Đề tài Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Cơ điện Đo lường Tự động hóa DKNEC

vững chắc để công ty có thể đẩy lùi khó khăn, vững bước đi lên dù con đường còn rất dài và nhiều gian nan đang chờ phía trước. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Cơ điện Đo lường Tự động hóa DKNEC 1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ, khách hàng Công ty Cơ điện Đo lường Tự động hoá DKNEC là doanh nghiệp hoạt động trên các lĩnh vực: sản xuất, lắp đặt; dịch vụ và thương mại. Các loại hàng hóa, sản phẩm được sản xuất, thiết kế tại công ty chủ yếu nhằm phục vụ cho các ngành Bia Rượu Nước giải khát; Công nghệ thực phẩm và các nhà máy công nghiệp với các hạng mục như: - Hệ thống đo lường, điều khiển tự động nhà nấu, tự động hoá tổng thể cho các nhà máy bia công suất lớn dựa trên nền BRAUMAT do hãng SIEMENS chuyển giao công nghệ. -     Hệ đo lường điều khiển tự động, hệ thống tank lên men và tank thành phẩm -     Hệ đo lường và điều khiển tự động và tiết giảm năng lượng cho hệ thống lạnh. -    Hệ thống xử lý nước nấu bia và xử lý nước thải các nhà máy bia, -     Hệ thống điện động lực: trạm biến áp, máy phát, tủ phân phối, tủ ATS, Các sản phẩm, dịch vụ của Công ty bao gồm sản xuất, thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt: - Các tủ trung thế, hạ thế, tủ điều khiển, bảng điện, hệ thống đo lường tự động hoá trong công nghiệp -     Hệ thống điều hoà trung tâm cho các cao ốc, khách sạn, hội trường. -     Các sản phẩm điện dân dụng bao gồm hệ thống điện chiếu sáng dân dụng, điện tử, tin học, -     Các sản phẩm cơ khí trong lĩnh vực chế biến thực phẩm, - Các dây chuyền công nghệ sản xuất thực phẩm, bia, nước giải khát - Hệ thống điện tự động hóa trong lĩnh vực xi măng, cao su, dầu khí, giấy, chế biến thép Các sản phẩm của Công ty rất đa dạng về kiểu dáng, kích cỡ, công suất, đáp ứng được mọi quy mô cũng như đòi hỏi về các yếu tố thẩm mỹ của các bạn hàng. Các sản phẩm điện- tự động hóa do Công ty thiết kế, lắp đặt là các sản phẩm công nghệ cao, đảm bảo được độ an toàn, hoạt động liên tục, dễ kiểm tra, bảo dưỡng, Ngoài ra, công ty còn cung cấp các dịch vụ khác như: cung cấp, lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì thang máy, trạm trộn; sửa chữa bảo dưỡng, bảo hành các sản phẩm, thiết bị, máy móc công ty kinh doanh; tư vấn, đào tạo trong lĩnh vực cơ điện, đo lường, tự động hóa, tin học, viễn thông, điện tử, điện lạnh; Hiện nay, Công ty đang tiếp tục mở rộng thêm các loại hình dịch vụ mới, trong đó có việc tư vấn, triển khai các dự án tiết kiệm năng lượng. Vừa qua, Công ty DKNEC được vinh dự là đại diện dự án (PA) do Bộ Công nghiệp chỉ định, thực hiện việc tư vấn cung cấp giải pháp, triển khai các dự án tiết kiệm năng lượng điện tiêu thụ tại các nhà máy Công nghiệp với nguồn vốn được tài trợ từ quỹ Môi trường toàn cầu. Với mục tiêu cung cấp những dịch vụ hoàn hảo nhất, Công ty luôn mang tới sự hài lòng tối đa cho khách hàng, bảo đảm tính nhanh chóng, hiệu quả, chất lượng, giá cả cạnh tranh và bảo hành sau sửa chữa. Hàng hóa mà Công ty kinh doanh hầu hết là các sản phẩm có hàm lượng công nghệ kỹ thuật cao, hiện đại cao. Những mặt hàng nhập khẩu hầu như là trong nước chưa thể sản xuất, có ưu điểm vượt trội hơn các sản phẩm trong nước hoặc những loại hàng hóa được khách hàng yêu cầu, đặt hàng. Hiện tại, Công ty DKNEC là tổng đại lý phân phối chính thức tại Việt Nam của các hãng nổi tiếng, có thương hiệu và được đông đảo các khách hàng trong nước tin tưởng trong lĩnh vực bia rượu nước giải khát như: - Các thiết bị điều khiển, điện lạnh, cấp thoát nước, hệ thống khí nén của hãng DANFOSS. - Các thiết bị điện, tự động hóa của hãng SIEMENS - Các loại bơm thực phẩm, bơm định lượng hóa chất của hãng GRUNDFOS - Các thiết bị đóng cắt của hãng Moeller -Đức. Công ty cũng là đại lý cung cấp vật tư thiết bị tự động hoá, đo lường, điều khiển nhập khẩu của các hãng: OMRON, ROCKWELL, SCHNEIDER, Pro-face, Invensys,   Khách hàng chủ yếu của Công ty DKNEC hiện nay chủ yếu là các nhà máy chế biến thực phẩm, Các Nhà máy Bia rượu NGK trong cả nước. Trong đó phải kể đến nhiều nhà máy lớn thuộc Tổng Công ty Rượu Bia NGK Sài Gòn; Công ty CP Bia Huế; Công ty CP Bia và NGK Hạ Long; Bên cạnh đó là các công ty thuộc các lĩnh vực sản xuất xi măng, giấy, chế biến thép, các nhà máy nước, Nước ta đã gia nhập WTO, trong xu thế hội nhập toàn cầu, thời gian tới Công ty sẽ tiến hành mở rộng thị trường, tìm tới các đối tác nước ngoài. 1.2.2. Đặc điểm về đầu vào Hiện nay, Công ty nhập hàng từ hai nguồn chủ yếu là nguồn hàng trong nước và hàng nhập khẩu. Đối với hàng trong nước, Công ty tiến hành nhập theo định kỳ, theo yêu cầu của quản lý. Hàng hóa được nhập chủ yếu từ các Công ty lớn, có uy tín trong cùng lĩnh vực kinh doanh với Công ty như Công ty ASEATEC , Công ty CP Kim Tín, Công ty Tam Anh Đây là nguồn hàng ổn định của Công ty, chất lượng cao, giá cả hợp lý và chi phí vận chuyển bốc dỡ hầu như không có. Đối với hàng nhập khẩu, Công ty chủ yếu nhập hàng của các hãng lớn như Danfoss, SIEMENS, SCHNEIDER, Việc nhập khẩu chỉ diễn ra với những loại hình có tính chất nhất định, có hàm lượng công nghệ cao mà trong nước không thể sản xuất được. Hàng hóa nhập khẩu chiếm hơn 50% trong tổng giá trị các mặt hàng kinh doanh của Công ty và được nhập chủ yếu theo yêu cầu của khách hàng và theo nhu cầu của Công ty. Hàng nhập khẩu chiếm phần lớn trong tổng giá trị lượng hàng nên có vị trí quan trọng trong hoạt động thương mại của Công ty. Công ty thường nhập hàng theo giá CIF tại cảng Hải Phòng, giá FCA, giá FOB hay giá CIF Nội Bài tuỳ thuộc và nguồn hàng nhập về. 1.2.3. Tình hình lao động, kinh tế, tài chính - Tình hình lao động Để có những bước tiến không nhỏ trong quá trình hoạt động, Công ty luôn chú ý tới việc phát triển, nâng cao khả năng triển khai các công trình có hàm lượng khoa học công nghệ và độ hiện đại hóa cao bằng việc đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Hiện tại, Công ty có một đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, nhiệt tình, sáng tạo, có ý thức kỷ luật tốt. Số lượng cán bộ nhân viên hiện tại lên tới gần 100 người, trong đó có số người đạt trình độ tiến sỹ, thạc sỹ chiếm khoảng 3.4%, đội ngũ kỹ sư chiếm khoảng 55%, số cử nhân cao đẳng chiếm 25%, số nhân viên kỹ thuật và công nhân lành nghề chiếm khoảng 16%. Đội ngũ cán bộ kỹ thuật của công ty được đào tạo chính quy từ các trường đại học kỹ thuật hàng đầu trong nước, đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật cao trong lĩnh vực điện tự động hóa. Bên cạnh đó trong quá trình hoạt động, Công ty thường xuyên quan tâm đến việc nâng cao trình độ và khả năng nhạy bén với kỹ thuật mới hiện đại của đội ngũ cán bộ kỹ thuật bằng cách cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo của các hãng tự động hóa nối tiếng thế giới như SIEMENS, DANFOSS, GRUNDFOS, MOELLER.tại Việt Nam, Cộng hòa Liên Bang Đức, Singapore, Nhờ đó các cán bộ kỹ thuật công ty luôn được khám phá, tiếp cận với các công nghệ và thiết bị mới nhất trong ngành: phần mềm BRAUMAT, PCS7, PLC S7 300-400, WINCC, Ngoài ra, Công ty còn có đội ngũ cố vấn kỹ thuật và cộng tác viên là các nhà khoa học có uy tín cao của các Viện nghiên cứu, các trường đại học trong nước như Viện KH&CN Quốc gia, Đại học Bách khoa Hà Nội, Học viện kỹ thuật quân sự,. Với đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp, cho tới nay Công ty có thể triển khai các công trình có hàm lượng khoa học công nghệ cao, đạt độ chính xác và hoàn hảo được chứng minh qua các công trình do Công ty đã và đang triển khai thực hiện. - Tình hình kinh tế, tài chính Công ty TNHH Cơ điện Đo lường Tự động hóa DKNEC là một thành viên trong tập đoàn Cơ Nhiệt Điện lạnh Bách Khoa (POLYCO). Công ty hoạt động dưới dạng Công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Công ty hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, hoạt động theo các quy định của pháp luật. Giám đốc doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật và nhà nước về các hoạt động của doanh nghiệp mình, đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động trong phạm vi, khuôn khổ cho phép của pháp luật. Trong hơn tám năm hoạt động, với những nỗ lực không ngừng, Công ty đã có những bước phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Vốn điều lệ của doanh nghiệp ban đầu là 4.500.000.000 đồng, nay đã tăng lên là 15.000.000.000 đồng. Chúng ta có thể thấy rõ hơn sự phát triển cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua một số chỉ tiêu tài chính trong vài năm gần đây: Bảng 1.1 : Bảng phân tích khái quát tình hình tài chính STT Chỉ tiêu ĐVT Số liệu các năm Chênh lệch 2006 2007 2008 2007/2006 2008/2007 Số tuyệt đối Số tương đối Số tuyệt đối Số tương đối 1 TSLĐ và đầu tư ngắn hạn trđ 43.952 76.061 82.649 32.109 73% 6.588 9% 2 Tài sản dài hạn trđ 3.489 10.305 11.294 6.816 195% 989 10% 3 Tổng tài sản trđ 47.441 86.366 93.943 38.925 82% 7.577 9% 4 Nguồn vốn CSH trđ 8.595 14.698 16.421 6.103 71% 1.723 12% 5 Tổng quỹ lương năm trđ 1.527 3.638 3.796 2.111 138% 158 4% 6 Số lượng lao động bq năm LĐ 56 88 95 32 57% 7 8% 7 Thu nhập bq người lao động/năm trđ 27,27 41,34 39,96 14,07 52% -1,38 -3% 8 Doanh thu trđ 30.208 66.368 79.526 36.160 120% 13.158 20% 9 Lợi nhuận trước thuế trđ 3.594 6.238 3.921 2.644 74% -2.317 -37% 10 Lợi nhuận sau thuế trđ 2.588 4.491 2.823 1.903 74% -1.668 -37% 11 H.số tài trợ Vốn CSH (4)/(3) 0,181 0,170 0,175 -0,011 -6% 0,005 3% 12 H.số tài trợ TSDH từ Vốn CSH (2)/(4) 0,406 0,701 0,688 0,295 73% -0,013 -2% 13 H.số TT tổng quát (3)/[(3)-(4)] 1,221 1,205 1,212 -0,016 -1% 0,007 1% 14 H.số LNST so với DT (10)/(8) 0,086 0,068 0,035 -0,018 -21% -0,032 -48% Nguồn từ báo cáo tài chính hàng năm tại Công ty Qua số liệu bảng trên, chúng ta có thể đánh giá khái quát như sau: Có thể nói năm 2007 so với năm 2006 là một năm có bước phát triển vượt bậc về kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn thuận lợi của doanh nghiệp, với sự ổn định cả về lãi suất ngân hàng, giá cả thị trường đầu vào, Tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm này tiến triển rất tốt đẹp, doanh thu tăng 120%, lợi nhuận sau thuế tăng 74% so với năm trước, Nhưng tới năm 2008, sự biến động nền kinh tế thế giới kéo theo những thay đổi, biến động không ngừng của nền kinh tế Việt Nam. Công ty cũng như bao doanh nghiệp Việt Nam khác chịu sự ảnh hưởng nghiêm trọng của những biến động ấy. Việc giá cả leo thang, lãi suất ngân hàng tăng vọt, nguồn ngoại tệ trong giai đoạn đầu năm khan hiếm làm tỷ giá ngoại tệ biến đổi không ngừng, sự khó khăn và chậm trễ trong thanh toán của các khách hàng, làm tình hình tài chính của Công ty có chiều hướng suy giảm, lợi nhuận sau thuế giảm 37%. Tuy nhiên, do trúng thầu nhiều công trình lớn từ trong năm 2007, doanh thu của năm 2008 vẫn tăng so với năm trước, số lượng lao động tăng trung bình là 7 người, tương đương 8% so với năm 2007; thu nhập bình quân năm người lao động giảm nhẹ, khoảng 1.38 triệu đồng/năm, tương đương 3% so với năm 2007. Chỉ tiêu hệ số tài trợ vốn chủ sở hữu qua cả 3 năm đều dưới 20%, điều này chứng tỏ Công ty thiếu tính tự chủ trong sử dụng vốn, nói cách khác là mức độ độc lập về tài chính của doanh nghiệp chưa cao, nguồn vốn đa phần là vốn đi vay và chiếm dụng. Tuy vậy, xét trên quy mô vốn và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp là công ty lắp đặt thì hệ số này tương đối ổn định qua các năm, tăng nhẹ trong năm 2008 là dấu hiệu khá khả quan. Hệ số tài trợ TSDH từ Vốn CSH có nhiều biến động do tình hình khó khăn, Công ty hạn chế các khoản đầu tư dài hạn trong năm 2008. Hệ số này tăng tới 73% trong năm 2007 nhưng lại giảm 2% trong năm 2008. Chỉ tiêu hệ số thanh toán tổng hợp trong cả 3 năm đều ổn định ở mức 1,2, doanh nghiệp thừa khả năng thanh toán các khoản nợ phải trả, là nhân tố làm tăng tính tự chủ trong hoạt động tài chính, góp phần thúc đầy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phát triển. Hệ số LNST/doanh thu (chỉ tiêu ROS) có chiều hướng giảm qua các năm. Chỉ tiêu này của năm 2007 giảm 21% so với năm 2006 chứng tỏ hiệu quả tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp chưa tốt, một phần cũng là do các chi phí đầu vào tăng. Đến năm 2008, chỉ tiêu này giảm mạnh tới 48% so với năm 2007 mà nguyên nhân chủ yếu là do sự biến động của nền kinh tế trong nước làm gia tăng các khoản chi phí của doanh nghiệp, dẫn tới mức độ kiểm soát đối với chi phí của Công ty giảm. Qua một số phân tích khái quát, cho thấy tình hình tài chính của doanh nghiệp là tương đối khả quan. Đặc biệt trong tình trạng khó khăn của nền kinh tế, Công ty vẫn đạt mức độ tăng doanh thu, ổn định việc làm cho cán bộ nhân viên trong công ty. Điều này chứng tỏ sự nỗ lực vượt bậc về tài chính và sự chủ động khắc phục, giải quyết khó khăn của công ty. Ngoài các hoạt động sản xuất kinh doanh