Hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Xây dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng

tư. Căn cứ vào hoá đơn của người bán (biểu 2) và biên bản kiểm nghiệm vật tư (biểu 3), phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho (biểu 4) gồm 3 liên: liên 1 lưu tại phòng kế hoạch vật tư, liên 2 chuyển cho thủ kho ghi vào thẻ kho, liên 3 chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp và lưu tại phòng kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan, kế toán vật tư tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập kho theo công thức: Thành tiền = số lượng * đơn giá Biểu 2: Hoá đơn GTGT Liên 2 (giao thủ kho) Ngày1tháng2năm 2003 Mẫu số 01 - GTKT - 3LL No: 0135674 AA/99 - B Đơn vị mua hàng: Công ty Xâu dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng Địa chỉ: 162 – Trường Chinh Đơn vị bán hàng: ông Thọ Địa chỉ: 67 - Láng Thượng Điện thoại: 8972657 STT Tên hàng hóa ĐV tính Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) A B C D 1 2 Xi măng trắng PC 200 Tấn 10 550.000 5.500.000 Cộng tiền hàng: 5.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế : 550.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 6.050.000 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triêu, không trăm, năm mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Biểu 3: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam độc lập - tự do - hạnh phúc biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu nhập kho Ngày 01 tháng 02 năm 2003 - Căn cứ vào hoá đơn 0135674 ngày 01/02/2003 của ông Thọ - 67 Láng Thượng - Ban kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Nguyễn Văn Vinh - Phó giám đốc (trưởng ban) 2. Ông Tạ Quốc Lập - Trưởng phòng Kế hoạch vật tư (uỷ viên) 3. Bà Nguyễn Ngọc Dung - Thủ kho (uỷ viên) - Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm vật tư nhập tại kho A1 của công ty, kết quả kiểm nghiệm như sau: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư MS ĐV tính Số lượng theo chứng từ Kết quả Ghi chú đúng yêu cầu Không đúng y/c A B C D 1 2 3 E 1 Ximăng trắng PC 200 Tấn 10 10 Không Đại diện kỹ thuật Tạ Quốc Lập Thủ kho Nguyễn Ngọc Dung Trưởng ban Nguyễn Văn Vinh Biểu 4 Công ty xây dựng Lũng lô - bộ quốc phòng Địa chỉ: 162 - Trường Chinh Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141/TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu nhập kho Ngày 2 tháng 2 năm 2003 Số:124/VL............................... Nợ:.......................................... Có:.......................................... Họ và tên người giao hàng: ông Cường.................................................……. Theo hoá đơn số 0135674 số..........ngày 1/2/2003......................................... Của ông Thọ - 67 Láng Thượng..................................................................... Nhập tại kho A1 – Kho công ty…………………………………………….. STT Tên, quy cách phẩm chất vật tư (SP,HH) MS ĐV tính Số lượng ĐG ((VNĐ) TT (VNĐ) Theo C.T Thực nhập Quy đổi kg A B C D 1 2 3 4 5 1 Ximăng trắng PC 200 Tấn 10 10 550.000 5.500.000 Cộng 5.500.000 Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) * Đối với quá trình xuất: Xét trường hợp xuất tại kho công ty, khi có nhu cầu về xây dựng công trình hoặc căn cứ vào kế hoạch xây lắp (đơn đặt hàng) đã được duyệt thì các xí nghiệp và các phụ trách công trường trực thuộc công ty làm giấy đề nghị xin lĩnh vật tư lên phòng kế hoạch vật tư. Sau khi giấy đề nghị xin lĩnh vật tư được ký duyệt, người phụ trách xí nghiệp hoặc công trường trực thuộc công ty sẽ cử người xuống kho lĩnh vật tư. Căn cứ vào số lượng NVL tồn kho và giấy đề nghị xin lĩnh vật tư đã được ký duyệt, phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất (biểu số 5) gồm 3 liên: liên 1lưu tại phòng vật tư, liên 2 giao cho bộ phận lĩnh vật tư, liên 3 giao cho kế toán vật tư để ghi vào sổ chi tiết NVL... đồng thời lưu tại phòng kế toán. Đối với trường hợp xuất NVL tại các kho xây dựng tại các công trường đã được trình bày ở phần 7.2. Biểu 5 Công ty xây dựng Lũng lô - bộ quốc phòng Địa chỉ: 162 - Trường Chinh Mẫu số 02 - VT QĐ số 1141/TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 5 tháng 2 năm 2003 Số:197/VL............................... Nợ:.......................................... Có:.......................................... Họ và tên người nhận hàng: Hoàng Văn Thái Địa chỉ: Xí nghiệp xây dựng dân dụng - Công ty Lũng Lô - Bộ Quốc phòng Lý do xuất: Xây dựng sườn đường hầm Đèo Hải Vân Xuất tại kho: A1 – Kho công ty STT Tên, nhãn hiệu MS ĐV tính Số lượng ĐG ((VNĐ) TT (VNĐ) Y/C T/N Quy đổi kg A B C D 1 2 3 4 5 1 Ximăng trắng PC 300 Tấn 12 650.000 7.800.000 Cộng 7.800.000 Giám đốc xí nghiệp (ký, họ tên) Phụ trách vật tư (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Phiếu nhập kho, xuất kho là các chứng từ thiết yếu cho công tác hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tại công ty. Phần tiếp theo, em xin trình bày quá trình hạch toán chi tiết NVL tại công ty. 2.2 Hạch toán chi tiết NVL tại công ty xây dựng Lũng Lô Công tác hạch toán chi tiết NVL tại công ty XD Lũng Lô được tiến hành theo phương pháp thẻ song song Thực tế công tác hạch toán chi tiết NVL giữa kho và phòng kế toán được tiến hành như sau: * Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để tiến hành ghi chép tình hình biến động của NVL về mặt số lượng. Mỗi loại NVL được ghi trên một thẻ kho. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đó rồi đối chiếu với số NVL ghi trên phiếu nhập, phiếu xuất và ghi số thực nhập, thực xuất đó vào thẻ kho, cuối ngày tính ra lượng NVL tồn kho của từng thứ NVL. Các chứng từ nhập xuất NVL thường ngày được thủ kho phân loại theo từng loại NVL rồi giao cho kế toán NVL để tiến hành hạch toán. Mỗi thẻ kho có thể mở gồm nhiều tờ hoặc một tờ tuỳ theo khối lượng ghi chép trên các nghiệp vụ đó (Biểu 6). * Tại phòng kế toán. Định kỳ 3-5 ngày, thủ kho giao chứng từ nhập xuất NVL cho kế toán NVL. Sau khi nhận các chứng từ nhập xuất NVL, kế toán NVL tiến hành ghi sổ chi tiết cho từng loại NVL theo từng kho để theo dõi tình hình biến động của NVL cả về mặt hiện vật và giá trị (biểu 7). Sau khi ghi sổ chi tiết xong, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết NVL tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho cho từng loại NVL về mặt số lượng và giá trị. Số lượng NVL tồn kho phản ánh trên sổ chi tiết phải được đối chiếu khớp đúng với số lượng NVL ghi trên thẻ kho của thủ kho. Mọi sai sót phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời theo đúng thực tế. Cuối tháng, kế toán NVL tiến hành tổng hợp số liệu chi tiết của từng loại NVL vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL (biểu 8) trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Mỗi bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL được mở cho một kho. Biểu 6: Công ty xây dựng Lũng lô - bộ quốc phòng Kho A1 – Kho công ty Mẫu số 06 - VT QĐ số 1141/TC/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Thẻ kho Ngày lập thẻ: 1/2/2003 Tên, nhãn hiệu: Ximăng trắng PC 200.......................................... Đơn vị tính: Tấn....................Tồn đầu kỳ: 24................................. Mã số:............................................................................................ STT Chứng từ Diến giải Ngày nhập xuất Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn a b c d e 1 2 3 4 1 12 3/2 Nhập kho 3/2 58 82 2 17 5/2 Xuất cho XNXDDD 5/2 12 70 3 18 8/2 Xuất cho XN 2 8/2 20 50 4 19 11/2 Xuất cho XN 25/3 11/2 40 10 5 13 15/2 Nhập kho 15/2 30 40 6 20 20/2 Xuất cho công trình 20/2 5 35 7 14 25/2 Xuất cho XNXDDD 25/2 7 28 Cộng 88 84 Tồn cuối kỳ 28 Biểu 7: Công ty xây dựng lũng lô - bộ quốc phòng địa chỉ: 162 - trường chinh sổ chi tiết vật liệu (sản phẩm, hàng hoá) Tháng 02/2003 Kho: A1 – Kho công ty Tên NVL: Ximăng trắng PC200 Đơn vị tính: tấn Đơn vị giá trị: 1000 đồng STT Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 1/2 Tồn đầu kỳ 650 24 15.600 2 PN12 3/2 Nhập kho 650 640 58 37.120 24 58 15.600 37.120 3 PX17 5/2 Xuất cho XNXDDD 650 640 12 7.800 12 58 7.800 37.120 4 PX18 8/2 Xuất cho XN2 650 640 12 8 7.800 5.120 50 32.000 5 PX19 11/2 Xuất cho XN 25/3 640 40 25.600 10 6.400 6 PN13 15/2 Nhập kho 640 635 30 19.050 10 30 6.400 19.050 7 PX20 20/2 Xuất cho công trình 640 635 5 3.200 5 30 3.200 19.050 8 PX14 25/2 Xuất cho XNXDDD 640 635 5 2 3.200 1.270 28 17.780 Cộng PS 88 56.170 84 53.890 Tồn cuối kỳ 28 17.780 Biểu 8: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Nguyên vật liệu chính Tháng: 02/2003 Tại kho: A1 (ĐV: 1000đ) STT Tên, chủng loại vật tư ĐV tính Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Xi măng trắng PC 200 Tấn 24 15.600 88 56.170 84 53.890 28 17.780 2 Xi măng trắng PC 400 Tấn 12 7.800 50,5 32.375 51 32.710 11,5 5.000 3 Tôn đen Kg 9.417 37.197 1.276 5.040 9.802 38.700 891 3.537 4 Thép góc Kg 10.000 48.000 837 4.017 8.000 38.400 2.837 13.617 5 Que hàn K50 Kg 50 400 100 800 80 640 70 560 6 Thép lá Kg 20 412 25 519 15 309 30 622 7 Cốt ép lớp M2 30 6000 10 2000 10 2000 30 6000 Cộng 115.409 100.921 166.694 37.152 * Tại các xí nghiệp, các công trình trực thuộc công ty Vật tư sử dụng cho các xí nghiệp hoặc các công trường trực thuộc công ty bao gồm: vật tư nhập từ kho của công ty và vật tư do đội tự mua. Đối với vật tư nhận từ kho công ty, việc nhập xuất kho được thể hiện trên thẻ kho của công ty. Thủ kho có trách nhiệm trong việc xác định số thực nhập, thực xuất. Đối với vật tư do xí nghiệp hoặc các công trình trực thuộc công ty mua thì giám đốc xí nghiệp hoặc người phụ trách vật tư phải ký nhận thay cho thủ kho trong trường hợp không có thủ kho riêng. Khi nhận vật tư từ kho của công ty, người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư, sau đó ký vào phiếu giao nhận và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Phụ trách kế toán của xí nghiệp hoặc đội trưởng đội xây lắp công trường tập hợp các phiếu xuất vật tư thành một quyển riêng. Cuối tháng lập Bảng kê vật tư nhận từ kho của công ty (biểu 9). Đối với phần vật tư do đội tự mua: Khi vật tư về đến kho xí nghiệp hoặc chân công trường, người phụ tránh có trách nhiệm kiểm tra khối lượng, chất lượng vật tư trước khi nhập kho và lập Bảng kê nhận hàng (biểu 10) trong đó ghi rõ số thực nhập. Đồng thời bảng kê nhận hàng phải có đầy đủ chữ ký của nhà cung cấp và người phụ trách xí nghiệp hay công trường. Bảng này gồm có 2 liên: liên một giao cho phòng vật tư cùng số hoá đơn và chứng từ kèm theo, liên 2 giữ lại xí nghiệp hoặc công trường. ở các xí nghiệp hay các công trường cuối mỗi tháng phải tập hợp các Bảng kê này và Bảng kê do đội tự mua (biểu 11). Các bảng kê nhận hàng, bảng kê do đội tự mua, bảng kê nhận từ kho công ty và phiếu xuất vật tư là cơ sở để quyết toán NVL khi công trình hoàn thành bàn giao. Thông thường khi công trình hoàn thành bàn giao thì số NVL cũng được sử dụng hết, do vậy khi quyết toán công trình trên cơ sở khối lượng nghiệm thu và định mức giao khoán kế toán so sánh với số NVL đã sử dụng cho từng công trình. Nếu số NVL dùng lớn hơn số định mức giao khoán thì xí nghiệp hoặc các công trường trực thuộc công ty phải chịu phần vượt đó nhưng đa số trên thực tế không xẩy ra trường hợp này. Biểu số 9: Công ty xây dựng lũng lô Xí nghiệp 25/3 Bảng kê nhận từ kho Công ty Tháng 2 năm 2003 Từ kho: A1 Đơn vị tính: VNĐ STT Tên chủng loại vật tư ĐV Số lượng Thành tiền 01 Que hàn K50 Kg 80 640.000 02 Thép góc Kg 8000 38.400 03 Tôn đen Kg 6794 29.699.000 04 Xi măng trắng PC 200 Tấn 40 25.600 Cộng 30.403.000 Biểu 10 Công ty xây dựng lũng lô-BQP số: 26 Xí nghiệp xây dựng dân dụng Bảng kê nhận hàng Ngày 16 tháng 2 năm 2003 Người giao: Ông Hoàng - 123 Khương Trung Người nhận: Ông Lê Văn Hào - Xí nghiệp xây dựng dân dụng STT Tên, quy cách vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cát đen san nền M3 600 25 15.000 15.000 Người giao hàng (Ký, họ tên) Người nhận hàng (ký, họ tên) Biểu 11 Công ty xây dựng lũng lô-BQP số: 34 Xí nghiệp xây dựng dân dụng Bảng kê vật tư tự mua Tháng 2 năm 2003 STT Tên, quy cách vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND) 1 Ximăng thường PC300 Tấn 10 415.000 4.150.000 2 Ximăng rời PC400 Tấn 14 387.000 5.418.000 3 Gạch men Đồng Tâm M2 2.000 57.000 114.000.000 4 Gạch thông gió M2 200 28.000 5.600.000 5 Cát đen san nền M3 1.000 25.000 25.000.000 Cộng 154.168.000 2.3 Hạch toán tổng hợp vật liệu tại Công ty xây dựng Lũng Lô Công ty XD Lũng Lô là công