Khóa luận Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 5. Phương pháp nghiên cứu CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG - TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 1. Quá trình hình thành và phát triển 2. Chức năng và nhiệm vụ 2.1. Chức năng 2.2. Nhiệm vụ 3. Đặc điểm người dùng tin (NDT) CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIÊN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 1. Tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải 1.1. Đội ngũ cán bộ 1.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật 1.3. Vốn tài liệu (VTL) 2. Hoạt động của Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Giao thông Vận tải 2.1. Công tác bổ sung phát triển VTL 2.2. Hoạt động xử lý tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu 2.3. Công tác tổ chức kho và bảo quản VTL 2.3.1. Công tác tổ chức kho tài liệu 2.3.2. Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải 2.4. Hoạt động khai thác và sử dụng dịch vụ thông tin 2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin 2.6. Quan hệ đối ngoại, trao đổi thông tin CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 1. Nhận xét 1.1. Đội ngũ cán bộ 1.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật 1.3. Công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu 1.4. Công tác xử lý tài liệu 1.5. Công tác tổ chức kho 1.6. Công tác bảo quản vốn tài liệu 1.7. Hoạt động khai thác và sử dụng thông tin 2. Kiến nghị 2.1. Tổ chức cán bộ 2.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật 2.3. Bổ sung vốn tài liệu 2.4. Công tác xử lý tài liệu và xây dựng CSDL 2.5. Sản phẩm và dịch vụ Thông tin - Thư viện 2.6. Đào tạo người dùng tin 2.7. Công tác đối ngoại KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

doc73 trang | Chia sẻ: maiphuongtl | Ngày: 04/06/2013 | Lượt xem: 444 | Lượt tải: 3download
Tóm tắt tài liệu Khóa luận Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
nh…với số lượng nhiều bản trên 1 đầu giáo trình. Tài liệu giáo trình trong kho do có số lượng lớn nên được phân theo các khoa, ngành trên các giá khác nhau. Theo kết cấu như thế, tương ứng với các giá là các khoa và tài liệu được sắp xếp thành khu riêng biệt. Trong từng khoa, các tài liệu lại được xếp theo đầu sách để cán bộ thư viện có thể dễ dàng nhận diện phục vụ cho bạn đọc, mặc dù thực chất trên từng giá tương ứng với từng khoa nhưng mỗi cuốn sách đều có một số đăng kí riêng, duy nhất và sách không xếp theo số thứ tự đăng kí cá biệt. Kho đóng phòng mượn sách tham khảo: Phòng mượn sách tham khảo có vị trí cùng với kho giáo trình, phục vụ cho sinh viên mượn sách về nhà. Trước đây phòng mượn sách tham khảo chỉ phục vụ cán bộ, giảng viên chứ không phục vụ sinh viên. Những năm gần đây cùng với sụ phát triển và do nhu cầu của bạn đọc ngày càng tăng nên phòng mượn sách tham khảo đã phục vụ cả sinh viên. Mỗi loại tài liệu trong kho có từ 5 đến 10 bản, mỗi loại được tổ chức sắp xếp trên giá theo ngôn ngữ, kết hợp với số đăng ký cá biệt. Tổ chức kho mở: Để phục vụ cho nhu cầu học tập nghiên cứu của sinh viên Trung tâm đã tổ chức các kho mở. Kho mở là phương thức phục vụ cho phép người đọc trực tiếp tiếp xúc với tài liệu, tạo điều kiện cho người dùng tin chủ động tìm kiếm lựa chọn tài liệu phù hợp với yêu cầu. Ngoài những ưu điểm, phương thức tổ chức kho mở cũng không tránh khỏi những hạn chế như: việc sắp xếp tài liệu tốn nhiều diện tích kho, giá vì phải để chỗ dự trữ trên giá cho tài liệu mới nhập về và lối đi rộng rãi giữa các giá để bạn đọc đi lại lựa chọn tài liệu, khó quản lý và bảo quản tài, sách nhanh bị rách nát, hư hỏng, mất mát. Hệ thống kho mở của TTTT – TV ĐHGTVT được tổ chức thành 2 kho mở. Kho mở phòng đọc sách Tiếng Việt Vì kho mở đáp ứng tốt nhu cầu của số lượng lớn độc giả, Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải đã tổ chức kho tài liệu mở để đảm bảo cho người dùng tin tìm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Khối lượng sách trong kho phòng đọc tuy ít hơn phòng mượn nhưng lại có số lượng tên sách lớn nhất, tập trung nhiều sách của thư viện. Vốn tài liệu phong phú đa dạng, ngoài tài liệu là sách giáo trình còn có tài liệu là sách tham khảo. Với hình thức này, Trung tâm tổ chức sắp xếp trên giá theo khung phân loại DDC. Phòng đọc tầng 5 rộng bao gồm 280 chỗ ngồi bạn đọc có thể đến và tìm tài liệu. Tại kho mở này, bạn đọc có thể tra tìm tài liệu trên máy và trực tiếp đi vào các giá tìm tài liệu phù hợp với nhu cầu mà không cần viết phiếu và lấy sách thông qua cán bộ thư viện. Kho mở phòng đọc báo, tạp chí, luận án, luận văn, NCKH. Các kho mở này được bố trí tại tầng 6 của Trung tâm, bao gồm 2 khu vực trong khuôn viên một phòng đọc mở. + Kho báo - tạp chí: Trên 200 đầu báo và tạp chí bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, từ báo Trung ương đến báo ngành thỏa mãn nhu cầu bạn đọc trong mọi lĩnh vực chuyên môn, thể thao, văn hóa, giải trí…. . Cụ thể: Bao gồm 35 loại báo ngày và báo tuần các loại. Tạp chí tham khảo gồm 160 loại và các tạp chí chuyên ngành. Tại đây bạn đọc có thể tiếp cận được với những tạp chí chuyên ngành của các nhà xuất bản nổi tiếng nhất bằng các ngôn ngữ Anh, nga, Đức, Pháp, Trung…Cách sắp xếp báo và tạp chí:Báo ngày được sắp xếp theo trật tự ABC của tên báo. Tạp chí tiếng Việt chia thành hai nhóm chính: tạp chí giải trí và tạp chí chuyên ngành. Tạp chí giải trí được sắp xếp theo trật tự ABC của tên tạp chí; Tạp chí chuyên ngành được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trong từng lĩnh vực chuyên ngành lại đuợc sắp xếp theo trật tự ABC. Tạp chí chuyên ngành bằng tiếng nước ngoài được sắp xếp theo trật tự ngôn ngữ: Tiếng Nga, Anh, Pháp, Đức, Trung và trong từng ngôn ngữ các tạp chí lại được sắp xếp theo lĩnh vực chuyên ngành và trật tự ABC. + Kho luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học: Kho tài liệu này được sắp xếp theo nội dung và đăng ký cá biệt. Kho được sắp xếp theo thời gian nhập vào thư viện, theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn, từ trái qua phải. Tất cả các tài liệu này được thư viện thu thập, phân loại, sắp xếp theo nội dung đề tài các ngành đào tạo. Bên cạnh tài liệu tiếng Việt, bạn đọc có thể tìm đọc sách tham khảo bằng sách tiếng Nga, Anh, Pháp về mọi lĩnh vực chuyên môn. Tài liệu được sắp xếp theo môn loại và trong từng môn loại chúng được sắp xếp theo trật tự ngôn ngữ: Anh, Đức, Nga, Pháp, Trung và trật tự ABC. 2.3.2. Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải * Giáo dục bạn đọc: Trung tâm thường xuyên tiến hành tuyên truyền, giáo dục bạn đọc nhằm nâng cao ý thức bảo quản và giữ gìn sách báo của Trung tâm. Giáo dục bạn đọc gián tiếp thông qua các hình thức như nội quy thư viện, triển lãm tài liệu, thông qua phượng tiện truyền thông báo, bản tin và thông qua giáo viên. Nội quy thư viện đã được dán ở chỗ dễ nhìn, dễ thấy. Đặc biệt Trung tâm có những hình thức phạt vi phạm rất nghiêm khắc đối với các trường hợp làm mất mát hay hư hỏng tài liệu * Đóng và sửa chữa tài liệu: Đây là một trong những biện pháp quan trọng để bảo toàn lâu dài kho sách thư viện vì trong quá trình sử dụng, tài liệu bị lão hóa, rách nát và xuống cấp. Muốn bảo vệ tài liệu lâu dài cần phải đóng bìa và tu sủa kịp thời nhằm đưa chúng trở lại với hiện trạng gần như ban đầu. Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải thường xuyên quan tâm đến công việc đóng và sửa chữa tài liệu. Trung tâm có các kế hoạch đóng và sửa chữa tài liệu theo quý hoặc khi thấy xuất hiện dấu hiệu sách sách bị hư hỏng. Đối với các tài liệu quí hiếm, độc bản thì dùng bản in sao để tránh hư hỏng tài liệu gốc. * Giữ vệ sinh kho: Đối với những tài liệu in ấn truyền thống với chất liệu giấy rất dễ bị môi trường bên ngoài tác động, Trung tâm đã có những biện pháp, điều kiện để hạn chế tối đa những tác nhân gây hại đến tài liệu như: Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, bụi…bằng các biện pháp: Bố trí khung tài liệu, hệ thống giá kệ nơi cao ráo thoáng khí. Hệ thống giá khung của Trung tâm được thiết kế toàn bộ bằng vật liệu kim loại có phủ sơn chống rỉ vững chắc. Khung tài liệu được dặt cách tường và nền nhà hợp lý đã tránh được cho tài liệu khỏi bị ẩm ướt và cho nấm mốc. Ngăn cuối cùng của giá sách đã được đặt đúng tiêu chuẩn là đặt cách sàn 20cm và cách tường 50cm. Các kho được thiết kế hứng được ánh sáng tự nhiên và thiết kế hệ thống chiếu sáng nhân tạo là các mạng đèn huỳnh quang. Các bóng đèn huỳnh quang được phân bố đều trong kho, làm cho kho sách luôn có đủ ánh sáng trong mọi trường hợp. Để bảo quản tốt hơn nữa vốn tài liệu thư viện đã dùng hệ thống kính màu để hạn chế ánh sáng trắng của nắng và các rèm che bằng vải hoặc bằng nhựa. Có các hệ thống quạt thông gió để tránh cho kho sách khỏi ẩm ướt khi thời tiết không thuận lợi, hạn chế sự phát triển của nấm mốc. Khi xây dựng và thiết kế kho chứa sách Trung tâm thông tin thư viện đã căn cứ vào khối lượng tài liệu, loại hình tài liệu và tính chất tài liệu, tổ chức kho. Kho chứa sách bố trí 1m2/400 cuốn sách, kho tự chọn 1m2/200 - 250 cuốn, tải trọng sàn kho là 800kg - 1000 kg/m2. * Phòng chống hỏa hoạn Phòng hỏa hoạn cho kho sách: Sách là tài liệu dễ cháy vì vậy hỏa hoạn trong các thư viện thuộc loại nguy hiểm nhất. Trung tâm đã nghiêm túc thực hiện những quy định phòng hỏa. Tuyệt đối không mang lửa và các chất dễ cháy vào trong kho. Đèn quạt trong kho dùng phải thận trọng đúng quy định để tránh sự bốc cháy. Trang bị đầy đủ các thiết bị phòng và chữa cháy, lắp đặt hệ thống báo cháy tự động, trang bị các bình dập lửa C02. 2.4. Hoạt động khai thác và sử dụng dịch vụ thông tin * Dịch vụ cung cấp tài liệu Dịch vụ cung cấp tài liệu là dịch vụ cơ bản của cơ quan TT - TV nhằm giúp NDT sử dụng được tài liệu phù hợp với nhu cầu tin của mình. Dịch vụ đọc tại chỗ Phục vụ đọc tại chỗ là hình thức phục vụ truyền thống trong Trung tâm. Đặc điểm chung của các kho tài liệu phục vụ đọc tại chỗ là mang tính đầy đủ đa dạng về nội dung và hình thức. Dịch vụ đọc tại chỗ được tiến hành ở phòng đọc sách tiếng Việt tầng 5, phòng đọc sách ngoại văn, báo tạp chí, luận án, luận văn tầng 6, phòng đọc điện tử tâng 7. Phòng đọc sách tiếng Việt tầng 5 Tổng 280 chỗ ngồi, trung bình phục vụ 12.000 lượt người/tháng, 120.000 lượt người/năm. Đặc biệt vào những khoảng thời gian cao điểm như trước mỗi kỳ thi phòng đọc thường hoạt động quá tải, cán bộ Trung tâm phục vụ với cường độ cao. Hàng ngày, phòng đọc mở cửa phục vụ theo giờ hành chính: Sáng: 8h00 - 11h30 Chiều: 13h30 - 20h00 Phòng đọc sách ngoại văn, báo - tạp chí, luận án, luận văn tầng 6 Có 256 chỗ ngồi, trung bình phục vụ 2000 lượt người/tháng, 20.000 lượt người/năm. Dịch vụ đọc tại chỗ được tiến hành đối với các tài liệu mang tính khoa học chuyên ngành, sách tra cứu, luận án, tài liệu nghiên cứu, các loại tạp chí tiếng Việt, và tiếng Anh, Pháp, Nga. Phòng đọc này được tổ chức theo hình thức kho mở, phục vụ dưới hình thức tự chọn. Hàng ngày, phòng đọc mở cửa theo giờ hành chính: Sáng: 8h00 – 11h30 Chiều: 13h30 – 16h30 Phòng đọc điện tử tầng 7 Với 88 chỗ ngồi và tương ứng 88 máy tính, Trung tâm cung cấp cho bạn đọc nguồn tin điện tử phong phú trên các CSDL, nguồn tin Internet…Tổng số người phục vụ là 200 lượt người/tháng, 2000 lượt người/năm. Dịch vụ cho mượn về nhà Dịch vụ cho mượn về nhà là hình thức dịch vụ phục vụ tài liệu bên ngoài Trung tâm. Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà là hình thức cho NDT mượn tài liệu của Trung tâm trong một khoảng thời gian nhất định. Thời hạn mượn về nhà phụ thuộc vào chính sách lưu thông của mỗi cơ quan TT - TV. Việc quản lý lưu thông tài liệu của Trung tâm được xử lý hoàn toàn bằng máy vi tính thông qua phần mềm ILIB 3.0. Nhờ hỗ trợ của công nghệ mã vạch và kết quả xử lý thông tin tự động hóa đã cho phép tự động hóa quá trình lưu thông tài liệu. Các thủ tục, thao tác trong quá trình lưu thông tài liệu: ghi mượn, ghi trả, xác nhận tình trạng tài liệu truớc khi cho mượn đã cho phép theo dõi tối đa qúa trình mượn trả tài liệu. Tại Trung tâm, dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà được tiến hành tại kho phòng mượn giáo trình và phòng mượn sách tham khảo. Các tài liệu thuộc diện cho mượn là giáo trình của tất cả các môn học trong chương trình giảng dạy của nhà trường, tài liệu tham khảo. Thời hạn cho mượn tài liệu được quy định cụ thể như sau: + Đối với tài liệu là giáo trình và tài liệu tham khảo gắn với môn học, thời hạn mượn là 150 ngày. + Các tài liệu tham khảo khác thời hạn mượn là 15 ngày. * Dịch vụ sao chụp tài liệu Dịch vụ sao chụp tài liệu là một trong những dịch vụ cung cấp tài liệu quan trọng của Trung tâm. Dịch vụ sao chụp tài liệu đã đáp ứng được phần đông nhu cầu của các cán bộ giảng viên, sinh viên.Tài liệu được sao chụp là những tài liệu có nhu cầu sử dụng lớn nhưng số bản lại ít hoặc không được phép mượn về nhà gồm: Tài liệu luận án, luận văn, NCHK Các sách ngoại văn, tạp chí chuyên ngành Quy định sao chụp tài liệu: Bạn đọc chỉ được phép in và photo copy tối đa 50% tổng số trang tài liệu. Giá photocopy: 300đ/trang Giá in: 800 đ/trang Trung tâm được trang bị một hệ thống máy in mạng, máy photo bố trí tại tất cả các tầng đảm bảo tối đa nhu cầu phôto tài