chính, Công ty còn tham gia hoạt động đầu tư từ các nhà máy. Hiện tại Công ty đang đầu tư góp vốn vào: nhà máy bia Phương Nam- Công ty Cổ phần Hoàng Quỳnh tại TP. Hồ Chí Minh; nhà máy Bao bì Hải Phòng; Tổng công ty Bia-Rượu-NGK Hà Nội; Như vậy, có thể nói Công ty DKNEC đã có những bước phát triển không ngừng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong giai đoạn nền kinh tế trong nước và thế giới đang có nhiều biến động, Công ty vẫn tiếp tục vượt qua khó khăn thử thách, nắm bắt cơ hội để khẳng định mình trong lĩnh vực điện- tự động hóa. 1.3. Đặc điểm hoạt tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tại Công ty TNHH Cơ điện Đo lường Tự động hóa DKNEC 1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Do là một công ty có tư cách pháp nhân , tổ chức hạch toán độc lập và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của mình trong khuôn khổ nguồn vốn kinh doanh. Vì thế, Công ty cần tổ chức bộ máy quản lý thích hợp nhằm hoàn thành tốt các mục tiêu đã đề ra. Để đảm bảo đạt hiệu quả cao cũng như tính khoa học trong hoạt động quản lý, bộ máy quản lý của Công ty DKNEC được tổ chức theo kiểu trực tuyến thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty DKNEC TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH - KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT PHÒNG THIẾT KẾ KỸ THUẬT PHÒNG DỰ ÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH - KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH TRUNG TÂM GIẢI PHÁP PHẦN MỀM Đứng đầu Bộ máy quản lý là Ban Giám đốc Công ty gồm có Tổng Giám đốc và 2 Phó Giám đốc: Tổng Gi¸m ®èc: Lµ ng­êi cã quyÒn cao nhÊt vµ còng ®ång thêi lµ ng­êi chÞu mäi tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, trực tiếp đưa ra các quyết định quan trọng cuối cùng của Công ty như về mặt tổ chức quản lý, chiến lược kinh doanh, quyết định đầu tư, hợp tác, chế độ kế toán áp dụng trong Công ty, phô tr¸ch chuyªn s©u vÒ tæ chøc, lao ®éng, kü thuËt, Phã gi¸m ®èc tài chính - kinh doanh và Phó Giám đốc kỹ thuật: Lµ ng­êi hç trî trực tiếp cho gi¸m ®èc, chịu tr¸ch nhiệm chÝnh trong phạm vi quản lý của mình. Các phó giám đốc có trách nhiệm quản lý cũng như chủ động đề ra những phương án sản xuất kinh doanh, chỉ đạo kỹ thuật tới các phòng ban theo quy định của Công ty. Trực thuộc Ban Giám đốc là các phòng ban với các chức năng , nhiệm vụ riêng. Hiện tại, công ty có 5 phòng ban bao gồm: Phòng Thiết kế-Kỹ thuật, Phòng Dự án, Phòng Hành chính-Kế toán, Phòng Kinh doanh, Trung tâm giải pháp phần mềm. Mỗi phòng ban đều có trưởng phòng và phó phòng trực tiếp dưới sự quản lý của Ban Giám đốc Công ty, phụ trách giám sát điều hành mọi hoạt động và quản lý nhân viên trong phòng ban của mình. Chức năng của các phòng ban trong Công ty được khái quát như sau: Phòng Kỹ Thuật: Là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của Công ty. Hiện nay phòng có đội ngũ kỹ thuật giỏi, có tính chuyên nghiệp cao. Phòng chịu trách nhiệm hoàn toàn về mặt kỹ thuật cho các dự án, hợp đồng. Các kỹ sư đảm nhiệm việc thiết kế các sơ đồ kỹ thuật phục vụ cho các dự án, hợp đồng cần hoàn thành; sau đó phối hợp cùng các bộ phận khác trong công ty triển khai, tiến hành lắp đặt các công trình và nghiệm thu kỹ thuật cũng như chịu trách nhiệm bảo hành sau khi kết thúc công trình. Phòng Dự Án: Có nhiệm vụ lập, quản lý dự án, tham gia dự thầu. Theo các bản thiết kế của phòng kỹ thuật, Phòng dự án trực tiếp tìm hiểu, lựa chọn nguồn nguyên vật liệu để cung cấp cho các công trình; đưa ra các dự toán chi phí cũng như doanh thu, lợi nhuận sẽ đạt được; dự báo các rủi ro có thể xảy ra và các phương án dự phòng Phòng kinh doanh: Giữ một nhiệm vụ rất quan trọng là tìm kiếm và mở rộng thị trường, trực tiếp giới thiệu các sản phẩm Công ty kinh doanh tới các doanh nghiệp đang có nhu cầu. Theo đó, Phòng Kinh doanh còn có trách nhiệm quản lý Showroom của Công ty – nơi trưng bày và bán các sản phẩm, thiết bị được nhập từ các hãng có uy tín trong và ngoài nước. Phòng Hành Chính-Kế toán được phân thành hai bộ phận: + Bộ phận Hành chính nhân sự: thực hiện tất cả các công việc liên quan đến công tác hành chính trong Công ty như: quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu, bảo mật, đối nội, đối ngoại, thực hiện đầy đủ, chính xác các thủ tục, giấy phép, đơn từ, phối hợp với các phòng ban tìm kiếm, tuyển dụng, quản lý nguồn nhân lực đảm bảo chất lượng và phù hợp với Công ty. + Bộ phận Kế toán: thực hiện chức năng quản lý về mặt tài chính của toàn Công ty; tổ chức hạch toán kế toán; thu thập và quản lý lưu trữ các chứng từ, hợp đồng đã ký của phòng Dự án; quản lý mọi hoạt động tài chính trong công ty; lập báo cáo kết qủa kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm theo yêu cầu của Cơ quan thuế quản lý. Bên cạnh đó, phòng có nhiệm vụ cung cấp các thông tin, báo cáo tình hình tài chính theo yêu cầu để Ban giám đốc lên kế hoạch và đưa ra các quyết định hợp lý, đúng đắn, kịp thời, Trung tâm giải pháp phần mềm: đảm nhiệm việc mang đến các sản phẩm phần mềm tự động hóa hiện đại và ưu việt cho hệ thống điều khiển tự động hóa tại các tại các công trình Nhà máy Bia-NGK mà Công ty đang thực hiện. Có thể nói đây là bộ phận quan trọng không thể tách rời của Công ty. Với 12 thạc sỹ, kỹ sư chuyên nghiệp và đầy sáng tạo, Trung tâm giải pháp phần mềm của Công ty DKNEC không chỉ đóng góp vào thành công của Công ty mà góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của ngành Tự động hóa còn non trẻ tại nước ta. 1.3.