Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Tây Hồ

huyển vật liệu ở công trường + Đội xe cơ giới 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Tây Hồ Bộ máy quản lý của công ty được thực hiện theo chế độ một thủ trưởng với vai trò lãnh đạo cao nhất của Giám đốc công ty. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Tây Hồ : Sơ đồ 6 Phó giám đốc kỹ Thuật Phó giám đốc phụ trách thi công Phòng kế Hoạch kỹ Thuật Phòng thiết kế Dự án đấu thầu Phòng kế toán tài chính Phòng tổ Chức hành chính Phòng chính trị Các xí nghiệp và các đội sản xuất trực thuộc công ty Giám Đốc Bí thư Đảng uỷ * Giám đốc công ty: Là người tổng điều hành Công ty, có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp bộ máy, cơ chế quản lý phù hợp, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, lập kế hoạch và phương án tổ chức thực hiện kế hoạch, thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện để có biện pháp điều chỉnh hoặc thúc đẩy việc hoàn thành kế hoạch của công ty, giải quyết tốt các mối quan hệ, tạo môi trường uy tín cho công ty. * Phó giám đốc kỹ thuật và Phó giám đốc phụ trách thi công: Chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kỹ thuật, thiết kế thi công xây dựng và vận hành máy móc thiết bị, điều độ sản xuất toàn công ty nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc thiết bị. * Phòng Kế hoạch - kỹ thuật: Là phòng chuyên môn, nghiệp vụ, có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty có nhiệm vụ tổ chức, triển khai và chịu trách nhiệm về công tác kế hoạch vật tư thiết bị kỹ thuật. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty). * Phòng Thiết kế - Dự án - Đấu thầu: Là phòng kỹ thuật, quản lý thiết kế thi công, giúp Giám đốc công ty tổ chức triển khai các công việc về công tác nghiệp vụ kỹ thuật trong thi công xây lắp, khảo sát, thiết kế quản lý công trình. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công). * Phòng Tổ chức lao động - Hành chính: Là phòng chuyên môn, tham mưu cho Đảng uỷ và Giám đốc về việc tổ chức sản xuất, tiếp nhận, quản lý và sử dụng lao động; thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, đảm bảo các công việc về hành chính, quản trị, bảo vệ và y tế cơ quan, đảm bảo chăm sóc sức khỏe và đời sống cán bộ công nhân viên. (Phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty). * Phòng Tài chính -Kế toán: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty, tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính, hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, đồng thời kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo pháp luật, giúp Giám đốc công ty tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính phục vụ sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả. (Phòng Tài chính – Kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty). * Phòng Chính trị: Có chức năng giúp giám đốc công ty và Đảng uỷ công ty về công tác Đảng, công tác chính trị tư tưởng, đồng thời cũng là cơ quan thực hiện công tác đó, theo các nhiệm vụ cụ thể. (Phòng Chính trị chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bí thư Đảng uỷ, Phó Giám đốc chính trị). 2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Tây Hồ. 2.1.4.1 Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Tây Hồ. * Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính -Kế toán: Phụ trách chung, điều hoà cấp phát vốn cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phụ trách kế hoạch tài chính chung của công ty, phụ trách chế độ quản lý tài chính, chế độ về nghiệp vụ kế toán, tham gia xây dựng chế độ chính sách, xử lý số liệu kế toán chung của công ty do kế toán tổng hợp báo cáo. * Bộ phận tài chính: Quản lý vốn, tài sản, theo dõi đảm bảo chế độ chính sách và toàn bộ phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên. * Bộ phận kế toán tổng hợp: Kiểm tra, xử lý chứng từ, lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. sơ đồ 7 : Cơ cấu bộ máy kế toán Công ty Tây Hồ Bộ phận Tài chính Bộ phận Kiểm tra kế toán Bộ phận Kế toán tổng hợp Bộ phận Hạch toán TSCĐ, vật tư Bộ phận Kế toán tiền lương Bộ phận Kế toán chi phí Bộ phận Kế toán thanh toán Bộ phận Quỹ Trưởng ban TCKT chi nhánh Nhân viên kinh tế các xí nghiệp Nhân viên kinh tế các đội Bộ phận kế toán vật tư, TSCĐ kế toán trưởng kiêm trưởng phòng TCKT Bộ phận kế toán tiền lương Bộ phận kế toán chi phí giá thành Bộ phận kế toán thanh toán * Bộ phận kiểm tra kế toán: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với số liệu kế toán của các đơn vị kế toán có liên quan, giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với chế độ thể lệ kế toán hiện hành nhằm cung cấp cho các đối tượng sử dụng khác nhau những thông tin kế toán – tài chính của doanh nghiệp một cách trung thực, minh bạch, công khai, đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện tốt các yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình trong công tác quản lý. * Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Lập các bảng cấp phát về lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. * Bộ phận kế toán TSCĐ và vật tư: Theo dõi tình hình tăng, giảm và khấu hao TSCĐ. Ttình hình hiện có, biến động tăng, giảm của từng nhóm, thứ, loại vật tư * Bộ phận kế toán thanh toán: Đối chiếu số liệu, xử lý số liệu thanh toán công nợ với khách hàng. * Bộ phận quỹ: Thực hiện thu chi theo lệnh. 2.1.4.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty Tây Hồ. Công ty Tây Hồ là một doanh nghiệp có quy mô vừa, các đơn vị trực thuộc như các xí nghiệp, các đội hoạt động tập trung trên một địa bàn. Tuy nhiên, công ty có một chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh cho nên hình thức tổ chức công tác kế toán của công ty là vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức kế toán được áp dụng ở công ty là hình thức nhật ký chung. Công ty có sử dụng máy vi tính để hỗ trợ cho công tác kế toán được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận lợi, dễ dàng, chính xác, tinh giản bộ máy kế toán làm cho bộ máy kế toán hoạt động có hiệu quả, bớt cồng kềnh. Công ty hiện nay đang áp dụng phần mềm kế toán Fats Accounting 2002 phục vụ cho công tác kế toán. Phần mềm này bao gồm các phân hệ sau : Mối liên kết giữa các phân hệ đó được thể hiện qua sơ đồ sau : Vốn bằng tiền Sổ chi tiết TK. Sổ cái TK Nhật ký chung v Mua hàng và phải trả. Báo cáo mua hàng Báo cáo chi phí và giá thành Thẻ kho NXT Nghiệp vụ Khác Tổng Hợp Sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi NH Bán hàng và phải thu Báo cáo bán hàng Các báo cáo tài chính Hàng tồn kho. PN, PX Báo cáo Quản trị Thẻ TSCĐ Bảng tính Khấu hao Tài sản cố định. 1. Hệ thống 2. Kế toán tổng hợp 3. Kế toán công nợ phải thu 4. Kế toán công nợ phải trả 5. Kế toán vốn bằng tiền 6. Kế toán bán hàng 7. Kế toán hàng tồn kho 8. Kế toán chi phí và tính giá thành 9. Kế toán TSCĐ Số liệu cập nhật ở các phân hệ được lưu ở các phân hệ của mình ngoài ra còn chuyển các thông tin cần thiết sang các phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. 