ty xây lắp áp dụng hình thức khoán gọn. Đơn vị nhận khoán là các công trường trực thuộc công ty và các xí nghiệp. Các đơn vị nhận khoán có thể nhận khoán gọn khối lượng, công việc hoặc hạng mục công trình. Các xí nghiệp là đơn vị nhận khoán có tổ chức bộ máy kế toán riêng, còn các công trường trực thuộc công ty là đơn vị nhận khoán không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Do đó, công tác hạch toán tổng hợp tại công ty XD Lũng Lô có những điểm khác biệt với các đơn vị xây lắp khác. sau đây luận văn xin trình bày cụ thể nội dung hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty. a)Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu của Công ty, kế toán sử dụng TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu" Kết cấu: Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho Bên có: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ Chi tiết thành 3 tiểu khoản cấp 2: TK 152.1: nguyên vật liệu TK 152.2: Nhiên liệu TK 152.3: Phụ tùng thay thế Trường hợp công ty xuất NVLcho các công trường trực thuộc công ty, kế toán sử dụng TK 141 “Tạm ứng”, chi tiết 141.3 “Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ” - chi tiết cho từng công trình. Kết cấu: Bên nợ: Phản ánh số tạm ứng cho công trường Bên có: Quyết toán tạm ứng về giá trị khối lượng xây lắp đã hoàn thành phản ánh theo chi phí thực tế Dư nợ: Số tạm ứng lớn hơn giá trị quyết toán Dư có: Số tạm ứng bé hơn giá trị quyết toán Trường hợp công ty xuất NVL cho các xí nghiệp, kế toán công ty sử dụng TK 136 “Phải thu nội bộ” Chi tiết 136.2 “Phải thu giá trị khối lượng xây lắp giao khoán nội bộ” - chi tiết cho từng xí nghiệp để hạch toán: Sử dụng trong trường hợp công ty giao khoán xây lắp công trình cho các xí nghiệp. Chi tiết 136.8 “Phải thu nội bộ khác” - chi tiết cho từng xí nghiệp: Sử dụng trong trường hợp xí nghiệp tạm ứng để thực hiện xây lắp các công trình trực thuộc xí nghiệp. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như: TK 111 "Tiền mặt" TK 112 : "tiền gửi ngân hàng" TK 133.1: "thuế GTGT được khấu trừ" TK 331: "phải trả ngườn bán" TK 621: "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" TK 623: “Chi phí sử dụng máy thi công”, chi tiết 623.2 “NVL” TK 642: "Chi phí QLDN", chi tiết 642.2 “NVL” b) Trình tự hạch toán Tại Công ty xâu dựng Lũng Lô, hầu hết các công việc ghi chép đều được vi tính hoá, mọi nghiệp vụ kinh tế nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu nói riêng đều được phản ánh vào sổ Nhật ký chung (biểu12). Với hình thức sổ Nhật ký chung. ngoài hệ thống sổ chi tiết để hạch toán các nghiệp vụ về vật tư, kế toán còn sử dụng các sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung và sổ cái TK 152 (Biểu 13). Sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán vật tư tiến hành định khoản các chứng từ rồi chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các chứng từ và ghi sổ nhật ký chung. Tuy nhiên không phải nghiệp vụ nào phát sinh là kế toán cập nhật vào sổ nhật ký chung ngày đó. Thông thường khi tập hợp được mội số chứng từ nhất định kế toán mới vào sổ nhật ký chung. Tuy nghiệp vụ phát sinh thường xuyên nhưng Công ty không mở nhật ký đặc biệt để theo dõi nghiệp vụ. Biểu 12 Nhật ký chung Tháng 2 năm 2003 Đơn vị tính: 1000đồng NT GS Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 5/3 PN09 1/3 Mua xăng cho Công ty 152.2 111 3.600 " " " Thuế GTGT được khấu trừ 133.1 111 360 5/3 PN10 2/3 Mua ximăng trắng PC300 nhập A2 152.1 111 5000 " " " Thuế GTGT được khấu trừ 133.1 111 500 5/3 PN11 3/3 Mua thiết bị văn phòng 642 331 3.500 " " " Thuế GTGT được khấu trừ 133.1 331 350 10/3 PN16 7/3 Mua xi măng trắng PC400 nhập kho A2 152.1 331 18.560 " " " Thuế GTGT được khấu trừ 133.1 331 1.856 10/3 PT18 8/3 Rút TGNH về quỹ tiền mặt 111 112 230.000 15/3 PX20 12/3 Xuất XMT PC400 cho XNXDDD 136.8 152.1 3.900 15/3 .... .... PT19 .... .... 13/3 .... .... Ông Can thanh toán tạm ứng thừa ........................... ........................... 111 .... .... 141 .... .... 2.300 ............. ............. Biểu 13 Sổ cái tài khoản 152 Tháng 2 Năm 2003 Số hiệu: 152.1 Đơn vị tính: 1000 đồng NTGS Chứng từ Diễn giải SHTK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 Tháng 1 năm 2003 SDDK 130.409 5/3 PN10 2/3 Mua ximăng trắng PC 300 nhập kho A2 111 5.000 10/3 PN16 7/3 Mua ximăng trắng PC 400 nhập A2 331 18.560 15/3 PX20 7/3 Xuất ximăng trắng PC 400 cho XNXDDD 136.8 3.900 13/3 PX18 PN13 PN14 11/3 12/3 12/3 Xuất ximăng trắng PC 400 cho XN2 Mua cót ép lợp nhập kho B2 Mua tôn đen nhập kho B2 136.2 111 111 2000 5.040 6.460 15/3 PX19 PX20 PN15 PN16 15/3 16/3 16/3 17/3 Xuất ximăng trắng PC 400 cho XN 25/3 Xuất cót ép lớp cho XN2 Mua thép góc nhập kho A2 Mua thép lá nhập kho A2 136.8 136.2 111 111 4.017 519 12.800 2.000 18/3 PN17 PX21 PX22 PX23 PX24 18/3 20/3 21/3 21/3 24/3 Mua ximăng trắng nhập kho A3 Xuất ximăng trắng PC 400 cho CT đèo Hải Vân Xuất thép lá cho CT đèo Hải Vân Mua que hàn N46 nhập A1 Xuất tôn đen cho XN2 111 141.3 141.3 331 136.2 9.525 800 6.375 309 38.700 25/3 PN18 PN19 PX25 PX26 PX27 25/3 25/3 26/3 26/3 27/3 Mua ximăng trắng nhập A2 Mua thép 14 nhập A2 Xuất thép góc cho XNXDDD Xuất que hàn N46 cho CT đường HCM Xuất thép 14 cho CT đường HCM 111 111 136.2 141.3 141.3 4.290 21.000 38.400 640 29.699 30/3 PX28 30/3 Xuất Ximăng trắng PC 400 cho XNXDDD 136.2 3.175 Cộng phát sinh tháng 3 70.751 142.458 CDCK 58.702 Biểu 14 Bảng cân đối số phát sinh Tháng 2 năm 2003 (ĐV tính: 1000đ) SH TK DĐK PS trong kỳ PS luỹ kế DCK Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có ...... .......... .......... .......... .......... .......... ........... .......... .......... ...... .......... .......... .......... .......... .......... ........... .......... .......... 