liệu của bạn đọc. * Dịch vụ tra cứu thông tin Hiện tại, Trung tâm đã trang bị cho mình đầy đủ các loại tài liệu mà người dùng tin cần, cũng như các hình thức phục vụ thích hợp. Trung tâm đã trang bị máy tính, giúp người dùng tin tìm tin nhanh chóng và chính xác hơn. Ngoài ra còn có các hình thức phục vụ khác như: phòng đọc trực tuyến, tìm tin qua băng hình, đĩa CD – ROM, đĩa mềm, các dịch vụ trên trang Web, mạng…dựa trên thế mạnh của công nghệ thông tin. Trung tâm đã xây dựng được một bộ máy tra cứu song song dưới 2 hình thức: truyền thống và hiện đại. Bộ máy tra cứu truyền thống Bộ máy tra cứu tin truyền thống đóng vai trò quan trọng trong các thư viện và cơ quan thông tin. Tuy nhiên với việc ứng dụng mạnh mẽ tin học hoá nên việc tra cứu thông tin bằng bộ máy tra cứu tin truyền thống tại Trung tâm đã và đang bị thay thế bằng tra cứu hiện đại. Hiện nay, bộ máy tra cứu tin truyền thống của trung tâm chỉ còn tồn tại Hệ thống mục lục. Đó là mục lục chữ cái, được đặt tại các phòng đọc sách tiếng Việt tầng 5 và phòng mượn sách giáo trình, sách tham khảo tầng 4. Trong khi đó các hình thức tra cứu truyền thống khác không còn nữa. Cũng phải nói rằng hình thức tra cứu mục lục chữ cái trên cũng rất ít được bạn đọc sử dụng do việc tra cứu đã được tin học hoá. MLCC có cấu tạo khá đơn giản phần chủ yếu là các phiếu mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái, họ tên tác giả, nhan đề tài liệu. MLCC của Trung tâm được chia thành 2 bộ phận: mục lục tên sách và mục lục tên tác giả. Nghĩa là một quyển sách có thể có 2 phiếu: một phiếu theo tên sách và một phiếu theo tên tác giả. Đối với tác giả cá nhân là người Việt Nam được mô tả theo tên họ – tên đệm – tên riêng có lấy ở dòng đầu tiên tính từ vạch dọc thứ 2, dòng thứ 2. Phiếu mô tả của Mục lục phân loại được mô tả thống nhất theo quy tắc biên mục quốc tế ISBD theo tên tác giả cá nhân, tác giả tập thể sau đó đến tên tài liệu, ở góc trái mỗi phiếu ghi ký hiệu phân loại, phán ánh về nội dung của tài liệu. Ví dụ: Phiếu mô tả theo tên tác giả DV 0006069 DV 0006087 627 PHÙNG VĂN KHƯƠNG Hướng dẫn giải bài tập thuỷ lực: Dòng chảy trên kênh hở và thuỷ lực công trình / Phùng Văn Khương, Phạm Văn Vĩnh .-H: Giao thông vận tải, 2000 .- 248 tr ; Hình vẽ, 21cm 627 PH-K Mẫu phiếu 1: Mục lục chữ cái Phiếu mô tả theo tên sách: Tìm tài liệu có tên “ Động lực học tổ hợp toa xe -đường ray” DV 2589 DV 2565 Động lực học tổ hợp toa xe - đường ray/ Trạch Yến Minh .-H.:Giao thông vận tải , 1999 .-69 tr ; 19cm Mấu phiếu 2: Mục lục chữ cái Bộ máy tra cứu hiện đại Bộ máy tra cứu hiện đại tại Trung tâm được xây dựng trên phân hệ lưu thông thuộc phần mềm ILIB 3.6, cho phép bạn đọc tra tìm thông tin tại hai nguồn: trên internet và trên CSDL thư mục của trung tâm. Hiện tại, Trung tâm đã có một hệ thống CSDL với 16.100 biểu ghi được mô tả theo khổ mẫu MARC 21 bao gồm: CSDL SACH (gồm biểu ghi sách lẻ, biểu ghi sách tập, bộ): 13.136 biểu ghi, Phản ánh một phần các tài liệu tham khảo, sách giáo trình, các sách tra cứu, các tài liệu tham khảo,.. có trong các kho của thư viên. CSDL BÁO TẠP CHÍ: 1509 biểu ghi. CSDL phản ánh tên báo, tạp chí chuyên ngành: tạp chí giao thông vận tải, tạp chí khoa học và công nghệ, tạp chí đường sắt… CSDL LUẬN ÁN, LUẬN VĂN, NCKH: 1455biểu ghi, phản ánh các công trình nghiên cứu của cán bộ giảng viên, sinh viên trong Trường. Dịch vụ tìm kiếm tài liệu trực tuyến OPAC mà Trung tâm cung cấp cho NDT dựa trên phân hệ tra cứu của phần mềm ILIB, với các bước tìm kiếm ở các mức độ và kết quả tìm cũng khác nhau. Đây là công cụ tra cứu rất tiện lợi, giúp bạn đọc có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả tối ưu. NDT đăng nhập hệ thống tại địa chỉ: để có thể tìm kiếm nguồn tài nguyên thông tin của Trung tâm với 4 cấp độ tìm khác nhau: Tra cứu cơ bản: Cung cấp cho NDT phép tìm kiếm đơn giản, trực quan để có thể truy xuất nhanh tới một tài liệu. Các bước tìm kiếm: Clik vào menu tra cứu. Chọn loại CSDL là sách, báo, tạp chí… Nhập thông tin tìm kiếm: tên sách (nhan đề chính), tác giả, năm xuất bản…vào trường tương ứng. H6: màn hình tra cứu cơ bản Tra cứu nâng cao Ngoài các trường tìm kiếm cơ bản, OPAC còn còn đưa ra một số trường khác hoặc có thể kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm trên một trường nhằm tăng thêm điểm truy cập đến tài liệu cũng như tìm chính xác một tài liệu đó. Các bước tìm: Clik vào tra cứu nâng cao Chọn loại CSDL cần tìm Mục trường dữ liệu cho ta các lựa chọn: Tất cả: tìm trên mọi trường của biểu ghi Tìm kiếm toàn văn: tìm trong nội dung 1 file dữ liệu số đã được đính Tác giả: chỉ tìm trên trường tác giả Nhan đề: tìm trên trường tên tài liệu Từ khoá: chỉ tìm trên trường từ khoá. - Nhập thông tin tìm kiếm - Chọn toán tử tìm: OR, AND, NOT…. Tìm kiếm H7: Cửa sổ tìm nâng cao VD: Tìm tất cả tài liệu với các tiêu chí sau: Từ khoá 1: Vật lý Từ khoá 2: Quang học Năm xuất bản: 2000 Ta thực hiện như sau: Chọn trường Từ khoá gõ điều kiện thứ1: Vật lý Chọn trường Từ khoá, gõ điều kiện thứ 2: Quang học Chọn trường Năm xuất bản và gõ điều kiện là: 2000 Chọn toán tử AND để kết hợp điều kiện tìm kiếm cho 3 trường trên. Tra cứu biểu thức Đây là chức năng được thiết kế dành cho người dùng nâng cao. Với những lệnh tìm kiếm do Oracle cung cấp cho NDT có nhể nhập vào câu lệnh tìm kiếm theo ý muốn. Cú pháp tìm của biểu thức: (Thuật ngữ tìm tin_1 WITHIN fxxxn) BOOLEAN (thuật ngữ tìm tin _2 WITHIN fxxxn) BOOLEAN (thuật ngữ tìm tin_3 WITHIN fxxxn) BOOLEAN ( thuật ngữ tìn tin_n WITHIN fxxxn) Trong đó: Thuật ngữ tìm tin: là từ hay cụm từ mà bạn đọc muốn tìm. WITHIN: toán tử tìm tin, nằm giữa cụm từ muốn tìm vào trường muốn tìm. Fxxxn: Tên nhãn trường con trong Marc21 BOOLEAN: toán tử tìm tin OR, AND, NOT Ngoặc đơn: mức độ ưu tiên trong tìm kiếm. H8: Cửa sổ tra cứu theo biểu thức VD: tìm kiếm những cuốn sách có nhan đề là Thi công cầu và tác giả của cuốn sách đó là Trấn Văn Hiếu. Biểu thức tìm sẽ là: (Thi công cầu within f245a) and (Trần Văn Hiếu within f100a) Tra cứu Z39.50 Cho phép NDT có thể tra cứu trực tiếp đến các CSDL của các thư viện khác trong và ngoài nước. Các bước tìm: - Clik vào Tra cứu Z39.50 - Nhập các điều kiện tìm kiếm trong các trường dữ liệu và dùng các toán tử để thu hẹp hay mở rộng phép tìm. - Máy chủ Z39.50: nhập địa chỉ máy chủ của thư viện cần tra cứu - Cổng: nhập cổng kết nối với máy chủ của thư viện cần tra cứu - Tên CSDL: là tên CSDL cần tìm của thư viện đó. VD: Tìm tất cả các tài liệu ở thư viện Quốc gia Việt Nam thoả mãn điều kiện - Tên sách có chứa cụm từ: Nền móng công trình - Năm xuất bản: 2002 Tại màn hình Tra cứu OPAC Trường