Hoàn thiện kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu tại công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội

NỢ Số 301 Ngày 30/07/2008 TÀI KHOẢN SỔ TIỀN NỢ 311-100-819386-680-0 Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội VNĐ 8.269.258 CÓ VIETINBANK HA NOI VNĐ 8.269.258 Số tiền bằng chữ: Tám triệu hai trăm sáu mươi chin nghìn hai trăn năm mươi tám đồng Nội dung: Thanh toán tiền điện thoại dùng cho quản lý doanh nghiệp. TTViên Kiểm soát Trưởng phòng Giám đốc Biểu số 2.23: Giấy báo Nợ Căn cứ vào Giấy báo Nợ số 301, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy tính phân hệ “ Kế toán tiền”, vào phần “Cập nhật số liệu”, tiếp đến vào phần “Nhập Giấy báo Nợ”. Phần mềm kế toán ACS sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết TK 6427 và sổ cái TK 642. SỔ CHI TIẾT Tài khoản 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài Từ ngày 01/7/2008 đến 31/9/2008 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ - … … … … … … GBN 301 30/7/2008 Thanh toán tiền điện thoại tháng 7 111 8.269.258 … … … … … … K/c cuối quý 42.389.286 Cộng số ps Số dư cuối quý 42.389.286 - 42.389.286 Biểu số 2.24: Sổ chi tiết tài khoản 642 SỔ CÁI Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Quý 3/2008 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu quý - … … … … … … PC 324 30/7/ 2008 Thanh toán tiền điện thoại tháng 7 111 8.269.258 … … … … … … K/c CPQL quý 3 911 1.937.356.836 Cộng số PS Số dư cuối quý 1.937.356.836 - 1.937.356.836 Biểu số 2.25: Sổ cái tài khoản 642 2.3.3. Kế toán xác định kết quả hoạt động nhập khẩu * Tài khoản sử dụng: TK 9112 – Xác định kết quả hoạt động nhập khẩu TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối TK 5112 – Doanh thu hoạt động nhập khẩu TK 6322 – Giá vốn hàng nhập khẩu TK 641 – Chi phí bán hàng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp * Phương pháp xác định kết quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu: Lợi nhuận của Doanh thu Giá vốn hàng CPBH CPQLDN hoạt động kinh = tiêu thụ hàng – NK tiêu thụ – phân bổ cho – phân bổ cho doanh hàng NK nhập khẩu trong kỳ hoạt động NK hoạt động NK (Cách thức phân bổ CPBH, CPQLDN cho hoạt động nhập khẩu đã trình bày ở phần chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp) * Sổ sách kế toán: Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 9112, 421 và các TK khác có liên quan Quy trình ghi sổ: Cuối mỗi quý khi xác định kết quả kinh doanh, kế toán tập hợp số liệu trên các sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản để thực hiện bút toán kết chuyển. Kế toán vào “kế toán tổng hợp” phần “cập nhật số liệu”, tiếp đó vào phần “tạo bút toán kết chuyển ”, phần mềm kế toán ACS sẽ tự động động thực hiện các bút toán kết chuyển như sau: Kết chuyển doanh thu thuần (TK 5112) sang bên Có TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán (TK 6322) sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển chi phí bán hàng (TK 641) sang bên Nợ TK 911 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642) sang bên Nợ TK 911 Nếu chênh lệch Có > Nợ thì số lãi này được kết chuyển sang bên Có TK 4212 Nếu chênh lệch Nợ > Có thì số lỗ này được kết chuyển sang bên Nợ TK 4212 SỔ CHI TIẾT Tài khoản 9112– Xác định kết quả hoạt động nhập khẩu Quý 3/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Kết chuyển DT 5112 197.268.327.000 Kết chuyển GVHB 6322 192.394.535.100 Kết chuyển CPBH 641 2.490.406.790 Kết chuyển CPQL 642 773.846.472 K/c lãi (lỗ) quý 3 421 5.950.652.875 Cộng số PS 197.268.327.000 197.268.327.000 Biểu số 2.26: Sổ chi tiết tài khoản 9112 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Quý 3/2008 STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Doanh thu hoạt động nhập khẩu 197.268.327.000 2 Giá vốn hàng bán 192.394.535.100 3 Lợi nhuận gộp hoạt động xuất khẩu 4.873.791.900 4 Chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động nhập khẩu 2.490.406.790 5 Chi phí QLDN phân bổ cho hoạt động nhập khẩu 773.846.472 6 Lợi nhuận thuần từ hoạt động xuất khẩu 1.609.538.638 Biểu số 2.27: Kết quả hoạt động nhập khẩu hàng hoá quý 3/2008 CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NHẬP KHẨU, TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT – XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP HÀ NỘI 3.1. Đánh giá khái quát thực trạng kế toán tại công ty Haprosimex 3.1.1. Những ưu điểm Bộ máy kế toán của công ty đang ngày càng được hoàn thiện và đóng vai trò rất quan trọng trong việc tồn tại và phát triển của công ty. * Về tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội là công ty với quy mô khá lớn, bộ máy quản lý được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng, đứng đầu là Hội đồng quản trị, kế đó là Ban kiểm soát, Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc và các phòng chức năng. Mô hình này được tổ chức hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Mỗi phòng ban chức năng đều đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể do Ban lãnh đạo của công ty giao phó, phù hợp với lĩnh vực và trình độ của các nhân viên. Điều này tạo nên sự chuyên môn hóa trong công việc, nhờ đó hiệu quả công việc được nâng cao. Hơn nữa, giữa Ban lãnh đạo công ty và các phòng chức năng này luôn có mối quan hệ chặt chẽ, tạo nên sự thống nhất trong bộ máy quản lý. Bên cạnh đó, các cán bộ phòng ban đều ở trình độ đại học, năng động, có trách nhiệm với công việc. Tất cả những yếu tố này góp phần tạo nên sự phát triển ngày càng vượt bậc của công ty. * Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của công ty gồm 8 người với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có trách nhiệm với công việc, thường xuyên tự bồi dưỡng và cập nhật các chuẩn mực, quy định kế toán mới. Các phần hành, công việc kế toán đều được giao cụ thể, rõ ràng cho từng cá nhân, phù hợp với năng lực từng người. Chính vì sự phân công công lao động khoa học, chuyên môn hoá cao trong từng phần việc nên công tác kế toán rất hiêu quả và có độ chính xác cao. Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán là quan hệ theo kiểu trực tuyến, kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành mà không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Nhờ đó, mối quan hệ trong bộ máy trở nên đơn giản hơn. Hơn nữa, Báo cáo tài chính hàng năm của công ty được kiểm toán trước khi trình lên Hội đồng quản trị đã làm tăng trách nhiệm ý thức của mỗi nhân viên kế toán. Bên cạnh đó, phòng kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty, do đó các số liệu, chứng từ có thể được cập nhật kịp thời, chính xác. Bộ máy kế toán tại công ty tổ chức theo mô hình tập trung, đơn vị chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế toán trung tâm phải thực hiện toàn bộ các công tác kế toán, từ việc thu nhận chứng từ, ghi sổ đến việc xử lý thông tin và lập các Báo cáo tài chính. Ở các nhà máy và xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi, hạch toán ban đầu về ngày công, giờ công lao động, lượng nguyên vật liệu tiêu hao, chi phí phát sinh ở phân xưởng… và chuyển chứng từ về cho phòng kế toán trung tâm chứ không hạch toán riêng. Mô hình này tạo điều kiện cho công tác kế toán có thể tổng hợp, thống nhất, không bị phân tán, mang lại cái nhìn tổng quan cho toàn công ty. Hơn nữa lại có thể tiết kiệm được chi phí của công ty cho công tác kế toán. * Về việc vận dụng chế độ kế toán: - Hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng nhất quán từ tổng công ty đến các đơn vị trực thuộc đã tạo ra sự thống nhất trong việc phản ánh chính xác và đầy đủ nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ về cơ bản là theo đúng quy định của Bộ tài chính. Hệ thống chứng từ được sử dụng đầy đủ, hợp lý, phục vụ nhu cầu quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ được lập được ghi đầy đủ và chính xác tất cả các thông tin, có đủ chữ ký theo quy định, người phê duyệt phải có đủ thẩm quyền. Công ty cũng đã xây dựng sẵn trình tự luân chuyển chứng từ khoa học, không chồng chéo, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có sơ đồ hạch toán kèm theo, đảm bảo theo dõi cụ thể, chi tiết và phản ánh kịp thời sự biến động tăng giảm của các khoản mục tài sản, nguồn vốn. Cuối mỗi tháng, các chứng từ đều được phân loại và lưu trữ theo quy định, đảm bảo khoa học và dễ tìm. - Hệ thống tài khoản: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành một cách hợp lý và phù hợp với điều kiện của công ty. Hệ thống tài khoản công ty sử dụng trong hạch toán là khá chi tiết, một số tài khoản chi tiết đến cấp 3 để tiện cho việc theo dõi đối tượng khách hàng cũng như từng khoản mục riêng biệt, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. - Sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán được sử dụng tương đối đầy đủ từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp. Các sổ sách được thiết kế phù hợp với đặc điểm công tác kế toán của công ty. Hình thức ghi sổ áp dụng là Nhật ký chung, đơn giản, dễ sử dụng, dễ áp dụng kế toán máy và tránh được việc ghi chép trùng lặp mà vẫn đảm bảo cung cấp thông tin trung thực, kịp thời phục vụ cho Ban giám đốc trong việc ra quyết đinh, phù hợp với số lượng nhân viên kế toán của công ty. Công ty sử dụng kế toán máy nên hạn chế được việc sai sót trong việc ghi chép, chuyển số liệu. Việc lên các sổ kế toán và lập các báo cáo được thực hiện tự động nên giảm thiểu được khối lượng công việc cho các kế toán viên. Việc sử dụng phần mềm kế toán máy còn giúp tiết kiệm chi phí cho công ty như chi phí giấy, mực, chi phí lưu giữ toàn bộ chứng từ, sổ sách kế toán. Với phần mềm kế toán, các công việc trở nên dễ dàng và đơn giản hơn. - Báo cáo kế toán: Công ty áp dụng đầy đủ hệ thống báo cáo theo quy định của Bộ tài chính là Bàng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. * Về việc tổ chức kiểm tra kế toán: Việc tổ chức kiểm tra công tác hạch toán kế toán được thực hiện bởi kế toán trưởng. Công việc kiểm tra diễn ra khá thường xuyên giúp cho công tác kế toán được thực hiện theo đúng trình tự và các sai sót được sửa chữa kịp thời. 3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác hạch toán kế toán tại công ty còn tồn tại một số hạn chế sau: * Về bộ máy kế toán: Với một công ty đa dạng trong lĩnh vực sản xuất, xuất nhập khẩu như công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp như Haprosimex thì số lượng kế toán 8 người là chưa đủ. Hơn nữa công ty lại thiết lập bộ máy kế toán theo hình thức tập trung nên khối lượng công tác kế toán là khá lớn. Điều này gây không ít khó khăn cho các nhân viên kế toán khi khối lượng công việc nhiều, đặc biệt là thời điểm cuối kỳ. * Về hệ thống sổ sách: Hệ thống sổ sách của công ty còn có một điểm tồn tại nhỏ, đó là mẫu sổ Nhật ký chung còn thiếu chỉ tiêu “Đã ghi Sổ cái” và mẫu sổ cái thì thiếu chỉ tiêu Nhật ký chung (Trang, STT dòng), điều này là không thống nhất với chế độ kế toán. * Về báo cáo kế toán: Công ty chỉ lập các báo cáo tài chính chứ không lập các báo cáo kế toán quản trị. Như vậy, công tác kế toán quản trị tại công ty chưa được quan tâm đúng mực trong khi đây là một phần rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu quản trị, giúp cho các cấp lãnh đạo có thể đánh giá chính xác tình hình sản xuất kinh doanh ở từng bộ phận, chi nhánh, và tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá ở từng thị trường để đưa ra những quyết định chính xác. 3.2.Đánh giá thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá, tiêu thụ hàng nhập khẩu và xác định kết quả kinh doanh hoạt dộng nhập khẩu tại công ty Haprosimex 3.2.1. Ưu điểm * Về phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: Công ty sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để hạch toán, phương pháp này giúp phản ánh chính xác giá trị thực của ngiệp vụ, đặc biệt trong tình trạng tỷ giá ngoại tệ biến động liên tục như hiện nay. * Về tài khoản sử dụng: Do hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty Haprosimex đa dạng với nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, do đó đối với tài khoản 156, công ty đã chi tiết theo từng mặt hàng cụ thể. Việc phân chia này giúp cho công ty có thể theo dõi cụ thể tình hình tồn kho và lượng tiêu thụ của từng măt hàng, để từ đó có biện pháp điều chỉnh lượng tồn kho hợp lý. Bên cạnh đó, công ty cũng chi tiết các tài khoản 632, 511 theo hoạt động kinh doanh (xuất khẩu, nhập khẩu, thành phẩm, cung câp dịch vụ), do đó có thể xác định chính xác kết quả kinh doanh của từng hoạt động. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng, giúp công ty có thể xác định hoạt động nào mang ý nghĩa chiến lược, hoạt động nào cần cải tiến công tác quản lý và tiêu thụ, nhờ đó các nhà lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn. * Về việc xác định kết quả tiêu thụ: Việc xác định kết quả tiêu thụ của công ty được tiến hành vào cuối mỗi quý một cách chính xác và kịp thời, giúp cho các nhà lãnh đạo có thể nắm bắt thường xuyên tính hính kinh doanh của công ty để có biện pháp điều chỉnh nhằm nâng cao lợi nhuận cho công ty. * Về quy trình hạch toán: Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu của công ty nhìn chung đã tuân thủ các quy định, hướng dẫn của chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán. * Về vấn đề tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu Phần lớn công ty luôn tìm kiếm các đơn đặt hàng từ các khách hàng trong nước mới nhập hàng về. Phương thức tiêu thụ chủ yếu là bán buôn vận chuyển thẳng. Điều này tránh được tình trạng ứ đọng hàng hoá trong kho do nhập về mà không bán được và tiết kiệm được chi phí lưu kho bãi. 3.2.2. Tồn tại và nguyên nhân * Về phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho: Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá hàng xuất. Phương pháp tính giá này giúp giảm nhẹ được công việc tính toán, tuy nhiên độ chính xác không cao. Hơn nữa, việc tính giá phải đợi đến cuối tháng, sau khi có số liệu tổng hợp về số lượng và giá trị tồn, nhập trong cả tháng mới có thể tính được giá xuất. Điều này làm cho công việc tính toán bị dồn vào cuối tháng, số liệu không được cập nhật kịp thời, gây ảnh hưởng không chỉ công tác kế toán mà còn ảnh hưởng công tác quản lý. * Về thời điểm kiểm kê hàng tồn kho: Việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện vào cuối quý khiến cho việc theo dõi tình hình hàng tồn kho không được liên tục và cập nhật, dẫn đến việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất sẽ bị động và không chính xác, gây hiện tượng ứ đọng vốn hoặc thiếu hàng để bán. Vì thực tế, việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất không chỉ phụ thuộc vào số lượng sản phẩm, hàng hoá sẽ tiêu thụ mà còn phụ thuộc vào số lượng hàng tồn kho. * Về tài khoản hạch toán: Thứ nhất, theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, hàng hoá mua về nếu phát sinh chi phí thu mua thì phải được hạch toán vào tài khoản 156 và chi tiết hai tiểu khoản: 1561: Giá mua hàng hoá 1562: Chi phí thu mua hàng hoá Khi đó trên tài khoản 156 thể hiện tổng giá trị hàng hoá đã mua bao gồm giá mua hàng hoá và chi phí thu mua. Nhưng công ty đã không phân loại tài khoản 156 thành hai tiểu khoản mà chỉ có một tiểu khoản 1561, như vậy thì không thể xác định rõ ràng giá mua và chi phí thu mua, trái với quy định của chế độ kế toán ban hành. Nguyên nhân là do công ty hạch toán các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vào chi phí bán hàng (TK 641). Thứ hai, công ty không sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường mặc dù khi hàng hoá nhập khẩu được thông quan, để vận chuyển về kho của công ty hay chuyển bán thẳng cho khách hàng cũng phải mất một thời gian nhất định. Thực tế vào cuối tháng, lượng hàng mua đang đi đường của công ty là khá lớn, thế nhưng công ty lại không phản ánh lượng hàng hóa này vào tài khoản 151 nên làm cho chỉ tiêu tài sản ngắn hạn của công ty bị giảm. Điều này gây khó khăn cho công tác quản lý hàng hoá và giảm tính chính xác quyết định của ban lãnh đạo. Thứ ba, công ty không sử dụng tài khoản 007 – Nguyên tệ các loại. Nghĩa là trong quá trình thanh toán tiền hàng bằng ngoại tệ cho nhà cung cấp, khi xuất ngoại tệ công ty không phản ánh trên TK 007 làm cho việc theo dõi ngoại tệ không được cập nhật và sát sao. * Về các khoản lập dự phòng Thứ nhất, công ty không mở tài khoản 139, nghĩa là không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mặc dù khoản mục phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng không nhỏ trong bảng cân đối kế toán của công ty. Tuy công ty có nhiều khách hàng lâu năm và uy tín nhưng vẫn có một số khoản phải thu khách hàng công ty không thu hồi được do khách hàng không có khả năng trả nợ. Việc không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi làm giảm tính tự chủ trong việc xử lý những tình huống xấu có thể xảy ra. Thứ hai, mặc dù mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng, có nhiều mặt hàng như đồ may mặc có thể bị lỗi mốt, mặt hàng sắt thép phụ thuộc nhiều vào tình hình biến động của thị trường… nhưng công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nghĩa là không mở tài khoản 159. Chính vì việc không lập dự phòng mà nhiều kỳ kinh doanh công ty thiệt hại không nhỏ và tính chủ động trong tài chính cũng bị giảm sút đáng kể. * Về công tác bán hàng: Công ty chưa chú trọng đến các hình thức ưu đãi về giá cả, hầu như không có chính sách chiết khấu thanh toán chiết khấu thương mại để khuyến khích khách hàng mua nhiều hay đẩy nhanh quá trình thanh toán. Hơn nữa việc thanh toán chủ yếu là thanh toán chậm, công tác đôn đốc thu hồi nợ chưa tốt, dẫn đến tình trạng nguồn vốn của công ty bị chiếm dụng nhiều. * Về công tác kế toán chi phí bán hàng: Trong công tác chi phí bán hàng, kế toán không phân bổ chi phí bán hàng (mà đã gồm cả chi phí thu mua) cho số hàng bán ra và số hàng chưa tiêu thụ, mà toàn bộ chi phí bán hàng trong kỳ đều được kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Điều này dẫn đến tình trạng có những kỳ chi phí bán hàng rất lớn nhưng vẫn còn nhiều hàng tồn kho làm cho kết quả kinh doanh bị lỗ, không phản ánh đúng thực trạng kinh doanh. * Về công tác kế toán chi phí thu mua trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Công ty hạch toán toàn bộ chi phí thu mua liên quan đến lô hàng nhập khẩu (phí mở L/C, chi phí kiểm tra, bốc dỡ, vận chuyển, phí, lệ phí hải quan…) vào TK 641 vì công ty cho rằng chi phí thu mua thường là không lớn nên không cần phải phân bổ vào giá vốn hàng bán, làm đơn giản hoá công tác kế toán và điều này không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cuối cùng của công ty. Nhưng về bản chất là không phản ánh đúng các khoản chi phí của nghiệp vụ phát sinh, giá vốn hàng bán được phản ánh thấp hơn thực tế làm cho việc phân tích kết quả tiêu thụ không chính xác. Hơn nữa công ty cũng không thể biết chính xác chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ như thế nào để có biện pháp kiểm soát và giảm thiểu. * Về sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu Công ty không mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu, giá vốn cho từng loại hàng hoá. Chính vì thế không thể xác định kết quả tiêu thụ của từng loại hàng. Do vậy công ty không thể biết được mặt hàng nào kinh doanh có lãi, mặt hàng nào chưa tốt để có thể đưa ra chiến lược kinh doanh hay biện pháp khắc phục cho từng mặt hàng. Hơn nữa công ty cũng không lập sổ chi tiết bán hàng, bảng tổng hợp chi tiết hàng bán. Điều này khiến cho công việc theo dõi tình hình bán hàng gặp nhiều khó khăn. * Về phương pháp xác định kết quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu: Khi xác định kết quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu, công ty đã không xét đến doanh thu, chi phí tài chính. Điều này sẽ làm cho kết quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu sẽ không được phản ánh chính xác, đặc biệt khi mà hoạt động nhập khẩu chịu ảnh hưởng rất lớn của tỷ giá ngoại tệ nên doanh thu, chi phi hoạt động nhập khẩu không phải là một khoản nhỏ. Trong nhiều giai đoạn khi mà tình hình tỷ giá ngoại tệ biến thiên liên tục, doanh thu, chi phí tài chính là rất lớn. Việc không phản ánh doanh thu, chi phí tài chính vào kết quả kinh doanh hàng nhập khẩu sẽ làm sai lệch kết quả, ảnh hưởng đến quyết định và chiến lược của ban lãnh đạo. 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu tại công ty Haprosimex 3.3.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu tại công ty Haprosimex Trong xu thế hội nhập toàn cầu như hiện nay, đặc biệt là kể từ khi Việt Nam gia nhập WTO mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội và thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực hết mình, năng động, nhạy bén đối với mọi sự biến động của thị trường. Lĩnh vực nhập khẩu là lĩnh vực chịu ảnh hưởng rất lớn bởi xu thế hội nhập toàn cầu này. Không thể phủ nhận với sự mở cửa nền kinh tế như hiện nay, hoạt động nhập khẩu trở nên dễ dàng hơn. Nhưng song song với nó là sự cạnh tranh vô cùng gay gắt giữa các doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanh nghiệp nước ngoài. Cùng với sự nỗ lực của công ty, bộ phận kế toán là một công cụ quan trọng và không thể thiếu trong công tác quản lý. Đặc biệt đối với hoạt động nhập khẩu bởi hoạt động này liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực khác trong nền kinh tế, có nhiều đặc thù riêng như vấn đề lưu chuyển hàng hoá, phương thức thanh toán, thủ tục nhập khẩu, quy đổi ngoại tệ… và ngày càng trở nên phức tạp hơn. Hơn nữa hiện nay các chuẩn mực, chế độ kế toán đang trên đà thay đổi và hoàn thiện, nếu không thường xuyên cập nhật thông tin thì sẽ trở nên lạc hậu và phản ánh sai chế độ kế toán. Trên thực tế hiện nay, công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty vẫn còn một số tồn tại và hạn chế. Mặc dù công ty đã có nhiều cố gắng nhưng những tồn tại và hạn chế này vẫn chưa được giải quyết hợp lý. Chính vì những lý do trên, kế toán nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu cần phải được bổ sung và hoàn thiện hơn. Đồng thời, trong quá trình sửa đổi và hoàn thiện vẫn phải đảm bảo một số nguyên tắc sau: Tuân thủ các thông lệ kế toán quốc tế và các chuẩn mực kế toán Việt Nam, các quy định kế toán của Bộ Tài chính. Đảm bảo tính thống nhất về chính sách kế toán như sự thống nhất về đơn vị tiền tệ sử dụng, các chính sách về giá cả, các phương pháp hạch toán, các số liệu được trình bày trên báo cáo kế toán,… Phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của công ty cụ thể là chức năng, nhiệm vụ, quy mô, tính chất, điều kiện của doanh nghiệp, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên. Hoàn thiện trên cơ sở tiết kiệm mà vẫn mang lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty. Đồng thời việc hoàn thiện không được làm gián đoạn công tác kế toán của công ty, phải đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý. 3.3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nhập khẩu, tiêu thụ và xác định kết quả hoạt động nhập khẩu tại công ty Haprosimex 3.3.2.1. Hoàn thiện phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho Vì khối lượng hàng tồn kho của công ty không lớn, mỗi loại hàng hoá lại có tính đặc thù riêng, việc nhận biết chính xác từng lô hàng là không khó, do vậy ông ty nên tình giá hàng hoá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh. Phương pháp này mang lại độ chính xác cao khi phản ánh giá vốn hàng bán. Hơn nữa khi xuất hàng có thể định khoản được ngay, tránh tình trạng công việc tính toán bị dồn vào cuối tháng sẽ làm giảm hiệu quả công việc, giúp cho các nhà quản lý có thể cập nhật được số liệu kịp thời. 3.3.2.2. Hoàn thiện về thời điểm kiểm kê hàng tồn kho: Công ty nên kiểm kê hàng tồn kho định kỳ hàng tháng để có thể theo dõi thường xuyên tình hình biến động hàng tồn kho, biết được chính xác số lượng, chủng loại hàng tồn kho cuối kỳ, đảm bảo tính chủ động trong kế hoạch nhập khẩu và tiêu thụ. 3.3.2.3. Hoàn thiện tài khoản hạch toán Thứ nhất, công ty nên chi tiết tài khoản 156 thành hai tiểu khoản là: TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá Trong đó: Giá mua hàng hoá bao gồm giá thanh toán cho người bán (CIF) và thuế nhập khẩu phải nộp, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có). Chi phí thu mua hàng hoá bao gồm tất cả những chi phí khác phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hoá như chi phí kiểm hàng, chi phí bốc dỡ, vận chuyển,… Việc chi tiết tài khoản 156 thành hai tiểu khoản như trên không những phù hợp với chế độ kế toán mà còn giúp kế toán xác định giá trị chính xác của hàng tồn kho, giá vốn hàng bán, việc phân tích kết quả tiêu thụ rõ ràng, cụ thể hơn, đồng thời có thể kiểm soát được chi phí thu mua để có biện pháp giảm thiểu và điều chỉnh kịp thời. Thứ hai, công ty nên sử dụng tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường để phản ánh hàng hoá khi đang chờ thông quan, hay trong một số trường hợp khác chưa thể vận chuyển về kho nhưng đã thuộc quyền sở hữu của công ty. Những hàng hóa này nếu được phản ánh vào TK 151 sẽ giúp cho công tác quản lý hàng hoá được tốt hơn và chỉ tiêu tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán được phản ánh chính xác hơn, đảm bảo tính chính xác trong các quyết định của ban lãnh đạo. Thứ ba, khi xuất ngoại tệ để thanh toán cho nhà cung cấp, công ty nên phản ánh vào TK 007 – Nguyên tệ các loại và ghi đơn: Có TK 007 Việc phản