Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương

n kế toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng. Tự chịu trách nhiệm trước Pháp luật và bình đẳng trước Pháp luật. II- Chức năng, nhiệm vụ của Công ty May II Công ty May II được thành lập với chức năng chính là sản xuất kinh doanh mặt hàng may mặc xuất khẩu, nội địa và các phụ liệu ngành may. Công ty có trách nhiệm : - Sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký và mục đích thành lập. - Bảo toàn và phát triển vốn được giao. - Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Thực hiện phân phối theo lao động và không ngừng chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần, bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hóa, khoa học kỹ thuật và chuyên môn cho CBCNV. - Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trường giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng. III . Tổ chức bộ máy quản lý và có cấu sản xuất kinh doanh của Công ty III . 1- Tổ chức bộ máy quản lý Công ty May II - Hải Dương là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Sở Công nghiệp Hải Dương, bộ máy quản lý, điều hành của Công ty May II được tổ chức kết hợp hai hình thức trực tuyến và chức năng. Hình thức này phù hợp với Công ty để quản lý và điều hành tốt quá trình sản xuất trong Công ty để quản lý và điều hành tốt quá trình sản xuất trong cơ cấu trực tuyến và chức năng, quyền lực của doanh nghiệp tập trung vào Giám đốc Công ty. Sơ đồ 3 : Tổ chức bộ máy của Công ty Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Bảo vệ Phòng Hành chính Phòng KCS Phòng Kế toán tài vụ Phòng Tổ chức lao động Phòng Kỹ thuật Phòng Kế hoạch Phòng Cơ điện Tổ may 13 Tổ hoàn thành Tổ pha cắt Tổ may I III.2- Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, các phòng ban 1- Giám đốc Công ty Giám đốc Công ty do Nhà nước bổ nhiệm là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty - Giám đốc điều hành và quản lý theo chế độ thủ trưởng. 2- Phó Giám đốc Công ty Là người giúp việc cho Giám đốc Công ty điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo phân công của Giám đốc. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ được phân công. 3- Kế toán trưởng Công ty Là người đứng đầu bộ máy tài chính kế toán giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức, thực hiện công tác tài chính kế toán thống kê của Công ty theo đúng Pháp lệnh kế toán thống kê. Kế toán trưởng Công ty có quyền và nhiệm vụ theo điều lệ kế toán trưởng. 4- Phòng Kế hoạch ( gồm 12 người) Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc về công tác kế hoạch hóa và điều độ sản xuất, tìm người và thị trường mua các yếu tố đầu vào, bán các yếu tố đầu ra. Nhiệm vụ: - Trên cơ sở mục tiêu trên, chiến lược và thị trường, xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn phù hợp với nguồn lực của Doanh nghiệp. - Phân bổ kế hoạch tháng, quý cho các đơn vị. - Điều độ sản xuất, phối hợp hoạt động của các đơn vị thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả cao nhất. - Khai thác, tiếp nhận, quản lý, cấp phát vật tư nguyên phụ liệu chính xác, kịp thời phục vụ sản xuất . - Thanh quyết toán hợp đồng, vật tư, nguyên phụ liệu với các khách hàng và các đơn vị nội bộ. - Tổ chức tốt việc tiêu thụ: Giao hàng gia công, bán hàng sản xuất và các dịch vụ khác. - Lập báo cáo thống kê kế hoạch quy định. 5- Phòng Kỹ thuật (gồm 26 người) Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất. Nhiệm vụ: - Xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ sản xuất các loại sản phẩm, đề xuất phương hướng phát triển cơ cấu mặt hàng, nghiên cứu sản xuất các loại sản phẩm mới. - Xây dựng và chỉ đạo thực hiện chương trình công nghệ sản xuất các loại sản phẩm, đề xuất phương hướng phát triển cơ cấu mặt hàng, nghiên cứu đề xuất các loại sản phẩm mới. - Xây dựng và chỉ đạo thực hiện chương trình nghiên cứu sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất phát triển khoa học công nghệ. - Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật - tổ chức hướng dẫn kiểm tra và quản lý chất lượng sản phẩm . - Tổ chức may mẫu, chế thử, giác mẫu. - Quản lý kỹ thuật và tình trạng thiết bị máy móc, hệ thống điện trong Công ty. 6. Phòng Tổ chức lao động. (Gồm 4 người) Chức năng: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức - nhân sự - tiền lương- pháp chế. Nhiệm vụ: - Nghiên cứu đề xuất tham mưu cho lãnh đạo, về sắp xếp bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất. Cụ thể hoá chức năng nhiệm, quyền hạn của từng đơn vị trong bộ máy. - Thực hiện nghiệp vụ tuyển dụng, sắp xếp, bố trí lao động phù hợp với trình độ năng lực, sức khoẻ và tổ chức sản xuất của Công ty. - Xây dựng và thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng lương, nâng bậc và chính sách chế độ quyền lợi của người lao động về BHXH, BHYT … - Tham mưu cho cấp uỷ, giám đốc xây dựng bồi dưỡng và quy hoạch cán bộ. - Chủ trì xây dựng các quy chế trả lương, quy chế khen thưởng, các nội quy, quy định trong Công ty. Hướng dẫn theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy chế đã được ban hành. - Xây dựng định mức lao động, đơn giá tiền lương, thực hiên nghiệp vụ thanh toán lương cho cán bộ CNV trong Công ty. - Xây dựng kế hoạch và theo dõi công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động . - Quản lý hồ sơ, sổ BHXH, sổ lao động cán bộ CNV. - Chỉ đạo quản lý trạm y tế chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho cán bộ CNV. 7. Phòng Kế toán tài vụ.(Gồm 5 người) Chức năng: Hạch toán kế toán, thống kê. Nhiệm vụ: Thu thập, ghi chép chính xác phát sinh hàng ngày để phản ánh tình hình biến động vật tư, hàng hoá, tài sản, tiền vốn của Công ty. - Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán thu chi tài chính của Công ty. - Thực hiện các nghiệp vụ vay trả với các tổ chức ngân hàng, các tổ chức và cá nhân có liên quan tín dụng. - Chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ kế toán thống kê của các đơn vị trong Công ty. - Kiểm kê định kỳ, đánh giá tài sản. - Phân tích hoạt động kinh tế, giúp lãnh đạo đề ra các giải pháp có hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 8. Phòng KCS.