 : 923.309.523 Nợ TK 133 : 46.165.477 Có TK 111 : 969.475.000 Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 06 tháng 01 năm 2005 Công ty công trình đường thuỷ mua của Công ty Vạn Lộc 1000m3 đá 1x2 với đơn giá 142.500đ/ m3 . Hàng đã nhập kho nhưng chưa thanh toán với khách hàng. Định khoản như sau : Nợ TK 152 : 142.500.000 Nợ TK 133 : 7.125.000 Có TK 331 : 149.625.000 Ví dụ: Căn cứ theo hoá đơn ngày 07 tháng 01 năm 2005 Công ty mua của Công ty Cổ phần Tân Lạc 20 tấn phụ da ( X6 T 30) với đơn giá 5.327.561đ/tấn dùng để phục vụ thi công nền đường Trường sơn. Hàng chưa về kế toán tạm ghi Nợ TK 151: 106.551.220 Nợ TK 133: 5.327.561 Có TK 331 : 111.838.781 Đến ngày 10 tháng 01 năm 2005 hàng về và nhập kho kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 : 106.551.220 Có TK 151 : 106.551.220 Từ 2 đến 5 ngày một lần lập chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh. chứng từ ghi sổ Ngày 06 tháng 01 năm 2005 Số CTGS: 05 (trích yếu) Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nguyên vật liệu chính 152 142.500.000 Thuế GTGT 133 7.125.000 Phải trả người bán 331 149.625.000 Cộng 149.625.000 149.625.000 Kèm theo các chứng từ gốc Ngày 06 tháng 01 năm 2005 Người lập Kế toán trưởng 2.3.3 Hạch toán tổng hợp xuất NVL NVL tại Công ty công trình đường thuỷ xuất kho để sản xuất, thi công , bán , cho vay, trả lại . Khi nhận được giấy tờ hợp lệ thủ kho làm thủ tục xuất kho NVL theo yêu cầu, rồi chuyển các chứng từ về cho kế toán vật tư, kế toán vật tư phân loại theo từng đối tượng định khoản và lập chứng từ ghi sổ. Khi xuất kho NVL để xản suất kế toán ghi : Nợ TK 621 : giá thực tế Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Ví dụ: Căn cứ theo phiếu xuất kho ngày 26 tháng 01 năm 2005 tại kho Ninh Bình phát sinh nghiệp vụ xuất kho Xi măng phục vụ thi công Nợ TK 621 : 3.625.000 Có TK 152 : 3.625.000 Khi xuất kho NVL để phục vụ cho bộ phận sản xuất kế toán ghi : Nợ TK 627 : Giá thực tế NVL dùng cho thi công Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Ví dụ : Căn cứ theo phiếu xuất kho ngày 15 tháng 01 năm 2005 xuất kho nhiên liệu phục vụ cho cho bộ phận xản xuất của công ty “ 25lít dầu nhớt loại 1” trị giá 1.075.000đ Nợ TK 627 : 1.075.000 Có TK 152 : 1.075.000 Khi xuất kho NVL dùng cho bộ phận bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 642 : Giá thực tế Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Ví dụ: Theo phiếu xuất kho ngày 12 tháng 01 năm 2005 xuất 300 lít dầu diezel với đơn giá 3000đ/lít phục vụ cho vận chuyển hàng hoá. Nợ TK 642 : 900.000 Có TK 152 : 900.000 Khi xuất kho NVL dùng cho sản xuất các sản phẩm trước khi đưa vào sử dụng kế toán phải tập hợp chi phí: Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất kho Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình gia công, hoặc tự chế NVL Nợ TK 154 Nợ TK 133 :Nếu có Có TK 334, 338 : chi phí công nhân viên Ví dụ: Ngày 03 tháng 01 năm 2005 Công ty xuất kho NVL dùng để đúc cọc bê tông có các định khoản sau Nợ TK 154 : 261.550.000 Có TK 152 : 261.550.000 : 157.255.000 (sắt thép) : 33.750.000 ( Xi măng) : 36.325.000 ( đá 1x2 ) : 45.480.000 (cát vàng) Tập hợp các chi phí trong quá trình gia công, chế biến Nợ TK 154 : 17.000.000 Nợ TK 133 : 450.000 Có TK 334 : 8.000.000 Có TK 338 : 9.450.000 Khi xuất kho NVL để bán thi căn cứ vào giá thực tế kế