ánh ngoại tệ bị giảm do thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp giúp cho công ty có thể kiểm soát được tình hinh tăng giảm ngoại tệ. 3.3.2.4. Hoàn thiện công tác trích lập các khoản dự phòng Thứ nhất, đảm bảo nguyên tắc thận trọng, vào thời điểm cuối năm, trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và phản ánh vào TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi. Việc xác định mức dự phòng phải thu khó đòi có thể theo hai cách như sau: Cách 1: Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu x Tỷ lệ ước tính Cách 2: Số dự phòng phải lập = Nợ phải thu khó đòi x Số % có khả năng mất Và khoản dự phòng phải thu khó đòi sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, nếu hoàn nhập hạch toán là thu nhập khác. Việc xác định dự phòng phải thu khó đòi giúp kế toán xác định được giá trị thực của khoản nợ phải thu trên báo cáo tài chính, đồng thời giúp công ty chủ động hơn trong tình huống nợ phải thu thất thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ. Thứ hai, tương tự như trên, cuối mỗi năm, kế toán nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và phản ánh vào TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Mức dự phòng Số lượng HTK Giá gốc Giá trị thuần giảm giá = tại thời điểm x HTK theo - có thể thực hiện hàng tồn kho lập BCTC sổ kế toán được của HTK Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính vào giá vốn hàng bán, nếu hoàn nhập hạch toán là thu nhập khác. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp kế toán xác định được giá trị thực của hàng tồn kho trên hệ thống báo cáo kế toán, làm tăng tính chủ động trong tài chính trong trường hợp hàng tồn kho bị giảm giá và giúp cho ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định đúng đắn. 3.3.2.5. Hoàn thiện công tác bán hàng và thu hồi các khoản phải thu Công ty nên chú trọng hơn các hình thức ưu đãi cho khách hàng như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán,… Chiết khấu thanh toán là khoản tiền mà người bán giảm trừ cho người mua đã thanh toán tiền hàng trước thời hạn ghi trên hợp đồng. Việc áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán sẽ khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn, tăng vòng quay của vốn, giảm thiểu đáng kể vốn bị chiếm dụng, đặc biệt trong thời điểm hiện nay công ty đang phải vay vốn ngân hàng rất nhiều và do đó khoản chi phí lãi vay là không nhỏ. Chiết khấu thanh toán được phản ánh vào TK 635 – Chi phí tài chính. Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà người bán giảm trừ cho người mua khi người mua mua hàng với số lượng lớn. Chiết khấu thương mại sẽ khuyến khích người mua mua nhiều hơn, làm tăng doanh thu của công ty. Chiết khấu thương mại được phản ánh vào TK 521 – Chiết khấu thương mại. Bên cạnh đó công ty cũng phải tổ chức làm tốt công tác nhập khẩu, vận chuyển bốc dỡ và giao hàng đúng theo hợp đồng để đảm bảo uy tín cho công ty và thuận lợi trong việc yêu cầu thanh toán. Đồng thời công ty cũng nên chú trọng hơn đến công tác thu hồi các khoản phải thu. Với những khách hàng nợ quá hạn công ty có thể tính lãi phạt cao hơn lãi suất ngân hàng. 3.3.2.6. Hoàn thiện công tác kế toán chi phí thu mua trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Kế toán nên hạch toán chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập khẩu vào TK 1562 như sau: Nợ TK 1562 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111, 112, 331 Khi bán hàng, chi phí thu mua này sẽ được phân bổ cho hàng xuất và tính vào giá vốn hàng bán. Điều này giúp cho kế toán phản ánh chính xác giá vốn hàng bán ra trong kỳ và giúp cho công ty có thể kiểm soát được chi phí thu mua phát sinh để có biện pháp điều chỉnh và giảm thiểu. 3.3.2.7. Hoàn thiện về sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu Để nâng cao tính cụ thể, chính xác và hữu ích của thông tin, công ty nên tổ chức tài khoản và sổ chi tiết theo dõi doanh thu, giá vốn cho từng loại hàng hoá. Việc theo dõi chi tiết doanh thu, giá vốn cho từng loại hàng hoá giúp công ty xác định được kết quả tiêu thụ của từng loại hàng hoá, dựa vào kết quả này công ty có thể đưa ra phương hướng kinh doanh đúng đắn, phát triển những mặt hàng có kết quả tốt, đưa ra giải pháp khắc phục những mặt hàng kinh doanh chưa hiệu quả. Đồng thời công ty nên mở thêm sổ chi tiết bán hàng theo dõi cho từng loại hàng hoá. Định kỳ, công ty nên bảng tổng hợp chi tiết bán hàng để có cái nhìn tổng quát hơn về hoạt động kinh doanh trong kỳ, giúp cho nhà quản lý ra quyết định chính xác. SỔ CHI TIẾT TK 5112 – Thép ATC Từ ngày 01/07/2008 đến 31/09/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ - … … … … … … HĐ 03083 8/9/2008 Bán thép ATC cho công ty xây dựng đô thị HN 131 672.000.000 … … … … … … K/c cuối quý 3 911 2.268.327.000 Cộng số ps Số dư cuối quý 2.016.000.000 2.016.000.000 - Biểu số 3.1: Sổ chi tiết doanh thu nhập khẩu mặt hàng thép ATC SỔ CHI TIẾT Tài khoản 6322 – Thép ATC Từ ngày 01/7/2008 đến 31/9/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ - … … … … … … PX 530 8/9/2008 Xuất kho thép ATC bán cho công ty xây dựng đô thị HN 156 576.639.000 … … … … … … K/c cuối quý 3 911 1.674.000.000 Cộng số ps Số dư cuối quý 1.674.000.000 - 1.674.000.000 Biểu số 3.2: Sổ chi tiết giá vốn hàng bán mặt hàng thép ATC SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên hàng hoá: Thép ATC Quý 3/2008 NT GS Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ SH NT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác(521, 531, 532) A B C D E 1 2 3 4 5 … … … … … … … … … … 8/9/2008 HĐ 03083 8/9/2008 Bán thép ATC cho công ty XDĐTHN 131-XDĐT 60.000 11.200 672.000.000 0 0 … … … … … … … … … … Cộng số PS - DTT - GVHB - Lãi gộp 180.000 2.016.000.000 1.674.000.000 342.000.000 0 0 Biểu số 3.3: Sổ chi tiết bán hàng BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁN HÀNG Hoạt động nhập khẩu Quý 3/2008 STT Loại hàng Đơn vị Số lượng Giá vốn Doanh thu Các khoản giảm trừ Lãi gộp CP chung Lãi (lỗ) Thuế Khác (521, 531, 532) A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 … … … … … … … … … … … 3 Thép ATC kg 180.000 1.674.000.000 2.016.000.000 0 0 342.000.000 … … … … … … … … … … … Tổng 192.394.535.100 197.268.327.000 0 0 4.873.791.900 3.264.253.262 1.609.538.638 Biểu số 3.4: Bảng tổng hợp chi tiết bán hàng 3.3.2.8. Hoàn thiện phương pháp xác định