Giải pháp hoàn thiện hệ thống quản trị chất lượng tại Công ty Cổ phần Xi măng Sài Sơn

µ ®­îc coi lµ mét trong Ýt nh÷ng c«ng ty cã m¸y mãc thiÕt bÞ hiÖn ®¹i lóc bÊy giê, tuy nhiªn sau 6 n¨m sö dông th× sè m¸y mãc thiÕt bÞ trªn ®· trë nªn cò kü l¹c hËu kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu s¶n xuÊt, mÆc dï ®Çu nh÷ng n¨m 2000 c«ng ty cã thªm mét sè thiÕt bÞ n÷a song nã kh«ng cã tÝnh ®ång bé vµ ®· g©y ra nh÷ng hËu qu¶ xÊu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Bëi vËy ®Çu n¨m 2005 c«ng ty ®· cã kÕ ho¹ch ®æi míi d©y chuyÒn s¶n xuÊt b»ng viÖc ký c¸c hîp ®ång mua m¸y mãc thiÕt bÞ míi cã tr×nh ®é kü thuËt, cã tÝnh hiÖn ®¹i, ®ång bé cao ®Ó ®¸p øng tèt yªu cÇu cña quy tr×nh s¶n xuÊt Víi c¸c thiÕt bÞ tù ®éng ho¸ C«ng ty cã quan hÖ mËt thiÕt víi c«ng ty Cetic, mét c«ng ty liªn doanh gi÷a Trung Quèc vµ Mü. §©y lµ C«ng ty hµng ®Çu cña Trung Quèc vÒ c«ng nghÖ tù ®éng ho¸ t¹i trung t©m c«ng nghÖ cao ThÈm QuyÕn. Tõ ®ã, C«ng ty ®· cã nhiÒu tiÕn bé trong qu¸ tr×nh hiÖn ®¹i ho¸ qu¶n lý s¶n xuÊt cña m×nh. ChÝnh nhê sù gióp ®ì cña c«ng ty nµy mµ tr­íc khi ®­a toµn bé thiÕt bÞ míi vµo sö dông c«ng ty ®· cö c«ng nh©n cña m×nh sang Trung Quèc häc tËp nghiªn cøu. VÒ n­íc ngay tõ khi ®­a thiÕt bÞ míi vµo ho¹t ®éng ®éi ngò c«ng nh©n nµy ®· kh¼ng ®Þnh kh¶ n¨ng cña m×nh b»ng viÖc qu¶n lý vµ sö dông thiÕt bÞ ®¹t vµ v­ît c«ng suÊt thiÕt kÕ. §Õn nay, hÖ thèng thiÕt bÞ tù ®éng ho¸ ngµy cµng chøng minh tÝnh hiÖu qu¶. (Phô lôc 7: M¸y mãc thiÕt bÞ chñ yÕu th¸ng 12 n¨m 2004). Ch­¬ng II Thùc tr¹ng hÖ thèng qu¶n trÞ chÊt l­îng t¹i C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n 2.1. §¸nh gi¸ kÕt qu¶ vµ hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty . Trong nh÷ng n¨m qua C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n ®· kh«ng ngõng n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm tõ lao ®éng, thiÕt bÞ ®Õn c¸c nguyªn nhiªn liÖu vµ c¸c nguån cung cÊp còng nh­ tiªu thô. TÊt c¶ ®Òu nh»m môc tiªu lµ n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh. KÕt qu¶ vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm lµ mét chØ tiªu tæng hîp ph¶n ¸nh toµn bé qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña c«ng ty. Trong ®ã nh÷ng yÕu tè quyÕt ®Þnh lµ lao ®éng, thiÕt bÞ c«ng nghÖ vµ nguyªn, nhiªn, vËt liÖu. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña c¸c yÕu tè ®ã C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n ®· kh«ng ngõng n©ng cao chÊt l­îng cña c¸c nh©n tè nµy. VÒ c«ng nghÖ vµ thiÕt bÞ ®· kh«ng ngõng c¶i tiÕn c¸c chi tiÕt thiÕt bÞ c¸c b­íc c«ng nghÖ ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ cña qu¸ tr×nh. §Æc biÖt lµ c¸c s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt c«ng nghÖ trong nh÷ng n¨m qua ®· thu ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng kÓ. Trong ®ã c¸c s¸ng kiÕn nh­ thu håi bôi khãi lß nung, thay ®æi tû lÖ phèi bi nghiÒn, thay ®æi cÊu h×nh bÒ mÆt t¸p lãt, c¶i t¹o ®­êng kÝnh lß nung tõ 2,5m lªn 2,7m… thùc hiÖn s¸ng kiÕn thu håi bôi khãi lß nung c«ng ty võa thu ®­îc bôi ®Ó sö dông l¹i cho s¶n xuÊt võa lµm s¹ch ®­îc m«i tr­êng ®ång thêi lµm lîi cho c«ng ty 720.000.000® mét n¨m. S¸ng kiÕn nh­ hîp lý ho¸ d©y chuyÒn s¶n xuÊt, phèi liÖu than ngoµi, thay ®æi tû lÖ phèi liÖu bi nghiÒn, thay ®æi cÊu h×nh bÒ mÆt t¸p lãt, c¶i t¹o ®­êng kÝnh lß nung còng nh­ c¸c s¸ng kiÕn ®æi míi trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt t­, lao ®éng, tµi chÝnh ®· lµm lîi cho c«ng ty trong 4 n¨m 2000-2003 tæng sè lªn tíi trªn 10 tû ®ång. Nh÷ng nç lùc trong c¶i tiÕn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, nh©n tµi vËt lùc ®· ®­îc thÓ hiÖn b»ng c¸c kÕt qu¶ tµi chÝnh qua c¸c chØ tiªu tæng hîp: - Gi¶m chi phÝ Chi phÝ lu«n lµ vÊn ®Ò ®¸ng quan t©m cña mäi DN. Tr­íc ®©y, ng­êi ta lu«n quan niÖm r»ng chÊt l­îng cao ®ßi hái chi phÝ cao. Nh­ng khi HTQLCL ®­îc x©y dùng theo tiªu chuÈn ISO 9000 víi triÕt lý lµm ®óng ngay tõ ®Çu vµ víi ph­¬ng ch©m phßng ngõa lµ chÝnh lµ c¸ch ®Ó mçi DN tiÕt kiÖm ®­îc NVL, gi¶m tû lÖ s¶n phÈm lçi tõ ®ã gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt. D­íi ®©y lµ kÕt qu¶ vÒ chi phÝ cña C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n nh÷ng n¨m gÇn ®©y. (Phô lôc 8: Chi phÝ s¶n xuÊt qua c¸c n¨m). Theo b¶ng trªn ta thÊy, n¨m 2001 b×nh qu©n chi phÝ s¶n xuÊt b×nh qu©n lµ 525,028 ng.®/tÊn. §Õn n¨m 2002, sau 1 n¨m ¸p dông HTQLCL theo tiªu chuÈn ISO 9000 chi phÝ s¶n xuÊt b×nh qu©n trªn 1 tÊn s¶n phÈm gi¶m xuèng râ rÖt cßn 466,107 ng.®/tÊn. Vµ lÇn l­ît qua c¸c n¨m 2003 vµ 2004 chi phÝ s¶n xuÊt b×nh qu©n trªn 1 tÊn s¶n phÈm ®Òu gi¶m. §¹t ®­îc kÕt qu¶ trªn lµ do C«ng ty ®· cè g¾ng thùc hiÖn tèt theo nh÷ng yªu cÇu cña tiªu chuÈn ISO 9000, lµm ®óng ngay tõ ®Çu, qu¶n lý chÆt chÏ NVL ®Çu vµo, theo dâi s¸t sao qu¸ tr×nh sö dông NVL t¹i c¸c qu¸ tr×nh. - C¸c kÕt qu¶ tµi chÝnh (Phô luc 9: Tæng hîp kÕt qu¶ tµi chÝnh 2001- 2004) Qua b¶ng tæng hîp trªn cho thÊy c¸c kÕt qu¶ cña nh÷ng nç lùc phÊn ®Êu kh«ng mÖt mái trong nh÷ng n¨m C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n võa s¶n xuÊt võa ®Çu t­. Sau ®©y lµ biÓu ®å t¨ng tr­ëng s¶n l­îng vµ doanh thu b¸n hµng cña c«ng ty qua c¸c n¨m: (Phô lôc 10: T¨ng tr­ëng s¶n l­îng vµ doanh thu 2001- 2004) Do thùc hiÖn tèt chiÕn l­îc marketing C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n ®· thu hót ®­îc mét l­îng lín kh¸ch hµng n»m trong khu vùc n«ng th«n víi søc mua tuy t­¬ng ®èi thÊp song l¹i lµ mét thÞ tr­êng tiÒm n¨ng, dÔ tÝnh phï hîp víi nhãm kh¸ch hµng môc tiªu cña xi m¨ng ®Þa ph­¬ng. Hµ T©y lµ mét tØnh ®ång b»ng pha chót trung du miÒn nói B¾c Bé tuy diÖn tÝch hÑp nh­ng d©n sè rÊt ®«ng (h¬n 2,5 tr d©n) ®øng thø 5 vÒ d©n sè trong 64 tØnh trong toµn quèc. H¬n n÷a, trong thêi kú më cöa víi lîi thÕ vÒ ®Þa lý, nh©n lùc vµ cã nhiÒu lµng nghÒ cæ ®· t¹o nªn mét ®éng lùc ph¸t triÓn kinh tÕ cao t¹o ra mét thÞ tr­êng lín cã nhu cÇu vµ kh¶ n¨ng thanh to¸n cao. Trong vßng 3 n¨m (2001-2003) s¶n l­îng vµ doanh thu t¨ng liªn tôc n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc. Møc t¨ng trung b×nh cña s¶n l­îng kho¶ng 20%/n¨m vµ doanh thu lµ kho¶ng 35%/n¨m. §iÒu nµy cho thÊy viÖc t¨ng doanh thu kh«ng nh÷ng lµ do t¨ng s¶n l­îng hµng ho¸ ®­îc s¶n xuÊt vµ b¸n trªn thÞ tr­êng mµ cßn do mét yÕu tè rÊt quan träng lµ gi¸ b¸n t¨ng lªn 23,54% trong 5 n¨m qua. Thùc tÕ nµy còng cho ta thÊy C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n ®· cã mét chiÕn l­îc b¸n hµng ®óng ®¾n, hîp lý, mÒm dÎo víi môc tiªu tèi ®a ho¸ lîi nhuËn mµ kÕt qu¶ nhËn ®­îc qua viÖc kh«ng nh÷ng b¸n ®­îc nhiÒu hµng mµ cßn b¸n víi gi¸ cao h¬n. §ång thêi víi viÖc t¨ng s¶n l­îng vµ doanh thu C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n cßn ®ãng gãp vµo ng©n s¸ch Nhµ n­íc ngµy mét t¨ng cao. Tæng nép NSNN tõ n¨m 2001 ®Õn 6 th¸ng ®Çu n¨m 2004 lµ 20 tû 629,95 tr.