(Gồm 12 người) Chức năng: Giám sát và kiểm tra chất lượng sản phẩm, ngăn ngừa sản phẩm hàng hoá không đủ tiêu chuẩn chất lượng đến tay khách hàng. Nhiệm vụ: - Giám sát kiểm tra chất lượng nguyên liệu trước khi nhập. - Giám sát kiểm tra chất lượng bán thành phẩm sau khi cắt và ép mex. - Giám sát kiểm tra chất lượng trên dây truyền may. - Giám sát kiểm tra chất lượng sản phẩm đã hoàn thành. - Giám sát kiểm tra quá trình bao gói, đóng hòm . 9. Phòng Hành chính. ( Gồm 11 người) Là phòng lập các chương trình đi công tác của Giám đốc, phó giám đốc, quản lý trang thiết bị văn phòng. Lập kế hoạch mua sắm đồ dùng văn phòng, trang thiết bị phục vụ cho lãnh đạo và các phòng ban nghiệp vụ. Thực hiện công tác tạp vụ, lễ tân, phục vụ các cuộc họp, hội nghị trong Công ty. Thực hiện nghiệp vụ văn thư, đánh máy, photo… 10. Phòng Cơ điện.(Gồm 8 người) Tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty về phần cơ điện và lập kế hoạch sửa chữa lớn và sửa chữa nhỏ về phần máy móc, thiết bị… 11. Ban Bảo vệ.(Gồm 11người) Chức năng: Thực hiện các nghiệp vụ bảo vệ và vệ sinh nhà xưởng, vệ sinh môi trường. Nhiêm vụ: - Thực hiện nhiệm vụ vệ sinh nhà xưởng, vệ sinh môi trường. - Phục vụ nước uống toàn bộ khu vực sản xuất. - Bảo vệ Công ty an toàn 24/24 giờ, trông giữ, sắp xếp phương tiện đi lại của cán bộ CNV trong Công ty. III.3 - Khái quát về quá trình sản xuất quần áo Sơ đồ quy trình sản xuất quần áo. Xuất phát từ những đặc điểm trong may công nghiệp để đảm bảo sản xuất liên tục, năng suất và chất lượng cao, quá trình sản xuất trong may công nghiệp được chia làm 2 quá trình: + Quá trình chuẩn bị sản xuất. + Quá trình sản xuất chính. * Quá trình chuẩn bị sản xuất là nhiệm vụ tính toán cân đối chuẩn bị tất cả các điều kiện về vật tư, chuẩn bị về kỹ thuật (Thiết kế các loại mẫu lập quy trình công nghệ) làm cơ sở cho quá trình sản xuất chính. * Quá trình sản xuất là sự tổ chức thực hiện, bám sát tiêu chuẩn kỹ thuật, các chỉ tiêu định mức kinh tế - kỹ thuật, xây dựng các phương pháp công để tổ chức sản xuất ở các công đoạn nhằm tăng năng suất và chất lượng đáp ứng thời gian giao hàng của mỗi loại sản phẩm . Nhìn vào sơ đồ ta thấy quá trình sản xuất quần áo được chia thành 5 công đoạn : + Chuẩn bị vật tư, nguyên phụ liệu tại kho nguyên liệu. + Chuẩn bị kỹ thuật nghiên cứu thực nghiệm, xây dựng dự án công nghệ. + Công đoạn cắt. + Công đoạn may. + Công đoạn hoàn thành. Năm công đoạn này liên kết mật thiết với nhau, năng suất chất lượng của mỗi công đoạn đều có ảnh hưởng trực tiếp đến nhau. Quá trình sản xuất quần áo trong may công nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng. Quá trình này bao quát toàn bộ các công việc cơ bản, từ khi nguyên liệu nhập kho đến khi sản phẩm xuất xưởng. Nó thể hiện được mối quan hệ mật thiết giữa các bước công việc với nhau, với quá trình sản xuất . Qua quá trình sản xuất thì họ có thể biết được vị trí và ảnh hưởng của nó đến năng suất, chất lượng sản phẩm của toàn đơn vị mà từ đó phấn đấu vươn lên để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. III.4 - Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Cùng với nhiệm và vai trò của mình, xuất phát từ đặc điểm của tổ chức sản xuất và quản lý của Công ty bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Tức là toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng Kế toán tài vụ của Công ty. Các tổ sản xuất nhận giao khoán chỉ ghi sổ sách lưu giữ nội bộ, còn các chứng từ liên quan phải gửi lên phòng Kế toán tài vụ. Tại đây nhân viên kế toán sẽ tập hợp số liệu ghi sổ, hạch toán chi phí, tính kết quả kinh doanh, lập các Báo cáo tài chính. Phòng Kế toán tài vụ gồm 5 người được phân công nhiệm vụ theo chuyên môn: Kế toán trưởng: Phụ trách chung, có nhiệm vụ chỉ đạo nghiệp vụ, hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán, thống kê phân tích thông tin kinh tế trong Công ty. Tập hợp số liệu trong kỳ để lập các Báo cáo tài chính. Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ về quản lý kế toán tài chính và chế độ kế toán . Kế toán tổng hợp : Có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ, báo cáo Kế toán trưởng để tính giá thành, theo dõi tình hình tăng, giảm và trích khấu hao TSCĐ. Đôn đốc, kiểm tra công việc kế toán hàng ngày. Kế toán thanh toán Ngân hàng: Theo dõi các chứng từ thu, chi tiền gửi Ngân hàng, mở sổ chi tiết tình hình thanh toán. Ngoài ra còn có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh vào chứng từ, sổ sách tiền gửi , tiền vay Ngân hàng. Kế toán TSCĐ: Ghi chép, tổng hợp chính xác số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng TSCĐ trong toàn Công ty. Đồng thời tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất, theo dõi lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ. Thủ quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp kiêm nhiệm vụ bảo quản con dấu Công ty. Sơ đồ 5: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty May II Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Ngân hàng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán TSCĐ 1. Hệ thống tài khoản Kế toán áp dụng Công ty May II- Hải Dương áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKTngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính. Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý ngành may mặc, Công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp II, cấp III và các tiểu khoản liên quan phù hợp với điều kiện đặc thù trong công tác quản lý kinh doanh của Công ty. 2. Hình thức Sổ kế toán Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. * Các loại Sổ kế toán, kết cấu mẫu sổ và cách ghi sổ để hệ thống hoá thông tin theo hình thức Chứng từ ghi sổ : + Sổ kế toán tổng hợp : Bao gồm sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái. - Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ : Dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ đã lập và để hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh, đã lập chứng từ ghi sổ theo trật tự thời gian nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ đã lập và phản ánh được đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chinh phát sinh, không để thất lạc hoặc bỏ sót khi ghi sổ kế toán tổng hợp. Số hiệu của chứng từ ghi sổ do kế toán viên lập chứng từ ghi sổ trật tự theo số tự nhiên trong suốt niên độ kế toán ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ hoặc có thể ghi theo từng quý(kỳ kế toán ). - Sổ Cái : Là sổ tài khoản cấp I. Sổ Cái có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời, song phải đánh số trang Sổ Cái và đăng ký theo quy định . + Sổ kế toán chi tiết: Cũng được mở ra cho tất cả các tài khoản cấp I cần theo dõi chi tiết như các hình thức kế toán khác. * Kế toán trình bày quy trình tổng hợp và lập các Báo cáo tài chính sau: + Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B01 - DN /TCT. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh : Mẫu số B02 - DN/TCT. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 - DN/TCT. + Thuyết minh Báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DN/TCT. Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý của Công ty còn ban hành thêm các báo cáo khác, có tính quản trị giúp cho lãnh đạo Công ty nắm được tình hình tài chính, kinh doanh của Công ty, từ đó xác định phương hướng và ra các quyết định trong kinh doanh . 3. Các chứng từ sử dụng + Phiếu nhập kho. + Bảng chấm công. + Bảng thanh toán lương sản phẩm. + Phiếu thu, chi tiền mặt. + Thẻ kho. + Biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật. + Hoá đơn bán hàng. ….. Sơ đồ 6: Hình thức Kế toán Chứng từ ghi sổ. Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối TK Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú : Ghi hàng ngày. : Ghi đối chiếu. : Ghi cuối tháng. III.5 - Kết quả hoạt độngkinh doanh của Công ty May II những năm gần đây Để sản xuất kinh doanh có hiệu quả điều quan trọng đầu tiên đối với một đơn vị sản xuất gia công xuất khẩu là phải có nguồn hàng ổn định và giá gia công hợp lý. Đây không phải là mới nhưng với Công ty lại là vấn đề quan trọng, bởi lẽ về khách quan nguồn công việc dự báo trong những năm gần đây có xu hướng giảm có nhiều khách hàng có khả năng chuyển dần sang thị trường Trung Quốc. Mặt khác đơn giá giảm do đồng tiền chung Châu Âu xuất hiện. Về phía chủ quan do đầu tư mở rộng, năng lực sản xuất đòi hỏi lượng công việc cũng phải tăng theo. Vì vậy, ngay từ những năm trước lãnh đạo Công ty đã chủ động tích cực làm việc với khách hàng, với Bộ Thương Mại để đảm bảo nguồn hàng ổn định trong cả năm và hạn ngạch cho nhu cầu xuất khẩu. Mặt khác tranh thủ khách hàng không thường xuyên, khách hàng nội địa để xen kẽ thời gian chuyển vụ vì thế trong cả năm 2001 Công ty đã lắp đặt 4 dây truyền mới đưa vào sản xuất nhưng không lúc nào phải nghỉ do không có việc làm . Do công ăn việc làm đầy đủ với sự chỉ đạo, điều hành sản xuất sâu sát, biết phối hợp chặt chẽ các biện pháp quản lý với đòn bẩy tiền lương, tiền thưởng công tác thi đua nên tạo ra không khí thi đua sôi nổi, nếp làm ăn khoa học thúc đẩy nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, hiệu quả kinh tế. Những thành tựu đáng kể trên được thể hiện qua bảng biểu sau: Bảng 1 Chỉ tiêu ĐVT Năm 1999 Năm2000 Năm 2001 - Vốn SXKD Triêu đồng 3.168 5.801 7.658 Vốn pháp định Triệu đồng 1.390 1.607 1.827 - Giá tri sản xuất công nghiệp Triệu đồng 780 990 1.550 - Sản phẩm thực hiện 1000 chiếc 160 190 275 - Doanh thu Triệu đồng 5.300 8.200 14.800 Xuất khẩu 1000$ 400 550 900 - Thu nhập bình quân 1000 đồng 520 600 620 - Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 128 230 278 - Nộp ngân sách Triệu đồng 116 190 660 - Lao động Người 500 600 811 IV. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty May II IV.1- Đặc điểm về lao động tại Công ty May II Trong cơ chế quản lý hiện nay, mọi doanh nghiệp đều phải tự vươn mình lên tìm chỗ đứng cho bản thân thông qua chất lượng sản phẩm, tay nghề lao động, trình độ quản lý sản xuất kinh doanh …Để hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh của mình các doanh nghiệp không những phải đảm bảo chất lượng lao động của mình mà còn phải đảm bảo kết cấu lao động hợp lý. Qua đó, Công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ lao động với kết cấu, trình độ chuyên môn, tay nghề cũng như số lượng và chất lượng tương đối hợp lý, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của Công ty. Tính đến ngày 31/12/2001 Tổng số lao động của Công ty là 811 người. Trong đó Nữ 609 người (75%), Nam 202 người(25%). Bảng 2 : Bảng thống kê lao động STT Nội dung Số lao động(người) Tỷ trọng(%) 1 Tổng số CNV trong Công ty 811 100 2 Số lao động gián tiếp 87 10,7 3 Số lao động trực tiếp 724 89,3 4 Số người có trình độ đại học 67 8,26 5 Lao động phổ thông 657 81,01 6 Số CN hợp đồng dài hạn 623 76,8 7 Số CN hợp đồng ngắn hạn 38 4,68 8 Tổng số công nhân nữ 609 75,09 9 Tổng số công nhân nam 202 25,91 Phân loại lao động theo độ tuổi: + Tỷ lệ người ở độ tuổi 22 đến 30 chiếm 57%. + Tỷ lệ người ở độ tuổi 30 đến 45 chiếm 35%. + Tỷ lệ người ở độ tuổi 45 đến 55 chiếm 8%. Số lượng công nhân thì được chia đều ở các tổ may. Công ty cũng luôn đảm bảo cho các tổ có khối lượng công việc ngang nhau. Tránh để trường hợp tổ này thì nhiều việc còn tổ kia thì nhàn rỗi. Toàn bộ lực lượng lao động của Công ty phân làm 2 loại chủ yếu: + Bộ phận lao động trực tiếp : Là bộ phận lao động sản xuất trực tiếp tại các tổ may. + Bộ phận lao động gián tiếp : Là bộ phận lao động thuộc khối quản lý và khối hành chính văn phòng. Trong mỗi loại lao động được chia làm 3 loại A, B, C: * Đối với lao động trực tiếp : - Loại A: Được tính hệ số là 0,28. + Trình độ tay nghề hoàn thành vượt mức kế hoạch và chất lượng sản phẩm luôn đạt loại A, sử dụng thành thạo máy. + Có sức khoẻ tốt. + Chấp hành nội quy, kỷ luật lao động. - Loại B : Được tính hệ số 0,18. + Trình độ tay nghề trung bình. + Sức khoẻ còn hạn chế . + ý thức kỷ luật tốt nhưng đôi lúc còn bị nhắc nhở. - Loại C : Được tính hệ số là 0,13. + Trình độ tay nghề yếu kém. + Sức khoẻ yếu. + ý thức kỷ luật chưa cao. * Đối với cán bộ CNV chức ở bộ phận gián tiếp : Loại A : Có hệ số là 0,16. + Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. + Có sức khoẻ tốt. + ý thức kỷ luật tốt. Loại B : Có hệ số là 0,13. + Trình độ chuyên môn nghiệp vụ trung bình. + Sức khoẻ còn hạn chế. + ý thức tổ chức kỷ luật tốt. Loại C : Có hệ số là 0,1. + Trình độ nghiệp vụ chưa tốt. + Sức khoẻ còn hạn chế. + ý thức kỷ luật chưa cao. IV.2- Quy chế quản lý, sử dụng lao động và sử dụng quỹ lương * Quy chế quản lý lao động . Để quản lý lao động trong Công ty có hiệu quả, hàng năm Công ty tiến hành kiểm tra, đánh giá chất lượng lao động, từ đó phân