152.1 130.409 70.751 142.458 1.677.508 1.777.009 58.702 152.2 35.563 22.210 17.481 65.266 63.965 40.292 152.3 354.345 1.380 1.280 3.691 3.131 354.445 ...... .......... .......... .......... .......... .......... ........... .......... .......... ...... .......... .......... .......... .......... .......... ........... .......... .......... Cộng 798.546 798.546 320.451 320.451 2.012.573 2.012.573 709.541 709.541 Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Lũng Lô Quyết toán tạm ứng về giá trị khối lượng xây lắp đã hoàn thành bàn giao Kết chuyển số NVL thu hồi kiểm kê kho khi kết thúc công trình TK 141.3 TK 138 TK 338.1 Xuất vật liệu vật liệu vượt định mức cho phép Vật tư thừa phát hiện khi kiểm kê Xuất vật tư thiếu phát hiện khi kiểm kê TK 138.1 TK 111 Mua NVL thanh toán bằng TM Thuế GTGT được khấu trừ TK 133.1 TK 141 Dùng tiền tạm ứng mua NVL Thuế GTGT được khấu trừ TK 133.1 TK 331 Mua vật liệu chưa thanh toán Thuế GTGT được khấu trừ TK 133.1 Tạm ứng vật tư cho các xí nghiệp sử dụng cho các công trường trực thuộc công ty TK 136.2 Tạm ứng vật tư cho các xí nghiệp sử dụng cho các công trường trực thuộc XN TK 136.8 TK 152 Xuất vật liệu cho QLDN TK 621,623.2,627.2 TK 141.3 Tạm ứng vật tư cho các CT trực thuộc công ty TK 642.2 3. Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Để nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ, Doanh nghiệp cần phải nâng cao tốc độ luân chuyển của vốn, muốn vậy phải rút bớt số vốn và thời gian lưu vốn ở từng khâu: Dự trữ, sản xuất và lưu thông. NVL ở công ty XD Lũng Lô chiếm một tỷ lệ đáng kể trong tổng tài sản lưu động của công ty. Chính vì thế, muốn nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ cũng đi đôi với nâng cao hiệu NVL ở cả 3 khâu: Cung cấp, dự trữ và sử dụng. Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL trong phần tiếp theo tại công ty sẽ giúp chúng ta có cái nhìn rõ hơn về thực trạng NVL tại công ty. 3.1 Phân tích tình hình cung cấp Nguyên vật liệu Để DN luôn hoạt động liên tục, công việc hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn thì mỗi DN xây lắp luôn phải chú ý quan tâm tới khâu cung cấp, thu mua NVL. ở Công ty xây dựng Lũng Lô, việc tìm hiểu thị trường NVL để có kế hoạch cho công tác cung cấp kịp thời NVL luôn là điều đặc biệt được lưu tâm. Trên thị trường, thị trường vật liệu và thiết bị xây dựng ở nước ta trong những năm gần đây cơ bản đã đáp ứng nhu cầu về chủng loại và chất lượng cho ngành kinh doanh xây lắp. Tuy nhiên, giá cả NVL luôn có những biến động khó lường trước. Để cho hoạt động sản xuất kinh doanh luôn diễn ra trôi chảy ở những khâu tiếp theo, thì ngay ở khâu đầu vào cho quá trình xây lắp, DN luôn có những biện pháp tích cực như thường xuyên cử cán bộ đi khảo sát tình hình thị trường nguyên vật liệu, thiết bị xây lắp cả về chất lượng, chủng loại, giá cả, nhà cung cấp. Từ đó so sánh với khối lượng công tác cũng như kế hoạch công ty, để Công ty lựa chọn hình thức thu mua sao cho vừa thuận tiện cho việc vận chuyển, đầy đủ chủng loại cần thiết, chất lượng phải đảm bảo song giá cả hợp lý. Đặc biệt Công ty luôn có quan hệ bạn hàng thân thiết với một số nhà cung cấp có uy tín, nhờ đó mà công việc diễn ra thuận lợi hơn. Đồng thời, Công ty luôn chú ý đảm bảo cung cấp đúng, đủ, cố gắng không để xẩy ra trường hợp thiếu NVL làm gián đoạn sản xuất; thừa NVL gây ứ đọng vốn, giảm khả năng thanh toán. 3.2 Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu Nguyên vật liệu được cung cấp tốt không có nghĩa là quá trình sản xuất kinh doanh sẽ diễn ra tốt nếu không có khâu dự trữ, đặc biệt là ở các DN xây lắp. Bởi tình hình thị trường biến động khó lường, cộng thêm vào việc nhu cầu NVL sử dụng cho xây lắp phải đảm bảo kịp thời để không bị trì hoãn việc thi công. Chính vì vậy, DNXL luôn phải có khâu dự trữ tốt. ở Công ty xây dựng Lũng Lô, do đặc điểm các công trình nằm rải rác khắp mọi nơi, tính chất công việc khác nhau, mỗi công trình cần một số lượng NVL lớn mang những chủng loại riêng, nên công ty phải xây dựng các kho dự trữ NVL cũng như các thiết bị xây lắp khác ngay tại chân mỗi công trình. Việc dự trữ NVL luôn đi đôi với việc bảo quản NVL, NVL được bảo quản tốt sẽ đảm bảo chất lượng tốt, không gây mất mát hư hỏng, từ đó giúp việc hoàn thành công trình cũng tốt. Đồng thời, dự trữ bảo quản NVL khoa học, hợp lý cũng giảm bớt thiệt hại về vốn lưu động của công ty. Khâu này luôn được công ty thực hiện tốt. Công ty xây dựng kho dự trữ đi đôi với việc thành lập từng tổ bảo vệ, thủ kho lãnh cả công việc quản lý giám sát công việc bảo vệ cho mỗi kho tại mỗi công trình. Tình hình dự trữ NVL của công ty nói chung và dự trữ tài sản lưu động của công ty nói riêng được thực hiện tốt đã góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 3.3 Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu Để tiến hành công việc xây lắp, công ty tổ chức thành các đội, trong mỗi đội lại được tổ chức thành các tổ tuỳ theo nhu cầu thi công, đặc điểm công trình. Mỗi đội, tổ luôn có đội trưởng, tổ trưởng chịu trách nhiệm giám sát và quản lý. ở các công trường, công ty tổ chức nên các ban quản lý, các giám sát viên kỹ thuật. Đồng thời, công ty rất chú trọng tuyển mộ các kỹ sư giỏi, các thợ xây dựng có tay nghề cao. Khâu tổ chức được thực hiện chặt chẽ, khoa học đã đưa lại kết quả hoàn thành những công trình tốt bậc nhất trong nước, giúp công ty giữ uy tín cao trong ngành xây dựng. Các thi công viên của công ty luôn có ý thức trách nhiệm trong việc hoàn thiện công trình, cũng như trong việc sử dụng NVL và các thiết bị xây dựng tiết kiệm, hiệu quả và tránh lãng phí. Từ đó, giảm giá thành, giảm chi phí, tăng lợi nhuận, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. 3.4 Phân tích số liệu nhập-xuất-tồn NVL và các chỉ tiêu tài chính Trước hết, chúng ta xem xét tình hình hình nhập, xuất, tồn kho NVL trong 3 năm trong mối quan hệ với doanh thu và tổng sản lượng. Biểu 15: Bảng phân tích tình hình nhập xuất tồn NVL ĐVT: VNĐ Qua bảng phân tích, chúng ta thấy lượng NVL nhập, xuất, tồn đều giảm qua 3 năm. Sở dĩ như vậy vì công ty đã nhận thi công nhiều công trình lớn từ năm 1997; và trong vòng 3 năm 2000,2001,2002, các công trình đã bắt đầu đi vào hoàn thành bàn giao dần, nên lượng NVL nhập - xuất - tồn trong 3 năm giảm theo tình hình thực tế, điều đó là hoàn toàn hợp lý. Chúng ta càng thấy rõ điều này qua số tổng sản lượng và tổng doanh thu thuần của 3 năm cũng giảm dần. Lượng NVL tồn đầu năm của năm 2000 ít hơn lượng tồn cuối năm, vì năm 2000 là năm công ty nhận bàn giao thêm một số công trình nhỏ, vì thế mà lượng nhập trong năm cao hơn lượng xuất, thể hiện tính hợp lý trong việc duy trì khả năng dự trữ NVL cho các năm tiếp theo. Sang