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất, lắp đặt - Tổ chức sản xuất, lắp đặt Giám đốc Nhà máy Chế tạo Lắp ráp Cơ khí Tự động hóa và đội trưởng các đội thi công chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, điều hành các đội thi công thông qua dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty. Các đội thi công ngoài việc sản xuất , cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ còn có nhiệm vụ cung cấp thông tin, báo cáo tình hình hoạt động của đội lên cấp trên, đồng thời phối hợp với các phòng ban chức năng khác để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Hiện nay Công ty có 8 đội thi công với đội ngũ 15 kỹ sư nhiều kinh nghiệm, 40 Công nhân có tay nghề cao thạo việc, có tiềm năng Bên cạnh đó, do đặc tính của công việc và để phù hợp với sự linh động của các công trình lớn nhỏ khắp mọi miền đất nước, Công ty còn có đội ngũ cộng tác viên trên nhiều lĩnh vực ở cả ba miền: Bắc, Trung, Nam. Tất cả như một sự đảm bảo cho sự hoạt động liên tục, phát triển bền vững của Công ty, cũng như việc đáp ứng ngày càng tốt hơn các yêu cầu của thị trường đề ra. Phương thức tổ chức hoạt động sản xuất, lắp đặt của công ty có thể được khái quát bằng sơ đồ sau : Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty DKNEC TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY CHẾ TẠO LẮP RÁP CƠ KHÍ TỰ ĐỘNG HÓA ĐỘI THI CÔNG SỐ 1 ĐỘI THI CÔNG SỐ 2 ĐỘI THI CÔNG SỐ 3 ĐỘI THI CÔNG SỐ 4 ĐỘI THI CÔNG SỐ 5 ĐỘI THI CÔNG SỐ 6 ĐỘI THI CÔNG SỐ 8 ĐỘI THI CÔNG SỐ 7 - Quy trình sản xuất, lắp đặt Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ quy trình sản xuất lắp đặt Nhận thầu Tổ chức thực hiện lắp đặt Hoàn thành nghiệm thu Bàn giao công trình Hoạt động lắp đặt là một ngµnh s¶n xuÊt vËt chÊt mang tÝnh chÊt c«ng nghiÖp cã ®Æc ®iÓm kh¸c víi ngµnh s¶n xuÊt kh¸c. VÒ tæ chøc s¶n xuÊt lắp đặt th× ph­¬ng thøc nhËn thÇu ®· trë thµnh ph­¬ng thøc chñ yÕu. S¶n phÈm cña c«ng ty lµ kh«ng di chuyÓn ®­îc mµ cè ®Þnh tại các công trình. §¨c ®iÓm nµy buéc Công ty ph¶i di chuyÓn m¸y mãc, vật tư, thiÕt bÞ, nh©n c«ng tíi n¬i tæ chøc s¶n xuÊt lắp đặt. Quá trình nhận thầu hay còn gọi là công tác chuẩn bị ban đầu bao gồm ký hợp đồng sau khi nhận thông báo trúng thầu với chủ đầu tư. Sau đó lên dự toán và thiết kế các sơ đồ kỹ thuật. Dựa vào các bản vẽ kỹ thuật, tiến hành nhập các máy móc, thiết bị cần thiết, đạt tiêu chuẩn theo dự toán và bản vẽ để tập kết tại chân công trình. Trong quá trình tổ chức thực hiện thi công lắp đặt tại công trình luôn ph¶i so s¸nh víi dù to¸n và sơ đồ thiết kế, lÊy đó lµm th­íc ®o. Lượng tiªu thô X©y dùng ®­îc theo gi¸ dù to¸n hoÆc gi¸ tho¶ thuËn víi chñ ®Çu t­. Quá trình tổ chức thực hiện sản xuất lắp đặt bao gồm nhập vật tư hoặc chế tạo, sản xuất thiết bị để chuyển đến công trình, lựa chọn và tập hợp nhân công lắp đặt hệ thống. Sau khi hoàn thành quá trình lắp đặt theo hợp đồng đã thỏa thuận, khi hệ thống hoạt động đạt tiêu chuẩn đã đề ra, hai bên tiến hành nghiệm thu và công ty bàn giao lại hệ thống lắp đặt cho đơn vị sử dụng. Do đặc thù là công ty lắp đặt các hệ thống điện tự động hóa, các sản phẩm lắp đặt của công ty đều phải được bảo hành sau lắp đặt. Cũng vì thế mà sản phẩm lắp đặt của công ty luôn phải đảm bảo chất lượng tốt để đảm bảo uy tín và tránh việc hư hỏng của thiết bị trong thời gian bảo hành. PHẦN 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH CƠ ĐIỆN ĐO LƯỜNG TỰ ĐỘNG HOÁ DKNEC 2.1. Đặc điểm lao động kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Cơ điện Đo lường Tư động hóa DKNEC 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán là một nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với điều kiện cụ thể tại doanh nghiệp về mặt tổ chức , quy mô hoạt động kinh doanh , sự phân cấp quản lý Do đó , việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán nào (tập trung hay phân cấp) đều xuất phát từ yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Tại Công ty DKNEC, công tác kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, mọi công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của Công ty, từ việc thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập các báo cáo tài chính. Chính nhờ sự tập trung của công tác kế toán mà Công ty nắm được toàn bộ thông tin để từ đó đánh giá, cung cấp kịp thời các thông tin tài chính cho Ban Giám đốc. Ngoài ra, hình thức này còn là điều kiện thuận lợi cho việc xử lý thông tin trên máy tính và mọi nhân viên kế toán đều được điều hành trực tiếp từ kế toán trưởng. Hiện tại, Phòng Kế toán của Công ty có 8 nhân viên đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau, tuy vậy mỗi người có thể kiêm nhiệm hai hay nhiều công việc kế toán khác nhau bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn Công ty. Cơ cấu và phân công lao động kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty DKNEC Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ-VL CCDC Kế toán CP- Giá thành Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán Ngân hàng Kế toán lương, TM Thủ quỹ Do nhận rõ được tầm quan trọng của công tác kế toán nên vấn đề nhân sự của phòng kế toán luôn được Ban Giám đốc Công ty xem xét kĩ lưỡng cũng như quyết định thận trọng trong tuyển dụng. Vì vậy, các nhân viên Phòng Kế toán của Công ty đều là những người có năng lực, được đào tạo chuyên ngành và bài bản. Trong đó chức năng , nhiệm vụ của mỗi người như sau: Kế toán trưởng : + Là người đứng đầu bộ máy kế toán, có nhiệm vụ phụ trách chung , đôn đốc mọi bộ phận kế toán chấp hành các quy định, chế độ kế toán do nhà nước ban hành. + Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như mọi hoạt động khác của Công ty liên quan tới công tác kế toán- tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Công ty. + Là người trực tiếp báo cáo các thông tin kế toán lên Giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin, số liệu đã báo cáo. + Tổ chức trình tự luân chuyển chứng từ, công tác kế toán, thống kê trong Công ty phù hợp với chế độ quản lý tài chính của Công ty. Kế toán Tổng hợp : + Kiểm tra tổng hợp các chứng từ, số liệu báo cáo của các kế toán bộ phận, lên toàn bộ các Bảng kê có liên quan, vào sổ tổng hợp, + Lên các báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm nộp lên các cơ quan cấp trên theo đúng quy định, + Lên báo cáo tài chính cuối năm theo đúng quy định nộp cho các cơ quan có thẩm quyền, + Thực hiện công tác kế toán tổng hợp để trình lên kế toán trưởng khi có nhu cầu thu thập thông tin. Kế toán Công nợ : + Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ trước khi thanh toán. + Theo dõi các khoản công nợ với người bán, + Kiểm tra các dự toán thanh quyết toán các công trình và hạng mục công trình đảm bảo nguyên tắc, thủ tục theo đúng quy định của nhà nước, + Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, giá trị từng hợp đồng cũng như thời gian, tiến độ thanh toán của từng khách hàng, từng công trình. Kế toán Ngân hàng: + Theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ, theo dõi từng lần nhận nợ, định kỳ tính toán các khoản lãi vay phải trả ngân hàng, các món đáo hạn vay và lên kế hoạch trả nợ từng món vay tại từng ngân hàng, + Thực hiện các giao dịch thanh toán, nhận nợ, bảo lãnh, chuyển tiền và các hoạt động khác liên quan đến giao dịch ngân hàng, làm các thủ tục vay vốn ngân hàng. Kế toán tiền lương