loại và đánh giá năng lực, trình độ nhằm giúp cho việc sử dụng lao động có hiệu quả tối đa. Trong quá trình kiểm tra, đánh giá tay nghề Công ty đã chú trọng đến 3 mặt: + Trình độ tay nghề. + Sức khoẻ. + ý thức tổ chức kỷ luật. Vấn đề này được tiến hành thường xuyên, liên tục trong năm đối với tất cả các cán bộ CNV. Từ đó đưa ra tiêu chuẩn đánh giá thành tích công tác của lao động toàn Công ty. * Quy chế sử dụng quỹ lương : Hàng tháng khi tiến hành chia lương ở từng tổ trong phân xưởng sẽ tính được tổng quỹ lương của phân xưởng được Công ty trả, nếu số tiền còn dư được chia đều cho tổng số công nhân của toàn phân xưởng sau khi đã trừ đi phần phụ cấp trách nhiệm phân xưởng trả cho tổ trưởng. - Lương chế độ (kỳ I) : Trả theo hệ số lương chuyên môn nghiệp vụ và phụ cấp (nếu có) của người lao động được hưởng theo Nghị định 26/CP của Chính Phủ làm cơ sở xác định cho các chế độ khác như : BHXH, BHYT, trợ cấp thôi việc, tiền lương ngừng việc… Công thức : Lương kỳ I = Hcb x TLmin Trong đó: Hcb : Hệ số lương cấp bậc theo bảng lương quy định của Nhà nước . TLmin : Tiền lương tối thiểu theo quy địnhcủa Nhà nước. - Lương năng suất(kỳ II) : Trả theo chức danh công việc thực tế gắn với hiệu quả công việc đảm nhiệm: Công thức: TC = LK x HS x NC. Trong đó : - TC : Tiền công . - LK : Lương khoán. - HS : Hệ số tiền lương. - NC : Ngày công. V. Các hình thức tính lương và trả lương của Công ty May II Để đảm bảo tính lương và các khoản trích theo lương từng ngày, tháng chính xác theo đúng nguyên tắc, chế độ của Công ty, kế toán tiền lương nhận bảng lương ở các tổ sau đó kế toán tập hợp các chứng từ số liệu, từ các bảng thanh toán lương để lập bảng tổng hợp lương và BHXH toàn Công ty. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ hạch toán lao động ( giấy nghỉ phép, giấy báo thai sản, con ốm., ốm…) để ghi vào bảng chấm công ở các tổ may. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ trên, kế toán ghi vào bảng thanh toán lương. Trước khi ghi kế toán có trách nhiệm đối chiếu với bảng chấm công, với các chừng từ xem hợp lệ không để làm cơ sở thanh toán. Các khoản trích theo lương hàng tháng phải tính theo chế độ quy định hiện hành. + BHXH : Đơn vị sử dụng lao động trích 15% trên lương chế độ và tính vào chi phi sản xuất kinh doanh . + BHYT : Đơn vị sử dụng lao động trích 2% trên lương chế độ và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. + KPCĐ : Đơn vị sử dụng lao động trích 2% trên lương thực trả và tính vào quy chế sản xuất kinh doanh. Ngoài ra đơn vị còn phải tính một phần đóng góp của người lao động theo quy định, được khấu trừ vào lương cán bộ CNV ( BHXH: 5% lương chế độ, BHYT: 1% lương chế độ, KPCĐ: 1% lương thực trả) Trên cơ sở quyết toán tài chính năm Công ty căn cứ vào sản lượng thực hiện và đợn giá tiền lương được duyệt để tính quỹ lương được chi trong năm, đối chiếu với quỹ lương và trình Giám đốc phê duyệt. 1- Cách tính lương theo chế độ (lương cơ bản) của Công ty Để tính lương cơ bản cho CNV trong toàn Công ty một cách chính xác và đầy đủ dựa trên Nghị định 28/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/3/1997 và quy định kể từ ngày 1/1/2001 mức lương tối thiểu là 210.000 đồng căn cứ để tính lương dựa trên bậc lương, lương phụ cấp trách nhiệm và mức lương tối thiểu quy định. Công thức: Mức lương chế độ theo = Hệ số cấp bậc x Mức lương tối thiểu. Nghị định 28/CP Lương chế độ theo = Hệ số cấp x Mức lương + Phụ cấp Nghị định 28/CP bậc tối thiểu trách nhiệm Ví dụ: Tính lương của Ông: Vũ Ngọc Linh với chức danh là Trưởng phòng nghiên cứu thị trường - Phòng kế hoạch. - Lương khoán theo thời gian: 33.800 x 0,8 x 20,8 = 562.400 đồng/1 tháng. - Lương tiền thưởng = (thêm giờ + lễ,phép + lương sản phẩm) x hệ số tiền thưởng = (3.000 + 132.500 + 562.400) x 0,16 = 112.00 đồng. - Tổng cộng lương = Lương sản phẩm + Thêm giờ + Lễ, phép + Tiền thưởng = 562.400 + 3.000 + 132.500 + 112.000 = 809.900đồng. - Các khoản trừ: BHXH (5%) = 688.800 x 0,05 = 34.400 đồng. BHYT (1%) = 688.800 x 0,01 = 6.900 đồng. Ví dụ: Cách tính lương của công nhân tổ may: - Tính lương củ Vũ Ngọc Nhàn: + Lương cơ bản = 210.000 x 1,4 = 294.000 đồng/ tháng. + Lương sản phẩm = 226.700 đồng. + Tiền thêm giờ = 10.000 đồng. + Tiền lễ, phép = Lcb/26 x 5 = 294.000/ 26 x 5 = 56.500 đồng. + Tiền thưởng = ( Lương sp + Thêm giờ + tiền phép) x HSTT = (226.700 + 10.000 + 56.500) x 0,23 = 67.000 đ. - Tính lương của Vũ Thị Tuyết: + Lương cơ bản = 210.000 x 1,4 = 294.000 đồng. + Lương sản phẩm = 218.600 đồng. + Thêm giờ = 10.000 đồng. + Lễ, phép = 56.500 đồng. + Tiền thưởng = 51.000 đồng. Tổng = 336.100 đồng. + BHXH = 14.700 đồng. + BHYT = 2.900 đồng. Bảng 6 Biểu tổng hợp thanh toán lương. Tháng 01 năm 2002 STT Đơn vị Tổng lương BHXH BHYT Còn lĩnh Ký nhận 1 Văn phòng 5.031.400 225.900 45.400 4.760.100 2 Phòng Kế hoạch 5.958.400 291.600 58.300 5.608.500 3 Phòng Kỹ thuật 7.485.600 361.400 77.500 7.046.700 4 Phòng Hành chính 3.572.300 127.600 34.200 3.410.500 5 Phòng KCS 5.272.300 210.000 47.600 5.016.900 6 Tổ Cơ điện 3.328.100 114.900 26.100 3.187.100 7 Tổ Bảo vệ 6.215.100 84.100 37.200 6.093.800 8 Tổ Pha cắt 10.175.300 360.100 88.600 9.726.600 9 Tổ hoàn thành 11.895.700 370.300 90.800 11.434.600 10 Tổ may 1 25.098.500 940.700 195.700 23.962.100 11 Tổ may 2 23.583.800 886.700 193.300 22.503.800 12 Tổ may 3 17.575.200 797.800 181.500 16.595.900 13 Tổ may 4 22.283.300 853.300 186.700 21.243.300 ………………. 22 Tổ may 13 16.683.400 62.800 174.800 16.445.800 23 Cộng 315.316.900 10.123.600 2.872.600 302.320.700 Bằng chữ : (Ba trăm linh hai triệu, ba trăm hai mươi ngàn bẩy trăm đồng chẵn) Hải dương, ngày 14 tháng 2 năm 2002 TĐTL TPTC- LĐ KTT Giám đốc Cách tính lương khoán theo thời gian. 400.000 Lương khoán = = 15.400 đồng. 26 Ta tính lương khoán của Vũ Ngọc Linh phòng Kế hoạch với hệ số công việc là: 2,2. Lương khoán = 15.400 x 2,2 = 33.800 đồng. Bảng 7 Bảng lương khoán Tháng 01 năm 2002 Phòng Kế hoạch STT Họ và tên HSCV Lương khoán 1 Vũ Ngoc Linh 2,2 15.400 33.800 2 Phạm Văn Hợp 1,2 15.400 18.500 3 Ngô Thị Thái 1,2 15.400 18.500 4 Lưu Đình Khoán 1,35 15.400 20.800 ............. 