Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC

7 426 079 637 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đ/ư Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ có Nợ Có A B C D PX521/01 30/01/2011 Xuất bán – CATTIN 1311 2 420 000 7 509 099 637 PX522/01 30/01/2011 Xuất bán – KHANHHUE2 1311 258 800 000 7 767 899 637 PX523/01 30/01/2011 Xuất bán – HOANGMAI 1311 6 250 000 7 774 149 637 PX524/01 30/01/2011 Xuất bán – PHUSY 1311 4 750 000 7 778 899 637 PX525/01 30/01/2011 Xuất bán – NGOCMINH 1311 36 320 000 7 815 219 637 PX526/01 30/01/2011 Xuất bán – TRANGIA 1311 17 766 500 7 832 896 137 PX527/01 30/01/2011 Xuất bán – TRUYENTHONG 1311 9 510 000 7 842 496 137 … … … … … … Cộng số phát sinh trong tháng: 789 452 000 Số dư có cuối kỳ: 8 048 531 637 Ngày mở sổ : 31/03/2011 Ngày…thàng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) 2.1.3. Kế toán tổng hợp doanh thu Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung ,sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Biểu 2.7. Sổ Nhật ký chung ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC Địa chỉ: P906 N6A Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN Mẫu số S03a-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày: 30/01/2011 đến ngày: 31/01/2011 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Stt dòng Số hiệu Tk đối ứng Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E F G 1 2 PX505/01 30/01/2011 Xuất bán(Công ty TNHH in Sao Biển) Phải thu ngắn hạn của khách hàng 1311 14 575 000 14 384 351 Doanh thu bán hàng hóa 511 13 250 000 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33311 1 325 000 PX521/01 30/01/2011 Xuất bán(Công ty TNHH in Phương Nam) Phải thu ngắn hạn của khách hàng 1311 2 662 000 Doanh thu bán hàng hóa 511 2 420 000 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 33311 242 000 … … … Cộng chuyển sang trang sau … … … … … … Tổng 38 075 934 38 075 934 Ngày mở sổ : 31/03/2011 Ngày…tháng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) Biểu 2.8. Sổ cái tài khoản 511- Doanh thu bán hàng CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/01/2011 đến ngày 11/04/2011 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Tồn Ngày Số Nợ Có 30/01/2011 PX 01/01 Xuất bán 1311 80 000 000 476 956 000 30/01/2011 PX 02/01 Xuất bán 1311 17 122 600 494 079 400 30/01/2011 PX 03/01 Xuất bán 1311 12 300 000 506 379 400 30/01/2011 PX 04/01 Xuất bán 1311 7 500 000 513 897 400 30/01/2011 PX 05/01 Xuất bán 1311 7 120 000 520 999 400 30/01/2011 PX 06/01 Xuất bán 1311 5 600 000 550 680 000 30/01/2011 PX 07/01 Xuất bán 1311 24 080 600 550 680 000 … … … Tổng 2 953 291 400 2.1.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Từ tháng 01/2011 đến 04//2011 Công ty có khoản giảm trừ doanh thu là: Giảm giá hàng bán. Khi hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách và lạc hậu thị hiếu, công ty giảm cho người mua một khoản tiền. Kế toán lập chứng từ phiếu giảm giá hàng bán, sau đó lên sổ chi tiết giảm giá hàng bán. Biểu 2.9. Phiếu giảm giá hàng bán PHIẾU GIẢM GIÁ HÀNG BÁN Số: 01/01 Có 1311: 231 000 Khách hàng : Công ty TNHH in Phương Nam Mã số thuế: 010 5437855 Địa chỉ : Số 381 – Ngõ 87 – Khương Thượng – HN Nội dung : Giảm giá hàng bán STT Chứng từ Diễn giải chi tiết Tài khoản Nợ Thành tiền Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 4 5 6 1 PX 01/01 30/01/2011 Giảm giá cho công ty TNHH in Phương Nam 532 210 000 Tổng tiền : 210 000 Tổng thuế : 21 000 Tổng : 231 000 Kèm theo: 1 chứng từ gốc Ngày 30 tháng 01 năm 2011 Người lập phiếu Kế toán trưởng P.Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.10. Sổ chi tiết tài khoản 511- Doanh thu bán hàng ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC Địa chỉ: P906 N6A Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN Mẫu số S13-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 532 Đối tượng: Giảm trừ doanh thu Loại tiền: VNĐ Số dư đầu kỳ: 0 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đ/ư Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ có Nợ Có A B C D E PX 01/01 30/01/2011 Giảm giá cho công ty TNHH in Phương Nam 532 210 000 210 000 PX 02/01 30/01/2011 Kết chuyển giảm giá hàng bán 532-> 511 511 210 000 210 000 Cộng số phát sinh trong tháng: Số dư có cuối kỳ: 0 Ngày mở sổ : 31/03/2011 Ngày…thàng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) Căn cứ vào chứng từ, sổ chi tiết, kế toán tiếp tục phản ánh lên sổ Nhật ký chung và cuối cùng lên sổ Cái tài khoản 532- giảm giá hàng bán. ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC Địa chỉ: P906 N6A Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN Mẫu số S03a-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày: 30/01/2011 đến ngày: 31/01/2011 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Stt dòng Số hiệu Tk đối ứng Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E F G 1 2 PX 01/01 30/01/2011 Giảm giá cho công ty TNHH in Phương Nam 532 210 000 Phải thu ngắn hạn của khách hàng 131 210 000 PX 02/01 30/01/2011 Kết chuyển giảm giá hàng bán 532-> 511 511 210 000 532 210 000 … … Tổng 38 075 934 38 075 934 Ngày mở sổ : 31/03/2011 Ngày…tháng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên Biểu 2.12. Sổ cái tài khoản 532- Giảm giá hàng bán ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 532- Giảm giá hàng bán Từ ngày: 01/01/2011 đến ngày: 11/04/2011 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 30/01/2011 PX 01/01 Giảm giá cho công ty TNHH in Phương Nam 532 210 000 PX 02/01 Kết chuyển giảm giá hàng bán 532-> 511 511 210 000 Cộng số phát sinh trong tháng 210 000 210 000 Số dư cuối kỳ 0 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Để xác định đúng đắn kết quả bán hàng trước hết cần xác định đúng đắn trị giá vốn hàng bán. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá vốn thực tế của thành phẩm xuất kho. Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính giá trị trung bình của từng loại tồn kho tương tự như đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo từng lần xuất được tính theo công thức: Giá vốn thực tế = Đơn giá thực tế * Số lượng hàng hàng xuất kho bình quân xuất kho Trong đó đơn giá bình quân có thể tính bằng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ: Đơn giá thực tế bình quân = Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng nhập kho trong kỳ Giá vốn thực tế hàng tồn kho Giá vốn hàng nhập kho trong kỳ + Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán Công ty sử dụng các tài khoản và sổ kế toán sau: TK 156: hàng hóa TK 632: giá vốn hàng bán Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hóa, chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 632. Tài khoản sử dụng: tài khoản 632- giá vốn hàng bán Kết cấu tài khoản 632- giá vốn hàng bán: Bên Nợ: Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theo từng hoá đơn. Phản ánh chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ không được tính vào trị giá hàng tồn kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán. Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhịêm cá nhân gây ra. Phản ánh chi phí tự xây dựng, tự chế tài sản cố định vượt trên mức bình thường không được tính vào nguyên giá tài sản cố định hữu hình tự xây dựng, tự chế hoàn thành. Phản ánh khoản chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã trích lập năm trước. Bên Có: Phản ánh khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính ( khoản chênh lệch giữa số lập dự phòng năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập năm trước). Kết chuyển giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, lao vụ. dịch vụ vào bên nợ TK 911- “ Xác định kết quả kinh doanh”. Quy trình luân chuyển chứng từ. Khi nhập hàng hóa, phần mềm sẽ tự động sinh ra bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán từ tài khoản kho sang tài khoản giá vốn. Kế toán sử dụng TK 632 – giá vốn hàng bán để hạch toán giá vốn của hàng xuất đã bán trong kỳ. Tài khoản này dùng để xác định giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Tài khoản 632 không có số dư và có thể được mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thương vụ tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ cán bộ kế toán cũng như phương tiện tính toán của từng doanh nghiệp. Công ty còn sử dụng tài khoản này phản ánh phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Ngoài ra trong quá trình hạch toan tiêu thụ hàng hoá kế toán còn phải sử dụng một số tài khoản sau: TK 333, TK 131, TK 521, Tk 531, TK 532, TK 111, TK 112 * Trình tự hạch toán Phương thức hạch toán bán buôn: Hạch toán theo sơ đồ sau TK 156 TK 632 TK 511 TK 111, 112 (1) TK 3331 (2) (1) Xuất kho hàng hoá theo giá vốn (2) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT Phương thức bán lẻ: Hạch toán theo sơ đồ sau TK 156- Kho TK 156- Cửa hàng TK 632 TK 511 TK 111, 112... (1) TK 3331 (3) (2) (1) Chuyển hàng xuống cửa hàng bán lẻ (2) Giá vốn hàng bán được xác định là tiêu thụ (3) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT Phương thức tiêu thụ hàng hoá theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận: Hạch toán theo sơ đồ: TK 156 TK 157 TK 632 TK 511 TK 111, 112 (1) TK 3331 (3) (2) Xuất kho hàng hoá theo gửi đi bán (2) Giá vốn hàng gửi bán được chấp nhận là tiêu thụ (3) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT Phương thức bán hàng trả góp: TK 511 TK 33311 TK 515 (1) (2) (3) TK 511 (5) TK 111, 112 (4) (6) (1) Doanh thu theo giá bán thu tiền ngay (không kể thuế GTGT) (2) Thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán thu tiền ngay (3) Lợi tức trả chậm (4) Số tiền người mua trả lần đầu (5) Tổng số tiền còn phải thu của người mua (6) Thu tiền của người mua các kỳ sau Phương thức bán hàng qua các đại lý (ký gửi) TK 156 TK 157 TK 632 TK 511 TK 6421 (1) TK 3331 (3) (2a) (2b)) TK 111,112 TK 133 (1331) Xuất kho hàng hoá gửi bán (2a) Giá vốn hàng hoá được xác định là tiêu thụ (2b) Tổng giá thanh toán, thuế GTGT phải nộp, hoa hồng cho bên nhận đại lý (3) Thuế GTGT tính trên hoa hồng (nếu có) Đối với bên nhận đại lý TK 003 - Nhận - Bán - Trả lại TK 511 Hoa hồng đại lý được hưởng TK 331 Phải trả cho chủ hàng Tổng tiền hàng TK 111, 112 Thanh toán tiền cho chủ hàng Căn cứ vào đặc điểm SXKD, căn cứ vào trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán. Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung và sử dụng máy vi tính để hỗ trợ công tác kế toán. Hầu hết các sổ sách kế toán đã được cài đặt vào máy theo các bước cần thiết. Quy trình cập nhật số liệu vào các sổ sách kế toán do máy tự động đưa vào. 2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng hóa Để hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán của hàng hóa, kế toán sử dụng sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Sổ này được lập chi tiết theo từng loại mặt hàng. Để tổng hợp giá vốn hàng đã xuất bán, kế toán căn cứ vào sổ ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hóa. Giá vốn của hàng đã xuất kho tiêu thụ được tính theo phương pháp bình quân. Trong kỳ nếu có phát sinh các khoản chi phí chung mà không thể phân bổ, kế toán tập hợp đến cuối kỳ phân bổ vào giá vốn hàng bán trong kỳ đó. Biểu 2.13. Phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT Số: 505/01 Ngày 30 tháng 01 năm 2011 Người nhận hàng : Vũ Thế Quân Khách hàng : Công ty TNHH in Sao Biển Địa chỉ : Số 226 ngõ 264 – Đ.Ngọc Thụy – Long Biên – HN Nội dung : Xuất bán /0001048 STT Mã kho Tên vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K352 Mực in TB xanh C30 –SIC Kg 477,00 20 000 9 540 000 6 7 8 9 10 11 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng P.Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.14. Phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT Số: 521/01 Ngày 30 tháng 01 năm 2011 Người nhận hàng : Phan Quốc Yên Khách hàng : Công ty TNHH in Phương Nam Địa chỉ : Số 381 – Ngõ 87 – Khương Thượng – HN Nội dung : Xuất bán /0001047 STT Mã kho Tên vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 K352 Mực in TB đỏ cờ C22 –SIC Kg 99,00 18 000 1 782 000 6 7 8 9 10 11 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng P.Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.15. Sổ chi tiết tài khoản 632- Giá vốn hàng bán ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC Địa chỉ: P906 N6A Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN Mẫu số S13-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 Đối tượng: Giá vốn hàng bán Hàng hóa: Mực in TB xanh C30 -SIC Loại tiền: VNĐ Số dư đầu kỳ: 6 446 552 933 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đ/ư Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ có Nợ Có A B C D PX00 30/01/2011 Hủy- HUY 1561 6 446 552 933 PX504/01 30/01/2011 Xuất bán - TRUYENTHONG 1561 14 384 351 6 460 937 284 PX505/01 30/01/2011 Xuất bán - INSAOBIEN 1561 9 540 000 6 470 477 284 PX506/01 30/01/2011 Xuất bán – ANSON 1561 6 259 608 6 476 736 892 PX507/01 30/01/2011 Xuất bán - NGUYENLAM 1561 1 598 561 6 478 335 453 … … … … … Cộng số phát sinh trong tháng: 853 480 927 Số dư có cuối kỳ: 7 282 033 860 Ngày mở sổ : 31/03/2011 Ngày…thàng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) Biểu 2.16. Sổ chi tiết tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC Địa chỉ: P906 N6A Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN Mẫu số S13-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 Đối tượng: Giá vốn hàng bán Hàng hóa: Mực in TB đỏ cờ C22 –SIC Loại tiền: VNĐ Số dư đầu kỳ: 6 806 132 211 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đ/ư Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ có Nợ Có A B C D PX00 30/01/2011 Hủy- HUY 1561 6 806 132 211 PX521/01 30/01/2011 Xuất bán – INTRUYENTHONG 1561 1 782 000 6 807 914 211 PX522/01 30/01/2011 Xuất bán – PRIMA 1561 9 201 332 6 817 115 543 PX523/01 30/01/2011 Xuất bán – ANSON 1561 7 682 242 6 824 797 785 PX524/01 30/01/2011 Xuất bán – NGUYENLAM 1561 3 213 093 6 828 010 878 … … … … … … Cộng số phát sinh trong tháng: 905 321 098 Số dư có cuối kỳ: 9 126 030 092 Ngày mở sổ : 31/03/2011 Ngày…thàng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) 2.2.3. Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để đưa số liệu vào máy theo định khoản sau : Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, định khoản khi vào máy: Nợ TK 131_A Quân: 14 575 000 Có TK 5111 _ TB xanh C30: 13 250 000 Có TK 33311: 1 325 000 Chương trình kế toán cho phép thực hiện thêm bút toán giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền di động. Định khoản như sau: Nợ TK 632: 9 540 000 Có TK 1561_ TB xanh C30: 9 540 000 Biểu 2.17. Sổ Nhật ký chung ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC Địa chỉ: P906 N6A Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN Mẫu số S03a-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày: 30/01/2011 đến ngày: 31/01/2011 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Stt dòng Số hiệu Tk đối ứng Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E F G 1 2 PX 505/01 30/01/2011 Xuất bán(Công ty TNHH in Sao Biển) Trị giá hàng mua 1561 9 540 000 Giá vốn hàng bán 632 9 540 000 PX 521/01 30/01/2011 Xuất bán(Công ty TNHH in Phương Nam) Trị giá hàng mua 1561 1 782 000 Giá vốn hàng bán 632 1 782 000 … … … … … Cộng chuyển sang trang sau 38 075 934 38 075 934 Ngày mở sổ : 31/03/2011 Ngày…tháng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) Biểu 2.18. Sổ cái tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC Địa chỉ: P906 N6A Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN Mẫu số S13-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN TK 632- Giá vốn hàng bán Từ ngày: 01/01/2011 đến ngày: 31/01/2011 Số dư đầu kỳ: 6 446 552 933 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đ/ư Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có B C D PX505/01 30/01/2011 Xuất bán - INSAOBIEN 156 9 540 000 PX506/01 6/01/2011 Xuất bán - TRUYENTHONG 156 1 539 702 PX507/01 6/01/2011 Xuất bán - PRIMA 156 2 130 564 12/01/2011 Nguyễn Lâm trả lại hàng 156 1 300 00 … … PX521/01 30/01/2011 Xuất bán - PHUONGNAM 1 782 000 … … … … … Cộng số phát sinh trong tháng: 5 219 700 000 5 219 700 000 Số dư có cuối kỳ: 0 Ngày mở sổ : 31/01/2011 Ngày…thàng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) 2.3. Kế toán chi phí bán hàng 2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Trong quá trình lưu thông, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí như chi phí bao gói sản phẩm, bảo quản hàng hoá, chi phí vận chuyển, tiếp thị quảng cáo... gọi chung là chi phí bán hàng(CPBH). Có thể nói CPBH là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. CPBH có nhièu khoản chi cụ thể với nội dung và công cụ khác nhau. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, có thể phân biệt CPBH theo tiêu thức thích hợp. Theo quy định hiện hành, CPBH của doanh nghiệp được phân thành các loại sau: - Chi phí nhân viên: Các khoản tiền lương, phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá...và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương theo quy định. - Chi phí vật liệu bao bì: các chi phí về vật liệu, bao bì dùng để gói sản phẩm hàng hoá, bốc vác, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ... - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính toán, làm việc... trong khâu tiêu thụ sản phẩm , hàng hoá dịch vụ. - Chi phí khấu hao TSCĐ: chi phí khấu hao của các TSCĐ dùng trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như nhà kho, cửa hàng, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển... - Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá: Các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá trong thời gian quy định về bảo hành như tiền lương vật liệu... - Chi phí dịch vụ mua ngoài : Các chi phí về dịch vụ mua ngoài phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ như : chi phí thuê tài sản cố định, thuê kho, thuê bãi, thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng cho các đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu... - Chi phí bằng tiền khác: các chi phí bằng tiền phát sinh trong khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ ngoài các chi phí đã kể trên như: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm hàng hoá, chi phí quảng cáo... * Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu chi Hóa đơn, hợp đồng dịch vụ mua ngoài Giấy tạm ứng, các chứng từ liên quan Biểu 2.19. Phiếu chi CÔNG TY CỔ PHẦN SIC Sổ phiếu: 293 Tài khoản có: 1111 Tài khoản nợ: 64275: 500 000 đ PHIẾU CHI Ngày lập: 10/03/2011 Người nhận tiền: A Hòa Địa chỉ: NVHOALV – Lê Văn Hòa, TT TM và XNK – cty CP SIC Về khoản: Chi tiền mua công cụ, dụng cụ bổ sung, đồ dùng đo lường trong kho Số tiền: 500 000 đồng Bằng chữ: ( Năm trăm nghìn đồng chẵn) Kèm theo: 0 chứng từ gốc THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ):……………………………………… Ngày…tháng…năm THỦ QUỸ NGƯỜI NHẬN TIỀN ( Ký tên, họ tên) * Tài khoản sử dụng : Để hạch toán CPBH, kế toán sử dụng TK 641: ‘‘chi phí bán hàng’’ và một số tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 241, TK 334…Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến CPBH đều được theo dõi, ghi chép. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ ghi sổ do kế toán phần hành chuyển tổng hợp vào sổ cái TK 641, cuối kỳ kế toán kết chuyển sang TK 911. - TK 641 “ Chi phí bán hàng” : dùng để tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí thực tế phát sinh trong kỳ liên quan đến tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của DN ( kể cả chi phí bảo quản tại kho hàng, quầy hàng). Kết cấu tài khoản chi phí bán hàng- TK 641: Bên Nợ: + Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên Có: + Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. + Kết chuyển chi phí bán hàng Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ Sơ đồ 2.3. Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK338 TK 641 TK111,152. 1388 Kết chuyển chi phí bán hàng 152, 153 214 355,1422 333 139 Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu, dụng cụ Chi phí khấu hao Chi phí theo dự toán Thuế, lệ phí phải nộp Trích lập dự phòng khó đòi Chi phí dịch vụ mua ngoài Và chi phí mua ngoài khác 331,111 Giá trị ghi giảm phí Bán hàng 911 1422 Chờ .k Chuyển K/c vào Kỳ sau Trừ vào kểt quả Kinh doanh Hàng tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận bán hàng, kế toán chi phí tập hợp lại vào chi phí nhân viên bán hàng. Trong đó bộ phận bán hàng bao gồm phòng kinh doanh, kế toán bán hàng. Nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ phận bán hàng: Phòng kinh doanh gồm : + Trưởng phòng kinh doanh lập các kế hoạch và thực hiện quản lý kế hoạch kinh doanh, tham mưu cho Giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, có những quyết định đúng đắn trong công tác đối ngoại, quản lý vốn và tài sản, tham gia lập giá và quản lý kế hoạch, thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, phụ trách quá trình bán hàng và thu tiền, nguồn thu phát triển tổng hợp theo thời kỳ. + Phó phòng kinh doanh: là người tham mưu cho trưởng phòng kinh doanh, cùng đóng góp ý kiến đưa lên Giám đốc, nghiên cứu nắm bắt thị trường để có những biện pháp, chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao cho Công ty. + Cán bộ kinh doanh: là những người trực tiếp kinh doanh đến từng khách hàng, tìm hiểu nhu cầu thị trường và thị hiếu người tiêu dùng, thực tế nghiên cứu và giao dịch thúc đẩy công tác tiêu thụ hàng hoá lên kế hoạch bán hàng có trách nhiệm báo về phòng kinh doanh và Giám đốc để Giám đốc quyết định và báo cho kế toán viết hoá đơn bán hàng. + Bộ phận vận tải: sau khi có quyết định bán hàng của Giám đốc, nhận hoá đơn và phiếu xuất kho từ kế toán, xuống kho dự trình phiếu xuất và nhận hàng rồi vận chuyển cho khách hàng theo địa điểm đã thoả thuận. + Bộ phận phụ xe: bốc xếp hàng hóa lên xuống xe ô tô, bốc dỡ hàng hóa khi nhập xuất hàng, giao nhận hàng hóa cho khách hàng, các công việc khác khi có phân công của cấp trên. + Thủ kho: giao nhận hàng hóa ra vào kho, kiểm kê hàng hóa hàng tháng, bảo vệ kho hàng, các công việc khác khi có yêu cầu của cấp trên Kế toán bán hàng: Làm công việc kế toán bán hàng như: làm phiếu xuất bán hàng, viết hoá đơn VAT, cập nhật sổ phụ ngân hàng nhà liên quan đến công nợ phải thu của khách hàng, báo cáo thu tiền phải chuyển khoản. Chịu trách nhiệm về số liệu liên quan đến công nợ phải thu. Lưu trữ hồ sơ bán hàng khoa học( báo giá, chính sách, BB công nợ), lập phiếu nhập hàng bán trả lại. Các công việc khác theo yêu cầu của trưởng phòng. Với những khoản chi phí bán hàng phát sinh bằng tiền, kế toán căn cứ vào chứng từ ban đầu là phiếu chi, hóa đơn điện thoại, giấy thanh toán tạm ứng…. để vào sổ quỹ với TK 641 2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng Khi nhận được hóa đơn GTGT do nhân viên mua hàng của phòng kinh doanh gửi xuống, thủ quỷ tiến hành lập phiếu chi tiền mặt. Sau đó chuyển hóa đơn GTGT và phiếu chi này cho kế toán để lên sổ chi tiết chi phí bán hàng. Các chi phí bán hàng khác phát sinh cũng được kế toán tập hợp từ các chứng từ như: hóa đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… sau đó mở sổ chi tiết chi phí bán hàng cho các khoản mục tương ứng. Biểu 2.20. Sổ chi tiết tài khoản 641 - Chi phí bán hàng ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC Địa chỉ: P906 N6A Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN Mẫu số S13-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 6421 Đối tượng: Chi phí bán hàng Hàng hóa: Mực in TB xanh C30 -SIC Loại tiền: VNĐ Số dư đầu kỳ: 0 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đ/ư Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ có Nợ có A B C D PKTHT TNK 02/01/2011 HT thuế nk- 33312 50 839 50 839 PKTHT TNK 02/01/2011 HT thuế nk- 1561 14 384 351 6 460 937 284 PKTBOGĐT 07/01/2011 D/c cnợ-BOGDDT 1311 500 77016 PC 17/01 30/01/2011 tt cước vận chuyển-NHVOALV 1111 482 200 559 216 PC 23/01 15/01/2011 TT tiền xăng- XDKVI 1111 9 905 861 10 465 077 PC 24/01 15/01/2011 TT phụ kiện gia công máy-XVXUANNV 1111 4 480 000 14 945 077 … … … … … … Cộng số phát sinh trong tháng: 278 806 031 Số dư có cuối kỳ: 278 806 031 Ngày mở sổ : 31/03/2011 Ngày…tháng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) Biểu 2.21. Sổ chi tiết tài khoản 6421- Chi phí bán hàng ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC Địa chỉ: P906 N6A Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN Mẫu số S13-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 6421 Đối tượng: Chi phí bán hàng Hàng hóa: Mực in TB đỏ cờ C22 –SIC Loại tiền: VNĐ Số dư đầu kỳ: 0 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đ/ư Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ có Nợ có A B C D PKTHT TNK 01/04/2011 HT thuế nk- 1111 8 320 682 8 320 682 PKTHT TNK 02/04/2011 Sửa chữa ôtô - NVDAMNN 1111 400 000 8 720 682 PKTBOGĐT 05/04/2011 TT tiền hàng - NVHAINTB 1111 12 870 000 21 590 682 PC 51/04 10/04/2011 Thanh toán tiền xăng dầu - XDKVI 1111 9 450 000 45 985 759 PKT 242 15/04/2011 K/C Chi phí trả trước dài hạn 242 3 510 407 31 040 682 PKTBADINH 20/04/2011 Đ/c hết CN - BADINH 1311 2 31 040 680 PC 57/04 22/04/2011 TT xăng dầu - XDKVI 1111 100 200 000 131 240 680 PKT HT334 24/04/2011 Hạch toán lương tháng 4 334 9 077 500 140 318 180 PKT htvc 25/04/2011 Hạch toán cước vận chuyển T1- QUOCTE 3311 112 250 000 252 568 180 PKT 105 30/04/2011 Bút toán phân bổ tháng 1 2141 7 782 365 260 350 545 … … … … … … Cộng số phát sinh trong tháng: 238 830 000 Số dư có cuối kỳ: 238 830 000 Ngày mở sổ : 30/04/2011 Ngày…tháng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) 2.3.3. Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng. Từ sổ chi tiết, kế toán vào sổ Nhật ký chung. Biểu 2.22. Sổ Nhật ký chung ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC Địa chỉ: P906 N6A Bán Đảo Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, HN Mẫu số S03a-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày: 30/01/2011 đến ngày: 31/01/2011 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Stt dòng Số hiệu Tk đối ứng Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E F G 1 2 PKTHTTNK 02/01/2011 HT thuế nk- 33312 50 839 Chi phí bán hàng 6421 50 839 PKTBOGĐT 07/01/2011 D/c cnợ-BOGDDT 1311 13 250 000 Chi phí bán hàng 6421 13 250 000 PC 51/04 10/04/2011 Thanh toán tiền xăng dầu - XDKVI 1111 9 450 000 Chi phí bán hàng 641 9 450 000 … … … Tổng 38 075 934 38 075 934 Ngày mở sổ : 31/03/2011 Ngày…tháng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) Biểu 2.23. Sổ cái tài khoản 6421- Chi phí bán hàng ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP XNK NGÀNH IN SIC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản:6421- Chi phí bán hàng Từ ngày: 01/01/2011 đến ngày: 11/04/2011 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 02/01/2011 PKTHT TNK HT thuế nk- 6421 50 839 07/01/2011 PKTHT TNK D/c cnợ-BOGDDT 6421 9 450 000 … … 10/04/2011 PC 51/04 Thanh toán tiền xăng dầu - XDKVI 6421 13 250 000 … … Tổng 302 482 849 Ngày mở sổ : 31/03/2011 Ngày…tháng…năm NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NGÀNH IN SIC 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và hướng hoàn thiện Sau nhiều năm tìm kiếm thị trường, đến nay Công ty đã có nhiều kết quả rất đáng phấn khởi, với tổng doanh thu năm 2008 là 76 tỷ, kết quả kinh doanh đạt hơn 84 tỷ, nộp thuế thu nhập nhà nước gần 100 triệu đồng. Có được những kết quả trên là nhờ sự cố gắng phấn đấu của toàn thể cán bộ nhân viên của Công ty trong nhiều năm qua, và đặc biệt là cách thức tổ chức quản lý và xúc tiến bán hàng của Ban lãnh đạo Công ty, cùng sự hỗ trợ của các phòng ban, cá nhân và các khách hàng. Các khách hàng cũng là người ủng hộ rất nhiệt tình cho sự thành đạt của Công ty, như lựa chọn Công ty là đơn vị cung cấp hành chính, và thực hiện các khoản thanh toán kịp thời, nhanh gọn khi có đôn đốc nợ từ phòng kế toán, giúp cho công tác kế toán của Công ty cũng được thuận lợi hơn trong việc quản lý công nợ, hàng hoá. 3.1.1- Ưu điểm Hoạt động kinh doanh của Công ty được phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giũa các phòng ban chức năng. Tạo bầu không khí làm việc thoải mái trong Công ty. Mọi người đều muốn phát huy hết năng lực của mình để hoàn thành công việc xuất sắc. Công ty có đội ngũ nhân lực trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc. Nên thường xuyên thực hiện được những hợp đồng nhập khẩu lớn mà có chất lượng tốt và giá thành hợp lý, từ đó góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường. Do có hệ thống kho bãi rộng, điều kiện cơ sở hạ tầng hiện đại, Công ty thực hiện tốt nhiệm vụ dự trữ bảo quản hàng hoá, giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát hao hụt hàng hoá. Các sản phẩm Công ty đều được nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài. Do đó giá của hàng hoá của Công ty có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác. Doanh nghiệp có đầy đủ các phương tiện vận tải, do vậy Công ty có thể cung cấp hàng hoá dịch vụ của mình tận tay khách hàng. Đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá cho Công ty. Đội ngũ nhân viên nhạy bén với sự biến động của thi trường vật tư thiết bị ngành in, cũng như tình hình tỷ giá hối đoái nên Công ty chủ động mua sắm, dự trữ hàng hoá cũng như ngoại tệ để tránh sự thay đổi về giá cả thị trường, cũng như có thể nhập khẩu hàng hoá với giá cả hợp lý hơn. Từ đó làm giảm giá thành hàng hoá, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thi trường. Công ty tập trung thực hiện mục tiêu đủ việc làm, tăng thu nhập, cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Dành nguồn kinh phí, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên đi nghỉ mát, tham quan, học tập nâng cao tầm hiểu biết, nâng cao sức khỏe. Công ty đã căn cứ vào chế độ hiện hành để lực chọn chứng từ, tài khoản, các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp về bán hàng và doanh thu với khách hàng. Căn cứ vào chế độ tài chính hiện hành để ghi nhận doanh thu. Kế toán tiêu thụ thành phẩm quản lý chặt chẽ lượng thành phẩm tiêu thụ và các khoản phải thu. Có sự phối hợp và đối chiếu giứa kế toán tiêu thụ và kế toán quỹ theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng. Các khoản phải thu khách hàng được quản lý chi tiết, chặt chẽ theo từng khách hàng. Các chính sách bán hàng được xác định phù hợp với từng đối tượng khách hàng, có tác dụng kích cầu. Thủ tục mua và thanh toán được thực hiện hợp lý nhanh gọn. Hoạt động tiêu thụ máy móc thiết bị vật tư của Công ty càng ngày càng phát triển thể hiện ở những bảng sau: Bảng 3.1. Bảng tổng hợp lượng tiêu thụ các nhóm vật tư qua các năm Hàng hóa ĐVT Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Cao su m2 2.934,7 51.677,44 75.165,8 116.421,27 Bản kẽm Hộp 16.907 14.627 17.548 18.275 Mực in offset Kg 385.006 589.516,5 794.454 1.089.495 Lưỡi dao Cái 24.667 253.711 345.115 518.349 Hóa chất Kg 54.500,5 104.760.8 206.54 324.118 Phụ kiện Cái 117.830 178.545,4 200.133 224.314 Hàng hóa ĐVT Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Cao su