toán ghi : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Tiền thu được từ việc bán NVL kế toán ghi : Nợ TK 111,112,131 : Số tiền thực thu Có TK 511: Doanh thu Có TK 333 : Thuế GTGT phải nộp Ví dụ: Ngày 24 tháng 01 năm 2005 Công ty xuất bán 500 cọc bê tông đúc sẵn với giá xuất kho 201.055.000đ và giá bán 246.825.000 chưa thuế GTGT Nợ TK 632 : 201.055.000 Có TK 152 : 201.055.000 Tiền thu từ việc bán số NVL trên: Nợ TK 111 : 277.166.250 Có TK 511 : 246.825.000 Có TK 333 : 12.341.250 Khi NVL xuất kho để trả lại người bán do chất lượng kém : Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 : Giá thực tế mua Có TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Ví dụ: Ngày 21 tháng 01 năm 2005 Công ty nhập 15 tấn thép của Nhà máy cơ khí Văn Điển do chất lượng 05 tấn thép cùng chủng loại có chất lượng không đảm bảo tiêu chuẩn nên Công ty xuất kho trả lạivà được thanh toán bằng chuyển khoản Nợ TK 112 : 17.325.000 Có TK 152 : 16.500.000 Có TK 133 : 825.000 Mẫu chứng từ ghi sổ nghiệp vụ xuất NVL dùng cho thi công công trình Chứng từ ghi sổ Ngày 26 tháng 01 năm 2005 Số CTGS : 35 trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Chi phí NVL trực tiếp 621 3.625.000 Nguyên liệu chính 152 3.625.000 Cộng 3.625.000 3.625.000 2.3. Hạch toán kiểm kê NVL tại Công ty Định kỳ một năm một lần Công ty công trình đường thủy tổ chức kiểm kê kho để kiểm tra tình hình tồn kho NVL kịp thời phát hiện và xử lý những chênh lệch tại tại kho , trên sổ sách và trên thực tế . Khi có lệnh kiểm kê của cấp trên thì phòng vật tư của Công ty cùng phòng kế hoạch thành lập ban kiểm kê gồm 01 trưởng ban và các uỷ viên làm việc theo chuẩn mực kế toán hiện hành khi phát hiện các trờng hợp thừa và thiếu trong kiểm kê. Kiểm kê thừa Kiểm kê khi phát hiện thấy thiếu NVL thì căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản sử lý kế toán ghi : Nợ TK 138 : Chờ sử lý Có TK 152 : Giá thực tế của NVL thiếu Khi có biên bản xử lý về NVL hư hỏng , mất mát kế toán ghi : Nợ TK 111, 112. .. : Phần được bồi thường Nợ TK 632 : Phần thiệt hại mà doanh nghiệp phải chịu Có TK 138 : Giá trị tài sản thiếu chờ sử lý Ví dụ: Theo tài liệu kiểm kê kho của Công ty ngày 31/ 12/2004 tại kho Ninh Bình hội đồng kiểm kê thấy thiếu 125 kg thép trị giá : 1.556.250 chưa xác định được nguyên nhân thiếu: Kế toán tại Công ty định khoản Nợ TK 138 : 1.556.250 Có TK : 1.556.250 Đến ngày 06 / 01 /2005 biên bản sử lý về số NVL thiếu ngày 31/ 12/ 2004 ghi: thủ kho chịu 50% giá trị tài sản bị mất bằng tiền mặt phần còn lại sử lý theo chế độ kế toán hiện hành Nợ TK 111 : 778.125 Nợ TK 632 : 778.125 Có TK 138 : 1.556.250 Kiểm kê thiếu Kiểm kê khi phát hiện thừa NVL so với sổ sách nếu là thừa của Công ty thì kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực tế NVL thừa Có TK 711 : Thu nhập Nếu phát hiện thừa của Công ty khác thi kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực theo hoá đơn Có TK 338 : Phải trả khác Ví dụ: Theo tài liệu kiểm kê ngày 31/ 12/ 2004 tại kho Ninh Bình thừa so với sổ sách 200 lít xăng A70 giá trị 1.491.000không thể xác định được nguyên nhân kế toán ghi tăng thu nhập cho Công ty : Nợ TK 152 : 1.491.000 Có TK 711 : 1.491.000 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (trích) Năm 2005 đơn vị tính:đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 1 2 3 1 2 3 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. 