năm 2001 và 2002, lượng NVL tồn đầu kỳ nhiều hơn lượng NVL tồn cuối kỳ, vì trong 2 năm này công ty không nhận thêm công trình nào và đang trong giai đoạn hoàn tất các công trình lớn, bé đang thi công. Chính vì thế mà lượng NVL nhập vào trong kỳ ít hơn so với lượng NVL xuất trong kỳ. Điều này thể hiện là công ty muốn sử dụng lượng NVL tồn kho của kỳ trước, sự tính toán này là hợp lý để không để tồn kho NVL nhiều gây mất mát, hư hỏng, giảm giá và từ đó không để gây ứ đọng vốn. Tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL là phù hợp với thực trạng của Công ty trong 3 năm gần đây, thực tế vốn lưu động của công ty có được thực hiện hiệu quả như mong muốn không, chúng ta cùng xem xét qua bảng chỉ tiêu sau: Biểu 16: Bảng phân tích các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng vốn lưu động ĐVT: VNĐ STT Chỉ tiêu 2000 2001 2002 1 Giá trị tổng sản lượng 280.000.000.000 265.000.000.000 250.000.000.000 2 Doanh thu thuần 271.215.662.823 246.667.385.368 213.406.279.993 3 Lợi nhuần thuần trước thuế 10.577.410.850 11.695.271.854 12.367.724.484 4 VLĐ BQ ((4a)+(4b))/2 5.793.456.117 5.983.120.133 7.083.947.303 4a - VLĐ đầu năm 5.603.792.101 7.083.947.303 6.090.089.724 4b - VLĐ cuối năm 5.983.120.133 6.533.533.718 6.587.018.514 5 Sức sản xuất của VLĐ (1)/(4) 48,330 40,560 37,953 6 Sức sinh lời của VLĐ (3)/(4) 1,826 1,790 1,878 7 Số vòng quay của VLĐ(2)/(4) 46,815 37,754 32,398 8 Hệ số đảm nhiệm của VLĐ (4)/(2) 0,021 0,026 0,031 9 Thời gian của một vòng luân chuyển(360/(7)) 7,7 ngày 9,5 ngày 11,1 ngày Qua bảng phân tích trên, chúng ta thấy sức sản xuất của VLĐ giảm, sức sinh lời VLĐ của giảm, số vòng quay của VLĐ giảm, hệ số đảm nhiệm của VLĐ tăng và thời gian của một vòng luân chuyển tăng. Như vậy, hiệu quả sử dụng VLĐ của Công ty giảm dần. Cũng cần phải nói thêm rằng nguyên nhân chính của việc VLĐ giảm là do doanh thu qua các năm giảm, do công ty đang trong tiến độ thi công nhiều công trình trọng điểm, doanh thu của các công trình nhận quyết toán khi công trình hoàn thành bàn giao. Song, nếu nhìn vào các chỉ số trên chứng tỏ hiệu quả sử dụng VLĐ (tài sản lưu động) đã không hiệu quả, thể hiện VLĐ của công ty đã bị ứ đọng ở các khâu. Riêng với NVL, như đã phân tích ở trên, các khâu luôn được đảm bảo tốt không gây ứ đọng vốn. Như vậy, DN đã chú ý nâng cao hiệu quả sử dụng NVL nhưng chưa chú ý nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố khác trong tổng số tài sản lưu động. DN cần khắc phục nhược điểm này để những năm tiếp theo có kết quả tốt hơn. Đồng thời để giảm thiểu tình trạng này, việc hạch toán NVL ở cả 3 khâu: cung cấp, dự trữ và tiêu thụ cũng phải được hoàn thiện, từ đó có thông tin chính xác, giúp việc ra quyết định về tình hình NVL được thực hiện tốt hơn. Trong phần tiếp theo, em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán NVL tại công ty Xây dựng Lũng Lô, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ. Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng lũng lô I-nhận xét và đánh giá chung Trải qua 12 năm xây dựng và phát triển với bao thăng trầm, đến nay công ty xây dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng đã từng bước lớn mạnh về mọi mặt. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng ở công ty đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, đã trở thành công cụ đắc lực trong quản lý và hạch toán kế toán. Để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, đúc rút từ kinh nghiệm thực tế, công ty đã nhanh chóng tổ chức sắp xếp lại lao động, tổ chức lại bộ máy quản lý gọn nhẹ, khoa học với đội ngũ cán bộ vững vàng và trách nhiệm cao, sắp xếp lại sản xuất phù hợp với sự chuyển mình của đất nước. Đạt được những thành tích đáng kể trên không thể không nhắc đến sự phấn đấu, nỗ lực của phòng kế toán. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại phòng kế toán công ty XD Lũng Lô, và đi sâu nghiên cứu phần hành NVL, em xin có một số nhận xét đánh giá chung trong luận văn là như sau: 1. Về bộ máy kế toán 1.1 Đội ngũ nhân viên kế toán Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán), công tác kế toán ở công ty được tổ chức có kế hoạch; sắp xếp và bố trí cán bộ, nhân viên kế toán một cách phù hợp với năng lực, trình độ của từng người nên chất lượng kế toán đã được nâng cao. Công ty luôn tạo điều kiện tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên kế toán để phù hợp với tình hình mới. Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty đã số là những người có kinh nghiệm lâu năm, có trình độ và nhiệt tình công tác cũng như sự nhạy bén trong việc xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tổng hợp thông tin kế toán. Hiện nay, công ty đã áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán để giảm bớt khối lượng công việc, tiết kiệm chi phí văn phòng và thời gian cho nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác. 1.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng Công ty XD Lũng Lô áp dụng hình thức Nhật ký chung trong phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức này phù hợp với quy mô, đặc điểm và loại hình SXKD của công ty đồng thời thuận lợi cho việc làm kế toán trên máy vi tính. Ngoài hệ thống chứng từ phong phú được sử dụng theo đúng mẫu quy định của chế độ kế toán, công ty còn sử dụng các chứng từ mệnh lệnh, các chứng từ tổng hợp đi kèm các chứng từ ban đầu như những công cụ kỹ thuật nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản hoá việc ghi sổ. 2. Về phần hành kế toán NVL Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán NVL trong quá trình sản xuất, công ty xây dựng Lũng Lô đã tổ chức khá tốt công tác quản lý NVL cũng như công tác hạch toán kế toán NVL. Điều này thể hiện công ty đã tuân thủ theo đúng chế độ kế toán do bộ tài chính quy định. Cho đến nay, tổ chức kế toán phần hành kế toán vật tư đã đi vào nề nếp thể hiện ở những mặt sau: - Công tác tổ chức chứng từ ban đầu chặt chẽ giúp cho kế toán theo dõi được chi tiết NVL, theo dõi được chính xác tình hình biến động của NVL trong toàn công ty, đồng thời giúp cho công tác quản lý và hạch toán tổng hợp NVL được diễn ra thuận lợi. - Mặt khác, tổ chức hạch toán tổng hợp NVL tại công ty tương đối khoa học, tiết kiệm được lao động