và tiền mặt: + H¹ch to¸n vµ kiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn quü l­¬ng, lËp b¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng, thanh to¸n b¶o hiÓm x· héi, tiÒn th­ëng, phân bổ tÝnh to¸n l­¬ng vµ c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho c¸n bé nh©n viªn trong C«ng ty, + Theo dõi các khoản tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán tiền tạm ứng đi công tác với các cán bộ nhân viên trong công ty, + Theo dõi chi tiết các khoản thu chi, vào sổ quỹ tiền mặt, theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu định kỳ với thủ quỹ, Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: + TËp hîp theo dõi tổng quát tất cả các khoản chi phÝ phát sinh trong toàn công ty, + TÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm xây lắp. Kế toán nguyên vật liệu, tài sản cố định, CCDC: + Chịu trách nhiệm theo dõi về số lượng, giá cả các loại nguyên vật liệu, hàng tồn kho, + Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu tại công ty và thực hiện kiểm kê kho Công ty định kỳ theo quy định, theo dõi nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo số liệu từ các công trình gửi về, + Theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ tăng, giảm tài sản cố định, tính toán khấu hao, giá trị còn lại của tài sản; định kỳ kiểm tra tình trạng của tài sản, theo dõi chi tiết nhập, xuất, tồn, tình hình sử dụng CCDC tại công ty cũng như tại các công trình, Thủ quỹ: + Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thu, chi tiền, + C¨n cø vµo chøng tõ thu, chi ®· ®­îc ký duyÖt thñ quü tiÕn hµnh thu, chi theo phiếu thu, phiếu chi, nép và rút tiền ng©n hµng, cïng víi kÕ to¸n tiÒn mÆt qu¶n lý quỹ tiÒn mặt cña c«ng ty. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán và chính sách kế toán Hiện tại, công ty DKNEC đang sử dụng hệ thống kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 áp dụng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Do đặc điểm là doanh nghiệp lắp đặt, sản xuất và kinh doanh, Công ty đã vận dụng một cách linh hoạt, hợp lý, phù hợp với quy mô và đặc thù riêng biệt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2.1. Một số đặc điểm chế độ kế toán áp dụng tại công ty DKNEC: Kỳ kế toán bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng Hình thức kế toán áp dụng: trên máy, hình thức Nhật ký chung Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: + Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập kho trong kỳ _ Giá trị hàng xuất kho trong kỳ + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: khấu hao đường thẳng Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Thanh toán định kỳ lãi vay cho bên cho vay, Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: doanh thu được theo dõi riêng biệt từng loại doanh thu. Trong từng loại được chi tiết theo từng khoản doanh thu nhằm phục vụ cho việc xác định doanh thu theo yêu cầu quản lý hoạt động SXKD của doanh nghiệp. 2.2.2. Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 áp dụng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, được chi tiết theo từng đối tượng, mỗi đối tượng lại được chi tiết theo trường hợp cụ thể sao cho phù hợp, tiện cho việc theo dõi, lập báo cáo cũng như đánh giá kết quả hoạt động trong công ty. Có thể lấy một số ví dụ với tài khoản 112 tại Công ty như sau: hiện tại Công ty có 5 tài khoản tại năm ngân hàng để tiện cho việc giao dịch, tài khoản của doanh nghiệp được chi tiết như sau: + TK 1121: Tiền gửi NH No&PTNT – CN Thăng Long + TK 1122: Tiền gửi NH No&PTNT – CN Hoàng Quốc Việt + TK 1123: Tiền gửi NH Sài Gòn Thương Tín + .. Là doanh nghiệp được phép xuất nhập khẩu các thiết bị điện, tự động hóa, để thuận tiện cho việc thanh toán, chuyển tiền ra nước ngoài, Công ty đã mở cả tài khoản VNĐ và USD tại một số ngân hàng, theo đó tài khoản 112 lại được chi tiết thành các tiểu khoản cấp 3 như: + TK 1121-1: Tiền gửi VNĐ NH No&PTNT – CN Thăng Long + TK 1121-2: Tiền gửi USD NH No&PTNT – CN Thăng Long, + 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hình thức kế toán Hình thức kế toán Công ty DKNEC đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung trên kế toán mày. Tuy hình thức này có nhược điểm là ghi trùng sổ sách, nhưng với quy mô vừa của doanh nghiệp, hình thức này là phù hợp bởi dễ theo dõi, gọn nhẹ, tiện sử dụng trên phần mềm kế toán công ty đang sử dụng. Hình thức Nhật ký chung Công ty áp dụng gồm có các loại sổ kế toán sau đây : Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký đặc biệt: Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được theo dõi một cách chặt chẽ, khoa học phù hợp với đặc điểm phát sinh nghiệp vụ thì ngoài sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, Công ty còn mở một số sổ nhật ký chuyên dùng: + Sổ Nhật ký thu tiền + Sổ Nhật ký chi tiền + Sổ Nhật ký mua hàng: chi tiết mua trong nước và nhập khẩu + Sổ Nhật ký bán hàng Sổ Cái : Được mở chi tiết cho các TK 111, 112, 131, 133, 138, 142, 156, 331, 338, 333, 511, 632, 641, 642, 711, 811, 911,. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Để tiện cho việc theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, Công ty mở một số sổ và thẻ kế toán chi tiết như sau: Sổ tài sản cố định; Sổ chi phí kinh doanh; Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay; Hàng ngày bộ máy kế toán của Công ty đã giải quyết nhanh chóng, chính xác và khoa học công việc kế toán của Công ty. Ta có thể thấy rõ hơn trình tự hạch toán của Công ty qua sơ đồ sau : Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ trình tự Hạch toán theo hình thức Nhật ký chung tại công ty DKNEC Chứng từ gốc Sổ (thẻ) chi tiết Sổ NKC Sổ Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi Hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu : 2.2.4. Đặc điểm vận dụng báo cáo kế toán Cuối kỳ kế toán, kế toán viên tiến hành lập báo cáo tài chính phản ánh trung thực và chính xác hoạt động kinh doanh trong kỳ của Công ty theo mẫu ban hành của Bộ Tài chính, bao gồm : Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN Báo cáo kết quả kinh doanh Mẫu số B02-DN Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DN Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DN Bảng cân đối tài khoản Mẫu số F01-DN Kỳ lập báo cáo tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Công ty phải lập báo cáo tài chính năm và gửi cho cơ quan thuế , nơi đăng ký kinh doanh và cơ quan thống kê chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. 