05 06/01 149.625.000 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . . 35 26/01 3.625.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng Ngày 31 tháng 01 năm 2005 Người lập Kế toán trưởng Đã ký Đã ký Mẫu sổ cái tài khoản 152 Sổ cái Năm 2005 Tên tài khoản : Nguyên Vật Liệu Số hiệu : TK 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu . . . . . . . . . .. Số phát sinh trong tháng 01 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06/01 11 06/01 Xuất kho NVL 627 21672500 . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . . . 10/01 16 10/01 Xuất kho NVL 642 12513900 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Cộng phát sinh trong tháng .. .. .. .. .. .. .. .. .. Số dư cuối tháng .. .. .. .. .. .. .. .. .. Cộng luỹ kế từ đầu kỳ .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. ngày 31 tháng 01 năm 2005 Người ghi sổ Kế toán trưởng Đã ký Đã ký 2.4. Hạch toán tổng hợp CCDC Tài khoản sử dụng 153 : “Công cụ, Dụng cụ “ Bên Nợ : Giá thực tế của CCDC tăng trong kỳ Bên Có : Giá thực tế của CCDC giảm trong kỳ Dư nợ : Giá thực tế của CCDC tồn kho Các tài khoản chi tiết của TK 152 TK 1531 “ Công cụ, Dụng cụ” : Giá trị CCDC dự trữ để sử dụng tại công ty TK 2532 : Bao bì luân chuyển TK 1533 : Đồ dùng cho thuê Khi xuất dùng CCDC và phân bổ một lần thì căn cứ vào giá trị thực tế của CCDC Nợ TK 627 : Dùng cho các bộ phận Sản xuất Nợ TK 641 : Dùng cho bộ phận bán hàng Nợ TK 642 : Dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp Có TK 153 : Giá thực tế của CCDC xuất kho Ví dụ : Ngày 12 tháng 01 năm 2005 Công ty xuất kho CCDC trị giá 672.000, trong đó 270.000 dùng cho bộ phận sản xuất, 126.000đ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, và 276.000 dùng cho bộ phận bán hàng. Phân bổ giá trị số CCDC này trong tháng 01năm 2005 Kế toán Công ty định khoản như sau : Nợ TK 627 : 270.000 Nợ TK 641 : 276.000 Nợ TK 642 : 126.000 Có TK 153 : 672.000 Khi xuất dùng CCDC và phân bổ 50% thì kế toán ghi Nợ TK 242 : 50% Giá thực tế của CCDC Nợ TK 627, 641, 642 : Giá thực tế CCDC Có TK 153 : Giá thực tế của CCDC xuất kho Ví dụ : Ngày 07 tháng 01 năm 2005 Công ty xuất kho CCDC giá trị 4.253.000 trong đó dùng cho bộ phận sản xuất 3.153.00, dùng cho bộ phận bán hàng 1.200.000 . Số CCDC này phân bổ trong tháng 01 và 02 năm 2005 Kế toán Công ty định khoản như sau: Nợ TK 242 : 2.126.500 Nợ TK 627 : 1.526.500 Nợ TK 641 : 600.000 Có TK 153 : 4.253.000 Khi CCDC được bộ phận sản xuất báo báo hỏng kế toán ghi : Nợ TK 627, 641, 642 : Ghi theo giá trị còn lại Nợ TK 152 : Giá trị NVL thu hồi Nợ TK 138 : Tiền bồi thường vật chất phải thu Có TK 242 : 50% giá trị thực tế của CCDC hỏng Khi xuất dùng CCDC và phân bổ nhiều lần kế toán ghi : Nợ TK 242 : Chi phí trả trước dài hạn Có TK 153 : Giá trị thực tế CCDC xuất dùng Phản ánh mức phân bổ Nợ TK 627, 641, 642 : giá trị phân bổ Có TK 242 : giá trị phân bổ Ví dụ : Ngày 18 tháng 01 năm 2005 Công ty công trình đường thuỷ xuất kho 500 chiếc Giàn giáo trị giá 84.000.000 dùng để thi công nhà thi đấu thể thao của Tỉnh Ninh Bình. Phân bổ trong 6 tháng. Kế toán Công ty định khoản như sau: Nợ TK 242 : 84.000.000 Có TK 153: 84.000.000 Phản ánh mức phân bổ : Nợ TK 627 : 14.000.000 Có TK 242 : 14.000.000 Chứng từ ghi sổ Ngày 18 tháng 01 năm 2005 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Trích chi phí CCDC quý 1 năm 2005 627 14.000.000 242 14.000.000 Cộng 14.000.000 14.000.000 Kèm theo : Chứng từ gốc Ngày 18 tháng 01 năm 2005 Người lập Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Phần 3 một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty công trình đường thuỷ. 1. Nhận xét chung Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập chung. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và báo cáo tổng hợp của công ty, tại các xí nghiệp trực thuộc công ty không mở sổ sách và không hình thành bộ máy kế toán riêng mà chỉ có những nhân viên tập hợp số liệu ban đầu gửi lên phòng kế toán tài chính - thống kê. Mô hình kế toán tập trung này phù hợp với cơ chế quản lý của công ty vì nó không tạo ra sự phân tán quyền lực trong sản xuất kinh doanh cũng như trong hoạt động tài chính tạo ra một bộ máy quản lý gọn nhẹ và thống nhất. Mặt khác, do số lượng sản phẩm sản xuất ra rất đa dạng, phong phú, khối lượng công việc hạch toán lớn nên lao động kế toán được phân công theo các phần hành kế toán. Việc phân công lao động kế toán như vậy cũng rất phù hợp, tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hoá trong công việc, tích luỹ kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng. Hơn nữa, giữa các kế toán viên luôn có quan hệ tác nghiệp trong công việc nên việc cung cấp, trao đổi thông tin giữa các phần hành rất nhanh chóng, kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, các báo cáo cho ban lãnh đạo công ty khi cần thiết. Có thể nói, mô hình kế toán mà công ty đang áp dụng đã phát huy vai trò của nó, góp phần quan trọng vào việc phân công lao động một cách hợp lý, cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.1. Những ưu điểm. Công ty công trình đường thủy trong thời gian qua đã có nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện, đổi mới trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị mình trong đó có việc hoàn thiện công tác hạch toán NVL và CCDC .Vì vậy, công tác tổ chức hạch toán kế toán NVL và CCDC tại Công ty đã đạt được những thành tựu, góp phần quan trọng vào quá trình phát triển của Công ty trong thời kỳ mới. Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ : Công ty đã sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định và thực hiện nghiêm túc các bước trong quy trình luân chuyển chứng từ, tạo điều kiện cho công tác hạch toán ban đầu được chính xác và công tác hạch toán sau này thuận lợi hơn. Việc tổ chức, bảo quản, lưu trữ chứng từ khoa học, đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm soát, tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chính xác khi cần đến. Về hệ thống tài khoản: Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản khá chi tiết, cụ thể, phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng NVL và CCDC được hạch toán tại Công ty, tạo điều kiện vừa theo dõi tổng hợp, vừa theo dõi chi tiết các đối tượng hạch toán một cách chính xác. Về việc vận dụng hình thức sổ CTGS: Hiện nay, Công ty đang áp dụng ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức ghi sổ này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của Công ty. Nó giúp giảm bớt công việc ghi chép không để tồn đọng chứng từ và khi cần các số liệu kế toán đều có thể cung cấp nhanh chóng , thuận lợi cho việc làm báo