2. Cách tính lương năng suất của Công ty Căn cứ để tính ngày công làm việc thực tế là bảng chấm công cho từng phòng, sau đó theo dõi và ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ với lý do cụ thể của một người kèm theo các chứng từ liên quan khác được chuyển tới kế toán tiền lương. Công thức: Tổng điểm Số công Hệ số của = thực tế x công việc một người Ví dụ: Tính điểm cho Vũ Ngọc Linh là trưởng phòng nghiên cứu thị trường- phòng Kế hoạch. Tổng điểm = 20,8 x 2,2 = 45,76 điểm. Ví dụ: Tính lương công nhân may dựa vào hệ số lương của đơn đặt hàng, ngày công và tổng điểm. Hệ số của sản phẩm(4 loại) Hệ số bình quân = 4 Điểm = HSBQ x công. Tổng tiền 6.139 Tiền lương sản phẩm + bù giá = = = 3.608 Tổng điểm 1.703 Bảng8 Tổng hợp tiền lương Tháng 01 năm 2002 Tổ May 1 ĐVT : 1000Đ STT Họ và tên Tên sản phẩm HSBQ NC Tổng điểm Tổng tiền PTM880 P881J P881 KARL 1 Vũ Ngọc Nhàn 1,65 1,6 1,9 1,75 1,725 18 31,05 112 2 Vũ thị Tuyết 1,9 1,9 1,9 1,6 1,825 18 32,85 118,5 3 Nguyễn LêThuỷ 1,4 1,4 1,6 1,7 1,525 16,5 25,16 90,7 ........ Tổng 1,703 6,139 Tính lương của Vũ Ngọc Nhàn: HSBQ = = 1,725. Tổng điểm = 1,725 x 18 = 31,05. Tổng tiền = 31,05 x 3,608 = 112.000 đồng. Bảng 9 Công ty May II Hải Dương Thống kê sản phẩm Tháng 01 năm 2002 Tổ May I STT Tên mã hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 PTM 880 1.525 chiếc 2.500đ/cái 3.812.500 2 P881J 1.700 chiếc 10.500đ/cái 17.850.000 3 P881 1.800 chiếc 12.700đ/cái 22.860.000 4 KARL 1.560 chiếc 11.500đ/cái 17.940.000 .............. Tổng 62.462.500 Hải Dương, ngày 2 tháng 1 năm 2002 Tổ trưởng Bảng 10 Phiếu báo lương Tháng 01năm 2002 STT Họ và tên Phần điều chỉnh theo hàng Tổng số công Xếp loại PTM880 P881J P881 KARL 1 Vũ Ngọc Nhàn 1,65 1,6 1,9 1,75 18 A 2 Vũ Thị Tuyết 1,9 1,9 1,9 1,6 18 B 3 Nguyễn Lê Thuỷ 1,4 1,4 1,6 1,7 16,5 A ............. Ngày 15 tháng 1 năm 2002 Tổ Trưởng. Lương chế độ : Theo quy định một năm được nghỉ 12 công. Nếu công tác trong Công ty từ 5 năm trở lên được cộng thêm một công.Tiền lương được trả cho những ngày công nghỉ phép dựa trên đơn giá tiền lương một ngày công của từng người trong cấp bậc lương. Trong năm nếu CNV không nghỉ phép thì cuối năm khoản phép đó được nghỉ tiếp vào quý I năm sau. - Lương nghỉ chế độ : Là tiền lương trả cho: + Ngày nghỉ phép trong tiêu chuẩn đi học, công tác cử đi, trong những ngày được nghỉ hưởng lương chế độ và năng suất là 100%. + Ngày nghỉ ốm đau, thai sản, nghỉ đẻ được hưởng lương 75% lương năng suất và 100% lương chế độ. + Nghỉ bệnh nghề nghiệp mức trợ cấp trả thay bằng lương 100% đối với lương chế độ và 75% năng suất. 3. Trích BHXH, BHYT và KPCĐ 3.1- BHXH : Là một trong những chính sách kinh tế – XH quan trọng của nhà nước nó không chỉ xác định khía cạnh kinh tế mà nó còn phản ánh chế độ XH. BHXH đã trở thành một trong những quyền của con người, BHXH là sự đảm bảo ở mức độ nhất định về mặt kinh tế cho người lao động và gia đình họ. Quỹ BHXH của Công ty được hình thành bằng cách trích thẳng 15% trên tổng lương theo Nghị định 28/CP và thu của cán bộ CNV 5% tính trên mức lương chế độ. BHXH chỉ thực hiện chức năng đảm bảo khi cán bộ CNV nghỉ đẻ hoặc thai sản, khi cán bộ CNV trong Công ty được hưởng BHXH, Kế toán lập bảng thanh toán BHXH. Các khoản trợ cấp cho cán bộ do cơ quan BHXH đã được ký kết hợp đồng với Công ty và được chia cho cán bộ CNV trên cơ sở mức lương chế độ của họ. Ví dụ: Hệ số lương của ông Vũ Ngọc Linh trưởng phòng nghiên cứu thị trường với hệ số 3,28. Lương chế độ: 210.000 x 3,28 = 688.880 đồng . Lương khoán theo thời gian = 33.800 x 0,8 x 20,8 = 562.400đ Tổng lương = Lương khoán + thêm giờ + tiền lễ + tiền thưởng = 562.400 + 3.000 + 132.500 + 112.000 = 809.900đ Phần BHXH được tính = 688.800 x 20% = 137.760 đồng. Trong đó : 15% tính vào chi phí = 688.800 x 15% = 103.300đ. : 5% tính trừ vào lương = 688.800 x 5% = 34.400đ. 3.2- BHYT : Thực chất là sự bảo trợ về y tế cho người tham gia đóng bảo hiểm, giúp họ một phần trang trải được chi phí khi họ ốm đau. Mục đích của BHYT là tập hợp một mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng, bất kể địa vị XH, mức thu nhập cao hay thấp theo phương châm “Mình vì mọi người, mọi người vì mình “. Quỹ BHYT của Công ty được thành lập : Trích của Công ty 2% trên tổng quỹ lương và 1% cho CNV trên mức lương chế độ theo Nghị định 28/CP. Khi tính được mức trích BHYT Công ty toàn bộ cho cơ quan y tế thông qua việc mua thẻ BHYT. Ví dụ: Tương tự như ví dụ trên ta có thể tính BHYT cho trưởng phòng nghiên cứu thị trường. Phần trích BHYT : 688.800 x 3% = 20.600đồng. Phần trích vào chi phí . 688.000 x 2% = 13.700đồng. Phần khấu trừ vào lương. x 1% = 6.900đồng. 3.3- KPCĐ : Được tính theo tỷ lệ 2%. Trong đó 2% trên tổng quỹ lương thực hiện về KPCĐ theo chế độ hiện hành và sau khi xác định được mức KPCĐ trong kỳ thì một nửa Công ty nộp cho công đoàn cấp trên, một nửa giữ lại để chi tiêu tại Công ty. VI. Hạch toán tiền lương, BHXH phải trả CNV Để hạch toán tiền lương và tình hình thanh toán với cán bộ CNV kế toán sử dụng chi tiết các TK 334, 111, 622, 642. VI.1- Hạch toán tiền lương BHXH, BHYT và KPCĐ Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công, đơn giá tiền lương và cấp bậc của từng người lao động được hưởng để tính ra số tiền phải trả. - Tiền lương phải CNV trong T1/2001 được phản ánh như sau: Nợ TK 622 : 278.452.700. Nợ TK 642 : 36.863.200. Có TK 334 : 315.316.900 - Để hạch toán BHXH, BHYT và KPCĐ. Kế toán sử dụng TK 338 chi tiết theo từng đối tượng: TK 338.2 : KPCĐ . TK 338.3 : BHXH . TK 338.4 : BHYT . Việc tính quỹ được thẹc hiện theo quý. + Trích BHXH 15% từ chi phí kinh doanh . Nợ TK 622 : 8.707.300. Nợ TK 642 : 1.416.300. Có TK 338.3 : 10.123.600. + Trích BHYT 2% từ chi phí kinh doanh. Nợ Tk 622 : 2.546.300. Nợ TK 642 : 32.6.300. Có TK 338.4 : 2.872.600. + Khấu trừ vào lương của công nhân. Nợ TK 334 : 18.919.000. Có TK 338 : 18.919.000. Từ cách hạch toán trên kế toán tiền lương nhận chứng từ ban đầu và ghi sổ vào Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ số : 156. Kỳ 01/2002. Chứng từ gốc Nội dung Kỳ ps Tài khoản Số tiền (VNĐ) Số Ngày Nợ Có C001 25/01 Trả lương CNV T1/2001 01 622 278.453.700 642 36.863.200 334 315.316.900 Cộng 315.316.900 ( Kèm theo chứng từ gốc ) Ngày 25 tháng 1 năm 2002 KTT TPTC- LĐ Người lập Chứng từ ghi sổ số : 182. Kỳ 01/2002. Chứng từ gốc Nội dung Kỳ ps Tài khoản Số tiền (VNĐ) Số Ngày Nợ Có BTH 05/01 Nộp BHXH T1/2002 01 622 8.707.300 642 1.416.300 338.3 10.123.600 Cộng 10.123.600 ( Kèm theo chứng từ gốc ) Ngày 05 tháng 1 năm 2002 KTT TPTC- LĐ Người lập Chứng từ ghi sổ số : 183. Kỳ 01/2002. Chứng từ gốc Nội dung Kỳ ps Tài khoản Số tiền (VNĐ) Số Ngày Nợ Có BTH 05/01 Nộp BHYT T1/2002 01 622 2.546.300 642 326.300 338.4 2.872.600 Cộng 2.872.600 ( Kèm theo chứng từ gốc ) Ngày 05 tháng 1 năm 2002 KTT TPTC- LĐ Người lập Sổ chi tiết – TK 338.3. ( BHXH ) Từ 01/01/ 2002 đến 31/01/2002. CTGS Chứng từ gốc Diễn giải TK ĐƯ Số tiền (VNĐ) Số Kỳ Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 2.648.500 182 01 BTH 5/01 Trích BHXH T1/2002 622 8.707.300 642 1.416.300 ............ Số phát sinh 4.978.800 5.248.500 Số dư cuối kỳ 7.245.000 Sổ chi tiết – TK 338.4. ( BHYT ) Từ 01/01/ 2002 đến 31/01/2002 CTGS Chứng từ gốc Diễn giải TK ĐƯ Số tiền (VNĐ) Số Kỳ Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 987.500 183 01 BTH 5/01 Trích BHYT T1/2002 622 2.546.300 642 326.300 ............ Số phát sinh 1.220.000 11.476.000 Số dư cuối kỳ 8.756.700 VI.2- Thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ Thanh toán tiền lương. Thủ tục thanh toán tiền lương căn cứ vào bảng chấm công, đơn giá tiền lương và cấp bậc của từng người lao động được hưởng lương để tính ra số tiền lương phải trả. Sau đó nhân viên tổ trưởng của từng tổ may lên phòng kế toánđể thanh toán tiền lương. + Đối với lương kỳ I được dựa trên Nghị định 28/CP của Chính phủ để tính mức lương cho CNV và được tạm ứng vào đầu tháng. Nợ TK 334 : 97.850.600. Có TK 111 : 97.850.600. + Đối với lương kỳ II được tính dựa trên ngày công làm việc thực tế và các khoản còn lại liên quan đến thu nhập của người lao động. Nợ TK 334 : 198.547.300. Có TK 111 : 198.547.300. Thanh toán BHXH, KPCĐ với CNV. Trong tháng khi có CNV nộp giấy, hoá đơn chứng từ có xác nhận của bác sĩ hoặc bộ phận y tế thuộc diện nghỉ BHXH: con ốm, ốm đau, số ngày nghỉ, mức ưu tiên thì kế toán tiền lương và BHXH tính toán để lập phiếu thanh toán trợ cấp BHXH cho từng cá nhân theo chế độ quy định. Để lập phiếu thanh toán BHXH thì phải có chứng từ phản ánh hợp lệ nội dung hưởng BHXH trong đó có tên tổ chức chịu trách nhiệm theo phiếu, lý do nghỉ, số ngày nghỉ sau đó đối chiếu với chế độ quy định của Công ty để xác định số ngày nghỉ theo chế độ được hưởng trợ cấp BHXH trong năm của CNV. * Quy định về thời gian hưởng trợ cấp BHXH trong một năm của Công ty. + Nếu người lao động đóng BHXH dưới 15 năm được nghỉ 30 ngày/ năm. + Nếu người lao động đóng BHXH trên 15 năm thì được nghỉ 45 ngày/năm Mức trợ cấp trong khoảng thời gian nghỉ là 75% lương năng suất. Công thức: Lương năng suất Mức trợ cấp = x Số ngày nghỉ x 75%. 26 ngày Chế độ trợ cấp thai sản đối với lao động nữ sinh con thứ 1, 2. + Thời gian nghỉ: Nghỉ khám thai 3 lần, mồi lần 1 ngày, trường hợp đặc biệt được nghỉ 6 ngày, sảy thai được nghỉ 20 ngày mức trợ cấp 100% lương cơ bản, ngoài ra khi sinh con được nghỉ thêm 1 tháng lương. Sau đây là phiếu thanh toán BHXH cho Vũ Thị Tuyết trong T1/ 2002. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu thanh toán BHXH ( Nghỉ ốm, con ốm, thực hiện kế hoạch hoá ) Họ và tên : Vũ Thị Tuyết. Nghề nghiệp, chức vụ : Công nhân may. Thời gian đóng BHXH : 10 năm. Số ngày nghỉ : 9 ngày. Trợ cấp : Mức 75% = 294.000/26 x 9 x 75% = 76.300đồng. ( Bằng chữ: Bảy sáu nghìn ba trăm). Người lĩnh tiền Trưởng ban BHXH Thủ trưởng đơn vị + Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH theo chế độ cho phép. Kế toán ghi: Nợ TK 338.3 : 8.957.800. Có TK 334 : 8.957.800. + Thanh toán cho cán bộ CNV tiền BHXH. Nợ TK 338.3 : 8.957.800. Có TK 111 : 8.957.800. + Phải nộp 1% KPCĐ lên cấp trên. Nợ TK 338.2 : 3.346.400. Có TK 336 : 3.346.400. Thanh toán BHXH, BHYT và KPCĐ với cấp trên. + Các khoản trích được nộp lên Công ty riêng với BHXH thì được ký kết hợp đồng giữa Công ty và Công ty Bảo Hiểm. + Căn cứ tính vào các khoản được quy định rõ ràng trong quy định của Nhà nước: BHXH : 20 %. BHYT : 3%. KPCĐ : 2%. + Trên cơ sở đó ta có thể tính được các khoản trích theo lương của Công ty trong tháng 1/ 2001. Nợ TK 338.2 : 6.692.900. Nợ TK 338.3 : 8.675.500. Nợ TK 338.4 : 2.275.900. Có TK 111 : 17.644.300. Từ cách hạch toán trên kế toán tiền lương nhận chứng từ ban đầu ghi vào Chứng từ ghi sổ . Chứng từ ghi sổ số : 168. Kỳ 01/ 2001. Chứng từ gốc Nội dung Kỳ ps Tài khoản Số tiền (VNĐ) Số Ngày Nợ Có C002 5/01 Thanh toán lương kỳ I T 1/2001 01 334 97.850.600 111 97.850.600 Cộng 97.850.600 ( Kèm theo chứng từ gốc) Ngày 5 tháng 1 năm 2001 KTT TPTC- LĐ Người lập Chứng từ ghi sổ số : 185. Kỳ 01/ 2002. Chứng từ gốc Nội dung Kỳ ps Tài khoản Số tiền (VNĐ) Số Ngày Nợ Có C003 25/01 Thanh toán lương kỳ II T 1/2002 01 334 198.547.300 111 198.547.300 Cộng 198.547.300 ( Kèm theo chứng từ gốc) Ngày 25 tháng 1 năm 2002 KTT TPTC- LĐ Người lập Từ cách hạch toán trên kế toán tiền lương nhận chứng từ ban đầu và ghi vào Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ số : 181. Kỳ 01/ 2002. Chứng từ gốc Nội dung Kỳ ps Tài khoản Số tiền (VNĐ) Số Ngày Nợ Có BTH 25/01 Nộp 2% KPCĐ T1/ 2002 01 338.2 6.692.900 111 6.692.900 Cộng 6.692.900 ( Kèm theo chứng từ gốc) Ngày 25 tháng 1 năm 2002 KTT TPTC- LĐ Người lập Chứng từ ghi sổ số : 187. Kỳ 01/ 2002. Chứng từ gốc Nội dung Kỳ ps Tài khoản Số tiền (VNĐ) Số Ngày Nợ Có BTH 25/01 Nộp BHXH T1/ 2002 01 338.3 8.675.500 111 8.675.500 Cộng 8.675.500 ( Kèm theo chứng từ gốc) Ngày 25 tháng 1 năm 2002 KTT TPTC- LĐ Người lập Chứng từ ghi sổ số : 188. Kỳ 01/ 2002. Chứng từ gốc Nội dung Kỳ ps Tài khoản Số tiền (VNĐ) Số Ngày Nợ Có BTH 25/01 Nộp BHYT T1/ 2002 01 338.4 2.275.900 111 2.275.900 Cộng 2.275.900 ( Kèm theo chứng từ gốc) Ngày 25 tháng 1 năm 2002 KTT TPTC- LĐ Người lập ( Trích sổ chi tiết – TK 338.2 tháng 1/ 2002) Công ty May II – Hải Dương. Sổ chi tiết – TK 338.2. ( KPCĐ ) Từ 01/ 01/ 2002 đến 31/ 01/ 2002. CTGS Chứng từ gốc Diễn giải TKĐƯ Số tiền (VNĐ) Số Kỳ Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 2.024.600 181 01 BTH 25/01 Trích KPCĐ T1/2002 111 6.692.900 ........... Số phát sinh 895.800 739.500 Số cuối kỳ 39.700 Sổ chi tiết – TK 338.3. ( BHXH ) Từ 01/ 01/ 2002 đến 31/ 01/ 2002. CTGS Chứng từ gốc Diễn giải TKĐƯ Số tiền (VNĐ) Số Kỳ Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 2.648.500 187 01 BTH 25/01 Trích BHXH T1/2002 111 8.675.500 ........... Số phát sinh 4.978.800 5.248.500 Số