2.3. Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán 2.3.1. Đặc điểm Kế toán phần hành vốn bằng tiền 2.3.1.1. Thủ tục lập, trình tự luân chuyển, chứng từ tiền mặt, TGNH Các chứng từ chủ yếu Công ty sử dụng trong kế toán phần hành tiền mặt và TGNH: Giấy đề nghị thanh toán Giấy tạm ứng cùng với hóa đơn mua, bán hàng, Giấy báo nợ, báo có, sổ phụ ngân hàng, giấy nộp tiền vào ngân hàng, Trong phần hành này thì Công ty sử dụng các tài khoản sau : Tài khoản 111 - Tiền mặt tại quỹ: Dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của công ty Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty tại các ngân hàng Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập phiếu thu, phiếu chi. PhiÕu thu, chi kÕ to¸n ®­îc lËp thµnh 2 liªn, thò quü gi÷ l¹i 1 liªn ®Î ghi sæ, 1 liªn giao cho ng­êi nép hoặc nhận tiÒn, mét liªn l­u t¹i n¬i lËp phiÕu. Cuèi ngµy kế toán tập hợp toµn bé các phiÕu thu, chi vµ chøng tõ gèc để ghi sổ quỹ tiền mặt, Sổ Nhật kí thu , chi tiền mặt; đồng thời kế toán vào sổ Tổng hợp phát sinh. Sau đó đối chiếu từ Nhật ký thu, chi tiền với sổ Tổng hợp phát sinh TK 111, 112 khớp số liệu với nhau và tiến hành ghi sổ Cái, từ sổ Cái kế toán lập bảng cân đối phát sinh và căn cứ vào đó để lập báo cáo tài chính. Có thể khái quát quy trình trên qua sơ đồ sau : Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ ghi sổ của Kế toán phần hành Tiền mặt Chứng từ gốc Phiếu thu/Phiếu chi Nhật ký thu/chi tiền Sổ Cái TK 111,112 Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính Tổng hợp PS 111,112 2.3.1.2. Nguyªn t¾c qu¶n lý vèn b»ng tiÒn cña c«ng ty. C«ng ty DKNEC sö dông ®¬n vÞ tiÒn tÖ thèng nhÊt lµ ViÖt Nam §ång (VN§). Khi h¹ch to¸n c«ng t¸c chuyÓn ®æi c¸c ®ång tiÒn kh¸c ph¶i theo tû gi¸ thùc tÕ b×nh qu©n liªn ng©n hµng do ng©n hµng nhµ n­íc ViÖt Nam th«ng b¸o t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô.TiÒn mÆt cña c«ng ty ®­îc tËp trung t¹i quü. Mäi nghiÖp vô cã liªn quan ®Õn thu, chi, tiÒn mÆt qu¶n lý vµ b¶o qu¶n tiÒn mÆt thñ quü chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn. 2.3.2. Đặc điểm kế toán hạch toán chi phí bán hàng Hiện tại, chi phí bán hàng của Công ty thường bao gồm các khoản chi phí sau : Chi phí bảo hành sản phẩm: sản phẩm của Công ty DKNEC là những hàng hóa có hàm lượng công nghệ cao vì vậy chi phí bảo hành sản phẩm cũng chiếm một phần quan trọng trong chi phí bán hàng của Công ty. Bảo hành tốt hàng hóa sẽ giúp đảm bảo uy tín của Công ty đối với các bạn hàng , từ đó nhằm tăng lượng khách hàng đến với Công ty. Việc bảo hành sản phẩm của Công ty thường được tính , trích cho từng hợp đồng cụ thể và chỉ ghi nhận vào chi phí bán hàng khi thực sự phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến bảo hành sản phẩm của Công ty. Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các dịch vụ liên quan đến bán hàng khác như : chi phí thuê xe vận chuyển vật tư, thiết bị sửa chữa đến cho khách hàng nếu có quy định trong hợp đồng, chi phí thuê kho, thuê cửa hàng, chi phí quảng cáo Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí khác mà Công ty đã chi trực tiếp bằng tiền cho các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng như: chi phí tiếp khách, chi phí xăng dầu, chỗ ở, cầu phà, cho nhân viên ký kết hợp đồng và các chi phí bằng tiền khác. Khi phát sinh một nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Khi có yêu cầu của công tác quản lý , phần mềm máy tính có thẻ kết xuất ra các sổ, sổ chi tiết bán hàng, sổ cái TK 641. 2.3.3. Tổ chức kế toán giá vốn hàng bán Công ty DKNEC tính giá của hàng hóa xuất bán dựa vào giá trị thực tế của hàng hóa nhập kho. Do hàng được nhập từ hai nguồn khác nhau nên tuỳ vào từng nguồn hàng khác nhau nên cách tính giá hàng nhập kho cũng khác nhau. Đối với hàng hóa nội địa : Giá trị hàng = Giá mua ghi trên hóa - Các khoản + Chi phí nhập kho đơn người bán giảm trừ vận chuyển Để tính giá của hàng nhập kho, kế toán chia làm hai phần: giá mua và chi phí vận chuyển. Chi phí vận chuyển thì được tính cho từng lô hàng cụ thể và được phân bổ theo từng mặt hàng. Đối với hàng hóa nhập khẩu : Giá trị hàng nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn - Các khoản giảm trừ + Thuế nhập khẩu + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Đối với hàng nhập khẩu, ngoài giá mua và chi phí vận chuyển thì giá trị hàng nhập còn bao gồm cả thuế nhập khẩu, đây là khoản thuế không được hoàn lại của Công ty. Công ty dựa vào giá trị hàng nhập kho để xác định giá vốn của hàng bán ra theo phương pháp trung bình tháng. Như vậy khi xuất bán hàng hóa Công ty chỉ quan tâm đến khối lượng và đơn giá bán của các mặt hàng chứ không quan tâm đến giá vốn. Cuối kỳ, căn cứ vào bảng tổng hợp khối lượng hàng hóa xuất bán trong kỳ, khối lượng hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ để kế toán có thể xác định được giá vốn hàng bán ra trong kỳ theo công thức: Đơn giá Giá trị HTK đầu kỳ + Giá trị HTK nhập trong kỳ trung bình = kỳ Khối lượng HH đầu kỳ + Khối lượng HH nhập trong kỳ Giá vốn trong kỳ = Khối lượng hàng xuất bán trong kỳ x Đơn giá trung bình. Khi có lệnh xuất hàng bán thẳng cho khách hàng hoặc xuất hàng cho các đại lý, thủ kho tiến hành xuất hàng và lập phiếu xuất kho, ghi thẻ kho. Các phiếu xuất kho này được gửi về phòng kế toán để kế toán ghi hóa đơn và nhập vào máy tính theo đúng phần hành. Để hạch toán giá vốn, Công ty sử dụng tài khoản: 632 “Giá vốn hàng bán”, 155 “Thành phẩm” nếu xuất cho sản xuất, lắp đặt; 152 “nguyên vật liệu” nếu xuất bán thẳng cho khách hàng. Sau khi nhập số liệu vào phần mềm kế toán, từ đó có thể kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ cái TK 152,155,632. 