cáo tài chính và rút ngắn thời gian quyết toán. Bên cạnh hệ thống sổ tổng hợp theo quy định của Bộ tài chính, Công ty còn mở hệ thống sổ chi tiết để theo dõi chi tiết, lập các bảng biểu theo yêu cầu quản lý, giúp kế toán dễ theo dõi, tìm và cung cấp thông tin một cách kịp thời. Về áp dụng phần mềm kế toán: Hiện nay, công ty đang áp dụng kế toán máy cho tất cả các phần hành kế toán, vì vậy giảm nhẹ công việc ghi chép. Các chứng từ về NVL và CCDC được vào sổ sách trên máy và được quản lý chặt chẽ. 1.2. Những tồn tại. Trong những năm qua, mặc dù đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tuy nhiên không phải công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty không có những điểm hạn chế. Về việc luân chuyển chứng từ: việc luân chuyển chứng từ của Công ty được áp dụng theo đúng quy định. Tuy nhiên, do Công ty hoạt động trên địa bàn cách xa nhau mà công tác kế toán lại tập trung ở một nơi nên việc kiểm tra là rất khó khăn, thông tin được cập nhật hàng ngày là chưa đầy đủ, vì vậy việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ. Nhiều khi chứng từ ở các xí nghiệp được luân chuyển dồn dập vào cuối niên độ hoặc cuối quý, một cách không hợp lý . Về việc hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty: hiện nay Công ty đang áp dụng tính giá NVL xuất kho theo giá thực tế đích danh. Tuy nhiên, với số lượng NVL đa dạng, số lần nhập xuất nhiều thì việc tính giá theo phương pháp này là chưa hợp lý vì việc theo dõi NVL theo từng lô hàng , ngày tháng nhập xuất là rất phức tạp và gây nhiều khó khăn cho kế toán. Vấn đề quản lý NVL và CCDC tại Côn ty: Do Công ty thường thi công các công trình ở xa trung tâm, không thuận tiện trong khâu thu mua NVL và vận chuyển chúng, kho tàng bảo quản cũng không bảo đảm chất lượng NVL sẽ bị ảnh hưởng của thời tiết gây ra hỏng hóc , hư hại không thể thu hồi là điều khó chánh khỏi. Mặt khác hỏng hóc , hư hại , mất mát còn có thể do con người gây ra bị chộm cắp . NVL của Công ty thường được tạm chú ở các kho bãi được che chắn bằng lều bạt , hoạc không có gì che chắn vì vậy sắt thép, và các loại CCDC bằng thép tại các kho này thường bị rỉ xét làm ảnh hưởng tới chất lượng các đồ vật khi sử dụng. Tại các công trường thi công công nhân không có ý thức bảo quản CCDC dùng cho lao động sản suất vì vậy lượng CCDC hỏng hóc là rất lớn. 2.2 Một số kiến nghị Luân chuyển chứng từ trong Công ty Tại Công ty công trình đường thuỷ do bộ máy kế toán áp dụng mô hình trực tuyến chức năng vừa tập chung vừa phân tán vì vậy Kế toán tại các công trường không có chức năng hạch toán mà chi làm chức năng đại diện quản lý, chứng từ , rồi định kỳ chuyển lên cho kế toán Công ty, còn các nghiệp vụ dao dịch đều phải thông qua kế toán Công ty, lại do các Xí nghiệp của Công ty trải dài từ Bắc vào Nam làm việc tại những nơi không khó khăn về giao thông cho nên việc tập hợp và ghi sổ các chứng từ không được thuận tiện. Do vậy thường xuyên có tình trạng chứng từ từ các Xí nghiệp của Công ty chuyển lên nhiều vào gần những ngày cuối tháng, cuối quý , hoặc cuối năm , các ngày lập báo cáo hay có đoàn kiểm tra vì vậy gánh nặng về công việc đè lên kế toán Công ty tại những ngày như thế này. Điều này ảnh hưởng không tốt tới chất lượng làm việc của kế toán tại Công ty và các sai sót xẩy ra do sơ xuất, nhầm lẫn là điều khó chánh khỏi . Mặt khác