thứ nhất: Chọn trường cần tìm là: Nhan đề chính = Tên tài liệu Nhập cụm từ: Nền móng công trình Chọn toán tử: AND Trường thứ hai: Chọn trường năm xuất bản: 2002 Tại phần địa chỉ của máy chủ thư viện cần tra cứu nhập: địa chỉ, cổng, và tên CSDL của thư viện Quốc gia Việt Nam. H9: Cửa sổ tra cứu theo giao thức Z39.50 Hiển thị kết quả tìm: Thông tin trên trang kết quả tìm kiếm: Tổng số biểu ghi tìm thấy Số trang kết quả trên tổng số biểu ghi được tìm thấy * Dịch vụ tra cứu mạng Internet Dịch vụ tra cứu mạng Internet là dịch vụ mà NDT trực tiếp truy cập, khai thác, tìm kiếm và sử dụng thông tin qua mạng Internet. Dịch vụ này được triển khai riêng tại phòng đọc điện tử tầng 7, mở của từ thứ hai đến thứ bảy, cho phép bạn đọc truy cập vào mạng Internet theo nhu cầu và theo quy định của Trung tâm. * Dịch vụ cung cấp thông tin qua mạng Trên cơ sở của việc khai thác thông tin trong các CSDL hiện có trong Trung tâm, những CSDL trực tuyến và nguồn tin điện tử, Trung tâm sẽ cung cấp những thông tin theo yêu cầu của NDT qua các dịch vụ thư điện tử, truyền file, fax. Đây là mô hình dịch vụ rất nên được chú ý phát triển trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển như hiện nay. * Dịch vụ cung cấp thông tin có chọn lọc Đây là dịch vụ mới của Trung tâm, cung cấp thông tin theo chủ đề được chọn lọc từ sách, báo tạp chí, đĩa từ, CD – ROM, thông tin trực tuyến theo nhu cầu của NDT. * Dich vụ Thông báo sách mới Trung tâm thường xuyên cập nhật danh sách tài liệu mới nhập trên thư mục trực tuyến OPAC. * Dịch vụ hướng dẫn người dùng tin Dịch vụ này được Trung tâm rất quan tâm bằng nhiều hình thức đa dạng khác nhau có nội dung như: hướng dẫn tổng quát về Trung tâm và cách tiếp cận, sử dụng các nguồn lực thông tin trên giấy, trên Internet, cách thức sử dụng OPAC, cách thức sử dụng cổng thông tin… Các hình thức hướng dẫn gồm nhiều biện pháp như: - Mở lớp hướng dẫn cho sinh viên các khoa bằng cách cử cán bộ của trung tâm xuông giảng đường. - In các tài liệu, tờ rơi phát cho sinh viên. - Trực tiếp trả lời tại chỗ khi có yêu cầu của NDT - Đua lên các bảng thông báo trước các phòng phục vụ của Thư viện * Dịch vụ khác Ngoài các dịch vụ thông tin Trung tâm còn có nhiều dịch vụ khác như tổ chức các lớp chuyên đề, tổ chức hội nghị, hội thảo…nếu các đơn vị có nhu cầu mượn phòng Hội thảo hiện đại của Trung tâm tại tầng 7. 2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin Là một Trung tâm Thông tin - Thư viện hiện đại về trang thiết bị kỹ thuật, về nguồn tài nguyên thông tin và các dịch vụ cung cấp thông tin, Trung tâm đã ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin - thư viện nhằm cải tiến quản lý nguồn tin, xây dựng các CSDL, CD-ROM.., thoả mãn nhu cầu lưu trữ và khai thác thông tin của NDT, cải tiến quy trình hoạt động của thư viện, đồng thời phát huy tối đa năng lực của máy tính điện tử và các thiết bị khác trong tổ chức quản lý và các khâu kỹ thuật. Nhận thức tầm quan trọng đó, Trung tâm đã lựa chọn phần mềm ILIB phiên bản 3.6 của công ty CMC. Phần mềm ILIB là một giải pháp thư viện điện tử cho các thư viện Việt Nam với các module tích hợp trong một hệ thống nhất. Ngoài khả năng quản lý thư viện truyền thống, ILIB bổ sung các tính năng của thư viện điện tử, cho phép người sử dụng các dạng thông tin như: xuất bản phẩm, tài liệu điện tử, âm thanh hình ảnh. ILIB còn tương thích cả Internet, Extranet với khả năng xử lý tiếng Việt. Đặc điểm nổi bật của hệ thống với tính năng : Quản trị CSDL lớn ( hàng triệu biểu ghi). Bảo mật phân quyền : CSDL, người dùng, đường truyền. Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh, hỗ trợ đa ngôn ngữ, giao thức tìm kiếm Z39.50. Sử dụng tất cả các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục cũng như các khung phân loại như ISBD, AACR2, MARC, UDC, DDC… Quản lý mọi dạng dữ liệu số hoá . Chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện. Tích hợp thiết bị : mã vạch, thiết bị từ, sóng radio (RFID), máy in… Nhập / xuất dữ liệu theo chuẩn quốc tế. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Khả năng lưu trữ ổn định, không hạn chế dung lượng. * Các Module chính của iLib: Tra cứu trực tuyến - OPAC Bổ sung Ấn phẩm nhiều kỳ Biên mục Lưu thông Quản lý kho H10: Giao diện chính phần mềm quản trị thư viện ILIB 3.6 tại Trung tâm. Tình hình vận hành của hệ thống Hiện nay Trung tâm đã và đang vận hành phần lớn các phân hệ của phần mềm này, từ khâu bổ sung, biên mục, xử lý, phân phối, tới phục vụ tra cứu tài liệu …với các mức độ khác nhau. * Phân hệ biên mục Trung tâm biên mục bằng máy và thống nhất theo chuẩn ISBD, MACR2. * Phân hệ bổ sung Module bổ sung cung cấp và hỗ trợ đầy đủ các chức năng nghiệp vụ phục vụ cụng tác bổ sung của một thư viện: - Thiết lập các đơn đặt và đơn nhận tài liệu - Cho phép thống kê, quyết toán, tạo các báo cáo, liên quan đến công tác bổ sung - Quản lý và theo dõi quỹ bổ sung - Lưu trữ các tham số phục vụ cho việc bổ sung * Phân hệ tra cứu tin Hiện nay trung tâm đang sử dụng tra cứu OPAC, qua OPAC bạn đọc có thể tra cứu tin theo phương thức cơ bản sau: Tra cứu cơ bản; Tra cứu nâng cao; Tra cứu liên thư viện theo chuẩn Z3950; Đăng ký mượn tài liệu qua mạng. Bạn đọc không cần phải tra cứu dưới dạng phích truyền thống mà hoàn toàn tra cứu trên máy qua OPAC tới các CSDL của thư viện. * Phân hệ lưu thông Với việc áp dụng phần mềm ILIB 3.6 trong quá trình lưu thông, Trung tâm hoàn toàn tiến hành tự động hoá: với hình thức phòng đọc mở bạn đọc chỉ cần xuất trình thẻ từ cho cán bộ thư viện, và trực tiếp vào tra cứu tài liệu trên hệ thống máy tính hoặc trực tiếp lấy tài liệu từ trên giá phù hợp với mình mà không cần phải thông qua bất kỳ một hình thức nào khác. Toàn bộ phòng đọc được kiểm soát bằng hệ thống camera, mã vạch, chíp vi xử lý và cổng từ. * Phân hệ quản lý kho Hiện nay trung tâm đang tổ chức kho dưới hình thức kho mở là chủ yếu, tài liệu được sắp xếp trên giá theo trật tự số phân loại và số cutter, bên trong mỗi tên tài liệu lại được sắp xếp theo trật tự số ID (chỉ số mô tả). Điều này thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệu của bạn đọc đồng thời thuận tiện trong quá trình quản lý. Trung tâm có hệ thống kiểm kê tự động điều này làm giảm rất nhiều thời gian và công sức cho cán bộ trong quá trình kiểm kê. 2.6. Quan hệ đối ngoại, trao đổi thông tin Mở rộng quan hệ hợp tác là biện pháp góp phần nâng cao hoạt động thông tin thư viện. Trải qua nhiều năm hoạt động, Trung tâm thường xuyên mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức cá nhân, cơ quan Thông tin - Thư viện nhằm học hỏi kinh nghiệm, trao đổi tài