2.3.4. Tổ chức kế toán phần hành tiền lương TiÒn l­¬ng lµ sè tiÒn thï lao lao ®éng ph¶i tr¶ cho ng­êi lao ®éng theo sè l­îng vµ chÊt l­îng mµ ng­êi lao ®éng hoÆc c¸n bé c«ng nh©n viªn ®ãng gãp, bï ®¾p hao phÝ lao ®éng cña hä trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Tr×nh tù tÝnh l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch trªn l­¬ng §Ó qu¶n lý lao ®éng vÒ mÆt sè l­îng c«ng ty sö dông sæ s¸ch lao ®éng. Theo đặc thù xây lắp, công ty áp dụng hình thức trả lương cho cán bộ nhân viên theo thời gian. Do vậy, chøng tõ sö dông ®Ó h¹ch to¸n lao ®éng lµ b¶ng chÊm c«ng ®­îc lËp riªng cho tõng bé phËn, tæ ®éi thi công, cuèi th¸ng b¶ng chÊm c«ng ®­îc dïng ®Ó tæng hîp thêi gian lao ®éng và làm căn cứ để tÝnh l­¬ng cho tõng bé phËn, các đội thi công. Trên “Bảng chÊm c«ng” phải được ghi râ ngµy, th¸ng lµm viÖc, nghØ viÖc cña mçi ng­êi lao ®éng. §Ó thanh to¸n tiÒn l­¬ng, tiÒn c«ng vµ c¸c kho¶n phô cÊp cho ng­êi lao ®éng hµng th¸ng kÕ to¸n t¹i c«ng ty ph¶i lËp “b¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng” cho tõng tæ ®éi thi công vµ c¸c phßng ban c¨n cø vµo kÕt qu¶ tÝnh l­¬ng cho tõng ng­êi. Ngoài l­¬ng và c¸c kho¶n phô cÊp, c¸c kho¶n khÊu trõ vµo sè tiÒn lao ®éng ®­îc lÜnh, c¸c kho¶n thanh to¸n vÒ trî cÊp vÒ BHXH còng ®­îc lËp vµ kÕ to¸n xem xÐt x¸c nhËn ch÷ ký råi tr×nh lªn gi¸m ®èc ký duyÖt. B¶ng thanh to¸n l­¬ng vµ BHXH sÏ lµm c¨n cø ®Ó thanh to¸n l­¬ng, BHXH cho tõng ng­êi lao ®éng. Hàng tháng, theo định kỳ c«ng ty tiến hành viÖc thanh to¸n l­¬ng vµ c¸c kho¶n trích theo lương cho ng­êi lao động. C¸c kho¶n thanh to¸n l­¬ng, BHXH b¶ng kª danh s¸ch nh÷ng ng­êi ch­a lÜnh l­¬ng cïng c¸c chøng tõ b¸o c¸o thu, chi tiÒn mÆt ph¶i ®­îc chuyÓn vÒ kÕ to¸n kiÓm tra ghi sæ. S¬ ®å 2.4. S¬ ®å lu©n chuyÓn chøng tõ tiÒn l­¬ng B¶ng chÊm c«ng cña c¸c ®éi thi công, các phòng ban B¶ng thanh to¸n l­¬ng cña c«ng ty B¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng và BHXH B¶ng thanh to¸n l­¬ng cña c¸c ®éi thi công, - Quü BHXH, BHYT, KPC§ + Quü BHXH: §­îc t¹o thµnh tõ trÝch theo tû lÖ trªn tæng sè quü l­¬ng cÊp bËc vµ c¸c kho¶n phô cÊp cña cán bộ nh©n viên. + Quü BHYT: §­îc sö dông thanh to¸n c¸c kho¶n kh¸m ch÷a bÖnh, viÖn phÝ thuèccho ng­êi lao ®éng trong thêi gian ®au èm, sinh ®Î + KPC§: §­îc h×nh thµnh do viÖc trÝch lËp theo tû lÖ quy ®Þnh trªn tænh thÓ tiÒn l­¬ng c¬ b¶n vµ c¸c kho¶n phô cÊp cña c«ng nh©n viªn thùc tÕ ph¸t sinh trong th¸ng, tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Tæng quü BHYT, BHXH, KPC§ ®­îc trÝch lµ 25% trªn tæng quü l­¬ng trong ®ã: + BHXH trích 20%: bao gồm 15% của Công ty đóng góp được tÝnh vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh, 5% trõ vµo l­¬ng người lao động, + BHYT trÝch 3%: 2% tÝnh vµo chi phÝ s¶n xu©t kinh doanh, 1% trõ vµo l­¬ng ng­êi lao ®éng + KPC§ trÝch 2% tính vào chi phí s¶n xu©t kinh doanh, trong đó 1% nép lªn cÊp trªn, 1% c«ng ty ®Ó l¹i sinh ho¹t. Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ trong phần hành tiền lương được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.5 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương Chứng từ gốc liên quan đến chi phí lương và các khoản trích theo lương Nhật kí chung Sổ Cái TK 334, 338 Báo cáo Bảng tổng hợp Ghi chú Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu : PHẦN 3 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG TY TNHH CƠ ĐIỆN ĐO LƯỜNG TỰ ĐỘNG HOÁ DKNEC 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty TNHH Cơ điện Đo lường Tự động hóa DKNEC 3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Được thành lập từ năm 2000, trải qua 8 năm phát triển và trưởng thành, Công ty DKNEC đã thu được những thành tựu nhất định, ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong lĩnh vực cơ điện , tự động hóa , một lĩnh vực còn rất mới mẻ ở Việt Nam. Công ty đã và đang tiếp tục khẳng định thương hiệu của mình bằng việc đem đến cho khách hàng những sản phẩm khoa học công nghệ có chất lượng cao, công nghệ hiện đại cùng với dịch vụ hoàn hảo. Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty , bộ máy kế toán cũng ngày càng hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu của nó. Công ty đã xây dựng được bộ máy kế toán khá hoàn chỉnh về mọi mặt và đảm nhiệm tốt vai trò của mình trong bộ máy tổ chức của Công ty khá tinh giản, gọn nhẹ, khoa học với đội ngũ kế toán viên có trình độ chuyên môn cao, có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán tài chính. Bên cạnh đó, các quy định, chuẩn mực cũng được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính. 3.1.2. Về phân công lao động kế toán Do đặc điểm là Công ty có quy mô vừa nên phân công lao động kế toán khá đơn giản, các kế toán viên chỉ đảm nhiệm các phần hành độc lập, thường xuyên có nghiệp vụ cần hạch toán, còn các nghiệp vụ chung khác thường do kế toán tổng hợp đảm nhiệm. Sự phân công lao động rõ ràng giúp kế toán trưởng dễ dàng trong việc quản lý cấp dưới cũng như xác định rõ trách nhiệm, quyền lợi của từng nhân viên kế toán. Tuy nhiên, vẫn xảy ra tình trạng kiêm nhiệm, làm xuất hiện nguy cơ vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Mặt khác, sự phân công nhiệm vụ của các kế toán viên đôi khi chưa rõ ràng có thể gây ra hiện tượng quên việc hoặc một công việc mà có nhiều người cùng phụ trách làm giảm hiệu quả của công việc. Cụ thể , hiện tại phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty đang do kế toán tổng hợp đảm nhiệm vì đây là phần hành liên quan đến nhiều phần hành khác. Bên cạnh đó có kế toán đảm nhiệm riêng phần hành công nợ. Với quy mô các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng không quá nhiều như hiện nay của Công ty thì kế toán tổng hợp có thể kiêm nhiệm. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển nhanh và mạnh của Công ty trong điều kiện mới thì nên có một kế toán viên đảm nhiệm riêng về phần hành tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ, như thế mới đáp ứng tốt nhu cầu quản lý của Công ty. 3.2. Về tổ chức vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại Công ty TNHH Cơ điện Đo lường Tự động hóa DKNEC 3.2.1. Về tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Về chứng từ và luân chuyển chứng từ thì chứng từ sử dụng trong hệ thống kế toán của Công ty khá đơn giản, chỉ sử dụng những loại chứng từ tối thiểu cần cho công tác hạch toán. Chứng từ Công ty được lập và sử dụng theo đúng quy định của Bộ Tài chính; nội dung chứng từ kế toán đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được kiểm tra, lưu trữ cẩn thận. Việc luân chuyển chứng từ được thiết lập chặt chẽ, thuận lợi cho công tác ghi sổ và đối chiếu số liệu. Công tác lập và luân chuyển chứng từ được thiết lập một cách chặt chẽ, phù hợp với thực tế kế toán tại Công ty. Tuy nhiên khi xuất hàng để cung cấp cho các công trình mà Công ty đang tiến hành , kế toán kho tiến hành lập phiếu xuất kho thông thường chứ không tiến hành lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Điều này là không phù hợp với quy định chung vì phiếu xuất kho thông thường không có đầy đủ các chức năng như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 3.2.2. Về tổ chức vận dụng tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản Công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoản theo Quyết định 48 áp dụng cho các công ty vừa và nhỏ nhưng chỉ sử dụng những tài khoản thật sự cần thiết và thỉnh thoảng vẫn có hiện tượng hạch toán chung hoặc hạch toán tắt. Hiện nay, với quy mô doanh nghiệp chưa lớn thì hệ thống tài khoản này còn chưa bộc lộ những thiếu sót, hạn chế; nhưng cùng với sự phát triển nhanh, quy mô Công ty không ngừng được mở rộng , khi đó nhiều nghiệp vụ hạch toán mang tính bất thường có thể xảy ra thì hệ thống tài khoản cũ sẽ không đáp ứng được nhu cầu hạch toán của Công ty. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, cấp 2, các tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Tuy nhiên , để phản ánh chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động các loại tài sản , nguồn vốn trong Công ty , giúp cho kế toán dễ dàng hơn trong việc ghi chép, kiểm tra số dư tài khoản, tránh sự chồng chéo trong vịêc ghi chép, đồng thời giúp cho các nhà quản trị đánh giá rõ ràng hơn, có được những thông tin kịp thời, chính xác để đề ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh, xác định được các chỉ tiêu, hiệu quả cho từng hoạt động trong Công ty thì Công ty nên mở thêm các tài khoản chi tiết hơn. Không những vậy, hiện tại kế toán Công ty chỉ sử dụng các tài khoản liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh nhằm giảm thiểu công việc cho kế toán viên nhằm giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn. Tuy nhiên còn một số hạn chế nữa cần khắc phục như: Kế toán Công ty không sử dụng TK 156 – “Hàng hóa” để tập hợp hàng hóa mua về nhằm mục đích thương mại mà tất cả được tập hợp trên TK 152-“Nguyên vật liệu”. Điều đó không phản ánh được đúng bản chất của các nghiệp vụ phát sinh. Công ty DKNEC có hai lĩnh vực kinh doanh chính là sản xuất , lắp đặt và thương mại. Vì thế các mặt hàng nhập về có hai mục đích là đưa đi lắp đặt tại các công trình và xuất bán. Khi lắp đặt tại các công trình, dự án thì nó là Nguyên vật liệu , còn khi xuất bán thì nó là hàng hóa. Tuy nhiên, theo quy định của QĐ 48 thì trường hợp hàng hóa mua về vừa dùng để bán, vừa dùng để sản xuất kinh doanh không phân biệt rõ ràng giữa hai mục đích bán hay sử dụng thì vẫn sử dụng TK 156 – “Hàng hóa”. Vì thế , Công ty nên sử dụng TK 156 – “Hàng hóa” để phản ánh giá trị nhập kho của hàng hóa xuất bán thay thế cho TK 152 – “Nguyên vật liệu”. Thứ nữa, giá vốn hàng bán của Công ty trên cả hai lĩnh vực kinh doanh đều được tập hợp vào TK 632 – “Giá vốn hàng bán”. Vì vậy khi xác định kết quả kinh doanh, mặc dù chi tiết TK “Doanh thu” nhưng kế toán lại không tiến hành chi tiết TK “Giá vốn hàng bán” nên không thể thấy rõ kết quả kinh doanh trên cả hai lĩnh vực của Công ty. Xuất hiện khả năng có thể xảy ra hiện tượng quân bình hóa, ví dụ: thực sự có kỳ kế toán phần xuất thành phẩm cho sản xuất lắp đặt bị lỗ do Công ty phải ngưng một số công trình đang sản xuất nhưng khi nhìn vào số liệu lại thấy lãi. Đó là do phần lãi của thương mại đã bù vào. Mặt khác, các khoản chi phí tiền lương và chi phí khấu hao của Công ty không được tính riêng cho từng lĩnh vực cụ thể mà lại được phản ánh chung. Ngoài ra Công ty cũng không tiến hành sử dụng tài khoản 159 – “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Điều này có thể làm Công ty gặp khó khăn về tài chính nếu có sự biến động mạnh về giá hoặc rủi ro xảy ra, nhất là đối với mặt hàng có hàm lượng khoa học công nghệ cao như mặt hàng kinh doanh của Công ty thì giá cả biến động không ngừng. 3.2.3. Về tổ chức vận dụng sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Nhìn chung thì hình thức ghi sổ này phù hợp với quy mô của Công ty. Hình thức này có ưu điểm đơn giản , dễ sử dụng , các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh rõ trên sổ Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết theo trình tự thời gian và định khoản. Tuy nhiên hình thức này cũng có nhược điểm khối lượng công việc ghi chép lớn do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng một lúc phải ghi vào nhiều loại sổ khác nhau. 3.2.4. Về tổ chức vận dụng báo cáo kế toán Về hệ thống báo cáo tài chính thì hệ thống này được lập theo đúng mẫu và số lượng quy định của Bộ Tài chính. Báo cáo tài chính phản ánh được đầy đủ và tổng quát tình hình tài chính, kinh tế của Công ty, được lập một cách trung thực và hợp lý giúp những đối tượng có nhu cầu thu thập thông tin chính xác và dễ dàng. Tuy nhiên, trong báo cáo kết quả kinh doanh thì phần giảm trừ doanh thu không được phản ánh riêng, điều này làm cho chức năng thông tin của báo cáo tài chính chưa hoàn chỉnh. Hơn nữa, hiện nay Công ty chưa tiến hành sử dụng hệ thống báo cáo quản trị, hay nói cách khác việc phân tích các chỉ tiêu tài chính chưa được Công ty coi trọng. Vì thế, Công ty chưa có được các chính sách đòn bẩy tài chính hợp lý để nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của mình. Nhìn chung , bộ máy kế toán của Công ty đã đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của Công ty và đang ngày càng được hoàn thiện hơn để phục vụ tốt cho quá trình phát triển lâu dài của Công ty. KẾT LUẬN Sau gần hai tháng thực tập tại Công ty DKNEC, quãng thời gian tuy không dài nhưng rất bổ ích, em đã có dịp tiếp xúc với một môi trường chuyên nghiệp, tự kiểm tra, rà soát, củng cố lại kiến thức căn bản của mình, cọ xát với thực tế, thu lượm được những kiến thức mới và cả những kinh nghiệm quý báu làm cơ sở cho học tập và công việc sau này. Qua thời gian kiến tập tại Công ty, em được lãnh đạo Công ty cùng các chị phòng kế toán hướng dẫn, chỉ bảo ân cần, nhiệt tình. Đặc biệt là sự hướng dẫn, những góp ý bổ ích, sửa chữa tận tình cũng như sự đôn đốc của thầy giáo – Thạc sỹ Trương Anh Dũng đã giúp em hoàn thiện bản báo cáo thực tập tổng hợp này. Do trình độ lí luận và kiến thức thực tế còn hạn chế nên báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự chỉnh sửa, bổ sung của thầy giáo cũng như các anh chị bộ phận kế toán và lãnh đạo Công ty và cả những góp ý của các bạn trong khoa. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của các chị trong phòng kế toán Công ty DKNEC và sự chỉ dẫn tận tình của Thạc sỹ Trương Anh Dũng để em có thể hoàn thành báo cáo này. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội ngày 06 tháng 02 năm 2009 Sinh viên thực hiện Phạm Kim Dung