tại các công trường thi công điều kiện bảo quản và lưu trữ các chứng từ cũng như các tài liệu kế toá NVL khác cũng không đảm bảo , thường hay mất mát các tài liệu này. Vì vậy cho nên Công ty cần phải áp dụng các biện pháp làm giảm gánh nặng cho kế toán Công ty vào những ngày nay, như Công ty có thể sử dụng “phiếu giao nhận chứng từ” do kế toán tại các Xí nghiệp chuyển lên cho kế toán Công ty vào định kỳ 01 tuần 1 lần. Phiếu ghi rõ số lượng chứng từ, ngày tháng phát sinh chứng từ , nội dung chứng từ, số hiệu chứng từ , ngoài ra phiếu phải có xác nhận của kế toán công trường, thủ trưởng công trường. Nhờ có các nội dung trên kế toán Công ty có thể ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách bảo quản và lưu chữ chứng từ không bị mất mát . Khi đến kì quyết toán kế toán Công ty giảm được áp lực công việc , các sai sót cũng giảm . Mẫu “Phiếu giao nhận chứng từ” Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày .. .. .. đến ngày .. .. .. Nhón NVL Ngày tháng Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Nhập Xuất Người nhận Thủ trưởng đơn vị Người giao Ký tên Ký tên Ký tên Ví dụ : Ngày 08 tháng 01 năm 2005 kế toán công trường chuyển cho kế toán Công ty một lượng chứng từ có nội dung sau: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày 03 đến ngày 08 tháng 01 năm 2005 Nhón NVL Ngày tháng Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Nhập Xuất Cọc Thép 03/01/05 01 .. .. .. 969.475.000 Cọc Btông 05/01/05 01 .. .. .. 402.055.000 Xi măng 03/01/05 01 .. .. .. 37.500.000 Đá 1x2 06/01/05 01 .. .. .. 111.838.781 .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Tổng 18 . .. .. .. 6.652.621.781 Người nhận Thủ trưởng đơn vị Người giao Ký tên Ký tên Ký tên Sử dụng phương pháp tính giá Tại Công ty công trình đường thuỷ NVL nhập xuất chủng loại nhất đa dạng và phong phú nhưng tại Công ty lại áp dụng phương pháp tính giá NVL theo phương pháp giá thực tế đích danh là chưa hợp lý. Vì phương pháp giá thực tế đích danh chỉ phù hợp cho các Công ty có lượng NVL nhập xuất ít mà thôi do phải theo dõi NVL theo từng lô hàng điều này rất khó đối với các Công ty có lượng NVL nhiều . Mặt khác Công ty lại là một công ty xây dựng các công trình đường thuỷ cho nên việc tính giá NVL quyết định rất nhiều tới lợi nhuận của Công ty, mà giá cả NVL phụ thuộc vào rất nhiều sự biến động của thị trường nhất là trong thời kỳ này giá cả NVL biến thiên liên tục vì vậy việc áp dụng phương pháp tính giá như trên không còn hợp lý . Vì vậy Công ty nên áp dụng phương pháp “ Giá hạch toán” điều này phù hợp với đặc điểm của Công ty có nhiều danh điểm NVL , giá cả của NVL thay đổi thất thường, , kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp nên giảm nhẹ công việc cho kế toán, hơn do Công ty kí kết các hợp đồng xây dựng cũng tính giá công trình là giá hạch toán . Vì vậy Công ty áp dụng giá hạch toán có nhiều mặt lợi . Phương pháp giá hạch toán: Hệ số giá NVL = Gtt NVL tồn đầu kỳ + GttNVL nhập kho trong kỳ GhtNVL tồn kho đầu kỳ + Ght NVL nhập kho trong k Gtt NVL xuất kho = Hệ số giá NVL x Ght NVL xuất kho Sử dụng sổ danh điểm vật tư (dùng để quản lý CCDC) Để quản lý tốt CCDC của mình Công ty cần thực hiện việc ghi chép và phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh CCDC trong quá trình lao động sản xuất nhằm giảm thiểu mất mát, hỏng hóc do các