liệu, chia sẻ thông tin. Trung tâm đã có quan hệ hợp tác chặt chẽ với hầu hết các thư viện trong và ngoài nước như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, tổ chức Hiệp hội quốc tế IFLA và một số phòng văn hoá của Đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam. Với việc mở rộng quan hệ hợp tác Trung tâm đã nhận được rất nhiều sự trợ giúp trong qúa trình hoạt động Thông tin - Thư viện, trao đổi và chia sẻ nguồn tin, tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Nhìn chung các hoạt động thông tin thư viện tại TTTT – TV ĐHGTVT đã có những bước chuyển biến rõ rệt, đang từng bước được hiện đại hoá và khẳng định được vai trò của mình trong việc phục vụ Nhà trường thực hiện nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, các hoạt động này vẫn còn có những hạn chế, còn có những mặt tồn tại mà chưa khắc phục được. Chính vì vậy cần phải có những giải pháp thích hợp và khả thi để từng bước cải thiện các hoạt động của thư viện, tạo điều kiện cho Trung tâm hoạt động ngày một tốt hơn, thoả mãn nhu cầu khai thác sử dụng thông tin của NDT tại Nhà trường. CHƯƠNG 3 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 1. Nhận xét Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải hơn 60 năm hoạt động và trưởng thành đã đóng vai trò quan trọng trong công việc thu thập, lưu giữ và bảo quản vốn tài liệu, cung cấp thông tin và tư liệu, phục vụ chương trình đào tạo của Nhà trường. Từ khi thành lập đến nay, Trung tâm đã không ngừng chuyển đổi cơ cấu tổ chức và hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu của người dùng tin, là cán bộ, giảng viên, sinh viên trong quá trình học tập và giảng dạy. Bằng các hoạt động của mình, Trung tâm đã góp phần không nhỏ vào việc nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường, cung cấp đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý và kỹ sư có đủ năng lực xây dựng đất nước. Trong quá trình hoạt động Trung tâm đạt được nhiều thành tựu to lớn nhưng cũng còn nhiều khó khăn phải khắc phục. 1.1. Đội ngũ cán bộ Những ưu điểm: - Trung tâm đã tuyển dụng được một đội ngũ cán bộ trẻ, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ thông tin - thư viện, tin học, và chuyên ngành giao thông vận tải cao. Hầu hết họ có bằng từ đại học trở lên. - Trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ Trung tâm bao gồm hai nhóm chuyên môn chính là: chuyên môn TT - TV và chuyên môn về ngành giao thông vận tải. Với cơ cấu cán bộ như vậy đã đảm bảo cho mọi hoạt động của Trung tâm đạt hiệu quả cao. Những hạn chế - Đội ngũ cán bộ thư viện còn thiếu chưa đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng cũng như chất lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ còn nhiều hạn chế. Trung tâm chưa đào tạo được một đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực thông tin – thư viện bởi vậy chưa tạo ra được các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Chưa có sự chuyên môn hoá trong các khâu nghiệp vụ, chưa phân công được đội ngũ cán bộ theo từng phòng. - Trình độ ngoại ngữ của các cán bộ Trung tâm có hạn, gây khó khăn cho công tác bổ sung, xử lý tài liệu, nhất là tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh. - Số lượng đội ngũ cán bộ vẫn còn mỏng, nhất là ở các phòng xử lý nghiệp vụ, phòng đọc điện tử. 1.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật Những ưu điểm: Trung tâm đã sở hữu một hệ thống trang thiết bị hiện đại, đồng bộ: - Trung tâm đã xây dựng một không gian thư viện ( gồm 4 tầng với diện tích 4000 m2) thoáng mát với trang thiết bị hiện đại như máy tính, máy điều hoà, camera, máy in, máy phôtô, cổng từ…Hệ thống trang thiết bị hiện đại không gian thư viện rộng đáp ứng nhu cầu học tập của 1000 người/lượt trong cùng một lúc. Đến với trung tâm bạn đọc được phục vụ trong một môi trường hiện đại, đây chính là điều kiện thuận lợi để phát huy tối đa năng lực của bạn đọc. - Hệ thống an ninh cổng từ được trang bị cho các phòng đọc mở (phòng đọc sách tiếng Việt; phòng đọc sách ngoại; phòng báo, tạp chí, luận án) đã kiểm soát được vốn tài liệu thư viện, hạn chế tối đa thất thoát. Cùng với việc ứng dụng thiết bị kiểm soát như mã vạch, chíp vi xử lý, Trung tâm đã xây dựng một chu trình tự động trong công tác lưu thông, giảm thiểu thời gian và công sức của cán bộ thư viện, cũng như góp phần phục vụ và kiểm soát bạn đọc. Những hạn chế: - Cán bộ thư viện cũng như người dùng tin còn nhiều bỡ ngỡ trong quá trình sử dụng hệ thống các trang thiết bị hiện đại. - Hệ thống cổng từ nhỏ hơn so với cửa của các phòng đọc gây khó khăn cho việc kiểm soát; việc lắp đặt mắt từ trên cổng từ còn ít (chỉ có ở một vị trí đó là ở giữa cổng), mặt khác do độ bao quát của mắt từ có hạn nên nếu bạn đọc cầm sách ra ngoài mà không cho qua khu vực quan sát của mắt từ thì mắt từ khó có thể phát hiện được. - Một số trang thiết bị chưa được sử dụng và phát huy hết tác dụng. 1.3. Công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu Những ưu điểm: - TTTT – TV ĐHGTVT đã tích luỹ được một khối lượng lớn VTL với trên 100000 bản sách. - Trong quá trình xây dựng VTL , Trung tâm đã bổ sung các môn loại tài liệu tương đối đầy đủ, nhất là các tài liệu về chuyên ngành đào tạo của Nhà trường rất phong phú, đáp ứng nhu cầu tin của NDT trong Nhà trường. Qua đó đã phát huy được vai trò và nhiệm vụ của một TTTT – TV chuyên ngành. - Các nguồn bổ sung rất phong phú và đa dạng, phong phú về loại hình, bên cạnh các tài liệu truyền thống, các tài liệu hiện đại rất được quan tâm bổ sung bằng việc mua các CSDL từ nước ngoài. Những hạn chế: - Thư viện chưa xây dựng được chính sách, chiến lược bổ sung, đến nay vẫn chưa có nguồn kinh phí cố định trong việc bổ sung VTL mà phụ thuộc vào nhu cầu thực tế cuả bạn đọc. - Các tài liệu thuộc lĩnh vực khoa học xã hội còn chưa được quan tâm, số lượng còn quá ít, trong khi đó, nhu cầu của bạn đọc lại thường xuyên phát sinh nhằm tìm tài liệu này với mục đích tìm hiểu, giải trí. Mối quan hệ hợp tác quốc tế để tạo nguồn trao đổi, biếu tặng tuy đã được quan tâm nhưng vẫn còn lỏng lẻo và chưa có sự phối hợp bổ sung với các thư viện khác cùng chuyên ngành để trao đổi nguồn lực thông tin. - Đội ngũ làm công tác bổ sung quá mỏng, chỉ có một người. 