m2 2.934,7 51.677,44 75.165,8 116.421,27 Bản kẽm Hộp 16.907 14.627 17.548 18.275 Mùc in offset Kg 385.006 589.516,5 794.454 1.089.495 Lưỡi dao Cái 24.667 253.711 345.115 518.349 Hóa chất Kg 54.500,5 104.760.8 206.54 324.118 Phụ kiện Cái 117.830 178.545,4 200.133 224.314 (Nguồn: Phòng kế toán công ty CP XNK ngành in SIC). Bảng 3.2.Bảng số lượng tiêu thụ máy móc của công ty qua các năm. ĐVT: Cái. Năm 2007 2008 2009 Năm 2010 Máy trước in 20 54 81 96 Máy in 5 8 11 15 Máy sau in 105 236 239 240 (Nguồn: Phòng kế toán công ty CP XNK ngành in SIC). Bảng 3.3. Bảng doanh thu của công ty qua các năm. (ĐVT: đồng) Năm 2008 2009 2010 Doanh thu 75.646.278.465 97.228.017.330 125.607.990.809 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP XNK ngành in SIC). Bảng 3.4. Kim ngạch nhập khẩu 2006-2008 (Đơn vị : USD) Năm 2008 2009 2010 Kim ngạch NK 2.671.284 3.477.015 4.957.468 (Nguồn : cán bộ phụ trách XNK). Qua những số liệu cụ thể trên cho thấy rằng công ty đang ngày càng khẳng định được vị thế của mình. Số lượng hàng hóa được xuất bán không ngừng gia tăng, điều đó chứng tỏ hàng hóa của công ty đã và đang chiếm thị phần lớn trong ngành công nghiệp in ấn. 3.1.2- Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm đạt được, hoạt động kinh doanh của Công ty còn gặp không ít mặt hạn chế sau: Công tác kho hàng chưa hoàn chỉnh: Hàng hoá trong kho còn lộn xộn, hàng về chưa cho vào từng khu vực. Công tác vào thẻ kho còn chậm, chưa theo kịp tiến độ công việc theo yêu cầu. Do đó dẫn đến tình trạng khó kiểm kê đối chiếu, có hiện tượng sai lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách. Ngoài ra, các loại hàng hoá có điều chỉnh hoặc phải gia công, gia cố, pha chế chưa có quy trình nhập kho nội bộ cụ thể dẫn đến tình trạng sai lệch khó kiểm soát. Một số hàng hoá nằm lâu trong kho mà không kiểm tra kịp thời dẫn đến tình trạng hư hỏng. Công tác sắp xếp kho còn chưa thường xuyên liên tục kho trở nên bừa bộn, ùn tắc nên khi hàng mới về không có chỗ để xếp. Tỷ suất lợi nhuận so với doanh thu còn thấp. Năm 2007 tăng 1% so với năm 2006. Tuy nhiên đến năm 2008 giảm chỉ còn 3.5%. Nguyên nhân chủ yếu do tỷ giá USD trong tháng 6 và tháng 7 năm 2008 biến động làm cho doanh nghiệp khi nhập khẩu hàng về với giá vốn hàng bán cao. Do đó lợi nhuận thuần về cơ bản giảm so với trước. Hoạt động kinh doanh của Công ty chủ yếu nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài nên chưa tìm kiếm được nhà cung cấp mới, số lượng nhà cung ứng còn hạn chế do vậy đôi khi bị động trong việc mua sắm vật tư, bị ép giá và các điều kiện khác nữa như: điều khoản thanh toán, vận chuyển… Xác định lượng hàng đặt mua chưa thật hiệu quả, dẫn tới việc có những mặt hàng không còn để xuất bán khi khách hàng có nhu cầu. Nguồn vốn kinh doanh chưa được huy động một cách hiệu quả, nên lợi nhuận đạt được nhưng chưa cao. Vẫn tồn tại tình trạng ứ đọng vốn kinh doanh. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện Trong thời gian tới, Công ty quyết tâm đẩy mạnh doanh số bán hàng, mở rộng thị phần tại nhiều tỉnh, thành phố khác như Quảng Ninh, Hải Phòng, Thanh Hoá, Nghệ An, Đà Nẵng, Thành Phố Hồ Chí Minh… từ đó nâng cao hơn nữa kết quả kinh doanh. Do vậy, Công ty sẽ phải thực hiện một loạt các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, kinh doanh và đặc biệt là công tác kế toán. Ban lãnh đạo Công ty luôn xác định công tác kế toán tại Công ty là quan trọng, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng và xác đinh kết quả bán hàng, vì từ đây, các thông tin về hoạt động kinh doanh của Công ty mới được xem xét, phân tích và đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả. Bên cạnh đó, hạch toán đúng đủ kết quả kinh doanh với mục tiêu là Công ty luôn chấp hành đúng các quy định về công tác kế toán thống kê, thực hiện tính đúng, đủ số thuế GTGT theo doanh thu hàng bán và thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho Ngân sách Nhà nước đúng hạn, đầy đủ. Với mục tiêu phát triển một Công ty thương mại vững mạnh, ngày càng có thế mạnh trên thị trường, Công ty phải luôn có xu hướng ngày càng mở rộng thị trường, theo đó, số lượng khách hàng ngày càng tăng, chủng loại hàng hoá ngày càng phong phú và đa dạng. Nhưng cơ cấu của bộ máy quản lý phải gọn nhẹ, nhưng vẫn đảm bảo hoạt động hiệu quả và an toàn. Điều này, đòi hỏi công tác quản lý ngày càng phải được đổi mới, trong đó công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cũng phải ngày càng hoàn thiện hơn. Tuy nhiên, Ban lãnh đạo Công ty thống nhất rằng, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty dù được hoàn thiện theo cách nào thì cũng phải đảm bảo các yêu cầu sau: Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng các cơ chế tài chính, các chế độ kế toán của Nhà nước và các qui định về quản lý tài chính của Công ty. Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của Công ty, phù hợp với đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty, phù hợp với đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty, nhằm đem lại hiệu quả bán hàng cao nhất. Hoàn thiện phải đảm bảo cung cấp các thông tin kế toán về hoạt động bán hàng và xác đinh kết quả kinh doanh một cách chính xác và kịp thời. 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC 3.2.1- Về công tác quản lý bán hàng Hòa chung với sự phát triển kinh tế của cả nước, Công ty đã định hướng nhiệm vụ chính của mình nhằm thực hiện mục tiêu riêng và đóng góp một phần trong mục tiêu chung của toàn xã hội. Để làm tốt điều đó Công ty cần chú trọng các vấn đề sau: Mở rộng thị trường, kết hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa kinh doanh nội địa và kinh doanh xuất nập khẩu. Duy trì và phát triển các mặt hàng truyền thống của Công ty; máy sau in và các thiết bị thay thế. Mở rộng các mặt hàng kinh doanh tổng hợp để hổ trợ, bù đắp, thay thế một số mặt hàng kém hiệu quả. Duy trì mở rộng mối quan hệ khách hàng, thiết lập mối quan hệ bình đẳng giữa hai bên cùng có lợi giữa Công ty và khách hàng. Tổ chức tiêu thụ hàng hóa, đẩy mạnh bán buôn, mở rộng mạng lưới bán lẻ, thành lập các nhà phân phối có uy tín ở các tỉnh để tiếp cận với thị trường, tạo điều kiện tiêu thụ hàng hóa nhanh. Chú ý vấn đề trong kinh doanh, coi