yếu tố chủ quan hoặc khách quan gây ra. Vì giá trị CCDC thường không lớn và phát sinh trong từng công trình cho nên Công ty có thể sử dụng sổ theo dõi tổng hợp CCDC theo từng công trình cụ thể theo mẫu sau : Sổ tổng hợp CCDC Tên công trình : Tên kho: Nhóm CCDC Chứng từ Giá trị Giá trị phân bổ Ghi chú SH NT 1 lần 2 lần Nhiều lần A B C 1 2 3 4 5 Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Kế toán Ký tên Ký tên Ký tên Ví dụ : Công ty thi công trình nhà thi đấu thể thao của Tỉnh Ninh Bình khi xuất Nhập kho và Xuất kho giàn giáo kế toán có thể căn cứ vào các chứng từ có liên quan để phản ánh vào sổ “ Tổng hợp CCDC “ Sổ tổng hợp CCDC Tên công trình : Nhà thi đấu thể thao Tỉnh Ninh Bình Tên kho: Kho Ninh Bình Nhóm CCDC Thời gian Giá trị Giá trị phân bổ (trong 1 tháng) Ghi chú NN NX 1 lần 2 lần Nhiều lần A B C 1 2 3 4 5 Giàn giáo 16/01/05 18/01/05 84.000.000 14.000.000 Tổng .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Kế toán Kết luận NVL và CCDC luôn quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, nó ; là yếu tố quan trọng trong mọi quá trình sản xuất, quyết định kết cấu sản phẩm, chất lượng sản phẩm . Vì vậy quản lý và sử dụng NVL và CCDC tốt sẽ giúp cho Công ty ổn định trong sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm của mình. Kế toán NVL và CCDC giúp cho Công ty quản lý nguồn nguyên vật liệu tốt hơn , dưới số liệu chính xác do kế toán cung cấp ban lãnh đạo Công ty có thể ra nhiều quyết định giúp Công ty điều chuyển , điều tiết lượng NVL và CCDC trong các trường hợp cần thiết , giúp Công ty tối ưu hoá và sử dụng có hiểu quả tốt nhất nguồn NVL mà Công ty sử hữu và các kế hoạch trong tương lai. Những kết quả đạt được sau hơn 30 năm tồn tại và phát triển đã chứng tỏ hướng đi mà Công ty đã và đang lựa chọn là hoàn toàn đúng đắn. Trong thời gian tới với sự quan tâm giúp đỡ của đảng và nhà nước cùng với sự cố gắng của cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty trở thành một doanh nghiệp Nhà nước hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh xây lắp. Bộ máy kế toán của Công ty trong nhiều năm qua đã góp phần tích cực vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đặc biệt trong thời điểm chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường. Trong thời gian thực tập tại Công ty công trình đường thuỷ, em đã đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán kế toán NVL và CCDC . Đợt thực tập đã giúp em nhận thức rõ ràng hơn về công tác hạch toán NVL và CCDC tại Công ty tuy nhiên, do thời gian thực tập chưa lâu và kiến thức còn hạn chế nên dù đã có nhiều cố gắng chuên đề thực tập của em vẫn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của cô giáo và các cô chú phòng tài chính kế toán Công ty công trình đường thuỷ để chuyên đề cuả em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo ThS. Lê Kim Ngọc và các cô chú phòng tài chính kế toán của Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Danh mục tàI liệu tham khảo 1 Giáo trình : Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Tác giả : Trường đại học KTQD 2 Luận văn tốt nghiệp các khoá 41 , 42 Tác giả : Sinh viên Đại học KTQD 3 Giáo trình :Kế toán quản trị Tác giả : Trường đại học KTQD 4 Giáo trình : Lý thuyết hạch toán kế toán Tác giả : Trường đại học KTQD 5 Tài liệu kế toán tại Công ty công trình đường thuỷ