1.4. Công tác xử lý tài liệu Những ưu điểm: - Trong quá trình xử lý tài liệu Trung tâm đã sử dụng phần mềm tin học ILIB 3.6 và với module mượn liên thư viện tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình biên mục tài liệu trong nước và nước ngoài, đã giúp cán bộ tiết kiệm thời gian biên mục và đảm bảo chất lượng cho các biểu ghi. - Nhìn chung hoạt động xủ lý kỹ thuật tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu đã đạt được một số kết quả cao, Trung tâm đã xử lý được một số lượng sách, báo lớn để đưa ra phục vụ bạn đọc, xây dựng 3 cơ sở dữ liệu về sách, báo, tạp chí và luận án, luận văn. Các cơ sở dữ liệu đang được bổ sung hồi cố và cập nhật những thông tin mới nhằm phản ánh đầy đủ thông tin cả về nội dung, hình thức tài liệu. Những hạn chế: - Trình độ ngoại ngữ của cán bộ xử lý tài liệu còn nhiều hạn chế. Đây là một yếu tố làm giảm chất lượng xử lý và khai thác nguồn tin cung cấp cho NDT. - Trung tâm chưa có bộ từ khoá riêng. Định từ khoá tự do hiện nay tạo lên sự thiếu tính thống nhất, thiếu tính chặt chẽ. Nhiều từ khoá quá dài, đa nghĩa và đồng nghĩa. Vì vậy cùng một tài liệu nhưng được mỗi cán bộ thư viện tạo ra các từ khoá khác nhau. Ví dụ: Định từ khoá cho tài liệu "Giáo trình tin học đại cương”. - Có cán bộ định từ khoá là: + Tin học; Ngôn ngữ lập trình. - Có cán bộ định từ khoá là: + Tin học; máy tính; Công nghệ thông tin. - Hệ thống CSDL của trung tâm đang trong quá trình xây dựng nên còn nhiều thiếu sót, chưa phản ánh được vốn tài liệu của trung tâm, gây khó khăn trong quá trình truy cập. Hiện nay trung tâm mới hoàn thiện CSDL thư mục, còn các loại CSDL dưới dạng toàn văn đang trong quá trình hoàn thiện chưa đưa vào sử dụng nhiều. 1.5. Công tác tổ chức kho Những ưu điểm - Đã tổ chức được một kho tài liệu phù hợp với nhu cầu học tập và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên. - Các kho được sắp xếp hợp lý, hiện đại, tương đối sạch sẽ và gọn gàng - Nắm vững được các ưu và nhược điểm của kho đóng và kho mở nên Trung tâm thông tin thư viện đã tiến hành phân loại kho sách của mình thành các kho đóng và kho mở để phục vụ tốt hơn nhu cầu của độc giả như kho phòng mượn được tổ chức là kho đóng do khối lượng tài liệu lớn và không ngừng gia tăng còn các kho khác được sắp xếp theo hình thức kho mở để phục vụ tốt hơn nhu cầu tìm kiếm tài liệu phục vụ học tập và nghiên cứu cảu cán bộ, giảng viên và sinh viên. - Vốn tài liệu nhập vào Trung tâm được tiến hành xử lý theo một trật tự khoa học và nghiêm ngặt trước khi được xếp giá. Do vậy Trung tâm đáp ứng yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác và bảo quản vốn tài liệu được lâu dài. Những hạn chế - Vốn tài liệu sinh viên mượn về phải mất tiền khấu hao nên ảnh hưởng đến tần xuất bạn đọc lên thư viện. - Kho sách tham khảo tài liệu còn ít mà chủ yếu vẫn phục vụ cho cán bộ và giảng viên nên chưa đáp ứng được nhu cầu của sinh viên trong học tập, nghiên cứu. 1.6. Công tác bảo quản vốn tài liệu Những ưu điểm - Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải đã đầu tư những trang thiết bị hiện đại để bảo quản vốn tài liệu như: Hệ thống máy hút bụi ở các phòng, các bình bọt chống cháy, hệ thống báo cháy tự động, các thang máy riêng để vận chuyến sách báo, hệ thống quạt thông gió trong mỗi kho sách để chống ẩm cho kho sách. - Công tác vệ sinh kho sách, chống mối mọt và chuột, côn trùng được tiến hành thường xuyên đều đặn trong kho sách của Trung tâm. - Nhờ những phương pháp giáo dục bạn đọc một cách trực tiếp và qua các quuy chế nghiêm ngặt của Trung tâm mà đã giảm được đáng kể hiện tượng mất và rách sách, tài liệu được bảo quản ngày càng tốt hơn. Những hạn chế - Tuy đã có những biện pháp nghiêm ngặt đề phòng mất mát, rách nát nhưng vẫn xảy ra tình trạng vẽ bậy ra sách. - Do phòng đọc tầng 5 và phòng đọc tầng 6 là kho mở vẫn thường xuyên xảy ra hiện tượng mất mát và xé tài liệu, tài liệu cũng nhanh chóng xuống cấp do ý thức của bạn đọc chưa tốt. 1.7. Hoạt động khai thác và sử dụng thông tin Những ưu điểm - Trung tâm có các dịch vụ cung cấp thông tin phong phú đa dạng dưới nhiều hình thức khác nhau, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của NDT - Toàn bộ các cơ sở dữ liệu có trong Trung tâm được bạn đọc khai thác và sử dụng có hiệu quả cho quá trình học tập, làm luận văn tốt nghiệp của sinh viên và làm việc của càn bộ, giáo viên trong trường. - Công tác tổ chức và tìm kiếm thông tin tại Thư viện đã được quan tâm đúng mức, được đầu tư nguồn nhân lực, kinh phí, thời gian tương xứng với điều kiện của Thư viện. Hiện nay bộ máy tra cứu của trung tâm chủ yếu là tra cứu hiện đại thông qua phần mềm ILIB cho phép NDT tra cứu dễ dàng thuận tiện, bao gồm: tra cứu bằng từ khoá, nhan đề, tên tác giả… Những hạn chế - Các CSDL mua từ nước ngoài hầu hết là bằng tiếng Anh gây khó khăn cho NDT khi mà trình độ ngoại ngữ của họ còn hạn chế, do đó chưa phát huy khai thác tối đa những nguồn thông tin quý giá này. - Người dùng tin thiếu kiến thức cơ bản về tra cứu tin để có thể sử dụng vào khai thác thông tin, nhất là khi tìm tin trên máy. Nhiều sinh viên chỉ biết với phương thức tra cứu đơn giản, chưa biết cách tra cứu nâng cao, tìm tin theo biểu thức. Việc lựa chọn từ khoá, ngôn ngữ tìm tin của NDT còn thiếu kinh nghiệm hay chưa chính xác dẫn đến việc truy xuất thông tin bị hạn chế.Chưa có các guider hướng dẫn cụ thể việc tra cứu cho từng CSDL, từng phân hệ tra cứu, từng chế độ tìm. Nhìn chung các hoạt động thông tin thư viện tại TTTT TV ĐHGTVT đã có những bước chuyển biến rõ rệt, đang từng bước được hiện đại hoá và khẳng định được vai trò của mình trong việc phục vụ Nhà trường thực hiện nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, các hoạt động này vẫn còn có những hạn chế, còn có những mặt tồn tại chưa thể khắc phục ngay được do những yếu tố khách quan và chủ quan. Chính vì vậy cần phải có những giải pháp thích hợp và khả thi để từng bước cải thiện các hoạt động của thư viện, tạo điều kiện cho thư viện hoạt động ngày một tốt hơn, thoả mãn nhu cầu khai thác sử dụng các loại thông tin của NDT tại Trung tâm. 2. Kiến nghị 2.1. Tổ chức cán bộ Cán bộ là trung tâm hạt nhân của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Cán bộ Thư viện đóng vai trò rất quan trọng, mọi hoạt động của Thư viện đều do cán bộ Thư viện thực hiện. Người cán bộ Thư viện cần có tri thức khoa học, trình độ chuyên môn cao, để hoàn thành nhiệm vụ thu thập, xử lý cập nhật thông tin, nghiên cứu nhu cầu tin của bạn đọc và tư vấn cho họ hoàn thành các nhu cầu thông tin, tìm kiếm và sử dụng thông tin. Trung tâm phải không ngừng quan tâm đến công tác đào tạo đội ngũ cán bộ của mình trên cả hai mặt số lượng và chất lượng. - Tuyển dụng thêm nguồn cán bộ có chất lượng cao tinh thông về nghiệp vụ thông tin thư viện, thành thạo về tin học, ngoại ngữ. - Bổ sung thêm số cán bộ cho phòng xử lý nghiệp vụ, hiện nay, phòng này mới chỉ có 2 người làm công tác xử lý nghiệp vụ. Với yêu cầu hiện tại, Trung tâm cần bổ sung thêm