2.2 Thực trạng về tổ chức công tác kế toán NVL của công ty Tây Hồ. 2.2.1 Các đối tượng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán NVL. * Đặc điểm NVL ở công ty. Công ty Tây Hồ là một đơn vị xây lắp nên chi phí về NVL chiếm tới 80% giá trị sản lượng mà công trình hoàn thành, bên cạnh đó NVL sử dụng trong doanh nghiệp rất phong phú, đa dạng. Các loại vật liệu xây dựng có các tính chất lý hoá của chúng rất khác nhau, đo đó yêu cầu đặt ra là phải tổ chức quản lý và hạch toán NVL từ khâu thu mua, vận chuyển bảo quản cho đến khi sử dụng NVL. Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển việc thu mua NVL được diễn ra nhanh chóng và rất thuận lợi có thể tổ chức thu mua ngay gần nơi công trình đang thi công thuận tiện cho công tác vận chuyển và sử dụng, và cũng phù hợp với chính sách giao khoán sản phẩm đến từng tổ đội sản xuất của công ty. Nguyên vật liệu được thu mua và chuyển đến các kho gần ngay công trình, đủ sử dụng theo yêu cầu của công trình đó. Bộ phận phụ trách quản lý nhu cầu sử dụng vật tư trực tiếp tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư cần thiết phụ vụ cho quá trình thi công, phát hiện những loại vật tư còn tồn đọng không sử dụng hết, phát hiện những sai sót, ngăn chặn hao hụt mất mát đối với từng thứ loại vật tư. Cán bộ của phòng kế toán và thủ kho cùng phối hợp trong quá trình quản lý nhập, xuất vật tư theo phiếu nhập, xuất vật tư đúng thủ tục chứng từ đảm bảo việc quản lý vật tư và đúng chế độ quy định. Do đặc điểm NVL trong xây dựng có đặc thù riêng nên việc bảo quản NVL đòi hỏi phải bảo quản ở nơi sạch sẽ, cao ráo, không ẩm ướt. * Danh mục các đối tượng có liên quan đến việc tổ chức kế toán NVL gồm có : Danh mục các nhà cung cấp Danh mục kho Danh mục vật tư. Các danh mục này được công ty xây dựng và mã hoá, cài đặt như sau : Biểu 1 : Danh Mục Các Nhà Cung Cấp STT Mã hoá Tên nhà cung cấp Địa chỉ Mã số thuế 1 AL Cty TNHH Thương mại và Dịch vụ An Lạc Số 3- khu đô thị định công 0101398154 2 K.HƯNG Cty TNHH Khánh Hưng 4900211226 ... ... ... 25 K023 DNTN Hồng Linh TP- Lạng Sơn 4900142251-1 26 K024 Cty TNHH Thảo Hiền 200464954 ... ... ... Biểu 2 : Danh Mục Kho Mã kho Tên kho K001 Kho bệnh viện Lạng Sơn K002 Kho Khách sạn 11 tầng tỉnh Lạng Sơn K003 Kho Sân vận động Đông kinh K004 Kho trung tâm thể dục thể thao Lai Châu K005 Kho trung tâm nghiên cứu và đầu tư nghiệp vụ chứng khoán. ... ... 2.2.2 Phân loại và đánh giá NVL. 2.2.2.1 Phân loại NVL. Căn cứ vào đặc điểm và vai trò quản lý thì NVL của công ty được chia ra thành các loại sau đây: Nguyên vật liệu chính: Như Xi măng, sắt, thép, gạch. Nguyên vật liệu phụ: Như Sơn, vôi, đinh, phụ gia. Nhiên liệu: xăng dầu Vật liệu đặc biệt: Vật liệu nổ, hay hoá chất độc hại. Vật liệu khí: Hơi, ga. Với các loại vật liệu trên thì công ty tiến hành mã hoá, khai báo, cài đạt trong phần mềm fats như sau : Biểu 3 : Danh mục Vật Tư STT Mã vật tư Tên Vật Tư ĐVT TK vật tư 1 GACH041 Gạch 2 lỗ Viên 1521 2 DAY216 Dây điện 2x1,5 m 1521 3 DAY217 Dây điện 2x2,5 m 1521 4 DAY218 Dây điện 2x4 m 1521 5 THEP095 Thép : 10< = D <= 18 Kg 1521 6 THEP094 Thép : D < 10 Kg 1521 7 THEP088 Thép : D > 18 Kg 1521 ... ... ... 2.2.2.2 Đánh giá NVL. * Đánh giá NVL nhập kho : Vật liệu của công ty được nhập kho trong các trường hợp sau: - NVL nhập kho do mua ngoài: Đây là nguồn chủ yếu của doanh nghiệp khi nhập NVL. Công ty Tây Hồ đang áp dụng việc nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Bởi vậy giá trị thực tế của vật liệu mua ngoài được xác định như sau: Trị giá vốn Số lượng Đơn giá mua Thực tế của = NVL x ghi trên hoá đơn NVL nhập kho nhập kho (chưa có thuế GTGT) Trong đó chi phí vận chuyển hàng hoá, bốc dỡ do người bán chịu và được tính luôn và giá bán ghi trên hoá đơn. Ví dụ : Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 201 ngày 13 tháng 11 năm 2003 của công ty Thương mại và Dịch vụ An Lạc thì trị giá vốn của NVL nhập kho loại thép tròn: D < 10 là : Trị giá vốn NVL nhập kho = 1.000 x 6.000 = 6.000.000 (đồng) ( Xem biểu 4 ) Biểu 4 : Hoá Đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT - 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng DR/2003B Ngày 13 tháng 11 năm 2003 Số: 201 - Đơn vị bán: Công ty thương mại và dịch vụ An Lạc - Địa chỉ: Số 3 – khu đô thị định công. - Số TK: MST: 0101398154 - Họ tên người mua hàng: Tạ Hồng Long - Tên đơn vị: Công ty Tây Hồ – BQP - Địa chỉ: Số 2 - Đường Hoàng Quốc Việt – Cầu giấy – Hà Nội - Hình thức thanh toán: Trả chậm MS: - Mã nhà cung cấp : AL Thứ tự Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Thép tròn : D < 10 Kg 1.000 6.000 6.000.000 Cộng tiền hàng  : 6.000.000 Thuế suất GTGT : 5%. Tiền thuế GTGT  : 300.000 Tổng tiền thanh toán: 6.300.000 Số tiền bằng chữ : Sáu triệu, ba trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) - Đối với NVL nhập kho do các đơn vị khác hoàn trả tạm thời do trước đây đơn vị đã cho vay thì: Tri giá NVL nhập kho = Trị giá NVL xuất cho vay trước đây. - Đối với các NVL nhập kho do các xưởng tự gia công chế biến nhập kho thì: Trị giá NVL nhập kho gồm trị giá NVL xuất kho gia công cộng với chi phí nhân công và chi phí khác. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho thì ban đánh giá vật tư sẽ tiến hành đánh giá lại phế liệu thu hồi. Trị giá thực tế Số lượng Đơn giá ước Chi phí của NVL = NVL x có thể sử dụng + vận chuyển nhập kho nhập kho được của phế liệu (nếu có) * Đánh giá NVL xuất kho: Mặc dù số lượng chủng loại NVL của công ty rất nhiều nhưng khả năng quản lý chi tiết NVL của công ty chặt chẽ, NVL nhập kho thuộc lô hàng nào thì sẽ được xuất thẳng cho công trình sử dụng luôn. Do đó công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập đến khi xuất bởi thế công ty đã sử dụng phương pháp đơn giá thực tế đích danh để xác định trị giá NVL xuất kho. Phương pháp tính trị giá vốn xuất kho được tính thủ công, và thời điểm tính là khi xuất kho NVL. Người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất kho/ giá vốn và chương trình không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào để tình ra giá trị tồn kho. 2.2.3 Tổ chức kế toán chi tiết NVL ở công ty Tây Hồ. 2.2.3.1 Chứng từ sử dụng hạch toán NVL. Như ta đã biết mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến việc nhập xuất NVL đều phải có các chứng từ kế toán kèm theo theo quy định của BTC, các chứng từ này là căn cứ pháp lý để tổ chức hạch toán NVL và ghi sổ kế toán tại đơn vị. Hiện nay công ty áp dụng các chứng từ kế toán để hạch toán NVL bao gồm các chứng từ sau: Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng (GTGT) Thẻ kho 2.2.3.2 Thủ tục nhập, xuất kho NVL. NVL ở công ty phần lớn được mua ngoài. Do có đặc điểm di chuyển địa điểm sản xuất kinh doanh nên công ty áp dụng hình thức khoán xuống các đội, các xí nghiệp trực thuộc công ty, các công trường phần lớn ở xa hơn nữa lại hoạt động tách biệt nhau, do vậy mỗi công trường đều có một nhân viên kế toán theo dõi sự biến động, sử dụng vật tư tại kho của công trường. Sau khi ký hợp đồng nhận thi công công trình, phòng kế hoạch tiến hành giao việc (giao khoán) từng công trình cho các đội các xí nghiệp. Các xí nghiệp căn cứ vào các định mức kinh tế kỹ thuật mà tính toán tiến hành mua NVL về nhập kho công trình và xuất dùng luôn cho sản xuất xây lắp. Nguyên vật liệu được mua theo tiến độ của công trình. * Thủ tục nhập kho NVL Căn cứ vào phương án tổ chức thi công, bản thiết kế khối lượng thi công, tiến độ thi công các xí nghiệp tiến hành làm đề nghị xin lĩnh vật tư sau đó gửi lên cho giám đốc xí nghiệp ký duyệt sau đó gửi lên phòng vật tư để tiến hành thu mua. Phòng vật tư sau khi đã nhận được yêu cầu thu mua thì sẽ cử cán bộ đi mua sắm. Khi hàng về đến kho của công ty hay kho công trường thủ kho gửi hoá đơn cho phòng vật tư để lập phiếu nhập kho( Nếu NVL xuất thẳng không qua kho thì phải có sự xác nhận của bảo vệ và thủ kho ký nhận vào mặt sau của tờ hoá đơn là kho đã nhận hàng). Khi nhập kho thủ kho phải tiến hành kiểm tra chủng loại, số lượng ghi trên hoá đơn, cho tiến hành nhập kho và ghi vào sổ số thực nhập rồi ký vào PNK. PNK được chia ra làm 2 liên. Liên 1: Thủ kho giữ lại một liên để ghi vào thẻ kho, cuối ngày hoặc theo thời gian quy định giao cho kế toán NVL. - Liên 2 : Giao cho nhân viên tiếp liệu kèm theo hoá đơn GTGT của đơn vị bán làm căn cứ để làm thủ tục thanh toán tạm ứng hoặc phải trả cho người bán. * Thủ tục xuất kho NVL. Căn cứ vào số lượng yêu cầu được tính toán theo đúng định mức kinh tế kỹ thuật của việc sử dụng NVL được đội trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Bộ phận NVL kiểm tra và lập phiếu xuất kho NVL trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Thủ kho phải ghi số thực xuất vào phiếu xuất, cả thủ kho và người nhận lĩnh NVL đều phải ký vào 2 phiếu xuất kho. PXK được lập làm 2 liên. - Liên 1: thủ kho giữ lại 1 liên để ghi vào thẻ kho sau đó giao cho kế toán NVL để hạch toán - Liên 2: Giao cho người lĩnh NVL mang về nộp cho cán bộ kỹ thuật. Công ty chủ yếu xuất NVL phục vụ chủ yếu cho việc thi công công trình, ngoài ra công ty NVL công ty có thể xuất trong các trường hợp khác như xuất bán, xuất thuê gia công, xuất cho vay tạm thời. Các nghiệp vụ xuất kho này cũng được tiến hành tương tự như trên. 2.2.3.3 Hạch toán chi tiết NVL. Hiện nay công ty tiến hành hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này được tiến hành như sau. - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ theo chỉ tiêu số lượng (ghi theo từng chứng từ). Thẻ kho do kế toán lập, sau đó chuyển xuống cho thủ kho quản lý, sử dụng. Hàng ngày sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thủ kho ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ là các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đó thủ kho ghi vào thẻ kho theo số lượng nhập, xuất của từng thứ vật tư. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho, cuối ngày thủ kho tính ra số lượng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Sau khi được sử dụng để ghi thẻ kho, các chứng từ nhập, xuất kho được sắp xếp hợp lý để chuyển xuống cho kế toán. Ví dụ: Căn cứ và phiếu nhập kho số 56 ngày 13 tháng 11 năm 2003 và phiếu xuất kho số 58 ngày 13 tháng 11 năm 2003 để kế toán ghi vào thẻ kho thép tròn: D < 10 ( Xem thẻ kho và phiếu nhập kho số 56, phiếu xuất kho số 58 ). (Biểu 5, biểu 9, biểu 15 ). - ở phong kế toán (PKT): Hàng ngày hay định kỳ 3-5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó xác nhận vao thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán nhân viên kế toán thực hiện việc kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ rồi căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ(thẻ) chi tiết vật tư, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng. Thẻ (sổ) chi tiết được mở cho từng danh điểm vật tư tương tự như thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hinh nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu thành tiền. Số liệu trên sổ(thẻ) chi tiết được sử dụng để lập báo cáo nhanh về vật tư theo yêu cầu quản trị vật tư. Cuối tháng hay tại thời điểm nào đó trong tháng có thể đối chiếu số liệu trên thẻ chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng nhằm đảm bảo tính chính xác của các số liệu trước khi lập báo cáo nhanh tuần, kỳ vật tư. Cũng cuối tháng kế toán cộng dồn số liệu trên các sổ(thẻ) chi tiết, sau đó căn cứ vào dòng tổng cộng ở sổ(thẻ) chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn theo các loại, nhóm, thứ. Bảng kê này có thể sử dụng như một báo cáo vật tư cuối tháng. Biểu 5 : Doanh nghiệp: Công ty Tây Hồ Thẻ Kho Ngày lập thẻ: 01/01/2003 Từ : 01/11/2003 đến : 