kế toán, hệ thống sổ sách tài khoản kế toán được sử dụng theo đúng chế độ kế toán đảm bảo cho việc lập các báo cáo quyết toán chính xác. - Trong công tác thu mua và bảo quản dự trữ vật tư, công ty đã luôn chú trọng đến vấn đề chất lượng, số lượng sao cho phù hợp với dự trữ vật tư, với nhu cầu thực tế để đủ cho sản xuất, tránh ứ đọng vốn. Kết hợp với quản lý vật tư chặt chẽ nên ít xẩy ra trường hợp đáng tiếc về mất mát, hư hỏng. Định mức vật tư được xây dựng khoa học và áp dụng khá nghiêm ngặt. Vấn đề thanh toán với nhà cung cấp đã được kế toán theo dõi sát sao trên các hệ thống sổ, bảng nhằm tạo thuận lợi trong công tác đối chiếu, thanh toán công nợ theo hợp đồng kinh tế. Bên cạnh những ưu điểm kể trên, trong công tác hạch toán vật tư nói chung, công tác kế toán nói riêng ở công ty trước những yêu cầu của sự phát triển không phải không còn những hạn chế cần phải được khắc phục để đi tới hoàn thiện. Trong chuyên đề này, em xin đưa ra một số ý kiến góp ý cho công tác kế toán tại công ty và chi tiết vấn đề hạch toán NVL để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cũng như hiệu quả kinh doanh đối với công ty. II-một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán tại công ty XD lũng lô 1. Về bộ máy kế toán chung 1.1 Nên mở sổ theo dõi khối lượng xây lắp đối với các công trường trực thuộc công ty Đối với các công trường trực thuộc công ty, công ty áp dụng hình thức giao khoán gọn vì các công trường này không mở sổ kế toán. Theo chế độ kế toán DNXL, công ty phải mở sổ theo dõi khối lượng xây lắp giao khoán gọn theo từng công trình, hạng mục công trình trong đó phản ánh cả giá nhận thầu và giao khoán. Còn tại đơn vị nhận khoán (các công trường) cần mở sổ theo dõi khối lượng xây lắp nhận khoán cả về giá trị nhận khoán và chi phí thực tế. Các sổ này mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí. Việc mở sổ theo dõi chi tiết như vậy sẽ giúp ban quản lý so sánh được giá nhận thầu, giá giao khoán và chi phí thực tế theo từng khoản mục chi phí. Xác định mức tiết kiệm hoặc vượt chi của cả công ty và công trường. Ban quản trị công ty có thể có các biện pháp định hướng tốt hơn cho hoạt động của công ty khi nhìn vào sổ. Mẫu sổ như sau: Biểu 17: Sổ theo dõi khối lượng xây lắp giao khoán gọn (tại đơn vị giao khoán) Ngày… tháng … năm….. Đơn vị nhận khoán:……….. TT Tên công trình, HMCT giao khoán Tổng giá CP vật liệu CP nhân công CP máy thi công Chi phí chung Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …… ……. ……. Biểu số 18: Sổ theo dõi khối lượng xây lắp nhận khoán gọn (tại đơn vị nhận khoán) Đơn vị giao khoán:……….. Tên công trình, HMCT:……… Thời gian thực hiện:………. CT Tên công việc nhận khoán Đơn vị tính Khối lượng CP vật liệu CP nhân công ….. SH NT Nhận khoán Thực tế Nhận khoán Thực tế Nhận khoán Thực tế … … CNV của đơn vị Thuê ngoài A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.2 Về sổ sách chứng từ hiện nay đang sử dụng Hiện nay, toàn bộ chứng từ về mua, bán, nhập, xuất... mà công ty đang sử dụng đều theo mẫu sổ kế toán theo quyết định 1141 TC-QĐ/Chế độ kế toán. Công ty XD Lũng Lô là DN hoạt động kinh doanh trong ngành xây lắp, và đối với DN hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực này, Bộ TC đã có quy định riêng về chứng từ, sổ sách cũng như công tác hạch toán theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 dành riêng cho DN xây lắp. Vì vậy, để tiến hành hoạt động SXKD một cách có hệ thống và tuân thủ quy tắc của nhà nước, luận văn xin góp ý DN nên sử dụng hệ thống sổ sách chứng từ tuân thủ theo mãu dành riêng cho DN xây lắp. 2. Đối với riêng phần hành kế toán NVL 2.1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán NVL a) Trường hợp NVL được người bán giảm giá, kế toán công ty ghi: Phần giảm giá NVL Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 Thứ nhất, cách ghi này không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, đó là chưa phản ánh thuế GTGT được khấu trừ của phần hàng được giảm giá bớt giá. Vì vậy, khi thực hiện bút toán này, kế toán công ty nên điều chỉnh lại là: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152: Phần NVL giảm giá Có TK 133.1: Thuế GTGT của phần hàng được giảm giá Thứ hai, cách ghi này chỉ đúng trong trường hợp vật tư giảm giá chưa dùng. Trong thực tế rất nhiều trường hợp vật tư được đưa vào sử dụng rồi mới giảm giá, trong trường hợp này thì bút toán trên là chưa đúng. Lúc đó, phần giảm giá chỉ được phản ánh trên sổ tổng hợp mà không được phản ánh trên sổ chi tiết NVL, dẫn đến không trùng khớp trên hệ thống sổ kế toán của DN, gây khó khăn cho công tác đối chiếu. Trong trường hợp này có thể đưa ra ba phương pháp xử lý như sau: + Ghi giảm giá tài sản: việc ghi giảm giá tài sản sẽ gây khó khăn cho công tác tính giá, khó đối chiếu, vì vậy biện pháp này chưa tối ưu. + Ghi giảm chi phí: Việc giảm chi phí sẽ làm cho sổ kế toán của DN thêm phức tạp (phần chi phí), vì vậy, biện pháp này chưa tối ưu. + Tăng thu nhập hoạt động khác: Phương pháp này tuân thủ được nguyên tắc trọng yếu, hợp lý, do vậy công ty nên sử dụng biện pháp này. Trường hợp này, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 711 Có TK 133.1 b) Tính giá NVL nhập kho Tại công ty, giá của NVL mua về nhập kho được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua được hạch toán vào TK 627.7. Sau đó, kế toán tiến hành phân bổ cho các công trình căn cứ vào lượng NVL đã sử dụng cho công trình đó. Điều này có một thuận lợi cho công ty, đó là làm cho giá trị NVL trong khâu dự trữ thấp hơn so với thực tế nếu NVL tồn kho lâu, làm cho vốn lưu động nằm trong khâu dự trữ (mà thực chất là vốn chết trong sản xuất) giảm. Tuy vậy, cách tính này đã không đúng theo sự hướng dẫn của chế độ kế toán. Mặt khác trong một số trường hợp làm sai lệch cách tính giá thành của một công trình, hạng mục công trình nào đó. Chẳng hạn công ty thường tiến hành thi công các công trình gần nhau trên một địa bàn nào đó hoặc thi công một cụm công trình, khi một hạng mục công trình hay một công trình hoàn thành quyết toán, số vật liệu thừa không dùng đến có thể chuyển sang công trình khác. Trong trường hợp này, nếu chi phí thu mua có liên quan đến số vật tư trên đã được tính vào chi phí sản xuất chung của