cần ít nhất 3 cán bộ cho phòng nghiệp vụ, được phân bổ vào các vị trí sau: 1 cán bộ cho công việc làm thẻ, dán nhãn, mã vạch, dán chip điện tử cho sách; 1 cán bộ cho công việc phân loại, định từ khoá, tóm tắt (hiện nay mới có 1 người); 1cán bộ bổ sung thêm cho việc nhập biểu ghi xây dựng CSDL (hiện nay vị trí này cũng mới chỉ có 1 người). Với số lượng cán bộ tạm chấp nhận như ở trên mới đảm bảo tính ổn định, năng suất, hiệu quả công việc của phòng nghiệp vụ. - Triển khai chương trình đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ thư viện nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng khai thác và tổ chức thông tin, có khả năng thích nghi và vận hành hệ thống trang thiết bị hiện đại của trung tâm. Việc đào tạo đội ngũ cán bộ phải luôn nhìn nhận sự phát triển của hoạt động thư viện dưới tác động của CNTT làm kim chỉ nam cho các chương trình đào tạo nguồn nhân lực của Trung tâm. Các biện pháp thực hiện: 1. Thiết kế chương trình, nội dung các khoá đào tạo và huấn luyện (phối hợp với các chuyên gia, các tổ chức trong và ngoài nước). 2. Mời chuyên gia của một số trung tâm thông tin tư liệu có uy tín và trình độ phát triển cao, có đặc điểm tương đồng với Trung tâm ở trong nước để tổ chức các khoá huấn luyện, hội thảo chuyên đề cho cán bộ lãnh đạo và chuyên viên thư viện (Trung tâm học liệu Huế, Trung tâm học liệu Đà Nẵng, Thư viện Đại học Bách khoa Hà Nội…) 3. Tổ chức đoàn đi nghiên cứu, học tập thực tế với khoảng thời gian ngắn hạn về mô hình thư viện hiện đại và hệ thống thư viện trung tâm phát triển trong nước (Trung tâm học liệu Huế, Trung tâm học liệu Đà Nẵng, Thư viện Đại học Bách khoa Hà Nội…) 4. Trong khẳ năng cho phép nên tổ chức đoàn đi nghiên cứu, học tập thực tế cũng với khoảng thời gian ngắn hạn về mô hình thư viện hiện đại và hệ thống thư viện trung tâm ở một số đại học đa ngành của các Đại nước ngoài. (Ví dụ ở Mỹ như Thư viện William T. Young – Kentucky U., Thư viện Hongkong University of Sciences and Technology, hoặc Châu Âu là nơi mà có mô hình hiện đại Trung tâm có thể học hỏi). Chuyên môn hoá đội ngũ cán bộ trong từng khâu trong hoạt động thông tin - thư viện. Tổ chức đội ngũ cán bộ theo từng phòng ban để thuận tiện trong công tác nghiệp vụ. Thường xuyên mở các lớp đào tạo, hướng dẫn bạn đọc sử dụng thư viện để họ dễ dàng tiếp cận với loại hình thư viện mới (thư viện điện tử). Giúp họ có thể sử dụng các phương tiện hiện đại trong quá trình tìm kiếm thông tin, để phát huy hết lợi thế mà Thư viện có cũng như giúp cán bộ thư viện dễ dàng trong vấn đề quản lý bạn đọc. Để khai thác tối đa năng lực của hệ thống thông tin, ngoài các hình thức học theo lớp, cần tăng cường việc tự đào tạo và tự nghiên cứu thực hành của mọi thành viên về công nghệ thông tin. Tóm lại đào tạo đội ngũ cán bộ phải hướng vào tiềm năng sự phát triển của hoạt động thư viện dưới tác động của công nghệ thông tin. Do đó Trung tâm TT-TV cần thiết kế chương trình, nội dung các khoá đào tạo và huấn luyện bằng cách phối hợp với các chuyên gia trong và ngoài nước có nhiều kinh ngiệm. Lựa chọn cán bộ cho các khoá đào tạo, huấn luyện và tổ chức các khoá học cho các chuyên viên của Trung tâm TT-TV. 2.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật Trung tâm có một cơ sở vật chất hiện đại, việc hoàn thiện hệ thống cơ sở vật chất này theo hướng : Lắp đặt hệ thống cổng từ phù hợp với hệ thống cửa ra vào của mỗi phòng đọc mở. Cần trang bị thêm hệ thống mắt từ để thuận tiện hơn trong quá trình kiểm soát tài liệu. Cụ thể: 1. Cổng từ phải không được nhỏ hơn cửa ra vào của phòng đọc, cần thiết kế cổng từ có cùng kích thước với cửa ra vào và nếu có thể thì nên đặt cổng từ trùng với của ra vào. 2. Hiện tại hệ thống mắt từ còn quá ít, chỉ được bố trí ở một vị trí giữa cổng từ nếu bạn đọc đưa sách thấp hơn hoặc cao hơn vị trí đó mắt từ khó có thể phát hiện được. Cần lắp thêm mắt từ cho các vị trí chân và đỉnh của cổng từ để tăng khả năng kiểm soát của cổng từ. 2.3. Bổ sung vốn tài liệu Nguồn tài liệu của Trung tâm hiện nay khá phong phú, đáp ứng phần lớn nhu cầu của NDT trong Nhà trường. Bên cạnh phát triển VTL truyền thống, Trung tâm cần tập trung chủ đạo vào những vấn đề sau: Việc bổ sung - trao đổi nguồn tin phù hợp với yêu cầu đào tạo là rất khó. Vì thế, Trung tâm cần có sự kết hợp chặt chẽ với các nhà khoa học, các khoa trong trường để xây dựng một chính sách bổ sung hợp lý đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Tạo nguồn tin và phát triển nguồn lực thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu của một thư viện hiện đại và không bị lỗi thời. Đầu tư kinh phí để mua thêm tài liệu điện tử để phòng đọc điện tử đi vào hoạt động hiệu quả hơn trong thời gian tới đáp ứng nhu cầu bạn đọc. Nguồn kinh phí chủ yếu từ nhà trường ngoài ra có thể thu hút sự đầu tư của các tổ chức trong và ngoài nước. Hàng năm Trung tâm TT-TV cần có một chính sách hợp lý trong việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin thư viện. Có chính sách bổ sung - trao đổi nguồn tin hợp lý phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học trong nhà trường. Quan tâm đến việc cập nhật thông tin về khoa học công nghệ, công nghệ thông tin, khoa học liên ngành để có những sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp với nhu cầu người dùng tin trong nhà trường và xu thế phát triển của thời đại. 2.4. Công tác xử lý tài liệu và xây dựng CSDL Hoàn thiện hơn nữa hệ thống CSDL thư mục phục vụ cho tra cứu tin của bạn đọc được tốt. Trong tương lai gần cần đẩy mạnh xây dựng CSDL toàn văn đáp ứng nhu cầu tra cứu tin của bạn đọc trên hệ thống mạng của trường cũng như trên hệ thống Internet. Trung tâm cần tích cực phát triển các sản phẩm có thể đưa lên mạng như: Các loại CSDL, bản tin điện tử, các sản phẩm sử dụng công nghệ thông tin hypertext, multimedia…kết hợp với âm thanh và hình ảnh. Trong quá trình lập biểu ghi CSDL cần quan tâm đặc biệt đến việc định từ khóa. Việc định từ khóa chính xác sẽ giúp cho việc khai thác CSDL có hiệu quả, có ảnh hưởng quan trọng đến kết quả của việc tìm tin và chất lượng của CSDL. Do vậy, để thực hiện được công việc này, ngoài việc bố trí các cán bộ có năng lực xử lý tài liệu, lập biểu ghi, đánh từ khóa, nên chăng Trung tâm cần một cán bộ chuyên trách để hiệu đính và kiểm tra lỗi chính tả trên máy và quản trị các CSDL khác. Việc đánh từ khóa không nên chỉ dựa vào tiêu đề của tài liệu mà cần chú trọng đến nội dung cơ bản của tài liệu. Trung tâm cần phải xây dựng cho mình bộ từ khoá riêng làm công cụ định từ khoá cho cán bộ xử lý nghiệp vụ, hạn chế được hiện tượng mất tin, nhiễu tin khi