kết quả hoạt động nhập khẩu Hoạt động nhập khẩu chịu ảnh hưởng rất lớn từ tỷ giá ngoại tệ. Doanh thu, chi phí tài chính là một khoản mục không nhỏ, ảnh hưởng nhiều đến kết quả kinh doanh. Do vậy, khi xác định kết quả hoạt động nhập khẩu công ty nên tính đến doanh thu và chi phí tài chính từ hoạt động nhập khẩu thì kết quả mới có thể phản ánh chính xác thực tế hoạt động nhập khẩu được. Công thức tính sẽ là: Lợi nhuận của Lợi nhuận gộp Lợi nhuận CPBH CPQLDN hoạt động kinh = về tiêu thụ + TC từ hoạt – phân bổ cho – phân bổ cho doanh hàng NK hàng NK động NK hoạt động NK hoạt động NK Lợi nhuận gộp Doanh thu Giá vốn hàng về tiêu thụ = tiêu thụ hàng – NK tiêu thụ hàng NK nhập khẩu trong kỳ Lợi nhuận TC Doanh thu TC Chi phí TC từ hoạt động = từ hoạt động – từ hoạt động nhập khẩu nhập khẩu nhập khẩu Chính vì vậy, công ty nên mở thêm sổ chi tiết doanh thu tài chính, chi phí tài chính từ hoạt động nhập khẩu. SỔ CHI TIẾT Tài khoản 5152 – Doanh thu tài chính hoạt động nhập khẩu Từ ngày 01/7/2008 đến 31/9/2008 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ - … … … … … … HĐ 036491 23/8/ 2008 Lãi chênh lệch tỷ giá tại thời điểm nhận hàng 156 972.000 … … … … … … K/c cuối quý 3 911 197.268.327.000 Cộng số ps Số dư cuối quý 197.268.327.000 197.268.327.000 - Biểu số 3.5: Sổ chi tiết doanh thu tài chính hoạt động nhập khẩu SỔ CHI TIẾT Tài khoản 6352: Chi phí tài chính hoạt động nhập khẩu Từ ngày 01/7/2008 đến 31/9/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ - … … … … … … HĐ 03489 23/8/ 2008 Lỗ chênh lệch tỷ giá tại thời điểm nhận hàng 156 2.448.000 … … … … … … K/c cuối quý 3 911 197.268.327.000 Cộng số ps Số dư cuối quý 197.268.327.000 197.268.327.000 - Biểu số 3.6: Sổ chi tiết chi phí tài chính hoạt động nhập khẩu KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Quý 3/2008 STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Doanh thu hoạt động nhập khẩu 197.268.327.000 2 Giá vốn hàng bán 192.394.535.100 3 Lợi nhuận gộp hoạt động xuất khẩu 4.873.791.900 4 Doanh thu tài chính hoạt động nhập khẩu 7.955.679.020 5 Chi phí tài chính hoạt động nhập khẩu 8.301.872.291 6 Chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động nhập khẩu 2.490.406.790 5 Chi phí QLDN phân bổ cho hoạt động nhập khẩu 773.846.472 6 Lợi nhuận thuần từ hoạt động xuất khẩu 1.263.345.367 Biểu 3.7: Kết quả hoạt động nhập khẩu hàng hoá quý 3/2008 3.3.2.9. Hoàn thiện công tác kế toán quản trị Công ty nên chú trọng hơn đến công tác kế toán quản trị bởi đây là một công cụ vô cũng hữu hiệu giúp cho các nhà quản lý có thể hoạch định chiến lược và đưa ra những quyết định chính xác. Việc bổ sung một nhân viên kế toán quản trị là vô cùng cần thiết để có thể phân tích cụ thể các loại chi phí, doanh thu, lợi nhuận dựa trên các Báo cáo kế toán quản trị; đồng thời việc thực hiện công tác kế toán quản trị phải được thực hiện nghiêm túc, chính xác và kịp thời. 3.4. Điều kiện thực hiện 3.4.1. Về phía Nhà nước Để đáp ứng với nhu cầu hội nhập quốc tế như hiện nay, Bộ Tài chính đã tiến hành nghiên cứu, xây dựng một khung pháp lý về kế toán rõ ràng và hợp lý hơn. Các quy định, chế độ kế toán đang trên đà hoàn thiện, do đó thường xuyên thay đổi. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn gặp một số khó khăn trong việc áp dụng các chế độ kế toán mới do sự thiếu đồng bộ giữa các văn bán pháp lý, các thông tư hướng dẫn chưa được ban hành kịp thời. Để tạo điều kiện cho công tác kế toán của các doanh nghiệp được thực hiện dễ dàng và kịp thời hơn, Bộ tài chính nên nhanh chóng xây dựng một hệ thống chuẩn mực, quy định kế toán đồng bộ, thống nhất. Kèm theo đó là các thông tư hướng dẫn được ban hành kịp thời. Hơn nữa, Bộ Tài chính cần nghiên cứu thay đổi một số quy định có liên quan đến hoạt động nhập khẩu, giúp cho các doanh nghiệp có thể vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán. Bên cạnh đó, Bộ Tài chính cần có những quy định cụ thể hơn về kế toán quản trị, giúp cho các doanh nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của công tác kế toán này. 3.4.2. Về phía công ty Haprosimex - Công ty cần tổ chức tốt công tác tuyển dụng nhân sự nhằm tuyển được các nhân viên kế toán có chuyên môn vững vàng, có phẩm chất đạo đức tốt, đồng thời bổ sung thêm số lượng nhân viên kế toán bởi số lượng nhân viên kế toán hiện nay của công ty là không đủ. Một số lượng hợp lý các nhân viên kế toán sẽ giúp cho công tác kế toán được thực hiện tốt và kịp thời. - Công ty nên xây dựng các chính sách thưởng phạt hợp lý, khuyến khích nhân viên hoạt động tích cực và hiệu quả. Đồng thời tạo điều kiện cho các nhân viên nâng cao trình độ, bổ sung kiến thức. 3.4.3. Về phía phòng kế toán công ty Haprosimex - Các nhân viên kế toán phải thường xuyên cập nhật các chuẩn mực, quy định kế toán mới, tích cực tìm hiểu và nghiên cứu các chuẩn mực kế toán quốc tế, có ý thức nâng cao trình độ kế toán và tiếng anh, thái độ làm việc nghiêm túc, hiệu quả. - Có sự phân chia công việc một cách hợp lý, phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi nhân viên kế toán. - Áp dụng linh hoạt các quy định, chuẩn mực kế toán phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp trên cơ sở vẫn tuân thủ chế độ kế toán. KẾT LUẬN Đất nước ta đang bước vào một giai đoạn phát triển của nền kinh tế mở cửa với nhiều cơ hội và thách thức. Mỗi doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và phương hướng phát triển của mình. Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội cũng không nằm ngoài quỹ đạo đó. Để đạt được các mục tiêu đã đặt ra, công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội đã nỗ lực hết mình, cải tiến, đổi mới các công cụ quản lý kinh tế, trong đó có kế toán, đặc biệt là kế toán nhập khẩu hàng hoá. Trong thời gian thực tập tại công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội, được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ nhân viên phòng kế toán của công ty, em đã có điều kiện tìm hiểu về công ty, công tác kế toán chung của công ty và đặc biệt là công tác kế toán nhập khẩu, tiêu thụ hàng nhập khẩu và xác định kết quả kinh doanh hoạt động nhập khẩu. Em nhận thấy rằng, công tác kế toán phần hành này tại công ty được tiến hành khá khoa học, hợp lý, phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Bên cạnh những thành tự đã đạt được trong những năm qua, công tác kế toán tại công ty cũng cò một số mặt hạn chế cần được khắc phục. Trên cơ sở đó, em đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá, tiêu thụ hàng nhập khẩu và xác định kết quả kinh kinh doanh hoạt động nhập khẩu tại công ty. Do trình độ còn hạn chế nên những đánh giá em đưa ra không thể tránh khỏi sai sót. Em hy vọng nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo và các cán bộ phòng kế toán bản chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị phòng kế toán công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của TS Nguyễn Hữu Ánh đã giúp em hoàn thành bản chuyên đề thực tập chuyên ngành này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hệ thống kế toán doanh nghiệp – Hướng dẫn lập chứng từ kế toán – Hướng dẫn ghi sổ kế toán. NXB Tài chính 2006 Báo cáo kiểm toán Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội – Năm 2007, 2008 Công bố thông tin của công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội – Năm 2008 Tài liệu do phòng kế toán của công ty Haprosimex cung cấp Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp, PGS.TS Đặng Thị Loan, NXB Đại học kinh tế quốc dân Các luận văn khoá 45,46 PHỤ LỤC Biểu 1: Yêu cầu phát hành thư tín dụng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập tự do hạnh phúc YÊU CẦU PHÁT HÀNH THƯ TÍN DỤNG Application for document credit Kính gửi: NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM, CHI NHÁNH HÀ NỘI Tên đơn vị: CÔNG TY SẢN XUẤT – XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP HÀ NỘI (HAPROSIMEX) Địa chỉ : 22 Hàng Lược, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: 04.38267708; Fax: (84-4) 8264014 Với mọi trách nhiệm vê phần mình, chúng tôi đề nghị ngân hàng phát hành Thư tín dụng theo loại sau bằng điện/ thư (x) Irrevocable ( ) Revocable ( ) Transferable ( ) Confirmed ANY BANK IN JAPAN EXEPT CITYBANK AND HSBC Người yêu cầu mở L/C: HANOI GENERAL PRODUCTION AND IMPORT – EXPORT COMPANY (HAPROSIMEX) Add: 22 Hang Luoc, Hanoi, Vietnam Người hưởng lợi: Steel Aritex Tary Company Add: Room 1001, First samba building 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan. Tel: 81.6.6244.9381 Fax: 81.6.6244.9536 Date of expiry: 30 August, 2008 32B Currency, Amount in figure and words: USD 32,400.00 Say: US Dollars thirty two thousand and four hundred only Tearm of shipment: Shipment from: Any Japan port Shipment to: Hai Phong port, Vietnam 45A. Description of goods: - Commodity: ATC Steel - Quality: Secondary grade - Origin: Japan - Packing: Bare Bundle - Shipping mark: Contract no 4532 - Quantity: 60,000 kg - Unit price: USD 0.54/kg - Amount: USD 32,400 47A. Special condition: Document to be presented within 15 days after B/L date but within the validity of the credit 71B Charge: All banks charges outside Vietnam including reimbursement charge are for account of Beneficiary. 72. This credit is subject to “The Uniform Customs and Pracice for Documentary Letter of credit, 1993 revision, ICC publication No.600”. Chỉ thị cho ngân hàng phát hành thư tín dụng: (x) Uỷ quyền ghi nợ tài khoản của chùng tôi số 311-100-819386-680-0 tại quý ngân hàng để thanh toán phí phát hành L/C. (x) Đơn vị chúng tôi xin cam kết nộp đủ số tiền khi kết thúc hợp đồng. Biểu 2: Sales contract no 4532 SALES CONTRACT NO 4532 Date: 5 August, 2008 Between: STEEL ARITEX TARY COMPANY Add: Room 1001, First samba building, 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan. Represented by Mr Jack Pattrick – Director Hereinafter refered to as the seller. And: HANOI GENERAL PRODUCTION AND IMPORT – EXPORT COMPANY (HAPROSIMEX) Add: 22 Hang Luoc, Hanoi, Vietnam Hereinafter refered to as the buyer. Represented by Cao Cự Tẩm – Director The buyer agrees to buy and the seller agrees to sell the following describles commodities under following term and conditions: I. DECRIPTION – QUALITY – QUANTITY - Decription: ATC Steel - Quality: Secondary grade - Quantity: 60,000 kg II. PRICE AND TOTAL AMOUNT The price is understood tobe CIF Hai Phong port, Vietnam in dollars as follows: - Price unit: USD 0.54/kg - Total amount: USD 32,400 Say: US Dollars thirty two thousand and four hundred only. DELIVERY TIME Within 30 days after receiving L/C PAYMENT The payment for 100% of the sales contract value amounting USD 32,400 will be paid after advising bank receive all document from the seller as follows: Signed detailed commercial invoice in three originals Detailed packing list in three originals Certificate of quality/ quantity and weight issued by the Manufacturer in three originals The seller’s Certificate certifying that 01 copy Bill of Lading, 01 original Comercial Invoice, 01 original Packing list, 01 copy of certificate of quality and quantity. The advising bank is: Vietinbank, Hanoi branch 2 Floor 142 Đoi Can, Hanoi, Vietnam The buyer and the seller will be bear bank charge in their respective country but charges for amendent and extension of L/C shall be bome by the requiring party. CLAIM In case of discrepancy arsing in respect of quantity, the survey report issued by Vinacontrol will be legal for making claim to the seller. ARBITRATION This contract will be governed by the provision of “ INCOTERM 2000”. If any dispute rise under this contract that is not settled by an amicable between the two parties, the matter will be transferred to international Arbitration center attached to the chamber of commercial Industry of Vietnam in Hanoi for the final settlement. The decision taken by Arbitration center wil be the final and all the fees and expenses occurred shall be bome by losing party. GENERAL CONDITION By signing this contract previous correspondence and negotiations connected here with shall become mull and void. This contract comes into effect from singing date, any amendment and additional clause to these conditions shall be valid only if in writing and duly confirmed by the two parties. This contract is made in English and to be by Fax. FOR THE SELLER FOR THE BUYER Biểu 3: Quantity and quality certificate STEEL ARITEX TARY COMPANY Add: Room 1001, First samba building, 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan. QUANTITY AND QUALITY CERTIFICATE TO WHOM IT MAY CONCERN: DATE: 12/08/2008 L/C NO DRAWN UNDER: HSBC, OSAKA BRANCH COMMODITY: ATC STEEL QUANTITY: 60.000 KG SHIPMENT: SHIPPED: PROMPT FROM: OSAKA PORT, JAPAN TO: HAI PHONG PORT, VIETNAM SAILING ON/ABOUT: 2008 ----------------------------------------------------------------------------------------------------- WE CERTIFYING THAT: 1, Above – mentioned quality as per your contract and are in good condition. 