®ång. NÕu nh­ n¨m 1999 C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n míi chØ nép NSNN lµ 2tû 863 tr.®ång th× ®Õn n¨m 200 c«ng ty ®· nép ®­îc 3 tû 287,34 tr.®ång vµ n¨m 2001 thi sè thu nép NSNN ®· vù¬t tréi rÊt lín, t¨ng so víi n¨m 2000 lµ 215,03% (Sè tuyÖt ®èi lµ 6 tû 881,36 tr.®ång). §Æc biÖt n¨m 2003 c«ng ty ®· nép ®Õn 9 tû 044,26 tr.®ång lín gÊp 3 lÇn n¨m 1999. 6 th¸ng ®Çu n¨m 2004 c«ng ty nép thÊp h¬n so víi n¨m 2003 lµ do c«ng ty míi ®i vµo cæ phÇn ho¸ nªn ®­îc miÔn thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp. Sè nép NSNN cña C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n vÉn lµ nguån thu lín cho ng©n s¸ch ®Þa ph­¬ng. ( Phô lôc 11: T¨ng tr­ëng nép ng©n s¸ch nhµ n­íc 2001- 2004) Tõ n¨m 2001 ®Õn n¨m 2003 lîi nhuËn cña c«ng ty kh«ng ngõng t¨ng tr­ëng tõ 2 tû 564 tr.®ång n¨m 2001 ®Õn 5 tû 034,59 tr.®ång n¨m 2002 vµ ®Æc biÖt n¨m 2003 lµ 10 tû 205,58 tr.®ång. Gi¸ trÞ t¨ng tuyÖt ®èi trong 3 n¨m lµ 7 tû 641,58 tr.®ång vµ gi¶ trÞ t­¬ng ®èi lµ 398,04%. Trung b×nh mçi n¨m t¨ng 132,68% trong ®ã ®Æc biÖt lµ c¸c n¨m 2002, 2003 vµ 6 th¸ng ®Çu n¨m 2004. Nhê lîi nhuËn t¨ng cao mµ C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n cã thÓ n©ng møc trÝch c¸c quü ®Çu t­ ph¸t triÓn, quü khen th­ëng, quü phóc lîi. Do ®ã c«ng ty cã ®iÒu kiÖn ®Çu t­ thªm m¸y mãc thiÕt bÞ míi nh»m n©ng cao s¶n l­îng, n©ng cao n¨ng suÊt, chÊt l­îng s¶n phÈm, kiÓm so¸t tèt h¬n qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. MÆt kh¸c, khi n©ng cao vµ sö dông hîp lý c¸c quü phóc lîi vµ khen th­ëng ®· khuyÕn khÝch c¸n bé nh©n viªn trong c«ng ty thi ®ua s¶n xuÊt gãp phÇn n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng vµ thu nhËp cña CBCNV.(Phô lôc 12: T¨ng tr­ëng lîi nhuËn 2004) Møc thu nhËp b×nh qu©n cña c«ng ty trong nh÷ng n¨m qua ®­îc ®¸nh gi¸ lµ møc thu nhËp cao vµ æn ®Þnh cña c¸c doanh nghiÖp nhµ n­íc trong tØnh còng nh­ ®èi víi c¸c c«ng ty s¶n xuÊt xi m¨ng lß ®øng kh¸c trªn toµn quèc. §Æc biÖt lµ n¨m 2003 khi c«ng ty chuÈn bÞ cæ phÇn ho¸. TÊt c¶ tiÒn vèn cña c«ng ty hiÖn ®ang n»m trong c¸c quü phóc lîi, quü khen th­ëng ®­îc chia cho toµn bé c«ng nh©n tuú theo møc ®é ®ãng gãp cña tõng ng­êi. V× vËy, trong n¨m nµy thu nhËp cña c¸n bé CNV trong c«ng ty t¨ng lªn mét c¸ch ®ét ngét. Ngoµi ra, trong nh÷ng n¨m qua uy tÝn cña c«ng ty ®· ngµy ®­îc n©ng cao, s¶n phÈm lu«n ®¹t chÊt l­îng cao, møc d­ m¸c lu«n tõ 25-30% ®· giµnh ®­îc sù tÝn nhiÖm cña kh¸ch hµng. c«ng ty ®· cã ®­îc mét m«i tr­êng lµm viÖc khang trang s¹ch ®Ñp. C¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty lµm viÖc theo c¸c quy tr×nh cã ®é chän läc cao, nªn ®· t¹o t¸c phong lµm viÖc bµi b¶n nªu cao tr¸ch nhiÖm, ®ång thêi n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý, n¨ng lùc b¶n th©n tõ ®ã ph¸t huy n¨ng lùc s¸ng t¹o cña mçi ng­êi. 2.2. Thùc tr¹ng hÖ thèng qu¶n trÞ chÊt l­îng t¹i C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n 2.2.1. Qu¸ tr×nh x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng theo tiªu chuÈn ISO 9001:2000 2.2.1.1. Giai ®o¹n x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng theo tiªu chuÈn ISO 9002:1994 §Õn cuèi n¨m 1998, míi cã kho¶ng gÇn 20 c«ng ty t¹i ViÖt Nam ®­îc chøng nhËn cã hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng ®¹t tiªu chuÈn ISO 9000. Vµ cho tíi thêi ®iÓm n¨m 2000, sè l­îng c¸c c«ng ty ®¹t ®­îc chøng nhËn nµy lµ gÇn 300 c«ng ty. T¹i c«ng ty xi m¨ng Sµi S¬n, mÆc dï mäi kh¸i niÖm trong tiªu chuÈn ISO 9000 ®Òu rÊt míi mÎ vµ thiÕu nh÷ng tµi liÖu h­íng dÉn cô thÓ song ban l·nh ®¹o c«ng ty ®· sím nhËn thøc ®­îc tÝnh cÇn thiÕt cña viÖc cñng cè, c¶i tiÕn hÖ thèng chÊt l­îng, tõ n¨m 1996 ®Õn n¨m 1999 ®· cö nhiÒu ®ît c¸n bé ®i ®µo t¹o vÒ c«ng t¸c chÊt l­îng. Th¸ng 11/1999 ®· chÝnh thøc ký hîp ®ång t­ vÊn víi Trung t©m Kü thuËt khu vùc 1 vÒ so¹n th¶o vµ x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng theo tiªu chuÈn ISO 9002:1994. Qu¸ tr×nh x©y dùng vµ ¸p dông hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng theo tiªu chuÈn ISO 9002 cña c«ng ty cã thÓ chia ra c¸c giai ®o¹n sau: Giai ®o¹n chuÈn bÞ vµ x©y dùng hÖ thèng: §Ó x©y dùng ®­îc hÖ thèng tr­íc hÕt ph¶i hiÓu hÕt ®­îc c¸c yªu cÇu cña ISO 9002. Tõ nhËn thøc ®ã, ®Çu n¨m 2000, c«ng ty ®· mêi chuyªn gia cña tæng côc tiªu chuÈn ®o l­êng chÊt l­îng I vÒ ®µo t¹o cho c¸n bé chñ chèt. Sau khi häc tËp c«ng ty ®· thµnh lËp ban so¹n th¶o gåm 4 kü s­ chuyªn ngµnh. Qua 2 th¸ng x©y dùng vµ tham kh¶o c¸c bé phËn trong c«ng ty. Ngµy 26/7/2000 toµn bé hÖ thèng v¨n b¶n ®­îc chÝnh thøc ban hµnh vµ ®­a vµo ¸p dông tõ ngµy 01/8/2000. Giai ®o¹n triÓn khai ¸p dông: §Ó viÖc v©n hµnh hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng cã hiÖu lùc vµ hiÖu qu¶, hÖ thèng chÊt l­îng ph¶i ®­îc phæ biÕn tíi toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. Gi¸m ®èc c«ng ty ®· giao cho §¹i diÖn l·nh ®¹o vÒ chÊt l­îng vµ ban §¶m b¶o chÊt l­îng phæ biÕn ®Õn tr­ëng c¸c phßng ban ph©n x­ëng. Tr­ëng c¸c phßng ban ph©n x­ëng cã tr¸ch nhiÖm phæ biÕn ®Õn tõng nh©n viªn cña bé phËn m×nh d­íi sù gi¸m s¸t kiÓm tra cña Ban ®¶m b¶o chÊt l­îng. Tõ ph­¬ng thøc ®µo t¹o ®ã toµn thÓ CBCNV trong c«ng ty ®Òu thÊu hiÓu vµ thùc hiÖn tèt c¸c yªu cÇu cña hÖ thèng. Giai ®o¹n ®¸nh gi¸ néi bé: Tõ khi tiÕn hµnh ¸p dông cho ®Õn khi 2 tæ chøc Quacert vµ BVQI ®¸nh gi¸ chÝnh thøc, c«ng ty ®· tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ néi bé 4 lÇn. §ã lµ c¸ch tèt nhÊt ®Ó duy tr× hÖ thèng vµ gi¶i quyÕt ®­îc nguyªn t¾c c¶i tiÕn liªn tôc cña hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng. Víi 11 chuyªn gia ®¸nh gi¸ néi bé ®­îc Quacert ®µo t¹o, sau hai c¸c lÇn ®¸nh gi¸ néi bé c«ng ty ®· nhËn thÊy r»ng hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng ®· ®i vµo ho¹t ®éng tèt, ®ñ c¸c ®iÒu kiÖn ®Ó ®¸nh gi¸ chøng nhËn. Giai ®o¹n chøng nhËn: Sau khi xem xÐt kh¶ n¨ng vµ uy tÝn cña c¸c tæ chøc chøng nhËn. C«ng ty ®· chÝnh thøc mêi 2 tæ chøc chøng nhËn lµ Quacert (ViÖt Nam) vµ BVQI (V­¬ng quèc Anh) cïng ®¸nh gi¸ vµo 2 ngµy 02 vµ 03 th¸ng 11 n¨m 2000. KÕt qu¶ sau khi ®¸nh gi¸ hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng cña c«ng ty, c¸c chuyªn gia ®¸nh gi¸ chøng nhËn ®Òu ®­a ra c¸c nhËn xÐt tèt vµ ®· cÊp chøng chØ c«ng nhËn hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng cña c«ng ty xi m¨ng Sµi S¬n phï hîp tiªu chuÈn ISO 9002:1994. Thu©n lîi: C«ng ty cã nhiÒu thuËn lîi ®ã lµ sù nhËn thøc ®óng ®¾n vÒ t¸c dông vµ tÝnh tÊt yÕu cña viÖc thùc hiÖn hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng theo tiªu chuÈn ISO 9002:1994, cã sù quyÕt t©m rÊt lín cña l·nh ®¹o c«ng ty vµ sù tÝch cùc thùc hiÖn cña toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn. C«ng