công trình hoàn thành rồi thì chi phí sản xuất chung của công trình này sẽ lớn hơn so với thực tế, giá thành công trình sẽ bị tăng lên, trong khi đó, giá thành công tình nhận số vật tư trên lại giảm so với việc dùng vật tư tự đi mua vì không phải chịu chi phí trên. Vì vậy, theo em để tránh sai lệch trên và phù hợp hơn với chế độ kế toán, công ty nên tính giá NVL nhập kho theo công thức: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua c) Hoàn thiện sổ chi tiết NVL Hiện nay, sổ chi tiết NVL của công ty theo dõi số lượng và số tiền của từng lần nhập, xuất NVL, như vậy đảm bảo theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của NVL biến động trong từng tháng. Tuy nhiên, theo mẫu sổ chi tiết NVL, thì ở sổ chi tiết NVL của công ty còn thiếu cột tài khoản đối ứng. Nếu thêm cột tài khoản đối ứng vào sổ chi tiết vật liệu giúp cho kế toán vật liệu giảm nhẹ công việc kế toán vào cuối tháng khi tổng hợp chứng từ gốc vào bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn. Vì căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết NVL là các chứng từ nhập, xuất và kế toán cũng căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để vào bảng tổng hợp N-X-T. Do vậy, khi thêm cột tài khoản đối ứng vào sổ chi tiết thì đến cuối tháng kế toán chỉ cần tổng hợp thông qua sổ chi tiết vật liệu mà không cần phải kiểm tra lại chứng từ nhập, xuất vật liệu một lần nữa. d) Cần lập hệ thống danh điểm cho vật tư Hiện nay, NVL của công ty khá nhiều loại với phẩm chất và quy cách khác rất phức tạp, khó nhớ, vì vậy công ty cần lập hệ thống danh điểm NVL để tiện cho việc quản lý được chặt chẽ và thuận lợi trong việc sử dụng phần mềm kế toán. Hệ thống danh điểm NVL là một sổ tổng hợp các loại NVL mà công ty đã và đang sử dụng. Theo sổ này, mỗi loại NVL được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách chính xác, có trật tự, đầy đủ và không bị trùng lắp. ý nghĩa của sổ danh điểm NVL: + Thống nhất tên gọi của vật liệu là mã số, quy cách phẩm chất, đơn vị tính của vật liệu, đơn giá hạch toán. + Thống nhất mở thẻ kho và sổ chi tiết NVL + Tạo điều kiện thuận lợi đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán NVL. + Tạo điều kiện thuận lợi trong việc áp dụng máy vi tính vào kế toán Trước hết, bộ mã NVL được xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với các NVL. - Nguyên vật liệu: TK 152.1 - Nhiên liệu: TK 152.2 - Phụ tùng thay thế: TK 152.3 Hệ thống danh điểm của NVL có thể lập như sau: Biểu 19: Sổ danh điểm nguyên vật liệu Nhóm Danh điểm NVL Mã vật liệu Tên, quy cách nguyên vật liệu Nhóm mã Tên mã 1521 *Nguyên vật liệu 15211 - Xi măng XMTR +Ximăng trắng XMTR 001 +Ximăng trắng PC200 XMTR 002 +Ximăng trắng PC300 XMTR 003 +Ximăng trắng PC400 XMTH +Ximăng thường XMTH 001 +Ximăng thường PC200 XMTH 002 +Ximăng thường PC300 XMTH 003 +Ximăng thường PC400 XMR +Ximăng rời XMR 001 +Ximăng rời PC200 XMR 002 +Ximăng rời PC300 XMR 003 +Ximăng rời PC400 15212 - Thép TT TT 001 +Thép tấm TL 001 +Thép lá TTR +Thép tròn TTR 001 +Thép tròn vằn f12 TTR 002 +Thép tròn vằn f14 15213 - Gạch GC GC 001 Gạch chỉ GM GM 001 Gạch men GTG GTG 001 Gạch thông gió 1522 *Nhiên liệu 15221 -Xăng XA XA 001 +xăng 76 XM +Xăng Mogas XM 001 Xăng mogas 83 XM 002 Xăng mogas 92 15222 -Dầu DHD DHD 001 Dầu HD 40 e) Phân bổ và lập bảng phân bổ NVL Hiện nay, tại công ty khâu phân bổ vật liệu cho từng xí nghiệp và các công trường trực thuộc chưa rõ ràng, công ty chỉ theo dõi và tập hợp chi phí thông qua bảng kê nhận hàng của các xí nghiệp và trên hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp của công ty. Điều này sẽ gây cho công tác tính giá thành công trình thêm khó khăn phức tạp. Ta thấy rằng các sản phẩm xây lắp của công ty là các công trình, hạng mục công trình, vì vậy trong chuyên đề này em xin góp ý kiến về việc nên lập bảng phân bổ NVL cho từng đối tượng tính giá thành. Công ty nên chi tiết hoá TK 621 cho từng đối tượng tập hợp chi phí như sau: Biểu 20: Bảng phân bổ NVL STT Đối tượng sử dụng TK 1521 TK 1522 TK 1523 Tổng cộng 1 * TK 621 - Công trình đường ngầm đèo Hải Vân - Công trình đường Hồ Chí Minh ………………….. .............. .............. .............. ................. 2 * TK 623.2 ............................. ............................. 3 * TK 627.2 ............................. ............................. 4 Tổng cộng ............. ............. .............. ................. f) Về vấn đề ghi sổ tổng hợp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung ở công ty XD Lũng Lô là hoàn thành phù hợp, tuy vậy công ty không mở sổ Nhật ký đặc biệt để theo dõi các nghiệp vụ mua hàng vốn phát sinh rất nhiều. Theo em công ty nên mở nhật ký mua hàng để theo dõi các nghiệp vụ đó, sổ nhật ký mua hàng sẽ giúp làm giảm khối lượng công tác. Sổ Nhật ký mua hàng được dùng để theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền sau hoặc mua hàng trong trường hợp đã ứng trước tiền cho người bán trước đó. Sổ Nhật ký mua hàng có dạng như sau: Biểu 21: Sổ nhật ký mua hàng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán Số hiệu Ngày tháng Hàng hoá NVL CCDC TK khác SH ST 2.2 Một số giải pháp xung quanh vấn đề cung cấp, dự trữ và sử dụng NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động a) Đối với vấn đề cung cấp NVL ở công ty XD Lũng Lô, vấn đề cung cấp NVL đã được quan tâm đặc biệt trên cơ sở cung cấp đúng đủ, đồng bộ và kịp thời. Công ty xét vấn đề cung cấp NVL chủ yếu dựa trên cơ sở ước lượng thời gian thực hiện, tiến độ công trình cũng như khối lượng công việc. Như thế có thể giúp cho việc hoàn thành công trình được diễn ra tốt. Song nếu xét trên khía cạnh sử dụng vốn lưu động có hiệu quả, thì lượng cung cấp NVL phải hợp lý, không để thừa gây ứ đọng vốn, như vậy cung cấp NVL cần phải thẩm định nhu cầu vật tư so với số tồn, DN cần dựa vào danh mục số lượng NVL tồn đọng, loại NVL nào còn tồn thì không cần mua hoặc chỉ mua với số lượng ít. Lấy ví dụ với cát đen san nền đầu kỳ còn tồn 24 tấn, trong năm các công trình đã hoàn thành ở phần móng, san lấp mặt bằng, đang đi vào hoàn thiện, song công ty vẫn nhận mua 20 tấn cho các công trình mới nhận. Công việc này không hợp lý bằng việc vận cuyển số cát đen san nề này ở những công trường không sử dụng