30/11/2003. - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá: Thép tròn : D < 10 - Mã vật tư : THEP094 - Đơn vị tính : kg Ngày N/X Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của KT Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 13/11 13/11 24/11 25/11 PN56 PN59 PX58 PX57 Tồn đầu kỳ Nhập thép D <10 Xuất thép cho sx Nhập thép D <10 Xuất thép cho sx Tồn cuối kỳ 1.000 8.590 1.000 8.590 - 1.000 - 8.590 - - 2.2.4 Kế toán tổng hợp NVL. 2.2.4.1 Tài khoản sử dụng. Công ty Tây Hồ áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập, xuất NVL và công ty thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Để hạch toán tổng hợp NVL công ty đã sử dụng chủ yếu các TK sau: * TK 152: Nguyên liệu vật liệu: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của NVL theo giá thực tế. Tài khoản này được công ty mở chi tiết đến TK cấp 2 như sau: - TK 1521: Nguyên vật liệu chính. - Tk 1522: Nguyên vật liệu phụ. - TK1523: Nhiên liệu  - TK 1524: Phụ tùng thay thế. - TK 1526: Thiết bị XDCB. - TK 1528: Phế liệu thu hồi. * TK 331: Phải trả người bán: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợi của doanh nghiệp với người bán. * TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ ( TK1331: Thuế GTGT được khấu trừ đối với hàng hoá dịch vụ): Tài khoản này dùng để phản ánh thuế GTGT được khấu trừ khi mua hàng hoá, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. * TK 621: Chi phí NVL trực tiếp: Tài khoản này phản ánh chi phí NVL sử dụng cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm. Ngoài ra, kế toán vật tư còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK111, TK112, TK 141, TK138, TK 642. 2.2.4.2 Kế toán tổng hợp nhập NVL. NVL chủ yếu nhập kho công ty là do mua ngoài, với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì việc mua NVL của công ty rất thụân lợi, thông thoáng và nhanh gọn. Nhìn chung NVL công ty mua ngoài thường gần địa điểm thi công công trình, hàng hoá và hoá đơn bán hàng cung về công ty một lúc. Ngoài ra công ty còn có thể nhập kho NVL do các thuê gia công hoặc nhập NVL do không dùng hết nhập trở lại kho. * Trường hợp nhập NVL do mua ngoài. Công ty thường mua NVL của các công ty có quan hệ mua bán lâu dài với công ty trước đây và hình thức thanh toán là trả chậm là chủ yếu, đối với những khách hàng mới công ty có thể tạm ứng cho cán bộ tiếp liệu và sau đó hoàn ứng lại với công ty. Việc cập nhật dữ liệu về tình hình nhập NVL do mua ngoài được tiến hành trên cơ sở hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho do bộ phận kho, cung tiêu luân chuyển về kho. Căn cứ vào nội dung kinh tế được phản ánh trên các chứng từ kế toán tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản sau: Nợ TK 152- NL, VL(1521- NL,VL chính) Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (1331 – thuế GTGT khấu trừ của hàng hoá dịch vụ) Có TK 331 – Phải trả người bán. Ví dụ: Căn cứ và hoá đơn GTGT số 201, kế toán tiến hành nhập nội dung của phiếu nhập kho số 56 ngày 13/11/2003 vào máy theo định khoản sau: Nợ TK 1521 6.000.000 Nợ TK 1331 300.000 Có TK 331 6.300.000 Khi nhập nghiệp vụ trên vào máy, máy sẽ trực tiếp ghi vào sổ chi tiết vật liệu (Thép tròn D < 10) ( xem biểu 10), sổ chi tiết phải trả người bán, Bảng kê chứng từ nhập vật tư, bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư. Biểu 9 Công ty Tây Hồ Phiếu Nhập Kho Mẫu số: 01- VT Ngày 13 tháng 11 năm 2003. Banhành theo QĐ 1141/TC/CĐKT Nợ: 1521 Ngày 01/11/95 Có: 331 Số: PN 56 - Họ tên người giao hàng: Tạ Hồng Long - Theo hoá đơn GTGT số: 201 ngày 15 tháng 11 năm 2003 của công ty thương mại và dịch vụ An Lạc - Nhập tại kho: K003 : Kho Sân vận động Đông Kinh STT Tên nhãn hiệu Quy cách phẩm Chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Thép: D < 10 THEP094 Kg 1.000 1.000 6.000 6.000.000 Tổng cộng 6.000.000 - Số tiền bằng chữ : Sáu triệu đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) Với phiếu nhập kho như trên thì trình tự nhập dữ liệu vào máy như sau : - Từ giao diện màn hình nền fats ta chọn phân hệ nghiệp vụ :" Kế toán hàng tồn kho ‘’. - Tiếp theo trong phân hệ kế toán hàng tồn kho ta lựa chọn tiếp mục : ‘ Cập nhật số liệu ‘ - Tiếp theo ta chọn phiếu nhập kho trong phần cập nhật số liệu, sau khi chọn phiếu nhập kho, ta kích đúp chuột trái vào phiếu đó thì sẽ xuất hiện màn hình của phiếu nhập kho với các thông tin sau : Ta lần lượt điền đầy đủ các thông tin ở phiếu nhập kho cụ thể với phiếu nhập kho số 56 như sau : - Loại phiếu nhập : Phiếu nhập kho - Số phiếu nhập : PN56 - Mã khách : AL - Ngày ht : 13/11/2003 - Địa chỉ : Số 3- khu đô thị định công - Ngày lập pn : 13/11/2003 - Người giao hàng : Tạ Hồng Long - Tỷ giá : 1 - Diễn giải : nhập kho NVL do mua ngoài của công ty An Lạc - Mã hàng là : THEP 094 - Tên hàng  : Thép tròn D < 10 - ĐVT : kg - Mã kho : K003 - Số lượng : 1.000 - Giá VNĐ : 6.000 - Thành tiền : 6.000.000 - TK nợ : TK 1521 - TK có : TK 331 - Tổng tiền : 6.000.000 Sau khi nhập xong các phần trên nhấn nút Lưu máy sẽ lưu rồi tự động xử lý theo chương trình đã mặc định. Máy sẽ tự động kết chuyển số liệu sang các bảng kê nhập vật tư, bảng kê nhập xuất tồn vật tư, sổ chi tiết các loại vật tư, sổ cái TK 152, sổ chi tiết và sổ cái TK 331. Ta có thể minh hoạ theo màn hình giao diện sau : FAST Phiếu nhập kho. Kỳ hạch toán : 01/11/2003-30/11/2003 Loại phiếu : Phiếu nhập kho Số pn : PN 56 Mã khách : AL Ngàyht: 13/11/2003 Địa chỉ : Số 3 - Định Công. Ngày lập : 13/11/2003 Ng. giao hàng : Tạ hồng Long Tỷ giá : 1 Diễn giải : Nhập kho NVL do mua ngoài của công ty An Lạc. F4- thêm dòng, F8- xoá dòng, F5- xem phiếu Mã hàng Tên hàng ĐVT Mã kho Số lượng Tồn Giá VNĐ Tiền VND TK nợ TK có THEP 094 Thép tròn D < 10 Kg K003 1.000 - 6.000 6.000.000 1521 331 Lưu Mới In C.từ Sửa Xoá Xem Tìm Quay ra Số lượng : 1.000 Tổng tiền : 6.000.000 Xem các bảng biểu sau : Biểu 6 – Bảng kê chứng từ nhập vật tư, biẻu 10 – Sổ chi tiết vật tư, biểu 11 – Sổ chi tiết phải trả người bán, biểu 12 – Sổ cái tài khoản 331, biểu 13 – Sổ cái tài khoản 152. Biểu 11 Sổ chi tiết phải trả người bán. ( trích ) Tài khoản 331: Phải trả người bán Tên đơn vị: công ty thương mại dịch vụ An Lạc Mã nhà cung cấp : AL Từ ngày : 01/11/2003 Đến ngày : 30/11/2003 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ HĐ PNK Thành tiền S N S N Nợ Có 162 201 06/11 13/11 54 56 06/11 13/11 Dư đầu kỳ Nhập gạch xây Nhập thép tròn Cộng PS Dư cuối kỳ 1521 1521 1331 - 6.363.600 6.000.000 300.000 12.663.600 12.663.600 Biểu 12 Sổ cái tài khoản ( Trích ) Tài khoản 331: Phải trả người bán Từ ngày : 01/11/2003 đến ngày : 30/11/2003. Số dư có đầu kỳ: 3.254.312.489 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 03/11 PN8 Đ/c Lâm mua xi măng BS 1521 13311 51.490.909 5.149.091 03/11 PN9 Đ/c Lâm mua thép nhập kho 1521 1331 13.083.856 654.144 ... 