ty ®· tËp trung mäi nguån lùc cho viÖc so¹n th¶o còng nh­ vËn hµnh ®iÒu chØnh hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng nªn trong thêi gian ng¾n ®· gi¶i quyÕt ®­îc mét khèi l­îng c«ng viÖc rÊt lín. Khã kh¨n: C«ng ty xi m¨ng Sµi S¬n lµ c«ng ty xi m¨ng lß ®øng ®Çu tiªn x©y dùng vµ ¸p dung m« h×nh qu¶n lý chÊt l­îng theo tiªu chuÈn ISO 9002:1994, ®©y lµ c«ng viÖc cã tÇm chiÕn l­îc song rÊt míi mÎ, kh«ng cã h×nh mÉu s½n, nªn trong c«ng viÖc cßn nhiÒu lóng tóng, cã nhiÒu kh¸i niÖm quan ®iÓm trõu t­îng. 2.2.1.2. Giai ®o¹n chuyÓn ®æi tiªu chuÈn cña hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng tõ ISO 9002:1994 sang ISO 9001:2000 Th¸ng 8-2002, C«ng ty thµnh lËp tæ so¹n th¶o hÖ thèng tµi liÖu gåm 4 thµnh viªn. Trong ®ã, QMR lµm tæ tr­ëng, c¸c thµnh viªn gåm 3 kü s­ ®­îc ®µo t¹o c¬ b¶n vÒ qu¶n trÞ chÊt l­îng: mét ng­êi cña phßng TCHCTH vµ 2 ng­êi cña phßng KHKT. Sau 2 tuÇn so¹n th¶o, hÖ thèng tµi liÖu ®· ®­îc söa ®æi phï hîp víi nh÷ng yªu cÇu cña HTQLCL theo tiªu chuÈn ISO 9001:2000. HÖ thèng tµi liÖu míi ngoµi nh÷ng yªu cÇu t­¬ng ®èi gièng víi tiªu chuÈn ISO 9002 cßn cã mét sè ®iÓm míi nh­ bæ sung thªm tiªu chuÈn vÒ c¬ së h¹ tÇng cña DN. Sau khi so¹n th¶o song c«ng ty cho ban hµnh vµ ®­a vµo ¸p dông thùc tÕ. Cuèi th¸ng 10-2002, sau h¬n 2 th¸ng ®­a vµo ¸p dông thùc tÕ vµ ®· qua 1 lÇn ®¸nh gi¸ néi bé ®¹t kÕt qu¶ tèt, c«ng ty mêi c¸c chuyªn gia cña 2 tæ chøc chøng nhËn BVQI vµ Quacert cïng ®¸nh gi¸. KÕt qu¶ sau khi ®¸nh gi¸ ®­îc c¸c chuyªn gia ®Òu ®­a ra nhËn xÐt tèt. Ngµy 26/11/2002, c«ng ty chÝnh thøc nhËn ®­îc chøng chØ chøng nhËn HTQLCL cña c«ng ty phï hîp víi tiªu chuÈn ISO 9001:2000, do 2 tæ chøc BVQI vµ Quacert cÊp. Trong qu¸ tr×nh chuyÓn sang ¸p dông hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng theo tiªu chuÈn ISO 9001:2000, c«ng ty cã nh÷ng ThuËn lîi nhÊt ®Þnh nh­: c«ng ty ®· ¸p dông HTQLCL theo tiªu chuÈn ISO 9002:1994, c¸n bé ®· ®­îc ®µo t¹o, ®· cã kinh nghiÖm trong viÖc triÓn khai ¸p dông vµ CBCNL§ ®· cã nh÷ng hiÓu biÕt nhÊt ®Þnh vÒ tÇm quan träng cña viÖc ¸p dông tiªu chuÈn ISO 9000 vµo s¶n xuÊt kinh doanh. Toµn c«ng ty ®· h×nh thµnh ®­îc nÕp v¨n ho¸ chÊt l­îng, mäi ng­ßi ®ßng t©m nhÊt trÝ x©y dùng c«ng ty. V× vËy, chØ sau 4 th¸ng kÓ tõ khi b¾t ®Çu so¹n th¶o tµi liÖu, c«ng ty ®· nhËn ®­îc chøng chØ chøng nhËn HTQLCL phï hîp tiªu chuÈn ISO 9001:2000. Song bªn c¹nh ®ã c«ng ty còng gÆp ph¶i mét sè Khã kh¨n: ISO 9001:2000 cã mét sè ®iÓm míi so víi ISO 9002:1994, nªn khi ®­a vµo ¸p dông c«ng ty cßn h¬i bì ngì. 2.2.2. Thùc tr¹ng hÖ thèng qu¶n lý chÊt l­îng cña C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n - Hệ thống tổ chức C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n x©y dùng hÖ thèng qu¶n trÞ ®Þnh h­íng chÊt l­îng víi c¬ cÊu tæ chøc nh­ sau: 1. Gi¸m ®èc c«ng ty: - Phª duyÖt chÝnh s¸ch chÊt l­îng, HTQLCL, danh s¸ch c¸c nhµ cung øng. - Phª duyÖt kÕ ho¹ch s¶n xuÊt n¨m vµ môc tiªu chÊt l­îng. - Cung cÊp nguån lùc ®Ó HTQLCL ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶. - ChØ ®Þnh ®¹i diÖn l·nh ®¹o vÒ chÊt l­îng (QMR). - Chñ tr× c¸c cuéc häp xem xÐt cña l·nh ®¹o vÒ HTQLCL. - Ph©n c«ng vµ giao cho c¸c «ng PG§, tr­ëng c¸c bé phËn nh÷ng nhiÖm vô, quyÒn h¹n cô thÓ, cÇn thiÕt ®Ó hä chñ ®éng s¸ng t¹o trong qu¶n lý ®iÒu hµnh, gi¸m s¸t kiÓm tra c¸c c«ng viÖc thuéc lÜnh vùc qu¶n lý theo chøc danh. 2. PG§ kinh doanh kiªm ®¹i diªn l·nh ®¹o vÒ chÊt l­îng: - Thay mÆt G§ gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn HTQLCL, §iÒu phèi c¸c ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn trong c«ng ty ®Ó ®¹t môc tiªu chÊt l­îng. - Tæ chøc x©y dùng, ¸p dông vµ duy tr× HTQLCL phï hîp víi c¸c yªu cÇu cña tiªu chuÈn ISO 9001:2000. - Trùc tiÕp chØ ®¹o c¸c ho¹t ®éng cña phßng TTTT vµ phßng TCHCTH. - Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c theo sù ph©n c«ng cña G§. 3. PG§ kü thuËt: - Trùc tiÕp chØ ®¹o c¸c ho¹t ®éng cña PX H­¬ng S¬n, tæ vá bao. - Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c theo sù ph©n c«ng cña G§. 4. Trî lý G§ - Lµm trî lý G§ vÒ lÜnh vùc kü thuËt, s¶n xuÊt. - Thay mÆt G§ chØ ®¹o, qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c¸c PX nguyªn liÖu, lß nung, thµnh phÈm, tæ c¬ ®iÖn vµ c¸c lÜnh vùc chÊt l­îng s¶n phÈm, kü thuËt c«ng nghÖ s¶n xuÊt, m¸y mãc thiÕt bÞ cña phßng KHKT. - Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c theo sù ph©n c«ng cña G§. 5. Tr­ëng phßng TCHCTH - Tuyªn truyÒn, phæ biÕn HTQLCL theo tiªu chuÈn ISO 9001:2000 tíi toµn thÓ CBCNL§. - Tæ chøc so¹n th¶o c¸c v¨n b¶n cña HTCL tr×nh G§/QMR phª duyÖt. - KiÓm tra, gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiªn HTQLCL ®· ®­îc phª duyÖt - §Ò xuÊt biªn ph¸p c¶i tiÕn n©ng cao HTQLCL, thùc hiªn c¸c b¸o c¸o vÒ chÊt l­îng, phô tr¸ch nhµ ¨n ca vµ nhµ trÎ. 6. Tr­ëng phßng TTTT - Qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c¸c v¨n phßng ®¹i diÖn, c¸c kh¸ch hµng vµ m¹ng l­íi tiªu thô xi m¨ng. - Tæ chøc qu¶ng c¸o vµ c¸c h×nh thøc giíi thiÖu s¶n phÈm trªn c¸c ph­¬ng tiªn th«ng tin ®¹i chóng vµ c¸c h×nh thøc kh¸c. - Th­êng xuyªn n¾m b¾t th«ng tin vÒ thÞ tr­êng vµ c¸c ®èi thñ c¹nh tranh b¸o c¸o G§ ®Ó cã chiÕn l­îc vµ s¸ch l­îc b¸n hµng. - §èi chiÕu c«ng nî th­êng xuyªn, thu tiÒn b¸n hµng theo kÕ ho¹ch - Qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh thñ kho vµ c¸c kho thµnh phÈm, tæ bèc v¸c 7. Tr­ëng phßng kü thuËt - X©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh th¸ng, quý, n¨m; tæ chøc thùc hiÖn viÖc mua vËt t­, b¶o qu¶n, cÊp ph¸t vËt t­; ®¶m b¶o chÊt l­îng s¶n phÈm xi m¨ng PCB30 theo TCVN 6262:1997 - Tæng hîp viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh hµng th¸ng cña c¸c bé phËn, ®iÒu chØnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt phï hîp víi t×nh h×nh tiªu thô s¶n phÈm; biªn so¹n tµi liÖu gi¸o ¸n båi d­ìng nghiÖp vô kü thuËt cho c¸c ngµnh nghÒ. - Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c theo quy chÕ tr¶ l­¬ng vµ quyÕt ®Þnh sè 76/Q§_ H§QT ngµy 04/02/2005 cña H§QT c«ng ty. 8. Tæ tr­ëng tæ qu¶n lý c«ng nghÖ - Bè trÝ nh©n lùc liªn tôc kiÓm tra c¸c b¸n thµnh phÈm trong d©y truyÒn s¶n xuÊt theo quy tr×nh kiÓm tra quy ®Þnh. - KiÓm so¸t viÖc ®­a nguyªn, nhiªn liÖu vµo s¶n xuÊt ®Ó ®¶m b¶o chÊt l­îng cña b¸n thµnh phÈm. - CËp nhËt c¸c biÓu b¸o vÒ s¶n l­îng cña m¸y mãc thiÕt bÞ. - Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c quy ®Þnh trong quy chÕ tr¶ l­¬ng vµ quy ®Þnh ph©n cÊp qu¶n lý trong c«ng ty theo quyÕt ®Þnh 01/Q§-H§QT ngµy 01/01/2004 cña H§QT C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n. 9. Tr­ëng ban KCS - Tæ chøc kiÓm tra sè l­îng, chÊt l­îng c¸c vËt t­, nguyªn, nhiªn, vËt liÖu, b¸n s¶n phÈm, s¶n phÈm trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ vµ ®Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt khi vËt t­, b¸n s¶n phÈm vµ s¶n phÈm kh«ng ®¶m b¶o sè l­îng vµ chÊt l­îng. - ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ph¸p luËt vµ G§ c«ng ty nÕu ®Ó vËt t­, nguyªn, nhiªn, vËt liÖu phôc vô s¶n xuÊt hao hôt, mÊt m¸t (®èi víi kho ngo¹i). - Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c quy ®Þnh trong quy chÕ tr¶ l­¬ng vµ quy ®Þnh ph©n cÊp qu¶n lý trong c«ng ty theo quyÕt ®Þnh 01/Q§-H§QT ngµy 01/01/2004 cña H§QT C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n. 10. Qu¶n ®èc c¸c ph©n x­ëng: - Tæ chøc, bè trÝ nh©n lùc hîp lý, khai th¸c kh¶ n¨ng trang thiÕt bÞ hiÖn cã ®Ó vËn hµnh tèt d©y chuyÒn s¶n xuÊt. KiÓm so¸t viÖc thùc hiªn c¸c qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. - Tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, b¶o d­ìng, söa ch÷a thiÕt bÞ, c¸c h­íng dÉn vËn hµnh ®¶m b¶o an toµn trong s¶n xuÊt. - Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c quy ®Þnh trong quy chÕ tr¶ l­¬ng vµ quy ®Þnh ph©n cÊp qu¶n lý trong c«ng ty theo quyÕt ®Þnh 01/Q§-H§QT ngµy 01/01/2004 cña H§QT C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n. 11. Tæ tr­ëng tæ c¬ ®iÖn: - Tæ chøc söa ch÷a kÞp thêi m¸y mãc thiÕt bÞ khi cã sù cè. - Tæ chøc b¶o d­ìng ®Þnh kú thiÕt bÞ theo kÕ ho¹ch. - Hệ thống tài liệu Toµn bé hÖ thèng tµi liÖu thuéc HTQLCL cña c«ng ty ®­îc x©y dùng gåm 4 cÊp: - Sæ tay chÊt l­îng. - C¸c quy tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc. - C¸c h­¬ng dÉn c«ng viÖc. - TËp hîp c¸c biÓu mÉu, hå s¬, biªn b¶n,… liªn quan ®Õn HTCL. Sæ tay chÊt l­îng m« t¶ HTQLCL, bé tµi liÖu nµy ®­îc G§ c«ng ty cam kÕt thùc hiÖn vµ phæ biÕn réng r·i ®Õn c¸c c¸n bé chñ chèt. Sæ tay chÊt l­îng ®­îc sö dông ®Ó kiÓm so¸t ho¹t ®éng cña HTCL, nh»m ®¶m b¶o chÊt l­îng s¶n phÈm vµ dÞch vô cña c«ng ty lu«n tho¶ m·n mäi nhu cÇu cña kh¸ch hµng. C¸c ch­¬ng cña sæ tay chÊt l­îng lµ c¸c tiªu chuÈn cña HTQLCL phï hîp víi néi dung tiªu chuÈn ISO 9001:2000. Néi dung gåm 8 ch­¬ng: Ch­¬ng 1 : Giíi thiÖu chung Ch­¬ng 2 : Tãm t¾t qu¸ tr×nh s¶n xuÊt Ch­¬ng 3 : S¬ ®å tæ chøc vµ mèi t­¬ng t¸c Ch­¬ng 4 : HÖ thèng chÊt l­îng Ch­¬ng 5 : Tr¸ch nhiÖm cña l·nh ®¹o Ch­¬ng 6 : Qu¶n lý nguån lùc Ch­¬ng 7 : T¹o s¶n phÈm Ch­¬ng 8 : §o l­êng, ph©n tÝch vµ c¶i tiÕn C¸c quy tr×nh thùc hiÖn lµ c¸c v¨n b¶n m« t¶ qu¸ tr×nh thùc hiÖn theo c¸c b­íc cña mét c«ng viÖc. Nã chØ râ khi mét c«ng viÖc ph¸t sinh th× ph¶i lµm theo tr×nh tù nµo? b¾t ®Çu tõ ®©u? nhiÖm vô cña tõng ®¬n vÞ, bé phËn nh­ thÕ nµo ? Cã nh÷ng quy tr×nh ®­îc thÓ hiÖn d­íi d¹ng biÓu ®å. C¸c h­íng dÉn c«ng viÖc lµ c¸c v¨n b¶n chi tiÕt tõng b­íc c«ng viÖc trong qu¸ tr×nh. Nã h­íng dÉn ng­êi thùc hiÖn ddr hä lµm ®óng theo quy tr×nh, chØ ra c¸c v¨n b¶n cÇn ph¶i sö dông khi thùc hiÖn b­íc c«ng viÖc ®ã. C¸c biÓu mÉu, hå s¬, biªn b¶n … lµ nh÷ng v¨n b¶n ®­îc so¹n s½n vµ ®­îc phª duyÖt bëi G§. Nã lµ nh÷ng v¨n b¶n chuÈn cña c«ng ty, t¹o thuËn lîi cho viÖc ghi chÐp vµ cã tÝnh ph¸p lý vµ tÝnh nguyªn t¾c cao. 2.2.3. C¸c chÝnh s¸ch vµ biÖn ph¸p nh»m ph¸t huy vai trß cña hÖ thèng qu¶n trÞ chÊt l­îng mµ C«ng ty ®ang ¸p dông ChÝnh s¸ch chÊt l­îng cña c«ng ty C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n lµ: “Tho¶ m·n mét c¸ch tèt nhÊt mäi yªu cÇu hîp lý cña kh¸ch hµng” §Ó ®¹t ®­îc môc tiªu trªn c«ng ty cam kÕt thùc hiªn c¸c nguyªn t¾c sau: - Quan hÖ chÆt chÏ víi kh¸ch hµng ®Ó ®¶m b¶o chÊt l­îng, gi¸ c¶ s¶n phÈm vµ dÞch vô cña m×nh ®¸p øng tèt nhÊt mäi yªu cÇu cña kh¸ch hµng. - Coi mäi thµnh viªn trong c«ng ty võa lµ ng­êi cung øng võa lµ kh¸ch hµng cña nhau ®Ó cho chÊt l­îng kh«ng ngõng ®­îc c¶i tiÕn trong mäi ho¹t ®éng cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. - Th­êng xuyªn tæ chøc ®µo t¹o, båi d­ìng nghiÖp vô cho CBCNL§ ®Ó mäi ng­êi kh«ng ngõng n©ng cao n¨ng lùc cña m×nh. ChÝnh s¸ch chÊt l­îng cña c«ng ty ®­îc phæ biÕn réng r· ®Ó mäi ng­êi th«ng hiÓu vµ thùc hiÖn. C«ng ty cam kÕt ®¸p øng c¸c yªu cÇu hîp lý ®· tho¶ thuËn víi kh¸ch hµng khi cung øng s¶n phÈm vµ dÞch vô, ngµy cµng n©ng cao sù tho¶ m·n cña kh¸ch hµng. Ban l·nh ®¹o c«ng ty vµ toµn thÓ c¸n bé, c«ng nh©n cam kÕt cung cÊp cho kh¸ch hµng s¶n phÈm, dÞch vô tèt nhÊt vµ kh«ng ngõng t×m tßi c¶i tiÕn chÊt l­îng cña s¶n phÈm sao cho phï hîp víi nhu cÇu cña kh¸ch hµng còng nh­ phï hîp víi nhu cÇu cña thÞ tr­êng kh«ng ngõng thay ®æi. C«ng ty th­êng xuyªn thu thËp ý kiÕn ®ãng gãp cña kh¸ch hµng. Hµng n¨m, khi cã ®iÒu kiÖn c«ng ty më héi nghÞ kh¸ch hµng. Vµ c«ng ty còng th­êng xuyªn ®¸nh gi¸ møc ®é tho¶ m·n cña kh¸ch hµng. §Ó kh«ng ngõng n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng vµ chÊt l­îng s¶n phÈm, c«ng ty coi träng viÖc ¸p dông tiÕn bé khoa häc kü thuËt c«ng nghÖ míi vµo s¶n xuÊt, ph¸t huy phong trµo thi ®ua s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt trong néi bé c«ng ty. C«ng ty chó träng vµo c¶i tiÕn mét c¸ch th­êng xuyªn liªn tôc. (Phô lôc 13: L­u ®å c¶i tiÕn) Môc tiªu chÊt l­îng cña c«ng ty ®­îc x©y dùng cho tõng n¨m, ph¶i l­îng ho¸ ®­îc khi cã thÓ vµ nhÊt qu¸n víi chÝnh s¸ch chÊt l­îng cña c«ng ty. Hµng n¨m, l·nh ®¹o c«ng ty dùa vµo nhiÖm vô s¶n xuÊt vµ kinh doanh ®­a ra môc tiªu s¶n xuÊt, kinh doanh cho c«ng ty ®ång thêi l·nh ®¹o còng dùa vµo nh÷ng yªu cÇu míi cña kh¸ch hµng vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm, chñng lo¹i s¶n phÈm, yªu cÇu vÒ dÞch vô mµ xem xÐt l¹i HTQLCL. 2.3. §¸nh gi¸ viÖc triÓn khai ¸p dông hÖ thèng qu¶n trÞ chÊt l­îng t¹i C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n 2.3.1. §¸nh gi¸ tæng quan vÒ chÊt l­îng s¶n phÈm C¸c kÕt qu¶ cho thÊy xi m¨ng Sµi S¬n ®· ®¹t ®­îc chÊt l­îng æn ®Þnh c¶ vÒ mÆt vËt lý vµ ho¸ lý. Biªn ®é giao ®éng vÒ c­êng ®é rÊt nhá chØ sè sai sè thÊp. ®é mÞn t¨ng dÇn, thêi gian ®«ng kÕt æn ®Þnh, c­êng ®é chÞu nÐn 3 ngµy còng nh­ 28 ngµy lu«n tho¶ m·n theo yªu cÇu theo tiªu chuÈn chÊt l­îng. (Phô lôc 14: Thæng kª kiÓm tra s¶n phÈm s¶n xuÊt c¸c n¨m) Do thÞ hiÕu trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y c¸c kh¸ch hµng ®ßi hái ë chÊt l­îng xi m¨ng ph¶i cã thêi gian ®«ng cøng nhanh ®Ó ®Èy nhanh tiÕn ®é thi c«ng t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, rót ng¾n thêi gian chê ®îi khi thi c«ng. N¾m b¾t ®­îc mong muèn nµy C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n ®· tËp trung vµo nghiªn cøu ®Ó n©ng cao c­êng ®é chÞu nÐn trong thêi gian ®Çu cña qu¸ tr×nh ®«ng kÕt, ®ång thêi ®¶m b¶o c­êng ®é chÞu nÐn sau 28 ngµy còng nh­ c¸c chØ tiªu kh¸c. KÕt qu¶ thö nghiªm cho thÊy c­êng ®é chÞu nÐn 3 ngµy tõ n¨m 2002 ®Õn n¨m 2004 lu«n æn ®Þnh ë møc cao h¬n so víi tiªu chuÈn ®· ®Ò ra ®iÒu ®ã phÇn nµo ®· tho¶ m·n nhu cÇu thùc tÕ cña kh¸ch hµng. VÊn ®Ò träng l­îng cña bao lu«n ®­îc sù gi¸m s¸t chÆt chÏ cña ban KCS. Nhãm c«ng t¸c nµy cã