tra tìm tài liệu. Trước mắt, Trung tâm nên tham khảo Bộ từ khoá quy ước do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn hoặc Bộ từ khoá Khoa học Công nghệ do Trung tâm thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia xuất bản. Mở rộng đối tượng xử lý thông tin, quan tâm đến việc xử lý thông tin các dạng tài liệu phi văn bản phục vụ nhu cầu đa dạng của bạn đọc về việc tìm kiếm thông tin như: Tranh ảnh, bản đồ, biểu đồ, các tài liệu nghe nhìn, đĩa CD - ROM, các dữ liệu… 2.5. Sản phẩm và dịch vụ Thông tin - Thư viện Củng cố và gia tăng chất lượng các sản phẩm và dịch vụ sẵn có trên cơ sở nhu cầu của người dùng tin. Phát triển các dịch vụ thông tin có giá trị gia tăng như dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc, dịch vụ tư vấn thông tin, các dịch vụ trọn gói. Quảng bá và giới thiệu hoạt động dịch vụ, sản phẩm của thư viện trên trang web, trong các cuộc họp và trực tiếp tới người dùng tin. 2.6. Đào tạo người dùng tin Tổ chức các buổi tập huấn theo nhóm người dùng tin vì lứa tuổi, khả năng nắm bắt, tính chất, mức độ nghiên cứu của họ không giống nhau. Hơn nữa người dùng tin của trường là đối tượng có nhiều biến động nhất là sinh viên, nhu cầu tin của họ thay đổi theo năm học, ngành học. Do vậy công tác này, được coi là một trong những hoạt động chuyên môn mang tính thường xuyên của thư viện. NDT trước hết phải là người biết tra cứu thông tin qua các hệ thống tra cứu thông tin qua các hệ thống tìm tin truyền thống và tìm tin hiện đại, mục lục điện tử, qua mạng và sau đó phải biết đưa ra những nhu cầu thông tin cần cung cấp. Nội dung đào tạo * Giới thiệu cơ cấu các ban, các kho tài liệu, các phòng,các phương thức phục vụ và khả năng đáp ứng nhu cầu tin của thư viện. * Cách thức tìm tin, tra cứu thông tin qua hệ thống mục lục truyền thống và hiện đại (qua máy tính, qua mạng...): Phương thức lựa chọn thông tin; Cách thức mô tả sắp xếp thư mục… * Mở lớp huấn luyện, lớp ngắn hạn, đào tạo chuyên sâu giúp họ biết cách sử dụng bộ máy tra cứu tìm tin hiện đại và các CSDL hiện có. 2.7. Công tác đối ngoại Trong thời đại bùng nổ thông thông tin dẫn đến giá cả và các loại hình tài liệu gia tăng một cách nhanh chóng. Do vậy, cần có sự hợp tác, quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước nhằm chia sẻ, trao đổi nguồn lực thông tin, tiết kiệm ngân sách, khắc phục khó khăn về kinh phí bổ sung tài liệu. Vì vậy: Trung tâm cần phải liên hệ, hợp tác với các khoa, bộ môn trong trường để thu nhận những kết quả nghiên cứu của sinh viên, học viên, cán bộ, giáo viên Trường Đại học Giao thông Vận tải. Hợp tác với các thư viện của các trường (như Thư viện Trường Đại học Xây dựng, Thư viện Trường Đại học Kiến trúc, Thư viện Đại học Bách khoa) có nội dung đào tạo cùng chuyên ngành để phát triển nguồn lực thông tin liên kết, phối hợp hoạt động thông tin, khai thác nguồn tin về chuyên ngành giao thông. Tiến hành quan hệ hợp tác với các nhà Xuất Bản, các cơ quan phát hành để kịp thời bổ sung những tài liệu mới xuất bản thuộc diện bổ sung của thư viện. Mở rộng quan hệ hợp tác với các tổ chức cá nhân ở nước ngoài để bổ sung những tài liệu nước ngoài chứa đựng thông tin có giá trị khoa học cao, mang tính mới, phản ánh những thành tựu khoa học kỹ thuật mới nhất trên thế giới. Thiết lập bộ phận cho mượn giữa các thư viện để phục vụ người dùng tin. Mở rộng quan hệ hợp tác với bên ngoài giúp thư viện làm giàu thêm, phong phú thêm nguồn vốn tư liệu của mình. Đồng thời qua những mối quan hệ đó mà thư viện học tập được nhiều kinh nghiệm trong quá trình tổ chức và hoạt động. KẾT LUẬN Trải qua hơn 60 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải đã góp phần không nhỏ vào sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trường. Trung tâm đã tiến hành các biện pháp đổi mới về chính sách, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và hoạt động nhằm bám sát các mục tiêu và chương trình đào tạo của nhà trường, đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy của NDT tại Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội. Bằng sự cố gắng nỗ lực, đoàn kết, sáng tạo, năng động của tập thể cán bộ nhân viên, sự quan tâm chỉ đạo của Ban lãnh đạo Trường Đại học Giao thông Vận tải, sự giúp đỡ tài trợ của các tổ chức trong và ngoài nước, Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, cung cấp thông tin – tư liệu kịp thời, nhanh chóng cho NDT Nhà trường. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, Trung tâm còn có một số hạn chế nhất định cần khắc phục từng bước hoàn thiện cơ cấu, tổ chức và hoạt động tiến tới đưa Trung tâm Thông tin - Thư viện trở thành thành một thư viện điện tử trong tương lai gần, thực sự phục vụ đắc lực sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá ngành giao thông vận tải nước ta. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TÀI LIỆU IN Báo cáo tổng kết năm 2007 của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội. Đoàn Phan Tân. Thông tin học.- H.: ĐHQG HN, 2001.- 337 tr. Đoàn Phan Tân. Tin học trong hoạt động Thông tin - Thư viện: Giáo trình dành cho sinh viên ngành Thông tin - Thư viện và Quản trị thông tin.-H: ĐHQGHN, 2001. Dự án xây dựng Trung tâm tài nguyên Thông tin -Thư viện nhằm nâng cao năng lực đào tạo, nghiên cứu của trường Đại học Giao thông Vận tải / Bộ GD& ĐT. Dự án giáo dục đại học Hướng dẫn sử dụng phần mềm Thư viện điện tử và quản lý tích hợp nghiệp vụ Thư viện ILIB 3.6 / Công ty Tin học CMC Nguyễn Thị Huyền. Công tác phát triển vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải: Khoá luận tốt nghiệp .- H: KHXH&NV, 2005 .- 58 tr. Những điều cần biết về Trung tâm Thông tin- Thư viện // Đại học Giao thông Vận tải.- 2006.- số 135;136. - tr. 34 Phan Văn, Nguyễn Huy Chương. Nhập môn khoa học thư viện và thông tin.- H.: ĐHQG HN, 1997.- 299 tr. Quyết định số 668/QĐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và trung học chuyên nghiệp về tổ chức, hoạt động của thư viện các Trường Đại học. Sản phẩm và dịch vụ thông tin / Trần Mạnh Tuấn.- Hà Nội, 1998.-317 tr. Tài liệu hướng dẫn sử dụng Trung tâm tài nguyên thông tin thư viện Đại học Giao thông Vận tải / Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Giao thông Vận tải. – H: Giao thông Vận tải, 2007, .- 59 tr. Vũ Thị Thuý Nhài. Tìm tin trong mục lục trực tuyến tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội: Báo cáo khoa học .- H., 2005. Vũ Văn Sơn. Giáo trình biên mục mô tả..-H.: ĐHQGHN, 2000. TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ MỤC LỤC

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • doctv29t.doc
Tài liệu liên quan