04/11 PK28 Cắt séc trả tiền thép CTLC 112 450.000.000 13/11 PN56 Đ/c Long thép 1521 133 6.000.000 300.000 .... 25/11 PK30 Cắt séc trả tiền ximăng 112 100.000.000 ..... 28/11 PN14 Đ/c Lâm nhập mua cát 1521 31.077.600 28/11 PK86 Đ/c Lâm mua lưỡi cắt,cáp 6277 5.405.000 Tổng phát sinh Nợ: 580.000.000 Tổng phát sinh Có: 329.016.600 Số dư Có cuối kỳ : 3.003.329.089 Biểu 13 Sổ cái tài khoản (Trích) Tài khoản: 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Từ ngày : 01/11/2003 đến ngày 30/11/2003. Số dư đầu tháng: 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền S N Nợ Có PN04 PX PN54 PX56 PN56 PX58 ... PN60 PX62 .... 03/11 03/11 06/11 06/11 13/11 13/11 ... 27/11 27/11 ... Nhập mua xi măng BS Xuất Xi măng cho SX Đ/c Long nhập gạch Xuất gạch cho SX Đ/c Long nhập thép Xuất thép cho SX ... Nhập xi măng HT Xuất ximăng cho SX 331 621 331 621 331 621 331 621 25.729.078 6.363.600 6.000.000 34.090.900 .... 25.729.078 6.363.600 6.000.000 34.090.900 ..... Cộng phát sinh 664.690.836 664.690.836 Tồn cuối tháng: 0 Biểu 14 Công ty Tây Hồ Sổ nhật ký chung ( trích ) Từ ngày: 01/11/2003 đến ngày: 30/11/2003 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 03/11 ... PN08 .... Nhập xi măng Bút Sơn ... ..... 1521 13311 331 51.490.909 5.149.091 56.640.000 06/11 PN 54 Đ/c Long mua gạch xây 1521 331 6.363.600 6.363.600 06/11 PX57 Xuất gạch làm công trình XD 621 1521 6.363.600 6.363.600 13/11 PN56 Đ/c Long mua thép 1521 133 331 6.000.000 300.000 6.300.000 ... Cộng chuyển sang trang sau: 236.381.883 236.381.883 * Trường hợp nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự gia công chế biến. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vật tư sẽ nhập dữ liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 154 ( Chi tiết vật tư thuê giá công chế biến) * Trường hợp nhập kho NVL do không sử dụng hết đem về nhập kho Căn cứ và phiếu nhập kho của NVL thừa và phiếu xuất kho của NVL thừa đó để ghi theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 621 – Nếu xuất dùng cho sản xuất Có TK 627 – Nếu xuất dùng cho quản lý chung Có TK 642 – Nếu xuất dùng cho việc quản lý doanh nghiệp * Trường hợp nhập kho do điều chuyển nội bộ. Trường hợp này sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm phiếu vận chuyển nội bộ để ghi tăng NVL ở kho nhập. * Trường hợp nhập kho do thu hồi nợ Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152 Có TK 138( TK 1388 ). Các trường hợp nhập kho NVL này cũng được nhập kho tương tự như trường hợp nhập kho do mua ngoài. 2.2.4.3 Kế toán tổng hợp xuất NVL. NVL ở công ty chủ yếu được xuất dùng cho hoạt động xây dựng, thi công công trình. Ngoài ra có thể xuất NVL vì nhiều lý do khác. Các trường hợp xuất NVL được công ty tiến hành hạch toán như sau. * Xuất NVL phục vụ cho việc thi công công trình. Căn cứ vào phiếu xuất kế toán ghi: Nợ TK 621- Chi phí NVLTT Có TK 152 – NL,VL Số liệu trên sau khi được nhập vào máy sẽ tự động chuyển vào các sổ kế toán và bảng liên quan theo đúng trình tự xử lý thông tin đã được xây dựng. Máy sẽ tiến hành ghi vào các sổ chi tiết vật tư ( theo từng loại vật tư cụ thể ), Sổ chi tiết tài khoản 621( theo từng công trình thi công), các bảng kê xuất vật tư, bảng kê nhập xuất tồn NVL. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 58 ngày 13 tháng 11 năm 2003 kế toán vật tư tiến hành nhập nội dung của phiếu theo định khoản như sau: Nợ TK 621 - Công trình SVĐ 6.000.000 Có TK 1521 6.000.000 Khi nhập nội dung nghiệp vụ trên vào máy, máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết chi phí NVL trực tiếp, sổ chi tiết vật tư, Bảng kê chứng từ xuất vật tư, bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư, và các sổ cái tài khoản khác liên quan. Biểu 15 Công ty Tây Hồ Mẫu số: C12 - LL QĐ: 999: 02/11/96 TC /QĐ/CĐKT- BTC Phiếu xuất kho Số: PX 58 Ngày 13 tháng 11 năm 2003 - Họ tên người nhận hàng: Anh Dũng - Lý do xuất hàng: Xuất thép làm công trình sân vận động đông kinh - Xuất tại kho: K003 : Kho Sân vận động Đông Kinh STT Tên nhãn hiệu Quy cách phẩm Chất vật tư Mã hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 01 Thép tròn THEP094 kg 1.000 1.000 6.000 6.000.000 Tổng cộng 6.000.000 - Số tiền bằng chữ : Sáu triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho Người nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Quy trình nhập liệu của phiếu xuất kho được tiến hành như sau : Sau khi tiến hành các bước như kế toán nhập liệu : Vào phân hệ hàng tồn kho/chọn mục cập nhật số liệu/ Chọn phiếu xuất kho. Ta có được giao diện màn hình của phiếu xuất kho. Giao diện màn hình của phiếu xuất kho có thể mô tả lại thông qua hình sau : Loại phiếu : Phiếu xuất kho Số px : 58 Mã khách : AL Ngàyht:13/11/2003 Địa chỉ : Số3- Định Công Ngày lập : 13/11/2003 Ng. nhận hàng : Anh Dũng Tỷ giá : 1 Diễn giải : Xuất thép làm công trình SVĐ Đông Kinh F4- thêm dòng, F8- xoá dòng, F5- xem phiếu FAST Phiếu xuất kho. Kỳ hạch toán : 01/11/2003-30/11/2003 Mã hàng Tên hàng ĐVT Mã kho Tồn kho Mã VV SL Giá VNĐ tiền VNĐ TK nợ TK có THEP 094 Thép tròn KG K003 1.000 SX 1.000 6.000 6.000.000 621 1521 Lưu Mới In C.từ Sửa Xoá Xem Tìm Quay ra Số lượng : 1.000 Tổng tiền: 6.000.000 Sau khi nhập đầy đủ các thông tin vào phiếu xuất kho, ta nhấn nút lưu thì toàn bộ số liệu trên sẽ được lưu vào máy và máy sẽ tự động xử lý theo chương trình mặc định. Số liệu trên sẽ được máy chuyển sang các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết có liên quan như : Bảng kê xuất vật tư, bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư, Sổ chi tiết vật tư, sổ cái TK 152, sổ chi tiết và sổ cái các TK 621...