2, Above – mentioned quantity are as per your contract and true and correct. Biểu 4: Packing list STEEL ARITEX TARY COMPANY Add: Room 1001, First samba building, 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan. PACKING LIST Date 12/08/2008 Inv no: Japan/ SATC Inv of: ATC Steel Shipper by: Steel Aritex Tary company To messrs: HANOI GENERAL PRODUCTION AND IMPORT – EXPORT COMPANY (HAPROSIMEX) Per m/ss: Sailing on or about: 2008 From: Osaka Port To Hai Phong Port, Vietnam Packages Description Quantity Net weight Gross weight ATC Steel Origin: Japan Weight: by actual weight Packing: in new single big boxes Of 100 kg net each. Biểu 5: Commercial invoice STEEL ARITEX TARY COMPANY Add: Room 1001, First samba building, 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, Osaka, Japan. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Date 12/08/2008 COMMERCIAL INVOICE NO: 036491 THE SHIPPER: FOR ACCOUNT AND RISK OF MESSRS: STEEL ARITEX TARY COMPANY HANOI GENERAL PRODUCTION AND Add: Room 1001, First samba building, IMPORT – EXPORT COMPANY 2-6-5 Minamihommachi, Chuoku, 22 Hang Lươc, Hoan Kiem district, Hanoi, Osaka, Japan . Vietnam. From: Osaka, Japan. To: Hai Phong, Vietnam SHIPPING MARKS DESCRIPTION OF GOODS QUANTITY SHIPPED(KG) UNIT PRICE (USD) AMOUNT (USD) ATC STEEL (Secondary grade) 60,000 0.54 32,400 TOTAL 32,400 Say: US dollars thirty two thousand four hundred only. STEEL ARITEX TARY COMPANY Biếu 6: Hợp đồng kinh tế số 57590/2008 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 57590/2008 Hôm nay, ngày 15/8/2008 tại văn phòng công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex) Bên A (bên mua): Công ty xây dựng đô thị Hà Nội Địa chỉ: 83 Văn Cao, Quận Ba Đình, Hà Nội Số tài khoản: 478-100-865968-869-0, ngân hàng ngoại thương Việt Nam Điện thoại: 04.36786971; Fax: (84-4).98606889 Số tài khoản: 13459-3642-3577, ngân hàng ngoại thương Việt Nam Đại diện bên A: Ông Võ Việt Ba - Chức vụ: Giám đốc Bên B (bên bán): Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex) Địa chỉ: 22 Hàng Lược – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại: 04.38267708; Fax: (84-4) 8264014 Số tài khoản: 311-100-819386-680-0, ngân hàng công thương Việt Nam Đại diện bên B: Ông Cao Cự Tẩm - Chức vụ: Giám đốc Hai bên đã thoả thuận và thống nhất các điều khoản sau: TÊN, SỐ LƯỢNG, GIÁ CẢ HÀNG HÓA * Tên hàng: Thép ATC của nhà cung cấp Steel Aritex Tary Company * Só lượng: 60.000 kg * Giá cả: Đơn giá: 11.200 VNĐ/kg Trị giá lô hàng chưa bao gồm thuế: 672.000.000 VNĐ Tổng trị giá hợp đồng: 739.200.000 (đã bao gồm thuế GTGT 10%) GIAO NHẬN HÀNG HOÁ Khi hàng nhập khẩu đã về nhập kho, bên B sẽ thông báo cho bên A. Bên A sẽ thông báo cho bên B thời gian và địa điểm giao hàng. Bên B có trách nhiệm vận chuyển hàng hoá đến nơi quy định. III. TIẾN ĐỘ GIAO HÀNG Bên B sẽ giao hàng cho bên A trong vòng 60 ngày kể từ thời điểm ký kết hợp đồng. Nếu tiến độ giao hàng chậm do bất khản kháng, bên B phải có trách nhiệm thông báo với bên A. Nếu chậm quá 10 ngày bên B phải chịu phạt 0,2 % giá trị hợp đồng. Nếu chậm quá một tháng bên A sẽ đơn phương huỷ bỏ hợp đồng và bên B sẽ thực hiện chịu phạt không thực hiện hợp đồng theo luật định. PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN Sau khi nhận hàng, bên A sẽ thanh toán toàn bộ tiền hàng cho bên bằng hình thức chuyển khoản. Chi phí vận chuyển do bên B chịu trách nhiệm thanh toán. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN Trách nhiệm của bên A - Thanh toán đủ tiền hàng cho bên B theo như thoả thuận. - Sau hàng nhập khẩu đã về kho, bên B đã thông báo cho bên A, bên A phải có kế hoạch nhận hàng không quá 10 ngày kể từ thời điểm hàng về nhập kho của bên B. 2. Trách nhiệm của bên B - Giao hàng đúng theo thoả thuận kèm các giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hoá. - Vận chuyển hàng đến nơi quy định theo như yêu cầu của bên A. VI. CAM KẾT CHUNG Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản của hợp đồng, không bên nào được đơn phương thay đổi hoặc huỷ bỏ hợp đồng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có những thay đổi lớn, hai bên sẽ cùng bàn bạc, thống nhất và bổ sung bằng phụ lục hợp đồng. Trường hợp có sự bất đồng ý kiến hoặc tranh chấp giữa hai bên mà không tự giải quyết được thì phải đưa ra giải quyết tại Toà án kinh tế Hà Nội. Quyết định của toà sẽ là quyết định cuối cùng đối với hai bên và bên thua kiện sẽ phải thanh toán tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến việc tranh chấp. Đại diện bên A Đại diện bên B (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) Biếu 7: Giấy báo Nợ VIETINBANK HANOI GIẤY BÁO NỢ Ngày 15/08/2008 Tài khoản Số tiền Nợ 311-100-819386-680-0 Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội USD 32.400 Có VIETINBANK HANOI USD 32.400 Số tiền bằng chữ: ba mươi hai nghìn bốn trăm đô la Mỹ Nội dung: Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp nước ngoài TTViên Kiểm soát Trưởng phòng Giám đốc Biểu số 8 : Hoá đơn GTGT dịch vụ uỷ thác nhập khẩu HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL PX/2008B GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số: 0356 Liên 3: Nội bộ Ngày 29 tháng 7 năm 2008 Đơn vị cung cấp dịch vụ: Công ty sản xuất – xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Địa chỉ: 22 Hàng Lược, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Mã số thuế: 0100101724 Số tài khoản: 311-100-819386-680-0, ngân hàng công thương Việt Nam Điện thoại: 04.38267708 Đơn vị mua dịch vụ: Công ty cổ phần may 10 Địa chỉ: 24 Sài Đồng – Long Biên – Hà Nội Điện thoại: 04.36789857; Fax: (84-4).9860662 Số tài khoản: 13459-3444-3577, ngân hàng ngoại thương Việt Nam Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng STT Tên dịch vụ Thành tiền A B C 1 Uỷ thác nhập khẩu 11.417.560 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.141.756 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.559.316 Số tiền viết bằng chữ: mười hai triệu năm trăm năm mươi chín nghìn ba trăm mười sáu đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)