cuối kỳ 7.245.000 Sổ chi tiết – TK 338.4. ( BHYT ) Từ 01/ 01/ 2002 đến 31/ 01/ 2002. CTGS Chứng từ gốc Diễn giải TKĐƯ Số tiền (VNĐ) Số Kỳ Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 987.500 188 01 BTH 25/01 Trích BHYT T1/2008 111 2.275.900 ........... Số phát sinh 1.220.000 11.476.000 Số cuối kỳ 8.756.700 Dựa vào các chứng từ ghi sổ đã lập kế toán tập hợp để ghi vào Sổ cái các tài khoản . ( Trích Sổ Cái TK 334 tháng 1/ 2002) Công ty May II – Hải Dương Sổ cái - TK 334 ( Phải trả CNV) Từ 01/ 01/ 2002 đến 31/ 01/ 2002 CTGS Chứng từ gốc Diễn giải TKĐƯ Số tiền ( VNĐ) Số Kỳ Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 276.621.400 156 01 C001 25/01 Trả lương CNV 622 278.453.700 Trả lương CNV 642 36.863.200 168 01 C002 5/ 01 Thanh toán lương kỳ I/2002 111 97.850.600 185 01 C003 25/01 Thanh toán lương kỳ II/2002 111 198.547.300 .......... Số phát sinh 217.232.000 197.856.000 Số dư cuối kỳ 156.983.000 Phần III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương các khoản trích theo lương tại Công ty May II Hải Dương I. Đánh giá chung Trong những năm đổi mới vừa qua, đứng vững trên thị trường như công ty May II – Hải Dương hiện nay hẳn không phải doanh nghiệp nhà nước nào cũng thực hiện được . Đằng sau sự thành đạt ấy là cả một quá trình phấn đấu liên tục không ngừng của toàn bộ CNV trong công ty. Sự linh hoạt và nhạy bén trong công tác quản lý kinh tế, quản lý sản xuất đã trở thành đòn bẩy tích cực trong quá trình phát triển của Công ty. Qua khảo sát, nghiên cứu tình hình sản xuất công nghiệp của một số tỉnh xung quanh. Công ty quyết định cải tiến quy trình công nghệ may cũng như các mẫu thiết kế. Để giảm bớt rủi ro trong kinh doanh phương châm của công ty là đầu tư từ nhỏ đến lớn, lấy ngắn nuôi dài vươn lên chiếm lĩnh thị trường bằng uy tín và chất lượng sản phẩm. Với tốc độ phát triển khá, sản xuất có hiệu quả, trang trải trả dần nên đó là động lực giúp cho cán bộ CNV phấn khởi thi đua lao động. Do có nhiều lỗ lực trong đầu tư phát triển, tổ chức và quản lý sản xuất, quảng cáo, tiếp thị mở rộng thị trường, sản phẩm của xí nghiệp đã đảm bảo chất lượng được thị trường chấp nhận . I.1- Nhận xét về hoạt động kinh doanh. Qua các năm 1999 – 2000 – 2001 là các năm cuối của kế hoạch 5 năm của Công ty nhưng cũng là các năm mà nền kinh tế nước ta nói chung cũng như nền kinh tế ở các tỉnh, thành phố nói riêng gặp khó khăn, diễn biến thị trường hết sức phức tạp luôn biến động. Mặc dù môi trường kinh doanh có nhiều tiêu cực nhưng Công ty May II với đội ngũ cán bộ CNV đồng lòng phát huy nội lực, tận dụng hợp lý các cơ hội bên ngoài nên vẫn giữ vững được tốc độ tăng trưởng ổn định . I.2 – Về đội ngũ lao động của Công ty Công ty May II là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng nên vai trò của người trong ngành là rất quan trọng, họ có quan hệ với khách hàng thông qua mối quan hệ hàng hoá - tiền tệ. Về chuyên môn đòi hỏi mỗi người lao động có kiến thức cơ bản về các loại hàng hoá để có thể tạo ra các sản phẩm và giới thiệu hàng hoá với người tiêu dùng. Về quản lý kinh tế phải có kiến thức về tâm lý tiêu dùng, giao tiếp văn minh thu hút được khách hàng tạo thêm nhiều khách hàng quen thuộc để đạt được mục tiêu đề ra. Qua các bảng số liệu ta thấy Công ty có sự phát triển tốt về trình độ năng lực cũng như kỹ năng nghề nghiệp . Tuy nhiên để đảm bảo tốt các đơn đặt hàng có mẫu phức tạp, thì Công ty cần phải mở thêm các lớp đào tạo nâng cao tay nghề. Và cần có chế độ tuyển dụng lao động mới nhằm tìm kiếm nguồn lao động mới, có trình độ và lòng nhiệt tình công việc. I.3 - Đánh giá về hình thức trả lương của Công ty Về hình thức trả lương theo thời gian : Do trình độ chính trị tương đối ổn định nên hình thức trả lương theo thời gian khiến người lao động yên tâm . Tuy nhiên nó lại mang tính bình quân hoá không phản ánh rõ hiệu quả lao động trong tháng, dễ tạo tư tưởng đôi phó, ỷ lại làm cho đủ ngày công, không chú trọng đến chất lượng công việc và năng suất lao động trong tháng. Hơn nữa, phần lương khá cứng không linh động và chỉ tiêu thưởng chưa hợp lý. Trong đó những người trực tiếp tham gia phục vụ mặc dù họ làm việc vất vả nhưng trình độ tay nghề không cao, chức vụ nhỏ, công việc được coi là không phức tạp. Khi tính lương họ được hưởng với mức lương thấp. Hình thức này không khuyến khích được người lao động làm việc hết mình, dẫn đến chất lượng công việc không cao. Về chế độ khen thưởng: Đối với Công ty hàng tháng đều tiến hành phân loại A,B,C để xét thưởng cho người lao động có thành tích trong lao động sản xuất. Từ các chỉ tiêu đưa ra cho ta thấy Công ty đã quan tâm đến người lao động và người lao động cảm thấy mình được coi trọng trong công việc. Các chế độ này là cơ sở để người lao động có cơ hội bổ sung phần nào thu nhập của mình nên họ cố gắng đạt thành tích cao có nâng suất và chất lượng công việc. Qua thời gian thực tập tại Công ty May II – Hải Dương, với thời gian chưa nhiều, phạm vi nghiên cứu chưa rộng, kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế nhưng em xin nêu lên một số ưu điểm và tồn tại về kế toán tiền lương , các khoản trích từ lương của Công ty như sau : + Việc ghi chép tổng hợp phản ánh kịp thời, trung thực, đầy đủ và chính xác về tình hình hiện có cũng như sự biến động về tiền lương, BHXH của Công ty. + Tính toán chính xác, hạch toán đúng chế độ chính sách, các khoản tiền lương, phụ cấp, trợ cấp phải trả cho CNV, các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ phải nộp cho các cơ quan chuyên môn quản lý. + Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, BHXH và đối tượng sử dụng. + Công ty áp dụng hình thức trả lương tương đối phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị. Để khuyến khích người lao động hăng say hơn với kết quả lao động, công ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm bán ra. (Doanh số bán ra) đây là hình thức tiền lương tiên tiến nhằm thúc đẩy năng suất lao động và gắn liền lao động với kết quả cuối cùng của sản xuất kinh doanh ở đơn vị. Qua những ưu điểm trên kế toán lao động tiền lương giúp cho việc quản lý tiết kiệm được chi phí, góp phần hạ giá thành đem lại lợi ích cao cho Công ty. Song trong công tác quản lý kinh tế nói chung cũng như công tác quản lý lao động tiền lương và tổ chức kế toán tiền lương