( Xem các biểu7- Bảng kê chứng từ xuất, biểu10-Sổ chi tiết vật tư, biểu 13- sổ cái TK 152, biểu 16, biểu 17-sổ cái và sổ chi tiết TK 621 ). Biểu 16 Công ty Tây Hồ Sổ chi tiết CPNVLTT ( trích) Tài khoản 621: CPNVLTT Từ ngày : 01/11/2003 đến ngày : 30/11/2003. Công trình sân vận động Đông kinh Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có Ngày Số 06/11 10/11 13/11 17/11 19/11 25/11 27/11 28/11 PX56 PX57 PX58 PX59 PX60 PX61 PX62 PKT Xuất gạch làm CTSVĐ Xuất gạch làm CTSVĐ Xuất thép làm CTSVĐ Xuất gạch làm CTSVĐ Xuất dây điện làm CT Xuất thép làm CTSVĐ Xuất xi măng làm CT Kết chuyển sang 1541 1521 1521 1521 1521 1521 1521 1521 1541 6.363.600 4.772.700 6.000.000 4.772.700 6.110.028 211.164.000 34.090.900 273.273.928 Biểu 17 Sổ cái tài khoản ( trích ) Tài khoản: 621: Chi phí NVL trực tiếp Từ ngày: 01/11/2003 đến ngày: 30/11/2003 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 03/11 PX01 Xuất xi măng BS làm công trình CTTTLC 1521 25.729.078 03/11 PX02 Xuất thép làm CTTTLC 1521 428.571.492 ... 03/11 PK62 Đ/c Lâm mua thép, ngói 331 10.157.236 10/11 PX57 Xuất gạch làm SVĐLS 1521 6.363.600 ... 25/11 PX61 Xuất thép làm CTSVĐLS 1521 211.164.000 .... 27/11 PX62 Xuất ximăng làm SVĐLS 1521 34.090.900 ... ... 28/11 PKT Kết chuyển sang 1541 CTTTLC 1541 273.273.928 28/11 PKT Kết chuyển sang 1541: CTTTLC 1541 229.306.744 Tổng phát sinh nợ: 502.580.672 Tổng phát sinh có: 502.580.672 Số dư cuối kỳ : 0 * Trường hợp xuất vật tư cho QLDN. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 642 ( 6422) Có TK 152 * Trường hợp xuất vật tư cho các đội gia công thuê gia công. Kế toán tiến hành nhập vào máy theo định khoản: Nợ TK 154 Có TK 152 * Trường hợp xuất kho cho các đơn vị vay: Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế toán tiến hành nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 1388 Có TK 152. Các trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cũng được hạch toán tương tự như xuất kho NVL phục vụ trực tiếp cho sản xuất. Chương 3. Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở công ty Tây Hồ. 3.1 Khái quát chung về tổ chức công tác kế toán NVL ở công ty Tây Hồ. Qua 8 năm xây dựng và phát triển, đến nay công ty Tây Hồ đẫ từng bước trưởng thành về mọi mặt. Hiện nay công ty đã xây dựng được một tập thể cán bộ, công nhân viên vững mạnh, có trình độ tay nghề cao. Mặt khác, công ty đã tiến hành cải tiến nâng cao chất lượng thi công công trình, vận dụng sáng tạo các quy luật kinh tế khách quan, thực hiện đầy đủ các quy định của nhà nước. Kết quả đạt được như ngày hôm nay là sự cố gắng nỗ lực không ngừng của toàn công ty, đặc biệt la sự đóng góp rất lớn của phòng kế toán tài chính của công ty. Cùng với sự lớn mạnh của công ty, bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh ngày càng cao của công ty. Với đội ngũ cán bộ trẻ, giàu kinh nghiệm, có năng lực cao, tận tụy với nghề nghiệp đã góp phần tích cực trong công tác phản ánh, giám đốc chặt chẽ, toàn diện tài sản của công ty, cung cấp thông tin kịp thời, hữu ích phục vụ công tác quản lý và phân tích của ban lãnh đạo. Qua thời gian thực tập tại công ty em có một số ý kiến về công tác kế toán NVL ở công ty như sau: 3.1.1 Ưu điểm: * Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh. Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán là phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và có chi nhánh ở xa. Mô hình này đảm bảo sự phù hợp trong việc quản lý cũng như ra quyết định cho việc sản xuất kinh doanh được diễn ra nhanh chóng. Hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức nhật ký chung, đây là hình thức kế toán áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và sử dụng máy vi tính trong công tác quản lý bởi mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Các sổ kế toán của công ty hoàn toàn phù hợp với quy định của nhà nước và phục vụ thuận lợi cho công tác quản lý tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. * Doanh nghiệp đã vận dụng tốt phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản vào công tác hạch toán của mình. Các chứng từ kế toán và tài khoản kế toán mà doanh nghiệp áp dụng hoàn toàn hợp lý với quy định của nhà nước và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các chứng từ vật liệu nói riêng và chứng từ kế toán nói chung được luân chuyển theo trình tự vừa liên tiếp vừa song song đảm bảo tính kịp thời trong công tác kế toán, có sự phối hợp giữa các phần hành kế toán liên quan. * Hệ thống sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp và các bảng biểu được lập trong công ty vừa đáp ứng được nhu cầu quản lý của nhà nước vừa đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Việc mở sổ chi tiết luôn căn cứ vào yêu cầu thực tế trong từng thời kỳ. * Việc xây dựng danh mục các đối tượng quản lý của công ty và việc mã hoá, cài đặt các đối tượng đó phù hợp với việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán. * ứng dụng phần mền kế toán trong công tác kế toán. Vệc ứng dụng phần mềm kế toán fast vào công tác kế toán đã giúp cho việc xử lý, thu nhận thông tin một cách kịp thời, hữu ích. Mặt khác, nó giúp cho công tác lưu trữ bảo quản thông tin kế toán được an toàn. Ngoài ra nó còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý và kiểm tra nội bộ của doanh nghiệp. * áp dụng tốt quyết định 1864 QĐ/ BTC ngày 16/12/2003 của BTC ban hành cho các doanh nghiệp xây lắp. 3.1.2 Nhược điểm. * Công ty hiện nay đang sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá NVL xuất kho, tuy dùng phương pháp đó đảm bảo sự chân thực của trị giá NVL thực tế mà doanh nghiệp mua có được. Nhưng hiện nay doanh nghiệp đang áp dụng kế toán máy do đó sử dụng phương pháp này là rất mất thời gian do việc đánh giá trị giá NVL xuất kho phải thực hiện bằng tay và do người sử dụng tự tính và nhập vào máy. * Về tài khoản sử dụng : Công ty sử dụng tài khoản 152 để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của NVL tại doanh nghiệp. TK 152 được công ty mở chi tiết đến tài khoản cấp 2, do đó công ty chỉ có thể quản lý đến TK cấp 2 bao gồm các NVL chính, phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế Mặt khác NVL chính trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại khác nhau, do đó để biết trong NVL chính đó là sắt, thép, gạch