nhiÖm vô mçi giê kiÓm tra x¸c suÊt theo quy ®Þnh vµ ph¶i ®¶m b¶o khèi l­îng bao xi m¨ng ®¹t c¸c yªu cÇu quy ®Þnh vÒ tiªu chuÈn ®èi víi hµng ®ãng gãi s½n ®­îc quy ®Þnh trong QuyÕt ®Þnh sè 168/T§C_Q§ 1994. ChØ nh÷ng l« hµng ®· ®­îc kiÓm tra vµ ®¶m b¶o ®¹t tiªu chuÈn quy ®Þnh míi ®­îc xuÊt cho kh¸ch hµng. 2.3.2. §¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng trong qu¸ tr×nh qu¶n trÞ chÊt l­îng C«ng ty sö dông HTCL nh»m thùc hiªn chÝnh s¸ch chÊt l­îng cña c«ng ty ®Ò ra vµ ®¶m b¶o mäi c¸n bé, nh©n viªn cña c«ng ty tham gia thùc hiªn chÝnh s¸ch chÊt l­îng mét c¸ch cã hiÖu qu¶. Toµn bé hÖ thèng tµi liÖu, hå s¬ thuéc HTQLCL cña c«ng ty ®­îc x©y dùng vµ s¾p xÕp theo tr×nh tù thèng nhÊt, nh»m ®¶m b¶o c¸c tµi liÖu, sè liÖu ®óng cã hiÖu lùc vµ lu«n ®­îc cËp nhËt, s½n cã t¹i n¬i lµm viÖc. C«ng ty x©y dùng, thùc hiÖn vµ duy tr× quy tr×nh kiÓm so¸t tµi liÖu b»ng v¨n b¶n. Toµn bé tµi liÖu HTQLCL cña c«ng ty ®­îc kiÓm tra vµ phª ®uyÖt bëi nh÷ng ng­êi cã thÈm quyÒn tr­íc khi ban hµnh. Mäi söa ®æi, bæ sung cña tµi liÖu ®Òu ®­îc xem xÐt vµ phª duyÖt bëi chÝnh ng­êi cã chøc n¨ng xem xÐt vµ phª duyÖt tµi liÖu gèc. C¸c tµi liÖu cã hiÖu lùc ®­îc theo dâi b»ng mét môc lôc tµi liÖu hiÖn hµnh chØ râ t×nh tr¹ng ban hµnh, söa ®æi, ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n nµo ®­îc ph©n phèi tµi liÖu. Nh÷ng tµi liÖu hÕt hiÖu lùc ®­îc thu håi vµ huû bá bëi nh÷ng ng­êi cã chøc n¨ng, riªng tµi liÖu gèc ®Ó l­u hå s¬. Khi ¸p dông HTQLCL vµo qu¶n lý chÊt l­îng trong s¶n xuÊt kinh doanh, c«ng ty thùc hiªn qua c¸c b­íc sau: LËp kÕ ho¹ch chÊt l­îng Tæ chøc kiÓm so¸t c¸c qu¸ tr×nh §¶m b¶o sù t­¬ng thÝch cña ®iÒu kiÖn thùc hiÖn c«ng viÖc víi HTCL - Ho¹t ®éng theo dâi vµ ®o l­êng trong qu¸ tr×nh ®Ó x¸c nhËn sù phï hîp, ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn thùc hiÖn thùc hiÖn theo dâi vµ ®o l­êng, cã hÖ thèng tiªu chuÈn vµ chuÈn mùc cÇn thiÕt - X©y dùng vµ duy tr× hÖ thèng hå s¬ chÊt l­îng - C«ng ty ®¶m b¶o cung cÊp ®ñ nguån lùc ®Ó thùc hiÖn c¸c qu¸ tr×nh cã hiÖu lùc - Th­êng xuyªn n©ng cao hiÖu lùc cña HTQLCL vµ c¶i tiÕn liªn tôc c¸c qu¸ tr×nh C¸c ho¹t ®éng cña c«ng ty hµng n¨m ®­îc thùc hiÖn theo mét hÖ thèng liªn hoµn tõ kh©u lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh c¶ n¨m, thu thËp xem xÐt nhu cÇu cña kh¸ch hµng, x©y dùng vµ bæ sung HTQLCL, triÓn khai ho¹t ®äng s¶n xuÊt hµng th¸ng ®Õn c¸c bé phËn. C¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng ®­îc ph¶n ¸nh tíi l·nh ®¹o cña c«ng ty qua nhiÒu kªnh th«ng tin kh¸c nhau. (Phô lôc 15: S¬ ®å xö lý th«ng tin ph¶n håi kh¸ch hµng). §Þnh kú 6 th¸ng ®Õn mét n¨m hoÆc th«ng qua héi nghÞ kh¸ch hµng cña c«ng ty, phßng KHTT lÊy ý kiÕn cña kh¸ch hµng b»ng c¸c phiÕu th¨m dß ý kiÕn kh¸ch hµng. c¸c ý kiÕn cña kh¸ch hµng ®­îc chuyÓn ®Õn phßng KHTT thèng kª vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ lªn G§. C«ng viÖc nµy ®­îc thùc hiÖn theo quy trÝnh sau: (Phô lôc 16: §o l­¬ng sù tho¶ m·n cña kh¸ch hµng). Trªn c¬ së kÕt qu¶ ®o l­êng ®­îc cña quy tr×nh trªn, tr­ëng phßng QLSX vµ tr­ëng ban KCS x¸c ®Þnh møc chÊt l­îng cho s¶n phÈm míi. Phßng QLSX x©y dùng kÕ ho¹ch chÊt l­îng chuyÓn QMR so¸t xÐt, tr×nh G§. Sau khi G§ phª duyÖt, phßng TCHCTH vµ c¸c bé phËn tiÕn hµnh bæ sung tµi liÖu cña HTQLCL hiÖn hµnh ®Ó ®¶m b¶o r»ng c¸c yªu cÇu vÒ chÊt l­îng cña s¶n phÈm ®­îc ®¸p øng vµ kiÓm so¸t chÆt chÏ. ViÖc bæ sung tµi liÖu cña HTCL cho c¸c s¶n phÈm nhÊt qu¸n víi c¸c yªu cÇu cña HTQLCL hiÖn hµnh. HiÖn nay, c«ng ty ®· thiÕt lËp ®­îc sù phèi hîp víi nhau cã hiÖu qu¶ theo m« h×nh d­íi ®©y: (Phô lôc 17: Mèi t­¬ng t¸c gi÷a c¸c qu¸ tr×nh) 2.3.3. Nh÷ng tån t¹i vµ nguyªn nh©n c¬ b¶n cña nh÷ng tån t¹i Trªn ®©y lµ nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng kÓ mµ c«ng ty ®¹t ®­îc khi ¸p dông HTQLCL theo tiªu chuÈn ISO 9001 : 2000. Tuy nhiªn, bªn c¹nh nh÷ng kÕt qu¶ ®ã c«ng ty vÉn cßn cã nh÷ng h¹n chÕ nhÊt ®Þnh cÇn ®­îc hoµn thiÖn thªm: 2.3.3.1. Ho¹t ®éng ®Çu t­ Ho¹t ®éng ®Çu t­ cña c«ng ty ®­îc ban l·nh ®¹o hÕt søc quan t©m vµ th­êng xuyªn ®Çu t­ thªm nh÷ng thiÕt bÞ m¸y mãc hiÖn ®¹i nh»m ®ång bé ho¸ c«ng nghÖ s¶n xuÊt. Ho¹t ®éng nµy ®· ngµy cµng hoµn thiÖn c¬ së h¹ tÇng cña c«ng ty vµ n©ng cao c«ng suÊt thiÕt kÕ cña nhµ m¸y. Tuy nhiªn, nã l¹i lµ nguyªn nh©n cña h¹n chÕ lµ: Do diÖn tÝch cña nhµ m¸y chËt hÑp nªn trong thêi gian thi c«ng x©y dùng thªm lµm ¶nh h­ëng ®Õn kh«ng gian s¶n xuÊt ¶nh h­ëng ®Õn mét sè quy tr×nh s¶n xuÊt, lµm cho viÖc thùc hiªn nh÷ng quy tr×nh nµy kh«ng ®­îc chÝnh x¸c. Ngoµi ra, ho¹t ®éng ®Çu t­ lµm thay ®æi MMTB, quy tr×nh s¶n xuÊt…, song c¸n bé phô tr¸ch c«ng t¸c duy tr× HTQLCL t¹i bé phËn lµ ng­êi kiªm nhiÖm nªn khi ®­a c«ng tr×nh ®Çu t­ vµo sö dông ch­a kÞp thêi söa ®æi, bæ sung quy tr×nh, h­íng dÉn vËn hµnh. 2.3.3.2. Ho¹t ®éng c¶i tiÕn liªn tôc (theo ®iÒu 8.5 cña TCVN ISO 9001:2000) MÆc dï c«ng ty liªn tôc cã nh÷ng c¶i tiÕn ®Ó n©ng cao tÝnh hiÖu lùc cña HTQLCL. Song viÖc c¶i tiÕn th­êng xuyªn nµy míi chØ ®­îc thùc hiÖn qua c¸n bé phô tr¸ch duy tr× hÖ thèng cña c«ng ty, qua cuéc häp xem xÐt l·nh ®¹o, t¹i c¸c bé phËn míi chØ thùc hiÖn ®óng c¸c quy ®Þnh cña hÖ thèng, viÖc ph©n tÝch d÷ liÖu cßn h¹n chÕ nªn ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu c¶i tiÕn th­êng xuyªn cña hÖ thèng mÆc dï c«ng ty ®· cã quy ®Þnh th­ëng, ph¹t trong viÖc thùc hiÖn c¶i tiÕn th­êng xuyªn hÖ thèng ®Ó hÖ thèng ngµy cµng hoµn thiÖn vµ phï hîp víi thùc tÕ cña c«ng ty. 2.3.3.3. Tæ chøc HTQLCL Trong thùc tÕ viÖc gia c«ng vá bao ®ang ®ù¬c thùc hiÖn theo tiªu chuÈn c¬ së (TCCS:26-2004) vµ hiªn nay tæ vá bao kh«ng n»m trong HTQLCL. V× vËy viÖc kiÓm so¸t ch­a hîp lý, ch­a chÆt chÏ vµ ch­a liªn tôc. §iÒu nµy lµ kh«ng hîp lý v× chÊt l­îng xi m¨ng khi b¶o qu¶n chÞu ¶nh h­ëng rÊt lín ë chÊt l­îng vá bao. Theo kÕt qu¶ nghiªn cøu cña TCty Xi m¨ng ViÖt Nam trong ®iÒu kiÖn khÝ hËu n­íc ta, xi m¨ng PC30 sau 2 th¸ng b¶o qu¶n c­êng ®é nÐn gi¶m trung b×nh 10-14%, sau 3 th¸ng gi¶m 16-23%, sau 4 th¸ng gi¶m 23-26%. ®Ó ®¶m b¶o an toµn xi m¨ng xuÊt x­ëng cÇn ph¶i cã hÖ sè d­ m¸c kh«ng nhá h¬n 20% vµ chØ ®­îc dù tr÷, l­u kho kh«ng qu¸ 2 th¸ng. V× s¶n phÈm xi m¨ng cã nh÷ng ho¹t tÝnh víi n­íc cao nªn trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn b¶o qu¶n nã t¸c dông víi h¬i Èm vµ khÝ CO2 trong kh«ng khÝ g©y ra qu¸ tr×nh huû ho¹i ngoµi ý muèn. Qu¸ tr×nh nµy riÔn ra tõ tõ lµm chÊt l­îng xi m¨ng suy gi¶m, xi m¨ng bÞ vãn côc, kÕt t¶ng thËm chÝ kh«ng sö dông ®­îc. Xi m¨ng cã m¸c vµ ®é mÞn cµng cao khÝ hËu cµng nãng Èm th× tèc ®é suy gi¶m chÊt l­îng khi b¶o qu¶n cµng lín VËy nÕu chÊt l­îng vá bao mµ kh«ng ®­îc qu¶n lý chÆt chÏ sÏ cã thÓ ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng xi m¨ng thµnh phÈm. Vµ hiÖn nay bé phËn thu håi bôi khãi lß nung còng kh«ng n»m trong