ở các đơn vị sản xuất kinh doanh nói riêng không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Hạch toán tiền nghỉ phép cho CNV công ty áp dụng phương pháp tính nghỉ ngày nào trả tiền ngày đó, không trích trước tiền lương nghỉ phép . Do đó còn có thể dẫn tới có tháng tiền lương nghỉ phép lớn ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. II. Một số kiến nghị đề suất nhằm khắc phục những tồn tại trong các hình thức trả lương tại Công ty May II II.1 Chế độ trả lương sản phẩm cuối cùng Qua phân tích ta thấy chế độ trả lương sản phẩm cuối cùng đưa lại hiệu quả rất lớn, bản thân người lao động không những hăng hái làm việc mà họ rất có ý thức trong việc bảo quản, sử dụng máy móc thiết bị, tiết kiệm nguyên vật liệu . Bên cạnh đó bộ phận quản lý lao động sẽ sao sát hơn với tình hình thực tế . Theo cách tính của Công ty: Tiền lương = ĐG x Q. Trong đó: + TL : Tiền lương được hưởng. + ĐG : Đơn giá sản phẩm. + Q : Sản lượng thực tế. Với cách tính trên phần nào chưa phù hợp nên ta đưa thêm phần khuyến khích luỹ tiến vào trong đơn giá tiền lương của sản phẩm. Bởi vì mặt hàng sản xuất của Công ty là để xuất khẩu. ĐGLT = ĐG x T . Trong đó: ĐGLT : Đơn giá luỹ tiến. T: Tỷ lệ khuyến khích đưa vào đơn giá. Đơn giá luỹ tiến sẽ được áp dụng đối với những sản phẩm vượt mức kế hoạch. TL = ( ĐG x Q ) + ĐGLT x T Với cách tính này công nhân sẽ cố gắng nâng cao chất lượng sản phẩm hơn nữa để những sản phẩm vượt chỉ tiêu chất lượng sẽ được hưởng đơn giá có thêm phần khuyến khích lương. Đồng thời sẽ làm cho công nhân hăng say với công việc hơn. II.2- Cần phải hoàn thiện công tác kế toán tiền lương Phát huy vai trò tích cực của công cụ hạch toán kinh tế nói chung, cũng như nhằm phát huy sức mạnh của đòn bẩy tiền lương. Vấn đề này đòi hỏi cần hoàn thiện công tác kế toán tiền lương cho phù hợp với yêu cầu của kinh tế thị trường . Thứ nhất: Với các khoản tiền lương của công nhân nghỉ phép Công ty thường không trích trước mà hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp ,.. là không hợp lý, vì nó không phản ánh thực chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty nên thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho người lao động vào chi phí sản xuất kinh doanh. Mức trích và tỷ lệ trích trước tiền lương phép phép hàng tháng có thể thực hiện công thức sau: Tổng lương nghỉ phép kế hoạch Tỷ lệ trích trước = x 100 Tổng số lương cơ bản kế hoạch Mức trích trước Tiền lương cơ bản tiền lương nghỉ = thực tế phải trả x Tỷ lệ trích trước. phép kế hoạch công nhân trực tiếp * Khoản trích trước tiền lương cho CNV trong doanh nghiệp : Nợ TK 622 : Số tiền trích trước. Có TK 335. * Khi đã tính được khoản tiền lương nghỉ phép thực tế phải đưa vào TK 335 như sau: Nợ TK 335 : Tiền lương phép thực tế phải trả CNV. Có TK 334 * Nếu tiền lương phép trích trước thấp hơn số thực tế phải trả thì phải trích bổ sung : Nợ TK 622 : Số chênh lệch. Có TK 335. * Nếu tiền lương phép trích trước lớn hơn số thực tế thì ghi bút toán sau: Nợ TK 335 Có TK 721 Thứ hai: Việc tập hợp chi phí tiền lương chưa chi tiết theo từng bộ phận, từng phòng ban. Vì vậy, việc tập hợp chi phí tiền lương ( phân bổ tiền lương ) cho từng bộ phận là khó khăn, độ chính xác không cao. Do vậy, kế toán tiền lương khi tập hợp chi phí vào các TK 627, 642 thì nên mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. + TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp. TK 622.1 : Tổ pha cắt. TK 622.2 : Tổ hoàn thành. ............ + TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. TK 642.1 : Phòng kế hoạch. TK 642.2 : Phòng tổ chức lao động. .............. Thứ ba: Về mẫu sổ kế toán còn nhiều chỗ chưa rõ ràng cụ thể như trong mẫu biểu Sổ Cái mà Công ty đang sử dụng chưa phản ánh rõ ràng ngày tháng ghi sổ. Cột chứng từ gốc là không cần thiết vì trên thực tế số liệu và ngày tháng của chứng từ gốc đã được phản ánh vào chứng từ ghi sổ, công việc lập Sổ Cái là dựa vào chứng từ ghi sổ. Qua đó ta có thể xây dựng lại Sổ Cái được thể hiện qua mẫu. Sổ Cái – Tài khoản.... Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có II.3- Về cách tính trả lương cho bộ phận gián tiếp Với cách tính lương như hiện nay là hợp lý. Nhưng nên có thêm phần thưởng cho những người có năng lực mà không chỉ căn cứ vào lương cấp bậc bởi vì những người lao động có thâm niên kinh nghiệm nhiều nhưng tiếp cận khoa học kỹ thuật không nhanh nhậy bằng giới trẻ. Vì vậy nên có thêm nhiều phần thưởng để họ càng hăng say và đóng góp cho Công ty được nhiều hơn. II.4- Về nâng cao hiệu quả sử dụng lao động Làm thế nào để nâng cao hiệu quả sử dụng lao động là một vấn đề rất đáng quan tâm trong quá trình sản xuất. Muốn vậy các doanh nghiệp phải có chiến lược phát triển nhằm đạt được mục đích. Với nhiệm vụ chủ yếu của doanh nghiệp là sản xuất áo Jacket xuất khẩu với tỷ trọng lao động nữ cao, yêu cầu nghề nghiệp phải có sự khéo tay, tinh mắt. Do đó hiệu quả lao động phụ thuộc rất nhiều ở cá nhân mỗi người lao động. Việc sử dụng hợp lý số lượng lao động hiện có với phương châm một người biết nhiều nghề phù hợp với cơ cấu gọn nhẹ, yêu cầu của công việc là rất thích hợp. Cụ thể: + Cơ cấu lao động của Công ty là hợp lý, cần chú ý về việc quản lý ý thức kỷ luật lao động, giờ giấc làm việc tốt để đảm bảo hơn nữa năng suất chất lượng sản phẩm. Muốn vậy phải có nội quy thưởng phạt rõ ràng: + áp dụng hình thức trả lương phù hợp để khuyến khích người lao động. + Đổi mới trang thiết bị để tăng năng suất lao động, chất lượng sản phẩm. + Cải tiến quy trình công nghệ để thu hút khách hàng. + Đào tạo nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân trực tiếp sản xuất. II.5- Về quản lý thời gian lao động Ngoài việc theo dõi chặt chẽ ngày công đi làm qua “Bảng chấm công” cần theo dõi thêm số giờ làm việc của mỗi người lao động. Nếu một người lao động làm việc không đủ số giờ theo quy định thực hiện trừ công theo giờ và nếu người lao động làm thêm giờ lập thêm chứng từ “ Phiếu báo làm thêm giờ “ (Mẫu số 07- LĐTL) cùng một mức thưởng hợp lý để thực hiện việc tính trả đúng đắn và khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động. Phiếu báo làm thêm giờ Ngày ... tháng... năm Họ và tên: Phân xưởng: Ngày công Công việc Thời gian làm thêm Đơn giá Thành tiền Ký nhận Từ giờ Đến giờ Tổng giờ Cộng x x x