hay ximăng thì không thể biết được gây ảnh hưởng đến tình hình sử dụng và cung cấp NVL cho sản xuất. * Vì là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp do đó số lượng cũng như các chủng loại vật tư của doanh nghiệp rất nhiều và đa dạng. Trong khi đó doanh nghiệp lại tiến hành mã hoá NVL theo chữ cái đầu tiên của loại NVL đó cộng thêm với các chữ số để phân biệt giữa các loại, nhóm do đó rất khó nhớ. Do đó doanh nghiệp nên xây dựng cho mình một sổ danh điểm vật tư trên cơ sở đó tiến hành mã hoá cho phù hợp và hiệu quả cao. * Việc quản lý các khoản tạm ứng cho cán bộ công nhân viên của công ty khi tạm ứng cho họ để mua nguyên vật liệu về nhập kho còn thiếu chặt chẽ, dẩn đến tình trạng có nhiều người sử dụng các khoản tạm ứng này không đúng mục đích, sử dụng chúng cho mục đích riêng của cá nhân mình làm ảnh hưởng không nhỏ đến nhu cầu vốn cho sản xuất của công ty. * Công ty vẫn xẩy ra tình trạng trong tháng NVL mua về đã nhập kho mà vẫn chưa thấy hoá đơn GTGT về, những trường hợp này kế toán NVL của công ty còn hạch toán không đúng quy định, ảnh hưởng đến trị giá của NVL nhập, xuất kho. * Xây dựng định mức dự trữ NVL: Hiện tại công ty đã chưa xây dựng định mức dự trữ NVL. Mặc dù, trong nền kinh tế thị trường việc cung cấp vật tư rất thuận tiện và dể dàng song nó cung đầy biến động, mà mỗi sự biến động đó đều ảnh hưởng rất lớn đến chi phí sản xuất và giá thành của công trình, do đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. * Công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL ở công ty: Công ty chưa chú trọng đến công tác phân tích vật tư để từ đó mà tìm ra các nguyên nhân ảnh hưởng đến việc thu mua NVL, đặc biệt là khoản chi phí trong giá thành sản phẩm từ đó có biện pháp khắc phục tìm hướng đi mới trong tương lai. 3.2 Phương hướng hoàn thiện. * Thứ nhất: Doanh nghiệp cần xây dựng sổ danh điểm NVL. Trong doanh nghiêp xây lắp, số lượng NVL, chủng loại NVL rất lớn do đó cần phải có việc quy định số hiệu cho từng thứ NVL và mở sổ danh điểm NVL. Việc phân loại NVL của công ty đã chi tiết đến tài khoản cấp 2, do đó công ty cần tiếp tục phân loại chi tiết NVL đến tài khoản cấp 3, cấp 4 như: Ví dụ: TK 1521: NVL chính TK 15211 – Xi măng TK 15212 – Thép TK 15212.01 – Thép tròn D < 10 TK 15212.02 – Thép tròn D > 18 TK 15212.03 – Thép tròn 10 =< D <= 18 TK 15213 – Gạch Để làm được điều này công ty cần phải xây dựng sổ danh điểm vât liệu, công ty có thể thay đổi sổ danh điểm NVL như sau: STT Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách NVL ĐVT ĐG Ghi chú Nhóm Danh điểm nvl 1521 NL,VL chính 15211 Xi Măng Kg 1 15211.01 Xi Măng Bút Sơn Kg 2 15211.02 Xi Măng Bỉm Sơn Kg 3 15211.03 Xi Măng Hoàng Thạch Kg ... ... ... ... 15212 Thép 4 15212.01 Thép tròn: D < 10 Kg 5 15212.02 Thép tròn: D >18 Kg 6 15212.03 Thép tròn: 10 <= D <= 18 Kg .... .... .... ... ... * Thứ hai : Sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước để xác định trị giá NVL xuất kho thay thế cho phương pháp giá thực tế đích danh : Trong điều kiện doanh nghiệp đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán thì việc áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước là hoàn toàn hợp lý, hoàn toàn máy có thể tự xử lý rất nhanh chóng và dể dàng. Sau mỗi lần xuất kho NVL máy sẽ tự động lấy đơn giá xuất của lần nhập trước tiên của loại NVL xuất đó để làm đơn giá xuất kho của làn này. Sử dụng phương pháp này hoàn toàn có thể khắc phục được những hạn chế của phương pháp đích danh mà công ty đang áp dụng hiện nay. Cụ thể việc áp dụng phương pháp này việc tính trị giá vốn NVL xuất kho thì máy hoàn toàn tự động tính được và đơn giá được tính ngay luôn tại mỗi thời điểm xuất hiện nghiệp vụ xuất kho NVL. Do đó rất phù hợp,phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của doanh nghiệp. * Thứ ba : Công ty cần quản lý chặt chẽ hơn nữa các khoản tạm ứng. Để khắc phục tình trạng người mua vật tư xin tạm ứng nhiều quá số cần thiết, khi mua về không làm thủ tục thanh toán ngay hoặc không sử dụng các khoản tạm ứng đúng mục đích. Do đó, công ty cần phải quản lý chặt chẽ các khoản tạm ứng này. Bắt buộc người nhận tạm ứng phải ghi rõ thời han thanh toán tạm ứng trên giấy đề nghị tạm ứng, trên cơ sở đó người duyệt tạm ứng sẽ xem xét tính hợp lý rồi mới tiến hành duyệt. Khi hoàn thành kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ, dứt điểm khoản tạm ứng trên bảng thanh toán tạm ứng bao gồm số tiền tạm ứng đã nhận, số thực tế đã sử dụng kèm theo các chứng từ gốc liên quan ( hoá đơn GTGT), khoản chênh lệch giữa số tạm ứng và số sử dụng nếu có. Khoản tạm ứng không sử dụng hết thì phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào lượng của người tạm ứng. Có như vậy mới góp phần quản lý có hiệu quả các khoản tạm ứng nói riêng và vật tư tiền vốn của công ty nói chung, tránh được tình trạng cố tình không thanh toán tạm ứng để sử dụng sai mục đích. Cụ thể : Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho số 57 ngày 17/ 11/2003 ( xem biểu số 10), công ty đã tạm ứng cho anh Long 5.000.000 đồng để mua gạch 2 lỗ , số tiền đó không sử dụng hết còn lại 227.300 đồng do đó phải yêu cầu anh long phải nộp lại quỹ tiền mặt hoặc trừ vào lương của mình tháng này. Công ty tiến hành định khoản như sau : Nợ TK 334 227.300 Có TK 141 227.300 Hoặc Nợ TK 111 227.300 Có TK 141 227.300 Thứ tư : Tiến hành hạch toán NVL về chưa có hoá đơn GTGT như sau : Trong trường hợp vật tư đã về kho, đã kiểm nghiệm, đã nhập kho nhưng kế toán chưa nhận đầy đủ được giấy tờ hoá đơn GTGT để làm căn cứ xác định giá thực tế vật liệu nhập kho. Khi đó kế toán vật liệu có thể lập phiếu nhập kho nhưng trong phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng sau đó chuyển xuống cho thủ kho để thủ kho làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Sau đó , kế toán chưa nhập kho ngay mà lưu PNK vào một cặp hồ sơ riêng ‘ Hàng chưa có hoá đơn’. Nếu cuối tháng hoá đơn về ứng với số nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan khác, kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá chưa có thuế Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 141, 331 : Giá thanh toán Nếu cuối tháng mà hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán NVL