HTQLCL. S¶n l­îng cña nhµ m¸y s¶n xuÊt rÊt lên nªn cïng víi nã khèi l­îng bôi thu ®­îc ngµy cµng t¨ng. NÕu quy tr×nh thu håi, xö lý l­îng bôi nµy kh«ng ®­îc tæ chøc mét c¸ch chÆt chÏ th× chÝnh l­îng bôi nµy sau khi chÕ biÕn l¹i cã thÓ sÏ lµ nguyªn nh©n lµm gi¶m chÊt l­îng xi m¨ng. Nguyªn nh©n cña nh÷ng h¹n chÕ trªn lµ do tÝnh chÊt cña nh÷ng c«ng viÖc nµy ®¬n gi¶n, kh«ng phøc t¹p. Vµ tr­íc ®©y, s¶n l­îng s¶n xuÊt cña c«ng ty nhá nªn l­îng l­u kho thÊp, xi m¨ng thµnh phÈm s¶n xuÊt ra hÇu nh­ ®­îc tiªu thô ngay nªn chÊt l­îng vá bao kh«ng ¶nh h­ëng nhiÒu ®Õn chÊt l­îng s¶n phÈm. Cßn bé phËn thu håi bôi khãi lß nung lµ mét s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt míi cña c«ng ty nªn ban ®Çu khèi l­îng bôi thu ®­îc cßn thÊp kh«ng ¶nh h­ëng nhiÒu ®Õn chÊt l­îng xi m¨ng. HiÖn nay, khèi l­îng bôi thu ®­îc lín lµm ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng xi m¨ng nh­ng hÖ thèng tµi liÖu cña c«ng ty l¹i ch­a thay ®æi kÞp cho phï hîp. MÆc dï, bé phËn nµy vÉn cã mét quy tr×nh xö lý nh­ng kh«ng ®­îc ®­a vµo hÖ thèng tµi liÖu cña HTQLCL. 2.3.3.4. Qu¶n lý thiÕt bÞ m¸y mãc Khi ®­a c«ng tr×nh ®Çu t­ x©y l¾p c¶i t¹o d©y chuyÒn vµo sö dông (kÓ c¶ ch¹y thö) vÉn cßn mét sè Ýt ch­a cã biªn b¶n bµn giao nªn khã kh¨n cho viÖc lËp lý lÞch m¸y mãc thiÕt bÞ, cã khi cã bé phËn kh«ng lËp do ®ã kh«ng cã kh¶ n¨ng theo dâi, kh«ng cã quy tr×nh h­íng dÉn vËn hµnh. Khi cã sù chuyÓn giao m¸y mãc thiÕt bÞ gi÷a c¸c bé phËn s¶n xuÊt víi nhau, c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt thùc hiÖn cßn chËm, kÐo dµi kh«ng ®óng tiÕn ®é, kh«ng kÞp thêi. Cã nh÷ng thiÕt bÞ, mÆc dï ®· ®­îc G§ phª duyÖt song ph¶i sau 3 ®Õn 4 th¸ng míi thùc hiÖn song viÖc chuyÓn giao. §iÒu nµy lµm cho viÖc qu¶n lý m¸y mãc thiÕt bÞ kh«ng chÆt chÏ, g©y ra sù lén xén trong qu¶n lý vµ mét phÇn lµm cho c¸c quy tr×nh s¶n xuÊt kh«ng phï hîp víi v¨n b¶n. Nguyªn nh©n cña sù viÖc nµy lµ do cã sù chång chÐo gi÷a quy chÕ qu¶n lý néi bé cña c«ng ty víi nh÷ng thñ tôc cña HTCL. C¸c v¨n b¶n kh«ng ®­îc thèng nhÊt víi nhau dÉn ®Õn hiÖu qu¶ thùc hiÖn chËm. Bé phËn ®ù¬c giao nhiÖm vô thùc hiÖn ch­a ®óng ch­a ®Çy ®ñ. 2.3.3.5. Mét sè h¹n chÕ kh¸c - Trong qu¸ tr×nh lµm viÖc cã mét sè c¸n bé, CNL§ cßn ch­a s©u s¸t vµ ch­a thùc hiÖn hÕt chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh ®Ó m¸y mãc, thiÕt bÞ háng nhiÒu. - Mét sè bé phËn tæ chøc, bè trÝ vµ chØ ®¹o s¶n xuÊt ch­a thËt khoa häc nªn cßn l·ng phÝ vµ n¨ng suÊt lao ®éng ch­a cao. - C«ng t¸c qu¶n lý, sö dông, b¶o qu¶n vËt t­ ch­a thËt tèt ®Æc biÖt lµ c«ng t¸c thu cò ®æi míi. - Bé phËn tiªu thô thÞ tr­êng ch­a tham m­u gióp G§ trong c«ng t¸c tiªu thô ®Æc biÖt lµ khi thÞ tr­êng gÆp khã kh¨n. Ch­¬ng III Mét sè gi¶i ph¸p chñ yÕu nh»m hoµn thiÖn hÖ thèng qu¶n trÞ chÊt l­îng t¹i C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n 3.1. nhËn ®Þnh chung vÒ nh÷ng thuËn lîi, khã kh¨n trong m«i tr­êng kinh doanh cña c«ng ty Bé X©y dùng ®· x¸c ®Þnh ®Çu t­ x©y dùng c¸c c¬ së xi m¨ng lß ®øng lµ chñ tr­¬ng ®óng ®¾n vµ lµ biÖn ph¸p t×nh thÕ phï hîp víi tr×nh ®é ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi cña nh÷ng n¨m trong thËp kû 90 thÕ kû 20 vµ sang ®Çu thÕ kû 21. Sau khi chuyÓn ®æi së h÷u sang c«ng ty cæ phÇn, c«ng ty ®· cã ®iÒu kiÖn ®Ó ph¸t triÓn lªn mét tÇm cao h¬n. Bªn c¹nh viÖc ph¸t huy tèi ®a hiÖu qu¶ cña d©y chuyÒn s¶n xuÊt hiÖn t¹i, c«ng ty x¸c ®Þnh cho m×nh mét chiÕn l­îc kinh doanh l©u dµi lµ gãp vèn ®Çu t­ x©y dùng d©y chuyÒn xi m¨ng theo c«ng nghÖ lß quay ph­¬ng ph¸p kh« hiÖn ®¹i. §a d¹ng ho¸ ngµnh nghÒ kinh doanh sang c¸c lÜnh vùc s¶n xuÊt vËt liÖu x©y dùng cao cÊp, x©y l¾p c«ng tr×nh ®Ó khÐp kÝn quy tr×nh t¹o nhiÒu c«ng ¨n viÖc lµm vµ n©ng cao thu nhËp cho ng­êi lao ®éng lµ môc tiªu chiÕn l­îc cña c«ng ty. B­íc vµo n¨m 2005, n¨m cuèi cña kÕ ho¹ch 5 n¨m 2000-2005, vµ nh÷ng n¨m tiÕp theo c«ng ty x¸c ®Þnh ®­îc nh÷ng thuËn lîi c¬ b¶n lµ: - Cã ®éi ngò l·nh ®¹o, c¸n bé qu¶n lý, c¸n bé kü thuËt trÎ, khoÎ, cã tr×nh ®é, nhiÖt huyÕt víi c«ng viÖc, l¹i cã ®ñ kinh nghiÖm vµ b¶n lÜnh trong c«ng t¸c tæ chøc chØ ®Ëo s¶n xuÊt kinh doanh. Cã ®éi ngò c«ng nh©n kü thuËt lµnh nghÒ, ®Çy tr¸ch nhiÖm vµ nghiªm tóc trong c«ng viÖc. Cã n¨ng lùc vÒ tµi chÝnh ®Ó cã thÓ më réng quy m« s¶n xuÊt. - N¨m 2005 còng nh­ nh÷ng n¨m tiÕp theo cã nhiÒu dù ¸n lín khëi c«ng x©y dùng vµ ®Çu t­ vµo tØnh Hµ T©y, ®Æc biÖt lµ khu vùc thÞ tr­êng cña c«ng ty. - §­îc sù thõa h­ëng truyÒn thèng tèt ®Ñp cña ®¬n vÞ anh hïng lao ®éng vµ bÒ dµy thµnh tÝch 45 n¨m x©y dùng vµ tr­ëng thµnh cña c«ng ty. - C«ng ty ho¹t ®éng theo hµnh lang ph¸p lý míi vµ ®­îc h­ëng nh÷ng chÝnh s¸ch cã tÝnh ­u viÖt víi c«ng ty cæ phÇn - §­îc sù quan t©m chØ ®¹o cña UBND, c¸c së, ban ngµnh ®Æc biÖt lµ sù chØ ®¹o s¸t sao cã hiÖu qu¶ cña Së X©y dùng. Khã kh¨n: - Nguån nguyªn liÖu lµ mét vÊn ®Ò nan gi¶i, ®Æc biÖt lµ ®Êt. Nguyªn liÖu t¹i chç can kiÖt, c«ng ty ph¶i mua nguyªn liÖu tõ n¬i kh¸c - Gi¸ c¶ nguyªn, nhiªn, vËt liÖu, vËt t­ ®Çu vµo t¨ng, ®Æc biÖt lµ than trong khi c«ng t¸c x©y dùng c¬ b¶n ch÷ng l¹i gËy kh«ng Ýt khã kh¨n trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ tiªu thô s¶n phÈm. - Cã thªm nhiÒu ®èi thñ c¹nh tranh cã tiÒm n¨ng vµ nh÷ng ­u thÕ riªng - ChuyÓn sang ho¹t ®éng theo m« h×nh míi, d­íi mét hµnh lang ph¸p lý míi c«ng ty còng kh«ng khái cã nhiÒu bì ngì ban ®Çu. 3.2. ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn vµ môc tiªu cña c«ng ty 3.2.1. Ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn chung cña c«ng ty C¨n cø vµo nh÷ng thuËn lîi, khã kh¨n vµ ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña c«ng ty, H§QT ®· häp vµ v¹ch ra ®Þnh h­íng ph¸t triÓn c«ng ty vµ ph­¬ng h­íng, nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh n¨m 2005 vµ c¸c n¨m tiÕp theo nh­ sau: - TiÕp tôc ®Çu t­ tham gia gãp vèn cæ phÇn vµo C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Mü §øc ®Ó ®¶m b¶o sù ph¸t triÓn l©u dµi vµ bÒn v÷ng. - Ph¸t hµnh thªm cæ phiÕu cã gi¸ trÞ 50.000-60.000cho CBCNL§ lµm viÖc trong c«ng ty ®Ó n©ng cao vai trß, tr¸ch nhiÖm cña hä ®èi víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty vµ t¹o thªm nguån vèn ®Çu t­ më réng s¶n xuÊt. - Nghiªn cøu më réng s¶n xuÊt, quy m« c«ng ty ®Ó ph¸t huy tiÒm n¨ng vÒ con ng­êi vµ nguån vèn s½n cã, tiÕp tôc nghiªn cøu ®Ó ®a d¹ng ho¸ s¶n phÈm, ngµnh nghÒ t¹o thÕ ph¸t triÓn v÷ng ch¾c - Lµm thñ tôc thuª ®Êt cã nguån nguyªn liÖu æn ®Þnh ®¶m b¶o s¶n xuÊt l©u dµi. Dù ®o¸n vÒ kÕt qu¶ vµ chØ sè chñ yÕu tõ 2-5 n¨m: - Cuèi n¨m 2002, C«ng ty ®Çu t­ më réng s¶n xuÊt n©ng c«ng suÊt nhµ m¸y tõ 80.000 tÊn/n¨m lªn 120.000 tÊn/n¨m. - N¨m 2003, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®Ò ra lµ 146.000 tÊn s¶n phÈm song thùc tÕ C«ng ty ®· s¶n xuÊt vµ tiªu thô ®­îc 154.000 tÊn ®¹t 106% so