trọng công tác thị trường tìm bán hàng trong nước và ngoài nước. Cải tiến, đổi mới phong cách giao dịch, quan hệ với khách hàng, đặc biệt trong khâu bán ra để ngày càng có nhiều bạn hàng. Trong kinh doanh lấy yêu tố chất lượng và giá cả làm phương tiện cạnh tranh với các Công ty khác trên thị trường. Giải quyết triệt để những hàng hóa kém phẩm chất, hàng tồn kho ứ đọng. Đồng thời bám sát thị trường và đánh giá được cung cầu ở từng giai đoạn, thời điểm, mùa vụ để lên kế hoạch xuất nhập khẩu, dự trữ nhằm đáp ứng nhanh nhất, thu được lợi nhuận cao nhất. Cán bộ kinh doanh phải thực sự năng động, tự chủ, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm trước Công ty và pháp luật, không được dừng lại ở phương án sẵn có, một thị trường hiện tại, một quy mô đạt được mà phải luôn tìm tòi, thử nghiệm nhưng trên cơ sở cân nhắc, tính toán. 3.2.2- Vể chứng từ và luân chuyển chứng từ Hoàn thiện cách lưu trữ chứng từ và thực hiện in ấn các báo cáo chi tiết hàng tháng một cách đầy đủ theo đúng hình thức Nhật ký chung. Vì chứng từ gốc của Công ty tương đối nhiều, nên các phiếu thu, chi, nhập xuất nên lưu trữ riêng từng tập theo thứ tự ngày phát sinh các nghiệp vụ, lưu trữ riêng từng tháng. 3.2.3- Về sổ kế toán chi tiết Thứ nhất, các sổ chi tiết các tài khoản phát sinh liên quan (TK511, 1561, 1562,641, 642, 911, 632) cũng phải được in ấn và lưu trữ ngay trong tháng, không được để cuối năm mới in một lần. Các sổ kế toán tổng hợp còn chưa thực hiện in thường xuyên trong tháng như Nhật ký chung , sổ cái các TK 156, 511, 911. Tất cả các chứng từ, sổ sách của Công ty sau khi kiểm tra thực hiện lưu tại tủ hồ sơ chứng từ kế toán của cả Công ty, kèm báo cáo tài chính tháng mà kế toán đã nộp cho Công ty và cơ quan Thuế trước đó. Thứ hai, phải có sự thường xuyên đối chiếu hàng ngày giữa số tiền trên sổ quĩ và sổ quĩ tiền mặt của kế toán tổng hợp. Cuối tháng có sự kiểm tra lại các số tiền GTGT trên hoá đơn GTGT với báo cáo VAT nộp cho cơ quan thuế. Điều này đạt hai mục đích: Vì Công ty sử dụng phần mềm kế toán, không sử dụng ghi chép tay, nên tránh trường hợp có thể kế toán tổng hợp nhập không chính xác đơn giá và giá bán của hàng hoá trên hoá đơn.; Vì số lượng hàng hoá đã được đối chiếu với thủ kho nên các sai sót do kế toán nhập nhầm tên và số lượng hàng hoá là hầu như không có. Trong khi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị của hàng hoá đã được kiểm tra đối chiếu, công tác kế toán mới được coi là chặt chẽ. 3.2.4- Về sổ kế toán tổng hợp Phải phản ánh đúng chi phí thu mua hàng hoá phát sinh trong kỳ. Với đặc điểm chi phí này của Công ty thường phát sinh không lớn và không nhiều nên có thể không cần thiết phải phân bổ chi phí này chi tiết cho từng lần nhập hàng và từng lần xuất hàng. Tuy nhiên, chi phí này phải được phản ánh cùng đồng thời trong tháng với lô hàng nhập kho, khi đã có cam kết trả tiền vận chuyển, thu mua hàng hoá, đặc biệt khi chi phí này phát sinh lớn. Cụ thể như sau: kế toán căn cứ vào hợp đồng vận chuyển hàng hoá, hay thoả thuận cam kết chi phí nhập hàng về kho, kế toán ghi:  Nợ TK 1562 Có TK 331- nếu chưa trả tiền Có TK 111,112-nếu trả tiền ngay Cuối tháng , kế toán thực hiện phân bổ chi phí thu mua theo tổng giá vốn hàng xuất bán (bao gồm chi phí thu mua ), theo phương pháp bình quân gia quyền , như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kỳ = Dư nợ đầu tháng(1562)+ phát sinh nợ (1562) trong tháng Dư nợ đầu tháng( 1561)+phát sinh nợ (1561) trong tháng xn Phát Sinh có(1561) trong tháng Kế toán căn cứ bảng phân bổ TK 1562 trong tháng ,nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản. Nợ TK 632 Có TK 1562 (chi phí thu mua phân bổ trong kỳ) Cụ thể ,căn cứ số liệu tổng hợp trong bảng cân đối hàng hoá và số liệu của TK 1562, kế toán thực hiện phân bổ như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán 09/07 = 949.886 + 282.976 2.154.160.203 + 841.974.623 x 984.473.275 = 403.453 Kế toán ghi : Nợ TK 632 : 403.453 Có TK 1562: 403.453 3.2.5. Điều kiện thực hiện giải pháp Để thực hiện các giải pháp nêu trên cần có sự hỗ trợ của Nhà nước, các ban ngành liên quan, nổ lực của chính Công ty cổ phần SIC. Về phía Nhà nước. Tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động kế toán Để đáp ứng nhu cầu phát triển của nền kinh tế và quá trình hội nhập, Bộ tài chính đã tiến hành nghiên cứu, xúc tiến nhiều công việc cho tiến trình xây dựng, tạo lập khuôn khổ pháp lý về kế toán tại Việt Nam. Các chuẩn mực kế toán Việt Nam ra đời là một mốc quan trọng đánh dấu sự phát triển và tiến tới hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam. Tuy nhiên các doanh nghiệp vẫn gặp phải một số khó khăn trong việc áp dụng các chuẩn mực vào thực tế công tác kế toán tại doanh nghiệp do thiếu đồng bộ giữa các văn bản pháp lý về kế toán tài chính hay do một số quy định trong chuẩn mực còn chưa rõ ràng. Bên cạnh việc ban hành các chuẩn mực mới, Bộ tài chính cần nghiên cứu sữa đổi bổ sung kịp thời các chuẩn mực đã ban hành nhằm đảm bảo tính thực tiễn của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện công tác kế toán tại các doanh nghiệp. Nhà nước cần có những quy định cụ thể về kế toán quản trị. Xây dựng mô hình kế toán quản trị cho từng loại hình doanh nghiệp. Về phía Công ty cổ phần XNK ngành in SIC. Quản lý bán hàng: Với mục tiêu phát triển một Công ty thương mại vững mạnh, ngày càng có thế mạnh trên thị trường, Công ty phải luôn có xu hướng ngày càng mở rộng thị trường, theo đó, số lượng khách hàng ngày càng tăng, chủng loại hàng hoá ngày càng phong phú và đa dạng. Nhưng cơ cấu của bộ máy quản lý phải gọn nhẹ, nhưng vẫn đản bảo hoạt động hiệu quả và an toàn. Điều này, đòi hỏi công tác quản lý ngày càng phải dược đổi mới, trong đó công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cũng phải ngày càng hoàn thiện hơn. Trình độ nhân viên kế toán: Mặc dù bộ phận kế toán hiện nay 100% đã tốt nghiếp đại học, tuy nhiên chế độ kế toán thường có những qui định bổ sung, nên kế toán thường xuyên phải được tham gia các lớp học do cơ quan Thuế tổ chức, để trau dồi, cập nhật các thay đổi mới về Thuế, chế độ sổ sách kế toán thống kê, hơn nữa nâng cao kỹ năng thực hành kế toán nhằm giúp cho công tác kế toán ngày càng được hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin của Công ty. Việc ứng dụng phần mềm máy tính nên công tác kế toán đã được giảm đáng kể. Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng sẽ nảy sinh nhiều rủi ro liên quan đến máy tính. Do vậy, công tác kế toán cần phải đảm bảo các qui trình lập chứng từ, nhập dữ liệu vào máy tính một cách cẩn trọng, chính xác, có sự đối chiếu kiểm tra thường xuyên. Điều này, đòi hỏi công tác kế toán tại Công ty, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng phải ngày càng được hoàn thiện theo các hướng đã nêu trên. Do những đòi hỏi ngày càng cao của thị trường cũng như sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp. Công ty thường xuyên phải trau dồi, nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên bằng việc tạo điều kiện cho cán bộ học tập, cử cán bộ tham gia các buổi hội thảo… Đồng thời Công ty phải xây dựng quy chế phù hợp, gắn trách nhiệm và lợi nhuận của người lao động để khuyến khích công nhân viên hoạt động tích cực, hiệu quả cao trong công việc. Công ty có thể xây dựng chương trình khuyến khích đối với cá nhân đạt thành tích xuất sắc như hàng tháng hay quý Công ty tiến hành bình bầu những cá nhân, tập thể làm việc nghiêm túc, có kỷ luật, vượt kế hoạch đề ra. Thực hiện quy định thưởng phạt trong toàn Công ty. Sự khuyến khích này có thể tạo ra tinh thần làm việc trong tập thể cán bộ công nhân viên, góp phần nâng cao năng suất lao động. Kế toán viên trong công ty phải được tạo điều kiện học tập, nâng cao trình độ. Đặc biệt khi công ty đã cổ phần hóa, do quá trình chuyển đổi phức tạp nên việc nâng cao trình độ kế toán viên là rất cần thiết. KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC, tôi đã thấy mình được hiểu biết thêm rất nhiều, giúp tôi củng cố lại kiến thức cơ bản đã được học trong Nhà trường và việc ứng dụng chúng vào thực tiễn. Thực tiễn giúp tôi hiểy sâu những vấn đề lý luận, bổ sung và hoàn thiện các hiêu biết của mình về việc tổ hoạt động kế toán tại một doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty, tuy thời gian không dài, nhưng tôi đã được sự chỉ bảo cặn kẽ của các anh, chị trong Công ty, cùng sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo, Tiến Sĩ Nguyễn Hữu Ánh đến nay chuyên đề đã được hoàn thành. Chuyên đề đã tập trung hệ thống hoá các vấn đề cơ bản kế toán bán hàng cũng như nghiên cứu về tổ chức công tác quản lý, công tác kế toán tài chính của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC; Qua đó đề xuất một số giải pháp về bộ máy nhân sự, công tác hạch toán từ chi tiết đến tổng hợp và cả vấn đề con người, nhằm ngày càng hoàn thiện công tác kế toán, công tác quản lý nhân sự của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC. Tuy vậy, do những nhận biết còn chưa được hoàn chỉnh nên báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ dẫn của các thầy giáo, cô giáo, các anh chị để ngày càng được tiến bộ hơn. Một lần nữa, tôi xin cảm chân thành cảm sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo, Tiến Sĩ Nguyễn Hữu Ánh, các thầy cô giáo trong Khoa kế toán - Đại học Kinh tế Quốc dân, cùng toàn thể các anh chị của Công ty đã giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, tháng 4 năm 2011 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Đặng Thị Loan – Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp - Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, xuất bản năm 2009. Báo cáo tài chính đã được kiểm toán của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC. Chứng từ, sổ kế toán tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC Điều lệ của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC Luận văn khóa 47- Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Quyết định 48/2006/QĐ – BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 14/09/2006. www.tapchiketoan.com www. thuvienluanvan.com DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1. Danh sách một số đối thủ cạnh tranh của Công ty tại thị trường miền Bắc 7 Bảng 2.1. Tổng hợp nhập xuất tồn của công tygiai đoạn 11/01-11/04/2011B 17 Bảng 3.1 : Bảng tổng hợp lượng tiêu thụ các nhóm vật tư qua các năm 60 Bảng 3.2: Bảng số lượng tiêu thụ máy móc của công ty qua các năm. 61 Bảng 3.4: Kim ngạch nhập khẩu 2006-2008 61 DANH MỤC BIỂU Biểu 2.1 Phiếu xuất kho 14 Biểu 2.2. Phiếu xuất kho 15 Biểu 2.3. Hóa đơn giá trị gia tăng 18 Biểu 2.4. Hóa đơn giá trị gia tăng 19 Biểu 2.5. Sổ chi tiết tài khoản 511- Doanh thu bán hàng 27 Biểu 2.6. Sổ chi tiết tài khoản 511- Doanh thu bán hàng 28 Biểu 2.7 Sổ Nhật ký chung 29 Biểu 2.8. Sổ cái tài khoản 511- Doanh thu bán hàng 30 Biểu 2.9. Phiếu giảm giá hàng bán 31 Biểu 2.10. Sổ chi tiết tài khoản 511- Doanh thu bán hàng 32 Biểu 2.11. Sổ Nhật kýchung………………………………………………………..33 Biểu 2.12. Sổ cái tài khoản 532- Giảm giá hàng bán……………………………...34 Biểu 2.13. Phiếu xuất kho…………………………………………………………40 Biểu 2.14. Phiếu xuất kho…………………………………………………………41 Biểu 2.15. Sổ chi tiết tài khoản 632- Giá vốn hàng bán…………………………..42 Biểu 2.16. Sổ chi tiết tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán…………………………..43 Biểu 2.17. Sổ Nhật ký chung…………………………………………………… 46 Biểu 2.18. Sổ cái tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán……………………………...47 Biểu 2.19. Phiếu chi………………………………………………………………49 Biểu 2.20. Sổ chi tiết tài khoản 641 - Chi phí bán hàng………………………….54 Biểu 2.21. Sổ chi tiết tài khoản 6421- Chi phí bán hàng…………………………55 Biểu 2.22. Sổ Nhật ký chung……………………………………………………56 Biểu 2.23. Sổ cái tài khoản 6421- Chi phí bán hàng……………………………..57 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1. Hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng 23 Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ hạch toán - kế toán doanh thu 25 Sơ đồ 2.3. Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng……………………............................51 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế CP: Cổ phần DN: Doanh nghiệp HCSN: Hành chính sự nghiệp GTGT: Giá trị gia tăng KPCĐ: Kinh phí công đoàn LĐTT: Lao động trực tiếp NLĐ: Người lao động QLDN: Quản lý doanh nghiệp SXKD: Sản xuất kinh doanh TK: tài khoản TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ: Tài sản cố định