cũng tiến hành nhập số NVL đó vào máy theo giá tạm tính theo như định khoản trên. Đến khi nhận được hoá đơn GTGT của người bán kế toán NVL tiến hành điều chỉnh số liệu theo giá mua thực tế bằng cách phản ánh số chênh lệch giữa giá mua thực tế với giá tạm tính. - Nếu giá mua thực tế thấp hơn giá tạm tính thì kế toán sử dụng bút toán ngược lại để điều chỉnh : Nợ TK 111, 331 Có TK 152 : Chênh lệch giá Có TK 133 : Thuê GTGT được khấu trừ - Nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính thì phần chếnh lệch chưa phản ánh đó được hạch toán tiếp : Nợ TK 152 Chênh lệch giá Nợ TK133 Có TK 111, 331. Thứ năm : Để phục tốt hơn cho quá trình thi công công ty nên tiến hành dự trữ NVL ở mức hợp lý. Để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục thì công ty phải có mức dự trữ NVL ở mức hợp lý, công ty không nên dự trữ quá lớn hoặc không dự trữ NVL. Nếu dự trữ ở mức quá lớn sẽ ảnh hưởng ○việc ứa đọng vốn trong khâu dự trữ, bên cạch đó còn tăng chi phí bảo quản lưu kho và ảnh hưởng đến các chi phí cơ hội khác của việc sử dụng vốn. Ngược lại nếu dự trữ qúa thấp thì khi NVL mà công ty sử dụng trên thị trường khan hiếm có sự biến động về giá thì sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất của doanh nghiệp. ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty. Để thực hiện được điều này, công ty cần có cơ chế quản lý tài chính phù hợp, đồng thời xây dựng đựợc định mức dự trữ phù hợp. * Thứ sáu : Thực hiện công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL: Chi phí NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, bất cứ một sự thay đổi nhỏ của chi phí sản xuất cũng ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm. Để đạt được mục tiêu lợi nhuận thì biện pháp không thể thiếu được là phải không ngừng tiết kiệm chi phí để giảm chi phí xuống mức thấp nhất mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Muốn vậy công ty phải quan tâm đến tình hình quản lý và sử dụng NVL từ việc khai thác các nguồn cung cấp NVL đến việc thu mua NVL, bảo quản sử dụng như thế nào. Công tác phân tích NVL còn phải quan tâm đến việc dự trữ NVL ở mức nào là hợp lý, có bị ứa đọng vốn hay không, đặc biệt phải phân tích khoản chi phí NVL trong giá thành sản phẩm. Từ đó mà đánh giá được việc sử dụng NVL đó vào quá trình thi công là tiết kiện hay lãng phi, trên cơ sở đó có biện pháp điều chỉnh thích hợp. Kết Luận NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Đặc biệt trong ngành xây dựng cơ bản thì chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán NVL nói riêng là một phương thức quản lý tài chính của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán NVL là một công việc phức tạp, lâu dài. Trong thời gian thực tập tại công ty Tây Hồ em đi vào tim hiểu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán NVL. Từ cơ sở lý luận đã nêu trên góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong tổ chức kế toán NVL. Thời gian thực tập tại công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức được học vào thực tế. Trong thời gian này em đã cố gắng tìm tòi, học hỏi, trao dồi kiến thức để hoàn thành luận văn với đề tài: ‘Tổ chức công tác kế toán NVL ở công ty Tây Hồ ‘. Tuy vậy, với sự hạn chế về kiến thức với thời gian do đó không tránh khỏi những sai sót về cách trình bầy và nhận thức vấn đề. Em mong các Thầy, Cô, các cán bộ trong phòng tài chính kế toán chỉ bảo tận tình để em có thể hoàn chỉnh hơn đề tài của mình Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Đoàn Xuân Tiên, cùng các thầy,cô giáo và các cô, các chú phòng tài chính kế toán của công ty đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Em xin chúc công ty Tây Hồ ngày càng phát triển hơn nữa trong tương lai và ngày càng thi công nhiều công trình trọng điểm của đất nước góp phần vào công cuộc CNH, HĐH nước ta. Mục Lục trang Lời nói đầu. Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên 1 vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp. 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu 1 trong doanh nghiệp xây lắp. 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu. 1 1.1.2 Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. 1 1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu. 2 1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 3 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu. 3 1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu. 5 1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong điều 8 kiện áp dụng kế toán máy. 1.3.1 Các đối tượng cần quản lý có liên quan đến tổ chức kế toán 8 nguyên vật liệu. 1.3.2 Chứng từ kế toán 9 1.3.3 Tài khoản sử dụng 11 1.3.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 12 1.3.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 19 1.3.6 Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán về nguyên vật liệu 25 1.3.7 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng 27 máy vi tính. Chương2: Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Tây Hồ 29 2.1 Khái quát chung về công ty. 29 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Tây Hồ 29 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Tây Hồ 30 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Tây Hồ 32 2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty Tây Hồ 35 2.2 Thực trạng về tổ chức công tác kế toán NVL ở công ty Tây Hồ 39 2.2.1 Các đối tượng cần quản lý có liên quan đến tổ chức kế toán nguyên vật liệu. 39 2.2.2 Phân loại và đánh giá NVL 41 2.2.3 Kế toán chi tiết NVL ở công ty Tây Hồ 44 2.2.4 Kế toán tổng hợp NVL ở công ty Tây Hồ 49 Chương 3: Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán NVL ở công ty Tây Hồ 65 3.1 Khái quát chung về tổ chức công tác kế toán NVL ở công ty 65 3.1.1 Ưu điểm 65 3.1.2 Nhược điểm 67 3.2 Phương hướng hoàn thiện 68 Kết Luận. Danh mục các tài liệu tham khảo. danh mục tài liệu tham khảo. PGS.TS : Ngô Thế Chi – TS. Trương Thị Thuỷ : Giáo trình kế toán doanh nghiệp. NXB Thống Kê Hà Nội. PGS.TS : Vương Đình Huệ : Giáo trình kế toán quản trị. NXB TC. TS. Nguyễn Văn Công : Giáo trình lý thuyết và thực hành kế toán tài chính. NXB TC – 2000. Hệ thống kế toán trong doanh nghiệp xây lắp. NXB TC – 1999. 5. Các tài liệu tham khảo khác.