víi kÕ ho¹ch. - N¨m 2004, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty lµ 162.000 tÊn vµ hoµn thµnh vµo ngµy 25/11/2004 kÕt thóc n¨m ®¹t 170.000 tÊn. - Trong 2 n¨m tíi c«ng ty dù kiÕn mçi n¨m s¶n xuÊt 190.000 tÊn ®Õn 200.000 tÊn s¶n phÈm. - N¨m 2007 hoµn thµnh dù ¸n ®Çu t­ x©y dùng nhµ m¸y xi m¨ng Mü §øc c«ng suÊt thiÕt kÕ 1,4 Tr.tÊn/n¨m. 3.2.2. Ph­¬ng h­íng hoµn thiªn hÖ thèng qu¶n trÞ chÊt l­îng §Ó hoµn thiÖn HTQLCL, c«ng ty chó träng c«ng t¸c ®µo t¹o cho CBCNV trong c«ng ty, n©ng cao tr×nh ®é nghÒ nghiÖp cho ®éi ngò c¸n bé kü thuËt, n©ng cao nhËn thøc cña mäi ng­êi vÒ tÇm quan träng cña vÊn ®Ò chÊt l­îng víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty. Thùc hiÖn s¸t sao c«ng t¸c qu¶n lý ng­êi lao ®éng, phæ biÕn cho 100% ng­êi lao ®éng hiÓu vµ n¾m ®­îc c¸c v¨n b¶n cã liªn quan cña hÖ thèng, n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. §Çu t­ ®æi míi c«ng nghÖ, n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c qu¶n trÞ m¸y mãc thiÕt bÞ, nh»m thùc hiÖn s¶n xuÊt ®ñ vµ v­ît c«ng thiÕt kÕ cña nhµ m¸y. 3.3. c¸c gi¶i ph¸p chñ yÕu nh»m hoµn thiÖn hÖ thèng qu¶n trÞ chÊt l­îng t¹i C«ng ty Cæ phÇn Xi m¨ng Sµi S¬n 3.3.1. C¸c gi¶i ph¸p dµi h¹n 3.3.1.1. Chó träng c«ng t¸c ®µo t¹o, n©ng cao tr×nh ®é cña ng­êi lao ®éng - Môc tiªu: n©ng cao h¬n n÷a nhËn thøc cña ng­êi lao ®éng vÒ tÇm quan träng cña HTQLCL, thóc ®Èy CBCNL§ ph¸t huy tÝnh s¸ng t¹o trong lao ®éng, ®ãng gãp nhiÒu h¬n n÷a nh÷ng s¸ng kiÕn c¶i tiÕn trong s¶n xuÊt kinh doanh nh»m ngµy cµng n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, n©ng cao s¶n l­îng s¶n xuÊt ra mçi n¨m v­ît xa c«ng suÊt thiÕt kÕ gãp phÇn x©y dùng c«ng ty ngµy mét ph¸t triÓn. - Néi dung gi¶i ph¸p: Th­êng xuyªn cö c¸c c¸n bé cña c«ng ty ®i ®µo t¹o n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n, tr×nh ®é qu¶n lý, cËp nhËt th«ng tin còng nh­ kü thuËt vÒ c¸c kü thuËt s¶n xuÊt míi, c¸c c«ng nghÖ míi. N©ng cao tr×nh ®é cña c¸c thµnh viªn ban l·nh ®¹o vÒ qu¶n trÞ chÊt l­îng.viÖc ®µo t¹o kh«ng nh÷ng chØ tËp trung vµo c¸c c¸n bé qu¶n lý mµ cßn ph¶i chó ý vµo lùc l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn vµ c«ng nh©n lao ®éng. CÇn ®Þnh kú më c¸c líp tËp huÊn mêi c¸c chuyªn gia giái, c¸c nhµ qu¶n lý cã uy tÝn t¹i c«ng ty ®Ó bæ sung thªm ®éi ngò c¸c c¸n bé trÎ. CÇn cã chÝnh s¸ch cö c¸c c¸n bé qu¶n lý, c¸c c«ng nh©n giái phô tr¸ch c¸c bé phËn ®i tham quan häc hái kinh nghiÖm c¸c c«ng ty b¹n ®Ó c¶i tiÕn ph­¬ng ph¸p qu¶n lý phï hîp, vËn dông c¸c c«ng cô qu¶n lý cã lîi cho c«ng ty. CÇn t¹o ra c¸c nhãm lµm viÖc cã ý thøc tæ chøc tèt trªn tinh thÇn ®ång ®éi, c¸c nhãm nghiªn cøu Benchmark ®Ó c¶i tiÕn cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña doanh nghiÖp. §Þnh kú tæ chøc c¸c cuéc thi t×m hiÓu vÒ ISO trong c«ng ty, tæ chøc c¸c ngµy lµm viÖc kh«ng lçi, tuÇn lÔ chÊt l­îng,khen th­ëng kÞp thêi c¸c c«ng nh©n, c¸n bé cã thµnh tÝch tèt trong c«ng viÖc còng nh­ c¸c s¸ng kiÕn c¶i tiÕn kü thuËt. 3.3.1.2. T¨ng c­êng sö dông c¸c c«ng cô qu¶n trÞ chÊt l­îng - Môc tiªu: ®¶m b¶o qu¶n lý chÊt l­îng cã c¨n cø thùc tÕ vµ khoa häc khi ra quyÕt ®Þnh, tæ chøc chØ ®¹o s¶n xuÊt mét c¸ch khoa häc n©ng cao n¨ng suÊt, chÊt l­îng s¶n phÈm, gi¶m chi phÝ. - Néi dung gi¶i ph¸p: Qu¶n trÞ chÊt l­îng sö dông rÊt nhiÒu c«ng cô ®Ó ®¶m b¶o c¶i tiÕn vµ n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm. Trong ®ã kiÓm so¸t qu¸ tr×nh b»ng thèng kª ®ãng mét vai trß quan träng. §ã lµ viÖc ¸p dông ph­¬ng ph¸p thèng kª ®Ó thu thËp, ph©n tÝch c¸c d÷ liÖu mét c¸ch ®óng ®¾n, chÝnh x¸c vµ kÞp thêi theo dâi kiÓm so¸t, c¶i tiÕn qu¸ tr×nh hoËt ®éng cña mét ®¬n vÞ mét tæ chøc b»ng viÖc gi¶m tÝnh biÕm ®éng cña nã. ViÖc ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy sÏ gióp c«ng ty gi¶i quyÕt ®­îc ng vÊn ®Ò nh­: TËp hîp sè liÖu ®­îc dÔ dµng - X¸c ®Þnh ®­îc c¸c vÊn ®Ò Pháng ®o¸n vµ nhËn biÕt c¸c nguyªn nh©n Lo¹i bá c¸c nguyªn nh©n kh«ng liªn quan Ng¨n ngõa c¸c sai lçi X¸c ®Þnh hiÖu qu¶ cña c¶i tiÕn Trong xu thÕ hiÖn nay viÖc nghiªn cøu øng dông c¸c c«ng cô thèng kª lµ ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt gióp c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam nhanh chãng hoµ nhËp thÞ tr­êng, vµ c¸c c«ng cô thèng kª cßn lµ yªu cÇu b¾t buéc cña c¸c c«ng ty khi x©y dùng HTQLCL theo tiªu chuÈn ISO 9000:2000. C¸c c«ng cô ®ã lµ: c¸c mÉu thö thu thËp d÷ liÖu, biÓu ®å nh©n qu¶, biÓu ®å Pareto, biÓu ®å tiÕn tr×nh, biÓu ®å kiÓm so¸t, ph­¬ng ph¸p Benchmarking… Trong ®ã, ph­¬ng ph¸p Benchmarking lµ mét c«ng cô mang l¹i rÊt nhiÒu t¸c dông nÕu ®­îc sö dông mét c¸ch ®óng ®¾n. Benmarking lµ ph­¬ng ph¸p so s¸nh ®èi thñ c¹nh tranh. So s¸nh mét qu¸ tr×nh, mét khÝa c¹nh hay vÞ thÕ c¹nh tranh cña mét tæ chøc víi mét ®èi thñ c¹nh tranh vµ x¸c ®Þnh kh¶ n¨ng c¶i tiÕn chÊt l­îng. Trong kinh tÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh lµ tÊt yÕu, ®Ó th¾ng ®­îc trong c¹nh tranh th× tr­íc hÕt ph¶i hiÓu râ chÝnh m×nh vµ hiÓu râ ®«i thñ c¹nh tranh. HiÓu ®­îc ®iÎm m¹nh, ®iÓm yÕu cña hai bªn. Vµ khi sö dông ph­¬ng ph¸p Benmarking cã thÓ gióp c«ng ty: ph©n tÝch vÞ thÕ c¹nh tranh cña m×nh so víi ®èi thñ, häc hái mét c¸ch th«ng minh kinh nghiÖm cña ®èi thñ ®Ó c¶i tiÕn gia t¨ng thÞ phÇn, n©ng cao vÞ thÕ c¹nh tranh. Tõ ®ã c«ng ty sÏ thu ®­îc nh÷ng lîi Ých: Tho¶ m·n tèt h¬n yªu cÇu cña kh¸ch hµng. ThÝch nghi nhanh chãng víi nh÷ng biÕn ®éng trong vµ ngoµi c«ng ty. - Hîp lý ho¸ môc tiªu, gi¶i quyÕt vÊn ®Ò hiÖu qu¶ h¬n, ph¸t huy ®­îc tÝnh s¸ng t¹o cña c¸c thµnh viªn. - §¸nh gi¸ chÝnh x¸c c¸c vÊn ®Ò n¶y sinh, do më réng c¸c chØ tiªu ®¸nh gi¸ - Lùa chän chiÕn l­îc phï hîp §Ó thùc hiÖn ph­¬ng ph¸p Benmarking mét c¸ch hiÖu qu¶, tr­íc hÕt c«ng ty ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc môc tiªu cÇn so s¸nh mét c¸ch râ rµng: ®a d¹ng ho¸ chÊt l­îng s¶n phÈm; c¸c ®Æc tÝnh kü thuËt cña s¶n phÈm; thñ tôc thanh to¸n hay dÞch vô sau b¸n hµng;… Ngoµi ra c«ng ty còng cã thÓ sö dông biÓu ®å Pareto ®Ó x¸c ®Þnh kiÓu sai sãt phæ biÕn nhÊt vµ thø tù ­u tiªn kh¾c phôc vÊn ®Ò còng nh­ kÕt qu¶ cña ho¹t ®éng c¶i tiÕn. BiÓu ®å Pareto lµ ®å thÞ h×nh cét ph¶n ¸nh c¸c d÷ liÖu chÊt l­îng thu thËp ®­îc, s¾p xÕp theo thø tù tõ cao ®Õn thÊp, chØ râ c¸c vÊn ®Ò cÇn ®­îc ­u tiªn gi¶i quyÕt tr­íc. Muèn thiÕt lËp biÓu ®å Pareto cÇn thùc hiÖn qua mét sè b­íc; X¸c ®Þnh thêi gian vµ kh«ng gian ®¸nh gi¸ LiÖt kª c¸c lo¹i sai sãt vµ thu thËp khuyÕt tËt TÝnh tû lÖ % cña tõng lo¹i khuyÕt tËt x% y% z% u% v% % Lo¹i khuyÕt tËt - VÏ biÓu ®å h×nh cét biÓu diÔn tû lÖ % tõng lo¹i khuyÕt tËt theo thø tù gi¶m dÇn BiÓu ®å kiÓm so¸t BiÓu ®å kiÓm so¸t lµ biÓu ®å cã mét ®­êng t©m chØ gi¸ trÞ trung b×nh cña qu¸ tr×nh vµ hai ®­êng song song trªn vµ d­íi ®­êng t©m biÓu hiÖn giíi h¹n kiÓm so¸t trªn vµ giíi h¹n kiÓm so¸t d­íi cña qu¸ tr×nh. Nã lµ c«ng cô ®Ó ph©n biÖt c¸c biÕn ®éng do c¸c nguyªn nh©n ®Æc biÖt cÇn ®­îc nhËn biÕt ®iÒu tra vµ kiÓm so¸t g©y ra víi nh÷ng thay ®æi ngÉu nhiªn vèn cã trong qu¸ tr×nh. BiÓu ®å kiÓm so¸t cho thÊy sù biÕn ®éng cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt t¸c nghiÖp trong suèt mét chu k× thêi gian. Do ®ã ®­îc dïng ®Ó: Dù ®o¸n, ®¸nh gi¸ sù æn ®Þnh cña qu¸ tr×nh KiÓm so¸t, x¸c ®Þnh khi nµo cÇn ®iÒu trØnh qu¸ tr×nh Gi¸ trÞ trung b×nh Giíi h¹n d­íi Giíi h¹n trªn ®iÓm v­ît giíi h¹n trªn X¸c ®Þnh mét sù c¶i tiÕn cña mét qu¸ tr×nh 3.3.2. C¸c gi¶i ph¸p cô thÓ tr­íc m¾t 3.3.2.1. Qu¶n trÞ chÆt chÏ hËu cÇn ®Çu vµo - Môc tiªu: trong ®iÒu kiÖn vïng NVL bÞ c¹n kiÖt céng víi gi¸ c¶ ngµy mét t¨ng c«ng ty cÇn duy tr× chÊt l­îng NVL ®Çu vµo; ®¶m b¶o cung cÊp NVL liªn tôc cho s¶n xuÊt; qu¶n lý, b¶o qu¶n, sö dông NVL mét c¸ch hiÖu qu¶. - Néi dung gi¶i ph¸p: c«ng ty cÇn tËp trung kiÓm so¸t c¸c NVL cã tû lÖ lçi cao trong c¸c b¸o c¸o kiÓm tra, cÇn ®­a vµo sö dông c¸c lo¹i m¸y kiÓm tra thö NVL ®Çu vµo, t¹o mét d©y chuyÒn thö nghiªm NVL mét c¸ch liªn tôc tr­íc khi ®­a vµo nhËp kho. HiÖn t¹i, quy tr×nh kiÓm tra cña c«ng ty chØ dùa vµo ph­¬ng ph¸p lÊy mÉu mét sè s¶n phÈm theo tõng l«. ph­¬ng ph¸p nµy cã ­u ®iÓm nhanh chãng nh­ng nÕu kh«ng ¸p dông tèt ph­¬ng ph¸p lÊy mÉu thèng kª th× rÊt cã thÓ bá sot nh÷ng NVL kÐm chÊt l­îng. C¸c NVL míi lÇn ®Çu nhËp ®Ó s¶n xuÊt cÇn ®­îc ®­a ra c¸c tiªu chuÈn chän lùa kü l­ìng, x©y dùng cô thÓ vµ chÝnh x¸c c¸c h­íng dÉn c«ng viÖc cho bé phËn kiÓm tra. CÇn ®µo t¹o huÊn luyÖn th­êng xuyªn, n©ng cao kü n¨ng kiÓm so¸t cho ®äi ngò c¸n bé kiÓm so¸t; n©ng cao kü n¨ng nhËn biÕt c¸c chñng lo¹i NVL, kü n¨ng sö dông c¸c lo¹i m¸y mãc thiÕt bÞ míi. Ngoµi ra, c«ng ty cÇn x©y dùng thªm hÖ thèng kho b·i ®Ó n©ng søc chøa cña kho, t¹o ®iÒu kiÖn dù tr÷ tèt h¬n tõ ®ã cã thÓ n©ng cao tÝnh chñ ®éng trong ®iÒu kiÖn NVL bi khan hiÕm. H¬n n÷a, nÕu c«ng ty chñ ®éng vÒ diÖn tÝch chøa th× cã thÓ thùc hiÖn nghiªm tóc quy chÕ qu¶n lý, b¶o qu¶n vËt t­ ®Ó sö dông vËt t­ mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vµ tiÕt kiªm nhÊt. MÆt kh¸c, c«ng ty cÇn t¨ng c­êng c«ng t¸c dù b¸o ®Ó cã thÓ ®­a ra c¸c møc dù tr÷ tèi ­u theo tõng thêi ®iÓm gióp c«ng ty gi¶m ®­îc chi phÝ trªn 1 ®¬n vÞ s¶n phÈm, vµ chñ ®éng trong viÖc cung cÊp ®Çu vµo cho s¶n xuÊt. 3.3.2.2. N©ng cao chÊt l­îng cña tµi liÖu ghi chÐp - Môc tiªu: +. Tr¸nh sù chång chÐo gi÷a c¸c yªu cÇu cña HTQLCL víi c¸c quy chÕ néi bé cña c«ng ty. +. Gi¶m sù chËm chÔ trong viÖc so¹n th¶o c¸c quy tr×nh h­íng dÉn c«ng viÖc khi cã sù thay ®æi trong qu¸ tr×nh ®Çu t­ c¶i tiÕn - Néi dung gi¶i ph¸p: C«ng ty cÇn cã c¸c b¶n h­íng dÉn cô thÓ vÒ viÖc ghi chÐp c¸c tµi liÖu trong c«ng ty. C¸c b¶n h­íng dÉn nµy cÇn quy ®Þnh cô thÎ c¸ch ghi chÐp ®èi víi tõng lo¹i tµi liÖu, c¸ch l­u tr÷, còng nh­ quy tr×nh lu©n chuyÓn tµi liÖu trong c«ng ty ®¶m b¶o cho viÖc xö lý ®­îc kÞp thêi, chÝnh x¸c. cÇn cã c¸c lo¹i biÓu mÉu quy ®Þnh cô thÓ ®èi víi tõng lo¹i tµi liÖu, néi dung ghi chÐp cña tõng lo¹i còng nh­ tr¸ch nhiÖm ghi chÐp cña tõng bé phËn ®Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh ®­îc thèng nhÊt. §èi víi c¸c bé phËn, c«ng ty cÇn quy ®Þnh chi tiÕt ®èi víi c¸c tµi liÖu vÒ thêi gian hoµn thµnh còng nh­ qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn ®Ó ®¶m b¶o cho viÖc c¸c tµi liÖu ®­îc xö lý kÞp thêi cã hiÖu qu¶ cao. C¸c b¸o c¸o tæng hîp cÇn ®­îc quy ®Þnh râ vÒ viÖc tæng hîp sè liÖu, ®¬n vÞ ®­îc sö dông trong ghi chÐp ®Ó ®¶m b¶o ®­îc sù nhÊt qu¸n trong qu¸ tr×nh xö lý. T¹i c¸c bé phËn, phßng ban cÇn cö c¸c c¸n bé liªn quan trùc tiÕp ®Õn hÖ thèng tµi liÖu tËp huÊn ®Ó thèng nhÊt c¸ch ghi chÐp theo quy ®Þnh chung cña c«ng ty trªn c¬ së thèng nhÊt víi c¸c tµi liÖu ®· ban hµnh kh¸c. 3.3.2.3 Qu¶n trÞ tiªu thô - Môc tiªu: chñ ®éng h¬n víi sù thay ®æi cña thÞ tr­êng, c¶i tiÕn kÞp thêi víi sù thay ®æi cña thÞ hiÕu; tao ra m¹ng l­íi tiªu thô hîp lý vµ cã nh÷ng chÝnh s¸ch t¨ng khèi l­îng hµng b¸n. - Néi dung gi¶i ph¸p: Nghiªn cøu thÞ tr­êng lµ mét trong nh÷ng néi dung chñ yÕu cña qu¶n trÞ tiªu thô. Nghiªn cøu thÞ tr­êng lµ c¬ së cho c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n trÞ. V× vËy, nghiªn cøu thÞ tr­êng cã vai trß quan träng trong qu¶n trÞ doanh nghiÖp. Nã gåm nh÷ng néi dung: +. Nghiªn cøu cÇu vÒ s¶n phÈm: lµm c¬ së cho lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh,thiÕt lËp chÝnh s¸ch gi¸ b¸n,… nghiªn cøu thÞ tr­êng th­êng xuyªn sÏ gi¶i thÝch ®­îc sù thay ®æi cña cÇu do t¸c ®éng cña c¸c nh©n tè bªn ngoµi. Tõ ®ã sÏ cã nh÷ng ®Þnh h­íng ph¸t triÓn s¶n xuÊt kinh doanh hîp lý, chÝnh x¸c. +. Nghiªn cøu cung: ®Ó hiÓu râ ®èi thñ c¹nh tranh ë hiÖn t¹i vµ nh÷ng ®èi thñ tiÒm Èn trong t­¬ng lai. Nghiªn cøu cung sÏ cho doanh nghiÖp sè liÖu vÒ kh¶ n¨ng cung cÊp cña c¸c ®èi thñ c¹nh tranh, tõ ®ã biÕt ®­îc møc cung tèi ®a mµ doanh nghiÖp cã thÓ cung cÊp mµ kh«ng ¶nh h­ëng ®Õn lîi nhuËn. +. Nghiªn cøu m¹ng l­íi tiªu thô: x¸c ®Þnh ­u nhù¬c ®iÓm cña tõng kªnh tiªu thô, cña doanh nghiÖp, cña ®èi thñ c¹nh tranh; t×nh h×nh b¸n hµng cña doanh nghiÖp vµ cña ®èi thñ c¹nh tranh. Tõ ®ã cã biÖn ph¸p ph¸t triÓn m¹ng l­íi tiªu thô. Ngoµi ra, môc tiªu cña hÖ thèng qu¶n trÞ ®Þnh h­íng chÊt l­îng lµ h­íng vµo kh¸ch hµng, tho¶ m·n tèi ®a vµ cao h¬n sù mong ®îi cña kh¸ch hµng nªn c«ng ty cÇn ph¶i xö lý tèt th«ng tin ph¶n håi tõ phÝa kh¸ch hµng. C¸c th«ng tin ph¶n håi cña kh¸ch hµng th­êng ®­îc thu thËp tõ c¸c ®¹i lý b¸n lÎ. C¸c ®¹i lý n¸y tËp hîp l¹i, sau ®ã míi ®­îc ph¶n ¸nh l¹i c«ng ty. Th«ng tin khi ®Õn ®­îc ban l·nh ®¹o th­êng ph¶i qua c¸c kh©u trung gian nªn bÞ chËm trÔ vµ thiÕu tÝnh trung thùc. Bëi vËy c«ng ty cÇn t¹o ra mét kªnh th«ng tin trùc tiÕp tõ ng­êi tiªu dïng cuèi cïng tíi c«ng ty qua mét ®­êng d©y nãng trùc tiÕp, qua c¸c hÖ thèng nghiªn cøu thÞ tr­êng, qua phiÕu th¨m dß ý kiÕn ®Þnh kú hoÆc ®ét xuÊt. Trªn mçi bao xi m¨ng, c«ng ty cho in c¸c th«ng tin vÒ sè ®iÖn tho¹i cña ®­êng d©y nãng liªn hÖ trùc tiÕp miÔn phÝ t­ ng­êi tiªu dïng cuèi cïng. CÇn lËp mét tæ chuyªn tr¸ch viÖc nhËn ®iÖn tho¹i vµ tr¶ lêi c¸c kiÕn nghÞ cña kh¸ch hµng tõ ®­êng d©y nãng. §Ó khuyÕn khÝch ng­êi tiªu dïng sö dông s¶n phÈm cña m×nh, c«ng ty cã thÓ in thªm c¸c sè seri trªn mçi bao xi m¨ng vµ ®Þnh kú bèc th¨m c«ng khai trªn c¸c ph­¬ng tiªn th«ng tin ®¹i chóng, nh÷ng sè ®­îc bèc chóng sÏ cã nh÷ng phÇn quµ ý nghÜa nh­: xe ®¹p, tivi… mµ trªn mçi phÇn th­ëng cã in thªm biÓu t­îng cña c«ng ty. HoÆc còng víi h×nh thøc trªn, nh­ng ®Ó thu thËp ®­îc th«ng tin chÝnh x¸c vÒ nh÷ng ®¸nh gi¸ cña kh¸ch hµng vÒ s¶n phÈm cña m×nh, c«ng ty cã thÓ kÌm thªm vµo mçi bao xi m¨ng mét phiÕu th¨m dß ý kiÕn kh¸ch hµng. Vµ trªn mçi cuèng phiÕu ®ã còng cã ®¸nh sè seri vµ còng ®Þnh kú bèc th¨m tróng th­ëng víi c¸c phiÕu ®· göi vÒ c«ng ty.