đến những công trường cần sử dụng. Ngoài ra công ty phải duy trì được khả năng mua NVL với giá rẻ nhất, thu thập thông tin từ nhiều nguồn, so sánh mức giá cộng chi phí vận chuyển ở từng nơi, từ đó đưa ra phương án giá cả thấp nhất. Mỗi quyết định đúng sẽ không làm ứ đọng vốn của công ty và đem lại cho ngân sách tài chính một sự tiết kiệm đáng kể. b)Đối với vấn đề dự trữ NVL Theo tài liệu phân tích của công ty, hệ số quay kho của nhiên liệu (0,47) và phụ tùng thay thế (0,35) được ban phân tích tài chính của công ty đánh giá là thấp, từ đó dẫn đến ứ đọng vật liệu sản xuất. Do đó cần phải có biện pháp khắc phục để giảm mức dự trữ các loại vật liệu trên. Cụ thể là công ty càn đánh giá chính xác tình hình sử dụng nhiên liệu và phụ tùng thay thế, từ đó có kế hoạch mua sắm các loại vật tư trên một cách hợp lý, so sánh định mức dự trữ của từng loại với định dự trức bình quân của từng loại của các năm trước, so sánh với định mức dự trữ của các doanh nghiệp cùng ngành. Trên cơ sở đó đề ra định mức chuẩn của từng loại vật liệu. Làm tốt công tác này sẽ giảm bớt được sự ứ đọng vốn, qua đó nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. c)Đối với vấn đề sử dụng NVL Theo bảng phân tích của công ty về số thực tế và số kế hoạch sử dụng NVL: Số NVL sử dụng trong kỳ so với kế hoạch đạt 117,4% trong khi sản lượng thực tế so với kế hoạch chỉ đạt 110,2%. Điều này làm cho hệ số sử dụng NVL thực tế so với kế hoạhc lên tơí 107% (tức là định mức tiêu hao NVL thực tế cao hơn so với kế hoạch). qua đây có thể thấy rằng việc quả lý sử dụng NVL của công ty trong năm là chưa tốt, lượng NVL tiêu hao tăng lên đã gây lãng phí, làm tăng giá thành công trình. Vì vậy công ty cần xác định chính xác nguyên nhân để có thể đưa ra các giải pháp thích hợp nhằm quản lý tốt hơn quá trình sử dụng NVL, từ đó tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Thông qua tình hình hạch toán, quản lý NVL tại công ty XD Lũng Lô, luận văn xin có một vài ý kiến đóng góp sau: Cần giảm thời gian tồn đọng NVL trong tất cả các khâu của quá trình xây lắp. Điều này được thể hiện thông qua các chỉ tiêu về năng suất lao động. Năng suất lao động càng cao thì tiến độ hoàn thành công trình càng nhanh, thời gian tồn đọng NVL càng ngắn. Để làm được điều này công ty cần có những chính sách như tăng lương, tăng thưởng làm đòn bẩy kinh tế, khuyến khích công nhân làm việc tích cực, bên cạnh đó đầu tư hơn nữa cho trang thiết bị, sử dụng công nghệ hiện đại cũng góp phần nâng cao năng suất lao động. Trong tiêu thụ, công ty cần sử dụng một kênh tiêu thụ hợp lý, có các biện pháp hỗ trợ như: khuyến mãi, quảng cáo, chào hàng nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm, tăng nhanh tốc độ quay vòng vốn của doanh nghiệp. Trong khâu thanh toán, Doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức thanh toán thích hợp, tuỳ từng người, từng đơn vị để có được phương thức thanh toán hợp lý. Đồng thời sử dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm thu hồi nhanh vốn của Doanh nghiệp. Kết luận Có thể nói rằng, NVL là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu được của bất cứ một DN xây lắp nào. Trong quá trình xây lắp, nó kết tinh vào công trình và là một bộ phận cấu thành của giá thành công trình, có nghĩa là chi phí về NVL có ảnh hưởng đến việc hạ giá thành công trình. Có nhiều phương pháp quản lý và hạch toán NVL mà mỗi DN có thể áp dụng một phương pháp khác nhau, tuy nhiên cứ một DN nào cũng nhận thấy tầm quan trọng của việc hạch toán kế toán NVL. Tổ chức hạch toán kế toán NVL không những góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hướng đầu tư. Trong luận văn này, em đã trình bày một cách khái quát về quá trình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty XD Lũng Lô. Qua đó thấy được những ưu điểm cũng như tồn tại cần khắc phục. Trên cơ sở phân tích thực tế và vận dụng lý luận công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, có thể thấy rằng công ty đã có nhiều sáng tạo để phù hợp với tình hình thực tế tại DN. Để góp phần hoàn thiện kế toán NVL tại công ty, trong luận văn nay, em xin góp một vài ý kiến như đã nêu trên. Tuy nhiên do trình độ còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót, em rất mong có sự giúp đỡ của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Năng Phúc và tập thể cán bộ của công ty XD Lũng Lô đã tận tình giúp đỡ em để em có thể hoàn thành luận văn này. Mục Lục Chú thích các ký hiệu viết tắt Danh mục tài liệu tham khảo Chú thích các ký hiệu viết tắt DN: Doanh nghiệp XL: Xây lắp SXKD: sản xuất kinh doanh TSCĐ: tài sản cố định CNV: công nhân viên NVL: Nguyên vật liệu GTGT: Giá trị gia tăng VLĐ: Vốn lưu động XD: Xây dựng CCDC: công cụ dụng cụ Công ty Xây Dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng 162- Trường Chinh – Hà Nội Nhận xét của cơ quan thực tập Sinh viên: Nguyễn Thị Huyền Thương Lớp: Kế toán 41C Trường: ĐH Kinh tế quốc dân Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán công ty XD Lũng Lô - BQP, Công ty có một số nhận xét về thực tập sinh Nguyễn Thị Huyền Thương như sau: Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Sinh viên: Nguyễn Thi Huyền Thương Lớp: Kế toán 41C Nhận xét của giáo viên phản biện Sinh viên: Nguyễn Thi Huyền Thương Lớp: Kế toán 41C Danh mục tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết hạch toán kế toán. Chủ biên: TS. Nguyễn Thị Đông. Nhà xuất bản Giáo dục – 1995. 2. Lý thuyết và thực hành Kế toán tài chính. Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Văn Công. Nhà xuất bản Tài chính – 2003. 3. Kế toán quản trị. Chủ biên: TS: Nguyễn Minh Phương. Nhà xuất bản Giáo dục – 1998. 4. Phân tích hoạt động kinh doanh. Chủ biên: PGS. TS. Phạm Thị Gái. Nhà xuất bản Giáo dục – 1997. 5. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Chủ biên: TS: Đặng Thị Loan. Nhà xuất bản Giáo dục – 1996. 6. Hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp. Nhà xuất bản Tài chính – 1999. 7. Chuẩn mực kế toán quốc tế. Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – 2000. 8. Kế toán quốc tế. 9. Thông tư 89/2002/TT- BTC ngày 9/10/2002 10. Tạp chí Kế toán, Tạp chí Tài chính, Tạp chí Xây dựng. 12. Các tài liệu tại Công ty xây dựng Lũng Lô - Bộ Quốc phòng